POL-CP-001 Inteligencia Integral en Comunicacin, SC FECHA 30 JUNIO 2011

Polticas para el Manejo de Archivos

Manual para el manejo de archivos en los Proyectos

El propsito de este manual es optimizar tiempos en el trabajo, el reemplazo y linkeo de los archivos que manejamos en los diversos y diferentes proyectos y que en la mayora de las ocasiones se suben a un servidor. Archivos que se utilizan comunmente en la web, interactivos y presentaciones. En proyectos como: sites, minisites, infomails, videos, gifs, postales, etc. 1. Las caractersticas de los diferentes archivos que se manejan como: jpg, gif, psd. png, flv, html, son las siguientes: No deben tener acentos ejem: mam.jpg No deben tener ees ejem: espaol.html No debe tener guiones ejem: usa-mexico.jpg No debe tener espacios ejem: calendario 2009.html No deben tener comas ejem: juanito,helado.gif No debe tener direcis ejem: paragas.jpg No debe tener punto entre palabras ejem: boletin.marzo.jpg super script o algn smbolo raro ejem: 27@8*4>5.psd

2. En caso de nombres extensos se recomienda lo siguiente: Utilizar guin bajo para separar 2 o mas palabras ejem: nba_lakers.jpg Los nombres de los archivos escribirlos en minsculas, diferencia con la i y la l, procurando no mezclar altas y bajas, slo si es necesario. Los nombres se deben escribir cortos, cuando se manejan nombres largos a veces se dificulta leerlos. ejem: juanitaestaenunapresentacioncultural.doc anexo4_evaluacion_servicio_instalaciones_internas.doc correcto: juanita.doc anexo04.doc

3. Utilizar Cero 0 Cuando la numeracin es de ms de 2 dgitos, y en algunos casos se utiliza 00. correcto abril08.jpg abril008.jpg incorrecto abril8.jpg abril88.jpg

4. La terminacin de los documentos o archivos debe ser en minsculas. correcto: galeria.jpg Incorrecto galeria.JPG

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Polticas para el Manejo de Archivos

5. Archivos de videos (flv, mp4 o archivos para web) Si el proyecto lleva un solo archivo de video, que lleve el nombre de video.flv Si el proyecto tiene ms de un archivo de video, que el archivo tome el nombre relacionado al tema del que se esta viendo. ejemplo: Tema Beneficios, que el video se llame beneficios.flv Si el proyecto tiene subtemas, se debe utilizar numeracin decimal. Ejemplo: beneficios01.flv beneficios02.flv
Nota: Tener en cuenta que el video pasa por varias manos y es donde debemos cuidar estos detalles, evitamos el preguntarle con regularidad al editor como se llama el o los videos.

6. En proyectos grandes Se recomienda manejar un cdigo de letras y nmeros ejem: p01.html Mst22.htm rh03.doc

7. Nombres en las carpetas Los nombres de las carpetas no deben tener muchas palabras, solo las esenciales que sean de fcil identificacin al usuario. ejemplo: Valoracin de las competencias y presentaciones culturales. correcto: valoracion_cpc vcpc

8. Archivos .psd y .ai Este tipo de archivos tiene la caracterstica que es posible agruparlos en carpetas y subcarpetas e incluso aadirles color. A cada layer y carpeta les podemos colocar un nombre que los identifique, este trabajo puede llevarnos algo de tiempo, pero si se hace correctamente se ahorra a futuro mucho tiempo por la complejidad de los cambios y que en muchos casos estos archivos van dirigidos a otras personas. Descifrar e identificar la enorme columna de layers sin un nombre especfico es verdaderamente agobiante. Las imgenes que se introduzcan al archivo, procurar que mantengan su estado original y no cortarlas, nunca se sabe si se necesita ms grande la imagen, se recomienda el manejo de mscaras. Los textos que se introduzcan al archivo o que prevengan de illustrator no hay que flatenearlos sino dejarlos en su estado natural, se pierde mucho tiempo volver a meter el texto si hay cambios posteriormente. Anteriormente un archivo de 6 u 8 megas era un archivo pesado, actualmente con la tecnologa que tenemos, podemos manejar archivos de ms de 300 megas.

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Polticas para el Manejo de Archivos

9. Archivos Flash Su manejo es muy similar con los archivos psd, la nica diferencia es que este tipo de archivos no tienen que ser pesados, sino ligeros, incluso dividirlos porque en ocaciones se suben a la red. Para lograr esto con las imgenes, desde el fotoshop darle una compresin para web de un 80%.

Incorrecto

Correcto

10. Archivos zipeados Los archivos que se enven a traves de los mails, skype o se suben a un servidor en ocasiones se llegan a corromper, se recomienda zipearlos. 11. Recomendaciones Finales LLevar un orden desde el principio, siempre va a tener sus ventajas, nunca se sabe cuando pedirn cambios o si el proyecto pasa a otras manos.

Cualquier actividad se vuelve creativa, cuando el que la realiza se preocupa por hacerla bien o mejor. -John Updike-Picked-Up Pieces(Knopf)

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