PEMBELIAN

PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI

DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 1 DARI 10
TANGGAL

1. TUJUAN
Menjamin ketersediaan bahan dan atau suku cadang dan atau jasa yang diperlukan untuk realisasi produk.

2. CAKUPAN
2.1. Prosedur tersebut mencakup mulai dari permintaan masuk hingga barang pesanan diterima untuk
disimpan, meliputi Incoming Inspection dan Evaluasi Supplier di PT. Patco Electronik Teknologi.
2.2. Evaluasi hanya dilakukan untuk supplier yang memasok part, material dan atau jasa yang
berkaitan dengan realisasi produk PT. Patco Electronik Teknologi.

3. REFERENSI
ISO 9001 : 2000 klausul : - 7.4.1. Proses pembelian.
- 7.4.2. Informasi Pembelian.
- 7.4.3. Verifikasi Produk yang Dibeli.
- 8.4. Analisis Data.

4. TANGGUNG JAWAB
4.1. Departemen Pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai
dengan persyaratan pembelian yang ditentukan, yaitu harga, kualitas, dan pengiriman.
4.2. Bagian Incoming Quality Control bertanggung jawab untuk memeriksa material dan atau part yang
dibeli untuk realisasi produk berdasarkan Inspection Level yang telah ditetapkan.
4.3. Warehouse Receiving ( Warehouse Dept ) bertanggung jawab untuk memeriksa kuantitas material
dan atau part yang dikirimkan.
4.4. Departemen Pengadaan bertanggung jawab untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala
berdasarkan rentang waktu yang ditentukan.

5. DEFINISI
5.1. ICL :
Daftar Cek Masuk
5.2. MRP :
Rencana Kebutuhan Bahan
5.3. PRP :
Rencana Persyaratan Pengepakan
5.4. DMC :
Kontrol Bahan Harian.
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 2 DARI 10
TANGGAL

5.5. MOR :
Tinjauan Pesanan Material
5.6. LDK :
Jadwal Pengiriman Pemasok
5.7. PO :
Pesanan Pembelian
5.8. FO :
Urutan Ramalan
5.9. TSR :
Laporan Pemecahan Masalah
5.10. AMR :
Permintaan Bahan Tambahan

6. INDIKATOR KINERJA

6.1. LAPORAN KINERJA PENGIRIMAN PEMASOK

Laporan bulanan untuk mengukur kinerja pengiriman pemasok.
6.2. LAPORAN KINERJA KUALITAS PEMASOK
Laporan bulanan untuk mengukur kualitas kinerja pemasok.
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 3 DARI 10
TANGGAL

7. PROSEDUR
7.1. PROSEDUR PEMBELIAN UMUM
FLOW CHART TI KETERANGAN PIC
DA
K

1. Menerima Permintaan dari Pengguna. Surat Pros

Permintaan harus dalam bentuk Lembar es
Permintaan (Lampiran-01) dan atau Lembar
Proposal (Lampiran-02).

2. Periksa poin berikut dalam permintaan (WI-

PC-0001 & WI-PC-0010): Pros
 Spesifikasi harus jelas. es
 Lead time untuk menerima harus
disebutkan.
 Kuantitas harus dinyatakan
 Tujuan dan atau alasan harus dijelaskan.
 Disposisi harus mengikuti aturan.
 Semua kolom harus diisi.
Pos pemeriksaan di atas tidak didefinisikan
dengan jelas; Pembeli memiliki kewenangan
untuk mengembalikan permintaan tersebut.

Semua pos pemeriksaan lulus, pembeli

3. melakukan sumber. Item yang harus
dipertimbangkan adalah:
 Perbandingan harga. Pros
 Waktu tunggu. es
 Kualitas
 Bahan kimia untuk bahan produksi
mengikuti persyaratan pelanggan.

4. Kutipan terbaik untuk item yang diminta harus

melingkar untuk persetujuan. Sistem
Persetujuan Penawaran dijelaskan dalam WI-
PC-0002. Pros
5. es
Kontrol Anggaran (Lampiran-03) harus
diperbarui di mana barang yang akan dibeli
disertakan.
6. Peng
Pembeli membuka Purchase Order guna
(Lampiran-04) untuk item yang akan dibeli.
7.
Minta konfirmasi supplier untuk pemesanan,
konfirmasi yang harus didapatkan adalah : Pros
 Harga. es
 Syarat dan Ketentuan.
Pengiriman.
8. Pros
Jika ada keberatan dari item yang disebutkan es
di atas, pembeli harus menginformasikan
kepada pengguna.

Pros
es
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 4 DARI 10
TANGGAL

FLOW CHART TI KETERANGAN PIC

DA
K

9. Jika Warehouse Receiving tidak keberatan, WH

menerima sesuai jadwal pengiriman, ini untuk
part dan atau equipment. Untuk layanan,
pengguna sendiri harus melakukan
penerimaan.
10. WH
Jumlah barang yang dikirim untuk masing-
masing harus diperiksa (WI-PC-0003).
Diperiksa untuk layanan harus
mempertimbangkan kesepakatan antara
11. Patco dan mereka. WH

Siapkan ICL (Lampiran-05) untuk barang yang

diterima.
Untuk service ICL harus dilakukan setelah Job
Completion Acknowledgment ditandatangani
12. oleh Patco dan Supplier. WH

Kualitas barang yang dikirim untuk masing-

masing harus diperiksa, jika barang NG
13. dikembalikan ke pemasok (WI-PC-0003). WH

ICL melingkar.
14. Pros
es
15. Membuat Laporan Penerimaan (Lampiran-06)
WH
Mentransfer barang yang diterima ke Gudang
Material.
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 5 DARI 10
TANGGAL

7.2. PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN

FLOW CHART TI KETERANGAN PIC
DA
K

1. Menerima MRP, PRP, DMC dari operasi Pros

PPIC. es

2. Beri tahu semua dokumen yang diterima

setelah konfirmasi. Pros
3. es
Review order (WI-PC-0005) dengan membuat
MOR (Lampiran-07) dan update Harga Induk Pros
(Lampiran-08). Periksa AVL. es
4.
Buka PO (Lampiran-04), buat FO (Lampiran-
10) berdasarkan MOR, buat SDS (Lampiran-
11) berdasarkan PO dan DMC. Pros
5. es
Periksa Budget (Lampiran-03), jika over
review MOR.
6.
Jika Anggaran terkendali, edarkan semua Pros
dokumen untuk disposisi (WI-PC-0006). es
7.
Disposisi sudah selesai, PO, FO dan SDS
dikirim ke supplier untuk mendapatkan Pros
konfirmasinya. es
8.
Jika ada keberatan dari pemasok, tinjau
kembali MOR. Pros
9. es
Jika tidak ada keberatan dari supplier, barang
pesanan dapat diterima oleh Warehouse
Receiving sesuai SDS.
10. Pros
Buat Laporan Kinerja Pengiriman Pemasok. es
11.
Jumlah barang yang dikirim untuk masing-
masing harus diperiksa (WI-PC-0003). WH

Pros
es

WH
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 6 DARI 10
TANGGAL

FLOW CHART TI KETERANGAN PIC

DA
K

12. Siapkan ICL (Lampiran-05) untuk barang yang WH

diterima.
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 7 DARI 10
TANGGAL

13. Kualitas barang yang dikirim untuk setiap IQC

barang harus diperiksa, jika barang NG harus
membuat Pemberitahuan Klaim pemasok.
( WI – QA – 0012 ).
14. WH
ICL melingkar.

15. Pros
Membuat Laporan Penerimaan (Lampiran-06) es
16.
Mentransfer barang yang diterima ke Gudang WH
Material.

7.3. PROSEDUR EVALUASI VENDOR

 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 8 DARI 10
TANGGAL

FLOW CHART TI KETERANGAN PIC

DA
K

1. Kumpulkan Harga Induk, Laporan Kinerja Pros

Kualitas Pemasok, dan Laporan Kinerja es
Pengiriman Pemasok.

2. Periksa Jadwal Audit Pemasok. Jadwal Audit

Pemasok disiapkan oleh Pengadaan untuk Pros
periode satu tahun fisik. es

3. Evaluasi Pemasok (WI-PC-0007).

Membuat Laporan Evaluasi Mingguan dan Pros

Bulanan (Lampiran 12). es

4. Periksa kinerja pemasok mingguan (WI-PC- Pros

0008). es

5. Jika kecenderungannya buruk, diperlukan

rencana kegiatan untuk pencegahan. Evaluasi Pros
Mingguan baik dan atau stabil, harus diperiksa es
untuk jangka waktu satu bulan.
6.
Pengadaan harus mengkoordinasikan Rapat Pros
Internal dengan dept terkait. untuk tinjauan es
7. pemasok.

Pengadaan harus mengatur pertemuan

dengan pemasok berdasarkan hasil Rapat Pros
Internal untuk dibahas. Pertemuan dapat es
8. diundang, dikunjungi, percakapan melalui
telepon, faks dan atau email.
Pros
Jika tidak perlu mengaudit pemasok, kirimkan es
saja permintaan penanggulangan pemasok
9. untuk mengatasi masalah dan atau potensi
masalah.

Jika perlu harus mengaudit (Lampiran-12) Pros

10. pemasok, pengadaan harus mengatur jadwal. es

Membuat hasil audit pemasok dan rencana

kegiatan mereka untuk penanggulangan
masalah. Hasil Audit dan atau Rencana
11. Kegiatan ini harus ditinjau dalam evaluasi Pros
selanjutnya. es

Surat Edaran Laporan Kinerja Pemasok

Bulanan.
Proc,
IQC,
Eng.

Pros
es
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 9 DARI 10
TANGGAL

8. DOKUMENTASI
8.1. Lembar Permintaan harus disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 1 tahun.
8.2. Lembar Proposal harus disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
8.3. Kontrol Anggaran harus dijaga oleh Pembelian. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
8.4. Pesanan Pembelian harus disimpan oleh Pembelian. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
8.5. Incoming Check List disimpan oleh Warehouse Dept. untuk masa retensi 5 tahun.
8.6. Laporan Pembelian harus disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
8.7. Tinjauan Pesanan Material harus disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 3 tahun.
8.8. Harga Master akan disimpan oleh Pembelian. Dept untuk masa retensi 3 tahun.
8.9. Forecast Order akan disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
8.10. Jadwal Pengiriman Pemasok harus disimpan oleh Pembeli. Dept untuk masa retensi 1 tahun.
8.11. Hasil Vendor Audit akan disimpan dengan cara dibeli. Dept untuk retensi selama vendor bergabung
+ 1 tahun.
8.12. Laporan Kinerja Pemasok harus disimpan oleh Purch. Dept untuk retensi selama pemasok Patco.
8.13. Permintaan Material Tambahan harus disimpan oleh Purch. Dept untuk masa retensi 2 tahun.
 PEMBELIAN
PT. PATCO ELEKTRONIK TEKNOLOGI
DOKTER. PUTARAN.
SOP – RP – 05 A.0
TIDAK TIDAK.
PROSEDUR OPERASI STANDAR EFF.
HALAMAN 10 DARI 10
TANGGAL