LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO EN A.N.L.

LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO EN ANL

LA UNIDAD BASICA DEL EXITO

Manual
DR. CARLOS VALENZUELA CANSECO

LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO EN A.N.L. Dr. Carlos Valenzuela Canseco

INDICE
TEMA Pg.

Contenido del curso Clase 1: Introduccin - Antes de salir de la casa Clase 2: Cinco pasos para aumentar la Productividad Clase 3: Lineamientos para una Planeacin completa del Tiempo Clase 4: Alternativas para aprovechar el tiempo Clase 5: Seis maneras de ahorrar tiempo Clase 6: El tiempo y la nueva ley de Murphy Clase 7: Formas de Aumentar la Eficiencia Clase 8: Bases de la planificacin del tiempo Clase 9: Diez Tcnicas para Organizar el Tiempo Clase 10: Doce Formas de Ahorrar Tiempo mediante la Planeacin Clase 11: Lo importante vs. lo urgente Clase 12: Famosas ltimas palabras - Conclusin

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INTRODUCCIN - ANTES DE SALIR DE LA CASA Leamos y releamos para sacar nuestros propios trucos y ejecutar o practicar, practicar, practicar, o ejecutar, ejecutar, ejecutar, que es la nica razn de hacer las cosas, est en nuestras manos, de nadie ms. Empecemos QU BELLA ES LA VIDA Estoy cansado de trabajar y de ver a la misma gente de camino a mi trabajo todos los das, el trfico insoportable, el tumulto en el transporte colectivo. Todos los das es igual, ya no soporto esta monotona. Llego a casa y mi esposa sirve lo mismo del almuerzo para cenar. Voy a entrar al bao y mi pequea hija quiere jugar conmigo, ni siquiera puedo ir al bao tranquilo, Qu no entiende que estoy cansado?, Qu mi esposa no se da cuenta que necesito descansar? Mi padre es bastante impertinente en muchas ocasiones y quiere platicar conmigo cuando lo nico que yo quisiera es descansar, apenas y duermo, y entre clientes, esposa, hija y padre me vuelven loco, ya no puedo ms, ESTOY HARTO. Quiero paz. Lo nico bueno del da es dormir. Al cerrar los ojos siento un gran alivio, es olvidarme de todo y de todos, ya no ms problemas. "Hola, vengo por ti." "Quin eres t?, Cmo entraste?" "Me manda Dios por ti. Dice que escuch tus quejas y, tienes razn, es hora de descansar." "Eso no es posible, para eso tendra que estar muerto..." "As es, ests muerto. Ya no tienes de que preocuparte, ni aguantar a esas personas que te hacen sufrir tanto, ni a tu esposa con sus guisos y su manera de ver las cosas, ni a tu hija que no te dejaba ni ir al bao, ni tendrs que escuchar ms los consejos de t viejo padre" "Pero qu va a pasar con todo?, con mi trabajo?" "No te preocupes, mira ven a asomarte... Ves aquel hombre que trabaja decididamente en tu escritorio, ya contrataron en la empresa alguien que te supliera y, por cierto lo hace mejor que t y el est muy feliz con la oportunidad de tener empleo, porque l llevaba tiempo sin uno"
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"Y mi esposa?, Y mi bebe? "No te preocupes. A tu esposa le fue dado un buen hombre que la quiere, respeta y valora, le encantan sus guisos y se lleva estupendamente con ella, es muy paciente y la complace en todo, adems que ama a tu hija y juega con ella todos los das despus del trabajo y antes de dormir hacen juntos su oracin y son muy felices. Ellas tambin lo aman mucho" "No. No puedo estar muerto." "Lo siento, la decisin ya fue tomada, ven conmigo." "Pero eso significa que jams volver a besar a mi bebe, ni decirle a mi esposa cuanto la amo, ni darle un abrazo a mi padre y compartir con l. No, no quiero morir, quiero vivir, envejecer junto a mi esposa, no quiero morir todava." "Por favor Seor no quiero morir, dame otra oportunidad de vivir. Sin tan solo me dieras una nueva oportunidad te juro que sera muy diferente, Por favor Seor dame una ltima oportunidad." "Despierta amor tienes una pesadilla." Me sacudi mi esposa fuertemente y abr los ojos. Me gire y mire su rostro, y la abrace fuertemente I "No, no fue una pesadilla, fue una oportunidad que Dios me dio para cumplir con mi vida cabalmente, para demostrarte cuanto te amo a ti y a la beb, me he dado cuenta que les he fallado y ahora puedo cambiar las cosas y juro que luchare por hacerte feliz, les dedicar ms tiempo, todos los das jugar y amar intensamente a la beb, llamare a pap y lo invitar a desayunar y no volver jams a pasar un solo da sin decir a la gente que amo, que los amo, porque posiblemente sea la oportunidad que tenga de hacerlo y hoy no estoy muerto, estoy vivo y podr disfrutar de todo a pesar de las circunstancias... QU BELLA ES LA VIDA PASEMOS A LOS TRUCOS EFECTIVOS PARA MANEJAR EL TIEMPO: Antes de salir de la casa: 1. Tome un desayuno bueno y saludable y vaya a trabajar sin prisa. Haga de las maanas momentos de conversacin placentera con su familia reunida en la mesa. Hay algunos autores que recomiendan no escuchar noticieros a primera hora, para no congestionarse con tanta noticia macabra (salvo que trabaje en radio o televisin). Si le gusta hacer ejercicio, la maana es un momento estupendo para ello. En algunas oportunidades el desayuno puede ser una excelente razn para reunirse con los clientes, discutir nuevas ideas y conocer caras nuevas, pero no volverlo vicio. Pero nunca se alargue con el que sea, es un mal negocio.
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EMPEZANDO A LABORAR LA JORNADA DIARIA: 2. Apenas llegue, coordine con su secretaria o asistente, colaboradores su plan diario de actividades: citas, llamadas, reuniones, vueltas personales etc. Y si es el lunes a primera hora o el viernes cayendo la tarde programe la semana. Verifique su correo electrnico, correo de voz, faxes temprano con el propsito de poder contestar en la maana o cada la maana antes de ir al almuerzo o ha primera hora de la tarde.

En base a la estructura anterior establezca su lista de actividades urgentes e importantes ACTIVIDADES URGENTES ACTIVIDADES IMPORTANTES

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DIECISEIS PASOS PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Paso 1: Registre en un solo cuaderno todas las ideas, tareas, llamadas, proyectos, misiones o recados que surjan, sin atender a su entidad o importancia. Esta es su lista maestra. Paso 2: Repase diariamente la lista maestra. Divida los proyectos largos en cometidos a menor escala. Elimine y delegue en la medida de lo posible, anote las tareas aplazadas en su agenda y las tareas inmediatas en la lista diaria. Elimnelas entonces de la lista maestra. Paso 3: Elabore la lista diaria del da siguiente. Diez tareas que pueda terminar en una sola jornada con su agenda, lista diaria y el trabajo que surja durante el da. Clasifique cada tarea en distintas categoras, 1, 2, 3, o A, B, C. segn la prioridad y el grado de urgencia. Pas 4: Evale las tareas de la lista diaria en trminos de rentabilidad: alta, negativa (se derivan consecuencias negativas si no se realizan), media o baja. Procure introducir en su lista diaria una tarea de alta rentabilidad todos los das y reduzca las de baja. Paso 5: Determine el perodo de mayor actividad, asigne al mismo las tareas de prioridad 1 de la lista diaria y otras actividades prioritarias. Lleve a cabo los cometidos no prioritarios en las horas de baja actividad, segn las circunstancias lo permitan, o disee su programa de tiempo ms preciso, clasificando las actividades en pblicas y privadas. Analice cmo est invirtiendo su tiempo hoy, autoevalese, puede utilizar cualquier formato, o una hoja en blanco, lo importante es que las anotaciones sean frecuentes y en lo posible que se hagan a medida que se presenten, revselo por quince o veinte das y detectar dnde est su tiempo. Tambin puede hacerlo dividiendo una pgina en dos columnas, en la de la mano derecha escriba las tareas que realiza comnmente en un da y en la columna de la izquierda, evale qu tan bien cumple con stas.

Paso 6.- El llevar hojas de control de tiempos o emplear un programa de computador que registre las horas dedicadas a tareas especficas, constituyen mtodos concretos para medir su eficiencia como directivo o ejecutivo o en el

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cargo que est. Haga una evaluacin racional, consciente, no se diga mentiras. Ello le dar la posibilidad de cambiar de hbitos y de aprovecharlo mejor. Paso 7.- Es importante utilizar una herramienta para manejar, administrar el tiempo, el reloj que gira las horas indeteniblemente, por lo tanto: planifique por escrito con el planificador o agenda, organizador, sistema de cualquier marca, pero que se identifique con usted, que no sea tan complicado, ya sea en papel o digital, pero que cumpla las expectativas, plan de vida y de un buen manejo. No se olvide que los planes del tiempo que slo se tienen en la cabeza no son muy tiles, pierden en panormica, desaparecen de la vista y de la cabeza y se desechan ms fcilmente. Por ello lo escrito descarga de trabajo a la memoria porque sta no se ocupa de informacin innecesaria. Escriba a lpiz, en su agenda de papel o electrnica, los cambios de planes, cancelaciones de citas, urgencias, esto le facilitar borrar. En su agenda diaria saque una lista de cosas por hacer, escrbalas, hgales seguimiento a las citas, a los proyectos, reuniones y a las cosas personales. Mantenga siempre a mano el calendario para que cumpla con el cronograma previsto. Si la cancelan o se la corren para otro da, vaya al da acordado y apntela. Al planificar, usar una agenda, colocar las actividades, citas, calendarizar juntas, almuerzos, contactos. Es necesario de acuerdo con el tiempo que va a utilizar, bloquear, o reservar utilizando smbolos, colores, o lo que se le facilite segn su estilo, ejemplo: si una cita es a las 9 a.m., examine el tema, la extensin, calcule el tiempo y reserve en la agenda as: de 9 a. m hasta las 10.30 a.m., hace un bloque a lpiz negro, o con color y sabe de antemano que no puede conceder citas hasta despus de las 11.30 a.m., dependiendo del sitio, desplazamientos y dems. Paso 8.- No se comprometa si no puede cumplir o no puede llegar puntual, avise por favor por cualquier medio. La puntualidad es el principio del cumplimiento. Es imperativo formular su plan diario con anticipacin, tomando como base lo programado en la semana. Cuanto ms se planifique, menos intervendr la casualidad. Para ello saque el tiempo que sea compatible con la forma de ver las cosas, usted escoge la hora de hacerlo, preferiblemente cuando caiga la tarde, as como para la semana ya sea el viernes a la cada de la tarde (salvo que labore los sbados), donde puede evaluar la semana y proyectar la siguiente, segn el plan mensual, trimestral, anual; tambin lo puede hacer el lunes a primera hora antes de empezar su jornada laboral, pero le puede coger el da. El horario depende inevitablemente de la naturaleza del trabajo que se desempea y de la estructura de la vida personal y familiar. Hay que hacerlo por escrito en el formato que se le acomode y que sea amigable para usted, que no lo enrede. Paso 9.- Haga una planificacin realista, coherente, flexible. Recomendable hacerlo en tres bloques: 60% para actividades programadas, que sean prioritarias, actividades A, no se le pase: primero lo primero, que lo lleven a conseguir los resultados del negocio. El 20% para imprevistos y crisis, por lo tanto el directivo debe ser recursivo y adaptable a los imprevistos, maniobrar con el estrs. Y el 20% para tareas administrativas y perodos creativos o tiempos de soledad, para pensar y proyectar el negocio, pero aterrizando y concretando, no divagando,
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como es costumbre, una cosa es lo pensado y otra lo sucedido. Trate los asuntos complicados e importantes por la maana. El nivel de asimilacin es mejor por la maana, por eso es importante identificar su biorritmo. No olvide: Al que madruga, Dios le ayuda. Paso 10. Concntrese en lo ms importante, definitivamente en las actividades A, clientes A, que lo lleven a los objetivos, resultados, acte como cuando un beb llora, lo cual nos compromete de inmediato, actuamos rpidamente. sepa qu cosas son realmente esenciales y cules son primero. establezca prioridades que siempre lo acerquen a los resultados, a sus metas y las de la empresa. Otrguele un valor a cada actividad, como por ejemplo: A= vital, prioritaria que tiene que hacerse, B=importante, debe de hacerse o delegarse, C=trivial, puede hacerse si se quiere o botar a la caneca de la basura. Puede darle un valor numrico A1, A2, B1....B3....., as encuentra el orden de importancia y se va colocando ese valor en la agenda o planificador para poder orientarse e ir trabajando en ese orden. Y otra cosa, fije fechas y horas lmite para todas las actividades. En caso de las reuniones que se citan permanentemente se deben de programar para fechas precisas y horas exactas para iniciar y finalizar, no tan extensas y con temas especficos conocidos con anterioridad. Paso 11. Prepare su programa de actividades paso a paso. Termine todo y hgalo bien desde la primera vez. Todo es susceptible de mejorar continuamente. Paso 12. Reserve para usted mismo las primeras horas de trabajo, preferiblemente antes de empezar la jornada de trabajo, para estar al pie del can segn las necesidades de los clientes internos y externos. En estas horas programe reuniones, no conteste el telfono o hgalo estrictamente en casos necesarios u obligatorios y no permita interrupciones durante este tiempo. Este le rendir el doble y el trabajo lo har dos veces ms rpido y, sin distractores, por supuesto todo depende del trabajo que usted tenga. Paso 13. Utilice en primera instancia su agenda para apuntar las cosas y las ideas que recuerda o hgalo en una libreta pequea, grabadora, y despus lo pasa al lugar adecuado. No use varias agendas, pues si con una no puede como ser con ms. Paso 15. Est bien mentalizado positivamente y preparado para su jornada, no improvise. Paso 16. Controle, haga seguimiento a sus planes y resultados. Lleve un inventario de lo que hace usted con su tiempo. Registre los tiempos en una agenda, o una planilla, hacindoles seguimiento a todas las actividades durante dos semanas.

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LISTA MAESTRA DE ACTIVIDADES FECHA:________________________ Establecer sus 10 ideas de mayor impacto para su trabajo NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 IDEAS

Establecer sus 10 tareas diarias de mayor importancia y el tiempo que le dedicara para su desarrollo:
NO TAREA TIEMPO INVERTIDO

llamadas, proyectos, misiones o recados

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LINEAMIENTOS PARA UNA PLANEACIN COMPLETA DEL TIEMPO Cuando pueda incluya un cronograma en su planeacin. 1.-Incluya fechas de entrega. 2.-Reestructure la prdida de tiempo. 3. Incluya recompensas en su planeacin. 4. Planee lo ms especfico posible. 5. Planee dejar a un lado bloques de tiempo siempre que pueda. 6. Planee agrupar actividades. 7. Concntrese en un nmero limitado de tareas. 8. Planee delegar. 9. Planee lo que sucede cuando usted est lejos. 10. Evite reuniones innecesarias. 11. Planee tener los recursos necesarios al alcance. 12. Planee encontrar cosas. 13. Planee tirar cosas a la basura. 14. Planee utilizar de un modo efectivo los listados. 15. Planee protegerse. 16. Planee terminar con el papeleo.

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ALTERNATIVAS PARA APROVECHAR EL TIEMPO 1. Definir objetivos y metas. 2. Divida en pequeos proyectos los ms grandes y complejos. 3. Revisin y planificacin de actividades. 4. No dedique su tiempo productivo a actividades rutinarias. 5. Incremento en formacin personal. 6. Controlar y coordinar con la secretaria o asistente las interrupciones. 7. No aceptar tareas que no le corresponden. 8. Escritorio despejado. 9. Contestar llamadas telefnicas en horas dedicadas para ello. 10. Decir no cuando sea necesario. 11. Proteja el tiempo ptimo que es cuando la persona est ms viva con sus cinco sentidos, creativa y concentrada. Algunas personas son matutinas y otras nocturnas. 12. Las buenas relaciones permiten mayor facilidad en la comunicacin y por lo tanto ganar tiempo. 13. Peter Drucker dice: Cualquier cosa que valga la pena hacerse bien vale la pena hacerla despacio, especialmente decisiones de personal como contratacin, despido, ascenso o transferencias 14. Evitar visitas inesperadas. 15. No confiarse demasiado en la memoria, apuntando todo acontecimiento de importancia para su gestin directiva. 16. D explicaciones completas y especficas, cerciorndose que ha sido entendido. Emplee un lenguaje sencillo. Recuerde que algunas personas captan ms rpido los mensajes que otras. 17. Efecte reuniones programadas y verdaderamente necesarias. 18. No se demore en la toma de decisiones.
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19. Gaste tiempo pensando pero decida; que su escritorio no se convierta en los cajones de San Alejo. 20. El asumir menos y concretarse en los trabajos prioritarios redundar en el incremento de su productividad. 21. Al decir s a peticiones irrazonables, puede que pierda en lugar de ganar respeto. 22. No manipule ms de una vez cada papel y coloque en su parte superior la prioridad 1-A o B en rojo u otro color. 23. Elabore listas al final del da, hyase cumplido o no, rmpala y elabore una nueva (quite el sentimiento de derrota). 24. Por favor, no malgaste su tiempo libre. Aprenda a descansar. Hay deportes que le maltratan o le estresan ms. Incluso si se queda dos das viendo televisin su espritu no va a estar de lo mejor el lunes. Se lo aseguro. 25. No lleve trabajo a su casa. 26. Acurdese lo sabio del consejo de guardar un da de descanso. Si usted no lo hace su rendimiento va a ser inferior, adems de resentirse con las personas que si descansan. Es importantsimo que usted identifique un deporte, hobby o pasatiempo que lo haga verdaderamente dichoso. No se conforme con menos. 27. Pngase una o dos metas todos los das en todas las reas de la vida, escoja segn su jerarqua y prioridades y ubquelas en la agenda. 28. Compruebe su plan diario. Desarrolle su visin de helicptero, es decir, las destrezas para mirar el trabajo que esta haciendo de una manera ms general y de mayor alcance. Aplquela en la planificacin diaria en el contexto estratgico del plan de negocio y el plan de vida e identifique metas y objetivos operativos claves. 29. Rechace los asuntos urgentes, extraordinarios.

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SEIS MANERAS DE AHORRAR TIEMPO 1. Tome notas, use lpiz y papel en vez de confiar en su memoria. Muchos problemas, grandes en apariencia, se hacen ms pequeos cuando los ponemos en blanco y negro. Puede utilizar el computador o agenda digital con el mismo propsito. Est preparado para tomar notas en cualquier momento del da o de la noche. 2. Aleje de su zona de trabajo los objetos que puedan distraerle. Mantenga limpio su escritorio, elimine todas aquellas cosas que puedan distraer su atencin como peridicos, cartas personales, recuerdos, etc. Una vez que haya terminado el trabajo no lo deje sobre su mesa. 3. Evite las interrupciones. Una de las principales prdidas de tiempo en nuestro trabajo es causada por las interrupciones de compaeros de trabajo, bien intencionados, parientes o amigos. Trate de hacerse menos accesible, establezca ciertas horas del da en las cuales, usted no recibe a nadie. 4. Elimine la conversacin intil cuando est tratando de negocios. Las personas chismosas pueden robarle mucho tiempo y a la vez lo congestionan. Tenga cuidado con el uso que le de al telfono, ste puede servirle para ahorrar tiempo o para desperdiciarlo. 5. Aprenda a decir No: Esta es una de las palabras ms valiosas y efectivas en el mundo de los negocios. No permita que lo comprometan en proyectos o actividades en los cuales usted no tenga un verdadero inters. 6. Aprenda a escuchar cuidadosamente. As no tendr que desperdiciar tiempo verificando si comprendi el asunto de que se trata. Obtenga todos los hechos: quin, qu, cundo, dnde y por qu. SU OFICINA: Mantenga el escritorio despejado tenga estrictamente lo necesario. Una regla de oro es preguntarse uno mismo si sabe que le estn pagando por hacer y no creer que la respuesta es trabajo. Preguntarse cules son las dos o tres cosas que, si hace realmente, van a significar una diferencia. Si hace esto, el resto fcilmente responder por s mismo.

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EL TIEMPO Y LA NUEVA LEY DE MURPHY Podemos optar por controlar nuestro tiempo en lugar de permitir que el tiempo nos controle a nosotros. Para que las cosas salgan bien, debemos ser capaces de emplearlo en aquello que nos interesa, miremos algunas lecciones Leccin 1: No pierda de vista el premio: Mantenga su atencin en su destino final, podr ver con ms facilidad qu actividades son las realmente importantes, y cules no. Leccin 2: Planee su trabajo, trabaje su plan: visualice, d los pasos, disfrute de las pausas. Leccin 3: No se trata del tiempo que emplea sino de cmo lo emplea: Concentrar su atencin en lo importante y volver la espalda a lo que no le importa. Con un objetivo en mente y un plan slido en la mano, debera preguntarse si tiene sus prioridades ordenadas. Leccin 4: Haga lo que le gusta, el xito vendr despus: consulte y obedezca a su corazn, descubra que lo apasiona, no deje que la razn le gane siempre a sus sentimientos: compensa ms perseguir un amor y perder, que no amar nunca. Leccin 5: Golpee la bola hasta que consiga lanzarla en lnea recta: Puede que la prctica no lleve a la perfeccin, pero puede contribuir a que las cosas salgan bien, pero definitivamente la prctica es la garanta de crecimiento. En este mundo de vertiginosos cambios en el que vivimos, es muy fcil que nos sintamos privados de tiempo. Hay mucho que hacer y poco tiempo para hacerlo bien. El tiempo puede llegar a ser un enemigo, pero tambin ser un aliado si lo invierte sabiamente y lo emplea en lo que realmente le interesa. NO A LA RUTINA: Tmese descansos, haga pausas activas, no caiga en la rutina. Puede aprovechar y visitar a un colaborador en su sitio de trabajo y compartir situaciones, dar orientaciones, la informalidad laboral es necesaria y el colaborador la entiende como importancia que le est dando su jefe al visitarlo a la oficina. PARTA EL QUESO, FRACCIONE:
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Produzca en serie trabajos pequeos. Coloque un montn para los proyectos X,Y,Z o divdalos en para hacer ahora, para realizar pronto, para largo plazo, pngales fechas especficas. As al menos sabr dnde y cundo necesitar algo. No se olvide del queso suizo. FORMAS DE AUMENTAR LA EFICIENCIA Distingamos entre efectividad y eficiencia: La efectividad tiene que ver con el fin ltimo de la accin, con la contribucin esperada, con los resultados. Somos ms efectivos cuanto ms nos acercamos al fin ltimo de la accin. La eficiencia tiene que ver ms, por su parte, con los medios que utilizamos que con las actividades que realizamos. Podemos ser efectivos sin ser eficientes y viceversa. Lo ideal es ser efectivos con mxima eficiencia. Podemos efectuar con lujo de detalles, todas las actividades que emprendemos en nuestra vida (mxima eficiencia) pero nunca alcanzar meta alguna de significancia para nosotros (poca efectividad). La explicacin puede ser que no estamos utilizando nuestro tiempo en las actividades que s nos llevaran a estas metas. Por el contrario, podemos ser poco eficientes en las actividades que emprendemos, pero alcanzar las metas propuestas. Termine los trabajos que ha empezado. No a la dilacin.

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FORMAS DE AUMENTAR LA EFICIENCIA 1. Deje de perder la primera hora de su da laborable. La primera taza de caf, la lectura del peridico y las charlas, son los tres ejercicios iniciales ms mortferos en las empresas. 2. Descanse bien, haga ejercicio y alimntese adecuadamente. 3. Conserve su salud y alimente su vigor. 4. Detecte el momento en que tiene ms energa en el da. Guarde los proyectos ms difciles para ese periodo. Trabaje en proyectos fciles cuando su energa est baja. 5. Cuando vea que su energa est disminuyendo, descanse un rato. Esto seguramente ocurrir en las primeras horas de la tarde. Descanse un momento sin sentimientos de culpa, retorne fresco quince minutos despus. 6. Aparte un momento para atender sus asuntos personales. No trabaje mientras come. 7. Delegue tareas siempre que pueda. Pida la colaboracin de subordinados para el trabajo ms agotador. 8. Elabore lista de pendientes. Vaya tachando puntos en cuanto los concluya. 9. Peridicamente acte con visin de largo plazo. Si slo se limita a apagar los fuegos cotidianos, el presente le consumir demasiada energa. 10. Disfrute sus vacaciones. Cuanto ms trabaje, tanto ms largas deben ser sus vacaciones. Cuatro das por aqu y un fin de semana largo por all no servirn para reponer sus energas. 11 .Deje de fumar. El fumador promedio dedica varias horas a la semana a comprar cigarrillos, buscarlos, ofrecerlos a otros, encenderlos, tirar la ceniza, fumar sin hacer otra cosa, apagarlos y vaciar ceniceros. 12. Deje de perder cosas. Quiz pueda ahorrar varias horas al mes si decide seguir la pista de artculos personales comnmente extraviados, por ejemplo: plumas, llaves, calculadoras y gafas. 13. A lo largo del da no deje de preguntarse:Cmo puedo aprovechar mejor mi tiempo? Conforme vaya acabando el da, concntrese en aquellas tareas que no debera dejar inconclusas. El truco est en ser lo suficientemente disciplinado para abandonar lo que estuviera haciendo en ese momento. En la medida de lo posible, proyecte su trabajo de tal manera que termine sus tareas al mismo tiempo que su da. Lleve trabajo a casa excepcionalmente, no como norma. Su empresa necesita de una persona completa, con una vida familiar satisfactoria. En la actualidad, es cada vez mayor el nmero de empresas que evitan los adictos al trabajo BASES DE LA PLANIFICACIN DEL TIEMPO LA REGLA 80-20: LEY DE PARETO: Practique la regla 20/80, en la que el 20% de sus actividades y energas correctamente utilizadas, desde un punto de vista estratgico, deben darle el 80% del resultado. Si hace al contrario, est desperdiciando el tiempo. El 20% de los clientes nos da el 80% de las ventas. El 20% del peridico contiene el 80% de las noticias, el 20% del tiempo de una entrevista proporciona el 80% de las conclusiones.
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Adems, el 20% de las actividades A, que desarrolla el directivo, ejecutivo, lo lleva al 80% del resultado, combinando un buen manejo de la delegacin, toma de decisiones, reuniones efectivas y otras actividades que ayudan a ser ms efectivos. Administracin Sensible al Tiempo: La esencia de la administracin tiempo-sensible puede resumirse en unos pocos principios bsicos. 1. Agilice su organizacin: asigne la mxima prioridad del negocio al tiempo y asegrese que todos los integrantes de la organizacin comprendan que lo que esto significa es la eliminacin de tiempo desperdiciado y de demoras, por medio de un trabajo ms gil, mas no el trabajar ms rpidamente. 2. Reduzca el tiempo de desarrollo: la organizacin tiempo- sensible desarrolla nuevos productos e introduce innovaciones tecnolgicas en los ya existentes ms rpidamente que sus competidores. 3. Reduzca el tiempo del ciclo de produccin. 4. Fomente el trabajo en equipo. 5. Automatice, pero conserve la flexibilidad. 6. Use las herramientas y las tcnicas disponibles. 7. Mejore los sistemas de informtica. Liste sus actividades, citas y contactos que no sean a primera hora, no se olvide que la agenda debe prepararse el da anterior cada la tarde preferiblemente en le oficina porque tiene todo para autoevaluar el da y proyectar el siguiente, preferiblemente con el propsito de estar en la oficina examinando proyectos, delegando, tomando decisiones, reuniones generales rpidas o con los subalternos, orientando el negocio, haciendo seguimiento, controlando, redireccionando y dems actividades inherentes.

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DIEZ TCNICAS PARA ORGANIZAR EL TIEMPO 1. Enumere todas las tareas que requiere su cargo, diaria o espordicamente. 2. Calcule el porcentaje de tiempo que emplear en cada tarea. 3. Desarrolle un programa para toda la semana planes de trabajo de la prxima semana, colocando las actividades en orden de realizacin. 4. Tache las actividades a medida que las vaya ejecutando. 5. Al final de la jornada revise las actividades realizadas y planee, seguidamente, las de la prxima jornada. 6. Delegue ms trabajo en sus subordinados. 7. Adiestre a sus subordinados para que puedan asumir un mayor nmero de tareas. 8. Mejore sus comunicaciones tanto personales como las escritas. 9. Controle el tiempo que emplea en el telfono. 10. Mejore su rapidez de lectura y poder de asimilacin. Dentro de la planificacin es importante visualizar las reas claves de resultados, que son las reas principales en las que se puede dividir el trabajo y vida en las que debe concentrar su tiempo y energa para lograr los resultados esperados. Tienen como caractersticas que deben ser breves y concisas, orientadas a resultados y no a actividades, deben cubrir la totalidad del cargo, deben ser claras, no ambiguas, que coincidan con las responsabilidades y no debe existir duplicidad. No podemos hacer buen uso del tiempo sin objetivos claramente definidos, o indicadores de gestin que te sirvan para medirte, pues carecemos de bases para fijar prioridades. Hay una pirmide de objetivos: diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, de largo plazo.

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DOCE FORMAS DE AHORRAR TIEMPO MEDIANTE LA PLANEACIN 1. Exprese su desarrollo personal y sus logros profesionales mediante metas mensuales. Traduzca las metas anuales en metas mensuales y a listas de pendientes y revselas diariamente. 2. Dedique 20 minutos al iniciar cada semana y 10 minutos al empezar cada da a formular sus listas pendientes o el da anterior al finalizar la jornada. Pregntese: Qu har esta semana, este da? Coloque sus objetivos dentro de las categoras A, B, C, de acuerdo con el valor que tengan para usted. Trabaje en la categora A. Resista la tentacin de sacar primero el trabajo ms fcil. A continuacin ataque la categora B. Considere la posibilidad de eliminar o reducir la atencin que le presta a la categora C. 3. Elabore una agenda de asuntos pendientes. Esto le ayudar a seguir las tres sugerencias anteriores. Llvela siempre consigo. sela como recordatorio de sus compromisos y como diario de sus actividades. 4. Haga una grfica para analizar sus actividades: Divida su da en casillas de 15 minutos. Anote sus actividades principales dentro de cada casilla. Despus de registrar sus actividades a lo largo de una semana aproximadamente, tendr una muestra representativa de la forma en que invierte su tiempo. Estudie los resultados. Decida lo que har para aprovechar mejor su tiempo. 5. Haga las cosas de una en una: El iniciar y terminar las labores de una actividad toma tiempo. Desempee la tarea hasta que quede concluida. Adems, normalmente reducimos la calidad de nuestro esfuerzo por emprender varias tareas al mismo tiempo. 6. No abra la correspondencia que no es importante: Cuando menos un 25% de la correspondencia que usted recibe la puede tirar a la basura sin siquiera abrirla. Pida a su secretaria que le ayude. 7. Estudie los reportes que recibe una sola vez: No aparte ningn documento sin antes haber tomado alguna medida. 8. Recuerde la regla 80/20. Usted obtiene el 80% de sus resultados con el 20% de su esfuerzo. Pase la mayor parte del tiempo con ese 20%.

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9. Lleve siempre consigo su agenda personal: Anote en ella todo lo que ocurra durante el da y que quiera recordar. Anote todos los compromisos que establezca y todos los hechos que tenga que recordar. 10. Siempre lleve trabajo o algo que leer a dondequiera que vaya: Sea productivo mientras espera a alguien o cuando est en un atorn de trnsito. 11. Establezca metas con sus empleados para que ellos puedan funcionar durante su ausencia. Tampoco les haga perder tiempo. 12. Termine el da haciendo una lista de las tareas importantes del da siguiente. En la maana incluya estas tareas en su lista de pendientes

LO IMPORTANTE VS. LO URGENTE Aprenda a diferenciar lo importante de lo urgente. Es fcil ser vctima de la URGENTIVITIS en la vida laboral y cotidiana y perder de vista aquello que es verdaderamente necesario. Es el criterio de cada directivo o ejecutivo de definir o tener claro qu es importante o urgente y sobre esa base actuar. RESERVA DE TIEMPO PARA LA CREATIVIDAD: Usted, como empleado puede organizar o aumentar su tiempo disponible as: Aislndose: Que consiste en crear una barrera y protegerse de las exigencias empresariales durante perodos limitados. Retirndose: La ms radical es separarse del sitio habitual de trabajo, cerrar la puerta de la oficina, trabajar en la casa una vez por semana, oficina virtual, prohibir toda llamada, aprovechar los viajes de negocios. Lo anterior depender de las exigencias del cargo, de la magnitud de las emergencias potenciales y de la confianza que se tenga en los subalternos. La reserva de tiempo: Consiste en reservar por lo menos dos horas a la semana libres de interrupciones para concentrarse en los asuntos claves. Utilizacin de fracciones de tiempo: La clave para aprovechar los perodos de tiempo disponible es tener los elementos de trabajo a la mano planes B que le llaman. Proteccin del tiempo ptimo: Son esas horas del da cuando el directivo est ms vivo y con los cinco sentidos afinados, no permitir que los problemas rutinarios se traguen este tiempo.

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El manejo nico: La idea es que los papeles y los asuntos se tramiten de una vez, sin darles tantas vueltas, por eso se recomienda escribir en el original recibido, utilizar formatos preimpresos para responder, darle la idea a la secretaria para elaborar las respuestas, buscando un tiempo determinado como cada la maana o empezando la tarde. TENGA CLARO SU PLAN ESTRATEGICO O DE NEGOCIO: Un negocio sin un plan es como un barco sin rumbo. Se dan vueltas de un lado a otro, sin objetivo, sin llegar a ningn destino, porque no se ha preparado el curso necesario para llegar a alguna parte. En realidad, ni siquiera se ha determinado su destino. Su plan de negocio no tiene por qu ser largo y complicado; no hay ninguna necesidad de que sea complejo. Pero tiene que ser claro, tanto para usted como para cualquiera que est interesado. Y, naturalmente, tiene que quedar expresado por escrito. Empiece por una breve y concisa declaracin de misin. Hgala todo lo idealista que quiera, todo lo grandiosa que desee. A continuacin, describa su negocio: qu es, qu hace como empresa. Describa con claridad en qu anda metido en la actualidad. Concntrese en una tarea. Asegrese de terminar cada paso antes de dar el siguiente. No dedique tiempo productivo en actividades rutinarias. EFECTO DE LA CUCHILLA: Tenga en cuenta el efecto de la cuchilla, donde si alguien es molestado o interrumpido continuamente durante su trabajo, aunque slo sea un instante, para reemprenderlo donde lo haba dejado se necesita un tiempo adicional de arranque y entrada. Si se suman estas prdidas de rendimiento se puede llegar a perder, por esta causa, hasta un 28% de nuestro tiempo. Evite el desorden y los distractores sobre el escritorio. Tenga all slo lo que necesita para trabajar. Despjelo. APRENDA A DECIR NO: Aprenda a decir no, con respeto y evaluando las circunstancias y la persona.. Hay que tener criterio; si hay una planificacin previa en su agenda, puede explicar que tiene para tal o cual momento la posibilidad de atenderle u orientar en algo a un colaborador. Al decir s a peticiones irrazonables, puede que pierda en lugar de ganar respeto. En caso del no, responda: Usted sabe que me gustara ayudarle, pero estara rompiendo mi propia regla: no me comprometo con nada a menos que pueda entregrmele ciento por ciento. Explique que primero debe atender otras cosas programadas y aada: Estoy seguro de que me entiende. Usted no quedara satisfecho si yo no hiciera todo lo que espera de m. Pero le agradezco que me lo haya pedido.

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FAMOSAS LTIMAS PALABRAS - CONCLUSIN Las palabras finales, o las que pronuncia el hombre hacia el ocaso de su vida, son siempre fascinantes. Sus ltimas palabras a menudo dejan ver que las posiciones que adoptaron o las prioridades por las que organizaron su vida no han llegado a satisfacer sus anhelos de significado y propsito. Algunos ganan enorme reconocimiento en este mundo y sus logros resultan muy satisfactorios a los ojos de los dems. Pero al final de sus vidas, Cuntos de ellos descansan realmente en paz?, Cuntos llegan a satisfacer esas ansias profundas que todos tenemos de alcanzar propsitos, sentido y significado en la vida? Usted se sorprender al saber el estado mental en que algunos grandes hombres han llegado a sus postrimeras: Aun en el valle de sombra de muerte, dos y dos no pueden sumar seis. Tolstoi. Pero....... La vida es corta y al final de ella nos damos cuenta que no da una segunda oportunidad. Se viaja por esta vida una sola vez, no hay boleto de regreso y slo toma un esfuerzo de tu parte ir en primera clase. En ltimas, el reto es enfrentarnos con el tiempo, no para dominarlo, ni para que nos domine; tan slo para entenderlo y dar a nuestra vida su ritmo adecuado, integrndolo en la temporalidad social transformadora. CONCLUSIN: Lo ms importante es sacar uno o varios bocados, trucos y degustar o escoger la mejor decisin para administrar su tiempo, usted es el que sabe su propio jugado, lo que quiere seguir construyendo con su vida, an ms sabe a lo que le he llamado, cul es su propio plan de vida, su mapa de la prosperidad, su ruta de metas y objetivos, su leyenda personal, es en pocas palabras saber en qu va a seguir utilizando su tiempo, cmo lo va invertir o definitivamente a botarlo o gastarlo, o invertirlo, acue sus horas lo ms inteligentemente y simple, con la mayor humildad posible para una mejor calidad y estilo de vida, vuelva a lo simple con los suyos y la sociedad. No se olvide que nosotros vivimos con seis ejes vitales: familia, la sociedad, la espiritualidad, dinero, trabajo y el tiempo, que son interdependientes y buscan su armona: Y no se despabile la vida es una rueda Chicago hoy estamos arriba y ms tarde abajo. Usemos el tiempo.

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