Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Universitaria Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos

Valle de la Pascua Estado - Gurico Programa Nacional de Formacin en Informtica Trayecto IV- Trimestre III Unidad Curricular: Proyecto Sociotecnolgico IV

Informe de Auditora para el Sistema de Control y Registro de las Solicitudes y Asignaciones de Becas de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del IUT de Los Llanos

Facilitadora: Ing. Giovanna Ruiz

Participantes: * Coa Eduardo * Prez Greisy

Junio, 2011.

IDENTIFICACION Y DESCRIPCIN DE LA COMUNIDAD Nombre: Seccin de Desarrollo Y Bienestar Estudiantil. Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos. Ubicacin: Avenida Circunvalacin, Urbanizacin Guamachal. Coordinador: Este Servicio se encarga de planificar, desarrollar y evaluar los programas asistenciales para la poblacin estudiantil. Entre los Programas Asistenciales se encuentran: Becas Integrales del Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria. Becas OPSU. Becas de la Gobernacin promovido por el Centro de Estudiantes. Fundacin de Asistencia Mdico-Hospitalaria para los Estudiantes de Educacin Superior (FAMES). Ayudas Econmicas IUT de los Llanos, denominadas: Becas alumnos nuevos, Becas alumnos regulares, Becas excelencia acadmica y Beca trabajo. Ayudas especiales. Beca comedor.

Horarios: Lunes a Viernes de 8:00a.m. - 12:00p.m. y de 2:00p.m. - 5:30p.m.

TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS Para la elaboracin del diagnstico del problema y el estudio de la situacin actual en la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, especficamente en el rea de becas; se aplicaron dos tcnicas para la recoleccin de los datos, la primera, fue la observacin, ya que es una tcnica bastante objetiva; con ella se puede obtenerse informacin independiente de la capacidad y veracidad de las personas a estudiar; por otra parte, como los hechos se estudian sin intermediarios, se evitan distorsiones de los mismos. Esta tcnica fue acompaada de una lista de cotejo como instrumento para la recoleccin de los datos. Lista de Cotejo dirigida al personal del Departamento de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos, Valle de la Pascua

1) Espacio Fsico:

Numero de Oficinas:___________ Poseen baos? Si_____ No________ Como es la distribucin del rea?

Poco Espacio_____Amplio_______Otros________

Pisos: Paredes: Asientos:

Bueno______Malo______Regular______ Bueno______Malo______Regular______ Bueno______Malo______Regular______

Cuantos Escritorios? ______________________________________ Como describe el estado actual de la Infraestructura?

Buena:________ Mala:____________ Regular:______________________

Tienen servicio de agua potable?

Si_______ No____________

Como es el servicio elctrico?

_______________________________________________________________

Tienen Acceso a Internet?

Si___________ No____________

Tienen Acceso a Telfono?

Si___________ No____________

Aire Acondicionado: Si________ No_____________ Computadoras: Si__________No__________ Cantidad:________

2) Procesos: Como se lleva el registro y control de datos del Departamento?

Manual________ Automatizado____________ Ambas______________ Explique:___________________________________________________

Necesitan ms personal?

Si_______ No_________ Explique:_______________________________

Que Instrumento se usa para el manejo de datos?

_________________,_______________,______________,________________ _________________,_______________,______________,________________

Breve descripcin del Proceso:

________________________________________________________________

_______________________________________________________________

Utilizan el Computador? Si_____ No____ Explique:___________________________________________________

Tienen sistemas automatizados o programas en alguna de las oficinas?

Si_______ No_______ Mencione:___________________________________ Nmero de Personas que asisten a

diario:__________________________________ Lapso de tiempo estimado para la atencin de los

usuarios:____________________

3) Organizacin: Funcionamiento organizacional del departamento?

Bueno____________Malo ___________ Regular___________ Que servicios ofrece el departamento?____________________________ Cada rea posee funciones especficas? Si_________ No________

Mencione: ______________________________________________________

El personal tiene conocimiento de sus funciones por rea de desempeo?

Si_______ No_______

Poseen algn reglamento que regule los procesos administrados?

Si_________ No_________ Especifique_______________________________

La segunda tcnica efectuada fue la entrevista, mediante una conversacin no dirigida ya que las preguntas realizadas para la misma se elaboraron en forma cerrada dejndolos plasmar la problemtica existente y sus posibles soluciones. Con esta se podr obtener datos sobre un problema especfico, ofrece al entrevistador una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpata con el personal entrevistado, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Encuesta dirigida al Personal del Departamento de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, del Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos, Valle de la Pascua 1. Cree usted que el departamento posee deficiencias en la planta fsica? Si____ No_____ Justifique: ________________________________________________________ 2. Usted cree que el funcionamiento organizacional es: Bueno:__ Regular:___ Deficiente:____

3. Su dependencia posee un diagrama organizacional (organigrama)? Si____ No_____

4. La seccin donde usted labora se encuentra representada en el diagrama organizacional (organigrama) del Instituto? Si____ No_____ Porque? _____________________________________________________ 5. Que funciones tiene el departamento? __________________________________________________________________

6. Tienen funciones especficas para cada rea? Si______ No _______ 7. Segn su criterio existe una buena distribucin del espacio fsico que permite un desempeo adecuado para el trabajo en el departamento? Si____ No_____ Justifique: ________________________________________________________ 8. Cmo es el ambiente de trabajo, esto de acuerdo al convivir da a da con sus compaeros de trabajo? Bueno____ Malo_____ Justifique: ________________________________________________________ 9. Cuales son los servicios que ofrece el departamento? _________________________________________________________________ 10. Cul es el mtodo que ms utilizan a diario para el registro de informacin y control de los datos? Manual:____ Automatizado:_____ Ambas:_______

11. Cmo almacena la informacin que usted controla? Archivos Fsico: ____ Archivos Digitales: _____ Todas Anteriores: ________

12. En donde almacenan lo datos fsicos? _______________________________________________________________ 13. Utilizan computadores para guardar la informacin?

Si____

No_____

14. Cree usted que el mtodo de manejo de datos utilizado actualmente, permite un buen flujo de trabajo? Si_______ No________ Justifique: ________________________________________________________

15. En su dependencia tienen equipos de computacin? Si______ No _______ 16. En caso de ser afirmativa su respuesta anterior, mencione cuantos equipos poseen. ________________________________________________________________ 17. Cree usted que deben tener ms equipos de Computacin? Si____ No: _____ Cuantos?_________ Justifique ______________________________________

18. Los equipos existentes se encuentran conectados en red? Si____ No: _____

19. Poseen conocimientos de computacin? Si______ No_______ 20. Cul de los siguientes programas sabe manejar? Marque con una X.

Microsoft Word_____ Microsoft Excel_____ Microsoft Power Point_____

Open Office.Org Writer_____ Open Office.Org Calc_____ Open Office.Org Impress_____

Microsoft Publisher____ Otros:___________________________________________________

21. Cree que necesita capacitarse ms en cuanto a herramientas tecnolgicas, con el fin de tener un mejor desempeo? Si______ No______ Por qu?___________________________________ 22. Cree usted que necesitan ms personal para agilizar su trabajo? Si____ No_____ Por que?_________________________________

23. Cunto tiempo tarda en dar respuesta a las solicitudes realizadas en su despacho, elija una de las opciones presentadas y escriba de la misma en nmeros, Ejemplo: Horas: 24? Horas: _______ Das: _______ Semanas: _______ Meses: _______ Justifique: ________________________________________________________ 24. Est de acuerdo con la distribucin organizativa que poseen actualmente? Si____ No_____ Por que?_________________________________

21. Poseen un reglamento que regule los procesos administrativos en el departamento? Si____ No_____

22. Existe seguridad en su rea de trabajo? Si: __ No: ___ Por qu? ____________________________________________________

23. Existen algn sistema automatizado diseado de acuerdo a la necesidad

requerida en su dependencia? Si____ No_____ Justifique: ____________________________________________________

25. En caso que exista el sistema automatizado, este realiza las funciones que permiten agilizar los procesos en la seccin donde usted trabaja? Si____ No_____

26. Evalu la eficiencia del Sistema Automatizado de acuerdo al siguiente rango de puntos que van desde 0 al 5, solo en el caso que exista esta herramienta tecnolgica?
Escala de Puntaje 0: Malo____ 1: Psimo____ 2: Deficiente____ 3: Regular____ 4: Bueno____ 5 Excelente____

Justifique: __________________________________________ ______________________________________

27. Mencione algunos medios que utiliza para hacer llegar la informacin a los usuarios: ______________________________________________________________

28. Cree que estos mtodos son funcionales? Si______ No______ Explique:___________________________________

29. Cuantos tipos de ayudas econmicas posee el programa de becas?

_______________________________________________________________ 30. Existe algn reglamento interno que controle el proceso de solicitud y renovacin de becas? Si____ No: _____ Nombre del reglamento: ___________________________________________ 31. Dicho reglamento, en caso que este exista, De donde proviene, es decir, fue realizado en la institucin o en algn ente de mayor jerarqua? Si____ No: _____ Cul?___________________________________________________________

Encuesta dirigida a los estudiantes del Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos, Valle de la Pascua

1. Como se enter acerca del servicio de becas que ofrece la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil. ________________________________________________________________ 2. Usted Tiene conocimiento sobre los lineamientos que rigen el servicio de becas? Si____ No_____ Como obtuvo esta informacin?________________________________ 3. Posee conocimientos sobre como es el proceso de solicitud de becas? Si____ No_____ Porque?______________________________________________________ 4. La cantidad monetaria de las ayudas econmicas le alcanza para cubrir las

necesidades bsicas de estudio? Si____ No_____ Porque?_______________________________________________________ 5. Recibe usted respuesta siempre por parte de la seccin, sobre las inquietudes o problemas con respecto al servicio de becas? Si____ No_____

Explique:____________________________________________________ 6. Como es el trato recibido por el personal que se encarga de aprtale informacin a usted sobre este programa de becas? Bueno____ Malo_____

Porque?______________________________________________________ Si____ No_____

7. Como califica usted el proceso de solicitud de becas? Lento____ Rpido____ Justifique: ____________________________________________________ 8. Segn su criterio usted cree que el uso de un sistema automatizado agilizara el proceso de solicitud y revisin peridica de sus datos? Si____ No_____

Justifique: ____________________________________________________

9. El departamento cuenta con espacio suficiente, para que sea de mejor confort la estada del estudiante, mientras solicita estas ayudas? Si____ No_____

Justifique: ____________________________________________________ 10. Las becas otorgadas por el departamento se te cancelan en el lapso de tiempo pautado? Si____ No_____

Justifique: ____________________________________________________ 11. El pago de la beca lo recibes cada cuanto tiempo? Semanal____ Quincenal____Mensual____Otro_____ Justifique: ____________________________________________________ 12. De que manera se informa en cuanto al pago de su beca? ____________________________________________________________ 13. Usted ha podido apreciar si en la institucin se publica informacin referente al periodo de solicitud y renovacin de becas? Si____ No____ Justifique: ____________________________________________________

RESEA HISTRICA La Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil se crea con el propsito de prestar ayudas a estudiantes a travs de los distintos servicios con el que cuenta, estos aportes y servicios son para todos los alumnos tanto de nuevo ingreso como para los regulares. Tiene como visin ser una seccin con programas modernos y con profesionales competentes que contribuyan al desarrollo acadmico, personal, social, econmico, psicolgico, familiar y de salud del estudiantado del IUT de los Llanos, y como misin principal promover el desarrollo integral del estudiante a travs del sistema de servicios mltiples que permitan el mejoramiento permanente de su calidad de vida y que apunten a su excelencia acadmica. La funciones que desempea esta seccin son las de prestar servicio Mdico y Odontolgico, prestar asesora en el rea de orientacin y psicologa, ofrecer ciruga y hospitalizacin a travs de FAMES, prestar servicio de comedor a los estudiantes y personal en general y ofrecer las distintas becas y ayudas econmicas los estudiantes. Esta se encuentra dividida en varias reas de servicio al estudiante, las cuales son las siguientes: orientacin, asistente adjunta a orientacin, trabajo social, ayudas econmicas (becas estudio, excelencia, trabajo y preparadura, OPSU, integral, comedor), salud (FAMES), medicina (medicina general, ginecologa, planificacin familiar), enfermera, odontologa (amalgama, resinas, limpiezas dentales, flor). El Servicio de becas se encuentra ubicado en la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos cuya direccin es: Urbanizacin Guamachal, Avenida Circunvalacin. Valle de la Pascua, Estado Gurico; est orientado a apoyar econmicamente a los estudiantes de escasos recursos, esto se lleva a cabo mediante un estudio socioeconmico. Estos datos son suministrado de la siguiente manera: los estudiantes de nuevo ingreso se registran por medio de una planilla suministrada

por la encargada del rea, este formulario consta de varios aspectos como son, una parte que contiene preguntas acerca de informacin personal, social y econmica MAPA DE LA COMUNIDAD Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos

Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil

ORIENTACIN SECRETARIA ADJUNTA

SALA DE CONFERENCIAS

BAO

Secretaria de la Coordinacin

Psicologa

Entrada

PASILLO
COORDINADORA

ODONTOLOGA

BECAS

CONSULTORIO

FAMES

ENFERMERA

=Equipo de Computacin

MATRIZ ROLA
RECURSOS R1 Equipos de Computacin. R2 Oficinas. R3 Buena Distribucin del rea fsica. R4 Personal con experiencia. R5 Sistema Automatizado R6 Servicio de programas asistenciales. R7 Acceso a Internet. R8 Informacin almacenada en archivos fsicos. R9 Estudiantes. LIMITACIONES L1 Deficiencias en la Estructura. L2 No poseen sistemas automatizados para las distintas reas que atienden. L3 No cumplen con la estructura organizativa. L4 Escaso presupuesto. L5 Sistema Automatizado (No terminado). L6 Poco conocimiento en el rea de computacin. L7 No conocen sus funciones de forma clara. L8 Algunos procesos nos son automatizados, ocasionando lentitud de los mismos. ESTRATEGIA LO 1) Crear ms sistemas por medio de los Proyectos Socio Tecnolgicos para solventar la falta de sistemas automatizados. (L2-O1) 2) Culminar el sistema automatizado que actualmente existe. (O1-L5)

BIENESTAR Y DESARROLLO ESTUDIANTIL

OPORTUNIDADES O1 Estudiantes del proyecto Socio Tecnolgico IV (PNFI). O2 Estudiantes de Trabajo Especial de Grado de Inf. O3 Apoyo institucional en cuanto a la realizacin de los PST en el plantel.

ESTRATEGIA RO 1) Aprovechar a los Estudiantes para que realicen Proyectos Tecnolgicos a fin de crear nuevas herramientas informtica para hacer ms eficiente el trabajo. (O1-O2R4-R5) 2) aprovechar el desarrollo de sistemas a travs de los estudiantes de PST y TEGI para la publicacin de informacin referente a los programas asistenciales que ofrece el departamento.(R5-R6-O1O2) ESTRATEGIA RA 1) Solicitar, con ayuda del personal experimentado ms cursos en relacin a computacin y al Software Libre.(R4-A5) 2) Aprovechar los equipos

AMENAZAS A1 Inseguridad. A2 Problemas fsicos del terreno. A3 Presupuesto limitado para las becas. A4 Poca colaboracin de

ESTRATEGIA LA 1) Preparar al Personal en cuanto al uso de herramientas Informticas, que ayuden automatizar los procesos en el Dpto.(A5-L8-L6)

otras dependencias. A5 Pocos cursos de computacin para el personal. A6 Falta de recursos econmicos para solventar problemas del terreno. A7 Desconocen la estructura organizacional. A8 Escaso conocimiento acerca del reglamento del Dpto.

de computacin para reforzar la seguridad mediante software y cmaras de vigilancia.(R1A1) 3) Estimar los servicios asistenciales de acuerdo con el presupuesto asignado para tal fin.(R6A3)

2) Disear planes que faciliten la distribucin equitativa del presupuesto asignado al departamento.(L4-A3) 3) Informar por medio de talleres, acerca de cmo esta conformada la estructura organizacional del dpto.(A7-A8-L3-L7)

DIAGRAMA DE VENT

Control de Estudio

Estudiantes

Desarrollo y Bienestar Estudiantil Servicio Presupuesto de Becas Directiva

CUADRO DEL ANLISIS DE LOS INVOLUCRADOS

Problemas Percibidos Flujo lento de los procesos relacionados a los servicios estudiantiles. Mala calidad del servicio recibido. Aportes Permiten al Dpto. llevar un control de las solicitudes mediante el llenado de la planilla destinada para tal fin. Mantener informado al dpto. con referencia a los referencia a los estudiantes solicitantes. Permitir al Dpto. llevar un estimado de las partidas destinadas para los servicios ofrecidos. Observaciones Debe llenar la planilla de datos personales y socioeconmicos.

Grupos

Intereses Obtener un buen servicio e informacin inmediata.

Exigencias Respuesta rpida al solicitar informacin. Fluidez de los procesos ante sus solicitudes.

Estudiantes

Control de Estudios

Suministrar al Dpto. datos acadmicos de los estudiantes solicitantes de servicios Asignar partidas presupuestari as al Dpto.

Demoras en el suministro de datos de los estudiantes.

Presupuesto destinado para el Dpto. es limitado.

Presupuesto

Hacer la solicitud de la informacin de los estudiantes solicitantes con anticipacin, para evitar retrasos. Que el presupuesto asignado cubra las necesidades de acuerdo al lapso de tiempo establecido.

Se envan listados al Dpto. con los acadmicos de los estudiantes solicitantes del servicio. Se asignan partidas por ao.

MATRIZ DE PRIORIZACIN DEL PROBLEMA SECCIN DE DESARROLLO Y BIENESTAR ESTUDIANTIL DEL IUTLL
PROBLEMAS 1(X5) 2(X3) 3(X1) TOTAL 29

Deficiencias en la Estructura. No poseen sistemas automatizados para las distintas reas que atienden. No cumplen con la estructura organizativa Escaso presupuesto para los distintos programas asistenciales ofrecidos. Sistema Automatizado (No terminado). Poco conocimiento en el rea de computacin No conocen sus funciones de forma clara. Algunos procesos nos son automatizados, ocasionando lentitud de los mismos. Demora en el suministro de los datos acadmicos de los estudiantes solicitantes.

12

26

11

14

33

30

ARBOL DE PROBLEMAS (RELACIN CAUSA-EFECTO)

Lentitud del Servicio ofrecido a los estudiantes. Obstruccin de los procesos Acumulacin de la Documentacin en archivos fsico

Disminucin de Calidad de los Trabajos Asignados

Sobrecarga de trabajo

LENTITUD EN LOS PROCESOS NO AUTOMATIZADOS EN EL DPTO DE BECAS

Demora por parte del Dpto. de control de estudio en el suministro de datos acadmicos de los estudiantes solicitantes.

Disminucin del uso de Herramientas automatizadas

Las dependencias no poseen sistemas automatizados

Dbil conocimiento que posee el personal sobre computacin

Retraso al solicitar informacin de los Estudiantes al Dpto. de Control de Estudios

Poco uso de equipos de computacin

Los proyectos de sistemas automatizados no son terminados

Falta de cursos de capacitacin al personal

ANALISIS DE LOS OBJETIVOS

Mayor Fluidez en los Procesos

Fluidez en el procesamiento de las solicitudes referentes a los Servicios Asistenciales. Descongestin de la Documentacin contenida en archivos fsicos

Eficiencia y Calidad en los Trabajos Asignados

Desarrollo de las Actividades en el tiempo establecido

AUTOMATIZAR LOS PROSESOS EN EL DPTO DE BECAS

El Dpto. de Control de Estudios emite a tiempo la informacin de los estudiantes solicitada por el Dpto.

Aprovechamiento de las Herramientas automatizadas

Automatizacin de los Procesos que se ejecutan en el Dpto.

Uso correcto de los Equipos de Computacin.

El Dpto. Solicita informacin al Dpto. de Control de Estudios con anticipacin

Inters en el Uso de los Equipos de Computacin

Ejecucin e Implantacin de Proyectos de Sistemas Automatizados

Personal Capacitado en el rea de Informtica

ANLISIS DE LAS ALTERNATIVAS CUADRO DE FACTIBILIDAD OBJETIVO ESP Mayor Fluidez en los Procesos OBJETIVO ESP
Fluidez en el procesamiento de las solicitudes referentes a los Servicios Asistenciales.

OBJETIVO ESP Descongestin de la Documentacin contenida en archivos fsicos

OBJETIVO ESP Desarrollo de las Actividades en el tiempo establecido

OBJETIVO ESP Eficiencia y Calidad en los Trabajos Asignados

TIEMPO 1 Largo plazo 2 Mediano plazo 3 Corto plazo BENEFICIARIOS 1 Pocos 2 Suficientes 3 Muchos COSTOS 1 Altos 2 Medios 3 Bajos IMPACTO 1 Bajo 2 Medio 3 Alto FACTIBILIDAD 1 Poco Probable 2 Medianament Prob. 3 Probable. TOTAL

3 14

3 12

3 10

3 15

3 14

ANALISIS DE CRITERIOS Objetivo Especfico 1: Desarrollo de las Actividades en el tiempo establecido: Descongestin de la Documentacin contenida en archivos fsicos:
Estrategias Crear ms sistemas automatizados a travs de los Proyectos sociotecnologicos, que agilicen las actividades con la finalidad de disminuir la sobrecarga de trabajo. Financiero Humano: - Estudiantes asignados al Proyecto. - Docente de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico IV. - Docente asignado como asesor del Proyecto. - Asesor Externo para la elaboracin del Proyecto. Materiales: - Papelera 100 Bsf. - Internet 150 Bsf. - Tinta (Impresiones) 100 Bsf. - Lpices 50 Bsf. Transporte: 500 Bs. f Criterios Ambientales Sociales - Apoyo de los Estudiantes de Proyecto Sociotecnolgico IV (IUTLL). - Apoyo de los Facilitadores de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico (PNFI) - Apoyo del Coordinador y el Personal Adscrito al Departamento. - Apoyo del Coordinador del Programa Nacional de Formacin en Informtica. . Viab.Poltica

Automatizar cada uno de los procesos que se ejecutan en cada rea del departamento para as aligerar el trabajo.

No existe impactos negativos en el ambiente

Apoyo de la Institucin (IUTLL)

Objetivo Especfico 2:

Mayor Fluidez en los Procesos:

Estrategias Realizar con anticipacin las solicitudes de Informacin a otras dependencias, para que estas puedan dar respuesta en el tiempo requerido. . Criterios Financiero Humano: Sociales Apoyo de otras dependencias de la Institucin. Apoyo del Coordinador y el Personal Adscrito al Departamento. No existe impactos negativos en el ambiente Ambientales Viab.Poltica

Estudiantes asignados al Proyecto. Docente de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico IV. Docente asignado como asesor del Proyecto. Asesor Externo para la elaboracin del Proyecto. Personal Asignado al Departamento.

Apoyo de la Institucin (IUTLL)

Objetivo Especfico 3:

Eficiencia y Calidad en los Trabajos Asignados:

Estrategias Prepara al Personal en cuanto al uso de las Herramientas Informticas, que ayuden a automatizar los procesos en el Departamento. . Criterios Financiero Humano: - Personal asignado para la Capacitacin del Personal. Materiales: - Papelera - Guas - Cd,s - Folletos - Internet - Tinta (Impresiones) - Lpices Sociales - Apoyo de la Institucin (IUTLL) Apoyo del Coordinador y el Personal Adscrito al Departamento. - Apoyo del Personal de la Unidad de Sistemas. Ambientales Viab.Poltica

No existe impactos negativos en el ambiente

Apoyo de la Institucin (IUTLL)

Objetivo Especfico 4: Fluidez en el procesamiento de las solicitudes referentes a los Servicios Asistenciales.
Estrategias Criterios Financiero Sociales Ambientales Viab.Poltica

- Aprovechar los equipos de computacin para agilizar el tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas por los usuarios del departamento.

- Aprovechar el desarrollo de sistemas automatizados a travs de los estudiantes de proyecto Sociotecnolgico y de Trabajo Especial de Grado de Informtica como herramientas para la publicacin de informacin referente a los Programas Asistenciales que ofrece el departamento.

Humano: - Estudiantes asignados al Proyecto. - Docente de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico IV. - Docente asignado como asesor del Proyecto. - Asesor Externo para la elaboracin del Proyecto. - Personal Asignado al Departamento. Materiales: - Papelera 100 Bsf. - Internet 150 Bsf. - Tinta (Impresiones) 100 Bsf. - Lpices 50 Bsf. - Equipos de Computacin Asignados al Departamento. Transporte: 500 Bs. f

- Apoyo de los Estudiantes de Proyecto Sociotecnolgico IV (IUTLL). - Apoyo de los Facilitadores de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico (PNFI) - Apoyo del Coordinador y el Personal Adscrito al Departamento. - Apoyo del Coordinador del Programa Nacional de Formacin en Informtica. No existe impactos negativos en el ambiente

Apoyo de la Institucin (IUTLL)

- Aprovechar a los Estudiantes para que realicen Proyectos Sociotecnologicos a fin de crear nuevas herramientas informticas para hacer mas eficiente el trabajo. .

MATRIZ DEL MARCO LGICO

RESUMEN NARRATIVO INDICADORES VERIFICABLES MEDIOS DE VERIFICACION TIEMPO RESPONSABLES SUPUESTOS

FINES:

Mayor Fluidez en los Procesos.

13 Personas que forman parte del Personal adscrito al

Listado de Visitas al Departamento.

12 Semanas

Grupo de Estudiantes de la Unidad Curricular

Adaptacin por parte del Personal de la

Fluidez en el procesamiento de las solicitudes. Descongestin de la Documentacin contenida en archivos fsicos. Desarrollo de las Actividades en el tiempo establecido. Eficiencia y Calidad en los Trabajos Asignados.
1 Computadora en Buen estado asignada al rea de Becas. - Observacin. - Planilla de Pruebas al Equipo. - Observacin. - 100 % de las actividades al da. - Archivos Fsicos. 12 Semanas Personal Adscrito a la Dependencia. Grupo de Estudiantes de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico IV (PNFI) Encargados del rea de Sistemas Resolver las Actividades en el Tiempo estimado. 12 Semanas Grupo de Estudiantes de la Unidad Curricular Proyecto Sociotecnolgico IV (PNFI) Aceptacin de un Sistema Automtica para el Control de las Solicitudes de Becas Proyecto Sociotecnolgico IV (PNFI)

Departamento.

Dependencia.

PROPSITO:

AUTOMATIZAR LOS PROSESOS EN EL DPTO DE BECAS

COMPONENTE 1: Desarrollo de las Actividades en el tiempo establecido Y Descongestin de la Documentacin contenida en archivos fsicos. ACTIVIDAD 1.1: Crear ms sistemas automatizados a travs de los Proyectos sociotecnologicos, que agilicen las actividades con la finalidad de disminuir la sobrecarga de trabajo. ACTIVIDAD 1.2: Automatizar cada uno de los procesos que se ejecutan en cada rea del departamento para as aligerar el trabajo.

1 Proyecto para la Automatizacin del Proceso de Becas en etapa de Diseo. reas del Departamento con procesos no automatizados

- Observacin. Proyecto Escrito. 12 Semanas

Ejecucin del Proyecto Participacin y colaboracin del Personal Adscrito al Departamento.

Encuestas. Listas de Cotejos.

Un ao

COMPONENTE 2: Mayor Fluidez en los Procesos

50 Estudiantes del IUTTLL de todas las especialidades. 1 grupo de trabajadores comprometidos con la institucin. 1 grupo de trabajadores comprometidos con la institucin. 1 carta para solicitar cursos de computacin.

Encuestas de opinin acerca de la Calidad de servicio realzadas a los estudiantes Observacin

6 semanas

Personal adscrito a cada rea del departamento.

Organizacin de cada una de las actividades que se realizan a diario. Colaboracin entre departamentos. Satisfacer los necesidades de los Usuarios de los Servicios Asistenciales. Realizar cursos de computacin Respuesta rpida a cada solicitud

ACTIVIDAD 2.1: Realizar con anticipacin las solicitudes de Informacin a otras dependencias, para que estas puedan dar respuesta en el tiempo requerido. COMPONENTE 3: Eficiencia y Calidad en los Trabajos Asignados ACTIVIDAD 3.1: Preparar al Personal en cuanto al uso de las Herramientas Informticas, que ayuden a automatizar los procesos en el Departamento. COMPONENTE 4: Fluidez en el procesamiento de las solicitudes referentes a los Servicios Asistenciales. ACTIVIDAD 4.1: Aprovechar los equipos de computacin para agilizar el tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas por los usuarios del departamento ACTIVIDAD 4.2: Aprovechar el desarrollo de sistemas automatizados a travs de los estudiantes de proyecto Sociotecnolgico y de Trabajo Especial de Grado de Informtica como herramientas para la publicacin de

1 semana

Personal adscrito al departamento.

- Supervisin. - Evaluacin del Desempeo.

1 semana

Coordinacin del Departamento. - Coord. del Dpto.

Comunicacin

3 Semanas

50 Usuarios por da

Encuesta realizadas a los Usuarios

12 Semanas

- Encargados del rea de sistemas. - Personal adscrito al departamento. - Coord. del Dpto.

8 Computadoras en Buen estado asignadas al dpto. 2 Sistemas automatizados en Diseo

Planillas de Pruebas a los equipos. Observacin

12 Semanas

- Personal adscrito al departamento. - Coord. del Dpto.

Mximo aprovechamient o de los equipos de computacin. Implantacin de los Sistemas

un ao

- Alumnos de Proyecto Sociotecnolgico IV - Alumnos de

informacin referente a los Programas Asistenciales que ofrece el departamento. ACTIVIDAD 4.3: Aprovechar a los Estudiantes para que realicen Proyectos Sociotecnologicos a fin de crear nuevas herramientas informticas para hacer ms eficiente el trabajo.

Trabajo Especial de Grado 2010. - Coord. del PNFI - Coord. de la Unid. Curric. Proyecto Sociotecnolgico. - Coord. de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil

1 Coordinador de la Unidad Curricular del Proyecto Sociotecnolgico del PNFI.

Asistencia de Visitas al Dpto.

un ao

DIAGRAMA DE GANT

Resumen Narrativo
Crear ms sistemas automatizados a travs de los Proyectos sociotecnologicos, que agilicen las actividades con la finalidad de disminuir la sobrecarga de trabajo. Automatizar cada uno de los procesos que se ejecutan en cada rea del departamento para as aligerar el trabajo.

SEMANA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Realizar con anticipacin las solicitudes de Informacin a otras dependencias, para que estas puedan dar respuesta en el tiempo requerido. Prepara al Personal en cuanto al uso de las Herramientas Informticas, que ayuden a automatizar los procesos en el Departamento. Aprovechar los equipos de computacin para agilizar el tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas por los usuarios del departamento Aprovechar el desarrollo de sistemas automatizados a travs de los estudiantes de proyecto Sociotecnolgico y de Trabajo Especial de Grado de Informtica como herramientas para la publicacin de informacin referente a los Programas Asistenciales que ofrece el departamento. Aprovechar a los Estudiantes para que realicen Proyectos Sociotecnologicos a fin de crear nuevas herramientas informticas para hacer mas eficiente el trabajo.

INTRODUCCIN El avance de la tecnologa y de las aplicaciones de informticas, han permitido a los entes pblicos y privados desarrollarse rpidamente, en todos los mbitos y sentidos, especialmente en lo relacionado con las tecnologas de informacin, y a su vez ha permitido la evolucin en la forma de llevar los procesos. Dicha tecnologa, ha permitido que los sistemas informticos se vuelvan vulnerables por lo que se necesita que estn sometidos con regularidad a un control correspondiente. Llevar un control de esta herramienta es necesario para fortalecer e incrementar la seguridad de la informacin que se maneja y del entorno que la rodea. Los equipos de computacin y el proceso de datos se convierten diariamente en blancos para efectuar delitos informticos, adems muchos de estos equipos son usados para procesar y emitir resultados o informacin elaborada por lo que pueden producir resultados o informacin errnea si dichos procesos no son evaluados constantemente. Un sistema informtico mal diseado puede convertirse en una herramienta muy peligrosa para cualquier empresa u organizacin, por tal motivo se realizar la presente auditoria informtica la cual tiene como finalidad evaluar el Sistema de Control y Registro de las Solicitudes y Asignaciones de Becas de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del IUT de Los Llanos, con el fin de determinar las debilidades y fortalezas del mismo a travs de la aplicacin de los respectivos controles y procedimientos de la informtica para la ejecucin de la evaluacin del software y obtener los resultados necesarios para la elaboracin del informe correspondiente. Este informe deber reflejar las debilidades que sern detectadas, las correcciones y los mtodos de prevencin para mejorar los procesos, aumentar la confiabilidad del sistema y reducir los riesgos de operatividad. El mismo contiene la identificacin de la empresa, donde especfica la identificacin general de la, croquis y caractersticas del departamento a auditar, Organizacin, servicios y funcionamiento, entorno de operacin (entorno de trabajo, aplicaciones informticas, procesos informticos, entre otros). Asimismo se presentarn loa oobjetivos generales y especficos que se persiguen en esta auditora los cuales describen el fin, proceso y secuencias que se llevarn a cabo en la realizacin de dicho informe. Dentro de este orden de ideas se mencionarn los alcances de la auditora la metodologa y desarrollo donde

sern consideradores aspectos tales como los instrumentos utilizados para obtener la informacin, los resultados y el anlisis de los mismos; por ultimo se realizarn las recomendaciones para el mejoramiento de las debilidades encontradas; conclusion, bibliografa utilizada y anexos.

IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA SECCIN DE DESARROLLO Y BIENESTAR ESTUDIANTIL El Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos es una organizacin pblica especializada en producir e impartir conocimientos dirigidos a la formacin de Tcnicos Superiores Universitarios en las especialidades agroalimentarias, administracin de empresas e informtica, acordes con las necesidades impostergables que requiere el proceso de transformacin que vive el pas, constituyndose en un centro promotor para la creacin y la utilizacin de nuevos elementos tecnolgicos y culturales que permitan al individuo prepararse para participar en los proyectos de desarrollo que dinamicen el nuevo modelo econmico que enfrenta el pas. Uno de los Servicios ms solicitados por el estudiantado, es el Servicio de Becas, cuyo proceso es manejado por la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, en la Oficina de servicio de Becas a cargo de una trabajadora social. Esta dependencia es la encargada de informar, encuestar, seleccionar y asignar becas a los estudiantes que soliciten dicho beneficio y a su vez que cumplan con los criterios establecidos para la seleccin; la misma es aplicada mediante el estudio de los datos acadmicos y socioeconmicos. Estos datos son suministrados por los estudiantes mediante una planilla o encuesta, cuando se trata de alumnos de nuevo ingreso y cuando son alumnos regulares a los cuales no se les aprob en primera instancia el beneficio, debern solicitarlo nuevamente en el departamento. Est ubicada dentro del organigrama institucional como una seccin que depende de la Sub direccin Administrativa; est compuesta por tres departamento internos, los cuales son: Seccin de Orientacin Acadmica y Psicosocial, Seccin de Asistencia de salud y Nutricin y este a su vez se encuentra subdividido en dos: los cuales, Programa Mdico Odontolgico y Farmacia (Medicina), Programas de Beca Comedor y Cafetn, otro seccin que lleva por nombre Seccin de Asistencia Socio Econmica que est dividido en Programa de Asistencia Socio Econmico y el Programa de Librera Estudiantil. Su visin es ser una seccin con programas modernos y profesionales competentes que contribuyan al desarrollo acadmico, personal, social, econmico, psicolgico, familiar y de salud del estudiantado del IUT de Los Llanos y su misin se enfoca en promover el desarrollo integral del estudiante a travs del Sistema de Servicios Mltiples que permitan el

mejoramiento permanente de su calidad de vida y que apunten a su excelencia acadmica. Entre sus funciones se destacan: Prestar servicio Mdico y Odontolgico: Prestar asesora en el rea de orientacin y Psicologa. Ofrecer ciruga y hospitalizacin a travs de FAMES. Prestar servicio de comedor a los estudiantes y personal en general. Ofrecer las distintas becas y ayudas econmicas los estudiantes.

El servicio de Becas se encuentra a cargo de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, tal como se muestra a continuacin:

Dpto. de Bienestar y Desarrollo Estudiantil

Secc. De Orientacin Acadmica y Psicosocial

Secc. De Asistencia en Salud y Nutricin

Secc. De Asistencia Socio-Econmica

Prog. Medico Odontolgico y Farmacia (medicinas)

Prog. Becas Comedor y Cafetn

Programas de Librera Estudiantil

Prog. Asistencia SocioEconmicas

Este Servicio se encarga de planificar, desarrollar y evaluar los programas asistenciales para la poblacin estudiantil. Entre los Programas Asistenciales que ofrece, se pueden mencionar: Becas Integrales del Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria. Becas OPSU. Becas de la Gobernacin promovido por el Centro de Estudiantes. Fundacin de Asistencia Mdico-Hospitalaria para los Estudiantes de Educacin Superior (FAMES). Ayudas Econmicas IUT de los Llanos, denominadas: Becas alumnos nuevos, Becas alumnos regulares, Becas excelencia acadmica y Beca trabajo. Ayudas especiales. Beca comedor.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OBJETIVO GENERAL: Revisar y Evaluar el Sistema de Control y Registro de las Solicitudes y Asignaciones de Becas de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del IUT de Los Llanos. OBJETIVOS ESPECFICOS: 1. Identificar los procesos que se llevan a cabo en el rea de becas. 2. Verificar la informacin obtenida del sistema a auditar. 3. Determinar las necesidades mediante la aplicacin de instrumentos para la recoleccin de datos. 4. Analizar los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema.

5. Establecer la recomendacin necesarias para la correccin y mejoramiento de las fallas encontradas.

ALCANCES DE LA AUDITORA La presente auditora ser realizada con el propsito de describir los procesos que ejecuta el sistema durante el registro y asignacin de las becas en la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnologa de Los Llanos, ncleo Valle de la Pascua; de igual manera, determinar las fallas en el desarrollo de dichos procesos, para as plantear las posibles recomendaciones. Esta auditora comprende la evaluacin de los sistemas: Hardware y Software, evaluacin del diseo lgico y fsico. Evaluacin del proceso de datos y de los equipos de computacin: seguridad de los datos, control de operacin, seguridad fsica y procedimientos de respaldo. Cumplimiento del proceso de almacenamiento de la Base de Datos de la de manera que abarca la explotacin, mantenimiento y diseo carga. Cabe destacar que todas estas evaluaciones sern realizadas con los instrumentos de recoleccin de datos elaborados para tal fin con la intencin de garantizar la eficiencia durante la ejecucin de cada prueba. METODOLOGA DE LA AUDITORA La metodologa utilizada est denominada como CRMR (Computer Resource Management Review), cuya traduccin es Evaluacin de la Gestin de Recursos Informticos. Segn Quinn Eduardo, 2001 en su libro: La Auditoria informtica dentro de las etapas de Anlisis de Sistemas Administrativos; CRMR son las siglas de Computer Resource Management Review, una buena traduccin puede ser, Evaluacin de la Gestin de recursos Informticos. Pag. (N) Esta terminologa destaca la posibilidad de realizar una evaluacin de la eficiencia en cuanto al uso de los recursos por medio de la administracin; las reas de aplicacin de esta metodologa son las siguientes:

Gestin de Datos Control de Operaciones Control y utilizacin de recursos materiales y humanos Interfaces y relaciones con usuarios Planificacin Organizacin y administracin. En funcin de la definicin dada, y a la especificacin de las reas aplicables para la

metodologa CRMR el rea establecida para este estudio es la Gestin de Datos y Control de Operaciones ya que la misma abarca situaciones referentes a la deteccin de malas respuestas a las peticiones de datos y necesidades de un sistema, lentitud en el proceso de resultados, obtencin de informacin errnea a causa de las fallas del proceso de datos o del sistema, y sobrecargas frecuentes en la capacidad de los procesos. El objetivo fundamental de esta metodologa es evaluar el grado de eficiencia e ineficiencia de los procedimientos y mtodos de gestin que se observan en el desempeo del rea a auditar; especficamente se evaluar, en lo que respecta al software, su desempeo y capacidad de respuesta ante una solicitud de datos; en cuanto a la interfaz grfica, la calidad y usabilidad del entorno para los usuarios finales y en relacin a la base de datos, se buscar que la misma cumpla con las reglas bsicas para su diseo y construccin. Entre las etapas concernientes a esta metodologa se pueden mencionar: Alcance y Objetivos de la auditora Estudio Inicial del Entorno auditable. Determinacin de los recursos necesarios para la realizacin de la auditora. Elaboracin de instrumentos para la recoleccin de informacin. Construccin y Anlisis de los resultados. Redaccin de Recomendaciones. Elaboracin del Informe Final.

INSTRUMENTOS DE AUDITORIA
Para la elaboracin del presente informe se aplicaron varios formularios para la recoleccin de los datos con el objetivo de revisar y evaluar los controles, sistemas y procedimientos de informtica de los equipos de cmputo, su uso, eficiencia y seguridad del rea de becas de la Seccin de Desarrollo y Bienestar, a fin de que a travs de los resultados obtenidos se logre un manejo ms eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada evaluacin del desarrollo del software. El Instrumento efectuado est basado en listas de chequeos, donde se tomaron en cuenta varios aspectos fsicos y procedimientos, entrevistas al personal, desarrollo del software, mantenimiento, base de datos, seguridad y las aplicaciones. Aspectos a evaluar en la auditora: ESPACIO FISICO: Revisin de las polticas y Normas sobre seguridad Fsica. Verificar la seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informtico

PERSONAL:
-

Evaluacin del personal y coherencia de cargos. Normas y Procedimientos del rea de informtica. Realizar un informe de auditora con el objeto de verificar la adecuacin de las funciones que sirven de apoyo a las tecnologas de la informacin.

HARDWARE:
-

Realizar un informe de Auditora con el objeto de evaluar el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de computacin.

SEGURIDAD;
-

Verificar la adecuacin de las medidas aplicadas a las amenazas definidas, as como el cumplimiento de los requisitos exigidos.

BASE DE DATOS:
-

Esta auditora comprende solamente al rea cumplimiento del proceso de manejo y funcionamiento de la base de datos de la de manera que abarca la explotacin, mantenimiento, diseo, carga del sistemas.

INSTRUMENTO PARA AUDITAR EL ESPACIO FISICO DEPARTAMENTO: Seccin de Becas FECHA: 23-05-2011 AUDITORES: - Coa Eduardo - Greisy Prez 1. El departamento posee: Aire acondicionado Proteccin contra el fuego Cerradura especial Camaras de seguridad Vigilante SI (x ) NO ( ) SI ( ) NO ( x ) SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO ( x )

2. Existe un lugar para resguardar la informacin de respaldo? SI ( ) NO (x ) 3. Se tiene asignado un lugar especfico para papelera y utensilios de trabajo? SI (x ) NO ( )
4. Son funcionales los inmuebles asignados para guardar la informacin?

SI ( ) NO ( x ) 5. Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en el rea donde estn los PC? SI ( x ) NO ( ) 6. Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerdan dicha prohibicin? SI ( ) NO (x )
7. Se tiene restringida la operacin de las computadoras al personal no autorizado?

SI (x ) NO ( )

8. El edificio donde se encuentra la computadora est situado a salvo de:

a) Inundacin? SI ( ) NO (x ) b) Terremoto? c) Fuego? d) Sabotaje? SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x )

9. Se han adoptado medidas de seguridad en el departamento donde se encuentra el sistema? SI ( ) NO ( x ) 10. El centro de cmputo tiene salida al exterior? SI ( ) NO (x )
11. En el Departamento existen alarmas para:

a) Detectar fuego(calor o humo) en forma automtica? SI ( ) NO (x ) b) Avisar en forma manual la presencia del fuego? c) Detectar una fuga de agua? d) No existe SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x )

12. Existen alarmas para detectar condiciones anormales del ambiente en el Departamento?

SI ( ) NO (x ) 13. Existen extintores de fuego: a) Manuales? b) Automticos? fuego? SI ( ) NO (x ) 15. Existe una preparacin para el manejo de extintores de incendios? SI ( ) NO (x ) SI ( ) NO (x )

14. En caso de existir extintores automticos son activados por detectores automticos de

SI ( ) NO ( x )

16. Los interruptores de energa estn debidamente protegidos, etiquetados y sin obstculos para alcanzarlos? SI ( x ) NO ( ) 17. Existe salida de emergencia? SI ( ) NO ( x ) 18. Se revisa frecuentemente que no est abierta o descompuesta la cerradura de esta puerta? SI ( ) NO (x )
19. Se ha tomado medidas para minimizar la posibilidad de un incendio:

a) Evitando artculos inflamables en el departamento de cmputo? SI ( ) NO ( x) b) Prohibiendo fumar a los operadores en el interior? SI (x ) NO ( ) c) Vigilando y manteniendo el sistema elctrico? SI ( ) NO (x ) d) No se ha previsto SI ( ) NO (x ) 20. Se limpia con frecuencia el polvo que se acumula en el equipo donde funciona el sistema? SI ( ) NO (x )

INSTRUMENTO PARA AUDITAR EL PERSONAL

DEPARTAMENTO: Seccin de Becas AUDITORES: - Coa Eduardo - Greisy Prez

FECHA: 23-05-2011

1. Existen una persona responsable de la seguridad? SI ( ) NO (x ) 2. Existe personal de vigilancia en la institucin? SI (x) NO ( ) 3. Existe una clara definicin de funciones entre los puestos clave? SI ( x) NO ( )
4.

Existe un documento donde este especificado la relacin de las funciones y obligaciones del personal? SI ( ) NO (X )

5. Se controla el trabajo fuera de horario? SI ( ) NO (x ) 6. Se registran las acciones de los operadores para evitar que realicen algunas pruebas que puedan daar los sistemas? SI ( ) NO (x ) 7. Existe vigilancia en el departamento las 24 horas? SI ( ) NO (x ) 8. Se permite el acceso a los archivos y programas a los programadores, analistas y operadores? SI ( x) NO ( )
9. Se ha instruido a estas personas sobre que medidas tomar en caso de que alguien pretenda

entrar sin autorizacin? SI ( ) NO (x ) 10. Son controladas las visitas al departamento? SI ( ) NO (x ) 11. Se ha adiestrado el personal en el manejo de los extintores? SI ( ) NO (X ) 12. El personal ajeno a operacin sabe que hacer en el caso de una emergencia (incendio)?

SI ( ) NO (x ) 13. Se ha adiestrado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones en caso de emergencia? SI ( ) NO (x ) 14. Cundo se efectan modificaciones a los programas, a iniciativa de quin es? a) Usuario Administrador b) Programadores SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( )

15. La solicitud de modificaciones a los programas se hacen en forma? a) Oral? b) Escrita? SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( )

16. .Existen controles y medidas de seguridad sobre las siguientes operaciones? Cuales son? Recepcin de documentos Informacin Confidencial Captacin de documentos Programas Documentos de Salida En cuanto al acceso de personal Seguros contra robo e incendio Cajas de seguridad SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( ) SI (x ) NO ( )

Operacin del equipo de computacin

17. Existe personal encargado de hacer auditoria interna al sistema del departamento? SI ( ) NO (x )

INSTRUMENTO PARA AUDITAR EL HARDWARE

DEPARTAMENTO: Seccin de Becas AUDITORES: - Coa Eduardo - Greisy Prez

FECHA: 23-05-2011

1. Los computadores tienen acceso a Internet? SI (X ) NO ( )

2. Los PC poseen la tecnologa suficiente para soportar que el sistema tenga un uso correcto? SI (X ) NO ( )
3. Aplican mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de computacin?

SI ( ) NO (x )
4. Reciben respuesta inmediata por parte de los encargados del hacerle mantenimiento a los

PC? SI ( ) NO (x ) 5. Se cuenta con copias de los archivos en lugar distinto al de la computadora? SI ( ) NO ( x) 6. Se tienen establecidos procedimientos para la realizacin de respaldo de seguridad de la informacin? SI ( ) NO ( x)

7. En una serie del 1 al 5, el nmero de respaldos de datos es igual o menor de 2? SI ( ) NO ( x) 8. En una serie del 1 al 5, el nmero de respaldos de datos es igual o mayor de 2? SI ( ) NO ( x)

9. Que tipos de controles ha propuesto para proteger los datos del sistema? Claves de acceso Respaldos SI (x ) NO ( ) SI ( x) NO ( )

Registro histrico de actividades SI (x ) NO ( ) 10. Se cumplen? SI (x ) NO ( )

11. Se auditan los sistemas en funcionamiento?

SI ( ) NO (x )
12. Se ha establecido un nmero mximo de violaciones en sucesin para que la computadora

cierre esa terminal al inicio de sesin de usuario de manera que el sistema se bloquee y de notificacin al responsable del mismo? SI (x ) NO ( ) 13. Se registra cada violacin a los procedimientos con el fin de llevar estadsticas y frenar las tendencias mayores? SI (x ) NO ( )

INSTRUMENTO PARA AUDITAR LA SEGURIDAD

DEPARTAMENTO: Seccin de Becas AUDITORES: - Coa Eduardo - Greisy Prez

FECHA: 23-05-2011

1. Existen medidas, controles, procedimientos, normas y estndares de seguridad? SI ( ) NO (X )

2. Existen procedimientos de notificacin y gestin de incidencias?

SI ( ) NO (X )
3. El sistema efecta procedimientos para realizar de copias de seguridad y de recuperacin

de datos? SI (X ) NO ( ) 4. Existe una relacin del personal autorizado a conceder, alterar o anular el acceso sobre datos y recursos? SI (X ) NO ( )
5. Se realizan peridicamente controles para verificar el cumplimiento de los procesos que se

llevan a cabo en la realizacin de documento de oficina? SI ( ) NO ( X)

6. Existen medidas a adoptar cuando un soporte de datos vaya a ser desechado o reutilizado?

SI ( ) NO (x )
7. El personal autorizado puede acceder a los departamentos donde se encuentran ubicados

sistemas con datos importantes? SI ( X) NO ( )

8. El personal autorizado tiene acceso a los archivos o soportes de datos?

SI (X ) NO ( ) 9. Existe un perodo mximo de vida de las contraseas?

SI ( ) NO (X )
10. Todos los usuarios autorizados pueden acceder al sistema y modificar sus tipo de acceso?

SI ( ) NO (X ) 11. Los derechos de acceso concedidos a los usuarios son los necesarios y suficientes para el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas? SI ( X) NO ( )
12. Se puede depurar al sistema, de aquellas cuentas de usuarios que no estn activas?

SI ( ) NO (X )
13. En referencia al uso del sistema, las personas que tienen atribuciones y privilegios dentro

del sistema para conceder derechos de acceso son las autorizadas e incluidas en el mismo? SI (X ) NO ( )
14. El sistema de autenticacin de usuarios guarda las contraseas encriptadas?

SI ( X) NO ( )
15. Existen procedimientos de asignacin y distribucin de contraseas?

SI (X ) NO ( )

INSTRUMENTO PARA AUDITAR LA BASE DE DATOS DEPARTAMENTO: Seccin de Becas FECHA: 23-05-2011 AUDITORES:

- Coa Eduardo - Greisy Prez

1. Utilizan softwares de Sistemas Gestores de Base de Datos (SGBD)? SI (X ) NO ( )

2. Existe personal restringido que tenga acceso a la Base de Datos?

SI (X ) NO ( )
3. El SGBD es dependiente de los servicios que ofrece el Sistema Operativo (SO) ?

SI ( ) NO (X )
4. La interfaz que existe entre el SGBD y el Sistema es la adecuada?

SI (X ) NO ( )
5. Existen procedimientos formales para la operacin del SGBD?

SI ( ) NO ( X)
6. Son suficientemente claras las operaciones que realiza la BD?

SI (X ) NO ( ) 7. Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI (X ) NO ( )

8. Los archivos borrados se guardan en alguna carpeta proporcionada por el sistema?

SI ( ) NO (X )
9. Se tiene un responsable directo del SGBD?

SI ( ) NO (X )

10. Se realizan auditorias peridicas a los medios de

almacenamiento que contienen los

respaldos del sistema? SI ( ) NO (X )

11. El personal autorizado est capacitado para manipular la Base de Datos?

SI ( ) NO (X )
12. Se lleva control sobre los archivos trasmitidos por el sistema?

SI (X ) NO ( )
13. Se Programas actividades para el mantenimiento preventivo de los equipos y sistemas

de informacin? SI ( ) NO (X )
14. Se garantiza la integridad de los datos almacenados en el sistema?

SI ( X) NO ( )
15. De acuerdo con los tiempos de utilizacin de cada dispositivo

del sistema, existen

equipos capaces de soportar el trabajo? SI (X ) NO ( ) 16. El SGBD tiene capacidad de teleproceso? SI (X ) NO ( )

17. Se ha investigado si ese tiempo de respuesta satisface a

los usuarios? suficiente para atender el

SI (X ) NO ( )
18. La capacidad de almacenamiento mximo de la BD es

proceso por lotes y el proceso remoto? SI (X ) NO ( )

AUDITORIA ESPACIO FSICO PERSONAL HARDWARE SEGURIDAD BASE DE DATOS

TOTAL SI (%) 25 57.1 53.3 53.3 63.1

TOTAL NO(%) 75 42.8 46.6 46.6 36.8

OBSERVACIN 20 Preguntas 28 Preguntas 13 Preguntas 15 Preguntas 19 Preguntas

ESPACIO FSICO

20preg untas ; S % 5; 25% i ;

20preg untas ; No % 15; 75% ;

S% i

No %

PERSONAL

28preg untas ; No % 12; 43% ; 28 preg untas ; S % 16; 57% i ;

S% i

No %

HARDWARE

15 preg unta s ; No % 7; 47% ;

15 preg unta s ; S % 8; 53% i ;

S% i

No %

SEGURIDAD

15preg untas ; No % 7; 47% ;

15 preg untas ; S % 8; 53% i ;

S% i

No %

BASE DE DATOS

19 preg unta s ; No % 7; 37% ;

19 preg unta s ; S % 12; 63% i ;

S% i

No %

RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

AUDITORA FISICA

RESULTADOS: Como resultado de la auditora al rea fsica de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, especficamente el rea de becas, podemos manifestar que el Departamento presenta escasez de personal debidamente capacitado en lo que respecta a seguridad fsica, a su vez se pudo detectar que es necesaria la presencia permanente de un personal de vigilancia ya que es un sitio que posee distintas oficinas y tiene un gran flujo de personas. Se observ que no se toma en cuenta la capacitacin en lo que refiere a administracin de desastres. Por otro lado los equipos de computacin no se encuentran en lugares seguros y no se garantiza la seguridad de los mismos. RECOMENDACIONES: Instalacin de equipos ms actualizados y de mayor capacidad para el uso adecuado de los sistemas. Asignar un lugar para resguardar los respaldos de informacin. Implantar salidas de emergencia. Elaborar carteles alusivos a la prohibicin del cigarrillo, a tomar alimentos y bebidas en reas donde se encuentren los computadores. Proponer la implantacin de sistemas contra incendios, cmaras de seguridad, entre otros.

AUDITORIA DEL PERSONAL RESULTADOS: Como resultado de la auditora realizada al personal adscrito de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, especficamente el rea de becas; podemos manifestar que en esta dependencia no se lleva un control de visitas, no se encuentran capacitados con respecto a la administracin de desastres; no se encuentran especificadas las funciones del personal, se requiere la capacitacin en cuanto al manejo de software. RECOMENDACIONES: Realizar Capacitaciones al personal en cuanto el uso de sistemas automatizados. Realizar capacitaciones al personal en referencia a la administracin de desastres (Terremotos, incendios, y otros). Mantener los sistemas resguardados del personal ajeno al departamento. Que el personal permanezca identificado con su carnet durante sus labores y solo permitir la entrada de personas que se encuentren identificados. Solicitar ante la Oficina de Organizacin y Mtodos el organigrama actualizado del departamento y los respectivos documentos donde se reflejan los cargos y funciones del personal que actualmente labora en esa dependencia. Se recomienda llevar un control detallado de las personas que entran y salen del departamento.

AUDITORIA AL HARDWARE RESULTADOS: Como resultado de la auditora realizada al hardware asignado a la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, especficamente el rea de becas; se detect que no existe

una planificacin para la realizacin de mantenimiento peridico de los equipos de computacin asignados a esta rea y no se obtiene respuesta inmediata por parte del personal encargados de hacer dicho mantenimiento. De igual manera no se ha aplicado auditorias a los sistemas en uso y no se han establecido procedimientos para la realizacin de respaldos a los archivos. RECOMENDACIONES: Elaborar un plan en conjunto con los encargados de la oficina de sistema que contemple el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos donde operan los sistemas de informacin. Actualizar peridicamente los software para el buen funcionamiento de los equipos y el sistema. Se sugiere almacenar los datos en lugares donde puedan ser recuperados en caso de que existan fallas en los sistemas donde originalmente se encuentran. Resguardar las copias de seguridad de datos en sitios seguros y aislados de personal externo al departamento. Elaborar un procedimiento organizado para realizar la migracin de un software desde un entorno operativo antiguo a otro nuevo. Respaldar la informacin constantemente, para evitar la perdida de datos importantes. No realizar operaciones como instalacin y desinstalacin de equipos sin antes haber consultado las personas encargadas del manejo de los mismos.

AUDITORIA DE LA SEGURIDAD

RESULTADOS: Como resultado de la auditora realizada a la seguridad de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, especficamente el rea de becas; se detect los equipos no se encuentran resguardados en lugares seguros del personal ajeno al departamento, asimismo no existe un

control que permita establecer los procesos relacionados con desechos y reutilizacin de informacin. No se cuenta con un Software que permita la seguridad los programas y la restriccin del acceso de los mismos, las modificaciones a los programas son solicitadas generalmente por escrito en donde se describen los cambios o modificaciones que se requieren.

RECOMENDACIONES:

Asignar un responsable por departamento para el manejo de informacin importante y confidencial. Hacer uso de manuales de operacin de los sistemas de informacin. Elaborar una relacin del personal autorizado que puede ingresar a los sistemas de informacin. Adoptar medidas para el control de los datos que no estn en uso y aquellos que pueden ser reutilizados. Se recomienda establecer un perodo mximo de vida de las contraseas con las cuales se ingresa a los sistemas. No permitir que personas no autorizadas hagan uso de los sistemas de informacin. Llevar un control a travs del registro o bitcora de las operaciones que se realizan dentro de los sistemas de informacin, para as evitar violaciones de restricciones y el uso indebido de los mismos.

Crear mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no modifiquen los sistemas sin antes haber conocido la documentacin de los programas y sistemas.

Elaborar toda la documentacin tcnica correspondiente a los sistemas implementados y establecer normas y procedimientos para sus actualizaciones. Evaluar e implementar un software que permita mantener el resguardo de acceso de los archivos de programas y an de los programadores.

AUDITORIA DE BASE DE DATOS

RESULTADOS: Como resultado de la auditora realizada a la base de datos del sistema de becas de la Seccin de Desarrollo y Bienestar Estudiantil; se detect que no existen procedimientos formales para la operacin de los gestores de base de datos por parte de los usuarios finales del sistema, no se realizan respaldos peridicos de los datos, no se cuenta con un responsable del manejo de la base de datos, no se realizan auditorias a los medios de almacenamiento donde se resguarda la informacin, el personal autorizado para el uso del sistema no se encuentra capacitados para el manejo y modificacin de la base de datos; no existe un calendario de mantenimiento de rutina peridico del software definido por la Base de datos. RECOMENDACIONES: Elaborar toda la documentacin lgica correspondiente a los sistemas de administracin de la base de datos. Evaluar e implementar un software que permita mantener el resguardo de acceso de los archivos de programas, independientemente de los programadores. Implementar las relaciones con las diferentes reas en cuanto al compartimiento de archivos permitidos. Elaborar un plan de mantenimiento y depuracin de la base de datos. Capacitar al personal para el manejo de la Base de Datos. Dar a conocer la importancia del sistema gestor de base de datos a los usuarios que operarn el sistema.

CONCLUSIN

Los principales objetivos que constituyen una auditoria Informtica son el control de la funcin informtica, el anlisis de la eficiencia de los Sistemas Informticos, la verificacin del cumplimiento de la normativa general del lugar a auditar y la revisin de la eficaz gestin de los recursos materiales y humanos informticos. Cabe destacar que el recurso humano es el factor ms importante que posee la empresa, ya que si se cuenta con tecnologa de punta, pero con personal no calificado se cae en la ineficiencia, asimismo la capacitacin es importante, ya que si no hay capacitacin constante, el personal tiende a desactualizarse en cuanto al uso de herramientas menos sofisticadas para hacer mas fcil su trabajo. La auditora comprende etapas muy importantes para la deteccin de fallas para luego poder buscar las posibles soluciones y recomendaciones. Al inicio del presente informe se estableci cada uno de los tems a desglosar, y se desarroll detalladamente cada uno de ellos; el anlisis del entorno institucional arroj informacin de mucha utilidad para la elaboracin de los instrumentos y al mismo tiempo para determinar el tipo de metodologa a utilizar. Por otra parte el alcance de la auditora estuvo comprendido con la evaluacin de los sistemas: Hardware y Software, evaluacin del diseo lgico y fsico, especificando que todas estas evaluaciones se realizaron con los instrumentos diseados para tal fin con la intencin de garantizar la integridad de los datos recabados, de igual forma con el anlisis de los resultados se pudo manifestar que se cumpli con realizar cada uno de los objetivos de la auditoria para lo cual se obtuvo los resultados de la reas auditadas. Por ultimo, es importante mencionar que cada una de las recomendaciones se realizaron de acuerdo a las problemticas presentadas por lo cual es de gran valor la aplicacin de las mismas ya que con ello se podr obtener un mejoramiento en el desenvolvimiento y desempeo de las actividades y procesos del rea de becas.

FUENTES BIBLIOGRFICAS

PIATTINI, Mario y Emilio del Peso. Auditora Informtica. Un enfoque prctico. Editorial RA-MA.

FUENTES ELECTRNICAS:

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