Contenido

MARCO LEGAL............................................................. 3 PRINCIPIOS DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA 1000:2004.......................................................................... 4 OBJETO DE LA NTC GP 1000:2004 ...................... 5 CAMPO DE APLICACIN DE LA NTC GP 1000:2004.......................................................................... 6 TRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NTCGP 1000:2004.......................................................................... 6 PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN DOCUMENTAR PARA DAR CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN CALIDAD ........................................................................ 9 CONFORMACIN DE LA NORMA NTCGP 1000:2004........................................................................ 11 AVANCE ESPECIFICO NORMA NTCGP 1000:2004 NUMERAL 4.2 GESTIN DOCUMENTAL .......................................................... 12 MECI: MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ...................................................................... 14 NECESIDAD DE IMPLEMENTAR MECI....... 16

FASES DE IMPLEMENTACIN DE MECI ..... 17 PRINCIPIOS RECTORES DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ............. 17 CONTROL INTERNO: OBJETIVO ........................ 18 SISTEMA CONTROL INTERNO ........................... 19 NUESTROS RESULTADOS ..................................... 20 ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ESE CON LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA MECI .... 21 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE MECI EN NUESTRA ESE HOSPITAL GUILLERMO GAVIRIA CORREA! ...................... 25 ACTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DISEO, IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA MECI............................................................ 26

MARCO LEGAL
DECRETO 4110 DE 2004
ARTCULO 1. Adoptase la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003.

La norma NTCGP 1000:2004 documenta los requisitos del SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS, est dirigida a todas las entidades referidas en la Ley 872 de 2003 y tiene como propsito mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. El sistema documentado en esta Norma es COMPATIBLE y COMPLEMENTARIO con otros sistemas de gestin como el de Control Interno (MECI: Modelo Estndar de Control Interno), Desarrollo Administrativo, Ambiental, Salud Ocupacional y Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin en Salud definido en el Decreto 1011 DE 2006, por lo cual, nuestro hospital esta implementado un nico Sistema de Gestin de la Calidad con nfasis en el Sistema nico de Acreditacin que incluya los requisitos de estos sistemas y permita optimizar recursos, evitando reprocesos.

PRINCIPIOS DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA 1000:2004

Transparencia Liderazgo

Mejora continua Enfoque hacia el cliente Enfoque basado en los procesos Enfoque del sistema para la gestin

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Coordinacin, cooperacin y articulacin

Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

OBJETO DE LA NTC GP 1000:2004

Esta norma especfica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad aplicable a entidades a que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades.

CAMPO DE APLICACIN DE LA NTC GP 1000:2004

Los requisitos de esta norma son genricos, por lo cual son aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la Ley 872 de 2003. Esto quiere decir que el Sistema de Gestin de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios se puede implementar sin importar su tipo, tamao, producto o servicio suministrado.

TRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NTCGP 1000:2004

ACCIN CORRECTIVA: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una entidad. MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.

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OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. POLTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin de la entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Es aquel que se encuentra establecido, documentado, implementado y mantenido. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados: Procesos estratgicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. PRODUCTO / SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. REGISTRO: Documento desempeadas. que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

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REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN DOCUMENTAR PARA DAR CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN CALIDAD

La norma NTC GP 1000:2004, en su numeral 4.2.1 literal d, establece que se DEBE contar con los documentos REQUERIDOS por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse la eficaz planificacin, operacin y control de procesos. Esto quiere decir que DEBEMOS documentar los procedimientos que consideremos necesarios para ejecutar adecuadamente las actividades y tareas a cargo.

Adicionalmente, la norma exige que como mnimo deban existir 6 procedimientos obligatorios que son los siguientes:

CONFORMACIN DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

AVANCE ESPECIFICO NORMA NTCGP 1000:2004 NUMERAL 4.2 GESTIN DOCUMENTAL

La ESE Hospital Guillermo Gaviria Correa cuenta con una gestin documental acorde con el nivel de complejidad, que puede ser consultada por todos los funcionarios en medio fsico en la oficina de control interno, y por medio magntico en la pgina web de la institucin www.hospitalcaicedo.gov.co donde se encuentran publicadas todas las polticas, guas, procedimientos, instructivos, manuales, protocolos y cdigos que se implementan en la ESE.

MECI!

MECI: MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

DECRETO 1599 DEL 20 DE MAYO DE 2005 POR EL CUAL SE ADOPTA EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005

Es un SISTEMA integrado por el esquema de la Organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.

QUE SE DEBE MEJORAR CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS EN CADA PROCESO COMO SE EST REALIZANDO CADA PROCESO

IMPLEMENTACIN DEL AUTOCONTROL POR CADA FUNCIONARIO MEDIANTE INDICADORES SE EVALA LOS PROCESOS RECOMENDACIONES SOBRE REALIZACIN DE AJUSTES

NECESIDAD DE IMPLEMENTAR MECI

CAUSAS
Debilidades en los procesos de evaluacin y resultados

SOLUCIONES Constitucin Poltica Art. 209 y 269

Debilidades en el seguimiento a planes de

mejoramiento.
Debilidades en la gestin por procesos Desconfianza en la administracin pblica Existencia de prcticas administrativas que no generan confianza Debilidades en el direccionamiento estratgico Debilidades en la administracin de riesgos y proteccin de recursos Debilidades en la gestin por procesos

Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998 Decreto 1599 de 2005 Decreto 2621 de 2006 Decreto 2913 de 2007

FASES DE IMPLEMENTACIN DE MECI

Planeacin al Diseo e Implementacin Diseo e Implementacin Evaluacin de la Implementacin del Modelo Normograma

PRINCIPIOS RECTORES DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

AUTOCONTROL: Es la capacidad de cada Servidor Pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. AUTORREGULACIN: Es la capacidad Institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del Sistema de Control Interno. AUTOGESTIN: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin.

CONTROL INTERNO: OBJETIVO

ESTABLECER:

ACCIONES, POLTICAS, MTODOS, PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE

PREVENCIN, CONTROL, EVALUACIN Y MEJORAMIENTO CONTINUO QUE PERMITAN

LA AUTOPROTECCIN NECESARIA PARA GARANTIZAR UNA FUNCIN ADMINISTRATIVA

TRANSPARENTE, Y EFICIENTE

SISTEMA CONTROL INTERNO

Proporciona una estructura para el control a la planeacin, gestin y la evaluacin, cuyo propsito es orientar la organizacin hacia el cumplimiento de sus objetivos; para una mayor comprensin en la aplicacin, este sistema se divide en:

SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS

La implementacin del sistema MECI en la ESE Hospital Guillermo Gaviria Correa es medida a travs de encuestas aplicadas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP- donde se indaga sobre el cumplimiento de implementacin del sistema. Para entender el nivel de implementacin y la necesidad de realizar acciones de mejora, el DAFP da a conocer los resultados mediante una tabla de interpretacin que permite definir el estado actual de la ESE:

AVANCE 90-100 60-89 0-89

RANGO DE IMPLEMENTACIN Cumplimiento Incumplimiento medio Incumplimiento alto

Se realiza reporte del avance cada ao mediante informe ejecutivo anual, y se realizan encuestas de nivel de implementacin de forma trimestral.

NUESTROS RESULTADOS
INFORME EJECUTIVO ANUAL 2008 AVANCE 96,07% 87,55% 100% SUBSISTEMA CONTROL ESTRATGICO CONTROL DE GESTIN CONTROL DE EVALUACIN

AVANCE MECI : 93.79 %

INFORME TRIMESTRAL DE NIVEL DE IMPLEMENTACIN JUNIO 2009 AVANCE 96,07% 98,15%% 100%
AVANCE MECI : 97.56 %

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATGICO CONTROL DE GESTIN CONTROL DE EVALUACIN

Se realiz el plan de mejoramiento, y se obtuvo puntaje de 97,56% logrando el cumplimiento de los subsistemas.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ESE CON LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA MECI
Cada funcionario es parte esencial de la implementacin del sistema y para salvaguardar sus aportes en esta implementacin, se crean varios subgrupos que facilitan el cumplimiento del modelo en la institucin con la participacin activa de todos:

EQUIPO MECI Gerente Subdirectora administrativa Representante de la direccin Coordinador odontologa Coordinador mdico Enfermera jefe Profesional universitario

Adelantar procesos de diseo, apoyo y coordinacin en las dependencias para la implementacin del MECI 1000:2005 Asumir el rol de facilitadores al interior de las respectivas dependencias apoyando el buen funcionamiento de los elementos de control Promover permanentemente la poltica de mejoramiento continuo. Promover el desarrollo de una cultura de AUTOCONTROL.

Implementacin, adaptacin, actualizacin y mejoramiento permanente del sistema de control interno. Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de las metas y objetivos de la ESE y hacer recomendaciones Asesorar la gerencia en la definicin de planes estratgicos y en la evaluacin del cumplimiento de los objetivos Recomendar las prioridades para la adopcin de los sistemas de informacin, as como ola utilizacin de indicadores Revisar el estado de ejecucin de los objetivos, polticas, planes, metas y funciones de cada dependencia de la ESE Coordinar con las dependencias de la ESE el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades

Presentar a consideracin del gerente propuestas de modificacin a las normas sobre control interno Reglamentar el funcionamiento de los distintos grupos o subcomits de coordinacin de control interno

COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO Gerente Subdirector administrativo Mdico coordinador Odontlogo Representante de la direccin Profesional Universitario jefe de control interno

Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del modelo estndar de control interno. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo e implementacin del modelo Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere realizar el equipo MECI, en armona y colaboracin con los servidores de dichas reas. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del MECI, aplicando correctivos donde se requiera Someter a consideracin del comit de coordinacin de control interno las propuestas de diseo e implimentacin del model, para su aprobacin

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN Profesional universitario rea de la calidad: ASESORA DE CALIDAD

Es un evaluador independiente. Planear, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin del sistema de control interno Fomentar en toda la organizacin la formacin de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misin institucional Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento Informa en tiempo real los inconvenientes detectados JEFE DE CONTROL INTERNO

Profesional universitario

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE MECI EN NUESTRA ESE HOSPITAL GUILLERMO GAVIRIA CORREA!

Autorregulacin del comportamiento tico de los servidores pblicos Servidores idneos y capacitados

Estructura por Procesos Optimizacin de la Gestin Mecanismo de mediciones implementadas

Compromiso de los servidores con la institucin Compromiso de la Alta Direccin Gestin efectiva y basada en procesos Definicin proceso de responsabilidades por

Satisfaccin del usuario y su familia Usuario y familia informados Clientes internos y externos informados Cultura de Autocontrol Mejora, eficacia, eficiencia en los procesos

Cultura de procesos Prevencin y/o mitigacin de riesgos en cada una de las actividades desarrolladas Mejora continua Mejora, eficacia, eficiencia en los Sistemas Integrados de Gestin Mejora, eficacia, eficiencia, efectividad en el Servicio de Salud ofrecido en el Hospital

ACTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DISEO, IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA MECI

ACTA DE COMPROMISO PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MECI 1000:2005 4 DE SEPTIEMBRE DE 2006 RESOLUCIN N 10B POR LA CUAL SE ADOPTA EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 9 DE ENERO DE 2007 RESOLUCIN N 49 POR LA CUALL SE CONFORMA LA ESTRUCTURA PARA LA IMPLEMENTACIN Y EL DESARROLLO DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO 8 DE MAYO DE 2007 RESOLUCIN N16 PORLA CUAL SE DESIGNA AL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA PARA EL DESARROLLO, DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECI DE LA EMPRESA 2 DE FEBRERO DE 2007 RESOLULCIN N 42 POR LA CUAL SE ACTUALIZA E COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 22 DE MARZO DE 2007 RESOLUCIN N21 POR LA CUAL SE ACTUALIZA EL COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 20 DE ABRIL DE 2009 RESOLUCIN N17 POR LA CUAL SE CONFORMA EL EQUIPO MECI 2 DE FEBRERO DE 2007 RESOLUCIN N20 POR LA CUAL SE ACTUALIZA LA CONFORMACIN DEL EQUIPO MECI 8 DE ABRIL DE 2009

Cartilla MECI E.S.E. Hospital Guillermo Gaviria Correa ELKIN DE JESUS CARDONA ORTIZ Gerente EDICION Y DIAGRAMACIN Paula Andrea Senz Osorio DISEO DE CARTULA Y FOTOGRAFA Omar Elicer Blandn Giraldo ASESOR DE CALIDAD Astrid Elena Estrada Ros

Caicedo, Antioquia 2009