UNA MIRADA A BPM

Juan Jos Camargo Vega . Efran Aperador Mancipe . Daro Augusto Medina Quevedo
1 1* 2** 3***

Docente Facultad de Ingeniera - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, Tunja. Doctorando en Ingeniera Informtica Universidad Pontificia de Salamanca. Madrid, Espaa.

Estudiante Pregrado Ingeniera de Sistemas y Computacin Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia. Estudiante Pregrado Ingeniera de Sistemas y Computacin Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia. *jjcamargovega@yahoo.com **efrain.aperador@gmail.com ***daryhinn@hotmail.com

______________________________________________________________________________ Resumen: Este artculo, muestra todo lo fundamental sobre BPM, y tiene como propsito mostrar la importancia, las caractersticas de BPM (Business Process Management), incluyendo sus alcances, sus beneficios, sus principales funcionalidades y sus arquitecturas. Palabras Clave: BPM, beneficios de BPM, alcances de BPM, estndares de BPM, arquitecturas de BPM. Abstract: This Article, shows all the fundamentals of BPM, and is intended to show the importance, BPM features (Business Process Management), including its scopes, their benefits, their main features and their architectures. Key Words: BPM, benefits of BPM, scopes of BPM, BPM standards, BPM architectures Definicin de BPM: Aunque no existen definiciones oficiales, ms o menos se est de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio. cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organizacin en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatizacin y mucha mayor potencia.1 (Business Process Management Gestin de Procesos de Negocio). Es un conjunto de disciplinas empresariales, basadas en enfoques metodolgicos, aplicadas con el fin de mejorar la eficiencia a travs de la gestin holstica de los procesos, reglas y servicios del negocio, que se deben modelizar, automatizar, integrar, monitorizar y mejorar de forma continua. A da de hoy, el BPM se puede automatizar completamente a travs de los BPMS Business Process Management Systems, conjunto de software especializado para la modelizacin, integracin, orquestacin, y monitorizacin de procesos, reglas de negocio, servicios, sistemas y recursos empresariales.2 BPM, Business Process Management, por su posicionamiento global, es el modelo de gestin organizacional por excelencia. La razn principal es su fundamentacin en los procesos de la organizacin acorde con el ciclo de gestin natural de la misma
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1.

Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo y est

http://www.club-bpm.com/Noticias/opiex20110001.htm http://www.club-bpm.com/B.htm

(P.H.V.A.: Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y su articulacin con los diferentes sistemas de gestin (Calidad, Riesgos, Costos, Competencias, Conocimiento, entre otros).3

2.

Beneficios de BPM: Consultores se presentan:

Para

RT&I

En una publicacin reciente, Tower Group (una reconocida firma de analistas de negocio), propone que la transformacin empresarial a travs de la gestin por procesos BPM provee paulatinamente mayor valor competitivo a medida que las organizaciones maduran con su adopcin 4

Simplificacin Cambia por completo la forma en que hacemos el trabajo Enfoque: cmo hacerlo ms simple, rpido, eficiente y efectivo

Eficiencia Automatizacin del flujo, siguiendo reglas y excepciones Acorta los ciclos de negocio (por ejemplo: del pedido al cobro) Cumplimiento a normas, regulaciones y gobierno corporativo Visibilidad de la ejecucin al instante para la toma oportuna de decisiones y el manejo de excepciones Ejecucin Consistente de acuerdo a los niveles de servicio acordados y conforme a los sistemas de calidad Agilidad Adaptacin rpida a cambios en mercado Aprovecha la inversin existente en tecnologa existente Mejora Continua Su objeto es optimizar el desempeo de negocio BPM: Valor estratgico y transformacin empresarial

Para Polymita Empowering Business Productivity El objetivo final es conseguir una mejora radical de la productividad de la empresa y de la calidad del servicio a los clientes. Ambos factores tienen un impacto crtico en el negocio, tanto por la reduccin de costes, como por el potencial aumento de los ingresos, gracias al aumento de la satisfaccin de los clientes y la rapidez de la puesta en marcha de nuevos servicios. La automatizacin y la mejora continua de los procesos permiten a una organizacin obtener, entre otros, los siguientes beneficios:

Automatizar, de forma gil y ordenada, uno o varios procesos de negocio. Mejorar el control sobre todas las actividades en curso. En todo momento, y en tiempo real, los usuarios y los managers tienen una fotografa de las actividades que se estn realizando en la empresa, as como del trabajo pendiente. Detectar y corregir rpidamente problemas (ej. cuellos de botella) y

http://www.cio.com.co/2008/bpm1.htm

http://www.valoreninfo.com/page12/page12.html

oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organizacin, y repartir la carga de trabajo. Orientacin de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno. Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboracin de varias personas, departamentos u organizaciones. Sistematizacin de los procesos y adecuacin de los procedimientos operativos a los procesos de valor aadido. Aumentar la rapidez en la puesta en marcha de nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida. Forzar el cumplimiento de normativas y estndares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentacin de todas las actividades. Mantenimiento y realimentacin del conocimiento de la organizacin, al estar formalizadas todas las secuencias de actividades que deben realizar las personas para conseguir los objetivos. Despliegue coherente y ptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorizacin y el desencadenamiento de acciones correctivas Identificacin de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfaccin del cliente y a la optimizacin de la cadena de valor. Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.5

3.

Alcances de BPM:

Para la oficina de prensa de la Escuela Colombiana de Ingeniera Julio Garavito en la noticia BPM, Estrategia de Negocios da a conocer; Lo cierto es que esta orientacin a procesos (BPM) no mira las reas funcionales de la empresa como islas independientes (rea jurdica, produccin, marketing, RRHH, etctera), sino que las ve como un todo, donde los procesos deben atender a los objetivos trazados en la institucin y cumplir tres caractersticas fundamentales: Que sean eficaces, cumpliendo con su propsito en calidad y oportunidad. Que sean eficientes, usando solamente los recursos necesarios. Que sean monitoreables, es decir que se pueda saber cunto se demoraron y cuntos se hicieron, si se hicieron bien o mal y si hay mucha gente o poca, entre otros elementos, para establecer ciclos de mejoramiento continuo.

Hacia la automatizacin El punto de partida es lograr un acuerdo entre las diversas reas acerca de qu informacin es necesaria para iniciar un trmite, por cules instancias de aprobacin o verificacin debe fluir, cules son los lmites de atribucin, qu resultado final debe generar y qu rastros debe dejar. Estos procesos, documentados de manera estndar, implican que las diversas instancias se pongan de acuerdo sobre esos procesos, pues a menudo surgen visiones distintas sobre cmo proceder; posiciones defensivas que buscan defender instrumentos de poder y control; o, por el contrario, significa que las personas queden formalmente como

http://www.polymita.com/portal/es/bpm/BPM_Benefits

responsables de algn paso del proceso que haban querido eludir. 6

4.

ARQUITECTURAS 4.1 ARQUITECTURA DE NEGOCIO: Una arquitectura de negocio es la representacin en diseo de cmo una empresa se define a s misma en trminos de su papel y propsito, y cmo define la forma en la que crea valor [1]. Al implementar BPM en una empresa se hace necesario verificar que la empresa tenga ciertos lineamientos previos de produccin, es decir que la empresa se sujete a estndares que estn relacionados directamente con la organizacin de la misma. Dentro de los lineamientos a seguir encontramos: Relaciones con los clientes, proveedores y terceros que intervengan en las operaciones normales de la empresa. Un lineamiento especial e importante es que la empresa no debe ser ajena a la gestin de calidad, si la empresa se dedica a la fabricacin de algn producto o la prestacin de algn servicio debe ser competente dentro del mercado y una manera de serlo es buscando certificaciones de calidad. Cabe resaltar que si usted busca la implementacin de BPM en su empresa y no cumple con los lineamientos de la arquitectura aun lo puede hacer pero deber hacer ajustes para lograr una buena implementacin del Manejo de Procesos de Negocios, una buena gua para realizar estas modificaciones para la cual usted no debe tener grandes conocimientos sobre el tema es BPM for Dummies. 4.2 ARQUITECTURA DE PROCESOS DE BPM: Una arquitectura de procesos consiste en pocas palabras en un representacin de los procesos de la empresa, es decir plasmar en un diagrama todos los procesos activos que mantiene la empresa, en general todos los procesos que estn organizados. Se hace
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necesario que se realice una correcta arquitectura de procesos, pues de aqu partimos para la automatizacin de los mismos. 4.3 ARQUITECTURA DE GESTIN PARA BPM: El papel de la gestin es poner todo en movimiento. Dentro del marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestin es dirigir las acciones y comportamientos de personas y sistemas, as como el flujo de informacin a travs del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los procesos para alcanzar los objetivos empresariales[1]. La gestin es una parte importante de la empresa, debido a que es durante esta parte de la arquitectura en la cual se inicia la puesta en marcha del BPM, adems es durante esta parte cuando se realiza el control de actividades, y en caso de encontrar problemas, buscar las soluciones lo ms rpido posible para no incurrir en costos mayores. La fase de gestin no termina cuando esta completamente implementado el BPM, sino que es una tarea continua para la bsqueda del desarrollo empresarial, y la correccin de errores o problemas que surgan con el pasar del tiempo, debido a que los procesos en los que se incurre se deterioran con el tiempo, y es necesario mantenerlos en continua mejora para incrementar la productividad.

5.

JBOSS INVESTIGACIONES SOBRE BPM: En ocasiones la tarea de implementar BPM en su empresa se puede tornar tediosa, y puede llevar a decisiones de acudir a terceros para su implementacin; JBOSS es un conjunto de herramientas de software que facilita la construccin de las arquitecturas y la puesta en marcha de BPM. JBOSS incluye una serie de tutoriales que facilitan su manejo, y hacen que usted pueda verificar las necesidades exactas de su empresa para poder implementar BPM.

http://www.revistavirtualpro.com/index/index.php?page=n oticia&noticia=243

una notacin que sea entendida por todos los usuarios del negocio [2], BPMN pretende unificar los modelos de notacin de procesos para que cualquier persona involucrada en el proceso de implantacin de BPM sea capaz de entender dichos modelos.

JBoss es un software desarrollado sobre java

para

BPM

6.

ESTANDARES BPM

6.1 Business Process Management Initiative (BPMI.org): BPMI es una organizacin sin nimo de lucro formada con el propsito de promover el uso de BPM, adems de facilitar a empresas de cualquier tamao operar sus procesos de negocio a travs de internet. Otra de las funciones de BPMI es establecer estndares de funcionamiento, operacin y descripcin para BPM, algunos de estos estndares son BPMN, BPML y BPQL, los cuales se definirn ms adelante. La caracterstica ms importante de los estndares de BPMI.org, es que han sido desarrollados bajo una fundamentacin matemtica llamada Pi Calculus, que es una rama del Process Calculi. [2], esta caracterstica se fundamenta en mtodos formales de computacin, los cuales permiten hacer modelos de procesos directamente 7 ejecutables . Los estndares de BPMI estn ligados los unos a los otros, es decir que cada estndar esta pensado para una parte de la implementacin de los sistemas BPM en una empresa, y se necesitan todos para una correcta implementacin del mismo. 6.2 Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN es un Nuevo tipo de notacin de modelo de procesos de negocio, el cual surge con dos objetivos principales: Proveer
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Ejemplo de Modelo de BPMN Fuente: WHITE, 2004 6.3 Business Process Modeling Language (BPML): BPML Es un meta lenguaje para modelar procesos de negocio, tal y como XML es un meta lenguaje para modelar datos de negocio.[3]. En pocas palabras BPML es un lenguaje abstracto que permite la representacin de los procesos del negocio. 6.4 Business Process Execution Language (BPEL): BPEL surge como un reemplazo de BPML (Business Process Modeling Language), el cual por falta de uso se fue descontinuando poco a poco. En la actualidad existen desarrollos sobre dos tipos de BPEL, el primero es BPEL4WS (BPEL for Web Services) el cual Es un lenguaje de ejecucin de procesos de negocios basado en XML promovido por OASIS.[4], y el segundo es BPEL4P (BPEL for People), que surge debido a que BPEL4WS est basado en algoritmos matemticos y que no tiene como consideracin las interfaces humanas. Como BPEL est enfocado principalmente a los servicios web, se implementa en ambientes de computacin distribuido, lo cual

RELACIN ENTRE LAS TENDENCIAS DE LOS BPMS Y LOS DESARROLLOS DE LAS PRINCIPALES REAS DE CONOCIMIENTO DE LA INGENIERA DE SISTEMAS, EAFIT

facilita en amplia manera la distribucin de tareas entre equipos de cmputo. Al ser BPEL un meta-lenguaje, est diseado para ser usado por personal especializado en el rea de la programacin, de esta manera el programador no se centra en la funcin de los procesos internos de las rdenes dadas al sistema, sino en una descripcin de como los procesos se desarrollaran a lo largo de la web. 6.5 Business Process Query Language (BPQL): Es un lenguaje que aun se encuentra en su etapa de desarrollo, BPQL ser una interfaz para la consulta y administracin de procesos de negocio, esta infraestructura o interfaz se compone de un Servidor de procesos que se encarga de ejecutar los procesos, y un repositorio de procesos, donde estos sern desplegados. 6.6 Workflow Management Coalition (WfMC): WfMC es una organizacin fundada en 1993 de investigadores acerca de workflow y BPM. La WfMC crea y contribuye estndares de relacionados a procesos, y es la nica organizacin que se centra nicamente en estos. WfMC ha creado estndares tales como XPDL (XML Process Definition Languaje), BPAF (Business Process Analitics Format), y Wf-XML.

Diseo

Optimizacin

Modelado

Monitoreo

Ejecucin

Ciclo de Vida de los Procesos 7.1.1 Modelamiento de Procesos de Negocio: Esta fase marca el inicio del ciclo, durante ella se crea o modela el proceso de negocio y se disean adems las mejoras a otros procesos para su optimizacin. 7.1.2 Implementacin: Se renen los componentes que conforman el proceso para proceder con su ejecucin o puesta en marcha. Es necesario involucrar personal especializado para la correcta implementacin del proceso. 7.1.3 Ejecucin de Procesos: Durante esta etapa se comienza la recoleccin de informacin para llevar el control sobre el proceso, una forma de hacerlo es reuniendo a los participantes, todos los que estn involucrados en el desarrollo del proceso. 7.1.4 Control y Gestin: Se rene y administra toda la informacin sobre el proceso para correccin de errores u optimizacin del mismo.

7.

CICLO DE VIDA

El ciclo de vida de BPM es un ciclo repetitivo, es decir que una vez terminada la ltima fase es necesario volver a la primera. El ciclo de vida de los procesos es diferente al del BPM y es necesario conocerlo antes de proceder con el ciclo de vida del BPM, consiste en cuatro fases principales:

El ciclo de vida del BPM es similar al de los procesos en algunos conceptos, y tambin consta de cuatro fases: 7.2.1 Estrategia de Procesos de Negocio: Durante esta fase se analizan todos los

procesos de negocios de la empresa, adems de las variables que puedan conllevar a un xito o fracaso de estos. En esta fase se realizan todas las tomas de decisiones de acuerdo a la informacin recolectada. 7.2.2 Diseo de Procesos de Negocio: Esta fase busca adaptar la empresa al mercado, es un tipo de puesta en marcha del proyecto, solo que, durante esta fase se realizara solo la preparacin de la empresa para la posterior implantacin de los procesos de negocio. 7.2.3 Implementacin de Procesos de Negocio: Durante esta fase se procede a la implementacin de los procesos, para esto tenemos que acudir a sistemas tecnolgicos que nos faciliten la tarea de sistematizar y automatizar los procesos de negocio, es importante que la tecnologa que se implante en la empresa este presta al cambio, es decir que sea flexible a las necesidades cambiantes de la empresa, de tal manera que, en caso de requerir actualizaciones por diferentes motivos, la tarea del cambio no se torne tediosa y difcil. Para lograr una buena implementacin es impresindible conocer muy bien la organizacin o tener en mente un mapa de los procesos de negocio, pues asi se ver reflejado en el software [5]. 7.2.4 Control de Procesos de Negocio: Esta fase consiste en la revisin continua de los procesos previamente implementados, de tal manera que se garantice la eficiencia de los procesos. La revisin se realiza sobre cada una de las etapas que el software maneja sobre los procesos de negocio8. Como se mencion anteriormente el ciclo de vida de los procesos del negocio es un ciclo de vida repetitivo y evolutivo, as se garantiza

la continua mejora de manejados en la empresa. CONCLUSIONES

los

procesos

BPM es una innovadora solucin a gestin de procesos sin importar su tipo, pero tiene un especial enfoque a los procesos de software. BPM se puede usar en cualquier tipo de empresa sin importar su tamao, y hay organizaciones sin nimo de lucro que apoyan a las empresas que deseen implementarlo. La implementacin de BPM en cualquier gestin de procesos garantizar un ciclo de vida que apunte hacia la bsqueda de la calidad, por ser algo innovador y diferente a las dems metodologas de gestin de procesos.

Todo Alrededor de BPM

[1] BPM for Dummies. Kiran Garimella. Michael Lees. Bruce William. Wiley Publishing INC. 2008. [2] Relacin Entre Las Tendencias De Los Bpms Y Los Desarrollos De Las Principales reas De Conocimiento De La Ingeniera De Sistemas. Fernandez Sierra, Carolina. Tafur Herrera, Adrian esteban. 2004. Disponible en http://bdigital.eafit.edu.co:8080/bdng/bdigital/PROYECTO/P005.369CDF363/P005.369CDF363.xm l [Consultado: 1- abr - 2010] [3] WHITE, Stephen. Introduction to BPMN. BPTrends. Julio de 2004 [4] Un caso de estudio para la adopcin de un BPMS. Javier Luis Cnovas Izquierdo, scar Snchez Ramn, Jess Garca Molina, Carlos Castillo Alarcn. Disponible en: http://alarcos.infcr.uclm.es/pnis/articulos/ pnis-07-canovas-bpms.pdf [Consultado: 4-abr-2011] [5] Todo alrededor de BPM. Juan Jose Camargo Vega, Jorge Enrique Otalora Luna, aura Beatriz Alvarado Gaona. 2010 [6] WHITE, Stephen. Introduction to BPMN. BPTrends. Julio de 2004. [7] Memorias V Simposio Internacional de Sistemas de Informacion e Ingenieria de Software en la Sociedad del Conocimiento Bogota, Colombia 2010 [8] Apuntes BPM. 3 de Noviembre de 2009. [En Linea], Disponible en http://www.clubbpm.com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf [Consultado: 20-abr-2011] [9] JBoss jBPM, White Paper. Jhon Koenig. 2004. [En Linea] http://www.jboss.com/pdf/jbpm_whitepaper.pdf [Consultado en: 7-abr-2011] Disponible en:

[10] Por que BPM no es ms de lo mismo. Javier Racca. 2007. [En Linea] Disponible en: http://www.bloggers.com.ar/system/noticia_detalle.php?id_prod=1483 [Consultado el: 7 abr 2011] [11] Optimizar los Procesos para aumentar la eficiencia. Pogrebnyakov, Nicolai. [En Linea] Disponible en http://www.mundofranquicia.com/opinion.php?tipo=opinion&id=426. [Consultado el: 4 abr - 2011] [12] Integracion del ERp en el BPMS. Orovio, Manuel. 2011. [En Linea] Disponible en: http://www.club-bpm.com/Noticias/art00149.htm. [Consultado el: 4 abr - 2011] [13] Business Process Management (BPM): Articulando estrategia, procesos y Tecnologia. Sanchez Maldonado, Luis Fernando. 2004. [En Linea] Disponible en: http://www.degerencia.com/articulo/business_process_management_bpm_articulando_estrategia_ procesos_y_tecnologia