MANUAL DE OPERACION

MANUAL DE OPERACIN

MANUAL DE OPERACION

CONVENCIONES

Para la comprensin de este manual es necesario conocer algunos smbolos utilizados: <Tecla> Hace referencia a una tecla, por ejemplo: <Enter>, <F1>. <Botn> Hace referencia a un botn en la pantalla., por ejemplo: <Editar>. [Campo/Titulo] Hace referencia a un campo que debe ser ingresado, un titulo contenido en la pantalla o un nombre de pagina / carpeta.

MANUAL DE OPERACION

GLOSARIO

PAS PA CC

Productos, Artculos y Servicios. Productos y Artculos. Centro de Costo.

INSTALACIN Y ACTUALIZACIONES

Busque el archivo ejecutable (de extensin .EXE) y ejectelo, el asistente de instalacin le guiara de la siguiente manera: Mostrar el tipo de software que se instalar en su computador, pulse <siguiente>. Mostrar las condiciones de la licencia, lalas con detenimiento, si las acepta seale <Estoy de acuerdo con los trminos...> y pulse en <Continuar> El sistema le mostrar la unidad y el directorio en el que instalar la aplicacin, pulse en <siguiente>, si es una actualizacin confirme la carpeta donde se encuentra actualmente instalado el software. Pulse en <Empezar>, entonces el instalador copiara todos los archivos necesarios al directorio especificado. una vez copiados los archivos se invocar el Asistente y se mostrar la pgina de [Instalacin] pulse en <Instalar>.

Al hacer Click en <Instalar> el Asistente inicia la segunda y ultima etapa en la instalacin ejecutando tareas como copiado de archivos y actualizacin del sistema. Para ejecutar la aplicacin busque en Windows, haciendo Clic en <Inicio>, <Programas> y busque aqu la aplicacin o en los conos en el escritorio.

ACTUALIZACIONES
El software puede desarrollar revisiones o actualizaciones de algunos programas de su aplicacin en este caso se crear un nuevo instalador o actualizacin que estar disponible va Internet y que el software accesar cuando lo requiera.

EL LICENCIAMIENTO
Cuando Usted instala la aplicacin ejecuta una versin de demostracin, para licenciar y legalizar su copia tenga en cuenta lo siguiente: Proporcione a su distribuidor los siguientes datos: Tipo de programa (PAS). Versin ID de su instalacin, esta la encuentra al ejecutar el Asistente en [Versin]. Su distribuidor le enviar un archivo que debe copiar en el directorio de la aplicacin o le dictara la secuencia de activacin (SAC) para que Usted digite en el asistente de licenciamiento, en cualquier caso conserve copia de los archivos de licenciamiento identificndolos plenamente como del equipo que se ha licenciado. Su licenciamiento se vera al iniciar la aplicacin en la pantalla de identificacin del usuario.

EL ACCESO
1. 2. Ingrese al programa haciendo Clic en el icono de la aplicacin Si su versin es de Demostracin observara una ventana con los datos de su Distribuidor y el Asistente de licenciamiento , pulse en <Continuar>.

3. 4. 5. 6.

Digite el centro de costo [CC] al que desea ingresar, inicialmente es 01, puede que no se pregunte este campo ya que se relaciona con los centros de costo a los que Usted puede accesar desde la terminal <Enter>. Digite su nombre de usuario y clave de acceso, inicialmente el usuario es ADMINISTRADOR con contrasea A01. Pulse en <Continuar>, puede ver ahora el men principal Pulse en <Salir> para salir de la aplicacin.

EL MENU PRINCIPAL
En este men estn contenidas las opciones que se pueden ejecutar y se presentan segn los permisos del usuario que accesa la aplicacin.

Este men presenta las opciones de manera jerrquica y vertical donde las carpetas (icono carpeta) representan los Grupos de funciones que se pueden ejecutar. Su presentacin es similar al Explorador de Windows.

Si desea salir de la aplicacin pulse en el men superior o en la parte superior derecha la opcin <SALIR>. Puede accesar a las opciones del men organizadas alfabticamente en la parte superior de la ventana.

Antes de comenzar a operar alguna funcin conozcamos algunas generalidades:

BOTONES
Algunas ventanas contienen botones que nos facilitan su funcionamiento y realizan tareas, algunos de estos son:

Botones de Navegacin:
Estos botones sirven para desplazarse por cada uno de los registros, ejemplo : si se encuentra en la ventana de clientes, estos sirven para ir al primer cliente , al anterior, al siguiente, al ltimo

Botn de Edicin:
Su funcin es permitir crear o modificar un registro, al pulsarlo posiciona el cursor en el campo que nos permite crear o modificar el registro. Este botn lo conocemos como <Editar>.

Botn de Borrado:
Anula o borra un registro <Eliminar>.

Botn de Consulta:
Este botn abre una ventana para buscar por cualquier criterio un registro.

Botn de Impresin:
Este botn genera el informe, reporte o invoca una reimpresin del documento consultado, en la mayora de las funciones invoca a la IMC. Este botn se conoce como <Impresin>.

Botn de Grabacin:
Graba las modificaciones en un registro. Este botn se conoce como <Grabar>.

Botn de Cancelacin :
Cancela las modificaciones realizadas en un registro.

Los botones de los reportes y programas de operacin y sistema varan segn las opciones de la funcin. Con este conocimiento podemos comenzar a ingresar informacin en el sistema, conozcamos entonces el primer grupo de la aplicacin.

TABLAS
Las TABLAS contiene la informacin bsica del sistema, es decir es la primera informacin que debemos ingresar, y esta compuesta por: PAS: que comprende : Agrupaciones : GRUPOS y SUBGRUPOS PA CC (PRODUCTOS, ARTICULOS Y SERVICIOS) Listas de precio. CLIENTES PROVEEDORES FORMAS DE PAGO, etc. Cuando Ud. adquiere el sistema, debe ingresar los productos o elementos que va a comercializar para que el sistema los reconozca. El reconocimiento de los productos a travs del sistema se hace de manera jerarquizada, es decir catalogando cada producto o elemento dentro de un grupo y un subgrupo. Vea el siguiente ejemplo en un supermercado:

Al hacer la jerarquizacin de los elementos que se venden podemos obtener trazabilidad por Grupo, Subgrupo, o por PAS (producto, articulo, servicio) de cualquier tipo de transaccin realizada en el sistema, por ejemplo del kardex o inventario. Dentro del grupo de tablas encontramos igualmente las opcin para ingresar la informacin de clientes, proveedores, formas de pago etc., que es necesaria para lograr nuestro objetivo. Ahora estamos listos para ingresar los PAS y jerarquizarlos.

GRUPOS Y SUBGRUPOS
\TABLAS\PAS\AGRUPACIONES
En esta ventana podemos ingresar los niveles de jerarquizacin de un producto:

Para crear un grupo haga lo siguiente: 1. 2. 3. Pulse <Adicionar grupo> Digite el cdigo que desea asignar al grupo <Enter> En [Descripcin] escriba el nombre que asignar al Grupo <Enter> Pulse en <Grabar>. Para ingresar un nuevo Grupo pulse en <Adicionar> y repita la operacin.

4.
5.

Para salir de la ventana pulse en <salir>.

Para crear un Subgrupo (de un Grupo): 1. 2. 3. 4. En la ventana de agrupaciones, seleccione el Grupo al cual quiere adicionar el Subgrupo. Pulse <Adicionar Subgrupo> Digite el cdigo que asignar al Subgrupo <Enter> En [Descripcin] escriba el nombre del Subgrupo <Enter> <Enter> o pulse en <Grabar>.

5.

No se pueden eliminar agrupaciones que contengan PAS.

PRODUCTOS, ARTICULOS Y SERVICIOS DEL CC (PAS CC)

\TABLAS\PAS\PAS CC

En esta opcin se maneja todo lo relacionado con los datos y parmetros del producto / articulo / servicio por cada CC, la ventana se compone de 5 partes: 1. Agrupaciones: parte lateral izquierda. 2. Relacin de PAS: parte central donde se identifica el cdigo, la descripcin y el tipo (PA= producto o artculo) o servicio. 3. Composicin: Parte central inferior, si un PAS es compuesto por otros PAS se identifican cuales son sus componentes. 4. Imagen: Cuadro inferior derecha, Muestra la imagen asignada al PAS. 5. Botones: Barra derecha, al pulsar los botones de mando nos permiten: <PA> adicionar o modificar un producto o artculo. <Servicio> Adicionar o modificar un servicio. <Buscar> Buscar por algn criterio, descripcin, valor, cdigo los PAS. <Informe> Relacionar los PAS para imprimirlos. <Composicin> Relacionar la composicin del PAS actual o de todos para imprimirlos. Existe un men contextual que se activa al pulsar el click derecho del mouse sobre cada PAS, permitindonos tareas especificas con el PAS seleccionado, estas son: Modificar. Eliminar Propiedades Generales: Permite editar las propiedades generales como cdigos alternos del PAS, etc. Composicin: Permite realizar la composicin del PAS seleccionado. Datos: Muestra los datos generales. Compuestos por este PAS: Muestra los productos que se componen del PAS seleccionado. Para crear o agregar un PA entonces:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Pulse <PA> En el campo [cdigo], digite el cdigo asignado al producto / articulo o lea con lector de Cdigo de barras <Enter>, Digite en [Descripcin] las caractersticas del producto o articulo <Enter>. Digite en [Unidad], la unidad de presentacin del producto o artculo, este campo es solo descriptivo <Enter>. Digite el nombre del Grupo al que pertenece en [Grupo] <Enter>. Digite el nombre del Subgrupo al que pertenece en [Subgrupo] Digite el porcentaje de impuesto que tiene (IVA). <Enter>. Digite el impuesto en valor (impoconsumo) solo se pregunta cuando se ha configurado el sistema para que lo haga. <Enter>. Digite el [costo], de compra del articulo o producto sin impuestos <Enter>. Digite el [costo promedio], de compra del articulo o producto sin impuestos, este costos se modifica automticamente con las compras posteriores <Enter>. Digite el [Porcentaje de utilidad nominal] para establecer el precio de venta a partir de un porcentaje, <Enter>. Digite el [valor], de venta del producto, el precio debe ya tener el impuesto (si as ha sido configurado el sistema) <Enter>. Especifique [No comprar] para que el PA no pueda ser comprado. [Genera etiqueta (Cdigo de barras)], indique esta opcin para generar la etiqueta cada vez que se compre y en las cantidades especificadas en la compra, solo se pregunta si es un Pas de compra. Especifique [No vender] para que el PA no pueda ser vendido, por ejemplo un insumo. Especifique [Preguntar precio de venta] para los PA que se puedan vender y cuyo precio pueda ser cambiado al momento de facturar (es necesario un permiso adicional para el usuario) . Especifique [Perecedero] para que el PA en su inventario, entrada, conteo sea necesario especificar su fecha de vencimiento y el sistema ayude a controlar su vencimiento. Especifique [Utiliza balanza] para que la cantidad del PA sea dada por una balanza al momento de facturar. Especifique [Permitir negativos] para que el sistema no impida el movimiento de salida (ventas, traslados, etc) si la existencia es negativa. Pulse en <Grabar>.

Observe que al ingresar el [Costo] y pulsar <Enter>, el cursor se posiciona en [Valor] y la aplicacin despus establece el porcentaje de ganancia, si desea establecer el porcentaje de ganancia debe configurar esta caracterstica en los parmetros del CC. Puede observar el porcentaje de ganancia [% Utilidad] es el porcentaje nominal que se desea obtener al vender el PA, este se tiene en cuenta para sugerir el precio de venta cuando el proveedor cambia el precio, el porcentaje real [%Real] es el que se obtiene despus de haber ajustado el valor de venta. En adelante los Productos o Artculos se denominan PA (por su abreviatura), los productos, artculos y servicios se conocen como PAS. Observe que ha ingresado [Datos bsicos] de sus productos/artculos, si desea especificar otras caractersticas en la pagina [Control] los puede realizar veamos:

SOLAPA [CONTROL] [Estado]: Especifique el estado en que quedar el PAS (Activo, inactivo o supervisado). [Clase]: Especifique la clase de producto o servicio (requerido para contabilidad). [Observaciones]: Puede colocar observaciones del PA que sirven para asesorar al cliente en el momento de la venta. [Exportar..] Especifique si el producto al ser exportado a otros sistemas se exporta como producto final o con toda su composicin. [Rango sobre precio de venta]: Especifique el porcentaje [Mnimo] de descuento y [Mximo] de incremento que se puede dar sobre el precio de venta, aplica nicamente a los PAS cuyo precio pueda ser cambiado al momento de facturar. [Puntos Crticos en Das]: Si desea realizar un control automtico de la existencia de sus productos puede especificar estos puntos, el control se realiza en das por que el control esta relacionado con el consumo promedio diario. Tenga en cuenta lo siguiente: Mximo: Es el tope mximo de inventario que puede almacenar o pedir de este PA, al sugerir el pedido, el sistema toma este punto como el mximo de pedido. Mnimo: Es el punto en el cual el sistema indica las existencia baja del sistema, el sistema tambin lo estima como punto de pedido. [Pedir en grupos de...]: Especifique la cantidad mnima en la que se debe hacer el pedido al proveedor.

La pagina [Datos] contiene datos de creacin, consumo ,existencia y compra.

MENU CONTEXTUAL
En la ventana inicial al seleccionar un PAS de la lista y pulsar click derecho tenemos acceso a las siguientes opciones: Modificar. Eliminar Propiedades Generales: Permite editar las propiedades generales como: 1. [Incluir Observaciones y Comentarios en la Factura]: Este parmetro habilita una casilla adicional de observaciones para el PA en el momento de la venta, esto es til cuando se quieren realizar anotaciones como Seriales o aspectos y condiciones del producto para el cliente. 2. [Cdigo alternos]: Especifique cada uno de los cdigos que son iguales al cdigo principal. Composicin: Permite realizar la composicin del PAS seleccionado, por ejemplo: en un supermercado la ancheta es un producto que se compone de varios PAS. Existen 2 tipos de composiciones segn su comportamiento en la venta: 1. Lineales: El compuesto se compone de un solo ingrediente o componente de la misma naturaleza. 2. Complejos: El compuesto se compone de varios ingredientes o componentes. Ejemplos: Una ancheta es de composicin compleja, un saco de arroz del que se sacan kilos es de composicin lineal. En un autoservicio de comidas existe el producto hamburguesa de carne de res, para esto necesitamos definir: El Grupo de Alimentos (cdigo ALI) Los Subgrupos de Hamburguesas (cdigo HAM), Panes y acompaantes (cdigo PYA) y Carnes (cdigo CAR). Crear el PA de hamburguesa (cdigo HAM) en el Subgrupo HAM y grupo ALI. Crear el PA carne de res (cdigo CAR) en el Subgrupo CAR y grupo ALI Crear el PA pan (cdigo PP) en el Subgrupo PYA y grupo ALI.

1. 2. 3. 4. 5. 1.

Para hacer la composicin realice lo siguiente: Seleccione el PAS hamburguesa y seleccione la composicin <compleja>. 2. Digite o lea (lector de cdigo de barras) el [PAS base] del que esta compuesto, digite el cdigo PP como referencia a la porcin de pan que ya ha creado. 3. Digite la [Cantidad] de la que se compone en Und. del PAS base. Ejemplo: Digite 1 para el [cdigo] PP que es porcin de pan, la hamburguesa esta compuesta de 1 pan. El anterior ejemplo es una composicin compleja . 1. 2. En un autoservicio de comidas existe el producto hamburguesa y esta puede ser de carne de res tradicional o de pollo, para esto necesitamos definir: Crear los Grupos y Subgrupos del anterior ejemplo. Crear los PA de hamburguesa (cdigo HAM) en el Subgrupo HAM, carne de res (cdigo CAR) en el Subgrupo CAR, carne de pollo (cdigo CP) en el Subgrupo CAR y la porcin de pan (cdigo PP) en el Subgrupo PYA, todos los PA pueden estar en el Grupo ALI. La composicin de esta hamburguesa esta definida por: Un producto fijo: el pan Un producto variable: la carne que se elija 1. Para hacer la composicin realice lo siguiente: Seleccione el PAS hamburguesa y seleccione la composicin <compleja>. Digite o lea (lector de cdigo de barras) el [PAS base] del que esta compuesto, digite el cdigo PP como referencia a la porcin de pan que ya ha creado, y en [Cantidad] digite 1 <Enter>. Si es un PA variable deje [PA Base] en blanco, lo que indica que es una composicin variable, puede especificar el [Grupo] del cual puede escoger la composicin o dejar en blanco y especificar el [Subgrupo] del cual puede escoger la composicin <Enter>. Puede hacer cualquier combinacin de definicin (dejarlos en blanco o especificar alguno) entre [Grupo] y [Subgrupo]. Para obtener los mejores resultados en las composiciones variables defina en un Subgrupo o Grupo nicamente los productos que se pueden escoger en el momento de la venta. Para el ejemplo digite en [Subgrupo] el cdigo CAR de carnes. Digite la [Cantidad] de la que se compone en Und. del PAS base. Para el ejemplo digite 1 para el cdigo PP que es porcin de pan, la hamburguesa esta compuesta de 1 pan. Digite 1 para el [Subgrupo] CAR que es el Subgrupo de carnes, la hamburguesa esta compuesta por una porcin de la carne que se elija.

2. 3.

4.

Datos: al pulsar esta opcin se tiene acceso a la consulta de datos bsicos del PAS.

Compuestos por este PAS: Muestra los productos que se componen del PAS seleccionado.

Si se especifica en la factura un PAS que tiene algn componente variable esta abre una ventana donde es posible elegir los PAS del Grupo y/o Subgrupo definido. El precio de venta de un PAS compuesto no se ve afectado por su composicin, se aplica el que se haya definido para el PA. Al realizar una composicin y grabarla, el sistema calcula el costo del PAS compuesto tomando en cuenta el costo y cantidad de los componentes.

LISTA DE PRECIOS
\TABLAS\PAS\LISTA DE PRECIOS
La lista de precios es utilizada para clientes que requieren precios especiales o simplemente para asignar PAS un precio especial.

La ventana inicial de lista de precios esta compuesta de la siguiente manera: Botones de mando: Cuadro superior, en l estn ubicados los botones de: <Adicionar>. <Modificar>. <Borrar>. <Buscar>. <Lista>, para imprimir la lista de precios seleccionada. <Lista base>, para imprimir la lista de precios base, especificada en la ventana del producto. Relacin de listas de precios., donde se muestra la descripcin ,unidad de redondeo y estado. Para crear una lista proceda de la siguiente manera: 1. Pulse <Adicionar>, el cdigo a la lista ser asignado automticamente.

2. 3. 4. 5.

Ingrese el nombre o [descripcin] de la lista de precios especiales <Enter>. [Redondear]: esta opcin es de utilidad cuando se especifica un porcentaje de descuento o incremento, ya que la cifra que de cmo resultado ser redondeada a la unidad que especifique <Enter>. Indique el [estado] de la lista de precios (activa, inactiva) <Enter>. <Condicin>: Pulse este botn si desea que la lista se active automticamente teniendo en cuenta condiciones como hora y fecha, algunos ejemplos de la sintaxis son:

Cdigo
CDOW(DATE())=DOMINGO INLIST(CDOW(DATE()),LUNES,MARTES,MIERCOLES) CDOW(DATE())=DOMINGO AND BETWE(TIME(),18:00,21:00) BETWE(TIME(),18:00,21:00)

Descripcin
La lista se activara los domingos La lista se activara de lunes a mircoles La lista se activara los domingos de 6:00 PM a 10:00 PM La lista se activara todos los das de 6:00 PM a 10:00 PM

6.

7.
8. 9. 10.

Especifique el cdigo del [PAS] que desea incluir en la lista <Aceptar>, si desea incluir todos los PAS del sistema deje este campo en blanco. Si dejo en blanco [PA] puede especificar el [Grupo] y/o [Subgrupo] que desea incluir en la lista <Enter>, si desea incluir todos los PAS del sistema deje estos campos de Grupo y Subgrupo en blanco. Si desea condicionar el precio a un monto de unidades, especifique en [Desde][Hasta] el rango de unidades, si no desea condicionarlo deje estos campos en blanco <Enter>. Especifique el [Precio Venta] que aplicar <Enter>, si desea aplicar un porcentaje de descuento o de incremento deje este campo en blanco <Enter>. Especifique en [Porcentaje] el porcentaje de incremento o de descuento que aplicar, positivo si desea aumentar y negativo si desea hacer descuento. <Enter>.

Las listas de precios se aplican en la factura. Las listas de precios se pueden relacionar con un Cliente.

PROVEEDORES
\TABLAS\PROVEEDORES
La base de datos de proveedores es indispensable para realizar las compras, aqu se incluyen los datos que harn posible esta tarea, adems de los informes que se pueden generar a partir de esta informacin.

La ventana inicial se compone de botones de mando y la lista de proveedores donde se muestran los datos de identificacin,nombre,direccin,telfono,ciudad, contacto y tiempo de entrega de los PA Los botones de mando permiten: <Filtrar>: Al pulsar este botn puede seleccionar algn proveedor en particular. <Adicionar>. <Directorio>: Permite imprimir el directorio de proveedores. <CXP>: Permite imprimir un estado de cuenta o la cuenta por pagar a un proveedor en particular o de manera general. <Modificar>: Para modificar datos del proveedor. <Eliminar>. <Pagar CXP>: Permite pagar al proveedor y generar un comprobante. . Para crear o agregar un Proveedor proceda de la siguiente manera: 1. Pulse <Adicionar > y aparecer una nueva ventana.

Digite en [Nombre / Razn] la razn social o nombre del Proveedor <Enter>. Especifique el tipo de identificacin del proveedor <Enter>. Digite el numero de identificacin. Digite la [Direccin] <Enter>. Digite la [Ciudad] <Enter>. Digite el nombre de la persona que le atiende su pedido en [Contacto]. <Enter>. Digite los [Telfonos] <Enter>. Digite [Correo electrnico] y [pagina Web]. Especifique el [Plazo de entrega] de su proveedor que es el tiempo en das que se demora en entregar su pedido despus de haber puesto la orden. 11. Especifique el [Cdigo PC] que es el cdigo del plan de cuenta contable, especifique solo si va a utilizar una interfase contable y ya tiene definidas esas cuentas. 12. Indique si el proveedor [No causa impuestos], al indicar esta opcin al momento de comprarle PAS al proveedor el valor de impuesto del PAS no se incrementar. 13. Indique las [Formas de pago requeridas] que son las formas de pago que aplicar al proveedor. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

CLIENTES
\TABLAS\CLIENTES En esta ventana podemos registrar los clientes. Para crear, agregar o modificar un Cliente proceda de la siguiente manera:

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Pulse <Editar> Especifique el [cdigo (ID)] que va asignar al Cliente, puede asignar el numero nico de identificacin tributaria o un cdigo corto <Enter>. Especifique el [Nombre] de Cliente <Enter>. Digite la [ubicacin] del cliente, por omisin encuentra el literal Domicilio que puede ser cambiado, <Enter>, digite la [Direccin] de la ubicacin <Enter> y el [Telfono] <Enter>. Digite la <Ciudad> donde se encuentra el cliente <Enter> y <Fecha de aniversario> <Enter>. Especifique el [Tipo de Identificacin]: Nit, Cdula, etc <Enter> y el lugar de expedicin <Enter>. Especifique la [Lista de precios] que le asignar al cliente, la lista base se refiere a los precios especificados en la ventana del PAS. Especifique el [Tipo] de cliente: Cliente, Empleado, etc. Pulse en <Grabar>

Puede agregar informacin adicional al cliente pulsando en la solapa <Control> y anotando [Observaciones] para el cliente, recuerde que debe pulsar <Grabar> despues de esta operacin. Si requiere asignar al cliente un crdito de tipo rotativo pulse en la solapa <Crdito> para asignar el <Cupo> en dinero y plazo en das, que es un tiempo lmite pero en el momento de asignar un pago de tipo crdito puede especificar un plazo menor, el sistema aceptar para un pago el crdito siempre y cuando no exceda el cliente su cupo y no tenga una deuda mayor en das a la asignada en esta opcin. En esta ventana tambin encuentra las opciones de <Eliminar> y generar el directorio de clientes en <Impresin>.

FORMAS DE PAGO
\TABLAS\FORMAS DE PAGO En esta ventana puede configurar todas las formas de pago que recibe de sus clientes y como las efecta a sus proveedores, el sistema incluye algunas formas de pago preconfiguradas, pero puede adicionar o descartar algunas. Para crear, agregar o modificar una forma de pago proceda de la siguiente manera:

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pulse <Editar> Especifique el [cdigo] que va asignar a la forma de pago, se recomienda que sea numrico por la facilidad de digitacin en el momento de alguna transaccin <Enter>. Digite la [Descripcin] de la forma de pago <Enter>. Digite la [Abreviatura] de la forma de pago, es decir 3 letras que la identifiquen, es til para los informes <Enter>. Especifique el [Porcentaje de Comisin] que es el porcentaje pagado a la entidad financiera o cualquier entidad por la utilizacin de la forma de pago, este valor se descuenta y se muestra en los cierres de caja <Enter>. Digite la [Formula de retencin] que es la formula para calcular la retencin pagada a la entidad por utilizar la forma de pago, tiene la siguiente sintaxis : ([Valor]*0.85)*0.15 . El resultado de esta formula es el 15% del 85% del valor pagado. [Crdito], puede especificar si la forma de pago genera movimiento de cartera para quien realiza la transaccin.

8. [Nota crdito], Especifique si la forma de pago debe relacionar una nota crdito. 9. [Frmula], Para utilizar esta funcin debe tener la capacitacin de programacin. 10. [Cliente], Indique si la forma de pago debe relacionar Cliente, si es as puede especificar el [Titulo] con que se pregunta al especificar la forma de pago. 11. Indique si la forma de pago necesita registrar un [Cliente adicional], si es as puede especificar el [Titulo] con que se pregunta al especificar la forma de pago. 12. [Documento soporte], al activar esta casilla el sistema preguntara por el numero de documento que soporta el pago, por ejemplo en pago con cheque, el documento serial el numero del cheque <Enter>. 13. [Incluir Observaciones], puede especificar si la forma de pago pregunta observaciones. 14. [Permite egreso], Especifique si la forma de pago se puede relacionar como egreso. 15. Pulse en <Grabar>

FACTURACION
\FACTURACION La facturacin es el men donde se encuentran las opciones de venta, consulta de facturas, devolucin anulacin y consulta.

FACTURAR
\FACTURACION\FACTURAR La funcin de facturacin tiene una ventana diferente en su apariencia y funcionamiento, hacer una factura tiene 3 pasos bsicos:

1. Especificacin de los PAS que vende. 2. Definicin de la Forma de Pago del cliente.

3. Generacin de la factura.

Veamos como se realiza una factura: 1. Especificacin de los PAS que vende: Este procedimiento se inicia cuando el cursor esta ubicado en el campo [cdigo]. 1. En [Cdigo] digite o lea (con lector de cdigo de barras) el cdigo del PAS que desea facturar <Enter>.

Puede pulsar [F1], para ayuda sobre los cdigos de los PAS, este tipo de ayuda realiza una bsqueda sobre la descripcin, cdigo, grupo, subgrupo y/u observacin de los PAS, opera de la siguiente manera: a) Digite una cadena de caracteres que esta contenida en la descripcin del PAS, Ejemplo: AF (para todos los PAS cuya descripcin contenga CAF) <Enter>. b) El sistema mostrara una ventana con los productos que contengan la cadena en su descripcin, busque el PAS en la lista posicionese en l y pulse <Enter>. c) El cdigo seleccionado quedara en el campo [Cdigo]. 2. Digite la [Cantidad] de PAS que vender <Enter>, el programa puede comportarse diferente dependiendo de la tabulacin seleccionada en los parmetros de la terminal. (Tema Administrativo). Digite el [Precio de Venta] del PAS <Enter>, el programa puede comportarse diferente si ha elegido para el PAS [Preguntar_Precio_de_Venta] . El sistema posiciona el cursor una lnea abajo en [Cdigo], repita la operacin desde el numeral 1 para ingresar otro producto o <Enter> para continuar con la <Forma de pago>.

3.
4.

2.

Definicin de la Forma de Pago: Este proceso se invoca pulsando el botn <Forma Pago>, es pulsado automticamente cuando ha definido los PAS a vender y despus pulsa <Enter> sobre [cdigo] en blanco.

a) b) c)

En [Cdigo] digite el cdigo de la Forma_de_Pago <Enter>. Depende de la Forma_de_Pago que se haya especificado se procede a preguntar por el Cliente, Documento Soporte, Nota de abono o datos adicionales, si el pago es una forma de crdito se preguntar por el vencimiento del crdito. Especifique el [Valor] pagado con la Forma_de_Pago <Enter>.

Observe en la parte superior derecha, el total de: el pago efectuado, del valor a pagar y del cambio. 3. Generacin de la Factura: Este proceso se invoca pulsando el botn <Facturar>, es enfocado automticamente cuando ha definido la forma de pago y el valor total de la venta ha sido completado.

El comportamiento de la aplicacin en la factura depende de los permisos asignados al Usuario (Tema Administrativo) los siguientes ejemplos que daremos son para conocer otros aspectos de la facturacin:

Facturar con descuento por PAS o descuento total

Para especificar un descuento a un PAS en particular posicionese en el PAS pulse <F3>, entonces se abrir una ventana donde se especifica el valor del PAS y donde adems se muestra:

Una columna donde se puede descuento en [Porcentaje] [%] Una columna donde se puede descuento en valor [Valor].

especificar especificar

el el

Estas 2 columnas se pueden llenar segn lo requiera, es decir si necesita un descuento por porcentaje especifique en [Porcentaje] si necesita descontar un valor, especifique en [Valor] <Aceptar>. Para especificar un descuento sobre el valor total de la factura posicionese en [Cdigo] en donde se encuentre en blanco, es decir al final de la lista de PAS, pulse <F3> o haga clic en [-] que esta ubicado en la parte inferior derecha, la ventana que se muestra y su operacin es la misma que se invoca al hacer un descuento por PAS, solo que el cursor esta posicionado en la fila de [Total].

Para aplicar el descuento a un PAS, ubquese en su [Cdigo] y pulse <F3>. Para aplicar el descuento a toda la factura, ubquese en un [Cdigo] en blanco (sin cdigo) y pulse <F3>.

El descuento que se realiza a la factura se observa en la ventana de facturacin en la casilla superior derecha, debajo del total. El descuento que se realiza a un PAS se observa en la ventana de facturacin en [Subtotal].

Facturar especificando el Cliente

Existen 2 formas en las que se puede especificar un Cliente en la factura: 1. 2. Pulse <F4> cuando se encuentre en [Cdigo]. Si se especifica una forma de pago que sea de crdito, el sistema preguntar automticamente en la forma de pago el cdigo del Cliente.

De la primera manera el sistema invoca la ventana para especificar el Cliente, consultar de una lista y crearlo, de la segunda manera (crdito) el sistema pregunta la identificacin del Cliente validndolo, tambin puede pulsar [F4] .

Cambiar el formato de Factura

El cambio de formato de factura esta disponible segn los permisos del Usuario y se pueden establecer por cada numeracin desde los parmetros del CC.

Especificar una Lista de Precios

Despus de haber creado una Lista de Precios en Lista_de_Precios puede invocarla de 2 maneras: 1. 2. Pulsando <F2> cuando se encuentre en [Cdigo]. Especificando un Cliente el cual este asignado a una Lista de Precios.

CONSULTA DE FACTURAS
\FACTURACION\CONSULTA DE FACTURAS Una vez generada una factura puede consultarla, reimprimirla o anularla si la venta por algn motivo no se efecto, al entrar tiene a disposicin la ventana de manejo integral, donde se muestra inicialmente el [Filtro de consulta] para ver las facturas segn el criterio que se compone de :

[Del CC] : Especifique el CC del cual quiere la consulta <Enter>. [Factura No.]: Digite el nmero de factura si quiere consultar alguna en particular, si deja en 0 se consultarn todas las facturas, <Enter>. [Fecha venta inicial] y [Fecha venta final]: Especifique el periodo del cual quiere ver las facturas. [PAS]: Especifique el cdigo del PAS para ver las facturas que contienen un PAS especfico, deje en blanco para definir alguna. [Observacin PAS]: Especifique la observacin que esta contenida en la factura, para ver las facturas que contienen esa observacin especfica, deje en blanco para no definir alguna. Puse en <Pantalla> para ver la consulta filtrada. Pulse en <Doc_contable>: para invocar la interfase contable.

Una vez consultadas las facturas, puede seleccionar alguna y tendr habilitados los botones: <Detalle> para consultar la factura en pantalla, <Impresin> para reimprimir la factura y <Anular> para anularla.

La anulacin de una factura no desaparece el documento, nicamente cambia de estado. Para acceder a una factura y las funciones rpidamente, puede en el filtro digitar la [Factura No.] y pulsar <Enter> y enseguida pulsar el botn de la funcin requerida, si desea reimprimir entonces pulse <ALT><I>. Puede llegar a esta opcin desde la ventana de facturacin, pulsando [F8] .

DEVOLUCION DE FACTURAS
\FACTURACION\DEVOLUCIONES Esta funcin permite devolver de parte de los Clientes cualquier PAS adquirido:

1. Pulse en <Editar> 2. Digite el nmero de factura de la que desea hacer la devolucin <Enter>. 3. Especifique los PAS que devuelve el Cliente : a) En [Cantidad] especifique la cantidad de devolucin del [PAS] a devolver. b) En [Precio] especifique el precio por unidad al que recibe el PAS devuelto, el Usuario debe tener los permisos para poder modificar este dato. 4. Pulse <Grabar>. El proceso de devolucin genera un documento con consecutivo nico y con saldo a favor del Cliente llamado Abono, el valor total de este documento es el valor total de los PAS devueltos. Al realizarse una devolucin pueden presentarsen 2 casos: El Cliente decide que su dinero sea devuelto: Entonces es necesario generar un egreso de concepto Devolucin de factura y citando el numero de devolucin. El Cliente decide llevarse un PAS de menor o mayor valor que el(los) de la devolucin: Entonces genere una Factura por los PAS que el Cliente desea llevar y cuando especifique la forma de pago en la Factura determine Abono (03) como forma de pago, entonces el sistema preguntar el nmero del abono que es el consecutivo nico de la devolucin (aparece impreso en la devolucin) y asume el [Valor] de la forma de pago como el valor del Abono.

MANEJO DE COTIZACIONES
\FACTURACION\MANEJO DE COTIZACIONES Esta funcin permite realizar las propuestas de venta a los clientes, se maneja a travs de una ventana integral de manejo donde se encuentra inicialmente un filtro para realizar la consulta general, especificando datos como [Cotizacin No.] para consultar un documento particular, [Cliente] para consultar un cliente especfico, [Elabor] y [Fecha Inicial] y [Fecha Final], una vez especificado el filtro pulse en <Pantalla> para ver la consulta general.

Para <Adicionar> una cotizacin proceda de la siguiente manera:

1. 2. 3. 4. 5.

En la pantalla de manejo integral pulse en <Adicionar>. En la ventana de seleccin del Cliente especifique el Id del cliente, si no existe puede crearlo o buscarlo en la lista, una vez seleccionado pulse en <Aceptar>. La ventana de ingreso de la cotizacin se presentar para que sean ingresados los PAS, digite o lea (con el lector de cdigo de barras) el [Cdigo] del Pas y especifique la [Cantidad], el manejo es similar al ingreso de una factura de venta as que podr especificar listas de precio, descuentos, etc. Pulse en el botn de <Notas> para digitar datos como [Observaciones], [Forma de pago], [Tiempo de entrega], [Vigencia de precio], [Solicitud No] y [Descuentos]. Pulse en <Aceptar> para grabar el documento y generar la cotizacin.

Cuando obtiene un listado de cotizaciones en la ventana de manejo integral seale o posicionese en alguna cotizacin en particular para disponer de los botones para generar de nuevo la <Cotizacin>, <Anular> y <Modificar>.

RELACION DE FACTURAS
\INFORMES\RELACION DE FACTURAS Este informe nos reporta las facturas de venta generadas segn el filtro que se aplique, para generar la informacin tiene las siguientes opciones:

[CC], especifique el CC que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los CC, <Enter>. [Usuario], especifique el usuario que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los usuarios, <Enter>. [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, <Enter>. <PAS>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan las facturas mostrando el detalle de PAS vendidos. <Pago>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan las facturas mostrando el detalle de del pago efectuado. <Fiscal>, al pulsar este botn se generan en forma de matriz los datos de impuesto y base segn el pago efectuado.

PAS VENDIDOS VALORIZADOS

\INFORMES\PAS VENDIDOS VALORIZADOS
El objetivo principal de este informe es mostrarnos la utilidad bruta del ejercicio de ventas, el filtro de generacin tiene las siguientes opciones:

[CC], especifique el CC que gener la venta, si deja en blanco se listaran todos los CC, <Enter>. [Grupo], especifique el grupo de PAS que se han vendido y que desea ver en el informe, si deja en blanco se listaran todos los grupos, <Enter>. [Subgrupo], especifique el subgrupo de PAS que se han vendido y que desea ver en el informe, si deja en blanco se listaran todos los subgrupos, <Enter>. [Cdigo], especifique el cdigo del PAS que desea generar en el informe , si deja en blanco se listarn todos los PAS, <Enter>. [Fecha [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, <Enter>. [Del cajero], especifique el usuario que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los usuarios, <Enter>. <CC/GS/Vendedor>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos agrupando y detallando por Centro de costo, grupo y subgrupo y vendedor. <ltimo costo>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos valorizados a ltimo costo. <Precio Venta>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos valorizados a precio de venta. <Utilidad>, al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos mostrando la utilidad bruta en porcentaje y valor.

FACTURACION CLIENTES
\INFORMES\FACTURACION CLIENTES Con este informe puede listar la facturacin en valores y cantidad de PAS generada por un cliente, el filtro tiene las siguientes opciones:

[Ver facturacin detallada], especifique si desea generar el informe detallando el nmero de factura, <Enter>. [Cliente], especifique el cliente del que quiere el informe, si deja en blanco este campo se listaran todos los clientes, <Enter>. [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, <Enter>. <Generar>, al pulsar se generan los informes de facturacin detallada o acumulada.

COMPRAS
\COMPRAS\MANEJO DE COMPRAS En este submen encuentra la funcin para el manejo integral y seguimiento de una compra como son el ingreso, devoluciones, consulta, informe detallado, informes de las compras y comprobante de egresos, al ingresar se encontrar con un filtro de consulta y las opciones de <pantalla>,<Informes> y para <Adicionar> una compra.

INGRESO DE COMPRA

Para hacer un comprobante de compra pulse en <Adicionar> y siga estas instrucciones:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Digite el nombre del [Proveedor] <Enter>. Digite el nmero de [Factura No.] que le entrega su Proveedor <Enter>. Especifique la [Fecha] de la factura <TAB>. Las [Observaciones] son opcionales <Enter>. Digite el cdigo del [PA] que compro o lea con la pistola de cdigo de barras, puede utilizar los cdigos alternos <Enter>, puede verificar la descripcin y los datos correspondientes a este PAS en la parte superior e inferior de la ventana. Especifique el costo por unidad sin impuesto [Costo SI] si la factura viene con los precios base (sin especificar el impuesto) o deje en 0 <Enter>. Especifique el costo por unidad con impuesto [Costo CI] si la factura viene con los precios con impuesto incluido, esto se pregunta si deja [Costo SI] en 0, <Enter>. Especifique el [Desc. %] que es el descuento en porcentaje o deje en 0 para especificar el [Desc. valor ] que es el descuento en valor aplicado, <Enter.. Especifique el [Precio publico] que es el precio de venta, si tiene los permisos requeridos <Enter>. Digite la cantidad de PAS que compra <Enter>. Una vez finalizada la lista de PAS comprados , pulse <Forma de pago> y elija las formas de pago efectuadas. Pulse <Grabar> para generar el comprobante de compra. Pulse <Salir> para cerrar la ventana de compras.

CONSULTAR COMPRA

Para realizar una consulta general puede <Filtrar> las compras efectuadas en la ventana de manejo de compras, especificando [Comprobante inicial] , [Comprobante final], [Proveedor], [Fecha inicial] y [Fecha final], definido el filtro pulse en <Pantalla> para ver los datos generales.

Con las compras en pantalla puede <Consultar> una compra en particular, posicionndose en la compra y pulsando <Consultar>, para definir otro criterio de bsqueda pulse <Filtrar> en la ventana de manejo. ANULAR COMPRA

Al haber realizado una consulta general posicionese en la compra y pulse <Anular>

DEVOLVER PAS DE COMPRA

Ubquese sobre la compra a la cual desea hacer la devolucin, pulse <Devolver> y realice lo siguiente: 1. 2. 3. En la relacion de Pas de la compra digitamos la [cantidad] por cada uno de los Pas a devolver. Guarde con el botn <Grabar> Pulse <Salir> para salir sin grabar.

INFORMES DE COMPRAS

En la ventana de manejo pulse en <Informes> para generar del filtro los informes de compras valorizadas a costo, a precio de venta, a costo por proveedor y relacin de PAS de la compra.

TRASLADOS
\TRASLADOS\MANEJO DE TRASLADOS Utilice los traslados para mover PA de un CC a otro CC, por ejemplo cuando se dan PA de baja o se tiene consumo interno. Cuando ingresa se encontrar La ventana de manejo integral de traslados, desde donde puede crear un traslado (de entrada o salida), reimprimirlo, consultarlo, anularlo y realizar un filtro de consulta de los traslados ya realizados, especificando datos como [CC de origen], [CC destino], periodo [Desde fecha] [Hasta fecha] y [Estado], Especificado el filtro pulse [Pantalla] para realizar la consulta general de traslados.

Ilustraremos el manejo de los traslados con el siguiente ejemplo: daremos 5 unds de baja del PA 01, antes de comenzar tenga en cuenta lo siguiente: Cree un PA de cdigo 01 en el CC 01. Defina un CC 02 denominado bajas.

1.

Pulse en <Adicionar salida> y aparecer la ventana de gestin del traslado.

2.
3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

En [CC destino], especifique o elija de la lista el CC hacia donde va el traslado, para nuestro ejemplo digite 02, <Enter>. En [Recibe], especifique el Usuario quien recibe en el destino <Enter>. Especifique la [Lista de precios] con que se valorizar e ir el traslado, esta lista afectar los precios base del destino. Especifique las [Observaciones] del traslado, para nuestro ejemplo Por vencimiento <Enter>. especifique en [PA] el cdigo del PA que desea trasladar, para nuestro ejemplo digite 01, <Enter>. [Fecha Vnc] debe ser especificado si el PA que se traslada es perecedero, si el PA no tiene esta caracterstica este campo es ignorado, para nuestro ejemplo no aplica, <Enter>. Especifique la [Cantidad] que desea trasladar, para nuestro ejemplo pulse 5, <Enter>.. Pulse en <Grabar>, despus de grabado el documento puede salir el comprobante directamente a la impresora o a travs de la IMC.

10. Una vez generado el comprobante se mostrar la ventana para la exportacin del traslado, donde tiene la opcin de generarlo como archivo al directorio interno o a otro dispositivo o unidad (memoria USB), esto facilita la importacin en el CC destino ya que no es necesaria la redigitacin del traslado, simplificando este proceso en el CC destino a una importacin, una vez realizada la exportacin se genera un comprobante del proceso. Puede decidir no exportar el traslado en este momento para exportarlo posteriormente Para consultar el traslado realice lo siguiente:

En la ventana de manejo de traslados y al haber realizado una consulta general, posicionese en el traslado y pulse en <Consultar>.

Para anular un traslado:

En la ventana de manejo de traslados y al haber realizado una consulta general, posicionese en el traslado y pulse <Anular>, observe que el [Estado] del documento pasa de estado Procesado a Anulado.

Exportar un traslado En la ventana de manejo de traslados y al haber realizado una consulta general, posicionese en el traslado y pulse <Exportar>.

Importar un traslado En la ventana de manejo de traslados pulse en <Importar>., seleccione en la ventana un traslado de los que se relacionan para importar o pulse en <Importar de otro archivo> para seleccionarlo en otra unidad o dispositivo (memoria USB), despues pulse en <Importar>.

Generar etiquetas

En la ventana de manejo de traslados y al haber realizado una consulta general, posicionese en el traslado y pulse <GEF>, esta herramienta es adicional, comunquese con su Distribuidor para obtenerla.

Aunque el traslado suma o resta cantidades de la existencia de los PA, no lo utilice para ajustar cantidades en el inventario, la mejor herramienta para este propsito es el CONTEO FISICO.

REPORTE DE TRASLADOS
\INFORMES\REPORTE DE TRASLADOS Este informe nos muestra en detalle los traslados realizados en un periodo de un tiempo hacia o desde un CC, veamos los parmetros: 1. 2. 3. 4. 5. 6. [En el CC], especifique en este campo el CC que quiere consultar, <Enter>. [De/A el CC], este campo acta como filtro para solo listar el movimiento de o hacia un CC, si no lo especifica se listaran todos lo CC que originaron movimiento para el CC principal. <Enter>. [Fecha de Traslado [Inicial] [Final]]: especifique el periodo para el cual quiere que se listen los traslados, <Enter>. [Tipo de traslado [Entrada] [Salida] [Todas]]: Elija que tipo de traslado quiere que se listen, <Enter>. [Ordenado por [Fecha] de transaccin, [De/A CC] por el CC que origin la entrada o hacia donde fue la salida o por [Tipo de traslado] donde se ordena entradas primero y despus salidas, <Enter>. Pulse en <Generar> para ver el reporte o en <Salir> para abandonar la opcin.

Otros listados, reportes y grficos pueden estar incluidos en el IMC.

INVENTARIO
\INVENTARIO En este men se encuentran otros procedimientos que afectan el inventario en forma directa e informes sobre los movimientos y estado de las existencias, las funciones son:

CONTEO FISICO
\INVENTARIO\CONTEO FISICO En este men se encuentran las opciones necesarias para realizar el conteo de PA, algunas de las utilidades de esta funcin son: Realizar inventario fsico total. Realizar inventario fsico parcial (muestreo). Ingresar cantidades iniciales en el sistema. Actualizar el inventario por etapas. El conteo fsico se realiza bsicamente en 3 pasos: 1. Preparacin del sistema 2. Ingreso del conteo. 3. Verificacin de diferencias y finalizacin del conteo Estos pasos se realizan con las siguientes opciones:

CONTEO FISICO
\INVENTARIO\CONTEO FISICO\CONTEO FISICO Esta funcin cumple 2 tareas:

1. Preparacin del sistema:

Puede elegir realizar un inventario parcial o un inventario total, el inventario parcial (muestreo) permite elegir algunos PA para ser contados y mantener el inventario actual de los PA que no sean contados. En el inventario total se debe contar todos lo PA ya que aquellos que no sean contados sern asumidos como cero (0) y ajustados una vez finalice el procedimiento de conteo fsico, a este tipo de conteo se le conoce como conteo de cierre, adems los procesos como compra y facturacin son bloqueados hasta no terminar el proceso.

Una vez elija el tipo de conteo, pulse en <Continuar>. Cuando el proceso termine de preparar el sistema podr ingresar el conteo.

2. Ingreso del conteo:

Para el ingreso del conteo realice lo siguiente:

1. Defina la [Ubicacin] de su inventario, este campo es de utilidad cuando sus PA estn ubicados en estantes o se encuentran dispersos, as dar un nombre a cada ubicacin y despus podr consolidar el conteo, si no existe la ubicacin debe crearla. 2. Especifique el [Cdigo] del PA que desea contar <Enter>. 3. Si el producto es perecedero, especifique la fecha en que [Vence..] <Enter>. 4. Especifique la [Cantidad] <Enter>. Tiene a disposicin los siguientes botones: <Impresin> que invoca el reporte de control de calidad del conteo, su funcin es mostrar el conteo agrupado por ubicacin o por Grupo /Subgrupo. <Cerrar>, cierra la ventana pero no termina el conteo fsico, es decir puede cerrar esta ventana o incluso salir del sistema y despus continuar con el conteo. <Importacin del conteo>, Puede agilizar su conteo con ayuda de una PDA (terminal portatil de datos) y descargar los datos de ella a travs de esta opcin, consulte su Distribuidor para saber como hacerlo. <Sugerir>, al pulsar este botn el sistema sugiere PA para contar ya sea por su cantidad negativa, alta rotacin o por falta de conteo. <PA>, esta opcin lo lleva la manejo de PAS.

El conteo se da por culminado nicamente cuando se invoca la funcin de TERMINAR CONTEO. Las cantidades contadas no se suman ni se restan al inventario actual, es decir si el PA 01 registra en su inventario fsico un total de 100 unidades, estas 100 unds sern su nuevo inventario en caso de terminar el conteo.

DIFERENCIAS
\INVENTARIO\CONTEO FISICO\DIFERENCIAS
Al realizar un conteo, se generan diferencias entre el inventario terico (existencias en el sistema) y el conteo fsico (existencias contabilizadas en este proceso), estas diferencias se reflejan en este informe y se valorizan a ultimo costo, costo promedio y precio de venta.

Solo se podrn ver las diferencias antes de FINALIZAR el conteo fsico.

TERMINAR CONTEO
\INVENTARIO\CONTEO FISICO\TERMINAR CONTEO
Esta es la funcin que da por terminado el conteo, aqu encontramos tres (3) opciones: 1. 2. 3. Cancelar: Para no alterar el inventario y cancelar el proceso de conteo, el conteo se perder. Finalizar: Termina el conteo tomando las cantidades especificadas como el inventario actual y registra en el Kardex el ajuste causado a cada PA . Salir: Para cerrar la ventana y no afectar el proceso.

No finalice el conteo si no ha terminado de contar todas las existencias, en caso de cerrarlo y que algn PA quede sin el ajuste apropiado, inicie de nuevo un conteo parcial y cuente totalmente el PA.

KARDEX
\INVENTARIO\KARDEX
Al igual que el kardex manual esta funcin presta el servicio de consulta histrica sobre el movimiento de un PA, se compone de una ventana de consulta integral donde puede utilizar el filtro con los siguientes parmetros:

1. 2.

[Fecha inicial] y [Fecha final]: especifique el periodo en el cual se generaron los movimientos. Especifique el cdigo del [PA] del que quiere el movimiento.

3.

Especifique la [Transaccin] de la que quiere el movimiento, pude filtrar ciertos movimientos en el inventario, por ejemplo: puede ver solo los movimientos por ventas, compras, etc., al especificarlo puede ingresar algn [No.] de documento.

4.

Pulse en <Pantalla> para generar la consulta o en <Informes> para ver el Kardex e imprimirlo.

Una vez realizada la consulta por <Pantalla> la ventana se divide en 2 paneles para mostrar la informacin: el panel izquierdo donde se encuentran los PA del filtro y en la parte derecha podr ver el movimiento del PA seleccionado en el panel izquierdo.

Utilice por simplicidad la funcin de INVENTARIO para ver el inventario actual de un PA, aunque esta funcin de Kardex nos informa del inventario no es la manera mas simple de consultar la existencia. Una de las utilidades bsicas de esta funcin es hacer seguimiento a PA con existencia negativa.

INVENTARIO
\INVENTARIO\INVENTARIO Esta ventana es una consulta integral de su inventario actual, al ingresar dispone del filtro para consultar la existencia actual de su inventario con los siguientes parmetros:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

[CC] especifique el CC del cual desea ver el inventario, puede seleccionar Todos para listar todos los CC. Seleccione el [Grupo] de los PAS <Enter>. Seleccione el [Subgrupo] de los PAS <Enter>. Especifique el [Cdigo PAS] del que quiere el inventario <Enter>. Puede especificar segn la cantidad los PAS con [Cualquier existencia], [Con existencia], [Sin existencia] o [Con existencia negativa] [Con vencimiento antes de...], permite filtrar en el informe los PA cuyo vencimiento se de antes de N [Das] <Enter>.

Al especificar el filtro pulse <pantalla> para ver el inventario, tambin tiene a su disposicin las siguientes opciones: 1. <Relacin inventario>, genera un informe donde se relacionan los cdigos, fechas de vencimiento y existencia. 2. <Inventario valorizado>, genera del filtro el inventario a ltimo costo (ltima compra), costo promedio, que son las existencias valorizadas a costo promedio y a precio de venta que es una relacin de existencias valorizada al precio de venta.

Para detallar el movimiento de un PA seleccione en la lista el PA y pulse <Kardex>, esta le permite determinar el resultado de las existencias actuales.

CAJA
INGRESOS
\CAJA\INGRESOS

BASE DE CAJA
\CAJA\INGRESOS\BASE DE CAJA En esta ventana se puede establecer la base de caja del da:

Pulse en <Editar> Digite la [Fecha] de la base, <Enter>. Digite el [Valor] de la base, <Enter>. Pulse en <Grabar>.

Puede consultar la base de cualquier da, con el botn de <Consultar>.

RECIBO DE CAJA
\CAJA\INGRESOS\RECIBO DE CAJA En esta ventana se ingresar el pago que ha realizado un cliente a su CXC.

Especifique el [Tercero] o Id del cliente <Enter>, puede pulsar [F1] para seleccionarlo de una lista. En la parte central de la ventana se relacionan los diferentes documentos (facturas o notas dbito) que han causado obligacin, digite en [Abono] el valor que abonar al documento, puede pulsar [Barra Espaciadora] para especificar el monto total del [Saldo]. Pulse en <Forma pago> para especificar cmo esta pagando el cliente. Pulse en <Grabar> para generar el comprobante.


Puede pulsar el botn <Lpiz> para escribir alguna observacin general del pago.

CONSULTA DE RECIBOS DE CAJA

\CAJA\INGRESOS\CONSULTA DE RECIBOS DE CAJA En esta ventana puede ver un recibo de caja y reimprimir el comprobante, realice los siguiente para la consulta: 1. Pulse en <Editar>. 2. Digite en [Recibo No.] el nmero de recibo que desea consultar <Enter>.

A disposicin tiene los botones de <Anular> y <Reimprimir> una vez consultado el recibo.

INFORME DE RECIBOS DE CAJA

\INFORMES\INFORME DE RECIBOS DE CAJA Este informe relaciona los recibos de pago con los que el cliente ha pagado su deuda, tiene los siguientes parmetros de generacin: [Tercero], especifique el cliente del que quiere los recibos de caja, si deja en blanco este campo se listaran todos los clientes, <Enter>. [Documento No. (factura, crdito), especifique el nmero de documento pagado, si deja en blanco se listaran todos los documentos, <Enter>. [Fecha recibo [Inicial][Final]], especifique el periodo en el cual se hicieron los recibos de caja, <Enter>. <Generar>, al pulsar este botn se genera el informe.

Puede utilizar este reporte cuando el cliente requiera saber como ha realizado sus pagos.

EGRESOS
\CAJA\EGRESOS

EGRESO
\CAJA\EGRESOS\EGRESO El comprobante de egreso registra los egresos por cualquier concepto de la caja de donde se registra el documento, para realizar un egreso proceda de la siguiente manera:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Especifique el [Concepto] que puede ser por : [Gasto general], [Devolucin de factura] de un cliente, y por pago de una [Compra] <Enter>. Digite el nmero del [Documento], es decir la compra, factura de venta o documento de soporte del gasto <Enter>. Especifique el [Tercero], es decir el Cliente o proveedor. <Enter>. Ingrese las [Observaciones] del gasto <Enter>. Especifique por cada forma de pago el valor egresado en [Egreso]. Pulse en <GUARDAR> para generar el comprobante.

CONSULTAR EGRESOS
\CAJA\EGRESOS\CONSULTAR EGRESOS
En esta ventana obtiene una consulta detallada por cada egreso, dispone de los botones de navegacin, de anulacin , impresin para generar de nuevo el comprobante y una consulta en forma de lista.

CIERRE E INFORME DE CAJA

\CAJA\CIERRE E INFORME DE CAJA
Este proceso permite realizar un cierre parcial o el cierre zeta, para su generacin debe especificar:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Especifique el [CC] del que quiere el informe o cierre, especifique Todaspara realizarlo a todos los CC. Especifique el Usuario quien [Elabor] las transacciones (factura,devolucin etc.), deje en blanco para no especificar alguno en particular <Enter>. Especifique en [Fecha Venta] el periodo fiscal que desea generar <Enter>. Especifique la [Hora de Venta] inicial y final de la que desea generar el informe <Enter>. Especifique el [Tipo de Numeracin] de las ventas del que desea generar el informe <Enter>. Pulse en <Informe Cierre> si desea generar un cierre parcial, o pulse en <Cierre Jornada Fiscal> si desea generar el cierre de jornada.


El botn <Cierre Jornada Fiscal> se visualiza nicamente si ha decidido controlar el cierre de jornada fiscal.

TESORERIA CONTABILIDAD
\TESORERIA, CONTABILIDAD

NOTA DEBITO
\TESORERIA, CONTABILIDAD\NOTA DEBITO

La Nota Dbito es una forma de incrementa el valor del saldo en cartera para un cliente, los conceptos pueden ser
mltiples, para crear una nota dbito siga el procedimiento:

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

Pulse en <Editar> Digite el [Numero] de la Nota, al crear una nueva el numero que aparece por omisin es el numero con el que debe crear la nota, <Enter>. Especifique la [Fecha] del documento, <Enter>. Digite el Id del [Tercero] o cliente, puede pulsar [F1] para consultar la lista <Enter>. Digite el cdigo del plan de cuentas si est generando informacin a contabilidad, <Enter>. Especifique el [Valor] que se incrementa, <Enter>. Especifique el [Concepto] por el cual se genera el valor, puede especificar en un solo documento mltiples conceptos con valores diferentes, <Enter>. Pulse en <Grabar>.

Puede consultar un documento generado pulsando en <Editar> y digitando el nmero de documento que desea consultar, puede reimprimirlo pulsando en <Impresin> o anularlo pulsando el botn <Borrar>.

NOTA CREDITO
\TESORERIA, CONTABILIDAD\NOTA CREDITO La Nota Crdito es una forma de decrementar el valor del saldo en cartera para un cliente, los conceptos pueden ser mltiples, el manejo es igual al de la Nota Dbito, sin embargo este tipo de notas para que decremente el saldo en cartera debe ser aplicado a la deuda, es decir es necesario especificar que documentos (como facturas) se pagarn con esta nota, para este objetivo pulse <Aplicar> una vez creada la nota.

No utilice esta herramienta para realizar los abonos de un cliente a su cuenta para este fin utilice el recibo de caja.

CUENTAS POR PAGAR

\TESORERIA, CONTABILIDAD\CUENTAS POR PAGAR

Esta opcin permite generar un informe de las obligaciones con los proveedores o de uno en particular, puede especificar [Proveedor] , [Con saldo] o [Todas] las obligaciones, tambin puede ser invocada esta opcin desde el manejo de proveedores.

INFORME DE NOTAS CONTABLES

\TESORERIA, CONTABILIDAD\INFORME DE NOTAS CONTABLES Esta opcin lista las notas dbito y crdito aplicadas a clientes, el filtro tiene las siguientes opciones:

[Tercero], especifique el tercero o cliente del que quiere el informe, si deja en blanco este campo se listaran las notas de todos los clientes, <Enter>. [Tipo], especifique el tipo de documento que desea generar: Nota dbito (NDB) o crdito (NCR), si deja en blanco este campo se listaran ambos tipos, <Enter>. [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las notas, <Enter>. <Generar>, al pulsar se generan los informes de las notas.

CXC
\CXC

En esta carpeta se encuentran las funciones necesarias para consultar las obligaciones o deuda de los clientes, algunas de estas funciones son:

CXC
\CXC\CXC Este es un informe que muestra las Cuentas por Cobrar o deuda de los clientes, tiene los siguientes parmetros de generacin: [Tercero / Cliente], especifique el cliente del que quiere ver el saldo, si deja en blanco este campo se listaran todos los clientes con deuda, <F1><Enter>. [Cartera causada entre...[Inicial][Final]], especifique el periodo de causacin de la cartera, <Enter>. <Detallada>, al pulsar este botn se generan los informes que muestran la obligacin del cliente detallando los documentos (como facturas) que originaron la deuda. <Acumulada>, al pulsar este botn se genera el monto de la obligacin del cliente sin detallar los documentos que la originaron.

Puede utilizar este reporte como documento de soporte para el cobro de su cartera.

ESTADO DE CUENTA
\CXC\ESTADO DE CUENTA
Este informe a diferencia del anterior (CXC) adems de generar la deuda actual, muestra las cuentas anteriores aunque ya estn saldadas (pagadas), tiene los siguientes parmetros de generacin:

[Tercero / Cliente], especifique el cliente del que quiere el estado, si deja en blanco este campo se listaran todos los clientes, <Enter>. [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de causacin de la deuda, <Enter>. <Generar>, al pulsar este botn se generan los informes que muestran la obligacin del cliente detallando los documentos (como facturas) que originaron la deuda.

SISTEMA
SESION DE USUARIO
\MENU PRINCIPAL SUPERIOR Esta es una ventana que nos permite cambiar de usuario sin salir del sistema, esta funcin tambin es invocada para asignar permisos temporales.

ENTIDAD
\MENU PRINCIPAL SUPERIOR La ventana de manejo de entidad le permite modificar los datos bsicos de su entidad.

ADMINISTRADOR DE USUARIOS
\MENU PRINCIPAL SUPERIOR El administrador de usuarios le permite en una sola ventana acceder a las funciones de definicin, eliminacin y modificacin de un Usuario, tambin puede definir sus permisos, cambiar su contrasea de acceso y restaurar la clave de los dems usuarios, la ventana es un manejo integral donde al ingresar podr ver el listado de usuarios. Originalmente el sistema trae los siguientes Usuarios con igual clave: Administrador (A01): esta autorizado para realizar todos los procesos operativos y de administracin del sistema. Supervisor (S01): El supervisor tiene autorizacin para realizar tareas de programacin, mantenimiento y tareas propias del sistema. Cajero (C01): con atribuciones limitadas.

Para crear un Usuario realice lo siguiente:

1. 2. 3. 4. 5.

6.

Pulse <Adicionar> Escriba el [Nombre] completo del usuario <Enter> [Direccin], [Telfono], [Ciudad] son datos informativos. <Enter>. Especifique el [Perfil], si no existe puede digitarlo o seleccionarlo si ya existe. Indique el estado del usuario, Activo le permitir ingresar al sistema, Inactivo solo estar disponible para relacionarlo en informes. Pulse en <Grabar>.

Cuando el usuario es creado se asigna una clave de acceso que es igual al nombre de usuario, esta puede ser modificada posteriormente por l mismo, adems no tiene permisos sobre ninguna funcin dentro del sistema, es por esta razn que se permite copiar los permisos de otro usuario, mostrando a manera de lista los existentes para que pueda seleccionar alguno. Desde la ventana de manejo integral pulse en <Modificar> para modificar los datos personales, para cambiar la clave asignada a un usuario pulse en <Contrasea>, el procedimiento es el siguiente: 1. 2. 3. Pulse en <Contrasea>. El cursor se posiciona en [Clave] o [Contrasea], entonces digite su nueva clave hasta de 10 caracteres, las maysculas y minsculas son ignoradas. <Enter>. Reconfirme su clave en [Reconfirmar], en este campo se valida que la clave y su reconfirmacin sean iguales, de no ser as el sistema no le permitir grabar su nueva clave. <Enter>. Pulse <Grabar>, o pulse en <Cancelar> para no tener en cuenta el cambio.

4.

La funcin de cambio de contrasea puede funcionar diferente dependiendo de los permisos del Usuario que la opera y del Usuario al que intenta modificar, un usuario slo podr cambiar su propia contrasea y slo podr restaurar la contrasea de otros usuarios si esta autorizado para esta operacin, la restauracin es hacer la contrasea igual al nombre de usuario. Puede borrar un usuario con el botn <Eliminar>. Para modificar los permisos de un Usuario pulse en <Permisos>.

 Para mayor agilidad en la creacin de usuarios y permisos: cree el Usuario y defina todos sus permisos, despus cree el segundo Usuario y copie el perfil de permisos del primero , de aqu en adelante solo basta copiar los permisos del primer Usuario creado, esto es de gran utilidad cuando se crean usuarios de igual jerarqua como los Cajeros, ya que habiendo definido el primer Usuario solo tendr que copiar el perfil de permisos de este para los dems, simplificando la redefinicin de los permisos.

Asignacin de permisos
Esta funcin permite redefinir los permisos de un usuario del sistema. Para establecer los permisos de usuario proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione el usuario en la ventana de administracin. 2. Pulse en <Permisos> al entrar se mostrar un men similar al men principal pero con funciones adicionales para ser modificadas, la ventana se divide en 2 partes: 1. Las funciones (bloque izquierdo). 2. Los permisos (bloque derecho).

3. 4. 5.

Seleccione la funcin que desea cambiar, los permisos que puede asignar aparecern en la parte derecha. Para asignar o quitar un permiso haga clic sobre el permiso (bloque derecho). Pulse en <Salir>. Puede copiar todos los permisos de otro usuario Pulsando en <Copiar / Heredar>.

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

\MENU PRINCIPAL SUPERIOR El administrador del sistema contiene 3 herramientas que afectan la operacin y comportamiento del software, estas funciones son: 1. Terminal. 2. Transacciones . 3. Centro de Costo.

TERMINAL
\MENU PRINCIPAL SUPERIOR\ADMINISTRADOR DEL SISTEMA En esta ventana podemos definir las caractersticas de funcionamiento de la aplicacin en el computador o terminal donde se ejecuta, disponemos de los Botones de comando y las siguientes pginas o solapas: Solapa [Factura] Aqu encontramos las caractersticas de funcionamiento de la factura como: [Utilizar informe]: seleccione el diseo de factura que de forma predeterminada se imprimir en esta Terminal, recuerde que los formatos ITPF se recomiendan si desea una impresin rpida con calidad de impresin baja.

[Tipo de numeracin]: Especifique la numeracin que de forma predeterminada se utilizar en esta terminal, recuerde que la numeracin se define en las transacciones, tambin puede cambiar el tipo de numeracin desde la factura. [Tabulacin]: La tabulacin es la forma en que el cursor recorre o salta de casillas en la factura, esta caracterstica tiene 2 posibles valores : Z: En la funcin de factura el cursor se posiciona en [cdigo] pasa a [Cantidad] y vuelve a [cdigo], se utiliza en comercio de flujo medio y bajo, permite especificar con facilidad la cantidad de venta por cada PAS. I: En la funcin de factura el cursor se posiciona en [cdigo] y vuelve a [cdigo] asumiendo [Cantidad] como 1, se utiliza en comercio de flujo alto como supermercados. [Preguntar siempre datos adicionales]: El proceso de facturacin pregunta los datos bsicos y necesarios para una factura, puede indicar esta casilla para que se pregunten siempre datos adicionales como vendedor, capturar e imprimir en la factura la Orden de Compra del Cliente, etc. [Mensaje en el visor de pantalla]: Especifique el mensaje que aparecer para su cliente en la pantalla en el momento de facturar.

Solapa [Cajn Monedero]: Encontramos las caractersticas para el funcionamiento del cajn monedero: [Puerto de Comunicacin]: Si su cajn es de conexin paralela especifique la impresora de punto de venta, si es de conexin serial especifique la impresora que se ha configurado como genrica solo texto en los puertos COM1, COM2. <Escoger Seal>: Los cajones reciben una seal especifica para activar su apertura, cada fabricante elige una seal y esta puede ser especificada en el campo que aparece al lado derecho del botn, si su cajn es paralelo es decir que esta conectado a su impresora de punto de venta, puede escoger entre 3 seales pulsando este botn, si su impresora es EPSON puede elegir entre EPSON o EPSO1, si su impresora es STAR puede elegir la seal STAR, si el cajn es de conexin serial cualquier seal le servir. <Repetir la seal>: Puede escoger el numero de veces que la seal debe ser enviada al cajn monedero, por lo menos debe ser 1 vez. Solapa [Visor]: Para definir un visor o pole display en su sistema es necesario haber creado una impresora Genrico/Solo texto relacionada con el puerto de comunicacin donde se encuentra conectado el Visor. [Puerto de Comunicacin]: Especifique la impresora que tiene relacionado el puerto donde se encuentra el visor o pole display.

Solapa [Balanza/Lector serial]: [Seleccionar balanza]: En esta ventana puede seleccionar la marca de su balanza, la configuracin esta predeterminada para una correcta comunicacin en caso de no funcionar comunquese con su Distribuidor o certifquese con el curso de programacin. [Configuracin lector serial]: La comunicacin con el lector serial se especifica en un archivo script que contiene los datos tcnicos que lo permiten, este archivo ser configurado por su distribuidor o certifquese con el curso de programacin . Solapa [PAS - Compras]: [Actualizacin en lotes]: Al seleccionar este indicador el proceso de actualizacin de existencias de PAS no se har inmediatamente al grabar una compra, si no que ser una tarea ejecutada posteriormente por el Hades, esto hace que el proceso sea ms rpido.

CENTRO DE COSTO
\MENU PRINCIPAL SUPERIOR\ADMINISTRADOR DEL SISTEMA En esta ventana podemos definir las caractersticas de funcionamiento del CC, su manejo se realiza a travs de los BOTONES de comando, veamos las caractersticas que se pueden definir:

Solapa [Datos] En esta pgina podemos definir los datos bsicos del CC, estos se pueden visualizar generalmente en la factura: Digite el [Nombre], [Direccin], [Telfono] de su entidad. [Otra descripcin]: Puede definir otro nombre para el CC o un slogan. [Tipo de CC]: Defina la forma como se opera este CC desde esta terminal, puede ser Refrencialo Transaccional para un mayor manejo de este tema vea Direccionamiento de datos.

[Periodo Fiscal], se refiere al periodo o fecha en que esta operando el sistema. [Inventario Fsico], indica si en el CC se esta realizando inventario o conteo fsico. Solapa [Factura] [Mensaje en la Factura]: Puede colocar un mensaje para la factura. [Rango de Facturas autorizadas]: Numero inicial y final de facturas autorizadas. [Literales]: Los literales son mensajes de informacin en la factura: [Lnea 1]: Puede ser el rgimen comn o simplificado (Colombia). [Lnea 2]: Puede ser el nmero de resolucin de la DIAN (Colombia).

[Lnea 3]: Puede ser la fecha de la resolucin y rango autorizado (Colombia). Solapa [PAS] [Establecer precio de venta por porcentaje]: Este parmetro afecta la definicin de un PAS, al sealar esta opcin el sistema preguntar [Costo], despus [Porcentaje de Utilidad Nominal] y con base en este porcentaje calcula el [Precio de venta] aunque podemos modificarlo. Al no estar sealado esta opcin el sistema pregunta [Costo] y despus el [Precio de Venta], el porcentaje de utilidad es calculado segn el precio de venta que fijemos. [Permitir crear PAS desde Compras y Conteo]: Cuando se realizan compras o el conteo fsico si no existe un PAS se puede crear desde estas funciones al estar este parmetro activado. [Utiliza impuesto en valor (consumo)]: Especfica si se utiliza el impuesto de consumo (ICO para Colombia), este parmetro afecta a la funcin de definicin de un PAS. [% de Impuesto que generalmente aplica]: Este porcentaje es el que aparece por omisin cuando creamos un PAS, aunque en esa misma funcin lo podamos cambiar. [Redondeo de precio]: Es el valor al cual se redondea el subtotal (precio x cantidad) del PAS en la factura. Solapa [MAS...] [Al cierre [Resumen por Subgrupo]]: En el listado de cierre se puede generar un resumen de ventas por Grupo o Subgrupo, al estar este parmetro activado se genera por Subgrupo sino, se genera por Grupo. [Forma de pago frecuente]: Puede especificar el cdigo de la forma de pago que mas utilice con el fin de agilizar el proceso de venta y los procesos donde es necesario definir la forma de pago. Si especifica adicionalmente [Automtica] en el momento en que se pregunte la forma de pago el cursor saltar al siguiente campo, de otra forma se sugerir y el cursor permanecer esperando la confirmacin de la forma de pago. [Controlar jornada fiscal]: Marque esta opcin si su punto comercial atiende despus de las 12:00 am , ya que permite que las ventas que se hagan en las primeras horas del siguiente da pertenezcan al periodo fiscal del da anterior, es decir el sistema requiere que Usted haga un cierre de jornada para cambiar la fecha fiscal. [Numero mximo en cantidad]: Este parmetro es un control adicional para que no se digiten por error cantidades mayores a esta cantidad. [Plazo para anular compras]: Al realizar un comprobante de compra solo podr anularlo antes de que se cumplan estos das.

EL ASISTENTE
SOLAPA [INSTALACIN]
El Asistente en la labor de Instalacin acta de la siguiente manera: Muestra la licencia del producto, solo si la instalacin no es demostracin. Permite hacer copia de seguridad de la licencia (cuando ya ha sido licenciado). Al pulsar <Instalar> permite ejecutar la segunda etapa de la instalacin y terminar las actualizaciones.

SOLAPA [TERMINAL]
Esta pgina permite configurar el aspecto de la aplicacin en su estacin de trabajo:

[Temas] : seleccione el diseo que tendr como fondo de sus ventanas. Para la especificacin de otros parmetros de la terminal puede hacerlos en Terminal.

SOLAPA [CC]
En esta pgina se visualizan los CC y se pueden definir otros pulsando <Adicionar>, al selecciona un CC dentro de la lista y pulsar click derecho tiene acceso al manu contextual con las opciones de: <Modificar ruta>: permite establecer la ruta de acceso a los datos, para mayor conocimiento de este tema vea Direccionamiento de datos. <Modificar CC>: Permite realizar modificaciones al CC, para mayor conocimiento de este tema vea Administrador del sistema\CC.

SOLAPA [SOLUCIONES]
Esta pgina permite solucionar los inconvenientes presentados en la aplicacin y en los datos, para ejecutar cualquiera de los siguientes procedimientos verifique que ningn usuario est trabajando en la aplicacin, la forma de solucionar los inconvenientes es en el orden en que aqu se describe:

<Reparar>: El sistema verifica las tablas y bases de datos del sistema, sin que la informacin se pierda, verifique que la informacin quede correcta y que no se presente la anomala. <Reparar II>: Si al ejecutar la anterior funcin no se solucion la anomala, ejecute este procedimiento, el sistema verifica las tablas y bases de datos del sistema, es posible que necesite asignar de nuevo algunos permisos, verifique que la informacin quede correcta y que no se presente la anomala. <Restaurar copia>: si el inconveniente no se solucion con alguno de los 2 pasos anteriores, ejecute este procedimiento, el sistema recupera la informacin que esta almacenada en su copia, la informacin queda como en el momento en que fue guardada y la informacin ingresada posterior a la copia recuperada se perder . Ejecute este comando solo si las opciones anteriores no solucionaron el problema y antes de ejecutarla comunquese con su Distribuidor Para restaurar la copia realice lo siguiente: 1. 2. [Del archivo]: especifique la ubicacin (ruta o dispositivo) donde se encuentra el archivo que desea restaurar, los archivos deben ser de extensin .RAR, si desea ver el contenido del archivo pulse en la <Lupa>. Pulse en <Restaurar>.

<Inicializar sistema>: Este comando solo debe ser ejecutado por su Distribuidor.

El sistema automticamente ejecuta una copia adicional en \DATA3.RAR cuando restaura una copia. Verifique la calidad de la copia cuando hace una copia de seguridad en <Ver control>. El procedimiento aqu descrito es cuando se realiza una copia de seguridad con la funcin Copia de Seguridad del sistema. Para ejecutar la restauracin es necesario haber asignado el permiso al usuario que ejecuta el procedimiento.

SOLAPA [RUTAS]
Esta pgina permite establecer las siguientes rutas de acceso: <Ruta de actualizacin>: En esta ruta se buscarn las actualizaciones de la aplicacin y que se descargan

por lo general en el servidor. <Ruta de publicidad>: en esta ruta se buscan las imagenes que se mostrarn en el panel derecho de la ventana de facturacin.

LA IMC (INTERFACE PARA EL MANEJO DE CONSULTAS)

Esta es la herramienta para la generacin y consulta de informes, en esta ventana se relacionan los diferentes informes que se pueden consultar de una misma informacin.

Veamos los botones existentes: VISUALIZAR Al pulsar este botn visualiza en pantalla el informe.

IMPRIMIR Al pulsar este botn se imprime el informe, al lado derecho de ste encuentra el botn de configuracin de impresin; puede seleccionar entre imprimir siempre en la impresora predeterminada o seleccionar la impresora (inclusive las de red) , en los informes administrativos (de 80 columnas o ms) es necesario seleccionar una impresora que maneje diferente tipos de fuente. EXPORTAR / ENVIAR Este botn permite grabar su informe o la informacin de l en diferentes formatos; Excel con formato, Excel, simplificados, DBF y PDF, adicionalmente le permite enviarlos a un correo electrnico si cuenta con un servidor de correo. DISEADOR Al pulsar este botn tiene acceso a redisear los informes, para esto es necesaria la capacitacin de programacin.

ADMINISTRADOR DE INFORMES Al pulsar este botn tiene acceso a la creacin, borrado, mantenimiento y modificacin de comandos ITP del informe, tiene funciones incluidas como la de Importacin, que le permiten importar todos los elementos de un diseo a su lista actual de informes, o Exportar todos los elementos del diseo, puede utilizarse como copia de seguridad de los informes que haya elaborado o para manejar un informe de su exclusivo uso. GRAFICADOR Esta funcin permite ver la grfica ya diseada, la herramienta utilizada es GRAPH de Microsoft.

COPIA DE SEGURIDAD
Utilice esta opcin para hacer una copia de seguridad de sus datos, el sistema originalmente viene con el procedimiento de copia total realizado por el programa RAR.EXE de libre distribucin, la copia se ejecuta en el siguiente orden: 1. 2. Se realiza una copia de seguridad en el directorio que se seleccione y con el nombre que se puede comprobar en la IMC, el archivo es de extensin .RAR. Se realiza una copia adicional en el directorio raiz de la unidad donde se encuentra instalada la aplicacin, el nombre de este archivo puede ser DATA1, DATA2 o DATA3 con extensin .RAR.

Si desea realizar una copia de seguridad con una herramienta diferente o en un dispositivo diferente consulte con su proveedor.

Ejecute esta opcin de ser posible todos los das y realice una copia eventual en un dispositivo alterno a su disco duro, esta medida preventiva le evitara inconvenientes. Cuando realice una copia de seguridad verifique que ningn usuario este utilizando la aplicacin.

OTROS TEMAS
COMANDOS ITP
Los comandos del ITP son instrucciones de ejecucin interna, es un seudo-lenguaje denominado FOX-ITP empleado en la IMC y galera de funciones, para mas conocimiento certifquese con la capacitacin de programacin.

COMANDOS ITPF
Los comandos del ITPF son comandos aplicados a formatos, su objetivo es ofrecer soluciones rpidas de informe, es empleado en la IMC, para mas conocimiento certifquese con la capacitacin de programacin.

TIPOS DE NUMERACIN PARA LA FACTURACIN

Creacin del tipo de numeracin: En la ventana de "Transacciones" conocida tambin como "Parmetros de Movimiento" que se encuentra en el "Administrador del sistema", busque la transaccin de ventas, pulse el botn de edicin y en el campo [Tipo] digite el cdigo de la nueva numeracin, puede asignar el prefijo que le han asignado por ejemplo "R1", pulse <ENTER> y despus en <Grabar> para confirmar la creacin. Utilizacin del tipo de numeracin. En la ventana de facturacin pulse [CTRL][F9] y seleccione el tipo de numeracin que requiera, en la parte inferior derecha puede ver el tipo de numeracin seleccionado, proceda a facturar normalmente Funciones Relacionadas. Cuando consulta una factura o se realiza alguna devolucin solo puede operar sobre las facturas con el tipo de numeracin que haya elegido para la terminal. Al realizar un cierre de caja en "Informe de Caja" o "Caja" puede especificar el tipo de numeracin que desea consultar en <Tipo numeracin> El informe de PAS valorizados no discrimina entre un tipo de numeracin y otra.

DIRECCIONAMIENTO DE DATOS
El direccionamiento de datos se refiere a la especificacin del lugar donde el software tiene acceso a los datos, cuando se instala el programa se asume el computador local como lugar para los datos, sin embargo es posible que Usted necesite realizar un direccionamiento porque los datos no se encuentran en el computador donde ha instalado la aplicacin es decir tiene una central de datos donde reposa la informacin. La distribucin es ptima para evitar un sobrevolumen de datos y una administracin mas eficiente de la operacin de los computadores. Podemos definir los CC en cada computador segn la manera como se accesarn los datos:

CC Transaccional: En este tipo de acceso se realizan en el CC todas o algunas operaciones del sistema como
control de inventarios, compras, ventas etc., ejemplo el CC principal.

CC Referencial: Este tipo de acceso se crean para referenciar traslados u otro tipo de operacin, no desea hacer
operaciones de control sobre este CC, ejemplo: un CC para enviar all los PA de baja. Los CC referenciales no necesitan direccionamiento, as que el direccionamiento solo va dirigido hacia los CC Transaccionales y las topologas que podemos tener con estos son la de CC centralizados y CC distribuidos, por ser el mas recurrente, en este capitulo detallaremos la configuracin para CC centralizados, para un manejo de CC distribuidos certifquese con la capacitacin de programacin o pida asesora a su distribuidor.

CC centralizados: Se utiliza cuando se tiene uno mas CC transaccionales y uno o mas computadores
que trabajarn en el sistema accesando todos una misma base de datos, toda la informacin de los diferentes CC transaccionales estn en una misma ruta o carpeta.

Computador 01

Computador 02

CC 01

CC 02
Computador 03

Carpeta \COP\DATA

Para hacer esta topologa de acceso proceda de la siguiente manera: PROCEDIMIENTO:

1.
2. 3. 4.

Seleccione el computador donde estarn sus datos, a este computador se le llama servidor Instale la aplicacin en el servidor y comparta la subcarpeta o folder \data que esta contenida en el folder donde se instal la aplicacin, esta carpeta debe ser compartida de modo total (lectura y escritura). Tenga en cuenta el nombre del servidor en la red y carpeta donde se instal la aplicacin, para nuestro ejemplo el servidor se llama C01 y el directorio donde se instal la aplicacin es \COP. Configure su red de WINDOWS para el acceso en red y realice un mapa donde los otros computadores accesarn la informacin, a estos computadores se les denomina cliente, para nuestro ejemplo tenemos 2 clientes C02 y C03 que accesarn los datos: Cliente Computador 02 (c02) Conexin a: CC 01: \\c01\data\ CC02: \\c01\data\

Servidor Computador 01 (c01) conexin a: CC 01: C:\COP\DATA\ CC 02: C:\COP\DATA\

Cliente Computador 03 (c03) Conexin a: CC 01: \\c01\data\ CC 02: \\c01\data\

5.
6. 7.

Compruebe que todos los computadores se pueden conectar y ver a travs de la red, especficamente que los clientes puedan ver la carpeta de datos compartida en el servidor, para nuestro ejemplo \\C01\DATA\. Instale el software en los clientes (C02 y C03 en nuestro ejemplo). En cada uno de los clientes realice lo siguiente: Ejecute el AST (asistente) En la solapa [CC], ubique el CC que tiene los datos en el servidor (01 para nuestro ejemplo) y pulse click derecho, seleccione <Modificar ruta>, es posible que se pregunten los datos de usuario para verificar si tiene permisos para esta operacin, ubique o especifique la ruta donde se encuentran los datos (para nuestro ejemplo \\C01\DATA\), despus pulse en <Salir>. El sistema debe iniciar el proceso de reconocimiento de la ruta y enrutamiento.

Puede verificar la ruta al entrar en la aplicacin del computador cliente, en el men principal en la parte inferior derecha. Puede verificar la ruta en el Asistente en la solapa CC. Se recomienda tener una red de datos certificada para una distribucin de datos eficiente.