AUXILIAR DE ESCRITRIO A FUNO

1. O que Escritrio? um ambiente onde se agrupam funcionrios, mquinas, computadores e mveis; Lugar onde centralizam-se as informaes comerciais; um grupo de pessoas dotadas de qualidades necessrias para dirigir, controlar e coordenar as atividades da Empresa; o eixo principal. de qualquer negcio.

2. Para que serve o Escritrio?

Para controlar a Empresa, em todos os seus setores.

3. Quem trabalha no Escritrio? Pessoa Fsica ou Jurdica com conhecimentos tericos e prticos de suas funes especficas.

4. O que uma Pessoa Fsica?

todo indivduo a quem o Estado, atravs de leis, assegura direitos e estabelece obrigaes. Todo cidado com registro de nascimento no Brasil.

5. O que Pessoa Jurdica?

uma ou mais pessoas que se organizam para alcanar um objetivo social ou lucro; uma Pessoa Fsica que em determinado momento responde por uma Empresa; A Pessoa Jurdica define-se em Pessoa Jurdica de Direito Privado.

6. O que Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica? Como as Pessoas Fsicas tm o CIC, assim as empresas tm o CNPJ, isto a inscrio no Ministrio da Fazenda. Toda Pessoa Jurdica est duas vezes registrada no Ministrio da Fazenda.

7. O que Microempresa?

uma pequena Empresa, que por fora da Lei foi dispensada de escriturao fiscal e contbil e teve ma mesma Lei isenes tributrias na ala federal e estadual. Seu enquadramento est limitado a um determinado faturamento.

08. O que Firma Individual?

aquela em que uma nica pessoa responde pelos negcios, contraindo direitos e obrigaes. Normalmente tem o mesmo nome do proprietrio.

09. O que uma Sociedade por cotas de responsabilidade limitada?

uma Empresa onde duas ou mais pessoas respondem pelos negcios, contraindo responsabilidades mtuas.

10. O que uma Sociedade Annima? uma Empresa cujo Capital Social est dividido em partes, de propriedade de acionistas e suas responsabilidades so proporcionais s aes.

11. O que uma Sociedade de Economia Mista? uma Empresa cuja participao no Capital privado e do Governo. Em sua maioria, o Governo majoritrio.

12. O que uma Empresa Multinacional? uma Empresa estabelecida no Pas com capital estrangeiro.

13. Como pode dividir-se a Empresa? FINANCEIRO recursos financeiros COMERCIAL EXTRATIVISMO comrcio recursos compra/venda naturais

EMPRESAS
Indstria Transformao Matria-Prima Prestao de Servios Agropecuria Transporte Plantao Lazer Criao de Animais

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL
DIRETORIA
PESSOAL
Seleo e Recrutamento; Registro; Legal; Demisses; Folha de Pagamento.

FINANCEIRO
Contas a Receber; Contas a Pagar; Operaes; Crdito e Cadastro; Bancos; Caixa

COMERCIAL
Almoxarifado; Publicidade; Compras; Vendas; Controle de Produo.

CONTABILIDADE
Escriturao; Balanos; Anlises; Custos; Fiscal; Controladoria.

TPICOS PRINCIPAIS
Conhecimentos Bsicos 1.1 Organizao interna de um Escritrio Para facilitar e organizar a execuo dos servios, as empresas dividem seus escritrios em departamentos e setores. Esta diviso feita de acordo com o tamanho e necessidades da Empresa. Setores so divises de um escritrio e cada setor tem a sua parcela de responsabilidade, pessoal qualificado e tarefas definidas.

1.2 Os Departamentos 1.2.1 Departamento Administrativo O Departamento Administrativo de forma sinttica o responsvel por todas as rotinas do Escritrio. Atende principalmente os setores de contabilidade e recursos humanos, que cuida das obrigaes dos empregados e empregadores.

DEPARTAMENTO PESSOAL

O Departamento Pessoal o local, aps a Recepo, onde o funcionrio adquire as primeiras impresses sobre a Empresa. Suas principais atribuies so: Procurar candidatos aos cargos disponveis, atravs de divulgao adequada; Analisar e avaliar as caractersticas pessoais, psicolgicas e a capacidade profissional dos candidatos; Encaminhar os candidatos aos setores competentes para o devido registro e o incio do trabalho.

A Seo de Seleo de Pessoal trata dos candidatos a emprego e sua atribuio encerra-se no momento em que o candidato est pronto a assinar o Contrato de Trabalho. Suas atribuies so: Preparar anncios de jornal; ou Encaminhar vagas, com perfil especfico dos candidatos, s empresas de assessoria de pessoal que prestam servios Empresa; Entrevistar candidatos; Obter informaes sobre candidatos; Analisar e classificar as propostas de emprego; Aplicar testes de conhecimento; Encaminhar o candidato aos exames mdicos; Indicar candidatos selecionados para registro;

OS DOCUMENTOS DO DEPARTAMENTO PESSOAL

1.

Solicitao de Emprego: um documento que circula somente na seo de seleo, ou fornecido pela empresa de assessoria. Preenchido, o candidato demonstra sua capacidade, suas pretenses, suas experincias, onde o responsvel avalia como e se deve enquadr-lo na Empresa. empregado, estabelecendo direitos e obrigaes para as duas partes, bem como as normas trabalhistas durante o perodo de Contrato. Vencido o Contrato, poder ser renovado com o consentimento mtuo. A parte introdutria do Contrato de Trabalho por Experincia qualifica as partes que assinam e indica o artigo da CLT que rege seus termos.

2. Contrato de Experincia: um documento assinado pelo empregador e pelo

3. Termos de Responsabilidade: um comprovante de vida e residncia dos filhos

menores do empregado e que tm o direito ao salrio famlia. O termo de responsabilidade deve ser renovado uma vez por ano.

4. Ficha de Salrio Famlia: um documento onde constam os filhos menores do

funcionrio, registrando tudo o que consta no registro de nascimento. O vavlor do salrio famlia pago baseado neste documento.

5. Registro de Empregado: para efetuar o registro do empregado necessrio coletar os

dados contidos na CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social. Devem ser anotados: o data do contrato; o nome do banco depositrio do FGTS e o nmero do FGTS do empregado; o nmero do PIS; o funo do empregado; o remunerao e forma de pagamento; o horrio de trabalho e descanso semanal; o informaes da vida privada; o todos os aumentos e dissdios; o frias; o imposto sindical.

6. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: toda Empresa deve enviar

mensalmente ao Ministrio do Trabalho relao dos empregados admitidos e demitidos. Destina-se ao Departamento Nacional de Mo-de-Obra, para fins de acompanhamento estatstico.

7. Horrio de Trabalho: para efeitos de fiscalizao, a Empresa deve expor o quadro de

horrio em lugar onde todos os empregados tenham acesso e nele deve constar: o funo e setor de trabalho; o horrio de entrada e sada; o horrio de intervalo; o dia de descanso semanal.

8. Carto Ponto: tem por finalidade controlar a freqncia do empregado. Ao confeccionar

a folha de pagamento a empresa verifica o ponto do empregado.

9. Folha de Pagamento: Discrimina as remuneraes pagas e os descontos efetuados

sobre estas remuneraes. documento de muita importncia na Empresa.

10. Guia de Recolhimento de INSS: todo empregado contribui com o INSS e a Empresa
paga sua parte tambm. Exemplo: Empregado - 10% sobre o salrio Empresa 25% sobre os salrios Total: 35% sobre os salrios

11. FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Servio: esta guia o comprovante de
depsito da empresa, ela acompanha a relao dos empregados.

12. Contribuio Sindical: todo empregado desconta um dia por ano para o sindicato de
classe ao qual pertence. Esta guia acompanha a relao dos empregados da empresa que contriburam.

13. Imposto de Renda retido na Fonte: este imposto descontado diretamente no

envelope de pagamento ou nota fiscal de servios. A Empresa desconta sobre os servios e repassa ao Governo. Lembre-se que descontar INSS e IR na Fonte dos empregados e prestadores de servios e no pagar ao Governo constitui-se em apropriao indbita ou roubo e d cadeia.

14. Relao de Empregados (RE): a relao de todos os empregados com a sua

respectiva documentao e respectivo valor do FGTS.

15. Aviso Prvio: se o empregado no pretende mais trabalhar na Empresa, pode pedir
seu desligamento mediante um aviso de 30 (trinta) dias de antecedncia se for mensalista e 07 (sete) dias se for semanalista. O aviso prvio se estende tanto ao empregado quanto ao empregador.

16. Resciso de Contrato: de emisso obrigatria por ocasio do desligamento, nela

constam todos os direitos que o empregado tem em relao Empresa.

FLUXOGRAMA DE ADMISSO DE EMPREGADOS

EMPREGADOR
(Seo de Seleo)

CANDIDATO A EMPREGO

TERCEIROS
(Jornais, Empresas, Assessorias)

1) Preparar anncio p/jornal ou contatar Assessoria.

2) Jornal: publicar anncio; ou Assessoria: enviar currculo.

3) Ler anncio; ou encaminhar-se via Assessoria.

5) 1 seleo: entrevistar o candidato.

4) Apresentar-se ao emprego.

6) Entregar proposta de emprego ao candidato.

7) Preencher proposta e devolv-la.

8) 2 seleo: avaliao das propostas.

9) Submeter os candidatos a testes de conhecimentos.

10) Resolver os testes e devolv-los.

11) 3 seleo: analisar solues dos testes.

12) Solicitar carta de apresentao ou referncias.

13) Providenciar carta de apresentao.

14) Empregador anterior: fornecer carta.

16) 4 seleo: receber e analisar informaes. 17) Encaminhar candidato ao exame mdico.

15) Entregar carta de apresentao. 18) Submeter-se ao exame mdico. 19) Mdico: examinar e fornecer atestado mdico.

21) 5 seleo: verificar resultados dos exames.

20) Entregar resultado do exame mdico.

22) Encaminhar candidato aprovado ao setor competente.

23) Dirigir-se Seo de Registros.

24) Seo de Registros: providenciar admisso.

1.2.2

Departamento Comercial O Departamento Comercial o responsvel pela compra de bens e servios. Apresenta-se dividido em trs setores que so: o Setor de Compras responsvel pela aquisio de mercadorias necessrias para o bom funcionamento da Empresa, tais como matrias-primas para produzir bens, mercadorias para uso ou consumo e mercadorias para revender. Para comprar, necessrio que seja feita pesquisa de mercado. o Setor de Vendas dirige as vendas efetuadas pela Empresa e organiza os passos necessrios para uma boa venda. O objetivo de uma venda garantir o lucro da Empresa. A venda por atacado feita em grande quantidade e a venda a varejo feita em pequenas quantidades. o Setor de Estoques responsvel pelo armazenamento e controle de todas as mercadorias que a empresa possui. Estocar armazenar para usar mais tarde, servio de almoxarifado. Departamento Financeiro O Departamento Financeiro responsvel pela parte monetria da Empresa, ou seja, recebimentos, pagamentos e controle. Est dividido, basicamente, em mais setores:

1.2.3

Seo de Contas a Receber: responsabiliza-se pelas duplicatas, faturamento em geral. Seu trabalho junto ao setor jurdico, pois nem sempre a cobrana amigvel. Seo de Contas a Pagar: faz o programa de pagamentos da empresa. Seus atrasos podem abalar o crdito da empresa. Est ligado diretamente Tesouraria. Crdito e Cadastro: objetiva a conferncia da credibilidade dos clientes.

TESOURARIA Seo do Caixa: manuseia moeda corrente, efetua recebimentos acompanhados dos documentos comprobatrios. Emite o boletim de caixa. e pagamentos,

Bancos: a seo que controla o movimento bancrio, contas correntes, contas vinculadas, emprstimos, investimentos. Os documentos so extratos de contas e borders bancrios. Controle: a seo que acompanha o numerrio desde sua origem at a sua aplicao, envolvendo credibilidade funcional junto direo da Empresa.

CONTABILIDADE Escriturao: a seo que registra os fatos de uma empresa, para isso usada a ficha razo que por sua vez cpia fiel do dirio. Balanos: a seo que a partir das fichas razo faz levantamentos mensais (balancetes) e anuais (balanos). Os balancetes e balanos demonstram a real situao da Empresa num determinado momento. Anlises: estuda, analisa e d recursos s situaes deficientes da Empresa. Partindo do balancete ou balano tem em mos todos os dados, solucionando as situaes urgentes. Custos: a seo que determina os preos dos produtos da empresa concorrendo para isso todos os insumos na fabricao.

PLANO DE CONTAS O Plano de Contas a espinha dorsal da Contabilidade e divide-se em quatro grupos: 1. Ativo um grupo de contas onde so registrados todos os bens e direitos da Empresa. O Ativo pode ser disponvel, realizvel, imobilizado e diferido. 2. Passivo um grupo de contas onde lanamos todas as obrigaes e o capital social da Empresa. Fornecedores, Bancos, Tributrio. 3. Despesas um grupo de contas onde so registradas todas as despesas da Empresa. Administrativas, Pessoal, Tributrias, Operacionais, Financeiras. 4. Receitas um grupo de contas onde se registram as vendas da Empresa. Vendas Operacionais e de Bens.

1.3 Outros Conhecimentos 1.3.1 Diversos

Nem todas as Empresas tm fins lucrativos. Hospitais, Faculdades, Escolas entre muitas outras tm fins puramente sociais. As Empresas lucrativas dividem-se em financeiras, comerciais, extrativistas, industriais, prestadoras de servios.

2. Conhecimentos Prticos 2.1 Escriturao Fiscal 2.1.1 Registro de Entradas o o Notas Fiscais de compras, devolues de vendas. Registrar em livro.

2.1.2 Registro de Sadas o o Notas Fiscais de vendas. Registrar em livro.

2.1.3 Apurao de ICMS o o Registrar em livro. Emitir Guia de Recolhimento de ICMS, PIS, Cofins.

2.2 Recursos Humanos 2.2.1 Atribuies Responsvel por todas as tarefas que dizem respeito s obrigaes e direitos dos empregados e empregadores. o Registro de Empregados a ficha completa do funcionrio. o Folha de Pagamento onde so registrados todas as remuneraes e descontos mensais dos funcionrios, sendo o espelho da demonstrao de pagamento. o Carto Ponto define-se como o espelho da jornada de trabalho para a elaborao da folha de pagamento. o Obrigaes Sociais INSS, FGTS, CIPA, acidentes. o 2.3 Faturamento Cpias de Duplicatas/Faturas. Registro nos livros de Duplicatas. o Emisso de Notas Fiscais, discriminando nome do comprador, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual, as mercadorias, preo unitrio, total, ICMS, transportador, data de sada, peso, quantidade de embalagens. o o

NOES DE CORRESPONDNCIA
1. INTRODUO 1.1 Conceitos de Classificao de Correspondncia Correspondncia a forma de comunicao escrita que se estabelece entre pessoas fsicas ou jurdicas para tratar de assuntos de mtuo interesse. A correspondncia pode ser particular, oficial ou empresarial.

1.1.1 1.1.2 1.1.3

Correspondncia particular aquela que se d entre pessoas fsicas, podendo ter ou no carter de intimidade. Correspondncia oficial a que ocorre entre rgos da administrao direta ou indireta do servio pblico civil ou militar, no mbito municipal, estadual ou federal. Correspondncia empresarial aquela atravs da qual as empresas (quer sejam estabelecimentos bancrios, indstrias, lojas comerciais ou prestadoras de servios) se comunicam com as pessoas fsicas ou jurdicas, tendo em vista as mais diversas finalidades. Nesses trs tipos de correspondncias importante observar uma srie de requisitos: correes, lingstica, simplicidade, objetividade, clareza, conciso, elegncia, coeso, coerncia e cortesia.

2. CARTA COMERCIAL 2.1 Conceito Carta comercial a correspondncia tradicional utilizada pela indstria e pelo comrcio. 2.2 Esquema Grfico
(cabealho ou timbre) (numerao) (iniciais) (endereamento) (invocao) (tabulao) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... (tabulao) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................... (fecho da carta) (assinatura) (local e data) (referncia quando documento extenso)

2.3 Apresentao Existem duas modalidades para a disposio grfica de cartas: o sistema em blocos e o sistema de encaixe. 2.3.1 Sistema em Bloco No sistema em bloco no h marcao de pargrafos. Todas as linhas so iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os pargrafos usa-se pauta dupla. Existindo tpicos em maisculas, a linha subseqente ou segunda linha inicia-se aps sua ltima letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem esttica. 2.3.2 Sistema de Encaixe No sistema de encaixe o texto disposto com pauta dupla do incio ao fim. O pargrafo ser de 10 espaos (datilogrficos) a partir da margem esquerda. O destinatrio, a invocao, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposio idntica nos dois sistemas. 2.4 Transformao de Carta Comercial Tradicional em Carta Comercial Moderna Agora, veremos como transformar uma carta tradicional em uma carta simplificada, economizando-se assim tempo e esforo. modelo de carta comercial tradicional:

JR DURAN & CIA. LTDA. Rua Santo Incio, 425 Centro 91300-045 PORTO ALEGRE/RS
Porto Alegre, 10 de janeiro de 2003. A Fernando Barros & Cia. Ltda. Av. Rio Branco, 103 Cj. 700 Rio de Janeiro/RJ Prezados Senhores: Em resposta solicitao feita pelo vosso escritrio, representado em nossa cidade pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via area, 10 (dez) caixas dos medicamentos pedidos. Outrossim, comunicamos que a duplicata n 086013, emitida por Vs. Sas., em 03 de janeiro do corrente ano, j foi encaminhada, em 08 do corrente ms, ao Departamento de Cobrana para providncias cabveis. Atenciosamente. ________________________________________ Tiago de Almeida Diretor

modelo de carta comercial moderna:

JR DURAN & CIA. LTDA. Rua Santo Incio, 425 Centro 91300-045 PORTO ALEGRE/RS
10 de janeiro de 2003. A Fernando Barros & Cia. Ltda. Prezados Senhores: Seguiram, pela VARIG, dez caixas dos medicamentos solicitados pelo Sr. Marcelo Silveira. Sua duplicata j foi encaminhada ao Departamento de Cobrana. Atenciosamente. ________________________________________ Tiago de Almeida Diretor

2.5 Sugestes para Incio e Fecho de Cartas Comerciais Incio: Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. Sa. que... Com referncia ao assunto......, lamentamos comunicar... Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sa. pretendem... A finalidade da presente solicitar... Pedimos a fineza de enviar-nos... Temos a satisfao de apresentar a Vs. Sas. o portador desta... Fecho:

1) 2)
3)

4)
5) 6)

Agradecendo a ateno que, por certo, Vs. Sas. dispensaram ao assunto, firmamonos. Atenciosamente. Aguardando vossa providncia a respeito, subscrevemo-nos. Atenciosamente. inteira disposio de Vs. Sas., subscrevemo-nos. Atenciosamente. Sendo o que se apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e considerao. Com a considerao de sempre, firmamo-nos. Atenciosamente. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferncia, subscrevemo-nos. Atenciosamente.

3. Memorando 3.1 Conceito O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro uma correspondncia interna e sucinta entre duas sees de um mesmo rgo. O segundo pode ser oficial ou comercial. O oficial assemelha-se ao ofcio; e o comercial, carta comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando o meio-ofcio. 3.2 Tipos memorando interno estrutura:

TIMBRE De: ______________________________ n _____ TIMBRE Para: ____________________________ Assunto: __________________________ De: Diretoria da Diviso de Aperfeioamento 108/02 Para: Diviso de Seleo ................................................................................................................................................... Assunto: Desligamento de Funcionrio ................................................................................................................................................... ...................................................................................................... Cumprindo determinao da Presidncia, ecomunicamos que foi desligado, hoje, Local Data desta diviso, o digitador Mrio de Oliveira,(assinatura) posto disposio da D.S. Braslia, 29 de dezembro de 2002. (iniciais) ______________________________ Luiz Medeiros diretor M.C.
memorando interno modelo:

memorando externo estrutura: oficial comercial

Data (no alto, direita); Vocativo (com entrada no pargrafo); Contexto; Fecho e Assinatura; Destinatrio.

Data (no alto, direita); Destinatrio; Vocativo (rente margem); Contexto; Fecho e Assinatura.

4. Requerimento 4.1 Conceito Requerimento um documento especfico de solicitao e, atravs dele, a pessoa fsica ou jurdica requer algo a que tem direito (ou pressupe t-lo), concedido por lei, decreto, ato, deciso, etc. 4.2 Estrutura Invocao (os termos devem ser por extenso); b) Texto (inicia-se pelo nome do requerente, sua qualificao ou representao, se for pessoa jurdica exposio do ato legal em que se baseia o requerimento e o objeto desse mesmo requerimento); c) Fecho no qual entram as expresses
Nestes termos Pede deferimento N. Termos P. Deferimento N. T. P. D. N. T. A. D.

seguidas da data e da assinatura do requerente ou do seu representante legal. modelo:

Excelentssimo Senhor Prefeito Municipal de Taquara RS Prodesa Indstria e Comrcio S.A., com sede na Av. Assis Brasil, 2086, em Porto Alegre, por seu Presidente e Representante Legal, Lus Carlos Soares, industrial, brasileiro, casado, residente em Porto Alegre, na Rua Filadlfia, 1260, nos temos do Decreto n ..., assinado por V. Ex., em 10 de maro de l999, em que concede iseno de impostos sobre servios de qualquer natureza, por 10 (dez) anos s indstrias que venham a instalar-se nesse municpio em 1999, vem, respeitosamente, requerer a V. Ex. se digne outorgarlhe a referida iseno, para o que junta a este a documentao exigida pelo citado decreto. Termos em que Pede Deferimento. Taquara, 30 de junho de 1999. _________________________ Lus Carlos Soares

5. Procurao 5.1 Conceito Procurao o instrumento por meio do qual a pessoa fsica ou jurdica outorga poderes outra. A procurao pblica lavrada em cartrio; a particular geralmente conservada sem registro. 5.2 Estrutura a) Ttulo: Procurao; b) Qualificao: nome, nacionalidade, estado civil, profisso, RG, CIC, residncia do outorgante (constituinte e tambm do outorgado procurador ou mandatrio); c) Objeto da Procurao; d) Data e assinatura do outorgante; e) Assinatura das testemunhas se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, esquerda; f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartrio. modelo:
PROCURAO Outorgante: Cristiano Souza Dias, brasileiro, casado, industrial, residente e domiciliado em Porto Alegre/RS. Outorgado: Dr. Guilherme Bastos, brasileiro, casado, advogado, residente e domiciliado em Rio Grande/RS. O Outorgante acima qualificado nomeia e constitui seu bastante procurador, na cidade de Rio Grande, neste estado, e onde mais necessrio se tornar, o Outorgado, acima qualificado, para o fim especfico de receber as mercadorias industrializadas pela empresa PRODARI, de propriedade do Outorgante, e encaminh-las exportao, podendo o Outorgado passar recibo, dar quitao e praticar todos os atos que tornem necessrios e o bom e fiel cumprimento do presente mandato. Porto Alegre, 20 de junho de 2002. ____________________________ Cristiano Souza Dias Testemunhas: _________________________________ _________________________________

6. Formas de Dobraduras de Documentos Existem diferentes tipos de envelopes e de acordo com o seu formato o documento ter um padro a ser seguido quando dobrado. Tipos de Envelopes 1. Quadrangular tambm chamado de envelope francs, tem o formato de um quadrado, isto , todos os lados so iguais. 2. Retangular tambm chamado de americano, tem o formado de retngulo, isto , mais comprido do que largo. 3. Oficial tambm chamado retangular, mas em propores maiores. Este tipo de envelope usado em rgo Pblicos, bem como pelas Empresas comerciais ou privadas. Tcnicas de Dobraduras

1. Para Documentos Oficiais (ofcios, circulares, ofcios-circulares, requerimentos, etc.)

dobrado em trs partes iguais, deixando-se o timbre na primeira dobra a ser aberta. 2. Documentos colocados em envelope quadrado devem ser dobrados ao meio duas vezes, assim como os colocados em envelopes retangulares devem sempre ser divididos em trs partes iguais e, se necessrio, dobrados ao meio. Como sobrescrever um Envelope Saber sobrescrever corretamente um envelope importantssimo para que sua correspondncia chegue ao destino. O endereo do destinatrio deve conter: Tratamento: Sr., Sr., Ilmo. Sr., Ilma Sr., Exmo. Sr.. etc.; Nome completo e destinatrio; Endereo; CEP (cdigo de endereamento postal); Cidade e Estado (UF). No verso do envelope, dever constar o nome e endereo do Remetente da seguinte forma: Nome completo do Remetente; Endereo Rua, Av., Travessa, e nmero; Cidade e Estado (UF). CEP (cdigo de endereamento postal). Observao: o endereo dever ficar centralizado. O canto superior direito se destina ao selo e o ltimo tero esquerda serve para o CEP, ocupando os 8 (oito) quadros existentes.

7. Noes de Escritrio 7.1 Arquivamento e Fichas Por fora de nossa legislao, toda Empresa dever manter, por tempo determinado, a guarda de documentos resultantes de seu funcionamento. No s pela imposio legal, como tambm pelo bom andamento da organizao, as Empresas mantm toda a sua documentao guardada e classificada de foram a permitir, em caso de necessidade, a sua pronta localizao. O local destinado classificao e guarda dos documentos denomina-se ARQUIVO. Algumas Empresas de grande porte mantm o seu arquivo centralizado e pessoal especializado para o arquivamento e localizao de documentos. Outras Empresas, tambm de grande porte, optaram pelo sistema de microfilmagem que consiste na centralizao do arquivo em determinado local que, ao receber o documento original, efetua sua microfilmagem e procede a guarda simplesmente dos rolos de microfilme, destruindo o documento. Em caso de necessidade do documento, o arquivista localiza o rolo de microfilme e o introduz em uma mquina projetora que permitir tanto a leitura, em tamanho original, como a extrao automtica de uma cpia. Tal processo reconhecidamente prtico, pois permite co arquivamento de grande quantidade de documentos em um pequeno espao, permitindo ainda a fcil e rpida localizao. Nas empresas em geral, entretanto, utiliza-se o processo setorial de arquivo, ou seja, cada setor mantm o arquivo dos documentos que lhe so pertinentes, sob a forma de classificao e acondicionamento mais prticos, levando-se em considerao a freqncia de utilizao. 7.2 Sistema de Arquivo Para cada situao um tipo de arquivamento o melhor indicado. Por isso, antes de optar, conhea os sistemas de arquivamento que podem ser utilizados: a) Sistema alfabtico Consiste na classificao dos documentos ou papis em ordem alfabtica rigorosa, levando-se em considerao que cada uma das letras que compem o nome. Assim, BAURU ser arquivado antes de BRASLIA, porque embora ambas as primeiras letras sejam B a segunda letra de BAURU A e a segunda letra de BRASLIA R e, pela ordem alfabtica, o A vem antes do R. b) Sistema numrico Consiste em numerar cada documento em ordem crescente e elaborar um ndice que permanecer na frente do arquivo, determinando a que documento corresponde o nmero indicado. O sistema numrico poder ser utilizado tambm para o caso de documentos numerados, como o caso de cartas emitidas ou cpias de recibos, que so agrupados simplesmente em ordem numrica.

c) Sistema cronolgico Consiste no arquivamento de documentos e papis por ordem de data; em determinados casos por data de emisso, em outros por data de vencimento. d) Por assunto Pelo agrupamento de todo documento ou correspondncia relacionados com determinado assunto em uma mesma pasta, que possa ser consultada a qualquer momento e apresente facilmente o andamento do assunto. e) Sistema geogrfico Pela classificao dos papis e documentos por regies, pases, estados, cidades, etc. 7.3 Armazenagem Quando se escolhe um mtodo para guardar disquetes preciso levar dois fatores em considerao: a facilidade para uma rpida localizao, quando necessria, e a garantia de sua conservao em bom estado. A primeira apresentar poucas dificuldades se optarmos por um sistema de classificao e nos mantivermos fiis a ele. Os disquetes podem ser encaixados em ranhuras numeradas em caixas especialmente projetadas para esse fim; um carto-ndice, na parte interna da tampa, pode comportar uma pequena descrio de cada disquete. Etiquetas adesivas, em formato padronizado, servem para assinalar os temas por categorias, ou diferenciar lotes ou etapas. A escolha do sistema , sobretudo, um problema de preferncia pessoal. Hoje, encontram-se venda vrios tipos de arquivos, caixas e gavetas para armazenagem nos revendedores. Porm, preciso levar em conta onde ficar esse arquivo, a umidade do ambiente, possibilidade de desmagnetizao e outros fatores. Por isso, verifique sempre as condies do local onde voc vai armazenar seus disquetes.