Sei sulla pagina 1di 31

Portale ScuolaMia Guida allutilizzo del Portale

Il Portale ScuolaMia Guida allutilizzo del Portale

Progetto Servizi Scuola-Famiglia via web


VERSIONE 1.0 DEL 17 FEBBRAIO 2010

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

INDICE
IL PORTALE SCUOLAMIA ......................................................................................... 3 INTRODUZIONE .............................................................................................................. 3 COS E A CHI RIVOLTO .................................................................................................. 3 REQUISITI MINIMI PER LUTILIZZAZIONE DEL PORTALE ................................................................ 3 MODALIT DI ACCESSO AL PORTALE SCUOLAMIA ...................................................................... 4 CHI SONO GLI UTENTI FAMIGLIA? ...................................................................................... 5 Quali sono i prerequisiti dellutente Famiglia per aderire al Portale? .......................................... 6 CHI SONO GLI UTENTI SCUOLA? ....................................................................................... 7 Quali sono i prerequisiti dellutente Scuola per aderire al Portale ed attivare i servizi? .................... 7 STRUTTURA DEL PORTALE SCUOLAMIA .................................................................................. 8 Modalit di interfaccia .................................................................................................. 8 Struttura dei Messaggi per lutente ................................................................................ 14 Struttura Funzionale del Portale ...................................................................................... 15 La documentazione a supporto degli utenti del Portale .......................................................... 16 Il Cerca Scuola ........................................................................................................ 18 DESCRIZIONE DEI SERVIZI ONLINE ..................................................................................... 22 Adesione della Scuola .................................................................................................. 22 Registrazione della Famiglia .......................................................................................... 23 Servizio Comunicazioni .............................................................................................. 25 Servizio Prenotazione colloqui ...................................................................................... 27 Servizio Certificati scolastici online ................................................................................ 28 Servizio Pagelle online ............................................................................................... 30

-2-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

IL PORTALE SCUOLAMIA

Introduzione
Questa guida stata essenzialmente realizzata per fornire un supporto a chi si appresta ad utilizzare le funzionalit offerte dal Portale ScuolaMia.

Cos e a chi rivolto


Il progetto Servizi scuola-famiglia via web rientra nellambito delle iniziative condivise tra il Ministero

dellIstruzione, dellUniversit e della Ricerca e il Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e lInnovazione Tecnologica.
Obiettivo del progetto quello di mettere a disposizione strumenti e servizi online volti a favorire la comunicazione tra Scuola e Genitori, semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e le istituzioni scolastiche, facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli attraverso la realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali la pagella digitale, le comunicazioni relative alla vita scolastica degli studenti e ai risultati degli apprendimenti, lagenda di ricevimento dei docenti, la notifica alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le comunicazioni scolastiche, erogati in modalit multicanale (tra cui web, e-mail e messaggistica sms). Lo strumento che permette di concretizzare tali obiettivi il Portale ScuolaMia, un contenitore allinterno del quale saranno disponibili i servizi online che via via saranno implementati. Il Portale si presenta in modo molto semplice ed efficace sia nello stile grafico che facilita lindividuazione e la consultazione delle informazioni allinterno delle pagine presentate, sia nella simbologia (logo e icone) e nel linguaggio finalizzati a privilegiare lapproccio immediato e trasparente delle famiglie e del personale della scuola e dellAmministrazione.

Requisiti minimi per lutilizzazione del Portale


Browser compatibili Il Portale ScuolaMia stato progettato per rispettare i pi recenti standard internazionali in termini di usabilit, accessibilit e compatibilit con i browser. Sono stati effettuati test con i seguenti browser: Internet Explorer 6.0 o superiori Mozilla Firefox 1.0 o successivi.

-3-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Formati dei documenti presenti sul Portale Il Portale ScuolaMia rende disponibili alle famiglie registrate documenti di testo in formato PDF (Portable Document Format di Adobe). Tali documenti sono visualizzabili con il programma Acrobat Reader (clicca qui per scaricare lultima versione) o qualunque altro visualizzatore di file PDF.

Modalit di accesso al Portale ScuolaMia


Si pu accedere al Portale ScuolaMia digitando direttamente sul browser lindirizzo

http://scuolamia.istruzione.it La Home Page del Portale caratterizzata da tre Sezioni cos suddivise:

una sezione pubblica accessibile a tutti gli utenti internet dove sono disponibili: la Guida allutilizzo del Portale il Cerca Scuola, una funzione di utilit che permette agli utenti interessati di verificare quali sono le scuole che hanno aderito al progetto e quali servizi online hanno attivato

una sezione Famiglie riservata alle famiglie.

una sezione Scuole riservata agli utenti abilitati delle istituzioni scolastiche.

La struttura della Home page del Portale stata quindi progettata per rispondere essenzialmente a due tipologie di utenti: Utente Famiglia Utente Scuola .

Note.

-4-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Il Portale non consente laccesso contemporaneo di due o pi utenti che utilizzano le stesse credenziali di accesso (Username e Password). Se ci si verifica il sistema segnaler allutente il doppio accesso prospettando il messaggio Utente gi collegato.

In questo caso ci sono due possibilit: continuare laccesso facendo clic sul tasto Effettua il login. In questo caso il collegamento al Portale dellaltra persona sar disattivato annullare laccesso facendo clic su Annulla loperazione. In questo caso il collegamento dellaltra persona rimarr attivo.

Chi sono gli utenti Famiglia?


Per utente famiglia si intende il genitore (il padre, la madre) o il tutore legale dellalunno. Per accedere al Portale ScuolaMia ed usufruire dei servizi online lutente Famiglia deve effettuare una procedura di registrazione grazie alla quale ottiene le credenziali di accesso (una Username assegnata in automatico dal sistema; la Password personale viene scelta dal genitore stesso) necessarie per accedere al Portale e quindi ai servizi online che la scuola mette a disposizione delle famiglie. Ladesione al Servizio Portale ScuolaMia facoltativa, quindi lutilizzo riservato alle famiglie che decidono di aderire.

-5-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

La procedura di registrazione disponibile nella sezione dedicata alla Famiglie facendo clic su Registrati ora. Se, invece, lutente Famiglia ha gi effettuato la registrazione e dispone delle credenziali di accesso (Username e Password) pu accedere al Portale facendo clic su Accedi.

Per ulteriori informazioni e istruzioni relative allutilizzo delle funzionalit del Portale dedicate alle famiglie si rimanda alla consultazione della guida operativa disponibile allinterno della sezione Famiglie.

Quali sono i prerequisiti dellutente Famiglia per aderire al Portale?

verificare che la scuola del proprio figlio abbia aderito al Portale. Questa verifica pu essere effettuata, ancora prima di eseguire la procedura di registrazione al Portale, tramite la funzionalit Cerca Scuola presente sulla Home Page del Portale (vedi figura). Se la scuola del proprio figlio non ha aderito al Portale, lutente Famiglia non potr accedere ai servizi online disporre di una casella di posta elettronica personale dove poter ricevere la propria Username e le altre comunicazioni provenienti dalla scuola.

-6-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Chi sono gli utenti Scuola?


Tutte le Istituzioni Scolastiche statali di ogni ordine e grado possono aderire alliniziativa. Le scuole che desiderano aderire al progetto devono seguire una specifica procedura di accreditamento da effettuare accedendo direttamente alla sezione riservata alle Scuole. Per accedere a tale sezione le scuole dovranno utilizzare le stesse credenziali fornite per accedere al Portale SIDI. Ladesione al Servizio Portale ScuolaMia facoltativa, quindi lutilizzo riservato alle famiglie e alle scuole che decidono di aderire.

Per ulteriori informazioni e istruzioni alluso delle funzionalit del Portale dedicate alle scuole si rimanda alla consultazione della guida operativa disponibile allinterno della sezione Scuole.

Quali sono i prerequisiti dellutente Scuola per aderire al Portale ed attivare i servizi?
I dati necessari allerogazione dei servizi saranno attinti dai sistemi di gestione della segreteria scolastica, o da applicazioni complementari, e confluiranno nel portale centralizzato secondo modalit automatiche gi sperimentate in occasione di altre iniziative. Sulla base di standard pubblici di interoperabilit tra sistema centrale e sistemi informativi delle scuole, i diversi fornitori dei pacchetti locali utilizzati dalle segreterie scolastiche metteranno a disposizione delle scuole gli aggiornamenti software che permetteranno di garantire alle scuole stesse la possibilit di erogare i servizi previsti dal progetto.

-7-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Un prerequisito per le scuole aderenti al progetto che i sistemi gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sar possibile implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR. Vengono di seguito elencati i requisiti necessari per poter procedere con laccreditamento delle scuole al Portale ScuolaMia e con lattivazione dei servizi online: 1. Per poter procedere con laccreditamento, la scuola deve trasmettere al Sistema Centrale lAnagrafe degli Alunni frequentanti lanno scolastico in corso 2. Per poter attivare il servizio online di Gestione dei colloqui con i docenti la scuola deve definire e trasmettere al Sistema Centrale lOrario di Ricevimento dei Docenti (propedeutiche alla definizione di tale orario sono: la predisposizione di unAnagrafica del Docente, lAssociazione Professore-Materia-Classe, lOrario delle Lezioni, la comunicazione delle festivit e delle chiusure previste. Tali operazioni potranno essere effettuate attraverso funzionalit messe a disposizione dai pacchetti locali di segreteria).

Struttura del Portale ScuolaMia

Modalit di interfaccia
Le sezioni riservate agli utenti abilitati sono caratterizzate da una struttura e da elementi costanti di navigazione progettati per agevolare lorientamento dellutente. La presenza costante del banner di benvenuto permette allutente di accedere in ogni momento ai documenti di interesse generale messi a disposizione. Il menu di sinistra, personalizzato per tipologia di utenza, permette di accedere alle funzionalit del Portale. Il contenuto della parte centrale cambia, invece, in base alle scelte operative effettuate dallutente.

-8-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Possiamo parlare quindi di un contenitore fisso che include: la barra in alto con il messaggio di Benvenuto il tasto Home il tasto Logout la Guida allutilizzo del Portale le Guida operativa per lutilizzo delle funzionalit il menu delle funzioni lAnno Scolastico

...e di un contenuto variabile che si riferisce alla singole pagine associate alle funzioni del menu di sinistra Note. In questa presentazione saranno illustrate le caratteristiche della struttura del Portale o del contenitore fisso mentre lutilizzo delle pagine che abbiamo precedentemente definito variabili sono descritte nelle guide operative specifiche delle sezioni famiglie e scuole.

-9-

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Il Messaggio di Benvenuto: In alto a sinistra viene sempre visualizzato il nome dellutente, sia Famiglia che Scuola, che ha effettuato laccesso al Portale.

Il tasto Home consente di ritornare alla pagina considerata come pagina principale per la sezione in cui ci si trova. Nel caso di utente Famiglia riporta alla pagina Pannello di Controllo, nel caso di utente Scuola riporta alla pagina Istituti Amministrati.

Il tasto Logout consente di uscire dal Portale e di ritornare alla pagina di accesso (Home Page).

- 10 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Sul lato sinistro della pagina presente il menu di navigazione con lelenco delle funzioni disponibili.

Per accedere alla funzione di interesse sufficiente fare clic su una delle voci prospettate. Il menu sempre attivo quindi durante la navigazione lutente pu spostarsi da una funzione allaltra selezionando la voce desiderata.

Cliccando su una delle funzioni del menu si accede alla relativa schermata, che comparir nella parte principale della pagina.

- 11 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Note per lutente Famiglia : La pagina principale della sezione Famiglie rappresentata dal Pannello di Controllo. Attraverso questa pagina e le funzionalit accessibili al suo interno si ha la possibilit di avere un quadro completo delle situazioni che riguardano i propri figli anche se frequentano scuole diverse.

Note per lutente Scuola: La pagina principale della sezione Scuole, visualizzata una volta effettuato il Login, denominata Istituti Amministrati. Attraverso questa pagina e le funzionalit accessibili al suo interno possibile avere un quadro completo sullo stato di accreditamento degli Istituti di competenza. In particolare, vengono visualizzati gli Istituti: accreditati (con i servizi attivi e non) ancora da accreditare non accreditabili.

- 12 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

- 13 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Struttura dei Messaggi per lutente

A fronte di operazioni effettuate dallutente (sia utente Scuola che utente Famiglia) il Portale pu prospettare messaggi che si riferiscono, per esempio ad un errore, ad una richiesta di conferma delloperazione da effettuare, ad una notifica delloperazione effettuata e cos via. I messaggi potranno essere visualizzati essenzialmente attraverso due modalit: 1. Nella parte superiore della pagina, evidenziati da una stringa di colore giallo (vedi figura).

- 14 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

2. In una finestra al centro della pagina. Questo tipo di messaggio compare quando il sistema chiede unulteriore conferma delloperazione che stata richiesta dallutente. In questi casi, lutente deve scegliere tra le due opzioni prospettate. Fare clic sul tasto OK per confermare e quindi concludere loperazione oppure fare clic sul tasto Annulla per annullare loperazione.

Struttura Funzionale del Portale


Dal punto di vista delle Famiglie, la struttura funzionale del Portale pu essere sintetizzata in cinque punti. Il primo punto rappresenta un prerequisito per linserimento della richiesta di adesione del proprio figlio: 1. La verifica sulladesione della scuola del proprio figlio attraverso il Cerca Scuola 2. La fase di registrazione al Portale 3. Laccesso al Portale come utente registrato 4. Linserimento della richiesta di adesione per il proprio figlio 5. Laccesso ai servizi online offerti dalla scuola.

- 15 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Dal punto di vista delle Segreterie Scolastiche, la struttura funzionale del Portale pu essere sintetizzata nei seguenti punti: 1. Laccreditamento delle scuole con lattivazione di almeno un servizio tra quelli disponibili 2. La fase di gestione delle richieste di adesione provenienti dalle famiglie 3. La fase di gestione delle richieste di servizi online provenienti dalle famiglie 4. Il monitoraggio delle attivit di erogazione dei servizi online alle famiglie.

La documentazione a supporto degli utenti del Portale

La documentazione informativa riguardante il Progetto e la Guida allutilizzo del Portale sono disponibili per la consultazione, oltre che nella sezione pubblica, accessibile a tutti gli utenti Internet, anche allinterno delle sezioni dedicate alle classi di utenza Famiglie e Scuole. Allinterno della sezione Famiglie sono inoltre disponibili:

La Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida allutilizzazione delle funzionalit del
Portale dedicate esclusivamente agli utenti famiglia registrati

- 16 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

In corrispondenza delle pagine di accesso ai servizi , inoltre, disponibile la Guida ScuolaMia, una sorta di guida online che permette di approfondire esclusivamente le funzionalit del servizio che la famiglia si accinge ad utilizzare fornendo informazioni utili ed immediate.

Allinterno della sezione Scuole sono, invece, disponibili i seguenti documenti:

Guida operativa per le Scuole, ovvero una guida allutilizzazione delle funzionalit del Portale
dedicate esclusivamente agli utenti scuola abilitati

Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida allutilizzazione delle funzionalit del Portale
dedicate esclusivamente agli utenti famiglia.

Attenzione: Tra i link disponibili presente anche Asssistenza alle scuole che consente di accedere ad una pagina che riporta i riferimenti per contattare il servizio di assistenza tecnica.

- 17 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Il Cerca Scuola
Per accedere alla funzione necessario selezionare la voce Cerca Scuola presente sulla Home Page.

Verr prospettata una pagina dove impostare i criteri per ricercare la scuola di interesse. Dal campo Scegli la regione aprire la tendina e selezionare la regione di interesse.

- 18 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Fare clic sul tasto Avanti per continuare la ricerca. La nuova schermata richiede la selezione della provincia. Quindi aprire la tendina e, una volta selezionata dallelenco prospettato la provincia desiderata, fare clic su Avanti.

Sulla nuova pagina prospettata, dopo la regione e la provincia di interesse, necessario impostare il comune quindi, dalla tendina presente nel campo Scegli il comune, necessario selezionare il comune di interesse e fare clic su Avanti.

A questo punto possibile scegliere tra due opzioni di ricerca con lindicazione dei seguenti campi: indirizzo della scuola (digitando anche parzialmente lindirizzo) denominazione (digitando anche parzialmente il nome).

e/o

- 19 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Una volta impostato il campo fare clic su Conferma per attivare la ricerca

Se i campi Cerca per indirizzo e/o Cerca per Denominazione non vengono inseriti, cliccando sul tasto Conferma compariranno tutte le scuole della regione, provincia e comune che ho indicato in precedenza e che hanno aderito al servizio.

Il sistema prospetter i risultati della ricerca. Sar visualizzata la la denominazione della scuola che risulta accreditata (con indirizzo, recapito telefonico e fax) e quali sono i servizi online attivati dalla scuola in oggetto.

- 20 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

- 21 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Descrizione dei Servizi online


Per quanto riguarda i Servizi online importante fare alcune precisazioni. Per le Famiglie, una volta effettuata la registrazione, il punto di riferimento il Portale ScuolaMia sezione Famiglie. Nella sezione saranno disponibili tutte le funzionalit dedicate alle Famiglie e la Guida operativa a tali funzionalit. Relativamente alle sezione Scuole, il nuovo Portale sar utilizzato dagli utenti scuola per tutte quelle funzioni di gestione tipiche del progetto (adesione, accettazione delle richieste delle Famiglie, monitoraggio dei servizi erogati, etc.) mentre, per la gestione quotidiana delle informazioni/richieste, dovranno essere utilizzati i sistemi informativi locali. Le modifiche apportate ai diversi prodotti software di mercato utilizzati dalle scuole per garantire le funzionalit necessarie allerogazione dei servizi previsti dal progetto Servizi Scuola-Famiglia via web saranno a carico dei relativi fornitori. Per approfondimenti sulle funzionalit implementate per la gestione dei servizi online su tali pacchetti si consiglia di consultare i manuali operativi rilasciati dai diversi fornitori. Per quanto riguarda il software SISSI, distribuito dal MIUR, disponibile una nuova versione del prodotto con funzionalit aggiuntive realizzate per: assicurare linteroperabilit online con i sistemi centrali MIUR, la gestione del trasferimento delle informazioni necessarie a garantire ladesione dellistituto scolastico al progetto Servizi Scuola-Famiglia via web la gestione di comunicazioni verso le famiglie comunicazioni scolastiche riguardanti eventi specifici assenze/ritardi degli studenti la gestione dellorario settimanale delle lezioni la gestione del calendario di ricevimento dei docenti e degli appuntamenti con le famiglie la gestione e produzione dei certificati scolastici richiesti dalle famiglie la gestione e produzione delle pagelle scolastiche.

Laccessibilit ai servizi previsti dal Progetto Servizi Scuola-Famiglia via web consentita previa specifica adesione al sistema da parte delle scuole e previa registrazione da parte delle famiglie.

Adesione della Scuola


Ladesione da parte delle scuole facoltativa. Allatto delladesione, le scuole dovranno garantire, per il tramite dei propri sistemi informativi, la fornitura di tutte le informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei servizi di comunicazione oggetto del Portale scuolamia. Ladesione da parte delle scuole pertanto consentita, allavvio del progetto, solo se queste hanno gi inviato i dati dei frequentanti lanno scolastico corrente in SIDI Area Alunni.
- 22 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

E importante sottolineare che un prerequisito da parte delle scuole aderenti al progetto che i sistemi gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sar possibile implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR.

Nel caso di istituti comprensivi, listituto principale esegue ladesione per ogni singola scuola; ladesione cio pu essere selettiva e non necessariamente per tutte le scuole dellistituto. Ci consentir la massima flessibilit di scelta da parte del Dirigente scolastico sulla base della capacit organizzativa della singola scuola. Ogni scuola allatto delladesione deve dichiarare, attraverso funzionalit accessibili sul Portale scuolamia, quali servizi decide di erogare verso le famiglie; in altri termini la scuola seleziona i servizi che intende erogare tra quelli che il sistema mette a disposizione, potendo in qualunque momento selezionare nuovi servizi o recedere da quelli sottoscritti.

Particolare importanza hanno i temi della sicurezza e della privacy; in questo contesto particolarmente delicato il momento di associazione tra identit del genitore/tutore e quella dello studente rispetto al quale si richiede laccesso ai dati scolastici. A tale proposito si ritenuto opportuno mantenere una responsabilit diretta della scuola nel confermare la richiesta avanzata dalla Famiglia, previo riconoscimento a vista dellidentit del richiedente. Ogni scuola sar responsabile della gestione dellautorizzazione Famiglia/Studente, nonch dellautorizzazione ad accedere ai dati, relativamente allalunno di competenza.

Registrazione della Famiglia


Ladesione da parte delle famiglie facoltativa. Ladesione della Famiglia pu avvenire solo rispetto alle scuole che abbiano comunicato i dati degli alunni frequentanti al Sistema Centrale del MIUR ed abbiano aderito alliniziativa attivando almeno uno dei servizi previsti dal progetto. Lambiente di riferimento della Famiglia il Portale ScuolaMia, attraverso il quale il nuovo utente genitore o tutore: potr accedere alla funzione di accreditamento (o registrazione) in caso di primo accesso; attraverso tale funzione potr scegliere la password personale segreta ed ottenere lassegnazione di una utenza di sistema indicando il proprio indirizzo e-mail; una volta completata la registrazione, potr inserire a sistema, indicando il codice fiscale del proprio figlio, una richiesta di accesso ai dati del ragazzo, richiesta che verr indirizzata per verifica e convalida alla scuola competente; potr scegliere il canale di comunicazione preferito tra quelli disponibili, in particolare sms o e-mail per essere avvisato dei vari eventi che coinvolgono lo studente; potr accedere al proprio spazio informativo dove verranno memorizzati tutti i dati riguardanti i servizi disponibili (come, per esempio, comunicazioni varie, assenze dello studente, pagelle online) o
- 23 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

eseguire azioni dispositive (come, per esempio, prenotazione colloqui con i docenti, richiesta dei certificati scolastici).

Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di registrazione della famiglia al Portale ScuolaMia.

Una caratteristica particolare del sistema centralizzato che la stessa utenza Famiglia pu essere utilizzata per pi alunni anche se frequentanti scuole diverse. In altre parole, il genitore potr utilizzare lo stesso accesso al sistema per tutti i ragazzi per cui ha diritto ad avanzare richiesta con il vantaggio proprio di una visione unificata delle informazioni per tutti i propri figli.

- 24 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Servizio Comunicazioni
Il servizio ha come obiettivo quello di facilitare le famiglie nella fruizione di informazioni istituzionali in

merito alla vita scolastica dei propri figli. Il servizio si basa sui seguenti requisiti di sintesi:
le comunicazioni sono di tipo generico e riguardano tutte le famiglie che hanno aderito al progetto o una parte di queste (ad esempio per classe di appartenenza del proprio figlio) le comunicazioni che riguardano le assenze saranno comunicate in maniera giornaliera o periodica (a seconda della scelta dellistituto scolastico) il testo di ogni singola comunicazione (anche se inviata via e-mail e archiviata via web) sempre lungo massimo 160 caratteri ovvero il numero massimo dei caratteri veicolabili con SMS. il sistema centrale si preoccuper di smistare le comunicazioni create dalla scuola in maniera automatica verso le famiglie che hanno aderito senza ulteriori azioni da parte delle segreterie scolastiche tutte le comunicazioni sono archiviate sempre su web e sono sempre visibili attraverso il Portale scuolamia alle famiglie cui sono destinate per la ricezione delle comunicazioni la famiglia pu scegliere un canale aggiuntivo al web: SMS o, in alternativa, e-mail. Il servizio Comunicazioni prevede due tipologie di notifiche: Notifiche relative ad eventi scolastici, ovvero comunicazioni di interesse generale per tutte le famiglie oppure destinate a genitori di alunni di una singola classe. In questo tipo di notifiche rientrano: o o o o Avvisi (chiusure scolastiche, scioperi, comunicazioni generiche Uscite anticipate (quando riguardano tutta la scuola o una classe) Incontri scuola-famiglia (convocazioni presso la scuola, cambiamento calendario colloqui) Altri tipi di notifiche riguardanti, ad esempio, chiusure scolastiche, gite distruzione, documentazione da presentare, etc. In ogni caso, la scuola che definisce il tipo di comunicazione che vuole inviare alle famiglie e non il sistema che, invece, mette a disposizione gli strumenti. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione, da parte delle famiglie, delle comunicazioni generiche inviate dalle scuole.

- 25 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Notifiche relative ad assenze/ritardi degli studenti. In questo tipo di notifiche rientrano: o o o lassenza giornaliera lentrata in ritardo (entro la prima ora) o alla seconda ora luscita anticipata.

Questi eventi sono rilevati dai docenti attraverso i registri di classe. E la scuola che decide il tipo di comunicazione che vuole effettuare, la tempistica e lorganizzazione. Il sistema smista automaticamente verso i destinatari dei messaggi. La comunicazione deve in ogni caso rispettare la linea preferita di comunicazione scelta dalla famiglia al momento in cui ha aderito al progetto.

Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione, da parte delle famiglie, delle comunicazioni per assenze/ritardi inviate dalle scuole.

- 26 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Servizio Prenotazione colloqui


Il servizio ha lobiettivo di semplificare le attivit di gestione dei colloqui tra docente e famiglia. Il servizio di prenotazione colloqui sar attivabile dalla scuola e messo a disposizione delle famiglie solo al completamento di alcune attivit di trasferimento delle informazioni necessarie dai sistemi locali al sistema centrale. Tali informazioni riguardano: lelenco dei docenti, relative materie per classe e calendario di ricevimento settimanale lorario scolastico classe per classe.

Attraverso questo servizio e grazie alla definizione, da parte della scuola, dellorario settimanale di ricevimento di ciascun docente, la famiglia potr visualizzare gli impegni gi esistenti per un determinato docente e prenotare il colloquio per lintervallo temporale disponibile. Il docente, a sua volta, avr a disposizione i dettagli delle prenotazioni effettuate dalle famiglie direttamente sulla propria casella e-mail istituzionale. Il servizio prevede sostanzialmente limplementazione di un sistema di agenda del docente che permette di: definire il numero dei colloqui previsti in corrispondenza di ciascun incontro ricevere in anticipo, sulla casella e-mail istituzionale del docente, gli appuntamenti previsti per la giornata.
- 27 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

La famiglia potr: visualizzare il calendario di ricevimento (per docente e/o per materia) prenotare il colloquio con i riferimenti di classe/alunno secondo la disponibilit che il sistema permette di evidenziare on line annullare o cambiare la prenotazione.

Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di prenotazione dei colloqui con i docenti.

Servizio Certificati scolastici online


Il servizio ha lobiettivo di permettere alle famiglie di accedere ad una procedura semplificata per la richiesta e la successiva disponibilit dei certificati scolastici. Tale servizio consente una vera e propria estensione oraria dellUfficio scolastico (che diventa cos virtuale) con enorme semplificazione e risparmio di tempo per le famiglie che, in tal modo, non sono obbligate a recarsi presso la scuola per ottenere un certificato scolastico. I certificati scolastici prodotti dalle scuole e messi a disposizione delle famiglie attraverso il Portale scuolamia

hanno valore legale a tutti gli effetti.


- 28 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Al momento, i certificati richiedibili dalle famiglie attraverso il Portale sono: Certificato Iscrizione Certificato di frequenza o Certificato di frequenza con handicap Certificato di idoneit o esonero alleducazione fisica Certificato obbligo distruzione (per gli alunni fino ai 16 anni di et) Certificato di nulla osta al trasferimento ad altra scuola. Le richieste di certificato inoltrate dalle famiglie vengono evidenziate alle scuole attraverso funzioni disponibili sui pacchetti locali di segreteria che consentiranno di produrre i certificati nel formato PDF A4 non modificabile. A conferma della produzione, a livello locale, apposite funzioni si preoccuperanno di trasferire i certificati su sistema centrale, attraverso protocolli di interoperabilit definiti. Il Portale scuolamia metter i certificati prodotti a disposizione delle famiglie che ne abbiano fatto richiesta per poterli stampare, visualizzare o effettuare delle copie. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di richiesta dei certificati online.

- 29 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

Servizio Pagelle online


La consegna della Pagella sia quella di fine trimestre o quadrimestre, che quella di fine anno scolastico costituisce uno dei momenti principali di interazione tra listituto scolastico e la famiglia dello studente, rilevandosi molto spesso un momento non solo formale di verifica del rendimento scolastico del ragazzo, e in cui la famiglia prende consapevolezza dellandamento formativo del proprio figlio. Lobiettivo del servizio Pagelle online quello di eliminare la tradizionale produzione cartacea delle Pagelle scolastiche per gli studenti, affiancandola in una prima fase, e sostituendola poi, con una equivalente documento elettronico di facile consultazione e che deve tendere a facilitare la partecipazione della famiglia e leventuale momento di verifica con il corpo docente.

I vantaggi del servizio sono evidenti: riduce i carichi di lavoro degli Istituti scolastici velocizzando il rapporto Scuola-Studente-Famiglia riduce sia costi diretti (carta, stampa, etc.) che indiretti (distribuzione, raccolta, gestione amministrativa, costi di conservazione) non altera i processi interni della Scuola che, in tal modo, vengono fortemente semplificati nella componente amministrativa (forte incidenza sul personale ATA). Al momento, la pagella online, rispetto alla quale listituto scolastico mantiene la piena responsabilit dei contenuti, non sostituisce la pagella cartacea. La pagella online verr prodotta in formato PDF A4 non modificabile. Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione delle pagelle da parte delle famiglie.

- 30 -

Il Portale ScuolaMia- Guida allutilizzo del Portale

V 1.0

- 31 -

Potrebbero piacerti anche