Mdulo 4

Continuao das etapas para implantao do 5S, estudo de caso e exerccios

13 - Feedback para aes no-viveis

QUEM Representantes das reas Dicas: Ser claro No desmotivar

COMO Explicar recusas ou adiamentos Registrar em formulrio

14 - Dia D
QUEM Coordenador do Comit Representantes das reas Fora-tarefa Demais funcionrios COMO Obedecer programao Verificar materiais Verificar trabalhos Verificar reas de descarte Verificar organizao Verificar andamento das etapas Identificar problemas Motivar Organizar, arrumar, limpar

Dicas: Acompanhar alta direo Receber e acompanhar visitantes

15 - Avaliao do processo
QUEM Coordenador do Comit 5S Demais dirigentes

Dicas:
Fazer pauta Criar envolvimento

COMO Promover reunio para: Relatar atividades concludas Apresentar prximos passos Discutir dificuldades

15 - Avaliao do processo Relatrio sobre a situao do 5S

Senso de Organizao 20 o
15 10 5

Senso de Disciplina

Senso de Ordenao

Posto de Trabalho Data

Senso de Asseio

Senso de Limpeza

16 - Documentao do depois e montagem do quadro de fotos

QUEM Representantes das reas

COMO Fotografar locais nos mesmos ngulos Afixar fotos junto s anteriores Divulgar Dicas: No identificar Setorizar Dar visibilidade

17 - Avaliao e contabilizao do descarte

QUEM Comit 5S Representantes das reas

COMO Pesar Contar Registrar Dicas: Incentivar visitas Providenciar remoo Controlar patrimnio

18 - Promoo, divulgao e reconhecimento

Dicas: Divulgar fotos Divulgar filmes Divulgar resultados

QUEM Comit 5S

COMO Divulgar resultados Promover atividades paralelas Premiar

19 - Manuteno e melhoria do 5s

Action

Plan

Check

Do

Estudo de caso
EXPERINCIA EM UM TRIBUNAL DE CONTAS COM A IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S INTRODUO O Programa 5S iniciou-se no tribunal em maro de 1996, aps trabalho de reconhecimento da cultura institucional promovido pelo escritrio de controle da qualidade total. A partir da, elaborou-se um plano de ao, com flexibilidade tal que permitisse viabilizar e facilitar a execuo, o acompanhamento e o controle da implantao. Promoveu-se treinamento para 140 facilitadores do tribunal, os quais multiplicaram de imediato o conhecimento adquirido para os demais colaboradores. Foi constituda a estrutura organizacional do programa pela definio do coordenador tcnico e dos facilitadores setoriais, por circular interna contendo as respectivas atribuies e encaminhada a todas as unidades para a cincia dos colaboradores.

Estudo de caso

Subseqentemente a esta ao, reunies peridicas foram realizadas com os facilitadores setoriais de cada unidade participante do processo, para acompanhamento formal das etapas que estavam sendo desencadeadas e tambm para orientao, explicao de conceitos, soluo de dvidas e distribuio de tarefas para a implementao do programa.

Estudo de caso
ENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES Comprometimento da alta administrao por meio de visitas s unidades pela presidncia, ocasio em que billhetes de estmulo e reconhecimento eram fixados em 85 painis de comunicao, foi uma das estratgias adotadas para a mobilizao e o envolvimento dos colaboradores. O registro fotogrfico do ambiente fsico, anterior e posterior ao desenvolvimento dos sensos em todas as unidades do tribunal, tambm colaborou para que fossem observadas e comprovadas as mudanas ambientais. Inmeras fotos foram expostas nas reas internas e externas do tribunal. A evoluo do programa foi comunicada semanalmente com inseres no informativo produzido e distribudo pelo controle de qualidade aos colaboradores com o objetivo de dar transparncia aos fatos ocorridos e estimular ainda mais a participao.

Estudo de caso
Campanhas de preveno sade foram realizadas, entre elas: diabetes, presso alta e glaucoma. A copa interna de qualidade total, torneio de futebol masculino, tambm foi promovida, composta por equipes que representavam times famosos e que proporcionaram ao seu final, prmios medalhas e trofus aos vencedires. A iniciativa coube Associao dos Servidores, ento imbuda do esprito de qualidade, que revelou maior eficincia, ampliando sua prestao de servios aos associados. O programa 5S para a famlia dos colaboradores foi planejado e executado. Nos finais de semana, durante dois meses, foram promovidas aulas sobre o 5S para aplicao em casa. A programao constou, ao seu final, de uma confraternizao com grupos artsticos que foi encerrada com almoo.

Estudo de caso
O PROCESSO DE AVALIAO Para aferio dos resultados foi elaborada uma planilha instrumento de avaliao - com a seleo de itens que permitissem avaliar objetivamente a implantao de cada um dos sensos. Um sistema de reconhecimento e premiao ao esforo e dedicao demonstrados pelos colaboradores foi institucionalizado, com publicao no Dirio Oficial do municpio de resoluo e portaria, instrumentos integrantes deste sistema. Para a avaliao geral, foi constituda comisso de avaliadores composta por integrantes de unidades distintas que realizaram simulaes em unidades previamente selecionadas para testepiloto. Toda a rea fsica do tribunal foi percorrida para fins da avaliao.

Estudo de caso

As unidades que atingiram pontuao mnima de 70 pontos nesta avaliao foram agraciadas com diplomas bronze, prata e ouro, conforme classificao. Aquelas agraciadas com diploma ouro tambm receberam bottons com timbre do programa 5S. unidade vencedora do ano, entre os agraciados com o diploma ouro, coube uma viagem e visitao tcnica uma empresa em estgio avanado do programa 5S. As anomalias mais comuns s diversas reas foram objeto de relatrio e plano de ao corretiva encaminhado alta administrao para conhecimento.

Estudo de caso
NDICES OBTIDOS Na primeira fase de implantao e desenvolvimento dos sensos, foram avaliados a incorporao do 1, 2 e 3 sensos, distribudos em um total de 20 itens que foram avaliados. No cmputo geral, o 1 S obteve mdia de 76,73 pontos, o 2 S ficou com 72,33 e o 3 S registrou 76,28 - sendo que a mdia geral foi de 75,11. Os resultados obtidos na avaliao geral no atingiram nveis de excelncia. Mas em funo desta etapa preliminar do programa, os ndices alcanados foram considerados satisfatrios.

Estudo de caso
RESULTADOS DA IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S Trs resultados merecem destaque: 1) Na Seo de Transportes observou-se um verdadeiro processo de mudana de comportamento, gerando economia de recursos bastante expressiva: - os novos cuidados com a conservao e manuteno favoreceram a recuperao dos veculos, tornando desnecessrias novas aquisies - economia de combustvel, como resultado at de campeonato entre os motoristas - reduo de custo de tempo, pelo estabelecimento de novas rotas de percurso - reduo de gastos de limpeza, afora a melhoria do ambiente, tambm em termos de higiene e limpeza da garagem e das oficinas

Estudo de caso

2) O prdio anexo, construdo na poca com rea de 1.550 m, foi mobiliado com o descarte efetuado pelo edficio-sede. 3) Embora ampliada a rea, com o desenvolvimento do senso de limpeza tornou-se desnecessria a contratao de mais funcionrios para a execuo destes servios.

Estudo de caso
CONSIDERAES FINAIS O processo realizado conseguiu resultados de melhoria em perodo aproximado de 7 meses, o que comprova a viabilidade e o sucesso do programa 5S, referenciando o seu prosseguimento.

Concluso
Pode-se perceber que o programa 5S d ganhos a todos ns, pois significa estmulo para as pessoas realizarem o seu trabalho corretamente com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. a busca da melhoria contnua na vida de cada um de ns. praticar e desejar o bem a todos. Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente estar realmente compreendida a verdadeira essncia do 5S. O programa 5S ser realmente eficaz se for assumido por todos.

Pense nisso:
Os grandes resultados e as grandes conquistas jamais sero conseguidos atravs de GRANDES esforos de POUCAS pessoas. Os grandes resultados e as grandes conquistas s sero conseguidos atravs de PEQUENOS esforos de TODAS as pessoas.

Exerccio
Indique se verdadeiro ou falso: 1 ( ) O comprometimento da alta administrao com a implantao do programa 5S deve ser divulgado. 2 ( ) A implantao do programa 5S para limpeza da organizao. 3 ( ) Devemos divulgar o reconhecimento s pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( ) Os grandes resultados e as grandes conquistas s sero conseguidos atravs de PEQUENOS esforos de TODAS as pessoas. 5 ( ) O incentivo e a premiao so muito importantes. 6 ( ) O responsvel nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionrio. 7 ( ) O cumprimento do horrio no faz parte da disciplina. 8 ( ) Todos os funcionrio envolvidos no processo para implantao do programa devem ser treinados.

Resposta do exerccio
Indique se verdadeiro ou falso: 1 ( V ) O comprometimento da alta administrao com a implantao do programa 5S deve ser divulgado. 2 ( F ) A implantao do programa 5S para limpeza da organizao. 3 ( V ) Devemos divulgar o reconhecimento s pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( V ) Os grandes resultados e as grandes conquistas s sero conseguidos atravs de PEQUENOS esforos de TODAS as pessoas. 5 ( V ) O incentivo e a premiao so muito importantes. 6 ( V ) O responsvel nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionrio. 7 ( F ) O cumprimento do horrio no faz parte da disciplina. 8 ( V ) Todos os funcionrio envolvidos no processo para implantao do programa devem ser treinados.

Fim do mdulo 4