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VD/01
Fecha: 29/08/2011
1. IDENTIFICACIN DEL CARGO Nombre del Cargo Unidad SECRETARIA FACTOR-E
Dependencia Jerrquica DIRECTOR FACTOR-E Supervisin Ejercida Nivel Educacional Requerido Funcin/Posicin
NO CORRESPONDE
TCNICO (SECRETARIADO)
Aos de Experiencia
1 AO
ALAMEDA
2. Misin
Apoyar en el correcto desarrollo de los programas de Factor-E a travs de la coordinacin logstica y la ejecucin eficiente de las labores administrativas, segn los lineamientos establecidos por la Institucin.
3. PRINCIPALES RESULTADOS
Importancia
RESULTADO FINAL
Coordinar la logstica del Confirmar con jefatura lugar, fecha y Colaborar desarrollo de programas. horarios de la realizacin de la eficientemente en la actividad. correcta realizacin de los programas. Solicitar oportunamente recursos y materiales (equipos, banquetera, etc.) para el desarrollo de los programas, de acuerdo a los
procedimientos establecidos por la Universidad. Verificar la habilitacin de salas, servicios material de apoyo (fotocopias y carpetas) y pruebas. Realizar oportunamente reservas para actividades segn corresponda. Solicitar transporte para salidas a terrenos o actividades extras de alumnos, de acuerdo a la cantidad de personas y lugar de destino. Asistir a las actividades o eventos y apoyar a equipo de trabajo, segn requerimientos. Supervisar el funcionamiento logstico los programas de Factor E. Recepcionar oportunamente Dar respuesta a las consultas de los consultas de interesados (va e-mail, distintos interesados. telefnica o presencial). Clarificar las necesidades de los interesados a travs de preguntas claras y precisas. Orientar correctamente a los interesados entregando informacin sobre lo requerido. Solicitar apoyo a quien corresponda en caso de no poseer la informacin necesaria para dar una adecuada respuesta. Recopilar informacin sobre quejas y reclamos y proponer a jefatura, soluciones factibles y acordes a las necesidades de los distintos interesados. Mantener informacin actualizada sobre programas de Factor-E. Preparar documentos varios, cartas, Apoyar en mantener minutas, informes, constancias, etc. el buen que se le soliciten y entregarlos en funcionamiento del forma correcta y oportuna. rea. Realizar solicitudes a Bodega de materiales o insumos requeridos para el rea. Despachar y recibir correspondencia interna y externa, segn procedimiento establecido. Atender llamados telefnicos registrando informacin relevante. Elaborar y mantener al da la agenda de director Factor-E. Reproducir y compaginar el material tcnico utilizados en los programas. Controlar la rendicin de gastos, Efectuar registrando gasto incurrido segn correctamente la boleta y recibo entregado. rendicin de gastos.
Atender a clientes.
Realizar peridicamente cuadratura de caja y enviar informacin a Depto. de Contabilidad reponiendo las cantidades correspondientes. Mantener registro de rendicin de caja realizados. Clarificar las necesidades de los Ofrecer un servicio clientes a travs de preguntas claras de calidad a los y precisas. clientes. Orientar a los clientes entregando informacin y logrando mantener una comunicacin clara y fluida. Recopilar informacin sobre quejas y reclamos y proponer a jefatura, soluciones factibles y acordes a las necesidades de los usuarios.
4. POSICIN EN EL ORGANIGRAMA
Director Factor -E
Secretaria
6. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS
Procedimientos administrativos del rea. Misin y visin Institucional. Estructura administrativa de la Universidad. Excelente ortografa y redaccin. Nociones de contabilidad. Tcnicas de atencin al cliente. Uso de ofimtica nivel usuario (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
7. CONDUCTAS ASOCIADAS
Capacidad Resolutiva: Entrega soluciones de calidad a los requerimientos, utilizando adecuadamente las herramientas, recursos e informacin disponibles. Comunicacin Efectiva: Se expresa de forma clara, segura y directa, intercambiando informacin fluidamente, adecuando su lenguaje al interlocutor y manteniendo un trato cordial, asegurando la comprensin del mensaje entregado. Planificacin y Organizacin: Planifica y organiza con eficiencia su tiempo, estableciendo adecuadamente las prioridades y plazos necesarios para cumplir con los objetivos programados.
8. MANEJO O ADMINISTRACIN DE: PERSONAL A CARGO (EXTERNO-INTERNO) EQUIPAMIENTO INFORMACIN CONFIDENCIAL MONTO DE PRESUPUESTO
Programas Factor E.
9. VINCULACIN DEL CARGO REA RELACIN A NIVEL INTERNO RELACIN A NIVEL EXTERNO
CARGOS