GESTION DOCUMENTAL Se busca dar a conocer la gestin documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar

un poco su origen, adems se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones pblicas y privadas, no solo en la ordenacin y correcto uso de las operaciones archivsticas, sino tambin al facilitar la difusin de los fondos archivsticos a sus usuarios directos. Para dar inicio se dar una serie de conceptos relacionados a la gestin documental con lo que se busca ubicarnos en el contexto. Podemos decir entonces que, La gestin documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en funcin de su valor testimonial o histrico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Universidad. (Universidad de Mlaga. Archivo General. 2006). Por otro lado se comenta que la gestin documental segn Fernndez Gil, Paloma (1999) pretende abarcar desde la elaboracin de los documentos hasta su servicio, pasando por su organizacin y descripcin. Segn el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestin documental es un Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestin documental consiste, en el tratamiento y conservacin que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la produccin del mismo, hasta su eliminacin o conservacin permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia. Para cualquier organizacin la gestin documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrn que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difcil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de informacin y gestin electrnica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas estn capacitadas. Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Meja esta de acuerdo en que la gestin documental o gestin de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la dcada de los 50, fue muy aceptada dentro de ese pas y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestin Documental revolucion toda la prctica archivstica que se vena realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conoca hasta ese momento, demostrando una interconexin entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosin de informacin, esto debido a la bsqueda de superioridad tecnolgica por parte de los pases, principalmente Estados Unidos y la extinta Unin Sovitica, esta eclosin lleg a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raz de esto que la gestin documental pudo posicionarse ms rpidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros pases que sufran de exceso de documentos, lo que permiti reducir, y organizar toda esta documentacin, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. Para implementar la gestin documental dentro de cualquier organizacin es necesario contar con un programa de gestin documental que nos permita lograr la transicin sin mayores dificultades, para los empleados, y para la organizacin. Myriam Mejia [et al]. En su Gua Para La Implementacin De Un Programa De Gestin Documental (2005) define el programa de gestin documental como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos Es decir, un programa de gestin documental puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organizacin, estas instrucciones estn relacionadas con la correcta implementacin de las operaciones archivsticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en lneas generales se manejen

los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando as la gestin documental dentro de la organizacin. Al implementar o elaborar un programa de gestin documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejia (2005) entre los que se pueden mencionar: Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institucin pblica o privada. Buscar la racionalizacin y control de la produccin documental, basndose en los procedimientos archivsticos, con el fin de evitar la produccin de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por ms tiempo del necesario o el reglamentario. Hacer una reglamentacin en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservacin del medio ambiente. Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva y exacta. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como verdaderas unidades de informacin tiles no solo para la administracin sino tambin para la cultura.

Para la puesta en marcha de un programa de gestin documental es necesario tener unas consideraciones bsicas, como lo comenta Myriam Mejia (2005), podemos resumirlas diciendo que estas consideraciones son de tres tipos, Administrativas se enfoca, en la administracin de la empresa, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de materiales, y la eficiencia de la administracin. Econmicos, se refiere a la evaluacin del ahorro que genera la gestin de documentos, al evitar la conservacin de documentos innecesarios y el buen aprovechamiento de los recursos destinados para la gestin documental. En el mismo orden de ideas la autora antes mencionada, comenta que son necesarios una serie de aspectos en cuanto a la planeacin de ste programa de gestin documental, entre los que menciona el diagnstico, los requisitos tcnicos y los requisitos administrativos. El Diagnstico es entendido como la bsqueda e identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, as como el anlisis y evaluacin de las necesidades de informacin y mantenimiento del programa, adems de planes de mejoramiento y planes de contingencia. Los Requisitos Tcnicos, se refieren a los instrumentos con los que se cuentan para llevar a cabo este programa documental, como pueden ser manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, tablas de valoracin documental y tablas de retencin documental entre otros. VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACINDE LA GESTIN DOCUMENTAL La aplicacin de un programa de gestin documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicacin y el manejo de la informacin adems que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de la siguiente forma Reduccin del tiempo de consulta de un documento en papel. Reduccin del tiempo de consulta de documentos electrnicos. Reduccin de los costes de archivado Reduccin de la recuperacin de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atencin a los clientes. Reduccin de costes legales. Reduccin de costes de acceso a la documentacin. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestin documental especficos. Incremento en la satisfaccin de los usuarios internos. ADMINISTRACION DOCUMENTAL LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 julio 14 de 2000 ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E informacin a la persona o institucin que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia Registro de informacin recibida o producida por una Entidad o persona en razn de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Cientfico Econmico Histrico Cultural Tcnico ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO Por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA o o o o o o o o o o o Fines de los archivos Importancia de los archivos Institucionalidad e instrumentalidad Responsabilidad Direccin y coordinacin Administracin y acceso Racionalidad Modernizacin Funcin de los archivos Manejo y aprovechamiento de los archivos. Interpretacin

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Conjunto de instituciones articuladas entre s, que posibilitan La homogenizacin y normalizacin de los procesos Archivsticos, promueven el desarrollo de los centros de Informacin, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la informacin y documentacin. Archivo General de la Nacin. Orientador y coordinador Archivos de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y polticas de Mincultura CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS JURISDICCIN Y COMPETENCIA Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito ARCHIVOS TERRITORIALES Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios indgenas, que se crearn Cuando la ley los desarrolle. ORGANIZACIN DEL ESTADO Archivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial Los Organismos de Control Los Organismos Autnomos El estado est obligado a: la creacin, organizacin, preservacin, control, Procedencia orden original SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados. Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la informacin, Responsables de la organizacin y Conservacin y de la prestacin de los Servicios archivsticos. Rigurosa tica profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confa Esta misin. PROCESOS ARCHIVISTICOS: Produccin O recepcin, Distribucin, Disposicin final Consulta, Organizacin, Recuperacin,

LA GESTIN DOCUMENTAL, DE INFORMACIN Y LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN EL SECTOR EMPRESARIAL La necesidad de administrar los registros en las organizaciones los cuales se expresan de diferentes formas, pero fundamentalmente en documentos, bases de datos y publicaciones, conllev al ordenamiento de la informacin desde la perspectiva de la administracin. La forma de organizar este importante recurso ha hecho que los estudiosos del tema definieran sus caractersticas y concepto. Pez Urdaneta defini la gestin al sealar que equivale al conjunto de acciones relativas a la planificacin, organizacin, 18 instrumentacin, direccionamiento y supervisin del trabajo requerido para cumplir una misin estratgica. En estos aos, se hizo cada vez ms importante la aplicacin de la categora de gestin a un recurso que su utilizacin; hasta ese momento, no se haba visto bajo ese prisma de operatividad, y es en esa medida que comienza acercarse cada vez el recurso informacin al sector empresarial. Pez Urdaneta entiende por gestin de la informacin el manejo de la inteligencia corporativa de una organizacin con el objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas. Y por inteligencia corporativa, el total de los datos, la informacin y el conocimiento, generados endgena y exgenamente, de valor real y potencial para asegurar la cohesin interna de la organizacin con el entorno social circundante y el incremento de la productividad en las distintas funciones que contribuyen al 18 cumplimiento de la misin de organizacin. Ponjun Dante define la gestin de informacin como el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiales) para manejar informacin en y para la sociedad a la que se 19 sirve. Tiene como elemento bsico la gestin del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organizacin. La autora de este trabajo coincide con Ponjun Dante y considera que la gestin de informacin es un proceso de alta direccin que facilita la creacin de un conocimiento nuevo; se concreta en acciones estratgicas a partir del redireccionamiento de los recursos con los cuales opera (humanos, tecnolgicos, de informacin), con el objetivo de elevar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de un fin deseado (meta - misin - objetivo) de cualquier organizacin, y aade valor a los productos y servicios para satisfacer una demanda. La gestin de informacin se rige fundamentalmente por los principios derivados de las teoras de sistemas y del ciclo de vida de la informacin. Segn Ponjun Dante, la gestin de informacin es inherente a los sistemas de informacin, los cuales estn integrados por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen informacin, cuyo 19 propsito es obtener salidas de informacin relacionadas con los procesos que componen la organizacin. Por tanto, si la gestin de informacin se asocia con el sistema de informacin de una organizacin esta debe: 1. Identificar los tipos de informacin que maneja la organizacin. 2. Organizar los flujos de informacin en diagramas, que constituyen los mapas de informacin en la empresa. 3. Identificar el ciclo de vida de la informacin segn los tipos de informacin. 4. Identificar las necesidades de informacin por procesos en la organizacin. 5. Identificar las necesidades de informacin personales segn categoras (directivos, mandos medios, empleados). 6. Disear y estructurar los servicios de informacin en funcin de las necesidades. 7. Registrar, controlar y almacenar la informacin producida en la organizacin. 8. Difundir y socializar la informacin para la generacin de nuevos conocimientos. En la dcada de los aos 1990, la gestin de informacin se introdujo en los procesos administrativos con ms fuerza, y alcanz mayor influencia en las organizaciones, en especial, las empresas. Lo ms importante en este perodo es que las empresas comenzaron a percatarse de que el verdadero objetivo de los avances tecnolgicos producidos en esta etapa, estaran en funcin de mejorar el uso eficiente y estratgico de la informacin para facilitar la toma de decisiones y mantener en un rango competitivo las organizaciones. Entonces, se incorporaron definiciones sobre las funciones y principios en relacin con el manejo de la informacin como recurso. Segn Owen la gestin de los recursos de informacin tendra 3 elementos fundamentales: 1. Las tecnologas de informacin (hardware, software, y telecomunicaciones). 2. Sistemas de informacin (conjunto de metodologas, herramientas y software de aplicacin), entendidos como el resultado de transformar la tecnologa en "algo" con un valor de uso para el usuario. 3. La gestin de informacin y los conocimientos de la organizacin.

En 1979, John Diebold escribi un artculo titulado Information resource management-The new challenge, en el que se induca a la idea de que la informacin deba manejarse como un recurso fundamental en la empresa. Un poco despus, en 1981, Synott y Gruber abundaron en la idea en su libro Information Resource management _opportunities and strategies for the 1980s. Ambos trabajos inauguraron una lnea de pensamiento basada en la conviccin de que la informacin deba recibir una mayor consideracin por parte de las empresas. Pronto fueron seguidos por autores que desarrollaron metodologas concretas para la gestin de informacin, entre los que cabe destacar a Horton. El nuevo concepto de gestin empresarial se bautiz con el nombre de Information Resource Management que, a falta de una mejor equivalencia, se 3 denominar gestin de recursos de informacin. En 1980, el concepto gestin de recursos recibi un espaldarazo inesperado por parte del Congreso de los Estados Unidos cuando este aprob la Paperwork Reduction Act (la Ley de reduccin del papeleo o la burocracia), cuyo propsito era responder a la inquietud de las empresas norteamericanas con respecto a que se vean obligadas a comprometer recursos humanos y econmicos para llenar centenares de formularios obligatorios, muchos de ellos con informacin repetida, para los distintos departamentos de la administracin norteamericana. La idea central de la Paperwork Reduction Act era que la informacin requerida de las empresas deba suministrarse una sola vez y administrarse como un recurso escaso. Con ella se eliminaba la prctica de que la informacin poda solicitarse una y otra vez a las empresas. Alrededor de esta idea capital, se estructur en 1985 una definicin oficial de la gestin de recursos de 3 informacin. La gestin de recursos de informacin comprende la planificacin, presupuesto, organizacin, direccin, formacin y control relacionados con la informacin (goverment information). El trmino engloba tanto la informacin como los 3 recursos relacionados: el personal, los equipos, los fondos y la tecnologa. Para esta etapa de desarrollo de la gestin de recursos de informacin, la definicin formulada por Burk y Horton, se consider una de las ms sobresalientes: es el segmento de la gestin de informacin que sirve al inters corporativo. La gestin de los recursos de informacin busca beneficiar a la organizacin en su totalidad mediante la explotacin, desarrollo y perfeccionamiento de los recursos de informacin. Los intereses de la organizacin generalmente se manifiestan en las metas y objetivos corporativos. Por tanto, la gestin de los recursos de informacin, es el vnculo gerencial que conecta los recursos de informacin 20 corporativos con las metas y objetivos de la organizacin. La gerencia de los recursos de informacin, segn Cornella, para Lewis " es un concepto de administracin que asume que la informacin -incluidos los datos en todas sus formas y medios as como los documentos y literatura- es un recurso de muy alto costo, que toda organizacin debera sistematizar igual que se hace con otros recursos como los humanos, 3 materiales y financieros." Owen asocia el conocimiento con la gestin de la informacin. Esta particularidad comenz a manifestarse con ms fuerza en la dcada de 1980 entre autores que estudiaban cmo organizar la empresa; una importante simbiosis se gener progresivamente, cuya repercusin se vincul con el surgimiento de la gestin del conocimiento como enfoque gerencial. Sin embargo, la adaptacin de las organizaciones a las nuevas circunstancias impuestas por la era de la informacin y el conocimiento pasa por la proposicin de modelos que se basan en una gestin adecuada de los activos intangibles y el capital intelectual. En general, la aplicacin de este enfoque gerencial requiere que, tanto empresarios como directivos concedan cada vez mayor importancia a la gestin de la informacin y el conocimiento en sus organizaciones. Sin embargo, muchas veces no se presta la debida atencin a la realizacin de acciones prcticas o la bsqueda de soluciones relacionadas con su introduccin y desarrollo, porque con frecuencia, no logran distinguir entre cada una de ellas, y en ocasiones no logran identificarlas adecuadamente. Entonces terminan por relacionar "todo" con la gestin documental que es la mejor comprendida al servir de plataforma sobre la que se apoya la organizacin para evidenciar sus resultados. Para Alberch i Fugueras, la gestin documental "engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la bsqueda de la economa y la eficacia en la produccin, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepcin en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las 21 instituciones de archivo."

La gestin documental es un proceso vital para la organizacin, debido a la magnitud que alcanzan los documentos, como resultado del: 1. Amplio alcance y complejidad de las actividades gubernamentales y empresariales. 2. Incremento del sector de servicios donde se realizan mltiples actividades relativas al manejo y transferencia de datos e informaciones. 3. Aumento de las regulaciones y las normativas oficiales que reglamentan el empleo de los documentos. 4. Incorporacin y extensin de medios tcnicos (fotocopiadoras, impresoras, etc.) que generan grandes volmenes de informacin registrada en diversos formatos. Para Ponjun Dante, la gestin documental es un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la informacin registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la organizacin en correspondencia con su misin, objetivos y operaciones. Tambin la considera como un proceso para mantener la informacin en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello se requiere de la realizacin de tareas y procedimientos particulares para cada fase de su ciclo de vida y su explotacin. La informacin registrada es evidencia de las actividades y transacciones de las organizaciones, y su uso oportuno permite a la organizacin una mayor eficacia 19 en su labor. Para Mena Mujica, uno de los aspectos ms importantes de la gestin documental desde el enfoque de los archivos totales, es la implantacin de sistemas integrales de tratamiento de la documentacin que se ocupen de su produccin, conservacin, uso y explotacin, y eliminacin, segn las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios 22 productores o investigadores. En particular las empresas establecen polticas relacionadas con el registro documental sobre la base de ciertos procedimientos. En aquellas donde se han establecido sistemas de calidad, la documentacin constituye una regularidad en la totalidad de los procesos de la organizacin. A pesar de los avances alcanzados en los ltimos aos con respecto al reconocimiento de los documentos en formato electrnico, no se aprecian avances significativos en el carcter probatorio de este tipo de documento, slo es aceptable el formato papel. En trminos legislativos y econmicos, un documento en formato electrnico carece de validez, y esto es un problema que las organizaciones deben considerar en el futuro. En este sentido dice Bustelo Ruesta que en segundo lugar, existe la preocupacin por la regulacin del nuevo entorno digital en el que parece inevitable que nos moveremos todas las empresas y organizaciones (si es que no lo hemos hecho ya) en un futuro muy cercano. Lo lgico sera continuar con la aprobacin de una legislacin general sobre el entorno digital, regulaciones para sectores o industrias especficas y cdigos de buenas prcticas o conductas, que aun 23 cuando no traten directamente la gestin documental de registros y contenidos, las afectarn tangencialmente. La gestin documental ha intercalado la digitalizacin de contenidos, de forma que es cada vez menos visible la diferencia y, en la medida que avanzan las TIC, es cada vez ms probable que la empresa se mueva de manera ms rpida hacia la digitalizacin de la informacin. La gestin documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial. Hasta la empresa ms pequea puede tener una concepcin sobre como organizar sus documentos, sin que obligatoriamente se requieran de grandes inversiones en medios informticos, algo que ha constituido un elemento importante aunque no necesariamente obligado, porque no todas las empresas tienen conciencia de su importancia, y en otros casos, las que s la tienen, carecen de recursos financieros para su adquisicin. Los empresarios y directivos le conceden importancia a la gestin de la informacin y el conocimiento en las empresas, pero muchas veces vacilan a la hora de poner en prctica acciones o adoptar soluciones relacionadas con el tema, y en ocasiones esta debilidad se relaciona con la falta de una visin clara de la gestin de documentos como base que subyace en cualquier sistema de gestin de informacin y conocimientos. En trminos empresariales, uno de los enfoques de direccin que concede un valor significativo a la gestin documental y que orienta a los empresarios en este sentido es el orientado a los procesos, devenidos de la aplicacin de los sistemas de gestin de calidad en las organizaciones. Las normas ISO, por ejemplo, dejan bien claro que la empresa est obligada a registrar en sus documentos su forma en que organiza su documentacin. La Norma ISO/TR 10013:2001 seala:

"La organizacin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad normalmente sigue a los procesos de la organizacin o a la estructura de la norma de calidad que aplica, o a una combinacin de ambas. Pero puede utilizarse cualquier otra forma que satisfaga las necesidades de la organizacin. La estructura de la documentacin utilizada en el sistema de gestin de la calidad puede desarrollarse en forma jerrquica. Esta estructura facilita la distribucin, 24 conservacin y comprensin de la documentacin." El valor documental que aporta la gestin de calidad o la gestin de procesos a las organizaciones, y en particular en las empresas, radica en reconocer y describir los procesos que permiten de manera objetiva documentar lo que "se sabe hacer bien", este aspecto constituye una de las formas ms clara en que se explicita el conocimiento de la organizacin y que describieron Nonaka y Takeuchi en su libro La organizacin creadora del conocimiento: Como las compaas 25 japonesas crean la dinmica de la innovacin. La documentacin de un sistema de gestin de la calidad generalmente incluye: poltica de la calidad y sus objetivos, manual de calidad, procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, formularios, planes de calidad, especificaciones, documentos externos y registros. La documentacin del sistema de gestin de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, papel o electrnicos. En trminos de propsitos y beneficios, la Norma ISO/TR 10013:2000 reconoce la importancia y el valor de la informacin, la gestin documental y del conocimiento a partir de la aplicacin de este tipo de enfoque, y de manera significativa aporta cultura y proyeccin sobre ellas a partir del reconocimiento de la documentacin de los procesos, una prctica con la que se agrega valor a las organizaciones y en especial a las empresas. En Cuba, durante los ltimos aos, se ha trabajado arduamente para compulsar a las organizaciones a que certifiquen sus procesos a partir de los principios que establece la gestin de la calidad, porque esta se ha impuesto de manera efectiva y debe considerarse; entre sus propsitos y beneficios se encuentran: 1. Proveer informacin a grupos de funciones relacionadas, de manera que puedan compren der mejor las interrelaciones. 2. Comunicar a los empleados el compromiso de la direccin con la calidad. 3. Suministrar evidencia objetiva de que los requisitos especificados se alcanzaron. 4. Ofrecer una base para la formacin inicial de nuevos empleados y la actualizacin peridica de los empleados en general. 5. Desarrollar una base para el orden y el equilibrio dentro de la organizacin. 6. Ofrecer coherencia a las operaciones sobre la base procesos documentados. 7. Dar confianza al cliente a partir de la creacin de sistemas documentados. 8. Desarrollar una base para auditar el sistema de gestin de la calidad. La interrelacin o punto comn de la gestin documental, de informacin y del conocimiento, radica en el proceso de convertir el conocimiento tcito en explcito). Para una mejor comprensin de este aspecto nos adherimos a la percepcin de Nonaka y Takeuchi que expresa muy bien esta interrelacin, al establecer que el valor creado por una organizacin se encuentra determinado por la transferencia tcita y explcita de conocimientos entre individuos, y por la conversin del conocimiento de un tipo a otro. Como consecuencia, se han generado una serie de actividades en las organizaciones que tienden a extender o nivelar el conocimiento entre sus miembros. A mayor efectividad en la 25 comunicacin y en la conversin, mayor efectividad en la creacin de valor. Sobre este particular, Choo fundamenta su modelo en los procesos y representa la gestin de informacin como un ciclo constante de 6 actividades estrechamente relacionadas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Identificacin de las necesidades de informacin. Adquisicin de informacin. Organizacin y almacenamiento de informacin. Desarrollo de productos y servicios de informacin. Distribucin de informacin. Uso de la informacin.

Segn esboza este autor, el proceso comienza en el extremo derecho del ciclo cuando la informacin se crea mediante las acciones de organizacin (adaptacin). Estas acciones la interrelacionan con otras organizaciones y sistemas para 26 modificar el ambiente, y generan nuevos mensajes e informacin.

Es significativa la coincidencia del modelo de Choo con los modelos de gestin del conocimiento que enfatizan en los mismos procesos, pero a diferencia de estos, el recurso es el conocimiento. El propio Choo considera que el xito de la gestin del conocimiento conduce a una fase superior donde se generan las llamadas organizaciones inteligentes; y las define como aquellas capaces de percibir y procesar informacin, crear conocimiento a partir de la informacin procesada y utilizar el conocimiento para la toma de decisiones de manera 26 eficaz. Segn Davenport y Prusak la conceptuacin de la gestin de la informacin como un ciclo de actividades informativas relacionadas y sujetas a planificacin, diseo y coordinacin provee una perspectiva basada en procesos que complementa las visiones ms tradicionales de la gestin de informacin como gestin de tecnologa o de recursos de 27 informacin. Esta visin ha comenzado a ganar actualidad. El modelo de gestin de informacin basado en procesos, segn Choo, debe recorrer toda la cadena de valor, comenzar con la identificacin de necesidades de informacin, seguir con la adquisicin, organizacin, almacenamiento, elaboracin de productos y prestacin de servicios, y distribucin, para cerrar el ciclo con el uso de la informacin. Choo adems, reconoce la creacin de conocimientos como uno de los 3 campos fundamentales de la organizacin.