Organizacin y Mtodos

Ing. Doris Rojas Mendoza drojas@qnet.com.pe

3. ANALISIS

ANLISIS
Calidad de los procedimientos vigentes:

Operaciones rutinarias e intelectuales Nmero de controles Nmero de formularios e informacin que contienen Tiempo Valor agregado

Identificacin de los problemas:

Cmo est? Cmo debera ser? Por qu la diferencia? Qu efectos trae?

ANALISIS
Anlisis del clima organizacional Efectos de los cambios organizacionales

Rechazo al cambio

Planteamiento de las prioridades y

propuestas de solucin

3. Anlisis
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Administracin por objetivos: Proceso en donde los niveles de decisin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultados esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin. Anlisis de sistemas: Clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico y empleo de informacin para recomendar mejoras o implementacin de nuevos sistemas de informacin.

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Anlisis de costo-beneficio: Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversin. Anlisis de Estructuras: Examen detallado de la estructura de una organizacin con el fin de optimizar su funcionamiento. Arbol de decisiones: Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situacin como incertidumbre o acontecimientos fortuitos.

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Auditora administrativa: Examen completo y constructivo de las estructura de una organizacin, de sus medios de operacin, empleo de recursos, mtodos de control y proceso de toma de decisiones. Autoevaluacin: Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas establecidas. Control total de la calidad: Elevar en forma permanente la calidad.

TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Estudio de factibilidad: Anlisis para precisar la situacin y alternativa de cambio para un producto, sistema y/o servicio. Benchmarking Desarrollo organizacional: Modificaciones culturales y estructurales. Reingeniera Modelos de inventarios Modelos integrados de produccin Programacin dinmica, programacin lneas, simulacin.

CAMBIOS ORGANIZACIONALES
Las organizaciones cambian

continuamente debido a que son sistemas abiertos en constante interaccin con su medio
Las Organizaciones cambian por

El aprendizaje continuo Por mpetu

Cambio por aprendizaje continuo

 Los individuos cambian con la

organizacin y con la experiencia

El aprendizaje individual no

necesariamente conduce al aprendizaje organizacional

Las organizaciones aprenden

a ser mas eficientes en la solucin de sus problemas y en su adaptacin a las condiciones cambiantes.

De que manera aprenden las Organizaciones

Mejoramiento y renovacin

Reflexionar en torno de lo que ha ocurrido a fin de evaluar lo que ha funcionado bien y debe ser continuado, as como lo que podra ser mejorado. Equilibrio Dinmico Estabilidad: Para el logro de objetivos Continuidad: Cambio ordenado Adaptabilidad: Reaccin a oportunidades y amenazas Innovacin: Inicio de cambios

Ejemplo: Administracin de la Calidad Total

COMPROMISO: La alta direccin debe acordar unnimemente los propsitos y objetivos a alcanzar. Demostrar su compromiso con iniciativa y hechos y no solo palabras.

Administracin de la Calidad Total

CONCIENTIZACION Y EDUCACION: Los principios, herramientas e ideas de la administracin de calidad deben entenderse claramente en toda la organizacin: Razones por las cuales se va a realizar, significado para la organizacin, beneficios para todos, etc.

Administracin de la Calidad Total

PLANEAMIENTO: Desarrollar estrategias para el logro de los objetivos, traducirlas a planes que tomen en cuenta los recursos, tiempo, programacin, metodologa.

Administracin de la Calidad Total

CAPACITACION: Instruir sobre habilidades particulares, sobre herramientas, mtodos, modelos. Debe ser seguida por una puesta en prctica, espritu de equipo y entusiasmo.

Administracin de la Calidad Total

PARTICIPACION: El personal debe sentir que esta contribuyendo al xito de la iniciativa.

Cambio por mpetu

 El cambio es estimulado por

alteraciones en su medio ambiente. Provienen de modificaciones de los objetivos de la organizacin, los cambios en valores, las nuevas metas, las estrategias. organizacionales Frente al cambio tecnolgico: nuevos mtodos de trabajo, automatizacin nuevos productos y diseos.

Cambios por Impetu

Cambios estructurales a raz

de cambios en otros subsistemas o por mejorar la eficiencia. El impulso al cambio por el factor humano: reducciones, despidos, dinmicas de grupo, liderazgo, mejoras en el desempeo. Afrontar el creciente cambio en el entorno.

Resistencia al Cambio
El cambio es natural y

deseable en la naturaleza humana. La gente al parecer acepta la adaptacin y la innovacin. Los cambios que afectan las relaciones sociales llevan mas tiempo para aplicarse. Si el personal no cambia debe ser porque los impulsos naturales hacia la innovacin estn siendo congelados o bloqueados por fuerzas poderosas.

Resistencia al Cambio
Costos Ocultos: Tiempo, energa,

dinero como fuerza poderosa contra el cambio. Malos entendidos: Se derivan de la ilusin de la comunicacin. Incertidumbre: Especulacin y rumor sobre las consecuencias negativas. Si hay poca informacin la gente supone lo peor.

RESULTADO: OPOSICION A LOS CAMBIOS PROPUESTOS

4. Definicin de Prioridades

Como resultado del anlisis se preparan propuestas concretas de accin y actuacin, evaluando sus ventajas y desventajas. Dar preferencia a recomendaciones que dentro de las condiciones que prevalecen en la organizacin sean las ms factibles. No perder de vista el objetivo del estudio. Tomar en cuenta las limitaciones jurdicas y administrativas cuando estn presentan dificultades para su modificacin.

5. Planteamiento de la solucin

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual adems de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones. Este informe debe ser revisado por el grupo de trabajo para detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar. Es conveniente que el informe contenga como mnimo las siguientes secciones.

Elaboracin del informe

Introduccin: Breve descripcin del surgimiento de la necesidad del estudio. Anlisis de la estructura organizacional: Exposicin de la evolucin de la organizacin, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia, que influyeron en la decisin de preparar el estudio. Diagnstico de la situacin actual: Definicin de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles.

Elaboracin del informe

Propuesta para el mejoramiento de la organizacin: Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se estimen lograr. Estrategia de implantacin: Explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el estudio. Asimismo, como se efectuarn los cambios, previendo las expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin.

Elaboracin del informe

Seguimiento, control y evaluacin: Determinacin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como para la deteccin de desviaciones y adopcin de medidas correctivas. Apndices o anexos: Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis que se consideren necesarios.

6. Aprobacin y desarrollo

7. Fase de implantacin

Constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir con el objetivo del estudio. Pasos a seguir:
Preparacin

del programa Integracin de recursos Ejecucin del programa

7. Fase de implantacin

Mtodos de implantacin
Mtodo

instantneo Mtodo de proyecto piloto Mtodo de implantacin en paralelo Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas Combinacin de mtodos

Evaluacin Medicin de resultados

Normas que deben emplearse como Gua para el Cambio

1. 2. Creer que el cambio es importante Visin compartida de futuro

3. 4. 5. 6.
7. 8. 9.

Eliminacin de barreras actuales y potenciales Organizacin totalmente involucrada hacia la visin Lderes modeladores de Procesos Entrenamiento para nuevas tcnicas
Sistemas de evaluacin de resultados Retroalimentacin permanente de todos Entrenamiento para corregir comportamientos

10. Sistema de reconocimientos y recompensas

Rediseo de Procesos

PROCESO
Serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en productos. . Se componen de 3 tipos de actividades: actividades que agregan valor, de traspaso y de control.

Proveedor
(materia prima, energa, Insumos, informacin)

Cliente
(productos, servicios)

Actividades
(valor agregado)

Procesos
Mtodos Cultura Organizacional

Entradas

Proceso
Planta Trabajo
Tecnologa Knowhow Valor Agregado

Salidas Productos Personas

Insumos Personas
Maquinarias Mat. Indirectos

Mano Obra

PROCESO
Actividades que agregan valor: Actividades importantes para los clientes. Actividades de traspaso: Las que mueven el flujo de trabajo a travs de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizacionales.
Actividades de control: Las que se crean mayormente para controlar los traspasos a travs de las fronteras mencionadas. Ej. : Toda frontera crea un paso lateral y, por lo general dos controles: uno para la persona que hace el traspaso y el segundo para la persona que recibe.

PROCESO
Cuando un flujo del proceso se ajusta a la organizacin actual, se tiene que cuanto ms serpentino sea el flujo dentro de la organizacin, es decir cuantas mas fronteras tenga que cruzar a su paso, ms actividades que no agregan valor se incorporarn al proceso.

PROCESOS

Procesos Estratgicos

Procesos no Estratgicos

Agregan valor

No agregan valor

Agregan valor

No agregan valor

Sistemas de procesos

Reingenieria
De acuerdo a la definicin de Richard Hammer tenemos:
Es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.