Manual de Uso

Fecha de aplicación 20/03/2006

 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

Índice

Índice.............................................................................................................................................................2
1. Introducción...............................................................................................................................................3
1 Crear un nuevo proyecto.............................................................................................................................4
4
2 Vistazo general............................................................................................................................................5
3 Hojas de datos.............................................................................................................................................6
3.1 ¿Cómo conectarnos a un fichero de datos?........................................ ............................6
3.2 Ordenar los datos............................................................................................. ..............6
3.3 Filtrar......................................................................................................................... .....7
3.3.1 Filtrar por selección......................................................................................................................7
3.3.2 Excluyendo selección....................................................................................................................7
3.3.3 Filtros avanzados.........................................................................................................................7
3.4 Consultas......................................................................................... ............................11
4 Diseñador..................................................................................................................................................14
4.1 Especificar impresora................................................................................ ...................14
4.2 Definir página........................................................................................................ .......15
4.3 Insertar variables............................................................................. ............................15
4.3.1 ¿Cómo eliminar espacios en un campo?.....................................................................................16
4.3.2 Como crear contadores/secuenciales..........................................................................................17
4.3.3 Funciones de personalización.....................................................................................................17
4.3.4 Funciones caja alta, caja baja......................................................................................................18
4.4 Insertar textos fijos................................................................................................... ....19
4.5 Insertar códigos de barras............................................................................... .............19
4.6 Insertar imágenes............................................................................. ...........................22
4.6.1 Insertar imágenes variables.........................................................................................................22
4.7 Navegar por los registros............................................................................................ ..23
4.8 Dar formato a los datos................................................................................. ...............23
4.9 Etiquetas...................................................................................................... ................23
4.10 Exportar un fichero de datos............................................................. .........................25

Pagina 2 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

1. Introducción

1.1Propósito

El presente documento tiene el propósito de servir como apoyo durante

el curso de formación así como ayudar al usuario ante las dudas que se
le planteen.

Pagina 3 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

1 Crear un nuevo proyecto

Al hacer clic sobre el botón New proyect crearemos un nuevo proyecto de

Flex Mail. En la parte superior derecha, veremos que nos aparecen 4
opciones más:
Blank Project: comenzar con un proyecto en blanco, es la opción que
aparece por defecto cuando hacemos clic en el botón.
From database: comienza a crear el proyecto a partir de una base de
datos.
From existing Project: podemos empezar a trabajar a partir de un
proyecto existente.
From template: podemos comenzar el trabajo a partir de una plantilla.

Pagina 4 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

2 Vistazo general

Flexmail se compone de tres zonas, barra de herramientas, hoja de datos y

diseñador.
La barra de herramientas, varía según la zona en la que nos encontremos, y nos
permite acceder a todas las funciones de Flex Mail, ya sea a través de menús
desplegables o iconos.

Haciendo clic en este punto accederemos al control de los datos del proyecto,
donde podremos importar un fichero de datos, filtrar, ordenar…

A través de la pestaña Designer, accedemos a las opciones de diseño del proyecto.

En esta zona podremos importar imágenes, colocar textos fijos, variables o definir el
tamaño de la página.

Pagina 5 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

3 Hojas de datos

3.1 ¿Cómo conectarnos a un fichero de datos?

Para conectarnos a una hoja de datos deberemos estar seguros que nos
encontramos en la hoja de DataSheet. La conexión podremos realizarla de dos
maneras:

A través del menú, Data, Link Data, o bien gracias al icono que encontramos en la
parte inferior izquierda. Una vez realizado el clic, aparecerá una ventana emergente
que nos solicitará la base de datos con la que queramos trabajar, la buscamos en
nuestros directorios y aceptamos.
Dependiendo del formato del fichero de datos, nos irá solicitando más datos,
durante el curso veremos los formatos más utilizados.

3.2 Ordenar los datos

Podemos realizar una ordenación de los datos de diferentes maneras, y tres tipos de
ordenaciones:

Pagina 6 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

A través del menú superior, records, sort, o también gracias a los iconos situados en
la barra inferior.
Existen tres tipos de ordenaciones, de menor a mayor (A-Z), de mayor a menor (Z-
A), o una ordenación avanzada, que nos permite entre otras cosas, ordenar por más
de un campo.
Usando tanto el menú superior como los iconos, la ordenación se ejecutará sobre el
campo que tengamos seleccionado con el ratón.
3.3 Filtrar

3.3.1 Filtrar por selección

El filtro por selección resulta bastante útil cuando queremos comprobar los
datos del fichero. Posicionando el ratón sobre un valor de un registro que
queremos evaluar, iremos al botón , y sólo nos aparecerá en la hoja de
datos los registros que tengan el valor anteriormente seleccionado.

3.3.2 Excluyendo selección

Sirve justamente para lo contrario que lo indicado en el punto 4.1, deja a la
vista todos los registros que NO tengan el valor seleccionado con
anterioridad, esto se hace a través de la opción de Menú, Records, Filter,
Filter excluding selection

3.3.3 Filtros avanzados

Son los más completos, podemos acceder a ellos a través de dos vías, bien
en la parte inferior con el icono , bien a través del menú superior
Records, filter, Advanced filter, una vez hecho el clic, nos aparecerá la
siguiente pantalla:

Pagina 7 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En el primer menú desplegable seleccionaremos el campo por el que vamos

a filtrar, en el segundo la regla ( igual, menor, mayor, que empiece por, …), y
en la caja de texto el valor por el que queramos filtrar.

3.3.3.1 Eliminar nulos y ordenar

Un caso que se nos puede dar fácilmente es eliminar aquellos registros en el
cual uno de sus campos sea nulo, este pudiera ser el caso de los campos
cuyo campo de códigos postales esté vacío. En este caso seleccionaríamos lo
siguiente:

Pagina 8 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

Seleccionaremos el campo que contenga el código postal y en la regla

indicaremos “is not Null”, a hacer clic al botón OK, veremos como los valores
nulos desaparecen.

3.3.3.2 Menor que

Nos sirve para seleccionar aquellos registros que tengan un valor menor que
el indicado, en este caso los códigos postales menores de 30000.
Pagina 9 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

3.3.3.3 Mayor que

Esta vez en la regla seleccionamos “is greater than”, y en valor 30000,

quedándose en la hoja de datos sólo aquellos registros que cuyo código
postal sea mayor de 30000.
Pagina 10 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

3.3.3.4 Igual que

En este caso seleccionamos la regla “equals”, que en este caso nos

permite seleccionar sólo los registros cuyo sexo sea 1
3.4 Consultas
La consulta es una imagen de la base de datos que ha sido modificada
mediante instrucciones.
Para acceder a las consultas acudiremos a la barra inferior izquierda y
pulsaremos el botón .
Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Haremos clic al botón New y aparecerá lo siguiente:

Pagina 11 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En Name, introduciremos un nombre descriptivo para la consulta, en

Description, una descripción de la consulta, y en copy values from,
podremos marcar una consulta anteriormente creada para reutilizarla.
Marcamos el botón Next, y llegaremos a una pantalla exactamente
igual que la del punto 4.3, la manera de trabajar en esta pantalla es
exactamente igual que en ese punto, permitiéndonos filtrar la base de
datos. Haciendo clic en el botón next, iremos a la siguiente pantalla,
que tendrá este aspecto:

Pagina 12 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

Esta pantalla sirve para ordenar el fichero de datos. En expression,

indicaremos el campo por el que queremos ordenar, en el siguiente
desplegable, indicaremos si la ordenación se realizará de menor a
mayor (ascending), o de mayor a menor (descending), haciendo clic en
el botón Add, iremos añadiendo criterios de ordenación, una vez hecho
esto veremos que en la parte inferior, izquierda

, nos aparecerá el nombre de

la consulta, y así sabremos cual está activa.

NOTA IMPORTANTE: recomiendo usar siempre consultas para

preparar la base de datos, los cambios quedan grabados en un formato
reconocible. Los filtros y ordenaciones vistos en puntos anteriores
deben usarse sólo para ver como viene el fichero, no para producir con
él.

Pagina 13 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4 Diseñador

Para acceder a las funciones de diseñador deberemos hacer clic en la barra

inferior, donde pone Designer

4.1 Especificar impresora

En la barra de menús, File, Print Setup, podremos seleccionar la impresora
con la que queramos imprimir. Es fundamental realizar este paso primero
antes de seguir trabajando con el diseñador, ya que será el que defina las
características del documentos.

Pagina 14 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.2 Definir página

La definición de la página es también importante, y debería ser el
segundo paso a dar dentro del diseñador, para acceder a estas
funciones, iremos en la barra superior de menús, a File, Page Setup

4.3 Insertar variables

Las variables nos permiten introducir elementos calculados
mediante funciones en el diseñador. Para acceder a la parte de
inserción de variables, iremos a la barra de menú superior, Insert,
Text box, arrastraremos el ratón para crear la caja que albergará la
variable y nos aparecerá una pantalla con un botón en el que pone
FX, haremos clic en él, y llegaremos a otra pantalla, desde la cual,
podremos acceder tanto a las funciones de creación de variables
como a los campos del fichero de datos.

Pagina 15 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.3.1 ¿Cómo eliminar espacios en un campo?

Dentro del panel de funciones que hemos visto en el punto 4.3,
tenemos una función que nos permite eliminar los espacios que
tenga un campo, esta función es especialmente útil, cuando
queremos unir dos campos, y estos tienen espacios dentro sus
valores. La función de la que estamos hablando es TRIM

Esta función se encuentra dentro de string functions, en el panel

derecho nos aparecerán todas las funciones para datos tipo texto,
buscamos la función trim, hacemos doble clic, y esta nos aparecerá
en el panel superior. Esta función necesita de un texto o campo al
que realizar la eliminación de blancos, para ello hacemos clic en
Fields, nos aparecerán todos los campos del fichero de datos y
seleccionamos uno. En la imagen superior, está creado lo que sería
el campo vía, gracias a la eliminación de blancos en TipoVia y
Dirección, y a la unión de ambos con &.

Pagina 16 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.3.2 Como crear contadores/secuenciales

Los contadores son muy útiles como identificador único de un
registro, se suelen usar tanto para fullfilment, como para e control
de la producción, es muy recomendable introducir uno en todos los
trabajos.

Para usar esta función iremos a su panel de la manera indicada en

el punto 4.3, en Special functions, tenemos COUNTER, hacemos
doble clic en ella, en el panel superior de coloca la función que nos
solicita tres parámetros, el primero, Start, nos solicita el primer
valor por el que va a comenzar el contador, el segundo parámetro,
step, nos pide el valor de avance de un número a otro, que
diferencia va a ver entre el valor actual del contador y el siguiente,
así si pusiéramos 2 en el parámetro step, el contador avanzaría de
dos en dos, por último format, nos servirá para dar formato al
secuencial.

En este ejemplo, el secuencial comenzará por 100, y se irá

sumando de 1 en 1. 100, 101, 102, 103…

4.3.3 Funciones de personalización

Estas funciones son genéricas y lo que nos permiten es modificar
los datos en busca de una mayor personalización del documento.

Pagina 17 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En este ejemplo, y gracias a la función IF, estamos indicando a la

función que cuando el sexo sea 1, adquiera el valor de “Estimado
Señor”, y cuando sea distinto de 1, “Estimada Señora”. Gracias a
la función IF podemos evaluar los valores de los campos, y según
estos devolver un valor.

4.3.4 Funciones caja alta, caja baja

Es posible que un cliente nos de su base de datos en mayúsculas

(caja alta), y queramos normalizar de alguna manera esto, para
que estéticamente quede mejor.

Pagina 18 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

Dentro de string functions, tenemos la función INITIAL, esta hace

que la primera letra de cada palabra sea en mayúsculas, y el resto
en minúsculas, si queremos poner todas en mayúsculas, usaremos
la función UPPER, y si en cambio lo que necesitamos en poner
todas las palabras en minúsculas usaremos LOWER.

También podemos acceder a estas funciones desde la barra de

menú

superior , si no tenemos
activada esta barra iremos a la View, toolbars, text

4.4 Insertar textos fijos

Es una de las tareas más sencillas de realizar, simplemente
debemos acudir a la barra de menú superior, Insert, text box,
arrastrar el ratón, y ya tendremos una caja donde incorporar el
texto como queramos.

4.5 Insertar códigos de barras

Con Flexmail podemos insertar códigos de barras. Para esto no

tenemos más que acceder al menú superior, Insert, Barcode,
arrastrando el ratón nos aparecerá la siguiente ventana:

Pagina 19 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En barcode type elegiremos el tipo de códigos de barras que

queramos implementar, los tipos son muchos. En Barcote Source,
seleccionamos el campo que queremos utilizar para codificar en el
código de barras, incluso, haciendo clic en el botón de funciones
(fx), podemos crear una variable propia a codificar. Si hacemos clic
en “Line thickness reduction”, el espacio entre barras se reducirá,
esta opción es poco aconsejable, ya que el código podría no ser
legible por un lector de código de barras.

En la pestaña 1-D options tenemos las siguientes opciones:

Pagina 20 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

Nos informa del código de barras seleccionado y el máximo de

caracteres permitido, si marcamos Show text, nos mostrará en la
parte inferior del código de barras el campo codificado, este punto
es muy recomendable, ya que en caso de fallo de lectura del
código, siempre vendría bien poder meterlo a mano gracias al
intérprete. Si marcamos “remove spaces form text” eliminaremos
los espacios en el valor codificado en el código de barras.

Si el código de barras que utilizamos es del tipo bidimensional

(Datamatrix, PDF 417…), se activará la pestaña 2-D Options.

Las opciones que aparecen en las pestañas 1-D y 2-D, dependen

del código de barras seleccionado, ya que cada uno de ellos tiene
unas características distintas.

Pagina 21 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.6 Insertar imágenes

Para introducir imágenes en el proyecto de Flexmail, no tendremos
más que ir a la barra superior de menú, Insert, Picture, y arrastrar
el ratón

Nos aparecerá la siguiente pantalla, dejamos marcado fixed

Picture, y hacemos clic en browse, seleccionamos la imagen
deseada, y veremos la imagen en nuestro layout
4.6.1 Insertar imágenes variables
Es exactamente igual que el punto anterior, Insert, Picture,
arrastramos el ratón, y veremos de nuevo el gráfico anterior, pero
esta vez marcaremos la opción Variable Picture

En el campo source seleccionamos el campo donde se encuentra el

nombre de la imágenes a usar, dichas imágenes deben estar
ubicadas en el mismo directorio que el proyecto flexmail.
Otra manera de seleccionar las imágenes dinámicamente es a
través de las funciones, para ello, en vez de seleccionar el campo,
hacemos clic en el botón fx, y diseñamos una función para la
selección de la imagen, por ejemplo IF( [Sexo]=1,"hombre.jpg",
"mujer.jpg")

Pagina 22 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.7 Navegar por los registros

Resulta muy interesante una vez que hayamos terminado de
diseñar la plantilla, poder visualizar los registros y así comprobar lo
que se va a imprimir, esto es muy sencillo, y se realiza a través de

unas barras que encontremos cerca de las de desplazamiento ,

gracias a estas podremos navegar al último, primero, siguiente y
anterior.

4.8 Dar formato a los datos

Para dar formato a los textos o variables que vayamos insertando
en nuestro proyecto, debemos hacer uso de la siguiente barra de
herramientas

Con ella, podremos elegir una fuente, un tamaño, negrita, cursiva,

subrayado, indicar un color, indicar el ínter letrado, la justificación
lateral o en altura, en incluso el número de líneas por pulgada.

4.9 Etiquetas
Con Flexmail, podemos hacer etiquetas de una manera sencilla,
para ello deberemos ir al menú superior, y seleccionar, File, Page
setup, en la parte inferior derecha, marcaremos Labels

Pagina 23 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En paper size seleccionamos el tamaño del pliego sobre el que

vayamos a imprimir las etiquetas. En Label size, seleccionamos el
tamaño de etiqueta que deseamos

En label Options definimos como queremos que fluctúe el orden de

las etiquetas y el número de copias que queremos de cada una.

Pagina 24 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

4.10 Exportar un fichero de datos

Es posible que necesitemos en algún momento exportar a un
fichero la selección que tengamos realizada en la hoja de datos.
Para esto iremos a Data, Export Data

Pagina 25 de 26
 No. de documento
Manual de Uso Rev. 1/0

Aplicación desde
20/03/2006

En esta parte haremos clic en browse, e indicaremos la ubicación,

el nombre de fichero de salida, y el formato, una vez terminado
esto, haremos clic en Next, nos aparecerá una nueva pantalla

Y de nuevo Next, y ya tendremos los datos en la ubicación

indicada.

Pagina 26 de 26