La Ayuda de MS Office Project 2007 Ms Visible

12. DESCRIPCIN GENERAL: CMO USAR CALENDARIOS EN PROJECT

Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendarios base, calendarios de proyectos, calendarios de recursos y calendarios de tareas. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, para determinar cmo se asignan los recursos a las tareas y cmo se programan las tareas. Los calendarios de proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se asignan recursos a las tareas, tambin se usan calendarios de recursos. Puede modificar estos calendarios para definir los das laborables y las horas de todo el proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos calendarios son distintos de la vista Calendario, que muestra la programacin del proyecto en formato de calendario. Si usa Microsoft Office Project Professional 2007 y est conectado a Microsoft Office Project Server 2007, los

NOTA

calendarios se implementan en Project Server para su organizacin. Pngase en contacto con el administrador del servidor para ver si se permiten calendarios locales en Office Project Professional 2007.

12.1.

Qu es un calendario base?

Un calendario base se usa como una plantilla en la que estn basados el calendario de proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo estndar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las horas de trabajo de cada da laborable, los das laborables de cada semana, as como las excepciones, como son los das festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario de recursos. Tambin puede aplicar un calendario base a tareas especficas.

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Project tiene tres calendarios base predeterminados: Estndar El calendario base Estndar refleja la programacin de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la maana a 5 de la tarde, con una hora de descanso. 24 horas El calendario base 24 horas refleja una programacin sin tiempo de descanso. El calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de los diferentes turnos de todo el da, o para programar continuamente recursos de equipos. Turno de noche El calendario base Turno de noche refleja una programacin por turnos desde el lunes por la noche al sbado por la maana, de 11 de la noche a 8 de la maana, con una hora de descanso. Tambin puede crear su propio calendario base, que resulta muy til si cuenta con programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, puede tener recursos que estn trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante los fines de semana.

12.2.

Qu es un calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los das laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la organizacin. Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duracin fija. De forma predeterminada, se usa el calendario base Estndar como el calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas usando otros calendarios base.

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El calendario del proyecto especifica cundo puede tener lugar un proyecto. En este calendario del proyecto, todos los das de la semana son das laborables. En este calendario del proyecto, el trabajo slo tiene lugar los fines de semana. Los das y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los das y horas de trabajo de todo el proyecto. Puede especificar das libres especiales, como los festivos de la empresa. Tambin puede indicar otros tiempos de descanso para reflejar perodos en los que todo el equipo est trabajando en actividades que no sean del proyecto, como las reuniones de la empresa o las retiradas de departamentos. El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario del cuadro de dilogo Informacin del proyecto.

12.3.

Qu es un calendario de recursos?

El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos) nicamente estn programados para aquellos que estn disponibles para trabajar. Afectan a un recurso especfico o categora de recursos. De forma predeterminada, la configuracin de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de recursos para mostrar la informacin de programacin individual, como vacaciones, ausencias laborales o perodo de mantenimiento del equipo.

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Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso, puede editar los calendarios de recursos para indicar el tiempo de descanso. Tambin puede crear o asignar diferentes calendarios base para recursos individuales, o grupos de recursos, para indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que puedan estar trabajando durante un perodo de tiempo diferente de los otros trabajadores. Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo parcial o en

SUGERENCIA

turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para acomodar las excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales. Cuando Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las tareas que no tienen una duracin fija y que tienen asignados recursos. Por ejemplo, si un recurso tiene una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project no programar la tarea para esa semana.

Inicialmente, la configuracin de calendario de recursos coincide con el calendario de proyectos. Despus de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos refleja que este recurso no est disponible para el trabajo del proyecto este mes en los ltimos tres das de la segunda semana o en los primeros cuatro das de la tercera semana. Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos, y el recurso ya est asignado a una tarea, sta se vuelve a programar para reflejar los cambios en los tiempos de trabajo.
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12.4.

Qu es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal como se define en el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya que realizar por la noche o durante el fin de semana. Un calendario de tareas se crea en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral como un nuevo calendario base. Despus se aplica el calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estar programada para los tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en comn. Si desea programar la tarea nicamente con el calendario de tareas, active la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea.

12.5. Cmo afectan las opciones de configuracin de los calendarios a los tiempos de trabajo?
La configuracin de las opciones del calendario en la ficha Calendario del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas, comando Opciones) define la programacin de las horas en Project, pero no determina cundo se puede programar el trabajo. nicamente los calendarios pueden determinar estos perodos.

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Ilustracin 1 Opciones de configuracin de calendarios En la ficha Calendario, puede establecer configuraciones predeterminadas, como el da en que comienza cada semana, el mes en que comienza el ao fiscal, la hora del da para cualquier fecha especificada manualmente, las horas de trabajo totales por da y el nmero de das al mes. Por ejemplo, la opcin Hora de comienzo predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de forma predeterminada cuando se especifica una fecha de comienzo sin determinar una hora. Asimismo, la opcin Jornada laboral permite definir el nmero de horas que Project calcula para una tarea cuando se especifique una duracin en das, como el parmetro predeterminado de 8 horas en 1 da. Especificar 2 das es equivalente a especificar una duracin de 16 horas. Si cambia los tiempos de trabajo en un calendario, recuerde que Project usa la configuracin de la ficha Calendario para determinar cuntas horas definen a un da, semana o mes. Si el tiempo de trabajo de un calendario es diferente de la configuracin de Jornada laboral o Semana laboral en la ficha Calendario, el campo Duracin puede no mostrar el valor de duracin que espera. Por ejemplo, si un calendario est configurado con una jornada laboral de cuatro horas, pero las horas predeterminadas por da estn configuradas en 8 horas (en el cuadro de dilogo Opciones), la tarea de un da aparecer en dos das. En este caso, es posible que desee considerar la coincidencia con la configuracin del calendario del tiempo de trabajo en la ficha Calendario.
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12.6. Establecer los tiempos de trabajo para recursos o tareas en el proyecto

El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estndar predeterminado, un calendario de recursos especfico o un calendario de tareas. 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

Ilustracin 2 Men Herramientas Cambiar calendario laboral 2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual es seguido por (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto).

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Ilustracin 3 Cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral Si desea crear un nuevo calendario en lugar de cambiar el calendario predeterminado, haga clic en

NOTA

Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuacin, elija si desea crear un nuevo calendario de base o crear un calendario basado en una copia de otro calendario. 3. Para cambiar la semana laboral predeterminada, haga clic en la ficha Semanas laborales.

Para elegir una semana laboral adicional para un intervalo de da que difieren del da laborable predeterminado, como un programa de verano para un trabajo de obras, en la tabla Tiempos de trabajo, escriba un nombre descriptivo en la columna Nombre para la programacin de la semana laboral como, por ejemplo, Obras y las horas de comienzo y fin en las que tendr lugar la programacin adicional. 4. Haga clic en la fila de la tabla Semanas laborales que indica la programacin predeterminada y, a continuacin, haga clic en Detalles.

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Ilustracin 4 Cambiar calendario laboral Semanas laborales 5. En el cuadro de dilogo Detalles de, seleccione los das de la semana que desea cambiar en la programacin y, a continuacin, seleccione uno de los siguientes:

Ilustracin 5 Detalles de la semana laboral

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos das Elija los das que deben utilizar los tiempos de trabajo predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los tiempos de descanso en fines de semana.

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Establecer das como tiempo de descanso

Elija los das en los que no se puede programar

ningn trabajo. Los cambios que realice se reflejarn en todos los meses del calendario.

Establecer das en estos tiempos de descanso especficos

Para establecer los tiempos de

trabajo para los das seleccionados a lo largo de la programacin, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A.

Puede elegir una festividad (u otro tiempo de descanso) o un da especfico que tiene un tiempo de trabajo distinto del tiempo de trabajo predeterminado. 1. 2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la ficha Excepciones. Escriba un nombre descriptivo para la excepcin tal como Festividad y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.

Ilustracin 6 Calendario laborer - Excepciones 3. Haga clic en Detalles.

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Ilustracin 7 Detalles de las excepciones 4. En Establecer los tiempos de trabajo de estas excepciones, seleccione uno de los siguientes:

Tiempos de descanso No se programar ningn trabajo durante estos das. Tiempos de trabajo Para establecer los tiempos de trabajo para los das de trabajo especficos, escriba las horas a las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas a las que desea que finalice en los cuadros A.

5.

Si la excepcin se repetir en una parte de la programacin, en Patrn de repeticin, seleccione la frecuencia de Diaria a Anual y, a continuacin, seleccione detalles adicionales acerca del patrn de repeticin a la derecha. Los detalles del patrn de repeticin cambian, dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o anual. En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

6.

Si seleccion Terminar despus de, escriba o seleccione el nmero de repeticiones de la tarea. Si seleccion Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

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NOTAS

Para realizar cambios en la informacin de programacin de un recurso de empresa, debe desproteger el recurso. Tambin puede actualizar los cambios en los calendarios de recursos mediante Microsoft Office Project Server 2007. Los calendarios de tiempos de trabajo no se aplican a recursos materiales. Los calendarios de tareas y recursos reemplazan el calendario del proyecto. Por tanto, puede seleccionar perodos de vacaciones para recursos diferentes cuyos calendarios se basan en el mismo calendario de proyecto, si necesita realizar el mismo cambio en todos los calendarios, como por ejemplo una fiesta, puede aplicar el calendario del proyecto en vez de realizar cambios en cada calendario de recursos. El panel lateral Tiempos de trabajo del recurso ofrece una manera sencilla de establecer los tiempos de trabajo de los recursos. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic en Recursos. Haga clic en Definir tiempos de trabajo generales y, a continuacin, siga las instrucciones que aparecen en el panel lateral. Puede utilizar las horas del trabajo del calendario de proyecto para dar cabida a trabajo en tareas que no son del proyecto. Si los miembros del equipo slo pueden invertir, siendo realistas, seis horas al da en tareas del proyecto, dedicando las otras dos horas a reuniones y tareas administrativas, puede reflejarlo indicando una disponibilidad de recursos de seis horas al da en el calendario del proyecto.

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