Formulacion Proyectos

Colombia diversa + Cultura para todos
TALLER DE FORMULACION DE PROYECTOS

Risaralda, Pereira septiembre 17 y 18 de 2009
DIRECCIN DE COMUNICACIONES

PNLB 2006 SC3978-1 GP 018-1
TALLER DE FORMULACIN DE PROYECTOS

www.mincultura.gov.co
OBJETIVO DEL TALLER Ofrecer conocimientos en el diseo y formulacin de proyectos orientados a la gestin de recursos que contribuyan a la sostenibilidad de los medios comunitarios y ciudadanos
TALLER DE FORMULACIN DE PROYECTOS

CONTENIDOS
1. Definicin de Conceptos 2. Fases del diseo de un proyecto
Anteproyecto
Formulacin de un proyecto 3. Seguimiento y evaluacin de proyectos
4. Modelos de presentacin de proyectos segn organismos y agencias

DEFINICIN DE CONCEPTOS
QU ES UN PROYECTO Es una iniciativa para la transformacin y utilizacin de diversos recursos que tienen como fin crear bienes o servicios que satisfagan alguna necesidad. Debe ser cuantificada y evaluada.
QU ES UN PROYECTO Es el conjunto de ACTIVIDADES coordinadas, para alcanzar OBJETIVOS en un periodo de tiempo determinado, CRONOGRAMA, y con un recurso definido, PRESUPUESTO.
www.mincultura.gov.c o
PARA QU SE FORMULAN PROYECTOS

Superar un problema o necesidad que tenga solucin
Disminuir el riesgo al invertir

Uso racional, cuidadoso y efectivo de los recursos Generar trabajos colectivos y colaborativos Contribuir a la toma de decisiones adecuadas versa + Cultura para
todos
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LOS PROYECTOS EN LA PLANEACIN

PLAN PROGRAMA PROYECT0
Global Medios para alcanzar objetivos y metas A largo plazo
Especfico
Concreto
Compuesto por proyectos
Detalla acciones para alcanzar objetivos A corto plazo
A mediano plazo
FASES DEL DISEO DE UN PROYECTO

ANTEPROYECTO
Constituye un esquema o programa de trabajo sistemtico que da sentido al proyecto que se va a formular
Contribuye a:
Organizar ideas Definir metas Planear el trabajo
FASES DEL DISEO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO

FACTORES DETERMINANTES DE UN ANTEPROYECTO
DIAGNSTICO
ESTUDIO FACTIBILIDAD

ESTUDIO TCNICO
1. Aspectos tcnicos Ubicacin geogrfica Cobertura (No. de beneficiarios)
Capacidad instalada Tecnologa
Estudio social
Estudio jurdico Estudio de capacidad institucional Estudio financiero

ESTUDIO TCNICO
2. Estudio social
Caractersticas de los grupos sociales que pueden influir en el desarrollo del proyecto Caractersticas socioeconmicas beneficiarios: - Organizacin social
- Nivel educativo
- Nivel socioeconmico - Creencias y costumbres
- Prcticas sociales

ESTUDIO TCNICO
3. Estudio financiero
Plan de inversin
Flujo de caja
Estado de resultados (PYG) Fuentes de financiamiento 4. Estudio de mercado Oferta / demanda

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Permite: Tomar decisiones frente al proyecto:
Seguir adelante con el proyecto porque lo

consideramos viable social y econmicamente
Postergar la iniciativa porque no se cuenta con

todas las garantas para su ejecucin
Abandonar la idea porque no es viable social y/o

econmicamente
EJERCICIO No 1 - EMBUDO DE PROBLEMAS

www.mincultura.gov.co EFECTOS PROBLEMA CENTRAL CAUSAS Colombia diversa + Cultura para todos
FASES DEL DISEO DE UN PROYECTO - FORMULACIN

FORMULACIN DE UN PROYECTO COMPONENTES
1. Justificacin
2. Objetivo General 3. Objetivos Especficos
4. Metas
5. Plan de accin 6. Presupuesto 7. Cronograma 8. Evaluacin y seguimiento
FORMULACIN DE UN PROYECTO
JUSTIFICACIN
Razones por las cuales es necesario desarrollar

el proyecto Caractersticas del rea de influencia Causas del problema identificado Efectos del problema identificado
OBJETIVO GENERAL
Nace del problema y sus causas e identifica un propsito: qu se va a hacer y un fin: para qu se va a hacer Al formularlo debe: - Responder a la transformacin que se busca alcanzar - Estar relacionado con estrategias de desarrollo previstas en planes y programas del organismo al que se presenta el proyecto
OBJETIVOS ESPECFICOS Permiten cumplir el Objetivo General
Cada objetivo especfico: Debe ofrecer una solucin a una causa del problema Debe estar orientado por un propsito (Qu) y un fin (Para qu) Debe establecer un tiempo determinado para su ejecucin
METAS Resultados o logros medibles, cuantitativa y cualitativamente en un periodo de tiempo determinado Cmo formularlas: Identifique las metas que deben alcanzarse para cumplir cada objetivo especfico Formule las metas teniendo en cuenta: tiempo y calidad
EJERCICIO No 2 - RBOL DE SOLUCIONES

METAS
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS Colombia diversa + Cultura para todos
PLAN DE ACCIN Corresponde a las actividades que deben llevarse a cabo para cumplir cada una de las metas trazadas. Las actividades deben ser Secuenciales Lgicas y coherentes con las metas definidas Prever insumos y recursos Definirse en un periodo de tiempo limitado
EJERCICIO No. 3 PLAN DE ACCIN

EJECUCIN PLAN DE ACCIN EN EL TIEMPO

META ACTIVIDAD INSUMOS Ao 1 Y/O REQUERIMI Mes 1 Mes 2 ENTOS Ao 2 Mes 1 Mes 2
PRESUPUESTO Presupuestar es planear en tiempo el recurso financiero teniendo en cuenta los ingresos (de acuerdo con los desembolsos previstos) y los egresos (segn los gastos programados).
El presupuesto nos permite conocer: - El costo del proyecto - El flujo temporal de los recursos financiero - Cunto y cundo se requiere apoyo externo
Qu calcular en un presupuesto:
- Costos operacionales: (Temporales y permanentes) Servicios Insumos y materiales Alquiler de instalaciones Alquiler de equipos Transporte Viticos Costos administrativos - Costos de recurso humano Director del proyecto Secretaria Auxiliar Personal tcnico Asesor profesional formula
- Costos de inversin Equipos Bienes
FORMULACIN DE UN PROYECTO - PRESUPUESTO

MODELO DE PRESUPUESTO
CENTRO CANTIDAD DE COSTOS Costos Operacionales Insumos Papelera Materiales Recurso Humano Directora Productor Secretaria Asesor Profesional Especializado Inversin Equipos Otros bienes TOTAL VALOR UNITARIO TIEMPO SUTOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL

CRONOGRAMA Es el tiempo estimado en el que se va a realizar el proyecto, tiendo en cuenta el desarrollo de cada una de las actividades. El Cronograma ayuda a: Planificar el recurso en el tiempo con relacin al flujo financiero Seguimiento y control de la ejecucin del proyecto
FORMULACIN DE UN PROYECTO - CRONOGRAMA

Pasos para construir un cronograma: 1. Defina actividades 2. Organice las actividades secuencialmente 3. Clasifique las actividades en obligatorias y opcionales 4. Defina una unidad de medida (hora, da, semana) para calcular el tiempo de trabajo que requiere cada actividad. Entre menos precisa sea esta unidad, ms seguro es el margen de cumplimiento. 5. Grafique esta informacin en un calendario
Busque optimizar el tiempo y minimizar el riesgo de atrasos en el cumplimiento del cronograma

MODELO DE CRONOGRAMA
No ACTIVIDAD 1 2 3 Firma de convenio Produccin Emisin AO 1 SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PROYECTO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN Supervisin peridica de la ejecucin de un proyecto para asegurarse de que se desarrolle de acuerdo con el plan previsto. Objetivo: Proporcionar alertas sobre dificultades o problemas que se presenten en la implementacin de las acciones planeadas Beneficios - Detectar desviaciones de la planeacin - Redefinir estrategias de mejoramiento - Redireccionar el proyecto -Tomar decisiones de forma rpida y acertada

A qu hacer seguimiento
Proceso operativo
Proceso tcnico
Impacto
Factores externos

Herramientas para hacer seguimiento:

Informes peridicos sobre la ejecucin del proyecto Visitas presenciales Entrevistas a los beneficiarios Entrevistas al equipo humano que apoya el proyecto Talleres de discusin sobre el cumplimiento de metas, actividades y objetivos del proyecto Sondeos de percepcin Anlisis de los informes y la informacin recogida con los mecanismos de seguimiento implementados

Qu debe contener un informe de seguimiento:

Son objeto de seguimiento Cumplimiento de los objetivos Factores observados Actividades realizadas/resultados obtenidos
Cumplimiento de metas con relacin Actividades realizadas/ejecucin a presupuesto presupuestal
Cumplimiento de metas con relacin al cronograma

Metodologa Aspectos que afectan resultados Conclusiones y recomendaciones
Actividades realizadas/tiempo de ejecucin

Actividades y procesos/efectividad y eficacia Externos al proyecto
Efectividad: Habilidad para optimizar el uso de los recursos en el logro de objetivos Eficacia: habilidad de hacer las cosas bien

EVALUACIN Medicin peridica de la ejecucin y los efectos de las actividades para demostrar y comprobar que se han alcanzado los objetivos La medicin tiene como base la Informacin tanto Cualitativa como Cuantitativa

LOS INDICADORES Criterios de medicin que permiten valorar, analizar y evaluar el comportamiento de las variables que inciden en el desarrollo del proyecto en s y en su relacin con planes y/o programas en el marco de los cuales ha sido formulado

SISTEMA DE INDICADORES
PLANEACIN
Indicadores de Contexto Indicadores de Gestin

Indicadores de Logro
SEGUIMIENTO
EVALUACIN

SISTEMA DE INDICADORES
INDICADORES DE CONTEXTO
De lnea de base: - Poblacionales - Sectoriales

INDICADORES DE GESTIN
De Recursos De Proceso: Actividades, metas intermedias, Resultados parciales Costos, tiempos, Talento Humano, Recursos financiero, Recursos fsicos
De estrategia Pertinencia, equidad, apropiacin, participacin, desarrollo humano sostenible
Administra- Operativos tivos
Cantidad
Estructura, Manejo y Desempeo

INDICADORES DE LOGRO
De Producto: Actividades y procesos/objetivo
De Efecto Modifican las variables sectoriales
De Impacto Inciden en calidad de vida y bienestar comunitario

Cmo formular indicadores:

1. Asigne un nombre al indicador: COBERTURA 2. Describa qu quiere decir el nombre que le puso: Se entiende por cobertura la relacin porcentual que existe entre el nmero de habitantes del rea de influencia de la emisora y el nmero real de oyentes 3. Construya la Unidad Operacional o frmula matemtica del indicador COBERTURA = No. de habitantes No. de oyentes 4. Defina un estndar de calidad con el cual compararse: Emisoras locales
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIN

Qu Busca: Impulsar, estimular y hacer visibles procesos, proyectos y actividades culturales de inters comn, en el marco del reconocimiento y el respeto por la diversidad cultural de la nacin colombiana, que contribuyan a democratizar el acceso de las personas y las instituciones a los diferentes bienes, servicios y manifestaciones culturales. Apoyar iniciativas culturales vinculadas al desarrollo local, regional nacional Articular diferentes sectores Generar capacidades Fortalecer el Sistema Nacional de Cultura Aportar a la convivencia, al crecimiento con equilibrio, equidad y sostenibilidad.

Como funciona: Las organizaciones culturales del pas de diverso nivel de desarrollo, cobertura y ubicacin geogrfica, presentan proyectos culturales, respondiendo a una convocatoria anual que precisa procesos de seleccin sistemticos, de seguimiento al uso de los recursos pblicos y de evaluacin de sus efectos culturales, tanto en las instituciones favorecidas, como en las propias comunidades en las que se acta, a travs del apoyo financiero a los proyectos.

Qu proyectos apoya 1. Actividades artsticas y culturales de duracin limitada 2. Actividades culturales de carcter permanente 3. Formacin artstica y cultural 4. Promocin y circulacin de la cultura a nivel nacional o en el exterior 5. Fortalecimiento cultural a contextos poblacionales especficos 6. Promocin y Equiparacin de Oportunidades Culturales para la Poblacin en situacin de discapacidad

Quienes pueden participar Personas jurdicas del sector pblico: alcaldas, autoridades de los resguardos y comunidades indgenas (cabildos, asociaciones de cabildos y/ autoridades tradicionales indgenas), consejos comunitarios de comunidades negras, gobernaciones, instituciones educativas y entidades pblicas de carcter cultural. Personas jurdicas sin nimo de lucro del sector privado, que dentro de su objeto social incluyan actividades de carcter cultural, que estn constituidas con seis (6) meses de antelacin y que puedan acreditar experiencia mnima de seis (6) meses de trayectoria en la organizacin y ejecucin de eventos, programas o proyectos culturales, con resultados comprobables.

Criterios de Evaluacin
CONCEPTO A. Trayectoria histrica de la entidad y de la actividad cultural: Cuntos aos lleva de creada la organizacin proponente y cuntos aos lleva ejecutando el proyecto cultural que propone. B. Evaluacin conceptual del proyecto: Justificacin, descripcin, objetivo, contexto socioeconmico de la poblacin beneficiada, apoyos, patrocinios y cofinanciaciones, articulacin y complementariedad con planes, metas, cronograma y presupuesto. PUNTAJE 15 Puntos
55 Puntos
C. Impacto social: Clculos de indicadores (*)

TOTAL
30 Puntos
100 PUNTOS
BIBLIOGRAFA
QUINTERO, Victor Manuel, 2001, Construccion de Indicadores

Sociales GMEZ Meja, Gabriel y QUINTERO Velasquez, Juan Carlos, 2003, Diagnostico del Servicio de Radidifusion de Inters publico. Ministerio de Comunicaciones. CORTS, Carlos Eduardo. 2006 Planficacion y gestion de la comunicacin y la informacin.
Serie Herramientas. Unesco. Demuca Fundacion

http//www.civicus.org/new/media/elaboracion

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Seguir adelante con el proyecto porque lo

Postergar la iniciativa porque no se cuenta con

Abandonar la idea porque no es viable social y/o

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Razones por las cuales es necesario desarrollar

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OBJETIVOS ESPECFICOS Permiten cumplir el Objetivo General

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EJERCICIO No. 3 PLAN DE ACCIN

EJECUCIN PLAN DE ACCIN EN EL TIEMPO

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- Costos de inversin Equipos Bienes

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Herramientas para hacer seguimiento:

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Qu debe contener un informe de seguimiento:

Cumplimiento de metas con relacin Actividades realizadas/ejecucin a presupuesto presupuestal