viernes 4 de julio de 2008

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

- Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. - Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financiros. La Auditora por Ciclos de Transacciones: - Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una obligacin, etc. - Su objetivo es analizar grficamente la sufiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes. Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno: - El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: - Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) - Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna) - Custodia de los activos (proteccin a los activos) Principales Tipos de Ciclos de Transacciones: - Tesorera - Egresos - Compra (adquisicin) - Nnima (pago) - Conversin - Ingresos - Ventas - Ingresos de Efectivo - Informacin Financiera ENLACES DE LOS CICLOS Flujo de los Ciclos de Transacciones: - El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos - Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin - El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos - El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al

Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros CICLO DE TESORERA - Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital) - Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreederos. Funciones Tpicas: - Funcin de Ejecucin -Inversiones * Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. -Financiamiento * Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. - Funcin de Registro -Inversiones * Contabilizar las transacciones y pase al mayor * Actualizar el mayor auxiliar de inversiones -Financiamiento * Contabilizar las transacciones en diarios y mayor * Actualizacin de los mayores auxiliares - Funcin de Custodia - Inversiones * Proteccin de valores * Mantener correctos los saldos de las inversiones -Financiamiento * Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de documentacin. - Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos.

- Adecuada Custodia de los Activos CICLO DE EGRESOS COMPRAS: - Llamado tambin de adquisisicn y pago, clasifica la adquisiscin de recursos entre cuentas de activo y gasto. - Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Selecin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de - bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y aprobacin de los pagos. - Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. - Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. - Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente. - Custodia de los Activos Errores Potenciales: - Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. - Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados. NMINA: - Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y empleados - Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de

utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico) Funciones Tpicas: - Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. - Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra. - Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias. Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal Objetivos del Control Interno: - Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente. - Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores Potenciales: - Planillas infladas con personal no existente - Pagos por trabajo no realizado - Apropiacin de salarios no reclamados - Indemnizaciones pagadas no contabilizadas - Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales - Errores en clculos o sumas CICLO DE CONVERSIN - Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios - En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos - Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados - Es ms extenso en las industrias de manufactura - En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles Funciones Tpicas: - Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de

productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos. - Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad. - Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricacin. Formas y Documentos Vitales: rden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra) Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. - Custodia de Inventarios Errores Potenciales: - Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente. - Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas. - Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada. CICLO DE INGRESOS - Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios - Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo - La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu Funciones Tpicas: - Funciones de Ejecucin: Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin. Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables. - Funciones de Registro: Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas

otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas. Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas). - Funciones de Custodia: Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes. Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimeintos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de Resposabilidades para cada funcin. - Adecuada Custodia de Activos Errores Potenciales: - Ventas - Facturada, NO despachada - Despachada, NO facturada - Facturada, NO contabilizada - Importe cotabilizado incorrectamente - Cobros - Cobrado, NO depositado - Cobrado, No contabilizado - Depositado, NO contabilizado CICLO INFORMACIN FINANCIERA - No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos - Analiza, evalu, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros - Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros Asientos Contables: - Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)

- Eliminaciones y reclasificaciones. Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. Funciones Tpicas: - Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupra informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros, Conversin monetaia, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Objetivos de Control Interno: - Autorizacin - Clasificcin y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin - Salvaguarda Fsica Tipos de Informes: - Balance de Comprobacin - Estados Financieros Bsicos - Estados y Anexos gerenciales - Declaraciones Fiscales Errores Potenciales: - Se incluyen: - Asientos No Autorizados - Asientos e Informacin Omitidos - Asientos con Errores de Anotacin o Suma - Asientos o Plizas de Diario incorrectos - Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa - Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente