CAPTULO I. LA CONTABILIDAD Qu es la Contabilidad?

Es un sistema de informacin mediante el cual se registra, clasifica, mide y resume, todas las operaciones o transacciones econmicas que realizan las cooperativas , bancos comunales ,consejos comunales y unidades productivas, para as emitir un resultado financiero (expresada bsicamente en trminos monetarios); con el fin de que los cooperativistas, puedan evaluar la situacin financiera. Recolectar InformacinTransaccionesHechos econmicos que afectan una entidad Registrar Hechos Importancia de la Contabilidad Cada operacin diaria de una actividad productiva, deben ser registradas en anotaciones elementales, y no ser dejadas solo a la memoria. Se pueden reflejar mejor los Ingresos y Gastos efectuados. Mejor control de las Deudas adquiridas. Se pueden efectuar con mayor facilidad las comparaciones mensuales necesarias, con fines de anlisis y planificacin futura. El Proceso Contable Primeramente se registra en el libro de inventario todo lo existente para iniciar las operaciones, luego se realizan las anotaciones (de cada operacin) en el libro diario; los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Estas anotaciones deben ser verificadas y soportadas por comprobantes, tales como: facturas de ingresos, planilla de deposito, efectivo, cheque, letra de cambio, pagar, nota de crdito, nota de debito, factura de compra de bienes o servicios, certificados de aportacin, certificados de inversin, otros certificados, ticket de caja, entre otros. REGISTRO EN EL LIBRO DE INVENTARIO REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO PASES AL LIBRO MAYOR HOJA DE FECHA DE CIERRE TRABAJO ESTADOS FINANCIEROS VERIFICACION DE DOCUMENTOS O COMPROBANTES. BALANCE DE COMPROBACION -CAJA-BANCO-CUENTA PO RCOBRAR, Y OTRAS.GENERALMENTESE ELABORA CADAMES AJUSTES Y-BALANCE CORRECCIONES GENERAL.-GANANCIAS Y PRDIDAS. As funciona el ciclo contable: Clasificacin de las Cuentas 1. Cuentas Reales: Son cuentas de activo, pasivo y patrimonio, por lo tanto representan bienes, derechos u obligaciones que se reflejan en el balance general, cuyos saldos afectan los ejercicios econmicos siguientes: Activo: Representados por los bienes y derechos que posea la los cuales conformaran el Balance General.

Clasificacin de los activos: Activos circulantes: caja, bancos, efectos o documentos por cobrar, cuentas por cobrar, inventarios de mercancas, gastos pagados por anticipados. Activo a largo plazo: inversiones a largo plazo. Propiedades, Plantas y Equipos: terrenos, edificios, maquinaria, muebles y enseres, equipos de oficina. Activo intangible: patentes, marcas de fbricas, plusvala o fondo de comercio. Cargos diferidos: gastos de constitucin diferidos, gastos de desarrollo, mejoras de inmuebles arrendados. Cuentas de orden: entre ellas tenemos las deudoras tales como:banco cuenta giros al cobro y mercancas en consignacin. Entre las acreedoras tenemos: giros al cobro en bancos. Otros activos Pasivo: Son todas las deudas u obligaciones adquiridas por la cooperativa (bien sea, por crditos o servicios pendientes por pagar). Clasificacin de los pasivos: Pasivo circulante: efectos o documentos por pagar, cuentas por pagar, gastos acumulados. Pasivo a largo plazo: hipotecas por pagar, apartados, crditos deferidos Patrimonio o Capital: Es la diferencia entre el activo menos el pasivo,y representa el valor segn libros de la inversin de los asociados de la cooperativa. Para fines de su presentacin, est integrado de lasiguiente manera: 2. Cuentas Nominales o de Resultados: Son cuentas de ingreso y egreso que integran el Estado de Resultados o de Ganancias y Prdidas, que se deben cerrar en los libros de contabilidad de la cooperativa cuando termina o se cierra el ejercicio econmico, mediante asientos de cierre que se realizarn en el libro diario. Ejemplo: Compras, ingresos por ventas, gastos o egresos de administracin, excedente o dficit (utilidad o prdida). 3. Cuentas de Valoracin de Activos: Indican la parte gastada,consumida o prdida de determinados activos, cuyos montos disminuyen el valor de los mismos. Ejemplo: Depreciacin Acumulada y Provisin para Cuentas Incobrables. Los montos de estas cuentas se reflejan en el HABER, yaque stas disminuyen los activos. 4. Cuentas Transitorias: Estas figuran en los libros de lacooperativa por tiempo relativamente corto y desaparecen de los mismoscuando han cumplido su funcin. Ejemplo: Mercanca en Trnsito. 5. Cuentas de Orden: No afectan el activo, el pasivo ni el patrimonio de la cooperativa; pero que deben reflejarse en el Balance General,despus del TOTAL DEL ACTIVO y despus del TOTAL PASIVO Y CAPITAL. Se identifican dentro de estas cuentas: Banco Cuenta giros, giros al cobro,fianza a empleados per contra, mercanca pignorada per contra, mercancaconsignada, y mercanca enviada en consignacin. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS SEGN LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA.

LA CUENTA Es el medio contable o instrumento de operacin, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo, y el patrimonio, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la Ecuacin del Patrimonio. QUE SON CUENTAS REALES.Se les denomina reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, adeuda, y lo que puede ser comprobado por la apariencia fsica del bien o por un documento ; algunos autores las denominan como palpables. La caracterstica principal de las cuentas reales es que su saldo es transferido de un ejercicio econmico a otro, es decir, tienen un carcter permanente. FORMA Y CONTENIDO DE LA CUENTA 1.-En la parte superior se coloca el nombre de la cuenta que exprese con claridad su contenido. Ejemplo: Banco, Vehculos, etc. 2.-En la columna Fecha, se escribe el da, mes y ao en que ocurre la operacin que se va a registrar en la cuenta. 3.-En la columna Descripcin se describe en forma breve, pero clara, el motivo que ha originado el aumento o disminucin de la cuenta 4.-En la columna Ref (Referencia) se representa una referencia que seala el libro de contabilidad de donde proviene la operacin que se est registrando. 5.-La columna del DEBE representa el lado izquierdo de la cuenta, se anotan los importes en trminos monetarios, todo lo que se anota por ese lado se denomina Dbito o Cargo. 6.-La columna del HABER representa el lado derecho de la cuenta, se anotan los importes en trminos monetarios, todo lo que se anota por ese lado se denomina Crdito o Abono. 7.-En la columna SALDO viene representado por la diferencia numrica entre el DEBE y el HABER de una cuenta. Si el DEBE de una cuenta es mayor que el HABER, se dice que la cuenta tiene saldo deudor. Si el HABER de una cuenta es mayor que el DEBE, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor. CLASIFICACIN DE CUENTAS REALES: ACTIVOS CORRIENTE

Efectivo por deposita r Bancos Plazo Fijo

emporales: Certificados De Ahorros Efectos Por Cobra r Cuentas Por Cobrar Mercancas En

Inv Trnsito OTROS ACTIVOS CORRIENTES.

Inv

Anticipos Dados A Proveedores

Seguros Pagados Por Anticipado

I NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Alquileres Pagados Por

Artculos De Escritorios

Mobiliarios INTANGIBLES. Patente de Invencin INVERSIONES. Bonos OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES. Efectos por cobrar en litigio PASIVOS Es una obligacin presente de la empresa derivada de eventos pasados, el pago de los cuales se espera resulte de una salida de recursos de la empresa que implican beneficios econmicos". PASIVO CORRIENTE De acuerdo a la NIC-1 Presentacin de estados financieros, un Pasivo debe clasificarse como Corriente cuando: -Se espera liquidar en el curso normal de la operacin de la empresa; -Debe liquidarse dentro del perodo de doce meses desde la fecha del balance; o -La entidad no tiene derecho incondicional de diferir la cancelacin del pasivo por al menos 12 meses despus de la fecha del balance. PASIVOS CORRIENTE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR Y OTRAS. Cuentas Por Pagar PRESTAMOS A CORTO PLAZO. Hipotecas por Pagar Prestamos Bancarios PORCION CORRIENTE DE LAS OBLIGACIONES FINANCIERAS. Impuesto Sobre La Retenciones Por Pagar NO CORRIENTE OBLIGACIONES A LARGO PLAZO Prstamo Bancario PROVISIONES A LARGO PLAZO. Provisiones s Por Pagar

OTROS PASIVOS NO CORRIENTES In PATRIMONIO De acuerdo al Marco Conceptual de la Normas Internacionales de Contabilidad, se definen el Patrimonio como: "Es el inters residual en los activos de la empresa, despus de deducir todos sus pasivos". CAPITAL. Cuenta capital: Representa el aporte que el propietario tiene en la empresa a una fecha determinada, es decir, refleja la parte de los activos que correspondan al propietario, despus de deducir los pasivos. Sr. X CAPITAL CUENTA PERSONAL. . X CUENTA PERSONAL RESULTADO DEL EJERCICIO. RESULTADO DEL EJERCICIO. 2 DE CLASIFICACIN DE CUENTAS REALES:nominales INGRESOS Son los incrementos en los beneficios econmicos durante el perodo contable en forma de entradas o aumentos de activos, o decrementos de pasivos que resultan en incremento de capital, diferente a aquellos relativos con contribuciones por parte de los socios". Ingreso ordinario es la entrada bruta de beneficios econmicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada de lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no est relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio. INGRESOS (DEVOLUCIONES EN VENTAS) (BONIFICACIONES EN VENTAS) ALQUILERES GANADOS INTERESES GANADOS GANANCIA EN VENTA DE ACTIVO FIJOS EGRESOS Son los decrementos en los beneficios econmicos durante el perodo contable en forma de salidas o agotamiento de activos, o incurrencias de pasivos que resultan en decrementos de capital, diferente a aquellos relativos con distribuciones de capital a los socios". EGRESOS COSTO DE VENTAS. COMPRAS GASTOS DE IMPORTACIN Alquileres Comisiones Cobradas Por Anticipado

(DESCUENTOS EN COMPRAS) (REBAJAS EN COMPRAS) GASTOS: La definicin de gastos abarca tanto prdidas como gastos que surjan en el curso de las actividades normales de una empresa, los cuales incluyen, por ejemplo, costo de venta, gastos por sueldos, y depreciacin. SUELDOS Y SALARIOS VACACIONES INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES SEGURO PARO FORZOSO

PROPA

IMPUESTOS MUNICIPALES

OTROS EGRESOS COMISIONES BANCARIAS GASTOS DE INTERES PERDIDA EN CUENTAS DUDOSO COBRO PERDIDA EN VENTA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO MULTAS. CUENTAS DE VALORACION Efectos por cobrar descontados: Disminuye la cuenta Efectos por cobrar Desvalorizacin en cuentas de cobro dudoso: Disminuye el activo Cuentas por cobrar Depreciacin acumulada Propiedad, planta y equipo Disminuye las cuentas de Propiedad, planta y equipo Amortizacin acumulada Disminuye las cuentas de Intangibles Intereses por devengar: Disminuye las cuentas Cuentas y/o Efectos por Cobrar Intereses por causar: Disminuye las cuentas Cuentas y/o Efectos por pagar CUENTAS DE ORDEN. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS EFECTOS ENVIADOS AL COBRO

MERCANCA PIGNORADAMERCANCA EN CONSIGNACIN FIANZA OTORGADA CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS EFECTOS ENVIADOS AL COBRO PER CONTRA MERCANCA PIGNORADA PER CONTRA MERCANCA EN CONSIGNACIN PER CONTRA FIANZA OTORGADA PER CONTRA QUE SON CUENTAS DE VALORACIN: Son cuentas reales que tiene como finalidad expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia son cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos. Ejemplo: Efectos descontados; provisin de cobro dudoso, depreciacin acumulada de propiedad, planta y equipos; amortizacin acumulada de intangibles; entre otras. QUE SON CUENTAS DE ORDEN: Cuentas que utiliza la empresa y sirven de recordatorio de operaciones que impactarn en el futuro. No afectan ni el activo, pasivo ni patrimonio Teora del Cargo y del Abono La contabilidad se basa en La Partida Doble, lo que significa que si hay un cargo debe haber un abono, implicando que si se carga una cuenta deber abonarse otra. Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones ysu base es la ecuacin del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuacin est enequilibrio es necesario: - Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo) - Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) - Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) Aumentos de Activos: el aumento en el activo puede generarse por un aumento en el pasivo o un aumento en el patrimonio (Certificados de Aportacin) : Activos = Pasivo + Certificados de Aportacin 30.000 = 20.000 + 10.000 DEBE HABER CARGO ABONO CARGAR ABONAR DEBITO CREDITO DBITAR ACRDITAR Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuacin. Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuacin.

Qu es el Debe? Parte izquierda de las cuentas y columnas en los libros de contabilidad donde se anotan dbitos o cargos. Son las entradas o aumentos si la cuenta es de activo, las cancelaciones o disminuciones de las obligaciones si es de pasivo, y los gastos o prdidas si es de resultado. Qu es el Haber? Parte derecha de las cuentas y columnas en los libros de contabilidad donde se anotan los crditos y abonos. Son las salidas o disminuciones si la cuenta es de activo, el abono o aumento de las obligaciones si es de pasivo, y los ingresos o ganancias si es de resultado. Las cuentas T aumentan o disminuyen dependiendo de la clasificacin de las cuentas. Por ejemplo: El (+) significa que la cuenta aumenta por este lado, y el (-) significa que es por donde disminuye la cuenta. Captulo III. Los Libros de Contabilidad Tipo de Cuenta Debe Haber Activos + Pasivos - + Patrimonio - + Ingresos - + Compras + Gastos Administrativos + Gastos de Ventas + La Cooperativa debe llevar tres (3) libros de contabilidad: Libro Diario, Libro Mayor y el Libro de Inventario y/o Balances, que recogern los resultados de la contabilidad llevadas por este tipo de asociaciones. Los libros contables deben ser autorizados por ante la notaria o el Registro Subalterno, antes de realizar cualquier asiento o registro contable en ellos. Los libros DIARIO, MAYOR e INVENTARIO, al ser autorizados reflejan un selloestampado en el primer folio con una nota, fechada y firmada por el Juez o Registrador. Este sello del Registro es colocado en el resto de las pginas del libro, por ambos lados. Todas las anotaciones o registros realizados en los mismos, deben estar apoyados por los comprobantes o facturas correspondientes. Las asociaciones cooperativas podrn llevar otros libros auxiliares que sean necesario, distintos a los principales. 1. El Libro Diario En este libro se asentarn da por da las operaciones que haga la cooperativa, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quien el acreedor (a quin se le debe) y quien es el deudor (quien debe), en la transaccin registrada. O se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserventodos los documentos que permitan comprobar tales operaciones da por da. Si la cooperativa opta por registrar en el Libro Diario, un asiento de resumen mensual de las actividades realizadas, deber llevar los libros auxiliares con el fin de asentar en estos, las operaciones realizadas da por da, de manera que permita obtener la suma de las mismas.Los asientos realizados en el Libro Diario pueden ser de dos tipos: Asientos Simples Asientos Compuestos.

1Los asientos simples, son aquellos en los cuales se manejan o identifican solamente dos (2) cuentas; SE CARGA O DEBITA A UNA CUENTA Y a la OTRA SE ACREDITA O ABONA. Los asientos compuestos, son aquellos en los cuales se manejan o identifican tres (3) o ms cuentas; SE CARGA O DEBITA UNA O DOS CUENTAS Y SE ACREDITA O ABONA A UNA CUENTA O MAS. El Libro Diario presenta la siguiente estructura y el siguiente rayado: Fecha Cuentas y Explicacin Referencia. DEBE HABER Fecha: En esta columna y el primer trmino se registra el ao, el cual no se repite a menos que cambie o que cambiemos de folio; seguidamente se registra el mes, enseguida del mes (a la derecha) se registra el da. Cuentas y Explicacin: Lo primero que se registra en esta columna es el nmero de la transaccin o asiento, a la mitad del espacio disponible, seguidamente y pegados a la lnea donde inicia la columna se escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las cuentas que se acreditan (Haber) se separan unos 3 centmetros de la lnea que divide la columna de la anterior. Seguidamente de la identificacin de las cuentas FECHA CUENTA Y EXPLICACION REF. DEBE HABER contables afectadas, se hace una descripcin de la operacin o transaccin registrada. Referencia (Ref): Es el nmero del folio del libro mayor donde esta registrada la cuenta que se esta debitando (DEBE) o acreditando (HABER). Debe: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se debitan. Haber: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se acreditan. A continuacin se presenta la nota de habilitacin que utilizan los organismos competentes (Notarias o Registros Subalternos), que es necesario para poner en uso el Libro Diario: NOTA DEL REGISTRO Caracas, 1 de Febrero de 2008 Registro Mercantil Primero de la Circunscripcin Judicial del Dtto. Federal Se hace constar: Que el presente libro se destin como Libro Diario del Banco Comunal X , y que tiene con ste, que es su primero, 200 folios, en cada uno de los cuales se ha estampado el sello de este Registro. El Registrador El Secretario (Debe quedar debidamente sellado y firmado)

Ejemplo de un Libro Diario: 16 Cooperativa Xxx Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro DIARIO debe pasar a l, empezando desde el folio N 2, porque el Folio N 1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, el cual contendr la siguiente estructura (FECHA, CUENTA Y EXPLICACION, REFERENCIA, DEBE, HABER Y SALDO): La siguiente estructura; El libro Mayor, contiene: Cuenta: Folio N FECHA CUENTA Y EXPLICACION REF. DEBE HABER SALDO Fecha: La fecha que tiene asignada el asiento del Libro Diario que se esta mayorizando en este libro. Cuenta: En la lnea se escribe el nombre de la cuenta. Explicacin: Expresa de donde proviene Segn Diario Folio N, o Segn Asiento de Cierre N. Referencia (Ref.): A esta referencia, se le denomina, referenciacruzada, la cual indica el nmero del folio del Libro Diario de donde se toma la cuenta y su monto. Debe: Se registra el monto de la cuenta que esta registrada enel Libro Diario en el DEBE. Es decir, al momento del pase al Libro mayor de las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en elDEBE en ese libro, tambin se escribe en el DEBE: Haber: Se registra el monto de la cuenta que esta registrada enel Libro Diario en el HABER. Es decir, al momento del pase al libro Mayor de las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en el HABER en ese libro, tambin se escribe en el HABER de este libro. Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Esta diferencia resultante puede ser llamada Saldo Deudor o Saldo Acreedor. Resulta en un Saldo Deudor, cuando la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER. Y es un Saldo Acreedor, cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE. Es importante que al momento de la obtencin de los saldos de cada cuenta reflejados en el libro MAYOR; se conozca la clasificacin de las cuentas. Los saldos obtenidos en las distintas cuentas registradas en este Libro, son los que conforman el Balance de Comprobacin. 3. El Libro de Inventario y Balances Todas las Asociaciones Cooperativas al comenzar sus operaciones (Al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har en el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. Adems, este libro contendr, el Estado de Resultado conocido comoEstado de Ganancias y Prdidas, el cual deber demostrar con evidencia y verdad los excedentes obtenidos y los dficit sufridos al trmino de su ejercicio econmico.

El Balance General y El Estado de Resultado registrado en este libro, debe ser firmado por todos los asociados de la cooperativa, como muestrade la aprobacin del mismo. El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que en ellas se identifique las palabras DEBE y HABER. A continuacin se presenta la nota de habilitacin que utilizan los organismos competentes (Notarias o Registros Subalternos), que es necesario para poner en uso el Libro de Inventario o de Balance: Registro Mercantil Primero De la Circunscripcin Judicial Del Dtto. Federal Caracas, 1 de Febrero de 2008 Se hace constar: Que en cada de los 100 folios que integran este Libro de Inventarios destinado a la contabilidad del Banco Comunal X, se ha estampado el sello de este Registro, de conformidad al Articulo 33 del Cdigo de comercio. El Registrador Mercantil (lugar para sello y firma)