Sistema de Gestin de la Calidad

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRNICOS 2. RECEPCIN DOCUMENTAL Es el conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Las caractersticas que se presentan en el sistema manual son la identificacin, los medios de recepcin, recibo del documento, verificacin y control, la presentacin y constancia de recibo. En cuanto a los procesos que se surten estn la radicacin del documento y el registro de algunos datos de este. El flujo de informacin de la recepcin se describe desde la unidad de correspondencia, en donde se analiza el documento con base en la tabla de retencin documental. Los principales elementos del sistema automtico, en esta parte de recepcin son el mapa documental, la definicin de usuarios habilitados para la recepcin a travs de un modulo de administracin de usuarios y un men de opcin para la identificacin y descripcin del documento al igual que cuando se produce. En cuanto a las principales variables en la recepcin del documento, se contemplan datos de contexto como el nombre del documento, remitente, cantidad de folios, anexos, formatos, soporte, tipo documental, motivo de reproduccin, destinatario, alerta de existencia de los tipos documentales en la tabla y datos de radicacin. Una vez hecho esto ltimo para que llegue al destinatario, el sistema ubica el documento en buzn virtual, efecta validaciones sobre derecho al documento remitido segn privilegios de usuario del destinatario, ofrece un men para validar el tipo documental , y si es para la dependencia programada asigna serie y subserie, ofrece un men para concluir el registro de los datos y en la parte del expediente habilita un men para crear los expedientes a la dependencia. Si esto no est identificado como un tipo de su tabla de retencin, el sistema le debe ofrecer la opcin de ubicarlo en un buzn temporal para actualizaciones de la tabla. As mismo, cuando se trata de un documento que se produce internamente para enviarlo fuera, habr una informacin adicional para registrar que sera la forma de envo del documento.

MEDIOSDE RECEPC

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Constancia de Mensa jeria Copiadocum

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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MEDIOSDE RECEPC

ACTIVIDADES DEL SUB

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Verificacin

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3. DISTRIBUCIN DOCUMENTAL. Es el procedimiento que contempla la ejecucin de actividades que garanticen el arribo de los documentos a su destinatario. Al igual que en los procedimientos anteriores su marco normativo se basa en la Ley 962, el Decreto 229 de 1995, el Decreto 2150 de 1995 y el Acuerdo 60 de 2001

En este procedimiento es fundamental tener en cuenta la identificacin de competencias de las dependencias que conforman la institucin, pues es sobre lo cual se programa el enrutamiento de los documentos hacia los destinatarios pertinentes, igualmente , es de mucha responsabilidad el registro de control y entrega de los documentos entregados y recibidos. En cuanto a la distribucin de documentos internos, en el Acuerdo 60 se establece que las comunicaciones internas, podrn ser incorporadas en este procedimiento, lo cual depender de las necesidades y capacidades propias de cada entidad.

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

Anexos, folios, copias Competencia de la entidad Que

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REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES Cdigo: DS-RG-01.5.0.0-32-06 Fecha: 28/11/06 Versin: 1 Pag __ de __

Fecha de elaboracion: _______________________________________

TIPO DE CORRESPONDENCIA *1

Controlado por: _____________________________________________________

DESTINATARIO ASUNTO Nombre, Ciudad Anexo y Folios A: Tipo de Anexo F: No. de Folios

ENTRADA

SALIDA

Cdigo de Dependencia

No. De Radicacin *2

REMITENTE I-E

*1 Determinar en los campos de entrada y salida si es comunicacin Interna o Externa segn corresponda: I: Interna *2 Utilizar 5 dgitos en comunicacin Externa y 4 dgitos en comunicacin Interna

E: Externo

Por otra parte, en cuanto a la distribucin de los documentos enviados, es vital que haya una clara regulacin en las entidades, en aspectos relativos a la clase y medio de envo, como fax, correo electrnico, entrega personal o correo fsico, pues se han detectado, fallas en este sentido por parte de los organismos de control, frente a lo cual en muchas oportunidades no se cuenta con las repuestas oportunas ante las glosas hechas a esta entidad.

CORRESPON

4. TRAMITE

4188 340

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

DIVISIN D

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Es el curso del documentos desde su produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. Tiene su amparo normativo en la propia Constitucin Nacional, la Ley 58 de 1982. La Ley 962 y el Acuerdo 60 de 2001. En este procedimiento es bsico que desde la unidad de correspondencia se haya efectuado el enrutamiento correcto a partir de la identificacin de competencias para la atencin de asuntos segn las funciones de cada dependencia. Posteriormente en la ejecucin de las actividades de preparacin y proyeccin de respuesta, es importante primero que todo llevar a cabo una confrontacin con la documentacin que ya se tiene en el archivo de la oficina respectiva, en relacin con los temas que se pretende resolver, Igualmente, puede ayudar la conversacin con personas que son especializada en tema dentro de la entidad. Finalmente, esta la respuesta oficial de la entidad, All es igualmente relevante que por medio de un acto administrativo la entidad determine quienes son los funcionarios competentes para la emisin de cada uno de los documentos que expide.

TIPO

Caractersticas

Acti Sopo centrad docume el indi

BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

T amao. Gramaje.

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