I.

INTRODUCCION

El Archivo Tcnico de la Empresa de Saneamiento de Arequipa SEDAPAR S.A. tradicionalmente denominada como LA PLANOTECA empez a formarse aproximadamente desde el ao 1961 con la creacin de la Corporacin de Saneamiento creada con el objeto de supervisar las obras sanitarias desarrolladas en el Plan Pflucker, De la planoteca inicialmente se tena la percepcin que este era un depsito de documentos, donde se guardaban los planos y memorias. En su archivo obran planos histricos como la Lnea de Conduccin de Yumina realizado por H.J. Binghan de la FUNDATION as como los planos y documentos tcnicos correspondiente a las diversas etapas de desarrollo que fueron programadas para el abastecimiento de los servicios bsicos de Arequipa como es el Plan Maestro de Agua y Desage al ao 2010, as como diversos estudios realizados para provincias. El archivo tcnico tiene como misin registrar y custodiar la historia de SEDAPAR, guardando celosamente toda la informacin tcnica de cada localidad que administra tanto en Arequipa como en Provincias, informacin que pone a disposicin de las reas como del pblico en general que requieren consultar datos tcnicos sobre el sistema de agua potable y alcantarillado.

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Con el transcurrir de los aos se ha ido incrementando vertiginosamente su acerbo, precisando de implementar tcnicas modernas aplicables a sistemas de gestin de bibliotecas, as como implementar un ambiente ms amplio y seguro a fin de salvaguardar la integridad de los documentos que obran en el Archivo Tcnico. Mejorar el sistema de catalogacin, codificacin, clasificacin y disposicin de la informacin fsica y digital coadyuvar a mejorar el desempeo de los servicios que presta el Archivo Tcnico a sus usuarios internos (Empresa) y externos (Pblico), as como generar mayores recursos financieros al clasificar los productos que puedan tener un valor econmico de venta.

II. CONFORMACION DEL ARCHIVO TECNICO Desde su creacin es una dependencia que siempre perteneci al rea Tcnica, actualmente depende directamente de la Sub Gerencia de Investigacin y Desarrollo SGID, con calidad de adjunta, no siendo favorable para su desarrollo; pues debe integrarse a una Unidad Orgnica constituida como Catastro Tcnico, de acuerdo a la Resolucin No. 664-2006/S-1002 de fecha 2610-2006 que aprob la nueva estructura organizacional de SEDAPAR S.A.

GERENCIA GENERAL

SUB-GERENCIA DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

GESTION I. CATASTRO MEDIO AMB.

ESTUDIOS Y PROYECTOS

DEP. DE OBRAS

Res. 664-2006/S-1002

-- 26 Octubre del 2006

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Segn el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) de Empleados y Obreros de la EPS SEDAPAR S.A. aprobado con Resolucin No. 25766-2006/S-1010 de fecha 27-10-2006 tiene la Siguiente Estructura:

Cuadro N - 01

EQUIPO DE CATASTRO TECNICO

No. 1. 2. 3. Profesional Tecnico 1 Tecnico 2 Cargos Categora Cargo T-2 TE-2 T-3 Nombre del Trabajador Zegarra Paredes, Adaluz Samos Ruiz, Agustin Carpio Cardenas, Ricardo

Fuente : No. No. 25766-2006/S-1010 Con ResolucinRes. 616-2005/S-1002 de fecha 29-08-2005 se Aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la Jefatura Desarrollo en donde se detalla las funciones del personal que labora en el Equipo de Catastro Tcnico (Ver Anexos N 1).

III. INSTALACIONES FSICAS Y MOBILIARIO EXISTENTE El Archivo Tcnico, se encuentra fsicamente ubicado en el primer nivel del edificio de la Sede Central, comparta un mismo ambiente con la Oficina de Catastro Tcnico desde enero del 2005, fecha en que se retiro la mampostera que divida los ambientes de Planoteca y Catastro, existiendo dos accesos de ingreso a este ambiente comn, volvindolo altamente vulnerable, si bien se gan algo de iluminacin en las instalaciones se perdi el control de ingreso por cuanto es diversa la gente que asista a los ambientes de Catastro y que de alguna manera hacan su ingreso al archivo, habindose perdido de alguna forma el control, facilitndose el mayor ingreso de personal, situacin que no debe darse en lugares en donde se administra documentacin, pues solamente ingresa el personal responsable y por ventanilla se atiende tanto a personal de la empresa como a pblico en general. Frente a esta vulnerabilidad en el mes de setiembre-05, se clausur una de las puertas, quedando solo un ingreso habilitadose, cambi la chapa principal, pues esta se poda abrir con cualquier llave, quedando nicamente en estas circunstancias la seguridad a travs de candados que fueron colocados cuando el personal que laboraba en Planoteca haba observado aos atrs (2003) la manipulacin de la que haba sido objeto la chapa de la puerta que daba acceso a sus instalaciones. El 23 de Noviembre del 2006 se restituyo la Mampara que divide actualmente al Archivo Tcnico de Catastro Tcnico con ingresos independientes.

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El Archivo Tcnico cuenta con mobiliario que es insuficiente (Cuadro N 2 ), pues estos no ofertan la capacidad fsica necesaria para guardar toda la documentacin fsica, existiendo paquetes de documentacin que an no han sido clasificados como se puede apreciar en las siguientes fotos.

Cuadro N - 02

Inventario de Inmobiliario Archivo Tcnico

Cantidad 10 3 1 4 2 1 2 Descripcin Gaveteros metlicos de cuatro cajones Gaveteros metlicos para planos Gaveteros metlicos para planos Estantes de madera medianos Estantes de madera pequeos Estante de madera para planos Muebles de madera auxiliares Estado

Bueno Deteriorado Malo Regular Deteriorado Deteriorado Deteriorado

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Muebles poco adecuados para guardar planos

Se observa una puerta como base de la estantera

Informacin contenida en paquetes pendientes de clasificar

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Informacin contenida en paquetes pendiente de clasificar Se detalla a continuacin ( Cuadro N 3) los equipos que obran en el Archivo, sealando que la Fotocopiadora de Planos que fue adquirida en el ao 2000, tiene malogrado el sistema automtico de giro del cilindro lo que impide que la alimentacin del toner sea eficiente, ayudndolo manualmente para efectos de superar la falta de nitidez de los planos que se fotocopian, teniendo tambin malogrado el indicador de toner, el mercado local no ofrece especialistas en arreglo de fotocopiadoras Xerox, la empresa no concret el compromiso de mantenimiento con la empresa de Xerox de Lima por lo que no es posible acceder a este soporte tcnico especializado. Cuadro N 3
Inventario de Equipos Archivo Tcnico
Cantidad 1 1 1 Descripcin Fotocopiadora Ozalid de Planos Fotocopiadora Xerox de Planos Equipo de Cmputo - P-IV Estado Regular Deteriorada Bueno Ao 1982 2000 2005

No se cuenta con un adecuado sistema de ventilacin que permita evacuar en forma rpida los gases del amonaco que emana cuanto se efecta copias en Ozalid utilizando para su velado Amonaco Comercial al 30% de concentracin, si bien no es muy frecuente su utilizacin este atenta contra la salud de la persona que efecta dicha labor, tecnologa que se deber seguir usando mientras no se cuente en CAD con las lminas de Alcantarillado que actualmente se

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encuentran en papel Kanson sensibilizado que toma un color zepia oscuro y la nica forma de efectuar su copiado es mediante el sistema de Ozalid. El control de consumo de Amonaco se informa mensualmente segn formato preestablecido al Equipo de Produccin La Tomilla, el mismo que en forma conjunta es presentado a la Oficina del Departamento de Investigacin y Control de Insumos Qumicos fiscalizados de la DIVANDRO RPA. XI DIRTEPOL para su control respectivo. En las instalaciones, se cuenta con una Lnea Estabilizada, la cual es compartida en toda el rea de catastro, y sirve para proteger el total de equipos electrnicos Se cuenta con un 01 Extinguidor de 6 kilos en base a polvo qumico seco debiendo ser este de Gas Carbnico NTP-350-086, teniendo en consideracin que los equipos electrnicos que se utilizan (Fotocopiadora de Planos X.erox y Ozalid). No se cuenta con un sistema de alarma contra incendio. IV. INFORMACIN FSICA Y DIGITAL En los ltimos aos no se realiz un Inventario Integral de toda la documentacin que obra en Planoteca por lo que no se puede saber con exactitud la cantidad de material existente, estimndose que entre Expedientes y Planos se tendra alrededor de 11400 documentos, tal como se describe en el siguiente cuadro. Cuadro N 4
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tipo Documento Lmites de Factibilidad Proyectos Aprobados Proyectos Recepcionados Expedientes Tcnicos Ampl. Redes, Conex.Espec. Planos Otros documentos Informacin por recuperar Cantidad 1,727 1,776 1,407 150 3,869 2,080 250 150

Total 11,409 Fuente : Informacin Archivo Tcnico, set. 2007

Informacin estimada que corresponde a las 19 localidades que administra SEDAPAR tanto en Arequipa Metropolitana como en Provincias, existiendo ms del 90% de informacin que corresponde al mbito de Arequipa Metropolitana. Para el registro de la documentacin se utiliza un cuaderno en donde se consigna la fecha de recepcin, Nmero de registro, Descripcin, Distrito, Ubicacin y Trmite de cada expediente.

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Tipo de Documentos que obran en el Archivo Tcnico

DOCUMENTO Certificados de Factibilidad

DESCRIPCIN Los Antecedentes, Plano y Certificado que acompaa al expediente para la emisin del Certificado de Factibilidad es integrada por Nmero de Registro, juntando todas las actualizaciones que correspondan por nmero de registro, estos se encuentran en Archivos de Palanca clasificados por distrito y por ao. En la actualidad estos dada su importancia fueron colocados en un ambiente interno que tiene su propia seguridad, inicialmente estos se encontraban en un armario de madera sobre los gaveteros metlicos, habiendo sido de fcil manipulacin. Una copia de la revisin y aprobacin del proyecto sea de edificios o Habilitaciones Urbanas es entregado al Archivo Tcnico, estos se encuentran codificados de acuerdo al gabetero metlico que lo contiene, clasificado de igual forma por distrito. Una copia del proyecto recepcionado es entregada al Archivo Tcnico, estos se encuentran codificados de acuerdo al gabetero metlico que lo contiene, clasificado de igual forma por distrito, unindose en un solo expediente tanto agua como alcantarillado. Este componente es incluido conjuntamente con el expediente que aprob su correspondiente proyecto. No obran en el Archivo todos los Expedientes Tcnicos, pues mucho de ellos al ser aprobados con Resolucin son remitidos a la Oficina de Trmite Documentario, no estando claro el mecanismo que impera en materia de trmite de la mencionada informacin, los pocos expedientes de este tipo que obran en el Archivo se encuentran en los archivadores metlicos de 4 cajones y el resto mas antiguo en el estante de madera. Estos en su gran mayora son presentados en un plano y en algunos casos se adjunta una breve Memoria Descriptiva, provienen de proyectos realizados por tercero o tambin son realizados por la empresa pero en su mayora costeados por el usuario, estos documentos son recepcionados para su archivo. En el rtulo de la lmina se encuentra inscrito el Nmero de registro, todos estos en forma conjunta se encuentran archivados en el los Gaveteros de Planos y en archivadores de palanca.

Proyectos Aprobados de Agua Potable y Alcantarillado Proyectos Recepcionados de Agua Potable y Alcantarillado

Expedientes Tcnicos

Ampliacin de Redes

Este tipo de documento al igual que el anterior es presentado en un Conexiones Especiales plano, conteniendo en su rtulo el Nmero de registro, estos en forma conjunta se encuentran archivados en los gaveteros de planos, y en archivadores de palanca. Igualmente se registra el caso de piletas pblicas. Existen las Lminas Bsicas de Agua Potable y Alcantarillado, as como

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DOCUMENTO Planos

DESCRIPCIN diversos planos correspondientes a la infraestructura hidrulica, los cuales se encuentran archivados en el Gavetero de Planos, clasificados por agua, desage, Plan Maestro y otros.

Existe documentacin que como producto de intervenciones de estudios y proyectos realizados han generado informacin tcnica, la misma que no obra en su totalidad en el Archivo Tcnico como es el caso del Plan Maestro de Agua Potable y Alcantarillado para la ciudad de Arequipa al ao 2010 realizado por GITEC, as como su correspondiente Estudio de Factibilidad y su Reajuste, de igual manera lo del Cono Norte y Proyectos elaborados por administracin directa, para lo cual formalmente se ha solicitado la entrega de las mismas, pues es de entender que en el archivo tcnico debe obrar toda la informacin tcnica que la EPS produce ya sea con sus recursos o de terceros. En el ao 1994 se implement un programa informtico de archivo para la Planoteca desarrollado en FoxPro para DOS, en el cual se ingresaron a esa fecha la documentacin existente, utilizando una codificacin alfanumrica en donde relacionaba la ubicacin fsica referida a los gaveteros metlicos, pero al parecer no fue lo suficiente prctico segn opiniones del personal que utilizaba dicho programa, este se encontraba instalado en el CPU que era utilizado para tal fin en la Planoteca, este corresponda a un procesador 486, el cual al presentar una falla fsica se perdi la informacin contenida en l, esta computadora tambin era utilizado por personal de Estudios y Proyectos como actividades de apoyo, esto debido a la ausencia de Equipos Informticos asignados a dicha rea. Como consecuencia de tal percance el Tcnico de Archivo procedi a reconstruir los listados en Excel, los cuales a la fecha sirven para efectuar la bsqueda de documentacin, constituyndose en un Sistema Manual de localizacin de informacin fsica, realizada con la ayuda de las mencionadas listas. Es poca la informacin digital que obra en el Archivo relacionada con la documentacin que se recepciona, tenindose a la fecha un total de 100 unidades magnticas entre Disquetes y CDs. Cuadro N 5
Documentacin Digital
No. 1. 2. Cds Disquetes Total Tipo Documento Cantidad 60 40 100

V. SERVICIOS QUE OFRECE EL ARCHIVO TECNICO Existen dos tipos de servicios que brinda el Archivo Tcnico tanto para el rea Tcnica, Comercial y Operacional como al pblico en general que se encuentra efectuando algn trmite para lograr los servicios de agua potable y alcantarillado estos son servicios gratuitos y servicios remunerados.

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Entre los servicios gratuitos se tiene los sistemas de bsqueda de informacin tanto de proyectos como de redes, para lo cual se cuenta con la Plataforma de Informacin Catastral instalada en un pequeo espacio ubicada a la entrada de la oficina de Archivo Tcnico, en ella se encuentran en copia las lminas bsicas de agua en 90 hojas correspondientes a cada cuadrante del Plano Bsico de Arequipa dentro del mbito que administra sedapar y 71 lminas de Alcantarillado, en algunos casos el Tcnico en Archivo Tcnico dada su amplia experiencia y conocimiento de la Empresa por sus 46 aos que labora en nuestra institucin en el rea tcnica asiste en la bsqueda de informacin como parte del servicio que se presta a los usuarios. Cuadro N 6
Archivo Tcnico
Area Equipo de Promocin Equipo de Obras Equipo de Supervisin Equipo de Estudios y Proyectos Jefatura Zonales Total
Fuente : Informe Mensual de Archivo Tcnico

Julio 24 32 35 66 15 172

AO 2007 Agosto Setiembre 45 33 50 28 37 22 150 53 23 18 305 154

Un promedio de 215 casos por mes se registran como solicitudes de bsqueda de informacin que se atiende, la misma que viene incrementandose por la mayor demanda de servicios.
PLATAFORMA DE INFORMACION CATASTRAL: Lmina del Plano Bsico de Arequipa

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Entre los servicios cobrados se tiene que con resolucin No. 530-04/S-1002 de fecha 10-02-2004 se aprob la modificacin de las estructuras de costos para los servicios complementarios que otorga la Gerencia de Desarrollo, Comercial, Agua Potable y Alcantarillado de la EPS SEDAPAR, siendo aplicable al Archivo Tcnico los siguientes conceptos: Cuadro N 7

Costo de los Servicios Complementarios ao 2007 (Incl. IGV)

(Expresado en Nuevos Soles)

Part.

Descripcin

Unidad

Costo Unitar

1.03 Duplicado de Documentos hoja 2 Copia de bsicas incluye bsqueda La venta 3.03 son las lminas planos de agua potable y alcantarillado, as m . copia de los directa como
Certificados de Factibilidad, para lo cual se solicita al usuario sustente el uso del material que en copia va ha adquirir a fin de demostrar si est autorizado para solicitarlo, se elabora el presupuesto de acuerdo a las tarifas aprobadas segn formato que lneas abajo se muestra, el mismo que es cancelado en ventanilla, solo se toma nota del Nmero de recibo y se procede a entregar el material solicitado. El Archivo Tcnico no cobra directamente por ningn tipo de servicio.

E.P.S. SEDAPAR S.A.

Equipo Catastro Tcnico

CONTROL COPIAS - ARCHIVO TECNICO

SOLICITANTE EXPEDIENTE No. CONCEPTO USO: FECHA: FORMATO TIPO M2 No COP. COSTO M2 TOTAL

TOTAL TOTAL Incluido IGV RECIBO No ARCH, TECNICO VBJEFATURA

NOTA:

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La Mayor parte de Planos elaborados por la Empresa sus originales se encuentran en Kanson, por lo que no estn firmados por el profesional proyectista, por lo que se precisa analizar el mejor mecanismo que permita lograr la aprobacin de todo el material tcnico que obra en el Archivo Tcnico, las copias como venta no tienen la denominacin de copia simple, literal, autenticada u otro tipo, por lo que es necesario mejorar la forma en que se realiza la venta de material. Asimismo en cumplimiento a la Resolucin No. 25484-2006/S-1010 de fecha 02-02-2006 se declarar algunos rubros de informacin como reservada, disposicin que se deber tomar en cuenta para los fines pertinentes. En relacin a la venta de productos digitales, estos no se dan, no existe ninguna autorizacin sobre este tema.

VI.

PLAN DE TRABAJO PROGRAMA MODERNIZACION DEL ARCHIVO TECNICO

Las Tareas a realizar para lograr un sistema eficiente que mejore la Gestin del Archivo Tcnico se plantea de la siguiente manera:

Realizar el Inventario Integral de Documentacin Fsica y Digital existente as como acopiar la que se encuentre en otros departamentos y que debe ser derivada al Archivo, con el objeto de lograr integrar toda la informacin tcnica existente en SEDAPAR, la misma que ser ingresada en un aplicativo digital que permitir registrar el material bibliogrfico, codificar, clasificar y disponer la informacin por tipo de documento, distrito, entre otros ndices principales e implementar el sistema de prstamo automatizado con la generacin de las respectivas estadsticas. Tambin incluir la validacin de la informacin fundamentalmente referida a suscripcin de planos, redefinicin de los servicios que presta el Archivo Tcnico tanto a las otras reas de la empresa como al pblico en general, elaboracin de reglamento y MAPROS correspondiente a las actividades que se realiza en el archivo tcnico. Realizar la indizacin temtica de la documentacin inventariada, para lo cual se utilizar Macrothesaurus, sistema que permitirn ubicar informacin por su contenido temtico, otro componente estar referido a la conformacin de un sistema de respaldo de informacin tcnica, siendo fundamentalmente en forma digital, Renovacin de Equipos como fotocopiadora de planos, Escner de planos y Escner formato A4, Fotocopiadora A4 y fundamentalmente la instalacin de un sistema de alarma contra incendio. Objetivos

6.1

Efectuar el Inventario Integral de la documentacin Fsica y Digital del Archivo Tcnico Mejorar la Gestin del Archivo Normalizar y Estandarizar procedimientos Renovacin de Equipos deteriorados (Fotocopiadora, Escner) Implementacin de Muebles para almacenar informacin nueva y no clasificada. Readecuacin de ambientes del Archivo Tcnico.

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6.2 a. Desarrollo Readecuacin de Ambientes

El Archivo Tcnico deber conformarse de un ambiente ms amplio y adecuado que permita dar ms seguridad al archivo, para lo cual se deber plantear la modificacin correspondiente y gestionar su aprobacin e implementacin, para lo cual se disear la nueva disposicin de planta. El responsable de atender la Planoteca con el personal asistente ser el nico que har ingreso a sus ambientes, no debiendo permitirse el ingreso a otro personal tanto de la EPS como pblico, o de lo contrario este deber ser autorizado. Se precisar adaptar un ambiente adecuado donde se guarda fsicamente la informacin, ambiente que deber equiparse con el inmobiliario necesario para comodidad de los usuarios a fin de que puedan realizar las consultas que consideren convenientes, en este lugar se instalar la Plataforma de Informacin Catastral la misma que se implementar con Guas de orientacin sobre los productos y servicios que se darn a la venta debidamente aprobados como servicios complementarios aprobados previamente como servicios complementarios mediante resolucin. b. Implementacin de Inmobiliario

Como se mostrara en imgenes en el Diagnstico Situacional, se hace necesario renovar y ampliar la cantidad de contenedores de documentos, para lo cual se deber adquirir gaveteros metlicos de 04 cajones, ngulos ranurados, Mueble Porta CDs para el archivo digital , Porta planos horizontales y verticales, casillero para los carns y fichas, todo ello para lograr una mejor distribucin fsica del acerbo documentario. Asimismo se deber dar mantenimiento a los muebles existentes dada su precariedad y mal estado fsico. c. Implementacin de Equipos

Es conveniente contar con una Fotocopiadora (de planos), para efectos de evitar que los planos que son solicitadas en copia salgan de las instalaciones para su reproduccin, evitando as, la mala manipulacin y/o perdida de tales. Se deber mejorar el sistema de ventilacin para lograr un mejor sistema de aireacin cuando se efecta copias en Ozalid, pues el gas que despide el Amonaco es alto y atenta contra el bienestar de sus trabajadores, asimismo es conveniente que de darse la continuidad en el uso de este sistema de fotocopiado se le proporcione leche para el personal que opera este sistema, esto en cumplimiento de lo establecido en los principios de la Salud Ocupacional. Se deber solicitar un sistema de detector de humos, para mejor resguardo y seguridad del material de planoteca, dado su alto grado de vulnerabilidad. d. Diseo, Programacin, Pruebas y Documentacin del Aplicativo Digital

Cada unidad entendida como material bibliogrfico que es susceptible de ser descrito en un registro bibliogrfico como son los expedientes, planos, videos, CDs, etc. se ingresaran en un aplicativo informtico diseado para tal fin.

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El registro bibliogrfico se define como el conjunto de informacin pertinente a un solo documento y almacenado en una estructura lgica, nica y completa, el registro bibliogrfico incluir la descripcin bibliogrfica del documento como informacin unvoca que permita su correcta identificacin, estos elementos bsicos se refiere a elementos como, nmero de registro, tipo de documento, fecha de ingreso, autor, ttulo, datos de edicin, entre otros. El aplicativo se disear e implementara en red a fin que este se instale en puntos descentralizados el mdulo de consulta pensado fundamentalmente para el rea Tcnica; este permitir al igual que un centro bibliotecario solicitar el material directamente a travs de su cdigo de identificacin utilizando fichas. e. Acopio de Informacin Tcnica

El Archivo Tcnico por su naturaleza y funcin debe tener en custodia toda la informacin de orden tcnico, para lo cual oficialmente ya se ha solicitado la entrega de informacin que obra en otras instancias a fin de que esta sea entregada al archivo tcnico, siendo necesario redefinir algunos procedimientos a fin de garantizar por ejemplo que todos los Expedientes Tcnicos ya sea en copia o en original sean entregados al Archivo Tcnico al igual que aquella informacin de caracterstica digital. f. Registro de Documentacin (inventario)

Se proceder a inventariar toda la documentacin fsica existente en el Archivo incluyendo la que se sume por el acopio y derivacin tcnica existente en otras reas, este se efectuar por tipo de documento, se iniciar con los expedientes de Factibilidades y se continuar con los Proyectos Aprobados, Recepcionados, Expedientes Tcnicos, Ampliacin de Redes, Conexiones Especiales, Planos y alguna otra documentacin tcnica que se clasifique como producto del inventario de la informacin. Toda la informacin ser primeramente verificada, encuadernada, foliada y catalogada, este ltimo proceso se efectuar directamente con el aplicativo digital, para la normalizacin el sistema se utilizar normas de Catalogacin Universales adecuadas a los requerimientos especficos de SEDAPAR, pudiendo ser la utilizacin de mtodo de clasificacin DEWEY UBIFIS, luego se rotular los documentos de acuerdo a la asignacin de los cdigos electrnicos que genere el aplicativo informtico y culminando con la colocacin en la ubicacin fsica que le corresponda. Cuadro N 8
Documentacin Fsica a Inventariar (Estimado)
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tipo Documento Lmites de Factibilidad Proyectos Aprobados Proyectos Recepcionados Expedientes Tcnicos Ampl. Redes, Conex.Espec. Planos Otros documentos Informacin por recuperar Total Cantidad 1,727 1,776 1,407 150 3,869 2,080 250 150 11,409

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Se estima que pueden existir un total de 11400 documentos que formarn parte del material bibliogrfico ha inventariar y 150 dispositivos de almacenamiento magntico. Cuadro N 9

Documentacin Digital a Inventariar (Estimado)

No. 1. 2. Cds Disquetes Total Tipo Documento Cantidad 80 70 150

El tiempo estimado que se tomar en realizar todas las fases de catalogacin del material bibliogrfico trabajando una sola persona a dedicacin exclusiva es 14.5 meses, tiempo que puede ser reducido en proporcin directa a la cantidad de recursos humanos que se asignen.

Cuadro N 10
In en riod D c m ta i F ic yD ita v ta e o u en c n s a ig l D ra i E tim d u c n s aa
N. o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 T o D c m to ip o u en L ite d F ctib a m s e a ilid d P ye s A ro a o ro cto p b d s P ye s R ce cio a o ro cto e p n d s E e ie te T cn s xp d n s ico A p R d s, C n x.E e m l. e e o e sp c. P ns la o O s d cu e to tro o m n s In rm ci p r R cu e r fo a n o e p ra In rm ci D ita fo a n ig l T tal d M es o e es R d ien en im to 0 67 .2 6 0 93 .2 6 0 93 .2 6 0 48 .3 7 0 67 .1 6 0 67 .1 6 1 00 .0 0 0 48 .3 7 0 20 .1 9 M u s in to 1 .0 6 0 1 .7 7 8 1 .7 7 8 2 .8 0 7 1 .0 0 0 1 .0 0 0 6 .0 0 0 2 .8 0 7 7 4 .7 M etrad o 1 2 ,7 7 1 7 ,7 6 1 0 ,4 7 10 5 3 6 ,8 4 2 8 ,0 0 20 5 10 5 10 5 T tal o D as d e 5 .5 7 7 6 .7 5 8 5 .1 2 1 6 2 .5 8 .5 0 2 4 .3 3 4 3 .2 1 5 6 2 .5 2 2 .4 36 3 4 .0 1 .7 5 3

g.

Implementacin de Servicios Complementarios

En el marco de l Ley de Transparencia, se definir que informacin ser considerada como Clasificada, se podr implementar nuevos servicios complementarios, Venta de Informacin y Servicios, para lo cual estos debern ser calculados por Especialista de Costos (Estudios y Proyectos), contar con la aprobacin de los mismos va resolucin e implantarlos correctamente en el SISCOM para garantizar su correcta aplicacin (facturacin), se deber conocer los cdigos asignados por los servicios complementarios a fin de garantizar una correcta aplicacin. Tambin para dar un servicio ms rpido se deber elaborar los Tarifarios y formas pre-impresas. En la reestructura de los servicios complementarios se deber clasificar los tipos de copia que se venda; sea esta simple, fedateada, etc., para lo cual se deber implementar los sellos de acuerdo al tipo de copia de informacin que se provea al usuario que demanda este tipo de servicio.

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h. Comisin de Planos

Si bien mucha de la informacin fundamentalmente Planos se pueden conceptualizar como propiedad intelectual de SEDAPAR, en estos se debe consignarse la firma del profesional que los aprueba y observndose que muchos de ellos han sido elaborados por personal que ya no labora en la Empresa, se deber conformar una comisin a fin de proceder a su revisin y suscripcin (firma y Sellado de Planos), no debiendo existir dada la naturaleza de Informacin Tcnica que obra en el archivo Planos y/o Expedientes sin suscripcin de aprobacin por el profesional correspondiente. Se definir y aprobar el nuevo procedimiento de presentacin de planos originales al archivo tcnico. i. Instalacin del Servicio de Consulta al Material Bibliogrfico

A travs del aplicativo que se disee para la administracin documentaria del Archivo Tcnico, se instalarn accesos en puntos estratgicos para facilitar los sistemas de bsqueda por las reas demandantes, para ello se asistirn de ndices de bsqueda denominados Descriptores que permitirn proporcionar la Ubicacin Fsica del material consultado, para lo cual se implantara la Ficha de Solicitud Bibliotecaria la que acompaada con el probable carn de Archivo Tcnico que se emita a los usuarios acreditados quedara en custodia como garanta del material que se retira del Archivo Tcnico. j. Sistema de Indicadores de Gestin y Estadsticas

Se formularn variables estadsticas para medir las actividades que realiza el Archivo Tcnico, como documentos recepcionados por tipo (Factibilidades, Proyectos Aprobados, Proyectos Recepcionados, Expedientes Tcnicos, Planos, Otros). En cuanto a los Servicios se contabilizar Nmero de Consultas, Nmero de Bsquedas de Informacin, Nmero de Prstamos de Material, Documentos ms consultados, entre otros. En relacin al componente Financiero, la correcta implantacin de Cdigos por Servicios Complementarios y Centros de Costos, permitir valorizar el Total que por estos conceptos se factura, propendiendo en el marco de Transparencia e Informacin clasificada generar mayores recursos econmicos. Para el caso del servicio de fotocopiado para fines institucionales de igual manera se podr valorizar el gasto que generan las unidades demandantes de la empresa. Se formularn indicadores como elementos informativos del control de cmo funciona una actividad, para lo cual se har referencia a parmetros (variables estadsticas) que servirn de magnitud de comprobacin del funcionamiento del Archivo Tcnico, entonces se formular Indicadores de utilizacin (Porcentaje de documentos del Archivo utilizados), Indicadores de Productividad (Promedio de servicios que presta diariamente un bibliotecario) e Indicadores Econmicos (Gasto primario ocasionado por servicios prestados). k. Elaboracin de MAPROS

Se elaborar el Reglamento Bibliotecario, con el objeto de normar y estandarizar las actividades que realiza el Archivo Tcnico, as como los Manuales de Procedimientos que sean necesarios

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implementar a fin de normar y estandarizar las actividades propias de la Gestin del Archivo Tcnico. Al finalizar la Primera Etapa que se estima tendr una duracin de 11 meses se emitir el Informe Final, debiendo efectuar los ajustes que sean necesarios con el objeto de lograr los productos descritos, para luego continuar con al elaboracin del Plan de Trabajo correspondiente a la II Etapa. 6.3 Costos de Operacin y Mantenimiento

Recursos Humanos

Costo/Ao (S/.)
48000 6600 1500 3000 59100

Sr. Agustn Samos Ruis Practicante Servicios (Mantenimiento de fotocopiadora, impresora, computadora, etc) tiles de Oficina ( Papel bobina rollo, papel ozalid, toner, etc)

Total

6.4

Presupuesto del Programa Cronograma

6.5

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CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VI.1. 12 VI.2. 13 VI.3. 17 VI.4. 18 VI.5. 19 VI.6. 20 VI.7. 20 CUADROS Cuadro N 1 Equipo de Catastro Tcnico Cuadro N 2 Inventario de Inmobiliario Archivo Tcnico Cuadro N 3 Inventario de Equipos (Archivo Tcnico) Cuadro N 4 Informacin Fsica y Digital Cuadro N 5 Documentacin Digital Cuadro N 6 Archivo Tcnico 3 4 6 7 9 10 Cronograma de Ejecucin Financiera (% de Avance) Cronograma de Ejecucin Fsica (% de Avance) Cronograma Presupuesto Costos de Operacin y Mantenimiento Desarrollo INTRODUCCIN CONFORMACIN DEL ARCHIVO TCNICO INSTALACIONES FISICAS Y MOBILIARIO EXISTENTE INFORMACIN FSICA Y DIGITAL SERVICIOS QUE OFRECE EL ARCHIVO TCNICO PLAN DE TRABAJO PROGRAMA DE MODERNIZACIN Objetivos 1 2 3 7 9 12

Diagnstico Situacional ARCHIVO TECNICO Cuadro N 7 Costos de Servicios Complementarios aos 2007 Cuadro N 8 Documentacin Fsica a Inventariar Cuadro N 9 Documentacin Digital a Inventariar Cuadro N 10 Inventario de Documentacin Fsica y Digital 11 14 15 15

ANEXOS Funciones de Tcnico de Catastro Anlisis de Precios Unitarios. Ficha de modelo del PMO (Proyecto 01) Programacin de las Inversiones Plano Propuesto de Redistribucin - Ambiente de Planoteca

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