BTCU-ESPECIAL-02-de-03-02-2010 Padrões de Auditoria e E CONFORMIDADE

Braslia, 3 de fevereiro de 2010 - Ano XLIII - N2
PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

PORTARIA-SEGECEX N 26, DE 19 DE OUTUBRO DE 2009
(Republicada por ter sado com incorreo no original)
SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Boletim do Tribunal de Contas da Unio http://www.tcu.gov.br BTCU@tcu.gov.br
SAFS Lote 1 Anexo I sala 422 - CEP:70042-900 - Braslia - DF Fones: 3316-7650/3316-7079/3316-7870/3316-7869 Presidente UBIRATAN DINIZ DE AGUIAR Vice-Presidente BENJAMIN ZYMLER
Ministros ANTONIO VALMIR CAMPELO BEZERRA WALTON ALENCAR RODRIGUES JOO AUGUSTO RIBEIRO NARDES AROLDO CEDRAZ DE OLIVEIRA RAIMUNDO CARREIRO SILVA JOS JORGE DE VASCONCELOS LIMA JOS MCIO MONTEIRO FILHO Auditores AUGUSTO SHERMAN CAVALCANTI MARCOS BEMQUERER COSTA ANDR LUS DE CARVALHO WEDER DE OLIVEIRA Ministrio Pblico junto ao TCU Procurador-Geral LUCAS ROCHA FURTADO Subprocuradores-Gerais PAULO SOARES BUGARIN MARIA ALZIRA FERREIRA Procuradores MARINUS EDUARDO DE VRIES MARSICO CRISTINA MACHADO DA COSTA E SILVA JLIO MARCELO DE OLIVEIRA SERGIO RICARDO COSTA CARIB SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO Secretrio-Geral Fernando Luiz Souza da Eira segedam@tcu.gov.br
Boletim do Tribunal de Contas da Unio v. 1, n. 1 (1968) 1968- . v. . Braslia : TCU,
Semanal. Continuao de: Boletim Interno do Tribunal de Contas da Unio.
1. Ato administrativo - peridico. I. Brasil. Tribunal de Contas da Unio (TCU).
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL
1 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010
PORTARIA-SEGECEX N 26, DE 19 DE OUTUBRO DE 2009 Aprova a segunda reviso do Roteiro de Auditoria de Conformidade e altera a sua denominao para Padres de Auditoria de Conformidade.
O Secretrio-Geral de Controle Externo, no uso de suas atribuies, Considerando que o Plano Estratgico do Tribunal definiu como objetivos estratgicos Aperfeioar a estrutura legal e normativa de suporte ao controle externo e Aperfeioar instrumentos de controle e processos de trabalho; Considerando o disposto no Art. 2 da Portaria-TCU n 90, de 6 de maro de 2003, de que a Secretaria-Geral de Controle Externo Segecex, por intermdio da ento Secretaria Adjunta de Fiscalizao Adfis, manter o Roteiro de Auditoria de Conformidade atualizado; Considerando a necessidade de adaptao do Roteiro s alteraes implementadas em decorrncia do uso do mdulo Execuo do sistema Fiscalis, uma vez que o aplicativo nada mais do que a sistematizao da norma de auditoria de conformidade, resolve: Art. 1 Fica aprovada a segunda reviso do Roteiro de Auditoria de Conformidade, anexo da Portaria-TCU n 90, de 6 de maro de 2003, documento que passar a ser denominado Padres de Auditoria de Conformidade, contendo os padres a serem utilizados nas auditorias dessa modalidade. Art. 2 A Segecex manter atualizado o documento de que trata o artigo anterior, cabendolhe, ainda, o esclarecimento de dvidas e o recebimento de sugestes para o seu aperfeioamento, bem como o acompanhamento de sua implementao. Art.3 O uso do mdulo Execuo do sistema Fiscalis obrigatrio nas auditorias de conformidade. Art. 4 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.
PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS
(Republicada por ter sado com incorreo no original)
\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO

SECRETARIA ADJUNTA DE PLANEJAMENTO E PROCEDIMENTOS
PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE
SEGECEX / ADPLAN AGOSTO/2009 REVISO 02
SUMRIO
I. II. III. IV. V. VI.
PADRES GERAIS................................................................................................................... PADRES DE PLANEJAMENTO............................................................................................ PADRES DE EXECUO...................................................................................................... PADRES DE ELABORAO DO RELATRIO.................................................................. PADRES DE CONTROLE DE QUALIDADE....................................................................... GLOSSRIO...............................................................................................................................
4 6 7 10 18 19 25
VII. ANEXOS.....................................................................................................................................
PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE1 O objetivo deste documento definir os padres gerais, de planejamento, execuo, elaborao do relatrio e controle de qualidade das auditorias de conformidade efetuadas pelo TCU. I PADRES GERAIS 1. As auditorias de conformidade do Tribunal de Contas da Unio obedecero aos padres estabelecidos neste documento. 2. Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento at a concluso do relatrio supervisionado pelo diretor e/ou pelo titular da Unidade Tcnica. 3. Compete ao supervisor da auditoria: 3.1. orientar a equipe de auditoria quanto vinculao ao objetivo da fiscalizao e aderncia aos padres de auditoria vigentes no Tribunal; 3.2. revisar e aprovar a Matriz de Planejamento, antes do incio da execuo; 3.3. acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos desde o incio do planejamento at a concluso do relatrio; 3.4. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados cuja elaborao inicia-se j na fase de execuo; 3.5. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilizao; 3.6. realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria; 3.7. preencher e assinar, aps a concluso do relatrio, o formulrio constante do Anexo X (Formulrio de Controle de Qualidade Supervisor Auditoria de Conformidade); 3.8. sempre que possvel e relevante, participar da reunio de apresentao e da reunio de encerramento. 4. Compete ao coordenador da equipe de auditoria: 4.1. promover as discusses da equipe a respeito do escopo, procedimentos e tcnicas a serem utilizados, incentivando os demais membros a apresentarem propostas e a decidirem por consenso. No caso de divergncia de opinies, deve-se buscar a opinio do supervisor. Permanecendo a divergncia, prevalecer a proposta do coordenador; 4.2. representar a equipe de auditoria perante o rgo/entidade fiscalizado, providenciando a entrega do ofcio de apresentao ao dirigente (ou representante por ele designado) e a emisso dos ofcios de requisio de documentos e de informaes e responsabilizando-se pela coordenao das reunies com os fiscalizados; 4.3. zelar pelo cumprimento dos prazos;
1
As expresses em negrito constam do glossrio e o sublinhado destina-se nfase.
4.4. revisar e entregar a verso final do relatrio, com a anuncia dos demais membros; 4.5. assegurar que o formulrio de controle de qualidade constante do Anexo IX (Formulrio de Verificao da Equipe Auditoria de Conformidade) seja, juntamente com os demais membros, preenchido e assinado; 4.6. registrar, caso julgue relevante, eventuais discordncias quanto a no aprovao de quaisquer aspectos da Matriz de Planejamento pelo supervisor. Tal registro dever constar como observao na prpria matriz objeto da divergncia. 5. A designao da equipe de auditoria feita mediante Portaria de Fiscalizao, na qual so identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, bem como o objetivo dos trabalhos, o rgo/entidade fiscalizado, a deliberao que originou a fiscalizao, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execuo e de elaborao do relatrio. 5.1. Nas hipteses de afastamento legal do supervisor, a superviso dever ser feita pelo respectivo substituto. 5.2. O processo correspondente dever ser autuado na data da emisso da Portaria de Fiscalizao. 6. Nas auditorias cujo prazo total de durao (planejamento, execuo e elaborao do relatrio) estimado inicialmente seja superior a vinte dias teis, a fase de planejamento deve ser realizada antes da definio das fases de execuo e de elaborao do relatrio, observando-se o seguinte: 6.1. o ato de designao da equipe dever prever apenas a fase de planejamento, sendo denominado Portaria de Fiscalizao fase planejamento; 6.2. como conseqncia da fase de planejamento, a equipe deve estimar com maior preciso possvel o prazo necessrio para as fases seguintes. Em seguida, ser emitida Portaria de Fiscalizao fases execuo e relatrio, na qual sero definidas as fases de execuo e de elaborao do relatrio; 6.3. no h impedimento de que a Unidade Tcnica Coordenadora realize a fase de planejamento antes da definio das fases de execuo e elaborao do relatrio em auditorias cujo prazo total de durao estimado seja igual ou inferior a vinte dias teis. 7. Quando existir pouca informao disponvel sobre o rgo/entidade ou sobre o objeto a ser fiscalizado, o instrumento de fiscalizao a ser adotado o levantamento, cujo relatrio dever propor a realizao de auditoria(s) com escopo(s) definido(s) ou concluir pela inviabilidade ou inoportunidade da realizao de auditoria. 8. Sempre que o elemento surpresa no for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos e aps a emisso da Portaria de Fiscalizao, o titular da Unidade Tcnica Coordenadora encaminhar, com a antecedncia necessria, ofcio de comunicao de fiscalizao ao dirigente do rgo/entidade informando que o rgo/entidade encontra-se sob fiscalizao, o objetivo e a deliberao que originou a fiscalizao, a data provvel para apresentao da equipe, bem como solicitando, quando for o caso, alm de documentos e informaes, disponibilizao de ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designao de uma pessoa de contato do rgo/entidade, conforme modelo constante do Anexo IV.
8.1. No necessria a comprovao de recebimento do ofcio de comunicao de fiscalizao, o eventual no recebimento fica suprido pela entrega na reunio de apresentao. 8.2. Durante a fase de planejamento, no h impedimento de que a equipe tcnica, caso julgue necessrio, visite o rgo/entidade. Nesses casos, dever apresentar o ofcio de comunicao de fiscalizao. Caso queira solicitar documentos, deve proceder conforme previsto nos itens 14 e 15. II - PADRES DE PLANEJAMENTO 9. O titular da Unidade Tcnica Coordenadora deve assegurar que o tempo disponvel para a fase de planejamento seja suficiente para a consecuo dos objetivos desta fase, de forma a garantir os seguintes aspectos bsicos: 9.1. nvel de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relao entre o provvel benefcio da fiscalizao e o seu custo total; 9.2. obteno e anlise das informaes disponveis e necessrias sobre o objeto fiscalizado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados; 9.3. suficiente discusso, no mbito da equipe de auditoria e entre esta e o supervisor, a respeito da definio do escopo, dos procedimentos e tcnicas a serem utilizados; 9.4. teste e reviso dos formulrios, questionrios e roteiros de entrevista, a serem utilizados na fase de execuo. 10. Na fase de planejamento, deve ser elaborada a Matriz de Planejamento. 10.1. Havendo Matrizes de Referncia, caber equipe avaliar se os itens de verificao constantes destas devem ser considerados na elaborao dos procedimentos da Matriz de Planejamento especfica da auditoria. A utilizao das Matrizes de Referncia no impede a incluso de outros procedimentos considerados relevantes pela equipe tcnica, selecionados de acordo com o objetivo e escopo delineados para a auditoria. 10.2. Quando da elaborao da Matriz de Planejamento, a equipe far a estimativa de custo do trabalho a ser realizado. 10.3. A elaborao da Matriz de Planejamento deve obedecer ao modelo constante do Anexo I. 11. Na fase de planejamento, a equipe de auditoria deve, preliminarmente, construir uma viso geral do objeto a ser fiscalizado, podendo fazer uso, entre outras, das seguintes fontes de informao: 11.1. sistemas informatizados; 11.2. cadastros existentes na Unidade Tcnica a que se vincula o rgo/entidade fiscalizado; 11.3. legislao e normas especficas; 11.4. contas dos ltimos exerccios; 11.5. fiscalizaes anteriores, incluindo os respectivos papis de trabalho; 11.6. outros processos relacionados ao rgo/entidade fiscalizado ou ao objeto da fiscalizao;
11.7. servidores do TCU que tenham participado de trabalhos recentes no rgo/entidade fiscalizado ou em objetos de fiscalizao afins; 11.8. rgos de controle interno; 11.9. prprio rgo/entidade fiscalizado; 11.10. notcias veiculadas na mdia; 11.11. trabalhos acadmicos publicados; 11.12. Tribunais de Contas Estaduais, Municipais e de Municpios, Ministrio Pblico e outros rgos integrantes da rede de controle; 11.13. possveis aes judiciais concernentes ao rgo/entidade fiscalizado; 11.14. levantamentos anteriores sobre o objeto da fiscalizao. 12. A viso geral objetiva o conhecimento e a compreenso do objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este est inserido. Em geral, composta das seguintes informaes: 12.1. descrio do objeto fiscalizado, com as caractersticas necessrias a sua compreenso; 12.2. legislao aplicvel; 12.3. objetivos institucionais do rgo/entidade fiscalizado, quando for o caso; 12.4. setores responsveis, competncias e atribuies; 12.5. riscos e deficincias em controles internos. III - PADRES DE EXECUO 13. A apresentao da equipe de auditoria ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, faz-se mediante realizao de reunio de apresentao, na qual entregue o ofcio de apresentao e so informados os principais critrios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do trabalho. Deve constar do ofcio de apresentao, cujo modelo encontra-se no Anexo V, a informao de que o rgo/entidade encontra-se sob fiscalizao, a solicitao, quando for o caso, de disponibilizao de ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designao de uma pessoa de contato do rgo/entidade, divulgao interna da fiscalizao e do local em que a equipe se encontra, bem como a previso de multa no caso de obstruo aos trabalhos ou sonegao de informaes. 13.1. O ofcio de apresentao e ainda eventuais reiteraes de ofcio de requisio devero alertar ao responsvel para as penalidades previstas no Regimento Interno, art. 268, incisos V e VI e pargrafo terceiro, e na Lei Orgnica, no caso de sonegaes de informaes. 13.2. A equipe de auditoria dever, sempre que possvel, se apresentar aos responsveis pelas reas que sero fiscalizadas, esclarecendo o objetivo, os critrios e o escopo da fiscalizao.
14. A requisio de documentos e informaes, durante a fiscalizao planejamento, execuo e relatrio, deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possvel e desde que no comprometa o prazo de execuo, em comum acordo com o fiscalizado. A mencionada requisio ser formalizada por meio de ofcio de requisio, datado e numerado seqencialmente, tomando-se como referncia o modelo constante do Anexo VI. 15. O ofcio de requisio deve ser entregue mediante atestado de recebimento na segunda via, a qual se constituir em papel de trabalho da fiscalizao. 15.1. Os documentos fornecidos pelo gestor devem identificar quem os elaborou ou forneceu e a fonte da informao, alm de estarem legveis, datados e assinados. A equipe de auditoria dever identificar os documentos recebidos, correlacionando-os ao item do ofcio de requisio a que se referem. 16. O primeiro ofcio de requisio da fase de execuo deve ser entregue na reunio de apresentao. 16.1. Sempre que possvel, de forma a agilizar os trabalhos e garantir a disponibilizao dos documentos e condies retromencionados no incio da execuo da fiscalizao, o primeiro ofcio de requisio da fase de execuo deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedncia, sendo o original entregue, quando no o j tiver sido, na reunio de apresentao. 17. Durante a fase de execuo, a equipe de auditoria deve utilizar as fontes de informao e aplicar os procedimentos previstos na Matriz de Planejamento em busca de achados. 17.1. A Matriz de Planejamento um instrumento para a consecuo do objetivo da fiscalizao, sendo passvel de mudanas durante a realizao dos trabalhos, caso ocorram situaes inesperadas. 17.2. As alteraes, porventura ocorridas, devem ser submetidas pessoalmente, por telefone, por fax ou via e-mail ao supervisor para aprovao e sero registradas no Formulrio de Verificao da Equipe Auditoria de Conformidade Anexo IX e Formulrio de Controle de Qualidade Supervisor Auditoria de Conformidade Anexo X. 18. O achado de auditoria deve atender, necessariamente, aos seguintes requisitos bsicos: 18.1. ser relevante para que merea ser relatado; 18.2. estar fundamentado em evidncias juntadas ao relatrio; 18.3. ser apresentado de forma objetiva; 18.4. respaldar as propostas de encaminhamento dele resultantes; 18.5. apresentar consistncia, de modo a mostrar-se convincente a quem no participou da auditoria; 19. Os esclarecimentos acerca dos indcios devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execuo, por intermdio de ofcios de requisio, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informaes posteriores. 19.1. A obteno dos referidos esclarecimentos no supre a eventual necessidade de realizao de audincia e/ou citao, conforme previsto na Lei Orgnica e no Regimento Interno do TCU.
20. A anlise dos achados de auditoria realizada mediante utilizao da Matriz de Achados, descrita no Anexo II. 21. Para os achados que resultem em propostas de audincia ou converso em tomada de contas especial para fins de citao, necessrio o preenchimento da Matriz de Responsabilizao (Anexo III), na qual fica identificada a responsabilidade pela ocorrncia. 22. As evidncias, elementos essenciais e comprobatrios do achado, devem ter os seguintes atributos: 22.1. serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem s concluses da equipe; 22.2. serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado; 22.3. serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatido da fonte. 23. Os documentos considerados como evidncias podem ser: 23.1. originais de ofcios, cartas, relatrios ou outros documentos emitidos pelo fiscalizado ou por terceiros endereados equipe; 23.2. cpias de documentos devidamente autenticadas (confere com o original), exceto no caso de documentos publicados, para os quais dispensada a autenticao; 23.3. fotografias ou mdias contendo arquivos de dados, de vdeo ou de udio; 23.4. extratos de entrevista, conforme modelo do Anexo VII; 23.5. consolidaes de respostas a questionrios; 23.6. planilhas de clculos, quadros comparativos, demonstrativos e outras evidncias construdas pela equipe a partir de fontes de informao internas ou externas ao rgo/entidade fiscalizado. 24. As evidncias testemunhais devem, sempre que possvel, ser reduzidas a termo e corroboradas por outras evidncias. 25. Ao final da fase de execuo, realiza-se a reunio de encerramento, na qual a equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria ao gestor do rgo/entidade fiscalizado e outros responsveis, cuja participao seja considerada oportuna, ou representantes por eles designados. 25.1. Sempre que possvel, os achados colhidos ao longo da execuo devero ser discutidos com o supervisor, anteriormente reunio de encerramento. 25.2. Os achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se a situao encontrada, o critrio de auditoria, e por deciso da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possvel identificlas) e os efeitos. No se deve fazer meno a concluses ou propostas de encaminhamento.
25.3. Deve ser informado ao gestor que os achados so preliminares, podendo ser corroborados ou excludos em decorrncia do aprofundamento da anlise. Deve ser informado, ainda, que poder haver incluso de novos achados. 25.4. A apresentao dos achados na reunio de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco equipe ou consecuo do objetivo da fiscalizao. IV PADRES DE ELABORAO DO RELATRIO 26. Relatrio o instrumento formal e tcnico por intermdio do qual a equipe de auditoria comunica aos leitores: o objetivo e as questes de auditoria; a metodologia utilizada; os achados de auditoria; as concluses; e a proposta de encaminhamento. 27. Na redao do relatrio, a equipe de auditoria deve orientar-se pelos requisitos resumidos na palavra CERTO: Clareza, Conciso, Convico, Exatido, Relevncia, Tempestividade e Objetividade: 27.1. CLAREZA - Produzir textos de fcil compreenso. Evitar a erudio, o preciosismo, o jargo, a ambigidade e restringir ao mximo a utilizao de expresses em outros idiomas, exceto quando se tratar de expresses que no possuam traduo adequada para o idioma portugus e que j se tornaram corriqueiras. Termos tcnicos e siglas menos conhecidas devem ser utilizados desde que necessrios e devidamente definidos em glossrio. Quando possvel, complementar os textos com ilustraes, figuras e tabelas. Usar palavras e expresses em seu sentido comum, salvo quando o relatrio versar sobre assunto tcnico, hiptese em que se empregar a nomenclatura prpria da rea. Usar frases curtas e concisas. Construir oraes na ordem direta, preferencialmente na terceira pessoa, evitando preciosismos, neologismos e adjetivaes dispensveis. Buscar uniformidade do tempo verbal em todo o texto, dando preferncia ao tempo presente ou ao futuro simples do presente. Usar recursos de pontuao de forma judiciosa, evitando abusos de carter estilstico. 27.2. CONVICO - Expor os achados e/ou as concluses com firmeza. No utilizar expresses que denotem insegurana, como SMJ, parece que ou entendemos. 27.3. CONCISO Ir direto ao assunto. No utilizar comentrios complementares desnecessrios nem fugir da idia central. Intercalaes de textos devem ser utilizadas com cautela, de modo a no dificultar o entendimento pelo leitor. No devem ser utilizados comentrios entre aspas com sentido dbio ou irnico. Dizer apenas o que requerido, de modo econmico, isto , eliminar o suprfluo, o floreio, as frmulas e os clichs. A transcrio de trechos de doutrina e/ou jurisprudncia que componham o critrio deve restringir-se ao mnimo necessrio. A transcrio de trechos de evidncias documentais somente dever ser feita quando for essencial ao entendimento do raciocnio. O relatrio no deve exceder trinta pginas, excludos a folha de rosto, o resumo, o sumrio, as listas de figuras e tabelas, os anexos e os documentos juntados, exceto quando houver achados de alta complexidade ou em grande quantidade, a critrio do titular da Unidade Tcnica Coordenadora. 27.4. EXATIDO - Apresentar as necessrias evidncias para sustentar seus achados, concluses e propostas, procurando no deixar espao para contra-argumentaes. A exatido necessria para assegurar ao leitor que o que foi relatado fidedigno e confivel. Um erro pode pr em dvida a validade de todo o relatrio e pode desviar a ateno da substncia do que se quer comunicar. As evidncias relatadas devem demonstrar a justeza e a razoabilidade dos fatos descritos. Retratar corretamente significa descrever com exatido o alcance e a metodologia, e apresentar os achados e as concluses de uma forma coerente com o escopo da fiscalizao.
27.5. RELEVNCIA - Expor apenas aquilo que tem importncia dentro do contexto e que deve ser levado em considerao. No discorrer sobre ocorrncias que no resultem em concluses. 27.6. TEMPESTIVIDADE - Cumprir o prazo previsto para a elaborao do relatrio, sem comprometer a qualidade. 27.7. OBJETIVIDADE - Apresentar o relatrio de forma equilibrada em termos de contedo e tom. A credibilidade de um relatrio reforada quando as evidncias so apresentadas de forma imparcial. A comunicao deve ser justa e no enganosa, resguardando-se contra a tendncia de exagerar ou superenfatizar deficincias. Interpretaes devem ser baseadas no conhecimento e compreenso de fatos e condies. 28. O relatrio deve estar estruturado nas seguintes sees: 28.1. Folha de Rosto; 28.2. Resumo; 28.3. Sumrio; 28.4. Listas de figuras e tabelas, se houver; 28.5. Apresentao, se houver; 28.6. Introduo; 28.7. Achados de Auditoria; 28.8. Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria, se houver; 28.9. Concluso; 28.10. Proposta de Encaminhamento; 28.11. Anexos do Relatrio, se houver; 29. Os itens (pargrafos) do relatrio devem ser numerados, evitando-se excessivo desdobramento em subitens. Folha de Rosto 30. A folha de rosto destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos identificao do trabalho realizado, sendo subdividida em trs partes principais, Da fiscalizao, Do rgo/entidade fiscalizado e Processo(s) conexo(s), conforme modelo do Anexo VIII. Resumo 31. O resumo uma apresentao concisa e seletiva da fiscalizao, que ressalta o objetivo e as questes de auditoria, a metodologia utilizada, os achados de auditoria, o volume de recursos fiscalizados, os benefcios potenciais, as concluses e as propostas de encaminhamento mais importantes. 32. O resumo deve ser o mais sucinto possvel, no devendo exceder duas pginas.
33. No devem constar do resumo os nomes dos membros da equipe de auditoria, os dos responsveis nem os de terceiros que, de alguma maneira, tenham colaborado na obteno de evidncias. 34. O resumo, aps apreciao pelo colegiado competente, pode ser adotado como pea de divulgao a ser fornecida imprensa, via Unidade do Tribunal responsvel pela comunicao social. Sumrio 35. O sumrio uma listagem das principais divises do relatrio e respectiva paginao, apresentando a organizao de como o relatrio foi estruturado. identificado pela palavra SUMRIO, e inclui apenas os ttulos e subttulos das partes que lhe sucedem. 36. Devem ser usadas letras maisculas para indicar ttulos de sees primrias, bem como a grafia de inicial maiscula para as sees secundrias, devendo ser apresentada, ao lado de cada ttulo, a respectiva paginao. Apresentao 36-A. A apresentao destina-se ao relato de informaes que visem a contextualizar o trabalho realizado, sempre que for necessrio fazer meno a algumas especificidades ou a caractersticas da fiscalizao. Destina-se, tambm, a descrever a forma como se organiza o relatrio. Deve constar dos relatrios relativos a Fiscalizaes de Orientao Centralizada - FOC e daqueles que envolverem mais de uma Unidade Tcnica, sendo opcional nos demais. Introduo 37. A introduo deve conter as seguintes informaes, apresentadas de forma concisa: 37.1. deliberao que originou a fiscalizao e meno s razes que motivaram a deliberao, se necessrio; 37.2. viso geral do objeto (elaborada na fase de planejamento e revisada aps a execuo), de tamanho proporcional ao do relatrio no excedendo trs pginas; 37.3. objetivo e questes de auditoria; 37.4. metodologia utilizada e limitaes inerentes auditoria; 37.4.1. a descrio da metodologia deve mencionar os procedimentos adotados, as tcnicas e os papis de trabalho utilizados no planejamento e execuo da auditoria (fazer referncia Matriz de Planejamento), a observncia aos padres de auditoria de conformidade definidos pelo TCU, o tipo de amostragem utilizado (se utilizada amostragem), bem como indicar as folhas em que constam a relao dos atos, contratos ou processos includos na amostra auditada, relao essa que se constitui em anexo ao relatrio; 37.4.2. a descrio da metodologia deve destacar a participao de especialistas e de outras unidades tcnicas que tenham contribudo de modo significativo para a realizao do trabalho, ainda que no tenham assinado o relatrio.
37.4.3. a descrio das limitaes deve indicar claramente aquilo que no pde ser investigado em profundidade suficiente para a formulao de concluses, com as justificativas pertinentes; 37.5. volume de recursos fiscalizados; 37.6. benefcios estimados da fiscalizao; 37.7. processos conexos anlise dos reflexos dos processos conexos e respectivas deliberaes na fiscalizao, bem como meno situao das contas do rgo/entidade fiscalizado. Achados de Auditoria 38. Esta seo corresponde ao prprio desenvolvimento do relatrio, e nela devem ser detalhados os achados de auditoria e as evidncias que os suportam. 39. A anlise de cada achado deve estar estruturada sob os seguintes aspectos: 39.1. situao encontrada; 39.2. objetos nos quais foi constatado; 39.3. critrio de auditoria; 39.4. evidncias; 39.5. causas; 39.6. efeitos reais e potenciais; 39.7. responsvel: qualificao, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade (a anlise de culpabilidade no se aplica a pessoas jurdicas); 39.8. esclarecimentos dos responsveis; 39.9. concluso da equipe de auditoria; 39.10. proposta de encaminhamento. 40. Devem constar necessariamente do relatrio os aspectos: situao encontrada, critrio de auditoria, evidncias, causas, responsvel: qualificao, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade, concluso da equipe e proposta de encaminhamento. 41. O item evidncias deve conter sempre remisso s folhas do processo onde se encontram as evidncias que suportam o achado. Nas folhas referidas, destacar sempre que possvel os termos que a equipe deseja ressaltar, para facilitar leitura posterior. 42. A avaliao dos efeitos deve considerar e relatar no somente os fatos j ocorridos, mas tambm eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado caso o rgo/entidade no adote medida efetiva.
43. A figura a seguir sintetiza o processo de anlise do achado desde a definio do critrio at a proposta de encaminhamento.
Critrio de auditoria o que deveria ser Situao encontrada o que Achado decorre da comparao de o que , com o que deveria ser, comprovado por evidncias Determinar as causas e os efeitos do achado
Desenvolver as concluses e as propostas de encaminhamento
Estimar o benefcio das propostas de encaminhamento
44. Caso a situao encontrada seja avaliada como irregularidade, com proposta de audincia ou citao, ou relevante, os responsveis pela conduta, a qual contribuiu significativamente para o resultado ilcito ou grave, devem estar devidamente identificados no rol de responsveis, juntado ao relatrio (nome, CPF, cargo, endereo, perodo efetivo de exerccio no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuies do cargo e norma do rgo que especifica essas atribuies para o caso de pessoa fsica; razo social, CNPJ e endereo para o caso de pessoa jurdica de direito privado; e nome para o caso de pessoa jurdica de direito pblico interno). A avaliao de culpabilidade e, se for o caso, consideraes acerca da punibilidade (circunstncias atenuantes ou agravantes e eventual morte do agente, fato este que impossibilita a aplicao de multa) devem ser redigidas com base na Matriz de Responsabilizao (Anexo III). 45. Caso tenha sido constatado dbito, deve ser fixada data de sua ocorrncia. A apurao do dbito farse- mediante verificao, quando for possvel quantificar com exatido o real valor devido, e mediante estimativa, quando, por meios confiveis, apurar-se quantia que seguramente no excederia o real valor devido. 46. Em funo de sua significncia, as boas prticas do rgo/entidade (achados positivos) devem ser relatadas, desde que possam ser registradas como propostas de encaminhamento para que sejam adotadas como exemplo por outros gestores. 46.1 Os achados classificados como boas prticas sero relatados como Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria. Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria 47. So considerados Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria todos aqueles no previstos nas questes de auditoria formuladas na fase de planejamento, mas que, em funo de relevncia, materialidade ou risco, meream a ateno da equipe de auditoria. 48. A equipe deve avaliar se investigaes no previstas na fase de planejamento podem levar ao desvirtuamento da auditoria inicial, em termos de comprometimento do prazo e/ou das questes de auditoria. Se a magnitude das evidncias encontradas recomendar tratamento desses achados, devese avaliar a oportunidade e convenincia de faz-lo juntamente com o objetivo da fiscalizao. Prejudicada a hiptese, o fato deve ser comunicado ao titular da Unidade Tcnica Coordenadora que avaliar a convenincia e a oportunidade de propor nova fiscalizao. Caber, ainda, equipe, ao supervisor ou ao titular da Unidade Tcnica Coordenadora apresentar representao autnoma.
48-A. Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria investigados e abordados em relatrio devem ter o mesmo tratamento dos demais achados, devendo constar necessariamente nesta seo do relatrio os aspectos: situao encontrada; critrio de auditoria; evidncias; responsvel: qualificao, conduta, nexo de casualidade e culpabilidade; concluso da equipe de auditoria; e proposta de encaminhamento. 48-A.1. Devem constar, tambm, da Matriz de achados, com o destaque que se referem a Achados no decorrentes da investigao de questes de auditoria, e das sees do relatrio: Concluso e Propostas de encaminhamento. Tais achados, como os demais, devem estar devidamente sustentados por evidncias. 48-A.2. A investigao de assuntos no previstos inicialmente deve ser registrada na Introduo, subseo Objetivo e questes de auditoria, na qual ser feita meno ao objetivo original e incluso dos novos temas. Na Matriz de Planejamento e de Achados pode ser mantido o objetivo inicial. Concluso 49. Na concluso, as questes formuladas na Matriz de Planejamento devem ser respondidas, sintetizando-se os principais achados. 50. As referncias aos achados de auditoria devem indicar o(s) nmero(s) do(s) item(ns) em que cada um deles tratado no relatrio. 51. As concluses devem indicar o impacto dos achados nas contas dos rgos/entidades fiscalizados. Para tanto, necessrio identificar as responsabilidades ao longo do tempo, bem como o estado das respectivas contas (nmero do processo, se foi julgado etc). 52. Para a formulao da concluso, devem ser considerados os efeitos do achado, obtidos pela avaliao da diferena entre situao encontrada e o resultado que teria sido observado caso se tivesse seguido o critrio. 52-A. O benefcio estimado das propostas de encaminhamento deve ser relatado na concluso, agrupando-se propostas que contribuam para o mesmo benefcio. 52-B. Na concluso, podem ser feitas consideraes sobre o trabalho realizado, breves relatos de no deteco de impropriedades na investigao de questes de auditoria ou na apurao de denncias. Proposta de Encaminhamento 53. Na proposta de encaminhamento, quando for aplicvel, devem ser formuladas proposies de medidas saneadoras (audincia, citao) e/ou cautelares (afastamento temporrio do responsvel, indisponibilidade de bens do responsvel, arresto de bens do responsvel, suspenso de ato ou procedimento) para cada achado de auditoria, decorrentes ou no da investigao de questes de auditoria. 54. A incluso de propostas de determinao a outra Unidade do Tribunal deve ser precedida de entendimento entre os titulares. 55. A proposta de encaminhamento deve ser completa, contendo todas as medidas necessrias, tais como audincia, converso em TCE para fins de citao, medidas cautelares, arquivamento, apensamento s contas. Na sua elaborao, devem ser observadas as orientaes a seguir:
55.1. nas situaes que envolvam determinaes no cumpridas sem justificativa pertinente, deve ser includa proposta de aplicao de multa fundamentada no inciso VII ou VIII do Art. 268 do RI, bem como proposta de reiterao das determinaes, fixando prazo para o cumprimento destas; 55.2. nas situaes que envolvam recomendaes no implementadas, deve ser avaliada a convenincia e a oportunidade de converter as recomendaes em determinaes, fixando prazo para o cumprimento destas; 55-A. Quando da proposio de deliberaes que a Unidade Tcnica avalie que devam ser monitoradas, as seguintes propostas devem ser tambm elaboradas: 55-A.1. de realizao de verificao do cumprimento das deliberaes; 55-A.2. de fixao de prazo para cumprimento das deliberaes e/ou para elaborao e remessa de plano de ao; 56. As referncias aos achados de auditoria devem indicar o(s) nmero(s) do(s) item(ns) em que cada um deles tratado no relatrio. 57. Na redao da proposta de encaminhamento deve-se considerar que o ofcio a ser expedido aos responsveis ser redigido nos exatos termos da referida proposta, no caso de esta vir a ser acatada pelo Tribunal. 58. A redao das propostas de audincia ou citao deve ser precisa, completa e com estrutura lgica adequada. Os responsveis devem estar devidamente identificados (nome ou razo social, CPF ou CNPJ, cargo, perodo efetivo de exerccio no cargo, seja como substituto, seja como titular), sendo obrigatrio explicitar os fatos que levaram concluso de ter havido a irregularidade apontada (elemento ftico) e o dispositivo constitucional, legal ou regulamentar violado (aspecto normativo). Caso necessrio, a descrio dos fatos pode ser complementada pela remessa de peas do processo para o responsvel. 59. Por ocasio do despacho, o titular da Unidade Tcnica Coordenadora dever assegurar que os padres de auditoria do TCU definidos neste documento foram seguidos, homologando o formulrio de controle de qualidade de fiscalizao previsto no Anexo X. O atesto do titular da Unidade Tcnica Coordenadora no dever constar do documento do despacho. Anexos do Relatrio 59-A. Consideram-se anexos aqueles documentos que, embora diretamente relacionados aos assuntos tratados no relatrio, no sejam essenciais compreenso deste, tais como, memrias de clculo, protocolos de teste e descries detalhadas. A separao dos citados documentos visa a tornar o relatrio conciso, entretanto no deve causar prejuzo de entendimento para o leitor, cabendo a equipe avaliar cada caso. 59-B. Consideram-se anexos, ainda, aqueles documentos que por seu tamanho ou disposio grfica no possam constar do corpo do relatrio, tais como, tabelas, grficos e fotografias.
Documentos Juntados 60. Devem ser obrigatoriamente juntados ao processo de auditoria: Portaria(s) de Fiscalizao, rol de responsveis (com a identificao (nome, CPF, cargo, endereo, perodo efetivo de exerccio no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuies do cargo e norma do rgo que especifica essas atribuies para o caso de pessoa fsica; razo social, CNPJ e endereo para o caso de pessoa jurdica de direito privado; e nome para o caso de pessoa jurdica de direito pblico interno) de todos os responsveis pelas reas ou setores fiscalizados no perodo abrangido pela fiscalizao ou para os quais foram endereadas propostas de audincia ou de citao), relao dos atos, contratos ou processos includos na amostra auditada, ofcios de apresentao e de requisio, ofcios encaminhados equipe pelo fiscalizado e evidncias. 61. Ao final da auditoria, todos os papis de trabalho obtidos devem ser classificados em transitrios ou permanentes. 62. Papis de trabalho transitrios so aqueles necessrios ao trabalho somente por um perodo limitado, para assegurar a execuo de um procedimento ou a obteno de outros papis de trabalho subseqentes. 62.1. Para determinar se um papel de trabalho da auditoria transitrio, deve-se determinar se a respectiva informao foi utilizada para comprovar ou definir as questes e os procedimentos de auditoria; para controlar, auxiliar ou documentar a execuo da auditoria; ou ainda para evidenciar os achados. Se o papel de trabalho no foi utilizado para nenhuma dessas finalidades, transitrio. 62.2. Todos os papis de trabalho transitrios podem, a critrio da Unidade Tcnica Coordenadora, ser arquivados, tendo como referncia o nmero do processo de fiscalizao, para futura consulta ou descartados aps a anlise de eventuais razes de justificativas pela equipe de auditoria. 63. Todos os demais papis de trabalho obtidos, no classificados como transitrios, so considerados como papis de trabalho permanentes. 63.1. Os papis de trabalho permanentes devem, por sua vez, ser classificados em: a) evidncias dos achados e b) registros do trabalho executado (por exemplo: matrizes de planejamento, de achados e de responsabilizao, e formulrios de controle de qualidade). 64. As evidncias devem ser juntadas ao relatrio de auditoria. Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidncias devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal, contendo cada anexo, em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumrio dessas evidncias juntadas e indicao das respectivas folhas. 65. Todos os papis de trabalho permanentes que se constituam em registros do trabalho executado devem ser organizados em um ou mais volumes que devero ser armazenados na Unidade Tcnica Coordenadora, devendo ser descartados aps encerrados os prazos para recursos. 66. Os papis de trabalho permanentes em meio magntico devem ser armazenados no Sistema de Gesto de Documentos SisDoc.
V PADRES DE CONTROLE DE QUALIDADE 67. O controle de qualidade das auditorias visa exclusivamente melhoria da qualidade em termos de: aderncia aos padres de auditoria do Tribunal, reduo do tempo de tramitao dos processos de auditorias, diminuio do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento. 68. O controle de qualidade ser efetuado: 68.1. pela prpria equipe de auditoria; 68.2. pelo supervisor; 68.3. pelo gabinete do Ministro Relator, caso haja interesse; 68.4. pela Secretaria de Recursos, nos casos em que houver recurso; 68.5. pela Segecex, por amostragem e tendo por base suas prprias avaliaes e as avaliaes efetuadas pela equipe, pelo supervisor, pelos gabinetes e pela Serur. 69. Os formulrios de controle de qualidade do relatrio (Anexos IX Formulrio de Verificao da Equipe Auditoria de Conformidade e X Formulrio de Controle de Qualidade Supervisor Auditoria de Conformidade) devem ser preenchidos concomitantemente elaborao do relatrio, de modo a permitir avaliar a adequao da auditoria ao seu objetivo e a vinculao aos padres de auditoria adotados no Tribunal. 70. Pelo seu carter sigiloso, os formulrios de controle de qualidade somente podero ser acessados pelos membros da equipe, pelos seus superiores e pelas Unidades participantes da sistemtica de controle de qualidade.
VI GLOSSRIO Achado - Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constitudo de quatro atributos: situao encontrada, critrio, causa e efeito. Decorre da comparao da situao encontrada com o critrio e deve ser devidamente comprovado por evidncias juntadas ao relatrio. O achado pode ser negativo (quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas prticas de gesto). rea de fiscalizao Qualquer tema para o qual se justifique a adoo de procedimentos padronizados. Exemplos de reas de fiscalizao: licitaes, obras, pessoal, convnios, tecnologia da informao TI etc. Auditoria de conformidade Instrumento de fiscalizao utilizado pelo Tribunal para examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gesto dos responsveis sujeitos a sua jurisdio, quanto ao aspecto contbil, financeiro, oramentrio e patrimonial. Benefcio do controle Todo dbito, multa, economia, ganho ou melhoria decorrente da atuao do Tribunal, bem como a expectativa de controle gerada pelas aes do TCU. O benefcio pode ser: estimado: benefcio esperado em funo de propostas formuladas pela Unidade TcnicoExecutiva; potencial: benefcio relativo deliberao do Tribunal cujo cumprimento ainda no foi verificado; efetivo: benefcio decorrente do cumprimento de deliberao ou antecipado no mbito administrativo em razo de processo em andamento no TCU. A sistemtica de quantificao e registro dos benefcios das aes de controle externo est disciplinada em documento prprio. Causas do achado Atos; fatos; comportamentos; omisses ou vulnerabilidades, deficincias ou inexistncia de controles internos que contriburam significativamente para a divergncia entre a situao encontrada e o critrio. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os responsveis pelo ocorrido. Coordenador - Membro da equipe a quem compete, por fora de designao expressa na Portaria de Fiscalizao, liderar a equipe e represent-la perante o fiscalizado. Controles Internos Conjunto de atividades, planos, mtodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que os objetivos dos rgos e entidades da administrao pblica sejam alcanados, de forma confivel e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gesto, at a consecuo dos objetivos fixados pelo Poder Pblico. Critrio - Legislao, norma, jurisprudncia, entendimento doutrinrio ou ainda, no caso de auditorias operacionais, referenciais aceitos e/ou tecnicamente validados para o objeto sob anlise, como padres e boas prticas, que a equipe compara com a situao encontrada. Reflete como deveria ser a gesto. Custo da fiscalizao - Soma dos recursos despendidos pelo TCU na fiscalizao, incluindo a remunerao bruta da equipe em todas as fases da fiscalizao, as dirias e passagens, as indenizaes e restituies, os suprimentos de fundos e outras despesas de qualquer ordem.
Efeitos do achado - Conseqncias para o rgo/entidade, para o errio ou para a sociedade, resultantes da divergncia entre a situao encontrada e o critrio. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda eventuais benefcios no caso de achados positivos. So subdivididos em duas classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou no se concretizar (ACRDO n 1.292/2003 P). Elaborao do relatrio - Fase da fiscalizao na qual a equipe escreve o relatrio, com base nos papis de trabalho utilizados, obtidos e desenvolvidos nas fases anteriores. Esclarecimentos dos responsveis Justificativas apresentadas por escrito, como resposta aos ofcios de requisio, pelos responsveis do rgo/entidade acerca dos indcios investigados pela equipe. Escopo da fiscalizao Profundidade e amplitude do trabalho para alcanar o objetivo da fiscalizao. definido em funo do tempo e dos recursos humanos e materiais disponveis. Evidncias Informaes obtidas durante a fiscalizao no intuito de documentar os achados e de respaldar as opinies e concluses da equipe, podendo ser classificadas como fsicas, testemunhais, documentais e analticas. Devem ter os seguintes atributos: a) validade - a evidncia deve ser legtima, ou seja, baseada em informaes precisas e confiveis; b) confiabilidade - garantia de que sero obtidos os mesmos resultados se a fiscalizao for repetida. Para obter evidncias confiveis, importante considerar que: conveniente usar diferentes fontes; interessante usar diferentes abordagens; fontes externas, em geral, so mais confiveis que internas; evidncias documentais so mais confiveis que orais; evidncias obtidas por observao direta ou anlise so mais confiveis que aquelas obtidas indiretamente; c) relevncia - a evidncia relevante se for relacionada, de forma clara e lgica, aos critrios e objetivos da fiscalizao; d) suficincia - a quantidade e qualidade das evidncias obtidas devem persuadir o leitor de que os achados, concluses, recomendaes e determinaes da auditoria esto bem fundamentados. importante lembrar que a quantidade de evidncias no substitui a falta dos outros atributos (validade, confiabilidade, relevncia). Quanto maior a materialidade do objeto fiscalizado, o risco, e o grau de sensibilidade do fiscalizado a determinado assunto, maior ser a necessidade de evidncias mais robustas. A existncia de fiscalizaes anteriores tambm indica essa necessidade. Execuo - Fase da fiscalizao na qual a equipe utiliza as fontes de informao e aplica os procedimentos previstos na fase de Planejamento em busca de evidncias para fundamentar as concluses. Extrato de entrevista Papel de trabalho (Anexo VII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, tambm, referncias a evidncias que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado. Indcios - Discordncia entre a situao encontrada e o critrio, que ainda no foi devidamente investigada, nem est suficientemente suportado por evidncias a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidncias que transformam o indcio em achado, este deve ser includo no relatrio.
Levantamento Instrumento de fiscalizao utilizado pelo Tribunal para: conhecer a organizao e o funcionamento dos rgos e entidades da administrao direta, indireta ou fundacional dos Poderes da Unio, incluindo os fundos e demais instituies que lhe sejam jurisdicionadas, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contbeis, financeiros, oramentrios, operacionais e patrimoniais; identificar objetos e instrumentos de fiscalizao; e avaliar a viabilidade de realizao de fiscalizaes. Matriz de Achados - Documento que estrutura o desenvolvimento dos achados, explicitando, para cada um, a situao encontrada, o critrio adotado, as causas, os efeitos, as evidncias e as propostas de encaminhamento. Vide Anexo II. Matriz de Planejamento - Documento que organiza e sistematiza o planejamento do trabalho. No caso de auditorias de conformidade, relaciona, a partir do enunciado do objetivo da fiscalizao, as diversas questes de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informaes requeridas, as fontes de informaes, os procedimentos e os possveis achados, alm da indicao do membro da equipe responsvel pela execuo do procedimento, do perodo em que os procedimentos devero ser aplicados e da estimativa de custo da fiscalizao (vide Anexo I). Matriz de Responsabilizao - Documento que permite a verificao da responsabilidade pelo achado. Apresenta, para cada achado, o nome e a funo ou a razo social do responsvel, a conduta por ele praticada, o nexo de causalidade entre a conduta e o achado, e a anlise da culpabilidade. Vide Anexo III. Matrizes de Referncia Matrizes de Planejamento e de Achados preenchidas para determinadas reas de fiscalizao (Matrizes Padro) ou para temas especficos (por exemplo: matrizes utilizadas em FOC). Nas Matrizes de Referncia Padro, as questes, as informaes requeridas, as fontes de informao, os procedimentos, o detalhamento do procedimento, os possveis achados, o critrio e o tipo de deliberao j viro preenchidos. Na fase de planejamento, a equipe deve avaliar a convenincia de utilizar as Matrizes de Referncia existentes, tendo em conta o escopo da fiscalizao. Objetivo da fiscalizao - Declarao precisa daquilo que a fiscalizao pretende realizar e/ou da questo fundamental que dever ser esclarecida. Objeto Documento, projeto, programa, processo ou sistema no qual o procedimento ser aplicado e, porventura, o achado ser constatado. Exemplos de objetos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha financeira, processo licitatrio, oramento. Objeto da fiscalizao - Programa, atividade, projeto, processo ou sistema sujeito fiscalizao. Ofcio de apresentao Documento remetido pelo titular da Unidade Tcnica Coordenadora da fiscalizao ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado para apresentar os servidores designados e informar ou reiterar o objetivo da fiscalizao. Vide Anexo V. Ofcio de comunicao de fiscalizao - Documento remetido pelo titular da Unidade Tcnica Coordenadora ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado para comunicar, antecipadamente, a realizao da fiscalizao, informar seu objetivo, a deliberao que a originou e a data provvel para apresentao da equipe, bem como solicitar a disponibilizao dos documentos necessrios fiscalizao. Vide Anexo IV.
Ofcio de requisio - Documento dirigido pelo coordenador da equipe ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado para requisitar documentos, informaes e/ou esclarecimentos necessrios execuo do trabalho. Vide Anexo VI. rgo/entidade fiscalizado - Pessoa jurdica de direito pblico ou privado, sujeita jurisdio do TCU, em cujas dependncias ou rea de atuao desenvolve-se a fiscalizao. Padres de auditoria - Regras que devem ser observadas em relao ao planejamento, aos procedimentos e tcnicas a serem utilizados na execuo da auditoria, ao relatrio e qualidade da auditoria. Papis de trabalho Documentao que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informaes utilizadas, das verificaes a que procedeu e das concluses a que chegou, independentemente da forma, do meio fsico ou das caractersticas. Consideram-se papis de trabalho, entre outros, planilhas, formulrios, questionrios preenchidos, fotografias, arquivos de dados, de vdeo ou de udio, ofcios, memorandos, portarias, cpias de contratos ou termos de convnio, matrizes de planejamento, de achados e de responsabilizao. Planejamento - O planejamento a funo administrativa que determina antecipadamente quais so os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcan-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqncia. uma etapa fundamental para o sucesso da fiscalizao, sendo imprescindvel que seja alocado o tempo adequado para sua realizao. A tentativa de abreviar o tempo destinado ao planejamento muitas vezes redunda em problemas na execuo da fiscalizao, que podero provocar um acrscimo no tempo total de realizao do trabalho, alm de repercusses negativas em sua qualidade. Nas auditorias de conformidades, a elaborao do programa de auditoria composto pela Matriz de Planejamento o objetivo final da fase de planejamento. Plano de ao - Documento elaborado pelo gestor do rgo/entidade fiscalizado que explicita as medidas que sero tomadas para fins de cumprimento das deliberaes. Deve conter, no mnimo, por deliberao: as aes a serem tomadas; os responsveis pelas aes; os prazos para implementao. Para determinadas deliberaes, recomendvel, ainda, que o plano de ao contemple alguns elementos de medida, como indicadores e metas, e, quando possvel, os benefcios efetivos advindos da implementao das deliberaes. Portaria de Fiscalizao - Ato de designao da equipe, onde so identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, alm do objetivo dos trabalhos, os principais rgos/entidades fiscalizados, a deliberao que originou a fiscalizao, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execuo e de elaborao do relatrio. Portaria de Fiscalizao fase planejamento Ato de designao da equipe que contm os mesmos atributos da Portaria de Fiscalizao, destinando-se exclusivamente para a fase de planejamento de fiscalizaes cujo prazo total de durao estimado inicialmente seja superior a vinte dias teis. Portaria de Fiscalizao fases execuo e relatrio - Ato de designao da equipe que sucede a Portaria de Fiscalizao fase de planejamento e define as fases de execuo e elaborao do relatrio, destinando-se a fiscalizaes cujo prazo total de durao estimado inicialmente seja superior a vinte dias teis.
Procedimentos Itens de verificao, a serem executados durante a fiscalizao para consecuo do seu objetivo. Devem, na medida do possvel, ser detalhados em tarefas descritas de forma clara, de modo a no gerar dvidas ao executor e esclarecendo os aspectos a serem abordados, bem como expressando as tcnicas a serem utilizadas. Questes de auditoria - Aspectos que compem o escopo da fiscalizao e que devem ser investigados com vistas satisfao do objetivo. So detalhadas na Matriz de Planejamento. Reunio de apresentao - Reunio da equipe com o dirigente do rgo/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, na qual entregue o ofcio de apresentao e informado o objetivo do trabalho. Nos casos de auditoria de conformidade, so informados, ainda, os principais critrios inicialmente selecionados durante o planejamento. Reunio de encerramento - Reunio da equipe com o dirigente do rgo/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, ao final da fase de execuo, na qual so apresentadas as constataes do trabalho. Nos casos de auditoria de conformidade, sero apresentados os achados de auditoria. Significncia Conceito que engloba os atributos de relevncia, materialidade e risco. Situao encontrada - Situao existente, identificada e documentada durante a fase de execuo da fiscalizao. Deve contemplar o perodo de ocorrncia do achado. Superviso da fiscalizao - Requisito essencial na fiscalizao que implica orientao e controle para que se estabeleam os procedimentos e tcnicas a serem utilizados. As fiscalizaes devem ser supervisionadas para garantir que os objetivos sejam alcanados, assegurar a qualidade e desenvolver e capacitar os auditores. Supervisor - Diretor tcnico ou titular de Unidade Tcnica ou ainda seus respectivos substitutos legais, a quem compete realizar a superviso da fiscalizao. Tcnicas Formas ou maneiras utilizadas na aplicao dos procedimentos com vistas obteno de diferentes tipos de evidncias ou ao tratamento de informaes. As tcnicas mais usualmente utilizadas so: exame documental uma das tcnicas mais utilizadas no mbito do setor pblico, sendo muitas vezes, por falta de conhecimento daqueles que executam o trabalho, confundida com o prprio trabalho; no exame documental, a equipe dever observar se as transaes realizadas esto devidamente documentadas, se a documentao que suporta a operao contm indcios de inidoneidade, se a transao e a documentao suporte foram por pessoas responsveis e se a operao realizada adequada em funo das atividades do rgo/entidade; inspeo fsica constatao in loco, que dever fornecer equipe a certeza da existncia, ou no, do objeto ou item verificado; conferncia de clculos objetiva a conferncia das operaes que envolvam clculos; na aplicao da tcnica, a equipe no deve se limitar a conferir os clculos realizados por terceiros, fazendo-se necessria a efetivao de clculos prprios, que sero comparados, ao final, com aqueles apresentados pelo fiscalizado; observao consiste em olhar como um determinado processo ou procedimento est sendo executado por outros; entrevista consiste na elaborao de perguntas objetivando a obteno de respostas para quesitos previamente definidos; circularizao consiste na confirmao, junto a terceiros, de fatos alegados pela entidade; no planejamento dos trabalhos, a equipe deve considerar as partes externas que podem ser circularizadas e os objetivos de fiscalizao que podero ser satisfeitos pela circularizao;
conciliaes objetiva verificar a compatibilidade entre o saldo das contas sintticas com aqueles das contas analticas, ou ainda o confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas; anlise de contas contbeis objetiva examinar as transaes que geraram lanamentos em determinada conta contbil; essa tcnica parte dos lanamentos contbeis para a identificao dos fatos e documentos que o suportam; as contas so selecionadas em funo do objetivo geral e da sensibilidade da equipe; reviso analtica objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante ndices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas identificao de situaes ou tendncias atpicas. Na aplicao dos procedimentos de reviso analtica, o auditor deve considerar: a) o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcanveis; b) a natureza do rgo/entidade e o conhecimento adquirido em fiscalizaes anteriores; c) a disponibilidade de informaes, sua relevncia, confiabilidade e comparabilidade. Unidade Tcnica Coordenadora - Unidade Tcnica qual est vinculado o processo resultante do relatrio de fiscalizao. Viso Geral Objetiva o conhecimento e a compreenso do objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este est inserido. Em geral, compreende as seguintes informaes principais: descrio do objeto fiscalizado, com as caractersticas necessrias sua compreenso; legislao aplicvel; objetivos institucionais do rgo/entidade fiscalizado, quando for o caso; pontos crticos e deficincias no sistema de controle. Volume de Recursos Fiscalizados (VRF) - Montante efetivamente fiscalizado durante o trabalho. A Portaria-TCU n. 222, de 10 de outubro de 2003, aprova os critrios para clculo e registro do volume de recursos fiscalizados (VRF) nos processos de fiscalizao do Tribunal.
VII - ANEXOS
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Segedam Secretaria-Geral de Administrao
BTCU ESPECIAL
ANEXO I AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PLANEJAMENTO TC n Fiscalis n RGO/ENTIDADE: Declarar o(s) nome(s) do(s) principais rgo(s)/entidade(s) auditado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria. QUESTES DE AUDITORIA Apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compem o escopo da fiscalizao e que devem ser investigados com vistas satisfao do objetivo. DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO Descrever as tarefas que sero realizadas, de forma clara, esclarecendo os aspectos a serem abordados (itens de verificao ou check list).
INFORMAES REQUERIDAS Identificar as informaes necessrias para responder a questo de auditoria.
FONTES DE INFORMAO
PROCEDIMENTOS
OBJETOS Indicar o documento, o projeto, o programa, o processo, ou o sistema no qual o procedimento ser aplicado. Exemplos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha financeira, processo licitatrio, oramento.
MEMBRO RESPONSVEL Pessoa(s) da equipe encarregada(s) da execuo de cada procedimento.
PERODO Dia(s) em que o procedimento ser executado.
POSSVEIS ACHADOS Esclarecer precisamente que concluses ou resultados podem ser alcanados .
Identificar as Cdigo ou enunciado fontes de cada item do procedimento. de informao requerida da coluna anterior. Estas fontes esto relacionadas com as tcnicas empregadas.
P11 Q1 P12 P1n P21 Q2 P22 P2n
A1 A2 A3
A4 A5 A6
BTCU ESPECIAL
ESTIMATIVA DO CUSTO REMUNERAO PASSAGENS (R$) DIRIAS (R$) RESSARC. DESPESAS DE TRANSPORTE INDENIZ. DE TRANSPORTE SUPR. DE FUNDOS DESCONTO AUXLIO ALIMENTAO ADICIONAL EMBARQUE/ DESEMB. OUTROS CUSTOS (*) CUSTO TOTAL
(*) Especificar o custo, caso este campo seja preenchido. Equipe de Auditoria: Nome e matrcula Supervisor: Nome e matrcula
Instrues de preenchimento: A Matriz de Planejamento deve ser preenchida ao longo da fase de planejamento, com base nas informaes levantadas. O primeiro passo a prpria delimitao do objetivo da auditoria. Nem sempre o objetivo est claramente definido na deliberao que originou a auditoria. A discusso orientada pela matriz possibilita uma equalizao do entendimento do objetivo por toda a equipe. O prximo passo o detalhamento do objetivo da auditoria em questes a serem respondidas (primeiro campo da matriz), ao mesmo tempo em que se discute aonde se quer chegar com os questionamentos ( campo possveis achados). Em outras palavras preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido. As questes de auditoria devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o foco da investigao e os limites e dimenses que devem ser observados durante a execuo dos trabalhos. Devem, pois, ser elaboradas questes que enfoquem os principais aspectos do objetivo pretendido. Em seguida, procede-se explicitao das informaes necessrias, das fontes dessas informaes, de que tarefas devero ser realizadas para busc-las (utilizando quais tcnicas), por quem e quando. A cada um desses elementos necessrios resoluo das questes de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento. O preenchimento dessas colunas permitir concluir se as questes de auditoria tm condio de serem respondidas, ou seja, se, a princpio, h informaes suficientes e disponveis, se a equipe domina as tcnicas para coleta e tratamento dessas informaes e se as limitaes, que a abordagem adotada porventura se defronte, so contornveis. Finalmente, a equipe deve revisar toda a matriz, verificando se h coerncia lgica entre o objetivo e as questes e entre as questes e as possveis concluses, levando em conta as limitaes previstas.
BTCU ESPECIAL
ANEXO II AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE ACHADOS TC n ___________ Fiscalis n ___________ RGO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) rgo(s)/entidade(s) auditado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.
DESCRIO DO ACHADO Deve ser preenchido o enunciado do achado, basicamente o ttulo da irregularidade/ impropriedade. A1 A2 An SITUAO ENCONTRADA Situao existente, identificada, inclusive com o perodo de ocorrncia, e documentada durante a fase de execuo da auditoria
OBJETOS Indicar o documento, o projeto, o programa, o processo, ou o sistema no qual o achado foi constatado.
CRITRIO Legislao, norma, jurisprudncia, entendimento doutrinrio ou padro adotado
EVIDNCIA Informaes obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opinies e concluses da equipe
CAUSA O que motivou a ocorrncia do achado
EFEITO Conseqncias ou possveis conseqncias do achado. Deve ser atribuda a letra P ou a letra R, conforme o efeito seja potencial ou real.
ENCAMINHAMENTO Propostas da equipe de auditoria. Deve conter a identificao do(s) responsvel(eis).
Equipe de Auditoria: Nome e matrcula
Supervisor: Nome e matrcula
Instrues de preenchimento: A Matriz de Achados deve ser preenchida durante a fase de execuo da auditoria, medida que os achados vo sendo constatados. Os esclarecimentos dos responsveis acerca das causas dos achados, bem como da adequao dos critrios, devem ser colhidos ainda em campo, evitando-se mal entendidos que redundam em desperdcio de esforos com a realizao de audincias equivocadas. O preenchimento da coluna critrio permite a reviso da fundamentao legal, da jurisprudncia e da doutrina, diminuindo a possibilidade de eventuais omisses ou equvocos. A verificao da suficincia e qualidade das evidncias evita diligncias posteriores que retardam o encaminhamento do processo s instncias superiores. A coluna causa est intimamente relacionada imputao de responsabilidades em relao aos fatos encontrados na auditoria. A investigao acerca das causas deve ser feita quando relevante e necessria para dar consistncia s propostas de encaminhamento, seja de aplicao de penalidades ou, em caso contrrio, para afastar a ocorrncia de irregularidades. A anlise e o registro do efeito de cada ocorrncia na coluna respectiva servem para dimensionar a relevncia do prprio achado alm de fornecer elementos para a formulao das propostas de encaminhamento. Sempre que o achado se constituir em irregularidade, deve-se ter presente, ao preencher a coluna "encaminhamento", os dados registrados na Matriz de Responsabilizao. possvel que um mesmo benefcio esteja associado a mais de um achado. Como etapa final de elaborao da matriz, a comparao das colunas situao encontrada e encaminhamento diminui a possibilidade de eventuais achados sem respectivas propostas de encaminhamento.
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ANEXO III AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE MATRIZ DE RESPONSABILIZAO

TC n ___________ Fiscalis n ___________ RGO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) rgo(s)/entidade(s) auditado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria. ACHADO RESPONSVEL (IS) Pessoa fsica: nome, cargo e CPF; Pessoa jurdica de direito privado: razo social e CNPJ; Pessoa jurdica de direito pblico interno: nome. PERODO DE EXERCCIO Perodo efetivo de exerccio no cargo, seja como titular ou substituto. CONDUTA Ao ou omisso, culposa (por negligncia, imprudncia ou impercia) ou dolosa (por ter o responsvel querido produzir o resultado ou ter assumido o risco de produzi-lo), praticada pelo responsvel. NEXO DE CAUSALIDADE (entre a conduta e o resultado ilcito) Evidncias de que a conduta do responsvel contribuiu significativamente para o resultado ilcito, ou seja, de que foi uma das causas do resultado. CULPABILIDADE4 Reprovabilidade da conduta do gestor (no se aplica a pessoas jurdicas)
Correspondncia com a Matriz de Achados
A1
A2
An
Equipe de Auditoria: Nome e matrcula
Supervisor: Nome e matrcula
Instrues de preenchimento: A Matriz de Responsabilizao deve ser preenchida sempre que houver achados que se constituam em irregularidades e somente para esses achados. Aplica-se esta matriz tambm para os responsveis solidrios, que devem sempre ser arrolados desde o incio do processo, inclusive para fins de audincia ou citao. fundamental que o perodo de responsabilizao seja exato, j que a responsabilizao torna-se inadequada se o fato ocorrer durante as frias ou licena do gestor. Observar que podem ser responsabilizadas equipes, tais como comisses de licitao, identificando-se individualmente seus componentes e pessoas jurdicas integrantes ou no da administrao pblica. Ao preencher o campo "conduta", a equipe deve avaliar a necessidade de juntar norma do rgo/entidade que especifique as atribuies dos cargos (Estatuto, Regimento Interno etc). Para cada conduta irregular deve-se preencher uma linha da matriz, sendo suficiente somente uma linha no caso de vrios responsveis com idntica conduta. Condutas e resultados repetidos de um mesmo gestor (Ex.: vrias contrataes sem licitao), desde que idnticas, podem ser agrupadas em uma nica linha.
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Para facilitar o preenchimento do campo "nexo de causalidade", a equipe pode, hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do responsvel e se perguntar se ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso positivo, se teria ocorrido com a mesma gravidade. A inexistncia de nexo de causalidade significa que o gestor no pode ser responsabilizado pelo resultado. 4 Para preenchimento do campo "culpabilidade", devem-se responder as seguintes perguntas: a) houve boa-f do gestor? b) o gestor praticou o ato aps prvia consulta a rgos tcnicos ou, de algum modo, respaldado em parecer tcnico? c) razovel afirmar que era possvel ao gestor ter conscincia da ilicitude do ato que praticara? d) era razovel exigir do gestor conduta diversa daquela que ele adotou, consideradas as circunstncias que o cercavam? Caso afirmativo, qual seria essa conduta? Quando for o caso, tecer consideraes acerca da punibilidade do gestor (morte o que impede a aplicao de multa ou ainda a existncia de circunstncias atenuantes ou agravantes, como, por exemplo, medidas corretivas ou reparatrias adotadas pelo gestor, existncia de afirmaes ou documentos falsos etc). O preenchimento das colunas "nexo de causalidade" e "culpabilidade" balizar a formulao das propostas a serem includas no campo "encaminhamento" da Matriz de Achados.
31 31 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010
ANEXO IV AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE OFCIO DE COMUNICAO DE FISCALIZAO
Ofcio n XXX/2009 - (Indicar a Secretaria) (Localidade),____ de ___________de 2009. Senhor (descrever o Cargo), Comunico a V. Ex (S) que este Tribunal est iniciando trabalho de fiscalizao, coordenado pelo servidor (nome do servidor), nessa Unidade. O objetivo do trabalho ..., tendo sido originado da ... (Deliberao que determinou o trabalho). 2. A data provvel para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade XX/XX/2009. Desse modo, solicito que sejam inicialmente disponibilizados os documentos listados a seguir: a) Documento ou informao 1...; b) Documento ou informao 2...; c) Documento ou informao 3...; d) Documento ou informao ...; e) Documento ou informao n... CASO AINDA NO HAJA PREVISO DOS DOCUMENTOS NECESSRIOS: 2. A data provvel para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade XX/XX/2009. Desse modo, solicito que, oportunamente, ao serem detalhados, sejam disponibilizados os documentos necessrios auditoria. 3. Solicito, ainda, a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe e senha para acesso aos sistemas informatizados, bem como a designao de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos. Atenciosamente, _________________________ A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx (CEP) Municpio UF
ANEXO V AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE OFCIO DE APRESENTAO
Ofcio n XXX/2009- (Indicar a Secretaria) (Localidade),____de___________ de 2009.
Senhor (a) (descrever o Cargo), Apresento a V. Ex (S) o(s) Analista(s) e/ou o(s) Tcnico(s) de Controle Externo, rea Controle Externo, (nome completo do analista/tcnico), matrcula TCU n. xxx e (nome completo do analista/tcnico), matrcula TCU n xxx, designados pela Portaria n XXX, de XX/XX/2009, para realizarem, sob a coordenao do primeiro, trabalhos de fiscalizao nessa Unidade, objetivando ................................................................................. 2 Solicito a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e divulgao interna da fiscalizao e do local em que a equipe se encontra, bem como a designao de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos. 3 Agradeo, antecipadamente, a colaborao que for prestada aos tcnicos da referida equipe, facultando-lhes livre acesso s instalaes dessa Unidade, e aos documentos por eles solicitados, bem como provendo os meios necessrios execuo dos trabalhos. Ressalto que a obstruo ao livre exerccio das auditorias, bem como a sonegao de processo, documento ou informao ensejar a aplicao de multa nos termos do art. 268, inciso V e VI do Regimento Interno e art. 58, incisos V e VI da Lei n 8.443/92.
Atenciosamente, _________________________
A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx (CEP) Municpio - UF
ANEXO VI AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE OFCIO DE REQUISIO Ofcio de Requisio n YY-XXX/20092 (Localidade), ___ de ___________ de 2009
Senhor (a) (descrever o Cargo), Solicitamos a V. Ex (S), nos termos dos artigos 42 e 87 da Lei n 8.443/92, apresentar a esta equipe de auditoria a documentao/informao relacionada a seguir: a) Documento ou informao 1...; b) Documento ou informao 2...; c) Documento ou informao 3...; d) Documento ou informao...; e) Documento ou informao...; f) Documento ou informao n... Tal documentao/informao dever ser fornecida at o dia __/__/_____, s __:__ h.
NO CASO DE REITERAO, ACRESCENTAR:
Cientificamos V.Ex(S). que a sonegao de processo, documento ou informao ensejar a aplicao de multa nos termos do art. 268, inciso VI do Regimento Interno e art. 58, inciso VI da Lei n 8.443/92. NOME Coordenador da Equipe de Auditoria
Declaro ter recebido o original em ___/___/2009 s ___: ___ h. ________________________________________________ Assinatura e carimbo A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx(CEP) Municpio - UF
O cdigo XXX refere-se ao registro Fiscalis, enquanto que YY trata-se do nmero seqencial.
ANEXO VII AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE EXTRATO DE ENTREVISTA TC n ___________ Fiscalis n ___________ RGO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) rgo(s)/entidade(s) auditado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.
Tribunal de Contas da Unio

OBJETIVO DA ENTREVISTA O que a equipe pretende esclarecer por meio da entrevista LOCAL DA ENTREVISTA
EXTRATO DE ENTREVISTA
DATA/HORRIO
ENTREVISTADO(S) Nome(s), cargo(s), funo(es)
ENTREVISTADOR(ES)
SNTESE DAS INFORMAES OBTIDAS Resumir nesta coluna as perguntas efetuadas e as respostas dadas pelo(s) entrevistado(s) que forem consideradas relevantes para o desenvolvimento dos achados e das concluses da auditoria.
EVIDNCIAS Fazer referncia s evidncias que corroborem as informaes obtidas (se houver)
ASSINATURA LOCAL/DATA
ENTREVISTADOR Membro da equipe de auditoria responsvel pela elaborao do extrato de entrevista
ENTREVISTADO(S)
ANEXO VIII AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE FOLHA DE ROSTO TC n Relator: DA FISCALIZAO Modalidade: Conformidade Ato originrio: Acrdo n Objeto da fiscalizao: Ato de designao: Portaria de Fiscalizao - (Unidade Tcnica) n ..., de..... (fl. ...) Perodo abrangido pela fiscalizao: (perodo referente aos fatos analisados) Composio da equipe: .......... matr. (Coordenador) ........... matr. DO RGO/ENTIDADE FISCALIZADO rgo/entidade fiscalizado: Vinculao (ministrio): Vinculao TCU (unidade tcnica): Responsvel pelo rgo/entidade:3 nome: cargo: perodo: desde ......./......... Outros responsveis: vide rol fl. ... PROCESSO(S) CONEXO(S) - TC / Plenrio Fiscalizao n
Enumerar somente os atuais titulares dos rgos/entidades; o rol, com todos os responsveis devidamente identificados, deve ser juntado ao processo e ser elaborado com base na Matriz de Responsabilizao.
ANEXO IX AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULRIO DE VERIFICAO DA EQUIPE
AUDITORIA DE CONFORMIDADE
TC n ___________ Fiscalis n ___________

ITEM I Padres Gerais O supervisor orientou a equipe e acompanhou os trabalhos desde o incio do planejamento at a concluso do relatrio? O supervisor revisou e aprovou a Matriz de Planejamento? O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados? O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilizao? Foi encaminhado ofcio ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado com a devida antecedncia? II Padres de Planejamento O prazo destinado para a fase de planejamento foi suficiente para a obteno de informaes sobre o objeto fiscalizado, detalhamento dos procedimentos, discusso com o supervisor sobre procedimentos e tcnicas utilizadas na auditoria, e testes e reviso dos papis de trabalho? Foi elaborada a Matriz de Planejamento? Foram consultadas as fontes de informao elencadas neste documento? III Padres de Execuo Na reunio de apresentao, a equipe informou ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado o objetivo da auditoria? Foram colhidos atestados de recebimento nos ofcios de requisio? Foram verificadas as questes e aplicados os procedimentos da Matriz de Planejamento? As alteraes, porventura ocorridas, na Matriz de Planejamento foram submetidas ao supervisor? Foram colhidos esclarecimentos acerca das causas dos indcios? Foi elaborada a Matriz de Achados ao longo da execuo da auditoria? Foi preenchida a Matriz de Responsabilizao para todos os achados que possam resultar em audincia ou citao dos responsveis? Foi realizada reunio de encerramento para discusso dos achados de auditoria? IV Padres de Elaborao do Relatrio Foi elaborado resumo com no mximo duas pginas? Foi elaborado sumrio com listagem das principais divises do relatrio? Foi elaborada apresentao com relato de informaes que visam a contextualizar o trabalho, e meno a algumas especificidades ou a caractersticas da fiscalizao? 32 35 e 36 36 A 13 15 17 10 11.1 a 11.14 9 2e3 3.2 3.4 3.5 8 Item do documentoi N/Aii SIM NOiii
17.2 19 20 21 25
ITEM A introduo do relatrio contm os seguintes elementos, de forma concisa: razes que motivaram a realizao da auditoria e a indicao da deliberao que a originou; viso geral do objeto; objetivo e questes de auditoria; metodologia utilizada e limitaes da auditoria; volume de recursos fiscalizados; anlise dos reflexos dos processos conexos na auditoria? A descrio da viso geral no excedeu trs pginas? A anlise de cada achado de auditoria foi escrita de forma resumida e est devidamente estruturada sob os seguintes aspectos: situao encontrada; objetos; critrio; evidncias; causas; efeitos; identificao dos responsveis, esclarecimentos dos responsveis; concluso da equipe de auditoria e proposta de encaminhamento? Foram feitas remisses a todas as folhas do processo onde se encontram as evidncias que suportam os achados? Para todos os achados com proposta de audincia ou citao os respectivos responsveis esto devidamente identificados no rol de responsveis em anexo ao relatrio? Todos os dbitos identificados foram, quando possvel, quantificados ou, na impossibilidade de quantificao, estimados? Na concluso foram respondidas as principais questes formuladas na Matriz de Planejamento? Na concluso foram indicados os impactos dos achados nas contas dos rgos/entidades fiscalizados? Na concluso foram identificadas responsabilidades ao longo do tempo para cada um dos achados de auditoria? A proposta de encaminhamento contempla proposio de medidas saneadoras e/ou cautelares para todos os achados de auditoria? Na redao da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofcio a ser expedido pelo TCU ser redigido nos mesmos termos, com indicao da legislao pertinente? Os documentos juntados contm os seguintes elementos: rol de responsveis, amostra examinada, evidncias dos achados?
Item do documentoi
N/Aii
SIM
NOiii
37
37.2
39
41 44 45 49 51 51 53 57 60
Justificativas para as respostas negativas: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________ Registrar as alteraes porventura ocorridas na Matriz de Planejamento: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________ Equipe de Auditoria: Nome e matrcula Supervisor: Nome e matrcula
ANEXO X AOS PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULRIOiv DE CONTROLE DE QUALIDADE SUPERVISOR AUDITORIA DE CONFORMIDADE
1. INFORMAES GERAIS TC n ______________ Fiscalis n _______ n total de folhas do Relatrio: ___________

Fase Planejamento Execuo Relatrio Tempo entre a 1 verso entregue pela Equipe e a aprovao pelo Supervisor Previstov (dias teis) Realizadovi (dias teis)
2. PAPIS DE TRABALHO - marque com um X, ou conforme indicado, uma das opes a seguir:
Item 2.1 Matriz de Planejamento 2.2 Alteraes da Matriz de Planejamento 2.3 Matriz de Achados 2.4 Matriz de Responsabilizao 2.5 Resumo Satisfatrio Oportunidade de Melhoria No elaborado (NE) ou No aplicvel (NA)
3.
RELATRIO marque com um X uma das opes a seguir:

Item Avaliado Satisfatrio Oportunidade de Melhoria
3.1 O relatrio foi redigido com clareza, objetividade e correo gramatical? 3.2 O relatrio foi redigido de forma concisa, com pargrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria? 3.3 Os achados de auditoria esto descritos com exatido, sustentados por evidncias suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicao dos critrios (legislao) adotados, expressando convico da equipe de auditoria? 3.4 Foram feitas remisses das pginas de todas as evidncias juntadas aos autos? 3.5 As concluses esto adequadamente fundamentadas vii respondem s questes de auditoria, com remisso aos principais achados? 3.6 Existe consistncia entre o contedo do relatrio e a proposta de encaminhamento? 3.7 Na redao da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofcio viii a ser expedido pelo TCU ser redigido nos mesmos termos, com indicao da legislao pertinente? 3.8 A redao das propostas de audincia ou citao est precisa, completa e com estrutura lgica? 3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidncias e demais documentos essenciais compreenso deste?ix
4. AVALIAO DOS RESULTADOS DO TRABALHO marque com um X uma das opes seguir:
Item avaliado 4.1 O objetivo do trabalho de auditoria foi alcanado? 4.2 As questes de auditoria foram investigadas com a profundidade necessria? 4.3 Foram identificados responsveis para as ocorrncias verificadas? 4.4 As propostas de encaminhamento so bastantes e suficientes para que as irregularidade e/ou impropriedades no voltem a ocorrer? 4.5 As propostas de encaminhamento so passveis de implementao pelo rgo/entidade fiscalizado? 4.6 O trabalho de auditoria realizado foi oportuno e tempestivo? 4.7 A auditoria foi realizada de forma econmica, eficiente e eficaz?
Satisfatrio
Oportunidade de Melhoria
Detalhar, caso julgue necessrio, os pontos no satisfatrios _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 5. BOAS PRTICAS - Quando o relatrio, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, de achados e de responsabilizao) puder ser considerado como BOA PRTICA, cuja divulgao para utilizao como modelo em auditorias similares seja recomendvel, registrar tal informao no campo a seguir, justificando sua indicao. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar justificativa para eventuais oportunidades de melhoria que no puderam ser incorporadas verso final do relatrio (por exemplo, melhorias em futuras matrizes de planejamento). _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Preenchido por: _____________________________ Supervisor Em: ___/___/______
Parecer do Secretrio: (
) Aprovado ou (
) Aprovado com as seguintes observaes:
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ _____________________________ Secretrio Em: ___/___/______
Posicionamento da Equipe de Auditoria: ( ) Concorda ou ( ) No concorda nos seguintes aspectos: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
Nome e matrcula
i ii
Padres de Auditoria de Conformidade segunda reviso. Marcar quando o item no se aplicar auditoria. Apresentar justificativas no caso de respostas negativas.
iii
iv
Este formulrio deve ser utilizado ao longo da auditoria, para auxiliar a superviso concomitante. O preenchimento do formulrio pode ser alterado medida que o trabalho esteja sendo executado, de acordo com as alteraes introduzidas nos papis de trabalho e no relatrio. A verso final deste formulrio, a ser armazenada com papel de trabalho permanente, deve refletir a verso final do relatrio (assinado pela Equipe de Auditoria).
v
Considerar eventuais portarias de prorrogao. O registro do prazo efetivamente realizado imprescindvel para a avaliao da TEMPESTIVIDADE.
vi
vii
As concluses devem estar fundamentadas nos achados de auditoria e em argumentos respaldados na legislao, jurisprudncia e doutrina, pertinentes anlise efetuada para a Equipe de Auditoria.
viii
Caso a proposta de encaminhamento seja acolhida pelo Relator, esta deve permitir que os ofcios de audincia, citao, determinao ou comunicao ao(s) responsvel(eis) sejam expedidos pela Unidade Tcnica competente transcrevendo-se ipsis literis as respectivas propostas.
ix
Documentos que devem ser obrigatoriamente juntados ao processo: Portaria(s) de Fiscalizao, rol de responsveis, relao dos atos, contratos ou processos includos na amostra fiscalizada, ofcios de apresentao e de requisio e todas as evidncias dos achados. Processos com muitos volumes dificultam a leitura, devendo-se, portanto, evitar a anexao de documentos no obrigatrios.

BTCU-ESPECIAL-02-de-03-02-2010 Padrões de Auditoria e E CONFORMIDADE

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Braslia, 3 de fevereiro de 2010 - Ano XLIII - N2

PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Boletim do Tribunal de Contas da Unio http://www.tcu.gov.br BTCU@tcu.gov.br

Semanal. Continuao de: Boletim Interno do Tribunal de Contas da Unio.

1. Ato administrativo - peridico. I. Brasil. Tribunal de Contas da Unio (TCU).

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

1 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

(Republicada por ter sado com incorreo no original)

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

2 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO

PADRES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

SEGECEX / ADPLAN AGOSTO/2009 REVISO 02

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

3 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

I. II. III. IV. V. VI.

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

4 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

As expresses em negrito constam do glossrio e o sublinhado destina-se nfase.

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

5 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

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6 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

7 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

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8 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

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9 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

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10 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

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11 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

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12 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

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13 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

14 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

Desenvolver as concluses e as propostas de encaminhamento

Estimar o benefcio das propostas de encaminhamento

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

15 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

16 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

17 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

18 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

\\tcu\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\tcu\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\tcu\_tcu_UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)

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19 BTCU Braslia Ano xliii n. 2 3/ fev. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Administrao BTCU ESPECIAL

Ofcio n XXX/2009- (Indicar a Secretaria) (Localidade),de_______ de 2009.

TC n _ Fiscalis n _