Que es una PMO?

Antecedentes Para ITIL el producto por excelencia de IT es un servicio informtico. Para implantar dichos servicios, el personal informtico generalmente utiliza el concepto de proyecto para dirigir, planificar, organizar, y entregar la solucin demandada. Un proyecto1 es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado idealmente en tiempo, inversin y alineada a los objetivos organizacionales. Con la globalizacin, los avances tecnolgicos, ciclos de negocios ms cortos y complejos, y en general, una mayor competitividad en el mercado, las organizaciones presionan a los departamentos informticos por servicios informticos que les permitan estar un paso adelante de sus competidores y mejorar su posicin en el mercado. Obviamente, dicha presin se traslada a IT, quien las convierte en proyectos de todo tipo. Ejemplo de ello, resultan en aplicaciones de e-Commerce, ERP, CRM, Business Intelligence, una VLAN, una red WIFI, un nuevo centro de cmputos, un nuevo servidor de e-Mails, entre otros. Todo ello redunda en un grupo de proyectos que deben ser dirigidos y coordinados de manera simultnea, productiva y que generalmente tienen tiempos de entrega bastante ajustados por parte de los usuarios demandantes. Desafortunada e histricamente existe una alta tasa, que muchos la sitan alrededor del 70%, en fracasos o fallas en la ejecucin de los proyectos tecnolgicos. Motivo por lo cual se ha estigmatizado a muchos departamentos informticos como un mal necesario, o un grupo de personas sin conocimiento del negocio, y menos an sin ninguna sintona con las necesidades y objetivos empresariales. Para minimizar los riesgos en la entrega de los proyectos, y al mismo tiempo alinear los proyectos a las necesidades reales del negocio, ha emergido con fuerza en los ltimos aos el concepto de Oficina de Proyectos, conocido popularmente como PMO (Project Management Office), que trata en todo caso, de levantar la mala imagen y reputacin del departamento de IT, y al mismo tiempo tratar de cumplir con los objetivos de los proyectos definidos, y por ende, los de la organizacin.

Definicin de PMO Existen varios conceptos de una oficina de proyectos (PMO) una de ella la define como una unidad organizacional, fsica o virtual, especialmente diseada para dirigir y controlar el desarrollo de un grupo de proyectos informticos de manera simultnea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo, demora, inversiones, etc.). El PMBOK la define como una unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo. Es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organizacin. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades especficas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la direccin de proyectos, programas o ambos. Caractersticas de una PMO - Acta como un rgano de gobierno sobre los proyectos. - Posee respaldo de la alta direccin de IT. - Roles y autoridades perfectamente definida. - Dependiendo del tamao de la organizacin podr tener entre 1 6 personas. - Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO. - Identificacin y desarrollo de la metodologa de direccin de proyectos, de las mejores prcticas y de las normas. - Oficina de informacin y administracin de polticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentacin compartida. - Direccin de configuracin centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.

- Repositorio y gestin centralizados para riesgos compartidos y nicos para todos los proyectos. - Oficina central para la operacin y gestin de herramientas del proyecto, como el software para la direccin de proyectos en toda la empresa. - Coordinacin central de la gestin de las comunicaciones entre proyectos - Una plataforma gua para directores del proyecto. - Supervisin central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el mbito empresarial. - Coordinacin de los estndares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organizacin de evaluacin de calidad de personal o de estndares interna o externa Ventajas y desventajas Entre sus principales ventajas: - Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando as riesgos de fracaso - Procesos y mtricas estndar para todos los proyectos - Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos

Entre sus potenciales desventajas: - Puede ser percibida como un ente burocrtico - Personal no preparado puede ser un riesgo - Falta de herramientas de automatizacin de los procesos - Puede ser difcil medir el xito de una PMO - La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos Tipos de PMO Casey y Peck (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Ellos son:

1) Weather Station (Estacin meteorolgica), una especie de PMO cuya misin esencial es emitir informes y mtricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO 2) Control Tower (Torre de control), ejerce un poco ms de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de stos. Incluso estandariza polticas y procedimientos para gobernar planificacin, ejecucin y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creacin de un comit para seleccionar y definir estndares sobre los proyectos. 3) Resource Pool, corresponde con un inventario de recursos disponibles a los jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida. Objetivos Entre los ms relevantes objetivos de una PMO estn: - Reducir fallas de los proyectos IT - Reducir gastos innecesarios en los proyectos - Completar proyectos en el tiempo planificado - Estandarizar procesos, metodologas, mejores prcticas y nomenclatura en la direccin de proyectos

Funciones - Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos. - Proporcionar apoyo tcnico de proyectos a encargados de proyectos - Administrar el pool de recursos para una efectiva direccin de proyectos - Apoyar la elaboracin del plan de proyectos y su interaccin con otros planes. - Evaluar viabilidad econmica (ROI, NPV, TIR), tcnica, operativa y alineacin con los objetivos del negocio - Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos. - Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.

- Documentar los procesos, metodologas y mtricas de gestin de proyectos. - Coordinar proyectos a su cargo. - Generar y/o propiciar la generacin de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto - Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad definidos en la organizacin. - Define y establece estndares - Gerencia la cartera de proyectos de la empresa. - Revisa los requerimientos de proyectos y apoya en la seleccin de los mismos. - Realiza el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre. - Gestiona el rendimiento de la oficina a travs del anlisis y reporte de mtricas. Dominios y alcance - Proporciona apoyo y soporte en temas relacionados con tcnicas de Gerencia de Proyectos. - Metodologas de estimacin de recursos utilizados en los proyectos (tiempo, inversin, RRHH, etc.) - Gestin de riesgos y problemas. - Apoyo a la gestin del cambio organizacional y estrategias de comunicacin. - Apoyo y control en la definicin de estndares de calidad. - Apoyo en relacin a la arquitectura tcnica. - Apoya y asesora en lo relativo a estndares de metodologas y desarrollo de proyectos.

Triangulo de valor de una PMO Una PMO ofrece un conjunto de alternativas vlidas para aquellas organizaciones que la implementan. Letavec (2007) define el tringulo de valor de una PMO (PMOVT) el cual no es ms que los tres (3) elementos que ms aportan valor a la organizacin que implante la PMO. Ellos son:

Estndar: Es un conjunto de polticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organizacin. Se estandarizan plantillas, informes, mtricas, etc. Conocimiento: Ejecutar actividades asociados con la adquisicin y diseminacin de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.). Consultoria: Asistir y/o gestionar las prcticas de los Project Managers. Mtricas e indicadores Los objetivos de la PMO debern ser lo suficientemente claros y medibles en el tiempo, todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas. Algunas mtricas, cuadros de mandos y otros KPIs son los siguientes: - Gestin del riesgo. - Hitos importantes de los proyectos, incluyendo alertas, y abiertos y cerrados. - Inversiones de proyectos por fase, recurso, tarea, etc. - Gestin de problemas (issues) durante la ejecucin de los proyectos. - Por programas; inversin, inventario de proyectos, beneficios esperados, etc. - Proyectos ordenados por presupuesto. - Pronstico y disponibilidad de recursos - Entre otros cuadros de mando, dashboards, etc.

Referencias William Casey and Wendi Peck (2001). Choosing the Right PMO Setup. PM Network, Volume 15, Number 2. Project Management Institute (2004). Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Tercera Edicin - (Gua del PMBOK). Letavec, Craig (2007). Establishing the PMO Value Proposition. The PMO Book.