Manual de Compras do IPREJUN

Instituto de Previdência
do Município de Jundiaí
Manual de Compras
DG - CP
www.iprejun.sp.gov.br DG - CP - Manual de Compras Atualizado em: 15/03/2023 Pág. 1/30

DG - CP - Manual de Compras
Sumário:
1 Regras de Procedimento para Compras............................................................................ 4
1.1 Regulamentação utilizada .......................................................................................................................... 4
1.2 Objetivo........................................................................................................................................................ 4
1.3 Documentos Referenciados ...................................................................................................................... 4
1.4 Requisição de Compras ............................................................................................................................. 4
1.5 Formalização do processo de compras ................................................................................................... 4
1.6 Cotação de preços ...................................................................................................................................... 5
1.7 Solicitação de Saldo de Reserva e Dotação ............................................................................................ 5
1.8 Procedimentos específicos, de acordo com a modalidade licitatória: ................................................. 6
1.8.1 Dispensa de Licitação ............................................................................................................................... 6
1.8.2 Inexigibilidade, por inviabilidade de competição ...................................................................................... 6
1.8.3 Demais contratações ................................................................................................................................ 6
1.9 Assinatura do Contrato ............................................................................................................................ 10
1.9.1 Redação do Contrato .............................................................................................................................. 10
1.9.2 Emissão do ofício ................................................................................................................................... 11
1.9.3 Assinatura do contrato ............................................................................................................................ 11
1.9.4 Publicação do extrato ............................................................................................................................. 11
1.10 Recebimento do Objeto ........................................................................................................................... 12
1.11 Entrada das Mercadorias ......................................................................................................................... 12
1.12 Pagamento................................................................................................................................................. 12
1.13 Arquivo ...................................................................................................................................................... 12
1.14 Disposições Gerais .................................................................................................................................. 12
2 ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA .................................... 13
2.1 Objeto......................................................................................................................................................... 13
2.2 Justificativa da contratação .................................................................................................................... 13
2.3 Especificação do objeto ........................................................................................................................... 13
2.4 Locais das entregas do bem/serviços .................................................................................................... 13
2.5 Prazo de execução/vigência do contrato ............................................................................................... 13
2.6 Das responsabilidades e obrigações da contratada e contratante ..................................................... 13
2.7 Acompanhamento da execução .............................................................................................................. 13
2.8 Das sanções .............................................................................................................................................. 13
2.9 Disposições gerais/informações complementares ............................................................................... 13
2.10 Nome e cargo do responsável pela elaboração .................................................................................... 13
3 Instruções para envio das informações ao AUDESP ..................................................... 14
3.1 1ª forma - Via Interação Direta ................................................................................................................. 14
3.1.1 Aba – Dados Adicionais .......................................................................................................................... 14
3.1.2 Aba – Pré-Qualificação ........................................................................................................................... 14
3.1.3 Aba – Edital............................................................................................................................................. 14
3.1.4 Aba – Parecer Jurídico / Garantia .......................................................................................................... 14
3.1.5 Aba – Índices Econômicos ..................................................................................................................... 14
3.1.6 Aba – Critério de julgamento .................................................................................................................. 15
3.1.7 Aba – Ata de Recebimento da Documentação ...................................................................................... 15

3.1.8 Aba – Relatório de Qualificação Técnica ............................................................................................... 15
3.1.9 Aba – Participantes ................................................................................................................................. 15
3.1.10 Aba – Julgamento e sua Publicação ...................................................................................................... 15
3.1.11 Aba – Recursos ...................................................................................................................................... 15
3.1.12 Aba – Homologação ............................................................................................................................... 15
3.2 2ª forma – Via Coletor .............................................................................................................................. 15
3.2.1 Preenchimento de dados.........................................................................................................................12
3.2.2 Gerar XML dos Arquivos.............................................................................................................................18
3.2.3 Envio via coletor.........................................................................................................................................18

1 Regras de Procedimento para Compras
Unidade Gestora/Executora: Diretoria do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças
Unidade Atendida: Diretoria do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças
1.1 Regulamentação utilizada

Lei n.º 14.133/21 e alterações.
1.2 Objetivo
Definir procedimentos para todos os passos necessários às compras efetuadas pelo IPREJUN.
1.3 Documentos Referenciados

• Modelos\DPGF-CP\Minuta_Edital_Pregao_Presencial
• Modelos\DPGF-CP\Minuta_Contrato
• Manuais_Sistemas\SIIM-Sistema de Compras
• Manuais_Sistemas\SEI-Compras
• Manuais_Sistemas\SIIM_CompraAberta
• Modelos\DPGF-CP\Termo_de_Ciencia_e_de_Notificacao_Contratos
1.4 Requisição de Compras

A requisição de materiais, produtos ou serviços deverá ser direcionada pelos setores interessados ao responsável
pela área de compras do IPREJUN.
As requisições deverão conter a identificação do setor solicitante, nome do responsável pela requisição, descrição
clara e objetiva do material ou serviço desejado e justificativa para a solicitação.
Havendo um prazo necessário para a entrega do material ou efetivação do serviço, este também deverá ser
informado e justificado.
Considerando a complexidade do material solicitado ou da contratação de serviços, poderá ser solicitada ao setor
requisitante a elaboração de “Estudo Técnico Preliminar”, que demonstre a real necessidade que justifique a
contratação ou aquisição e analise a sua viabilidade técnica, e um “Termo de Referência” (conforme ROTEIRO
PARA ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA), contendo todas as informações necessárias à descrição do
objeto, devidamente assinado pelo responsável pelo setor.
Tratando-se de materiais, o responsável pelo setor de Compras verificará junto ao Almoxarifado do IPREJUN,
previamente, se há disponibilidade do material solicitado.
Identificando a necessidade de uma nova compra, o Setor de Compras deverá abrir uma Requisição através do
sistema de compras, descrevendo os itens, bem como suas informações, como unidade de medida, quantidade etc.
Também deve constar o código da despesa, fornecido pela contabilidade, para posterior reserva de recursos e
empenho.
A Requisição deverá ser autorizada pela Diretoria do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças para início
do procedimento de compras.
1.5 Formalização do processo de compras

O processo de compras terá início após a aprovação do pedido pela Diretoria do Departamento de Planejamento,
Gestão e Finanças.
O processo será autuado eletronicamente, no sistema eletrônico de informações -SEI, na unidade CP (Compras).
Após aberto o processo no sistema SEI, será incluída uma solicitação de abertura de processo administrativo e será
solicitada a assinatura eletrônica do Diretor Presidente.
Após assinado, o processo será encaminhado para DAF – Diretoria Departamento de Planejamento, Gestão e
Finanças

O cadastro do processo será inserido no sistema informatizado de compras logo após o protocolo.
1.6 Cotação de preços

A Diretoria do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças-DAF anexará ao processo um termo de referência
e a solicitação de cotação e devolverá para a unidade CP.
A cotação de preços será realizada através de, no mínimo, 3 (três) orçamentos, que serão juntados aos autos,
elegendo-se o de menor preço, no caso de dispensa de licitação, ou informando-se o valor médio, no caso de outra
modalidade licitatória.
A pesquisa de preços poderá ser:
a) Realizada junto a portais de compras governamentais;
b) Baseada em pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio
público, desde que contenham a data e hora de acesso;
c) Fundamentada em contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos últimos
180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;
d) Pesquisa junto a fornecedores: a pesquisa junto a fornecedores poderá ocorrer via e-mail, devendo nesse caso
estar anexada à proposta a folha rosto da mensagem de e-mail, contendo data, hora e remetente.
Os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados serão desconsiderados para a obtenção do resultado da
pesquisa de preços, devendo ser fundamentados e descritos no processo administrativo.
As propostas deverão atender as especificações exigidas no Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência, no
projeto básico ou àquelas solicitadas pelo setor requisitante.
As propostas obtidas na fase de cotação de preços deverão ser digitadas e julgadas no sistema de compras, com
as seguintes informações:
• Número da Requisição
• Data
• Número do Processo
• Tipo de Licitação (nesse caso, dispensa de licitação)
• Razão Social (dos fornecedores que enviaram os orçamentos)
• Dados das propostas (valor, forma de pagamento, validade da proposta, prazo de entrega etc.)
Deverá constar dos autos um relatório com o demonstrativo da cotação.
Havendo a possibilidade compra através do procedimento de dispensa de licitação, previsto na Lei n.º 14.133/21,
art. 24, incisos I e II, essa deverá ser expressamente indicada pelo Setor de Compras, que indicará ainda o menor
valor para a contratação (Procedimento Dispensa).
Nas demais situações, deverá ser apurada a média de preços de mercado (Procedimento Licitatório).
O Setor de Compras juntará ao processo SEI a requisição emitida e assinada por certificado digital.
Além da requisição de compras, será anexado ao processo SEI os orçamentos/cotações recebidas, que também
deverão ser anexadas no sistema informatizado de compras, para que seja emitido um mapa demonstrativo das
cotações.
Emitido o mapa demonstrativo das cotações, solicitar que seja assinado com certificado digital e após será anexado
ao processo SEI.
1.7 Solicitação de Saldo de Reserva e Dotação

Encaminha-se o processo ao setor de Contabilidade, onde será efetuada a reserva de saldo do valor apurado
através da cotação de preços, e informada a dotação para a realização da compra, com seu respectivo saldo
disponível.

1.8 Procedimentos específicos, de acordo com a modalidade licitatória:
1.8.1 Dispensa de Licitação

Para as contratações enquadradas no art. 75, incisos I e II da Lei n.º 14.133/21 (Dispensa de Licitação), deverão
ser juntados os seguintes documentos:
a) Solicitação de abertura de processo administrativo
b) Solicitação de cotação
c) Requisição
d) Mapa demonstrativo
e) Autorização da contratação pelo Diretor-Presidente (Ordenador da Despesa)
f) Documentos de habilitação, previstos no art. 62 da Lei n.º 14.133/21
g) Pedido de Compra
h) Solicitação de Empenho
i) Nota de Empenho de Despesa
j) Nota Fiscal
k) Comprovante de pagamento
1.8.2 Inexigibilidade, por inviabilidade de competição

Para as contratações enquadradas no art. 74 da Lei n.º 14.133/21 (Inexigibilidade, por inviabilidade de competição),
deverão ser juntados os seguintes documentos, de acordo com o objeto:
a) Solicitação de abertura de processo administrativo
b) Requisição
c) Comprovação de exclusividade, através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em
que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou,
ainda, pelas entidades equivalentes (em caso de fornecedor exclusivo) ou
d) Comprovação de notória especialização do profissional ou empresa cujo conceito no campo de sua
especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, publicações, organização,
aparelhamento, equipe técnica, ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o
seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato (para
contratação de Cursos, Palestras, Treinamentos etc);
e) Autorização da contratação pelo Diretor-Presidente (Ordenador da Despesa)
f) Documentos de habilitação, previstos no art. 62 da Lei n.º 14.133/21
g) Solicitação de Empenho
h) Nota de Empenho de Despesa
i) Nota Fiscal
j) Comprovante de pagamento
1.8.3 Demais contratações

Para as demais contratações, que exigem formal procedimento Licitatório, nos termos da Lei n.º 14.133/21, deverão
ser adotados procedimentos adicionais:
A Diretoria do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças-DAF anexará ao processo SEI a solicitação de
reserva e impacto e enviará o processo para a unidade CT (Contabilidade).
A unidade CT incluirá a declaração de impacto orçamentário e financeiro, bem como o balanço, extrato bancário, a
reserva de recursos e a declaração LRF, onde deverá constar a assinatura do Diretor Presidente e da Diretora do
Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças.
A unidade DAF incluirá o despacho a comissão de licitações, assinado pelo Diretor Presidente e pela Diretora do
Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças e encaminhará para a unidade CP (Compras).
1.8.3.1 Envio ao Agente de Contratações para processamento do certame.
A licitação será conduzida por agente de contratação, pessoa designada pela autoridade competente para tomar
decisões, acompanhar o trâmite da licitação, dar impulso ao procedimento licitatório e executar quaisquer outras
atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação. O agente de contratação será auxiliado
por equipe de apoio e, em licitação que envolva bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser

substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, 3 (três) membros, que responderão solidariamente
por todos os atos praticados pela comissão.
Deverá ser anexado ao processo SEI a portaria de nomeação do Agente de Contratação.
Após análise dos requisitos da Lei n.º 14.133/21, deverá ser definida a modalidade licitatória mais adequada a
contratação.
Será incluído no processo SEI a indicação de modalidade licitatória, com a assinatura do agentes envolvidos.
Tratando-se de bens e serviços comuns, é aplicável a modalidade Pregão, prevista no art. 28, Inciso I da Lei n.º
14.133/21. O certame será realizado por Pregoeiros devidamente indicados pelo Diretor-Presidente.
Tratando-se de bens e serviços específicos, deverá ser observado o rito próprio, conforme previsão da Lei n.º
14.133/21.
1.8.3.2 Elaboração de minuta de Edital.
A minuta apresentada em Modelos\DPGF-CP\Minuta_Edital_Pregao_Presencial poderá ser adaptada de acordo
com a natureza do objeto e a modalidade licitatória escolhida.
Deverá ser anexado ao processo SEI a minuta do edital, para posterior envio a Procuradora Jurídica para parecer.
1.8.3.3 Envio da minuta para análise da Procuradoria Jurídica
Envio da minuta para análise da Procuradoria Jurídica, para aprovação ou não do Edital, bem como os
apontamentos necessários. Estando correto, encaminha-se a Comissão de Licitação para prosseguimento do
certame
A unidade PJ (Procuradoria Jurídica) incluirá no processo SEI o seu parecer e encaminhará para a unidade CP.
1.8.3.4 2.5.3.4 Cadastro no sistema
Com a Minuta do Edital finalizada, inicia-se o processo de cadastro do certame em sistema de compras:
Os seguintes dados devem ser preenchidos:
a) Número da Requisição
b) Número da Licitação
c) Modalidade da Licitação
d) Data, local e horário da realização do Pregão
e) Comissão de Licitação (Pregoeiro e Equipe de Apoio)
f) Itens da Licitação (produto, quantidade etc.)
Anexar o Edital finalizado no processo no sistema SEI.
1.8.3.5 Publicação
Estando aprovado o Edital, procede-se com as devidas publicações de acordo com a Legislação, na Imprensa Oficial
do Município e do Estado.
Será incluído no processo SEI o aviso de publicação e posteriormente as publicações.
1.8.3.6 Sessão Pública de Pregão Presencial (precisa de revisão)
Procedimentos adotados pelo Pregoeiro na Sessão Pública (para a aquisição de bens e serviços comuns, aplicáveis
os procedimentos previstos na Lei nº 10.520/02).
a) A sessão pública inicia-se no local, data e horário determinados no edital.
b) É declarada aberta a sessão do pregão.
c) Credenciamento dos interessados: verificação de quem são os representes presentes (proprietários, sócios-
gerentes, prepostos, procuradores, etc.) e quais são os seus poderes.
d) Recebimento da declaração prevista no At.4º – Inc. VII da Lei nº 10.520/02 (Declaração de cumprimento de
todos os requisitos habilitatórios previstos no Edital), bem como a declaração de elaboração independente de
proposta, na forma da IN nº 02/09 do MPOG.
e) Entrega dos envelopes (propostas e documentos) de todos os licitantes – verificar lacre e protocolo.
f) Disponibilizar os envelopes para vistas entre os participantes do certame e membros da equipe.
g) Abertura de todos os envelopes que contém as propostas comerciais (envelope 1), verificando se o que foi
proposto por escrito atende os requisitos exigidos pelo edital.
h) Seleção da proposta de valor mais baixo, e todas com preço até 10% superior àquela.

i) Condução da etapa de lances verbais, visando obtenção do preço mais vantajoso.
j) Esgotada a etapa de lances verbais, as propostas devem ser ordenadas (do menor para o maior preço).
k) Convocação de empresa enquadrada Lei Complementar 123/2006 (Micro ou Pequena Empresa), que esteja em
situação de empate ficto, na forma do art. 45 da citada lei (direito de preferência).
l) Negociação com o licitante classificado em primeiro lugar para que seja obtido preço ainda melhor para a
aquisição do produto.
m) Decisão motivada a respeito da aceitabilidade da proposta classificada em primeiro lugar (potencial vencedora
do certame).
n) Abertura do envelope contendo documentos de habilitação do licitante classificado em primeiro lugar.
o) Análise da documentação, conforme exigência do edital.
p) Disponibilizar os documentos para vistas entre os participantes do certame e membros da equipe.
q) Habilitação da proposta vencedora, e declaração do vencedor do certame (caso não haja habilitado, verificar o
disposto no inc. XVI do art. 4º da Lei nº 10.520/02).
r) Interposição de recursos contra qualquer um dos atos praticados na sessão (caso haja intenção manifestada
por algum participante).
s) Registro em ata dos motivos do recurso, observando o rito previsto no Inciso XVIII do art. 4º da Lei nº 10.520/02.
t) Caso não haja expressa manifestação da intenção de interposição de recurso, ocorrerá a adjudicação do objeto
da licitação ao vencedor do certame.
u) Redação da ata documental, com assinaturas de todos os presentes (licitantes e equipe de pregão).
v) Envio do processo para a autoridade competente, para homologação e início do processo de contratação.
Deverá ser anexado ao processo SEI todos os documentos da licitação, bem como a ata da sessão.
Caso não haja manifestação expressa de intenção de recurso, deverá ser incluído no processo SEI o despacho
sobre ausência de recursos interposto, assinado pelo pregoeiro.
Será anexada a solicitação de parecer jurídico para homologação e o processo será encaminhado para a unidade
PJ.
A Procuradoria Jurídica incluirá seu parecer e devolverá o processo para unidade CP.
Será incluído o termo de homologação e enviado processo para unidade DP (Diretor Presidente) para verificação e
assinatura.
1.3.8.7 Sessão Pública de Pregão Eletrônico

Procedimentos adotados pelo Pregoeiro na Sessão Pública (para a aquisição de bens e serviços comuns, aplicáveis
os procedimentos previstos no Decreto Municipal n.° 32.576/23).
Após a divulgação do edital, os licitantes encaminharão por meio do sistema Compra Aberta suas propostas, até a
data e o horário da abertura da sessão pública.
a) Após a divulgação do edital, os licitantes encaminharão por meio do sistema Compra Aberta suas propostas,
até a data e o horário da abertura da sessão pública.
b) A sessão pública é aberta no local, data e horário determinados no edital pelo responsável pelo processo
licitatório.
c) Na forma eletrônica, a verificação da conformidade das propostas será feita na fase de julgamento em
relação à proposta mais bem classificada.
d) A partir do horário previsto no edital de licitação, a sessão pública será aberta automaticamente pelo sistema
para envio de lances públicos e sucessivos pelos licitantes.
e) Os licitantes poderão oferecer lances sucessivos, observados o horário fixado para abertura da sessão
pública e as regras estabelecidas no edital de licitação.
f) O licitante somente poderá oferecer valor inferior ou maior percentual de desconto ao último lance por ele
ofertado e registrado pelo sistema.
g) Havendo lances iguais ao menor já ofertado, prevalecerá aquele que for recebido e registrado primeiro no
sistema.

h) Durante a sessão pública, os licitantes serão informados, em tempo real, do valor do menor lance registrado,
vedada a identificação do licitante.
i) Será adotado um dos modos de disputa: aberto, aberto e fechado, ou fechado e aberto, conforme o critério
de julgamento adotado no edital.
j) No modo de disputa aberto, a etapa de envio de lances durará 10 (dez) minutos e, após isso, será prorrogada
automaticamente pelo sistema quando houver lance ofertado nos últimos 2 (dois) minutos do período.
a. A prorrogação automática da etapa de envio de lances será de 02 (dois) minutos.
b. Não havendo novos lances a etapa será encerrada automaticamente e o sistema ordenará e
divulgará os lances.
c. Definida a melhor proposta, se a diferença em relação à proposta classificada em segundo lugar for
de pelo menos 5%, o responsável pelo processo licitatório poderá admitir o reinício da disputa aberta para
a definição das demais colocações.
d. Após o reinício, os licitantes apresentarão lances intermediários, podendo optar por manter o seu
último lance ou por ofertar valor menor ou maior percentual.
e. Encerrada a etapa, o sistema ordenará e divulgará os lances.
k) No modo de disputa aberto e fechado, a etapa de envio de lances terá duração de 15 (quinze) minutos.
a. Encerrado o prazo, o sistema encaminhará o aviso de fechamento iminente dos lances num período
de até 10 (dez) minutos determinado aleatoriamente.
b. Encerrada a etapa, o sistema abrirá a oportunidade para que o autor da oferta de valor mais baixo
e os autores das ofertas subsequentes com valores até 10% (dez por cento) daquela possam ofertar um
lance final e fechado em até 5 (cinco) minutos, que será sigiloso até o encerramento deste prazo.
c. O licitante poderá optar por manter o seu último lance da etapa aberta ou por ofertar melhor lance.
d. Na ausência de no mínimo 3 ofertas nestas condições, os autores dos melhores lances na ordem
de classificação poderão oferecer um lance final e fechado em até 05 (cinco) minutos, que será sigiloso até
o encerramento do prazo.
e. Encerrados os prazos, o sistema ordenará e divulgará os lances.
l) No modo de disputa fechado e aberto, somente serão classificados pelo sistema, para a etapa da disputa
aberta, o licitante que apresentou a proposta de menor preço ou maior percentual de desconto e os das propostas
até 10% (dez por cento) superiores ou inferiores àquela.
a. Não havendo pelo menos 3 (três) propostas nas condições definidas acima, poderão os licitantes
que apresentaram as três melhores propostas oferecer novos lances sucessivos.
b. Definida a melhor proposta, se a diferença em relação à proposta classificada em segundo lugar for
de pelo menos 5%, o responsável pelo processo licitatório poderá admitir o reinício da disputa aberta para
a definição das demais colocações.
c. Após o reinício, os licitantes apresentarão lances intermediários, podendo optar por manter o seu
último lance.
d. Encerrada a etapa, o sistema ordenará e divulgará os lances.
m) Em caso de empate serão utilizados os critérios de desempate previstos no art. 60 da Lei n.º 14.133/21.
n) Encerrada a etapa de envio de lances, o responsável pela licitação verificará a conformidade da proposta
classificada em primeiro lugar quanto à adequação ao objeto estipulado, quanto ao preço ou o desconto final em
relação ao estimado no edital.
o) Definido o resultado do julgamento, quando a proposta do primeiro colocado permanecer acima do preço
máximo definido ou inferior ao desconto definido para a contratação, o responsável pela licitação poderá negociar
condições mais vantajosas.
p) Serão consideradas inexequíveis as propostas cujos valores forem inferiores a:

a. 75%, no caso de obras e serviços de engenharia
b. 50%, no caso de bens e serviços em geral
q) Definido o julgamento, o responsável pela licitação verificará a documentação de habilitação do licitante

classificado em primeiro lugar conforme disposições do edital de licitação.
a. Para habilitação dos licitantes, serão exigidos os documentos de habilitação referentes a situação
jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista e econômico-financeira.
b. A documentação exigida poderá ser substituída pelo registro cadastral no Sicaf ou pelo Certificado
de Registro Cadastral do Município - CRC.
c. A documentação exigida poderá ser dispensada total ou parcialmente nas contratações para
entrega imediata, valores inferiores a 1/4 do limite para dispensa de licitação ou nas contratações de produto
para pesquisa e desenvolvimento conforme Lei 14.133/21.
r) Qualquer licitante poderá, durante o prazo concedido na sessão pública e em campo próprio do sistema e
conforme definido em edital, o qual não poderá ser inferior a 10 (dez) minutos, de forma imediata após o término do
julgamento das propostas e do ato de habilitação ou inabilitação, manifestar sua intenção de recorrer, sob pena de
preclusão.
s) No julgamento das propostas e na análise dos documentos de habilitação, o responsável pelo processo
licitatório poderá sanar erros ou falhas e realizar diligências que não alterem a substância das propostas e
documentos mediante decisão fundamentada, registrada em ata e acessível a todos.
t) Encerradas as fases de julgamento e habilitação e exauridos os recursos administrativos, o processo
licitatório será encaminhado à autoridade superior para adjudicar o objeto e homologar o procedimento, observado
o disposto no art. 71 da Lei Federal nº 14.133, de 2021.
u) Após a homologação, o licitante vencedor será convocado para assinar o termo de contrato ou a ata de
registro de preços ou aceitar ou retirar o instrumento equivalente, no prazo estabelecido no edital de licitação
Deverá ser anexado ao processo SEI todos os documentos da licitação, bem como a ata da sessão.
Caso não haja manifestação expressa de intenção de recurso, deverá ser incluído no processo SEI o despacho
sobre ausência de recursos interposto, assinado pelo pregoeiro.
Será anexada a solicitação de parecer jurídico para homologação e o processo será encaminhado para a unidade
PJ.
A Procuradoria Jurídica incluirá seu parecer e devolverá o processo para unidade CP.
Será incluído o termo de homologação e enviado processo para unidade DP (Diretor Presidente) para verificação e
assinatura.
1.8.3.7 Adjudicação e Homologação

Decorrido os prazos legais, o Diretor-Presidente homologa o certame e adjudica o objeto ao licitante vencedor. O
extrato contendo as principais informações deve ser publicado na Imprensa Oficial do Município.
Anexar ao processo SEI a publicação da homologação.
1.9 Assinatura do Contrato
1.9.1 Redação do Contrato

O Contrato deverá ser redigido de acordo com o modelo em Modelos\DPGF-CP\Minuta_Contrato.

1.9.2 Emissão do ofício
Deverá ser emitido ofício, direcionado aos representantes da empresa, solicitando o nome completo e número do
CPF do responsável pela assinatura, bem como o Contrato Social, última alteração contratual ou Procuração, onde
conste poderes para representação. Deverá ser comunicado, ainda, o prazo final para assinatura do documento.
1.9.3 Assinatura do contrato

Será convocado o representante da empresa vencedora para assinatura do contrato. Na impossibilidade do
comparecimento deste representante na sede do IPREJUN, o contrato poderá ser enviado já assinado, com firma
reconhecida em cartório.
Junto ao contrato, deverá ser enviado e assinado o Anexo LC-01 – Termo de Ciência e de Notificação (Contratos)
(Redação dada pela resolução nº 11/2021) do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Modelos\DPGF-CP\Termo_de_Ciencia_e_de_Notificacao_Contratos.pdf
Além do Termo de ciência, todas as pessoas físicas que participam na assinatura de contratos deverão ser
cadastradas no sistema “Cadastro Corporativo TCESP – CadTCESP” - o primeiro acesso será feito por meio de
login na página inicial da internet https://www.tce.sp.gov.br/, sendo gerada senha específica de acesso a referido
Portal. Sempre que, nos termos das Instruções nº 01/2020 do TCESP
(https://www.tce.sp.gov.br/legislacao/instrucao/instrucoes-012020), estiver prevista a apresentação do Termo de
Ciência e de Notificação e/ou Cadastro do(s) Responsável (is), também deverá ser atualizado os dados no sistema
e emitir a “Declaração de Atualização Cadastral”, que será anexada aos referidos documentos.
1.9.4 Publicação do extrato

O extrato contendo as principais informações do contrato deve ser publicado na Imprensa Oficial do Município.
Deverá ser incluído no processo SEI o ofício para assinatura do contrato, bem como o contrato assinado e o termo
de ciência e notificação.
Será incluído no processo SEI o pedido de compras e a solicitação de empenho (que deverão ser feitos no sistema
informatizado de compras), assinados com certificado digital e encaminhar o processo pra unidade CT.
A unidade Contabilidade anexará a nota de empenho assinada digitalmente e encaminhará o processo de volta a
unidade CP.
Será enviado para a Imprensa Oficial do Município de Jundiaí o extrato de contrato e empenho, que após publicação,
a mesma deverá ser anexada ao processo SEI.
1.10 Compras eletrônicas

Além dos procedimentos descritos para os processos de compras, deverão ser adotados preferencialmente os
procedimentos para compras eletrônicas, através do sistema COMPRA ABERTA.
Executados todos os procedimentos relacionados à licitação (requisição, cotação de preços, formalização do
processo), a compra é registrada no sistema SIIM, conforme descrito no manual do SIIM-Sistema de Compras.
Havendo a possibilidade de processamento da compra em meio eletrônico, a licitação deverá ser enviada ao sistema
Compra Aberta através da aba Dados Gerais do menu Licitação.
O sistema “Compra Aberta” está integrado ao SIIM e permite aos fornecedores cadastrados no site darem seus
lances, anexarem documentos de habilitação, enviarem mensagens, entre outros.
Os procedimentos para operacionalização do sistema estão descritos em: Manuais_Sistemas\SIIM_CompraAberta
A fase de lances deverá ser agendada com no mínimo 3 dias de antecedência, devendo permanecer aberta durante
6 a 10 horas, num horário entre 8:00h e 18:00h. O edital será disponibilizado para consulta no site
https://compraaberta.jundiai.sp.gov.br/
Não havendo lances válidos, há a possibilidade de abertura para novos lances, devendo a compra permanecer em
aberto por no mínimo 1 dia útil, para que ocorram novos lances.

Há ainda a possibilidade de abertura para um determinado item por tempo específico, caso haja interesse do
fornecedor em reavaliar o lance ofertado.
Os lances válidos serão automaticamente considerados classificados, estando aptos para a análise das certidões e
avaliação das amostras, se necessário.
Resolvidos todos os itens, deverá ser realizada a análise do Quadro Comparativo de Preços e emitido o Relatório
Final por item.
Uma vez encerrada a licitação, os dados das propostas vencedoras migrarão para o SIIM, onde haverá a
possibilidade de liberação para solicitação do empenho.
1.11 Recebimento do Objeto

Após o e-mail de confirmação da contratação, aguarda-se o prazo de entrega informando pelo fornecedor.
No momento do recebimento do material/produto deve-se conferir todos os dados da solicitação com a nota fiscal e
com o material que está sendo entregue:
a) Analisar se as especificações, marca e quantidade de produtos estão condizentes à proposta do fornecedor.
b) Conferir a data de validade dos produtos e as condições gerais da embalagem.
c) Os materiais poderão ser conferidos no momento da entrega ou serem retidos para conferência posterior.
d) Em se tratando da prestação de serviços, os trabalhos devem ser acompanhados pelo responsável do setor
requisitante, que constará como gestor do contrato e ficará responsável pelo aceite dos serviços prestados.
A cópia do recebimento de bens e serviços, bem como da Nota Fiscal serão juntadas, por ordem de data, nos autos
do processo que os originou, e deverá alimentar o Sistema “Recebimento de Materiais.
1.12 Entrada das Mercadorias

Havendo o recebimento de mercadorias, deverá ser processada a entrada nos sistemas de Almoxarifado ou
Patrimônio, conforme procedimento próprio do setor.
1.13 Pagamento
Deverá ser direcionado o processo, acompanhado da Nota Fiscal/Boleto, para liquidação do pagamento.
1.14 Arquivo
Concluído o processo, este ficará arquivado no Setor de Compras, à disposição do Arquivo Interno, até a Auditoria
do Tribunal de Contas. Após, o mesmo será encaminhado ao arquivo definitivo.
Concluído o processo, o mesmo será finalizado no SEI, ficando à disposição para auditoria do Tribunal de Contas e
do Controle Interno do Iprejun.
1.15 Disposições Gerais

Todos os procedimentos de compras ou contratação de serviços deverão ser efetivados em tempo real, de forma a
atender integralmente as exigências do Tribunal de Contas em relação à migração de dados para o Portal da
Transparência.
As informações relativas às contratações e pagamentos deverão ser encaminhadas ao “Sistema AUDESP” nos
prazos estabelecidos, ficando o setor de compras responsável pelo lançamento de tais informações, conforme
procedimento descrito em 3.Instruções para envio das informações ao AUDESP.
Os procedimentos de compras são efetuados em software específico para esta finalidade, integrado à contabilidade.
Atualmente, o software é o SIIM, desenvolvido pela CIJUN, conforme manual do sistema.

2 ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA
2.1 Objeto
Descrever de forma sucinta, precisa e clara o que se pretende contratar e/ou adquirir.
2.2 Justificativa da contratação

Registrar a justificativa da necessidade da aquisição de bens ou da prestação do serviço (por que contratar?),
devidamente fundamentada, objetivando subsidiar a aprovação do Termo de Referência, pela autoridade
competente, devendo descrever todos os argumentos que indiquem a necessidade da contratação, com
comentários a respeito do que vem ocorrendo no órgão solicitante, o que se espera com a contratação,
quantificando/qualificando os ganhos e o que pode ocorrer se não houver a contratação.
2.3 Especificação do objeto

Indicar todos os requisitos desejados para o bem ou serviço, com suas descrições detalhadas, com precisão e
clareza, incluindo suas características básicas.
UNIDADE: informação da unidade do serviço e/ou bem a ser adquirido.
QUANTIDADE: prever a quantidade dos bens e dos serviços a serem contratados (considerar o período de doze
meses).
2.4 Locais das entregas do bem/serviços

Indicar o (os) local (is) de entrega dos bens ou da realização dos serviços.
2.5 Prazo de execução/vigência do contrato

Indicar o prazo da execução dos serviços e/ou do fornecimento dos bens (material permanente) ou prazo da vigência
do contrato
2.6 Das responsabilidades e obrigações da contratada e contratante

Descrever as responsabilidades da contratada e da contratante durante a vigência do contrato
2.7 Acompanhamento da execução

Indicar o servidor (nome completo e CPF) que será designado Representante da Administração, bem como seu
substituto (nome completo e CPF), para o acompanhamento e a fiscalização do contrato, que, preferencialmente,
deverá ter participado da elaboração do Termo de Referência.
2.8 Das sanções

Descrever as penalidades em caso do não cumprimento das cláusulas contratuais
2.9 Disposições gerais/informações complementares

Incluir outros itens julgados necessários à contratação/aquisição, considerando a especificidade dos serviços e/ou
bens.
2.10 Nome e cargo do responsável pela elaboração

3 Instruções para envio das informações ao AUDESP
3.1 1ª forma - Via Interação Direta

Acesse a página institucional do Tribunal na internet: (http://www4.tce.sp.gov.br), em seguida clique em “LOGIN”
para abrir a tela do Portal de Sistemas.
Adicione seu e-mail e senha nos respectivos campos e clique em “Entrar”
Logo após, clique no ícone Audesp – Licitações e Contratos:
No menu do Módulo de Licitações e Ajustes (Contratos, Notas de Empenhos ou Documento Similar) existem duas
opções de escolha para a inserção dos dados da licitação.
Após clicar no botão “Incluir Licitação”, será aberta a primeira aba: “Dados Iniciais”. Comece selecionando o
Município e a Entidade e depois vai preenchendo todos os dados solicitados
Finalizado o preenchimento desta aba e das demais abas do sistema, o usuário deverá efetuar a gravação das
informações registradas. Este procedimento valida os dados fornecidos, verifica se todos os campos obrigatórios
foram preenchidos e habilita o preenchimento da aba seguinte.
3.1.1 Aba – Dados Adicionais

Preencha as informações solicitadas e após preencher essa aba, clique no botão Gravar, para que os dados sejam
validados e gravados, habilitando assim a próxima aba para o seu preenchimento.
3.1.2 Aba Pré-Qualificação

Quando aplicável, deverão ser preenchidos os campos que seguem
3.1.3 Aba – Edital

Informe se houve fase de pré-qualificação respondendo com “Sim” ou “Não”.
Ao responder com “Sim”, os campos serão habilitados para resposta
Houve publicação do edital de pré-qualificação em veículo de comunicação: responda esta questão com “Sim” ou
“Não”. Se responder com “Sim”, novos campos se abrem
Data da publicação: neste caso registre qual a data da publicação no veículo utilizado.
Veículo: informe qual outro veículo de comunicação foi utilizado, escolhendo uma das opções de seleção
Descrição: se a opção for jornal, informe o respectivo nome; sendo o Diário Oficial, apenas mencione a sigla “DO”.
Se a opção for site descreva o endereço do mesmo.
Após o preenchimento de todos os campos informados, clique no botão “Adicionar”, para que estas sejam inseridas
no quadro (grid) na sequência da tela. Tal ação permite que outros dados de publicações sejam informados, além
de validar os dados digitados inicialmente. Havendo erro no preenchimento dos campos, o mesmo será indicado
pelo sistema como abaixo demonstrado
3.1.4 Aba – Parecer Jurídico / Garantia

Responda às questões informando “Sim” ou “Não”, conforme consta no processo de licitação
Em seguida informe se há exigência de garantia para a participação na pré-qualificação
Ao responder “Sim”, o sistema habilita novos campos para preenchimento
3.1.5 Aba – Índices Econômicos

Neste item, deverá responder se existem índices econômicos exigidos na pré-qualificação. Ao informar “Sim”, novos
campos serão habilitados para resposta

3.1.6 Aba – Critério de julgamento
Neste item, deverá responder se existem índices econômicos exigidos na pré-qualificação. Ao informar “Sim”, novos
campos serão habilitados para resposta
3.1.7 Aba – Ata de Recebimento da Documentação

Informe aqui se existe no procedimento ata de recebimento da documentação de pré-qualificação, com “Sim” ou
“Não”.
Ao responder “Sim”, novos campos são habilitados para resposta
3.1.8 Aba – Relatório de Qualificação Técnica

Responda se existe relatório de qualificação técnica e/ou exigência de atestado de desempenho anterior.
3.1.9 Aba – Participantes

Responda “Sim” ou “Não” se existem participantes qualificados
Na medida em que os campos são informados, outros novos são habilitados para preenchimento.
3.1.10 Aba – Julgamento e sua Publicação

Informe se existe ata de julgamento da pré-qualificação.
Ao responder “Sim”, o sistema habilita novos campos para preenchimento
3.1.11 Aba – Recursos

Responda à pergunta sinalizando se houve ou não a interposição de recursos.
Ao responder “Sim”, novos campos são habilitados para inclusão dos dados solicitados
3.1.12 Aba – Homologação

Registre se existe comprovação da publicação da homologação da pré-qualificação, com “Sim” ou “Não”.
Ao marcar “Sim”, novos campos serão habilitados para resposta
Para mais informações, consultar o Manual de Orientações para o Sistema AUDESP - Licitações e Contratos -
Módulo Licitações em
https://www4.tce.sp.gov.br/audesp/sites/audesp/files/documentos/manual_fase_iv_modulo_licitacoes_-
_v06092016.pdf.
3.2 2ª forma – Via Coletor
3.2.1 Preenchimento dos Dados (Em atualização)

Acessar o Sistema GCASPP
Acessar o ícone Compras – Audesp e escolher o item a ser preenchido para posterior envio

1- Licitações – clica em novo, preencher com o código da licitação, número e ano do processo – salvar

2a- Compra Direta – vincular a requisição, o código da licitação (Audesp) e preencher as informações que se
enquadram na compra que está sendo efetuada – salvar
2b – Demais Modalidades – vincular a modalidade licitatória, a licitação, o código da licitação (Audesp), e

preencher as informações da licitação – salvar

3 – Ajustes – clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o lote, selecionar se o ajuste é contrato ou nota de
empenho, preencher as informações de acordo com o contrato ou a nota de empenho - salvar
4 – Empenhos – clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o código do ajuste, clicar na lupa para localizar
a nota de empenho a ser anexada - salvar

5- Execução - clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o código do ajuste, preencher as abas de dados,
cronograma, recebimento, inexecução, responsável, corpo técnico, dados financeiros, medição – salvar
6 – Documento Fiscal - clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o código do ajuste, a medição, o
empenho, preencher com número, valor, data e origem do documento fiscal – salvar

7 – Pagamento - clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o código do ajuste, a medição, a nota fiscal,
preencher com a data e o valor do pagamento, selecionar ou não a informação se os encargos previdenciários
foram recolhidos – salvar
8 – Termo Aditivo - clicar em novo, vincular a licitação (Audesp), o código do ajuste, clicar na lupa para
localizar o termo aditivo, preencher as abas de justificativa, vigência, financeiro, garantia – salvar

3.2.2 Gerar XML dos Arquivos
Acessar o ícone Compras – Audesp – identificar se o xml a ser gerado será de licitação, ajuste, empenho, execução,
documento fiscal, pagamento, termo aditivo ou exigências
Ao escolher o item, será exibida uma lista com as informações disponíveis para gerar o xml, identificar o arquivo,
clicar em gerar xml
O xml criado é armazenado em C:\GCASPP\XML
3.2.3 Envio via Coletor
Ao abrir o programa de coleta de dados do sistema AUDESP é apresentada a seguinte tela:
A partir do menu configurações, selecionar a cidade e o município que será feita a prestação de contas e após
gravar as informações

Após selecionar cidade e município, fechar a aba e clicar no campo PACOTES, opção CRIAR, e a partir daí
selecionar a entidade que será feita a prestação das informações e o tipo de arquivo que será enviado.

Para envio de uma licitação, atentar-se ao tipo de licitação que será enviada, por exemplo, se a licitação se tratar
de um pregão, convite ou concorrência selecionar a opção LICITACAO-REGISTRO-PRECOS-NÃO-TODAS-
MODALIDADES-MENOS-INTERNACIONAL, na guia tipo de pacotes, e se for uma contração direta, selecionar a
opção, LICITACAO-REGISTRO-PRECOS-NÃO-CONTRATACAO-DIRETA, conforme a imagem abaixo.
Após conhecido o método de funcionamento do coletor AUDESP, será criado o arquivo de envio, e para isso precisa-
se do arquivo XML criado pelo sistema de compras, para criar o arquivo de envio pelo coletor AUDESP, clicar em
PACOTE>CRIAR>Selecionar a ENTIDADE>Selecionar o TIPO DE PACOTE.
Feito esse procedimento, vincular o XML criado pelo sistema de compras ao coletor AUDESP, e para isso, ir a
próxima guia, CONTEÚDO, e clicar na lanterna para abrir a tela de pesquisa no computador.

Ao abrir a tela de pesquisa, ir até a pasta que o arquivo XML gerado pelo sistema de compras se encontra, após o
identificar, selecionar e clicar em abrir, e depois clicar no botão [+ADICIONAR] conforme a imagem abaixo.

Após, selecionar a aba SALVAR PACOTE, para criar o arquivo no formato aceito pelo sistema AUDESP FASE IV,
e para salvar esse pacote que será criado, nomeá-lo de acordo com a licitação que será enviada e selecionar o local
no computador onde esse arquivo será guardado para posteriormente ser enviado ao sistema AUDESP, após, salvar
o arquivo.
Criado o arquivo, deve-se fazer o envio do mesmo. Fechar a aba CRIAR PACOTE e abrir a aba TRANSMITIR

Para fazer a transmissão, deve-se fazer o LOGIN no sistema AUDESP com e-mail e senha cadastrada do usuário
responsável pelo envio de arquivos da fase IV.
Após fazer o login, clicar na lanterna e buscar o arquivo que foi criado e depois que selecioná-lo, deverá clicar em
acrescentar, feito isso clicar em transmitir.

Esse procedimento deverá ser feito no envio do cadastro da licitação para os demais módulos como ajuste,
empenho, execução, documento fiscal e pagamento, segue-se a mesma metodologia, deverá gerar o arquivo XML
pelo sistema de compras e depois selecionar o arquivo correspondente na tela inicial do coletor onde foi criado o
arquivo.

* Importante: Após o envio ao sistema AUDESP entrar no site do Tribunal de Contas e verificar se está tudo
de acordo com o arquivo enviado.
Através do Comunicado SDG nº 45/2021, O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, comunica que a
partir de setembro de 2021, fica facultativa a remessa de informações dos módulos Execução (exceto os
campos descritos no quadro abaixo), documento fiscal, pagamento e exigências de Obras da Fase IV do
Sistema Audesp. Permanecendo obrigatórios os demais módulos: Licitações (inclusive compras diretas),
Ajustes, Empenhos e Termos Aditivos.
Módulo Aba Quadro Campo
Execução Dados Cronograma Em caso de obra pública, ela está paralisada? *
físicos
Execução Dados Inexecução do
físicos Contrato
Houve inexecução do contrato? *

Execução Dados Inexecução do
físicos Contrato
Houve Aplicação de Sanções? *
ANGIE DE ARAUJO
Assistente de Administração
CLÁUDIA GEORGE MUSSELI CÉZAR

Diretora do Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças.

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1.1 Regulamentação utilizada

1.3 Documentos Referenciados

1.4 Requisição de Compras

1.5 Formalização do processo de compras

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1.6 Cotação de preços

1.7 Solicitação de Saldo de Reserva e Dotação

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1.8.1 Dispensa de Licitação

1.8.2 Inexigibilidade, por inviabilidade de competição

1.8.3 Demais contratações

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1.3.8.7 Sessão Pública de Pregão Eletrônico

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q) Definido o julgamento, o responsável pela licitação verificará a documentação de habilitação do licitante

1.8.3.7 Adjudicação e Homologação

1.9 Assinatura do Contrato

1.9.1 Redação do Contrato

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1.9.3 Assinatura do contrato

1.9.4 Publicação do extrato

1.10 Compras eletrônicas

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1.11 Recebimento do Objeto

1.12 Entrada das Mercadorias

1.15 Disposições Gerais

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2.2 Justificativa da contratação

2.3 Especificação do objeto

2.4 Locais das entregas do bem/serviços

2.5 Prazo de execução/vigência do contrato

2.6 Das responsabilidades e obrigações da contratada e contratante

2.7 Acompanhamento da execução

2.8 Das sanções

2.9 Disposições gerais/informações complementares

2.10 Nome e cargo do responsável pela elaboração

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3.1 1ª forma - Via Interação Direta

3.1.1 Aba – Dados Adicionais

3.1.2 Aba Pré-Qualificação

3.1.3 Aba – Edital

3.1.4 Aba – Parecer Jurídico / Garantia

3.1.5 Aba – Índices Econômicos

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3.1.7 Aba – Ata de Recebimento da Documentação

3.1.8 Aba – Relatório de Qualificação Técnica

3.1.9 Aba – Participantes

3.1.10 Aba – Julgamento e sua Publicação

3.1.11 Aba – Recursos

3.1.12 Aba – Homologação

3.2 2ª forma – Via Coletor

3.2.1 Preenchimento dos Dados (Em atualização)

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2b – Demais Modalidades – vincular a modalidade licitatória, a licitação, o código da licitação (Audesp), e

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