Particularidades de Nuestros Proyectos

He tenido la preocupacin en varias ocasiones de si un determinado proyecto en el que me encuentro participando se podr o no terminar, esto en parte porque es difcil ver todos los problemas cuando se proyectan como un todo, ya que percibindolos de esta forma se vuelven casi incontrolables. En estos momentos de congoja, he pedido la opinin de compaeros de trabajo de los que s que poseen mucha experiencia, y he recibido una respuesta muy particular (ntese que esta respuesta la he tenido de compaeros de trabajo de distintas escalas de mando), no te preocupes, al final los proyectos siempre se logran terminar. Lo que se ve en esta percepcin que se tiene en los proyectos es una idea errnea que se ha ido asimilando, dicha respuesta aunque es verdadera, ciertamente no es la mejor forma de sobrellevar nuestros proyectos. En este punto llegamos a la gran diferencia que existe entre ser un gerente que termina proyectos y ser un gerente que termina proyectos de calidad desde la perspectiva del cliente, en el tiempo y con el presupuesto previsto. Ahora bien, cul va a marcar la diferencia entre uno y otro?, esto se marca haciendo un uso adecuado de las buenas prcticas, si anteriormente dbamos inicio con el proyecto basados en un contrato o un memorndum , ahora vamos a asegurarnos de recopilar toda la informacin que se requiera para construir un acta de constitucin, de tal forma que desde antes de iniciar un proyecto ya se tenga todo el panorama de involucrados, de los activos de proceso y de los factores ambientales de la empresa que puedan afectar o beneficiar el desarrollo del mismo, plasmarlos en el charter y a partir de ah iniciar como se dice con el pie derecho. En este proceso de iniciacin del proyecto hay otro punto en el que podemos crecer como empresa y es con la creacin de estructuras detalladas de trabajo (EDT), esto porque la forma con la que se ha venido trabajando, es con un alcance total del proyecto, pero esto lo hace difcil de manejar, ahora bien, dividiendo y atacando las actividades que componen todo un proyecto, genera un panorama ms especifico y sencillo para controlar y as cumplir nuestra labor de directores. Al igual que una adecuada planificacin, la comunicacin es un punto clave en el xito de nuestros proyectos, es por ello que se le tiene que dar especial atencin a esta herramienta. El establecer desde el inicio una matriz de involucrados (Stakeholders), nos ser de gran ayuda, y nos permitir establecer canales de comunicacin durante los proyectos, para lograr ese control sobre el desarrollo de los mismos el director de proyecto debe tener presentes los diferentes estilos de comunicacin de las dems

partes, los aspectos culturales, las relaciones, las personalidades y el contexto global de la situacin (Gua del PMBOK, 2008) Otra situacin a la que he puesto ms atencin y que he vivido en carne propia, es el escenario donde se nos da autoridad, y bueno, este hecho no implica necesariamente que al tener autoridad se tiene la disposicin de los empleados o compaeros para cumplir con las tareas, y efectuar as los objetivos que nos planteemos, cualquier persona que conduce un argumento apelando a la autoridad, no est usando su inteligencia, est usando solo su memoria (Leonardo da Vinci). Es por ello que en nuestros proyectos como forjadores del espritu de equipo, debemos en primera instancia tomar el papel de lderes, asegurarnos que haya motivacin en el equipo de trabajo, poseer conocimientos polticos, culturales y de negociacin y finalmente, de los puntos ms importantes, velar porque haya una adecuada comunicacin tanto a lo interno, como hacia afuera. Internamente ms que una adecuada comunicacin, es importante que la empresa de un paso hacia la mejor estructuracin del rgano encargado de controlar el funcionamiento de cada proyecto en particular. El formar una PMO es una opcin atractiva, pero es importante tambin definir qu tipo de PMO se requiere, lo que s es cierto es la necesidad de estructurar y utilizar metodologas, que como organizacin nos hagan ms agiles y eficientes, y para ello es necesario que este rgano funcione como lder y juez. Otra herramienta que hasta el momento no se ha utilizado y de la cual puede traer beneficios su implementacin en la compaa, es el documentar de forma lgica las lecciones aprendidas en cada proyecto, y manejar una base de datos a la que todos tengan acceso, para ello va a ser necesario el generar conciencia en cada proyecto y en general en toda la organizacin, y crear una cultura de participacin y colaboracin. No se nos puede olvidar que vivimos en un entorno globalizado, que como compaa se debe de buscar el crecimiento y la estabilidad de sus integrantes y de la empresa en s, pero que tambin hay que promover el colaborar con las comunidades de las que formamos parte, y el promover el desarrollo sostenible con el medio ambiente, por lo que estos dos enfoques deben ser tambin parte de la visin de la compaa en la bsqueda de un crecimiento sostenible.

Eder Cruz Luna http://ecruzl.blogspot.com

Como estn amigos, mi nombre es Eder Cruz Luna, soy ingeniero de proyectos en una compaa de instalacin de sistemas electromecnicos y de aire acondicionado, costarricense de corazn y amante del deporte. En este espacio podremos debatir de lo importante que es el planeamiento, control y todo lo referente a Administracin de Proyectos saludos

Cristian

Buenos das Cristian, al igual que usted pienso que el conocimiento de administracin de proyectos se puede trasladar a nuestras vidas para manejar de mejor forma nuestros proyectos personales. Los cuales vindolos desde una perspectiva subjetiva son los ms importantes para nosotros mismos. Por otro lado, laboralmente hablando me parece muy importante de resaltar el punto que tocas, sobre los cambios en el equipo de proyecto, y el hecho de hacerlo en medio del proceso de ejecucin. Muchas veces el proceso de transmisin de informacin (pass down), entre el equipo saliente y el entrante, no se realiza o se hace un poco deprisa porque ambos grupos deben de cumplir con otros deberes, pero creo que el impacto que esto provoca se podra reducirse si se construyera una metodologa para realizar este intercambio. En mi caso tambin he tenido que pasar por procesos de intercambio de proyectos, y s que muchas veces puede darse, que el equipo que sale olvide transferir informacin, pero tal vez de esta forma se pueda minimizar el impacto.

Leonardo

Saludos Leonardo creo que tienes una tarea monumental por hacer, ciertamente no es posible realizarla de la noche a la maana, pero con la

voluntad que se nota que tienes y con constancia, me parece podrs ir generando pequeos cambios que poco a poco te lleven a conseguir el proyecto de mejorar la funcionalidad de la institucin, no dudo que logres conseguir progresos importantes en la CNE. Si creo que muchas veces no van a salir las cosas a la primera o como esperas que pasen, o que vas a tener que valerte de distintos mtodos para conseguir esos cambios que deseas implementar en la organizacin. Me parece muy acertado adems que marque el punto de identificar los Stakeholders, ya que una organizacin publica como en la que te encuentras, es muy importante controlar la informacin que sale y en muchas ocasiones, no se le da el manejo adecuado a esto o se le resta importancia.

Marianita

Hola Mari es muy valioso el esfuerzo que quieres realizar en busca del mejoramiento de la organizacin en la que trabajas, diste una descripcin muy clara de lo que has notado se podra mejorarse en el funcionamiento de las empresas estatales y especficamente en la que participas actualmente, si bien es cierto van a haber como en todos lados personas que se resistan al cambio por diversos factores, este esfuerzo que vas a empezar a dar va a ser muy valioso para el pas, por lo que te animo a aplicar las buenas prcticas en la administracin de proyectos y procurar mantener tu tica sobre las decisiones que debas tomar.

Yahaira

Hola Yahaira, como mencionas todos tenemos proyectos de vida, de los cuales esperamos que salgan con el mejor de los xitos, por lo que es un buen lugar para iniciar con la aplicacin de las buenas prcticas en la administracin de proyectos.

Tu al igual de algun@s compaer@s tienen la enorme responsabilidad de trabajar en empresas estatales, las cuales llevan el rumbo del pas en sus manos. El buscar influir de manera positiva en la rama de los proyectos en la que ah te desarrollas, es una tarea tal vez complicada, pero no dudo lo hars con responsabilidad y tica. Y como mencionas en este ensayo, ya tienes una perspectiva de mejoras a nivel organizacional que podran efectuarse para renovar la institucin, por lo que insto a colaborar en esos cambios cuando se te presente la oportunidad de hacerlo.

Mariano

Buenas tardes Mariano me parece muy acertado el enfoque de tu ensayo, respecto a la los procesos de iniciacin que debemos de realizar en los proyectos, para evitar malos entendidos, re trabajos, o disgustos de parte del cliente. Como vimos durante el curso el 80% de los proyectos fracasan por un mal manejo en el proceso de planificacin, por lo que debemos de prestar ms atencin a esto.

Foro semana #5 Conclusiones

Buenas noches compaer@s, como conclusiones de este foro rescato lo siguiente: Las compaas que pretender implementar una PMO por primera vez, lo recomendable seria que inicie siendo el tipo comandante de escuadrn, para crear un compromiso interno y una obligatoriedad hacia la misma y ms que eso buscar controlar desde la PMO a los distintos proyectos, despus de un proceso de maduracin podra cambiar paulatinamente a ser del tipo torre de control y finalmente segn el nivel de compromiso de los distintos proyectos, podra terminar siendo una PMO del tipo estacin meteorolgica. Las lecciones aprendidas, es toda la informacin sobre incidentes con algn grado de impacto que se pueda recopilar durante o al final de cada

proyecto, la misma es de gran importancia, ya que es la que al inicio de nuestros proyectos futuros, nos dir en qu puntos debemos de poner atencin para no cometer los mismos errores. Es importante que esta informacin sea manipulada adecuadamente y distribuirla por reas, para que sea manejable y fcil de localizar.