Sistema de Gestin de la Calidad

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRNICOS 1. PRODUCCIN. La produccin de documentos se refiere a los documentos que generan las institucin en cumplimiento de sus funciones. La produccin manual de documentos se tiene la creacin, diseo y produccin de documentos, la normalizacin de la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicipon de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos. Para hacer el planteamiento desde el punto de vista automtico, se tuvieron en cuenta dos aspectos: el anlisis del flujo de informacin para ver como se afecta y que hay que tener en cuenta, en el momento de automatizar. Los principales elementos del sistema para el proceso de produccin de documentos del sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos. En el documento se hace una descripcin detallada de variables mnimas en el momento de la produccin, donde el sistema deber efectuar validaciones sobre el derecho de acceso a crear el documento y caractersticas admitiditas conforma a los dispuesto en el mapa documental y los privilegios de usuario. Los elementos o variables mnimas de descripcin que hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hacer referencia a los metadatos. Por ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de tipo documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte. Finalmente, se debe tener la posibilidad de crear en el sistema, la versin borrador y la versin definitiva del documento, se debe decir cuantos folios y/o anexos, el remitente, si se enva fuera de la entidad, se es interno, a que dependencia se enva, en que formato se reproduce, soporte o motivo por el cual se hace la reproduccin. Por ultimo el sistema debe radicar el documento y una vez que se registra la infomracion de contexto se pasa a los datos de contenido, En cuando a estos es importante registrar cual ser la finalidad del documento, asi como fijar unas palabras clave dentro de esta, una descripcin general del contenido y la ubicacin fsica (en el casode documentos gisicos). Igualmente, el setema deber establecer la posibilidad de crear y manejar expedientes a nivel de cada dependencia, de acuerdo con las seties documentales.

BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos