ORGANIZACION 

ESTRUCTURA 
POLITICAS  OBJETIVOS 

JERARQUIA  PROCESOS 
NORMAS  REGLAMENTOS 

MICRO 
MACROPROCESOS 
MANDO 

PODER  ORGANIGRAMA  DISEÑO DE CARGOS 

GENERALES  AREA 

DELEGACION  AUTORIDAD 
INDIVIDUALES 

RESPONSABILIDAD 

MANUALES 
MANUALES

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

1 
Docente  Universitario 
 PROCESO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMBINADAS 
INTERRELACION SIMULTANEA COMPLEJA 
INTERRELACION SIMULTANEA COMPLEJA

MATRIZ  MISION, VISION, 

CONTROLAR 
COORDINAR 
TRIDIMENSIONAL DE  METAS OBJETIVOS, 
LAS FUNCIONES 

DIRIGIR 
RESULTADOS 
ADMINISTRATIVAS 

COMERCIALES 
FUNCIONES DE APOYO 

FINANCIERAS 

RECURSOS 
HUMANOS Y 
SEGURIDAD 

CONTABLE 
ELABORADO  POR:  JESUS 
AVENDAÑO DOCENTE 
UNIVERSITARIO 

SISTEMAS DE 
INFORMACION 

JURIDICA  2 
Guía didáctica elaborada por: Jesús Antonio Avendaño  – Docente  Universitario 
 NATURALEZA Y PROPOSITO DE LA ORGANIZACION 

ORGANIZACIÓN 
Misión, visión,  objetivos 
Cooperación  mediante 
objetivos  y metas, 
deberes  o actividades, 
autoridad  y  Objetivos: 
responsabilidad  compañía,  División, 
departamento,  PROCESO DE ORGANIZAR 
personales 
J Reflexionar  sobre  los planes  y objetivos 
JEstablecer  las principales  tareas 
JDividir tareas  en subtareas 
J Asignar  recursos  y directrices  para  los sublaternos 
J Evaluar  la estrategia  de organización  implantada 
E. Identificación  y clasificación  de actividades. 
J Establecer  la relación  entre  autoridad,  responsabilidad  y compromiso. 
EAgrupación  de las actividades  necesarias  para  el 
cumplimiento  de objetivos 
EAsignación  de cada  grupo  de actividades  a 
un administrador  dotado  de autoridad 
E Estipulación  de coordinación  horizontal 
E Estipulación  de coordinación  vertical 

Organización  Formal:  Sistema  de 

tareas  bien  definidas  que 
DEPARTAMENTO 
conforman  la estructura  de un 
sistema 
Organización  Informal  Area,  división  o sucursal de una  organización 
sobre la cual un administrador  posee 
autoridad  respecto  del desempeño  de 
Estructura intencional  actividades  específicas 
de funciones 

2División 
organizacional 
2Niveles  Conjunto  de actividades 
organizacionales  personales  sin un 
2 Planeada  propósito  común 
NIVELES ORGANIZACIONALES 
2 Unidad  de objetivo  consciente,  aunque 
2 Diseño  favorable 
Existen  niveles  organizacionales  debido  a las 
2 Define  relaciones  entre  a resultados 
limitaciones  del tramo  administrativo  porque 
recursos  comunes 
existe  un límite  para  el número  de personas 
2 Funciones 
que un administrador  puede  supervisar 
2 Jerarquía 
efectivamente.
2 Descripción  escrita 
3 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – Docente  Universitario 

 PLANEAR LA ORGANIZACION 

PROBLEMAS CON LOS NIVELES JERARQUICOS 
NIVELES ORGANIZACIONALES 
L Considerar  la departamentalización  como  un fin y no como  un medio 
Se refiere  a la cadena  de mando  (a mayor  nivel  mayor  autoridad) 
L Medir  efectividad  por departamentos 
En línea: 
L Los niveles  son costos 
•Mayor  trabajo  del ejecutivo 
L Los niveles  por encima  de la línea  de fuego  no son generalmente  productivos 
•Menor  especialización 
L El exceso  de niveles  complica  la comunicación 
•Menor  planeación  , 
investigación  y control  L El exceso  de niveles  complica  la coordinación 
Piramidal:  L El exceso  de niveles  complica  el control 

ENFOQUE DE LA ESCUELA OPERACIONAL 
La magnitud  de mando  debe  estar entre  3 y 8 subordinados,  sin embargo  todo  ejecutivo  deberá 
tener  tantos  subordinados  como  pueda  supervisar  efectivamente      sin aumentar  los niveles 
Requisitos  de los niveles  jerárquicos:  jerárquicos. 
4Fácil de entender 
4Saber  de quien  se  recibe  órdenes 
4Que facilite  toma  de decisiones 

AMPLITUD DE MANDO 
Número  de funcionarios  que  supervisa  un administrador.  FACTORES DETERMINANTES DEL EQUILIBRIO 
A mayor  funcionarios  mayor  amplitud  de mando  Entrenamiento  subordinados 
FACTORES AMPLITUD DE MANDO  Delegación  de autoridad 
FACTOR  > AMPLITUD  < AMPLITUD  Planeación 
Similitudes  Funciones  similares <> Funciones  Velocidad  de cambio 
Ubicación  Físicamente  cerca  Distante  Uso de normas,   políticas  y objetivos 
Complejidad  Tareas  sencillas  Complejas  Técnicas de comunicación  adecuadas 
Coordinación  Poca  Mucha  Cantidad  de contactos  personales 
Planeación  Poco tiempo  del administrador  Mucho tiempo  Técnicas de control

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – Docente  Universitario  4 

 ORGANIZACIÓN ­ DEPARTAMENTALIZACION 
DEPARTAMENTALIZACION 

NIVELES ORGANIZACIONALES 
Se refiere  a la cadena  de mando  (a mayor  nivel  mayor  autoridad)  Dirección 
En línea:  NIVELES  Staff 

Departamento 

Piramidal:  MATRICIAL Dirección 

Dirección 
PRODUCTO  Mecánica  Electrónica  Hidráulica 
Gerente  A 
Vida  Generales  Capitalización 
Gerente  B 

Gerente  C 

Dirección 
PROYECTO 

Salitre  Chircales  Villas 

Dirección 
FUNCIONAL  Batallón 
NUMERO 
Mercadeo  Financiero  Producción 

Compañía  Compañía  Compañía 

Dirección  Pelotón 

GEOGRAFICA  Escuadra  Escuadra 

Norte  Centro  Sur 

Dirección 
PROCESO 
Dirección 
CLIENTES  Maquinado  Ensamble  Terminado 

Infantil  Femenino  Masculino 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 
5 
Docente  Universitario 
 FABRICA DE LACTEOS VAQUERITA 
DE LACTEOS VAQUERITA 

JUNTA DE SOCIOS 

REVISORIA FISCAL  AUDITORIA INTERNA 

GERENCIA GENERAL 

SUBGERENCIA 

DIRECCION  DIRECCION  DIRECCION  DIRECCION DE 

COMERCIAL  FINANCIERA  ADMINISTRATIVA  PRODUCCION 

TIENDA  DISTRIBUIDO­  RECURSOS  SERVICIOS 

CADENA  NOMINA 
A TIENDA  RES  HUMANOS  GENERALES 

MANTENIMIENTO 
ASOCIACIO­  PROMOCION Y  AUTOMOTRIZ 
NES  PUBLICIDAD 

CONTABI­  CARTERA Y  PROCESOS 

TESORERIA  INVENTARIOS  EMPAQUE  RE­EMPAQUE  COSTOS0 
LIDAD  COBRANZAS  TECNICOS 
MANTENIMIEN­ 
CONTROL  TO INDUSTRIAL 
SISTEMAS  FACTURACION  CALIDAD 
CALIDAD BODEGA  DESPACHOS  SERVICIOS 
GEN. PLANTA 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

6 
Docente  Universitario 
 TABLERO  DE ACTIVIDADES  POR FUNCION 

COMPRAS                          (C)  VENTAS                             (V)  FINANZAS                          (F)  RECURSOS HUMANOS  (RH) 

PRODUCCION                   (P) 

1.PROGRAMA DE COMPRAS  1.ESTRATEGIAS DE  1.PROVISION RECURSOS 

RECURSOS  1.RECLUTAMIENTO 
1.PROGRAMACION 
2.RECEPCION DE  MERCADO  2.ADMON COSTO­ 
2.ADMON COSTO  2.SELECCION 
2.EJECUCION 
REQUERIMIENTOS  2.PLANEACION  BENEFICIO  3.CONTRATACION 
3.ESTADISTICA 
3.COTIZACIONES  3.CUMPLIMIENTO METAS  3.EVALUACION TASA DE  4.CAPACITACION 
RETORNO  4.CONTROL DE CALIDAD 
4.NEGOCIACION  4.PENETRACION NUEVOS  5.BIENESTAR 
4.ANALISIS  FINANCIERO  5.INVENTARIO 
5.RECEPCION MCIAS  MERCADOS 
6.COMITÉ DISCIPLINARIO 
5.DEFINICION DE COSTOS  6.REQUERIMIENTOS 
6.PRUEBAS DE CALIDAD  5.CANALES DE 
7.NOMINA  MATERIALES 
DISTRIBUCION  6.EQUILIBRIO FLUJOS DE 
7. PROGRAMAS DE PAGOS  8.LIQUIDACION COMISIONES  7.ADMON OPERACIONES 
6.CONTROL COMISIONES  CAJA Y EFECTIVO 
A PROVEEDORES 
7.PRESUPUESTOS  9.SALUD OCUPACIONAL  8.INVESTIGACION Y 
8. REVISION DE EXISTEN  7.SUPERVISION VENTAS 
DESARROLLO 
CIAS  8.ADMON RUTAS  8.ANALISIS  RENTABILIDAD 
9.INGENIERIA DE 
9. CONTROL BODEGA  9. VENTAS  9. INVERSIONES  PROYECTO 

CONTABILIDAD            (CO)  TESORERIA                      (T) 

LIQUIDACION                   (L) 
DESPACHOS                  (D)  CARTERA                       (CA) 
1.CARGUE MCIA. 
1.PREPARACION ESTADOS  1.CONTROL RECAUDOS 
1. COORDINACION 
2.CONTROL CARGUE  1.CONTROL CUENTAS POR 
CUENTAS POR  FINANCIEROS 
LIQUIDACION  2.SALDOS BANCARIOS 
3.DESCARGUE  COBRAR          2.CRUCE 
2. ENTREGA RESULTADOS  LIQUIDACION­CARTERA 
CARTERA  2.CRUCE INFORMACION  3.PAGOS 
4. CONTROL DESCARGUE  3. CRUCE CADENA 
3. CRUCE CADENA­  3.CONTROL CONTABLE 
3.CUADRE VENDEDRORES  4.CAJA MENOR 
5.CONTROL DEVOLUCIONES  FACTURACION  APLICACIONES 
4.FALTANTES Y  4.COBRANZAS  5.PRE­CONCILIACIONES 
6.CONTROL DOCUMENTOS  SOBRANTES  5.DESCARGUE DE  4.IMPUESTOS  BANCARIAS 
7.CONTROL RECAUDOS  CARTERA           6.CONTROL  5.CONCILIACIONES 
5.FACTURACION  6.CUSTODIA DE VALORES 
DE FACTURAS  BANCARIAS 
6.DIGITACION  7.CONTROL DOCUMENTOS  7.CONTROL CHEQUERAS 
8.­CONTROL RECAUDOS 
CONTROL RECAUDOS  6.AJUSTES 
7.CONTROL DIGITACION  8. PAGO PROVEEDORES 
7.CAUSACIONES 
8.INVENTARIO PROD.  9. INGRESOS
TERMINADO  8.REQUERIMIENTOS 
9. CONCILIACION CAJA 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

7 
Docente  Universitario 
 TABLERO  DE ACTIVIDADES  POR FUNCION 

SERVICIOS GENERALES 
CONTROL DE CALIDAD  (SG) 
(CC)  AUDITORIA 
(A) 
1.MANTENIMIENTO Y 
REPARACIONES 
MAQUINARIA 
1.CONTROL DISEÑO 
2.MANTENIMIENTO Y  1.PLANEACION Y 
2.CONTROL DOCUMENTACION  REPARACIONES LOCATIVAS  EJECUCION DE AUDITORIAS 
3.CONTROL DE ADQUISICIONES  2.CONTROL CONTABLE 
3.MANTENIMIENTO Y 
3.CONTROL PERDIDAS Y 
4.CONTROL PRODUCTOS  REPARACIONES VEHICULOS 
MAL USO DE ACTIVOS 
5.IDENTIFICACION Y RASTREO DE PRODUCTO  4. ASEO Y LIMPIEZA  4. CONTROL DE COSTOS 
GENERAL  EXCESIVOS 5.PREVENCION 
6.CONTROL DE PROCESO  DE SANCIONES 
7.INSPECCION Y PRUEBA  6.EVALUACION DE RIESGOS 
7.PREVENCION DE FRAUDE 
8.CONTROL DE EQUIPO DE INSPECCION, MEDICION Y PRUEBA  Y ROBO       8.DESVIACION 
9.CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME  GERENCIAL 
9.DESVENTAJA ANTE LA 
10. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS  COMPETENCIA. 
11.ALMACENAMIENTO­EMPAQUE­CONSERVACION  Y ENTREGA  10.INTERRUPCION DE 
OPERACIONES 
12.CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD  SISTEMAS  11.DESVIACIONES 
(S)  PRESUPUESTO­EJECUCION 
13.AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS DE CALIDAD 
1.ATENCION  12.INFORMES PERIODICOS 
14.CAPACITACION 
REQUERIMIENTOS 
15.SERVICIO AL CLIENTE 
USUARIOS. 
16.TECNICAS ESTADISTICAS 
2.MANTENIMIENTO Y 
17. CONTROL DE HIGIENE Y SANIDAD  ACTUALIZACION SOFTWARE 
3.MANTENIMIENTOY 
ACTUALIZACION 
HARDWARE 
4. DESARROLLO DE 
NUEVAS APLICACIONES

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

8 
Docente  Universitario 
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 

ACTIVIDAD  RESPONSABLE 

CODIGO  A   B     C     D    E     F     G    H      I        J       K       L       M       N       O  CONVENCIONES 

COMPRAS  NUMERACION DENTRO DE 
CUADROS 
C1              PROGRAMA DE COMPRAS 
1 USUARIO PRINCIPAL O 
C2              RECEPCION DE REQUERIMIENTOS 
EJECUTOR 
C3  COTIZACIONES 
2 USUARIO RESPONSABLE 
C4  NEGOCIACION 
LETRAS EN EL ENCABEZADO 
C5              RECEPCION MERCANCIAS 
A. JUNTA DE SOCIOS     B. 
C6              PRUEBAS DE CALIDAD  GERENTE GENERAL C. 
SUBGERENTE             D. 
C7              PROGRAMAS DE PAGO A PROVEEDORES 1 
DIRECTOR GENERAL E. 
C8              REVISION DE EXISTENCIAS  DIRECTOR COMERCIAL 
F. DIRECTOR FINANCIERO 
C9              CONTROL BODEGA 
G. DIRECTOR RECURSOS 
HUMANOS                       H. 
DIRECTOR PRODUCCION 
I. JEFE DE AREA               J. 
ASISTENTE AREA 
K.SUPERVISOR                L. 
AUXILIAR                    M. 
OPERADOR 
VENTAS  O.VENDEDOR
V1             ESTRATEGIAS DE MERCADO 
V2             PLANEACION VENTAS 
V3             CUMPLIMIENTO METAS 
V4             PENETRACION NUEVOS MERCADOS 
V5             CANALES DE DISTRIBUCION 
V6             CONTROL COMISIONES 
V7             SUPERVISION VENTAS 
V8             ADMINISTRACION RUTAS 
V9  VENTAS 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

9 
Docente  Universitario 
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 

ACTIVIDAD  RESPONSABLE 

CODIGO  A   B     C     D    E     F     G    H      I        J       K       L       M       N       O  CONVENCIONES 

FINANCIERO  NUMERACION DENTRO DE 
CUADROS 
F1              PROVISION RECURSOS 
1 USUARIO PRINCIPAL O 
F2             ADMINISTRACION COSTO­BENEFICIO  EJECUTOR 
F3             EVALUACION TASA DE  RETORNO  2 USUARIO RESPONSABLE 
F4             ANALISIS FINANCIERO  LETRAS EN EL ENCABEZADO 
F5             DEFINICION DE COSTOS  A. JUNTA DE SOCIOS     B. 
F6             EQUILIBRIO FLUJO DE CAJA Y EFECTIVO  GERENTE GENERAL C. 
SUBGERENTE             D. 
F7  PRESUPUESTOS  DIRECTOR GENERAL E. 
F8             ANALISIS RENTABILIDAD  DIRECTOR COMERCIAL 
F. DIRECTOR FINANCIERO 
F9  INVERSIONES  G. DIRECTOR RECURSOS 
HUMANOS                       H. 
DIRECTOR PRODUCCION 
I. JEFE DE AREA               J. 
ASISTENTE AREA 
K.SUPERVISOR                L. 
AUXILIAR                    M. 
OPERADOR 
RECURSOS HUMANOS  O.VENDEDOR
RH1  RECLUTAMIENTO 
RH2  SELECCIÓN 
RH3  CONTRATACION 
RH4  CAPACITACION 
RH5  BIENESTAR 
RH6          COMITÉ DISCIPLINARIO 
RH7  NOMINA 
RH8          LIQUIDACION COMISIONES 
RH9         SALUD OCUPACIONAL 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

10 
Docente  Universitario 
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 

ACTIVIDAD  RESPONSABLE 

CODIGO  A   B     C     D    E     F     G    H      I        J       K       L       M       N       O  CONVENCIONES 

PRODUCCION  NUMERACION DENTRO DE 
CUADROS 
P1              PROGRAMACION PRODUCCION 
1 USUARIO PRINCIPAL O 
P2             EJECUCION PRODUCCION 1 
EJECUTOR 
P3  ESTADISTICA 
2 USUARIO RESPONSABLE 
P4             CONTROL INTERNO CALIDAD 
LETRAS EN EL ENCABEZADO 
P5              INVENTARIO  M.P. Y  P.P 
A. JUNTA DE SOCIOS     B. 
P6             REQUERIMIENTO MATERIALES  GERENTE GENERAL C. 
SUBGERENTE             D. 
P7             ADMINISTRACION OPERACIONES 
DIRECTOR GENERAL E. 
P8             INVESTIGACION Y DESARROLLO  DIRECTOR COMERCIAL 
F. DIRECTOR FINANCIERO 
P9             INGENIERIA DE PROYECTO 
G. DIRECTOR RECURSOS 
HUMANOS                       H. 
DIRECTOR PRODUCCION 
I. JEFE DE AREA               J. 
ASISTENTE AREA 
K.SUPERVISOR                L. 
AUXILIAR                    M. 
OPERADOR 
DESPACHOS  O.VENDEDOR
D1             CARGUE DE MERCANCIA 
D2             CONTROL CARGUE 
D3  DESCARGUE 
D4             CONTROL DESCARGUE 
D5              CONTROL DEVOLUCIONES 
D6              CONTROL DOCUMENTOS 
D7              CONTROL RECAUDOS 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

11 
Docente  Universitario 
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 

ACTIVIDAD  RESPONSABLE 

CODIGO  A   B     C     D    E     F     G    H      I        J       K       L       M       N       O  CONVENCIONES 

LIQUIDACION  NUMERACION DENTRO DE 
CUADROS 
L1  COORDINACION 
1 USUARIO PRINCIPAL O 
L2              ENTREGA DE  RESULTADOS 
EJECUTOR 
L3              CUADRE VENDEDORES 
2 USUARIO RESPONSABLE 
L4              CONTROL FALTANTES Y SOBRANTES 
LETRAS EN EL ENCABEZADO 
L5              FACTURACION 
A. JUNTA DE SOCIOS     B. 
L6              DIGITACION  GERENTE GENERAL C. 
SUBGERENTE             D. 
L7              CONTROL DIGITACION 
DIRECTOR GENERAL E. 
L8              INVENTARIO PRODUCTO TERMINADO  DIRECTOR COMERCIAL 
F. DIRECTOR FINANCIERO 
G. DIRECTOR RECURSOS 
CARTERA  HUMANOS                       H. 
DIRECTOR PRODUCCION 
CA1           CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR 
I. JEFE DE AREA               J. 
CA2           CRUCE  LIQUIDACION ­ CARTERA  ASISTENTE AREA 
K.SUPERVISOR                L. 
CA3           CRUCE CADENA ­ FACTURACION 
AUXILIAR                    M. 
CA4           COBRANZAS  OPERADOR 
O.VENDEDOR
CA5            DESCARGUE DE CARTERA 
CA6            CONTROL DE FACTURAS 
CA7            CAUSACIONES 
CA8            CONTROL RECAUDOS 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

12 
Docente  Universitario 
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 

ACTIVIDAD  RESPONSABLE 

CODIGO  A   B     C     D    E     F     G    H      I        J       K       L       M       N       O  CONVENCIONES 

CONTABILIDAD  NUMERACION DENTRO DE 
CO1            PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS  CUADROS 

CO2            CRUCE DE INFORMACION  1 USUARIO PRINCIPAL O 
EJECUTOR 
CO3            CONTROL CONTABLE APLICACIONES 
2 USUARIO RESPONSABLE 
CO4  IMPUESTOS 
LETRAS EN EL ENCABEZADO 
CO5            CONCILIACIONES  BANCARIAS 
A. JUNTA DE SOCIOS     B. 
CO6            AJUSTES  GERENTE GENERAL C. 
CO7            CAUSACIONES  SUBGERENTE             D. 
DIRECTOR GENERAL E. 
CO8            ATENCION REQUERIMIENTOS  DIRECTOR COMERCIAL 
CO9            CONCILIACION CAJA  F. DIRECTOR FINANCIERO 
G. DIRECTOR RECURSOS 
HUMANOS                       H. 
DIRECTOR PRODUCCION 
I. JEFE DE AREA               J. 
ASISTENTE AREA 
K.SUPERVISOR                L. 
AUXILIAR                    M. 
OPERADOR 
TESORERIA  O.VENDEDOR
T1              CONTROL DE RECAUDOS 
T2              SALDOS BANCARIOS 
T3              PAGOS 
T4              CAJA MENOR 
T5              PRECONCILIACIONES  BANCARIAS 
T6               CUSTODIA DE VALORES 
T7               CONTROL DE CHEQUERAS 
T8               PAGO APROVEEDORES 
T9               INGRESOS 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

13 
Docente  Universitario 
 PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS 

ATRIBUTOS DEL MEJORAMIENTO DE PROCESOS: 
Ventajas  para  el cliente: 
MACRO  Recibe  servicios  oportunos,  eficientes,  de calidad                                     Ahorra 
PROCESOS  esfuerzos  y dinero,  al no tener  que  repetir  pasos  y documentación 
Ventajas  para  el personal: 
Reduce  esfuerzo  tanto  físico como  mental                                            Aumenta  el 
PROCEDIMIENTOS 
grado  de satisfacción  en sus actividades  diarias                    Reduce  las molestias 
derivadas  de las sobrecargas  o subcargas  de trabajo  Mejora  el clima 
PROCESOS  organizacional                                                                   Entiende  su iniciativa  y 
creatividad. 
SUBPROCESOS  Ventajas  para  la empresa: 
Mejora  la imagen  ante  clientes  y empleados                                       Brinda  un 
servicio  caracterizado  por la cordialidad,  la tolerancia  y la responsabilidad. 
ACTIVIDADES  Disminuye  la tramitomanía  con todas  sus consecuencias                      Controla  los 
procesos  y trámites  de acuerdo  con su objeto  social            Mejora  la utilización  de 
los recursos                                                   Mejora  las interrelaciones  internas  y 
TAREAS  externas                                     Mejora  sus procedimientos  al mejorar  los productos 
y servicios            Disminuye  las demoras  y los reclamos. 
Importancia  de los procesos: 
Le permite  a la institución  controlar  los cambios                                 Posibilita  que 
la organización  se centre  en el cliente                         Aumenta  la capacidad  para 
competir                                                     Previene  errores 
DEFINICIONES:  Evita  conflictos  internos  y externos                                                          Ofrece una 
visión  sistemática  de las actividades  de la institución        Visualiza  los errores  y la 
manera  de corregirlos                                 Desarrolla  un sistema  completo  de 
*Tarea  o actividad:  Es la más pequeña  acción  ejecutada  por una  persona  , que  suele  evaluación                                   Permite  que la Organización  cumpla  con los 
terminarse  en un plazo  determinado.  Toda  actividad  es específica  y observable.  objetivos
*Subproceso:  Fracción  de actividades  que  conlleva  un proceso 
*Procesos:  Serie  de actividades  o pasos  relacionados  entre  si, a través  de los cuales  se 
transforman  unos recursos  y se obtiene  un producto  o servicio. 
*Procedimiento:  Acto,  método  o manera  de proceder  en algunos  procesos,  o en cierto 
curso de acción  o manera  de hacer  algo. 
*Macroproceso  o Megaproceso:  La sumatoria  de Procesos  y Procedimientos  genera 
Megaprocesos,  que es un conjunto  sistemático  que permite  lograr  un resultado. 

Guía  didáctica  elaborada  por: Jesús Antonio  Avendaño  – 

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Docente  Universitario 
CARACTERISTICAS DE LOS PROCESOS 
Tienen  un responsable  de que  el proceso  se cumpla 
SIMBOLO  SIGNIFICADO 
Tienen  límites  bien  definidos  (Alcance  del proceso) 
Tienen  interacciones  definidas 
Tienen  procedimientos  documentados,  obligaciones  de trabajos  Inicio fin o conector  de un proceso 
Sirven  de requisito  de entrenamiento 
Tienen  medidas  de evaluación 
Tienen  tiempos  de ciclo bien  definidos 
Tienen  propuestas  de cambio 
Acción, actividad  o Instrucción 
Son de fácil  manejo 
Se adaptan  a las necesidades  cambiantes  del cliente 
Promueven  el entendimiento  entre  empleados  y usuarios  o clientes.  Decisión:  Plantea  la posibilidad  de 
elegir  una  alternativa  para  continuar  en 
Tomado  de Gerencia  de Procesos  de Braulio  Mejía  M.D.  una u otra  vía,  incluye  una  pregunta 
clave. 
DIAGRAMACION O FLUJOGRAMA 
Es un método  para  describir  gráficamente  un proceso,  mediante  la utilización 
de símbolos,  líneas  y palabras.  Permite  conocer  y comprender  los procesos  a 
Documentación:  Ej.: autorización, 
través  de los diferentes  pasos,  documentos  y unidades  administrativas 
informe,  orden  de compra,  factura,  etc. 
comprometidas. 
VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA 
Facilita  ejecutar  los trabajos 
Describe  los diferentes  pasos  del  proceso 
Impide  las improvisaciones  Conectores:  Indican  el sentido  del flujo. 
Permite  visualizar  todos  los procesos 
Identifica  las debilidades  y fortalezas  del proceso 
Permite el equilibrio  de las cargas  laborales 
Genera  un sentido  de responsabilidad 
Plantea  la diferencia  de lo que se hace  contra  lo que debería  hacerse  Genera 
calidad  y productividad. 
DISEÑO DE FLUJOGRAMAS 
Espera:  Espera  antes  de realizar  la 
Emplear  el mínimo  de símbolos  para  simplificar el  flujograma 
próxima  actividad 
El tamaño  de los símbolos  debe  ser uniforme 
El texto  del símbolo  debe  ser breve 
La representación  debe  ser clara y explícita. 
El flujo de información  debe  ser lógico  y secuencial. 

Limites: Indica  principio  o fin de un 

proceso.

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Docente  Universitario 
 MANUALES DE LA ORGANIZACION 

MANUALES  MANUALES DE ORGANIZACION  2 Establecer  el procedimiento  más factible 

Son documentos  detallados  que  contienen  en forma  Explican  los detalles  más importantes  de la organización  2 Presentar  la proposición 
ordenada  y sistemática,  la información  acerca  de la  e incluyen: 
2 Obtener  la aprobación 
organización  de la empresa.  De acuerdo  a su contenido  3 Finalidad  de cada  elemento  de la Organización 
pueden  ser:  2 Preparar  las instrucciones 
3 Declaración  de funciones 
a. De políticas  y reglamentos  2 Efectuar  pruebas 
3 Glosario  de términos  utilizados 
b. Departamentales  2 Implantar  el procedimiento 
Contienen: 
c. De inducción  y capacitación  2 Preparar  guía  de adelantos  logrados 
*Introducción 
Introducción  y objetivos  del manual 
d. De organización  2 Llevar  registros  adecuados  de realización 
*Historia de la empresa 
e. De procedimientos  ANALISIS DE PUESTO 
*Objetivos 
Objetivos  generales  de la organización 
f. De Contenido  múltiple  Objetivos: 
* Políticas  generales 
g. De técnicas  A Mejorar  los sistemas  de trabajo 
* Nombres 
Nombres  de áreas  o departamentos  y puestos 
h. De cargo.  A Delimitar  funciones  y responsabilidades 
* Procedimientos 
Procedimientos  de organización 
UTILIDAD  A Evitar  fugas de autoridad  y responsabilidad 
* Responsabilidades 
Responsabilidades  de los altos  niveles 
B Estandarizan  y controlan  el cumplimiento  de funciones  A Fundamentar  programas  de entranamiento 
* Funciones 
B Delimitan  actividades,  responsabilidades  y funciones  ARetribuir adecuadamente  al personal 
* Descripción 
Descripción  de puestos  y actividades 
B Son  una fuente  de información  A Mejorar  la selección  del personal 
DIAGRAMA DE PROCESO (simbología) 
B Ayudan  a la coordinación  y evitan  duplicidad  Contiene: 
Operación 
B Son  base  para  el mejoramiento  continuo  1. Descripción  del  puesto 
Inspección 
B Reducen  costos al incrementar  la eficiencia  ­ Encabezado  o identificación 
Transporte 
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES  Título 
Demora  o espera 
q Indice  Ubicación 
Almacenamiento 
q Objetivos  y antecedentes  del manual  Instrumental 
SECUENCIA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE 
q Fecha  de emisión  y modificaciones  PROCEDIMIENTO  Jerarquía 
q Instrucciones  para  hacerlo  comprensible  2 Escoger  el procedimiento  por realizar  Descripción  genérica 
q Redacción  clara,  concisa  y ordenada  2 Determinar  las técnicas  analíticas  Detalle  de las actividades  del puesto 
q Complementarse  con gráficas  y documentos.  2 Analizar  el trabajo  2. Requisitos  o perfil

2 Lista  de la forma  a realizar  el trabajo 

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Docente  Universitario 
 MANUALES DE LA ORGANIZACION 

MANUALES POR FUNCION  REGLAMENTOS  • Se pueden calcular errores. 

ESPECIFICA 
Cobijan a todas las anteriores funciones,  • Conserva el esfuerzo administrativo 
• Ventas  adicionalmente pueden ser:  
adicionalmente pueden ser:
• Permite economías de personal 
• Compras  • Gastos de viaje 
• Ayuda en la coordinación 
• Finanzas  • Fotocopiadora 
PLANEACION DE ESTUDIO DE SISTEMAS Y 
• Personal  • Caja menor  PROCEDIMIENTOS 
• Crédito  • Manejo de chequeras  • Los sistemas y procedimientos varían de una 
empresa a otra. 
• Caja  • Autorización de firmas 
• Deben ser planeados minucisosamente 
• Cartera y Cobranzas  • Custodia de valores 
• Deben ser aprobados por la dirección 
• Contable  • Seguridad física 
• Los responsables están en todos los niveles 
• Cuentas por cobrar  • Seguridad industrial. 
ASPECTOS DE IMPORTANCIA DEL ESTUDIO 
• Presupuesto  • Reglamento general, etc. 
COMPLETO 
• Inventarios  Ventajas de sistemas y procedimientos  
a) Políticas 
• Almacén  • Prontitud de servicio al mínimo costo 
b) Organización 
• Despachos  • Eficiencia 
c) Objetivos del sistema 
• Producción  • Precisa acción, alcance, objetivos y 
d) Información sobre volúmen de trabajo 
responsabilidades. 
• Tesorería 
e) Información sobre el atraso en la ejecución 
• Guarda memoria escrita 
• Ingresos 
f) Secuencia de actividades 
• Define secuencia y ubicación física 
• Activos fijos 
g) Actitud de alerta (verificación periódica) 
• El sistema de control ahorra tiempo y dinero 
• Costos 
h) Costo – beneficio de operación
• Debe ser flexible 
• Gastos 
• Establece delegación 
• Pedidos y facturación 
• Permite adecuada segregación de funciones 
• Impuestos 

Guía didáctica elaborada por: Jesús Antonio 
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Avendaño – Docente Universitario 
Docente Universitario