MANUAL DE PROCESOS INTERVENTORIA SALUD PUERTA A PUERTA

OFICINA DE PROYECCION SOCIAL GRUPO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO HUMANO GRUPO DE INTERVENTORIA

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA DEPARTAMENTO DE MEDICINA SOCIAL Y PREVENTIVA NEIVA HUILA MARZO DE 2006

CONTENIDO INTRODUCCION GLOSARIO 1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 ANTECEDENTES 1.2 CONCEPTOS Y MARCO LEGAL 1.3 PRINCIPIOS 2. OBJETIVOS 3. ESTRUCTURA ORGANICA 4. FUNCIONES 5. PROCESOS 6. EVALUACION E INDICADORES DE GESTION Y DESEMPEO 7. ANEXOS 8. BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCION El grupo de interventora de la Estrategia de Atencin Primaria en Salud con Enfoque Familiar Salud Puerta a Puerta (SPP), -consciente de la importancia de este tipo de iniciativas y ms an de su correcto desarrollo en los aspectos tcnicos, administrativos, operativos y financieros teniendo especial cuidado en el manejo eficiente, eficaz y efectivo de los recursos con destino en el sector de la salud- considera necesario contar con herramientas claras que garanticen el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas as como el fin mximo de las intervenciones en salud pblica: Mejorar la calidad de vida de las comunidades. Esto hace inexorable el sustento terico de los procesos que buscan dar coherencia al actuar de cualquier interventora en el cumplimiento estricto de sus funciones teniendo en cuenta que de por medio est la Salud de las comunidades y que estas estrategias de APS se convierten per se en generadores de desarrollo humano. Este manual se realiza para plasmar ordenadamente los diferentes procesos que forman parte de la ejecucin de la Interventora en Salud y en este caso de aplicacin a la Estrategia de Atencin Primaria en Salud (APS) con enfoque familiar denominada SPP. Se inicia con la presentacin de la base conceptual de las interventoras en salud junto con los principios generales del alcance del trabajo del Interventor, continua con la estructura del funcionamiento interno, seguido de los procesos diseados para una adecuada ejecucin de la interventora y finaliza con el sistema de evaluacin de desempeo del grupo interventor en general. Se espera que este manual sirva como bitcora que gue el desarrollo de esta interventora y se convierta en documento referencia para futuros proyectos que faciliten la ejecucin de la vigilancia y control requeridos en las Auditorias e Interventoras a los contratos de salud.

GLOSARIO APS: Atencin Primaria en Salud. SPP: Salud Puerta a Puerta. ESE: Empresa Social del Estado. UAE: Unidad Administrativa Especial. EAPSF: Equipo de Atencin Primaria en Salud Familiar. USCO: Universidad Surcolombiana. SSD: Secretara de Salud Departamental UROC: Unidad de Rehidratacin Oral Comunitaria UAIRAC: Unidad Atencin de Infecciones Respiratorias Agudas Comunitaria COVECOM: Comit de Vigilancia Epidemiolgico Comunitario ARS: Administradora del Rgimen Subsidiado EPS: Empresa Promotora de Salud IPS: Institucin Prestadora de Servicios AIEPI: Atencin Integral de Enfermedades Prevalentes de la Infancia IIAMI: Iniciativa Instituciones Amigas de la Mujer y la Infancia PAI: Programa Ampliado de Inmunizaciones PAB: Plan de Atencin Bsica POS: Plan Obligatorio de Salud

MARCO CONCEPTUAL ANTECEDENTES Desde el ao 2001 la Facultad de Salud de la Universidad Surcolombiana (USCO) ha venido proponiendo en diferentes espacios y escenarios nacionales, departamentales y locales la necesidad de implementar un modelo de atencin en salud integral con la estrategia de atencin primaria y con el enfoque en salud familiar cuyo nfasis sea la promocin y la prevencin en salud. En la Gobernacin del Dr. Rodrigo Villalba se incluy dentro del plan de Desarrollo 2004-2007 (el eje temtico Desarrollo Social) el componente de Huilenses Saludables dentro del cual se desarrollan el PAB y se definen acciones para la disminucin de la mortalidad Materna e Infantil fruto de lo cual surge la Estrategia de APS con enfoque familiar SPP. Este modelo de APS se inici en el segundo semestre de 2005 con el desarrollo de la Estrategia Salud Puerta a Puerta (SPP) en 26 Municipios del Departamento de Huila, interviniendo las comunidades rurales pobres y urbanas marginales. En consecuencia la Facultad de Salud de la USCO se propuso acompaar a la Secretara de Salud y al Gobierno Departamental del Huila en esta importante decisin poltica de la implementacin del modelo de atencin para el Departamento del Huila SPP y para ello presenta la propuesta de Interventora a la Estrategia. Esta Interventora se concibe como una herramienta legal de vigilancia y control as como un observador independiente y crtico capaz de generar propuestas que orienten hacia la construccin de un modelo de APS regional basado en principios de calidad. As se inici la Interventora de la estrategia de APS con enfoque familiar SPP en Noviembre de 2005 y ha venido cumpliendo su tarea de vigilar y controlar la ejecucin de este modelo novedoso y a la vez est generando espacios de discusin y herramientas que faciliten su desarrollo, fruto de lo cual surge este manual de interventora. CONCEPTOS Y MARCO LEGAL Qu es una Interventora? Es el proceso de supervisin y control que deben hacer las entidades estatales sobre aquellas funciones y competencias que les asigna la normatividad vigente 5

cuando media una relacin contractual. Dicho proceso tiene el propsito de verificar durante la ejecucin del contrato el avance y cumplimiento de las obligaciones contradas en trminos de oportunidad, utilizacin de los recursos y calidad de los bienes o servicios contratados. De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola el vocablo Interventor tiene las siguientes acepciones: Que interviene, comit interventor. Capacidad interventora. Persona que autoriza y fiscaliza ciertas operaciones para asegurar su correccin.

Funciones de la Interventora. La interventora desarrolla sus funciones dentro de cuatro aspectos principales, los cuales estn interrelacionados: el administrativo, el tcnico, el legal y el econmico. ADMINISTRATIVO: 1. Conocer los procedimientos internos de la administracin territorial (Contratante) relacionados con el manejo y trmite de los contratos, rdenes de pago y dems aspectos inherentes a sus funciones. 2. Exigir al contratista informes peridicos sobre la ejecucin contractual dentro de los trminos pactados en cualquier momento si lo considera conveniente. 3. Certificar si el contratista ha cumplido con todas las obligaciones contractuales. 4. Convocar al contratista a las reuniones que sea necesarias para lograr la debida ejecucin del contrato. 5. Elaborar para firma y consideracin de las partes el acta de liquidacin del contrato. 6. Levantar y firmar con el contratista actas de iniciacin, reuniones y liquidacin. 7. Impartir por escrito al contratista las instrucciones para la aplicacin de instrumentos en el desarrollo de la interventora. 8. Elaborar informes peridicos de ejecucin del contrato e informar en los casos de incumplimiento con soportes y razones de estos. 9. Solicitar al contratante la informacin y documentacin que considere necesaria para el desarrollo de la interventora. 10. Rendir los informes solicitados por los organismos de control del estado. 11. Promover la solucin de conflictos entre las partes.

TCNICO: 1. Verificar que el contrato se encuentre firmado y debidamente legalizado. 2. Controlar y hacer seguimiento de los procesos constructivos de los bienes o de los servicios prestados, guiados por las normas tcnicas, los diseos y las especificaciones. 3. Participar y colaborar con las partes en la liquidacin del contrato. 4. Asesorar al contratista cuando lo considere necesario o cuando este lo solicite en cuanto a temas relacionados con la naturaleza del contrato. 5. Organizar el archivo del contrato, que como mnimo deber contener los siguientes documentos: a. Copia del estudio de conveniencia. b. Copia del contrato y soportes de legalizacin. c. Copia del plan de inversin de contratista. d. Copia del cronograma de actividades. e. Copia del acta de Iniciacin. f. Copia de Actas de Suspensin y Reiniciacin. g. Copia de los documentos de prrroga o modificacin del contrato y del que autorice trabajos o actividades adicionales (Otros). h. Copia de los informes de interventora. i. Copia del Acta de Liquidacin. j. Dems documentos relacionados con la ejecucin del contrato. LEGAL: 1. Llevar control y seguimiento de los aspectos legales y normativos del contrato, como el perfeccionamiento, los plazos, las garantas, los compromisos laborales, las sanciones, las adiciones y las modificaciones. 2. Velar porque se respeten en su integridad los derechos de las partes. 3. Requerir por escrito a las partes cuantas veces sea necesario en caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones contractuales. ECONMICO: 1. El Interventor es el delegado del ordenador del gasto; por tanto, debe cuidar que en la prctica las inversiones se realicen sobre la necesidad real y los principios de economa, eficiencia y eficacia, lo cual implica tomar las decisiones que eviten sobrecostos, y obviar obras o servicios que se consideren innecesarios. Para tal fin deber como mnimo:

a. Solicitar plan de inversin y asignacin presupuestal al iniciar el contrato. b. Revisar las facturas de acuerdo a lo establecido en el estatuto tributario y documentos equivalentes presentados por el contratista. c. Verificar y registrar cronolgicamente los pagos y deducciones del contrato. d. Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato. e. Asegurar la amortizacin total del anticipo. f. Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales. g. Velar por el cumplimiento de lo pactado en cuanto a pago de anticipos, parciales y final. h. Certificar el cumplimiento contractual para la gestin de pago.

Fines de la Interventora. La interventora propender por el cumplimiento contractual por medio del seguimiento, la intervencin y el control. La ejecucin de esta se realizar durante el desarrollo y vigencia del contrato a intervenir. El fin de esta es verificar que las partes cumplan a cabalidad los trminos y obligaciones contractuales y en este caso que los servicios de salud sean de calidad. Para el cumplimiento de sus objetivos el interventor debe ser un actor crtico, constructivo e independiente que propenda por la buena ejecucin del contrato establecido. Actividades bsicas de una interventora en salud. 1. Controlar: Supervisin planeada y permanente a todas y cada una de las obligaciones contractuales del contratante y contratista. 2. Solicitar: Facultad que tiene el interventor de solicitar a las partes que subsane oportunamente algn vicio de forma o de fondo que ponga en riesgo la ejecucin del contrato. 3. Exigir: Cuando no se cumpla alguna de las obligaciones pactadas en el contrato el interventor deber exigir la solucin inmediata y para ello se valdr de las garantas establecidas en el contrato. 4. Colaborar: Teniendo en cuenta que los contratos de atencin en salud buscan mejorar la calidad de vida de la poblacin objeto, es responsabilidad

de la interventora colaborar con las partes en procura del xito del contrato; este acto no debe confundirse con permisividad del interventor. 5. Aclarar: Una mala interpretacin del contrato y la falta de comunicacin entre las partes puede terminar en el fracaso del mismo. En estos casos el interventor debe aclarar malentendidos y servir de puente para una buena comunicacin entre las partes. 6. Prevenir: La interventora no ejerce una funcin pasiva por lo cual debe informar oportunamente y por escrito sobre los riesgos y posibles errores de las partes para tomar decisiones preventivas y correctivas. 7. Verificar: Es necesario dentro de la evaluacin del cumplimiento de las obligaciones contractuales contar con procesos e instrumentos que permitan verificar la ejecucin de estas dentro de los trminos pactados. La interventora es una herramienta de gestin que permite medir los resultados y el impacto de las acciones realizadas en la ejecucin de los contratos y retroalimentar a las partes para la toma de decisiones.

MARCO LEGAL Las entidades estatales estn obligadas a disear mecanismos de control interno y la Ley establece las directrices para su aplicacin (Constitucin Poltica de Colombia artculos 209 y 269 y ley 80 de 1993). Las entidades estatales tienen la competencia para la direccin general y la obligacin de ejercer el control y vigilancia de la ejecucin de los contratos y convenios para lograr el cumplimiento de estos en los trminos del artculo 14 de la Ley 87 de 1993. Los Interventores responden civil, penal, y disciplinariamente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos y convenios, respecto de los cuales ejercen las funciones de interventora, as como por los hechos u omisiones que les fueren imputables que causen dao o perjuicio a la entidad. La responsabilidad es imputable a los interventores, ya se trate de servidores pblicos o de particulares contratados, y debe propender por el cumplimiento del objeto contractual o convencional, buscando satisfacer las exigencias de la entidad y se enmarcan dentro de las disposiciones contenidas en la ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico). Los informes de los interventores sern tomados como fundamento para proferir los actos administrativos que hagan efectivas las garantas por la realizacin de los siniestros amparados por la pliza nica de cumplimiento a que se refiere el artculo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993. 9

PRINCIPIOS DE INTEVENTORIA Enfoque Preventivo: Busca prever, advertir e informar sobre los problemas actuales y potenciales que se constituyen en obstculos para que los procesos conduzcan a los resultados esperados. Confianza y Respeto: Debe fundamentarse en la seguridad y transparencia del compromiso serio y demostrado, para desarrollar de forma adecuada y sin contratiempos el concepto de vigilancia y control. Sencillez: Las acciones y mecanismos utilizados en la Interventora deben ser claramente entendibles y fcilmente aplicables para que cada una de las partes pueda realizar, en forma efectiva, las actividades que le corresponden dentro de estos procesos. Confiabilidad: Los mtodos, instrumentos e indicadores utilizados en los procesos de Interventora deben garantizar la obtencin de los mismos resultados, independientemente de quin ejecute la medicin. Validez: Los resultados obtenidos mediante los mtodos, instrumentos e indicadores utilizados en los procesos de Interventora deben reflejar razonablemente el comportamiento de las variables objeto de evaluacin. Moralidad: indica que todas las operaciones deben ser realizadas no slo acatando las normas constitucionales y legales, sino los principios ticos y morales que rigen nuestra sociedad. Eficiencia: obliga a velar porque, en igualdad de condiciones, de calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, o, en otras palabras, con la mxima productividad y el mejor uso de los recursos disponibles. Economa: ordena vigilar que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada, en funcin de los objetivos y metas contractuales. Celeridad: establece que uno de los aspectos principales de la Interventora, debe ser la capacidad de respuesta oportuna en procura de resolver los inconvenientes que surjan dentro del desarrollo de lo convenido.

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Imparcialidad: apunta a obtener la mayor transparencia posible en las actuaciones de la Interventora, de tal manera que ninguna de las partes pueda sentirse tendenciosamente afectada en sus intereses o ser objeto de discriminacin. Eficacia: se ocupa de examinar si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relacin con los objetivos y obligaciones contractuales. Confidencialidad: la informacin y resultados de la Interventora slo podr ser conocida por las partes y por las autoridades legales y organismos de control del estado.

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ESTRUCTURA ORGANICA DE LA INTERVENTORIA

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA FACULTAD DE SALUD PROYECCION SOCIAL (Grupo de investigacin) Coordinador USCO: Dr. Jos Domingo Alarcn Director del proyecto: Jorman H. Tejada Perdomo Asesor: Pedro Reyes Gaspar

Secretaria Yolima Rodrguez lvarez Abogado: Juan Pablo Murcia

INTERVENTORA TCNICA OPERATIVA INTERVENTORIA FINANCIERA Mdicos: Luis Antonio Medina Elas Reyes Pereira Ingeniero: Claribel Arias Pea Enfermeros: Carlos A. Rodrguez Avaro Torres R. Stella Peralta C. Leidy Solano P. Contadores: Edy Yazmn Avendao Luis Alberto Ordoez P.

Supervisor: Claudia Maritza Guzmn Peralta

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA FACULTAD DE SALUD PROYECCION SOCIAL (Grupo de investigacin) Coordinador USCO: Dr. Jos Domingo Alarcn Director del proyecto: Jorman H. Tejada Perdomo Asesor: Pedro Reyes Gaspar

Secretaria Yolima Rodrguez lvarez Abogado: Juan Pablo Murcia

INTERVENTORA TCNICA OPERATIVA INTERVENTORIA FINANCIERA Mdicos: Luis Antonio Medina Elas Reyes Pereira Ingeniero: Claribel Arias Pea Enfermeros: Carlos A. Rodrguez Avaro Torres R. Stella Peralta C. Leidy Solano P. Contadores: Edy Yazmn Avendao Luis Alberto Ordoez P.

Supervisor: Claudia Maritza Guzmn Peralta

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FUNCIONES EQUIPO INTERVENTORIA SPP 1. FUNCIONES DE LA COORDINACIN DE LA INTERVENTORIA. 1. Presentar la propuesta de Interventora y gestionar su aprobacin por los organismos competentes. 2. Gestionar la legalizacin del contrato. 3. Elaborar el plan general de ejecucin de la Interventora. 4. Conformar el equipo de Interventora con personal idneo segn el perfil requerido. 5. Integrar y participar activamente en el Comit Operativo Departamental de la estrategia SPP. 6. Revisar y firmar todos los informes de la Interventora antes de ser enviados al Contratante. 7. Participar en la evaluacin y ajuste de instrumentos y herramientas a utilizar en el transcurso de la Interventora. 8. Velar por la ejecucin adecuada de los procesos que faciliten la labor del equipo de Interventora. 9. Brindar asesora general en los requerimientos tcnicos de la Interventora.

2. FUNCIONES DEL DIRECTOR 1. Direccin general de la Interventora a la estrategia de APS con enfoque familiar SPP. 2. Disear el plan operativo de la Interventora. 3. Desarrollar el proceso de induccin con el personal contratado.

4. Gestionar la asignacin de los recursos fsicos, equipamiento e insumos necesarios para la operatividad de la Interventora. 5. Disear conjuntamente con el equipo de Interventores los instrumentos y papeles de trabajo necesarios para el desarrollo de la Interventora. 6. Consolidar y presentar informes parciales y final elaborados por grupos de interventores y asesorado por el grupo supervisor. 7. Identificar y planear con el equipo supervisor la capacitacin a los interventores segn necesidades encontradas. 8. Presentar informe mensual de actividades del grupo Interventor con logros obtenidos y sugerencia de ajustes en el mes siguiente. 9. Convocar y asistir a las reuniones programadas para el diseo y organizacin del proyecto. 10. Realizar retroalimentacin a los interventores de acuerdo a los hallazgos de los Supervisores y asesor. 11. Definir instrumentos e indicadores para medir el desempeo de la Interventora. 12. Evaluar peridicamente y presentar informes sobre desempeo de la Interventora en general y de cada uno de sus miembros. 13. Obrar como puente de comunicacin entre El contratante y la Interventora. 14. Hacer las solicitudes y requerimientos necesarios por escrito al contratante y los contratistas.

3. FUNCIONES SUPERVISOR 1. Apoyar al director de la interventora en la orientacin del trabajo y elaboracin de informes parciales y final. 2. Revisar conjuntamente con el director del proyecto el manual de APS. 3. Asesorar y evaluar a los interventores en el desarrollo de las actividades estipuladas en el contrato.

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4. Presentar el cronograma de trabajo de la direccin del proyecto. 5. Presentar informes de actividades una vez al mes a la direccin del proyecto. 6. Proponer y dar recomendaciones para el mejoramiento del proyecto y entregar las mismas al Director de la Interventora. 7. Identificar y planear con el Director la capacitacin a los interventores segn necesidades encontradas.

4. FUNCIONES DEL ASESOR. 1. Planear y organizar el desarrollo de los instrumentos de medicin control y verificacin para ser utilizados por el equipo de Interventora. 2. Brindar pautas metodolgicas y de capacitacin al equipo de Interventora sobre estrategias de campo en APS. 3. Fortalecer los procesos y acciones de evaluacin para los programas de Demanda inducida, proteccin especifica y notificacin en eventos de inters en Salud Publica para cada uno de las ESE objeto de la Interventora. 4. Planear el diseo y organizacin de visitas de Interventora a las ESE objeto del contrato. 5. Vigilar y contribuir en la elaboracin de informes parciales y finales de las acciones ejecutadas por los equipos de Interventora. 6. Medir la eficiencia y eficacia del proceso para poder tomar correctivos y generar direccionamiento en pro de la estrategia SPP. 7. Colaborar con la elaboracin del manual o informe final de la Interventora al contratante. 8. Las anteriores funciones las realiza a los contratos celebrados con entre SSD y las ESE.

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5. FUNCIONES DEL EQUIPO INTERVENTOR EN SALUD. 1. Realizar las gestiones encomendadas respetando las normas y reglamentos de la USCO. 2. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por la USCO para el ejercicio de las actividades convenidas, comprometindose a no utilizarlos para fines distintos a los contratados. Si EL CONTRATISTA tiene inventario a su cargo, una vez finalizada el presente Contrato, mediante un acta detallada, deber hacer entrega formal de dichos bienes a la Divisin de Recursos. 3. Asistir puntualmente a las reuniones convocadas por el director del proyecto y los supervisores. 4. Elaborar y entregar oportunamente el cronograma de visitas de las ESE asignadas. 5. Realizar seguimiento y evaluacin al plan de accin elaborado por cada uno de los equipos de APS. 6. Participar activamente en la elaboracin del manual de APS de la estrategia SPP. 7. Disear instrumentos e indicadores para realizar una adecuada evaluacin y seguimiento del desempeo de cada ESE. 8. Medir el impacto de la estrategia SPP sobre la demanda espontnea e inducida en la ESE respectiva. 9. Entregar los soportes de las visitas realizadas a los municipios. 10. Desplazarse a las ESE y/o veredas objeto de la estrategia de Salud Puerta a Puerta. 11. Presentar al Director de la Interventora informe mensual y consolidado final de los resultados sobre la ejecucin de la estrategia en cada ESE de acuerdo a la interventora tcnica, operativa y financiera realizada, que incluya el anlisis de los resultados obtenidos, indicadores propuestos, observaciones y recomendaciones. 12. Determinar los indicadores de seguimiento, evaluacin y control de la interventora y presentarlos a la SSD previo desplazamiento a las ESE. 13. Presentar informes bimensuales que describan el estado de cumplimiento de las obligaciones contractuales de la interventora incluyendo los resultados de la interventora tcnica, operativa y financiera por ESE en cuanto a la ejecucin de la estrategia de SPP de acuerdo a las obligaciones contractuales suscritas con las entidades ejecutoras y teniendo en cuenta los Indicadores propuestos. 14. Presentar un informe final consolidado de los resultados de la ejecucin de la estrategia SPP en cada ESE de acuerdo a la interventora tcnica, operativa y financiera realizada, que incluya el anlisis de los resultados obtenidos, indicadores propuestos y observaciones y recomendaciones. 18

15. Evaluar y hacer seguimiento a la participacin de los equipos de APS dentro del sistema de seguridad social en salud: interacciones con EPS/ARS/IPS, Secretaras de Salud Municipal, grupos asociados de la comunidad, atencin POS, atencin PAB y programas de P y P en el municipio respectivo. 16. Evaluar el seguimiento a los grupos de riesgo detectados en el diagnstico comunitario y las acciones de los problemas detectados y remitidos para intervencin. 17. Comprobar la conformacin de los equipos extramurales y coordinador segn especificaciones contractuales de cada ESE. 18. Comprobar que existan los elementos e insumos para el funcionamiento de cada una de las UROCS, UAIRAC conformadas. 19. Verificar la Compra de elementos e insumos de dotacin personal y administrativos en cada ESE. 20. Confirmar la compra de 1.000 Tarjetas SICAP por cada 5000 habitantes de los municipios del rea de influencia de la ESE. 21. Realizar seguimiento al diagnostico comunitario de las zonas intervenidas mediante la aplicacin de las tarjetas SICAPS, cuya informacin debe ser digitada y consolidada. 22. Comprobar la Identificacin de toda la papelera a utilizar con el logo de la Gobernacin, Secretaria de Salud Departamental y APS Salud puerta a puerta. 23. Confirmar la seleccin de la zona por cada equipo de salud extramural con un mnimo de 400 familias en comunidades muy dispersas y de 500 a 700 en comunidades de poblacin concentrada pobre y vulnerable, con difciles condiciones de accesibilidad, con indicadores de morbilidad y mortalidad materna e infantil crticos que afecten el cumplimiento de las metas departamentales. 24. Comprobar que el equipo extramural realice todas sus actividades en la respectiva zona seleccionada y adems resida en ella. 25. Confirmar que la zona rural y/ marginal seleccionada sea sectorizada de tal manera que se identifique y definida la poblacin por grupo de edad y de acuerdo a los diferentes programas de proteccin y deteccin temprana. Para ello se levantara el mapa. 26. Confirmar que se brinde atencin integral a las familias pobres no aseguradas y/o niveles I y II del rea rural y marginal de los municipios de acuerdo a las diferentes actividades establecidas en los programas de Proteccin especifica y Deteccin temprana, con el fin de obtener coberturas tiles del 95% (resolucin 412/3384). 27. Solicitar todos los informes que se requieran incluyendo la ejecucin financiera. 28. Verificar lo siguiente: El cronograma de actividades a desarrollar en el municipio por los equipos de salud, en todo el tiempo de ejecucin del convenio.

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La dotacin de los equipos, elementos e insumos para la prestacin de los servicios del equipo extramural de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2309 del 2002 que establece el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad y las dems normas vigentes al respecto (Resolucin 1439 y sus anexos, Resolucin 1891, Resolucin 489, Circular 015, etc.), especficamente por cada equipo conformado. La realizacin de reunin de concertacin mensual liderada por el Gerente de la institucin y con el apoyo de la coordinacin de la Estrategia de Salud Puerta a Puerta de cada municipio con los diferentes actores del SGSSS en los Municipios beneficiados (Alcalde, Promotor de Saneamiento, EPS, ARS, ICBF, EDUCACION, CURA PARROCO, PERSONERIA Y DEMAS MIEMBROS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL). Reportar actas y/o informes de reuniones, compromisos establecidos. La implementacin de las estrategias de AIEPI COMUNITARIO, realizando para ello la capacitacin - Terico (Atencin de Enfermedades Prevalentes de la Infancia) practica. La Realizacin de mnimo 6 capacitaciones por zona asignada sobre los temas especificados en el contrato. Que se realice Vigilancia epidemiolgica de las enfermedades de inters en salud publica, en los Municipios e implementar y operativizar los COVECOM en las veredas intervenidas. Incluye capacitacin en vigilancia de eventos en salud publica. Anexar listado de asistencia, horas y relacin de temas. La facilidad de transporte a los equipos de atencin primaria para el cumplimiento de las actividades en el rea rural y marginal PARA LO CUAL NO SE UTILIZARAN AMBULANCIAS. La realizacin de 3 capacitaciones en la estrategia Instituciones Amigas de la Mujer y de la Infancia (IAMI), articulado al componente de maternidad segura y promocin, proteccin y apoyo a la lactancia materna. La elaboracin de un Plan de accin por cada vereda y un plan de mejoramiento por cada una de las familias intervenidas teniendo en cuenta las diferentes acciones a realizar segn las diferentes disciplinas de salud. La implementacin de registros de demanda inducida realizada por programas y de los resultados obtenidos a travs del seguimiento y evaluacin realizada a esta. La presentacin de informes mensuales en original, 2 copias y medio magntico (CD) los 5 primeros das describiendo una a una las obligaciones contractuales, las actividades realizadas para el cumplimiento de las mismas, el porcentaje alcanzado en el desarrollo de las mismas y los resultados y cobertura obtenidas en cada uno de las actividades de proteccin especifica, deteccin temprana y vigilancia de enfermedades de inters en salud publica. Dos copias impresas deben ser enviadas a la interventora y el medio magntico y una copia impresa a la Secretaria de Salud Departamental. 20

La presentacin de informe final consolidado de todas las actividades desarrolladas para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y el impacto de las mismas en medio magntico e impreso en original y 2 copias.

6. FUNCIONES DEL INGENIERO DE SISTEMAS. 1. Cumplir con el objeto, los servicios y las obligaciones descritas en este contrato de acuerdo a las normas propias de la actividad a desempear. 2. Realizar las gestiones encomendadas respetando las normas y reglamentos de la USCO. 3. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por la USCO para el ejercicio de las actividades convenidas, comprometindose a no utilizarlos para fines distintos a los contratados. Si EL CONTRATISTA tiene inventario a su cargo, una vez finalizada el presente Contrato, mediante un acta detallada, deber hacer entrega formal de dichos bienes a la Divisin de Recursos. 4. Presentar un cronograma de actividades a desarrollar por ESE en todo el tiempo de ejecucin de la estrategia el cual ser elemento de evaluacin para el cumplimiento de las obligaciones del contrato. 5. Realizar una visita a los municipios con el fin de realizar el seguimiento y evaluacin de todo lo relacionado con la digitacin y consolidacin de la informacin de las Tarjetas SICAPS. 6. Diseo y actualizacin de la pgina Web del programa. 7. Diseo de bases de datos (una por cada visita) 8. Anlisis de las bases de datos de las encuestas SICAPS. 9. Diseo y elaboracin de informes peridicos. 10. Elaborar instrumentos para verificar la realizacin y desarrollo del diagnostico comunitario en base a las tarjetas SICAPS. 11. Entregar los soportes de las visitas realizadas a los municipios. 12. Toda comunicacin que genere tiene que estar avalada por el director del proyecto. 13. Cumplir con las dems obligaciones inherentes al servicio contratado. 14. Proponer y dar recomendaciones para el mejoramiento del proyecto y entregar las mismas al gerente del proyecto. 7. FUNCIONES DE LOS CONTADORES. 1) Cumplir con el objeto, los servicios y las obligaciones descritas en este contrato de acuerdo alas normas propias de la actividad a desempear.

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2) Realizar las gestiones encomendadas respetando las normas y reglamentos de la USCO. 3) Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por la USCO para el ejercicio de las actividades convenidas, comprometindose a no utilizarlos para fines distintos a los contratados. Si EL CONTRATISTA tiene inventario a su cargo, una vez finalizada el presente Contrato, mediante un acta detallada, deber hacer entrega formal de dichos bienes a la Divisin de Recursos. 4) Asistir puntualmente a las reuniones convocadas por el director del proyecto y los supervisores. 5) Realizar y entregar oportunamente el cronograma de visitas a cada uno de los municipios asignados. 6) verificacin documental y registro contables. 7) Establecer las formalidades y el lleno de los requisitos legales de los documentos que soporta los desembolsos por bienes y servicios incurridos en el desarrollo del respectivo contrato. 8) Verificacin de la ejecucin presupuestal de conformidad con los parmetros establecidos en el respectivo contrato analizar la correcta ejecucin de los recursos como son: humano, fsico, e implementados, discriminados en el contrato con las ESE - UAE. 9) Disear los formatos y papeles de trabajo necesarios para el cumplimiento de las funciones. 10)Rendir los informes de las visitas realizadas de forma mensual. 11)Realizar visitas de seguimiento y control financiero a los municipios segn necesidades y/o problemticas encontradas. 12)Evaluar, presentar y comentar informes de los estados financieros de las ESE municipales y de las Secretarias de Salud en cada municipio. 13)La prestacin de los servicios contratados se cumplir en las instalaciones de USCO o en el sitio que est seale, en cooperacin y coordinacin con los funcionarios y los directivos de la institucin. 14)Cumplir con las dems obligaciones inherentes al servicio contratado. 15)Mantener comunicacin constante con el coordinador del convenio designado por la universidad. 16)Desplazarse a las ESE como mnimo una vez cada 2 meses. 17)Entregar los soportes de las visitas realizadas a las ESE. 18) Entregar mensualmente informe del desarrollo de actividades, discriminando resultados, indicadores, dificultades de cada unos de los contratos de los 32 municipios que hacen parte integral del Contrato nteradministrativo de Interventora N 317. 19)Toda comunicacin que genere tiene que estar avalada por el director del proyecto. 20)Presentar un cronograma de actividades a desarrollar por ESE en todo el tiempo de ejecucin de la estrategia el cual ser elemento de evaluacin para el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

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21)Realizar el seguimiento de la ejecucin financiera por ESE y presentarla a la SSD de forma mensual, actualizada y oportuna. 22) Verificar que se tenga una cuenta especial para el manejo de los recursos girados por la SSD. 23)Solicitar todos los informes que se requieran en la ejecucin financiera. 24)Realizar plan de inversin y hacer seguimiento al manejo financiero interno de la interventora.

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PROCESOS INTERVENTORIA SPP 1. MACROPROCESO INTERVENTORIA SPP

APOYO LOGISTICO
Firma, LEGALIZACION Y ACTA iniciacion DE contrato VERIFICACION DE LA EJECUCION CONTRACTUAL SSD-ESE ANALISIS Y PRESENTACION DE RESULTADOS

PLANEACION Y PROGRAMACIO N

LIQUIDACION CONTRATO

APOYO TECNICO

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MATRIZ MACROPROCESO INTERVENTORIA SPP

QU Firma de contrato y acta de iniciacin Interventora CUNDO DNDE A la Oficina firma de Proyeccin los Social, SSD. contratos con las ESE para ejecucin de la estrategia SPP Planeacin y Grupo Luego de Oficina programacin Interventor, la firma Interventora Coordinad del y proyeccin or, contrato Social Director, de Asesor y Intervento supervisor ra y acta es de iniciacin. Verificacin Grupo Durante ESE, ejecucin Interventor la Veredas, contractual ejecucin SSD. de la estrategia SPP QUIN Grupo de Interventor es, USCO, SSD. PARA QU Tener sustento legal para iniciar las actividades. Conocer las obligaciones contractuales y poder iniciar la planificacin del trabajo. CMO Firma de contrato y acta de iniciacin entre Secretario de Salud Departamental y Rector de la USCO. Firma de contrato entre USCO y cada uno de los Interventores.

Desarrollar Realizacin de : ordenadamente la 1. Plan Presupuestal ejecucin de la 2. Cronograma general de actividades interventora 3. Cronograma de visitas propendiendo por el 4. Diseo de instrumentos y papeles de trabajo cumplimiento de las 5. Definicin de indicadores obligaciones contractuales y el xito de la estrategia SPP Cuantificar el Realizacin de : cumplimiento de 1. Visitas a ESE obligaciones 2. Visitas a veredas contractuales. 3. Solicitud de documentacin a las partes Detectar fallas y 4. Aplicacin de instrumentos y papeles de retroalimentar. trabajo Tener datos para 5. Aplicacin de indicadores de desempeo

25

QU

QUIN

CUNDO

DNDE

PARA QU entrega de informes y certificaciones. Liquidar contratos sobre bases reales.

CMO

Anlisis y Grupo Luego de Oficina de Certificar cumplimiento presentacin Interventor, cada proyeccin del contratista y de resultados Coordinad visita y social y SSD contratante. or, mnimo Cuantificar Director, cada 2 cumplimiento y Asesor y meses. desempeo de supervisor Al interventora. es finalizar el contrato. Liquidacin de contrato Interventor Al Oficina de Autorizar los pagos a, SSD y finalizar proyeccin correspondientes de ESE. el social y SSD acuerdo al contrato cumplimiento. segn Terminar la relacin trminos contractual. estableci dos en el mismo.

Consolidacin de datos recolectados. Revisin individual. Socializacin de hallazgos. Mesa de trabajo en donde se compare lo encontrado con lo planeado y estipulado en el contrato. Entrega de informes parciales y finales de ejecucin contractual de cada ESE. Entrega de informe parcial y final sobre cumplimiento y desempeo de interventora.

Diligenciar un formato preestablecido y diseado por la Interventora para la liquidacin de contratos previo acuerdo entre las partes y con base en el concepto final de la Interventora.

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2. PLANEACION Y PROGRAMACION INTERVENTORES DIRECTOR, SUPERVISORES Y ASESOR OFICINA DE PROYECCION SOCIAL-COORDINADOR

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

1
REVISION DE CRONOGRAMA E INSTRUMENTOS

REQUIRE AJUSTE PRESUPUESTAL

SI

N O

DEFINICION DE INSTRUMENTOS

SI

1
N O AJUSTE

APROBAD O

APROBACION EJECUCION

NOTIFICACION ESE DE VISITAS INTERVENTORES SALUD

SALIDA A ESE

INTERVENTORES FINANCIEROS

PROCESO DE VERIFICACION ESE (3)

INGENIERO

El equipo de Interventora de la estrategia de Salud Puerta a Puerta (SPP) realizar un cronograma general de actividades. Durante esta etapa preliminar se definirn los instrumentos y papeles de trabajo a utilizar durante el curso de la interventora; estos a su vez sern revisados por la Direccin y el equipo de supervisores-asesores quienes realizaran sugerencias y correcciones. Luego de tener ajustado el cronograma de actividades junto con los instrumentos se enviaran a la oficina de proyeccin social en donde se revisar si es viable presupuestamente y de no ser as se realizaran las modificaciones necesarias (siempre y cuando no altere el buen desarrollo de la interventora). La notificacin a las ESE se realizar en forma escrita y va fax -si fuere necesario- como mnimo 5 das antes de la visita. Finalmente el equipo de Interventora empezar las visitas en el orden planteado salvo inconvenientes de ltima hora en cuyo caso se realizar notificacin escrita y telefnica a la Direccin de la Interventora quien a su vez proceder a notificar a la ESE correspondiente. 27

QU Realizar cronograma de actividades

QUIN Grupo de Interventore s, director, coordinador, asesor y supervisores Diseo de Grupo instrumentos Interventor y supervisores

CUNDO DNDE Iniciado el Oficina contrato y interventora antes de las visitas Iniciado el Oficina contrato y Interventora antes de las visitas Oficina de Proyeccin Social

PARA QU Facilitar la evaluacin de obligaciones contractuales y planificar de acuerdo al presupuesto disponible Agilizar la recoleccin y anlisis de la informacin para la entrega de informes al contratante

CMO Establecer las obligaciones contractuales y realizar una programacin para que cada interventor cumpla con estas dentro del tiempo establecido y el presupuesto disponible teniendo en cuenta el calendario laboral de las ESE

Revisin de Coordinador cronograma , Director e ,Supervisore instrumentos s Y Asesor

Dos das luego de recibido de los interventore s Asignacin Contador Dos das Presupuesta interventor y despus de l Director recibido el cronograma Notificacin ESE envo de plan de visita Proceso Verificacin Secretaria, Director

Cada interventor presentar de acuerdo a su perfil un borrador de instrumentos y papeles de trabajo para evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de tipo financiero, tcnico y administrativo los sern revisados por los supervisores y asesor. Realizar ajuste sobre las Revisin individual y colectiva entre Coordinador, anomalas encontradas y Director , Supervisores y Asesor mediante la retroalimentar el proceso conformacion de mesas de trabajo con el grupo interventor. Asegurar recursos para la Establecer la cantidad disponible para: ejecucin real de lo 1. Viticos planeado 2. Papelera e insumos 3. Salarios 4. Funcionamiento La visita sea mas gil y Diligenciar un formato preestablecido para obtener un mejor Notificacin y/o requerimientos a ESE y enviarlo resultado de la misma va fax correo junto con el plan de visita. Verificar el cumplimiento contractual de ESE Ver proceso numero 3.

Oficina de proyeccin social

Cinco das Oficina de antes de la proyeccin visita a ESE social

Interventrore Segn lo ESE s programado

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3. VERIFICACION EN LA ESE
PRESENTACION INTERVENTOR EN LA ESE
SE REALIZA LA VISITA

DESPLAZAMIENTO A LA ESE

SI

LLEGADA A LA ESE

SI

SALIDA A CAMPO

N O

N O

N O VERIFICACION DE DATOS Y APLICACION INSTRUMENTOS EN ESE

SI

PRESENTACIN DE HALLAZGOS A GERENTE

DESPLAZAMIENTO

REQUERIMIENTOS SOBRE HALLAZGOS VERIFICACION DE DATOS Y APLICACION INSTRUMENTOS

LEVANTAMIENTO Y FIRMA DE ACTA

SALIDA DE ESE VUELTA A LA ESE

ELABORACION INFORME

NOTIFICACION DE NOVEDAD

ENTREGA AL DIRECTOR INTERVENTORIA

29

1. La interventora a la Estrategia de SPP se realizara con las ESE que hayan firmado contrato para su ejecucin con la SSD. 2. Previa notificacin a la ESE, la Interventora se desplazar a estas para realizar el proceso de Interventora Tcnica, Administrativa y Financiera para lo cual dispondr de instrumentos y papeles de trabajo definidos con anterioridad. 3. Durante el desplazamiento a la ESE se pueden presentar las siguientes situaciones que impidan la realizacin de la visita: Factores externos a. Orden publico b. Bloqueo de la va c. Condiciones climticas. Factores inherentes al interventor: d. Incapacidad medica del interventor e. Calamidad domestica

4. Si se presentan algunas de las situaciones descritas anteriormente se notificara al director de la Interventora en la brevedad del caso va telefnica y se consignar la novedad escrita en el informe de Interventora. 5. La primera actividad al llegar a la ESE ser la presentacin ante La Gerencia o ante un delegado en caso de su ausencia. 6. Una vez en la ESE la visita puede no realizarse por los siguientes factores: Falta de garantas institucionales. a. Ausencia de personal b. Poca cooperacin c. Incompatibilidad de criterios d. No se brindan condiciones logsticas para realizar la visita.

Si se presenta algunos de estos factores se procede a levantar acta en donde se consignan causas de la suspensin o no realizacin de la visita y se firma por las partes. En caso de que no se llegue a un acuerdo con el gerente en la aceptacin del acta, el interventor realiza una nota aclaratoria y buscar un testigo que la firme en donde se consignan causas. 7. En caso de poder realizar la visita, en este momento se expondr el plan de trabajo a desarrollar durante la visita y se har claridad en que no se interrumpir el normal desarrollo de actividades dentro de la ESE. 8. El Interventor deber portar en un lugar visible el documento que lo identifique con Nombre, Apellido y Cargo. 9. Una vez presentado el plan de visita y dadas todas las condiciones se procede a la realizacin de la Interventora. 10. Finalizada esta se procede a la presentacin de los hallazgos sobre los cuales se harn los requerimientos que se consignarn en el acta de visita.

30

11. Despus de levantar acta segn el punto anterior se lleva acabo la firma de esta y se dejar copia al Gerente de la institucin. 12. Elaborar el informe de visita y entregar al director dentro de los tres das posteriores y se enviar va Fax y/o por Internet segn la disponibilidad de este recurso y en ultima instancia por correo terrestre.

31

QU

QUIN

CUNDO

DNDE

PARA QU

CMO

Desplazamien Interventor Segn En las ESE to y llegada a cronograma la ESE. Presentacin Interventor Al iniciar la visita ESE

Iniciar la visita de verificacin. Va terrestre.

Verificacin Interventor Una vez ESE y/o de datos y autorizada la Vereda aplicacin de visita por el instrumentos Gerente y dentro del tiempo establecido en cronograma Presentacin Interventor Al finalizar la ESE de Hallazgos verificacin de datos y antes de finalizar la visita Levantamient Interventor Al finalizar la ESE o y firma de y Gerente visita acta ESE.

Facilitar el desarrollo de la visita y no interrumpir el normal funcionamiento de la institucin y los equipos Medicin clara de cumplimiento obligaciones pactadas. Detectar fallas y problemas en la ejecucin del contrato. Retroalimentar el proceso de la Estrategia en cada ESE

Identificacin adecuada de interventor (Carne visible) Informar plan de visita y alcances de la misma Revisar los instrumentos y papeles de trabajo Revisar la conformidad de documentos necesarios para verificar el cumplimiento de obligaciones. Diligenciar los instrumentos y papeles de trabajo preestablecidos. Marcar los documentos revisados por la interventora. Fotocopiar o pedir medio magntico en los casos necesarios y pertinentes. Dar a conocer fallas del Presentacin de los principales hallazgos en proceso. casos de no cumplimiento de las obligaciones Conocer causas probables de contractuales a el Gerente de la ESE. error. Establecer compromisos puntuales por parte del Contratista. Dejar constancia legal de Diligenciamiento de formato preestablecido hallazgos y compromisos. para acta de visitas con fecha, hora, Generar responsabilidades en hallazgos, compromisos y firma de Interventor el cumplimiento contractual. y Gerente de ESE.

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Elaboracin y Interventor 3 Das luego Oficina entrega de de finalizar Interventora Informe la visita.

Detallar lo encontrado. Cuantificar cumplimiento contractual. Detectar debilidades, riesgos, fortalezas y posibles soluciones. Facilitar la elaboracin de informe para Secretara de Salud.

Entrega de acta de visita, instrumentos y papeles de trabajo diligenciados. Elaboracin de informe en formato preestablecido relacionando porcentaje de cumplimiento de obligaciones contractuales, fortalezas, debilidades y sugerencias.

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4. ANALISIS Y ENTREGA DE RESULTADOS ESE DIRECTOR, INTERVENTOR ASESOR Y SUPERVISORES

SECRETARIO DE SALUD

ELABORACION INFORME

ENTREGA INFORME

ENTREGA DE INFORMES POR ZONA

REVISION Y ANALISIS CORRECCION

REPORTE DE INCONSISTENCIAS Y REQUERIMIENTOS

S I

INCONSISTENCI AS

N O

ENTREGA DE REQUERIMIENTO INFORME DE INTERVENTORIA

REVISION

INCONSISTENCI AS

S I

N O

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO

VISTO BUENO Y FIRMA COORDINADOR

ENTREGA A SECRETARIO DE SALUD

DEVOLUCION Y REQUERIMIENTO PROCESO DE CUENTA COBRO

S I

INCONSISTENCI A

N O 2 APROBACION PAGO A ESE

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Los informes sern entregados por la ESE Departamental a la Interventora segn lo establecido en el contrato y adems teniendo en cuenta las especificaciones dadas por la Interventora. En caso de no entrega de informes en los palazos fijados estos quedarn pendientes para el mes siguiente lo cual ser causal de no autorizacin de pago por parte de Secretara de Salud. La entrega de informes por parte de la ESE slo podr realizarse con el Director de la Interventora. En caso de encontrarse inconsistencias en los informes, el Director har la devolucin con reporte escrito y requerimiento sobre correcciones a realizar fijando plazos para esto los cuales no podrn ser superiores a dos das. Una vez aceptados los informes, no encontrar inconsistencias y haber realizado el anlisis de la ejecucin contractual se dar autorizacin a la ESE para pasar cuenta de cobro a la Secretara de Salud. En el informe de Interventora entregado a Secretara de Salud se discriminar el porcentaje de cumplimiento de obligaciones contractuales de cada ESE Departamental con sus respectivas ESE/UAE lo cual servir de referencia para el pago por parte del Contratante. QU QUIN CUNDO DNDE PARA QU Resumir las actividades desarrolladas y presentar resultados de acuerdo a objeto contractual. CMO

Elaboracin ESE y entrega de informe Revisin y anlisis

5 primeros ESE das de cada mes Oficina Interventora

Interventore Dentro del s primer da hbil luego de recibido

Elaboracin d contrato y su El informe se magntico co Interventora Consolidar datos de cada Cada Interv ESE, ver cumplimiento asignadas y contractual y detectar Los informes fallas. a la ESE con su correccin Realizar an entregar a

Informe de Interventore Al finalizar la Oficina Interventora s, Director y revisin y Interventora grupo anlisis asesor

Conocer grado de Mesa de trab ejecucin contractual en junto con el D cada ESE e informarlo en elaborar docu forma clara y precisa al a. Porcen contratante. contra b. Ejecuc c. Fortale El informe se firma y entreg Entrega Coordinador 15 primeros Secretara de Dar a conocer a Entrega en m Informe das de cada Salud Contratante el desarrollo informe sobre Interventora mes de la estrategia en cada Estrategia en a ESE. Dar concepto de contratista re Contratante conveniencia no de contenidos e pago a contratista. al coordinado 35

5. LIQUIDACION DE CONTRATO La liquidacin del contrato de Interventora se iniciar una vez se liquiden los contratos entre la secretara de Salud y las ESE Departamentales. En este proceso la Interventora elaborar el formato de liquidacin el cual ser puesto a consideracin de las partes para su aprobacin. Cumplido este paso la Interventora actuar como garante y testigo de la liquidacin final de los contratos de acuerdo a lo estipulado en cada uno de stos. Cuando culmine este proceso se iniciar la liquidacin del contrato de Interventora para lo cual se presentar un informe final sobre la estrategia SPP en el cual se reportarn los principales hallazgos y conclusiones. Junto con el informe final de la Estrategia se presentar el Informe sobre el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato nteradministrativo entre la USCO y la Secretaria de Salud Departamental. Este informe ser presentado por el Coordinador de la Interventora dentro de los plazos establecidos en el contrato.

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EVALUACION DE DESEMPEO LABORAL

La evaluacin del desempeo laboral es un proceso que permite establecer o verificar, la conformidad entre la conducta laboral y el resultado alcanzado por un empleado, con cumplimiento de sus funciones con los fines propuestos para un perodo determinado, de acuerdo con los parmetros previamente establecidos y con base en evidencias. El resultado de dicha confrontacin se expresa en un valor dentro de la escala preestablecida. Los resultados de la evaluacin del desempeo laboral permiten determinar la necesidad de tomar acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento del desempeo personal e institucional. Objeto de la evaluacin De acuerdo con los criterios legales la evaluacin del desempeo laboral debe tratar sobre: a. Los resultados alcanzados y el cumplimiento de metas en ejercicio de las funciones asignadas al empleo. b. Las competencias funcionales y comportamentales. c. La correspondencia entre el desempeo individual, del grupo y del rea. El proceso de evaluacin del desempeo laboral consta de tres (3) fases: 1. Concertacin de objetivos, criterios y metas a alcanzar. 2. Seguimiento del desempeo y conformacin del portafolio de evidencias. 3. Evaluacin del desempeo laboral. La evaluacin de desempeo distingue dos asuntos de diferente naturaleza, que estn vinculados de manera estrecha: 1. La evaluacin del desempeo laboral. 2. La calificacin de servicios. La primera implica una valoracin y expresin cuantitativa en la escala definida y, la segunda, define el grado de satisfaccin del desempeo laboral, en los trminos establecidos por la ley. Para el caso especfico, sta tiene previstas los siguientes rangos de calificacin: Excelente, Sobresaliente, Satisfactorio y No satisfactorio. Las evidencias constituyen el soporte para la evaluacin del desempeo lo cual hace imperativo la denominacin de la figura del Portafolio de Evidencias. De esta manera, se pretende fomentar una evaluacin objetiva del desempeo laboral del empleado, que tenga en cuenta lo acaecido durante todo el perodo a evaluar. Entre los objetivos de la aplicacin de un sistema de evaluacin de desempeo tenemos:

Fijar el procedimiento para concertar objetivos y metas individuales y sealar la manera de articularlas con los objetivos y

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metas grupales. Adems, disponer la manera como se realizar la evaluacin y calificacin de servicios siguiendo la metodologa y el procedimiento descrito.

Definir los criterios y las escalas para la evaluacin del desempeo laboral y la calificacin de servicios e incluir la frmula para calcular el promedio ponderado de la evaluacin del grupo de trabajo y la frmula para ponderar las evaluaciones parciales. Establecer el procedimiento para ponderar y valorar los elementos que integran la evaluacin individual (Contribuciones individuales, competencias comportamentales y las metas individuales) y el promedio del grupo de trabajo. Fijar la evaluacin mnima requerida para obtener calificacin de servicios Satisfactoria, la cual corresponde al 70% de la escala de valoracin establecida. Presentar por separado los usos de la evaluacin del desempeo laboral y los usos de la calificacin de servicios. Los primeros enfocados, por principio, al mejoramiento continuo institucional y los segundos, por regla general, al beneficio y desarrollo del empleado. Sealar las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento que pueden aplicarse en consideracin a los resultados que arroje la evaluacin del desempeo laboral de los Interventores.

Conformacin del Portafolio de Evidencias. El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del perodo a evaluar y que se aportan durante la evaluacin para demostrar la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales. La conformacin del portafolio conlleva: 1) El acopio de evidencias mediante protocolos, que surjan de la aplicacin, en cada caso, del debido proceso: - Observacin en el trabajo - Valoracin del producto elaborado o servicio prestado. - Formulacin de preguntas. - Asignacin de tareas especficas. - Reconocimientos, quejas, reclamos, etc. 2) La verificacin de su autenticidad. 3) La corroboracin de su actualidad o vigencia. 4) La determinacin de su validez. 5) Su ponderacin (peso relativo). Si al momento de realizar la evaluacin se carece de evidencias que permitan demostrar, establecer o verificar un logro o una falta, se presumir que el evaluado:

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1) Alcanza el resultado esperado, cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos y, por lo tanto, se le conceder la valoracin correspondiente a este criterio en la escala adoptada. 2) Se comporta segn lo esperado o alcanza las metas cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos y, por lo tanto, se le conceder la valoracin correspondiente a este criterio en la escala adoptada. Para obrar como evidencia del valor agregado en los resultados, en los comportamientos o en las metas, esta debe estar registrada, documentada y firmada por el jefe inmediato y refrendada por el superior jerrquico del jefe inmediato.

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CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) Alcanza el resultado esperado, cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos y propone mejoras, evidentes y permanentes, en el resultado, las condiciones, las especificaciones y l procedimiento. Alcanza el resultado esperado, cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos, y propone mejoras, evidentes y permanentes, en los procedimientos. Alcanza el resultado esperado, cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos. Alcanza el resulta esperado, con omisin de alguna condicin, especificacin o procedimiento establecidos. No alcanza el resultado esperado. COPETENCIAS COMPORTAMENTALES Y METAS Se comporta segn lo esperado o alcanza las metas cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos, colabora con sus compaeros y supera la meta en por lo menos un 10%. Se comporta segn lo esperado o alcanza las metas cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos y colabora con sus compaeros o supera la meta en por lo menos un 10%. Se comporta segn lo esperado o alcanza las metas cumpliendo con las condiciones, especificaciones y procedimientos establecidos. Se comporta segn lo esperado o alcanza las metas pero omite alguna de las condiciones, especificaciones y procedimientos. Su comportamiento o metas alcanzadas no corresponden a lo esperado.

VALOR

VALO R

RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL Entre el 96% y el 100% dentro de la escala de valoracin que se adopte EXCELENTE Entre el 86% y el 95% dentro de la escala de valoracin que se adopte Entre el 70% y el 85% dentro de la escala de valoracin que se adopte 69% o menos dentro de la escala de valoracin que se adopte

CALIFICACIN CORRESPONDIEN TE EXCELENTE SOBRESALIENTE SATISFACTORIO NO SATISFACTORIO

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Evaluaciones parciales ponderadas (EPP) Las evaluaciones parciales de los empleados tendrn un valor ponderado dentro de la evaluacin semestral, en proporcin con los das correspondientes al perodo evaluado. Este valor se debe calcular aplicando la siguiente frmula: EPP = Evaluacin perodo evaluado (EPE) --------------------------------------X Das del perodo evaluado 180 ( Das del perodo semestral)

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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
INTERVENTORIA ESTRTAEGIA DE APS CON ENFOQUE FAMILIAR SPP
FORMATO DE EVALUACION DESEMPEO LABORAL EMPLEADO Nombre y Apellidos: Documento de Identidad: Lugar y Fecha: Periodo evaluado:
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS A EVALUAR

N
1 2 3 4 5

Valor Puntos A. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS mximo obtenidos DE DESEMPEO SEGN OBLIGACIONES en CONTRACTUALES) puntos 10 10 10 10 50

TOTAL EVALUACION CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

N
1 2 3 4 5

Valor Puntos B. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES mximo obtenidos ASOCIADAS AL RESULTADO en puntos 5 5 5 5

TOTAL EVALUACIN COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

25

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N
1 2 3 4 5

Valor Puntos C. METAS INSTITUCIONALES ASIGNADAS AL mximo obtenidos EMPLEADO en puntos

TOTAL EVALUACIN METAS INDIVIDUALES

25

TOTAL EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL (A + B + C)

100

Para constancia se firma en ______________________ el da___, mes___ ao_______ por: El empleado: Firma El jefe inmediato:________________________________________ Firma ________________________________________

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44