Concepto de Sistema El concepto de sistema en general est sustentado sobre el hecho de que ningn sistema puede existir aislado

completamente y siempre tendr factores externos que lo rodean y pueden afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos de tomar algo, siempre lo encontramos unido a algo ms en el Universo". (p. 26). Puleo define sistema como " un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre s y estn localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". (p. 29). Sistemas Contables Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento yla representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a lamisma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones segn lasexpectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan(ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientosque usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. ENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La disminucin de los costos permite entre otras cosas

1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad. Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos. El margen de ganancia se incrementa en forma continua. Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto. Con la certificacin de la norma se proyecta: Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados. Existencia de una mejor posicin competitiva. La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa. IMPORTANCIA DE LA INFORMACION CONTABLE La importancia de los sistemas de informacin contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la informacin.

HISTORIA DEL SIIGO

1988 Nace el 15 de Julio la primera versin de SIIGO, contable administrativo con 5 mdulos Se lanza la versin de SIIGO con 11 mdulos, se formaliza el primer distribuidor regional en la ciudad de Cali y la empresa cuenta con 863 clientes Se crean las filiales de Per y Venezuela y un distribuidor en Ecuador

1997 Por primera vez la revista Computerworld reconoce las 50 empresas mas grandes de informtica en Colombia y la compaa ocupa el puesto numero 37 con ventas $4.995 millones, 188 empleados y 4.565 licencias vendidas 1998 SIIGO es galardonado por la revista Byte como El mejor software administrativo local La 3da. Empresa de software administrativo ms grande de Europa: EXACT SOFTWARE invirti en acciones deInformtica & Gestin, con el objetivo de ampliar desde Colombia el mercado latinoamericano, y para que mediante la transferencia tecnolgica, los usuarios SIIGO obtengan productos y servicios de mayor calidad y funcionalidad. 2000 Lanzamiento de la campaa Contrate un Joven en Accin-Plan Colombia SIIGO , en donde 140 jvenes entre 18 y 25 aos se graduaron como Auxiliares de Oficina SIIGO recibiendo formacin en fundamentos de contabilidad, informtica y en el desarrollo de valores para ser miembros ejemplares en la sociedad 2001 En Octubre y durante la feria de tecnologa Compuexpo- Empresarial se realiz el prelanzamiento de E-Synergy, herramienta e-Business desarrollada en Holanda, pero localizada para nuestro pas

2002 Se cuenta con una amplio portafolio de soluciones para diferentes sectores econmicos: software para entidades de salud , para colegios pblicos y privados, contadores , talleres de servicio automotriz y empresas de ventas al detal 2004 Se realiza la III Feria SIIGO a partir de un ciclo de Conferencias en temas de administracin y con asistencia rcord de 1,066 profesionales y 713 empresas En Abril, la compaa adquiere el 100% de las acciones de Novasys en Ecuador, para fundar Exact SIIGO del Ecuador S.A. Se comienza la comercializacin los mdulos de Inteligencia de Negocios : SIIGO add-in e Inteligente Se lanza la Certificacin como Operador SIIGO

2005 Se le autoriza a la Fundacin SIIGO, el desarrollo del programa TECNICO AUXILIAR CONTABLE CON ENFASIS EN SIIGO Se logra la certificacin de CALIDAD ISO 9000 para los procesos de Prestacin de Servicios de Instalacin, Capacitacin y Servicio de Soporte (Servicio telefnico, visitas presnciales, visitas virtuales y atencin en planta) delsoftware.

2006 Se amplia la certificacin en calidad ISO 9000 a los procesos de comercializacin, Servicio al cliente, y consultora del software para la administracin de negocios. Se alcanza con Microsoft la certificacin MCGP Microsoft Certified Gold Partner

2007 Se amplia el portafolio de productos con los programas: vt-learning, software para capacitacin virtual y Gestion de evaluacin por competencias 360 GRADOS

2008 Se amplia el portafolio de productos con los programas: Balanced Scorecard (BSC) , tablero de mando integral y Siigo Manufactura

DESCRIPCION GENERAL DEL SIIGO El Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo - SIIGO es un mecanismo completo y de fcil manejo para llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios, con el uso de computador que opera bajo el Sistema Operacional DOS, UNIX, WINDOWS REDES. Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en

documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Activos Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nmina, Ventas, etc.

SIIGO funciona alrededor del Sistema Contable, permitiendo gran versatilidad en el asentamiento de operaciones, al poderse registrar de dos formas: La primera mediante La Elaboracin Directa de los Documentos en el computador, en cuyo caso el sistema automticamente realiza la contabilizacin (Comprobante) y el registro (transparente para el usuario); y la Segunda mediante la incorporacin directa de Comprobantes de Contabilidad. Garantizando por cualquiera de los medios, que todos los registros sean afectados simultneamente.

SIIGO Ofrece Interfase para migrar la informacin a otros productos para el procesamiento de datos como: hojas electrnicas, procesadores de palabra, bases de datos, etc. para as complementar los informes, realizar anlisis financiero ,etc.

SIIGO es Flexible, Permite el nivel de desagregacin de informacin que requiera el empresario en los diferentes mdulos que maneja, de acuerdo a la estructura del Plan nico de Cuentas (PUC). Ofrece la posibilidad de ver todos los informes por pantalla antes de ser impresos.

CARACTERISTICASD DEL SIIGO

Modulos integrados: Cualquier documento que se digite estara reflejado en los modulos a los cuales afecto por ejemplo si digitas un recibo de caja este afectara los modulos de cuentas por cobrar, contabilidad entre otros. *Seguridad de la informacin:Con la definicin de perfiles de usuarios en siigo, permite controlar que informacin esta disponible para cada empleado, de acuerdo a lo establecido por el administrador del programa. *Puede ser usado por cualquier tipo de usuario: No es necesario que la persona que digita informacin en el programa contable siigo, tenga una especializacin en contabilidad o en software contables y administrativos, solo asistir a las capacitaciones y entender los pasos para ingresar correctamente la informacin. *Informes: Puede generar informes para la gerencia, auditoria, contabilidad de acuerdo al tipo de informacin que desee el cliente de la informacin. *En linea: La informacin que digitan todos los usuarios que esten en linea, se actualiza automaticamente en el servidor de siigo.

2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO Informtica & Gestin, ofrece una garanta permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus mdulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informtica & Gestin.

las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cmputo.

Informtica & Gestin y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento. Que necesidades se detectaron para crear siigo y los resultados que se obtienen con el siigo. *Reducir Costos: Las empresas necesitan que las herramientas tecnologicas puedan optimizar y agilizar procesos para reducir los costos. Siigo permite generar informes financieros que tengan utilidad dependiendo del usuario de la informacin: gerencia, auditoria,contabilidad,socios. *Gerencia Integral: La preocupacin de los gerentes por controlar todas las areas de la empresa. Siigo es una herramienta que ayuda a los gerentes en su labor de toma de decisiones. *Actualizacin Instantanea:Uno de los grandes problemas de las empresas es el atraso en la contabilidad porque hay que digitar un mismo comprobante varias veces. En el programa contable siigo solo se digita una vez, y el documento fuente alimenta todos los modulos a los cuales afecte el comprobante. *Control De Las Empresas:Cuando los socios deciden crear un nuevo ente economico para ampliar su objeto social, su mayor preocupacin es el control. Siigo permite crear 98 empresas y en la numero 99 hacer un informe consolidado de todas las empresas. *Indicadores: La gerencia siempre necesita informacin clara y oportuna para la toma de decisiones es por eso que en siigo se pueden generar informes para conocer los resultados mas relevantes de su negocio, y asi cumplir con las estrategias trazadas.

1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES Por ser SIIGO el nico software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales: 14 mdulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las reas de su empresa, ejerciendo as una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades. Informacin al da, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto slo se logra, cuando a partir de la elaboracin de los documentos se actualiza al instante la informacin de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automtica e inteligente registra los datos en los mdulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin

necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder informacin al tener que unir o enviar saldos y lo ms importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables.SIIGO Dejando huella........... Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 5 Informacin exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las dems reas sern los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentacin (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre ser igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc. Informacin histrica, que

permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los diferentes meses de ao, sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y con el fin de que la implementacin del software sea mas rpida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de da a da, logrando as, que no se atrase la informacin de hoy y desatrasando la de meses anteriores. Informacin proyectada, que permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Add-in, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no slo su potencia de clculo y graficacin, sino tambin tener acceso a informes y grficos

predefinidos. Informacin Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en mltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compaas y obtener la informacin de manera individual o consolidada. Seguridad en informacin, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al personal que considere no las SIIGO Dejando huella........... Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 6 necesita o no las debe conocer, y esto se logra al tener la opcin de manejar claves de acceso y definir mltiples mens propietarios. Facilidad de manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rpida y confiable, y esto se obtiene al

utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa. Indicadores claves de xito, que le permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y grficas, los resultados ms relevantes de su negocio, mediante la utilizacin del mdulo EL GERENTE. Auditoria de Informacin, resume los informes de auditoria ms importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestin.

SISTEMAS OPERATIVOS SOBRE LOS CUALES TRABAJA EL PROGRAMA SIIGO Siigo se utiliza en computadores con sistema operativo DOS, Unix, Redes y Windows.

MODULOS DE SIIGO Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestin de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nmina Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestin de clientes Tesorera