Manual Access 1

Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH
Bases de Datos
La importancia de la informacin
En cualesquier actividad productiva en la que estemos inmersos, da a da debemos tomar decisiones que indicarn el rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el xito o al fracaso. Para tomar una decisin lo ms acertada posible es necesario basarnos en informacin, pero definitivamente, sta debe ser de calidad, pues al momento de considerarla partimos de que es confiable, y tambin debe ser suficientemente amplia, mientras mayor sea la cantidad de informacin con que se cuente ser mayor la posibilidad de tomar una buena decisin. En los tiempos actuales las fuentes de informacin son muy diversas y completas, eso implica un gran esfuerzo de parte de las personas con puestos gerenciales de estar bien informados, para definir las medidas correctivas necesarias y la direccin que tomar la empresa. En una empresa se genera informacin externa, en la que no tenemos ninguna influencia (el mercado internacional, investigaciones cientficas, el tipo de cambio, la poltica, reformas fiscales, nuevos productos de la competencia, etc.) e informacin interna (problemas con la produccin, la nmina, gastos fijos, gastos que se deben reducir, etc.) en la que s tenemos efecto y se ver modificada con las decisiones que se tomen. La informacin interna se obtiene a partir de los datos que se generan en las diversas reas de la empresa, el objetivo de este curso es la organizacin, almacenamiento, manejo y acceso de dichos datos internos para la obtencin de informacin que se utilizar en la toma de decisiones en cualquier actividad productiva o de investigacin. Dichos datos internos se deben coleccionar de forma que estn interrelacionados, es decir, datos que se generen en la misma actividad (no mezclar datos de una biblioteca con un taller mecnico), y ser almacenados juntos sin redundancia perjudicial e innecesaria para servir a mltiples aplicaciones, esto es lo que se llama una Base de datos. Base de datos.- Es la coleccin de datos interrelacionados, almacenados juntos sin redundancia perjudicial e innecesaria para servir a mltiples aplicaciones. Posteriormente de que los datos estn ya almacenados sigue el anlisis de dichos datos para obtener de la informacin requerida. Informacin.- La componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza en toma de decisiones. La informacin implica la transmisin de un conocimiento o inteligencia. Para que la informacin sea considerada de calidad debe ser exacta, , oportuna y relevante, es decir, estar libre de errores, estar en el momento que se le requiere y estar completa contestando las preguntas del qu?, porqu?, cuando?, donde?, quin?, cmo?, etc., respectivamente. Las fuentes de las cuales se puede obtener informacin son imgenes (fotos, televisin, etc.), textos (libros, internet, revistas, etc.), voz (radio, conferencias, preguntando a expertos) y datos (bases de datos), entendiendo por dato como cualesquier detalle o hecho que describe a un objeto o evento.
Apuntes elaborados por: Ing. Eiden Caro Caro
2 Nos enfocaremos a la fuente de datos, pues durante el curso aprenderemos como podemos trabajar con datos para obtener informacin. Debido a los avances tecnolgicos y a la alta competencia que existe, los datos que se generan en una empresa cada vez son de mayor cantidad por lo tanto ha sido necesaria la creacin y desarrollo de conceptos y tcnicas especiales para lograr una gestin eficiente de los datos, que en ocasiones pueden llegar a ser en cantidades millonarias. La gestin de los datos se encarga de, definir las estructuras para el almacenamiento de los datos (Bases de datos) y proveer los mecanismos necesarios para la gestin de la informacin (Sistemas Manejadores de Bases de datos).
Diseo de la base de datos

Dentro del primero de los puntos de la gestin de los datos, una de las tcnicas ms ampliamente conocidas es la de Modelamiento Entidad-Relacin, la cual provee un modelo exacto de las necesidades de informacin de la organizacin e independiente de cualquier medio de almacenamiento de datos y mtodos de acceso. Entidad.- Es un evento u objeto de importancia, real o imaginaria, de la cual se necesita conocer o mantener informacin. Ejemplos: carro, alumno, inscripcin, libro, concierto, etc. Atributo.- Es cualquier detalle que sirva para calificar, identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad. Ejemplos: placas del carro, nombre del alumno, fecha de inscripcin, ttulo del libro, autor, lugar del concierto, hora, fecha, artista, etc. Relacin.- Es la asociacin significativa entre dos entidades. La tcnica de Modelamiento Entidad-Relacin se utiliza para el diseo de la base de datos generando bases de datos relacionales. En bases de datos relacionales, la manera de organizar los datos es detectando las diversas entidades con sus atributos, que formarn sus respectivas tablas y definiendo un atributo o campo comn que permitir que dichas tablas se relacionen con el fin de poder compartir datos entre ellas. Los trminos que se utilizan en bases de datos relacionales son los siguientes: Campo.- es una caracterstica que describe a una entidad, campo es lo mismo que atributo. Campo elemental.- es una caracterstica que esta formada por un solo dato, si se fracciona pierde sentido. Campo no elemental.- es una caracterstica formada de varios datos que se pueden fraccionar y siguen dando informacin. Registro.-es el conjunto de campos que dan informacin sobre una entidad u objeto especfico
3 Tabla.- es el lugar donde se almacena los registros de un grupo de objetos o entidades similares, una tabla se utiliza como equivalente a una entidad. La jerarqua de la organizacin de los datos en una base de datos relacional se muestra en la figura
Base de datos, compuesta de todas las tablas Una tabla es un conjunto de registros que contienen datos acerca de un grupo de entidades similares Un registro es un conjunto de campos que se relacionan con una entidad y dan informacin sobre sta Los campos no elementales representan atributos cuyo valor se puede subdividir ms Los campos elementales representan atributos cuyo valor ya no se puede subdividir ms Los caracteres son alfabticos, nmeros, smbolos especiales o una combinacin de los anteriores y forman los datos que sern guardados en los campos
Para crear las relaciones entre las tablas en Bases de datos relacionales se trabaja con los campos comunes y los campos llave. Campo comn.- Es un atributo que existe en dos entidades diferentes y que permite crear una relacin entre ellas. Las caractersticas de estos campos son: Describen lo mismo Son del mismo tipo de datos Son del mismo tamao El nombre puede ser diferente Campo llave o clave principal o clave primaria.- Es un atributo o una combinacin de atributos que permite identificar inequvocamente a una entidad especfica (registro) No debe tener un valor nulo No debe repetirse el valor en varios registros Su contenido no debe ser extenso Normalmente este campo se utiliza como campo comn con otras tablas, pues permiten hacer la relacin exactamente con el registro que se requiere. Pero no es requisito que exista un campo llave para que haya una relacin, aunque s es recomendable. Existen 3 tipos de relaciones posibles entre dos tablas (entidades)
4 Uno a uno .- cuando dos campos que permiten la relacin son campos llave a la vez. Esto se utiliza cuando una tabla tiene una extensa cantidad de campos y algunos son mas frecuentemente utilizados que otros, es preferible separarlos en 2 o ms tablas segn su uso. Uno a muchos.- Cuando uno de los campos comunes es campos llave (es el tipo de relacin ms frecuente). Por ejemplo, en una relacin de clientes con sus pedidos. Muchos a muchos.- Ninguno de los dos campos comunes es llave. Dentro del diseo de la base de datos, despus de detectar las tablas, los campos y las relaciones, se debe de aplicar una serie de reglas ya definidas por la tcnica de Modelamiento Entidad-Relacin, esto se conoce como Normalizacin de la base de datos. La Normalizacin ayuda a detectar errores en el diseo de las tablas, permitiendo reducir el tamao de la base de datos, al momento de disminuir la redundancia innecesaria. El conjunto de reglas se conocen como formas normales, las cuales indican lo siguiente: 1. Forma normal a) Ningn campo, a excepcin del campo llave, puede estar formado de varios datos (todos son campos elementales) Ejemplo: Campo mal definido Direccin Nombre Completo Lo correcto Calle, nmero de casa, colonia, cdigo postal Apellido paterno, apellido materno, nombre de pila
b) Cada campo debe ser nico en el registro, es decir, que no hayan dos o mas campos que guarden datos similares (altura1, altura2, altura3). Mediciones de Plantas Fecha 1 medicin 1 fecha 2 medicin 2 fecha 3 medicin 3
1 registro por planta, limitado a 3 mediciones
Mediciones de Plantas Fecha Medicin
1 registro por medicin, sin limites de mediciones
Forma correcta
c) No debe haber campos innecesarios (el tiempo de captura y el gasto en la adquisicin de los datos es directamente proporcional al nmero de campos)
5 2 Forma normal a) Creacin de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga datos que no tengan ninguna relacin con la entidad. Cra Arete sexo Peso al nacer Arete madre Edad de la madre raza de la madre
madre
Vacas Arete Fecha de nacimiento raza
b) Creacin de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga un campo cuyo valor sea comn para varios registros, esto ayuda a estandarizar la captura. Cra Arete raza Peso al nacer Peso al destete 3 Forma Normal Ningn campo que no sea el campo llave, puede depender del valor de otro campo Ejemplo: Edad depende de la fecha de nacimiento Produccin mensual depende de la produccin diaria Y por ltimo Sentido Comn para romper las reglas cuando se considere necesario. Razas Nombre de la raza
Diseo de las herramientas para accesar los datos

La segunda de las fases de la gestin de los datos, se refiere a que se deben de generar las herramientas necesarias para capturar, manejar los datos (clasificar, ordenar, sumarizar y realizar clculos) y generar salidas de informacin. Esto se logra utilizando programas especializados en el manejo de las bases de datos, dichos programas se conocen con el nombre de Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS). Sistema Manejador de Bases de Datos.- Es un conjunto de programas especializados diseados para describir (definir los datos empleados y las relaciones), proteger, almacenar y accesar (accesos mltiples y recuperacin) la base de datos. Dentro de esta clasificacin de software existe una amplia variedad de programas comerciales, como son: FoxPro, Delphi, DBase, Paradox, SQL y Access.
6 Las ventajas de utilizar un DBMS en el manejo de los datos son las siguientes: 1) Mnima redundancia (los datos no se repiten innecesariamente) 2) Consistencia, que los datos siempre se escriban igual, sin variaciones para evitar errores en la captura como los datos que a continuacin se muestran: Bachilleres 1 o Bachilleres #1 o COBACH 1 o COBACH #1 o Colegio de Bachilleres Num. 1 Otro aspecto que controla la consistencia es que si se hace referencia a un dato de un registro que se supone debe existir previamente en otra tabla, en realidad exista. Es decir, suponga que va a registrar el pedido de un cliente, entre los datos que debe guardar esta la identificacin del cliente que hizo el pedido, en este caso la consistencia verifica que el cliente del que se hace referencia este ya capturado en la tabla de clientes, de no ser as el dato es invlido. 3) Integridad, los datos que se capturen en un campo deben cumplir con un rango de valores aceptables. Por ejemplo, en el campo de sexo, solo debe aceptar una de las letras F o M 4) Compartimiento de los datos, se pueden compartir datos entre tablas y entre bases de datos. Que es la ventaja de trabajar con bases de datos relacionales. 5) Independencia, los datos son independientes del programa que los genera, se pueden exportar a otros programas como Excel, SAS, Word, etc. 6) Seguridad, existen medidas para proteger a los datos cuando hay un acceso multiusuarios o fallas elctricas.
Sistema de Informacin
La integracin de la base de datos y las herramientas para realizar la gestin de ella forma lo que se conoce como un Sistema de Informacin, aunque el concepto es ms amplio, pues abarca tambin a los usuarios y los equipos de cmputo que intervendrn en el proceso. Los sistemas de informacin se crean ante una necesidad de almacenar y analizar datos que se generan continuamente durante la realizacin de actividades productivas.
Fases para disear un Sistema de Informacin.

1. Definir el problema que se requiere solucionar (ubicarse en un contexto claro y bien definido) 2. Levantamiento de informacin, esto es, conocer como se trabaja en esa actividad, detallar todas las tareas que se realizan para detectar los datos que se generan y la interrelacin que exista entre ellos. 3. Propuestas de modificaciones en el proceso para generar los datos que sean necesarios o sugerir posibles mejoras que se hayan detectado, aqu se requiere la ayuda de un experto sobre el rea en que se est trabajando. 4. Diseo de la base de datos
7 En base a que previamente se hizo el levantamiento de la informacin, se aplica la tcnica de Modelamiento Entidad-Relacin con los siguientes pasos: a) Detectar entidades b) Detectar los atributos c) Definir el campo llave d) Definir las relaciones e) Aplicar la Normalizacin 5. Diseo de entradas y salidas de informacin del Sistema, crear un bosquejo sobre la manera en que se van a estructurar las pantallas de captura y distribuir los datos, a la vez, de definir las consultas y los reportes impresos necesarios. 6. Implementacin del sistema, utilizando un Sistema Manejador de Bases de Datos (DBMS) determinado se crean todas las estructuras de almacenamiento y las herramientas pertinentes para su manejo. Utilizando Access como DBMS, se crean las tablas, las consultas, los formularios tanto para capturar los datos como para mostrar la informacin de las consultas, los informes y un formularios principal que har la funcin de Men de opciones para el usuario. 7. Implantacin y pruebas del Sistema, en este punto se realiza una simulacin del sistema funcionando, se capturan algunos registros y se trabaja con todas las opciones que se hayan aadido al sistema, para detectar errores en el diseo o en el funcionamiento y mejoras posibles, en esta parte es conveniente que el usuario final intervenga, pues sus observaciones sern valiosas. 8. Puesta en marcha del Sistema, el sistema ya funcionando en la actividad para la cual fue diseado.
Access: Sistema Manejador de Bases de Datos

Los programas especializados para lograr un manejo eficiente y seguro de una base de datos son conocidos como Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS), dentro de esta categora existen varios programas comerciales como son: FoxPro, Paradox, Delphi, Dbase, Oracle, SQL y Access, todos estos programas tienen dos niveles de usuarios, los usuarios generales, son las personas que no tienen un profundo conocimiento sobre sistemas pero que utilizando todas las herramientas y asistentes que el programa brinda puede lograr un control aceptable sobre su base de datos, y el segundo nivel es el de usuario avanzado, los cuales escribirn sus propias instrucciones a travs del lenguaje de programacin que el programa incluya, esto es para ocasiones en que el manejo de los datos requiera operaciones especiales que no estn incluidas en los mens o asistentes. Nosotros usaremos el DBMS Access, el cual es un programa popular y de fcil manejo con una interfase amigable y que utiliza como lenguaje de programacin Visual Basic.
Elementos de Access
La manera en que Access controla la base de datos es a travs de los siguientes 7 elementos: Tablas.- lugar donde se almacenan los datos que describen a objetos similares. Formularios.- pantallas o interfases que permiten acceder de manera personalizada los datos de las tablas. Consultas.- son todas las indicaciones necesarias para obtener cierta informacin de las tablas. Informes.- son los formatos de los reportes que sern impresos a partir de los datos arrojados por una consulta o directamente de una tabla. Macros.- son una serie de instrucciones para el programa, agrupadas para ser accesadas a travs de una tecla o una sola instruccin. Mdulo.- conjunto de comandos o instrucciones de programacin en Visual Basic para realizar una tarea especfica personalizada. Pgina.- crea una hoja de tipo HTML para el acceso de las tablas a travs del WEB.
Para iniciar una base de datos en Access

Despus de haber hecho el diseo de la base de datos en papel, se crean las estructuras necesarias para guardar los datos en la computadora desde un Sistema Manejador de Bases de Datos, en este caso el ACCESS XP, el cual forma parte del suite de OfficeXP Para iniciar a trabajar en Access el primer paso es crear una base de datos nueva, donde se indicar el nombre y el lugar de almacenamiento requerido.
El siguiente paso es crear las tablas correspondientes a las entidades detectadas. Cuando se crean las tablas lo que se hace es la estructura o el formato donde sern guardados los datos, aunque en un DBMS la palabra formato tiene un alcance ms amplio, ya que es en esta etapa donde se ponen los controles, que afectarn a los datos que se van a capturar, necesarios para lograr las ventajas de integridad y consistencia que antes se mencionaron. Existen 3 maneras de crear tablas, nosotros nos concentraremos en la opcin de Crear desde Vista de Diseo de la tabla, pues es aqu donde se pueden acceder todas las herramientas que provee ACCESS para controlar los datos que sern guardados en los campos y poner restricciones que previamente se hayan detectado durante el diseo de la base de datos.
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Cuando se crea la estructura de la tabla se debe definir y configurar cada uno de los campos, a esto se le llama diseo de la tabla, o sea la estructura donde sern guardados los datos, se deben seguir una serie de pasos para cada campo o atributo detectado.
Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes:

1. Ponerle un nombre al campo. El cual como mximo puede tener 64 caracteres, no debe iniciar con espacios ni contener el punto ni parentesis, como por ejemplo Nom. de la empresa, tambin se recomienda que los nombres de los campos sean cortos, principalmente abreviaciones, ya que para clculos futuros se debe hacer referencia al campo respecto a su nombre, y que no contengan espacios entre las palabras para cuestiones de compatibilidad con otros Sistemas Manejadores de Bases de datos
11 2. Indicar el tipo de datos con el que se va a trabajar en ese campo.
El tipo texto se utiliza en casos donde el dato contenga letras y/o nmeros, smbolos especiales y/o espacios, pero con un tamao limitado de hasta 255 caracteres. Ejemplo: Nombre, Direccin, Ciudad, etc. El tipo memo, se utiliza en casos donde se requiere guardar un texto con longitud mayor a los 255 caracteres o donde se requiera separar el dato en prrafos, por ejemplo un campo para observaciones generales, descripcin de algo o un historial mdico, para los cuales no sabemos con exactitud el espacio que se necesita para almacenar el dato, adems de que se requiere utilizar el punto y aparte. El tipo nmero ser para campos donde se precise realizar clculos numricos posteriores, este tipo de campo utiliza el procesador matemtico para lograr una mayor precisin en sus clculos. El tamao del campo depender del dato que se espere guardar, para casos donde solo se trabaje con nmeros enteros (no fracciones) existen los tamaos de: Nombre Byte Entero entero largo Valor mnimo 0 -32.768 -2.147.483.648 Valor mximo 255 32.767 2.147.483.647 Bytes ocupados 1 2 4 Lugares decimales 0 0 0
Por otra parte, para datos donde se requieran fracciones existen los tamaos de:
Nombre Valor mnimo que almacena Valor mximo que almacena Bytes ocupados Lugares decimales
Simple Doble
-3,402823E38 1,401298E-45 -1,79769313486231E308
-1,401298E-45 3,402823E38 4,94065645841247E-324
4 8
7 15
12
1,79769313486231E308 -10^28-1 4,94065645841247E-324 10^28-1
Decimal
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28
Los tamaos ms comnmente usados son el entero largo y el decimal dependiendo del caso. Ejemplos: nmero de partos (byte), circunferencia de un rbol (simple), Nmero de pginas de un libro (entero), etc. El tipo Fecha/Hora se utiliza cuando el campo esta representando una fecha y en ocasiones tambin se necesita almacenar la hora, en este tipo de campo el tamao es fijo. Ejemplo Fecha de nacimiento, fecha de registro, Hora del parto, etc. El tipo moneda trabaja con 2 lugares decimales, se utiliza principalmente para campos que representan dinero aunque no exclusivamente ya que se recomienda utilizar en campos donde no se requiera mucha precisin decimal en los clculos y que estn involucrados en una cantidad exhaustiva de operaciones matemticas, pues este tipo trabaja a mayor velocidad que los tipo numricos con tamao doble o simple. El formato del campo se puede controlar para que no aada el smbolo $ en los casos que no se requiera. Ejemplo costo, precio, peso al nacer, etc. El tipo autonumrico es til en los casos en que se requiere un campo para trabajar como campo llave y que no se necesita tener el control sobre el dato que se va a guardar. Este tipo autonumrico pone de manera autnoma un nmero secuencial segn el nmero de registros que se han capturado en la tabla (no importa si actualmente existen o fueron borrados de la tabla), asegurando con esto que este campo siempre tendr un valor diferente al de los dems registros. Ejemplo id_cliente, id_carro, etc. El tipo S/No trabaja para casos en que slo se puede tener uno de estos dos valores como respuesta, por ejemplo: Soltero? S o No, Hembra?, Baja?, etc. El tipo Objeto Ole es muy importante en la actualidad donde la comunicacin es principalmente visual, este tipo permite que imgenes, sonidos o archivos generados en alguna aplicacin compatible con Microsoft Office, se pueda relacionar con un registro a travs de un campo. Ejemplo: Foto de la persona, Canto de una pjaro, Un registro oficial escaneado, etc. El tipo Hipervnculo es para cuando el dato que se va a guardar se refiere a una direccin de WEB, direccin de correo o una liga a un punto especfico de un documento u hoja electrnica. La manera de hacer la liga a una parte especfica de un documento cuando se estn capturando los datos en la tabla es la siguiente: abra el documento y la tabla a la vez, acomode las ventanas de tal manera que pueda observar los dos programas al mismo tiempo, abra la tabla en vista de datos, seleccione el texto del documento donde se quiere hacer la liga y presionando la tecla de Control (Ctrl) arrastre el texto al campo tipo hipervnculo del registro que le corresponde.
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Por ltimo el asistente para bsquedas, es para campos que requieren una bsqueda ya sea en una tabla o en una lista de valores que desde el diseo se define, para verificar si el dato capturado es el correcto, esto es sumamente til para el control de consistencia de los datos
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La primera opcin de una bsqueda:
se utiliza principalmente cuando un campo de la tabla es comn con un campo de una tabla primaria, es decir, con una tabla donde se tiene una relacin de uno a muchos o de uno a uno, en este caso es imprescindible que el valor que se capture en el campo exista previamente en algn registro de la tabla primaria, tambin se utiliza en tablas adicionales que se crean cuando se aplica la segunda forma normal, la cual indica que en los casos en que existan campos en una tabla que en realidad describan a un objeto diferente se recomienda guardarlos en una tabla adicional o en casos en que los valores de un campo sean muy repetitivos (como la familia de una planta en un inventario de plantas) y no se quiera limitar a un grupo de valores predefinidos es mejor crear una tabla adicional donde solo se guarde ese campo y el usuario alimente la tabla con todos los valores que requiera. La segunda opcin en una bsqueda:
se utiliza cuando un campo tiene valores bien definidos y que se quieren mostrar al usuario a travs de un men de despliegue, la ventaja de esto es que el usuario no tiene que escribir el valor completo pues con las primeras letras automticamente se van localizando los valores en la lista o tambin lo puede seleccionar con el mouse. La limitante que la lista de valores quedan fijos a los que el diseador haya definido desde la estructura de la tabla, muy comn
15 en campos como: tamao (grande, mediano, chico), estado (slido, lquido, gaseoso), color de hoja (verde, amarillo, naranja), etc.
Men de despliegue Desde el asistente para bsquedas se hace todo a travs de un asistente sin tener que configurar las opciones de manera manual a excepcin de la opcin de limitar a la lista la cual permite poner un candado a los datos vlidos para el campo.
16 Hasta este momento el campo ya puede recibir datos, limitados solo por el tipo de datos que se haya definido, pero cuando se va a realizar una captura exhaustiva de datos o que la captura se deber realizar sistemticamente en un periodo grande de tiempo es recomendable invertir tiempo en el diseo del campo que nos evitar problemas y dolores de cabeza ocasionados por errores en la captura de los datos. Se debe tener en cuenta que los controles que se pongan al campo desde el diseo de la tabla, siempre van a estar presentes en ese campo sin importar si se esta trabajando desde la tabla en vista de datos, los formularios o las consultas. En ocasiones es recomendable que algunos controles se definan desde el formulario para personalizar el campo segn los requerimientos de la tarea que se est refiriendo. Para configurar un campo desde la vista de diseo de la tabla se hace con las propiedades del campo, las cuales se accesan a travs de las 2 fichas que se muestran en la parte inferior de la ventana de diseo.
Ficha General
3. El tamao ya se mencion con los tipos de datos, pues el tamao depende del tipo de dato que se defina. 4. Formato, aqu se especifica la manera en que se quiere que se muestren los datos en los formularios o los reportes. Se controla el color y algunas cosas del texto como si se muestra en maysculas o minsculas. No es recomendable poner controles aqu pues es ms sencillo hacerlos a travs del formulario o los informes. 5. Mscara de entrada es una ayuda importante en la captura del dato ya que estandariza la manera en que se forma el dato y se guarda en la tabla, es decir, con una mscara se puede hacer que el dato para todos los registros siempre se guarde en maysculas, minsculas o una combinacin de stas, tambin se pueden aadir caracteres constantes al dato que se esta
17 capturando, por ejemplo en un campo que guarde un cdigo de un artculo y sea necesario que todos los cdigos inicien con las letras WK se pone una mscara y as el usuario ya no tendr que escribir estas 2 letras constantes, tambin permite controlar la secuencia de letras y nmeros con los que se formarn los datos del campo. Las mscaras de entrada contiene 3 secciones, aunque la nica indispensable es la primera la cual trabaja con una serie de caracteres especiales que permiten indicarle al programa como se debe de formar el dato que se va a capturar. La sintaxis de una mscara es la siguiente: Seccin primera; Seccin segunda; Seccin tercera Seccin Primera Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, ! (999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente. Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Microsoft Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin, puede utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").
Segunda
Tercera
Caracteres especiales que se utilizan en una mscara: Carcter Descripcin 0 9 # Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada obligatoria). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
L ? A a &
18 C .,:;-/ Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. (Los caracteres utilizados dependen de los valores del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows). Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
< > !
En las mscaras es necesario sealar para cada espacio, que determina el tamao del campo, que se espera recibir. Por ejemplo: el cdigo de un artculo que esta formado por 4 letras, donde las dos primeras son WK, seguidas de 4 nmeros opcionales. Para este caso el tipo del campo es texto, tamao 8 pues las dos letras constantes se van a guardar como parte del dato. La mscara correspondiente es:
W K
; 0;
Indica que se muestren espacios en los lugares vacos al momento de capturar el dato
Indica que se guarden las constantes WK
Tamao 8
a las letras WK el programa las enmarcar ente comillas, quedando la mscara como: WKLL0099;0; Otro ejemplo es cuando se requiere guardar el nombre de un perro, y para estandarizar que siempre est capturado con la primera letra en maysculas y las dems en minsculas se pone una mscara, el tamao del campo ser 15 y la mscara es: >L<??????????????, el carcter L nos asegura que el dato no va a iniciar con espacio sino con una letra que ser la que se convierta a maysculas, los dems caracteres son letras opcionales pues no podemos obligar que todos los perros tengan un nombre de 15 letras. Ms ejemplos: Campo Lo que se va a controlar Placas Formada por 3 letras 4 nmeros y dos letras Mscara requerida >LLL000aa
19 o nmeros opcionales, todo en maysculas 4 letras, 6 nmeros, un guin, 2 letras o numeros opcionales y un nmero opcional, todo en maysculas Direccin mximo 20 caracteres en minsculas Peso Son 2 enteros y 3 fracciones opcionales RFC
>LLLL000000-aa9;0 <CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC 99.999
Las mscaras son muy tiles y trabajan como una plantilla para controlar la secuencias de letras, nmeros o smbolos especiales que forman el dato pero NO controla cuales letras o nmeros deben ser, para eso se utiliza la regla de validacin. 6. Ttulo, es para escribir el nombre largo del campo, tal como se escriba en el ttulo ser como se muestre el campo en un formulario o un informe pues no es conveniente que la persona que va a capturar los datos vea abreviaturas para hacer referencia al campo. 7. Valor predeterminado. Cuando en una tabla existe un valor que es muy frecuente para ese campo, lo cual implica que al momento de capturar el registro el dato de ese campo se va a estar repitiendo continuamente en la mayora de los registros, para evitar tener que escribir lo mismo se pone ese dato como un valor predeterminado, lo cual implica que al momento de agregar un nuevo registro el campo toma este valor por default y si es otro dato simplemente se sobreescribe. Ejemplo: En un inventario de equipo de cmputo es necesario guardar el tipo de equipo (computadora, impresora, escanner, etc.) como casi todo lo que se registre sern computadoras el valor predeterminado que se indique en el campo de tipo es Computadora. 8. Regla de Validacin. Cuando se necesita controlar el valor del dato que se va a capturar en el campo comparando dicho valor con los datos que se determinaron como vlidos en el momento del diseo se utiliza una regla de validacin, la cual se basa en expresiones lgicas.
Expresiones lgicas
Son las que permiten indicar una condicin que se debe cumplir sobre uno o varios campos, evalundose y regresando un Verdadero si se cumple la condicin o un Falso si se rechaza. Se utilizan en la estructura de la tabla a travs de la regla de validacin del campo y la regla de validacin de la tabla. Tambin su uso es extenso en las consultas y eventualmente en los formularios o informes.
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Sintaxis de una expresin lgica

Constante:Rojo,123, #15/03/2003# Funcin: Fecha(), Ao([fecha]) Un clculo: Fecha()-230 Otro campo: [F_Nac]
Campo
Operador de comparacin
Expresin
>,<,>=,<=,=,<>, Entre ___Y ___, Como
Nota importante: En reglas de validacin para un campo NO se puede comparar el campo con otro campo, de ser esto necesario se debe de hacer desde la regla de validacin del registro (Propiedades de la tabla, en vista de diseo), tambin se omite el nombre del campo en cuestin, pues la regla de validacin del campo implica que ya se est haciendo referencia al mismo. Ejemplos: Peso al nacer de un becerro, no debe ser mayor de 42 Kgs ni menor de 25 Kgs PesoNac Entre 25 y 42 La fecha de nacimiento no debe ser despus de la fecha actual
21 FechaNac <=fecha()
La edad del animal al momento de registrarse debe ser mxima de 15 das FechaNac >= fecha()-15 Cuando se tienen varias condiciones que cumplir en un campo, stas deben de unirse con un operador lgico, la interseccin Y, el cual obliga que las dos condiciones se cumplan para aceptar el dato y la unin O, que permite el dato siempre y cuando se cumpla al menos una de las dos condiciones.
Ejemplos de expresiones lgicas

Para la raza de una vaca solo acepta razas Charolais, Limousin y Brangus Raza Charolais O Limousin O Brangus
El animal debe destetarse con mnimo de 180 das de edad y pesar ms de 100 Kgs [Fdestete] > [Fnac]+180 Y [Pdestete] > 100 Ejemplos de expresiones con campos tipo texto y fecha/Hora utilizando constantes
Campo CiudadEnvo "Londres" Expresin Descripcin Muestra los pedidos enviados a Londres.
CiudadEnvo
"Londres" O "Hedge End"
Utiliza el operador O (Or) para mostrar los pedidos enviados a Londres o a Hedge End. Utiliza el operador Entre...Y (Between...And) para mostrar los pedidos enviados no antes del 5-Ene-95 ni despus del 10-Ene-95. Muestra los pedidos enviados el 2-Feb95. Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a Canad o al Reino Unido. Utiliza el operador Negado (Not) para mostrar los pedidos enviados a pases distintos de EE.UU. Muestra los pedidos enviados a los clientes cuyo nombre empieza por S. Muestra los pedidos enviados a compaas cuyo nombre comienza por
FechaEnvo
Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95#
FechaEnvo PasEnvo
#2/2/95# En("Canad", "Reino Unido")
PasEnvio
Negado "EE.UU."
NombreEnvo NombreCompaa
Como "S*" >="N"
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las letras N a Z. IdPedido Der([IdPedido], 2)="99" Utiliza la funcin Der (Right) para mostrar los pedidos con valores de IdPedido que terminan en 99. Utiliza las funciones Longitud (Len) y Val (Val) para mostrar los pedidos de las compaas cuyo nombre tiene ms de 30 caracteres
NombreCompaa
Longitud([NombreCompaa]) >Val(30)
Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuacin usan el resultado como criterio
Campo FechaRequerida Expresin Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3, Fecha( )) Descripcin Utiliza el operador Entre...Y (Between...And) y las funciones AgregFecha (DateAdd) y Fecha (Date) para mostrar pedidos cuya fecha requerida est entre el da de hoy y dentro de tres meses. Utiliza la funcin Fecha (Date) para mostrar los pedidos con una antigedad de ms de 30 das. Utiliza la funcin Ao (Year) para mostrar los pedidos con fechas de entrega en 1996. Utiliza la funcin ParcFecha (DatePart) para mostrar los pedidos del cuarto trimestre. Utiliza las funciones SerieFecha (DateSerial), Ao (Year) y Mes (Month) para mostrar los pedidos del ltimo da de cada mes. Utiliza las funciones Ao (Year) y Mes (Month) y el operador Y (And) para mostrar los pedidos del ao y el mes actual.
FechaPedido
< Fecha( )- 30
FechaPedido
Ao([FechaPedido])=1996
FechaPedido
ParcFecha("q", [FechaPedido])=4
FechaPedido
SerieFecha(Ao ([FechaPedido]), Mes([FechaPedido])+1, 1)-1 Ao([FechaPedido])= Ao(Ahora()) Y Mes([FechaPedido])= Mes(Ahora())
FechaPedido
Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo vaco (Null o cadena de longitud cero) como criterio
Campo ReginEnvo ReginEnvo Fax Expresin Es Nulo No es Nulo "" Descripcin Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo ReginEnvo es Null (est vaco). Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo ReginEnvo contiene un valor. Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una mquina de fax, lo que se indica mediante un valor de cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de un valor Null (vaco).
23 Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio
Campo NombreDestinatario NombreDestinatario NombreDestinatario NombreDestinatario NombreDestinatario Expresin Como "S*" Como "*Importaciones" Como "[A-D]*" Como "*ar*" Como "Casa Dewe?" Muestra Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan por la letra S. Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres terminan por la palabra "Importaciones". Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan de la A a la D. Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres incluyen la secuencia de letras "ar". Pedidos enviados al cliente con "Casa" como primera parte del nombre y un segundo nombre de 5 letras, de las cuales las cuatro primeras son "Dewe" y la ltima se desconoce.
Ejemplos de expresiones que usan el resultado de una funcin de agregado de dominio como criterio
Campo Carga Expresin >(DDesvEst("[Carga]", "Pedidos") + DProm("[Carga]", "Pedidos")) Descripcin Utiliza las funciones DProm (DAvg) y DDesvEst (DStDev) para mostrar todos los pedidos para los que el coste de carga queda por encima de la media ms la desviacin estndar del coste de carga.
Cantidad
>DProm("[Cantidad]", "Detalles de pedidos") Utiliza la funcin DProm (DAvg) para mostrar los productos pedidos en cantidades superiores a la cantidad de pedido media.
Lo anteriormente expuesto se puede resumir en el cuadro que a continuacin se muestra, ah se indica el significado de cada una de las propiedades del campo, tanto generales como de bsqueda. Respecto a las bsquedas, aun cuando puede utilizar el asistente para realizarlas, tambin lo puede hacer a travs de la ficha de bsqueda que se muestra en las propiedades del campo, si utiliza el asistente, ste se encarga de llenar los datos que se requieren, pero desde la ficha de bsqueda se pueden modificar las opciones inicialmente indicadas agregando mas campos, cambiando el campo dependiente o modificando el ancho de la columna, lo que s es importante es que desde esta ficha se determina la propiedad de Limitar a la Lista, lo cual no permite el asistente.
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Cuadro de Propiedades del Campo

Propiedades Generales Tamao Control de Origen El cmo se muestra el dato Controla la secuencia de caracteres que forman el dato Substituye el nombre del campo en los formularios e informes Dato que toma este campo en un registro nuevo Condiciona el dato utilizando expresiones lgicas Texto libre que indica en que consiste la RV Obliga la captura Propiedades de Bsqueda Como se muestra la lista en el formulario Tipo de origen de De dnde se van la fila a tomar los valores Origen de la fila Columna dependiente Nmero de Columnas Ancho de Columnas Limitar a la lista Cuales valores forman la lista De cual columna se toma el valor que se seleccione En cuantas columnas se distribuyen los datos Espacio para c/columna separado por ; Solo acepta datos que estn en la lista Cuadro de texto Cuadro de lista Cuadro Combinado Tabla/Consulta Lista de Valores SELECT [campo1], [Campo2] FROM [Tabla]; Dato1;dato2;..
Formato Mscara de Entrada Ttulo
Valor Predeterminado Regla de Validacin Texto de Validacin Requerido
3cms;4cms
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Campo llave o Campo principal

Para finalizar se debe sealar el campo que se utilizar como llave o principal, utilizando ya sea la barra de herramienta principal con el icono
o a travs del men que aparece al presionar el botn derecho del mouse
Si al marcar el campo como campo llave aparece el siguiente error:
Nos indica que la tabla tiene capturados datos y alguno o algunos de los registros tiene el campo que se esta indicando como llave sin un valor capturado, lo cual no es permitido, para
26 solucionar esto, debe desmarcar el campo como llave, salvar la estructura y cambiarse a la vista de datos para eliminar el registro o capturar el valor que corresponde en el campo que vamos a requerir como llave. Otro error que puede ocurrir es
lo cual nos indica que ya se haban capturado datos en la tabla antes de sealar el campo llave y durante la captura se hicieron dos o mas registros con el mismo valor en el campo que queremos trabajar como llave. Primero debe corregir el dato antes de hacer la modificacin en la estructura.
Herramientas de Access para obtener las ventajas de un DBMS

Es a travs de las propiedades de los campos y de la tabla como se logra obtener la Consistencia e Integridad, que se mencionaron como ventajas de utilizar un Sistema Manejador de Bases de Datos. La consistencia se tendr utilizando las bsquedas tanto en tablas adicionales como en listas de valores y las mscaras de entrada. La integridad de los datos se controlar con definir correctamente el tipo de datos, las bsquedas en listas de valores definiendo que se limite a la lista y principalmente con las reglas de Validacin. El compartir de los datos es utilizando la opcin de copiar pegar o a travs de las consultas de creacin de tablas o de anexar datos, tambin esta la opcin de importar o exportar presente en el men de opciones del botn derecho del mouse. La independencia de los datos se obtiene con la opcin de exportar la tabla, que se muestra en el submen de Archivo del men principal, o con el men que se despliega al presionar el botn derecho del mouse cuando se tiene seleccionada una tabla.
27
Desde este men de opciones, se puede cambiar el nombre a la tabla, sacar una copia en otra tabla que se guarda en la misma base de datos, imprimir el listado de los registros sin un formato determinado, etc.
28
Consultas
Como ya se ha hablado, los datos guardados en las diversas tablas de la base de datos se convierten en informacin hasta en el momento en que son tiles y significativos para el usuario, quien los requiere para tomar alguna decisin especfica. Para obtener informacin es necesario en primer trmino tener alimentadas las tablas con los datos y posteriormente manejar los datos segn lo que se requiera. Access brinda una potente herramienta llamada Consultas para obtener informacin y algo ms, a travs de consultas podemos: Compartir datos entre tablas: combinando campos de varias tablas, compartiendo grupos de registros entre dos tablas o creando nuevas tablas a partir de las ya existentes. Filtrar campos, trabajando solo con los campos de nuestro interes Filtrar registros, ya sea por posicin en la lista de registros a partir del primer registro que se observe en el resultado de la consulta o por valores que tengan en los campos Calcular formulas para cada uno de los registros a partir de los datos que estn en sus campos o clasificando los registros por alguna caracterstica comn para posteriormente hacer clculos sobre el grupos de registros. Ordenar los datos Clasificar por una o varias caractersticas comunes entre los registros Anexar datos de una tabla a otra Eliminar un conjunto de registros definidos por una o varias opciones Crear una tabla con datos especficos de otra tabla. Reemplazar un valor de un campo por otro valor de forma selectiva Hacer filtros dinmicos donde el usuario personaliza los filtros segn sus necesidades
Tipos de Consultas
Existen 6 tipos de consultas:
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Las consultas de seleccin son las ms utilizadas, pues son las que muestran informacin especfica en la pantalla y a partir de ellas puede crear formularios e informes. A excepcin de la consulta de tabla de referencias cruzadas, el resto de las consultas se utilizan para afectar directamente a los datos de las tablas por eso se les conocen como consultas de accin.
Diseo de la consulta
Al igual que las tablas, las consultas tienen dos vistas, una es vista de diseo donde configuramos todo lo necesario para obtener los datos requeridos y la otra es cuando la consulta ya esta creada y se ejecuta para obtener los resultados cada vez que se requieran. Para crear una consulta existen dos opciones: una es con el asistente, el cual permite seleccionar las tablas o consultas previas y los campos con los que se va a trabajar y la otra es desde vista de diseo que es donde se tiene el control total sobre todos los elementos de la consulta. Nosotros usaremos la opcin de crear la consulta en vista de diseo.
30 En vista de diseo la pantalla se separa en dos partes, como se muestra en la figura Aqu se muestran las tablas o consultas con las que va a trabajar
Los campos que formarn la consulta, seleccionados de las tablas con doble clic
Claro que las tablas o consultas deben estar relacionadas o tener algo en comn para que se establezca una relacin dentro de la consulta. La barra principal de herramientas para el diseo de la consulta tiene los siguientes elementos
Cuando inicia la creacin de la consulta usted debe seleccionar las tablas o consultas que sern el origen de los datos y posteriormente pasar los campos con los que va trabajar a las columnas que se muestran en la parte inferior de la pantalla. Para hacer esto solo presione doble clic del ratn sobre el campo requerido. Los elementos que forman parte de las columnas son:
31
Compartir datos de varias tablas o consultas

Las tablas deben tener campos comunes para poder compartir campos entre ellas, simplemente pasa los campos que necesita a las columnas. Lo mismo es para los filtros de campos.
Ordenar en Ascendente o Descendente

Los registros se pueden mostrar ordenados respecto a uno o varios campos, seleccionando de manera individual cual es el orden que le corresponde a cada uno, el orden se realizara a partir del campo sealado que este ms a la izquierda, terminando con el campo que est en el extremo derecho. Se utilizan varios campos cuando se considera que varios registros pueden tener repeticiones en el mismo campo y es necesario otra u otras referencias de ordenacin. Primero ordena por pas
Filtros de registros
Por posicin en el listado
Considerando la lista de registros resultado de la consulta se puede limitar a que se muestren solo un cierto nmero de registros a partir del primer registro de la lista. Esto se hace desde la vista de diseo en la barra de herramientas con el siguiente icono
Aunque cuenta con valores predeterminados, se personalizar el dato
Por valor en sus campos

Usted puede condicionar los registros con los cuales va a trabajar a partir de restricciones sobre los valores posibles guardados en los campos. Esto se hace a travs de expresiones lgicas.
32 Como se mencion en el diseo de la tabla las expresiones lgicas consisten en la comparacin de un campo con un dato, donde se regresa un valor verdadero si se cumple la condicin o de lo contrario regresa un valor negativo. Constante:Rojo,123,
#15/03/2003#
Campo
Operador de comparacin
Expresin
Funcin: Fecha(), Ao([fecha]) Un clculo: Fecha()-230 Otro campo: [F_Nac]
>,<,>=,<=,=,<>, Entre ___Y ___, Como
Como el nombre del campo ya esta indicado no es necesario escribirlo en la expresin lgica
Cuando usted escribe un valor constante en el criterio el programa delimita ese valor segn el tipo de dato que corresponda.
Constantes tipo texto:

Alberto , Alemania, Samaniego #2345
Constantes tipo fecha:

#25/02/2001#, #13/03/2003#, #31/12/2003#
Constantes tipo nmero:

123, 34.5, 45678.567
Ejemplos de campos:
[FechaNacimiento], [Nombre], [Peso al Nacer]
Solicitud de un dato al usuario de la consulta

(recuerda que eres el diseador) Cuando se quiere hacer una consulta abierta, es decir, que no trabaje con datos fijos o constantes, sino con los que indique la persona que esta ejecutando la consulta se hace una
33 solicitud del dato en lugar de escribir el valor fijo desde el diseo de la consulta, para esto se reemplaza el valor fijo por una pregunta que se le har al usuario escrita entre corchetes. Debe tener cuidado de que el texto que escriba dentro de los corchetes NO coincida con el nombre de un campo, pues esto indicara que tome el valor del campo. Ejemplos: Trabajando con constantes Alemania >45.50 Como B* Trabajando con una solicitud de dato [De cual pas quiere los pedidos?] >[Mayor de cual precio?] Como [Con cual letra inicia?]+*
El signo + o & son de concatenacin en datos tipo texto, es decir, sirven para unir varios textos en uno solo
Operadores de comparacin:
> < >= <= <> Entre Vmn y Vmx = Como Mayor que Menor que Mayor o igual Menor o igual Diferente Controla rangos entre un valor mnimo y un valor mximo Busca valores que sean exactamente iguales a la expresin del criterio Se utiliza para encontrar solo partes de texto en un campo tipo texto, trabaja en conjunto con los comodines * y ?, donde el * significa que substituye o ignora un grupo de caracteres y el ? solo ignora el caracter de la posicin donde se ubique.
Ejemplos del operador Como Como A* Como *on Como *on* Como ?a* busca todo lo que inicia en A busca todo lo que finaliza en on busca todo lo que contenga la combinacin on sin importar la posicin busca todo lo que la segunda letra sea una a
tambin funciona para campos tipo fecha Como *03 Como */03/* Como 03* Busca todas las fechas que el ao terminan en 03 Busca todas las fechas que el mes es de marzo Busca todas las fechas que el da es 3
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Para formar la expresin de comparacin puede utilizar el generador de expresiones.
Desde esta ventana puede accesar las funciones incorporadas y los campos de las tablas del sistema. De aqu selecciona los campos
A continuacin se muestra un cuadro con las funciones ms comunes escritas con la versin en espaol, considere que un registro tiene en su campo FechaNacimiento el valor de 11/02/1968 y en el campo Nombre el valor de Soraya, para trabajar con el ejemplo.
Nombre de la funcin Ahora() HoraActual()
Ahora() HoraActual()
Ejemplo
Valor que regresa La fecha de la computadora La hora de la
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computadora Ao([campo o dato tipo fecha]) Mes([campo o dato tipo fecha]) Da([campo o dato tipo fecha]) DaSemana([campo o dato tipo fecha]) NombreDadelaSemana( # de da del 1 al 7) Izq(texto,# de letras) Der(texto,# de letras)
Ao(#16/10/2003#) Ao([FechaNacimiento]) Mes(#16/10/2003#) Mes([FechaNacimiento]) Da(#16/10/2003#) Da([FechaNacimiento]) DaSemana(#16/10/2003#) DaSemana([FechaNacimiento]) NombreDaSemana(5) NombreDaSemana(DaSemana([FechaNacimiento]) ) Izq(Alonso,2) Izq([Nombre],4) Der(Alonso,2) Der([Nombre],4)
2003 1968 10 02 16 8 5 1 Jueves Domingo Al Sora so raya
Tambin tiene los cuadros de ejemplos que se mostraron en el captulo de Tablas en expresiones lgicas.
Campos calculados
Segn la tercera forma normal, ningn campo que pueda calcularse a partir de otro campo debe capturarse en el registro, por lo tanto es en consultas donde podemos obtener este tipo de campos que en ocasiones son necesarios para presentarle informacin al usuario. La sintaxis de un campo calculado es la siguiente: Nombre del campo que se va a calcular: Clculo que generar el nuevo dato El campo calculado se escribe en una columna vaca de la consulta en el rengln de campo
Nuevo campo con el nombre da que muestra el da de la semana a partir de la fecha de nacimiento
36 Ejemplos: fecha_prox_parto: [Fpreez]+210 Edad: (fecha()-[FechaNacimiento])/365 Incremento_diario: ([pesofinal]-[pesoinicial])/([fechafinal]-[Fechainicial])
Trabajando con grupos de Registros

Se pueden clasificar o agrupar los registros respecto a uno o varios campos con valores comunes, para posteriormente realizar algunos clculos con campos tipo nmero donde solo intervengan los registros del grupo. Por ejemplo si tuviera una tabla los artculos que ha vendido, es necesario saber cuantas unidades ha vendido por cada artculo diferente, o cuales artculos son los ms solicitados aun cuando el volumen de la venta no sea muy alto, en cual mes es cuando mas vende, etc. Para accesar todas las opciones de totales o grupos es necesario que presione el icono se muestra en la barra de herramientas del diseo de la consulta. que
Los clculos que puede realizar con los registros del grupo son: suma, promedio, desviacin estandar y varianza (solo trabajan para campos tipo nmero); y cuenta, mnimo, mximo, primero, ltimo (para campos tipo nmero, texto y fecha), en realidad el clculo de cuenta no considera el campo sealado sino los registros del grupo. La opcin de agrupar por se aplican en los campos respecto a los cuales se formarn los grupos, si son varios campos se agrupa considerando los campos de izquierda a derecha La opcin de dnde es para cuando se va a condicionar con cuales registros se quiere trabajar, pero no afecta las operaciones de los grupos ni se muestra el campo en el resultado de la tabla. La opcin expresin, es para campos calculados que impliquen una funcin de clculo de grupo como Suma(), Promedio(), Var(), etc.
37
Botn de grupos
Rengln Nuevo La combinacin de todos los elementos anteriormente expuestos hacen de Consultas una potente herramienta para obtener informacin a partir de las tablas, dichos elementos funcionan en su totalidad en las consultas de seleccin, para los otros tipos de consultas existen limitaciones considerando el tipo de tarea para la que fueron creadas. Cuando se hace una consulta con campos calculados no se pueden poner criterios en el campo que se esta calculando, es necesario crear otra consulta basada en la consulta donde se hicieron los campos calculados. Podemos mezclar varias consultas para obtener resultados complejos. Normalmente a partir de las consultas se realizan grficas, formularios e informes impresos.
Consultas de creacin de tablas

Se utilizan para crear nuevas tablas a partir de los resultados de la consulta. Se utilizan comnmente cuando se requiere pasar solo ciertos datos a una persona extraa y no queremos que tenga acceso a todos los datos almacenados, as se crean sus propias tablas que se pueden guardar en una base de datos diferente.
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Consulta de datos anexados

Se utilizan cuando el resultado de la consulta se requiere aadir a los registros ya existentes en otra tabla
39
En el rengln de Anexar a se debe indicar el campo comn o el campo que corresponda en la tabla de destino con el campo de origen en la consulta. Es decir, en cual campo se van a guardar los datos de esa columna de la consulta.
Consulta de actualizacin
Se utiliza para reemplazar un dato de la tabla por uno nuevo, a partir de una serie de condiciones que se indiquen en la consulta.
Nuevo valor que ser guardado
40
Consulta de Eliminacin
Para borrar definitivamente un grupo de registros de una tabla a partir de una serie de condiciones que se deben cumplir previamente, cuando se ejecuta la consulta el programa brinda la opcin al usuario de cancelar la operacin, pero si se acepta los datos ya no se pueden recuperar.
Consulta de tablas de referencias cruzadas

Cuando se necesita que los diferentes valores que guarde un campo formen las columnas de del resultado de la consulta y otro campo se considere para indicar los grupos de registros con los que se efectuarn los clculos que se permiten con la opcin de totales, se requiere una consulta de referencia cruzada. Comnmente se utiliza cuando durante el diseo de la base de datos se aplic la primera forma normal inciso b, la cual menciona que no deben de existir 2 o mas campos que describan el mismo atributo (Examen1, examen2, examen 3, etc), mejor se crea una tabla que maneje un registro para cada examen, cuando se requiere ver los datos con una presentacin de una tabla con una columna por examen se crea una consulta de referencia cruzada. Tabla con error en el diseo, pero que se muestra de forma sencilla para el usuario: Matrcula Calificacin Ex1 Calificacin Ex2 Calificacin Ex3 145678 65 75 84
41 345236 72 83 98
Manera correcta de organizar los datos aplicando la 1. Forma normal Matrcula Calificacin Examen 145678 65 1 145678 75 2 145678 84 3 345236 72 1 345236 83 2 345236 98 3 Tabla creada de la manera correcta, aun cuando para el usuario no sea tan sencillo interpretar la informacin
Si se utiliza una consulta de
Con el siguiente diseo
42
Se obtiene un resultado similar al primer planteamiento de la tabla, donde el usuario puede distinguir fcilmente los datos
En este tipo de consultas puede trabajar con varios encabezados de fila, pero solo un encabezado de columna.
Bases de Datos............................................................................................................................1
La importancia de la informacin....................................................................................................1 Diseo de la base de datos.................................................................................................................2 Diseo de las herramientas para accesar los datos.........................................................................5 Sistema de Informacin....................................................................................................................6
Fases para disear un Sistema de Informacin.................................................................................................6
Access: Sistema Manejador de Bases de Datos ........................................................................7

Elementos de Access..........................................................................................................................8 Para iniciar una base de datos en Access.........................................................................................8
Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes:................................................................10
Expresiones lgicas..........................................................................................................................19
Sintaxis de una expresin lgica.....................................................................................................................20 Ejemplos de expresiones lgicas....................................................................................................................21
Cuadro de Propiedades del Campo ..............................................................................................24
Campo llave o Campo principal...............................................................................................25 Herramientas de Access para obtener las ventajas de un DBMS...........................................26 Consultas...................................................................................................................................28
Tipos de Consultas..........................................................................................................................28 Diseo de la consulta.......................................................................................................................29
Compartir datos de varias tablas o consultas..................................................................................................31 Ordenar en Ascendente o Descendente..........................................................................................................31
Filtros de registros...........................................................................................................................31
Por posicin en el listado................................................................................................................................31 Por valor en sus campos.................................................................................................................................31 Constantes tipo texto:.....................................................................................................................................32 Constantes tipo fecha:.....................................................................................................................................32 Constantes tipo nmero:.................................................................................................................................32 Ejemplos de campos:......................................................................................................................................32 Solicitud de un dato al usuario de la consulta.................................................................................................32 Operadores de comparacin:..........................................................................................................................33
Campos calculados..........................................................................................................................35 Trabajando con grupos de Registros.............................................................................................36 Consultas de creacin de tablas......................................................................................................37 Consulta de datos anexados............................................................................................................38 Consulta de actualizacin...............................................................................................................39 Consulta de Eliminacin.................................................................................................................40 Consulta de tablas de referencias cruzadas...................................................................................40
Universidad Autnoma de Chihuahua Facultad de Zootecnia

Apuntes para el curso de Bases de Datos
Elaborado por: M.C. Eneith Marisol Aguilar Palma Marzo del 2004

Manual Access 1

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1 registro por planta, limitado a 3 mediciones

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1 registro por medicin, sin limites de mediciones

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Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes:

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11 2. Indicar el tipo de datos con el que se va a trabajar en ese campo.

-3,402823E38 1,401298E-45 -1,79769313486231E308

-1,401298E-45 3,402823E38 4,94065645841247E-324

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La primera opcin de una bsqueda:

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Indica que se guarden las constantes WK

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>LLLL000000-aa9;0 <CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC 99.999

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Sintaxis de una expresin lgica

>,<,>=,<=,=,<>, Entre ___Y ___, Como

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Ejemplos de expresiones lgicas

"Londres" O "Hedge End"

Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95#

#2/2/95# En("Canad", "Reino Unido")

Como "S*" >="N"

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>,<,>=,<=,=,<>, Entre _Y _, Como

>,<,>=,<=,=,<>, Entre _Y _, Como