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ELABOR: AOB.
PROCEDIMIENTO:
SE ENTREVIST A LOS INVOLUCRADOS DEL REA ANALIZADA, SE ANOTARON LAS FUNCIONES DE CADA INTEGRANTE EN UNA MATRIZ . SE CLASIFICARON DICHAS FUNCIONES (PLANEACIN, EJECUCIN, MONITOREO Y RETROALIMENTACIN) Y SE GRAFICARON LOS RESULTADOS OBTENIDOS.
ORGANIGRAMA
A 0 1
PLANEACIN
EJECUCIN
MONITOREO
RETROALIMENTACIN
0%
98%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
3 CxC Separar facturas para entrega a acontabildiad y a trfico 1 1 Reporte de recepin e facturas 1 Facturar 1 Notas de crdito 1 Recibos de pagos parciales 1 Revisin de referencias 1 Cierre de facturacin 1 factura mensual a GA transportes por sus gastos CxC CxC
1 1 1 Registro de pagos en el sistema Reportede cobranza Clculo de descuentos por pronto pago,notas de crdito Autorizar embarques Cobro a morosos Ajustes de precios Cartas de cobro y reportes de edo cuenta conciliacin de pagos de contado por variaciones Notas de credito por devoluciones y percances Custodia y cobro de cheques postfechados Reporte de cobranza mensual, Actividades extraordinarias 1 1 Reporte de anticipos 1 Coordinar rea de cxc 1 Planear actividades del da 1 Supervisar y coordinar al personal 1 1 Dar seguimiento a clientes 1 Autorizar crditos 1 Negociaciones con clientes 1 1 Reporte mensuales 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Generar reporte de conrol de depsitos diarios
1 1 0 1 0 1 1 21 0 0 0 0 0% 5% 0% 5% 100%
1 RH
Reportes y controles de la secretara del trabajo (Seguridad y capacitacin) 1 1 1 1 1 1 1 Promocin de crditos de fonacot y FAMSA
Cja de ahorro 1
Pago de Nmina 1 1 1
Conciliacin y arbitraje y coordinacin con despacho juridico Control ambiental Coordinacin vigilantes
Planeacin 0
Ejecucin
Monitores 0
Control de vacaciones
Seguridad Industrial
e e e
p e s
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Control de asistencia
0 25 Total 25
0% Retroalimentacin 100%
Reporte de movimientos y produccin a contabildiad para cierre Acitividades ocasionales, venta de fonderia en siderurgica Inventario anual 1 1
TOTAL CARGO
CLASIFICACION DE FUNCIONES c p
Los articulos de stock se calculan empiricamente Supervisar almacen Revisin de factura Revisin de caducidad de facturas 1
Generar reporte detallado y resumen de importe de compras del mes, salida de refacciones y servicios Revision de asistencia y horas extra de almacen Alta de catalogo de articulos, proveedores, activos (todo lo que ella compre que no est en su catalogo lo da de alta)
Revisar pendientes del almacn 1 1 Revisar faltantes 1 Recibir Urgencias y pedir telefonicamente a proveedores con crdito 1 Elaborar requisiciones de compra de refacciones segn solicitud de usuarios 1 Revisar stock 1 Revisin de facturas (parte fiscal), registrar recepcin en el sistema 1 Recepcin de materiales 1 Hacer requerimiento materiales stock, al revisar inventario y ver que falta se hace pedido
Evento 12 Diciembre 1
p p e p e s
p c
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0
Cotizar
1 1 1 Efectuar salidas a usuario Apoyar a los usuarios en hacer requisiciones Recepcin de materiales Separar facturas para entrega a contabildiad y a trfico 1 Reporte de recepin e facturas Revisin de facturas Programar pagos de proveedores Elaborar ordenes de compra (eventual) Compras (pedirlas) Recepcin de papelera cuando la compradora no est 1 1 1 1 1 1 1 Capturar facturas
e s c
5 Elaboracin de estados financieros Revisin del rea de embarques (transacciones fuera del sistema) Compras y negociacines GA transportes 1 1 1 1 1 1 1 Orden de compra acero 1 Estudios solicitudes crdito 1 Anlisis mensuales de costos 1
3 Contabilidad
2 Contabilidad
1 Contabilidad
Importaciones 1 1
6 0 1 1 1 1
Conciliacin diaria de bancos (excepto cuenta cheques mensual) Flujo de caja, inversiones Pago de crditos Elaboracion de cheques y consecicin de firmas
Anticipos y reposicin de gastos de GA transportes y vendedores Reporte diario de caja Renovacin de pagares de banco (bajio)
Registro mensual de ventas d eGA transportes en excel, captura en Compaq y registrar en Solomon Contabilizar ingresos y egresos en compaq y solomon (paralelo) 1 1 1 Revisin e Ingreso de viaticos: excel , compaq y solomon 1 Registro de fletes de GA 1 Crditos de IETU, y todos los fiscales de GA transporte 1 Estados financieros GA transporte 1
IETU Y DIOT DE GA 1 1
Actividades ocasionales 1 1
Actividades Ocacionales 1
Efectuar pagos
e
e e
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 0 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Oficios oficina: copias, engargolar, imprimir estados financieros Contaiblizar ingresos (polizas en excel y polizas de diario) y egresos (contabilizar polizas cheque) Pagos provisionales de IVA, retenciones, IETU Reportes informativos.
0% 0 0 0 2 5 6 7 45 0 0 0 0 3 46 0 0 0 0 0 0 0 10 5 6 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 10 15 0 0 0 0 0 0 0 0 98% 0% 0% 100%
Planeacin
Ejecucin
Monitores
Retroalimentacin
Total
e e e e
p e s c
Revisar capturas
1 1 1 1 1 1 1 1
16 Revision mensual reportes fiscales 0 0 Comercio exterior (exportaciones) 0 0 0 0 Orden de compra acero 0 0 0 0 0 0 0 Estudios solicitudes crdito Anlisis mensuales de costos Declaraciones anuales fiscales Estados financieros y bancos acionistas Elaborar el plan de pagos Efectuar pagos Importaciones Revisin del rea de embarques (transacciones fuera del sistema) Compras y negociacines GA transportes Elaboracin de estados financieros
15
14 Calidad
0 0 0 0 0
c p c
Pago de crditos c 2 Elaboracion de cheques y consecicin de firmas Anticipos y reposicin de gastos de GA transportes y vendedores Reporte diario de caja Renovacin de pagares de banco (bajio) Cotizar Dar seguimiento a compras Efectuar ordenes de compra Los articulos de stock se calculan empiricamente Supervisar almacen Revisin de factura Revisin de caducidad de facturas Muchas urgencias y Refacciones internacionales las compra florentino 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Inventario fsico anual del almacen Generar reporte detallado y resumen de importe de compras del mes, salida de refacciones y servicios Revision de asistencia y horas extra de almacen Alta de catalogo de articulos, proveedores, activos (todo lo que ella compre que no est en su catalogo lo da de alta) Evento 12 Diciembre Contratacin de perosonal (no la seleccin)
Pago de Nmina
Conciliacin diaria de bancos (excepto cuenta cheques mensual) Flujo de caja, inversiones
p p p e
c
0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 p p c c
Conciliacin y arbitraje y coordinacin con despacho juridico Control ambiental Coordinacin vigilantes
Administracin de la red 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Coordinacion mtto hardware Soporte a usuarios de Solomon Compra de hardware y software Registro mensual de ventas d eGA transportes en excel, captura en Compaq y registrar en Solomon Contabilizar ingresos y egresos en compaq y solomon (paralelo) Revisin e Ingreso de viaticos: excel , compaq y solomon Registro de fletes de GA Crditos de IETU, y todos los fiscales de GA transporte Estados financieros GA transporte
Control de vacaciones
Seguridad Industrial
Control de asistencia
Cja de ahorro
e e e s s
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Digitar nminas en excel Elaborar Archivo 2% nmina Actividades ocasionales IETU Y DIOT DE GA Captura de ingresos y egresos Revisar capturas Conciliacin de clientes CXC, excel y compaq Coniliacin CXP excel y compaq Oficios oficina: copias, engargolar, imprimir estados financieros Contaiblizar ingresos (polizas en excel y polizas de diario) y egresos (contabilizar polizas cheque) Pagos provisionales de IVA, retenciones, IETU Reportes informativos. Revisar pendientes del almacn Revisar faltantes Recibir Urgencias y pedir telefonicamente a proveedores con crdito Elaborar requisiciones de compra de refacciones segn solicitud de usuarios Revisar stock Revisin de facturas (parte fiscal), registrar recepcin en el sistema Recepcin de materiales Hacer requerimiento materiales stock, se revisa inventario para hacer pedido Checar recibo nocturno Capturar facturas Efectuar salidas a usuario Apoyar a los usuarios en hacer requisiciones Recepcin de materiales
1 1 1 1 1 1 1
Actividades Ocacionales
Separar facturas para entrega a acontabildiad y a trfico Reporte de recepin e facturas Facturar Notas de crdito Recibos de pagos parciales Revisin de referencias Cierre de facturacin factura mensual a GA transportes por sus gastos Cierre mensual: entregar facuras, notas credito, remisiones a contabilidad Generar reporte de conrol de depsitos diarios Registro de pagos en el sistema Reportede cobranza Clculo de descuentos por pronto pago,notas de crdito Autorizar embarques Cobro a morosos Ajustes de precios Cartas de cobro y reportes de edo cuenta conciliacin de pagos de contado por variaciones Notas de credito por devoluciones y percances 0 Custodia y cobro de cheques postfechados Reporte de cobranza mensual, Actividades extraordinarias Reporte de anticipos Coordinar rea de cxc Planear actividades del da Supervisar y coordinar al personal Dar seguimiento a clientes Autorizar crditos
Negociaciones con clientes Reporte mensuales Dar seguimiento a vendedores para cobrar Actrividades especiales 1 1 1 Revisarresultados de pruebas y metodologia de anlisis Anlisis metalurgico en fonderia cuando hay variaciones Cordinacin con chofer de camin para entrega de chatarra Coordinacion para entrega de pedidos con operador de la camioneta Revisar resultados en pizarrn Coordinar con Produccion y ventas el programa de material a cargar Asegurar con mantenimiento que estan los rodillos para los cambios Inventario diario de billet (control no oficial, no se como lo lleva embarques) 1 1 1 1 0 0 0 0 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0! #DIV/0! Planeacin 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ejecucin Monitores Retroalimentacin Total Revisar planeacin de coladas p e s c Revisar arranque en la noche cuando falta supervisor
4 Elaborar notas de crdito 1 1 1 1 1 1 1 Imprimir certificados de calidad Hacer reporte mensual de cierre de mes 1
Encargado de Mantenimiento
6 0 1
c p
Verificaciones y vigencia de documentos y seguros 1 Reporte mensual 1 Rastreo de Unidades Coordinar Mantenimiento Correctivo
Compras (aceite y filtros, y plafonoes lo hace GASA, el resto el encargado mtto Control de combustible escaneo de las unidades por viaje
Cobranza 1 1
p
p
e p e e p s
p c
1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
e s c
solomon no se puede meter por paquete, hay que hacerlo en excel El nm de paquete va mas all del numero de colada Se imprimen facturas en blanco ya que la impresin es la liberacin de la factura El billet se recibe sin costo, lo que genera que no se pueda utilizar el sistema de inventarios en solomon, no se puede registra la produccin.