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GUA DE ADMINISTRACIN PRIMER PARCIAL.

DEFINICIN DE ADMINISTRACIN: La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL efectuados para lograr los objetivos de una organizacin a travs de un adecuado manejo de los recuerdos existentes. Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, direccin y control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comn. PROCESO ADMINISTRATIVO. 1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas, diagnstico, programas y presupuestos 2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de mando y procedimientos 3.- INTEGRACION: Quin y con qu se va a hacer? Personal: seleccin, contratacin, capacitacin, materiales, finanzas, compras, produccin, etc. 4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y comunicacin 5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin, determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y retroalimentacin PLANEACION. Definiciones: Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin de recursos materiales y humanos, la determinacin de mtodos y las formas de organizacin, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localizacin especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo. La planeacin es trazar un curso concreto de accin para alcanzar un objetivo Planear es disear un mtodo para lograr una meta definida Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y quien deber llevarlo a cabo. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.

RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos. PREVISIN: La planeacin es previsin del futuro. UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y administrativo y prever las consecuencias que producir su aplicacin. UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn integrados entre si y formen un todo organizado y compatible CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso de duracin permanente INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin ELEMENTOS DE LA PLANEACION. DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin. OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin. POLITICAS: Son lneas generales de accin que guan a los miembros de una empresa. PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de accin que se considera el ms recomendable para el logro de un objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplieran a travs de la integracin de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros. PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numricamente los resultados de una organizacin e incluye tres elementos principales. 1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas concretos, valorando costos y beneficios. 2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con el costo.

3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra los cuales se puede comparar.

ORGANIZACIN. Definicin: Organizacin es el orden que guardan las diferentes rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo, necesarios. DIVISIN DEL TRABAJO. Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en: FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva, complementarios, primarias, secundarias) ACTIVIDADES: (genricas, especficas) OPERACIONES; (fsicas, mentales) apoyo, asesora,

FORMAS DE ORGANIZACIN. ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.

ESTRUCTURA ORGANICA. Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relacin que guardan entre s. Debido a la necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de especializacin, nace la

divisin en donde determinan la forma en que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una institucin. MANUALES. Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.

Se clasifican en: Manuales de Operacin. Manuales de Organizacin. Manuales de Procedimientos.

INTEGRACIN. La integracin es el punto de contacto entre la parte esttica y la parte dinmica del proceso administrativo. Definicin: Integracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeacin y la organizacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organizacin. TIPOS DE INTEGRACION. DE PERSONAL: a) Reclutamiento b) Seleccin y contratacin c) Induccin d) Capacitacin e) Desarrollo f) Carrera institucional DE MATERIALES: a) Finanzas

b) Compras c) Produccin d) Mantenimiento e) Comercializacin o prestacin de servicios

DIRECCIN. Definicin: Es el elemento ms dinmico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realizacin de sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin. IMPORTANCIA DE LA DIRECCIN. Algunos autores consideran que es el elemento ms importante y complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo. En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION. COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto ms se impersonalice la orden, ser mejor obedecida. RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams saltarlos sin razn. RESOLUCIN DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el. ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACIN DE AUTORIDAD. - Puede ser general o especfica - Puede ser temporal o ilimitada

- Puede ser individual o colectiva - Aumenta la eficacia administrativa - Favorece la especializacin - Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad

MANDO. Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad. El poder mandar, incluye tres elementos: - Determinar lo que debe hacerse - Establecer cmo debe hacerse - Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga - Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecucin la tercera La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin. El proceso de la toma de decisiones es como sigue: - Diagnosticar el problema. - Definir el problema. - Definir las alternativas ms adecuadas. - Analizar las alternativas y compararlas. - Seleccionar la alternativa ms adecuada. PRINCIPIOS DE SUPERVISIN. El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de responsabilidad ms amplio y complejo que el de la administracin tradicional basada nicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que adems ubica como fundamental la satisfaccin del usuario y el desarrollo personal.

- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la organizacin. - Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas. - Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje. - Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural. - Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas.

CONTROL. La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado. Definicin: Control es un conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las polticas administrativas. TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL. 1.- Establecimiento de normas o estndares de ejecucin - Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr - La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funciones - Con este enfoque se marcan estndares que comprenden sistemas, procedimientos , mtodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras que deben formar parte de un sistema de calidad - Las normas de calidad mexicanas estn sustentadas en las normas ISO-9000 2.- Medicin de la ejecucin real en relacin con los estndares establecidos. - Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y comparada con los estndares de ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la ejecucin real. 3.- Aplicacin de la accin correctiva.

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviacin. CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL. - Seleccin de los criterios de control. - Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos. - Interpretacin de los resultados. - Elaboracin de reporte de resultados. - Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas. EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS. Evaluacin de resultados. Comparacin de los resultados con lo planeado. Determinacin de las causas de desviacin. Retroalimentacin. INDICADORES. Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes: CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace coincidir en su forma y tamao CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificacin CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.