SAE 4.0 C1Dist - Sep07RAE

Sistema de Administracin Empresarial
Aspel-SAE Versin 4.0
Gua Curso Propedutico Distribuidor
Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, D. F Septiembre 2007
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INDICE
1. 1.1 1.2 2. INTRODUCCIN........................................................................................................................................... 1 Definicin ................................................................................................................................................. 1 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 1 INSTALACIN ............................................................................................................................................... 3 2.1 Definicin ................................................................................................................................................. 3 2.2 Requisitos del Sistema ........................................................................................................................... 3 2.3 Esquema de Licenciamiento ................................................................................................................. 4 2.4 Asistente de Instalacin......................................................................................................................... 4 2.5 Activacin del sistema ........................................................................................................................... 9 2.6 Configuracin del servidor .................................................................................................................. 15 2.7 Directorio Comn Aspel....................................................................................................................... 17 2.8 Configuracin del BDE Administrador ............................................................................................... 20 2.9 Paradox en red..................................................................................................................................... 21 2.9.1 Protocolo de bloqueos .................................................................................................................. 21 2.9.2 Correcta inicializacin .................................................................................................................. 22 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 4. GENERALES.................................................................................................................................................. 23 Definicin ............................................................................................................................................... 23 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE?...................................................................................... 23 Abrir empresa ........................................................................................................................................ 23 Cambio de Directorio y Fecha............................................................................................................. 24 Cerrar Empresa ...................................................................................................................................... 25 Operaciones de Aplicacin General ................................................................................................... 25 Datos de la Empresa ............................................................................................................................. 26 Salir.......................................................................................................................................................... 27 Activar Sugerencias .............................................................................................................................. 27 Modo alterno de captura ..................................................................................................................... 28 Personalizacin de la Barra de Herramientas................................................................................... 28 Teclas de Acceso Rpido ...................................................................................................................... 28 Calculadora ............................................................................................................................................ 29 Mdulos del Sistema............................................................................................................................. 30 CONFIGURACIN ...................................................................................................................................... 31 4.1 Definicin ............................................................................................................................................... 31 4.2 Parmetros del Sistema ....................................................................................................................... 31 4.2.1 Datos de la empresa ...................................................................................................................... 31 4.2.2 Parmetros generales.................................................................................................................... 32 4.2.3 Clientes y CxC ................................................................................................................................ 34 4.2.4 Proveedores y CxP ......................................................................................................................... 36 4.2.5 Inventarios ...................................................................................................................................... 37 4.2.6 Facturas ........................................................................................................................................... 40 4.2.7 Compras .......................................................................................................................................... 45 4.2.8 Cuentas Contables......................................................................................................................... 48 4.2.9 Aplicaciones Asociadas ................................................................................................................. 49 4.2.10 Grficas y Copiado Especial ......................................................................................................... 50 5. 5.1 5.2 CONFIGURAR EMPRESA ............................................................................................................................ 51 Antes de Comenzar ............................................................................................................................... 51 Asistente................................................................................................................................................. 51 Prctica 1: Creacin de una base de datos nueva................................................................................ 55 5.3 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................ 55 5.3.1 Perfiles predefinidos...................................................................................................................... 58 Prctica 2: Alta de usuarios ..................................................................................................................... 59
6. 6.1 6.2
CATLOGOS................................................................................................................................................61 Definicin................................................................................................................................................61 Catlogo de Vendedores ......................................................................................................................61 Prctica 3: Alta de vendedores...............................................................................................................62 6.3 Zonas .......................................................................................................................................................63 Prctica 4: Alta de Zonas ........................................................................................................................65 6.4 Clientes ...................................................................................................................................................65 Prctica 5: Alta de clientes .....................................................................................................................74 6.5 Catlogo de Proveedores .....................................................................................................................74 Prctica 6: Alta de Proveedores ..............................................................................................................78 6.6 Catlogo de Lneas de Productos........................................................................................................78 6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ......................................................................................79 Prctica 7: Alta de lneas de productos ................................................................................................81 6.7 Inventarios..............................................................................................................................................82 6.7.1 Producto ..........................................................................................................................................88 Prctica 8: Alta de productos .................................................................................................................88 6.7.2 Servicios...........................................................................................................................................89 Prctica 9: Alta de Servicios ...................................................................................................................90 6.7.3 KIT.....................................................................................................................................................90 Prctica 10: Alta de Kits ..........................................................................................................................92 6.7.4 Grupo de productos .......................................................................................................................92 Prctica 11: Alta de grupo de productos ..............................................................................................94
7. 7.1 7.2 7.3 7.4 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11. 11.1 11.2
COMPRAS.....................................................................................................................................................97 Definicin................................................................................................................................................97 Operaciones Generales.........................................................................................................................97 Alta de Documentos .............................................................................................................................98 Consulta de Documentos .................................................................................................................. 105 Prctica 12: Alta de compras............................................................................................................... 107 FACTURAS ................................................................................................................................................ 109 Definicin............................................................................................................................................. 109 Operaciones Generales...................................................................................................................... 109 Alta de Documentos .......................................................................................................................... 110 Consulta de Documentos .................................................................................................................. 116 Prctica 13: Alta de documentos de venta ....................................................................................... 116 ENLACE DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 119 Definicin............................................................................................................................................. 119 Consideraciones.................................................................................................................................. 119 Procedimiento ..................................................................................................................................... 120 Enlace Automtico ............................................................................................................................. 120 Prctica 14: Enlace de documentos.................................................................................................... 121 INTEGRACIN DE MDULOS ............................................................................................................... 123 Definicin............................................................................................................................................. 123 Afectaciones de Facturas a Inventarios .......................................................................................... 123 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar............................................................................ 124 Afectaciones de Compras a Inventarios ......................................................................................... 124 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar............................................................................. 125 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO .......................................................................................................... 127
Definicin............................................................................................................................................. 127 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario......................................................................... 127 Prctica 15: Alta de conceptos............................................................................................................ 128 11.3 Alta de Movimientos.......................................................................................................................... 128 11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)................................................................................................. 129
12. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 13. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 14. 14.1 14.2
CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR .........................................................................131 Definicin .............................................................................................................................................131 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC .........................................................................................131 CxC y CxP .............................................................................................................................................133 Recepcin de Pagos.............................................................................................................................134 Aplicacin de Anticipos......................................................................................................................136 Divisin de Cargos ..............................................................................................................................137 CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CXC Y CXP .........................................................139 Saldo General del Cliente / Proveedor ............................................................................................139 Cobros / Pagos del Da .......................................................................................................................139 Pronstico de Pagos............................................................................................................................140 Antigedad de Saldos de Proveedores.............................................................................................140 Resumen de Movimientos..................................................................................................................140 Consultas en Clientes .........................................................................................................................141 Por Concepto........................................................................................................................................141 CLIENTES Y/O PROVEEDORES ..............................................................................................................143
Definicin .............................................................................................................................................143 Suspensin............................................................................................................................................143 Prctica 16: Suspensin de Clientes ....................................................................................................143 14.3 Actualizacin de Saldos .....................................................................................................................144 14.4 Intereses Moratorios...........................................................................................................................144 14.4.1 Aplicacin Manual .......................................................................................................................144 14.4.2 Automtico ...................................................................................................................................145 14.5 Operaciones en moneda extranjera .................................................................................................146 14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera ............................................................................146 14.6 Reportes................................................................................................................................................148 14.6.1 Reportes de clientes y cxc ..........................................................................................................149 14.6.2 Reportes de proveedores y CxP .................................................................................................156 15. 15.1 15.2 FACTURACIN Y COMPRAS...................................................................................................................159 Polticas ................................................................................................................................................159 Consulta de Ofertas............................................................................................................................160 Prctica 17: Alta de polticas de Venta ...............................................................................................161 15.3 Desbloqueo de documentos ..............................................................................................................161 15.4 Personalizacin de Captura ...............................................................................................................162 Prctica 18: Generacin de un archivo personalizado de captura ..................................................163 15.5 Agregar especial ..................................................................................................................................164 Prctica 19: Manejo de un archivo CFT ...............................................................................................164 15.6 Lee configuracin ................................................................................................................................164 15.7 Campos no visibles .............................................................................................................................164 Prctica 20: Verificacin de campos ....................................................................................................164 15.8 Documento modelo ............................................................................................................................165 Prctica 21: Alta de archivos modelo ..................................................................................................166 15.9 Generacin masiva de documentos .................................................................................................166 15.10 Vencimiento de Apartados ................................................................................................................167 Prctica 22: Proceso de vencimiento de apartados...........................................................................167 15.11 Acumulados (Actualizacin y Edicin) ............................................................................................167 15.12 Reportes................................................................................................................................................168 15.12.1 Facturacin ...................................................................................................................................168 15.13 Compras................................................................................................................................................175 16. 16.1 PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS.........................................................................................177 Generacin de Almacenes .................................................................................................................177 Prctica 23: Creacin de almacenes.....................................................................................................177 16.2 Agregar productos...............................................................................................................................177
Prctica 24: Alta de productos en almacn ....................................................................................... 178 Traspaso entre almacenes ................................................................................................................ 178 Prctica 25: Traspaso entre almacenes .............................................................................................. 180 16.4 Actualizacin de existencias............................................................................................................. 180 16.4.1 Actualizacin de existencias por producto ............................................................................. 180 16.4.2 Actualizacin de existencias por rango de productos .......................................................... 181 16.5 Inventario Fsico ................................................................................................................................. 182 16.5.1 Congela Existencias .................................................................................................................... 182 16.5.2 Reporte de inventarios ............................................................................................................... 183 16.5.3 Captura existencias .................................................................................................................... 183 16.5.4 Captura existencias por archivo ............................................................................................... 183 16.5.5 Ajuste automtico ...................................................................................................................... 184 Prctica 26: Inventario Fsico ............................................................................................................... 185 16.6 Exporta movimientos al inventario ................................................................................................. 185 16.7 Captura por Archivo........................................................................................................................... 185 16.8 Cambio de precios .............................................................................................................................. 186 Prctica 27: Cambio de precios ............................................................................................................ 186 16.9 Reportes de inventarios y servicios................................................................................................. 187 16.10 Reportes de multialmacn ................................................................................................................ 188 16.11 Reportes de movimientos al inventario ......................................................................................... 189 16.12 Reportes de nmeros de serie .......................................................................................................... 190 16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes ................................................................................... 191 16.14 Reportes de etiquetas........................................................................................................................ 191 16.15 Reportes de kits .................................................................................................................................. 192 Prctica 28: Verificacin de reportes.................................................................................................. 192 16.3 17. 17.1 17.2 17.3 17.4 18. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS ............................................... 193 Definicin............................................................................................................................................. 193 Obteniendo la declaracin informativa desde Aspel-SAE 4.0 .................................................... 193 Generacin de la Bitcora ................................................................................................................. 196 Creacin del reporte para la carga Batch ....................................................................................... 198 Prctica 29: Generacin de una declaracin informativa................................................................ 199 UTILERAS ................................................................................................................................................. 201
18.1 Definicin............................................................................................................................................. 201 18.2 Control de Archivos ........................................................................................................................... 201 18.3 Respaldo de Archivos ......................................................................................................................... 204 18.3.1 Generacin de Respaldo............................................................................................................. 204 18.3.2 Reinstalacin de Respaldo ......................................................................................................... 205 18.3.3 Periodicidad del Respaldo.......................................................................................................... 206 18.4 Actualizacin de Archivos ................................................................................................................. 206 18.5 Corte Anual ......................................................................................................................................... 207
Simbologa:
Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Prctica.
Requisitos: Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows NT 4.0, 2000, XP, 2003, Vista o superior. Conocimientos bsicos de redes. Para el instructor. Software a utilizar: Aspel-SAE 4.0. Bases de datos: Se utilizar bases de datos nuevas.
Nombre del participante: Centro de Capacitacin: Nombre del asesor: Correo electrnico: Fecha:
1.
INTRODUCCIN
1.1 Definicin En la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sera muy complicado o casi imposible de poder controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos (clientes, facturacin, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas) asegura que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y grficas de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos. El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una til herramienta para llevar el control y flujo de la informacin. Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como: Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores) Infochannel. Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing. 1.2 Objetivo del Curso Al termino de este curso el usuario estar capacitado para la captura de los catlogos dentro del sistema AspelSAE 4.0 para Windows, as como en la elaboracin de documentos relacionados con los mdulos de facturas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendr los conocimientos necesarios para la operacin de Aspel-SAE a nivel de capturista, para posteriormente adentrarse de lleno en la administracin, conociendo los parmetros de configuracin del sistema y todos los procesos que permiten, por un lado adaptar el sistema a las necesidades especificas de su empresa y por el otro un uso eficiente de las diversas funciones que el sistema provee. La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada demoeducativa, la cual permite registrar operaciones desde 1 de noviembre del 2005 hasta el 28 de febrero del 2006, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.
Notas del asistente:
Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0
2.
INSTALACIN
2.1 Definicin Para una adecuada y correcta instalacin e implementacin del sistema es necesario conocer la tecnologa empleada y establecer as las bases correspondientes. El sistema tiene dos formas de operacin: Local o monousuario (un equipo) Cliente / Servidor (Trabajo en red) Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas, veamos cmo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalacin. o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ah se realizan todas las operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de instalacin que se debe elegir es Local o Servidor. Cliente / Servidor. Dado que slo se adquiri la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se va a instalar en un Servidor dedicado pero la operacin se realizar desde una estacin de trabajo, por lo tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opcin Local o Servidor, y en la estacin de trabajo (cliente), se instalar bajo la opcin de Estacin de trabajo (por eso se le denomina Cliente-Servidor). De esta forma se tendra instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estacin de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estacin de trabajo, si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo, sera necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalacin es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultnea. La instalacin del sistema se hace mediante un asistente el cual gua de forma fcil y adecuada durante este proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalacin, cuando de trabajo en red se trate, las cuales se analizaran a continuacin. 2.2 Requisitos del Sistema Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estacin de trabajo, a continuacin se mencionan los requerimientos de hardware y software. Requerimientos mnimos de hardware: Procesador compatible con Pentium. 256 MB de RAM mnimo. 180MB de espacio libre en disco duro. Monitor VGA o superior. Requerimientos mnimos de software (sistema operativo): Para el servidor: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista o superior. Estacin de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows 98 o superior.
2.3 Esquema de Licenciamiento Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 das a partir de su instalacin, posterior a este periodo, se deber registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema slo operar para la empresa 1, sin poder personalizarlo con los datos de la misma. Entre las caractersticas ms importantes del esquema de licenciamiento estn: Una Licencia de uso ampara la instalacin del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza va Internet; de tal forma que al realizarlo queda registrado el nmero de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instal, este identificador est formado por elementos nicos de la computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podr instalar el sistema sin problema alguno. Adems de los datos de la PC Slo se permite la instalacin y activacin del sistema en un segundo equipo por dao permanente del primer equipo en el que se haba activado. Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto se considera la activacin como si fuera otra PC. Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activacin la persona responsable del sistema determine en cul de los equipos se generar el registro del sistema (proceso de Activacin), as como los datos de la razn social de registro. 2.4 Asistente de Instalacin Antes de realizar la instalacin del sistema se debe considerar:
IMPORTANTE!
Dado que todos los sistemas de la lnea Aspel de nueva generacin (NOI 4.x, COI 5.x, SAE 4.0, PROD 2.0 y BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalacin de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aqu en adelante se denominar DAC, es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que de momento slo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a ste debern acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe: 1. 2. 3. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel. Una vez creado el "DAC", se deber compartir su uso y asignarle una unidad lgica (por ejemplo, X:\). Llevar a cabo el proceso de instalacin tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).
No es necesario compartir el directorio de instalacin en el servidor, esto debido a que el sistema ser instalado de manera local en cada equipo an cuando se trate de una instalacin en estacin de trabajo-. Proceso de instalacin: a) Del disco de instalacin se debe elegir la opcin Instalar. b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalacin de Aspel-SAE 4.0, el cual se muestra en la figura 2.4-2. Al iniciar el Asistente de instalacin, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la instalacin debe dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalacin debe dar clic en y para salir . del asistente debe dar clic en Notas del asistente:
Figura 2.4.1 Ejecucin del InstallShield Wizard
Figura 2.4-2 Asistente de Instalacin.
c)
Si cuenta con algn otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecer un mensaje indicando que se deshabilitar el servicio de licencias Aspel durante la instalacin, figura 2.4-3.
Figura 2.4-3 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.
d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si est de acuerdo con ella deber Aceptar haciendo clic en para continuar con la instalacin, o en caso contrario se dar clic en y el asistente terminar con el proceso de instalacin.
Figura 2.4-4 Licencia de uso y garanta.
e) Elegir el tipo de instalacin, existen 2 tipos de instalacin del sistema, como lo muestra la figura:
Figura 2.4-5 Tipo de Instalacin.
Local o Servidor: Esta opcin se debe seleccionar si la instalacin que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajar el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar nicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor. Estacin de trabajo: Esta opcin se debe seleccionar slo si se tiene una red (LAN/WAN) y se est instalando en una Estacin de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que se haya realizado la instalacin previamente en la maquina Servidor de forma Local o Servidor.
Importante: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que ms de un equipo vaya a acceder al sistema, es necesario que todas las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local (LAN). Para los equipos que requieran acceder al sistema pero que NO tienen conexin en red, se deber adquirir Licencias de Sistema base y no Licencias de usuarios adicionales. Para obtener mayor informacin sobre la instalacin en red, enlace de licencias y activacin del sistema, remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrnica, Manual de referencia o a la Gua rpida de instalacin de los Notas del asistente:
sistemas Aspel que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la realizacin de estos procesos. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalacin, aparecer una ventana con una serie de indicaciones referentes a la definicin del directorio de archivos comunes (DAC).
Figura 2.4-6 Informacin del trabajo en red.
g) Al dar clic en deber seleccionar el directorio de instalacin. El asistente propone como directorio de instalacin C:\ Archivos de programa\Aspel\AspelSAE 4.0, como se muestra en la Figura, si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar con el botn .
Figura 2.4-7 Directorio de instalacin.
h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.sae, la carpeta de datos, archivos de usuarios, entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, sta servir para compartir la informacin del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo, Notas del asistente:
tal como se indic en el punto 2.4, debe ser la unidad lgica del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lgicas de red sean homlogas.
Figura 2.4-8 Ruta del Directorio de Archivos Comunes ( AC)
Sin importar el tipo de instalacin elegida, el sistema se instala completamente en la PC y acceder al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido. i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarn los iconos de acceso al sistema desde la opcin Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido Aspel uno de la lista ya existente, como se muestra:
Figura 2.4-9 Seleccin del Grupo de programas.
j)
El asistente de instalacin comenzar a copiar los archivos requeridos por el programa y realizar las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuracin del BDE Administrador.
Figura 2.4-10 Configuracin del BDE.
Al terminar de configurar el BDE, el sistema levanta el servicio de licencias Aspel.
Figura 2.4-11 Levantando el servicio de licencias.
k)
Al trmino del copiado de archivos y para concluir con la instalacin, el asistente sugiere ver la informacin de ltimo momento e Iniciar Aspel-SAE 4.0, como se observa en la Figura 2.4-12. Es de suma importancia leer este documento pues tiene informacin que permite un mejor uso del sistema como: Diversos tips para instalar y operar el sistema en red. Una gua rpida de las nuevas caractersticas del sistema para que fcilmente se conozcan y puedan ser explotadas. Posteriormente se debe dar clic en el botn .
Figura 2.4-12 Fin de la instalacin.
2.5 Activacin del sistema Ruta de Acceso: Utileras / Activar Sistema. Despus de los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIN el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de slo lectura. Mientras no se haya realizado la activacin del sistema, en cada acceso desplegar un mensaje a manera de recordatorio indicando el nmero de das restantes para realizar el proceso de Activacin, tal como se muestra en la Figura 2.5-1. Debido a la importancia de la Activacin, al trmino de la instalacin se ejecutar automticamente el Asistente de Activacin, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podr acceder a l desde el men Utileras / Activar sistema.
Figura 2.5-1 Asistente de Activacin.
Para llevar a cabo el proceso de activacin ser necesario contar con una conexin a Internet , sta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se est haciendo la instalacin) o incluso desde un caf Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activacin del sistema.
Figura 2.5-2 Mtodo para Activar el Sistema.
En la siguiente ventana se debe especificar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin. En caso de corresponder a una Actualizacin, el asistente solicitar el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior.
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Figura 2.5-3 Indicar Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.
Las siguientes dos ventanas corresponden a Datos de Registro del Cliente y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con informacin correcta ya que se utilizarn para cualquier aclaracin al respecto de la propiedad del sistema.
Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.
Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.
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Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema. Posteriormente se presentan dos opciones y la eleccin de alguna de las dos depender de si se cuenta o no con una conexin a Internet para realizar la activacin: Activacin en lnea: Seleccionar esta opcin si el equipo donde se instal como local o servidor cuenta con una conexin a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6. Activar desde otro equipo: Se elige esta opcin si el equipo o computadora donde se va a activar el sistema no cuenta con conexin a Internet y se recurrir a un segundo equipo que si cuente con sta.
Figura 2.5-6 Peticin de Activacin en lnea del sistema.
Activacin en lnea En caso de haber elegido esta opcin, el asistente muestra las siguientes ventanas: a) Una pantalla de Resumen de informacin (Figura 2.5-7), donde se muestra la informacin capturada en las ventanas anteriores: Nmero de serie, Cdigo de activacin y Datos de Registro del cliente, con la opcin a regresar para modificarlos o dar un clic en el botn de Activar para finalizar con el registro y Activacin del sistema.
Figura 2.5-7 Resumen de informacin en la Activacin en Lnea.
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b) Se realiza la conexin con el Servidor Aspel para realiza la activacin del sistema, al finalizar mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la figura 2.5-8.
Figura 2.5-8 Finalizacin del proceso de activacin.
En caso contrario enva un mensaje donde se recomienda intentar la activacin ms tarde. Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opcin, el sistema presentar: a) Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentar una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta donde se crear el Archivo de Peticin de Activacin (Figura 2.5-9). b) Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexin a Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un caf Internet, mediante un dispositivo de almacenamiento porttil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).
Figura 2.5-9 Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.
c)
Una vez creado el Archivo de Peticin de Activacin, el asistente presentar una ventana de Resumen de informacin (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opcin Guardar.
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Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de informacin
d) Al terminar la generacin del archivo de peticin el sistema mostrar una pantalla con las instrucciones a seguir, para continuar con el proceso de activacin.
Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activacin desde otro equipo.
e) Se deber acceder a la pgina www.aspel.com.mx/activacin y procesar el archivo, indicando la ruta donde se guard el archivo (unidad de 3 por ejemplo) para obtener as un Archivo de Respuesta de Activacin del sistema, el cual se deber descargar y transportar al equipo o PC donde se instal el sistema. f) Ya que se tiene el Archivo de Respuesta de Activacin para continuar con el proceso se debe acceder al Asistente de Activacin, desde el men Utileras/ Asistente de Activacin y seleccionar la opcin Procesar una Solicitud de activacin previa, donde solicitar la ruta del Archivo de respuesta de activacin, al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activacin (Figura 2.5-12).
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Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.
g) Al finalizar, el sistema mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la siguiente figura.
Figura 2.5-13 Finalizacin del proceso de activacin.
2.6 Configuracin del servidor Ruta de Acceso: Utileras/Servidor de Licencias En caso de que se vaya a trabajar el sistema en red -ya sea por uno o ms usuarios- se deber proceder a realizar la siguiente configuracin: Desde el equipo servidor, se debe acceder al men Configuracin/activar sistema la opcin Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales. En ese momento el servicio Licencias de usuarios Aspel se instalar e iniciar, esto podr consultarse desde panel de control/herramientas administrativas/servicio identificando el servicio denominado Licencias de usuarios Aspel.
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Figura 2.6-1 Activacin del servidor de licencias Aspel.
El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio Licencias de usuarios Aspel el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios. Los servicios nicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungir como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos. Tambin se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel. El monitor de Licencias Aspel es una aplicacin independiente que permite Monitorear el servicio licencias de usuarios Aspel, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicacin detecta ms de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentar la informacin correspondiente. Tambin cuenta con una pestaa llamada Registro de Sucesos, donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel.
Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.
Si el servicio ya est funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deber tener el estatus de Iniciado para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algn tipo firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus. Notas del asistente:
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En caso de que se cuente con un Administrador de dominio o con un Administrador Novell se deber a ingresar a las propiedades del servicio de licencias de usuarios Aspel y asociar la cuenta de un usuario Administrador en la pestaa de Iniciar sesin, como se muestra en la siguiente imagen.
Figura 2.6-3 Propiedades del servicio Licencias de usuarios
Es importante mencionar que el servicio para poder funcionar correctamente requiere de tomar el control de un archivo que controlar el acceso de los usuarios al sistema denominado con el nmero de serie y con extensin CTL, y se ubica en el directorio de archivos comunes en el subdirectorio Sistemas Aspel/nombre del sistema. Es por ello que en el servidor al momento de compartir el DAC se debieron asignar los permisos de acceso necesarios. Una manera sencilla de poder direccionar el DAC a otra ruta se puede realizar desde el men configuracin/directorio comn Aspel con la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes. Por ejemplo, si al direccionar el DAC mediante la unidad de red el Monitor de Licencias Aspel no encuentra el servicio se podr probar cambiando el acceso al DAC de manera local, y en caso de que el monitor de licencias Aspel si encuentre el servicio esto indica que hace falta asignar los permisos de acceso al compartir el DAC en el equipo servidor. NOTA: El servicio nicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. 2.7 Directorio Comn Aspel Ruta de Acceso: Utileras / Directorio comn Aspel El directorio de archivos comunes (DAC) tiene una estructura definida que NO debe modificarse bajo ninguna circunstancia o se podr afectar el funcionamiento de los sistemas o hasta impedir su ejecucin. Este directorio puede ubicarse en el equipo servidor o en cualquier otro equipo que as se disponga, y puede moverse o cambiarse en cualquier momento, para ello los sistemas Aspel cuentan con un asistente el cual gua paso a paso durante el proceso, y permite realizar dos operaciones: Crear un nuevo DAC o direccionar hacia otro DAC existente.
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Indica, cuales equipos estn utilizando el DAC.
Genera un archivo .log con el registro de los eventos, el cual se visualiza con el icono de la impresora, (Detalles).
Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.
Cuando se hace clic en Quines utilizan este directorio? El sistema verifica quienes estn utilizando este directorio y mostrar una ventana con la informacin de los equipos, la opcin Bitcora de eventos, presenta una lista de archivos Log que contienen una bitcora de las operaciones realizadas en este asistente.
Figura 2.7-2 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitcora de eventos.
En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre: Seleccionar otro directorio de archivos comunes: Sirve para seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. ste consiste en direccionar accesos directos, y las etiquetas del registro de Windows hacia el nuevo directorio. El sistema valida que contenga la estructura original o de lo contrario no permitir el cambio Crear un nuevo directorio de archivos comunes: Con esta funcin se realiza una copia del DAC actual al directorio especificado, haciendo el correspondiente direccionamiento de accesos directos, y etiquetas del registro de Windows.
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Crear un nuevo DAC / Seleccionar otro DAC La opcin para crear un nuevo DAC solicitar un directorio vaco donde se copiarn los directorios y archivos a la nueva ubicacin. A continuacin se explica el procedimiento para realizar este proceso:
Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.
En el siguiente paso se deber indicar la ruta del nuevo DAC.
Figura 2.7-5 Seleccin de ruta para el
En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandara un mensaje como el siguiente:
Figura 2.7-6 Validacin de la estructura en el cambio de DAC.
En cualquiera de las dos opciones, al final se presentar una ventana (como la de la figura 2.7-7), la cual indica una bitcora de las tareas que se realizaron durante este proceso. Notas del asistente:
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Figura 2.7-7 Finalizacin de cambio/creacin de nuevo DAC.
Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son: Actualizacin del directorio "Asistente" Actualizacin del directorio "Aspel-AL" Actualizacin del directorio "Aspel-Internet" Actualizacin del directorio "Centro de asistencia" Actualizacin del directorio "Comprobantes" Actualizacin del directorio "Extensiones" Actualizacin del directorio "Informacin de sistemas" Actualizacin del directorio "NetDir" Actualizacin del directorio "Perfiles" Actualizacin del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los conos Se actualiz el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos 2.8 Configuracin del BDE Administrador
Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-COI 5.5, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicacin se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox y por esa razn utiliza el BDE para leer informacin como la versin de Paradox, el Langdriver, entre otros. Cuando se realiza la instalacin del sistema, adems de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox, Dbase, etc.) y se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del equipo.
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Ruta del NETDIR
Figura 2.8-1 Configuracin del BDE Administrador.
En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin, la ruta es: HKEY_LOCAL_MACHINE / Software / Borland / Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin .dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias. Si se detecta una instalacin previa slo se actualizarn las versiones de los drivers. Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox se debe verificar que dentro del BDE en la pestaa Configuration, en las opciones Configuration / Drivers / Native / Paradox, el parmetro llamado NETDIR, est direccionado a una carpeta que exista y tengan acceso en todas las estaciones de trabajo. NOTA: A partir de las nuevas versiones No es necesario indicar una carpeta comn a todos los sistemas, pero si es necesario que el directorio al que hace referencia exista en el directorio especificado, por lo que si se desea puede direccionarse hacia la carpeta NetDir dentro del DAC. 2.9 Paradox en red Paradox usa un sistema de semforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros estn siendo usados por otro usuario, en comparacin con otros sistemas como DBase que marcaba fsicamente los registros que estaban en uso, Paradox crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso, as como los registros bloqueados. En esta seccin nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versin del BDE 4.0 que acompaa a los sistemas. Paradox crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicacin este accediendo a tablas, este archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que contiene la informacin de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. El BDE necesita un directorio para la creacin de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado "Directorio privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. 2.9.1 Protocolo de bloqueos Paradox anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloquead, en caso de que este libre escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en PDOXUSRS.LCK. Notas del asistente:
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Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben realizar sus bloqueos por medio del archivo PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relacin con los archivos *.LCK. Un error comn al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET, creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realicen. Dentro del archivo .NET, tambin se guarda otro tipo de informacin, como nmero y nombre de usuarios conectados. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero est apuntando a otro directorio, nos muestra el mensaje de "Mltiple net files in use", generando una excepcin impidiendo la carga del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la excepcin y no se carga el BDE. En resumen podramos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los archivos *.LCK. 2.9.2 Correcta inicializacin Para evitar errores en la inicializacin de sistemas Aspel en red se deber haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox. Los sistemas Aspel crean archivos LCK en diversos directorios y en diferentes momentos, entre ellos en el directorio de Perfiles al antes de mostrar el dilogo Abrir empresa, en el directorio NetDir al momento de indicar la clave de usuario y en el directorio de datos al ingresar al sistema en algn mdulo. Los archivos LCK se crean y mantiene durante el uso de las tablas en formato Paradox y se eliminan automticamente al cerrar las tablas correspondientes. Si se cierra de manera anormal un sistema Aspel es probable que se requiera eliminar estos archivos para acceder nuevamente al sistema.
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3.
GENERALES
3.1 Definicin El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la instalacin, al trmino de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema slo operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en modo de consulta. 3.2 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE? Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras: A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio, Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema, Desde la opcin Inicio/ Ejecutar, Mediante el icono creado en el grupo de programas. 3.3 Abrir empresa Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el botn .
La versin de Aspel-SAE 4.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa, stas se podrn personalizar o hacer uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Despus de ejecutar el programa se muestra el dilogo de Abrir empresa, como se muestra en la Figura 3.3-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario y la contrasea para poder acceder a la empresa.
Empresas Registradas
Cuando se acaba de instalar el sistema por default al usuario Administrador, se le asigna la Clave de acceso ASPEL1 o con . Figura 3.3-1 Dilogo de Abrir empresa.
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Al entrar al sistema mostrar una ventana como la siguiente:
Figura 3.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0
3.4
Cambio de Directorio y Fecha Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el botn .
El sistema muestra el dilogo de la Figura 3.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos con extensin *.fto y .qr2, como son las facturas, remisiones, pedidos, etc.). Adicionalmente se podr indicar el formato de base de datos en que se encuentra la informacin (Paradox, DBase, MS-SQL, ORACLE), en caso de que sea necesario se podr indicar el alias que se est utilizando para esa base de datos.
Figura 3.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.
Posteriormente, el sistema sugerir que se realice el respaldo, la notificacin se presentar dependiendo de la periodicidad que se defina en el dilogo de la figura 3.4-2.
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NOTA: Es importante que se realicen respaldos peridicamente, como medida de seguridad por la informacin que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente o dependiendo de la cantidad de informacin que se capture.
Figura 3.4-2 Sugerencia de generacin de Respaldo.
3.5
Cerrar Empresa .
Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el botn
Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar inactiva. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y gracias a esta funcin no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. 3.6 Operaciones de Aplicacin General
En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as como su descripcin: Icono Descripcin Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas +
Agregar
Modificar
Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el registro y oprimiendo la tecla . Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos. Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda oprimiendo la tecla
Eliminar
Buscar
de funcin . Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin oprimiendo la tecla de funcin . Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la funcin de Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la tecla de funcin .
Filtrar
Restaurar
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Copiado Especial
Exportacin
Imprimir
Preparar
Publicar Exportar a Palm
Esta opcin permite enviar la informacin de una consulta del sistema a una hoja de clculo, para su uso y manipulacin en dicha herramienta. Adems, en el momento en que se haga un cambio en el sistema, en la hoja de clculo se identifica y actualiza, de esta manera, la informacin se mantendr actualizada en todo momento y con el menor esfuerzo. Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, D'base, Lotus 123, Excel, Paradox e Internet (html) mediante una copia. De esta manera, podr hacer uso de la informacin en el formato indicado. Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la informacin puede ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades. Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta. Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y es posible que esta funcin se realice de manera automtica despus de la preparacin de la informacin. Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm , o en formato Microsoft Excel.
Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, slo se har mencin del nombre del comando sin indicar grficamente el icono. 3.7 Datos de la Empresa Ruta de Acceso: Utileras / Datos de la Empresa
Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya estn dadas de alta, se debe recordar que a partir de esta versin, el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un centinela en cada equipo. Los datos que se podrn capturar son: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal. Como se observa en la figura 3.7-1
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Figura 3.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas.
Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario lo dese sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razn social en las empresas dadas de alta en el sistema. 3.8 Salir Ruta de Acceso: Archivos / Salir con el icono La opcin salir permite terminar la sesin del sistema. 3.9 Activar Sugerencias Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Activar Sugerencias. .
Siempre que se ingrese al sistema se desplegar una ventana de sugerencias, la sugerencia ser tomada al azar del Catlogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilit dicha opcin se puede volver a configurar. Apareciendo la siguiente ventana:
Figura 3.9-1 Ventana de Sugerencias.
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3.10 Modo alterno de captura Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura. Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro con la tecla , la cual realizar la misma funcin que la tecla .
Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla , y la tecla servir para aceptar los datos capturados.
3.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es ms prctico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men, solamente se puede personalizar la barra de herramientas dentro de un mdulo.
Agrega el icono seleccionado a la barra de herramientas Elimina el icono seleccionado de la barra de herramientas Restaura los iconos predeterminados Inserta separaciones entre iconos Figura 3.11-1 Personalizacin de Barra de Herramientas.
Barra de iconos actual Iconos disponibles para adicionar en la Barra de herramientas
Descripcin de la funcin del icono seleccionado
3.12 Teclas de Acceso Rpido La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin. Archivos Mdulos Utileras Ventana Ayuda
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Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catlogo Despliegue de Catlogos Cerrar el Sistema
Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la informacin del catlogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla . 3.13 Calculadora Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultar muy til ya que esta podr ser invocada prcticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla . Regularmente esta aparecer estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo en clientes y proveedores, en el saldo, en los campos libres numricos, en el % de descuento; en inventarios se puede encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las compras y facturacin.
Permite indicarle la cantidad de decimales que se van a ocupar (Hasta 5). Permite pasar las cantidades resultantes al campo desde donde fue invocada.
Figura 3.13-1 Calculadora del sistema Aspel-SAE 4.0
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3.14 Mdulos del Sistema El sistema Aspel-SAE 4.0 est formado por los siguientes mdulos. Mdulo Clientes y Cuentas por Cobrar. Facturas y Vendedores. Inventarios y Servicios. Proveedores y Cuentas por Pagar. Compras. Estadsticas. S@E Comercio Electrnico. Infoweb. Icono
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4.
CONFIGURACIN
4.1 Definicin La configuracin es la capacidad que debe tener cualquier sistema de poder cambiar su forma de trabajo para poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo especficas. Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar. Creacin o traduccin de archivos de datos Definicin de Parmetros del sistema. Creacin de perfiles de usuario. 4.2 Parmetros del Sistema Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin
Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que puede trabajar el sistema, las cuales pueden ser modificadas para una operacin ms adecuada a las necesidades de cada empresa. Estos parmetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catlogos de inventarios, compras, facturas, cuantas por cobrar y por pagar, as como el manejo de Multimoneda. 4.2.1 Datos de la empresa Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opcin permite modificar los datos de la empresa como son: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal. Los datos que aqu se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema.
Figura 4.3-1 Configuracin de datos de la empresa.
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Se puede incluir el logotipo de la empresa para poder identificar fcilmente la empresa que se est configurando. Tambin se podr indicar una direccin fiscal ms detallada, esta definicin debe realizarse, en caso de que se emitan Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrnicas). 4.2.2 Parmetros generales Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono Esta parte contiene una serie de parmetros que afectarn de forma general el funcionamiento del sistema, a continuacin se explica cada uno de ellos.
Figura 4.2.2-1 Configuracin de parmetros generales.
Redondeo de Montos No importa los montos que se hayan indicado, stos se redondearan al entero inmediato anterior o superior, segn sea el caso, al momento de totalizar compras o ventas. El sistema mantiene los montos tal y como fueron capturados, respetando los decimales en compras o ventas. Redondeo de costos Al grabar los datos de costos de los productos, independientemente de lo indicado en las compras o movimientos al inventario, los valores de costos se redondearn al entero inmediato anterior o superior, segn sea el caso. De tal manera, que el nuevo valor sea que se almacene en el detalle de inventarios. Los datos de costos no se redondearn y tal como se indiquen se grabaran en los productos. Caracteres Compatibles con SAE DOS Interpretar los caracteres que provienen de SAE DOS (p. Ej. Las letras acentuadas). Los acentos u otros tipos de caracteres se presentaran con caracteres ASCII. Polticas de descuento Al momento de realizar una venta, se revisarn las polticas de oferta activas, se aplicarn y calcular el precio de los productos a partir de las mismas. Los precios de los productos no se afectarn por las polticas activas, an cuando haya polticas que afecten a los productos que se estn vendiendo. Notas del asistente:
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CxC Cliente Mostrador Se tendr el manejo de un cliente MOSTR para las cuentas por cobrar y en ste se guardaran las ventas hechas a los clientes ocasionales que no estn registrados en el Catlogo de Clientes. El sistema no registra en cuentas por cobrar las ventas de los clientes ocasionales. Multimoneda El sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, adems de la moneda base. El sistema no presentar activos las opciones, campos y procesos que permitan trabajar con una moneda diferente a la base. Solicitar tipo de cambio Al momento de entrar a un mdulo del sistema, se presentar el catlogo de monedas para realizar las modificaciones del tipo de cambio. La captura del tipo de cambio se debe hacer entrando al men correspondiente en cada modulo. Mostrar Imagen en Consulta El sistema activa un fondo en todas las consultas del sistema. El sistema muestra las consultas con el fondo en color blanco. Globales Esquema de Impuestos Descuento Comercial Cajn de Dinero Cajn Instalado Puerto Secuencias COI Nmero de Empresa COI Se debe indicar el nmero de empresa de Aspel-COI con la cual se establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin de las plizas se registren en la empresa correcta. Se indica que se tendr instalado un cajn de dinero en el modulo de recepcin de pagos. No permite definir los siguientes parmetros solicitados. Indica el nmero de puerto en el que conectar el cajn. Escribir 0 equivale a no usar cajn. Recuerde que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. En caso de que el dispositivo requiera de alguna secuencia especial, es necesario definir el valor ASCII de cada campo (apertura, inicio y confirmacin). El esquema de impuestos que se asigne en este campo ser sugerido al momento del alta de productos. Asimismo, en el alta de los documentos del mdulo de Facturas y Compras. El porcentaje indicado en este campo ser sugerido al momento de agregar clientes.
Ruta de Acceso para Datos Especfica la ruta donde se encuentran y almacenarn los archivos de datos de la empresa, en esta ruta se registrarn los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Adems, se puede definir el formato (Paradox, MS sql, por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se est leyendo y un alias, el cual es muy comn utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo clienteservidor. Notas del asistente:
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4.2.3 Clientes y CxC Ruta de Acceso: Utileras/ Parmetros generales / icono En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de clientes y CxC.
Figura 4.2.3-1 Configuracin de Clientes y CxC.
a) Generales Clave Secuencial El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo cliente. Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves de clientes que contengan letras y nmeros. Das comerciales de crdito Al momento de agregar un nuevo cliente, el sistema propone los das de crdito definidos en este parmetro, aunque se pueden cambiar. Cuentas por Cobrar Integrado Al momento de hacer una factura, el sistema genera automticamente una cuenta por cobrar al cliente. Al hacer una factura, slo se graba el documento de venta y no se realiza la afectacin a cuentas por cobrar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de Facturas a Cuentas por cobrar. Contra documento Se relacionan los movimientos de cargo con sus respectivos abonos utilizando como referencia el nmero de de documento. El sistema totaliza los cargos y abonos , considerando la fecha de aplicacin e ignorando los nmeros de documentos, bajo esta forma de trabajo, por ejemplo, el sistema indicar lo que debe un cliente pero no podr indicar Cundo le queda pendiente de cobro de la factura 1520?.
Contra saldo
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Nmero de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto en caso de alza en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19. Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un Cambiaria movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20. Folios Si en las cuentas por cobrar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxC de tipo abono con referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y mejor seguimiento a los movimientos. No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxC no se asignan folios. Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxC sobre los documentos con una fecha anterior a la aqu indicada, por ejemplo, si se requiere restringir el registro de operaciones sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. b) Campos del usuario
Figura 4.2.3-2 Campos libres del usuario.
Campos del Usuario Campos alfanumricos Campos numricos El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo de clientes. El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo de clientes.
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4.2.4 Proveedores y CxP Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono .
En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de Proveedores y CxP.
a) Proveedores Clave Secuencial El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo proveedor. Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves que contengan letras y nmeros. Cuentas por Pagar Integrado Al momento de hacer una Compra, el sistema genera automticamente una cuenta por pagar al proveedor. Al hacer una compra, slo se graba el documento de compra y no se realiza la afectacin a cuentas por pagar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de Compras a Cuentas por pagar. Nmero de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto en caso de baja en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19. Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un Cambiaria movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20. Folios Si en las cuentas por pagar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxP de tipo abono con referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y mejor seguimiento a los movimientos. No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxP no se asignan folios. Notas del asistente:
Figura 4.2.4-1 Configuracin de proveedores y CxP.
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Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxP sobre los documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Pestaa Campos del usuario b) Campos del Usuario El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el alfanumricos catlogo de proveedores. El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el numricos catlogo de proveedores.
4.2.5 Inventarios Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de inventarios:
Figura 4.2.5-1 Configuracin de Inventarios.
a) Inventarios Integrado a Facturas Al elaborar una remisin o factura realizarn los movimientos de salida del inventario y disminucin de existencias automticamente. Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento ya sea la remisin o factura y no realiza afectacin alguna al mdulo de inventarios. Integrado a Compras Al elaborar una compra se realizarn los movimientos de entrada al inventario e incremento de existencias automticamente. Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento de Compra y no realiza afectacin alguna al mdulo de inventarios. Notas del asistente:
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Cambio a existencias Esta opcin activa los campos de existencias para que sean modificadas manualmente, en caso de manejar multialmacn, los campos que se activan son los ubicados en la consulta de multialmacn. Esta opcin no permite acceder a modificar los campos de existencias para que sean modificadas, lo cual protege la informacin, as las existencias estarn respaldadas por un movimiento de entrada o salida del almacn. Digito Verificador Al estar capturando claves de productos, es decir, dar de alta productos, se agrega una dgito al final de la clave capturada con la finalidad de evitar se digiten claves similares. El sistema no calcula dicho digito verificador y deja la calve tal y como fue capturada. Multialmacn Se activan en el sistema todos los campos y opciones que permiten el control de los productos y sus existencias en hasta 99 almacenes o bodegas. En caso no activar este parmetro los productos se controlan en una consulta llamada de Inventarios y servicios. No. de conceptos para movimientos en traspaso En el caso de traspaso entre almacenes, en este campo se debe indicar el concepto de Entrada movimientos al inventario con el que se registrar la entrada en el almacn destino. En este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se Salida registrar la salida en el almacn origen. Decimales Se indica la cantidad de decimales que se manejaran para las cantidades de existenciasrelacionadas con los inventarios. Se pueden manejar hasta 5 decimales. Grupo de Productos / Configuracin de las leyendas Permite definir las leyendas que identifican a los subgrupos en los inventarios, los datos aqu indicados se presentarn en todo el sistema, al capturar, filtrar, al emitir Seccin1 y 2 reportes, etc. Por ejemplo, Talla y color, en el caso de ropa, tamao y color en el caso de calzado, etc. b) Movimientos la Inventario
Figura 4.2.5-2 Pestaa Movs. al inventario.
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Formato para movs. al Inventario El formato que aqu se indique ser el que el sistema sugiera al momento de grabar un movimiento al inventario, en caso de que se requiera enviar la impresin en lnea. Nmeros de Serie Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequea imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie. La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle. Lotes y Pedimentos Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequea imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja lotes y/o pedimentos aduanales. La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle. c) Campos Libres
Campos del Usuario Campos Alfanumricos Campos Numricos d) Impuestos El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo de inventarios y en todo el sistema. El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo inventarios y en todo el sistema
Figura 4.2.5-3 Configuracin Impuestos para los productos.
Leyendas Porcentajes Notas del asistente:
El sistema permite trabajar hasta con 4 impuestos, en esta seccin se deben definir las leyendas, mismas que se utilizarn en todo el sistema. Se recomienda que el IVA sea el Impuesto No. 4 por la forma en que el sistema procesa el clculo de impuestos. Se debe indicar el % para cada impuesto.
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4.2.6 Facturas Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de facturas:
Figura 4.2.6-1 Configuracin de proveedores y CxP.
a) Generales Facturar sin existencias Permite realizar remisiones o facturas an no teniendo la cantidad suficiente de existencias de los productos indicados. No permite vender si no se cuenta con las existencias suficientes para realizar la venta. Alta de clientes en captura Permite agregar a un nuevo cliente desde la captura de documentos, utilizando El alta de nuevos clientes se tendr que realizar desde el catlogo de Clientes. .
Acumulado de ventas en lnea Al grabar las facturas, se actualizan los acumulados de facturacin: subtotal. Impuestos y descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas con informacin de ventas actualizada al momento. Los valores de los acumulados no se actualizarn al momento de grabar las ventas, se deber realizar una actualizacin de acumulados para que las estadsticas sean reales. Mostrar desglose de kits Al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un kit, se podrn consultar los productos o componentes que lo integran. Al consultar cualquier documento de venta solamente se ve la clave del kit.
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Nmero de descuentos El nmero mximo de descuentos son tres, los cuales se podrn capturar al elaborar un documento o en las partidas de los documentos de venta. Lo que en este campo se indique son los campos que se habilitarn. Nmero de Impuestos Se indica el nmero de impuestos que se podr capturar al momento de elaborar un documento de venta, con mximo 4 impuestos. Nm mx. de partidas x docto. Se indica la cantidad mxima de partidas que se podrn capturar en un documento de venta, con el fin de que en la impresin el nmero de partidas no exceda el tamao de la forma. Nmeros de concepto Facturas a plazos Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar se generarn sern por el concepto aqu indicado, se recomienda utilizar el concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro. Para los intereses que genera una venta a plazos en caso de haberlo definido-, se generar un cargo, en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por cobrar por el que se registrarn, el sistema sugiere el concepto 21. En este campo se debe indicar el concepto de cxc que se utilizar para registrar las retenciones a clientes por manejo de fletes.
Inters x ventas a plazo Retencin del cliente
Vendedores / Clave secuencial El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo vendedor en el catlogo correspondiente. Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por ejemplo: en el caso de manejar claves alfanumricas. No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente Al momento de consultar una factura, se visualizarn los datos del cliente tal y como se encontraban en el catlogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que estos datos hayan sido modificados posteriormente. Si no est activo este parmetro, al consultar una factura los datos del cliente se mostrarn tal y como estn registrados en ese momento en el catlogo de clientes. Manejar Flete El sistema asume que en el documento de venta se aplicar cargo por flete y lo sugiere en todas las facturas, si no se tiene especificado alguna definicin de ste por zonas. Al marcar esta casilla se habilitan los campos de Monto, donde se indica el monto por ese concepto y es el que sugiere al momento de elaborar una venta, as como el correspondiente % de impuesto. No realiza automticamente el clculo y seguimiento por este concepto. b) Por Documento En la parte superior aparecen botones o pestaas, en los que se configura de forma independiente la forma de trabajar de cada tipo de documento de venta, se debe seleccionar el tipo de documento sobre del cual se har la definicin: Notas del asistente:
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Folios secuenciales En los campos de nmero de documento el sistema asigna un consecutivo en forma automtica y no podr ser modificado. El consecutivo se muestra, pero el usuario puede modificar el nmero de folio.
Figura 4.2.6-2 Pestaa por documento.
Formato para folios El sistema propone el formato estndar (numrico) y tambin permite manejar hasta 5 folios o series con el botn se podrn definir, por ejemplo folio alfanumrico (A1).
Figura 4.2.6-3 Alta de folios en facturas.
En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para vender. Esta ventana solo se muestra para documentos Tipo, Remisin, Pedido y Cotizacin; para facturas y devoluciones, cambia debido a la implementacin de la facturacin electrnica, ya que estos son catalogados como Comprobantes Fiscales, para estos dos tipos de documentos los datos a definir son:
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Figura 4.2.6-4 Configuracin de Folios para facturas y Devoluciones.
En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para facturar. Los campos de esta ventana se explicarn ampliamente en el tema Facturacin electrnica. Archivo de configuracin Si se tiene un archivos de configuracin (archivo con extensin *.CFT ) que permite personalizar la ventana de captura, se debe indicar en este campo y de esta manera agilizar la captura de documentos. Fecha de cierre de documentos Dependiendo de la fecha, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de ventas (Facturas, Remisiones y Devoluciones) como: agregar, cancelar y devoluciones, con una fecha anterior a la aqu indicada. c) Folios Fiscales Desde esta ventana adems de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios iniciales/Folios personalizados" se podr dar de alta ms rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generacin de documentos modificarlos o eliminarlos.
Figura 4.2.6-5 Configuracin de folios fiscales
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d) Por Partida
Figura 4.2.6-6 Configuracin de las partidas de doctos de venta.
Capturar en el alta de documentos Descuento / Impuesto / Comisin / Observaciones Al marcar cada una de las casillas, el sistema permite la captura estos conceptos en las partidas de los documentos de venta. En caso de no marcar alguna de las casillas el sistema no permite el cambio de estos conceptos en las columnas de partidas de los documentos de ventas. Ver en consulta Tipo de producto / Nmero de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Desglose de grupo de productos Al marcar estas casillas, el sistema permite ver en la consulta de los documentos de ventas una columna donde se indica si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. Desglose de productos se comporta un poco diferente, pues al activar el campo se indica que los componentes de un grupo de productos se deben presentar en la consulta de documentos. En caso de no marcar la casilla la columna no ser presentada.
Figura 4.2.6-7 Consulta de doctos de venta con los parmetros activos.
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Ver en Captura Tipo de documento / Nmero de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Descripcin de productos En la captura de los documentos de ventas se presentar una columna donde se indica mediante una imagen si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. El Campo Descripcin de productos funciona un poco diferente, pues al activarlo se presenta una columna (Figura 3.8-5) con la descripcin del producto, para una mejor seleccin del mismo. En caso de no marcar la casilla la columna no ser presentada.
Figura 4.2.6-8 Alta de doctos de venta con los parmetros activos.
Ya sea en la consulta o en la captura, las columnas que se presentarn en las ventanas son: A O L S T Apartados Observaciones Lotes Nmeros de serie Tipo de producto (P, S, K)
Donde, al dar clic sobre cada botn se podr captura o consultar:
NOTA: La pestaa de Sellos digitales y Folios Fiscales se explicar a detalle en el tema de Facturacin electrnica. 4.2.7 Compras Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de Compras:
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a) Generales
Figura 4.2.7-1 Configuracin de los documentos de compra.
Acumulado de compras en lnea Al grabar las compras, se actualizan los acumulados de compras: subtotal. Impuestos y descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas con informacin de compras actualizada al momento. Los valores de los acumulados no se actualizarn al momento de grabar las compras, se deber realizar una actualizacin de acumulados para que las estadsticas sean reales. Alta de Proveedores en captura . Permite registrar un nuevo proveedor desde la compra utilizando El alta del nuevo proveedor se dar de alta desde su respectivo mdulo. Alta de productos en captura . Permite registrar un nuevo producto desde la compra utilizando El alta del nuevo producto se dar de alta desde el mdulo de Inventarios. Acumular Indirectos en CxP En el registro de una Compra, los gastos indirectos siempre se registrarn en Cuentas por Pagar. Al aparecer dicha ventana la casilla Se acumulan a CxP estar inhibida pero marcada, haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada directamente en el saldo del proveedor. En el alta de compras, el sistema pregunta si se acumulan en la Cuenta por Pagar. Al aparecer dicha ventana la casilla Se acumulan a CxP estar habilitada para que el usuario la marque o no, haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada o no en el saldo del proveedor.
Automtico
Manual
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Nunca
Solicita el monto de gatos indirectos pero no se acumulan en la cuenta por pagar. Al aparecer dicha ventana, la casilla Se acumulan a CxP estar inhibida pero no podr ser marcada, haciendo que la cantidad de indirectos capturada no se vea reflejada en el saldo del proveedor.
Nmero de concepto Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar se generarn sern por el concepto aqu indicado, se recomienda utilizar el concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro. Compra a plazos Cuando se paga a plazos una Compra, los cargos que en cuentas por pagar se generarn sern por el concepto aqu indicado, se recomienda utilizar el concepto 18., pero se puede indicar cualquier otro. Para los intereses que genera una compra a plazos en caso de haberlo definido-, se generar un cargo, en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por pagar por el que se registrarn, el sistema sugiere el concepto 21.. En este campo se debe indicar el concepto de cxp que se utilizar para registrar las retenciones por manejo de fletes.
Inters x compras a plazos
Retencin del proveedor
Nmero de Impuestos Se indica el nmero de impuestos que se podrn capturar en un documento de compra, aplicndolo en las partidas; mximo se pueden aplicar 4. Manejar Flete El sistema asume que en el documento de compra se le aplicara cargo por flete y lo sugiere en todas las compras y rdenes. Con esto se habilitarn los campos de Monto e Impuesto, para que el monto especificado sea sugerido al momento de hacer un documento. No permite realizar el cargo por este concepto. b) Por Documento El manejo es igual que en facturas, excepto lo referente al tema de Folios fiscales.
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c)
Por Partida
Figura 4.2.7-2 Pestaa Por partida de compras.
La configuracin Por partida, funciona de manera similar al mdulo de facturas, excepto por lo siguiente: Considerar impuesto 1 en el costo Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) (IESP) de un producto como parte del costo del mismo y este ser actualizado en inventario y se incluir para calcularse el costo promedio. Al desactivarlo toma el costo capturado para ser registrado tal cual en el costo del porducto. 4.2.8 Cuentas Contables Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
Esta opcin permite configurar las cuentas contables que se requiere para contabilizar debidamente en AspelCOI 5.x los movimientos registrados en Aspel-SAE.
Figura 4.2.8-1 Configuracin de las Cuentas contables.
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4.2.9 Aplicaciones Asociadas Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
El sistema utiliza dentro de su operacin otras aplicaciones, en esta seccin se define el archivo que se ejecutar cuando en el sistema se llame a estas opciones:
Figura 4.2.9-1 Configuracin de aplicaciones asociadas.
Ruta de las aplicaciones Calculadora Con ella se pueden realizar operaciones en cualquier parte del sistema. Hoja de Clculo El editor permite disear o modificar los formatos de impresin. Se define la hoja de clculo que se vaya a emplear esta puede ser: Lotus, Quatro Editor de Textos Pro, Excel, etc. Activar sugerencias Modo Alterno de Captura Mostar Citas al Inicio Al accesar al sistema muestra diversas sugerencias que permiten un correcto uso del sistema. Al moverse en los campos de captura de un dilogo la tecla , tiene la
Utilizar Interfaz con Outlook
Impresora
misma funcin de la tecla de tabulador . Al activar esta opcin se le indica al sistema que al acceder al sistema notifique de las citas programadas para el da de hoy. Gracias a la interfase con MS-Outlook integrada en esta versin, se podr asociar los contactos previamente dados de alta desde Outlook a los clientes registrados en Aspel-SAE, igualmente se podr dar de alta un contacto de Outlook desde este mdulo. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook se podr incluir informacin especfica de Aspel-SAE, como informacin del cliente o vendedor, etc. Se indica el dispositivo de impresin, pudiendo configurar los parmetros propios del Driver de la impresora.
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4.2.10 Grficas y Copiado Especial Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .
Con esta opcin se puede especificar la presentacin de las grficas, las cuales se registran en un archivo de SAE que se llama SAEWIN.INI, con ello aparecern con la misma definicin cada vez que se ingrese al graficador, tambin se define la forma de operar en trminos generales del Copiado especial.
Figura 4.2.10-1 Configuracin de Graficas y copiado especial.
Ajustar la escala al valor mximo de la estadstica Presentar los valores en relacin con el valor mximo de la informacin; al activar esta funcin puede ser que muchos de los valores se vean muy pequeos en la escala de la grfica, debido a que el valor mximo es aqul que llena por completo la escala. Graficar el acumulado de los valores no visibles Al activar esta opcin, el sistema obtendr el acumulado de todos los valores restantes de la estadstica y dicha cantidad aparecer en la ltima columna o dato visible. Mximo de valores visibles en la grfica Se puede solicitar que el sistema grafique el nmero de valores deseados (mnimo 1 y el mximo 15). Salto de valores al desplazar la grfica Aqu se podr establecer el nmero de saltos para ir avanzando sobre los registros de la estadstica, los cuales aparecern en la grfica. Tipo de formato a usar Se indica el tipo de formato en el cual se quiere realizar el copiado especial, para que la aplicacin que se use no tenga errores, se puede utilizar los formatos en modo de Texto, Lotus 123 (WK1) o para MS-Excel (Biff3).
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5.
CONFIGURAR EMPRESA
5.1 Antes de Comenzar Una vez que se conoce cuales son los alcances que tiene el sistema con respecto a su configuracin, se podr proceder a su implementacin, antes de comenzar con la misma, el usuario debe tener los conocimientos de las necesidades de la empresa para que el proceso sea una tarea sencilla y perfectamente apegado a la forma de trabajo de la empresa. 5.2 Asistente Ruta de Acceso: Utileras/Agregar empresa
Al ingresar a esta opcin, aparecer una ventana la cual es un asistente para dar de alta una empresa o en su defecto si ya se cuenta con una versin 2.x o 3.0, se podr hacer la traduccin de los datos, la ventana que se presenta es como la siguiente:
Figura 5.2-1 Ventana de inicio del asistente.
Paso 1 En este paso se deber elegir entre, si se va a traducir datos de una versin anterior o si se va a crear una nueva empresa con su correspondiente base de datos en blanco, que para efectos de este curso se ver la opcin 2, (La Traduccin de archivos es un tema ubicado en el nivel Certificacin) por lo tanto se debe elegir la opcin Modificar Empresa.
Figura 5.2-2 Modificar datos de la empresa.
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Paso 2 La siguiente ventana mostrar los datos de la empresa del registro, donde se permite cambiar los datos de la misma.
Figura 5.2-3 Modificacin del domicilio de la empresa.
Paso 3 En este paso se podrn configurar los parmetros bajo los cuales operar la empresa, con solo oprimir el botn Configurar. Se puede consultar el capitulo Configuracin el cual se incluye en esta gua donde se explic a detalle cada uno de los parmetros del sistema y su afectacin, aunque se pueden dejar los que el sistema de forma predeterminada configura y posteriormente cambiarlos.
Figura 5.2-4 Configuracin.
Paso 4 En este paso se definen algunos parmetros bsicos como: si el sistema manejar multilamacenes, el descuento comercial que ser sugerido al momento de dar de alta a los clientes, ruta donde se crearan los datos y su respectivo formato de base de datos.
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Figura 5.2-5 Configuracin de algunos parmetros importantes.
Creacin de Archivos de la Base de Datos Al aceptar este dilogo inicia el proceso de creacin de archivos de trabajo y el sistema solicita informacin adicional, por ejemplo, cuando se manejan multialmacenes la informacin de inventarios y servicios se toma para crear el archivo de almacenes mandando todos los registros al almacn 1, de lo contrario este archivo estar vaco y sera necesario hacer el registro de cada producto en su correspondiente almacn de forma manual o por un proceso que tiene el sistema. En este caso como se trata de una base nueva y no se tiene informacin en inventarios de todas formas estara sin registros.
Figura 5.2-6 Proceso de creacin de multialmacn
Para los documentos de compra y venta, se solicita que se den de alta las numeraciones iniciales para cada de ellos, as como las ltimas fechas de cada uno.
Figura 5.2.7 Folios y fechas iniciales para los documentos.
Lo siguiente que solicita el sistema, es si se inicializan los acumulados o no, si se acepta este mensaje generar los acumulados de ventas con la informacin que encuentre en ese momento. En este caso, como se trata de una base nueva y no existen documentos realizados, los acumulados siempre sern cero.
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Figura 5.2-8 Proceso de creacin acumulados para ventas
El mismo caso es para los acumulados de compras.
Figura 5.2-9 Proceso de creacin de acumulados para compras
Posterior a esto, se crearn una serie de ndices de fechas para los filtros.
Figura 5.2-10 Configuracin de filtros.
Paso 5 Por ltimo, el sistema solicitar que se den de alta a los usuarios con sus correspondientes perfiles, este paso es opcional ya que si no se hace en este momento posteriormente se podrn configurar cuantos usuarios sean necesarios.
Figura 5-2-11 Alta de perfiles de usuario.
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El alta de usuarios se explicar a detalle en la seccinPerfiles de Usuario. Prctica 1: Creacin de una base de datos nueva a) Ingresar a la siguiente ruta a travs del explorador de Windows o de Mi PC: C:\Archivos de programa \ Archivos Comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00. b) Crear directorio llamado CURSO. c) Ingresar a Aspel-SAE 4.0 y realizar la instalacin de una base de datos nueva utilizando el asistente. 5.3 Perfiles de Usuario Ruta de Acceso: Utileras / Perfiles de usuarios. Aspel-SAE 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificacin de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrn tener acceso a cualquier sistema Aspel adems de SAE-, y la informacin de ellos se almacena en la carpeta Archivos comunes Aspel (DAC), es por eso que en una instalacin en red esta carpeta tambin se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la informacin de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-COI 5.5 y cuando se entra a SAE 4.0 aparecern en la seccin de Usuarios Aspel, pero estos no tendrn acceso a SAE, slo hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-SAE de forma predeterminada se tendr un usuario con clave Administrador con una contrasea Aspel1 (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningn tipo de restriccin, el Administrador podr dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los usuarios.
Usuarios registrados para la empresa seleccionada
Usuarios Aspel
Figura 5.3-1 Alta de usuarios.
La definicin de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de operacin en la captura. Para definir perfiles: a) Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa a la que tendr permiso de acceso el usuario. Notas del asistente:
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Figura 5.3-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.
A continuacin se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles. Icono Descripcin Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar Nuevo Usuario oprimiendo las teclas + .
Habilita / Deshabilita
Mediante est opcin se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y tambin se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.
Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado. Grabar perfil modificado
Est opcin permite cancelar los cambios efectuados a un perfil. Cancela Cambios Desde est opcin se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador. Empresa seleccionada para la asignacin de usuarios y modificacin de perfiles. Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada.
Agregar perfil predefinido
Seleccionar Empresa
Imprimir Perfil
Respaldar / Restaurar
Est opcin permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y tambin se permite restaurarlos.
b) Para agregar un usuario nuevo se deber dar clic en el icono o con los botones se podrn agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar sus datos dando clic en el icono , el cual estar habilitado nicamente antes de asignarlo al sistema, donde en ambos casos se mostrar la siguiente ventana:
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Figura 5.3-3,4 Alta/Modificacin de Nuevo Usuario.
Esta ventana cuenta con dos pestaas en las cuales se debern capturar los siguientes datos: Usuario: Nombre del usuario que ingresar al sistema. Nombre: Nombre completo del usuario. Clave y Confirmar Clave: asignar la contrasea de acceso al sistema y confirmarla. Puesto y departamento: Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa. Correo: Direccin de correo electrnico. Perfil a aplicar: El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario, stos son modificables. Empresas: En esta pestaa se puede asignar las empresas a las que tendr acceso o a todas, mediante la casilla Todas. , con esto se agregar el
Una vez que se capturaron todos los datos se deber guardar dando clic en usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.
Ntese que los usuarios que ya estn asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita.
Figura 5.3-5 Administrador de Perfiles de Usuarios.
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c)
Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las caractersticas y polticas de seguridad de la empresa. Por lo que despus de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles.
d) Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastar con dar doble clic o activar el men contextual, seleccionando la opcin habilitar/ Deshabilitar o dando clic en el icono se mostrarn en color Azul y las Deshabilitadas en color Gris. e) Una vez que se ha definido el perfil se deber guardar dando clic en icono . . Las opciones habilitadas
A travs del men contextual en la opcin Propiedades del Administrador, se pueden modificar los datos del Administrador. 5.3.1 Perfiles predefinidos En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opcin a ser modificados o crear nuevos perfiles. Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el men contextual, dando clic en la opcin Aplicar Perfil y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.
Figura 5.3.1-1 Aplicacin de perfiles a los usuarios.
Por medio de este men se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario. El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del men contextual dando clic en Nuevo Perfil Predefinido o con el icono .
Figura 5.3.1-2 Alta de perfiles.
Al dar clic en el botn agregar un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitar dicho botn. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opcin Ver perfiles predefinidos del men contextual.
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Usuarios restringidos
Perfiles de usuario. Usuario Administrador Figura 5.3.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.
Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del icono .pqz, esto tambin se podr realizar por medio del respaldo del sistema.
, generando un archivo con extensin
Cuando un usuario entre a una opcin a la cual no tiene acceso, se mostrar una ventana indicando la situacin.
Figura 5.3.1-3 Mensaje de acceso denegado al querer ingresar a una opcin no autorizada
Prctica 2: Alta de usuarios a) Dar de alta los siguientes usuarios: Usuario Nombre Contrasea Puesto Departamento Caja1 Cajero1 Curso1 Cajero Ventas Usuario Nombre Contrasea Puesto Departamento Almacen1 Almacenista1 Curso2 Almacenista Almacn
b) Agregar un Nuevo Perfil con Usuario: Caja1 y grabarlo como cajero. Recuerde que al dar de alta un usuario por omisin tiene habilitadas ( ) todas las opciones, por lo tanto para efectos de esta prctica se indican las opciones que se deben deshabilitar ( ). Opcin Archivos Clientes y CxC Facturas y Vendedores Archivos/facturas/Agregar/Factura directa Archivos/Facturas/Agregar especial Archivos/Facturas/Cancelacin Archivos/Facturas/Consultas Archivos/Facturas/Reportes Notas del asistente: Especificar Impresora Habilitado
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Archivos/Facturas/Cambiar Folio Archivos/Facturas/Consultas de folios de CxC Archivos/Remisiones/Cancelacin Archivos/Remisiones/Reportes Archivos/Remisiones/Cambiar Folio Archivos/Pedidos Archivos/Cotizaciones Archivos/Devoluciones Archivos/Vendedores Archivos/Polticas Archivos/Catlogo de monedas Edicin Ver Reportes Herramientas Resto de los mdulos
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6.
CATLOGOS
6.1 Definicin El sistema Aspel SAE 4.0 cuenta con una serie de catlogos contenidos en sus diferentes mdulos, los cuales permitirn agregar, editar o borrar informacin, as como consultarla y emitir reportes. No existe un orden especfico para la captura de estos, sin embargo se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma, dado que existen algunos catlogos que solicitan informacin de otros:
Vendedores
Zonas
Proveedores
Clientes
Lneas de Productos
Inventario
Ordenes Compras
Multi-Almacn
$ $
Cuentas por Pagar
$ $
Cuentas por Cobrar

$
Cotizaciones Pedidos Remisiones Facturacin
Funciones CRM Interfase Banco Interfase COI Toma de Desiciones
Figura 6.1-1 Orden de procesos en Aspel-SAE 4.0
6.2
Catlogo de Vendedores Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono .
Dentro del sistema se cuenta con un catlogo de vendedores, a los cuales se les asigna un % de comisin, ya que de este depender que se pueda determinar de forma correcta el reporte de comisiones, tambin se tiene el campo zona que tendr a su cargo, as como el correo electrnico. A continuacin se presenta la consulta de vendedores.
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Figura 6.2-1 Consulta de vendedores.
El alta o edicin de vendedores se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.
Figura 6.2-2 Captura de vendedores.
Sus Campos: Clave: es de tipo Alfanumrico o numrico. Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor. % de Comisin: Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice. Zona: Es un campo que permite hacer una clasificacin de vendedores. (Este campo no tiene nada que ver con las zonas para clculo de fletes que se ver mas adelante). Direccin electrnica: Se debe indicar el correo electrnico del vendedor. Prctica 3: Alta de vendedores Dar de alta los siguientes vendedores: Nombre Eduardo Gmez Quiroga Juan Gmez Martnez Armando Cervantes Torres Mostrador % de Comisin 17% 5% 3% 0% Zona NORTE NORTE SUR
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6.3
Zonas
Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono Se cuenta con un catlogo de zonas que pueden asignarse a los clientes o proveedores, se podrn realizar filtros en diversos procesos para obtener informacin mediante este criterio. Adems, es posible asignar a una zona un monto fijo o frmula para calcular un monto por flete en los documentos de ventas y compras, en base a diferentes criterios, ya que dentro de esta opcin cuenta con un nuevo editor de frmulas para determinar el monto de flete. A continuacin se presenta la consulta de zonas.
Figura 6.3-1 Cat. de zonas.
El alta o edicin de zonas se realiza por medio del men Edicin / Agregar / Modificar o con los iconos correspondientes.
Figura 6.3-2 Alta de y configuracin de flete por zona.
Sus Campos: Texto: Nombre de la zona de 1er y 2do nivel. Cuenta Contable: Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional). Monto: Se puede capturar un monto fijo o parmetros peso, volumen o subtotal (Solo aplica para el 3er nivel). Impuesto: Se indica el % de impuesto para la zona de flete, por ejemplo en la frontera el impuesto es del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel). Notas del asistente:
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Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parmetros del sistema el manejo de flete. Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere forzosamente que se den de alta tres niveles, por ejemplo: Nivel 1 Distrito Federal Estado de Mxico Nivel 2 Norte Sur Norte Sur Nivel 3 Azcapotzalco Magdalena Contreras Izcalli Tlalnepantla
Donde el primer nivel por ejemplo, son los estados, el segundo la zona geogrfica, y el tercero son las delegaciones o municipios. Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitar el nombre de la zona y su cuenta contable, ya que se podr llevar un control contable por conceptos de fletes, donde el nivel que se use depender de la forma en que se hagan los registros contables en la empresa en particular. Para el primer y segundo nivel la venta de alta ser la siguiente:
Figura 6.3-3 Alta de zona (1 y 2 nivel).
Al dar de alta el tercer nivel, la ventana que se presenta ser la siguiente:
Figura 6.3-4 Alta de zona y configuracin de flete (3er Nivel).
En esta venta se podr determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna frmula, as como el impuesto correspondiente a la zona de traslado. En Mxico, por ejemplo, los impuestos de fletes varan. El impuesto de las fronteras es distinto al de las zonas centrales. Si en el manejo de fletes, se tienen establecidos montos fijos, estos se podrn escribir directamente en el campo correspondiente de cada zona, pero s el monto del flete depende de otros factores tales como, volumen, peso, cantidad, etc., se puede definir mediante el icono el cual presenta la siguiente ventana:
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Figura 6.3-5 Configuracin de flete.
Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrar a 10.00 pesos, multiplicndolo por el total de piezas del documento, de tal forma que si un producto tiene definido .500 (1/2 Kg.) y se vende 45 piezas el total del flete ser de: (0.50 * 45) * 10 = 225.00 Por esto la definicin adecuada del manejo de peso o volumen (en el detalle de inventarios y servicios), cobra una mayor importancia, ya que de esto depender un correcto clculo de fletes al momento de utilizar el manejo de zonas. Para poder determinar clculos como stos, el sistema cuenta con una calculadora que es invocada con el icono .
El monto de flete que determine el sistema de forma automtica, puede ser modificado por el usuario al momento de realizar sus documentos de compra o venta. Prctica 4: Alta de Zonas Dar de alta las siguientes zonas: Nivel 1 Nivel 2 Chihuahua Zona Norte Nuevo Len B. California Norte Yucatn Quintana Roo Guerrero Nivel 3 Chihuahua CD Jurez Monterrey San Nicols de los Garza Mexicali Mrida Chetumal Acapulco Monto / Frmula Subtotal * 0.10 Subtotal * 0.12 Subtotal * 0.10 Subtotal * 0.10 Subtotal * 0.15 Subtotal * 0.13 Subtotal * 0.13 Subtotal * 0.05
Zona Sur
6.4
Clientes Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono .
El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una funcin indispensable para explotar al mximo las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de facturacin.
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Las caractersticas ms importantes de este catlogo son: Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa. Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos. Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona encargada de los pagos, para establecer comunicacin. Obtener un Pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente. Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de clientes. Adems de una serie de funciones tipo CRM, las cuales permitirn por medio de campaas dar una mejor atencin y seguimiento a los clientes. Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los movimientos de CxC que se generen. Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. Revisar los Cobros del da por saldo o por clave del cliente. Recibir Pagos de clientes. Aplicar Anticipos a un cliente. Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales. Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen de movimientos, Pronsticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros. Actualizar saldos del cliente. Aplicar intereses moratorios a un cliente.
El cliente mostrador se da de alta automticamente al momento de realizar cualquier documento de venta, con solo pasar el campo sin indicar ningn cliente, asignndole la clave MOSTR. Al entrar a este mdulo el sistema presenta la consulta de clientes.
Figura 6.4-1 Consulta de clientes.
El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin / Agregar / Modificar o con los iconos correspondientes.
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Clave y Nombre del cliente
Datos para facturacin
WEB site del cliente Zona Clasificacin
Figura 6.4-2 Datos generales del cliente.
Generales: Clave del cliente: puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuracin. Datos del cliente: Los datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, los datos son: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax, R.F.C., Cdigo Postal, E-mail y CURP (opcional). Clasificacin del cliente: Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Esto ayudar posteriormente a realizar consultas y reportes del catlogo de manera ms selectiva (opcional).
Das de crdito se usa para calcular la fecha de vencimiento en los documentos de venta. No permite facturar cuando se ha sobregirado.
Das para Revisin y pago.
Descuento aplicable en documentos de venta.
Datos para la retencin.
Figura 6.4-3 Datos de ventas del cliente.
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Ventas: Das de crdito : El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando se realice un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerar los das de crdito para determinar la fecha de vencimiento (opcional). Lmite de crdito : Este dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. S el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso (opcional). Revisin y pago : Registra el da en que el cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza se tendr la fecha de entrega de documentacin y cobro (opcional). Lunes Mircoles Viernes Domingo L o Lu I o Mi V o Vi D 0 Do Martes Jueves Sbado M o Ma J o Ju S o Sa
Y puede usar en combinacin con nmeros, por ejemplo: 1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da. Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada mes. 15I4 Revisa el da 15 y lo paga el mircoles de la cuarta o ltima semana. % Descuento : Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerir al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin (opcional). Saldo del cliente: Este campo se actualiza, alimentndose de los conceptos de CxC que se le generen al cliente, pudiendo consultar con el icono ventana. o con la tecla apareciendo la siguiente
Figura 6.4-4 Conceptos que integran el saldo del cliente.
Vendedor: Se indica la clave del vendedor asignado del catlogo al cliente (opcional). Considerar retencin: Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete, se generar la retencin del % que se indique (opcional).
Los cambios en estos campos sern registrados en la bitcora del expediente del cliente.
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Datos sobre el ltimo pago que ha realizado el cliente.
Datos sobre la ltima venta efectuada a ese cliente.
Figura 6.4-5 Datos Histricos del cliente.
Histricos: Ventas anuales: En el campo de ventas anuales se podrn consultar los documentos de venta que conforman esa cifra. Estos datos se actualizan de forma automtica de acuerdo a los movimientos que se le vayan generando al cliente.
Figura 6.4-6 Documentos que integran las ventas anuales.
Observaciones generales de los clientes.
Campos libres alfanumricos definidos por el usuario.
Campos libres numricos definidos por el usuario.
Figura 6.4-7 Datos adicionales del cliente.
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Adicionales: Observaciones: Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de informacin (255 caracteres). Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (entero, 2 dobles) respectivamente.
Figura 6.4-8 Configuracin de Emisin de CFDs.
Comprobantes fiscales digitales: Esta seccin almacena la parte del mecanismo de emisin de una factura electrnica para el cliente, teniendo las siguientes opciones: S est activada esta casilla, indica que la factura electrnica ser impresa. S est activada esta casilla, indica que se enviar por mail el archivo de factura electrnica al correo especificado en el campo Cuenta de correo para envo. S est activada esta casilla, indica que el correo se enviar de forma transparente para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual. S est activada esta opcin, la factura generar el archivo de factura electrnica sin ningn tipo de encriptacin. Al estar seleccionada esta opcin, el sistema solicitar que se le indique donde se encuentra el archivo de Certificado Digital (*.cer) del cliente en particular, es decir la llave publica del cliente. En el detalle de cada cliente parecern estos botones de comando, los cuales permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:
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Figura 6.4-9 Mensaje de aviso de cambios
Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener relacin, pudiendo contar con una comunicacin ms personalizada.
Figura 6.4-10 Consulta de contactos.
Permite agregar un nuevo contacto asocindolo a un cliente determinado, solicitando los siguientes datos: Cliente. Tipo de contacto. Nombre. Direccin. Telfono. E-mail.
Figura 6.4-11 Alta y consulta de contactos.
Permite ver el detalle del contacto seleccionado. Notas del asistente:
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Permite eliminar un contacto de esta consulta. Adems de las funciones bsicas que cualquier consulta tiene, tal como ya se vio en el segundo capitulo, en esta consulta aparecern unos iconos los cuales permitirn establecer una comunicacin dinmica entre Aspel-SAE y MS-Outlook versin 2000 o superior. Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook y se tenga configurado en las aplicaciones asociadas para que pueda trabajar, de lo contrario mandar el siguiente mensaje:
Figura 6.4-12 Mensaje de Microsoft Outlook
Permite visualizar los contactos de MS-Outlook para poder asignarlos al cliente con el cual se esta trabajando en ese momento.
Figura 6.4-13 Contactos de Outlook.
Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MS-Outlook, de tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook se visualizar con los datos dados de alta en la seccin de contactos de Aspel-SAE, como se muestra a continuacin:
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Figura 6.4-14 Carpeta de contactos de MS-Outlook con los contactos de Aspel-SAE.
Esta opcin es lo contrario de la anterior, permite bajar los contactos de la carpeta de MS-Outlook a los contactos de Aspel-SAE. Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relacin con MS-Outlook, se visualice un mensaje como el siguiente:
Figura 6.4-15 Mensaje de Outlook
Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algn otro programa esta tratando de ingresar a la base de datos de MS-Outlook, por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder.
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Prctica 5: Alta de clientes CLIENTE 1 Nombre: TALLERES INDUSTRIALES, S.A. DE C.V. Direccin: San Gregorio 824 Colonia: San Francisco Poblacin: Mxico, D. F. Cdigo Postal: 10400 CLIENTE 2 Nombre: ACABADOS BETA, S.A. DE C.V. Direccin: Palacio de Justicia No. 915 Colonia: Anhuac Poblacin: San Luis Potos Cdigo Postal: 24000 CLIENTE 3 Nombre: INTEGRACION TECNOLGICA, S.A. Direccin: Norte 60 No. 3647 Colonia: Mrtires de Ro Blanco Poblacin: Gustavo A. Madero Cdigo Postal: 06080 CLIENTE 4 Nombre: C. SHELBY INC. Direccin: Autopista Mx:Qro No. 1002 Colonia: Industrial. Poblacin: Izcalli Cdigo Postal: 54060 RFC: TIN-980123-78H Telfono: 56-87-56-87 RFC: Fax: 52687657 Clasificacin: NRR N= Zona Norte R= Crdito R= Cliente Regular RFC: ABE-900515-IK7 Telfono: (48) 11-16-32 Fax: (48) 13-1514 Clasificacin: SRE S = Zona Sur R = Crdito E = Cliente Excelente RFC: INT-040515-IK7 Telfono: (55) 30938811 Fax: (55) 85893279 Clasificacin: NRE N = Zona Norte R = Crdito E = Cliente Excelente RFC: CSH-540802-GT1 Telfono: (55) 20931188 Fax: (55) 53909629 Clasificacin: NRE N = Zona Norte R = Crdito E = Cliente Excelente
Das de Crdito: 15 Revisin y Pago: 1515 Limite de Crdito: 70,000.00 % Descto: 3 Vendedor :3
Das de Crdito 15 Revisin y Pago: LU15 Limite de Crdito: 50,000.00 % Descto: 2 Vendedor: 2
Das de Crdito 60 Revisin y Pago: LU15 Limite de Crdito: 90,000.00 % Descto: 2 Vendedor: 1
Das de Crdito 90 Revisin y Pago: LULU Limite de Crdito: 95,000.00 % Descto: 2 Vendedor: 4
6.5
Catlogo de Proveedores Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar con el icono .
Los proveedores de cada empresa deben registrarse, al mantener esta base de datos actualizada se genera un Catlogo de Proveedores muy til para efectos de comprar y pagar la mercanca adquirida. Los datos de proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos. El aspecto ms importante de este catlogo es: Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los proveedores de la empresa. Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos. Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos. Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado. Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas. Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de proveedores y emisin de etiquetas.
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Al acceder a este modulo, se mostrar la siguiente pantalla o con el icono
Figura 6.5-1 Consulta de proveedores.
El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.
Nombre del proveedor Datos para facturacin WEB site del proveedor. Clasificacin Zona
Figura 6.5-2 Datos generales del proveedor.
Generales: Clave: La clave del proveedor puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuracin. Datos del Proveedor: Se debe anotar toda la informacin referente al proveedor. Los datos del proveedor son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota los datos de: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Cdigo Postal, R.F.C., C.U.R.P, Telfono, Fax, Pgina Web, Clasificacin, Zona. Clasificacin: Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de la empresa, lo cual ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva.
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Das de crdito se usa para calcular la fecha de vencimiento en los documentos de compra.
No permite comprar cuando se ha sobregirado.
Datos para la retencin.
Descuento aplicable en documentos de compra
Figura 6.5-3 Datos para compras.
Ventas: Das de crdito: Se tienen 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta el sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Lmite de crdito: Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si se deja el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado. Saldo: Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor. % Descuento: Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el mdulo de Compras. Considerar retencin / % retencin: Al activar esta casilla el proveedor actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete, sobre el % que se capture en el campo de % de retencin.
Copras anuales, este dato se conforma de las compras generadas y puede ser consultado. Datos sobre la ltima Compra efectuada a ese proveedor.
Datos sobre el ltimo pago que se ha realizado al proveedor.
Figura 6.5-4 Datos Histricos del Proveedor.
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Histricos: Compras Anuales: Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal Descuento comercial + Total indirectos.
Observaciones generales de los proveedores
Campos libres alfanumricos definidos por el usuario.
Campos libres numricos definidos por el usuario.
Figura 6.5-5 Datos adicionales del proveedor.
Adicionales: Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin (255 caracteres). Campos libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (1 entero, 2 tipo doble) respectivamente. En el detalle de cada proveedor aparecern estos botones de comando, los cuales permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:
Figura 6.5-6 Mensaje de aviso de cambios
Para poder llevar un control de comunicacin ms organizado con los proveedores, al igual que en el mdulo de clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener algn tipo de relacin relativa a la empresa, pudiendo contar con una comunicacin ms personalizada.
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Prctica 6: Alta de Proveedores PROVEEDOR 1 Nombre: SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO, S.A. Direccin: Torre Comercial Amrica Piso # 23 Colonia: Amrica Poblacin: San Pedro Garza Garca, N.L. Cdigo Postal: 64240 PROVEEDOR 2 Nombre: DISTRIBUIDORA DE MATERIALES, S.A. DE C.V. Direccin: Hidalgo #2294 Colonia: Central Poblacin: Mxico, DF. Cdigo Postal: 06000 PROVEEDOR 3 Nombre: IMPORTADORA INTERNACIONAL S.A. DE C.V. Direccin: Hidalgo #2294 Colonia: Central Poblacin: Mxico, DF. Cdigo Postal: 06021 6.6 RFC: MIG-800704-9H1 Telfono: 53-685100 Fax : 3687050 Clasificacin: NRR N = Norte R = Crdito R = Proveedor Regular RFC: DIP-850619-4G9 Telfono: 5521-9868 Fax: (55) 554-7050 Clasificacin: NRR N= Norte R= Crdito R= Proveedor Regular RFC: DIP-850619-4G9 Telfono: (55) 53204578 Fax: (55) 554-7050 Clasificacin: NRR N= Norte R= Crdito R= Proveedor Regular
Das de Crdito 30 Lmite Crdito: 250,000.00 Descto: 5%
Das de Crdito:30 Lmite Crdito: 200,000.00 Descto: 5%
Das de Crdito:30 Lmite Crdito: 200,000.00 Descto: 5%
Catlogo de Lneas de Productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Lneas de productos.
Las lneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta pueden generarse reportes muy importantes, los cuales determinarn informacin administrativa y contable, pues las lneas de productos es la nica opcin de poder llevar el control contable del almacn. Una lnea de producto se define como una agrupacin de un conjunto de productos y/o servicios que manejan ciertas caractersticas especficas y/o comunes entre ellos, por lo cual es conveniente agruparlas.
Figura 6.6-1 Consulta de Lneas de Inventarios.
El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.
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Figura 6.6-2 Alta de lneas de inventarios.
Sus Campos: Clave: Se captura la clave de la lnea, la cual servir para poder identificar los productos. Descripcin: Se captura la descripcin de la Lnea. Cuenta contable de Aspel-COI: Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI. La cuanta contable preemitir llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al inventario por lnea de producto. 6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores)
El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la lnea de productos una divisin de grupos en tres niveles (Grupo, Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la casilla la cual habilitara el poder configurar las divisiones, las cuales tienen correspondencia directa con las tallas y colores. Las leyendas Tallas y Colores son un parmetro, por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades especficas de la empresa, por ejemplo que se llame Medidas y Terminados. Con el icono Agregar se podrn agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o eliminarlas con los iconos correspondientes.
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Figura 6.6.1-1 Definicin de la clave
Figura 6.6.1-2 Alta de talla y/o Color.
Grupo: Indica la longitud de la clave principal Subgrupo 1: Se define la longitud que tendr, en la talla (opcional). Subgrupo 2: Se define la longitud que tendr, en el color (opcional). Separador: Se debe usar algn carcter para separar la talla del color (opcional). Posteriormente se debern dar de alta las tallas dando clic en la pestaa talla y/o color con el icono agregar, apareciendo las siguientes ventanas:
Figura 6.6.1-3 Alta de talla.
Figura 6.6.1-4 Alta de Color.
Si se da de alta una talla o color al cual no se especfico alguna longitud el sistema mandara un mensaje como el siguiente:
Figura 6.6.1-5 Aviso de error al dar de alta un color de longitud mayor
La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitar el alta de las claves de inventarios, por ejemplo: Si se va a dar de alta un pantaln de mezclilla marca X, el cual tiene las siguientes caractersticas: Notas del asistente:
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Corte Vaquero Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro Tallas: 30, 32, 34 y 40
Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso seran 12, se tendran que generar claves como las siguientes: PanVaq-30-AN PanVaq-30-AS PanVaq-30-Ne PanVaq-31-AN Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Navy Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Stone Pantaln Vaquero Talla 30 Negro Pantaln Vaquero Talla 32 Azul Navy
Para evitar esto en el sistema simplemente se podra definir una lnea de productos llamada: PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, 40), para que al dar de alta el producto e indicarle que vamos a utilizar esta lnea de forma automtica genere todas las combinaciones posibles. Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la forma en que sern estructuradas las claves que conformaran el catlogo de inventarios, ya que al hacer uso de esta opcin, afectara la construccin de claves de los inventarios. Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios: La clave del catlogo de inventarios consta de 16 caracteres. El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador. Si se va hacer uso de etiquetas de cdigos de barras y qu tipo de cdigo (EAN/JAN 8, 13, UPC-A, etc.) ya que cada uno de estos maneja ciertas caractersticas y algunos de ellos se deben ajustar a normas internacionales como el EAN/JAN. Prctica 7: Alta de lneas de productos Dar de alta las siguientes lneas: Lnea / Descripcin EXTT / Extintor JARDI / Jardinera MNGR / Manguera EXTE / Extensin Elctrica SERV / Servicio KIT / Paquete Grupo Subgrupo 1 / 2 4/3/4 Tallas / Descripcin Colores / Descripcin Rj Rojo Az Azul Bl Blanco Rj Rojo, Cf Caf, Az Azul Bl Blanco, Vd Verde Bl Blanco Ng Negro
1kg / 1 Kilogramo 2kg / 2 Kilogramos 5kg / 5 Kilogramos No maneja subgrupos 5m/ 5 Metros 4/3/4 10m / 10 metros 20m / 20 metros 2m / 2 metros 4/3/4 5m/ 5 metros No maneja subgrupos No maneja subgrupos
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6.7
Inventarios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios y/o con el icono .
En este modulo es el encargado de llevar la administracin y control de inventario, vindose afectado por las operaciones de entrada y salida. Se podrn generar operaciones tales como Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los productos de la empresa. Entre sus caractersticas ms importantes tenemos: Realizar el Cambio de precios de los productos. Actualizacin de existencias por producto o por grupo de productos. Inventario fsico de los productos. Consulta el Krdex, Nmero de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los productos. Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado. Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Lneas de Productos, Reporte de Lista de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mnimo, Reporte de Stock Mximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales Manejo de Multialmacenes.
Al entrar a este mdulo, presenta la consulta de Inventarios.
Figura 6.7-1 Consulta de Inventarios y servicios.
El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.
Datos de identificacin del producto Tipos de productos Datos de Control.
Datos de manejo del producto.
Manejo de Series, Lotes y pedimentos
Figura 6.7-2 Datos generales del producto.
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Datos Generales: Clave: En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. La clave es sensible a maysculas y minsculas. Clave Alterna: El sistema permite definir para los diferentes tipos de artculos (productos, servicios, kits y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podra ser el cdigo de barras del producto o un cdigo proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es posible registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia automticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos. Tipo de Producto: El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarn ms adelante. Tiempo de surtido: En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto. Ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo. Control de Almacn: Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro de la bodega. Volumen / Peso: Estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Unidad de Entrada / Salida: Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega en cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz. Factor entre unidades: Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una compra de 1 caja en el inventario se reflejaran 10 pzs. Unidad de empaque: Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja (dato informativo). Nmeros de serie / lotes / pedimentos aduanales: Si el producto que se esta registrando maneja Nmeros de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deber marcar la casilla correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimiento de entrada o salida. Con el botn podrn ser consultados los nmeros de serie y/o los lotes, mostrando para Nmeros de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacn que se requiera consultar (en caso de manejar multialmacn):
Figura 6.7-3 Seleccin de Clave y Almacn.
Figura 6.7-4 Consulta de Nmeros de Serie.
Al consultar los lotes se mostrar una ventana como la siguiente la cual permite visualizar Pedimento, Lote, Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.
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Figura 6.7-5 Consulta de Nmeros de Serie.
Toda la informacin de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos se vern a detalle cuando se llegue al tema correspondiente.
El sistema maneja aparte del precio pblico 4 precios ms y manejo de otra Moneda
Datos para control del punto de reorden.
Se pueden asignar esquemas de impuestos distintos. Mtodos de costeo Figura 6.7-6 Precios y control del inventario.
Proveedores
Precios y control: Precio al pblico: Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Adems con el botn se podrn dar de alta 4 precios ms, donde el mnimo siempre ser el tope para poder vender, es decir no se podr vender aun precio menor al capturado en el mnimo, de tal forma que si no se captura este dato, al momento de vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de precios por un perfil o poltica.
Figura 6.7-7 Alta de Precios de venta.
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Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior, el sistema lo indicar mandando mensajes como el siguiente:
Figura 6.7-8 Mensaje de advertencia sobre precio
Moneda: Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque las operaciones de compra y venta se podrn efectuar en la moneda que se requiera an siendo diferente de lo definido en este campo. Esquema de Impuesto: Se indica el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto diferente de acuerdo a la legislacin vigente. Existencia: Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Es importante mencionar que, en caso de que se maneje multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes. Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado cambio de existencias en la configuracin, lo cual no es recomendable. Stock mnimo: En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes. Stock mximo: Aqu se anota la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn. Apartados: Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se apartaron desde el alta de pedidos. Costeo: El sistema maneja cuatro mtodos de costeo: o U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas). o P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas). o Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos). o Estndar: Costo invariable (definido por el usuario). o Identificado: Este costo en el sistema se basa en el manejo de nmeros de serie, por ello al seleccionarlo el sistema forzar a que se marque la casilla de Nmeros de serie, mostrando un mensaje como el siguiente:
Figura 6.7-9 Mensaje sobre el tipo de costeo seleccionado
NOTA: Para saber como realiza el sistema los clculos de cada uno de los mtodos, se deber tomar el curso Certificacin. Si se manejan almacenes, al modificar la informacin del producto, se podr revisar con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer asimismo los stocks mnimos y mximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artculo, tal como se muestra en la siguiente figura: Notas del asistente:
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Figura 6.7-10 Consulta de existencia en multialmacenes.
Si el artculo no estuviera registrado en alguno de los almacenes, mandar el siguiente mensaje:
Figura 6.7-11 Advertencia sobre existencias
Proveedores 1 y 2: Aqu se registran las referencias de los proveedores que surten el producto.
Pendientes por recibir (ordenes) y por surtir (pedidos).
Costo promedio y ltimo. Se actualizan de forma automtica
Acumulados de ventas, estos datos se actualizan de forma automtica.
Acumulados de compras, estos datos se actualizan de forma automtica.
Figura 6.7-12 Registro y acumulados de inventarios.
Registro y acumulados: Pendientes por recibir: Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Pendientes por surtir: Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo reducir. Acumulados anuales ventas/compras: Aqu se indica la cantidad, monto y Fecha de ltima venta/compra estos campos se actualizan automticamente si se trabaja con los mdulos integrados. Costo promedio: Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida, independientemente del mtodo de costeo utilizado. Notas del asistente:
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ltimo costo: Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto.
Figura 6.7-10 datos adicionales del producto.
Datos adicionales: Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin adicional (255 caracteres). Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (1 entero, 2 dobles) respectivamente. Cuando se maneja Multialmacn, ser necesario indicar en que almacn sern registrados los productos de la siguiente forma, al grabar los datos aparecer el siguiente mensaje:
Figura 6.7-11 Mensaje para la distribucin de existencias
Dado que el sistema puede manejar hasta 99 almacenes, al indicarle que Si, mostrar la siguiente pantalla:
Figura 6.7-11 Alta de almacenes.
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Con el botn se podr registrar el producto en los diferentes almacenes, al darle clic, aparece una ventana la cual solicita el nmero de almacn en el cual se va a registrar y este proceso se podr repetir para cuantos almacenes se deseen dar de alta.
Figura 6.7-12 Seleccin de almacenes.
NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes, posteriormente mediante un proceso se podr hacer. 6.7.1 Producto Son todas aquellas materias primas, productos terminados y sub-ensambles los cuales son cuantificables y en el sistema se les puede registrar informacin en todos los campos antes mencionados. Prctica 8: Alta de productos Dar de alta los siguientes productos: Datos Generales Precios y Control
PRODUCTO 1 Precio Pblico: 35.00 Clave del Producto: REGAJAR-001 Lista 2: 32.00 Clave Alterna: 000 852 368700 Lista 3: 30.00 Descripcin: Regadera para jardn Modelo: 001 Lista 4: 28.00 Lnea: JARDI Mnimo: 25.00 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Stock Mnimo: 5 Nmeros de serie: Activado Stock Mximo: 100 Costeo: Promedio Proveedor: 1 PRODUCTO 2 Precio Pblico: 250.99 Clave del Producto: TIJJAR-001 Lista 2: 235.50 Clave Alterna: 000 902 368700 Lista 3: 210.00 Descripcin: Tijeras para Jardn Lista 4: 200.50 Lnea: JARDI Mnimo: 185.50 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Stock Mnimo: 1 Stock Mximo: 50
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PRODUCTO 3 Precio Pblico: 896.99 Clave del Producto: PULI2000-1HP Lista 2: 850.20 Clave Alterna: 000 390 441200 Lista 3: 790.00 Descripcin: Pulidora 2000 1 HP Lista 4: 760.80 Lnea: JARDI Mnimo: 730.50 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Con nmeros de serie y pedimentos aduanales Stock Mnimo: 5 Stock Mximo: 50 PRODUCTO 4 Precio Pblico: 102.30 Clave del Producto: CEPJAR Lista 2: 95.20 Clave Alterna: 000 781 423300 Lista 3: 80.00 Descripcin: Cepillo-Escoba para jardinero Lista 4: 72.90 Lnea: JARDI Mnimo: 69.99 Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Stock Mnimo: 5 Stock Mximo: 50 6.7.2 Servicios La opcin Alta de Servicios permite aadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro carpetas para indicar sus caractersticas como por ejemplo: clave descripcin, lnea, unidad de empaque, precio, esquema de impuestos, etc. Y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema, pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras. Cabe mencionar que al indicar la opcin Servicio algunos campos quedaran inhibidos, ya que por ejemplo un servicio no se tiene peso, volumen, control de almacn, unidad de entrada/salida, lotes, pedimentos, etc.
Los servicios no manejan unidades de medicin.
Figura 6.7.2-1 Detalle de un servicio.
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Los servicios por su naturaleza no operan Cantidades. Los servicios no utilizan mtodos de costeo.
Figura 6.7.2-2 Pecios de servicios.
Prctica 9: Alta de Servicios Dar de alta el siguiente servicio: Datos Generales Clave del Producto: PODJAR-100m2 Descripcin: Podada de Jardn 100 mts 2 Lnea: SERV Precios y Control SERVICIO 1 Precio Pblico: 500.00 Lista 2: 450.00 Mnimo: 380.00
6.7.3 KIT Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que en algunos centros de comercio definen como paquetes. Los KIT no llevan inventario en si mismos, si no que su existencia se basa en la existencia de los productos y registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno slo de los componentes, no se podr realizar la venta del KIT. Al seleccionar la opcin KIT se habilitara un botn el cual permitir el armado del mismo.
Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio pblico, ya que en base a ste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente. Por ejemplo: Planteamiento: Supngase 3 productos (A, B, C) con precio pblico de 100.00, 50.00 y 25.00 respectivamente. Al momento de armar un KIT se usarn las siguientes cantidades: Pzs 1 2 3 Producto A B C Precio 100 50 c/u 25
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Al indicar la primera partida el % estar en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio, al marcar la siguiente partida, como el producto B tiene un precio de 50.00, pero son 2 piezas los montos quedan 100.00 y 100.00, por lo tanto el % esta en 50 y 50, pero al marcar la tercera partida que es un solo producto a un precio de 25.00, los % quedan de la siguiente forma: 44.44, 44.44 y 11.11, con un precio sugerido de 225.00. Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una, quedara de la siguiente forma: 57.14, 28.57 y 14.29, con un precio sugerido de 175.00. Al seleccionar un la opcin KIT y armarlo se mostrar una ventana como la siguiente:
Precio del Kit Costo total del KIT.
Precio real en base al ms alto. Precio real en base al Mnimo
Figura 6.7.3-1 Armado de Kits.
Aqu se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarn el KIT e indicarle el precio que tendr. Para determinar el precio de un KIT, al momento de armarlo se deber tomar en consideracin la informacin del costo y los precios reales, ya que en estricta teora, un KIT debe ser mas econmico que si se compraran por separado las piezas que lo componen, pero se debe tener cuidado que al determinarle el precio no sea menor que el costo, que es un dato muy til, el cual se muestra en la parte de abajo del precio del KIT. Una vez que se haya construido el KIT se deber grabar oprimiendo la tecla Se pueden generar lneas de inventarios para clasificar los Kits. o con el icono .
Es posible realizar el armado de los KITs, aun que no se tenga existencia. Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos, como se muestra a continuacin.
Figura 6.7.3-2 Alta de Kits.
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Una vez que se ha dado de alta un KIT, ste pondr ser modificado y almacenado en cualquier momento. Al hacer esta operacin, el sistema mandar un mensaje como el siguiente:
Figura 6.7.3-3 Aviso de modificacin de datos
Al armar KITs no se puede hacer uso de claves denominadas Grupo de Productos, ya que el sistema manda un mensaje como el siguiente:
Figura 6.7.3-4 Mensaje al hacer uso de claves para grupos
Prctica 10: Alta de Kits Dar de alta el siguiente KIT: Datos Generales KIT 1 Clave del KIT: K-JARIA Descripcin: Paquete de Jardinera. Lnea: KIT Los productos que lo van a integrar son: 1: REGAJAR-001, Regadera para jardn 2: TIJJAR-001, Tijeras para podar. 3: Servicio de podado. Precio Pblico: 10% menos del sugerido. Precios y Control
6.7.4 Grupo de productos Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una lnea de productos que maneja subgrupos. Una vez definida la lnea de productos se proceder a dar de alta las claves de inventarios que conformaran el grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es una nueva categora de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se deber armar la matriz que construir las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se podr hacer de dos formas: La primera es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opcin , lo cual solicitar que se asigne una lnea de productos que maneje tallas y colores, mostrando el siguiente mensaje:
Figura 6.7.4-1 Advertencia para grupos de producto
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La segunda es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la lnea de productos que maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviar el siguiente mensaje:
Figura 6.7.4-2 Mensaje de conversin a grupo de productos
Lo cual habilitar de forma automtica al indicar Si la opcin Grupo de productos. Una vez que se ha marcado la opcin Grupo de Productos se habilitar el botn , el cual permitir conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores segn se hayan designado en la lnea, o al grabar un grupo de productos el sistema enviar un mensaje como el siguiente:
Figura 6.7.4-3 Mensaje de armado del grupo del producto
En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntar si se desea que se generen todas las combinaciones posibles, como lo muestra el siguiente mensaje:
Figura 6.7.4-4 Aviso de alta de combinaciones
Si se eligiera que no, el usuario ser libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese momento requiera dar de alta, por medio del siguiente dilogo en forma de matriz.
Figura 6.7.4-5 Matriz de combinaciones de tallas y colores.
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Esta matriz ser mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra, Factura o de Movimientos al inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos. La lnea de productos no est ligada a los grupos de productos, por lo cual, s para efectos de anlisis de estadsticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra, y solo hacer uso de esa lnea para dar de alta los productos, podr hacerse sin ningn problema. S se necesita agregar ms combinaciones de tallas y colores al grupo de productos slo basta con que se den de alta en la lnea y agregarlo al catlogo de inventaros entrando al detalle del grupo de productos y por medio del armado de grupos, al aparecer la matriz se podr por medio de los iconos (agregar), (eliminar), una partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas agregar como una clave nueva de productos. Ejemplo: Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cp.), donde a la lnea se le agrega la capacidad de 30 Kg., en el detalle, por medio del botn armar Grupo al estar en la matriz se podr agregar una partida nueva con la nueva talla y/ color en la alta al catlogo de inventarios.
Figura 6.7.4-6 Alta de Nuevos productos en la matriz.
Se podr hacer uso del icono combinaciones posibles.
(generar automticamente) para que el sistema se encargue de armar todas las
Prctica 11: Alta de grupo de productos a) Dar de alta los siguientes productos, haciendo uso del armado de productos: Datos Generales Clave del Producto: MANG Clave Alterna: 000 950 42??00 (?? Incrementarlos de 1 en 1) Descripcin: Manguera de plstico Lnea: MNGR PRODUCTO 1 Precios en matriz: 5 mts 60.00 10 mts 85.00 20 mts 145.00 Precios y Control
55.00 80.00 130.00
52.00 75.00 125.00
50.00 70.00 120.00
46.00 62.00 112.00
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b) Dar de alta las extensiones elctricas usando la lnea EXTE con los datos siguientes: Datos Generales PRODUCTO 1 Clave del Producto: E01 Descripcin: Extensin para uso domstico Lnea: EXTE 2m 5m 25 45 Precios en matriz: 25 45 Precios y Control
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96
7.
7.1 Definicin .
COMPRAS
Ruta de Acceso: Compras y/o con el icono
Por medio del mdulo de compras, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al almacn; adems este mdulo esta ntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al generar recepciones de mercanca, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa, se genera su correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del proveedor. Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos: Recepciones Ordenes Devoluciones a) Recepciones: Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recibir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios como en el almacn definido. b) Ordenes: Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente. c) Devolucin: Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones se devuelve al proveedor. 7.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitar la captura del documento de entrada. Icono hacerse con la tecla . Descripcin Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede Guardar
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar ver Totales generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla .
Observaciones del Documento
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento. Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra, siempre y cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta de
Alta de Proveedores
Alta de Productos
proveedores en captura, o por medio de la tecla , estando ubicado el cursor en el campo proveedor. Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado en la configuracin el parmetro Alta de productos en captura, o por medio de la tecla , estando ubicado en el campo del producto.
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Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la tecla Nueva partida . Permite borrar una partida que ya se captur o por medio de la tecla estando en la partida que se desea eliminar. ,
Borrar partida
Enlace s
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo ms adelante). Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por medio
Tipo de Folio
de la tecla
(5 alfanumricos, 1 numrico).
Revisar Talla y Color 7.3 Alta de Documentos
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algn producto con estatus Grupo de Productos.
Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Recepciones, Ordenes o Devoluciones con los iconos posteriormente Edicin/Agregar con el icono .
La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra. De manera directa y/o enlazada. A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicacin se generalice para todos ellos.
Tipos de documento
Estatus de los documentos
Documentos
Proveedores Pestaas de consulta por periodos de tiempo. Figura 7.3-1 Consulta de documentos de compra.
Importes
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Encabezado del documento
Partidas del documento
Figura 7.3-2 Alta de Compras.
Campos de la Cabecera: a) Recepcin: Aqu se define si es un documento directo o enlazado de una orden, es decir que tome informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Ms adelante se ver a detalle el tema de enlace de documentos. b) Nmero de recepcin: Este campo servir para indicar el nmero del documento que se est agregando y dependiendo de la configuracin, este campo podr ser o no editado, pero en cualquier caso el sistema asignar un nmero consecutivo. El sistema sugiere el folio definido en configuracin, pero se podr seleccionar otro con el botn Folios ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla o con la tecla se podrn conocer todos los documentos elaborados anteriormente. El sistema no permite utilizar nmeros de documento repetidos.
Figura 7.3-3 Seleccin de folios.
La seleccin de folios se puede hacer tambin con el icono c)
Fecha: El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada. o escribiendo la clave directamente.
d) Proveedor: Se indica la clave del proveedor con la tecla
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Figura 7.3-4 Bsqueda de Proveedores.
Al hacer uso de la tecla aparecer una ventana, en la cual se podr hacer la bsqueda del proveedor en base diferentes criterios, como se muestra en la imagen anterior. Los principales criterios son Nombre, RFC, CURP, etc., permitiendo si se tiene configuradas las leyendas de los campos libres, que estas aparecern como criterios de bsqueda. Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de un documento de compra. El nico documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolucin. Si en la configuracin de Compras se tiene habilitado el parmetro Alta de proveedores en captura, estando el cursor en el campo Proveedor, con la tecla o con el icono , se podr dar de alta el nuevo Proveedor.
e) Entregar a: Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la mercanca amparada por el documento. f) Referencia del proveedor: Se puede usar para escribir el nmero del documento que el proveedor presenta al momento de entregar la mercanca. g) Esquema: Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento, el sistema ignorar el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar el esquema definido en el documento. h) Descuento: El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catlogo de proveedores. A su vez, el descuento aqu anotado se sugerir en la captura de cada partida y disminuir el costo del producto. i) Descuento Financiero: Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo, pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento. j) Fecha de Recepcin / Devolucin: La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviar la mercanca o una fecha tentativa. k) Moneda: Elige la moneda en la que se efectuar la operacin. El sistema mostrar el costo unitario y el monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda. Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. l) Tipo de cambio: Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. El tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catlogo de monedas. Este valor es modificable. m) Almacn: Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de Multialmacn, se indica a cual almacn entrar la mercanca. n) Flete: Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de flete, en este campo se captura el monto del flete sin impuestos, ya que estos se calcularn al final, dependiendo del % de impuesto determinado en la configuracin. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona, a la cual se le asign clculo de flete, ya sea por monto fijo o por frmula, el flete se determinar de forma automtica, aunque cabe mencionar que podr ser modificado, al estar dando de alta el documento. Notas del asistente:
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La retencin se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete. Los montos obtenidos por retencin del flete se acumularn en el concepto definido en configuracin. Campos de las Partidas: a) Cantidad: Se indica la cantidad de elementos que adquirirn de un producto. El campo puede manejar hasta la siguiente entrada 999999999.99999, dependiendo de la configuracin. b) Producto: Se anota la clave del producto o con la tecla de un producto. se podr localizar rpidamente la clave de
Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minsculas y Minsculas. Si se hace uso de la tecla aparecer una ventana en la cual se podr hacer una bsqueda por diferentes criterios de bsqueda, tal como en los proveedores. En este campo se podr hacer uso de la Clave Alterna que se haya capturado en el producto en cuestin, es decir, se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna). Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la relacin entre la unidad de entrada y la de salida.
Figura 7.3-5 Ventana de factor entre unidades
c)
Descuento: Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondr el mismo dato anotado en la cabecera del documento d) Impuestos: 1 al 4, si se especific un esquema en la cabecera del documento, este se sugerir en la partida. e) Costo: Se indica el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercanca. El sistema sugiere la cantidad registrada como ltimo Costo, dentro del catlogo de Inventarios. El costo estar expresado en la moneda que se defini en el documento. Aunque el registr en movimientos al inventario se almacenar en trminos de la moneda base. f) Observaciones de la partida: Despus de haber indicado el importe, el sistema presentar una ventana, que permitir capturar observaciones de la partida que se est utilizando.
Figura 7.3-6 Observaciones de las partidas.
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Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos: S el producto indicado maneja nmeros de serie, despus de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla solicitarn Nmeros de serie, lotes y pedimentos. + , se desplegarn ventanas que
g) Nmeros de serie: Si el producto maneja nmeros de serie, aparecer una ventana donde sern registrados en el sistema, la cual se explica a continuacin.
Cantidad, se toma de la capturada en la partida. Nmero de Serie base. Esta casilla registrar automticamente en forma secuencial los nmeros de serie a partir del nmero base.
Nmeros de serie.
Figura 7.3-7 Alta de Nmeros de Serie.
Si durante la captura se intenta registrar un nmero de serie que ya existe, el sistema mandar el mensaje que se muestra a continuacin, indicando de esta situacin.
Figura 7.3-8 Mensaje de advertencia al capturar una serie repetida
Por esta causa podrn ser consultados los nmeros de serie con el botn , que aparece estando ubicados en la partida del nmero de serie. Una vez capturados correctamente los nmeros de serie, estos se podrn guardar por medio de a tecla .
Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, el sistema solicitar que sean registrados, por medio de la siguiente ventana:
Figura 7.3-9 Alta de Lotes y pedimentos.
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Para pedimento, solicita los siguientes datos: Nmero de pedimento Fecha Aduana Mientras que los lotes permiten la captura de: Lote Fecha de caducidad Adems se cuenta con una tercer pestaa que permite capturar las observaciones para estos dos conceptos, independientemente que todos los campos no son obligatorios de captura. Una vez capturados los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base de datos, por medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente informacin.
h) Indirectos: El sistema permite capturar un monto de gastos indirectos, el cual afectar al costo registrado para cada producto del documento, ya que el sistema har un prorrateo, dividiendo proporcionalmente en base a la cantidad y costo de cada producto, mostrando una ventana como la siguiente:
Figura 7.3-10 Captura de Indirectos.
Esta casilla indica s el monto de los indirectos se sumar de forma automtica, manual o nunca, al saldo total de la cuenta por pagar al proveedor, pero esto depender de la configuracin que se le asigne al sistema en base a la administracin interna de cada empresa. Por ejemplo se tiene una compra con un total de 10,000.00, pero se capturan indirectos por 550.00, se indica que se marca la casilla el monto de la CxP ser de 10,550.00. NOTA: Esta casilla no indica si se hace el prorrateo o no de los indirectos, ya que desde que se captura cualquier cantidad en este campo, se afectar el costo de cada producto del documento. Posteriormente aparecer una pantalla como la siguiente, donde se podr especificar la fecha de pago, la cual se genera tomando como punto de partida para el plazo, la fecha de elaboracin del documento ms los das de crdito que se indicaron en los datos del proveedor, dando como resultado la fecha de vencimiento para liquidacin del documento. Este campo es modificable; tambin permite la captura de las observaciones generales del documento.
Figura 7.3-11 Fecha, Observaciones y Plazos de pago.
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Con este botn se podrn establecer los plazos en que el documento podr ser pagado, mostrando la siguiente ventana (esta operacin es opcional).
Figura 7.3-12 Compra a plazos.
Al dar aceptar aparecer la ventana de totales, donde se podr consultar el desglose de descuentos, impuestos y flete.
Montos del descuento. Montos de impuestos. Total de indirectos Monto del flete. Retencin, la que se especfica en el detalle. Impuesto del flete. Total del flete. Total del documento. Figura 7.3-13 Desglose de totales. Subtotal Subtotal, incluye Descuentos, impuestos e indirectos.
Por ltimo al grabar el documento, aparecer la ventana de emisin de documentos con el cual ser posible la impresin del documento, el sistema cuenta con diferentes formatos de impresin que permitirn ajustar las impresiones de acuerdo a las necesidades especficas de cada empresa.
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Nmero de copias. Formato de impresin. Permite la edicin de los formatos .fto con el editor especificado en la configuracin. Figura 7.3-14 Emisin de documentos.
Los formatos de impresin son archivos que contiene una serie de comandos que se ejecutan para mostrar la informacin. 7.4 Consulta de Documentos Al ir generando documentos, estos se irn agregando en la ventana de consulta (figura 7.4-1) para que puedan ser consultados, impresos, modificados, cancelados, etc. Al seleccionar Ordenes de Compra, con el icono editar o dando doble clic sobre el documento, podr ser modificada, ya que estas no tienen afectacin en Movimientos la inventario ni en Cuentas por pagar, siempre y cuando no haya sido enlazada, apareciendo la ventana de captura (Figura 7.4-2). En esta consulta tambin se podrn hacer bsquedas oprimiendo el icono Buscar o pulsando siguiente pantalla: , mostrando la
Figura 7.4-1 Bsqueda de documentos.
Tambin se podr hacer un filtro de esta consulta para que muestre nicamente aquellos documentos que necesitamos visualizar, ya sea con el icono Filtrar o pulsando , lo cual desplegar una ventana que contendr una serie de criterios para que se pueda generar dicho filtro, ya sea por nmero de documento, rangos de fechas, por proveedor, estatus de los documentos, etc.
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Figura 7.4-2 Filtro de documentos.
Tambin esta consulta podr ser impresa, teniendo la posibilidad de tener varias opciones, con la pestaa Destino:
Permite tener una vista previa en pantalla de cmo ser la impresin en papel, permitiendo la impresin. Permite mandar la consulta a un archivo plano, en la ruta que se le establezca. Permite seleccionar una impresora de las registradas en el equipo.
Permite enviar la consulta por correo electrnico en un archivo plano adjunto, indicando asunto en especfico y un pequeo mensaje. AL hacer este proceso se abrir el programa de correo electrnico que se tenga especificado como predeterminado.
Seleccin de rango de pginas para impresin.
Figura 7.4-3 Destinos de impresin.
Este botn se habilita al seleccionar como destino la impresora, y al dar clic sobre l, mandar llamar el dilogo de configuracin de la impresora.
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Recordando que en clientes y proveedores se puede dar de alta una lista de contactos independientes para cada uno de ellos, se puede hacer uso de esta lista dando clic en el icono , as como de los vendedores y usuarios que estn registrados en el sistema, permitiendo hacer mas eficiente la comunicacin entre los miembros de la organizacin, as como con clientes y proveedores. Si se encuentra habilitada la casilla en el programa de correo electrnico se habilitar el campo CCO, para que se pueda mandar copia oculta a alguien ms, aunque cabe mencionar que el destinatario de la copia oculta, se tendr que elegir desde el mismo programa de correo.
7.4-4 Seleccin de destinatarios de correo.
Se cuenta con una columna llamada Status, donde los estatus de los documentos pueden ser los siguientes: Original: Cuando el documento no fue impreso. Emitido: Cuando el documento ha sido impreso. Recibida: Cuando se hizo una recepcin completa de una orden, por medio de un enlace. Rec. Parc: Cuando se recibi parcialmente la mercanca por medio de un enlace. Devuelta: Cuando se efecta una devolucin de todos los artculos del documento. Dev. Parc: Cuando el documento fue devuelto parcialmente por medio de un enlace. Cancelada: Cuando se hizo una cancelacin del documento. Prctica 12: Alta de compras Dar de alta los siguientes documentos de compra: Orden #1 Orden: Directa Entregar a: Puerta 7 Descto: 5 Cantidad Producto 25 000 852 368700 25 000 902 368700 Fecha: 0111aa No. Almacn: 1 Fecha Rec.: 0111aa Unidad Pz Pz Proveedor: 1 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 62.00 104.00
Impto. 15 15
Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar). Existencias de los productos (No las aumenta). Saldo del proveedor (No lo aumenta). Notas del asistente:
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Orden: Directa Entregar a: Jess Torres Descto: 5 Cantidad Producto 30 PULI2000-1HP 50 CEPJAR
Orden # 2 Fecha: 0111aa No. Almacn: 1 Fecha Rec.: 0111aa Unidad Pz Pz
Impto. 15 15
Proveedor: 2 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 410.50 30.50
Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar). Existencias de los productos (No las aumenta). Saldo del proveedor (No lo aumenta). Compra #1 Fecha: 1211aa Ref. Prov.: 9583 Descto: 5 Tipo de Cambio: 1.00 Unidad Impto Pz Pz 15 15
Recepcin: Directa Entregar a: Almacn 1 Esquema. 1 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 100 100 000 852 368700 000 902 368700
Proveedor: 1 No. Almacn: 1 F. Recep: 1211aa Costo por unidad 62.00 Nmeros de Serie: PL-0001 (Secuencial) 104.00
Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito. Verificar: Existencias de los productos (deben aumentar). Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra de ese producto menos el descuento). Compra #2 Fecha: 1511aa Ref. Prov.: 5150 Descto: 5 Tipo de Cambio: 1.00 Unidad Impto Pz 15 Pz 15
Recepcin: Directa Entregar a: Almacn 1 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 30 PULI2000-1HP 50 CEPJAR Indirectos: 50.00 Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito.
Proveedor: 2 No. Almacn 1 F. Recep: 1801aa Costo por unidad 410.50 30.50
Verificar: Existencias de los productos (deben tener la cantidad de la compra). Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).
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8.
8.1 Definicin
FACTURAS
Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores y/o con el icono
Por medio del modulo de Facturacin, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una Venta; adems este modulo esta ntimamente ligado al de clientes y CxC ya que, al generar Facturas, para el cliente se genera la correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del cliente. Este modulo se subdivide en 5 tipos de documentos: Facturas: Es el documento final de venta, este documento es de valor fiscal por lo tanto el sistema presenta la informacin de forma detallada haciendo los correspondientes desgloses de impuestos y de descuentos. En el sistema se puede elaborar una factura directamente, o bien, proveniente de una(s) remisin(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotizacin(es), cuando se llegue al tema de enlaces se ver a detalle este proceso. Remisiones: Con este documento se podr llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados. Pedido: Este documento es la solicitud formal de una compra de mercanca, en el cual se indica una fecha de entrega. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la informacin previamente registrada en una cotizacin facilitando as su captura, al grabar el pedido, el sistema slo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catlogo de Inventarios y los pendientes por surtir slo se incrementan en Inventarios. Cotizacin: Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la compra de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. Devolucin: Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones es devuelta por parte del cliente.
8.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitarn la captura del documento, los cuales se explican a continuacin. Icono hacerse con la tecla . Descripcin Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede Guardar
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar Ver Totales generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla .
Observaciones del Documento
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento. Permite dar de alta clientes desde el documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta en captura, o por
Alta de Clientes
medio de la tecla , estando ubicado el cursor en el campo cliente. Permite aplicar las polticas de descuento que concuerden con el cliente, producto o cualquier factor especificado en la poltica, o por medio de la tecla
Polticas
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Permite insertar una nueva partida en el documento por medio de la tecla Nueva partida . Permite borrar una partida que ya se captur por medio de la tecla estando en la partida que se desea eliminar. ,
Borrar partida
Enlace s
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo en el tema de enlaces). Estando en las partidas con claves que manejen nmeros de serie, permite ver la ventana donde se pueden capturar los nmeros de serie. Permite hacer la captura a travs de documentos modelo, los cuales son archivos que tiene el borrador de un documento. Permite capturar la informacin correspondiente al envo de la mercanca
Nmeros de Serie
Modelos
Informacin de envo
referente al documento o con las teclas
Cliente Mostrador
Cuando en el documento se utiliza la clave MOSTR se podrn consultar los datos ingresados en la respectiva ventana, para ser editados. Estando en las partidas permite seleccionar el lote y pedimento
Lotes y Pedimentos
correspondiente a la clave seleccionada o con las teclas +
Al capturar Pedidos, permite hacer el apartado de la mercanca con las teclas
. Al activar esta opcin, en la partida donde se realiz esta operacin
Apartar
aparecer el icono , indicando que ya se realiz el apartado. Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema por medio de la tecla (5 alfanumricos, 1 numrico).
Tipo de Folio
Revisar Talla y Color
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algn producto con estatus Grupo de Productos.
Al realizar un apartado la operacin en cada partida se genera en ese mismo momento, por lo tanto si se esta elaborando un pedido y se hace el apartado de varios productos y el documento por alguna causa no es guardado, la cantidad de productos que se apartaron quedar en este estatus, impidiendo la venta de la cantidad mayor a las existencias no apartadas. Asimismo si ya se realiz un apartado con 20 piezas y posteriormente en esa partida la cantidad se cambia a 10, cantidad apartada seguir siendo 20. Lo apropiado es desapartar, cambiar la cantidad y posteriormente volver a apartar. 8.3 Alta de Documentos Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones con los iconos , posteriormente Edicin/Agregar con el icono ..
La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de venta. Pudiendo ser de manera directa y/o enlazada. A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicacin se generalice para todos ellos.
110
Es importante aclarar que al dar de alta documentos de compra o venta, el proceso es similar entre ellos, aunque sus afectaciones son totalmente distintas y de hecho diametralmente opuestas, por ello cuando sea necesario se explicar a detalle alguna situacin, pero cuando el proceso sea igual a compras solo se har mencin de ello.
Tipos de documento
Estatus de los documentos
Documentos
Clientes Pestaas de consulta por periodos de tiempo Figura 8.3-1 Consulta de documentos de venta.
Importes
Encabezado del documento
Partidas del documento
Figura 8.3-2 Alta de Factura.
Campos de la Cabecera: a) Factura: Aqu se define si es un documento directo o enlazado, es decir que tome informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Los documentos de ventas tienen 3 posibilidades de enlace. Mas adelante se vera a detalle el tema de enlace de documentos. Notas del asistente:
111
b) Cliente: Se indica la clave del cliente escribindola directamente o con la tecla . Para efectos de agilizar la facturacin, el sistema da de alta automticamente una clave genrica MOSTR, la cual corresponde al cliente de Mostrador y aparece con solo pasar el campo Cliente sin indicar ninguna clave, mostrando un dilogo donde se podrn incluir los datos de este cliente como se ven en la figura 8.3-4. Al hacer uso de la tecla se podr buscar la clave del cliente en base a varios criterios, entre los ms importantes se pueden mencionar: Nombre, Telfono, RFC, CURP, Clasificacin, etc., inclusive por campos libres en los cuales si se configura la leyenda, sta aparecer como criterio de bsqueda, como se muestra a continuacin:
Figura 8.3-3 Bsqueda de Clientes.
Figura 8.3-4 Datos Mostrador.
La ventana anterior se puede visualizar presionando c) d) e) f) g) h) i) j)
Su Pedido: Se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe sealar que este campo no se presenta en la elaboracin de documento de cotizaciones. Vendedor: Se indica la clave del vendedor que esta atendiendo, o si se asign al cliente algn vendedor este aparece de forma automtica. Comisin: Al seleccionar al vendedor toma la que se le asign en el catlogo, pero se puede modificar. Condicin: Se especifica la forma en que se va apagar este documento, (por ejemplo, "Efectivo", "Crdito", "Cbrese o Devulvase - C.O.D.", etc.). Enviar a: Se puede escribir de forma manual un cliente o seleccionar alguno de los existentes en caso de que se encuentren dados de alta como sucursales. Consignar: Anota o selecciona al cliente al que se le enviar la mercanca; ste puede ser diferente al cliente al que se le facturar. Entrega: Se refiere al da en que el cliente debe recibir la mercanca. Informacin de Envo: Adicionalmente se podr captura la informacin de envo oprimiendo + , mostrando la siguiente ventana: con
112
Figura 8.3-5 Captura de informacin de envi.
Campos de las Partidas: Al igual que en compras los campos son iguales excepto que en lugar de costo aqu se maneja precio y se puede hacer una seleccin de la lista de precios que se manejan dentro del detalle de cada producto, haciendo uso de la tecla , apareciendo un dilogo como el siguiente:
Figura 8.3-6 Lista de Precios.
Aqu solo ser necesario seleccionar cualquiera de los precios de la lista aunque cabe mencionar que se puede capturar manualmente, en caso de ser as y tener dado de alta un precio mnimo, el precio capturado no podr ser menor al mnimo, en cuyo caso, el sistema mandar un mensaje en la barra de estado, como el siguiente:
Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos: S el producto indicado maneja nmeros de serie, despus de capturar las Observaciones o al presionar las teclas + (Nmeros de Serie) y desplegarn ventanas que solicitarn los Nmeros de serie, lotes y pedimentos. Los nmeros de serie se pueden tener los siguientes estatus: Disponible No disponible Vendido Baja Defectuoso La seleccin de nmeros de serie tambin se puede hacer con el icono Notas del asistente: .. + (Lotes), se
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Si el producto maneja lotes y/o pedimentos al estar vendiendo aparecer una ventana como la siguiente para que se pueda seleccionar de la lista de lotes y/o pedimentos, alguno de ellos. Esta lista indica la cantidad existente por cada lote o pedimento, esto tambin se puede hacer presionando el icono ..
En caso de que se fueran a vender, por ejemplo 5 productos, pero se tienen 2 lotes distintos, uno con 2 y otro con 3 respectivamente, se debern generar dos partidas para que se pueda hacer la descarga correcta de cada uno.
Figura 8.3-7 Consulta de lotes y pedimentos en venta.
Una vez capturados todos los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base de datos, por medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente informacin, que es igual a la de compras excepto por que tiene la informacin de la comisin al vendedor.
Monto de la comisin.
Figura 8.3-8 Totales de venta.
Esta ventana puede aparecer antes de salvar este documento para consultar los totales antes de que sea grabado con la tecla o con el icono .
Una vez que se indica grabar el documento, aparecer la ventana de la forma de pago:
114
Figura 8.3-9 Eleccin de la forma de pago.
Pago de contado: Si se utiliza sta forma de pago, el sistema mostrara una ventana para hacer la recepcin del pago. A crdito con enganche: Al activar sta opcin se mostrara una ventana para hacer la recepcin del pago, y la diferencia generar una CxC para que se pague en la fecha sealada en fecha de pago. A crdito sin enganche: Con esta opcin mostrar una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras correspondientes al nmero de pagos. Pago a plazos: Con esta opcin mostrar una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras
correspondientes al nmero de pagos.
Fecha de pago (a 0 das): Se mostrar la fecha de vencimiento y al activar la opcin mostrar una ventana como la siguiente:
Figura 8.3-10 Establecimiento de plazos.
Cuando se va a realizar el pago a plazos de un documento, se presentan las siguientes opciones: Se utiliza esta opcin para que generar un solo pago, del saldo del documento. Esta opcin divide el saldo del documento en tres pagos. Esta opcin divide le saldo del documento en 12 pagos mensuales. Notas del asistente:
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Esta opcin permite indicar el nmero de pagos de forma manual, permitiendo establecer la periodicidad de los mismos con la lista desplegable llamada plazos, en la cual se seleccionan periodos semanales, quincenales, mensuales o por das especficos del mes, a partir de una fecha especfica del campo Fecha del Primer Pago. Esta opcin permite indicar el monto de cada pago, lo cual implica que el sistema calcula y determina de forma automtica el nmero de pagos para el saldo pendiente, dividindolo en letras. En esta opcin, el sistema permite ingresar un enganche, con lo que se determina el saldo pendiente, que es la diferencia del monto original del documento menos el enganche. Por otra parte se puede aplicar una tasa de inters al saldo, de modo que cualquier opcin que se indique en el sistema llevar incluido el monto de los intereses en saldo pendiente. Cuando se elige Pago de Contado, Crdito con Enganche y Pago a Plazos capturando un enganche aparecer una ventana la cual permite hacer la recepcin del pago en cualquier forma (efectivo, cheque, tarjeta de crdito, etc., o una combinacin de varios) este tema se profundizara cuando se llegue al tema de Recepcin de Pagos. Emisin de documentos, es la parte en la cual se le indica al sistema si deseamos imprimir el documento elaborado y el manejo es exactamente igual que en compras, con los respectivos formatos de impresin, propios de documentos de venta.
Figura 8.3-11 Emisin de documentos de venta por formato.
8.4 Consulta de Documentos La consulta de documentos de venta funciona de igual que la Consulta de Compras. Los documentos que se pueden modificar son Pedidos y Cotizaciones siempre y cuando no se hayan sido enlazados. Prctica 13: Alta de documentos de venta Dar de alta los siguientes documentos de venta: Cotizacin #1 Fecha: 0112aa Vigencia.: 0111aa Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1.00 Unidad Pz Pz Pz Pz
Cotizacin: Directa Condicin: Crdito Descto.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 1 000 852 368700 1 000 902 368700 1 PULI2000-1HP 1 CEPJAR
Cliente: 1 Esquema: 1 Comisin: 3 Impto. 15 15 15 15 Costo por unidad 35.00 250.99 896.99 102.30
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Orden: Directa Condicin: Crdito Esquema: 1 Comisin: 3 Cantidad Producto 5 000 852 368700 5 000 902 368700 3 PULI2000-1HP 5 CEPJAR Verificar: Los pendientes por surtir de los productos. Saldo del cliente (deben estar en cero).
Pedido # 1 Fecha: 0212aa Fecha entrega: 0212aa Descto.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Unidad Impto. Pz 15 Pz 15 Pz 15 Pz 15
Cliente: 1 Su pedido: 25 Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1.00 Costo por unidad 35.00 250.99 896.99 102.30
Remisin: Directa Condicin: Crdito Su pedido: 26 Vendedor: 3 Cantidad 3 1 2 1
Producto
Remisin #1 Fecha: 0512aa Fecha entrega: 0512aa Esquema: 1 Comisin: 2 Unidad Impto Pz Pz Pz Pz 15 15 15 15
000 852 368700 000 902 368700 PULI2000-1HP CEPJAR
Cliente: 1 No. Almacn 1 Desc.: 0% Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 35.00 Nmero de Serie: PL-0001 (Secuencial) 250.99 896.99 102.30
Verificar: Existencias de los productos (deben disminuir). Saldo del cliente (debe estar en cero). Factura #1 Fecha: 0712aa Fecha entrega: 0712aa Esquema: 1 Comisin: 3 Unidad Impto Pz Pz Pz Pz 15 15 15 15
Factura: Directa Condicin: Crdito Su pedido.: 510 Vendedor: 3 Cantidad 1 1 1 1
Producto
000 852 368700 000 902 368700 PULI2000-1HP CEPJAR
Cliente: 1 No. Almacn 1 Desc.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 35.00 Nmero de Serie: PL-0004 250.99 896.99 102.30
Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito. Forma de Pago: Pago a plazos (3 pagos y 500.00 de enganche en efectivo). Notas del asistente:
117
Verificar: Existencias de los productos (disminuyeron). Saldo del cliente.
118
9.
ENLACE DE DOCUMENTOS
9.1 Definicin El enlace de documentos es una operacin que facilita la captura de los documentos en base otro, adems permite tener un mayor seguimiento sobre los documentos generados. Esta operacin se puede hacer tanto en Compras como en Facturas y para efectos de este curso tomaremos los documentos de ventas ya que son los que tienen una cadena ms larga de enlaces. 9.2 Consideraciones Para hacer un enlace de documentos se tiene que tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. 2. 3. 4. 5. Los documentos tienen un orden jerrquico de tipo piramidal, es decir, los documentos de mayor jerarqua enlazan a los de menor y nunca puede ser al revs. El enlace es slo entre documentos del mismo tipo, es decir, no se pueden enlazar a una factura remisiones y cotizaciones al mismo tiempo, aunque de forma heredada si es posible. El enlace se genera nicamente entre documentos realizados al mismo proveedor o cliente. Los documentos se pueden enlazar total o parcialmente. Un enlace parcial puede ser de dos formas: Usar una cantidad menor a la original en las partidas. Usar slo algunas partidas del documento original. En ambos casos el documento queda pendiente solo con aquellos artculos que no fueron enlazados. Se pueden incrementar las cantidades originales o aumentar ms partidas, excepto cuando se trata de una Remisin a una Factura, en cuyo caso, slo se podrn ingresar cantidades menores a las originales sin aumentar partidas, esto es debido a que la remisin ya gener los movimientos al inventario correspondientes y solo se generar la CxC. Si se intenta ingresar una cantidad mayor a la original, el sistema mandar un mensaje en la barra de estado indicando lo siguiente: La cantidad no debe ser mayor a la original Al intentar ingresar una nueva partida el sistema muestra un mensaje como el siguiente: Slo pueden capturarse servicios Esto es debido a que los servicios no generan movimientos al inventario. 7. Un documento enlazado totalmente ya no podr ser utilizado.
6.
A continuacin se ilustra el orden jerrquico del enlace entre documentos.
Facturas Recepciones Devoluciones Devoluciones Remisiones Ordenes Pedidos
Cotizaciones
Figura 9.2-1 Flujo de enlace de documentos de compra y facturacin.
119
9.3 Procedimiento Al momento de generar un documento, en este caso una factura se deber hacer lo siguiente: 1: Indicar el tipo de documento.
2: Al pasar al siguiente campo el sistema muestra una ventana, donde se deber indicar la clave que corresponde al cliente o proveedor, con la tecla se despliega el listado de los clientes o proveedores.
Figura 9.3-1 Seleccin de cliente.
3: Una vez seleccionado el cliente, en la columna Documento al presionar la tecla consulta para seleccionar los documentos disponibles.
se podr visualizar una
Figura 9.3-2 Seleccin de documentos de venta.
9.4
Enlace Automtico
Recordemos que se pueden enlazar ms de un documento para lo cual se tiene el siguiente icono o con . Cuando se usa esta opcin, el sistema presenta una ventana que ayudar a generar el enlace de un grupo de documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.
120
Figura 9.4-1 Enlace automtico de documentos.
Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las caractersticas especificadas aparecern en la ventana de Enlace de documentos. 4: Posteriormente slo ser necesario oprimir para salvar esa informacin, dando como resultado que la informacin de los documento(s) se encuentre disponible en el documento base. Al poner cantidades menores a las originales y/o borrar partidas, har que el documento enlazado quede pendiente nicamente con los artculos restantes, para poder ser usado en otro documento hasta que este sea utilizado en su totalidad. Para el caso compras el procedimiento es el mismo siendo el enlace disponible nicamente de Ordenes a Recepciones. En el caso de devoluciones, para Facturacin solo se podrn hacer de Facturas a Devoluciones y para Compras de Recepciones a Devoluciones. Prctica 14: Enlace de documentos Realizar los siguientes enlaces de documentos: a) Enlazar la cotizacin 1 a un pedido, aumentando las cantidades originales a 2 mas. b) Enlazar el pedido anterior a 2 remisiones, de tal forma que los 2 primeros productos se generen en una remisin y los otros 2 en una segunda remisin, observar como el sistema solo deja disponibles los productos pendientes tanto en partidas y cantidades. c) Enlazar las 2 remisiones anteriores a una sola factura, que para afectos prcticos, es lo que hacen en muchos negocios cuando al final hacen una sola factura por el total de las remisiones. La venta ser a crdito sin enganche.
121
122
10. INTEGRACIN DE MDULOS

10.1 Definicin Cada uno de los mdulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si, es decir, si se realiza la captura de documentos en Compras o Facturacin, esto ocasionar que se produzca un movimiento en Inventarios, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar. Esto depender o se cumplir en caso de que el usuario decida activar o no la integracin de los mdulos. SIMBOLOGIA: Incrementa Disminuye @ Actualiza S
A continuacin se presentan las afectaciones que tiene la generacin de los diferentes documentos que se capturan en los mdulos de Compras y Facturacin en los mdulos de Inventarios y Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar: 10.2 Afectaciones de Facturas a Inventarios
Documento
Existencias Pendientes X Surtir
Inventarios
Monto Ventas Cantidad Ventas Fecha Ultima Venta Apartados
Movs. al Inventario
Genera Movimiento
Multialmacn
Existencias
Factura Directa Factura Remisin Factura Pedido Factura Cotizacin Remisin Directa Remisin Pedido Remisin Cotizacin Pedido Directo Pedido Cotizacin Cotizacin Directa Devolucin Directa Devolucin Factura
@ @ @ @ @ @
NOTA: Los apartados se actualizan nicamente si stos se marcaron en los pedidos.
123
10.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar

Documento
Saldo
Clientes
Ventas anuales Fecha Ultima Venta
Cuentas x Cobrar
Genera Movimiento
Factura Directa Factura Remisin Factura Pedido Factura Cotizacin Remisin Directa Remisin Pedido Remisin Cotizacin Pedido Directo Pedido Cotizacin Cotizacin Directa Devolucin Directa Devolucin Factura
@ @ @ @
10.4 Afectaciones de Compras a Inventarios

Documento
Existencias Pendientes X Recibir
Inventarios
Costo Promedio Ultimo Costo Fecha Ultima Compra
Movs. al Inventario
Genera Movimiento
Multialmacn
Pendientes X Recibir
Apartados
Orden Directa Recepcin Directa Recepcin Orden Devolucin Compra

@ @ @ @ @ @ @
124
10.5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar

Documento
Saldo
Proveedores
Compras anuales Fecha Ultima Compra
Cuentas x Pagar
Genera Movimiento
Orden Directa Recepcin Directa Recepcin Orden Devolucin de Compra
@ @
125
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11. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

11.1 Definicin Los movimientos al inventario son el registro de aquellos conceptos que identifican a las entradas o salidas del inventario; por ejemplo, ventas, entradas de fabricacin, ajustes, etc. Aspel-SAE cuenta con un catlogo de conceptos de Movimientos al inventario predefinido, al crear este catlogo, el sistema incluye los conceptos ms usados, adems de que permite que se den de alta hasta 49 movimientos de entrada y 49 movimientos de salida. Los nmeros de concepto para movimientos de entrada, se agruparan del 1 al 7, estn reservados por el sistema para las operaciones ms comunes que se manejan en l, as como los nmeros 51 al 58 para los movimientos de salida. 11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario. Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Conceptos de movs. al Inventario con el icono Con esta opcin se podr acceder a la consulta de Movimientos al inventario donde se podrn dar de alta conceptos adicionales a los ya existentes.
Figura 11.2-1 Consulta de Conceptos al Inventario.
Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se quiera modificar un concepto el nmero y el tipo (Entrada, Salida) ya no pueden ser modificados.
Figura 11.2-2 Alta del concepto.
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Sus campos: Tipo de movimiento Entrada/Salida: En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida) que corresponde al concepto que se va a dar de alta. No. de concepto: Se indica el nmero de concepto (el sistema sugerir el consecutivo automticamente, a partir del Tipo definido). Descripcin: En este campo se cuenta con 18 caracteres para capturar la descripcin del concepto. Cuenta contable: Se podr asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la contabilizacin de cada movimiento que se registre bajo este concepto. Esta cuenta es til cuando se utiliza la interfase con el sistema ASPEL-COI, ya que la cuenta que aqu se defina ser la que se afecte al contabilizar la pliza generada al efectuar dicha interfase. Asociado a: Se tienen tres opciones: o Asociado a cliente: Al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el sistema te permitir asociar un cliente al movimiento o Asociado a proveedor: Se podr indicar un proveedor o No asociado: No permite capturar el campo de proveedor o de cliente. Prctica 15: Alta de conceptos Dar de alta el siguiente concepto: Tipo de Movimiento: Entrada. No. de concepto: El consecutivo que muestre Descripcin: Inventario Fsico. Asociado a: Ninguno.
11.3 Alta de Movimientos Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Movimientos al inventario/Edicin/Agregar seleccionar el icono .
La opcin Alta de Movimientos es un catlogo que permite obtener el control de las existencias de los productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectan. Es importante especificar el nmero de Documento, Nmero de Almacn, Concepto, Cantidad, Producto; ya que de esta manera se harn las afectaciones necesarias al movimiento especificado.
Figura 11.3-1 Consulta de Movimientos al inventario.
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Con el icono Agregar aparecer la siguiente pantalla:
Referencia Fecha del Movimiento Concepto de Mov. Inv. Nmero de Folio
No. de Almacn Cliente / Proveedo Partidas
Figura 11.3-2 Consulta de Movimientos al inventario.
De acuerdo al nmero de concepto elegido para realizar el movimiento, se habilitar el campo de Cliente o Proveedor, as mismo de forma automtica el sistema asigna un folio auto-numrico, el cual ser til para poder llevar un control ms exacto sobre los movimientos al inventario realizado. 11.4 Consulta de Movimientos (Kardex) Ruta de acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Kardex y/o seleccionar el icono .
Esta consulta presenta el registro de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que fueron realizados. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto, sus existencias, sus salidas, as como los costos originados por los movimientos presentados. La informacin que presenta el Krdex es la de todos los movimientos del producto, de tal forma que se puede conocer: el costo operado en cada movimiento a partir del mtodo de costeo definido para el producto, las existencias despus de efectuar el movimiento y las capas generadas por el mismo, (cuando se trabaja con los mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S). Adems se presentan todos los movimientos agrupndolos de acuerdo al almacn en que se registraron.
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Figura 11.4-1 Consulta de Movimientos del producto Kardex.
Se podr consultar el detalle de cada movimiento realizado para conocer sus costos.
Figura 11.4-2 Detalle del movimiento.
Existen algunos aspectos ms a considerar, pero se vern ms a profundidad cuando se vea el tema de Mtodos de costeo en un curso sucesivo.
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12. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR

12.1 Definicin En muchas ocasiones seguramente se tendrn que registrar ciertos movimientos de forma manual en el sistema, como pueden ser Saldos Iniciales, Facturas, Notas de Crdito, Cheques, Anticipos, etc., para ello el sistema cuenta con la posibilidad de poder realizar estos movimientos por medio del alta de CxP y CxC para el caso proveedores y clientes respectivamente. Al igual que en movimientos al inventario, tambin dentro de CxP y CxC se cuenta con un catlogo de conceptos de movimientos de cuentas, para poder identificar cada registro y poder llevar un control mas ptimo. 12.2 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Catlogo de movimientos de Ctas. por cobrar o pagar y/o con los iconos Este catlogo maneja los conceptos estndar para consultar y/o agregar los movimientos de CxP y CxC. Se puede consultarlos, modificarlos o imprimirlos, la consulta presenta el nmero de concepto, su descripcin, el tipo: (C)argo o (A)bono, si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y, por ltimo, segn el caso, la columna Genera presenta el nmero de concepto que se deriva, como se muestra a continuacin.
Figura 12.2-1 Consulta de conceptos de CxP.
Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se modifica un concepto, el nmero, as como el tipo (cargo, abono) ya no podrn ser modificados. Al igual que en los conceptos de movimientos al inventario tambin de forma predeterminada el sistema cuenta con algunos conceptos propios para CxP y CxC, los cuales no se recomienda sean alterados ya que son utilizados para algunas operaciones internas.
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Figura 12.2-2 Edicin de conceptos.
Sus Campos: Nmero de concepto: Este nmero lo asigna automticamente en forma consecutiva el sistema e identifica al concepto mediante el cual se realizarn movimientos. Descripcin: Registra el nombre del concepto. Cuenta contable: Se indica en este campo el nmero de la cuenta contable en la que se registrarn los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto, s es que se utiliza la interfase Aspel-COI. Cargo / Abono: Es para que el sistema reconozca el concepto es un cargo o un abono. Aqu los conceptos de cargo y abono se manejarn de la siguiente manera, lo que contablemente sera un cargo a la cuenta de Proveedores, en SAE se entender como una cuenta por pagar de tipo abono y un abono a la cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo. Con referencia: S el concepto que se est dando de alta se relaciona con otro, al realizar un movimiento por este concepto se deber afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a travs del campo referencia. Por ejemplo el concepto 10 (Afectivo), siempre estar referenciado dado que al pagar o recibir efectivo se hace referencia aun documento de cargo o de abono. Con autorizacin: S el concepto que se est dando de alta requiere autorizacin para ser aceptado en la empresa. Por ejemplo, el concepto Tarjeta de crdito, quiz el saldo de la tarjeta se sobregire y se tenga que pedir un nmero de autorizacin bancario, en este caso aparcera un dialogo como el siguiente:
Figura 12.2-3 Ventana de Autorizacin.
Dada la importancia que tiene, que una autorizacin quede registrada correctamente, si se omitiera o se pusiera algn dato incorrecto el sistema mandar cualquiera de los siguientes mensajes:
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Figura 12.2-4 Mensajes que se pueden mostrar al colocar un dato incorrecto
Genera concepto nmero: En caso de que el concepto vaya a generar automticamente un movimiento de contrapartida, en este campo se indica, a qu concepto afectar. Por ejemplo para el concepto 13 (Ch. Posfecha (A)), genera el concepto 3 (Ch. posfecha (C)); pues quiz se recibe un cheque posfechado el cual salda una factura, pero como aun no se ha cobrado el cliente sigue con un saldo, el cual ahora estar bajo el concepto cheque posfechado por cobrar.
12.3 CxC y CxP Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edicin / Alta de CxP / CxC y/o con los iconos .
A travs de esta opcin se pueden agregar movimientos en el mdulo de Proveedores y CxP y Clientes y CxC, que dependiendo del concepto que se utilice, se afectarn los saldos de los Proveedores o Clientes. Cuando se utilice esta opcin, en el caso de CxC, aparece una ventana como la siguiente:
Figura 12.3-1 Alta de movimientos de CxC.
Clave: Indica la clave del cliente o proveedor al que pertenece el movimiento. Vendedor: Anota o selecciona la clave del vendedor que gener el movimiento (solo aplica para CxC). Concepto: Se indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos. Si el concepto es de tipo abono con referencia al salir del campo el sistema mandar un mensaje como el siguiente, indicando que se debe aplicar un folio:
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Figura 12.3-2 Mensaje de sugerencia de folios
Si este fuera el caso, existe una casilla como esta en la parte superior de la ventana, la cual al marcarla en el momento de guardar el movimiento, se almacenar con un folio el cual es posible visualizarlo, para poder llevar un mejor control. No. de factura: Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Se puede usar la tecla para seleccionar algn cargo que afecte al cliente. No. Documento: Se indica un identificador del cargo o abono que se esta dando de alta (por ejemplo, el nmero de un cheque). No. Referencia: Con este nmero se identifica el documento al que se desea aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos. Siempre y cuando el concepto maneje referencia. Fecha de aplicacin: Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del cliente. Fecha de vencimiento: Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta. Monto: Indica la cantidad que ampara el cargo o abono.
Los campos moneda, tipo de cambio y monto en $, que es la moneda base, solo se habilitan si se maneja multimoneda. Adicionalmente se cuenta con una pestaa de observaciones para el movimiento. Una vez que se almacena el movimiento, aparcera una ventana donde se podrn especificar los % de los impuestos.
Figura 12.3-2 Captura de impuestos.
Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente o proveedor un comprobante del movimiento. 12.4 Recepcin de Pagos Ruta de Acceso: Clientes y CxC / Edicin / Recepcin de pagos y/o con el icono .
Con esta opcin se pueden recibir pagos a un mismo documento, pudindolo efectuar en diferentes formas de pago, por ejemplo una parte en efectivo, otra con cheque, otra con Tarjeta de Crdito, etc. Notas del asistente:
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En caso de que el documento no se liquide completamente la diferencia aparecer como saldo pendiente del documento.
Figura 12.4-1 Recepcin de pagos.
Sus Campos: Clave del cliente: Se indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos. Documento: Registra el nmero de documento al que referir el pago, con , se desplegar una lista con el concepto, nmero de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del cliente. Fecha: Indica la fecha con la cual se registrarn los pagos. Aplica Folio: Se debe indicar si el movimiento ser foliado. Si se utilizan diferentes formas de pago se genera un folio distinto para cada forma. Si se maneja multimoneda y el documento a liquidar es en una moneda distinta a la base, el sistema indicara la moneda y solicitar el tipo de cambio, siendo aplicable para cualquiera de las formas de pago, es decir, no se podr manejar que un concepto sea un una moneda y otro en una distinta. Concepto / Forma de pago: Se debe indicar el nmero al concepto bajo el que se registrar el pago, se puede utilizar , donde los conceptos que se presentan en la ayuda son del tipo abono, que necesiten de un documento de referencia y que NO generen conceptos de partida doble. Monto: Indica el importe del pago que se esta realizando.
En la parte inferior se presenta el Importe del documento menos el total de los abonos, dando la diferencia del saldo restante del cliente. Al grabar, s alguna de las formas de pago que tiene autorizacin, estuviera incorrecta el sistema mandar el siguiente mensaje:
Figura 12.4-2 Mensaje de advertencia sobre la autorizacin
Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente un comprobante de pago.
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12.5 Aplicacin de Anticipos Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edicin / Aplicacin de anticipos y/o con el Icono La opcin Aplicacin de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuarn para los clientes y/o proveedores. Antes de hacer la Aplicacin de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar bajo el Concepto nmero 9 Anticipo. Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los siguientes movimientos contables: Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultar un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuenta con una cantidad a favor del cliente. El saldo indicar la cifra que an es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podr ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. Como se puede observar.
Datos del cliente
Lista de Facturas pendientes de pago
Monto y Saldo, lo cambia al seleccionar el Anticipo
Figura 12.5-1 Aplicacin de anticipos.
Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos, se debe dar un clic en el icono definir el documento que se aplicar a la factura o documento. Apareciendo la siguiente ventana.
y/o con la tecla
para
Figura 12.5-2 Seleccin del anticipo.
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Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos se deber colocar el cursor sobre el documento al cual se le aplicar el abono y oprimir . En caso de que el monto del Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede aplicar al pago de varias operaciones de cargo. Al intentar aplicar un anticipo, donde previamente no ha sido dado de alta el sistema mandar el siguiente mensaje:
Figura 12.5-3 Ventana de advertencia sobre los abonos por aplicar
Los anticipos que se den de alta bajo el concepto, se reflejaran en el saldo general del proveedor. 12.6 Divisin de Cargos Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Edicin / Divisin de cargos y/o con el icono Esta opcin permite dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento, generando de esta forma letras de pago.
Figura 12.6-1 Seleccin del Documento a dividir.
Al estar en esta pantalla se debe seleccionar el documento que se le va a aplicar la divisin y con la tecla aparecer la siguiente pantalla:
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Figura 12.6-2 Formas de divisin.
Sus campos: Nmero de documentos: Se indica en cuntos pagos se dividir el adeudo. Fecha de vencimiento inicial: Es la fecha en que se vence el documento original. Nmero de folio: Se indica la cifra a partir de la cual se numerarn automticamente todos los documentos. Concepto: Tambin e le denomina la Letra (Abono) donde se indica el concepto por el cual quedarn registrados los documentos. Por omisin se sugiere el concepto 14 (Letra de abono); Intervalo entre documentos: o Nmero de das. Indica el nmero de das que deben transcurrir entre el vencimiento de cada documento generado. o Da de la semana. En caso de pagos peridicos semanales, registra el da para los pagos. o Das del mes: Registra un da o das especficos del mes en que deben vencer los documentos generados, por ejemplo: 3, 10, 18 y 26 de cada mes, (esto se hace con + Clic).
Monto por documento, se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago, as como Fecha de ltimo documento, que es la fecha en que vencer el ltimo documento creado. Esta fecha se calcula con base en la fecha de vencimiento del primer documento, el nmero de documentos en que se dividi el pago y el periodo de das a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro. Al hacer este proceso desaparece el documento y genera el nmero de letras que se indicaron.
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13. CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CxC Y CxP

Una vez que se ha capturado informacin en los mdulos de CxC y CxP, ser posible consultarla con el propsito de interpretarla y que nos ayude a tomar decisiones. 13.1 Saldo General del Cliente / Proveedor Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Saldo General del Cliente / Proveedor y o con los iconos
Esta consulta nos presenta el desglose de los movimientos que se les generaron a los clientes y/o proveedores, as como el saldo correspondiente. Con consulta de la manera siguiente: tambin se puede consultar y en el caso de clientes aparece la
Figura 13.1-1 Saldo general.
Ya sea con al pestaa Detalle o con el icono se podr ver el detalle de los movimientos que se le han hecho a ese documento. Y as como cualquier consulta del sistema, se tiene una ventana para poder filtrar. 13.2 Cobros / Pagos del Da Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Cobros / Pagos del da. Esta consulta muestra los clientes que tienen adeudos a una fecha determinada. Se pueden consultar todos los documentos que al da sealado se encuentran vencidos, como se muestra en la ventana siguiente:
Figura 13.2-1 Cobros del da.
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13.3 Pronstico de Pagos Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Pronstico de Pagos. Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en el intervalo de tiempo definido en el filtro, tomando como referencia la fecha de vencimiento de los documentos pendientes de cobro o pago.
Figura 13.3-1 Pronstico de Pagos.
Con la tecla se indica la fecha de corte y el intervalo de das que habr de un perodo a otro, el sistema muestra automticamente el intervalo de 30 das. 13.4 Antigedad de Saldos de Proveedores Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Antigedad de Saldos Esta consulta presenta el monto de los saldos vencidos de proveedores por intervalos de tiempo y a una fecha determinada. En los filtros de la consulta se podr definir la fecha de corte y la periodicidad de la presentacin de los saldos como se muestra en la ventana siguiente:
Figura 13.4-1 Antigedad de saldos del proveedor.
13.5 Resumen de Movimientos Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Resumen de Movimientos. Esta consulta nos presenta los montos que se han generado por cada uno de los conceptos que se estn trabajando, as como el total de cargos y abonos y el saldo del proveedor, como se muestra en la ventana siguiente:
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Figura 13.5-1 Resumen de movimientos.
13.6 Consultas en Clientes Ruta de Acceso: Clientes / Expediente del cliente / Informacin de saldos. Para los clientes todas las consultas anteriores, se encuentran disponibles en el expediente del cliente, al acceder se muestra la siguiente ventana:
Figura 13.6-1 Pronstico de cobranza.
13.7 Por Concepto Ruta de Acceso: Clientes y CxC y/o Proveedores y CxP / Ver / Por concepto. A travs de esta consulta podremos conocer los movimientos que se le han generado a los clientes o proveedores ordenados de manera secuencial por cada concepto, es decir, primero conoceremos los movimientos de Facturas, Facturas a Plazos, Cheques, Efectivo, etc. de manera detallada. En esta consulta se presentarn los movimientos de cargo de manera positiva y los de abono de manera negativa, con esto se llegaremos al final de los movimientos al saldo pendiente de cobro, como se muestra en la ventana siguiente:
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Figura 13.7-1 Consulta por concepto.
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14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES

14.1 Definicin El sistema en sus catlogos de clientes y proveedores cuenta con una serie de procesos, los cuales se deben conocer ya que son herramientas muy tiles para por un lado, mantener actualizada la informacin y por el otro mantener as un control Administrativo sobre operaciones en especfico. 14.2 Suspensin Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Consulta de Clientes o Proveedores/ Seleccionar el cliente o proveedor a suspender /Edicin / Suspensin de clientes o proveedores .
Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente y/o proveedor especfico sin importar el saldo que tenga, de tal forma que al momento de generar algn documento en el mdulo de facturas y/o compras, el sistema lo notificar. Apareciendo la siguiente ventana.
Figura 14.2-1 Suspensin de clientes y/o proveedores.
El sistema siempre manda un mensaje de confirmacin, al indicarle que SI, en la columna del Estatus tendr una S. Al momento de generarle una factura o compra el sistema mandar un mensaje como el siguiente en la barra de estado de facturacin o compras: Cliente Suspendido Para volver a reactivar al cliente y/o proveedor se debe seguir el mismo procedimiento, pero el sistema indica que es una Reactivacin.
Figura 14.2-2 Mensaje de suspensin de clientes
Prctica 16: Suspensin de Clientes o Suspender al cliente #1 o Realizar una factura al cliente suspendido anteriormente Notas del asistente:
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14.3 Actualizacin de Saldos Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Actualizacin de saldos y/o con el icono .
Este proceso se usa cuando por fallas en la energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de saldo del cliente y/o proveedor, existan diferencias en cuentas por cobrar vs. Clientes y/o cuentas por pagar vs. proveedores. El sistema calcula el saldo del cliente y/o proveedor en base a los movimientos de cargo y abono y los registra en el respectivo catlogo. Apareciendo la siguiente ventana, donde se debe especificar el rango de registros que se desean actualizar.
Figura 14.3-1 Actualizacin de saldos.
14.4 Intereses Moratorios La opcin de Intereses moratorios permite calcular los intereses sobre las Cuentas por Cobrar/Pagar de los clientes/Proveedores. Dicha aplicacin puede ser de dos formas: manual o automtica. 14.4.1 Aplicacin Manual Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios y/o con el icono .
Por medio de esta opcin se permite aplicar intereses moratorios a los documentos de cuentas por cobrar vencidos de un solo cliente a la vez y/o cuentas por pagar de un solo proveedor. Apareciendo la siguiente ventana.
Figura 14.4.1-1 Rango de fechas para bsqueda de documentos.
Sus campos: Desde / Hasta: Se indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios al cliente que se eligi. % de inters a aplicar: Se define el % de inters moratorio que se desea aplicar a ese cliente. Moneda. Si se manejan otras monedas se pueden elegir, as como su tipo de cambio. Notas del asistente:
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Ya definido el filtro, el sistema despliega una ventana la cual contiene todos los documentos vencidos que tiene ese cliente y se deber seleccionar a que documento se le aplicarn los intereses. Como se muestra en la siguiente ventana, dando o doble clic.
Figura 14.4.1-2 Documento por aplicar intereses.
Figura 14.4.1-3 Aviso de aplicacin de intereses moratorios
Al aceptar, se puede observar que el documento desaparece de la ventana de aplicacin manual de intereses moratorios. Posterior a esto, si se consulta el saldo del cliente se puede observar que ya se aplicaron dichos intereses. Por ejemplo: Documento 21 Saldo 149.33 % int. 0.05 Monto int. 0.08 Nuevo Saldo 149.41
En la pestaa detalle del saldo general del cliente se puede ver que adjunto al documento un concepto llamado Int. Moratorios con la fecha final que se haya indicado en el filtro.
14.4.2 Automtico Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios / Aplicacin automtica . Mediante esta opcin se pueden aplicar intereses moratorios a varios clientes o proveedores a la vez. Apareciendo la siguiente ventana:
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Sus Campos Desde / Hasta: Aqu se define el rango de cliente /proveedores a los que se lea va aplicar intereses. El resto de los campos se manejan igual que en la forma manual.
Figura 14.4.2-1 Aplicacin Automtica de Intereses.
Al generar este proceso el sistema pregunta si se desean aplicar.
Figura 14.4.2-2 Aviso de aplicacin de intereses moratorios
Si se indica que SI slo se deber verificar la informacin tal como en la forma manual. 14.5 Operaciones en moneda extranjera Ruta de Acceso: Clientes y Proveedores / Herramientas / Proceso de ajuste cambiario y o con el icono .
Una de las caractersticas de Aspel-SAE, es que permite capturar informacin en diferentes monedas, para ello es necesario activar el parmetro de Multimoneda, que se encuentra desde el Mdulo de Utileras / Configuracin / Parmetros Generales. 14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera Al capturar un documento compra y/o venta en moneda extranjera, slo ser necesario definir la moneda en que se realizar la operacin y el tipo de cambio que se emplear para realizar la conversin de las cifras a la moneda base. Al grabar el documento las cifras se presentarn en la moneda definida en la captura; sin embargo, en la consulta de facturas aparece el total del documento, haciendo la conversin a la moneda base, considerando el tipo de cambio capturado y el monto de la factura.
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Por ejemplo se hace una venta de USD 1,300.00 + IVA, a un tipo de cambio $11.23, al grabar el documento aparece de la siguiente forma:
Figura 14.5.1-1 Totales al grabar el documento.
El total del documento en dlares es de USD 1,495.00 Totales en la consulta de facturas.
Figura 14.5.1-2 Totales en consulta (moneda base).
Es importante sealar que si los precios de los productos estn definidos en la moneda base, por ejemplo pesos, el sistema realizar la conversin del precio a la moneda en que se est facturando. Posteriormente se hace el pago de esa factura, pero a un tipo de cambio de $10.95 Al consultar la CxC en el saldo del cliente, aparece de la siguiente forma:
Figura 14.5.1-3 Saldo del cliente.
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Ntese que el saldo en USD es cero, puesto que ya se sald el documento, pero al oprimir el icono de multimoneda , se ver que existe un saldo de $423.75, esto es debido a que hubo una variacin cambiaria entre el momento de hacer el documento y hacer el pago.
Figura 14.5.1-4 Saldo del cliente.
Dependiendo del caso puede haber una ganancia o prdida cambiaria; en este caso hubo prdida, ya que cuando se hizo el documento, el dlar estaba 11.23 y al pagarlo estaba en 10.95. Obviamente no se le puede cobrar al cliente esa diferencia, por eso se tiene este proceso el cual hace los ajustes correspondientes guardando la informacin en el concepto que se estableci en la configuracin. Al generar este proceso, se mostrar una ventana como la siguiente.
Figura 14.5.1-5 Proceso de ajuste cambiario.
Una vez terminado el proceso volvemos a ver el saldo del cliente de ese documento y vemos que en la moneda base ya est saldada, y consultando el detalle podremos observar que se agreg un movimiento por concepto de prdida cambiaria. Dentro del mdulo de compras se realiza el mismo procedimiento de captura, teniendo el mismo efecto en cuanto a la conversin de los montos de los documentos a la moneda base. 14.6 Reportes Una vez que ya se ha capturado informacin y se han realizado movimientos de clientes y cuentas por cobrar, se podrn emitir una cantidad considerable de reportes. En esta seccin se analizarn los reportes correspondientes a estos mdulos. Cabe mencionar que cada reporte contiene un filtro distinto con el cual se pueden generar varias combinaciones. Notas del asistente:
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Adems de todas las variaciones que ofrecen los filtros, cuando se presente el botn Filtro Avanzado, se podrn tener opciones de configuracin como las siguientes:
Figura 14.6- 1 Opciones avanzadas para filtros reportes
Esta serie de campos, representan una opcin que permite generar los reportes de una forma mucho ms detallada y/o especifica. 14.6.1 Reportes de clientes y cxc Catlogo de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Catlogo y/o con el icono Tipo: Interno .
Este reporte contiene los datos que se capturan en el catlogo de clientes, como: Clave, Razn social, Status, Telfono, Fax, R.F.C, etc.
Figura 14.6.1 -1 Filtro para reporte de catlogo de clientes.
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Acumulado de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Acumulados de Clientes. Este reporte presenta el total de ventas por cada cliente registradas en el ao. Se utilizan los mismos campos del reporte catlogo de clientes, se adiciona el campo de ventas anuales que se toma del detalle del cliente.
Figura 14.6.1-2 Filtro para reporte Acumulados.
Etiquetas de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Etiquetas de clientes Tipo: Interno Permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia. stas presentan el nombre del cliente, persona de atencin en ventas, direccin, cdigo postal y poblacin.
Figura 14.6.1-3 Filtro para reporte de etiquetas.
Cobranza General Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Cobranza General. Tipo: Interno Muestra todos los cargos y abonos que afectan a un documento especfico sin referencia, el saldo del documento y el saldo de cada cliente. Lista a los clientes por clave, nombre, tipo y nmero de documento, etc.
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Figura 14.6.1-4 Filtro de cobranza general.
Estado de cuenta general Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta General y/o con el icono Tipo: Interno .
Presenta los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Facturas, realizados por cada comprador y su relacin de cargos y abonos. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del cliente (nombre, direccin, poblacin, etc.), y en la segunda se presentan los movimientos realizados, el tipo y nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, el monto de cargo y abono, saldo a favor o en contra, etc.
Figura 14.6.1-5 Filtro de estado de cuenta general.
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Estado de cuenta detallado Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta Detallado y/o con el icono Tipo: Interno .
Imprime los datos completos del cliente as como todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos). En el manejo por documento imprime el nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, documento al que hace referencia, monto del movimiento, etc. Si se maneja contra saldo, los documentos se organizan por fecha de aplicacin.
Figura 14.6.1-6 Filtro de restado de cuenta detallado.
Por Concepto Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Por concepto. Tipo: Interno Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas.
Figura 14.6.1-7 Filtro de cobranza general.
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Resumen de Movimientos Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Resumen de Movimientos. Tipo: Interno Este reporte se emite por cliente, para ello se indica la clave del mismo. Incluye los cargos y abonos que tiene registrados.
Figura 14.6.1-8 Filtro de Resumen de Movimientos.
Pronstico de Cobranza Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Pronstico de Cobranza Tipo: Interno Permite planear la cobranza a futuro, muestra el monto de los documentos vencidos y los documentos que no han sido saldados.
Figura 14.6.1-9 Filtro de Pronostico de cobranza.
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Antigedad de Saldos Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Antigedad de Saldos Tipo: Interno .
Muestra los montos vencidos por cliente o por un rango de clientes y por periodos, as como el monto que se encuentra al corriente y un desglose de saldos vencidos por comprador.
Figura 14.6.1-10 Filtro de Antigedad de saldos.
Documentos a revisin Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos a revisin Tipo: Interno .
Este tipo de reporte Incluye los documentos cuyo da de aplicacin es menor o igual a la fecha de corte y por ello requieren revisin. Se imprime la fecha en que se debe presentar el documento al cliente, tomando en cuenta la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos por cobrar Tipo: Interno .
Presenta los documentos que se encuentran vencidos a la fecha de corte indicada por el usuario, as como la fecha en que stos deben ser pagados de acuerdo con la fecha de pago del cliente. Abonos por Perodo Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Abonos por perodo Tipo: Interno .
Presentan todos los movimientos que no necesitan referencia (por ejemplo, facturas o anticipos) y que hayan sido afectados por un cargo o un abono durante el periodo sealado.
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Figura 14.6.1-11 Filtro de abonos por perodo.
Corte de Caja Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Corte de caja Tipo: Interno .
Permite emitir los movimientos dados de alta desde la opcin de Recepcin de pagos y delimita la operacin por periodo de corte y por la persona que llev a cabo la operacin.
Figura 14.6.1-12 Filtro del reporte de caja.
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14.6.2 Reportes de proveedores y CxP Catlogo de Proveedores Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Catlogo Tipo: Interno .
Este reporte incluye todos los datos capturados de los proveedores de acuerdo al filtro por clave, clasificacin, etc. Acumulados de Proveedores Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Acumulados de Proveedores. Tipo: Interno Es un reporte que presenta los mismos campos del reporte del catlogo, excepto los campos de status y slo directorio, pero adicionando el campo de Compras anuales Inicial / Final. Etiquetas de Proveedores Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes / Proveedores / Etiquetas de Proveedores. Tipo: Interno Es un reporte que te permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia, stas presentan el nombre del proveedor, persona de atencin en compras, pagos y direccin. Reporte de pagos generales Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes /Pagos generales. Tipo: Interno Este reporte muestra todos los cargos y abonos que afecta a un documento en particular y el saldo del cargo como de cada proveedor, as como los totales de cargos, abonos y saldos a la fecha de corte que se determine. Reporte de estado de cuenta general Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes / Estado de cuenta general Tipo: Interno .
Muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Compras, realizados para cada proveedor y su relacin de cargos y abonos. Este reporte de similar al de pagos generales solo que este incluye los datos de proveedor en cada hoja. Reporte Estado de Cuenta Detallado Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Estado de cuenta detallado Tipo: Interno .
Este reporte se imprime para cada proveedor con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos), incluye los saldados. Si la configuracin se tiene por saldo los documentos son organizados por la fecha de aplicacin. Reporte por concepto Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Reporte por concepto. Tipo: Interno Muestra el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas solicitadas. Notas del asistente:
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Resumen de movimientos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Resumen de movimientos. Tipo: Interno Este reporte se emite proveedor por proveedor, por lo que se deber indicar la clave del mismo, el cual incluye los cargos y abonos que tiene registrados cada proveedor. Pronstico de pagos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Pronstico de pagos Tipo: Interno .
Este reporte le permite proyectar los pagos en un periodo determinado. Basndose en las fechas de vencimiento o aplicacin de documentos. Este reporte a diferencia de la consulta se puede imprimir en forma detallada. Antigedad de saldos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes/ Antigedad de saldos Tipo: Interno .
Muestra los adeudos ya sea por proveedor o por un rango de proveedores y por periodos, as como el saldo que se encuentra al corriente. Tambin incluye un desglose de los saldos vencidos.
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15. FACTURACIN Y COMPRAS

15.1 Polticas Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Polticas / Catlogo y/o con el icono .
Una poltica de oferta es aquella que otorga una disminucin en el precio de algn artculo, por un tiempo determinado o por alguna otra caracterstica (por ejemplo, volumen de compra). Las polticas de ventas tienen impacto sobre el proceso de facturacin y, en ocasiones, cuando el resultado en la operacin de un documento se aleja del estimado; es conveniente revisar si es a causa de una poltica que est influyendo en el resultado de la operacin.
Figura 15.1-1 Definicin de polticas de oferta.
Sus Campos: Descripcin: Nombre de la poltica de descuento. Status: Al dar de alta una poltica el status lo muestra como Activa. El sistema maneja 3 estatus: o Activa: La poltica esta vigente y afectar el precio del producto. o Inactiva: La poltica deja de operar y no realiza las afectaciones indicadas. o Baja: Deja de operar definitivamente. Vigencia. Rango de fechas en la que va a operar la poltica; para aplicarla indefinidamente deja los campos en blanco. Hasta unidades. Se limita el nmero total de unidades a las que se aplicar la poltica. Vendidas: Acumula la unidades que se ha realizado con la poltica. Tipo de Poltica: El sistema permite manejar dos tipos de polticas: Acumulativa y Sustitutiva o Acumulativa: Aplica la nueva poltica adems de las definidas con anterioridad. o Sustitutiva: El nuevo descuento inactiva al descuento del cliente y las polticas definidas anteriormente que afecten a ese producto.
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Aplicar sobre: Se indica sobre qu precio se aplicar la poltica, la cual al seleccionar un precio el tipo se cambia a Sustitutiva. Solo Sin Efecto permite aplicar cualquiera de los tipos de polticas. Aplicacin: o Porcentaje: El descuento ser calculado en forma proporcional sobre el precio del producto seleccionado. o Monto: La cantidad se convierte a porcentaje y se muestra en la columna de descuento al elaborar la venta. Valor. Definir el porcentaje o monto de la poltica.
Una vez definida la poltica podr ser aplicada a un rango de productos en especfico, lnea, cliente, clasificacin de clientes o que tenga validez solo a la compra de un volumen mnimo.
Figura 15.1-2 Aplicacin de las polticas de oferta.
15.2 Consulta de Ofertas Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Polticas / Catlogo y/o con el icono .
Mediante esta opcin se pueden consultar aquellos productos a los cuales e le ha aplicado algn tipo de oferta.
Figura 15.2-1 Filtro para ofertas.
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Prctica 17: Alta de polticas de Venta a) Dar de alta la siguiente poltica dentro del catlogo de polticas de venta. Descripcin Tipo Aplicar sobre Hasta Aplicacin Valor Datos Producto Vol. Mnimo Promocin 2 Sustitutiva Precio Publico 10 Porcentaje 10 TIJJAR-001 1
b) Dar de alta una factura al cliente 2, con 0% de descuento y afectando a este producto con la cantidad de 1, corroborar las afectaciones en el precio de producto. 15.3 Desbloqueo de documentos Ruta de Acceso: Facturas / Herramientas / Desbloqueo de documentos. Esta funcin permite reactivar los documentos que se bloquean cuando ocurre una falla de energa elctrica. Un documento tambin se bloquea cuando por ejemplo, un pedido se intenta enlazar a una factura y estando en la ventana de enlace, sta se cierra y el enlace no se realiza. Antes de correr este proceso se recomienda tener un respaldo de la informacin. Al activar esta opcin y tener trabajo en red, se debe salir de cualquier documento que se est utilizando, tal como se muestra a continuacin:
Figura 15.3-1 Notificacin para trabajo en red.
Una vez hecha la notificacin, se proceder a configurar el filtro para el desbloqueo de los documentos, mostrando la siguiente ventana:
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Figura 15.3-2 Filtro para el desbloqueo de documentos.
15.4 Personalizacin de Captura Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Personalizacin de captura y/o con el icono .
Por medio de la personalizacin de captura se pueden definir los campos visibles y capturables del encabezado de los documentos en los mdulos de Facturas y Compras; ello facilitar el proceso de captura, adaptndolo a las necesidades especficas de la empresa. Dicha configuracin se guarda en un archivo con extensin *.CFT (por ejemplo, FACTURA.CFT). Dentro de los Parmetros de Facturacin y/o Compras del sistema, se establece una personalizacin permanente de la captura, ah es conveniente indicar el nombre de nuestro archivo (por ejemplo, FACTURA.CFT)
Figura 15.4-1 Edicin de archivo de configuracin.
En esta ventana se puede, ya sea Agregar o Modificar alguno ya existente, y se mostrar una ventana como la siguiente:
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Figura 15.4-2 Definicin del archivo de configuracin.
Aqu se tiene una lista de los campos del encabezado de los documentos, la cual al momento de seleccionar cualquiera de ellos, muestra dos propiedades: Visible: Permite que el campo seleccionado sea visible o no, al momento capturar un documento. Si se indica que no la casilla capturable no permite verificarla, a menos que se de doble clic. Capturable: Permite que el campo que es visible sea capturable o no. Se tiene tambin un cuadro donde se puede escribir algn valor por omisin, por ejemplo, si deseamos que cada vez que se entra a capturar una factura, aparezca como clave predeterminada la de mostrador, se debe escribir MOSRT, habiendo seleccionando el campo Cliente. Por ltimo se debe dar aceptar y guardar el archivo con la extensin antes mencionada y definirlo en la configuracin. Prctica 18: Generacin de un archivo personalizado de captura a) Se debe dar de alta un archivo .cft, para facturas con las siguientes especificaciones: Campo Enviar a Consignatario Almacn Su pedido Esquema de Imptos. Descuento Desc. Financiero Vendedor Comisin Flete Visible Capturable Valor por omisin Compras No especificado 1 S/P
b) Guardar el archivo con el nombre Factcfg.cft dentro del directorio Curso. Este archivo ser probado en la siguiente prctica.
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15.5 Agregar especial Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edicin / Agregar especial y/o con el icono .
La opcin agregar especial permite dar de alta un documento con una configuracin diferente, utilizando algn archivo de configuracin previamente generado y que slo estar vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Debido a que esta funcin le permite utilizar la configuracin especial para una sola ocasin, una vez que haya completado los campos, oprimiendo el botn Grabar, el sistema le solicitar las observaciones y presentar el dilogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrar automticamente. Dicho archivo se guarda con extensin *.CFT y se puede dejar fijo en la configuracin del sistema ya sea para documentos de ventas o compras. Prctica 19: Manejo de un archivo CFT Leer el archivo Factcfg.cft desde la opcin agregar especial y verificar los campos que se muestran y los que aparecen inhabilitados. 15.6 Lee configuracin Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edicin / Agregar / Edicin / Lee Configuracin. Esta opcin funciona de la misma forma que Agregar Especial, pero al momento de tener un documento en edicin. 15.7 Campos no visibles Ruta de Acceso: Desde la ventana de captura del documento a utilizar / Herramientas / Campos no visibles. Al estar elaborando un documento con una personalizacin de captura especial, se podr elegir esta opcin para ver qu campos no se estn desplegando y el valor que poseen en ese momento. En caso de que no se tengan campos invisibles, no se podr accesar a esta opcin. La ventana para poder conocer los campos no visibles es la siguiente: Observar que con las teclas o el cursor se puede seleccionar el campo no visible y, en la parte inferior, aparece el valor que actualmente posee.
Figura15.7-1 Campos no visibles de una configuracin.
Prctica 20: Verificacin de campos Verificar los campos no visibles del archivo Factcfg.cft, desde la opcin Campos no visibles.
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15.8 Documento modelo Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Documentos modelo y/o con el icono .
Si se generan con frecuencia documentos que contienen la misma informacin, en el sistema se podr generar, almacenar y leer dichos documentos llamados modelo (*.MOD). La ventaja es que permite capturar de manera repetitiva algn artculo o grupo de artculos que se requieran comnmente y tambin se puede especificar el cliente o proveedor al cual se le asignar dicho documento. Apareciendo la siguiente ventana:
Figura 15.8-1 Edicin de archivo modelo.
Al igual que en los archivos de configuracin se debe definir el encabezado, pero adicionalmente se debe indicar cada partida del documento, para lo cual se tiene la siguiente ventana:
Seleccin para datos de Encabezado y partidas.
Num. de partida
Campos del documento Figura 15.8-2 Edicin del documento modelo.
Debido a que los datos de un documento modelo son los mismos que se utilizaran en una factura/compra, para evitar errores, se cuenta con la ayuda sea de encabezado o partida. dentro del cuadro de texto donde se asigna el valor a cada campo, ya
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Prctica 21: Alta de archivos modelo a) Dar de alta el archivo Factmod1.mod en el directorio Curso con las siguientes opciones. Campo Consignatario Su pedido Esquema de Imptos. Descuento Desc. Financiero Comisin Flete Cantidad Producto Precio Cantidad Producto Precio Cabeza Partida No. Valor por omisin No especificado S/P 1 .05 .01 1.0 145.60 1 TIJJAR-001 250.99 2 CEPJAR 102.30
b) Dar alta una factura al cliente 2 leyendo el documento modelo y corroborando la informacin indicada, el pago debe ser a crdito sin enganche. 15.9 Generacin masiva de documentos Ruta de acceso: Facturas o Compras / Edicin / Generacin masiva de documentos y/o con el icono . Mediante esta opcin se pueden generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo; esto es de suma importancia cuando se desea elaborar un mismo documento de venta y/o compra a uno varios clientes y/o proveedores pudindolos emitir en ese momento. Por ejemplo, la generacin de facturas para el pago de colegiaturas en una escuela.
Figura 15.9-1 Generacin masiva de documentos.
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15.10 Vencimiento de Apartados Ruta de Acceso: Mdulo de Facturas / Herramientas / Vencimiento de apartados. El proceso de Vencimiento de apartados permite liberar todos aquellos artculos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la indicada en el filtro. Al momento de apartar algn artculo, el sistema guarda un registro que afecta directamente al inventario (aunque no hayan salido fsicamente los artculos del almacn), es decir, disminuye los artculos disponibles aunque no se haya efectuado la factura, al realizar este proceso el sistema permitir tener disponibles los artculos que se hayan apartado.
Figura 15.10-1 Vencimiento de apartados.
Prctica 22: Proceso de vencimiento de apartados a) Generar un pedido con la siguiente informacin: Pedido # 3 Fecha: 2011aa Fecha entrega: 2011aa Descto.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Unidad Impto. Pz 15
Orden: Directa Condicin: Crdito Esquema: 1 Comisin: 3 Cantidad Producto 10 000 852 368700
Cliente: 1 Su pedido: 25 Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1.00 Costo por unidad 35.00 Realizar el apartado de ste producto
b) Verificar el campo de Apartado dentro del detalle de inventarios. c) Realizar el proceso de vencimiento de apartados y verificar que el producto libera las existencias desde una factura. 15.11 Acumulados (Actualizacin y Edicin) Ruta de Acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Herramientas/ Acumulados / Actualizacin y/o Edicin. Cuando en los parmetros de Configuracin se defini que NO se deseaba el acumulado de ventas o compras en lnea, se podr utilizar la opcin de Actualizacin para que se actualicen los montos de ventas, compras y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc.
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Figura 15.11-1 Actualizacin de acumulados.
Adems, se podr utilizar la opcin Edicin de Acumulados para capturar o modificar manualmente los montos acumulados por cada uno de los conceptos.
Figura 15.11-2 Actualizacin manual de acumulados.
Es importante mencionar, que las estadsticas de acumulados de ventas se obtienen justamente de esta informacin de Acumulados. 15.12 Reportes 15.12.1 Facturacin Resumen de documentos Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Resumen. Tipo: Interno La informacin que presenta este reporte depende de la consulta en la que se est ubicado, por ejemplo, si se est en la consulta de Facturas y accedemos a la opcin se presenta el reporte con el resumen de facturas, si la consulta que est desplegada fuera la de remisiones se presentara el resumen de remisiones. En el resumen se presentan todos los documentos que cumplen con las caractersticas indicadas en el filtro. La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: Nmero de documento, Clave del cliente, Status (Alta, Cancelado, Emitido), Fecha de emisin, Importe neto (*), Descuento comercial (*), Descuento financiero (*), Impuestos (*), Total del documento (*).
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Figura 15.12.1-1 Filtro del resumen de facturas.
Reporte de productos devueltos Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Productos devueltos Tipo: Interno .
Este reporte mostrar todos aquellos documentos en los cuales fueron devueltos artculos as como la cantidad devuelta. Las columnas de informacin que presenta este reporte son: Orden / Documento, Fecha de emisin, Fecha de recepcin, Cliente, Lnea de producto, Clave inventario, Cantidad facturada (*), Cantidad devuelta (*) (*) Estos valores se totalizan.
Figura 15.12.1-2 Filtro del productos devueltos.
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Pendientes por producto Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Pend. Por producto. Tipo: Interno Dentro de este reporte se presentan los productos que faltan por pedir, surtir o facturar de los documentos. El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido para cotizaciones, pedidos y remisiones, para estos documentos brindar la informacin respectiva a pendientes por pedir, pendientes por remisionar, etc. Este reporte le permite obtener el listado con la siguiente informacin: Producto, No. de documento, Clave del documento, Cantidad (*), Pendiente por surtir (*) (*) Estos valores se totalizan.
Figura 15.12.1-3 Filtro de pendientes.
Detallado Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Detallado. Tipo: Interno Permite tener un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. La informacin que se obtiene es la siguiente: Tipo de documento y con cual se enlaza, Nmero de documento, Clave del cliente, Nombre del cliente, Nombre del consignatario, Su pedido, Fecha de elaboracin, Fecha de Vigencia (Cotizacin), Entrega (Pedido, Remisin o Devolucin) o Vencimiento (Factura), Vendedor, Comisin, De la partida: Cantidad, Lnea de producto, Clave de producto, Porcentajes de descuentos 1, 2 y 3, Porcentajes de impuestos 1 y 2, Comisin, Precio unitario, y Total del documento.
Figura 15.12.1-4 Filtro de detalle de facturas.
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Artculos apartados Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Apartados. Tipo: Interno Permite tener un listado de aquellos artculos que se hayan apartado y contiene la siguiente informacin: Clave del producto, Nmero de documentos, .Clave del documento, Cantidad del producto apartado.
Figura 15.12.1-5 Filtro de Apartados.
Pagos a facturas Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / Pagos a Facturas Tipo: Interno La finalidad de este reporte es ver una relacin de los pagos recibidos para cada factura, as como el monto de IEPS e IVA de esos pagos; de esta manera, los usuarios podrn obtener la informacin arrojada por el monto de impuesto cobrado en cada pago y el pagado en cada abono, con la finalidad de permitir el correcto control del IVA por flujo de efectivo. Ejemplo. Al hacer una compra de 100 pz. del producto A1, a un precio de $100, el 10% de IEPS y el 15% de IVA obtenemos. Subtotal Compra $10,000 + IEPS 1000 + IVA $1650.00 = TOTAL $12,650.00
Si posteriormente se efecta una venta de 50 pz. del producto A1 a un precio de $100 se obtiene lo siguiente: Subtotal Venta $5000 + IEPS 500 + IVA $825.0 = TOTAL $6325.0
Estando en el mdulo de Cuentas por cobrar efectuamos el pago del documento 54. Tomando como base los datos del ejemplo, la frmula para determinar el IVA trasladado es la siguiente: Determinacin del IVA Trasladado Total Pago $3000.0 / 1 + IVA / 1.15 = Base IVA = 2608.7 * IVA * .15 = IVA Trasladado = 391.3 Tomando como base los datos del ejemplo anterior, la frmula para determinar el IEPS trasladado es la siguiente:
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Determinacin del IEPS Trasladado Base IVA $2608.7 / 1 + IEPS / 1.1 = Base de IEPS = 2371.5 * IEPS * .10 = IEPS Trasladado = 237.1 Los datos obtenidos de ambas frmulas se pueden corroborar gracias al reporte de pagos a facturas. Otro aspecto importante de este reporte es que al permitir filtrar por una tasa especfica de impuesto, se convierte en un reporte vital en el clculo y determinacin de los impuestos a pagar.
Figura 15.12.1-6 Filtro pagos a facturas.
Ventas por cliente Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Ventas por cliente. Tipo: Interno Este es uno de los reportes ms tiles y verstiles que ofrece el sistema, a travs del cual podr conocer el monto a que ascienden las ventas de cada uno de sus clientes en un periodo determinado. Por tratarse de ventas ya realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos tipo Factura. Las columnas que componen el reporte son: Clave del cliente, Nombre del cliente, R.F.C. del cliente, Importe de las ventas (*), Descuento comercial (*), Descuento financiero (*), Impuesto (*), Importe total (*) (*) Estos valores se totalizan.
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Figura 15.12.1-7 Filtro de ventas x cliente.
Productos en oferta Ruta de acceso: Mdulo de facturas y vendedores / Reportes / Productos en oferta. Tipo: Interno A travs de este reporte obtendr la informacin de los productos en oferta. El reporte emitir la siguiente informacin de acuerdo a lo siguiente:
Figura 15.12.1-8 Filtro de productos en oferta.
Con Detalle Fecha de operacin. Clave del producto Descripcin del producto Precio pblico Precio base Monto del descuento Precio de oferta
Con Detalle Fecha de operacin Clave del producto Descripcin del producto Poltica aplicada Tipo de poltica Precio pblico Porcentaje de descuento Precio base Monto del descuento
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Polticas Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Polticas. Tipo: Interno Esta opcin imprime el catlogo de las polticas definidas hasta ese momento en la empresa. Pago de comisiones Sobre el total de facturas Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Pago de comisiones / Sobre total de facturas Tipo: Interno .
Con esta opcin podr obtener un reporte del catlogo de vendedores, ordenado por Clave (con sus respectivas posibilidades de ordenamiento y manipulacin de las clasificaciones que se capturaron en el alta para cada uno de ellos), zona de operacin, nombre del vendedor o de acuerdo a su comisin. El listado presenta la siguiente informacin ordenada: Clave del vendedor, Status del vendedor, Nombre del vendedor, Comisin, Zona En este listado se indicar el monto de las comisiones que debern pagarse al vendedor por el nmero de ventas que realiz en un periodo determinado. En este caso, no importar si la factura ha tenido abonos o si ya se ha vencido la fecha de pago; pero esto es posible tambin, en el caso de que el sistema est configurado para llevar un control de cuentas por cobrar, por saldo o bien por documento. El reporte se presentar ordenado por vendedor y contendr la siguiente informacin: Periodo del clculo de las comisiones, Clave del vendedor, Nombre del vendedor, Tipo y nmero de documento, Clave y nombre del cliente, Zona del vendedor, Fecha de aplicacin, Importe del documento (*), Comisin del documento (*), Porcentaje de comisin pagado, Pago de comisin (*). (*) Estos valores se totalizan. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto.
Figura 15.12.1-8 Filtro sobre total de facturas.
Sobre pagos a facturas Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / pago de Comisiones / Sobre Pagos a Facturas. Tipo: Interno En este reporte sern importantes los abonos realizados a la factura para la obtencin de la comisin. La comisin ser calculada sobre dichos abonos, es decir, el porcentaje de comisin correspondiente a un vendedor se aplicar al total de abonos de la factura y esto dar el monto de la comisin a pagar para el vendedor.
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Figura 15.12.1-9 Filtro sobre pagos a facturas.
15.13 Compras Resumen de documentos Ruta de acceso: Compras / Reportes / Resumen. Tipo: Interno Muestra todos los documentos de los catlogos de Recepciones, Ordenes y Devoluciones, pudiendo seleccionar informacin especfica en la ventana de filtrado. Para el caso de documentos realizados en moneda extranjera su total ser expresado en moneda base, as como el gran total. Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados. Pendientes Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pendientes. Tipo: Interno Si te encuentras en el catlogo de rdenes de compra, a travs de este tipo de reporte obtienes la cantidad que falta por recibir en cada documento. Para el catlogo de Recepciones se emite un reporte de Productos Recibidos y su relacin con los devueltos. Detallado Ruta de acceso: Compras / Reportes / Detallado. Tipo: Interno Estos 3 reportes te ofrecen un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. En los tres catlogos (Recepciones, rdenes y Devoluciones) el dilogo para expedir el reporte es similar. Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados. Compras por proveedor Ruta de acceso: Compras / Reportes / Compras por proveedor. Tipo: Interno Permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores en un periodo determinado. Por tratarse de compras ya realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos de recepcin de mercanca. Asimismo, ofrece un total de cada uno de los conceptos incluidos.
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Pendientes por producto Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pend. Por producto. Tipo: Interno Este reporte despliega las cantidades pendientes por recibir de cada uno de los productos que distribuye tu empresa. Si lo deseas, te proporciona el detalle de las cantidades pendientes ordenadas por el documento que las respalda.
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16. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

16.1 Generacin de Almacenes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacn / Herramientas / Generacin de almacenes y/o con el icono .
Esta opcin permite de una manera rpida generar un Nuevo Almacn, es decir, toma las claves de los productos que ya existen en un almacn y las agrega en un almacn nuevo. Para realizar esta opcin es necesario que se tenga habilitado el parmetro , que se encuentra en Utileras/Configuracin/Inventarios y el archivo Catlogo de Multialmacn (Utileras/Control de Archivos) tenga registros. Si se desea agregar productos que no tienen la clave consecutiva se debe de realizar el proceso por bloques. Al seleccionar esta opcin el sistema despliega la siguiente ventana, donde se puede definir los datos mencionados a continuacin:
Aqu se definen las claves que se van a generar para el nuevo Almacn Es el nmero de almacn de donde se tomarn las claves de los productos
Si se desea crear el almacn con productos de una misma lnea se selecciona esta opcin.
Es el nmero de almacn a crear.
Figura 16.1-1 Generacin de Almacenes.
Prctica 23: Creacin de almacenes Con todos los productos del almacn No. 1 generar el almacn No. 3. 16.2 Agregar productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacn / Edicin Agregar y/o con el icono .
Esta opcin tambin permite dar de alta un producto en el almacn, pero a diferencia de la anterior, se realiza producto por producto.
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Figura 16.2-1 Alta del producto en Multialmacn.
Sus Campos: Clave del producto: En este campo se selecciona la clave del producto, que se va a dar de alta en el almacn. Almacn: Se indica el nmero de almacn en donde se va a dar de alta el producto. Control de almacn: Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro del almacn. Stock mnimo: En este campo se indica la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario. Stock mximo: Se indica la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en el almacn. Existencia: Se muestra la cantidad existente de unidades del producto en el inventario. Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado Cambio de existencias en la configuracin, pero no es recomendable. Compras por recibir: Es la cantidad del producto por recibir. Armar grupo: Si la clave del producto seleccionada corresponde a un grupo de productos, se habilita esta opcin permitiendo definir todas las combinaciones de ese grupo de productos para agregarlas en el almacn. Existencias: Muestra las existencias disponibles del producto en cada uno de los almacenes. Prctica 24: Alta de productos en almacn Dar de alta los productos CEPJAR, PULI2000-1HP, REGAJAR-001 y TIJJAR-001 del Inventario en el almacn No. 4. y capturar en el campo Control de almacn Planta B. 16.3 Traspaso entre almacenes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Movimientos al Inventario / Edicin / Traspaso entre almacenes y/o con el icono .
Permite realizar intercambio de existencias entre almacenes, simplificando el tiempo de captura (brinda mayor seguridad, porque genera el movimiento de salida y entrada a los almacenes definidos al realizar este proceso). Los conceptos que utiliza para este proceso se encuentran definidos en Utileras / Configuracin / Inventarios / Nmero de conceptos para el traspaso, por lo que no se recomienda modificarlos. Esta opcin es de gran utilidad para aquellas empresas en las cuales se realiza intercambio de productos entre Sucursales (cada almacn es una sucursal). Notas del asistente:
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Nmero de partidas en el movimiento Figura 16.3-1 Traspaso entre almacenes.
Descripcin del producto seleccionado
Sus Campos: Fecha: Se define la fecha con la cual se va a registrar el movimiento de traspaso. Del Almacn: Nmero de almacn de donde se va a generar la salida del producto (almacn Origen). Al Almacn: Nmero de almacn donde se va a registrar la entrada del producto (almacn Destino). Documento: Sirve para identificar y controlar de mejor manera los movimientos que se generar por este concepto. Mov. Salida: Nmero y descripcin del movimiento de salida, que se encuentra en el catlogo de Movimientos al Inventario. Mov. Entrada: Nmero y descripcin del movimiento de entrada, el cual se encuentra dentro del catlogo de Movimientos al Inventario. Folio. Es el nmero de folio que el sistema le asigna al movimiento que se esta generando. Cantidad: Son las unidades que se van a traspasar de un almacn a otro (es necesario que se tengan las existencias suficientes para traspasar). Costo Unitario: Muestra el costo que tiene el producto dentro del Catlogo de Inventarios y Servicios. Total: Es el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario. Una vez grabado el movimiento, el sistema pregunta si se desea imprimir el movimiento como lo muestra el siguiente mensaje:
Figura 16.3-2 Mensaje de impresin
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Si selecciona la opcin
, despliega la siguiente ventana:
Figura 16-3-3 Impresin del movimiento traspaso entre almacenes
Permitiendo definir el Nmero de copias que se pueden realizar de ese documento, as como el formato (*.fto) que se esta utilizando. Prctica 25: Traspaso entre almacenes Realizar el siguiente traspaso del Almacn No. 1 al Almacn No. 3, con el documento TR-2609: Cantidad 5 2 3 1 Producto CEPJAR PULI2000-1HP REGAJAR-001 Serie: PL-0010 (Secuencial) TIJJAR-001 Costo Unitario 29.09 391.46 58.90 98.80 Importe 145.43 782.92 176.70 98.80
NOTA: Los costos podran variar de acuerdo a los movimientos generados. 16.4 Actualizacin de existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias. Esta opcin actualiza las existencias que se muestran en el Catlogo de Inventarios y Servicios, la cual debe ser igual a la suma de las existencias de cada uno de los almacenes. Se utiliza cuando las existencias en el catlogo de Inventarios y Servicios no coinciden con las registradas en cada uno de los almacenes. Para ello es necesario tener activo el parmetro de Multialmacn. Este proceso afecta directamente las existencias de los productos, por lo que se recomienda tener un respaldo de la informacin antes de ejecutarlo. La actualizacin, se puede realizar de 2 formas: Por producto Por rango de productos 16.4.1 Actualizacin de existencias por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias/Por Producto. Esta opcin actualiza las existencias del producto seleccionado, desplegando una ventana en la cual se permite comparar el total de las existencias del Catlogo de Inventarios y Servicios con la suma (total) de las existencias en los distintos almacenes. Notas del asistente:
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Total de Existencias en el Catlogo de Inventarios y Servicios Total de Existencias en los almacenes
Figura 16.4.1-1 Ventana que muestra las existencias.
Para ejecutar el proceso es necesario presionar , el sistema igualar las existencias tomando como vlidas el Total de la suma de los distintos almacenes como lo muestra la siguiente figura.
Total de Existencias (actualizadas) en el Catlogo de Inventarios y Servicios
Total de Existencias en los almacenes
Figura 16.4.1-2 Actualizacin de existencias por producto.
16.4.2 Actualizacin de existencias por rango de productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias/Por Rango de Productos y/o con el icono .
Esta opcin permite actualizar las existencias de varios productos. Para poder utilizarla es necesario que los productos tengan claves contiguas o bien que pertenezcan a una misma lnea de producto. En esta opcin, no se puede comparar las existencias del Catlogo de Inventarios y Servicios con la existencia de los distintos almacenes.
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Figura 16.4.2-1 Actualizacin de existencias por Rango de productos.
Para ejecutar el proceso es necesario presionar vlidas el Total de la suma de los distintos almacenes. 16.5 Inventario Fsico
, el sistema igualar las existencias tomando como
Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico. El Inventario Fsico tiene como finalidad cuadrar las existencias que se tienen en el sistema con las existencias que se tienen fsicamente en el almacn. Para llevar a cabo un correcto Inventario Fsico es necesario realizar los siguientes pasos, en el orden que se menciona a continuacin: 16.5.1 Congela Existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Congela Existencias y/o con el icono
Esta opcin almacena las existencias que se encuentran registradas en el sistema en ese momento, esto permite tener un punto de comparacin con las existencias resultado del conteo fsico del inventario. Si maneja multialmacn es necesario congelar existencias para cada uno de los almacenes que utiliza. Al ejecutar esta opcin muestra un filtro para definir los datos que se desean utilizar, como lo muestra la siguiente figura:
Figura 16.5.1-1 Filtro para Congelar Existencias.
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La opcin Descongela regresa el Inventario a su estado original, para que puedan ser congeladas nuevamente en base a las existencias actuales, si se utiliza multialmacn slo restablecer el inventario del almacn indicado, en caso contrario restablecer todo el catlogo de Inventarios y Servicios. 16.5.2 Reporte de inventarios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edicin/Inventario Fsico/Reporte de Existencias y/o con el icono . Este reporte permite que se obtenga un listado de los productos que se encuentran registrados en el Catlogo de Inventarios y Servicios. Si se maneja multialmacn, muestra el listado de los productos que se encuentren en el almacn indicado, es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza. Se recomienda que esta opcin se emita sin Existencias y al momento de realizar el conteo fsico no se tome como referencia la cantidad de existencias que tiene el sistema. 16.5.3 Captura existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Captura Existencias y/o con el icono . Esta opcin permite capturar las existencias fsicas a cada producto resultado del conteo del Inventario. Al ejecutar esta opcin muestra una ventana con un filtro, se presiona y despliega una ventana donde muestra: la clave del producto, la existencia y una columna de Inventario Fsico. Para capturar las existencias, es necesario dar doble clic en el rengln del producto, desplegando un recuadro en donde se captura la cantidad de existencia fsica.
Figura 16.5.3-1 Captura de Existencias Fsicas.
16.5.4 Captura existencias por archivo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edicin/Inventario Fsico/Captura Existencias por archivo y/o con el icono .
Adems tambin permite alimentar el sistema con las existencias fsicas de los productos que hayan sido previamente capturadas en un archivo ASCII (archivo tipo .txt). Al ejecutar esta se despliega una ventana en la cual se visualiza la ruta de datos y permite capturar el nombre del archivo (txt), si el archivo no estuviera almacenado en esa ruta, el sistema permite buscar la ruta donde se encuentre almacenado dando un clic en .
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Figura 16.5.4-1 Ventana de Captura Existencias por archivo.
Es necesario que el archivo *.txt tenga la estructura que requiere el sistema. 16.5.5 Ajuste automtico Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Ajuste Automtico y/o con el icono Esta es la ltima opcin que se utiliza para el proceso de Inventario Fsico, aqu se realiza el registro de los movimientos de entrada o salida de los productos, en caso de que las existencias fsicas resulten mayores o menores a las existencias registradas en el sistema. Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:
Figura 16.5.5-1 Ajuste Automtico.
Donde se define puede definir un rango de productos (Desde-Hasta), nmero de almacn, lnea, control de almacn y los movimientos que utiliza para entrada (ajustes) y salida (mermas), fecha del proceso y Referencia, la cual se constituye de: 2 letras IF(Inventario Fsico) y fecha del movimiento. Si maneja multialmacn es necesario realizar el proceso por cada uno de los almacenes que utiliza. Al presionar el sistema ejecuta el proceso.
Si no se realiza el ajuste automtico, es necesario descongelar manualmente las existencias (ya que este proceso las descongela automticamente). Notas del asistente:
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Prctica 26: Inventario Fsico a) Congelar las existencias del almacn 1. b) Realizar el proceso de Captura de existencias fsicas para los siguientes productos: Clave CEPJAR REGAJAR-001 TIJJAR-001 PULI2000-1HP c) Inv. Fsico 35 23 90 90
Emitir el reporte de existencias desde inventario fsico, activando la opcin de Diferencias, que informacin se muestra?. d) Realizar el proceso de ajuste automtico. e) Posteriormente verificar la existencia y el Krdex de los productos.
16.6 Exporta movimientos al inventario Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Herramientas/Exporta movs. al inven. Esta opcin permite generar a partir de los movimientos al inventario, un archivo con terminacin .Aee (donde ee indica el nmero de empresa utilizada), es de gran utilidad cuando se requiere capturar los movimientos al inventario, ya sea en esta PC o en otra. El archivo se puede crear, a partir de un rango de productos (Desde-Hasta), tipos de movimientos al inventario, rango de fechas, as como la ruta donde se va a almacenar, como lo muestra la siguiente figura.
Figura 16.6-1 Exportacin de Movimientos al Inventario.
Al presionar
el sistema genera el proceso para crear el archivo.
16.7 Captura por Archivo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Movimientos al Inventario/Edicin/Captura por Archivo. Esta opcin permite registrar los movimientos al inventario de los productos, que se hayan generado a travs de un archivo ASCII M*.Aee (la captura de este archivo esta relacionada con la opcin anterior Exporta Movimientos al Inventario, donde se crea el archivo *.Aee).
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Figura 16.7-1 Captura por Archivo.
El sistema verifica los datos y marca los registros que se actualizaron en el archivo de movimientos al inventario, para evitar duplicidad en la informacin. Si encuentra algn error al momento de realizar la lectura, lo indicar presentando un nmero que permite la identificacin del tipo de error. 16.8 Cambio de precios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Edicin/Cambio de Precios y/o con el icono .
Esta opcin permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, evitando as, ingresar a cada registro para cambiarlo, disminuyendo el tiempo empleado en la actualizacin de precios. Los precios se pueden modificar por Porcentaje o Monto, el porcentaje se aplica sobre los precios ya existentes y afectar a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido (Desde-Hasta o seleccionando la lnea del producto). Si el precio se modifica por Monto, ste se sumar a los precios anteriores. Los cambios podrn aumentar o disminuir (si se indican cantidades negativas).
Se define la forma en la cual se va a realizar el cambio de precios, as como la cantidad del monto o porcentaje
Esta opcin actualiza los precios de los productos seleccionados.
Figura 16.8-1 Cambio de Precios.
Prctica 27: Cambio de precios a) Verificar el precio de los productos de la lnea JARDI. b) Realizar el Cambio de Precios para los productos de la lnea JARDI, definiendo en porcentaje 5%. c) Verificar y corroborar el cambio de precio en los productos.
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16.9 Reportes de inventarios y servicios a) Productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos. Tipo: Interno A travs de este reporte se obtiene el listado completo del catlogo de Inventarios y Servicios, una opcin que vale la pena explorar es Agrupar, la cual ofrece informacin muy bien agrupada cuando se trata de grupos de productos. b) Lista de precios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Lista de Precios. Tipo: Interno Este reporte tiene 2 funciones: una es proporcionar una lista de precios para los clientes, la otra es cubrir necesidades de informacin dentro de la empresa, ya que permite conocer informacin muy valiosa como: fecha de la ltima compra, existencias por producto as como precio pblico y mnimo. c) Existencias y costos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Existencias y Costos. Tipo: Interno
Este reporte ayuda a verificar el ltimo costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el inventario de la empresa. Contiene informacin como: Tipo de costeo, fecha de ltima compra, ltimo costo, costo promedio, existencias y costo total de cada producto. d) Stock mnimo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mnimo. Tipo: Interno Este reporte permite detectar los productos que se encuentran por debajo del Stock mnimo, sugiere la cantidad que se debe comprar para nivelar el inventario y el costo que probablemente tendr dicha adquisicin, con base en el ltimo costo del artculo. e) Stock mximo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mximo. Tipo: Interno Este reporte permite detectar aquellos productos cuyas existencias exceden las cantidades mximas recomendables para los productos. Muestra el costo que produce mantener el sobrante en el almacn. f) Productos pendientes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos Pendientes. Tipo: Interno
Este reporte permite conocer las cantidades de productos que estn pendientes por surtir, con base en los pedidos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores y los pendientes por recibir con base en las rdenes de compra registradas en el mdulo de Compras. g) Requisiciones Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Requisiciones. Tipo: Interno Con este reporte se conoce la cantidad de artculos que estn pendientes por recibir en cada almacn (a partir de las cantidades indicadas en las rdenes de compra), incluye una columna para anotar las cantidades que realmente se reciben. Notas del asistente:
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h) Inventario fsico Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Inventario Fsico. Tipo: Interno El listado de Inventario Fsico sirve para comparar las cantidades del producto que se encuentran fsicamente en el almacn contra las registradas en el catlogo de productos (Inventarios y servicios). Este reporte se emite desde esta opcin slo cuando no se est trabajando con Multialmacn. i) Ventas Anuales Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Ventas Anuales. Tipo: Interno
Este reporte permite conocer los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artculo del inventario, considerando los movimientos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores. 16.10 Reportes de multialmacn Estos reportes solamente se emiten si se esta utilizando Multialmacn. a) Distribucin de Existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Distribucin de Existencias. Tipo: Interno Sirve para conocer las existencias totales de un producto y cmo se encuentran distribuidas en los diferentes almacenes, las existencias totales se obtienen del catlogo de Inventarios y Servicios, mientras que las de cada almacn las toma del catlogo de Multialmacn. Con este reporte puedes comparar las existencias y si difieren se pueden actualizar mediante la opcin Actualizacin de Existencias. b) Stock mnimo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Stock Mnimo. Tipo: Interno Este reporte es una herramienta cuando se requiere surtir los almacenes, porque muestra los productos que se encuentran por debajo de la existencia mnima, este reporte se debe emitir por cada almacn que se utiliza. Los datos de Stock mnimo y mximo as como la de productos pendientes son tomados del catlogo de Multialmacn. c) Pendientes por recibir Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Pendientes por Recibir. Tipo: Interno
Este reporte es til para llevar el control por almacn de los elementos pedidos y recibidos de cada artculo. Muestra una columna denominada: Productos recibidos, donde se puede anotar la cantidad de artculos que se reciben. d) Inventario fsico Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Inventario Fsico. Tipo: Interno Permite obtener el listado de los productos que se encuentren en el almacn indicado, es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.
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16.11 Reportes de movimientos al inventario a) Movimientos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Movimientos. Tipo: Interno Este reporte proporciona los movimientos al inventario que se ha tenido cada producto, ordenados por producto (al emitir el reporte se puede seleccionar la lista de conceptos de movimientos al inventario). b) Krdex Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Krdex y/o con el icono . Tipo: Interno Presenta todos los Movimientos al Inventario de los productos seleccionados, agrupndolos por producto. Tambin permite conocer los movimientos generados separados en capas, cuando se trabaja con los mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S. c) Rotacin por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotacin por Producto y/o .
con el icono Tipo: Interno
Permite conocer el nmero de veces que se ha renovado el inventario de un almacn, por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelacin de facturas, 2-Devolucin de ventas y 53-Salida a Fb. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. d) Rotacin por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotacin por Producto y/o con el icono Tipo: Interno .
Permite conocer el nmero de veces que se ha renovado el inventario de un almacn, por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelacin de facturas, 2-Devolucin de ventas y 53-Salida a fbrica. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. e) Punto de reorden Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Punto de Reorden el icono . Tipo: Interno La utilidad de este reporte radica en que indica la fecha y cantidad de productos a pedir, para evitar que se agoten las existencias (las estimaciones se realizan con base al volumen de venta y al tiempo de entrega del proveedor).Entre ms grande sea el intervalo de fecha indicado, se lograr un anlisis ms fino de los datos y una mayor exactitud de la cantidad y fecha de compra sugerida, porque la estimacin que se obtenga estar ms apegada a la distribucin y naturaleza de los movimientos. y/o con
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f)
Ventas y utilidad Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas y Utilidad
y/o con
el icono . Tipo: Interno Este reporte proporciona una aproximacin de la utilidad obtenida de la venta de un producto, comparando su costo de entrada contra el precio total que represent su salida. g) Ventas por cliente Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Cliente. Tipo: Interno Este reporte emite las ventas por cliente en cada almacn o en general, ofreciendo la posibilidad de conocer quin es el mejor cliente, se ordena la informacin de acuerdo al cliente, almacn y fechas de los movimientos. Tambin totaliza las columnas de cantidad y cantidad por precio. Los rubros que detalla este reporte son: la Clave y nombre del Cliente, Clave y Descripcin del producto, as como su unidad de medida, muestra la fecha del ltimo movimiento (cuando se solicita con Detalle). h) Ventas por vendedor Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Vendedor. Tipo: Interno Permite conocer las ventas por producto de cada vendedor, se sugieren los movimientos 51-Ventas, 2Devolucin de ventas y 4-Cancelacin Factura. Los rubros que detalla el reporte son la Clave y nombre del Vendedor, la Fecha del movimiento (cuando se solicita con Detalle), Clave y Descripcin del producto as como la Unidad de empaque. Adems, indicar la cantidad, precio unitario al que se oper (esto nicamente si se solicita con Detalle) y la cantidad multiplicada por precio. i) Compras por proveedor Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Compras por Proveedor. Tipo: Interno
Este reporte muestra las compras por cada proveedor (si se solicita con detalle) se totalizan por almacn y por proveedor adems de incluir la Fecha, Documento y Costo unitario del movimiento, la Clave y Descripcin del producto, Unidad de empaque, la Cantidad y la Cantidad por el costo. j) Historial de existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Historial de Existencias. Tipo: Interno
Este reporte muestra la forma como se van afectando las existencias de los productos por cada movimiento generado y por cada almacn. Contiene los siguientes campos: Clave del producto, Descripcin, Fecha, nmero de documento, tipo de Movimiento, Cantidad de entrada o salida del inventario y Existencia histrica, considera productos, no Servicios o Kits. 16.12 Reportes de nmeros de serie a) Nmeros de serie Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Nmeros de Serie/Nmeros de Serie. Tipo: Interno Muestra los nmeros de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Clave, descripcin del producto y almacn, nmero de serie, estado actual, documento de entrada, fecha entrada, documento de salida y fecha de salida. Notas del asistente:
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El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboracin de los documentos, y/o para ciertos nmeros de serie b) Historial de nmeros de serie Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Nmeros de Serie/Historial de Nmeros de Serie. Tipo: Interno Este reporte muestra los movimientos que conforman el historial de los nmeros de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Clave, descripcin del producto y almacn, documento, tipo de documento, fecha, nmero de serie y estatus. El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboracin de los documentos, y/o para ciertos nmeros de serie 16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes a) Pedimentos y Lotes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Pedimentos y Lotes. Tipo: Interno Muestra todos los productos que contengan informacin de Lotes y Pedimentos y su existencia. El reporte incluye la siguiente informacin: Clave y descripcin del producto, cantidad, nmero de Lote, fecha de Caducidad, Pedimento, Aduana, Fecha de Entrada y Existencia. b) Productos caducos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Productos Caducos y/o con el icono Tipo: Interno .
Este reporte muestra los productos cuya fecha de caducidad del lote, se encuentre dentro de la fecha definida como fecha de caducidad al momento de emitir el reporte. El reporte incluye: clave y descripcin del producto, nmero de lote, fecha de caducidad y cantidad. 16.14 Reportes de etiquetas a) Forma continua Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Forma Continua. Tipo: Interno Este reporte permite imprimir en una etiqueta de forma continua los datos del producto como son: Clave y Descripcin del artculo, control de almacn y lnea de producto. b) Cdigo de barras Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Cdigo de Barras y/o con el icono Tipo: Interno .
Con este reporte es posible imprimir las etiquetas de cdigo de barras por cada producto del almacn, se puede imprimir un nmero fijo, un porcentaje de existencias o del total de existencias del producto. Cuenta con distintos formatos y se puede personalizar la etiqueta, definiendo los campos como se requiera.
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c)
Por formato Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Por formato. Tipo: Externo
Este reporte permite imprimir etiquetas de una al paso, al emitir el reporte se muestra un filtro, en el cual se puede definir: un rango de producto, nmero de almacn, nmero de etiquetas, lnea del producto, control de almacn, el sistema cuenta con un formato predefinido llamado Mietiq.fto, el cual imprime los siguientes campos: clave del producto, descripcin, lnea de producto y control de Almacn. El sistema tambin permite generar un formato especial o de acuerdo a sus necesidades y puede ser emitido desde esta opcin dando un clic en 16.15 Reportes de kits a) Kits Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Kits. Tipo: Interno Este reporte muestra los Kits registrados en el sistema, desglosando los productos y servicios de los que est compuesto cada uno, contiene clave y descripcin del kit, precio pblico, lnea, esquema de impuesto, fecha de la ltima venta, precio mnimo, moneda, clave y descripcin del producto y precio. Prctica 28: Verificacin de reportes Emitir los reportes anteriores y verificar la informacin que presentan. y seleccionando el formato.
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17. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS

17.1 Definicin En el 2007 y de acuerdo a las disposiciones del SAT, los contribuyentes debern presentar una nueva Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros, tambin llamada Declaracin informativa de proveedores del IVA, lo anterior se encuentra definido en el Art 32, fracciones V y VIII de la Ley de IVA. Esta declaracin se debe presentar con un reporte mensual y consiste en detallar la informacin de los pagos realizados a todos los proveedores, as como de los impuestos trasladados y retenidos, se presentar en el formato A-29 exclusivamente por medios electrnicos, a travs de Internet. Aspel-SAE 4.0 facilita el cumplimiento de esta obligacin, generando la bitcora con la informacin de los pagos a proveedores e impuestos relacionados, tambin proporciona el archivo de texto con la estructura requerida por el SAT lista para realizar la carga batch, ahorrando horas de trabajo. Los datos que se requieren en la Declaracin son muy especficos, y para obtenerlos se debe tener el registro, control y seguimiento de las operaciones realizadas con cada proveedor y sus pagos. De manera general, los datos que se requieren en la Declaracin son: 1. Tipo de tercero, 2. Tipo de operacin, 3. RFC del proveedor de bienes o servicios, 4. En el caso de proveedores extranjeros, se deber reportar: a. Nmero de ID Fiscal del proveedor de bienes o servicios extranjero. b. Nombre del proveedor extranjero. c. Pas de residencia. d. Nacionalidad. 5. Monto de la operacin pagada a proveedores (Sin incluir IVA). 6. Monto de la operacin deducible para ISR. 7. Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a la tasa del 15%, 10%, 0%, o exentos. 8. Monto del IVA pagado NO acreditable a la tasa del 15% y 10% (IVA pagado no acreditable correspondiente en la proporcin de las deducciones autorizadas no deducibles al 100%). 9. IVA retenido por el contribuyente. 10. Total de IVA pagado por el contribuyente, excepto importaciones de bienes y servicios. 11. IVA correspondiente a devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras. Dado que en Aspel-SAE 4.0 se tiene el detalle de todas las compras y pagos realizados, fcilmente este sistema puede proporcionar la informacin requerida por la Declaracin; por ello en el re-instalable No. 14 de Aspel-SAE se han agregado y modificado diversas opciones para permitir la obtencin de la Declaracin. 17.2 Obteniendo la declaracin informativa desde Aspel-SAE 4.0 Para permitir que el usuario obtenga la informacin en los sistemas Aspel, se han hecho varios cambios, los cuales se ilustran a continuacin.
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1.
En el detalle de proveedores se agreg un botn (Figura 17.2-1) en el que se definen los datos fiscales requeridos para la identificacin del Proveedor, sta se realiza mediante clasificaciones emitidas por el SAT: a. Tipo de proveedor: Proveedor Nacional o Proveedor Extranjero, b. Tipo de operacin: Prestacin de Servicios Profesionales (3) Arrendamiento de Inmuebles (6) Adquisicin de otros bienes intangibles (29) Otros (85) Por omisin, al instalar la nueva versin todos los Proveedores estarn definidos como Nacionales y con Tipo de Operacin 85. (Otras).
Figura 17.2-1. Definicin de la informacin fiscal del proveedor.
2.
Dado que en la declaracin se deben registrar pagos y retenciones de IVA realizadas a los proveedores, en Aspel-SAE se introduce un nuevo manejo de retenciones, para poder registrar e identificar stas. Cmo manejar retenciones? a. En Utileras / Configuracin / Inventarios / Impuestos se definen los impuestos y retenciones que se van a manejar (Figura 17.2-2).
Figura 17.2-2 Definicin de impuestos en parmetros.
194
b.
Posteriormente en Inventarios / Esquemas de impuestos se definen los esquemas que se asociarn a los productos que manejan retencin, por ejemplo, si se quisiera definir el esquema de impuesto asociado al servicio de arrendamiento, como puede observarse en la Figura 17-2.3, se define: i. Retensin IVA -10%, ii. Retensin ISR -10% e iii. IVA al 15%.
Figura 17-2.3. Esquema de impuestos con retencin.
3.
Lo que sigue en Aspel-SAE es operar, registrar todas las operaciones de Compras y pagos a las mismas, con lo que se construye la informacin de la Declaracin. Por ejemplo, supngase que se realiza la compra de un motor, como se muestra en la Figura 17-2.4.
Figura 17.2-4. Compra y totales.
195
Llegado el da, se realiza un pago parcial de la compra, en el ejemplo, se pagan $5,000.00, el sistema para fines de integracin de la informacin de la Declaracin calcula el impuesto relacionado al pago utilizando la tasa de impuesto asignado en la compra.
Figura 17.2-5 Pago y desglose de impuestos
17.3 Generacin de la Bitcora Despus de operar durante todo el mes registrando compras y pagos, cuando se desee generar la Declaracin, el proceso a realizar es: Acceder a la nueva opcin ubicada en el mdulo de Compras / Reportes / Declaracin con terceros, el resultado de esta opcin es la bitcora sugerida por el SAT, con los datos de la Declaracin, el sistema permite generar 3 diferentes tipos de bitcoras: a. Bitcora Detallada, aparece un registro por cada Compra y sus pagos relacionados. b. Bitcora Concentrada, aparece un registro por cada RFC de proveedor. c. Archivo de Recopilacin de Operaciones con Terceros. Se genera el archivo de texto con la estructura correcta, listo para ser enviado al SAT mediante la carga batch. En la Figura 17.3-1 se puede observar el dilogo de emisin, y los campos por los que se puede seleccionar informacin.
Periodo al que corresponde la declaracin.
Desde esta opcin se eligen los conceptos de Cuentas por pagar que se consideran en la Declaracin.
Es la posicin que en parmetros del sistema se asign al concepto Retensin IVA, de esta forma el sistema acomoda la informacin en la columna correcta. Figura 17.3-1 Reporte de Operaciones con terceros.
Con estos campos se eligen los proveedores que se incluirn en el reporte.
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En el campo Conceptos se coloca informacin de vital importancia, pues lo ah indicado define la informacin que aparecer en la bitcora o reporte, como se observa en la figura 17.3-2, en el listado que el sistema presenta se pueden indicar los movimientos que por el concepto utilizado sern considerados pagos o devoluciones, de esta manera, el sistema formar la Declaracin de manera ms apegada a la operacin de la empresa.
Lista de conceptos a incluir en la Declaracin.
Desde esta opcin se eligen los conceptos de Cuentas por pagar que se consideran Pagos o devoluciones para el correcto llenado de la Declaracin.
Figura 17.3-2 Conceptos que se considerarn pagos y devoluciones.
Al aceptar el dilogo de emisin, se presenta la bitcora sugerida por el sistema (Figura 17.3-3) con la informacin de los pagos ordenada como lo exige la Declaracin. Esta bitcora puede ser exportada a Microsoft Excel o a partir de ella generar el archivo TXT listo para la carga batch.
Exportacin a Microsoft Excel y posibilidad de generacin del archivo para la carga batch.
Figura 17.3-3 Segmento de la bitcora para generar la Declaracin
197
17.4 Creacin del reporte para la carga Batch Para generar el reporte de forma directa, se debe dar clic sobre el icono , al hacer sto, el sistema genera el archivo en el directorio donde se tiene configurada la base de datos bajo el nombre de InformacionTerceros(aamm).txt (donde aa = ao y mm = mes) mostrando una ventana como la de la figura 17.4-1.
Figura 17.4-1 Ventana de aviso de creacin del archivo TXT
Figura 17.4-2 Archivo para la carga Batch
Otra opcin, es la de generar el reporte desde Microsoft Excel, ya que Aspel-SAE 4.0, cuando se instala crea una barra de herramientas en Microsoft Excel, llamada Herramientas Aspel-Operaciones con terceros, cuya funcin es generar a partir de la estructura de hoja de clculo estndar de los sistemas Aspel crear el archivo de tipo texto, listo para la carga batch, de esta forma, si el usuario despus de generar la bitcora en Microsoft Excel, desea que manipular la informacin puede hacerlo y con el icono de la barra de herramientas podra generar el archivo de texto con la estructura adecuada. Figura 17.4-3
Figura 17.4-3 Barra de herramientas en Microsoft Excel.
198
Figura 17.4-4 Creacin del archivo txt a partir de la hoja de clculo.
Cabe mencionar que los pagos que se realicen en Aspel-Banco tambin sern considerados como pagos en la Declaracin. Prctica 29: Generacin de una declaracin informativa a) Ingresar al mdulo de proveedores y cuentas por pagar. b) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 1, generar un pago en efectivo por el total del documento de compra que tiene asociado. c) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 2, generar un pago en con cheque por el 50% del total del documento de compra que tiene asociado. d) Ingresar al mdulo de Compras, posteriormente activar la opcin Reportes / Operaciones con terceros. e) En el periodo, indicar lo siguiente: Periodo: 11aa (el mes y ao en el que se est trabajando) Tipo de Reporte: Bitcora detallada Tipo de Tercero: 04 Aceptar el cuadro de dilogo. f) Verificar la informacin que se muestra en la bitcora. g) Pulsar el botn y generar el archivo de carga Batch, guardarlo en el directorio de Cursos. h) Abrir el reporte y consultar la informacin que se genera.
199
200
18. UTILERAS
18.1 Definicin Las utileras son un conjunto de herramientas que estn en disponibles en los sistemas para suplir ciertas necesidades como son: seguridad, generacin de respaldos, exportacin/importacin de informacin, etc. El sistema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utileras: Control de Archivos Traduccin Respaldos Actualizacin de Archivos Configuracin (Tema ampliamente ya explicado) Datos de la Empresa (Tema ampliamente ya explicado) Modificar Empresa (Tema ampliamente ya explicado) Perfiles de usuario (Tema ampliamente ya explicado) Interfase COI (Tema de curso avanzado) Corte Anual Hoja de Calculo y Calculadora (Permite abrir algn archivo de Excel e invoca la calculadora de Windows) Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Comn Aspel (Tema ampliamente ya explicado).
A continuacin se explicar a detalle el funcionamiento de cada una de ellas. 18.2 Control de Archivos Ruta de Acceso: Utileras / Control de Archivos Este proceso nos ayuda para saber en qu condiciones se encuentra la base de datos; en el caso de haber sufrido una interrupcin elctrica, que la informacin de los catlogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema seale alguna anomala. Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos debes generar un respaldo de la base de datos.
d) a) e) f) g) c) h) i)
b)
Figura 18.2-1 Ventana de control de archivos.
201
a) Catlogos: El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox y esta compuesto por Archivos de datos o tablas. b) ndices del sistema: Los ndices contienen informacin de la organizacin de los registros en el archivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. La estructura de los archivos de Paradox, es la siguiente: DB PX XG0/ YG0 c) Tablas. ndice de datos primarios. ndice de control de datos secundarios.
Datos del archivo seleccionado: Esta opcin presenta una serie de datos los cuales se describen a continuacin. Nombre del archivo. Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). Fecha (ltima modificacin). Hora (ltima modificacin). Tamao del archivo (en Bytes). Estatus. Registros Calculados (Se refiere al nmero de registros que estn grabados en el archivo. Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo). Ruta de datos. Por medio de esta funcin se podr conocer datos generales del archivo seleccionado, es decir actualizar la informacin descrita anteriormente, sin alterar el contenido del archivo.
d)
Figura 18.2-2 Diagnostico de un archivo de datos.
Al dar clic en el botn de verificar el sistema correr un proceso donde actualizara la informacin.
202
e)
Esta opcin permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren daados. Antes de ejecutarse enva un mensaje de aceptacin y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como recuperado y el total de registros. Al ejecutar esta opcin se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado, el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si detecta que ya existe el archivo, enva un mensaje que ya existe y solicita la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecer como creado. Esta opcin es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas, se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente se ejecuta sobre archivos de ndice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la informacin. Esta opcin permite crear de manera automtica archivos necesarios para trabajar con el sistema fcil y rpidamente, nicamente proporcionando parmetros bsicos como: Si se desea que se instale el catlogo estndar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajar el sistema, etc. Esta forma de instalacin asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato. Se utiliza esta opcin para indicar al sistema que la base de datos estar en un tipo diferente a Paradox. Esta opcin exportar toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan. Los formatos disponibles son: Paradox Dbase MSSQL Server DB2 Oracle, entre otros.
f)
g)
h)
i)
La forma de realizar esta conversin es la siguiente, al dar clic aparecer una pantalla como la siguiente:
Tipo de base de datos.
Ruta o Alias.
Figura 18.2-3 Dilogo de Avanzado.
Alias. Es el sobre nombre que tendr la configuracin para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos.
203
Exportar informacin.- En caso de marcar la casilla Exportar la informacin no slo se cambiar el formato en que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar dentro de la ventana de Utileras Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el formato, sino que el sistema crear los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la informacin, crendose as otros archivos con la informacin real y el cual ser considerado a partir del proceso de Avanzado. Si no activa la opcin Exportar Informacin el sistema simplemente cambiara el Tipo y si los archivos no existen se deben Crear, ejecutando la opcin j) .
Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior, se utiliza para exportar los archivos de la base de datos que actualmente est utilizando Aspel-SAE (formato Paradox) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado.
18.3 Respaldo de Archivos En la actualidad la informacin que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la informacin en un sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel COI permite realizar estos procesos por medio de la opcin respaldo de archivos. 18.3.1 Generacin de Respaldo Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Generacin de Respaldo o desde el Administrador de Perodos con el icono .
Esta opcin sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes, CDs, Memory Stick, disco duro o etc. El asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operacin permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo. Los campos con los que cuenta esta opcin se describen a continuacin: Ruta de instalacin.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.5 Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran la base de datos. Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Directorio destino.- Se direcciona la ruta donde se depositar la informacin de la empresa. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que estn los datos originales. Nombre del archivo.- Nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip. Proteger con contrasea.- Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contrasea se deber activar esta opcin, escribir la contrasea y Confirmarla.
El sistema permite respaldar por categoras de archivos. Extensin de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensin.
ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.
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Mscara para nombre de archivo.- Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estndar (* ?); este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin se debern escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.
Figura 18.3.1- 1 Respaldo de Archivos.
18.3.2 Reinstalacin de Respaldo Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Reinstalacin de respaldo o desde el Administrador de Perodos con el icono .
Con esta opcin se podr reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de informacin que maneja esta opcin son: Ruta de instalacin.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.5 Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran las bases de datos. Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Directorio origen.- Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga informacin de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje:
Figura18.3.2-1 Mensaje de advertencia al restaurar un respaldo
Contrasea.- Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, se deber escribir, de lo contrario no se podr realizar el proceso de reinstalacin.
205
Qu quieres restaurar?.- Es posible seleccionar los datos que se necesitarn restaurar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar.
Figura 18.3.2-2 Reinstalacin de respaldo.
18.3.3 Periodicidad del Respaldo Ruta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo. La periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible bajo casi cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana.
Figura 18.3.3-1 Recordatorio.
18.4 Actualizacin de Archivos Ruta de Acceso: Utileras/ Actualizacin de Archivos Esta opcin permite integrar los movimientos de diversos catlogos cuando dentro de la configuracin del sistema se indic que se trabajaran de manera separada, otra causa por la cual se puede emplear es por: facturar sin existencia, fallas de energa, problemas en el trfico de la red, etc. Y al observar el ciclo este se encuentra incompleto. Facturar a Cuentas por Cobrar: Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolucin de facturas, que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar.
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Facturas a Inventarios: Genera los movimientos en inventarios de: (51) Ventas, (56) Cancelacin de Devolucin y de entrada como (4) Cancelacin de Factura y (2) Devolucin de Venta. Compras a Cuentas por Pagar: Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimientos de (1) Compras o (8) Devolucin de Compra realizados en el mdulo de compras. Compras a Inventarios: Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras, (52) Devolucin de compra, (57) Cancelacin de la compra y (5) Cancelacin de la devolucin de compra realizados en el mdulo de compras. Actualizacin de Pendientes: Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y rdenes respectivamente. Actualizacin de Ventas Anuales: Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el mdulo de Facturas. Actualizacin de Compras Anuales: Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los movimientos registrados en el mdulo de compras.
Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se harn las actualizaciones pertinentes como se muestra. 18.5 Corte Anual Ruta de acceso: Utileras / Corte anual Este proceso se recomienda hacer en el ltimo da del ejercicio o en los primeros das del ao siguiente, su finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. Nota: Antes de correr dicho proceso se debe sacar un respaldo de la informacin, as como los reportes de acumulados. En caso de seleccionar la opcin de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales ya sea de ventas y/o compras; segn sea el caso. Si se decide por la opcin de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad s inicializan en cero.
Aspel de Mxico S. A. de C. V. agradece su participacin en este curso
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Sistema de Administracin Empresarial

Aspel-SAE Versin 4.0

Gua Curso Propedutico Distribuidor

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.4.1 Ejecucin del InstallShield Wizard

Figura 2.4-2 Asistente de Instalacin.

Figura 2.4-3 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.4-4 Licencia de uso y garanta.

Figura 2.4-5 Tipo de Instalacin.

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.4-6 Informacin del trabajo en red.

Figura 2.4-7 Directorio de instalacin.

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.4-8 Ruta del Directorio de Archivos Comunes ( AC)

Figura 2.4-9 Seleccin del Grupo de programas.

Notas del asistente:

Figura 2.4-10 Configuracin del BDE.

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Al terminar de configurar el BDE, el sistema levanta el servicio de licencias Aspel.

Figura 2.4-11 Levantando el servicio de licencias.

Figura 2.4-12 Fin de la instalacin.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-1 Asistente de Activacin.

Figura 2.5-2 Mtodo para Activar el Sistema.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-3 Indicar Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.

Notas del asistente:

Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-6 Peticin de Activacin en lnea del sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de informacin en la Activacin en Lnea.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-8 Finalizacin del proceso de activacin.

Figura 2.5-9 Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de informacin

Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activacin desde otro equipo.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.

Figura 2.5-13 Finalizacin del proceso de activacin.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.6-1 Activacin del servidor de licencias Aspel.

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Figura 2.6-3 Propiedades del servicio Licencias de usuarios

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

Indica, cuales equipos estn utilizando el DAC.