Guia de Aprendizaje 1-60

D E C N E E A DL A H L R T I C I GNR L E B C I E AO R L
COMPONENTE DE FORMACIN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL
Gua de Aprendizaje para Elaborar Hojas de Clculo Mediante Aplicaciones de

Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua Mxico, 2004.
GUA DE APRENDIZAJE PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO MEDIANTE APLICACIONES DE CMPUTO D.R. Secretara de Educacin Pblica. DIRECCIN GENERAL DEL BACHILLERATO
Jos Mara Rico 221, Colonia del Valle, Delegacin Benito Jurez. C.P. 03100, Mxico D.F.
La reproduccin total o parcial de esta obra, incluida la portada o su transmisin por cualquier medio mecnico, electrnico, fotogrfico, audiogrfico o algn otro requiere la autorizacin previa por escrito de la Secretara de Educacin Pblica. Lo contrario, representa un acto de piratera, perseguido por la Ley Penal.
NDICE
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Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua Direccin General del Bachillerato
MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE...........................................6 PROPSITO...........................................................................8 CONOCE LA GUA...................................................................9 QU SABES?.......................................................................13 QU ES Y PARA QU TE SIRVE?............................................23 APRENDE HACIENDO............................................................26
1. Crear, disear, dar formato y editar la hoja de clculo.........................26 1.1. En dnde se puede aplicar?..........................................................................26 1.2. La prctica y el conocimiento forman al experto............................................29 1.2.1. Hoja de clculo Qu es? Para qu sirve?...........................................29 1.2.1.1. Sntesis......................................................................................35 1.2.2. Dudas? Consulta al ayudante.............................................................37 1.2.2.1. Sntesis......................................................................................40 1.2.3. Empecemos............................................................................................41 1.2.3.1. Sntesis......................................................................................43 1.2.4. Guarda tu hoja de clculoDnde?Cmo?Cundo?...........................44 1.2.4.1. Sntesis......................................................................................48 1.2.5. Donde est tu hoja de clculo.................................................................49 1.2.5.1. Sntesis......................................................................................51 1.2.6. Disea de acuerdo a tus necesidades.....................................................52 1.2.6.1. Sntesis......................................................................................54 1.2.7. RangosPara qu sirven?.....................................................................55 1.2.7.1. Sntesis......................................................................................60 1.2.8. Las herramientas que facilitan tu trabajo................................................61 1.2.8.1. Sntesis......................................................................................79 1.2.9. Celdas, columnas y filasCmo trabajar con ellas?..............................80 1.2.9.1. Sntesis......................................................................................90 1.2.10. Libros y hojasde clculo?...................................................................91 1.2.10.1. Sntesis......................................................................................95 1.2.11. Revisa tu hoja de clculo antes de.........................................................96 1.2.11.1. Sntesis......................................................................................98 1.3. Demostracin grupal......................................................................................99 1.3.1. Prctica integradora................................................................................99 1.3.2. Evaluacin.............................................................................................100 2. Obtener informacin de hojas de clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamientos y criterios de seleccin..............................................106 2.1. En dnde se puede aplicar?........................................................................106 2.2. La prctica y el conocimiento forman al experto..........................................108 2.2.1. De frmulas, operandos y operadores? Claro que s!.....................108 2.2.1.1. Sntesis....................................................................................112 2.2.2. Debo indicar los elementos de una frmula..........................................114 2.2.2.1. Sntesis....................................................................................126 2.2.3. Con esos argumentos la funcin se cumplir........................................128 2.2.3.1. Sntesis....................................................................................138
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2.2.4. Aplico las frmulas y obtengo lo que necesito......................................142 2.2.4.1. Sntesis....................................................................................150 2.2.5. Y ahora hay que ordenar las celdas......................................................151 2.2.5.1. Sntesis....................................................................................155 2.2.6. Los filtros cmo los uso?......................................................................156 2.2.6.1. Sntesis....................................................................................161 2.3. Demostracin grupal....................................................................................162 2.3.1. Prctica integradora.............................................................................162 2.3.2. Evaluacin.............................................................................................166 3. Representar los datos en la hoja de clculo grficamente...................173 3.1. En dnde se puede aplicar?........................................................................173 3.2. La prctica y el conocimiento forman al experto..........................................175 3.2.1. Selecciona los datos..............................................................................175 3.2.1.1. Sntesis....................................................................................177 3.2.2. Galera de grficas................................................................................178 3.2.2.1. Sntesis....................................................................................181 3.2.3. Hagmosla ya!.....................................................................................181 3.2.3.1. Sntesis....................................................................................186 3.2.4. Ahora detallemos..................................................................................187 3.2.4.1. Sntesis....................................................................................193 3.2.5. Cambiemos su apariencia.....................................................................195 3.2.5.1. Sntesis....................................................................................207 3.3. Demostracin grupal....................................................................................209 3.3.1. Prctica integradora..............................................................................209 3.3.2. Evaluacin.............................................................................................210 4. Obtener reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido213 4.1. En dnde se puede aplicar?........................................................................213 4.2. La prctica y el conocimiento forman al experto..........................................215 4.2.1. El destino de mi trabajo........................................................................215 4.2.1.1. Sntesis....................................................................................218 4.2.2. Dmosle forma a nuestra pgina..........................................................220 4.2.2.1. Sntesis....................................................................................225 4.2.3. Cmo y qu imprimir?.........................................................................227 4.2.3.1. Sntesis....................................................................................229 4.2.4. A dnde mando mi trabajo?.................................................................230 4.2.4.1. Sntesis....................................................................................232 4.2.5. Ahora si a reproducir el trabajo!..........................................................233 4.2.5.1. Sntesis....................................................................................234 4.2.6. Puedo proteger mi trabajo?Claro que s!............................................235 4.2.6.1. Sntesis....................................................................................237 4.3. Demostracin grupal....................................................................................238 4.3.1. Prctica integradora..............................................................................238 4.3.2. Evaluacin.............................................................................................238
EVALUACIN DEL MDULO.................................................242 RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS Y A LAS EVALUACIONES.......242 GLOSARIO............................................................................... 271 4
BIBLIOGRAFA....................................................................272 CRDITOS............................................................................... 273 DIRECTORIO......................................................................274
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MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE
Nada es eterno, todo cambia, cuntas veces has escuchado esta frase? Seguramente muchas, pero casi nunca prestamos verdadera atencin a lo que significa. El cambio es constante y lo podemos ver en todos los mbitos: economa, ciencia, tecnologa, salud, medicina..., la lista es interminable, pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no slo verlos pasar. Para adaptarse en un mundo cambiante, sobre todo en el mbito laboral, es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado. Para responder a las necesidades de formacin laboral en este momento histrico surge un nuevo enfoque educativo llamado Educacin Basada en Competencias (EBC) que busca fomentar en ti diversas capacidades y habilidades que permitan que te desarrolles de una manera ms adecuada en el mundo de trabajo. En lo que se refiere a las hojas de clculo, stas se han desarrollado para facilitar el trabajo que requiere operaciones matemticas, lgicas, financieras, de contabilidad, etc. Adems, permite representar los datos grficamente, para una mayor comprensin de stos. As mismo, proporciona herramientas bsicas para dar una mejor presentacin. Todo con el propsito de obtener informacin veraz y oportuna, para tomar decisiones pertinentes. Los contenidos que aprenders son el resultado de un anlisis cuidadoso y conjunto con el sector de servicios, de finanzas, gestin y soporte administrativo donde se identificaron los aspectos ms importantes que tienes que dominar para incorporarte con efectividad al trabajo. Esta gua ser un apoyo en tu formacin laboral para que logres elaborar hojas de clculo mediante aplicaciones de cmputo de acuerdo a las necesidades del usuario. Por lo tanto, se trata de que adquieras conocimientos y habilidades que aseguren que lo que ests haciendo est bien hecho; pero tambin que adquieras actitudes de compromiso, responsabilidad, organizacin, cooperacin, trabajo en equipo, y comunicacin efectiva. En este proceso 6
es muy importante que te habites a realizar una evaluacin continua que tiene la intencin de que precises cules son tus avances y qu necesitas reforzar o aprender para alcanzar la competencia. sta la demostrars a travs de la elaboracin, recopilacin y presentacin de evidencias de conocimiento, desempeo y producto. Esta gua est diseada especialmente para que trabajes con el enfoque de la Educacin Basada en Competencias y forma parte de un paquete didctico elaborado con base en la estrategia didctica propuesta por la Direccin General del Bachillerato. El propsito de esta gua es facilitarte el proceso de aprendizaje, pero lo ms importante es tu actitud y tu esfuerzo, ya que ellos son los que te permitirn alcanzar la meta que nos impone la modernidad: ser competentes.
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PROPSITO
Al trmino del mdulo, sers competente para Elaborar Hojas de Clculo Mediante Aplicaciones de Cmputo Competencias que logrars: 1. Crear, disear, dar formato y editar la hoja de clculo. 2. Obtener informacin de hojas de clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamiento y criterios de seleccin. 3. Representar los datos de una hoja de clculo grficamente. 4. Obtener reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido.
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CONOCE LA GUA
La gua est diseada para facilitarte el desarrollo de la competencia: Elaboracin de Hojas de Clculo mediante aplicaciones de cmputo, para ello se ha dividido en: Qu sabes?. En este apartado a travs de un cuestionario sencillo se identifican los conocimientos y experiencias que tienes sobre esta competencia. Qu es y para qu te va a servir? precisa la utilidad que tiene para ti aprender a Elaborar hojas de clculo mediante aplicaciones de cmputo. Aprende haciendo. Se divide en cuatro captulos cuyo desarrollo sigue un orden lgico, en el primero se crea, disea, da formato y edita la hoja de clculo; en el segundo se obtiene informacin de hojas de clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamientos y criterios de seleccin; en el tercero se representan los datos de una hoja de clculo grficamente y en el cuarto se obtienen reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido. Cada captulo se divide en tres partes. Al inicio establece en dnde se puede aplicar lo que ests aprendiendo?. Posteriormente la prctica y el conocimiento forman al experto presenta los temas que dominars y al trmino de cada uno se hace una sntesis para que afirmes lo aprendido. Al terminar cada captulo se realiza una prctica integradora que te permita aplicar y sintetizar todo lo aprendido. Se trata de que resuelvas en forma prctica los problemas que se te plantean y que demuestres el dominio de la competencia. La demostracin. Se realizar cuando ya te hayas ejercitado en toda la unidad de competencia o mdulo. Tiene la intencin de plantear de manera individual la evaluacin, para evidenciar que eres competente. Respuestas a los ejercicios y a las evaluaciones. All encontrars los resultados de los ejercicios y evaluaciones presentados en cada captulo. Anexo. Es un material que complementa la informacin y que te permite ampliarla y enriquecerla (su elaboracin es optativa). Glosario. En l est especificado el significado de los trminos que se utilizan en la gua, con la finalidad de que precises su concepto. 9
Bibliografa. Aqu puedes encontrar la referencia de libros, revistas o folletos que sirvieron de base para fundamentar los contenidos de la gua. Para que tengas un panorama general de lo que vas aprender, es decir, de los temas que aborda la gua, te presentamos el siguiente esquema que establece cul es el contenido de cada captulo y cules son los temas que se tratan en cada uno. 1. Crear, disear, dar formato y editar la hoja de clculo 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. Hoja de clculo Qu es?, Para qu sirve? Dudas...? Consulta al Ayudante. Empecemos Guarda tu hoja de clculoDnde?, Cmo?, Cundo?. Dnde est tu hoja de clculo? Disea de acuerdo a tus necesidades RangosPara qu sirven? Las herramientas que facilitarn tu trabajo. Celda, columnas y filasCmo trabajar con ellas? Libros y hojas.De clculo? Revisa tu Hoja de Clculo antes de
2. Obtener informacin de hojas de clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamientos y criterios de seleccin.
2.1 De frmulas, operandos y operadores?...Claro que s! 2.2 Debo indicar los elementos de una frmula. 2.3 Con esos argumentos la funcin se cumplir. 2.4 Aplico las frmulas y obtengo lo que necesito. 2.5 Y ahora hay que ordenar las celdas. 2.6 Los filtros Cmo los uso?
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3. Representar los datos en la hoja de clculo grficamente.
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Selecciono los datos Galera de grficas Hagmosla ya! Ahora detallemos Cambiemos su apariencia
4. Obtener reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido.
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
El destino de mi trabajo Dmosle forma a nuestra pgina Impresin, copias, Cuntas y Cmo? Tipo de dispositivo de salida Llevmoslo a cabo ahora Clave de seguridad
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Es importante sealar que para dirigir las actividades que tienes que realizar se presentan las siguientes vietas cuyo significado es: VIETA LECTURA SIGNIFICADO
REFLEXIN Y ANLISIS
RESOLUCIN PROBLEMAS
DE
EJERCICIOS
PRCTICA
Te recomendamos que los ejercicios programados los realices bajo la supervisin de tu facilitador, pero adems, es necesario que lo aprendido, lo practiques en el mbito laboral. Finalmente, considera que este material te ser de gran utilidad porque con l puedes avanzar de manera individual o en grupo.
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QU SABES?
Es conveniente que en esta nueva actividad que inicias reflexiones sobre los conocimientos y experiencias que tienes sobre Elaborar Hojas de Clculo mediante aplicaciones de cmputo. Esto te permitir aprender con mayor inters lo que desconoces. Considera que todo lo pondrs en prctica y para ello debes estar preparado. EVALUACIN DIAGNSTICA
Datos generales de la unidad TTULO: Elaborar Hojas de Clculo mediante aplicaciones de cmputo CDIGO: UINF0652.01 CLASIFICACIN: Genrica ELEMENTO 1: Crear, disear, dar formato y editar la Hoja de Clculo CDIGO: E01743 ELEMENTO 2: Obtener informacin de Hojas de Clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamientos y criterios de seleccin CDIGO: E01744 ELEMENTO 3: Representar los datos de una Hoja de Clculo grficamente CODIGO: E01980 Obtener reportes y grficas de Hojas de Clculo en el ELEMENTO 4: destino requerido CODIGO: E01745
ELEMENTO 1: Crear, disear, dar formato y editar la Hoja de clculo. Resuelve los siguientes ejercicios para que autoevales tus conocimientos y habilidades. Marca con una X la opcin que corresponda:
Criterios de desempeo Has realizado o realizas estas actividades? La iniciacin de la aplicacin de acuerdo con el ambiente de operacin El acceso al archivo conforme al sistema de organizacin de archivos. La creacin de la Hoja de Clculo conforme al procedimiento establecido por la aplicacin. El establecimiento del diseo de la Hoja de Clculo conforme a los requerimientos establecidos. El establecimiento del diseo del libro conforme a los requerimientos establecidos. El establecimiento del formato conforme a los S No
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requerimientos establecidos utilizando las caractersticas de la aplicacin. La edicin utilizando las herramientas de edicin y las caractersticas de la aplicacin. La revisin al documento utilizando las herramientas de revisin disponibles. Las herramientas de ayuda en lnea para obtener informacin de un tema especfico. El guardado de la Hoja de Clculo cumpliendo con los requerimientos establecidos. Rangos con datos correspondientes a los requerimientos de la Hoja de Clculo. Campo de aplicacin S 1. Aplicas los tipos de formato de hoja de clculo? Libre Predeterminado 2. Estableces los aspectos del diseo de la hoja de clculo? Rango de datos de entrada Rango de datos de salida 3. Estableces los aspectos del diseo del libro? Nombres de las hojas Nmero de hojas de clculo Orden de las hojas de clculo Fuente y tamao 4. Estableces los tipos de formato? Formato a datos Formato a celdas Formato a filas Formato a columnas Formato a rangos 5. Editas los elementos? Datos Celdas Filas Columnas Rangos Hojas 6. Utilizas las herramientas de edicin? Copiar Borrar Mover Bsqueda y Reemplazo Deshacer y Rehacer Insertar y Eliminar Rellenar Combinar celdas 7. Utilizas las herramientas de revisin? Ortogrficas Auditora 8. Estableces los requerimientos para guardar archivos? Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua No
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Direccin General del Bachillerato
Frecuencia Localizacin Nomenclatura Seguridad Anota en dnde has realizado estas actividades
Marca con una X la opcin que corresponda: Evidencias de desempeo Realizas o has realizado? La ejecucin de la aplicacin La creacin de la hoja de clculo con formato libre. La creacin de la hoja de clculo seleccionando un formato predeterminado. El establecimiento del formato a datos. El establecimiento del formato a celdas El establecimiento del formato a filas. El establecimiento del formato a columnas. El establecimiento del formato a rangos. Edicin de datos. Edicin de celdas Edicin de filas Edicin de columnas Edicin de rangos Edicin de hojas Copiar Mover Bsqueda y reemplazo Deshacer y rehacer Insertar y eliminar Relleno Seleccin Combinar celdas Revisin ortogrfica Uso de las herramientas de auditoria para detectar referencias circulares. Uso de las caractersticas de la ayuda en lnea. Las acciones tomadas para satisfacer los requerimientos de frecuencia de guardado del archivo. Anota si tienes documentos, trabajos, informes, reportes, etc. fotografas, videos, S No
Marca con una X la opcin que corresponda: Evidencias de producto Realizas o has realizado? S No
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La aplicacin seleccionada. El archivo accesado. El rango de datos de salida en la hoja de clculo. Los nombres de las hojas en el libro. El nmero de las hojas en el libro diseado. El orden de las hojas establecido en el libro diseado. El tamao y tipo de fuente de las hojas establecidos en el libro. El archivo guardado conforme a los requerimientos de localizacin. El archivo guardado conforme a los requerimientos de nomenclatura. El archivo guardado conforme a los requerimientos de seguridad. La auditoria a la Hoja de Clculo que evidencie el uso de todos los datos introducidos. Anota si tienes documentos, fotografas, trabajos, informes, reportes, etc. Cules? videos,
ELEMENTO 2: Obtener informacin de hojas de clculo mediante la aplicacin de frmulas, ordenamientos y criterios de seleccin. Resuelve los siguientes ejercicios para que autoevales tus conocimientos y habilidades. Marca con una X la opcin que corresponda:
Criterios de desempeo Has realizado o realizas estas actividades? Estableces la definicin de frmulas de acuerdo al tipo de operandos implicados Corresponden las operaciones en las frmulas al tipo de operandos implicados. Corresponden los argumentos al tipo de funcin empleada. Proporcionan las frmulas establecidas la informacin requerida. El ordenamiento del rango de celdas de acuerdo a los requerimientos establecidos utilizando las caractersticas de la aplicacin. Los criterios de seleccin de informacin especfica de acuerdo a los requerimientos establecidos y utilizando las caractersticas de la aplicacin. El empleo de las herramientas de ayuda en lnea para obtener informacin de un tema especfico. La revisin de la Hoja de Clculo utilizando las herramientas de revisin disponibles. S No
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Campo de aplicacin 1. Manipulas los operandos: De funciones De referencia a celdas De constantes 2. Utilizas operaciones: Aritmticas De relacin De concatenacin De conjuncin De disyuncin De negacin 3. Empleas las funciones: Suma Promedio Hora Fecha Concatenacin Buscar Si, entonces Conjuncin Disyuncin Negacin Anota en dnde has realizado estas actividades
No
Marca con una X la opcin que corresponda: Evidencias de desempeo Realizas o has realizado procesos? De ordenamiento De seleccin Utilizando las herramientas de revisin Anota si tienes documentos, trabajos, informes, reportes, etc. fotografas, videos, S No
Marca con una X la opcin que corresponda: Evidencias de producto Empleas o has empleado? Funciones en las frmulas Referencias a celdas en las frmulas Constantes en las frmulas Operaciones aritmticas S No
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Operaciones de relacin Operaciones de concatenacin Operaciones de conjuncin Operaciones de disyuncin Operaciones de negacin Los argumentos en la funcin suma Los argumentos en la funcin promedio Los argumentos en la funcin hora Los argumentos en la funcin fecha Los argumentos en la funcin concatenacin Los argumentos en la funcin buscar Los argumentos en la funcin si, entonces Los argumentos en la funcin conjuncin Los argumentos en la funcin disyuncin Los argumentos en la funcin negacin La correspondencia entre las frmulas establecidas y los requerimientos de informacin Anota si tienes documentos, fotografas, trabajos, informes, reportes, etc. Cules? videos,
ELEMENTO 3: Representar los datos de una hoja de clculo grficamente Resuelve los siguientes ejercicios para que autoevales tus conocimientos y habilidades. Marca con una X la opcin que corresponda:
Criterios de desempeo Has realizado o realizas estas actividades? La seleccin del rango de celdas a graficar La seleccin del tipo de grfica de acuerdo a los requerimientos La seleccin del tipo de grfica utilizando las caractersticas de la aplicacin El diseo de la grfica de acuerdo a los requerimientos establecidos utilizando las caractersticas de la aplicacin La edicin a la grfica de acuerdo a los requerimientos establecidos y utilizando las caractersticas de la aplicacin. Campo de aplicacin 1. Identificas los tipos de grficas: De lneas De barras Circular Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua S No S No
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De reas 2. Aplicas los aspectos considerados en el diseo de la grfica: Leyendas Ejes Series Ttulos Rtulos 3. Editas los elementos de la grfica Texto Objetos Colores Posicin Datos Ubicacin de la grfica
Anota en actividades
dnde
has
realizado
estas
Marca con una X la opcin que corresponda:

Evidencias de desempeo Realizas o has realizado? La seleccin de grficas de lneas La seleccin de grficas de barras La seleccin de grficas circulares La seleccin de grficas de rea El establecimiento de leyendas El diseo de ejes El establecimiento de series El establecimiento de ttulos El establecimiento de rtulos La edicin del texto de la grfica La edicin de los objetos de la grfica La edicin de los colores de la grfica El establecimiento de la posicin de los objetos de la grfica La edicin de los datos de la grfica El establecimiento de la posicin de la grfica Anota si tienes documentos, trabajos, informes, reportes, etc. fotografas, videos, S No

Evidencias de producto Realizas o has realizado? Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua S No
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La seleccin del rango La correspondencia entre la seleccin de la lneas y los requerimientos establecidos La correspondencia entre la seleccin de la barras y los requerimientos establecidos La correspondencia entre la seleccin de circular y los requerimientos establecidos La correspondencia entre la seleccin de la reas y los requerimientos establecidos
grfica de grfica de la grfica grfica de
Anota si tienes documentos, fotografas, trabajos, informes, reportes, etc. Cules?
videos,

Evidencias de conocimiento Tienes conocimientos acerca de las actividades que se sealan? Caractersticas y uso de los distintos tipos de grficas S No
ELEMENTO 4: Obtener reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido. Resuelve los siguientes ejercicios para que autoevales tus conocimientos y habilidades. Marca con una X la opcin que corresponda:
Criterios de desempeo Has realizado o realizas estas actividades? La seleccin del dispositivo de salida de acuerdo a los requerimientos de reproduccin del documento. La revisin al diseo de pgina para asegurar que cumpla con los requerimientos establecidos ajustndose a las caractersticas del dispositivo de salida. El establecimiento de los parmetros de impresin de acuerdo a los requerimientos de reproduccin del documento. La direccin de las salida a los dispositivos electrnicos La reproduccin final del documento de acuerdo con los requerimientos establecidos La reproduccin del documento preservando la confidencialidad Campo de aplicacin 1. Identificas los tipos de documentos? S No S No
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Tabla Grfica 2. Aplicas los aspectos del diseo de pgina? Encabezado Pie de pgina Mrgenes Orientacin Ttulo 3. Identificas los dispositivos de salida? Archivo magntico Impresora 4. Aplicas los parmetros de impresin? Salida Nmero de copias Origen de datos Tamao del papel Anota en dnde has realizado estas actividades

Evidencias de desempeo Realizas o has realizado? La revisin del encabezado La revisin del pi de pgina La revisin de los mrgenes La revisin de la orientacin El establecimiento del dispositivo de salida en los parmetros de impresin El establecimiento del nmero de copias en los parmetros de impresin El establecimiento del origen de datos en los parmetros de impresin El establecimiento del tamao del papel en los parmetros de impresin Las prcticas de trabajo con relacin a la preservacin de la confidencialidad en la reproduccin de la tabla Las prcticas de trabajo con relacin a la preservacin de la confidencialidad en la reproduccin de la grfica Anota si tienes documentos, trabajos, informes, reportes, etc. fotografas, videos, S No
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Evidencias de producto Realizas o has realizado? La seleccin de archivo magntico como dispositivo de salida La seleccin de la impresora como dispositivo de salida El envo del documento al archivo magntico El envo del documento a la impresora La tabla conforme a los requerimientos de reproduccin La grfica conforme a los requerimientos de reproduccin Anota si tienes documentos, trabajos, informes, reportes, etc. fotografas, videos,
No
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QU ES Y PARA QU TE SIRVE?
Resuelve las siguientes cuestiones: Sabes qu es elaborar hojas de clculo mediante aplicaciones de cmputo? Qu utilidad tiene saber cmo elaborar hojas de clculo mediante aplicaciones de cmputo? Dnde tiene su aplicacin el uso de hojas de clculo?
Las hojas de clculo tienen su origen a partir de enormes hojas tabulares en las cuales se llevaba el registro manual de las operaciones diarias que realizaban los mercaderes en la antigedad; en estas hojas se detallaba el uso y origen que se daba al dinero as como los conceptos que identificaban la entrada y salida del mismo. Tomando como base este principio, y a partir del auge de la computacin, se desarrollaron programas integrados que permitieron adecuar las caractersticas de las hojas tabulares, dando como resultado un proceso automatizado de la informacin que dio origen a las hojas de clculo. Los avances tecnolgicos han dado como resultado diversas versiones hasta llegar al software actual. Observa cada uno de los aspectos de dicha evolucin a partir de lo que se muestra en el siguiente esquema. SUPERCALC
VISICALC
LOTUS 1-2-3 Direccin General del Bachillerato
EXCEL
Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua
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Las hojas de clculo encuentran su aplicacin en diversas situaciones que requieren de un proceso detallado y automatizado de la informacin, tales como una oficina, la escuela o bien un negocio, de tal forma que lo mismo te permite llevar un control de ventas, la relacin de los gastos que se han generado en tu casa o encontrar el rea de un tringulo, etc. Una hoja de clculo te ayuda a solucionar de una manera rpida y eficiente situaciones que involucran no slo el tratamiento de informacin sino tambin el comportamiento que tienen dichos datos. Adems, existen otros elementos con los que cuenta este software como, por ejemplo, las grficas que permiten mostrar los resultados de una manera clara y atractiva. Como ves, dominar una hoja de clculo es de vital importancia en el control de la informacin, y su manejo te abrir las puertas en tu futuro productivo porque tendrs la aptitud y competencia que el sector laboral exige en estos tiempos.
Actividades Ejercicio 1 1. Contesta y completa de acuerdo a las indicaciones de cada inciso en relacin a una hoja de clculo: a) Investiga en alguna fuente bibliogrfica cmo se define el concepto hoja de clculo y antalo en las siguientes lneas. ____________________________________________________________ ________________________________________________________ 24
b) Pregunta a cinco personas sobre el conocimiento que tienen de la hoja de clculo y completa la informacin que se pide en la siguiente tabla.
Pregunta a Un profesor de Biologa Una secretaria. Una persona que labore en control escolar Un compaero(a) de primer semestre. Alguno de tus familiares. Conoce el concepto SI NO Cmo lo define? De qu forma lo aplica?
c) Realiza una investigacin bibliogrfica con respecto a las caractersticas de tres hojas de clculo, de acuerdo a las nombres que se te indican en la siguiente tabla: Nombre de la hoja Lotus 1-2-3 Quattro Pro Excel 2. Realiza en el siguiente espacio un cuadro sinptico con la informacin recabada: Caractersticas
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APRENDE HACIENDO
1. Crear, disear, dar formato y editar la hoja de clculo.
1.1 En dnde se puede aplicar?
En la actualidad concebir una empresa, institucin educativa, dependencia de gobierno, etc., sin una computadora, no es factible, ya que la mayora de las actividades que se llevan a cabo en estas entidades se realizan de manera automatizada y eso implica el uso de equipos de cmputo.
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Sin embargo, debes recordar que una computadora por s sola no puede hacer nada, ya que necesita de programas y usuarios para poder realizar las tareas requeridas. Uno de estos programas es la hoja de clculo, con ella tu profesor podra llevar un control de los aspectos que deben evaluarse durante el semestre; o bien, una empresa encontrara un eficiente auxiliar para el control de sus inventarios y de esta manera determinar qu productos se estn vendiendo y cules no. Para un despacho contable sera una manera de llevar un control de los aspectos fiscales de cada uno de sus clientes, pero para ti ser la llave que te permita ser un enlace entre cada uno de este tipos de usuarios ya que contars con los conocimientos necesarios para sugerir o dar soluciones a situaciones que involucren su uso. Pero vayamos por pasos, ya que lo primero que debes aprender el entorno que te permitir manejar el programa, posteriormente la forma de disear una hoja de clculo a partir de la captura de la informacin que en sta se manejar, el formato que se aplicar a los datos contenidos, la aplicacin de frmulas y funciones para realizar clculos, y, finalmente mostrar mediante grficos una representacin visual de los datos editados en ellas. Tambin debes saber que para efectos de esta gua que ser el apoyo para tu aprendizaje nos estaremos refiriendo al programa de Excel para desarrollar todos los ejemplos y actividades.
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Actividades Ejercicio 1: 1. Realiza una investigacin en tu comunidad sobre el uso que diferentes instituciones dan a la hoja de clculo y completa la informacin que se pide en la siguiente tabla.
Institucin Dependencia de gobierno reas en las que se utiliza Para qu se utiliza?
Educativa
Empresa Privada
2. Comenta con tus compaeros las respuestas recabadas. 3. Realiza un ensayo en las siguientes lneas en el que menciones la importancia que tiene para las instituciones investigadas el uso y aplicacin de la hoja de clculo. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________________________________ 28
1.2 La prctica y el conocimiento forman al experto 1.2.1 Hoja de Clculo Qu es? Para qu sirve?
Una hoja de clculo es una superficie compuesta de filas y columnas cuya interseccin recibe el nombre de celda; las columnas se reconocen mediante una letra y las filas por un nmero. La hoja de clculo es tambin una herramienta que permite: a) manipular datos. b) realizar operaciones aritmticas. c) crear frmulas. d) presentar informes e) representar grficamente los datos ingresados. Adems de Excel existen otros programas orientados al mismo uso, entre los cules podemos mencionar: Quattro-Pro, Lotus 1-2-3 para Windows y MS Works. Como se ha mencionado, el programa que emplears ser Excel, por lo cual es importante que sepas las alternativas que existen para ingresar a l. La figura de la derecha te muestra la secuencia para realizarlo.
2. Seleccion a este men.
3. Activa este programa
1. Activa este botn
Otra alternativa es haciendo doble clic sobre el cono que identifica a la aplicacin y que se encuentra dentro del escritorio. Despus de ingresar se abrir la ventana principal de Excel donde encontrars los siguientes componentes: 29
Barra de ttulo
Barra de herramientas estndar
Barra de herramientas formato
Barra de mens
Botones de control
cono Men de Control Cuadro de nombres Celda activa Celda Ttulo o encabezado de fila
Para que te sea ms claro detallaremos ahora cada uno de estos componentes:
Botones de desplazamiento de las etiquetas
Etiqueta de hoja
Barra de frmulas
Barra de estado
Barra de desplazamiento horizontal
Barra de desplazamiento vertical
La Barra de ttulo muestra el nombre del programa as como activo.
Ttulo o encabezado el de columna del libro
de trabajo
La Barra de mens agrupa los mens que contienen todas las opciones de Excel. La Barra de herramientas Estndar resume, por medio de conos (botones), los procesos que ms comnmente realizas dando como resultado una alternativa que facilitar tu trabajo con los comandos de Excel.
La Barra de herramientas Formato agrupa a otro conjunto de conos para aplicar atributos tales como negrita o cursiva y tambin para control de la alineacin; adems contiene botones combo que al ser activados permiten cambiar el tipo de fuente o bien el tamao de la misma; la siguiente figura hace referencia a ellos por medio de la indicacin de una flecha. La Barra de frmulas est compuesta por el Cuadro de nombres, los botones Cancelar, Introducir y Modificar frmula, adems de un rea para editar el contenido de la celda.
Botn Cancelar Botn Modificar frmula Direccin General del Bachillerato
30
Cuadro de nombres
Botn Introducir
rea para editar celda
Los Encabezados (ttulo) de fila son los cuadros numerados que identifican a cada una de las filas de una hoja de trabajo.
Los Encabezados (ttulo) de columna son los cuadros indicados con letras que identifican a cada una de las columnas de una hoja de trabajo.
La Etiqueta de hoja muestra el nombre de la hoja de trabajo. Al hacer clic sobre ella se activa la hoja correspondiente.
Botones de desplazamiento de hoja
Etiqueta de hoja
1. Cuando se 2. Por defecto para rellena un rango de seleccionar un rango En cuanto al puntero del ratn, ste adquiere diferentes formas dependiendo de la celdas de celdas.
accin que se est realizando. Las siguientes figuras te presentan cuatro de ellas:
3. Seleccionar un objeto. Documento versin preliminar

Etapa inicial- Escuelas Gua
4. rea de edicin de celda

31
Excel cuenta con otras barras de herramientas que puedes incorporar en el momento que las necesites. stas se operan por medio del men contextual o bien a partir del men Ver. Sigue la secuencia numerada en las siguientes figuras y observa lo que debers hacer para llamar estas barras de herramientas a la ventana principal: Para poder colocar alguna de estas herramientas hay dos opciones:
Usa el men contextual.
1. Ubica en esta rea al apuntador
2. Activa el botn derecho del ratn.
1. Activa el men Ver
Usa la barra de mens.
3. Un men emergente con la lista de las barras disponibles se desplegar.
2. Selecciona esta opcin

4. Activa del Direccin General la Bachillerato barra que necesites
32
Para terminar de trabajar con Excel y salir correctamente de la aplicacin sigue la secuencia que se lista a continuacin: a) Activa el men Archivo. b) Selecciona la opcin Salir. Otra forma de cerrar el programa es haciendo clic en el botn Cerrar
Actividades Ejercicio 1: 1. Realiza las acciones que se indican en cada uno de los incisos: a) Escribe una definicin con tus propias palabras acerca del concepto hoja de clculo. _________________________________________________________________ b) Dibuja dentro del espacio correspondiente el tipo de apuntador de acuerdo a la accin establecida. Seleccionar un rango de celdas rea de edicin de celda. Seleccionar un objeto 33
c) Escribe dentro de las siguientes lneas y de manera secuencial el proceso que debes realizar para activar una Barra de Herramientas por medio del men contextual. 1. _________________________________________________ 2. _________________________________________________ 3. _________________________________________________ d) Coloca dentro de los cuadros, el nmero que corresponda a cada uno de los componentes de la ventana principal de Excel, de acuerdo a la tabla que se encuentra debajo de la figura y que lleva como ttulo Componentes de la ventana:
Componentes de la ventana Botones de desplazamiento de las etiquetas Etiqueta de hoja Barra de frmulas Barra de estado Barra de desplazamiento horizontal Barra de desplazamiento vertical
1 2 3 4 5 6 34
Ttulo o encabezado de fila Celda activa Ttulo o encabezado de columna Cuadro de nombres cono men de control Barra de ttulo Barra de herramientas Formato Barra de mens Botones de control Barra de herramientas Estndar
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1.2.1.1 Sntesis Para que tengas presente los contenidos ms relevantes de este tema te presentamos el siguiente cuadro sinptico:
Herramienta que permite: a) manipular datos. b) realizar operaciones aritmticas. c) crear frmulas. d) presentar informes e) representar grficamente los datos ingresados.
CONCEPTO
H OJ A D E C A LC U L O
ELEMENTO S DE LA VENTANA
Botones de desplazamiento de las etiquetasEtiqueta de hojaBarra de frmulasBarra de estadoBarra de desplazamiento horizontalBarra de desplazamiento verticalTtulo o encabezado de filaCelda activaTtulo o encabezado de columnaCuadro de nombrescono men de controlBarra de ttuloBarra de herramientas FormatoBarra de mensBotones de controlBarra de herramientas Estndar
RUTA S Documento versin preliminar PARA Etapa inicial- Escuelas Gua SALIR
INICIAR
Inicio/Programas/Microsoft Excel (si se encuentra el cono de Excel en el escritorio haz doble clic en l) Archivo/Salir Hacer clic en el botn cerrar .
35
Ejercicio 2 Escribe los pasos necesarios para iniciar la aplicacin de hoja de clculo Excel: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___
1.2.2 Dudas...? Consulta al ayudante.
36
Cuando comienzas a trabajar con una herramienta que no conoces es posible que te surjan dudas y necesites ayuda sobre algn procedimiento o tarea. Para situaciones como estas Excel cuenta con una opcin de ayuda, la cual es importante que conozcas ya que mediante ella podrs resolver las dudas que te hayan surgido. Para activar esta accin de ayuda puedes optar por cualquiera de las diferentes alternativas que se ofrecen, las cuales brindan informacin que te ser de gran utilidad. A continuacin se muestra que ingresar a ellas es muy sencillo:
Activar este men Seleccionar una de estas opciones
Al seleccionar la opcin Ayuda de Microsoft Excel debers anotar tu pregunta dentro del cuadro de dilogo, como lo indica la siguiente figura:
1. Escribe tu pregunta
2. Activa para encontrar la respuesta
Otra alternativa es la opcin Qu es esto?, la cual te brindar informacin con respecto al elemento que selecciones de cualquiera de los mens de la hoja de clculo, de esta manera podrs consultar la informacin en lnea que Excel brinda sobre la opcin seleccionada. Al activar esta opcin el apuntador cambia a la forma que se muestra dentro del crculo: Para habilitar este tipo de ayuda realiza la siguiente secuencia: a) b) Ingresa al men de ayuda. Activa la opcin Qu es esto? 37
c) Cuando observes que el apuntador cambia a la forma que ya se mencion, selecciona alguno de los mens de la hoja de clculo (como se muestra en la figura de abajo) y busca la opcin sobre la cual tengas duda:
1.Seleccin a la opcin requerida en el men
?
2. Con esta forma de apuntador dirgete al elemento de men. 3. Haz clic con el ratn y aparecer la informacin
Por ltimo mencionaremos a los ayudantes, representados por imgenes animadas que te darn tambin informacin, adems de sugerencias, sobre la duda en cuestin. Debes tener presente que estas imgenes cambiarn de acuerdo a la versin utilizada:
Hola soy clipo Me llamo ridondo
Hola soy F1
Me llamo minino
38
Actividades Ejercicio 1: 1. Activa el men ? y responde a las preguntas que se realizan en cada inciso: a) Cul es la tecla de funcin que debes activar para accesar a la ayuda? _______________________________________________________________ b) Cul es la ruta para activar la opcin Qu es esto?? _______________________________________________________________ c) Dibuja, dentro de los smbolos de llamada, la figura que corresponde a la indicacin de cada rectngulo.
Forma que toma el apuntador al seleccionar la opcin Qu es esto?
cono que representa a la ayuda
2. Activa la tecla F1 y anota dentro del cuadro de dilogo la siguiente pregunta: LIBROS Y HOJAS DE CALCULO, posteriormente responde a las preguntas que se realizan en cada inciso con la informacin que se presenta en pantalla. a) Cmo defines el concepto Libro de trabajo? _________________________________________________________________ b) De qu forma identificas a una Hoja activa? _________________________________________________________________ c) Cul es el concepto Hoja de grfico? 39
_________________________________________________________________
1.2.2.1 Sntesis Como apoyo a los conocimientos abordados en este tema, a continuacin te presentamos una sntesis:
F1 H E R R A M I E N T A S DE AYUDA EN LINEA AYUDANTE S Clipo F1 Ridondo Minino Qu esto? RUTA PARA ACTIVAR
CUADRO DE DILOGO DE LA AYUDA
Clic en cono , escribir la duda,
OPCIONES
Men ayuda cono
es
Men ayuda, opcin Qu es esto?, seleccionar men donde se localiza la opcin sobre la cual tengas duda
clic en BUSCAR y elegir una de las opciones desplegadas.
Ejercicio 2: Contesta lo siguiente: 1.- En qu te puede servir el ayudante de Excel. ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2.-Escribe dos opciones con las que puedes activar la ayuda de Excel . ____________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 40
1.2.3 Empecemos...
Despus de ingresar a Excel, se genera automticamente un libro con tres hojas de clculo para comenzar a trabajar. Pero, qu pasa cuando necesitas un libro de trabajo nuevo o alguno que est diseado previamente? Si vas a crear un archivo nuevo, existen dos formas diferentes de hacerlo: a. Por medio del men Archivo. b. Activando el cono en la Barra de herramientas estndar. La primera alternativa, luego de elegir la opcin Nuevo, te presentar una ventana que contiene dos fichas llamadas General y Soluciones hoja de clculo, observa la siguiente figura:
Contiene formatos predeterminado s
Te permite crear un libro nuevo
41
Al crear un nuevo libro debes seleccionar, en la carpeta General, el cono identificado como Libro en blanco. En cuanto a formatos predeterminados, estn las plantillas cuyo diseo reconoce espacios y formatos que satisfacen ciertos requerimientos. Entre ellas podrs elegir: FACTURA, INFORME DE GASTOS Y PEDIDO, etc. Otra de las formas -como ya se mencion antes- es activando (Nuevo) y de inmediato tendrs un libro con el que puedes trabajar. el cono
Actividades Ejercicio 1: Realiza y contesta de acuerdo a lo que establece cada inciso. a) Presiona el cono Nuevo y escribe dentro de la lnea lo que observas dentro de la Barra de ttulo. __________________________________________________________ b) Al crear un nuevo archivo por medio de men cul es la diferencia entre la ficha General y Soluciones Hoja de Clculo? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ c) Consigue una factura de alguna compra que hayan realizado en tu casa y observa su contenido. d) Crea un nuevo archivo de tipo formato predeterminado y selecciona la plantilla Factura, observa el diseo de la misma. e) Contesta ahora las siguientes preguntas: f) Es entendible para ti este diseo?: SI NO porqu? __________ 42
g) Hay relacin entre esta plantilla y el formato de factura que conseguiste? SI NO porqu? _____________________________
1.2.3.1 Sntesis Para enfatizar sobre los aspectos ms relevantes del tema, a continuacin te presentamos el siguiente cuadro sinptico:
FORMATOS PREDETERMINADOS - FACTURA - INFORME DE GASTOS - PEDIDO
CREACIN DE ARCHIVOS CON FORMATO PREDETERMINAD O
LIBRO EN BLANCO
HACER CLIC EN EL CONO
(NUEVO)
Ejercicio 2: Contesta lo siguiente:
RUTA
Archivo/Nuevo/Soluciones hoja de clculo o General
1.- Cules son las opciones para crear un nuevo libro? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.- Qu formatos predeterminados te proporciona Excel? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
1.2.4 Guarda tu hoja de clculo Dnde? Cmo? Cundo?.
43
Cuando realizas una tarea o actividad apoyado de una computadora, la sugerencia es que guardes esta informacin en los medios de almacenamiento (disco duro, disquete 3 1/2 ", CD ROM, Etc.) con los que cuentes, para que posteriormente puedas consultarla, modificarla y desde luego utilizarla. Existen dos formas de guardar una hoja de clculo: Guardar y Guardar como... La opcin de Guardar te permite, adems de grabar tu hoja de clculo una vez que la hayas creado, actualizarla cada vez que realices modificaciones en la misma. Estas opciones forman parte del men Archivo como seala la flecha dentro de la figura.
Otra forma es activando las teclas Ctrl+G
Selecciona la unidad o bien elige la ruta de almacenamiento
Puedes guardarlo con otro nombre y otro tipo de archivo.
Despus de activar la opcin Guardar, se desplegar el cuadro de dilogo Guardar como... en l especficas qu nombre llevar tu libro y en dnde deseas guardarlo. Observa la figura de la izquierda.
44
Un aspecto importante cuando ests trabajando es definir la frecuencia de guardado, as el programa realizar el proceso automticamente, de acuerdo al tiempo que hayas establecido y de esta manera no tendrs que preocuparte por estar activando el proceso cada que haya cambios. Observa la secuencia indicada en la figura de la derecha:
1.Activa el men Herramientas y busca Opciones
2.seleccion a esta ficha.
3. Establece aqu Adems de lo anterior, la frecuencia de recuerda que todo archivo guardado debe tener una nomenclatura formada por un nombre y una extensin. En el caso de Excel est predeterminada por un nombre que es:
El nombre puede contener hasta 255 caracteres, la extensin es XLS. Nombre predeterminado por la aplicacin.
Excel te permite tambin elaborar una base de datos con extensin dbf, o archivos de texto, entre otros. Seguramente has escuchado la importancia que tiene la seguridad de la informacin que ingresas en la computadora, ante esto Excel te proporciona mecanismos para habilitarla. Ingresar a la ventana que te permite habilitar los mecanismos de seguridad implica seguir la secuencia que se muestra en la figura de abajo:
3. Habilita aqu los mecanismos de seguridad.
1.Activa el men Archivo y selecciona esta opcin.
Es recomendable que el nombre sea asignado de acuerdo al contenido.
45
2 Pulsa este botn.
Crear siempre copia de seguridad, realiza una copia del archivo actual con la finalidad de evitar una prdida accidental del mismo. Contrasea de proteccin, reconoce una clave de hasta 15 caracteres y ello para evitar que alguien ajeno a la informacin ingrese a l. Contrasea contra escritura, reconoce una clave de hasta 15 caracteres
Si activas la caja Se recomienda slo lectura, estars indicando que una vez abierto el archivo ste no podr ser modificado.
Actividades Ejercicio 1: Realiza lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos: a) Entrevista a 5 de tus amigos y completa cada una de las tablas de acuerdo a la informacin que pide cada una de las columnas.
No. 1. 2. 3. 4. 5. No. 1. 2. 3. 4. NOMBRE EDAD PASATIEMPO FAVORITO
DIRECCIN
TELFONO
QU CARRERA ESTUDIAR?
PIENSAS
46
5.
b) Crea una estructura de carpetas de acuerdo a la siguiente ruta:
C:\ESCUELA\INFORMATICA\TAREAS
c) Ingresa a Excel y crea una estructura de hoja similar a lo que se indica en la siguiente figura:
d) Captura dentro de cada una de las celdas, la informacin que recabaste para cada uno de tus amigos. e) Guarda el libro dentro de la carpeta TAREAS y asgnale como nombre: ENTREVISTA.XLS f) Verifica que el archivo ha sido guardado correctamente. g) Asigna como elementos de seguridad las contraseas que se indican en la siguiente tabla. Contrasea Captura para abrir BASE de escritura AMIGOS h) Activa la caja de verificacin Se recomienda slo lectura. i) Recuerda que debes volver a escribir las contraseas que capturaste Grabar la hoja de CONCEPTO j) Una vez finalizado el proceso cierra la hayas creadoclculo una vez de Excel. el archivo y sal apropiadamente que
- Guardar o Ctrl+G OPCIONES - Guardar como Especificacin de dnde se encuentra el archivo y con qu nombre. Ejemplo: C:\ESCUELA\INFORMATICA\TAREAS
1.2.4.1 Sntesis
RUTAS DE GUARDADO
GUARDAR Tener claros los conocimientos adquiridos es indispensable en la construccin de FRECUENCIA DE HERRAMIENTAS/OPCIONES/ tusUNA saberes, por ello te proporcionamos el siguiente cuadro sinptico con los GUARDADO GUARDAR HOJA conceptos principales de este tema: DE CLCULO
LOCALIZACIN HERRAMIENTAS/OPCIONES/ GENERAL Por ejemplo los archivos de texto y entre otras las extensiones: .xls .bdf Guardar como/OPCIONES PARA GUARDAR
RUTAS y REQUERIMIENTO S DE RESGUARDO
NOMENCLATURA COPIA DE SEGURIDAD
47
-Crear Bachillerato Direccin General delsiempre copia de seguridad -Contrasea de proteccin MECANISMOS DE -Contrasea contra escritura SEGURIDAD -Se recomienda solo lectura
Ejercicio 2: 1.- Cules son las opciones para guardar un archivo en Excel? __________________________________________________________________ 2.- Escribe los pasos para establecer la frecuencia de guardado. ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 3.- Cul es la extensin de un libro en Excel? __________________________________________________________________ 4.- En qu consiste la proteccin de lectura de un archivo en Excel? __________________________________________________________________ 5.- Escribe los pasos para crear un archivo de seguridad en Excel. ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 1.2.5 Dnde est tu hoja de clculo.
48
Seguramente te has encontrado con el problema de no localizar la tarea que tanto trabajo te cost capturar en tu computadora, pero con lo que aprenders a continuacin, eso ser cosa del pasado, pues el procedimiento para localizar archivos es algo fcil, rpido y eficaz. Observa en las siguientes figuras las alternativas de localizacin que puedes utilizar:
La activacin de este men te brinda dos alternativas:
Cualquiera de las alternativas que utilices te llevar a la ventana Abrir desde la cual podrs seleccionar la unidad o la carpeta donde se encuentra almacenado tu archivo, observa la figura de la derecha.
Si recuerdas el nombre tambin podrs indicarlo aqu
Otra forma es utilizando el cono Abrir dentro de la barra de herramientas

Capturando algn texto contenido dentro del archivo.
2. Activa estas teclas.
1. Utiliza esta opcin
Por fecha de modificacin.
49
Actividades Ejercicio 1: 1. Realiza lo que se indica dentro de cada uno de los incisos que se listan a continuacin: a) Ingresa a la hoja de clculo y activa la secuencia para Abrir un archivo. b) Localiza el archivo ENTREVISTA.XLS c) Recuerda que debers habilitar las contraseas que indicaste en la actividad anterior, porque de otra manera no podrs trabajar en este archivo. Esto tendrs que hacerlo al momento de ingresar al archivo y te aparezcan cuadros de dilogo como los que se muestran en las figuras siguientes:
d) Contesta ahora las siguientes preguntas: Qu ventajas observas en la habilitacin de estos medios de seguridad? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________ Qu alternativa te ofrece el programa en caso de que se te hubiera olvidado la contrasea para acceso de escritura? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________ Qu proceso debes realizar para evitar que se modifique el archivo, considerando que un usuario ajeno logr ingresar al mismo? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________
50
1.2.5.1 Sntesis Con la intencin de que recuperes las ideas esenciales respecto a la forma de cmo acceder a los archivos almacenados en la computadora, en el cuadro sinptico siguiente, te presentamos una sntesis de los conocimientos abordados en este tema:
- Haciendo clic en el botn FORMAS DE ABRIR UN ARCHIVO EN EXCEL - Desplegando el men Archivo - Seleccionando Abrir en el men Archivo - Utilizando las teclas Ctrl+A - A travs de los campos desplegables del cuadro de dilogo abrir - Buscar en: - Nombre de archivo: - Ultima modificacin: - Texto o propiedad:
Ejercicio 2: 1.- Menciona las opciones para buscar un archivo. ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2.- Menciona los pasos para buscar un archivo por medio de su nombre.
1.2.6 Disea de acuerdo a tus necesidades.
51
Como ests comprobando, Excel es una herramienta muy potente en la que adems de crear hojas de clculo te ofrece una variedad de plantillas predeterminadas tales como: facturas, formatos de pedidos e informes de gastos, las cuales puedes adaptar de acuerdo a tus necesidades. Para seleccionar alguno de estos formatos sigue la secuencia que se presenta en la siguiente figura:
2. Activa esta ficha...
1. Activa el men Archivo y selecciona la opcin Nuevo
3. Elige el tipo de plantilla que requieres...
4. Observa como se presentara el formato.
Aunque las plantillas ya estn predefinidas, Excel te da la posibilidad de personalizarlas de acuerdo a tus necesidades.
En esta ventana podrs personalizar la Direccin General plantilla del Bachillerato seleccionada.
Modifcala, pulsando el botn Personalizar
52
Actividades Ejercicio 1: Realiza lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos: a) b) c) Consigue una factura de algn artculo que hayan adquirido en tu casa. Observa cmo se encuentra llenada. Ingresa a Excel y localiza la plantilla factura. d) Personaliza el formato que observas en pantalla adaptndolo al que t tienes. e) Pide ayuda a tu profesor para llenar la plantilla en relacin a los datos que traes de tu factura.
1.2.6.1 Sntesis El siguiente cuadro sinptico enfatiza los aspectos ms sobresalientes del tema:
TIPOS DE PLANTILLA S - Factura - Informe de gastos - Pedidos
DISEO DE LA HOJA DE CLCULO
OPCIONES DE USO
- Plantilla determinada - Personalizar - Plantilla determinada: Archivo/Nuevo/Soluciones de Hoja de Clculo/elegir plantilla
Documento versin preliminar Personalizar: Etapa inicial- Escuelas Gua
RUTA S
Archivo/Nuevo/Soluciones de Hoja Direccin General del Bachillerato de Clculo/seleccionar la plantilla deseada/personalizar
53
Ejercicio 2: 1.- Qu es una plantilla en Excel? ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2.- Qu tipos de plantillas tiene la versin de Excel que ests trabajando? ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 3.- Escribe los pasos para crear un archivo utilizando una plantilla ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 4.- Escribe los pasos para personalizar una plantilla. ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 1.2.7 Rangos... para qu sirven?
Cuando necesites manejar los datos que se encuentran en ms de una celda te recomendamos que selecciones rangos.
54
Un rango se define a partir de la seleccin de un conjunto de celdas. Estos pueden estar en la misma columna o fila y tambin definidos a partir de un bloque rectangular de varias filas y columnas.
Para seleccionar un rango puedes utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: Trabajar con rangos en una hoja de clculo, en alguna ocasin, te puede teclado ratn causar confusin por la referencia de las celdas donde stos se encuentran. Para recordarlo con facilidad, Excel te permite asignar un nombre a cada rango ya que de esta manera te ser ms fcil identificar el lugar donde stos se encuentran. Realizar esta asignacin de nombres requiere de los pasos que a continuacin se detallan:
1. Ubica el apuntador en la celda donde inicia el rango
2. Activa el botn izquierdo del ratn y sin dejar de pulsarlo arrastra abajo y a la derecha
3.Selecciona el rango. Por ejemplo de B2 hasta D6
4. Activa el cuadro de nombres y captura un nombre que te sea fcil de recordar.
55
Si empleas el teclado debes pulsar diferentes teclas. La figura de abajo te muestra como realizarlo.
1.Ubica el apuntador en la celda inicial 3. Pulsa las teclas de navegacin que necesites
2. Mantn presionada la tecla <shift>
Otro caso se refiere a la seleccin de celdas no adyacentes; es decir, que se 1.Selecciona el encuentran en diferentes coordenadas, como lo indica la siguiente figura:
rango y mantn pulsada la tecla:
Ctrl
2. Selecciona los siguientes rangos. El puntero tendr esta forma:

Observa que se encuentra seleccionado Documento versin preliminar el rango B4:B5, C7, Etapa inicial- Escuelas Gua D4:D5, E3, F6:F9
56
La utilidad que te Para no capturar presenta el uso de celda por celda las rangos se puede aplicar entre otras referencias en una frmula. cosas a lo siguiente, por ejemplo:
Mover de un lugar a otro si las hojas y los libros se hacen ms grandes.
Como has observado seleccionar un rango es sumamente sencillo y con esta misma sencillez se puede usar para indicar lo de una frmula, para ello debers emplear el smbolo el cual significa hasta de tal manera que si deseas representar el rango desde C2 hasta D10, lo debes hacer capturando C2:D10
Actividades Ejercicio 1: Realiza lo que se indica en los siguientes incisos: a) Observa en la siguiente figura los rangos que se encuentran seleccionados. 57
Rango 1 Rango 2
Rango 3
b) Captura la forma en que los ingresaras dentro de una frmula, para ello, guate por la flecha que seala a cada uno y escribe tus respuestas en la siguiente tabla de acuerdo al encabezado de cada columna. Rango 1 Rango 2 Rango 3
c) Observa el rango seleccionado en la siguiente figura.
c) Escribe dentro de la tabla la forma en que t seleccionaras e ingresaras el rango anterior usando: ratn y teclado as como la forma en que lo ingresaras en una frmula. Anota tus respuestas en la columna correspondiente. Ratn Teclado Ingreso a la celda
58
d) Aplica el concepto de celdas no adyacentes y obtn la seleccin de rangos que se indican dentro de la figura, presenta los resultados a tu profesor.
e) Abre una nueva hoja y realiza lo que se indica a continuacin: Captura los datos indicados. Selecciona los rangos. Asigna al rango el nombre de ventasaltas. Guarda el libro con contrasea de apertura as como de escritura. Asigna un nombre apropiado al archivo.
59
1.2.7.1 Sntesis Despus de estudiar un tema es necesario compruebes que lo dominas. Para contribuir en esto, a continuacin te presentamos un cuadro sinptico con los conceptos principales del mismo:
CONCEPTO
Seleccin de un conjunto de celdas que pueden estar en la misma columna o fila, o en un bloque compuesto de filas y columnas
R A N G O S
PASOS PARA NOMBRAR RANGOS
1.- Seleccionar un rango de celdas 2.- Activar el cuadro de nombres 3.- Escribir el nombre con que se identificar el rango.
UTILIDAD
Facilitan el ingreso de grupos de datos en operaciones con frmulas, evitando sealar una a una las celdas
Ejercicio 2: Contesta las siguientes preguntas: 1.- Qu es un rango? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.- En qu te puede ayudar un rango? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3.- Qu tienes que hacer para nombrar un rango? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
60

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D E C N E E A DL A H L R T I C I GNR L E B C I E AO R L

COMPONENTE DE FORMACIN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL

Gua de Aprendizaje para Elaborar Hojas de Clculo Mediante Aplicaciones de

BIBLIOGRAFA....................................................................272 CRDITOS............................................................................... 273 DIRECTORIO......................................................................274

MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE

3. Representar los datos en la hoja de clculo grficamente.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4. Obtener reportes y grficas de hojas de clculo en el destino requerido.

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Marca con una X la opcin que corresponda:

Marca con una X la opcin que corresponda:

grfica de grfica de la grfica grfica de

Anota si tienes documentos, fotografas, trabajos, informes, reportes, etc. Cules?

Marca con una X la opcin que corresponda:

Marca con una X la opcin que corresponda:

Marca con una X la opcin que corresponda:

1.1 En dnde se puede aplicar?

2. Seleccion a este men.

3. Activa este programa

1. Activa este botn

Barra de herramientas estndar

Barra de herramientas formato

Botones de desplazamiento de las etiquetas

Barra de desplazamiento horizontal

Barra de desplazamiento vertical

La Barra de ttulo muestra el nombre del programa as como activo.

Ttulo o encabezado el de columna del libro

Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua

rea para editar celda

Botones de desplazamiento de hoja

3. Seleccionar un objeto. Documento versin preliminar

4. rea de edicin de celda

Usa el men contextual.

1. Ubica en esta rea al apuntador

2. Activa el botn derecho del ratn.

1. Activa el men Ver

Usa la barra de mens.

3. Un men emergente con la lista de las barras disponibles se desplegar.

2. Selecciona esta opcin

4. Activa del Direccin General la Bachillerato barra que necesites

Direccin General del Bachillerato

Direccin General del Bachillerato

1.2.2 Dudas...? Consulta al ayudante.

2. Activa para encontrar la respuesta

1.Seleccin a la opcin requerida en el men

Hola soy clipo Me llamo ridondo

Forma que toma el apuntador al seleccionar la opcin Qu es esto?

cono que representa a la ayuda

Men ayuda cono

clic en BUSCAR y elegir una de las opciones desplegadas.

Te permite crear un libro nuevo

CREACIN DE ARCHIVOS CON FORMATO PREDETERMINAD O

HACER CLIC EN EL CONO

Ejercicio 2: Contesta lo siguiente:

Archivo/Nuevo/Soluciones hoja de clculo o General

1.2.4 Guarda tu hoja de clculo Dnde? Cmo? Cundo?.

Otra forma es activando las teclas Ctrl+G

Selecciona la unidad o bien elige la ruta de almacenamiento

Puedes guardarlo con otro nombre y otro tipo de archivo.

1.Activa el men Herramientas y busca Opciones

2.seleccion a esta ficha.

1.Activa el men Archivo y selecciona esta opcin.

Documento versin preliminar Etapa inicial- Escuelas Gua

Es recomendable que el nombre sea asignado de acuerdo al contenido.