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Introdução ao dotProject
Introdução ao dotProject

Introdução ao dotProject

Introdução ao dotProject

Índ ice

Características do dotProject

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Um passeio rápido pelo dotProject

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Adicionando e alterando empresas

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Adicionando e editando projetos

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Adicionando e editando usuários

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Entendendo o básico sobre permissões

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Adicionando e editando tarefas

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Editando e delegando tarefas

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Como encontrar tarefas às quais você está associado e como adicionar-lhes arquivos

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Características do dotProject

O dotProject é um aplicativo web que gerencia projetos. É online, o que significa que todos os membros da sua equipe têm fácil acesso ao que está acontecendo em um projeto. O dotProject unifica:

informações de empresas

informações de projetos de cada empresa.

Todas as tarefas necessárias à execução de cada projeto.

Saber quanto de cada tarefa já foi realizado.

Gráficos de Gantt

informação de usuários e colaboradores de cada tarefa.

Um modo fácil de informar usuários de suas associações a tarefas (via email)

lembretes popup sobre prazos próximos ao fim

uma lista de contatos relacionados

calendários com visões diferentes: mensal, semanal e diária

fóruns relacionados a projetos.

Repositório de arquivos relacionados a projetos.

O dotProject foi originalmente concebido pela dotmarketing em dezembro de 2000. Desde então, um grupo internacional de desenvolvedores empregaram seu tempo e esforço na construção do dotProject , fazendo dele um produto robusto e fácil de usar.

Antes de conhecer as principais funcionalidades do dotProject a fundo, você terá uma rápida apresentação do aplicativo e o que ele oferece.

O bs ervação : As figuras apresentadas neste documento podem parecer diferentes das páginas do seu dotProject, dependendo dos formatos escolhidos e como a informação foi personalizada para a versão regional do seu dotProject. Além disso, você não poderá ver partes do sistema para as quais você não tem permissão.

seu dotProject. Além disso, você não poderá ver partes do sistema para as quais você não

Figura 1

Um passeio rápido pelo dotProject

Uma boa forma de se tornar familiar com um aplicativo é usar seu menu principal como um guia que mostrará suas funcionalidades mais importantes. Então, dê uma olhada nos links no menu do dotProject. No nível mais alto estão as Empresas. Cada empresa tem seus projetos. Cada projeto tem tarefas que o compõem e um usuário responsável pela sua execução. Cada tarefa tem usuários que terão participação na sua realização. Todas as pessoas que forem trabalhar com o dotProject devem ser cadastradas como usuários aos quais serão dadas permissões. Você pode começar a explorar as funcionalidades do dotProject clicando em “Empresas” no menu principal. Escolha a aba “Todas Empresas” e clique em uma empresa. Escolha um projeto da aba “Projetos ativos”. Uma outra forma de se chegar aos projetos é clicando em “Projetos” no menu principal. Desde já, saiba que há caminhos alternativos para se chegar a uma mesma página de informações. Em cada uma das páginas seguintes será(ão) mostrado(s) o(s) caminho(s) mais prático(s). Por exemplo, os caminhos mais fáceis para se chegar à página de um projeto são:

Por empresas: clique em “Empresas” no menu principal (Se a empresa que você procura não estiver aparecendo, certifique-se de que a aba de filtro “Todas Empresas” esteja selecionada) > clique no nome de uma empresa >Veja os projetos e clique no projeto que desejar.

Por projetos: clique em “Projetos” no menu principal> Na lista de projetos, clique em um projeto de sua escolha. Se o projeto que você procura não aparecer, certifique-se de que a aba de filtro “Todos” esteja selecionada.

Algumas observações sobre a aparência do dotProject: os títulos das páginas no dotProject são descritivos. A aparência da página de visualização de empresa é diferente da página de edição. A linha logo abaixo do título da página geralmente mostra links relacionados. Na figura 2, os links circulados levam ou de volta para a lista de empresas (link da esquerda) ou para a página de edição da empresa que você está visualizando (link da direita).

A seta mostrada na figura 2 mostra o ícone que abre uma pequena janela com uma mensagem de ajuda da página em que você se encontra. O link “Ajuda” (circulado em vermelho) abaixo do menu principal, do lado direito, leva ao site do dotProject onde se encontram um fórum de consulta e outras documentações.

Outra característica útil é mostrada na figura 3 – os filtros. Filtros permitem limitar a informação que é mostrada. O filtro de empresas à direita, serve para que somente as tarefas da empresa selecionada sejam mostradas. O filtro de tarefas, à esquerda, serve para mostrar apenas as tarefas desejadas.

Figura 2 4

Figura 2

Figura 3 Adicionando e alterando empresas Clique em Empresas no menu principal > clique em

Figura 3

Adicionando e alterando empresas

Clique em Empresas no menu principal > clique em na aba de filtro “Todas Empresas” > clique em um empresa de sua escolha para visualizar suas informações > clique em “Editar Empresa” para alterar os dados da empresa.

A página de edição de empresa é muito intuitiva (figura 4). O campo “Dono da empresa” pode ser entendido como presidente ou cargo mais alto da empresa. Caso o nome desejado não esteja na lista de usuários da aplicação, será preciso cadastrá-lo. Você poderá deixar a informação do presidente em branco e gravar as informações parciais clicando no botão “Salvar” e depois criar o usuário que será registrado como presidente, seguindo as instruções deste manual para inclusão de usuários que será explicada mais adiante. Após a inclusão do novo usuário, você poderá retornar à pagina de edição da empresa e registrar o novo usuário como seu presidente no campo “Dono da empresa” e depois clicar no botão “Salvar” para que a nova informação seja gravada.

Para adicinar uma nova empresa, vá para a página de listagem das empresas. Um botão com o título de “Nova Empresa” aparecerá no canto direito superior. Este botão leva a uma página que tem os mesmos itens da página de edição de empresas. Uma parte da página de inclusão de empresas é mostrada na figura 5.

Para apagar uma empresa, vá para a página de listagem das empresas (siga o caminho explicado no início do capítulo), clique na empresa que deseja apagar. Você irá para a página de visualização da empresa (Figura 2), onde aparecerá um ícone de uma lata de lixo no canto direito superior que diz “apagar empresa”. Clique no ícone apenas se você tiver absoluta certeza que quer apagar a empresa. Note que se você não puder ver o ícone da lata de lixo, significa que você não tem permissão para apagar empresas (Veremos permissões mais adiante).

Figura 4 6

Figura 4

Figura 5 Adicionando e editando projetos Para adicionar um novo projeto em uma empresa: Clique

Figura 5

Adicionando e editando projetos

Para adicionar um novo projeto em uma empresa:

Clique em Empresas no menu principal > clique na aba de filtro “Todas Empresas” > escolha uma empresa > na página de visualização, clique no botão“novo projeto” no canto direito superior.

Preencha o nome do projeto. O responsável pelo projeto deverá ser escolhido na lista de usuários previamente cadastrados. Se o usuário necessário não estiver cadastrado ainda, grave as informações parciais do projeto clicando no botão “salvar” e cadastre o usuário seguindo as instruções deste manual explicadas na parte que trata de inclusão de usuários (explicada mais adiante). Retorne para a página do projeto e registre o responsável pelo projeto. Clique no botão “salvar” para gravar a nova informação. Escolha a empresa do combo box à qual pertence o projeto. Escolha um nome abreviado para o projeto e uma cor para identificá-lo. Para escolher uma cor, clique no link “alterar cor” e uma janela com opções de cores se abrirá. Você pode clicar numa das cores de sua escolha. Defina um status para o seu

projeto (em planejamento, em execução, etc). Você ainda terá a opção de importar tarefas definidas em outros projetos no campo “Import tasks from”, que significa: “Importar tarefas de (nome do projeto)”. Preencha uma breve descrição do projeto (Ex: de que consiste, objetivos, etc).

Uma vez criado, o projeto poderá ser alterado. Para se editar um projeto, simplesmente vá para a página de edição de projeto (figura 6). O link para a página de edição fica na página de visualização do projeto. Portanto, clique no projeto que você deseja alterar (mesmo procedimento descrito no começo do capítulo) e vá para a página de visualização. No canto esquerdo superior, clique em “editar projeto”. A página de é bem auto-explicativa, uma vez que você já conheceu a página de inclusão.

uma vez que você já conheceu a página de inclusão. Figura 6 Adicionando e editando usuários

Figura 6

Adicionando e editando usuários

Clique em “Admin. de usuários” no menu principal.

A página de gerenciamento de usuários (figura 7) mostra listas de usuários ativos e inativos. O ícone do lápis e papel permite que você edite as informações do usuário. O ícone de cadeado leva à página de visualização do usuário, na qual é possível alterar suas permissões, mostradas na parte de baixo da página.

Agora vejamos como adicionar um usuário: a partir da página de gerenciamento de usuários, clique em “adicionar usuário”. Este ícone levará a uma nova página mostrada na figura 8. É aconselhável que você complete pelo menos os nove ítens mostrados com flechas vermelhas. Quando você clicar no botão “salvar”, o novo usuário será listado como usuário inativo na página de gerenciamento de

usuários. Isto significa que embora um usuário tenha sido cadastrado, ele será impedido de entrar (fazer log in) no sistema até que suas permissões sejam definidas.

Para editar a informação de um usuário, clique no lápis à esquerda do nome na página de gerenciamento de usuários. Você será levado a uma página que se parece com a página de inclusão de usuário.

A diferença entre um usuário ativo e um inativo é que o ativo teve suas permissões definidas, o que significa que alguém com um nível mais alto de permissão definiu o que aquele usuário ativo pode ver, ler, editar e apagar. Novamente é importante notar que um usuário que acabou de ser cadastrado será tratado como inativo até que lhe sejam dadas permissões.

Para apagar um usuário, vá para a página de gerenciamento de usuários e clique no ícone da lata de lixo à esquerda do nome do usuário.

a página de gerenciamento de usuários e clique no ícone da lata de lixo à esquerda

Figura 7

Entendendo o básico sobre permissões . Vá para: Página de gerenciamento de usuários (clique em

Entendendo o básico sobre permissões.

Vá para:

Página de gerenciamento de usuários (clique em Admin. de usuários no menu principal) > página de visualização de usuário (clique no nome de login do usuário).

Ou

Página de gerenciamento de usuários > página de visualização de usuários (clique no ícone

de cadeado à esquerda do nome do usuário)

no ícone de cadeado à esquerda do nome do usuário) Dar permissões a um usuário determina

Dar permissões a um usuário determina o que ele pode ver, editar ou apagar. É importante que se evite dar níveis de permissões muito altos para qualquer usuário, pois alguém poderia apagar um projeto ou uma empresa por acidente.

Figura 9 Na página de visualização de usuário (figura 9), primeiro clique na aba “Permissões”

Figura 9

Na página de visualização de usuário (figura 9), primeiro clique na aba “Permissões” na parte de baixo da página. Escolha um módulo (entenda módulo como um link no menu principal) do sistema ao qual o novo usuário terá permissão, escolha um item do módulo (o item não é aplicável a todos os módulos. Um item pode ser entendido como um projeto em específico dentro do módulo de projetos, por exemplo), escolha o nível da permissão (read-write = leitura e escrita, deny = negar permissão e read only = apenas leitura) e clique em “adicionar”. Perceba que a nova permissão aparece no canto esquerdo onde pode ser visto o quadro de permissões do usuário. Para tirar uma permissão, clique na lata de lixo no canto direito do quadro de permissões.

Você também poderá copiar as permissões de um usuário previamente cadastrado e dá-las a um novo usuário. Para isso, basta ir até “Copia permissões de um usuário”, no canto direito inferior da aba de permissões. Escolha um dos usuários previamente cadastrados e clique no botão “Copia de um modelo”. Todas as permissões do usuário escolhido serão permissões do novo usuário também. Esta funcionalidade é indicada para se evitar trabalho ao dar permissões para usuários cujos níveis de acesso sejam iguais.

Adicionando e editando tarefas

Para adicionar uma tarefa a um projeto, vá para:

Página de listagem de empresas (clique em “Empresas” no menu principal) > Se a empresa desejada não aparecer, certifique-se de que a aba de filtro “todas empresas” esteja selecionada > Página de visualização de empresas (clique na empresa que você quer ver) > página de visualização de projeto (clique no projeto que você quer visualizar).

O botão para adicionar uma nova tarefa é o que fica no canto direito superior da página de visualização de projeto (mostrado na figura 10). Ele leva para a página de inclusão de tarefa (figura 11), a qual pede as mesmas informações da página de edição que discutiremos posteriormente.

da página de edição que discutiremos posteriormente. Figura 10 Na página de cadastro de tarefa (figura

Figura 10

Na página de cadastro de tarefa (figura 11), você poderá fornecer informações sobre sua duração ou simplesmente suas datas de início e fim. Se as datas de início e fim estiverem preenchidas, você pode calcular a duração em horas ou em dias (baseado na quantidade de horas do expediente de um dia útil), clicando no botão “Duração”. Se você fornecer apenas a data de início e a duração em dias ou horas, poderá calcular a data final clicando no botão “Data de encerramento”.

Você poderá associar usuários a uma tarefa, ou seja, você poderá escolher usuários na lista “Profissionais” e colocá-los na lista “Associados a tarefa”. Os usuários na lista de associados serão as pessoas que estarão responsáveis pela execução da tarefa.

Uma outra informação importante da tarefa é o seu campo “Acesso”, que pode ser:

Público: a tarefa será visível a qualquer usuário.

Protegido: a tarefa será visível aos usuários associados à tarefa e aos usuários que estão cadastrados sob a mesma empresa do usuário que está no campo “Criador da tarefa”.

Participante: a tarefa será visível apenas aos usuários associados à tarefa.

Privado: visível apenas ao criador da tarefa.

Se a tarefa que você está cadastrando é parte de uma tarefa maior, tal associação pode ser feita no campo “Tarefa Pai”. Convencionaremos que se uma tarefa A é pai de uma tarefa B, então B é uma sub- tarefa ou uma tarefa filha de A.

Para os campos “Tarefa Pai” e “Dependência de tarefas”, considere o seguinte exemplo:

suponhamos que em seu projeto existam duas tarefas: A e B. A tarefa B, por sua vez, é composta de duas sub-tarefas B1 e B2. Portanto, B1 e B2 são filhas da tarefa B. A tarefa A precisa necessariamente terminar antes que a tarefa B comece. Então, você terá a ordem de precedência:

A > B

Na tarefa B, B1 precede B2, portanto:

A > B1 > B2

Usando o exemplo acima, você deverá cadastrar as tarefas quanto a dependência e relação de pai/filho da seguinte forma: no campo “Tarefa Pai” de B1 e B2 deverá ser escolhida a tarefa B (B1 e B2 são filhas de B). No campo “Dependência das tarefas” de B2, deverá constar a tarefa B1 (B2 precede B1). E no campo “Dependência das tarefas” de B deverá estar a tarefa A (A precede B). O campo “Tarefa dinâmica” deverá ser marcado na tarefa B, o que significa dizer que as datas de começo e fim de B serão a data de início de B1 e a data de término de B2, respectivamente. E a média dos progressos de execução das tarefas B1 e B2 será o progresso da tarefa B.

Note que os campos discutidos anteriormente não são obrigatórios. Se não houver a necessidade de tais relacionamentos entre as tarefas, deixe-os em branco. É importante notar também que as relações de dependência e pai/filho são independentes entre si. Note também como as tarefas e sub-tarefas ficam organizadas na página de visualização de projeto na lista e no gráfico de Gantt (abas no final da página de visualização de projeto na figura 10).

Figura 11 Para visualizar uma tarefa, vá para: página de listagem de empresas (Clique em

Figura 11

Para visualizar uma tarefa, vá para:

página de listagem de empresas (Clique em “Empresas” no menu principal) > se a empresa desejada não estiver aparecendo, certifique-se de que a aba de filtro “Todas empresas” esteja selecionada > página de visualização de empresa(clique na empresa desejada) > página de visualização de projeto(clique no nome do projeto desejado)> página de visualização de tarefa(clique no nome da tarefa que você deseja visualizar).

Se comparada às páginas de visualização de empresas e de projetos, a página de visualização de tarefas (figura 12) é tratada de forma diferente pelo dotProject. Enquanto que naquelas páginas de

visualização nenhuma edição é possível, nesta existe a possibilidade de se inserir ou alterar registros (explicados no próximo parágrafo) e arquivos relevantes à tarefa (abas na parte de baixo da página), embora exista uma página de edição de tarefas, seguindo o mesmo padrão dos outros módulos da aplicação.

Registros são dados do andamento da tarefa, que contém informações como: porcentagem de progresso, data, horas trabalhadas, etc. Podem ser inseridos quantos registros se desejar em uma tarefa. Note que cada registro inserido pelo clique no botão “atualizar tarefas” na aba “Novo Registro” será apresentado na aba da esquerda: “Registros de tarefa”. Na página de visualização de tarefas também existe o ícone da lata de lixo que, servirá para apagar a tarefa.

de visualização de tarefas também existe o ícone da lata de lixo que, servirá para apagar

Figura 12

Editando e delegando tarefas

Para alterar uma tarefa, vá para:

Página de listagem de empresas (Clique em “Empresas” no menu principal) > Se a empresa que você procura não estiver na lista, certifique-se de que a aba de filtro “todas empresas” esteja selecionada > página de visualização de empresa (clique na empresa que você deseja visualizar) > página de visualização de projeto (clique no projeto desejado) > página de edição de tarefa (clique no ícone do lápis na linha da tarefa que você deseja editar).

A página de edição de tarefas (figura 13) permite que você além de fornecer informações à tarefa, ainda possa delegá-la a uma ou mais pessoas. Na figura 13, a tarefa está sendo delegada a Tatiane do Carmo Silva. O nome dela é selecionado na lista de “Profissionais” (usuários cadastrados) e clicando na flecha que aponta para a direita, ele se move para a janela “Associados à tarefa”. Se o campo “Notificar associados da tarefa por e-mail” estiver marcado (veja o círculo vermelho na figura), todos os usuários associados àquela tarefa serão notificados por email. Note que mais de um usuário pode ser associado a uma tarefa. Se um usuário estiver envolvido numa tarefa cuja data de de término esteja próxima ao fim, no momento em que ele entrar na aplicação, será exibida uma janela popup para lembrá-lo do prazo.

fim, no momento em que ele entrar na aplicação, será exibida uma janela popup para lembrá-lo

Figura 13

Como encontrar tarefas às quais você está associado e como adicionar-lhes arquivos

Para encontrar as tarefas às quais você está associado, vá para:

Página de listagem de empresas (Clique em “Empresas” no menu principal) > Se a empresa que você procura não estiver na lista, certifique-se de que a aba de filtro “todas empresas” esteja selecionada > página de visualização de empresa (clique na empresa que você deseja visualizar) > página de visualização de projeto (clique no projeto desejado) > página de visualização de tarefa (clique no nome da tarefa que você deseja ver e não no ícone do lápis).

Ou

Clique em “Tarefas” no menu principal e use o filtro “minhas tarefas” (à direita, no canto direito superior) > Clique no nome da tarefa e não no ícone do lápis > Na página de visualização da tarefa, clique no link “editar esta tarefa”, no canto esquerdo superior.

A página de visualização de tarefa (figura 14) permite que você acompanhe o progresso em

porcentagem da tarefa à qual você está associado. A melhor forma de manter todos informados é incluir um registro na parte de baixo da página. O registro tem informações específicas de como está o progresso de execução da tarefa.

A página de visualização também permite que você insira qualquer tipo de arquivo a uma tarefa.

Clique no link “Anexar um arquivo” do lado direito da página (veja a figura 14). Uma nova página aparecerá (figura 15). Nela você poderá dar uma breve descrição do arquivo, indicar a qual projeto e ”

tarefa ele estará relacionado e clicando no botão “Arquivo

anexar à tarefa. Para apagar ou visualizar um arquivo, clique no link “lista de arquivos”, no canto esquerdo superior. Uma lista de arquivos aparecerá (veja a figura 16). Para apagar o arquivo, clique no nome do arquivo e depois clique no ícone da lata de lixo.

Para gravar um novo registro em uma tarefa, vá para a página de visualização de tarefa e clique na aba “Novo registro”, na parte de baixo da página. Selecione o quanto de progresso já foi realizado, quantas horas foram gastas e dê uma descrição. Clique no botão “atualizar tarefas” para salvar o novo registro. Os progressos da tarefa e do projeto serão alterados de acordo com o novo registro inserido. Se o campo “Notifica o criador” estiver marcado, o criador da tarefa será avisado por email da atualização do progresso da tarefa.

A página de edição de tarefa permite que sejam alteradas algumas informações sobre a realização da

tarefa (figura 13), mas as horas gastas só podem ser inseridas por meio de registros (figura 14).

você pode selecionar um arquivo para

Figura 14 Figura 15 18

Figura 14

Figura 14 Figura 15 18

Figura 15

Figura 16 Figura 17 19

Figura 16

Figura 16 Figura 17 19

Figura 17