Como fazer um plano de comunicao interna

Introduo
A comunicao interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma poltica de comunicao. As conversas de corredores ou durante a pausa para caf so um espao privilegiado para a comunicao interna. A diferena que uma poltica de comunicao interna uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiana.

Passo 1 - Fazer o diagnstico interno

No se esquea que, comunicar antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepes e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, est a executar o diagnstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados. Antes de avanar com o plano de comunicao interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa:

Saiba quais so as expectativas dos seus empregados em relao empresa e ao seu futuro no seio desta Analise se a poltica interna tem sido coerente com a poltica geral da empresa e a sua cultura Se o tipo de veculos de informao que tm sido utilizados para a comunicao interna esto adequados aos alvos ou se nem sequer existem O diagnstico interno pode se realizado atravs um questionrio claro, neutral, lgico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de aco mais fcil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados prefervel optar por um sistema de amostragem representativa segundo o mtodo de quotas. A amostragem deve ser composta no mnimo por 60 pessoas e representar a populao de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedaggico. As visitas aos sectores da empresa permitem a apreenso de algumas situaes e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsvel de comunicao ou de uma consultora externa, so outros meios de executar o diagnstico interno. A postura da direco no que refere comunicao interna tambm um foco de anlise, nomeadamente nas seguintes questes:

Qual o papel da direco na transparncia da informao? As chefias tm um papel importante na divulgao da informao? A direco apoia claramente as chefias nesta aco? As intenes expressas so alteradas na gesto do dia-a-dia?

Por ltimo, importante perceber qual a identificao da cultura da empresa e de que modo ela percebida por todos os colaboradores internos. A histria, as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa nica e toda a sua comunicao deve transmiti-la. Aps a anlise, os resultados devem ser apresentados equipa que vai desenvolver o plano de comunicao.

Passo 2 - Organizar o plano de comunicao

A partir do diagnstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual poltica de comunicao, da cultura da empresa, as percepes e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direco deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicao interna.

A identificao dos alvos da comunicao interna essencial para o sucesso deste projecto. Lembre-se que a sua empresa constituda por vrias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionrios com um nvel de instruo muito baixa, no ter sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. S depois se partir para a definio dos objectivos da poltica de comunicao interna e ser a partir daqui que dever estudar os meios a utilizar no plano de comunicao. Na definio dos objectivos preciso no esquecer que para ser facilmente executvel, a poltica de comunicao deve ser:

Transparente: no pode existir uma situao de secretismo Simples: para ser de fcil execuo Realista: porque caso no seja reconhecida, dificilmente ser aceite

O plano de comunicao s ter sucesso se houver um compromisso real por parte da direco e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e pblicos. importante definir quem que vai dirigir este plano de comunicao. Nas grandes organizaes cada vez mais comum o cargo de director de comunicao. Em empresas de menor dimenso o cargo no existe e a situao de quem ser responsvel menos clara. Muitas vezes, as funes acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra hiptese recorrer a uma agncia de comunicao que apoie a empresa nesta rea. A administrao tem de definir um oramento para a comunicao interna, cabendo ao responsvel pela gesto do plano apresentar para aprovao um caderno de encargos para cada uma das aces que pretende desenvolver.

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficincia

Definidos os objectivos do plano de comunicao, cabe ao responsvel pela gesto do plano, identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicao uma ferramenta do dia-a-dia. A definio dos meios depende da dimenso da empresa e do oramento que foi disponibilizado para a execuo do plano de comunicao. Podem ser utilizados:

Meios orais Meios escritos Meios audiovisuais Novas tecnologias

Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situao:

Reunio Vantagens: um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. imediato e transmite informao de referncia. o Desvantagens: Excesso de reunies acaba por provocar desinteresse.

Nota de servio Vantagens: Transmite uma informao muito precisa. Envolve as chefias e permite uma comunicao mais dirigida. o Desvantagens: Custo de redaco e reproduo.

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Flash de informao Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudana. Desvantagens: Reproduo. Placard

Vantagens: Simples, fcil gesto e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para informar aspectos legais e aces da empresa. o Desvantagens: Custo varivel (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo). Folheto o Vantagens: D a conhecer as novidades da empresa e todas as aces. Chega a toda equipa. o Desvantagens: Dispendioso.

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Manual de acolhimento Vantagens: Apresentao da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integrao. Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.

Carta ao pessoal Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores. o Desvantagens: Pode ter interpretaes erradas, se no for objectiva. Inquritos Vantagens: Diagnstico do clima da empresa. Permite a expresso das opinies dos colaboradores. o Desvantagens: Tempo na realizao e anlise.

Caixa de sugestes Vantagens: Encoraja o esprito de iniciativa, a criatividade e a participao. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestes. o Desvantagens: Custo da aquisio da caixa e consulta das sugestes regularmente.

Jornal da empresa Vantagens: Pode ser distribudo na empresa e para o domiclio de todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicao interno de referncia. Numa PME, a sua dimenso pode no justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma verso "caseira" de algumas folhas A4 com notcias, fotocopiadas e distribudas na empresa, j possvel fazer. O mais importante quem escreve e a capacidade que tem de captar a ateno dos leitores. o Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redaco, paginao, impresso e distribuio. Intranet o Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, mdias e grandes dimenses. Permite a circulao rpida de informao e pode facilitar os processos burocrticos. Uma ferramenta do sculo XXI. o Desvantagens: Variam consoante o grau de informatizao da empresa.

E-mail Vantagens: uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de vrias dimenses, sobretudo por aquelas que no tm uma Intranet. um meio rpido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informao flash. o Desvantagens: necessrio a existncia de um programa informtico que permita o acesso a toda a empresa.

Bibliografia

Almeida, Vtor; A Comunicao Interna na Empresa; Prxis Bon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicao na Empresa; Publicaes Europa-Amrica

Referncias

APECOM (Associao Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicao e Relaes Pblicas);www.apecom.pt Autor: PME Negcios