MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

INDICE
I. INTRODUCCION_ _ _ _ _ a) Objetivo_ _ _ _ _ b) Alcance_ _ _ _ _ POLITICAS_ _ _ _ _ _ a) Del emisor_ _ _ _ _ b) Del receptor_ _ _ _ _ c) Caractersticas _ _ _ _ d) Excepciones_ _ _ _ _ Datos de la empresa_ _ _ _ a) Misin _ _ _ _ _ b) Visin_ _ _ _ _ _ c) Objetivos _ _ _ _ d) Cdigo de conducta _ _ _ Procesos a) Recepcin del cliente b) Alimentos sin mobiliario c) Alimentos con mobiliario d) Renta de equipo e) Venta de mantelera f) Compras de materiales y materias primas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _2 _2 _2 _3 _3 _3 _3 _3 _4 _4 _4 _4 _4

II.

III.

IV.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

INTRODUCION
Con el fin de tener una mejor respuesta de nosotros hacia el cliente, la direccin elabor este manual de procedimientos, basndose en el sistema que se ha llevado desde el inicio de la empresa en llevar a cabo desde la recepcin del cliente, elaboracin de la cotizacin hasta la clausura o fin del evento, siempre cuidando la calidad del servicio.

Este manual contiene informacin esencial de cmo proceder ante la posibilidad de obtener un nuevo cliente, mediante el cumplimiento de todos los pasos establecidos en este manual se espera obtener la confirmacin de la venta.

El presente manual muestra de manera sistematizada y especifica los procesos de venta en todos nuestros servicios que ofrecemos, desde la venta de comida, la elaboracin de eventos hasta la venta y fabricacin de mantelera, con el fin de hacer las cosas ms sencillas y con el mnimo de errores.

OBJETIVO:

Este manual tiene como objetivo principal la resolucin de posibles problemas que pueden surgir al momento de realizar las principales actividades de la empresa, para as evitar retrasos no contemplados ya que en su giro se maneja muy cuidadosamente la puntualidad.

ALCANCE: Este manual se aplica para todos los empleados que laboren en esta empresa.

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POLITICAS: a) El emisor de la poltica debe: y Considerar que su contenido se apegue al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin y que sean congruentes con las actividades de la organizacin. Responder a Qu hacer, Cmo, Quin, Cundo, Dnde y en Qu casos aplica?

b) El receptor de la poltica debe: y Acatar y apegarse a los lineamientos establecidos por el manual

c) Caractersticas de la poltica y Ayudar a las personas a tomar decisiones firmes y congruentes con la direccin u operacin. Dar consistencia a la operacin. Orientar decisiones operativas en la misma direccin.

y y

d) Excepciones a las polticas y Toda poltica debe contemplar quin y en qu casos se puede autorizar una excepcin.

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MISION:
satisfacer el paladar de nuestros clientes con productos y sabores de calidad, tambin ofreciendo un servicio de primera en mobiliario y todo lo necesario para el buen desarrollo del evento

VISION:
ser una de las ms importantes casas banqueteras del pas y que el nombre de GRUPO BETO sea reconocido como una empresa sinnimo de calidad y buen servicio .

OBJETIVOS:
1) Incrementar la capacidad de cobertura de eventos con la misma o mejor calidad, para garantizar una diversidad de tipos de servicios, ajustando a la oferta de la sociedad. 2) Modernizar constantemente los mtodos del desarrollo y preparacin de los eventos, hacindolos ms sencillos en cuanto su preparacin y de mejor calidad. 3) Mejorar en cuanto a la seguridad y supervisin de los diferentes procesos, para garantizar valor de nuestro trabajo. 4) Generar y administrar los recursos necesarios para impulsar al crecimiento de la empresa. 5) Fortalecer a la organizacin y administracin de todas las reas para lograr una operacin sana y eficaz.

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3.SERVICIO:

CODIGO DE CONDUCTA:

Es mi obligacin servir a los clientes, satisfacer sus necesidades y cubrir sus peticiones, independientemente de su condicin social, econmica o ideolgica y ofrecer un servicio de alta calidad con un trato afectuoso, amable y de franca disposicin. LEALTAD: Al trabajar debo mostrar respeto, fidelidad, rectitud, orgullo y dignidad; llevar siempre presente la MISION y VISION de la empresa. SOLIDARIDAD: Considerar como mos los objetivos y retos que enfrente el responsabilizndome de ofrecer servicios de mejor calidad y competitivos. ESFUERZO: Es mi compromiso mostrar voluntad y animo de hacer y contribuir al desarrollo del Grupo BETO y esforzarme por acreditar mi competencia laboral fortaleciendo mis conocimientos y habilidades individuales. ORGULLO: Para mi es un motivo de gran satisfaccin realizar mi trabajo en este Organismo, estoy convencido y comprometido con sus objetivos, misin y visin, ya que sus resultados benefician a la empresa, a sus elementos, a mi familia y a mi como persona, y me da trabajo. OPORTUNIDAD: Es m deber desempear mis funciones de manera rpida y evitar dentro de lo posible los errores, realizando las acciones en momentos que se requieran. Grupo BETO ,

SEGURIDAD: Es mi deber respetar y contribuir a la integridad del nombre de la empresa y as mismo a todo el mobiliario que usa esta para el desarrollo de su trabajo, tambin mantener y cuidar el estado de las instalaciones, previniendo situaciones que pongan en riesgo mi integridad fsica. ALQUILERES Y BANQUETES BETO | INTRODUCION 5

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PRODUCTIVIDAD: Es mi obligacin aprovechar de la mejor forma las instalaciones y para lo que fueron hechas, el equipo mantenerlo en buenas condiciones y siempre limpio. Mantener un estndar en la productividad, siempre buscando que hacer. EXCELENCIA: Es para mi una obligacin y un motivo de orgullo ofrecer siempre un servicio de calidad, acorde a los estndares comprometidos, preparndome para ofrecer responsabilidad, calidez, disponibilidad y atencin y as satisfacer plenamente las necesidades de nuestros clientes. BIEN COMUN: Las acciones y decisiones del empleado se dirigen a la satisfaccin de las necesidades e intereses en comn. INTEGRIDAD: El empleado acta con firmeza y rectitud, para fomentar la confianza de los clientes en nuestro servicio. HONRADEZ: Debo conducirme con rectitud e integridad, sin obtener algn provecho o ventaja personal o a favor de terceros en el cumplimiento de su puesto. IMPARCIALIDAD: Debo ejercer mis funciones de manera objetiva, sin influencias que mis acciones o decisiones den preferencias o privilegios a personas u organizaciones. JUSTICIA: Debo conducirme con equidad y rectitud, respetar la ley y normas establecidas, para que mis decisiones se orienten a dar a cada quien lo que le pertenece. LIDERAZGO: El empleado es un decidido promotor de valores y principios, a travs del ejemplo personal al aplicar los valores del Cdigo de tica en el desempeo de su cargo y de su vida diaria, para que a travs de su actitud, actuacin y desempeo se construya la confianza de los elementos involucrados en esta organizacin.

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Nombre del Procedimiento: Recepcin del Cliente

Objetivo: Dar una buena imagen de la empresa que es confiable y profesional. Alcance: Este procedimiento est dirigido y controlado por la direccin. Polticas: y y Todo cliente sin excepcin debe de ser recibido No se debe tener un trato diferente entre clientes (no favoritismos)

y y

Explicar abiertamente todos los servicios con los que se cuenta En casa de dificultades de pago apoyar al cliente con las opciones que tiene para que la adquisicin del servicio sea grato

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RECEPCION DEL CLIENTE No. Actividad Actividad Documento referencia / observaciones

1 1.1 1.2 2

Recepcin del posible cliente: - En persona: hacerlo pasar a la oficina - Por telfono: tomar datos o acordar una cita Elaborar una lista de los requisitos y necesidades de lo que est buscando el posible cliente.

Cartera de clientes

3 3.1 3.2

Enviar este documento a direccin para estimar un Cotizacin precio por el servicio. - Acepto: se registra en el itinerario de la empresa para tener contemplado el evento. - No acept: se busca una nueva negociacin, se elabora otra cotizacin aprobada por la direccin y de volver a ser negativa y no poder mejorar el precio, no habr acuerdo. Cobro: se realiza el cobro acordado. Pedido de: -Comida sin mobiliario -Comida con mobiliario -Renta de equipo -Venta de mantelera -

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RECEPCION DEL CLIENTE

DIRECCION SECRETARIA

RECEPCION DEL CLIENTE

APROBACION

PERSONA TELEFONO

PERSONA: PASA A LA OFICINA

TELEFONO: SE ACUERDA UNA CITA O SE TOMAN DATOS

SI

FUE ACEPTADO EL PEDIDO

NO

ELABORACION DEL PRESUPUESTO

NUEVA PROPUESTA

REGISTRA EN ITINERARIO

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Nombre del procedimiento: ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

Objetivo: Optimizar tiempos y conservar la calidad de los servicios de alimentos, garantizando la satisfaccin del cliente. Alcance: Este procedimiento est dirigido y controlado por la direccin. Polticas: De pedido: y y De ser necesario el cambio de orden en el procedimiento, debe ser notificado a la direccin. La confirmacin de los alimentos se debe realizar con un pago del 50% del costo total de la cotizacin almenas dos das antes de la entrega y cubrir en su totalidad el da de la entrega. Todas las cotizaciones se hacen por escrito. No rechazar ninguna solicitud de cotizacin de ningn cliente o posible cliente. Cualquier cancelacin de pedido deber ser al menos 2 das antes del evento y no se regresara el anticipo, en caso de ser comida no cumplir este plazo, se cobrara completo el servicio.

y y y

De elaboracin y Todo el personal al momento de elaborar los alimentos debe portar ropa limpia, uniforme completo, guantes de ltex y la red para el cabello as como de mantener siempre limpia el rea de trabajo. Colocar los alimentos ya terminados en mobiliario limpio. Colocar la basura en los respectivos contenedores de orgnico e inorgnico. Separar el papel y el cartn de la basura. Empacar la comida de manera correcta para evitar cualquier derrame o inconveniente en su transportacin.

y y y y De entrega: y y y

Asegurar que el cliente firme un acuse de recibido. Acordar una fecha en la cual se pueda recoger el equipo. Hacer entrega en el lugar y hora acordado, cualquier cambio se debe notificar lo antes posible a direccin.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS SIN MOBILIARIO No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Pedido del comida.- llega el posible cliente a pedir una cotizacin de comida para un evento, en este caso sera solo la solicitud para la comida, si necesita mobiliario dirigirse al procedimiento Alimentos con mobiliario Elaboracin del presupuesto.- se realiza la cotizacin por escrito y se muestra a la direccin. Aprobacin.- una vez analizada la cotizacin, la direccin aprueba la entrega de este al posible cliente. Aceptacin.- la cotizacin debe cubrir expectativas del cliente en precio y forma. las

Historial de cotizaciones

4.1

No acepto.- se busca una nueva propuesta, si se niega est de nuevo se rechaza la cotizacin. Retroalimentacin. Acepta.- se procede la cotizacin y se convierte en cliente. Realizar cobro.- segn el acuerdo en el que se llegue con el nuevo cliente, se hace el cobro respectivo en el tiempo acordado, recibiendo por lo menos 50% del pago total dos das antes de la entrega y cubriendo en su totalidad el da de la entrega. Logstica.- se hace la planeacin de los horarios y presupuestos necesarios para la entrega de la comida en la forma convenida. Asignacin de tareas.- la direccin se encarga de asignar las diferentes tareas y actividades a los 11

4.2

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

diferentes elementos competentes en sus reas. 8 Elaboracin de la lista.- la cocina determina las cantidades necesarias de los ingredientes para la elaboracin de la comida, basndose en los ya existentes en el almacn. Compra de materiales.- la lista se entrega al encargado en compras, quien se va a encargar de hacerlas con nuestros proveedores. Elaboracin.- se entrega al chef la lista de guisados, materiales e ingredientes necesarios para su elaboracin, en este punto puede disponer de todo el personal de la cocina. Empaque.- se empaca o se envuelve de tal forma que facilite su transportacin y asegure la integridad de la comida. Entrega.- una vez empacado se realiza la entrega en el lugar acordado en el contrato. Facturacin.- se cubre la deuda restante y si lo solicita se realiza la factura. Retroalimentacin.- se hace un registro del cliente Cartera de clientes para crear un historial y tambin se realiza un anlisis de todo el proceso y las variables. Se toma la opinin del cliente.

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ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

DIRECCION SECRETARIA COCINA DISTRIBUCION

PETICION DE COMIDA

ELABORACION DEL PRESUPUESTO

ELABORACION DE LA LISTA DE LOS INGREDIENTES

EMPACAR PARA LA ENTREGA

APROBACION

COMPRA DE LOS MATERIALES

ENTREGA DEL PEDIDO

NUEVA PROPUESTA
NO FUE ACEPTADO EL PEDIDO

ELABORACION DE LA COMIDA

SI

LOGISTICA

REALIZAR COBRO SEGN CONTRATO

ASIGNACION DE TAREAS

ANALISIS DE RESULTADO S

REALIZAR FACTURA Y COBRO RESTANTE

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS SIN MOBILIARIO

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Nombre del procedimiento: ALIMENTOS CON MOBILIARIO

Objetivo: Optimizar tiempos para la entrega del mobiliario y conservar la calidad de los alimentos, garantizando la satisfaccin del cliente. Y proporcionar todo lo necesario para el buen desarrollo del evento. Alcance: Este procedimiento est dirigido y controlado por la direccin. Polticas: De pedido: y y En ser necesario el cambio de orden en el procedimiento, debe ser notificado a la direccin. La confirmacin de los alimentos con mobiliario se debe realizar con un pago del 50% del costo total de la cotizacin al menos dos das antes de la entrega y cubrir en su totalidad el da de la entrega. Todas las cotizaciones se hacen por escrito.

y De elaboracin y

y y y y De entrega: y y

Todo el personal al momento de elaborar los alimentos debe portar ropa limpia, uniforme completo, guantes de ltex y la red para el cabello as como de mantener siempre limpia el rea de trabajo. Colocar los alimentos ya terminados en mobiliario limpio. Colocar la basura en los respectivos contenedores de orgnico e inorgnico. Separar el papel y el cartn de la basura. Empacar la comida de manera correcta para evitar cualquier derrame o inconveniente en su transportacin.

Asegurar que el cliente firme un acuse de recibido. Asegurarse de que el mobiliario se est entregando en buenas condiciones y que se entregue de la misma forma.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS CON MOBILIARIO

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS SIN MOBILIARIO No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Pedido de alimentos con mobiliario.- El posible cliente pide a la direccin una cotizacin de alimentos con mobiliario. Elaboracin de la cotizacin.- La secretaria emite la cotizacin correspondiente a la direccin. Esta depender del mobiliario y los alimentos que solicite el cliente. Aprobacin.- una vez analizada la cotizacin, la direccin aprueba la entrega de este al posible Historial de cotizaciones cliente. Aceptacin.- la cotizacin debe cubrir expectativas del cliente en precio y forma. las

4.1

No acepto.- se busca una nueva propuesta, si se niega est de nuevo se rechaza la cotizacin. Retroalimentacin. Acepta.- se procede la cotizacin y se convierte en cliente. Realizar cobro.- segn el acuerdo en el que se llegue con el nuevo cliente, se hace el cobro respectivo en el tiempo acordado, recibiendo por lo menos 50% del pago total dos das antes de la entrega y cubriendo en su totalidad el da de la entrega. Logstica.- se hace la planeacin de los horarios y presupuestos necesarios para la entrega de la comida en la forma convenida.

4.2

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS CON MOBILIARIO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

Asignacin de tareas.- la direccin se encarga de asignar las diferentes tareas y actividades a los diferentes elementos competentes en sus reas. Documento del material.- el encargado de la bodega realiza un documento por escrito de todo el material solicitado por la direccin, debe asegurarse de que no falte nada y puede sugerir cambio de equipo. Asignar tareas.- el encargado de bodega emite rdenes a sus subordinados para que suban, cuenten y limpien el material antes de ser entregado. Solicitud de presupuesto: se solicita a direccin los recursos necesarios para el transporte como la gasolina o cualquier inconveniente que pueda surgir como una multa o un accidente. Realizar la tarea: Se llevan a cabo las actividades programadas y transporta el mobiliario al lugar del evento. Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin. Documento del material.- el encargado de la mantelera realiza un documento por escrito de todo el material solicitado por la direccin, debe asegurarse de que no falte nada y puede sugerir cambio de equipo. Asignar tareas.- el encargado de mantelera emite rdenes a sus subordinados para que laven, doblen y empaque correctamente para transportar. Solicitud de presupuesto: se solicita a direccin los recursos necesarios para la fabricacin en caso de que falte material o alguna otra materia. Realizar la tarea: fabricar la mantelera necesaria. 16

8.1.

8.1.1.

8.1.2.

8.1.3.

8.1.4.

8.2.

8.2.1.

8.2.2.

8.2.3.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS CON MOBILIARIO

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8.2.4.

Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin. Documento del material.- el encargado de la cocina realiza un documento por escrito de todo el material solicitado por la direccin, debe asegurarse de que no falte nada y puede sugerir cambio de guisados. Asignar tareas.- el encargado de cocina emite rdenes a sus subordinados para que elaboren la comida, como cortar vegetales, lavarlos, calentar, etc. Solicitud de presupuesto: se solicita a direccin los recursos necesarios para la fabricacin de los alimentos. Realizar la tarea: cocinar. Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin. Facturacin.- se cubre la deuda restante y si lo solicita se realiza la factura. Retroalimentacin.- se hace un registro del cliente para crear un historial y tambin se realiza un anlisis de todo el proceso y las variables. Se toma la opinin del cliente.

8.3.

8.3.1.

8.3.2.

8.3.3. 8.3.4.

Cartera de clientes

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ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: ALIMENTOS CON MOBILIARIO

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS CON MOBILIARIO

DIRECCION SECRETARIA ENCARGADO DE BODEGA ENCARGADOD E ALMACEN ENCARGADO DE COCINA

PETICION DE EVENTO

ELABORACION DEL PRESUPUESTO ELABORACION DEL MATERIAL NECESARIO DE EQUIPO ELABORACION DEL EQUIPO NECESARIO DE MANTELERIA ELABORACION DE LOS INGREDIENTES NECESARIOS DE COCINA

APROBACION NUEVA PROPUESTA

ASIGNAR TAREAS

ASIGNAR TAREAS

ASIGNAR TAREAS

SOLICITUD DE PRESUPUESTO (TRANSPORTE)

NO FUE ACEPTADA LA COTIZACION

SOLICITUD DE PRESUPUESTO (NUEVO) REALIZAR TAREA

SOLICITUD DE PRESUPUESTO (COMIDA) REALIZAR TAREA

REALIZAR TAREA

SI

LOGISTICA

REALIZAR COBRO SEGN CONTRATO

ASIGNACION DE TAREAS

ENTREGA DE RESULTADOS

ENTREGA DE RESULTADOS

ENTREGA DE RESULTADOS

ANALISIS DE RESULTADO S

REALIZAR FACTURA Y COBRO RESTANTE 18

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ALIMENTOS CON MOBILIARIO

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Nombre del procedimiento: RENTA DE EQUIPO

Objetivo: Optimizar tiempos para la entrega del mobiliario, garantizando la satisfaccin del cliente. Y proporcionar todo lo necesario para el buen desarrollo del evento. Alcance: Este procedimiento est dirigido y controlado por la direccin. Polticas: De pedido: y En ser necesario el cambio de orden en el procedimiento, debe ser notificado a la direccin. La confirmacin del alquiler se debe realizar con un pago del 50% del costo total de la cotizacin al menos dos das antes de la entrega y cubrir en su totalidad el da de la entrega.

Todas las cotizaciones se hacen por escrito.

De entrega: y y Asegurar que el cliente firme un acuse de recibido. Asegurarse de que el mobiliario se est entregando en buenas condiciones y que se entregue de la misma forma.

En caso de prdidas, o algn dao al material, se debe cubrir el costo total de los daos.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: RENTA DE EQUIPO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RENTA DE EQUIPO No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Pedido de equipo.- El posible cliente pide a la direccin una cotizacin de renta de equipo. Elaboracin de la cotizacin.- La secretaria emite la cotizacin correspondiente a la direccin. Esta depender del mobiliario solicite el cliente. Aprobacin.- una vez analizada la cotizacin, la direccin aprueba la entrega de este al posible cliente. Aceptacin.- la cotizacin debe cubrir expectativas del cliente en precio y forma. las

4.1

No acepto.- se busca una nueva propuesta, si se niega est de nuevo se rechaza la cotizacin. Retroalimentacin. Acepta.- se procede la cotizacin y se convierte en cliente. Realizar cobro.- segn el acuerdo en el que se llegue con el nuevo cliente, se hace el cobro respectivo en el tiempo acordado, recibiendo por lo menos 50% del pago total dos das antes de la entrega y cubriendo en su totalidad el da de la entrega. Logstica.- se hace la planeacin de los horarios y presupuestos necesarios para la entrega de equipo rentado en la forma convenida. Asignacin de tareas.- la direccin se encarga de asignar las diferentes tareas y actividades a los diferentes elementos competentes en sus reas.

4.2

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: RENTA DE EQUIPO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

Documento del material.- los encargados de la bodega y de almacn de mantelera realizaran un documento por escrito de todo el material solicitado por la direccin, deben asegurarse de que no falte nada y pueden sugerir cambio de equipo. Asignar tareas.- el encargado de bodega y almacn de mantelera emiten rdenes a sus subordinados para que coloquen en el camin el material requerido, as como tambin transporten y monten el equipo en el lugar convenido. Solicitud de presupuesto: se solicita a direccin los recursos necesarios para el transporte como la gasolina o cualquier inconveniente que pueda surgir como una multa o un accidente. Realizar la tarea: Se llevan a cabo las actividades programadas y transporta el mobiliario al lugar del evento. Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin.

10

11

12

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: RENTA DE EQUIPO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RENTA DE EQUIPO

DIRECCION SECRETARIA ENCARGADO DE BODEGA Y ALMACEN DE MANTELERIA

PETICION DE EVENTO

ELABORACION DEL PRESUPUESTO ELABORACION DEL MATERIAL NECESARIO DE EQUIPO

APROBACION NUEVA PROPUESTA

ASIGNAR TAREAS

SOLICITUD DE PRESUPUESTO (TRANSPORTE Y/O FABRICACION) NO FUE ACEPTADA LA COTIZACION

REALIZAR TAREA

SI

LOGISTICA

REALIZAR COBRO SEGN CONTRATO

ASIGNACION DE TAREAS

ENTREGA DE RESULTADOS

ANALISIS DE RESULTADO S

REALIZAR FACTURA Y COBRO RESTANTE 22

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RENTA DE EQUIPO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

Nombre del Procedimiento: Venta de Mantelera

Objetivo: Perfeccionar el proceso de venta desde el momento de la solicitud de cotizacin hasta el momento de la entrega. Con la finalidad de que se logre la satisfaccin total del cliente tanto en el precio como en el desarrollo del evento. Alcance: Todo este proceso ser autorizado y valorado por la direccin Polticas: De Pedido: y Contar con todos los datos del solicitante del servicio (direccin, telfono, celular, e-mail), en dado caso de que se pueda solicitar tambin el de alguna referencia por si no se encuentra al solicitante. Estipular claramente las condiciones, caractersticas y especificaciones del servicio. La confirmacin del alquiler se debe realizar con un pago del 50% del costo total de la cotizacin al menos dos das antes de la entrega. Antes de realizar la transaccin, rectificar al cliente todo lo que esta solicitando con la intencin de que sea lo que se pidi.

y y

De Entrega: y y y Cuidar el pedido en el momento de la entrega para que no se sufra ningn dao. Rectificar que el pedido este completo. Que el cliente rectifique y de aprobacin, que la entrega sea lo solicitado (especificaciones, caractersticas, cantidad). Que el cliente finalice el pago del 50% restante por el servicio y producto entregado. Ningn cliente debe quedar exento de firmar el acuse de recibo.

y y

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del Procedimiento: Venta de Mantelera

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO VENTA DE MANTELERIA No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Un cliente solicita a la direccin una cotizacin de venta de mantelera. Elaboracin de la cotizacin.- La secretaria emite la cotizacin correspondiente a la direccin. Esta depender del tipo y cantidad de mantelera que solicite el cliente. Aprobacin.- una vez analizada la cotizacin, la direccin aprueba la entrega de este al posible Historial de Cotizaciones cliente. Aceptacin.- la cotizacin debe cubrir expectativas del cliente en precio y forma. las

4.1

No acepto.- se busca una nueva propuesta, si se niega est de nuevo se rechaza la cotizacin. Retroalimentacin. Acepta.- se procede la cotizacin y se convierte en cliente. Realizar cobro.- segn el acuerdo en el que se llegue con el nuevo cliente, se hace el cobro respectivo en el tiempo acordado, recibiendo por lo menos 50% del pago total dos das antes de la entrega y cubriendo en su totalidad el da de la entrega. Logstica.- se hace la planeacin de los horarios y presupuestos necesarios para la entrega de la mantelera en la forma convenida. Asignacin de tareas.- la direccin se encarga de asignar las diferentes tareas y actividades a los diferentes elementos competentes en sus reas.

4.2

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del Procedimiento: Venta de Mantelera

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

Solicitud al almacn.- se busca los diferentes manteles que se solicitan para ver que se cuente con el pedido completo Asignar tareas.- el encargado de mantelera emite rdenes a sus subordinados para que laven, doblen y empaque correctamente para transportar. Solicitud de presupuesto: se solicita a direccin los recursos necesarios para la fabricacin en caso de que falte material o alguna otra materia. Realizar la tarea: fabricar la mantelera necesaria. Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin. Entrega de resultado: se hace un anlisis del procedimiento y una retroalimentacin y se entrega a direccin. Facturacin.- se cubre la deuda restante y si lo Solicita se realiza la factura. Retroalimentacin.- se hace un registro del cliente para crear un historial y tambin se realiza un anlisis de todo el proceso y las variables. Se toma la opinin del cliente. Cartera de Clientes

8.1

8.2

8.3 8.4

8.5

10

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del Procedimiento: Venta de Mantelera

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO, 2011

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO VENTA DE MANTELERIA

DIRECCION SECRETARIA ALMACEN COMPRAS DISTRIBUCION

SOLICITUD DE COTIZACIN MANTELERA

ELABORACION DE LA COTIZACION

PETICION DE LOS MANTELES QUE SE SOLICITARON EN EL SERVICIO

COMPRA DEL MATERIAL REQUERIDO

EMPACAR PARA LA ENTREGA

APROBACION

SOLICITUD AL AREA DE COMPRAS (FALTA)

ENTREGA DEL PEDIDO

NUEVA PROPUESTA
NO FUE ACEPTADO EL PEDIDO

ENTREGA DE LO SOLICITADO

SI

LOGISTICA

REALIZAR COBRO SEGN CONTRATO

ASIGNACION DE TAREAS

ANALISIS DE RESULTADO S

REALIZAR FACTURA Y COBRO RESTANTE

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO VENTA DE MANTELERIA

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Nombre del procedimiento: COMPRAS DE MATERIALES Y MATERIAS PRIMAS.

Objetivo: Asegurar la disponibilidad de los materiales y materias primas para la elaboracin de los alimentos y la organizacin de los eventos con las especificaciones y condiciones requeridas por los clientes.

Alcance: Este procedimiento est dirigido y controlado por la direccin.

Polticas:

Todas las compras deben estar respaldadas con una requisicin de compra debidamente autorizada por la direccin. Todas las compras deben recibirse por el encargado de almacn.

y y

Los materiales y materias primas deben revisarse. Deben ser entregadas en la fecha y lugar requerido.

y y

Al momento de la compra se requiere la factura por parte del proveedor. Para toda compra debe existir una orden de compra.

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: COMPRAS DE MATERIALES Y MATERIAS PRIMAS.

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DEL MATERIAL No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Identificacin de la necesidad: Se identifican los materiales y las materias primas que hacen falta para la elaboracin de los alimentos, as como los materiales para cubrir los requerimientos del cliente. Elaboracin de la cotizacin de compra: Se debe realizar por la secretaria. Esta cotizacin debe Cotizacin de compra. cumplir con todos los requisitos y debe ser presentada a la direccin. Aprobacin.- una vez analizada la cotizacin, la direccin aprueba la entrega de este al posible cliente. Aceptacin.- la cotizacin debe cubrir los requisitos. No acepto.- se busca una nueva propuesta, si se niega est de nuevo se rechaza la cotizacin. Retroalimentacin. Acepta.- se procede la cotizacin y se convierte en orden de compra. Orden de compra: Se emite esta orden con el Orden de compra. proveedor correspondiente para cubrir el inventario. Pago segn contrato: Para que nuestros materiales y materias primas estn a tiempo justo debemos efectuar el pago segn sea el acuerdo con el proveedor. Recibimiento de mercanca: Cuando el proveedor nos entrega en tiempo y forma los materiales solicitados. Revisin de materiales: Los encargados de cocina y almacn deben asegurarse que toda la mercanca este en buen estado y que cumplan con los 28

4 4.1

4.2

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | Nombre del procedimiento: COMPRAS DE MATERIALES Y MATERIAS PRIMAS.

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requisitos de la orden de compra. 12 Efectuar el pago restante: Debemos cumplir con el contrato con el proveedor y efectuar el pago restante. Recibir factura: La secretaria debe recibir la factura por parte de los proveedores, en la cual debe aparecer un acuse de recibido y pagado. Anlisis de resultados: Se estudia todo el proceso y se analizan los resultados de adquirir materiales con Factura de entrega. dichos proveedores. Deben cumplir con nuestras expectativas. Ejemplo: Que nos entreguen el material en tiempos y en buen estado con los requisitos pronunciados.

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13.1

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DEL MATERIAL

DIRECCION SECRETARIA PROVEDORES COCINA/ALMACEN

IDENTIFICACION DE NECESIDADES

ELABORACION DE REQUISICION DE COMPRA

ENTREGA DEL PEDIDO

REVISION DE LOS MATERIALES NUEVOS RECIBIDOS

APROBACION

NUEVA PROPUESTA
NO
FUE AUTORIZADA

SI

ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA A LOS PROVEEDORES

REALIZAR PAGO SEGN CONTRATO

ANALISIS DE RESULTADO S

RECIBIR FACTURA Y REALIZAR PAGO RESTANTE

ALQUILERES Y BANQUETES BETO | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DEL MATERIAL

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COMPRAS:
ENCARGADO DE BODEGA COMPRAS $200.00 COMPRAS $500.00 COMPRAS $1,000.00 COMPRAS $5,000.00 COMPRAS $10,000.00 COMPRAS MAYORES $10,000.00 X ENCARGADO DE ALMACEN X X X ENCARGADO DE COCINA X X X X X X X X X SECRETARIA DIRECCION

VENTAS:
ENCARGADO DE BODEGA VENTAS $200.00 VENTAS $500.00 VENTAS $1,000.00 VENTAS $5,000.00 VENTAS $10,000.00 VENTAS MAYORES $10,000.00 X X X ENCARGADO DE ALMACEN X X X ENCARGADO DE COCINA X X X X X X X SECRETARIA DIRECCION

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ANEXOS
LLENADO DEL HOJA DE ALQUILER No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

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Anotar nombre de la empresa Da de la recepcin Mes de la recepcin: Se debe llenar con nmeros Ao de recepcin: Colocar los ltimos dos del ao en curso Nombre del cliente: Colocar nombre completo del cliente Domicilio: Colocar calle, nmero, interior, colonia, C.P., delegacin, estado. Telfono: Colocar un telfono fijo y uno mvil Registro: Especificar la cantidad, precio unitario e importe de cada uno de los servicios solicitados Total: Colocar el total de la renta ya con IVA Anticipo: El cliente debe cubrir el 50% del total y cubrir el otro 50% el da de la entrega Por pagar: Si el cliente dio ms de la mitad especificar la cifra

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Observaciones: Colocar alguna especificacin de ciertos materiales.

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Acepto: Firma del cliente

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LLENADO DEL HOJA DE CONTRATO No. actividad Actividad Documento referencia / observaciones

Datos: Nombre completo, direccin completa, telfono fijo y mvil Colocar da, mes y ao del contrato Servicios adicionales: Colocar todos los servicios que no sean de nuestro giro Costo total: En cifra y letra Anticipo: En cifra y letra Importe total del evento: En cifra Anticipo: En cifra Restante: En cifra Men: Colocar el nombre del nombre o del men Personal de Servicio: Colocar numero de personas proporcionadas para la realizacin del evento en cifras (capitn, coordinador, cantineros, meseros, personal de servicios u otros) Requerimiento de Servicios: Colocar todo el mobiliario acordado en cuanto a cristalera, plaque y loza Bebidas: Especificar si se contrato agua, refresco o vinos y licores Ubicacin exacta del lugar: colocar nombre, calle, colonia, delegacin, C.P., telfono y contacto

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Fecha de celebracin del evento: da y numero, mes en letra y los ltimos dos nmeros del ao Firma del Cliente

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