Avv.

Serena Marzucchi – ISVAP

Convegno IDM Group

Il Regolamento 27: Decreto anti-crisi e dematerializzazione
23 Aprile 2009
Tenuta e conservazione dei registri assicurativi.
Le novità del Regolamento ISVAP n. 27/2008

Serena Marzucchi

Palazzo dei Giureconsulti - Milano

23 aprile 2009
 Argomenti
¾ Codice delle Assicurazioni
ƒ potere regolamentare dell’ISVAP
ƒ il rinvio all’art. 2421 del codice civile

¾ Obiettivi del Regolamento ISVAP n. 27

ƒ emanazione
ƒ obiettivi e novità
ƒ tenuta dei registi assicurativi

¾ Disciplina dei registri assicurativi

ƒ ambito di applicazione
ƒ tecnica del rinvio
ƒ obbligo di registrazione
ƒ conservazione dei registri assicurativi
ƒ conservazione dei documenti assicurativi
ƒ controlli dell’ISVAP
ƒ entrata in vigore del Regolamento n. 27
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 Codice delle Assicurazioni
Normativa previgente
ƒ risaliva al 1988 > scarse conoscenze tecnologiche rispetto alle attuali
ƒ non prevedeva modalità alternative alla tenuta cartacea

Codice delle assicurazioni

ƒ non stabilisce direttamente le modalità di compilazione e conservazione
dei registri assicurativi
ƒ demanda ad un successivo Regolamento ISVAP la fissazione delle norme
in materia di tenuta e conservazione dei registri
ƒ limita il potere regolamentare dell’ISVAP al rispetto dell’art. 2421, ult.
co., c.c.
ƒ registri numerati e bollati ad ogni pagina ex art. 2215 c.c.:
ƒ numerazione progressiva in ogni pagina
ƒ bollatura di ciascun foglio (ufficio del registro o notaio)

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 Codice delle Assicurazioni
LIMITI AL POTERE REGOLAMENTARE DELL’ISVAP

articolo 2421 del codice civile: bollatura in ogni pagina e numerazione

progressiva dei registri

DM del Ministro delle Finanze 23 gennaio 2004: superamento della

necessità di bollatura nel caso di libri tenuti come documenti informatici
con le garanzie previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale

alla luce di tale quadro normativo il rinvio al codice civile non impedisce
all’ISVAP di prevedere forme informatiche di tenuta e conservazione dei
registri nel rispetto delle regole del Codice dell’Amministrazione Digitale

QUINDI > unico limite: rispetto degli obblighi fiscali (versamento imposta
di bollo > D.M. 23 gennaio 2004 e d. lsg. n. 237/1997)
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 Obiettivi del Regolamento ISVAP n. 27

EMANAZIONE DEL REGOLAMENTO N. 27

1) Pubblica Consultazione
una bozza del Regolamento è stata resa disponibile sul sito internet
dell’ISVAP per ricevere commenti e osservazioni

2) Osservazioni presentate
molti soggetti interessati hanno proposto di prevedere la tenuta informatica
dei registri assicurativi come modalità completamente alternativa a quella
cartacea

3) Regolamento emanato
tenuto conto dell’evoluzione normativa in materia di dematerializzazione
dei libri contabili, ISVAP ha accettato le proposte.

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 Obiettivi del Regolamento ISVAP n. 27

OBIETTIVI NOVITÀ

garantire maggiore
FLESSIBILITÀ nella scelta delle il supporto cartaceo non è più
modalità di tenuta e conservazione l’unica modalità di tenuta dei
dei registri registri

assicurare IMMODIFICABILITÀ meccanismi informatici in

delle informazioni contenute nei sostituzione della bollatura e
registri della numerazione

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 Obiettivi del Regolamento ISVAP n. 27
TENUTA DEI REGISTRI ASSICURATIVI

principio dell’equivalenza

REGISTRO CARTACEO
tenuto nel rispetto dell’art. 2421 cc

REGISTRO INFORMATICO
tenuto e conservato nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale

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 Disciplina dei registri assicurativi

Ambito di applicazione

zimprese di assicurazione italiane

zsedi secondarie in Italia di imprese di assicurazione con lede legale in uno
Stato terzo
zimprese di riassicurazione italiane

zsedi secondarie in Italia di imprese di riassicurazione con lede legale in

uno Stato terzo

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 Disciplina dei registri assicurativi

Regolamento n. 27 non stabilisce “come” tenere e conservare i registri in

modo informatico

TECNICA DEL RINVIO

Rinvio mobile alle REGOLE TECNICHE stabilite dal CODICE

DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE e dalle norme di attuazione:

ADEGUAMENTO AUTOMATICO
delle modalità di conservazione nel caso di modifica delle regole tecniche a
seguito di successivi sviluppi tecnologici

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 Disciplina dei registri assicurativi

Fase 1. OBBLIGO REGISTRAZIONE

Le annotazioni sono effettuate nei diversi registri entro 60 giorni dalla data
cui le operazioni si riferiscono su:

z supporto cartaceo (ovvero su supporto meccanografico destinato

comunque ad essere stampato)

z supporto informatico

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 Disciplina dei registri assicurativi

Fase 2. CONSERVAZIONE DEI REGISTRI ASSICURATIVI

2.1) Se il registro è formato su SUPPORTO CARTACEO può essere conservato:

conservazione su supporto cartaceo ƒ stampa del registro

conservazione digitale sostitutiva
ƒ termine: alla chiusura di
ciascun trimestre (31 marzo –
30 giugno – 30 settembre – 31
dicembre)
ƒ procedura prevista dal Codice
dell’Amministrazione Digitale
e dalle norme di attuazione per
i documenti originali (delibera
CNIPA 11/2004)
ƒ la distruzione del cartaceo già
stampato è consentita dopo la 12
conclusione della procedura
 Disciplina dei registri assicurativi

Fase 2. CONSERVAZIONE DEI REGISTRI ASSICURATIVI

2.2) Se il registro è formato su SUPPORTO INFORMATICO deve essere

conservato:

conservazione digitale ƒ procedura prevista dal Codice

dell’Amministrazione Digitale e
dalle norme di attuazione (delibera
CNIPA 11/2004)
ƒ termine: alla chiusura di ciascun
trimestre (31 marzo – 30 giugno –
30 settembre – 31 dicembre)

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 Disciplina dei registri assicurativi

CONSERVAZIONE DIGITALE
DEI REGISTRI ASSICURATIVI

Fase 1: memorizzazione del documento (criteri)

• leggibilità del documento
• ordine cronologico delle registrazione
• possibilità di ricerca e estrazione dei dati

Fase 2: immodificabilità del documento (modalità)

• apposizione marca temporale
• apposizione firma digitale qualificata

> i registri tenuti su supporto informatico non sono “emessi” ma soggetti ad

aggiornamento continuo > immodificabilità mediante la conservazione
trimestrale.

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 Disciplina dei registri assicurativi

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DEI

REGISTRI ASSICURATIVI

Regolamento n. 27 stabilisce che i registri assicurativi sono conservati nel rispetto

delle regole tecniche del Codice della amministrazione digitale e delle regole
tecniche di attuazione

fino all’emanazione delle nuove regole tecniche ex art. 71 CAD si applica la

delibera CNIPA 2004: intervento del responsabile della conservazione

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 Disciplina dei registri assicurativi

CONSERVAZIONE DEI REGISTRI ASSICURATIVI

dove ƒ sede legale dell’impresa o in

altro luogo previa
comunicazione ad ISVAP
per quanto tempo ƒ 20 anni per registro contratti
emessi rami vita
ƒ 10 anni per gli altri registri
ulteriori adempimenti ƒ predisposizione di basi di
dati per estrazione e
elaborazione di informazioni
contenute nei registri

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 Disciplina dei registri assicurativi

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ASSICURATIVI

ƒdocumenti assicurativi cartacei conservati per 10 anni (salvo tempo maggiore

previsto dal Regolamento)

ƒmodalità conservazione:

ƒtutti i documenti: supporto cartaceo

ƒi contratti di assicurazione: regole previste dal Codice dell’amministrazione digitale
per la conservazione digitale sostitutiva dei documenti originali unici (marca
temporale e firma digitale qualificata di un pubblico ufficiale) > v. ora nuovo
articolo 23, comma 5, CAD, modificato dal decreto anticrisi
ƒgli altri documenti: memorizzazione su supporti di immagini ex art. 2220 c.c.
(principio di corrispondenza e leggibilità)

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 Disciplina dei registri assicurativi

CONTROLLI ISVAP
Verifiche ispettive presso imprese assicurazioni
tra i primi controlli vengono normalmente effettuate verifiche sulla regolare tenuta
dei registri
REGISTRI CARTACEI verifica rispetto tempistica
registrazioni (60 giorni)

verifica completezza
informazioni

in caso di REGISTRI INFORMATICI si aggiunge >> verifica correttezza

conservazione sostitutiva
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 Disciplina dei registri assicurativi

ENTRATA IN VIGORE

Considerate le novità introdotte il Regolamento n. 27 prevede:

entrata in vigore: 1° luglio 2009

utilizzabilità dei registri cartacei in uso fino al loro esaurimento

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 contatti

SERENA MARZUCCHI
Sezione Consulenza Legale

serena.marzucchi@isvap.it

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