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PROPOSITO DEL CARGO

Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASI


QU HACE?

Verificar el movimiento de ingresos que deja el Auditor Nocturno. Solucionar problemas que se presentan en la operacin diaria. Contabilizar ingresos Elaborar archivo de informes de Auditora. Anulacin de facturas Deducciones a empleados Manejo de las propinas Arqueo de Tesorera Manejar el archivo de ingresos. Manejo de saldos a favor. Solucionar problemas de Tarjetas de Crdito. Arqueos de Caja Realizar Auditora Nocturna cuando se requiera.

Nmero de personas que ocupan este cargo

DIMENSIN DEL CARGO

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES (Referidas a las principales reas de responsabilidad)
Decisiones tomadas por s mismo

Anulacin de facturas Elegir la cuenta contable a afectar de acuerdo a los ingresos.


Decisiones tomadas con el superior

Manejo de reclamos con clientes. Garantas de alojamiento.

RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS (Con Proveedores, Clientes u Otros)

Con quin
Entidades bancarias Auditora Externa

RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS


Con quin
Tesorera Jefe de Cartera Secretaria de Contralora Asistente de Costos Jefe de Compensacin y contratacin Auditora interna Recepcin Asistente de Banquetes

Nombre de la reunin
Ninguna

REUNIONES IMPORTANT

ASPECTOS ORGANIZATIVOS
JORNADA : Diurna

APROBADO POR: FECHA:

ALCANCE REAL DEL CARGO


Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos. Liderar la gestion operativa y de control de los cajeros de ambientes. Liderar la gestion operativa y de control de los Auditors Nocturnos . Llevar acabo actividades de control operativo en cada uno de los frentes de recepcion de pago

Apoyo y asesoramiento a la fuerza de ventas, en funcion de un adecuado manejo operativo y finaciero, de cara al cumplimiento de las politicas internas y optimizacion de los recursos. Control y conciliacion para pagos a prestadores de servicios externos. Soporte a la gestion contable, de cara a la preparacion y presentacion de medios magneticos, conciliacion de rubros y reclasificaciones etc...

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASIGNAD


QU HACE?

Control diario a los procesos y excepciones de las cajsas de ambientes Solucionar problemas que se presentan en la operacin diaria. Contabilizar ingresos Elaborar archivo de informes de Auditora. Anulacin de facturas Deducciones a empleados Manejo de las propinas Arqueo de Tesorera Manejar el archivo de ingresos. Manejo de saldos a favor. Solucionar problemas de Tarjetas de Crdito. Arqueos de Caja Realizar Auditora Nocturna cuando se requiera.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASUMID

Nmero de personas que ocupan este cargo

DIMENSIN DEL CARGO

TOMA DE DECISIONES ADICIONALES (Referidas a las principales reas de responsabilidad)


Decisiones tomadas por s mismo

Ajustesvariosporerroresenliquidacinyreclamacionesdeclientes Respuestaarequerimientospornegacinentransferenciasdetarjetasdecrdito AprobacionesparaplanesexentosdeIVA Establecimientodeturnosyresponsabilidadesfuncionariosacargo. Emisiondecopiasdefacturaspagosdirecto. Accionesdecobropersuaciboporfaltantesenefectivoytarjetasdecredito. Avaldeverificacionparadevolucionesporsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconcuantiasinferiores. Descuentosdenominaafuncionariosinvolucradosenirregularidadesuomisionesen procedimientoenrecaudoycobro. Parametrizacioncontableyemisiondeinstructivosdetipooperactivoylogisticoparanuevos productosalaventa. Emisiondeprocedimientosdecontrolyseguimientosegnriesgosemergentes. Avaldeverificacionparapagofacturasdeprestadoresdeserviciosexternos. Cambioytransferenciadecargossegnnecesidaddeclientescoorporativos. TasadecambioaplicableaUStrasferidosparaabonoafiliospagodirecto. Decisiones tomadas con el superior

Manejodereclamosconclientes. Garantasdealojamiento. Trasladodeincobrablesacuentasprincipalesdebalance Causaciondeotrosingresos,diferentesalaactividadprincipal. Calificaciondelriesgocrediticio. Condonacionesdecuantiasmenores-Foliosabiertos

RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS (Con Proveedores, Clientes u Otros)


Con quin
Entidades bancarias Auditora Externa

RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS


Con quin
Tesorera Jefe de Cartera

Secretaria de Contralora Asistente de Costos Jefe de Compensacin y contratacin Auditora interna Recepcin Asistente de Banquetes

Nombre de la reunin
Ninguna

REUNIONES IMPORTANT

ASPECTOS ORGANIZATIVOS
JORNADA : Diurna

APROBADO POR: FECHA:

Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS
CMO LO HACE? Confrontar los documentos fsicos contra lo que est en la matriz, verificando
que Cuando se presentan correcto, que no se presenten diferencias se han valores. y cada movimiento sea diferencias se corrigen los informes que en los dejado se le informa por escrito al Auditor Nocturno de las diferencias resultantes. Imprimir los informes para entregarlos a Presidencia. los sobrantes o faltantes Con base en las planillas que emite Tesorera, ingresa Se solucionan problemas cuandoenvan a los bancos, en los cargos.de moneda de dinero, consignaciones que se se presentan errores movimiento extranjera (Dlares y Euros). Se elabora el archivo para consignar la informacin resultante de la auditora nocturna. Se anulan las facturas por cambio de fecha o razn social. Se coloca en que los de facturascomo los consumos sean facturados y anuladas. Controlar el archivo faltantes contabilizados. Enva el reporte al rea de Talento Humano.Al finalizar el mes las verifica con la Contabilizar el movimiento de las propinas. analista Contable. Una vez revisada, la entrega al rea de Talento Humano para su respectivo pago. El primer da hbil de cada mes se realiza en arqueo al rea de Tesorera. Se tienen la cuenta los del arqueo al se colocan Se entrega en informacin consecutivos, Contralor. en una caja marcada para entregarlo al archivo general. Se verifica que el cliente haya pagado y se fotocopian que sea por escrito. Cuando quedan saldos a favor de los clientes se le solicitalos soportes para que Presidencia autorice el pago. Se ubica el Voucher del Cliente, el registro del La entidad solicita la revisin y justificacin del cargo.hospedaje para enviar la informacin a la Entidad. Junto con Auditora Interna se hacen arqueos de cajas en los diferentes ambientes del Hotel. Revisar el movimiento diario y producir todos los informes y preparar el sistema para recibir el movimiento del da siguiente.

PERIODI CIDAD

Diario Diario Diario Diario Diario Quincenal Mensual Mensual Mensual Ocasional Ocasional Ocasional Ocasional

ENSIN DEL CARGO

ES DE TRABAJO EXTERNAS veedores, Clientes u Otros)

Propsito
Para tramitar reclamos de las tarjetas de crdito de los clientes. Para suministrar informacin que requieran.

ES DE TRABAJO INTERNAS
Naturaleza o propsito
Realiza el arqueo mensual del rea Manejo de cuentas de facturas Para el manejo y cuadre de las tarjetas Descuentos y deducciones a empleados Informar de los descuentos a empleados Arqueos, consultas y apoyo en auditoras Solucionar problemas en el manejo de las cuentas de los clientes. Coordinar facturacin

REUNIONES IMPORTANTES

Frecuencia

Particip antes

TOS ORGANIZATIVOS
HORARIO: Lunes a viernes de 7:30 a.m. A 600 p.m.

ES ADICIONALES ASIGNADAS POR LA ADMINISTRACION


CMO LO HACE? Confrontar los documentos fsicos contra lo que est en la matriz, verificando
que Cuando se presentan correcto, que no se presenten diferencias se han valores. y cada movimiento sea diferencias se corrigen los informes que en los dejado se le informa por escrito al Auditor Nocturno de las diferencias resultantes. Imprimir los informes para entregarlos a Presidencia. los sobrantes o faltantes Con base en las planillas que emite Tesorera, ingresa Se solucionan problemas cuandoenvan a los bancos, en los cargos.de moneda de dinero, consignaciones que se se presentan errores movimiento extranjera (Dlares y Euros). Se elabora el archivo para consignar la informacin resultante de la auditora nocturna. Se anulan las facturas por cambio de fecha o razn social. Controlar el archivo faltantes anuladas. Se coloca en que los de facturascomo los consumos sean facturados y contabilizados. Contabilizar el movimiento de las propinas. Enva el reporte al rea de Talento Humano.Al finalizar el mes las verifica con la analista Contable. Una vez revisada, la entrega al rea de Talento Humano para su respectivo pago. El primer da hbil de cada mes se realiza en arqueo al rea de Tesorera. Se tienen la cuenta los del arqueo al se colocan Se entrega en informacin consecutivos, Contralor. en una caja marcada para entregarlo al archivo general. Se verifica que el cliente haya pagado y se fotocopian que sea por escrito. Cuando quedan saldos a favor de los clientes se le solicitalos soportes para que Presidencia autorice el pago. Se ubica el Voucher del Cliente, el registro del La entidad solicita la revisin y justificacin del cargo.hospedaje para enviar la informacin a la Entidad. Junto con Auditora Interna se hacen arqueos de cajas en los diferentes ambientes del Hotel. Revisar el movimiento diario y producir todos los informes y preparar el sistema para recibir el movimiento del da siguiente.

PERIODI CIDAD

Diario Diario Diario Diario Diario Quincenal Mensual Mensual Mensual Ocasional Ocasional Ocasional Ocasional

ADES ADICIONALES ASUMIDAS POR FALTA DE CONTROL

ENSIN DEL CARGO

2 AUDITORES NOCTURNOS 6 CAJEROS AMBIENTES

ES DE TRABAJO EXTERNAS veedores, Clientes u Otros)


Propsito
Para tramitar reclamos de las tarjetas de crdito de los clientes. Para suministrar informacin que requieran.

ES DE TRABAJO INTERNAS
Naturaleza o propsito
Realiza el arqueo mensual del rea Manejo de cuentas de facturas

Para el manejo y cuadre de las tarjetas Descuentos y deducciones a empleados Informar de los descuentos a empleados Arqueos, consultas y apoyo en auditoras Solucionar problemas en el manejo de las cuentas de los clientes. Coordinar facturacin

REUNIONES IMPORTANTES

Frecuencia

Particip antes

TOS ORGANIZATIVOS
HORARIO: Lunes a viernes de 7:30 a.m. A 600 p.m.

Objetivo

Objetivo

MARCO FUNCIONAL CONTRATADO 239 Habitaciones

PROPOSITO DEL CARGO

Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASIGNADA


QU HACE?

Verificar el movimiento de ingresos que deja el Auditor Nocturno. Solucionar problemas que se presentan en la operacin diaria. Contabilizar ingresos Elaborar archivo de informes de Auditora. Anulacin de facturas Deducciones a empleados Manejo de las propinas Arqueo de Tesorera Manejar el archivo de ingresos. Manejo de saldos a favor. Solucionar problemas de Tarjetas de Crdito. Arqueos de Caja Realizar Auditora Nocturna cuando se requiera.

Nmero de personas que ocupan este cargo

DIMENSIN DEL CARGO

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES (Referidas a las principales reas de responsabilidad)
Decisiones tomadas por s mismo

Anulacin de facturas Elegir la cuenta contable a afectar de acuerdo a los ingresos.


Decisiones tomadas con el superior

Manejo de reclamos con clientes. Garantas de alojamiento.

RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS (Con Proveedores, Clientes u Otros)


Con quin
Entidades bancarias Auditora Externa

RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS


Con quin
Tesorera Jefe de Cartera Secretaria de Contralora Asistente de Costos Jefe de Compensacin y contratacin Auditora interna Recepcin Asistente de Banquetes

Nombre de la reunin
Ninguna

REUNIONES IMPORTANTES

ASPECTOS ORGANIZATIVOS
JORNADA : Diurna

APROBADO POR: FECHA:

ALCANCE REAL DEL CARGO


Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos. Liderar la gestion operativa y de control de los cajeros de ambientes. Liderar la gestion operativa y de control de los Auditors Nocturnos . Llevar acabo actividades de control operativo en cada uno de los frentes de recepcion de pago

Apoyo y asesoramiento a la fuerza de ventas, en funcion de un adecuado manejo operativo y finaciero, de cara al cumplimiento de las politicas internas y optimizacion de los recursos. Control y conciliacion para pagos a prestadores de servicios externos. Soporte a la gestion contable, de cara a la preparacion y presentacion de medios magneticos, conciliacion de rubros y reclasificaciones etc...

RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASIGNADAS Y ALCANSADA


QU HACE?
Control y atencion diario a los procesos y excepciones de las emanadas de las cajas de ambientes, reportadas por otros frentes de control ( costos - Auditoria Interna etc Preparacion y depuracion diaria Hotel - Apartamentos para el reporte de tarifas aplicadas en cada torre. ante los

Depuracion diaria de excepciones diferentes departamentos

origiandas en la auditoria noctuerna,

Monitoreo diario al cumplimiento de politica de pagos para Monitoreo diario al cumplimiento de politica de saldos elevados Contro y gestion de cierre semanal a los folios abiertos. Atencion a los requerimientos externos de indole bancario tarjeta de credito y aquellas fraudulentas. para

convenios eventos

transacciones en

Atencion a los requerimientos externos de para emision copia de facturas transacciones en tarjeta de credito y aquellas fraudulentas. Segumiento diario a la elaboracion de contratos de arrendamiento y comprobacion de autorizacion para excepciones o sobreventa. Control a despositos de reservas con vigencias superiores, aplicacin de excepciones para traslado a cuntas principalwes de balance. Orientacion y soporte diario a la fuerza de ventas, en temas tales como: comisiones, extruturacion de planes , abonos por tranferencias en moneda extrangera, devoluciones saldos a favor clientes, anulaciones, reversiones, depositos y demas generados en el giro del negocio. Incorporacion mensual en informe de ventas del presupuesto. informe diaria de ventas para diligenciamiento Auditoria Noc. Arqueos a los puntos y recepcion de pagos. Conciliacion moneda extrangera Conciliacion mensual de Iva generada en operacin de ingreso. Preparacion diaria del

Control y comprobacion de legitimidad a los ajustes efectuados a codigos de ingreso como alojamiento, alimentos y bebidas y banquetes. Gestion ante lo Bancos adquirientes por discrepacias o faltantes en las transacciones. Funcion diaria de monitoreo a los cargos y cierres exitosos de No Show. Seguimiento y control documetal, a los soportes originados en el manejo de efectivo y causacion de ingreso. Elaboracion reporte descuentos de nomina, por falatantes en remisiones de sobres de efectivo, abonos en tarjetas de credito, menor valor cobrado vta productos, consumos de funcionarios etc... Previo acuse de autorizacion o Cobro persuacibo.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASUMIDAS POR

Nmero de personas que ocupan este cargo

DIMENSIN DEL CARGO

TOMA DE DECISIONES ADICIONALES (Referidas a las principales reas de responsabilidad)


Decisiones tomadas por s mismo Ajustesvariosporerroresenliquidacinyreclamacionesdeclientes Respuestaarequerimientospornegacinentransferenciasdetarjetasdecrdito AprobacionesparaplanesexentosdeIVA Establecimientodeturnosyresponsabilidadesfuncionariosacargo. Emisiondecopiasdefacturaspagosdirecto. Accionesdecobropersuaciboporfaltantesenefectivoytarjetasdecredito. Avaldeverificacionparadevolucionesporsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconcuantiasinferiores. Descuentosdenominaafuncionariosinvolucradosenirregularidadesuomisionesen procedimientoenrecaudoycobro. Parametrizacion contable y emision de instructivos de tipo operactivo y logistico para nuevos productosalaventa. Emisiondeprocedimientosdecontrolyseguimientosegnriesgosemergentes. Avaldeverificacionparapagofacturasdeprestadoresdeserviciosexternos. Cambioytransferenciadecargossegnnecesidaddeclientescoorporativos. TasadecambioaplicableaUStrasferidosparaabonoafiliospagodirecto.

Decisiones tomadas con el superior

Manejodereclamosconclientes. Garantasdealojamiento. Trasladodeincobrablesacuentasprincipalesdebalance Causaciondeotrosingresos,diferentesalaactividadprincipal. Calificaciondelriesgocrediticio. Condonacionesdecuantiasmenores-Foliosabiertos

RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS (Con Proveedores, Clientes u Otros)


Con quin
Entidades bancarias Auditora Externa

RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS


Con quin
Tesorera Jefe de Cartera Secretaria de Contralora Asistente de Costos Jefe de Compensacin y contratacin Auditora interna Recepcin Asistente de Banquetes

Nombre de la reunin
Ninguna

REUNIONES IMPORTANTES

ASPECTOS ORGANIZATIVOS
JORNADA : Diurna

APROBADO POR: FECHA:

MARCO FUNCIONAL DESARROLLADO Y ASIGNADO 331 Habitaciones

NSABILIDADES ASIGNADAS Confrontar los documentos fsicos contra lo que est en la PERIODI
CMO LO HACE? matriz, verificando que cada movimiento corrigen los informes Cuando se presentan diferencias se sea correcto, que no se presenten dejado y se le informa por escrito al Auditor diferencias en los valores. que se han Nocturno de las diferencias resultantes. Con base en las planillas que emite Tesorera, ingresa los Imprimirfaltantes de dinero, consignaciones queerrores en Se solucionan problemas cuando se presentan se envan sobrantes o los informes para entregarlos a Presidencia. los cargos. a los bancos, movimiento de moneda extranjera (Dlares y Euros). elabora el archivo para consignar la informacin Se resultante de la auditora nocturna. Se anulan las facturas por cambio de fecha o razn social. Se coloca en el archivo de facturas anuladas. Controlar que los faltantes como los consumos sean facturados y contabilizados. Contabilizar el movimiento de las Humano. Enva el reporte al rea de Talento propinas. Al finalizar el mes Una verifica con la analista Contable. de Talento Humano las vez revisada, la entrega al rea para su respectivo pago. El primer da hbil de cada mes se realiza en arqueo al rea de Tesorera. Se tienen la cuenta los del arqueo al Contralor. Se entregaen informacinconsecutivos, se colocan en una caja marcada para entregarlo al archivo general. Cuando quedan saldos a favor de los clientes se le solicita que sea por escrito. Se verifica que el cliente haya pagado y se fotocopian los soportes para que Presidencia autorice el pago. La entidad solicita la del Cliente, el registro del cargo. Se ubica el Voucher revisin y justificacin del hospedaje para Revisar Auditora Interna se hacen producir todos en Junto con informacin a la Entidad.y arqueos de cajas los enviar la el movimiento diario los diferentes ambientes del Hotel. recibir el movimiento del informes y preparar el sistema para da siguiente. CIDAD

Diario Diario Diario Diario Diario Quincenal Mensual Mensual Mensual Ocasional Ocasional Ocasional Ocasional

DEL CARGO

ABAJO EXTERNAS Clientes u Otros)


Propsito
Para tramitar reclamos de las tarjetas de crdito de los clientes. Para suministrar informacin que requieran.

ABAJO INTERNAS
Naturaleza o propsito
Realiza el arqueo mensual del rea Manejo de cuentas de facturas Para el manejo y cuadre de las tarjetas Descuentos y deducciones a empleados Informar de los descuentos a empleados Arqueos, consultas y apoyo en auditoras Solucionar problemas en el manejo de las cuentas de los clientes. Coordinar facturacin

IONES IMPORTANTES

Frecuencia

Particip antes Objetivo

ANIZATIVOS
HORARIO: Lunes a viernes de 7:30 a.m. A 600 p.m.

ASIGNADAS Confrontar los documentos fsicos contra lo que est en la PERIODI Y ALCANSADAS POR EL CONTROL
CMO LO HACE? matriz, verificando que cada movimiento corrigen los informes Cuando se presentan diferencias se sea correcto, que no se presenten dejado y se le informa por escrito al Auditor que se han diferencias en los valores. Nocturno de las diferencias resultantes. Imprimir los informes para entregarlos a Presidencia. CIDAD

Diario Diario Diario

Se solucionan problemas cuando se presentan errores en Con base en las planillas que emite Tesorera, ingresa los los cargos. sobrantes o faltantes de dinero, consignaciones que se envan a los bancos, movimiento de moneda extranjera (Dlares y Euros).

Se elabora el archivo para consignar la informacin resultante de la auditora nocturna. Diario Se anulan las facturas por cambio de fecha o razn social. Controlar que los faltantes como los consumos sean Diario Se coloca en el archivo de facturas anuladas. facturados y contabilizados. Contabilizar el movimiento de las Humano. Enva el reporte al rea de Talento propinas. Al finalizar el Quincenal mes las vez revisada, la entrega al rea Una verifica con la analista Contable. de Talento Humano para su respectivo pago. El primer da hbil de cada mes se realiza en arqueo al Mensual rea de Tesorera. Se entregaen informacinconsecutivos, se colocan en una Mensual Se tienen la cuenta los del arqueo al Contralor. caja marcada para entregarlo al archivo general. Cuando quedan saldos a favor de los clientes se le solicita Mensual que Se verifica que el cliente haya pagado y se fotocopian los sea por escrito. soportes para que Presidencia autorice el pago. Ocasional

La entidad solicita la revisin y justificacin del cargo. Se ubica el Voucher del Cliente, el registro del hospedaje para enviar la informacin a la Entidad. Ocasional Junto con Auditora Interna se hacen arqueos de cajas en los diferentes ambientes del Hotel. Ocasional

CIONALES ASUMIDAS POR FALTA DE CONTROL

Revisar el movimiento diario y producir todos los informes y preparar el sistema para recibir el movimiento del da siguiente. Ocasional

DEL CARGO

2 AUDITORES NOCTURNOS 6 CAJEROS AMBIENTES

ABAJO EXTERNAS Clientes u Otros)


Propsito
Para tramitar reclamos de las tarjetas de crdito de los clientes. Para suministrar informacin que requieran.

ABAJO INTERNAS
Naturaleza o propsito
Realiza el arqueo mensual del rea Manejo de cuentas de facturas Para el manejo y cuadre de las tarjetas Descuentos y deducciones a empleados Informar de los descuentos a empleados Arqueos, consultas y apoyo en auditoras Solucionar problemas en el manejo de las cuentas de los clientes. Coordinar facturacin

IONES IMPORTANTES

Frecuencia

Particip antes Objetivo

ANIZATIVOS
HORARIO: Lunes a viernes de 7:30 a.m. A 600 p.m.

MARCO FUNCIONAL DESARROLLADO 331Habitaciones Nmero de personas a cargo 2AUDITORESNOCTURNOS 6CAJEROSAMBIENTES PROPSITO DEL CARGO ALCANCE ACTUAL DEL CARGO Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientosAseguramientoconciliatorioatodaslafuentesdeinformacinqueregistranyconsolidalaoperacinderecaudoypagospor establecidos. ventasyanticiposregistrados. Liderar la gestin operativa y de control de los cajeros de ambientes y auditores nocturnos; dentro de un alineamiento competenteyfuncional. Emitir instructivosencamiandos aminimizarelriesgo generado enlasactividadesdecausaciondeingresosyrecaudode ventasconpagodirecto. Motivarelambientedecontrolenlasdiferentesunidadesdenegocio,asistiendodeformacontinualasexcepcionesdetectadas oinformadas. Llevaracaboactividadesdecontroloperativoencadaunodelosfrentesderecepcindepago. Apoyo y asesoramiento a la fuerza de ventas, en funcin de un adecuado manejo operativo y financiero, de cara al cumplimientodelaspolticasinternasyoptimizacindelosrecursos. Controlyconciliacinparapagosaprestadoresdeserviciosexternos. Soporte a la gestin contable, de cara a la preparacin y presentacin de medios magnticos, conciliacin de rubros y reclasificacionesetc...

MARCO FUNCIONAL CONTRATADO (Tomado de calidad) 239Habitaciones Nmero de personas a cargo 0

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS

RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASIGNADAS Y CUBIERTAS POR EL CONTROL Controlyatencindiarioalosprocesosyexcepcionesemanadasdelascajasdeambientes,yreportadasporotrosfrentesde control(costos-AuditoriaInternaetc.) Preparacinydepuracindiariaparaelreportedetarifasaplicadasencadatorre.Hotel-Apartamentos Atencioncasosderefacturacion. Depuracinysolucindeexcepcionesconlosdiferentesdepartamentos,reportadasenlaauditorianocturna. Monitoreodiarioalcumplimientodelapolticadepagos,paraconvenioseventosysaldoselevados Controlygestindecierresemanalalosfoliosabiertos. Atencin a los requerimientos externos de ndole bancario, por transacciones en tarjeta de crdito y operaciones fraudulentas. Atencinalosrequerimientosexternosparaemisincopiadefacturaspagosdirectoscontransaccionesentarjetadecrditoy efectivos. Seguimiento diario ala elaboracindecontratosde arrendamiento, comprobacin de autorizacin parausodelatorre por excepcionesdesobreventa.

VerificarelmovimientodeingresosquedejaelAuditorNocturno. Solucionarproblemasquesepresentanenlaoperacindiaria. Contabilizaringresos ElaborararchivodeinformesdeAuditoria. Anulacindefacturas Deduccionesaempleados Manejodelaspropinas ArqueodeTesorera Manejarelarchivodeingresos. Manejodesaldosafavor. SolucionarproblemasdeTarjetasdeCrdito. ArqueosdeCaja RealizarAuditoriaNocturnacuandoserequiera.

Controladepsitosdereservasconvigenciassuperiores,aplicacinenfoliosparatrasladoacuentasprincipalesdebalance. Orientacinysoportediarioalafuerzadeventas,entemastalescomo:comisiones,estructuracindeplanes,abonospor trasferenciasenmonedaextranjera,devolucionessaldosafavorclientes,anulaciones,reversiones,depsitosydemsgenerados enelgirodelnegocio. Incorporacin mensual del presupuesto al informe de ventas. Preparacin diaria del informe de ventas para diligenciamiento AuditoriaNocturna. Arqueosalospuntosyrecepcindepagos. Conciliacindiariaoperacionesmediosdepago. ControlalregistroexentosdeIva.Segnarticulo481E.T Conciliacinmonedaextranjera ConciliacinmensualdeIVAgeneradaenoperacindeingreso.Contabilizacindevariaciones. Darcursoalasdevolucionesdesaldosafavor.

MARCO FUNCIONAL CONTRATADO (Tomado de calidad)

MARCO FUNCIONAL DESARROLLADO Conciliacinfsicocontableyfsicoaplicativodelasmodalidadesdepagos. Controlycomprobacindelegitimidadalosajustesefectuadosacdigosdeingresocomoalojamiento,alimentosybebidasy banquetes. GestinanteloBancosadquirientespordiscrepanciasofaltantesenlastransacciones. FuncindiariademonitoreoaloscargosycierresexitososdeNoShow. Seguimientoycontroldocumental,alossoportesoriginadosenelmanejodeefectivoycausaciondeingreso. Contabilizacinconsignaciones. Elaboracin reporte ycontabilizacindedescuentosdenomina,porfaltantesenremisionesdesobres de efectivo, abonosen tarjetasdecrdito,menorvalorcobradovtaproductos,consumosdefuncionariosetc...PrevioacusedeautorizacinoCobro persuasivo. Gestiondepresentacionyrequerimientodesolucionnovedadesdetesoreria. Programacindehorarioscajeros,revisindeHED,HEN,HEDF,RecargosNocturnos

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES (Referidasalasprincipalesreasderesponsabilidad) Decisiones tomadas por s mismo Anulacindefacturas Elegirlacuentacontableaafectardeacuerdoalosingresos. Decisiones tomadas con el superior Manejodereclamosconclientes. Garantasdealojamiento.

TOMA DE DECISIONES ADICIONALES (Referidasalasprincipalesreasderesponsabilidad) Decisiones tomadas por s mismo Ajustesvariosporerroresenliquidacinyreclamacionesdeclientes Respuestaarequerimientospornegacinentransferenciasdetarjetasdecrdito AprobacionesparaplanesexentosdeIVA Establecimientodeturnosyresponsabilidadesfuncionariosacargo. Emisindecopiasdefacturaspagosdirecto. Accionesdecobropersuasivoporfaltantesenefectivoytarjetasdecrdito. Avaldeverificacinparadevolucionesporsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconcuantasinferiores. Descuentosdenominaafuncionariosinvolucradosenirregularidadesuomisionesenprocedimientoenrecaudoycobro. Parametrizacioncontableyemisindeinstructivosdetipooperativoylogsticoparanuevosproductosalaventa. Emisindeprocedimientosdecontrolyseguimientosegnriesgosemergentes. Avaldeverificacinparapagofacturasdeprestadoresdeserviciosexternos. Cambioytransferenciadecargossegnnecesidaddeclientescorporativos. TasadecambioaplicableaUStrasferidosparaabonoafoliospagodirecto. Decisiones tomadas con el superior Trasladodeincobrablesacuentasprincipalesdebalance Causaciondeotrosingresos,diferentesalaactividadprincipal. Calificacindelriesgocrediticio. Condonacionesdecuantasmenores-Foliosabiertos

Funcionario Danilo Quintero R.

MARCO FUNCIONAL CONTRATADO (Tomado de calidad) 239Habitaciones Nmero de personas a cargo 0 PROPSITO DEL CARGO Verifica que los ingresos del Hotel, se efecten de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS

VerificarelmovimientodeingresosquedejaelAuditorNocturno. Solucionarproblemasquesepresentanenlaoperacindiaria. Contabilizaringresos ElaborararchivodeinformesdeAuditoria. Anulacindefacturas Deduccionesaempleados Manejodelaspropinas ArqueodeTesorera Manejarelarchivodeingresos. Manejodesaldosafavor. SolucionarproblemasdeTarjetasdeCrdito. ArqueosdeCaja

RealizarAuditoriaNocturnacuandoserequiera.

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES (Referidasalasprincipalesreasderesponsabilidad) Decisiones tomadas por s mismo Anulacindefacturas Elegirlacuentacontableaafectardeacuerdoalosingresos. Decisiones tomadas con el superior Manejodereclamosconclientes. Garantasdealojamiento.

Funcionario Danilo Quintero R.

MARCO FUNCIONAL DESARROLLADO 331Habitaciones Nmero de personas a cargo 2AUDITORESNOCTURNOS 7CAJEROSAMBIENTES ALCANCE ACTUAL DEL CARGO Aseguramientoconciliatorioatodaslafuentesdeinformacinqueregistranyconsolidalaoperacinderecaudoypagospor ventasyanticiposregistrados. Liderar la gestin operativa y de control de los cajeros de ambientes y auditores nocturnos; dentro de un alineamiento competenteyfuncional. Emitirinstructivosencamiandosaminimizarelriesgogeneradoenlasactividadesdecausaciondeingresosyrecaudode ventasconpagodirecto. Motivarelambientedecontrolenlasdiferentesunidadesdenegocio,asistiendodeformacontinualasexcepcionesdetectadas oinformadas. Llevaracaboactividadesdecontrolfinacieroencadaunodelosfrentesderecepcindepago(Arqueosacajasyformatosde apoyoysoporte). Apoyo y asesoramiento a la fuerza de ventas, en funcin de un adecuado manejo operativo y financiero, de cara al cumplimientodelaspolticasinternasyoptimizacindelosrecursos. Conciliacinparapagosaprestadoresdeserviciosexternos. Apoyarlagestincontable,decaraalapreparacindemediosmagnticos(Ingresos-Ivagenerado).Conciliacinderubros deingresoeIVA,reclasificacionesdirigidasalarazonabilidaddelossaldosdecajaybancos.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES ASIGNADAS Y CUBIERTAS POR EL CONTROL Controlyatencindiarioalosprocesosyexcepcionesemanadasdelascajasdeambientes,yreportadasporotrosfrentesde control(costos-AuditoriaInternaetc.) Preparacinydepuracindiariaparaelreportedetarifasaplicadasencadatorre.Hotel-Apartamentos Atencioncasosderefacturacion. Depuracinysolucindeexcepcionesconlosdiferentesdepartamentos,reportadasenlaauditorianocturna. Monitoreodiarioalcumplimientodelapolticadepagos,paraconvenioseventosysaldoselevados Controlygestinmancomunadadecierresemanalalosfoliosabiertos. Atencin a los requerimientos externos de ndole bancario, por transacciones en tarjeta de crdito y operaciones fraudulentas. Atencinalosrequerimientosexternosparaemisincopiadefacturaspagosdirectoscontransaccionesentarjetadecrditoy efectivos. Controladepsitosdereservasconvigenciassuperiores,aplicacinenfoliosparatrasladoacuentasprincipalesdebalance. Orientacinysoportediarioalafuerzadeventas,entemastalescomo:comisiones,estructuracindeplanes,abonospor trasferenciasenmonedaextranjera,devolucionessaldosafavorclientes,anulaciones,reversiones,depsitosydemsgenerados enelgirodelnegocio. Controladepsitosdereservasconvigenciassuperiores,aplicacinenfoliosparatrasladoacuentasprincipalesdebalance. Orientacinysoportediarioalafuerzadeventas,entemastalescomo:comisiones,estructuracindeplanes,abonospor trasferenciasenmonedaextranjera,devolucionessaldosafavorclientes,anulaciones,reversiones,depsitosydemsgenerados enelgirodelnegocio.

Incorporacin mensual del presupuesto al informe de ventas. Preparacin diaria del informe de ventas para diligenciamiento AuditoriaNocturna. Conciliacindiariaoperacionesmediosdepago. ControlalregistroexentosdeIva.Segnarticulo481E.T Conciliacinmonedaextranjera ConciliacinmensualdeIVAgeneradaenoperacindeingreso.Contabilizacindevariaciones. Darcursoalasdevolucionesdesaldosafavor. Conciliacinfsicocontableyfsicoaplicativodelasmodalidadesdepagos. Controlycomprobacindelegitimidadalosajustesefectuadosacdigosdeingresocomoalojamiento,alimentosybebidasy banquetes. GestinanteloBancosadquirientespordiscrepanciasofaltantesenlastransacciones. FuncindiariademonitoreoaloscargosycierresexitososdeNoShow. Seguimientoycontroldocumental,alossoportesoriginadosenelmanejodeefectivoycausaciondeingreso. Contabilizacinconsignaciones. Elaboracin reporteycontabilizacinde descuentos denomina,porfaltantes enremisionesdesobresde efectivo,abonosen tarjetasdecrdito,menorvalorcobradovtaproductos,consumosdefuncionariosetc...PrevioacusedeautorizacinoCobro persuasivo. Gestiondepresentacionyrequerimientodesolucionnovedadesdetesoreria. Programacindehorarioscajeros,revisindeHED,HEN,HEDF,RecargosNocturnos

TOMA DE DECISIONES ADICIONALES (Referidasalasprincipalesreasderesponsabilidad) Decisiones tomadas por s mismo Ajustesvariosporerroresenliquidacinyreclamacionesdeclientes Respuestaarequerimientospornegacinentransferenciasdetarjetasdecrdito AprobacionesparaplanesexentosdeIVA Establecimientodeturnosyresponsabilidadesfuncionariosacargo(8funcionarios-Auditoresnocturnosycajerosambientes). Anlacionyemisindecopiasdefacturaspagosdirecto. Accionesdecobropersuasivoporfaltantesenefectivoytarjetasdecrdito. Avaldeverificacinparadevolucionesporsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconsaldosafavordeclientes. Cierredefoliosconcuantasinferiores. Descuentosdenominaafuncionariosinvolucradosenirregularidadesuomisionesenprocedimientoenrecaudoycobro. Parametrizacioncontableyemisindeinstructivosdetipooperativoylogsticoparanuevosproductosalaventa. Emisindeprocedimientosdecontrolyseguimientosegnriesgosemergentes. Avaldeverificacinparapagofacturasdeprestadoresdeserviciosexternos. Cambioytransferenciadecargossegnnecesidaddeclientescorporativos. TasadecambioaplicableaUStrasferidosparaabonoafoliospagodirecto. Decisiones tomadas con el superior Trasladodeincobrablesacuentasprincipalesdebalance Causaciondeotrosingresos,diferentesalaactividadprincipal. Calificacindelriesgocrediticio. Condonacionesdecuantasmenores-Foliosabiertos

AUDITORIA DE INGRESO HOTEL CASA DANN - BOGOTA / MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE APOYO

Codigo MPAPO266 Versin 4

1. OBJETIVOS , ALCANCE Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Liderar la gestin preventiva y de control de los cajeros de ambientes y auditores nocturnos; dentro de un lineamiento normativo y competente. Aseguramiento de todas la fuentes de informacin que registran y consolida la operacin de recaudo y pagos por ventas y anticipos registrados. Emitir instructivos encaminados a minimizar el riesgo generado en las actividades de causacin de ingresos y pagos directos. 1.1 OBJETIVO Propiciar el ambiente de control al interior de las diferentes reas o unidades de negocio, asistiendo de forma continua las excepciones detectadas o informadas. Apoyar la gestin contable, de cara a la preparacin de medios magnticos( Ingresos - Iva generado). Conciliacin de rubros de ingreso e IVA, reclasificaciones dirigidas a a la razonabilidad de los saldos de caja y bancos. Anlisis diario de saldos de ventas: Existen reportes emanados de los aplicativos, que recogen los distintos movimientos de ventas; estos deben corresponder de forma consolidada a los registrados informados por la auditoria nocturna. 1.2. ALCANCE Anlisis de movimientos y excepciones; Dentro del proceso diario de causacin y registro de cargos, existen aplicaciones sensibles de verificacin y seguimiento tales como los complys, house use, day use y ajustes y descuentos; estas figuras deben contar con la autorizacin y soporte correspondiente. Tales reportes son coroborados y verificados conlos modulos operativos. Inspeccin: Examen fsico de forma voluble a los documentos que soportan las excepciones o consideraciones especiales en los diferentes frentes de ventas. Confirmacin: obtencin de informacin suficiente que clarifique o sustente los hallazgos reportados por la auditoria nocturna o rea de costos sobre discrepancias u omisiones en el escenario generador del ingreso.Lo anterior en aras de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y que esta sea valida. Conciliacin: A travs de una labor sistemtica, el proceso conciliatoria demanda obtener informacin de las bases contables sobre transacciones con tarjeta crdito y debito, que al fecha representan el 89% de la venta; estas deben cruzar con los abonos aplicados por los bancos adquirientes, de lo contrario se detectan las partidas conciliatorias por faltantes o cobros inequvocos. Igual proceso se adelanta de forma diaria con las tarifas de alojamiento registradas por el sistema, las cuales deben guardar relacin con las preferencias y el marco tarifario asignado para habitacin. Con el departamento de tesorera efectuar la conciliacin de la moneda extranjera e ingreso en efectivo. Respuesta de requerimientos: Atencin a clientes internos y externos por requerimientos tales como: Las entidades finaciaeras por transacciones con tarjetas de crdito y ventas no presnciales negadas; verificacion fisica con el reporte de ingresos. Devoluciones por saldos a favor o ajustes y descuentos; previa verificacion en el modulo contable. Solicitud va mail de duplicado de facturas o cambio en su contenido formal ( potestativo de la auditoria segn seguridad documental). Ejecucin desde el modulo de auditoria Reclamaciones por cargos improcedentes; normalizacion desde le modulo de recepcion y de auditoria. Reportes de descuentos de nomina por faltantes; preparacin desde una tabla de Excel, previa verificacin en modulo de recepcin y aceptacin de cargos del funcionario. Gestin de normalizacin ante las reas involucradas, por las discrepancias de cargos y cuentas emanadas de las cajas de ambientes ; que son reportadas por el departamento de costos y Jefatura de recepcin; seguimiento a comunicaciones escritas y consecucion de soluciones inmediatas. Identificar e informar las inconsistencia en los mdulos del sistemas Zeus, que recogen los datos de tipo financiero, que sirven de base para la preparacin de medios magnticos y registros idoneos. Trascripcin de los presupuestos aprobados por la administracin al informe de ventas; actualizacin de formulas en hojas de Excel e insercin de los nuevos presupuestos. Observacin: Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones tales como la apertura de los sobres valor en la tesorera y arqueos en los puento de pagos, cerciorndose previo cruce de reportes como ingresan los efectivos recaudados diariamente. Seguidamente allegar a las reas involucradas las novedades motivo de correccin y normalizacin Plantacin : Esta se encuentra dirigida y alineada con los procedimientos, guias y necesidades de la operacin, generando acciones y tiempos acordes al ejercicio del control de caja y auditoria de ventas de alojamientos y banquetes. El equipo de trabajo se retroalimenta de forma regular, en temas de poltica interna y disposiciones administrativas inherentes al cargo y responsabilidades. Monitoreo: De forma peridica informar a las reas involucradas sobre los folios pendientes de cierre, exigiendo el cumplimiento de la poltica interna. El alcance de los procedimientos o tcnicas citadas anteriormente, est supeditado a los tiempos y recursos con que dispone la auditoria de ingresos; que a la fecha son insuficientes dada la dimensin

operacional existente. Auditoria de ingresos: Es el examen objetivo y sistemtico de las operaciones financieras y administrativas de competencia a las funciones del cargo. Modulo: En programacin un mdulo es una parte de un programa de ordenador. De las varias tareas que debe realizar un programa para cumplir con su funcin u objetivos, un DEFINICIONES mdulo realizar una de dichas tareas (reservas - recepcion - Auditoria- Parametros- Contabilidad). Aplicativo: Conjunto de programas de computador que ejecuta tareas de procesamiento de dados de uso general (Front - Pos). Unidad de negocio: Cada parte de una organizacin empresarial que cuenta con su propia estrategia, direccin y presupuesto. Reporte: Es el documento caracterizado por contener informacin u otra materia reflejando el resultado de una investigacin. Transaccin: un suceso externo que involucra el traslado de algo de valor entre dos o ms entidades.

Politicas de canje Politica de Banquetes Politica entes Oficiales 1.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Politica otro si Politica Check in Politica Check out

2. DESARROLLO DEL PROCEDIENTO 3. RESPOSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PROCESO


3.1 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PROCESO RESPONSABLE DIRECTO PROVEEDORES INTERNOS CLIENTES INTERNOS VERIFICACIN INTERNA REPRESENTANTE DEL CLIENTE EXTERNO Quien administra el proceso dentro de la administracin? Que cargos de la organizacin entrega insumos para el proceso? Que cargos de la organizacin reciben el resultado del proceso? Quien aprueba el resultado del proceso? Quien autoriza la ejecucin del proceso o da visto bueno para la aceptacin del resultado en representacin del cliente?

4. DESCRIPCIN DE TALLADA DE LA REALIZACIN DEL PROCESO


ACTIVIDAD EJECUTORES MATERIALES RECURSOS INSTRUCCIONES ESPECIFICACIONES

Que se hace ?

Quien lo hace?

Con que material?

Con que medios?

Como lo hace?

Que se debe cumplir?

Seguimiento y control diario a excepciones emanadas de las cajas de Cajeros de ambientes reportadas ambientes con por otros frentes de acompaamient Soportes fsicos de las cuentas Fuente documental y control ( costos o del audito de y eventos, validacin con testimonial de los Auditoria Interna etc. ingreso mdulos de sistemas hechos.

Partiendo de las excepciones reportadas, se salicita versin libre a los funcionarios involucrados, esto se corrobora con la fuente documental y medios tcnicos como el sistema

Calidad de los soportes documentales y registros causados.

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