UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MDULO 9

Loja - Ecuador Septiembre 2010 febrero 2011

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Texto Gua para el estudio del Mdulo AUDITORA PARA EL SECTOR PBLICO Y EMPRESAS PRIVADAS

Dr. Gustavo Villacs Rivas, Mg. Sc. RECTOR Dr. Ernesto Gonzalez Pesantes, Mg.Sc. VICERRECTOR Dr. Rogelio Castillo Bermeo, Mg.Sc DIRECTOR DEL REA Dr. Mauricio Aguirre Aguirre, Mg.Sc. COORDINADOR DEL NIVEL DE CARRERAS PROFESIONALES Dra. Beatriz Calle Oleas, Mg.Sc. COORDINADORA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

COMISIN Dr. Richard Alexey Banda Poma RESPONSABLE DE LA ELABORACIN

COLABORADORES Eco. Nelson Vicente Chvez Alvear Dr. Jorge Ivan Espinoza Fernndez Ing. Edison Fabin Miranda Raza Lic. Jinson Omar Valencia Ordez Dra. Beatriz Ordez Gonzlez de Barragn Mg. Sc. Dr. Cristobal Jaramillo Pedrera, Mg. Sc. Dr. Jorge Efran Matute Espinosa, Mg. Sc. Dr. Alex Nivardo Paladinez Snchez - ASPECTOS LEGALES

Direccin: Ciudadela Universitaria Guillermo Falcon Espinosa (La Argelia) Bloque de la ex - Facultad de Ciencias Administrativas. Telfono 2546072 2546618
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1. PRESENTACIN

El mdulo nueve denominado Auditora para el sector Pblico y Empresas Privadas es parte del Currculo de la Carrera de Contabilidad y Auditora; el mismo pretende solucionar un problema de la Prctica Profesional, determinado en ste nivel de formacin de los estudiantes del rea terminal.

Se lo ha estructurado mediante la matriz del proceso investigativo del mdulo, por lo tanto la investigacin se constituye en el eje bsico del proceso de enseanza y aprendizaje, contiene fundamentos tericos - prcticos y estratgicas, metodolgicas que permitirn orientar la investigacin formativa. La evaluacin y acreditacin se basa en los resultados del proceso de investigacin que logren, obtener los equipos de investigacin de estudiantes que se conforman para el efecto; se consider cuatro momentos acreditables. Primer Momento en la PROBLEMATIZACIN considera la presentacin del Plan de Investigacin especifico; PLANIFICACIN DE LA INVESTIGACIN comprende el trabajo de investigacin, planteando objetivos generales y especficos, la Metodologa, el Cronograma y la Bibliografa de Proyecto especifico; En el segundo Momento la EJECUCIN DE LA INVESTIGACIN o Trabajo de campo de la Auditoria; finalmente en el Tercer Momento, ELABORACIN DEL INFORME FINAL constituye la presentacin del informe de Investigacin y su exposicin.

2.

DESCRIPCIN DE LA PROBLEMTICA QUE ABORDA EL MDULO

En el mbito de las entidades del sector pblico y las empresas privadas es necesario evaluar el cumplimiento de sus objetivos y el manejo sustentable de los recursos destinados a su operatividad institucional y empresarial, a travs de un control adecuado para el mejor aprovechamiento y correcta administracin como consecuencia de un examen sistemtico a los estados financieros, registros, transacciones y gestin para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las polticas de direccin o a los requerimientos establecidos. Se piensa que los avances tericos e institucionales de la disciplina profesional de la auditora son vlidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo indiferente que sea ste privado o pblico. En cambio los especialistas en el anlisis de la Administracin Pblica consideran que nos encontramos ante una organizacin especial y diferenciada que requiere un tratamiento cientfico y tcnico propio. Resultan sorprendentes las graves falencias que en materia de auditora y control interno adolecen las entidades y las empresas, que afecta a la eficiencia, eficacia, economa, etc. Por otro lado la informacin que brinda la entidad no es razonable y oportuna, lo que conlleva al incumplimiento de objetivos, misin y visin institucional. La auditora ha alcanzado un nuevo enfoque y visin en torno a la aplicacin de sistemas de control interno especficos, es decir por departamentos o reas. La misma est encaminada a los procesos de mejora continua y eliminacin de despilfarros / desperdicios en las entidades como en las empresas, las nuevas herramientas a utilizar con una visin de gestin. La falta de controles internos no slo ha dado lugar a estafas o defraudaciones, sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de significativos errores en materia de informacin. En este contexto, el presente mdulo est encaminado a superar las limitaciones mencionadas con la incursin de la auditora que se pretende abordar la temtica de los problemas que adolecen tanto las instituciones pblicas como las empresas, para a travs del anlisis y evaluacin de las operaciones, proporcionar la solucin a esos problemas con el informe de auditora, que siendo el producto final de la auditora, contribuya a la correccin de errores y omisiones como las acciones legales segn corresponda; y habilitarlo al alumno para que cumpla sus prcticas profesionales con eficiencia. 3. OBJETO DE TRANSFORMACIN Determinado en los siguientes trminos: Limitado control posterior de las operaciones administrativas financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas privadas, imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia, efectividad y economa en el manejo de los recursos.
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4. 4.1

OBJETIVOS Objetivo General Facilitar a los estudiantes la fundamentacin terica y los procesos de Control posterior de Entidades Pblicas y Empresas privadas, mediante la investigacin formativa.

4.2

Objetivos especficos Aplicar el proceso de auditora de los estados financieros en las Entidades Pblicas y Empresas privadas. Estudiar y aplicar las Normas Ecuatorianas de Auditoria. Disear papeles de trabajo para evidenciar y respaldar el desarrollo del control posterior. Emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones a una situacin encontrada, con la finalidad de mejorar los procesos y las operaciones, en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Desarrollar una investigacin, que les permita conocer y ejecutar el proceso de la auditoria. Lograr que los estudiantes desarrollen sus habilidades y destrezas en su formacin profesional, con la aplicacin del SAMOT

5.

PRCTICAS PROFESIONALES ALTERNATIVAS Verifican la confiabilidad de la informacin financiera. Comprueban que los recursos hayan sido utilizados para lo que estuvieron destinados. Verifican el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas al ente econmico. Evalan el proceso administrativo. Procesan la informacin mediante herramientas y paquetes informticos Generan recomendaciones tendientes a mejorar el proceso contablefinanciero y de gestin. Asesoran a los directivos en el proceso de toma de decisiones, en el mbito de sus competencias.

6.

PROCESO DE INVESTIGACIN

El proceso de enseanza-aprendizaje en el mdulo se sustenta e la investigacin formativa, como estrategia metodolgica, orientada a la bsqueda e respuestas a problemas de la realidad que son tomados de las prcticas profesionales, proceso que implica una serie de actividades adecuadamente planificadas, en las que estn inmersas sucesivas aproximaciones emprico-tericas al objeto de estudio. La accin del alumno al confrontar con las demandas sociales, relevantes y pertinentes relacionadas con las futuras prcticas profesionales y con los referentes tericos prcticos de la Auditora, favorecen la actitud crtica y la capacidad creativa para un encuentro entre la teora y la prctica.
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El proceso investigativo del mdulo comprende los siguientes momentos: MOMENTO 1: CARACTERIZACIN DE LA PROBLEMTICA Caracterizacin de la problemtica de la auditora en el sector pblico y empresas privadas. Situacin actual de la problemtica.

MOMENTO 2: ANLISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA Contrastacin entre los haceres de los profesionales auditores del sector pblico y empresas privadas, y los fundamentos tericos, metodolgicos y operativos de la auditora manejados en el mdulo y su incidencia, en el proceso de enseanza aprendizaje de la misma.

MOMENTO 3: OPERACIONALIZACIN DE LA AUDITORA Ejecucin de la Auditora que incluya las experiencias vividas, saberes, demandas, desafos, a travs de la socializacin del informe de la propuesta. REFERENTES TERICOS Y ACTIVIDADES PRCTICAS CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN DEL MDULO: PRIMER MOMENTO 1. BASES CONCEPTUALES Historicidad y desarrollo Concepto de Auditora, importancia, objetivos Clasificacin de la auditoria 2. AUDITORA GUBERNAMENTAL.- NORMATIVA Funciones y responsabilidades del rea de auditora Normas Ecuatorianas de Auditora Normas de Control interno para el sector pblico ecuatoriano 3. DEFINICIN, OBJETIVOS, CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA FINANCIERA GUBERNAMENTAL. Proceso de la auditora financiera gubernamental 4. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA FINANCIERA GUBERNAMENTAL Generalidades Planificacin preliminar Productos de la planificacin preliminar
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7.

Contenido esquemtico del memorando de la planificacin preliminar Control Interno, concepto, principios, clases Elementos y estructura del control interno Momento de evaluar el control interno Mtodos para evaluar los controles internos Planificacin especfica Productos de la planificacin especfica

SEGUNDO MOMENTO 1. EJECUCIN DE LA AUDITORA FINANCIERA Generalidades Pruebas, tcnicas y prcticas de auditora Programas bsicos de auditora Papeles de trabajo Muestreo en auditora Hallazgos de auditora Nuevas evidencias y conclusiones de auditora

TERCER MOMENTO 1. COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORA FINANCIERA Generalidades Comunicacin al inicio, en el transcurso y al trmino de la auditora El informe de auditora Estructura del informe de auditora financiera Tipos de opinin Contenido del Examen especial, estructura y contenido de informes

2. AUDITORA DE GESTIN Generalidades Propsito y Objetivo Alcance y Enfoque Herramientas de la Auditoria de Gestin Equipo multidisciplinario Parmetros e indicadores de gestin Proceso de la auditora de gestin Informe, Estructura y Contenido

CONTENIDOS TERICOS A SER DESARROLLADOS EN ASPECTOS LEGALES Normas pertinentes de la Constitucin de la Repblica del Ecuador Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Reglamento a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Actividades prcticas sobre determinacin de responsabilidades Reglamento de Bienes del Sector Pblico
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8.

METODOLOGA

Las actividades a realizarse en cada uno de los momentos del proceso investigativo que conlleven a buscar respuesta al problema investigado, requieren que tanto docentes como estudiantes entren en un proceso permanente de actividad cientfico-tcnica en relacin con el objeto de estudio, considerando que el eje de la dinmica es el proceso de investigacin formativa que se abordar en tres momentos. En el primer momento se elaborar la problematizacin del Objeto de transformacin, para lo que el estudiante sobre la base de la fundamentacin terica, considerando la organizacin del docente para el trabajo grupal y la aplicacin de las diferentes tcnicas grupales, problematizar el O.T. Los alumnos elaborarn instrumentos de investigacin de campo, como encuestas, entrevistas, para ponerse en contacto con la prctica profesional. En el segundo momento se desarrollar el anlisis crtico de la problemtica, contando con informacin emprica obtenidos de las entidades y empresas de la realidad y de los aspectos terico-tcnicos, lo que permitir contrastar los haceres de los profesionales auditores, en la evaluacin por medio de las auditoras. En el tercer momento se construir una propuesta alternativa que incluya las experiencias vividas, saberes, que sern socializados. 9. PRODUCTOS ACREDITABLES

Durante el desarrollo del mdulo se elaborarn en cada momento los siguientes productos acreditables: PRIMER MOMENTO Se presentar y sustentar un documento que contenga la descripcin de la situacin actual de la problemtica de la auditora en el sector pblico y/o en empresas privadas. SEGUNDO MOMENTO Estar constituida por la presentacin y sustentacin del documento que contenga el anlisis crtico de la problemtica de la auditora aplicada ya sea en entidades y organismos del sector pblico y/o empresas privadas. TERCER MOMENTO Se presentar el documento de la ejecucin de la auditora como solucin a la problemtica investigada ya sea en entidades u organismos del sector pblico como en empresas del sector privado. 10. CRITERIOS PARA LA EVALUACION, ACREDITACIN Y CALIFICACIN

Para la evaluacin, acreditacin y calificacin de los informes de investigacin se considerar:

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La estructura del informe La coherencia entre sus elementos La fundamentacin cientfico-tcnica La rigurosidad del trabajo de campo La calidad de la discusin y las conclusiones La claridad en la redaccin.

La sustentacin de la investigacin del mdulo se evaluar, acreditar y calificar teniendo en cuenta: El dominio de la temtica La claridad en la exposicin de los resultados La capacidad de resolver inquietudes Los materiales de apoyo para la exposicin

La evaluacin.- Ser permanente, y con la aplicacin de estrategias para analizar crticamente el proceso acadmico, que permita asesorar la investigacin y la retroalimentacin del proceso de enseanza aprendizaje. La acreditacin.- El estudiante para ser acreditado, debe cumplir con las actividades a desarrollarse en los tres momentos del proceso de investigacin, as como las exigencias de aspectos legales que se aborda como taller. Los parmetros de acreditacin son los siguientes: Pruebas orales y escritas Reportes individuales Reportes grupales Participacin individual Participacin grupal Investigacin formativa 20% 10% 10% 10% 10% 40%

La calificacin.- Ser la sumatoria ponderada de los procesos anteriores en una escala de 0 a 10. Para aprobar el mdulo se requiere un promedio mnimo de SIETE/10 y el 80% de asistencia. 11.

BIBLIOGRAFIA
Constitucin de la Repblica del Ecuador, 2008 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Gubernamental. Quito Ecuador julio 2003. Manual de Auditora Financiera

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditora de Gestin, Quito Ecuador Abril 2002. CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y su Reglamento. Edicin Actualizada 2010. CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, edicin 1996.
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INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS. ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Pblico. Quito-Ecuador 1981. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Edicin actualizada 2010. MEIGS Walter, PRINCIPIOS DE AUDITORIA. MENDEZ, Carlos. Metodologa de Investigacin en Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables.12 Edicin. Editorial. Mc Graw Hill, Bogot Colombia, 2004. Reglamento de Responsabilidades, Registro Oficial 386 del 27 de octubre de 2006 WHITTINGTON, Ray. Principios de Auditoria. Editorial Mc Graw Hill. Decimocuarta Edicin.

12. MATRIZ DE DESARROLLO DEL MODULO

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
MODULO: Nro. 9 , OBJETO DE TRANSFORMACIN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas privadas, imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia, efectividad y economa en el manejo de los recursos. PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA OBJETIVO DE PROCESOS: Disear el Proyecto de Investigacin de acuerdo al O.T. OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Facilitar referentes que orienten el primer momento del Proceso de Investigacin as como la Normatividad de la Auditora y requisitos para el ejercicio de las prcticas profesionales TIEMPO DE TRABAJO ESTRATEGIAS PARA OPERATIVIZAR LA INVESTIGACION Presentar y Explicar la Matriz del Proceso Investigativo. Conocer los referentes y bases conceptuales del Problema de Investigacin. O.T. y Problematizacin Revisar y relacionar las fases del diseo Metodolgico de la Investigacin con el O.T. Realizar un primer acercamiento a la realidad empresarial para verificar la existencia del problema e identificar los posibles Objetos de estudio. Conformar equipos de trabajo. EVALUACIN Y ACREDITACION Preguntas conocimiento de primera unidad Prueba cognoscitiva Participacin en el taller Cumplimiento en la entrega de los trabajos de acuerdo a los tiempos establecidos. Claridad.- Pertinencia.Profundidad.Coherencia de la

PROCESO INVESTIGATIVO ENCUADRE Revisin del Marco Referencial y Problematizacin del O.T. PRIMER MOMENTO PROBLEMATIZACION Comprensin del O.T DISEO METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIN. SONDEO Construccin de la matriz Problemtica, Seleccin del Problema Objeto de estudio Definicin y delimitacin del Problema

CONTENIDOS TEORICOS 1.- BASES CONCEPTUALES Historicidad y desarrollo Concepto de Auditora, importancia, objetivos. Clasificacin de la auditoria.
2.- AUDITORA NOMATIVA. GUBERNAMENTAL.-

32 das 10 crditos de 16 horas

Funciones y responsabilidades del rea de auditora. Normas Ecuatorianas de Auditora Normas de Control interno para el sector pblico ecuatoriano

3.DEFINICIN, OBJETIVOS, CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA FINANCIERA GUBERNAMENTAL.

Proceso de la auditora financiera gubernamental. 11

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
MODULO: Nro. 9 PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA TIEMPO DE TRABAJO PROCESO INVESTIGATIVO Planificacin de la Investigacin Formativa ESTRATEGIAS PARA OPERATIVIZAR LA INVESTIGACION Problematizar sobre el Objeto de Investigacin especfico EVALUACIN Y ACREDITACION Presentar y socializar el Problema y Tema de investigacin de cada equipo de trabajo.

CONTENIDOS TEORICOS
4.- PLANIFICACIN DE LA AUDITORA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

TTULO Establecer el Ttulo Investigacin Formativa de

INTRODUCCIN

Redactar la Introduccin(por qu se hizo el trabajo y cuales fueron sus objetivos) Plantear el Problema (enunciacin y delimitacin) Revisar y Seleccionar las posibles Categoras y Conceptos sobre el problema investigado

PROBLEMA

MARCO TERICO

Generalidades Planificacin preliminar Productos de la planificacin preliminar Contenido esquemtico del memorando de la planificacin preliminar Control Interno, concepto, principios, clases. Elementos y estructura del control interno Momento de evaluar el control interno Mtodos para evaluar los controles internos. Planificacin especfica. Productos de la planificacin especfica.

Presentar y socializar los temas que orientan la Investigacin especifica de cada equipo, presentar y socializar los Objetivos .

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
MODULO: Nro. 9 OBJETO DE TRANSFORMACIN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas privadas, imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia, efectividad y economa en el manejo de los recursos. SEGUNDO MOMENTO: ANLISIS CRTICO DE LA PROBLEMTICA OBJETIVO DE PROCESOS: Ejecutar el Proyecto de Investigacin formativa especifico de acuerdo al O.T: OBJETIVO DE CONTENIDO TERICO: Facilitar teoras que orienten al desarrollo de una auditoria cumpliendo en forma sistemtica todas sus fases ESTRATEGIAS PARA EVALUACIN Y TIEMPO DE PROCESO CONTENIDOS TEORICOS OPERATIVIZAR LA ACREDITACION TRABAJO INVESTIGATIVO INVESTIGACIN Revisar los procesos de la 1.- EJECUCIN DE LA AUDITORIA Auditoria Financiera, Operativa y FINANCIERA TRABAJO DE CAMPO de Gestin para su aplicacin 26 das Presentar el plan de auditoria Generalidades. prctica. Anlisis de Resultados especfica de cada equipo de Pruebas, tcnicas y Verificacin de Objetivos 8,125 crditos de trabajo prcticas de auditora. PLANIFICACION: De la Auditoria 16 horas Programas bsicos de o de Exmenes Especiales. auditora. Orden de Trabajo Papeles de trabajo. Plan Especifico Presentar papeles de trabajo. Muestreo en auditora. PROGRAMAS DE AUDITORIA Evaluacin del Sistema de Hallazgos de auditora. . Control Interno. Nuevas evidencias y conclusiones de auditora. TRABAJO DE CAMPO. Elaborar papeles de Trabajo. Determinar los Mtodos y Tcnicas de Investigacin a Utilizar. Determinar el estado actual del objeto de investigacin 13

MATERIALES Y MTODOS DIAGNSTICO DE LA SITUACIN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA AREA JURIDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODULO: Nro. 9 OBJETO DE TRANSFORMACIN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestin en las entidades pblicas y empresas privadas, imposibilita una evaluacin peridica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, as como la eficiencia, efectividad y economa en el manejo de los recursos. TERCER MOMENTO: OPERACIONALIZACIN DE LA AUDITORA OBJETIVO DE PROCESOS: Concluir con la investigacin y socializar los resultados de la misma OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Conocer teoras sobre el proceso de la Auditora ESTRATEGIAS PARA TIEMPO DE PROCESO OPERATIVIZAR LA CONTENIDOS TERICOS TRABAJO INVESTIGATIVO INVESTIGACIN ELABORACION DEL COMUNICACIN DE 1.- COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORA FINANCIERA. INFORME FINAL RESULTADOS. Preparar el Borrador del Informe y Generalidades. su Lectura. 22 das Comunicacin al inicio, en el transcurso Establecer Responsabilidades y el y al trmino de la auditora. Memorando de Antecedentes 6,875 crditos El informe de auditora. Determinar el trmite de resultados de 16 horas Relacionar el trabajo de la Estructura del informe de auditora financiera Investigacin con los resultados del Informe: verificar el cumplimiento de Tipos de opinin. Contenido del Examen especial, Objetivos estructura y contenido de informes. Establecer cuales son las SOLUCIONES alternativas de solucin al 2.- AUDITORA DE GESTIN PLANTEADAS problema investigado Generalidades. Citar los refrerentes bibliogrficos Propsito y Objetivo. BIBLIOGRAFA citados y consultados Alcance y Enfoque. Preparar los instrumentos y ANEXOS complementos de apoyo de la Herramientas de la Auditoria de Gestin. Equipo multidisciplinario. investigacin formativa SUSTENTACIN Parmetros e indicadores de gestin. Revisar y elegir la forma de POR GRUPOS DE presentar el informe de la Proceso de la auditora de gestin. INVESTIGACIN investigacin especfica de cada Informe, Estructura y Contenido grupo 14

EVALUACIN Y ACREDITACION Presentar el informe de de la investigacin y socializarlo.

Presentacin y exposicin de la investigacin de cada uno de los grupos de trabajo

PRIMER MOMENTO
UNIDAD I AUDITORIA, VISION TEORICA

1.1

Importancia de la Informacin Econmica y Financiera

En nuestra compleja y altamente industrializada sociedad, la informacin financiera y econmica es la importancia vital. Nuestra economa se caracteriza por grandes organizaciones que han reunido su capital de millones de inversiones y que controlan recursos econmicos designados en todo el pas, e incluso en el mundo entero. Los funcionarios de ms alto rango en las grandes empresas, prestan sus servicios en oficinas que normalmente se encuentran muy alejadas de las plantas y sucursales de la compaa, y por lo tanto, deben apoyarse en informes financieros y econmicos para controlar los recursos de sus respectivas empresas. Los millones de personas que confiaron sus ahorros a grandes empresas por la compra de acciones y obligaciones, se encuentran tambin a distancias muy remotas de los recursos econmicos de los cuales han adquirido participacin. Esta lejana los obliga a confiar en los estados financieros anuales para asegurarse de que los fondos que han invertido estn siendo utilizados en forma honesta y eficaz. El gobierno federal gasta una creciente parte del producto bruto nacional, y para erogar dichos gastos confa en la informacin financiera necesaria para asegurarse de que los costos en que a incurrido son razonables, aya sea que se trate de proyecto de un viaje tripulado a la luna, o bien un proyecto de transportacin masiva, o el programa de ayuda al extranjero. Los ingresos del gobierno federal se debern en gran parte del impuesto sobre la renta cubierto por las grandes empresas; en consecuencia, el apoyo econmico del gobierno descansa en la evaluacin de la informacin orientada hacia la determinacin de la utilizacin neta gravable. Finalmente, nuestra poltica nacional consiste en fomentar el desarrollo econmico, descansa directamente en una adecuada evaluacin cuantitativa de la actividad econmica y la comunicacin de ella. La aplicacin de adecuados principios
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de contabilidad y la obtencin de informacin financiera efectiva, son los factores fundamentales para el logro de nuestras metas econmicas. La contribucin del contador pblico independiente en la informacin de carcter financiero. Tanto la operacin cotidiana de nuestra economa, como su prspero desarrollo a largo plazo, dependen, en alto grado, de la informacin financiera. Cmo, pues, podramos asegurarnos de que la informacin a sido adecuadamente evaluada y razonablemente presentada? En su mayor parte, la respuesta a esta pregunta recae en las auditoras practicadas por contadores pblicos independientes. Los estados financieros dictaminados constituyen un instrumento por medio del cual las empresas americanas proporcionan informacin a sus accionistas, bancos, acreedores y el gobierno mismo. La palabra dictaminados cuando se aplica a los estados financieros significa que el balance general y el estado de resultados se acompaan con un dictamen preparado por un contador pblico independiente en el que est expresa su opinin profesional a cerca de la razonabilidad de los estados financieros de la compaa. 1.2 Enfoques de Auditora La auditora de estados financieros en la antigedad y en la actualidad An cuando los objetivos y los conceptos que guan la auditora de estados financieros en la actualidad, eran prcticamente desconocidos hace setenta aos, auditora de uno u otro tipo han sido prcticamente en el transcurso de la historia del comercio y las finanzas gubernamentales. A partir de la edad media, y a travs de la Revolucin Industrial, las auditoras fueron practicadas con el objeto de determinar si las personas que se encontraban en posiciones de responsabilidad fiscal en el gobierno y el comercio, estaban actuando y proporcionando informes honestamente. Durante la Revolucin Industrial, y a medida que las industrias crecan sus propietarios empezaron a contratar funcionarios para ocupar puestos de responsabilidad. Con esta separacin de los grupos de propietarios y administradores, aquellos fueron acudiendo con frecuencia cada vez mayor a los auditores para protegerse del peligro de fraude pro funcionarios o empleados. Antes del ao de 1900, el principal objetivo de la auditora era el descubrimiento de fraude. En la Gran Bretaa pas que es frecuentemente considerado como la cuna de la auditora, el crecimiento de las empresas durante la Revolucin Industrial y despus de ella, estaba acompaado por un avance en los sistemas de contabilidad. Cuando las sociedades annimas se convirtieron en la forma predominante de organizacin, los administradores profesionales sustituyeron a los propietarios individuales, y los sistemas de contabilidad fueron mejorados y estandarizados. Fue reconocida la necesidad de un programa de contabilidad sistemtico, razonablemente complejo, como una medida para la prevencin de fraudes y la obtencin de informacin financiera digna de confianza. En vista de que los accionistas, en este proceso de expansin, se esforzaron por verificar los informes y registros de sus respectivas compaas, la necesidad de contadores pblicos profesionalmente
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preparados se hizo cada vez ms evidente. La conduccin eficiente de la auditora de una empresa de grandes proporciones, estaba claramente fuera del alcance de un aprendiz. La funcin de certificacin La separacin de los propietarios y la administracin en las compaas inglesas crearon en los accionistas la conciencia de la necesidad de una adecuada proteccin a travs de una auditora independiente. Aun cuando la empresa que prepara los estados financieros es la principal responsable de la informacin presentada, el contador pblico independiente que examina los informes y la evidencia comprobatoria puede certificar acerca del grado de confianza que se puede depositar en ellos, anexando a los estados financieros del texto de su opinin. La certificacin de estados financieros implica la afirmacin de la veracidad de los mismos; la testificacin de su validez. Una de las razones que existen para invitar a un contador pblico independiente a certificar estados financieros, radica en el conflicto de intereses que puede existir entre la compaa que prepara los estados financieros y las personas que los utilizan. Entre los lectores de los estados financieros, cuyos intereses pueden diferir de los de la entidad que los prepara, pueden citarse a instituciones bancarias, acreedores, accionistas, agencias gubernamentales, etc. En reconocimiento de la responsabilidad de los contadores pblicos independientes hacia terceras partes condujo a la organizacin de Escocia e Inglaterra, de institutos de contadores pblicos. La competencia tcnica de las personas que deseaban formar parte de la profesin, fue probada a travs de exmenes. La independencia, la integridad personal y la responsabilidad profesional fueron reconocidas como cualidades tan importantes en la profesin. Como la habilidad tcnica. A travs de los institutos de contadores pblicos, los principios de tica profesional fueron desarrollados para estimular a los contadores pblicos a llevar a cabo su actividad profesional dentro de las normas de auditora generalmente aceptadas. Desarrollo de las tcnicas de muestreo En los primeros das de la profesin de la contadura pblica, una adecuada auditora era aquella que inclua una revisin exhaustiva de todas las transacciones. Sin embargo, por el ao de 1900, y conforme las grandes empresas se desarrollaban rpidamente tanto en la Gran Bretaa como en los Estados Unidos, el contador pblico se vio obligado a adoptar una tcnica de muestreo. Esta nueva tcnica de auditora transform el proceso de auditora en la aplicacin de pruebas de transacciones seleccionadas, en lugar de llevar a cabo la verificacin de todas las transacciones, como venia hacindose en los primeros aos del siglo actual. Tanto los contadores pblicos como los hombres de empresas gradualmente fueron aceptando la premisa de que un examen cuidadoso de algunas transacciones al azar podran proporcionar una razonable idea de la exactitud de otras transacciones similares.
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El control interno como base para la aplicacin de las pruebas selectiva y del muestreo A medida que los contadores pblicos fueron adquiriendo experiencia en la tcnica del muestreo, se dieron cuenta de la importancia del sistema de control interno. El significado del control interno y los mtodos por medio de los cuales el auditor evala el sistema de control interno. A estas alturas, una concisa definicin servir porqu un buen control interno hace posible que los contadores pblicos pueda tener una confianza razonable en las tcnicas de muestreo. Un sistema de control interno consiste en todas las medidas tomadas por una empresa con el objeto de: 1) salvaguardar sus recursos contra prdida, fraude o ineficiencia; 2) promover la exactitud y confiabilidad en la informacin contable y de operacin; 3) estimular y medir el acatamiento a las polticas adoptadas por la compaa; 4) juzgar la eficiencia de operacin en todas las divisiones de la empresa. Un ejemplo muy simple de control interno es un plan de organizacin que separa la custodia de los activos de la funcin del registro contable. Consecuentemente, una persona que maneja efectivo no debe llevar, al mismo tiempo, los registros contables correspondientes. Otro ejemplo lo constituye la subdivisin de funciones, de tal manera que una sola persona no conserve bajo su responsabilidad el control completo de una operacin determinada, y el trabajo de un empleado sirva para verificar la exactitud del trabajo de otro. La evaluacin del control interno fue reconocida como un requisito previo para la exitosa utilizacin de las tcnicas de muestreo. El contador pblico lleg a la conclusin de que, por medio del estudio del sistema de contabilidad del cliente, y considerando el flujo del trabajo de contabilidad y los mtodos utilizados para la verificacin automtica de las operaciones registradas, podra determinar la extensin y orientacin de las pruebas selectivas necesarias para llevar a cabo una auditora satisfactoria de las cuentas. Conforme el sistema de control interno fuese mejor, las pruebas requeridas por el autor sern ms limitadas. El contador pblico, as mismo, comprendi que, en cualquier seccin de la contabilidad, o en cualquier fase de las operaciones financieras de la compaa en que el control interno fuera difcil, tendra que ampliar el alcance e intensidad de sus pruebas. Un nuevo objetivo la determinacin de la razonabilidad de los estados financieros Poco despus del ao de 1900, muchos contadores pblicos escoceses e ingleses llegaron a los Estados Unidos para representar a inversionistas britnicos en sta era de rpida industrializacin del pas. Estas personas influyeron en la formacin de la profesin de la contadura pblica en Estados Unidos. En el ao de 1896 se estableci la legislacin necesaria en el Estado de Nueva York para otorgar, por primera vez, ttulos de contador pblico en Estados Unidos. La profesin de la contadura en los Estados Unidos, desde sus albores por el ao de 1900, centr su atencin desde un principio, en un nuevo objetivo de importancia: la determinacin de lo razonable de los estados financieros. Entre los
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aos de 1900 y 1960, la funcin del auditor como detective fue olvidada. El principal objetivo de la auditora cambi del descubrimiento de fraudes, a la determinacin de la razonabilidad con que el balance y el estado de resultados presentan la situacin financiera y los resultados de la operacin. El advenimiento de los impuestos federales sobre la renta, adicion una nueva dimensin al trabajo del auditor; dicho trabajo no solo significaba la preparacin de las declaraciones correspondientes, sino que, adems, nuevo nfasis en el hecho de que las autoridades fiscales estaban interesadas en la presentacin razonable de los ingresos gravables. Durante esta era, las transacciones comerciales tenan a hacerse ms y ms complejas; para muchas personas, slo el contador pblico era competente para poder determinar si los principios de contador pblico fue la de un experto capaz de proporcionar seguridad a accionistas, acreedores y agencias gubernamentales, al que se poda depositar confianza en los estados financieros de la compaa. Este nuevo concepto de la auditora fue la consecuencia natural de una era en las que las sociedades crecieron hasta alcanzar proporciones gigantescas, y cuyas acciones se encontraban diseminadas entre un pblico numeroso. Ahora que el financiamiento de las empresas era logrado en gran parte a travs de la venta de acciones a millones de pequeos inversionistas, una auditora anual, independiente, era esencial para que el pblico quedara satisfecho de lo razonable de los resultados presentados. En el ao de 1900, el trabajo de auditora se concentraba en el balance general; en efecto, la mayora de las compaas en este tiempo consideraban el estado de resultados como una informacin confidencial a la que personas ajenas a la empresa no debera tener acceso. En la actualidad, la publicacin de los estados de resultados de las empresas, dictaminados por contadores pblicos independientes, es ansiosamente esperada por el pblico y por el gobierno, como los ms importantes indicadores de las tendencias en las empresas. Muchas de las ideas mencionadas en este pequeo bosquejo histrico del desarrollo de la auditora, sern analizadas en detalle en los prximos captulos de este libro. Nuestro propsito, a estas alturas, es solamente el de proporcionar una breve orientacin general acerca de algunas de las ms importantes reas de desarrollo en el campo de la auditora en el siglo veinte: 1. El cambio de objetivos, el descubrimiento de fraudes a la determinacin de la razonabilidad de los estados financieros. 2. La responsabilidad del auditor respecto del estado de resultados, tanto como en relacin con el balance general. 3. Una creciente responsabilidad del auditor hacia terceras partes tales como agencias gubernamentales, mercado de valores, y un pblico inversionista integrado por millones de personas. 4. Una evolucin en el mtodo de auditora, de la revisin detallada de las transacciones individuales, a la evaluacin del control interno y la aplicacin de tcnicas de muestreo. 5. El reconocimiento de la necesidad de evaluar el sistema de control interno como una gua para determinar el nmero y orientacin de las pruebas selectivas que deben ser realizadas.
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La demanda de estados financieros dictaminados Los lectores de estados financieros se apoyan en la informacin contenida en ellos, para la toma de importantes decisiones. Por ejemplo, un banco, cuando recibe una solicitud de crdito de importancia, pedir inmediatamente los estados financieros dictaminados de la empresa solicitante. Si dicho estado no est disponible, probablemente se har los arreglos necesarios para que se practique una auditora antes de que el banco considere seriamente la posibilidad de conceder dicho crdito. Despus de recibir los estados financieros dictaminados, el banco podr estudiarlos detenidamente, junto con los otros datos disponibles, para poder decidir si se puede conceder el crdito con un grado razonable de riesgo. Un inversionista individual solicitar, igualmente, estados financieros dictados que proporcionan una informacin digna de confianza con respecto a la compaa, antes de invertir en acciones u obligaciones de la misma. Despus de llevar a cabo una inversin el inversionista desear recibir en una forma regular estados financieros dictados por el contador pblico, mientras mantenga su inversin en la empresa. Ambos, el banquero y los inversionistas toman importantes decisiones basadas en los estados financieros de compaas con las que no mantienen vnculos estrechos. Consecuentemente, ellos deben contar con la seguridad que los estados financieros son dignos de confianza, y de que presentan razonablemente la situacin financiera de la empresa y los resultados del ejercicio. Esta seguridad, proporcionada a personas ajenas a la empresa, acerca de la razonabilidad e integridad de los estados financieros de una compaa, se logra cuando se acompaa a los estados financieros el dictamen de un contador pblico independiente. Este dictamen indica si dicho estado financiero presenta razonablemente la situacin financiera de la empresa, y los resultados de su operacin, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. El examen de los estados financieros base del dictamen del contador pblico Antes de que el contador pblico independiente pueda estar en posicin de expresar una opinin acerca de los estados financieros de la compaa, deber llevar a cabo un examen de dicho estado financiero. La auditora existe en una cabal revisin analtica del balance general y del estado de resultados, as como los registros contables y otro tipo de evidencias comprobatorias de dichos estados. Este examen proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el balance general y el estado de resultados son vlidas, genuinas y dignas de confianza y no simple estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias. Por ejemplo, la evidencia obtenida por el autor durante su examen, demostrar que los activos listados en el balance general son realmente existentes, que la compaa es propietaria de dichos activos, y que la valuacin asignada a los mismos siendo establecida de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Se obtendr la evidencia que muestra que el balance general contiene todos los pasivos de la compaa; de otra manera, si deliberamos o accidentalmente se omitiera ciertos pasivos de importancia, se desvirtuara totalmente la situacin financiera de la empresa. En una forma similar el auditor deber obtener informacin
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acerca del estado de resultados. Deber comprobar que las ventas presentadas se realizaron efectivamente, que los bienes fueron efectivamente embarcados a los clientes, y que los costos y gastos registrados son genuinos y aplicables al ejercicio correspondiente. Una vez concluido su examen, el auditor contar con una base razonable para expresar una opinin acerca de la posicin financiera de la empresa. A travs de una serie de pruebas, preguntas, inspeccin de activos y otros procedimientos de auditoria, l a quedado satisfecho de que los estados financieros han sido preparados en la base de los registros contables, y de que proporcionan una imagen de la compaa, razonable y dicha de confianza. El examen que lleva a cabo el auditor es, pues, la base para su dictamen. Nunca podr el contador pblico expresar una opinin acerca de los estados financieros, sin antes llevar a cabo una auditora. El estar familiarizado con la empresa, las auditoras de aos anteriores, la confianza en la integridad personal de los propietarios y administradores, ninguno de estos factores es suficiente para garantizar una expresin de la opinin s un contador pblico independiente acerca de los estados financieros. Si el contador pblico no lleva a cabo una auditora de los estados financieros no podr expresar una opinin sobre la razonabilidad de los mismos. Los procedimientos de auditora comprendidas en un examen, variarn de una auditora a otra. Muchos de los procedimientos aplicables a la auditora de un pequeo comercio no sern apropiados para la de una gigantesca industria como el caso de General Motor. El contador pblico lleva a cabo exmenes de todo tipo de empresas as como de organizaciones sin propsito de lucro. Bancos y Financieras, industrias y comercios, escuelas y colegios, aerolneas y sindicatos todas estas organizaciones son regularmente visitadas por auditores. La seleccin de los procedimientos de auditoria ms adecuada en cada caso, requiere de la aplicacin de habilidad y juicios profesionales. Peligros inherentes a los estados financieros no dictaminados Los estados financieros, cuando no han sido auditados, son inaceptables para propietarios ausentes de sus empresas, o para otras personas ajenas a la empresa, por varias razones. Los estados financieros pudieron haber sido preparados con honestidad pero en forma descuidada; pudieron haberse omitido, inflamado u omitidos pasivos; los activos pudieron haberse sobre valuados resulta de errores aritmticos o de la violacin de principios de contabilidad generalmente aceptados. La utilidad neta puede haberse exagerado debido a la capitalizacin de gastos o al registro anticipado de ventas an no embarcadas. Adems de la posibilidad de una infinidad de errores de estados financieros no auditados, existe, as mismo, el peligro de prejuicios por parte de la administracin. Los estados financieros son preparados por los administradores activos de la empresa y, en estas circunstancias est difcil para la administracin ser justa y objetiva en la informacin que presenta sus propias gestiones en la empresa, como lo sera para un autor escribir una crtica imparcial sobre su propio libro, o para un estudiante l atinarse objetivamente sus calificaciones finales.
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Finalmente, cabe la posibilidad de que los estados financieros hubiesen sido deliberadamente falsificados con el objetivo de encubrir un fraude, o con un medio para inducir al lector de ellos a invertir en una empresa, o a conceder un prstamo. An cuando la falsificacin deliberada de estados financieros no es un hecho muy comn, ello a ocurrido, causando prdidas desastrosas a personas que han confiado en estados financieros engaosos. Por todas estas razones (errores accidentes, desviaciones de principios de contabilidad, perjuicios y falsificaciones deliberadas), los estados financieros no dictaminados no son aceptables en el medio de los negocios. 1.3 Concepto

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones administrativas o financieras, efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas de acuerdo con las normas legales y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, orientadas a asesorar en la toma de decisiones a la gerencia. Elementos del Concepto Es Objetivo, porque el auditor debe asistir fsicamente a verificar los datos materia de examen, en los registros que lleva la empresa. Es Sistemtico, por cuando la auditora esta sujeta a un proceso de ejecucin dividido en fases. Es Profesional, profesionales. porque la auditora es realizada por auditores

Operaciones Administrativas y Financieras. Esto indica que la auditora puede efectuarse a operaciones administrativa y nicamente financieras, o las dos a la vez; de acuerdo a las operaciones que se examinen se determinar el tipo de auditora a aplicar que puede ser: Administrativa u operativa o financiera. Verificar y Evaluar. Este objetivo de la auditora se cumple cuando el auditor del trabajo que realiza en el campo, examina y analiza las operaciones realizadas por la empresa, mediante la aplicacin de mtodos, tcnicas y procedimientos. Elaborar un Informe. Como producto final de los mtodos, tcnicas y procedimientos utilizados, el auditor debe presentar un informe en el que constarn las novedades, hallazgos encontrados, las recomendaciones; y si el anlisis comprende estados financieros el dictamen profesional del auditor; sobre la razonabilidad de su presentacin. 1.4 Importancia Es importante por:
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Se aplica a todas las operaciones que realiza la empresa. Permite comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de las operaciones econmico financieras desarrolladas por la empresa. Sirve de gua a los administradores porque posibilita el incremento de la eficacia, la efectividad y la economa en la utilizacin de recursos por la empresa. Busca el mejoramiento en las operaciones y actividades que cumplen las empresas o reas crticas, a travs de las recomendaciones y acciones correctivas. Asesora en la obtencin de informacin financiera confiable, oportuna y til para la toma de decisiones gerenciales. Examina en forma independiente la informacin contable con el fin de determinar su razonabilidad o eficiencia administrativa y/o legal. La auditora evala las operaciones, controles y actividades en todos los niveles que realiza la empresa. Genera nuevas ideas, procedimientos, mtodos y tcnicas para el control de operaciones y actividades.

1.5

Objetivos a) Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas al ente econmico. b) Generar recomendaciones tendientes al mejoramiento de la administracin a travs de un slido sistema de control interno. c) Elevar el logro de objetivos y metas fijadas en los planes y progresos de la entidad. d) Determinar las desviaciones importantes en las actividades de una empresa con la finalidad de sugerir las acciones correctivas. e) Garantizar el uso de la informacin financiera, administrativa o de cualquier orden, en la toma de decisiones gerenciales. f) Determinar si la ejecucin de programas y actividades se realizan de forma eficiente, efectiva y econmica; con lo cual se lograr un mejor aprovechamiento de los recursos. g) Analizar si todos los ingresos resultantes de las operaciones han sido correctamente determinados, liquidados, recaudados, contabilizados al informador. h) Obtener evidencias suficientes y competentes; con la finalidad de evitar o eliminar posibles irregularidades. i) Procurar el mejoramiento en la administracin. Verificar la confiabilidad y oportunidad de la informacin financiera, administrativa y de otro orden para la toma de decisiones gerenciales. Corregir los errores, desviaciones, deficiencias, etc., que se encuentren en el transcurso del examen. Realizar un seguimiento de las recomendaciones constantes en el informe anterior. Comprobar que los recursos han sido utilizados en los fines para los que estuvieron destinados. Procurar la correcta determinacin, liquidacin, recaudacin y contabilizacin de los recursos.
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1.6

Clasificacin En forma general y resumida la auditora se clasifica en:

a. Interna 1. Dependiendo de quien lo ejecute b. Externa

c. Privada 2. Dependiendo del tipo de la entidad en que se realiza d. Pblica o Gubernamental

CLASIFICACION a. b. c. d. 3. Dependiendo de las operaciones que examine Auditora Financiera Auditora de Gestin Procedimientos Convenidos Revisin de Informacin Financiera e. Compilacin de Informacin Financiera f. Auditora Ambiental g. Auditora en ambientes Computarizados h. Auditora de Obra Pblica

Se denomina auditora interna, cuando los auditores que realizan el trabajo se encuentran organizados en una unidad administrativa dependiente de la entidad sujeta a examen. La auditora es externa, cuando el personal de auditores que ejecutan el trabajo no tienen relacin de dependencia con la entidad sujeta a examen, es decir son contratados; esta labor la efectan auditores de la Contralora General o Firmas privadas de Auditores. Es Privada la Auditora cuando es ejecutada en las empresas particulares que estn fuera del alcance del sector pblico y es practicada por Auditores independientes o firmas privadas de auditores. La auditora es gubernamental, cuando es aplicada a entidades y organismos del sector pblico, amparadas por el Art. 2 de la LOCGE, la misma que es planificada y ejecutada por la Contralora General del Estado o Firmas privadas de Auditores. La auditora es financiera, cuando est orientada a examinar operaciones de naturaleza financiera e informar sobre la razonabilidad de las cifras presentadas, dando a conocer los resultados de su anlisis, a fin de incrementar la utilidad que la informacin posee.

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La auditora de gestin, es la accin dirigida a examinar y evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economa en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos. Los trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto a la informacin financiera, implica la evaluacin de aquellas operaciones especficas con respecto a partidas individuales de datos financieros, un estado financiero, o hasta un conjunto de estados financieros, a un hecho o conjunto de hechos sin emitir opinin; los usuarios del informe evalan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones. La revisin de informacin financiera comprende la investigacin y procedimientos analticos diseados para revisar la confiabilidad de una aseveracin que es responsabilidad de una parte para uso de otra parte. Si bien, una revisin implica la aplicacin de habilidades y tcnicas de auditora y el acopio de evidencia, no implica ordinariamente una evaluacin de los sitemas de contabilidad y de control interno, pruebas de registros y de respuestas a investigaciones para la obtencin de evidencia confirmatoria mediante inspeccin, observacin, conformacin y conteo, que son procedimientos ordinariamente llevados a cabo durante una auditora. La compilacin de informacin financiera, incursiona cuando el contador es contratado para que use los conocimientos contables en oposicin a los conocimientos de auditora para recoger, clasificar, y resumir la informacin financiera. Esto ordinariamente conlleva la reduccin de datos detallados a una forma manejable y comprensible sin requerirse poner a prueba las aseveraciones subyacentes a esa informacin. Los procedimientos empleados no pretenden y no hacen posible que el contador exprese ninguna certeza sobre la informacin financiera. Sin embargo, los usuarios de la informacin financiera compilda derivan algn beneficio como resultado de la participacin del contador porque el servicio ha sido realizado con la debida habilidad profesional y cuidado. La auditora ambiental, es un examen metodolgico de los procesos operativos de determinadas industrias y organizaciones; lo cual involucra anlisis, pruebas y confirmaciones de procedimientos y prcticas que llevan a la verificacin de cumplimiento de requerimientos legales, polticas internas, y prcticas aceptadas; con un enfoque de control del impacto ambiental, que adems permita determinar la aplicacin de medidas preventivas y/o correctivas. La auditora en ambientes computarizados, es el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de informacin salvaguarda el activo institucional o empresarial; mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organizacin, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con los fines de la organizacin y regulaciones establecidas. La auditora de obra pblica o de ingeniera, esta orientada a evaluar la administracin de las obras de construccin, la gestin de los contratistas, el manejo de la contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las clausulas contractuales y los resultados fsicos que se obtengan en el proyecto o programa especfico.
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Auditora de Carcter Especial o Examen Especial, es el estudio de ciertos rubros, con el fin de verificar aspectos limitados a una parte de las operaciones ya sean financieros o administrativos con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de evaluar el cumplimiento de las polticas, normas, programas y formular el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, en el secor pblico.

UNIDAD II AUDITORIA GUBERNAMENTAL

2.1 Generalidades

A la Contralora General del estado, se le atribuye como una de sus funciones sustantivas, el control de los recursos y bienes del sector pblico, a la vez que se encuentra facultada para dictar, en forma privativa, normas de carcter secundario relativas a esta materia. Por lo que en el afn de desarrollar las tcnicas y metodologas modernas de la profesin, que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora financiera, a cargo de las unidades operativas de este Organismo Tcnico Superior de Control y a fin de unificar los procedimientos para su ejecucin, se ha elaborado el Manual de Auditora Financiera Gubernamental. El artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, determina que la Contralora General del Estado, es el Organismo Tcnico Superior de Control, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera y con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversiones, utilizaciones de recursos, administracin y custodia de los bienes pblicos, para lo cual dictar regulaciones para el cumplimiento del control y dar asesora en las materias de su competencia. Las disposiciones legales vigentes constituyen el marco legal dentro del cual la Contralora General del Estado desarrolla y cumple la citada disposicin constitucional, como rgano central rector del sistema de control. El Manual de Auditora Financiera Gubernamental, rige para las unidades de auditora de la Contralora General del estado, las entidades y organismos del sector pblico sujetas al Organismo Tcnico Superior de Control y sus correspondientes unidades de auditora interna, conforme lo sealan las disposiciones legales y normativas vigentes y el Art. 2 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico. Para el control de los recursos pblicos, la ley pertinente le faculta al Contralor General la publicacin y actualizacin del manual de auditora, el cual contendr la descripcin de los requisitos, tcnicas, mtodos y procedimientos, a ser aplicados en la ejecucin esta actividad.
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Objetivos del Manual de Auditora Financiera Los principales objetivos del manual de Auditora Financiera Gubernamental son: Sistematizar la ejecucin de la auditora y estandarizar la aplicacin de sus procedimientos. Proveer a los auditores, de criterios y terminologa uniformes, as como de metodologa de trabajo moderna, que les permita el desarrollo profesional. Facilitar la aplicacin de las normas, polticas y principios relativos a la auditora financiera. Proponer enfoques modernos de auditora, tendientes a asegurar que las funciones de control se realicen con la ms alta calidad profesional. Agilitar el proceso de auditora con el objeto de que los informes lleguen a los usuarios con oportunidad, para que se constituyan en herramientas, gerencias que permitan la toma de decisiones.

Base Legal Las disposiciones legales vigentes sobre la materia, sealan que el Contralor General expedir las normas generales para controlar los recursos y bienes del sector pblico. La normatividad tcnica, constituye el principal medio para ejecutar la auditoria financiera, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los recursos pblicos, como por los agentes pasivos que participan mediante la entrega de informacin sobre las actividades realizadas, por lo que se ha considerado la normativa formada por las, las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA, s). Adems, se ha considerado las declaraciones sobre Normas de Auditora y sus interpretaciones, emitidas por el Comit Ejecutivo de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos AICPA, y las Normas Internacionales de Auditora (NIA,s) emitidas por el Comit Internacional de Prcticas de Auditora, encaminadas a los diversos aspectos que corresponda examinar al auditor. Las auditorias financieras que deben efectuar la Contralora General, sern ejecutadas de acuerdo con las polticas y normas antes citadas y los manuales e instructivos expedidos por el Contralor que resulta aplicable de conformidad con la ley pertinente y el artculo 46 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico.

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Marco Legal y Normativo

AUDITORIA FINANCIERA BASE LEGAL * * * Constitucin poltica de la Repblica del Ecuador Ley de Presupuesto del Sector Pblico Ley Orgnica de la Contralora General del Estado NORMATIVA TECNICA Art. 211 *Art.2 Art. 2

* * *

Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental Normas de Control Interno Nornas Ecuatorianas de Auditora

(NEAG) (NCI) (NEA)

Funciones y Responsabilidades del rea de Auditora. Sin perjuicios de las funciones establecidas para las unidades operativas y personales que ejercen el control de los recursos pblicos, contenidos en los respectivos orgnicos, funcionales y dems normas afines, se incluyen las funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de la supervisin y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigentes de manera que se alcancen los Objetivos de la Auditora descritos en las Normas de Auditora Gubernamental Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico. Las funciones principales de los Directivos, Subdirectores, Supervisores y Jefes de Equipo de Auditora, entre otras, son las siguientes: FUNCIONES DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES. 1) 2) Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre los aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidad y relaciones interpersonales. Programar las auditoras a base de criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre dos. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo.

3)

4) 5)

6)
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7) 8) 9) 10) 11)

Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la metodologa definida en este manual. Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora que sern remitidos a la administracin de las entidades examinadas. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan anual de trabajo. Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad relacionada con el control de los recursos pblicos emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control. FUNCIONES DEL AUDITOR SUPERVISOR

12)

El supervisor de auditora cumple la funcin de coordinacin permanente, entre los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus funciones principales son: a) b) c) d) Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de la auditora conforme los determinan las NTAG: Desarrollar conjuntamente con el jefe de equipo de auditora, las funciones de responsabilidad compartida. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisin adecuada de las labores de equipo. Supervisar las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la Jefatura sobre los asuntos importantes del examen, as como los de carcter administrativo. Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto. Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecucin del examen, como la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o reduccin de los procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administracin y en casos muy relevantes someterlos a consideracin del jefe de la unidad operativa. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las cuales se presentan los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditora. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.
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e) f)

g)

h)

i) j) k) l)

Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorndum de antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control. FUNCIONES DEL AUDITOR JEFE DEL EQUIPO

El Jefe de Equipo de Auditora, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, y cumplir con los criterios y estndares establecidos por el nivel directivo para la ejecucin del trabajo. Las principales funciones del Jefe de Equipo de Auditora son: a) b) c) Ejecutar de manera conjunta responsabilidad compartida. con el supervisor las funciones de

Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora a los servidores, ex servidores de la entidad al terminarse. Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterio establecidos por el nivel directo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la planificacin y la programacin especfica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros. Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditora. Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicada y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la forma primaria de informacin para estructurar y redactar el informe de auditora. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de los programas especficos para cumplimiento de los objetivos de la auditora. Comunicar, previa revisin de aprobacin del respectivo informe por parte del supervisor en forma oportuna y de manera verbal y por escrito, a la administracin de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno. Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dicho resultado haya

d) e)

f)

g)

h)

i)

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sido comunicado previamente a los funcionarios responsables de las actividades relacionadas. j) k) Preparar, en coordinacin con el supervisor el borrador del informe final de la auditora. Redactar el borrador del informe, memorndum de antecedentes y sntesis, de conformidad con la estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor. Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la reunin en que se presentaran los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la reunin efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunin. Entregar al supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expedientes de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin correspondiente, tomando en cuenta opiniones y la documentacin adicionada obtenida en las presentaciones de los resultados. FUNCIONES DE LOS AUDITORES Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son: a) b) c) Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo de trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo. Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y el orden definido para los papeles de trabajo. Cumplir con los criterios establecidos para su trabajo, as como, estndares profesionales (Normas de Auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditora. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditora realizadas. Colaborar continuamente para fomentar el logro de objetivos incluidos en la planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditora y de la Contralora General del Estado. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, de los hallazgos de auditora, desarrollando los comentarios con todos los atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditora. Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada competente o rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.
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l)

m)

d) e) f)

g)

h)

i)

j)

Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de tica Profesional. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS CON EL SUPERVISOR Y EL JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA

En la ejecucin de la auditora, se requiere la participacin activa de la supervisin tcnica, funcin que se integra en varias ocasiones con las responsabilidades de jefe de equipo, por lo que los deberes de responsabilidades compartidas a ser cumplidos conjuntamente con el supervisor y jefe de equipo de auditora: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista-reunin inicial con los funcionarios de la entidad. Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno. Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos a ser aplicados durante el examen. Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo. Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo al efecto de evaluar la labor de auditora que se realiza. Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditora. Preparar las estructuras de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin. Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales y de la auditora a la administracin de la entidad auditada. Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente. CDIGO DE TICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL El auditor Gubernamental est llamado a jugar un importante papel con respecto a la implantacin de las normas en materia de administracin y control de los recursos pblicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrn a cargo la delicada misin del control gubernamental. Para lo cual la Contralora de Estado ha expedido mediante acuerdo N0 142 de marzo 25 de 1976 el Cdigo de tica del Auditor Gubernamental en el que se establece que el Auditor Gubernamental deber: 1. Ser honesto, objetivo, independiente y diligente al llevar a cabo sus deberes y responsabilidades. Deber actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular, evitando cualquier posible compromiso de su independencia y actos que impliquen en la realidad, o puedan hacer presumir falta de independencia o posibilidad de influencias indebidas en el desempeo de sus deberes. Observar las disposiciones legales, las polticas y normas tcnicas de auditora expedidas por la Contralora General del Estado, procurando perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios. Demostrar lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo donde est empleado. Sin embargo, deber mantener independencia que asegure su

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informe profesional de cualquier actividad ilegal o impropia, y de ninguna manera tomarn parte en forma consciente en dicha clase de actividad por accin directa de actuar o informar. No aceptar ningn dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u organismo, su servicio o de terceros relacionados con ella, porque ello puede afectar su independencia y objetividad. No participar ni directamente, ni indirectamente en actividades, ni en partido poltico. No tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los intereses de la auditora profesional o perjudicar su capacidad de llevar a cabo sus deberes responsabilidades en forma efectiva. Ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo auditado evitando cualquier dao personal hasta el mximo de su habilidad, de acuerdo con la responsabilidad para con la Contralora General, tendiente a salvaguardar los recursos pblicos. Guardar con reserva y utilizar con prudencia la informacin obtenida durante el ejercicio de sus funciones. Cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales, de manera que promueva buenas relaciones en la profesin. Al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones resultantes de sus labores, hacer todo lo posible por presentar suficiente evidencia que las respalde revelando cualquier hecho que, de no ser revelado, podra distorsionar el informe o encubrir prcticas ilegales o impropias. No participar en la auditora de una entidad pblica en la cual estuvieren empleados parientes suyos o ntimos amigos, o donde hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o administrativo o cuando existiere algn factor que pudiese originar una situacin de falta de independencia y objetividad. No dedicarse a negocios u ocupaciones que sean incompatibles o contradictorios con sus actividades profesionales de auditora. Mantenerse actualizado con las ms modernas tcnicas y mtodos de auditora, as como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras reas relacionadas con sus labores, a travs de participacin activa en cursos, seminarios, organismos profesionales y otras actividades de autodesarrollo profesional. Al participar en cursos de capacitacin o evaluaciones de habilidad tcnica, mantendr una honestidad e integridad completa, evitando obtener o de proporcionar a otros participantes informacin respecto a exmenes y evaluaciones. No participar en actos administrativos, ni firmar, autorizar o aprobar con anticipacin documentos. Su informe profesional es el nico documento que deber firmar con relacin en las entidades, organismos y operaciones examinadas. Respetar la disciplina impuesta por la Contralora General o por la entidad u organismo donde estuviere empleado. Mantener una conducta tal, que obtenga crdito y prestigio a su profesin y testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad para hacerlo. Mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo nfasis en la formulacin de recomendaciones para planear mejorar en las operaciones de las entidades y organismos pblicos, minimizando su papel como crtico y excitador de sanciones por las irregularidades encontradas.
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2.2

NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL I NORMAS RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL

Estas Normas hacen relacin a la capacidad, independencia y cuidado profesional con que debe practicarse la auditora gubernamental. LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE DESEMPEARSE POR UNA PERSONA O PERSONAS QUE POSEEN UN ADIESTRAMIENTO ADECUADO Y PERICIA PROFESIONAL CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 01 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL REQUISITOS MINIMOS DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

La Contralora General del Estado y la mxima autoridad de las entidades y organismos del sector pblico en las que existan Unidades de Auditora Interna, exigirn el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa vigente para garantizar el desempeo de cargo del auditor, relacionados con los siguientes aspectos: 1. 2. 3. Titulo profesional que le faculte legalmente ejercer la funcin. Experiencia prctica y capacidad profesional adecuada, segn el nivel de responsabilidad y las funciones del cargo. No tener impedimentos legales para desempear cargos pblicos. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 02 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

Los auditores de la Contralora General del Estado, de las Unidades de Auditora Interna y de las Firmas Privadas de Auditora Contratadas, en ejercicio de su funcin observarn las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental y en los casos que amerite, aplicarn las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA), a efectos de llevar a cabo su trabajo con el esmero profesional necesario para generar un producto final objetivo y de calidad. El profesional o grupo de profesionales designados para realizar la auditora gubernamental poseern la capacidad tcnica y legal, el entrenamiento y la experiencia necesaria para lograr los objetivos establecidos para cada examen. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 03 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL RESPONSABILIDAD DE LA FUNCION DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

La responsabilidad del auditor gubernamental implica actuar con diligencia profesional en el empleo de los criterios para determinar el alcance del trabajo, as
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como en la seleccin y aplicacin de mtodos, tcnicas, pruebas y procedimientos de auditora. Siempre y cuando la informacin y documentacin permita llevar a cabo la auditora o examen especial, caso contrario no se efectuar la labor de control e informar por escrito al Director de la Unidad de Control respectiva para que ste comunique al Contralor General para la toma de acciones correctivas en forma oportuna. Si el auditor no dispone de los suficientes elementos y medios para ejercer el examen, dejar establecida esta limitacin en el informe y la responsabilidad que asume la administracin de la entidad. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 04 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL ENTRENAMIENTO TECNICO Y CONTINUO DEL AUDITOR

El auditor gubernamental poseer un adecuado entrenamiento tcnico, que permita mejorar su productividad y eficiencia. Las entidades tienen la obligacin de mantener a su personal de auditora en los ms altos estndares de calificacin y capacidad profesional, mediante un programa de entrenamiento continuo. Para el cumplimiento de esta norma, las unidades administrativas de control de la Contralora General del Estado y las Unidades de Auditora Interna deben promover y llevar a cabo programas de capacitacin en tcnicas actualizadas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditora gubernamental. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 05 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Integrarn el equipo de auditora los profesionales y/o especialistas que posean idoneidad profesional, conocimiento y experiencia en determinado campo tcnico requerido para el ejercicio de la auditoria gubernamental. El personal de apoyo especializado ejercer su labor bajo la direccin del jefe de equipo, tienen derecho de decisin final en sus reas de especialidad sin embargo estn obligados a cumplir las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental (NEAG) y en los casos que amerite, los auditores observarn las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA). Cuando el equipo de auditora requiera del personal de apoyo deber cerciorarse previamente de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades en comunicar por medio del Supervisor al Director de Auditora para que solicite a las autoridades respectivas la designacin del profesional que se incorpore al equipo. Los profesionales de apoyo a los equipos de auditora podrn ser: a) b) Contratados por la entidad auditada. Contratados por el Organismo Tcnico de Control.
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c) d)

Funcionarios de la entidad auditada; o Funcionario de la Contralora General del Estado.

Cuando el auditor utiliza el trabajo de un especialista funcionario de la Contralora General del Estado, ese trabajo es realizado bajo su responsabilidad en calidad de experto y no como auxiliar del equipo de auditora. En consecuencia, el auditor necesitar aplicar procedimientos relevantes al trabajo y los resultados del experto, pero no necesitar evaluar para cada componente asignado, la pericia de competencia del experto. Cuando se emplea el trabajo de un especialista, el papel del auditor en la evaluacin de la evidencia creada por el experto es determinar si esto es razonable. Para este propsito se emplear los siguientes procedimientos: Comprender los mtodos y suposiciones del especialista. Evidenciar las pruebas de los datos proporcionados al especialista por la entidad examinada. Determinar si las afirmaciones importantes en los estados financieros son confirmadas por los resultados del especialista.

Si luego de estos procedimientos el asunto an permanece sin solucin, el auditor debe obtener la opinin de otros especialistas. Los procedimientos establecidos en las Declaraciones de Normas de Auditora (SAS 73) se aplican a la auditora de stos estados financieros preparados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), as como tambin a los informes especiales; sin embargo, no se aplican a especialistas que forman parte del equipo de auditora solicitado por el auditor; tales como expertos en computacin, ya que los trabajos de estos sern revisados y supervisados por el auditor, para determinar si se realiz adecuadamente y para evaluar si los resultados guardan uniformidad con las conclusiones a presentarse en el informe del auditor. En consecuencia los efectos sobre el informe del auditor sern los siguientes: Cuando el auditor al concluir que las averiguaciones del especialista apoyan las afirmaciones contenidas en los estados financieros, puede expresar un dictamen sin salvedades, sin hacer referencias al trabajo del especialista. Cuando el auditor concluye que el trabajo del especialista no proporciona suficiente evidencia, que las afirmaciones de los estados financieros no son respaldadas por las averiguaciones del especialista u otro procedimiento (que quizs incluyan el trabajo de otros especialista) que deba realizar el auditor, en este caso debe expresar una opinin con salvedades o de negarse una opinin respecto a los estados financieros. Si, como resultado del trabajo del especialista, el auditor decide emitir un dictamen de auditora modificada en algunas circunstancias, es apropiado explicar la naturaleza de la modificacin. En estas circunstancias, el auditor debe obtener el permiso del experto antes de hacer dicha referencia. Si el permiso es negado el auditor cree que es necesario una referencia y el auditor puede buscar una asesora legal.

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Para los casos en los cuales se necesitan declaraciones en cuanto a litigios, reclamos o gravmenes, la responsabilidad del auditor es obtener evidencia con miras a establecer si los estados financieros reflejan adecuadamente de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, los litigios, reclamaciones y gravmenes que afectan a la entidad. El auditor que tiene incertidumbre en cuanto al significado de la evaluacin del abogado respecto a litigios, declaraciones y gravmenes, debe solicitar explicaciones adecuadas ya sea por carta o en conferencia con el cliente y su abogado. Los papeles de trabajo del auditor deben documentar tales aclaraciones. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 06 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL INDEPENDIENTE DEL AUDITOR

EL AUDITOR O LOS AUDITORES DEBEN MANTENER UNA ACTITUD MENTAL INDEPENDIENTE EN TODOS LOS ASUNTOS RELACIONADOS CON EL TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL El auditor mantendr un comportamiento imparcial y objetivo durante el proceso de la auditora o examen especial, en concordancia con las disposiciones legales y el Cdigo de tica Profesional. El auditor gubernamental debe eximirse de realizar auditoras y exmenes especiales en las entidades en que hubiere prestado sus servicios dentro de los ltimos cinco aos, experto en calidad de auditor interno. Tampoco auditar actividades realizadas por los conyugues, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidades o segundo de afinidad, ni cuando existiera un conflicto de intereses. La independencia de criterio es la cualidad que permite precisar que los juicios formulados por el auditor estn fundamentados en los elementos examinados. CODIGO: AG 07 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: CONFIDENCIALIDAD DEL TRABAJO DE AUDITORIA DEBE MANTENER RESERVA PROFESIONAL AL CONDUCIR UNA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y EN LA PREPARACION DEL INFORME El auditor gubernamental mantendr la ms absoluta reserva en el desempeo de sus funciones, an despus de haber cesado en el cargo. La confidencialidad del trabajo concluye las tcnicas y procedimientos utilizados y en general, sobre toda la informacin relacionada con la auditora. El auditor gubernamental no est facultado ni autorizado para discutir sus labores de control ni los resultados de ninguna auditora y examen especial con personas ajenas a las unidades administrativas de la Contralora General del Estado
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ni con los funcionarios y ex funcionarios que no estn vinculados directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de la entidad bajo examen. CODIGO: GRUPO: TITULO: AG 08 RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

EL CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE APLICA DURANTE TODO SU PROCESO El control de calidad se relaciona con los mtodos, tcnicas y procedimientos empleados en la planificacin, ejecucin y presentacin de los informes realizados por los auditores, a fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos bsicos de la auditora y establecer pautas para controlar la calidad de sus resultados. El trabajo realizado por el equipo de auditores ser supervisado en forma sistemtica, oportuna y documentada durante el proceso de la auditora para asegurar su adhesin a las normas profesionales. La Contralora General del Estado formular los procedimientos que permitan efectuar peridicamente el control de calidad de la gestin del personal de las Unidades de Auditora Interna en las instituciones del Estado y de los auditores de las firmas privadas contratadas para realizar auditoras en las entidades pblicas. Una revisin externa de control de calidad ser llevada a cabo por profesionales que cuentan con experiencias y poseen conocimiento suficiente de la auditora gubernamental, en relacin con el trabajo que van a realizar. II NORMAS RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL P.A.G. El trabajo de auditora gubernamental debe planificarse adecuadamente, obteniendo suficiente comprensin de la misin, visin, metas y objetivos institucionales y controles existentes de gestin a fin de determinar la naturaleza y alcanzar las pruebas a realizar. EL TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE PLANIFICARSE ADECUADAMENTE, OBTENIENDO SUFICIENTE COMPRENSION DEL CONTROL INTERNO PARA DETERMINAR LA NATURALEZA, DURACION Y EXTENSION DE LAS PRUEBAS A REALIZAR CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 01 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PLANIFICACION ANUAL DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La Contralora General del Estado a travs de las Unidades de Auditora, planificarn las actividades anuales de control aplicando criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y evaluarn peridicamente su ejecucin en el caso de
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las entidades que cuenten con Unidades de Auditora Interna, la planificacin se efectuar de acuerdo a las prioridades institucionales, en coordinacin con la Contralora General del Estado. Los planes de auditora sern flexibles a fin de permitir los cambios que se consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de los planes anuales guardarn armona con los objetivos y polticas institucionales que aprueben la Contralora General del Estado. La planificacin elaborada por la Contralora General del Estado, mantendr la coordinacin necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditora Interna, para evitar desperdicio de recurso y duplicaciones de esfuerzos. Las jefaturas de las unidades de auditora sern responsables de cumplir el plan anual de cada unidad. Adems debe prever un periodo para efectuar exmenes imprevistos, debidamente autorizados. La Contralora General del Estado y las Unidades de Auditora Interna de cada una de las instituciones del sector pblico planificarn sus exmenes concentrando sus esfuerzos principalmente en medir la eficacia de la gestin, evaluar la eficacia, efectividad y economa en la utilizacin de los recursos pblicos y el aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 02 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La planificacin del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se preste atencin adecuadamente a reas importantes y a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtencin de la evidencia necesaria aplicada a criterios de materialidad, economa, objetividad y oportunidad. Al planificar el trabajo de auditora se tendr en cuenta, la finalidad del examen, el informe a emitir, las caractersticas del ente sujeto al control y las circunstancias particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificacin incluyen: Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implicar el diseo de una estrategia general para atender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objetivo de evaluar la importancia de los objetivos de la auditora. El auditor debe identificar los elementos claves de la administracin, a fin de obtener un conocimiento general de la organizacin. Comprensin de los sistemas de informacin administrativa, financiera y de control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o programa por examinar, ayudar al auditor a identificar las reas significativas y de riesgo potencial. El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son documentos a travs de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y de las polticas establecidas para alcanzarlos.
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Riesgo e importancia relativa.- Implica que el auditor debe aplicar procedimientos analticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificacin de reas de riesgo potencial. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el auditor debe obtener un grado suficiente de comprensin de actividades de la entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque del mismo. Coordinacin, direccin, supervisin y revisin.- Implica revisar el esfuerzo realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditora para establecer su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditora.

La estructura y contenido de los planes guardar armona con los objetivos y lineamiento de la planificacin institucional de auditora que ser aprobada por la mxima autoridad de control. La naturaleza y el alcance del planeamiento puede variar segn el tamao de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento de la misin, visin, fines, metas y objetivos institucionales y de las actividades que ejecuta. La planificacin de cada auditora comprender la planificacin preliminar que facilita un enfoque general de la auditora y la planificacin especfica dirigida a obtener una programacin completa e integral del examen. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 03 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA

Sigue el plan de auditora establecido por cada una de las unidades de control y una vez aprobado por la mxima autoridad, tanto de la Contralora General del Estado como de las unidades de auditora interna de las siguientes instituciones del Estado, designar mediante orden de trabajo escrita a los auditores responsables que se encargarn de efectuar el examen correspondiente, designado al jefe de equipo, al auditor supervisor y a los auditores operativos. En la orden de trabajo se dejar constancia de: Fecha de emisin. La identificacin de la institucin a ser examinada. El objetivo general del examen. El alcance o periodo a ser examinado. El tiempo determinado para el trabajo, incluido la elaboracin de informe correspondiente. Si es necesario alguna instruccin especfica. Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe correspondiente y de ser procedente el respectivo Memorndum de Antecedentes.

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Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo, si el caso lo amerita, como consecuencia de la planificacin preliminar. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 04 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PLANIFICACION PRELIMINAR DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El supervisor y jefe de equipo de la auditora a ejecutar, son las personas encargadas de obtener la suficiente informacin orientada a validar el enfoque del examen. La planificacin preliminar se inicia con la orden de trabajo, se elaborar una gua para la visita previa, con la cual se obtendr informacin relacionada con la entidad a ser examinada. Se efectuar una evaluacin del control interno a fin de determinar el enfoque del trabajo a realizar. La informacin obtenida en esta fase proporcionar entre otras: Conocimiento de la institucin, rea, proyecto o programa a examinar y su naturaleza jurdica. Misin, visin, metas y objetivos de la entidad a examinar. Conocimiento de las actividades principales y planes. Informes de avance o de progreso y las evaluaciones realizadas por la propia entidad, al cumplimiento de los planes estratgicos y operativos. Identificacin de las polticas y prcticas administrativas y financieras. Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin administrativa financiera, as como de la organizacin y responsabilidad de las principales unidades administrativas. Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los sistemas informticos. Conocimiento de asuntos de mayor importancia que orienten al auditor en la elaboracin de los programas que sern aplicados posteriormente. Identificacin de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones. Identificacin de los funcionarios principales. Conocimiento de los principales indicadores de gestin preparados por la entidad.

El producto de la planificacin preliminar se concretar en un informe o reporte que ser puesto a consideracin del jefe de la unidad de auditora, informe que permite validar el enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles de trabajo respectivos. La excepcin para presentar el informe de planeacin preliminar se aplicar al tratarse de entidades pequeas. Ello no impide que se realice la visita previa, con el propsito de establecer el estado en que se encuentran las actividades de la entidad y determinar .la oportunidad de efectuar la auditora.
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CODIGO: GRUPO: TITULO:

PAG 05 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PLANIFICACION ESPECFICA DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Se basa en la informacin obtenida en la planificacin preliminar, que ser complementada con la definicin de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la ejecucin de la auditora. La planificacin de la auditora incluir la evaluacin de los resultados de la gestin de la entidad a examinar con relacin a los objetivos, metas y programas previstos. La evaluacin del control interno es obligatoria para obtener informacin complementaria, evaluar y calificar los riesgos as como seleccionar los procedimientos que se aplicarn. Existen varios elementos que servirn de ayuda para el desarrollo de esta fase: El objetivo de la auditora y reporte del conocimiento de la entidad y evaluacin del control interno. Recopilacin de informacin adicional de acuerdo con las necesidades. Matriz para calificar los factores especficos de riesgos y definir el enfoque de la auditora, considerando los sistemas de informacin computarizada. Procedimientos de auditora derivados de los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno Los principales productos de la planificacin especfica de la auditora son: Programas especficos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto. Plan de muestreo. Requerimientos de personal tcnico o especializado, en la ejecucin de la auditora. Distribucin del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustndose a lo establecido en la orden de trabajo. Uso de tcnicas de auditora asistidas por computadora. Memorando de planeamiento. Papeles de trabajo de la fase. Informe de evaluacin al control interno para conocimiento del titular de la entidad examinada, con comentarios y recomendaciones. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 06 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL EVALUACION DEL RIESGO

El auditor obtendr una comprensin suficiente de los sistemas de informacin administrativa, financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque
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de la auditora y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicar su criterio profesional y los mtodos para evaluar el riesgo de auditora y disear los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo. El riesgo de auditora, es la posibilidad de que la informacin o actividad sujeta a examen contenga errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecucin. Estos riesgos de auditora pueden ser: Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la gestin administrativa financiera antes de verificar la eficacia del control interno diseado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relacin directa con el contexto global de una institucin e incluso pueda afectar a su desenvolvimiento. Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno incluyendo a la unidad de auditora interna, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afectara a la entidad como un todo, incide de manera directa en los componentes. Riego de deteccin.- Se origina al aplicar procedimientos que no son suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es decir que no detecten una representacin errnea que pudiera ser importante. Como producto del conocimiento de la entidad y la evaluacin del control interno, el supervisor y jefe de equipo elaborar un reporte para aprobacin del jefe de la unidad de Auditora que emiti la orden de trabajo que permita determinar el enfoque final del examen a ejecutar. Para calificar los riesgos por componentes, se preparar una matriz que contenga, entre otros aspectos lo siguiente: Componente analizado. Riesgos y su calificacin. Enfoque esperado de la auditora, e Instrucciones para la ejecucin de la auditora. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 07 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

El auditor gubernamental obtendr la comprensin suficiente de la base legal, planes y organizacin, as como de los sistemas de trabajo e informacin manuales y computarizada, y establecer el grado de confiabilidad del control interno del ente o rea sujeta a examen, a fin de: planificar la auditora, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados de dicha evaluacin para conocimiento de la administracin de la entidad. El auditor gubernamental evaluar la organizacin y los sistemas que se encuentren en funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio
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comprender las funciones del personal vinculado con las reas especficas a evaluar; as como si los informes financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de gestin y de control. El estudio y evaluacin del control interno se realizar a base del objetivo general de la auditora y los objetivos especficos del examen, como se describe a continuacin: a) En la auditora financiera y exmenes especiales se evaluarn los controles establecidos para proteger los recursos y la integridad de la informacin financiera; y, En la auditora de gestin se evaluar los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva, econmica, a fin de cumplir con las metas y objetivos planificados. El auditor obtendr evidencia acerca de la efectividad de los controles internos para: a) b) Formarse una opinin acerca de la efectividad de los controles internos, termino del periodo auditado; y, Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento durante el periodo auditado.

b)

El auditor emitir el informe sobre la evaluacin del control interno durante la ejecucin de la auditora, a fin de permitir la aplicacin inmediata de las recomendaciones y la evaluacin directa de su cumplimiento. La informacin y resultados que se obtengan en esta etapa, permitirn estructurar la matriz del riesgo de las reas que definir el alcance de las pruebas a realizar. El auditor gubernamental al evaluar el control interno, tomar en consideracin los componentes de este como: Ambiente de Control Interno. Evaluacin de Riesgo. Actividades de Control. Sistema de Informacin y Comunicacin. Actividades de Monitoreo o Supervisin.

Estos componentes se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficacia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 08 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El Memorando de Planeamiento, resume de las decisiones ms significativas del proceso de planeamiento de la auditora. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes de la entidad, tamao y ubicacin, organizacin, misin, resultados de auditoras anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada.
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El auditor limitar la informacin que sea necesaria para formular el Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general de la auditora. El Memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultado del proceso de planeamiento de la auditora, dentro de la cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y el alcance de la auditora. CODIGO: GRUPO: TITULO: PAG 09 RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL COMPRENSION GLOBAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS. (SIC s).

En la fase de planeamiento, los auditores por si mismos o con asistencia de los especialistas de los Sistemas de Informacin Computarizada (SICs), determinarn si los controles relativos al Ambiente de los Sistemas de Informacin Computarizado (SICs), son efectivos y sern considerados en la evaluacin de control interno. El objetivo y alcance global de una auditora no cambia en un ambiente SICs, sin embargo el uso de una computadora para el proceso de una informacin cambia el procedimiento, almacenamiento y comunicacin de la misma. III NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL E.A.G. Las normas de ejecucin del trabajo en el campo proporcionan al auditor una base para juzgar la calidad de la gestin institucional y de los estados financieros en su conjunto; en consecuencia obtendrn evidencia suficiente que le permita satisfacerse de que la informacin entregada ha sido preparada con honestidad y transparencia. OBTENER SUFICIENTE EVIDENCIA COMPROBATORIA COMPETENTE A TRAVES DE INSPECCIONES, OBSERVACIONES, INDAGACIONES Y CONFIRMACIONES DE FORMA QUE CONSTITUYA UNA BASE RAZONABLE PARA EMITIR LA OPINION PERTINENTE CODIGO: GRUPO: EAG 01 RELATIVAS A LA EJECUCION DE GUBERNAMENTAL TITULO: PROGRAMAS DE GUBERNAMENTAL LA AUDITORIA AUDITORIA

El programa de auditoria constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado en la auditora y/o examen especial, como un medio para el control de ejecucin apropiada del trabajo, contendr los objetivos de la auditora para cada rea.
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El programa de auditora proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoria llevadas a cabo. As mismo mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del control interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si estn funcionando de conformidad con lo establecido. Para cada auditora gubernamental y examen especial se preparan programas especficos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de auditora detallados que deben referirse a las tcnicas de auditora especficas que se aplicarn, as como el personal encargado de su desarrollo. El auditor considerar las evaluaciones especficas de los riesgos inherentes y del control y el nivel requerido de certeza que tendrn que proveer los procedimientos sustantivos. El auditor tambin incluir los tiempos de pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinacin de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad del personal y el involucramiento de otros auditores o expertos. La responsabilidad de la elaboracin de los respectivos programas corresponde al jefe de equipo y supervisor. Los programas de auditora contendrn: Propsito de la auditoria. Las muestras que se han elegido para examinar. Los procedimientos que se emplearn, y Las fuentes de informacin. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 02 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL MATERIALIDAD EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La materialidad es un asunto de juicio profesional que el auditor considerar al planear, disear procedimientos y determinar las circunstancias para su revelacin en el informe de auditora. Los juicios de materialidad son efectuados a la luz de las circunstancias que lo rodean e involucran, consideraciones cuantitativas y cualitativas, tal como la responsabilidad pblica del auditado y la importancia de las entidades, programas o proyectos gubernamentales. La informacin es material si su omisin o distorsin puede influir en las decisiones que adopten los usuarios de la informacin. La materialidad depende de la dimensin del error considerado en las particulares circunstancias en que se haya producido la omisin o distorsin. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 03 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

En la ejecucin de la auditora gubernamental se evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables al desarrollo de las actividades de gestin, financiera y de apoyo de los entes pblicos.
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El auditor gubernamental obtendr una comprensin general del marco de referencia legal y regulador aplicable a la entidad, que puedan tener un efecto sobre las operaciones a examinar. En el desarrollo de la auditora gubernamental la evaluacin del cumplimiento de las leyes y reglamentos es de fundamental importancia debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, se rigen generalmente por leyes, ordenanzas, decretos y estn sujetos a disposiciones legales y reglamentarias especficas. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 04 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El auditor gubernamental organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicacin de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son el vnculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecucin y del informe de auditora. Por tanto, contendrn la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe. Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Tcnico Superior del Control, de las Unidades de Auditora Interna y de las firmas privadas de auditora contratadas, cuyos exmenes contaron con la autorizacin de la Contralora General del Estado, que deben ser entregados oportunamente por parte del auditor. El auditor cautelar la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carcter reservado de la informacin contenida en los mismos. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 05 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL EVIDENCIA SUFICIENTE COMPETENTE Y RELEVANTE

Para fundamentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto a la administracin de un ente, programa u operacin significativa, sujetos a la auditora, el auditor tendr evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicacin de tcnicas de auditoria. La evidencia de auditora comprende toda informacin que provenga de varias fuentes y sirvan de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras y de apoyo que desarrolla la entidad auditada, las mismas que deben contener las siguientes caractersticas: a) Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una seguridad razonable para proyectarlos con un mnimo riesgo al conjunto de actividades de este tipo.
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b)

Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser vlida y confiable, indagndose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan afectar estas cualidades. Pertinente.- Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso.

c)

Generalmente el auditor necesita apoyarse en evidencias que son ms persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes y de distinta naturaleza para sustentar una misma aseveracin. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 06 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL EL MUESTREO EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El plan de muestreo es utilizado para la seleccin de un porcentaje o un valor representativo del universo a ser examinado empleando mtodos estadsticos. Los mtodos de muestreo estadsticos incluyen las siguientes posibilidades de seleccin: Al azar: Cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de seleccin. Sistemtica: Se escoge una de cada n unidades y los puntos de partida de uno o dos intervalos iniciales se seleccionan al azar. Por clulas: En que el universo de operaciones y/o actividades, son divididas en grupos de igual magnitud y se selecciona al azar y la seleccin sistemtica. Los mtodos no estadsticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de muestreo y son: a. b. Seleccin de cada unidad de la muestra con base en algn criterio, juicio o informacin; y, Seleccin en bloques que consiste en escoger varias unidades en forma secuencial.

Es necesario que el equipo de auditora de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la evaluacin de control interno defina el plan de muestreo acorde con el objetivo determinado. Al disear el plan de muestreo considerar los siguientes factores: Determinar el propsito de la prueba.- Comprende el uso de tcnicas de muestreo en pruebas de control que son aplicables sobre los procedimientos de control interno que generan evidencia documental.

Las pruebas de controles estn vinculadas con la determinacin de si en el control interno de una entidad viene operado de acuerdo a las polticas establecidas. Al determinar el propsito de la muestra el auditor indicar con claridad los objetivos de la prueba de control especfico.
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El universo de la muestra.- La poblacin seleccionada para un examen deber estar completa y dar al auditor la oportunidad de cumplir con el objetivo de auditora establecido.

Generalmente una muestra es la representacin de la poblacin de la cual se selecciona. Al definir la poblacin, el auditor debe identificar la serie completa de elementos de los cuales puede originarse la muestra, esto incluye: Determinar la totalidad de la poblacin. Definir el periodo cubierto por la prueba. Definir la unidad de muestreo.

Los procedimientos de auditora a aplicar.- Cuando se utiliza mtodos de muestreo ya sean estadsticos o no estadsticos el auditor disear y seleccionar una muestra de auditora, y realizar procedimientos de auditora a partir de ah y evaluar los resultados de la muestra para determinar si ha existido una desviacin en los procedimientos establecidos de control interno y prever una apropiada y suficiente evidencia de auditora. El riesgo, los niveles de precisin aceptables y la posibilidad de error.Cuando se determina el tamao de la muestra el auditor considerar el riesgo de muestreo, el error tolerable y el error esperado. La seleccin del mtodo de muestreo.- La seleccin del mtodo de muestreo a utilizarse queda sujeta al criterio del auditor, debiendo seleccionar partidas de muestras que sean representativas de la poblacin. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 07 RELATIVAS A LA GUBERNAMENTAL FRAUDE Y ERROR EJECUCION DE LA AUDITORIA

Al planear la auditora y/o examen especial, el auditor evaluar el riesgo de distorsin material que el fraude o error puedan producir en la informacin obtenida e indagar ante la administracin, si existen fraudes o errores significativos que han sido descubiertos. A base de la evaluacin del riesgo, el auditor disear procedimientos de auditora que le ofrezcan una certidumbre razonable que permita detectar las distorsiones producidas por fraude o error que tengan un efecto material en los resultados de la gestin. No es objeto de la auditora la deteccin de errores o irregularidades, pero ello no significa que el auditor no est atento a la posible presencia de este tipo de situaciones en el curso normal de su trabajo. El trmino fraude se refiere al acto intencional cometido por uno o ms empleados de la entidad, que produce una distorsin en los eventos auditados. El trmino error se refiere a equivocaciones no intencionales que produce una distorsin, omisin o interpretacin equivocada de los hechos. Si el auditor cree que el fraude o error que se indica podra tener un efecto de importancia sobre los resultados de las operaciones institucionales en general, se aplicar los procedimientos adicionales, que dependen del juicio del auditor.
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CODIGO: GRUPO: TITULO:

EAG 08 RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL VERIFICACION DE EVENTOS SUBSECUENTES EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El propsito de esta norma, es determinar si todos los sucesos importantes que afectan a los estados financieros de la entidad auditada, han sido reconocidos y tratados adecuadamente; y que se encuentran registrados contablemente. Los hechos posteriores a la fecha de corte de un periodo auditado que pueden tener efecto sobre los resultados de la auditora, previo el anlisis de su importancia y pertinencia, sern revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente. El auditor aplicar procedimientos apropiados para obtener evidencia suficiente y competente de que todos los sucesos ocurridos entre el final del perodo y la fecha del informe del auditor, as como los descubrimientos despus de la fecha del informe, han sido debidamente identificados y contabilizados que se refieren a hechos con efecto econmico que podran generar un posible perjuicio. Hasta la fecha de terminacin de la auditora o examen especial el auditor es responsable de conocer los eventos significativos que se reflejarn en los informes correspondientes. Para establecer que se ha identificado los hechos importantes subsecuentes hasta la fecha de su informe, el auditor realizar procedimientos adicionales a las pruebas sustantivas que pueden aplicarse despus de la fecha de presentacin de la informacin. Es responsabilidad del jefe de equipo realizar un anlisis de los hechos o circunstancias especficas, para revelarlos en los informes considerando la evidencia adicional a las condiciones existentes al corte de las actividades operativas, administrativas, financieras o de apoyo y que afecten la presentacin de la informacin de la gestin institucional de los estados e informes financieros requeridos. CODIGO: GRUPO: TITULO: EAG 09 RELATIVAS A LA GUBERNAMENTAL EJECUCION DE LA AUDITORIA

COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Durante el proceso de auditora tan pronto como se haya concluido el estudio y anlisis de una actividad o componente el supervisor y el jefe de equipo deben comunicar el contenido de los hallazgos a las personas que tengan relacin con los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, a fin de que presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluacin y consideracin en el informe. Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditora se refieren a posibles deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de procedimientos de auditora. Los resultados de las actividades de control realizadas, sern analizados nicamente con las personas involucradas en los hechos examinados y con las autoridades de la entidad.
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CODIGO: GRUPO: TITULO:

EAG 10 RELATIVAS A LA GUBERNAMENTAL SUPERVISION DE GUBERNAMENTAL

EJECUCION TRABAJO

DE

LA DE

AUDITORIA AUDITORIA

LA SUPERVISION EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD DEL TRABAJO El trabajo realizado ser supervisado en forma sistemtica y oportuna durante el proceso de la auditora para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisin es un proceso tcnico, que consiste en dirigir y controlar la auditora desde su inicio hasta la aprobacin del informe por el nivel de supervisin en una unidad administrativa de control, se aplicar en la planificacin, ejecucin y elaboracin del informe de auditora y se dejar evidencia de la labor de supervisin desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte tcnico al trabajo de auditora. El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrn la responsabilidad de cerciorares que el personal encargado de efectuar la auditora reciba la orientacin que garantice la ejecucin correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia tcnica y entrenamiento. IV NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL I.A.G. Una parte importante de la funcin del auditor es saber comunicar en forma oportuna los resultados del trabajo realizado a los diferentes usuarios. Las normas relacionadas con la informacin que se presentan a continuacin son especficas, puesto que la entrega del informe de la auditora gubernamental constituye el valor agregado del auditor en beneficio de la institucin auditada. EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE INCLUIR LOS RESULTADOS DEL TRABAJO REALIZADO EN FORMA ESCRITA DE CONFORMIDAD A LAS NORMAS DICTADAS PARA EL EJERCICIO DE LA PROFESION CODIGO: IAG 01 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Al completar el proceso de la auditora se presentar un informe escrito que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes que tengan relacin con la auditora o examen especial. Para la comprensin integral del documento el informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo. El informe sealar los casos significativos identificados como el incumplimiento de las leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el
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pronunciamiento y opinin de los funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditora, manifestadas con relacin a los resultados comunicados y a las medidas correctivas aplicadas por la administracin durante el proceso de auditora. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarn y presentarn en orden de importancia de manera objetiva. CODIGO: IAG 02 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: CONTENIDO Y ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL El informe de auditora estar relacionado con la clase de auditoria que se realice, a base de los programas, actividades o reas examinadas. Los tipos y estructura de informe y dictmenes, sern los establecidos en los manuales de auditora. Las conclusiones se formularn en funcin de la apreciacin o juicio profesional sobre un componente examinado o de la auditora en su conjunto, debidamente sustentadas en los papeles de trabajo. Las recomendaciones contribuirn a presentar soluciones reales para resolver los problemas o desviaciones identificadas en las actividades u operaciones auditadas. Las recomendaciones estarn dirigidas a la autoridad responsable de implantarlas a fin de asegurar su cumplimiento. Sin embargo, corresponde al titular de la entidad adoptar las medidas pertinentes para implantar la totalidad de las recomendaciones. Cuando una entidad ha implantado una recomendacin, el informe debe mencionar este particular. Si los informes elaborados por los auditores son demasiado extensos, se realizar una sntesis de los principales comentarios para una mayor comprensin de los usuarios. Se utilizarn anexos al informe cuando sea estrictamente necesario y al mnimo posible, es recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo en los comentarios o en el texto del informe. Incluir informacin sobre los aspectos positivos de las operaciones significativas y justificables. En el caso de auditora de proyectos financiados con recursos de organismos internacionales de crdito se cumplirn las exigencias especficas de cada ente financiero y para las auditoras especializadas, dichos informes se estructurarn en funcin de los requerimientos especficos que se determinen en su momento para cada una de ellas. Una de las formas de asegurar que los contenidos de los informes de auditora respondan a los requerimientos antes descritos, es estableciendo un sistema interno de control de calidad, para asegurar el cumplimiento de las normas de auditora gubernamental y dems disposiciones legales y reglamentarias.
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CODIGO: GRUPO: TITULO:

IAG 03 RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL

Finalizado el estudio de los resultados del examen, se enviar la convocatoria para la lectura del borrador del informe, y se notificar por lo menos con 48 horas de anticipacin, indicando el lugar, da y hora de la reunin. En la conferencia final sern convocados y participarn las siguientes personas: La mxima autoridad de la entidad examinada a su delegado; Los servidores, y ex servidores y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados a la materia objeto del examen; El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen; El supervisor que acto como tal en el examen; El jefe de equipo de auditora; El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y El abogado que colabor con el equipo que realiz el examen. Podrn tambin asistir otros funcionarios de la Contralora designados por el Contralor.

La conferencia final ser presidida por el Jefe de Equipo o por el funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado. En esta sesin de trabajo, las discrepancias de criterio se presentarn documentadamente en dicha diligencia o caso contrario en los tiempos y plazos previstos en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, los que se agregarn al informe si amerita su contenido. Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborar un acta de conferencia final la que ser firmada por todos los funcionarios asistentes. En caso que algn funcionario se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo dejar constancia del motivo de esta situacin. Realizada la conferencia final el auditor preparar el informe definitivo considerando los resultados obtenidos de las observaciones o justificaciones presentadas oportunamente por los funcionarios de la entidad con la finalidad de dejar constancia de las opiniones presentadas en la lectura del borrador del informe. CODIGO: GRUPO: TITULO: IAG 04 RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIN DE RESULTADOS

EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE EMITIRSE EN FORMA OPORTUNA A FIN DE QUE PERMITA LA TOMA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS EN FORMA INMEDIATA Los auditores son responsables de los resultados de su trabajo, por ello los usuarios de los informes requieren de informacin objetiva, que les sirva de apoyo
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para cumplir sus tareas, como para los procesos de direccin y gerencia en las entidades pblicas. Esta responsabilidad se traduce en el conocimiento oportuno de las observaciones, conclusiones y recomendaciones, para que los funcionarios responsables de la entidad auditada adopten las medidas correctivas pertinentes. Los informes de auditora deben emitirse en forma oportuna a fin de que su informacin pueda ser utilizada por el titular de la entidad auditada y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno, por lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de auditora. El auditor prever la emisin oportuna y confiable del informe de auditora. CODIGO: GRUPO: TITULO: IAG 05 RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El informe ser preparado en lenguaje sencillo y fcilmente entendible tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que debern coincidir de manera objetiva con los hechos analizados, contendr la informacin necesaria para cumplir los objetivos de la auditora, de manera que permita una comprensin adecuada de los asuntos que se informan; de la magnitud e importancia de los hallazgos, son frecuencia en relacin con el nmero de casos o hechos econmicos revisados; y, relacin que tenga con las operaciones en la entidad. La credibilidad de un informe aumenta significativamente cuando se presenta la evidencia de manera de que los lectores sean persuadidos por los hechos mismos y, que las recomendaciones y conclusiones se desprendan lgicamente de los hechos expuestos. CODIGO: GRUPO: TITULO: IAG 06 RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL IMPLANTACIN DE RECOMENDACIONES

IMPORTANCIA DE LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION AUDITADA La auditora gubernamental no ser completa si no se concretan y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditora generar valor agregado. La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditora, en el que incluya el detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionar soluciones a (valor agregado) a travs de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para proceder a su inmediata implantacin. Durante el proceso de una auditora y examen especial, se formular una matriz de recomendaciones que ser discutida con los funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, para determinar su grado de aplicacin, el tiempo y recursos necesarios.
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La mxima autoridad de la entidad auditada dispondr y vigilar el cumplimiento de las recomendaciones a base de un cronograma que ser elaborado por los funcionarios responsables de su aplicacin. Si el cronograma es elaborado en el transcurso del examen, el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir con su elaboracin para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones. Las recomendaciones brindarn la posibilidad a los funcionarios para que adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o rea examinada. Cada Direccin o Unidad de Control de la Contralora General del Estado, ser responsable de acuerdo a su mbito de evaluar peridicamente el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditora y examen especial emitido por el Contralor General del Estado o por las Unidades de Auditora Interna.

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2.3 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORA (NEA)

NORMA NEA 1 NEA 2 NEA 3 NEA 4 NEA 5 NEA 6 NEA 7 NEA 8 NEA 9 NEA 10 NEA 11 NEA 12 NEA 13 NEA 14 NEA 15 NEA 16 NEA 17 NEA 18 NEA 19 NEA 20 NEA 21
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TITULO Objetivo y Principios Generales que Regulan una Auditora de Estados Financieros Trminos del Trabajo de Auditora Control de Calidad para el Trabajo de Auditora Documentacin Fraude y Error Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una Auditora de Estados Financieros Planificacin Conocimiento del Negocio Carcter Significativo de la Auditora Evaluacin de Riesgo y Control Interno Auditora en un Ambiente de Sistemas de Informacin por Computadora Consideraciones de Auditora Relativas a Entidades que Utilizan Organizaciones de Servicios Evidencia de Auditora Trabajos Iniciales Balances de Apertura Procedimientos Analticos Muestreo de Auditora Auditora de Estimaciones Contables Partes Relacionadas Hechos Posteriores Negocio en Marcha Representaciones de la Administracin

TEMA QUE TRATA Objetivos de Auditora de Estados Financieros Trminos del Trabajo de Auditora Documentacin en Auditora Fraude y Error Documentacin Legal en Auditora Planeacin de Auditora Conocimiento del Negocio Materialidad Control Interno: Evaluacin de Riesgos PED. Auditora en un Ambiente de PED Organizacin de Servicio y la Auditora Evidencia de Auditora Balances de Apertura Procedimientos Analticos Muestreo en Auditora Estimaciones Contables Partes Relacionadas Dictamen Hechos Posteriores Negocio en Marcha Representaciones de la Administracin

COMENTARIO Corresponde a la NIA 1 Sec. 200 Corresponde a la NIA 2 Sec. 210 Corresponde a la Sec. 120 de NIA Corresponde a la NIA 9 Sec. 230 Corresponde a la NIA 11 Sec. 240 Corresponde a la NIA 31 Sec. 250 Corresponde a la NIA Corresponde a la NIA Corresponde a la NIA Corresponde a la NIA Corresponde a la NIA 4 Sec. 300 30 Sec. 310 25 Sec. 320 6 Sec. 400 15 Sec. 401

Corresponde a Addendum 2 de NIA 6. Sec. 402 Corresponde a la NIA 8 Sec. 500 y Addendum Sec. 501 Corresponde a la NIA 28 Sec.510 Corresponde a la NIA 12 Sec. 520 Corresponde a la NIA 19 Sec. 530 Corresponde a la NIA 26 Sec. 540 Corresponde a la NIA 17 Sec. 550 Corresponde a la NIA 21 Sec. 560 Corresponde a la NIA 23 Sec. 570 Corresponde a la NIA 22 Sec. 580

NORMA NEA 22 NEA 23 NEA 24 NEA 25 NEA 26 NEA 27 NEA 28 NEA 29 NEA 30 NEA 31

TITULO Uso del Trabajo de Otro Auditor Consideraciones del Trabajo de Auditora Interna Uso del Trabajo de un Experto El Dictamen del Auditor Sobre Los Estados Financieros Otra Informacin en Documentos que Contienen Estados Financieros Auditados El Dictamen del Auditor sobre Trabajos de Auditora con Propsito Especial Examen de Informacin Financiera Prospectiva Trabajos de Revisin de Estados Financieros Trabajos para Realizar Procedimientos Convenidos Respecto de Informacin Financiera Trabajos para Compilar Informacin Financiera

TEMA QUE TRATA Trabajo de Otro Auditor Auditora Interna relacin con la Auditora de Estados Financieros Trabajo de Un Experto Dictmenes de Auditora Dictmenes de Auditora: Otra Informacin en Estados Auditados Dictmenes de Propsito Especial Dictamen: Examen de Informacin Financiera Prospectiva Revisin de Estados Financieros

COMENTARIO Corresponde a la NIA 5 Sec. 600 Corresponde a la NIA 10 Sec. 610 Corresponde a la NIA 18 Sec. 620 Referencia a la NIA 13 Sec. 700 Corresponde a la NIA 14 Sec. 720 Corresponde a la NIA 24 Sec. 800 Corresponde a la NIA 27 Sec. 810 Corresponde a la NIA /SR 1 y 2 Sec. 910 Corresponde a la NIA /SR 3 Sec. 920

Procedimientos Previamente Convenidos Compilacin de Informacin Financiera Corresponde a la NIA /SR 4 Sec. 930

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TRABAJOS PARA REALIZAR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS RESPECTO DE INFORMACIN FINANCIERA NEA 30 Nota del Editor: Introduccin 1. El propsito de esta Norma Ecuatoriana de Auditora (NEA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre las responsabilidades profesionales del auditor1 cuando se efecta un trabajo para realizar procedimientos convenidos respecto de informacin financiera, y sobre la forma y contenido del informe que el auditor emite en conexin con dicho trabajo. 2. Esta NEA est dirigida a trabajos respecto de informacin financiera. Sin embargo, puede dar lineamientos tiles para trabajos respecto de informacin no financiera, siempre que el auditor tenga conocimiento adecuado del asunto en cuestin y existan criterios razonables en los cuales basar los resultados. Esta NEA debe leerse conjuntamente con el Marco Conceptual de las Normas Ecuatorianas de Auditora y Servicios Relacionados. Los lineamientos en otras NEA pueden ser tiles al auditor al aplicar esta NEA. 3. Un trabajo para realizar procedimientos convenidos puede implicar que el auditor efecte ciertos procedimientos con respecto a partidas individuales de datos financieros (por ejemplo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras a partes relacionadas y ventas y utilidades de un segmento de una entidad), un estado financiero (por ejemplo, un balance general) o hasta todo un conjunto de estados financieros. Objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos 4. El objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos es que el auditor lleve a cabo procedimientos de una naturaleza de auditora en lo cual han convenido el auditor y la entidad y cualesquier terceras partes apropiadas, y que informe sobre los resultados. 5. Como el auditor simplemente proporciona un informe de los resultados de hechos de los procedimientos convenidos, no se expresa ninguna opinin. En su lugar, los usuarios del informe evalan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones del trabajo de auditor. 1. El informe esta restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realice, ya que otros, no enterados de las razones para los procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.
1

Esta Norma ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de Auditora NIA/SR 3, seccin 920.

Segn se explic en el Marco Conceptual de las Normas Ecuatorianas de Auditora y Servicios Relacionados ... el trmino auditor se usa a lo largo de las NEA cuando se describen tanto la auditora como los servicios relacionados que puedan ser efectuados. Dicha referencia no pretende implicar que una persona que efecte servicios relacionados necesite ser el auditor de los estados financieros de la entidad.

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6. El informe est restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos ser realice, ya que otros, no enterados de las razones para los procedimientos, pueden interpretar mal los resultados. Principios generales de un trabajo con procedimientos convenidos 7. Los principios ticos que regulan las responsabilidades profesionales del auditor para este tipo de trabajo son: a) b) c) d) e) f) integridad; objetividad; competencia profesional y debido cuidado; confidencialidad; conducta profesional; y estndares tcnicos.

La independencia no es un requisito para trabajos con procedimientos convenidos; sin embargo los trminos objetivos de un trabajo, o las normas nacionales, pueden requerir que el auditor cumpla con los requisitos de independencia. Donde el auditor no sea independiente se debera hacer una declaracin a ese efecto en el informe de resultados de hechos. 8. El auditor deber conducir un trabajo con procedimientos convenidos de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditora y con los trminos del trabajo. Definicin de los trminos del trabajo 9. El auditor debera asegurarse con representantes de la entidad y, ordinariamente, con otras partes especificadas quienes recibirn copias del informe de resultados de hechos, que hay una clara comprensin respecto de los procedimientos convenidos y de las condiciones del trabajo. Los asuntos sobre los que hay que convenir incluyen: La naturaleza del trabajo incluyendo el hecho de que los procedimientos realizados no constituirn una auditora o una revisin y que por consiguiente, no se expresa ninguna opinin. El propsito declarado para el trabajo. La identificacin de la informacin financiera a la cual se aplicarn los procedimientos convenidos. La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos especficos que se aplicarn. La forma anticipada del informe de resultados de hechos. Las limitaciones sobre la distribucin del informe de resultados de hechos. Cuando dicha limitacin estuviera en conflicto con los requerimientos legales, si los hay, el auditor no debera aceptar el trabajo.

10. En ciertas circunstancias, por ejemplo, cuando los procedimientos han sido convenidos entre el regulador, representante de la industria, y representantes de la profesin contable, el auditor tal vez no pueda discutir los procedimientos con todas las partes que recibirn el informe. En tales casos, el auditor puede
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considerar, por ejemplo, discutir los procedimientos que deben aplicarse con los representantes apropiados de las partes involucradas, revisando la correspondencia importante de dichas partes o mandndoles un borrador del tipo de informe que ser emitido. 11. Es en el inters en tanto del cliente como del auditor que el auditor mande una carta compromiso documentando los trminos clave del nombramiento. Una carta compromiso confirma la aceptacin por el auditor del nombramiento y ayuda a evitar malos entendidos respecto de asuntos como los objetivos y alcance del trabajo, el grado de las responsabilidades del auditor y las formas de informes que deben emitirse. 12. Los asuntos que deberan incluirse en la carta compromiso comprenden: Una lista de los procedimientos que deben realizarse segn se acord entre las partes. Una declaracin de que la distribucin del informe de resultados de hechos debera ser restringida a las partes especificadas que han convenido en que los procedimientos ser realicen.

Adems, el auditor puede considerar anexar a la carta compromiso un borrador del tiempo de informe de resultados de hechos que se emitir. Un modelo de carta compromiso aparece en el Apndice 1. Planificacin 13. El auditor deber planificar el trabajo de modo que se efecte un trabajo efectivo. Documentacin 14. El auditor deber documentar los asuntos que son importantes para proporcionar evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditora y los trminos del trabajo. Procedimientos y evidencia 15. El auditor deber efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia obtenida como la base para el informe de resultados de hechos. 16. Los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos convenidos pueden incluir:
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Investigacin y anlisis. Reclculo, comparacin y otras tareas de verificacin de exactitud. Observacin. Inspeccin. Obtener confirmaciones.

El Apndice 2 es un modelo de informe que contiene una lista ilustrativa de los procedimientos que pueden ser utilizados como una parte de un trabajo tpico con procedimientos convenidos. Informes 17. El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el propsito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado. 18. El informe de resultados de hechos debera contener: a) un ttulo; b) un destinatario (ordinariamente el cliente que contrat al auditor para realizar los procedimientos convenidos); c) identificacin de informacin especfica financiera o no financiera a la que se han aplicado los procedimientos convenidos; d) una declaracin de que los procedimientos realizados fueron los convenidos con el beneficiario; e) una declaracin de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora aplicable a trabajos con procedimientos convenidos, o con normas o prcticas nacionales relevantes; f) cuando sea relevante, una declaracin de que el auditor no es independiente de la entidad; g) identificacin del propsito para el que fueron realizados los procedimientos convenidos; h) una lista de los procedimientos especficos realizados; i) una descripcin de los resultados de hechos del auditor incluyendo suficientes detalles de errores y excepciones encontrados; j) una declaracin de que los procedimientos efectuados no constituyen ni una auditora, ni una revisin y, como tal, no se expresa ninguna opinin; k) una declaracin que si el auditor hubiera realizado procedimientos adicionales, una auditora o una revisin, otros asuntos podran haber salido a la luz que hubieran sido informados; l) una declaracin de que el informe est restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realicen; m) una declaracin (cuando sea aplicable) de que el informe se refiere slo a los elementos, cuentas, partidas o informacin financiera y no financiera especificados y que no se extiende hasta los estados financieros de la entidad tomados en conjunto; n) la fecha del informe; o) la direccin del auditor; y p) la firma del auditor El apndice 2 contiene un modelo de informe de resultados de hechos emitidos en conexin con un trabajo para realizar los procedimientos convenidos respecto de informacin financiera.
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Perspectiva del Sector Pblico 1. El informe de un trabajo del sector pblico puede no estar restringido slo a aquellas partes que han convenido en que se realicen los procedimientos, sino estar disponible tambin en un ms amplio rango de entidades o personas (por ejemplo, investigacin parlamentaria sobre una entidad pblica especfica o una dependencia del gobierno). 2. Tambin hay que hacer notar que los mandatos del sector pblico varan en forma importante y hay que tener precaucin para distinguir los trabajos que son verdaderamente con procedimientos convenidos de los trabajos que se espera sean auditoras de informacin financiera, con los informes de desempeo.

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APNDICE 1 Modelo de carta compromiso para un trabajo con procedimientos convenidos La siguiente carta es para usar como una gua conjuntamente con el prrafo 9 de esta NEA y no se pretende que sea una carta estndar. La carta compromiso necesitar variar de acuerdo con requerimientos y circunstancias individuales. Fecha Al Consejo de Directores u otros representantes apropiados del cliente que contrat al auditor. Esta carta es para confirmar nuestro entendimiento de los trminos y objetivos de nuestro trabajo y la naturaleza y limitacin de los servicios que proporcionaremos. Nuestro trabajo ser efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora (o normas prcticas nacionales relevantes) aplicable a trabajos con procedimientos convenidos y as lo indicaremos en nuestro informe. Hemos convenido en realizar los siguientes procedimientos e informarles los resultados de hechos, resultantes de nuestro trabajo: (describir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos que deben realizarse, incluyendo referencia especfica, donde sea aplicable, a la identidad de documentos y registros que deben ser ledos, individuos que deben ser contactados, y partes de quienes se obtendrn confirmaciones.) Los procedimientos que realizaremos no constituirn una auditora ni una revisin hecha de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora y, por consiguiente, no se expresar ninguna opinin. Esperamos toda la cooperacin de su personal y confiamos en que podrn a nuestra disposicin cualesquier registro, documentacin y otra informacin solicitada en conexin con nuestro trabajo. Nuestros horarios, que sern facturados conforme el trabajo progrese, se basan en el tiempo requerido por los individuos asignados al trabajo ms gastos directos. Las tarifas por hora individuales varan de acuerdo con el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas. En caso de que La Compaa considere que ha existido incumplimiento parcial o total por parte de La Auditora de las obligaciones asumidas en el presente contrato, La Auditora responder solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relacin al servicio. Srvase firmar y devolver la copia anexa a esta carta para indicar que concuerda con su entendimiento de los trminos del trabajo, incluyendo los procedimientos especficos en los que hemos convenido sean realizados. XYZ & Co.
Acuse de Recibo a nombre Compaa ABC por (firma) Nombre y Ttulo Fecha
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APNDICE 2 Modelo de informe de resultados de hechos en conexin con cuentas por pagar INFORME DE RESULTADOS DE HECHOS Para (quienes contrataron al auditor) Hemos realizado los procedimientos convenidos con usted y que enumeramos abajo con respecto a las cuentas por pagar de la Compaa ABC al (fecha), expuestas en las cdulas adjuntas (no se muestran en este modelo). Nuestro compromiso fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora aplicable a trabajos con procedimientos convenidos. Los procedimientos fueron realizados nicamente para ayudarles a evaluar la validez de las cuentas por pagar y se resumen de la siguiente manera: 1. Obtuvimos y verificamos la suma del saldo del listado de cuentas por pagar al (fecha) preparado por la Compaa ABC, y comparamos el total del saldo de la correspondiente cuenta del libro mayor. 2. Comparamos la lista anexa (no mostrada en este modelo) de principales proveedores y los montos que se deben al (fecha) con los nombres y montos relacionados en las cuentas auxiliares. 3. Obtuvimos estados de cuenta de los proveedores o solicitamos a los proveedores confirmar los saldos que se adeudan al (fecha). 4. Comparamos dichos estados o confirmaciones con los montos a que nos referimos en el prrafo 2. Para los montos que no concordaban, obtuvimos conciliaciones de la Compaa ABC. Para las conciliaciones obtenidas, identificamos y listamos las facturas pendientes, las notas de crdito y los cheques pendientes superiores a S/.xxx. Localizamos y examinamos las facturas y notas de crdito recibidas posteriormente, y los cheques pagados posteriormente, y nos aseguramos que hubieran en realidad sido listados como pendientes en las conciliaciones. Informamos de nuestro resultado abajo: a) Con respecto al punto 1 encontramos que la suma era correcta y que el monto total concordaba. b) Con respecto al punto 2 encontramos que los montos comparados concordaban. c) Con respecto al punto 3 encontramos que haba estados de cuenta de proveedores para todos dichos proveedores. d) Con respecto al punto 4 encontramos que los montos concordaban, o con respecto a los montos que no concordaban, encontramos que la Compaa ABC haba preparado conciliaciones y que las notas de crdito, facturas y cheques pendientes de ms de S/.xxx estaban apropiadamente listados como partidas de conciliacin con las siguientes excepciones: (Detallar excepciones) Debido a que los procedimientos antes citados no constituyen ni una auditora, ni una revisin hechas de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora, no expresamos ninguna opinin sobre las cuentas por pagar al (fecha).
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Si hubiramos realizado procedimientos adicionales o hubiramos realizado una auditora o revisin de los estados financieros de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora, otros asuntos pudieron haber llamado nuestra atencin que habran sido reportados a ustedes. Nuestro informe es exclusivamente para el propsito expuesto en el primer prrafo de este informe y para su informacin no debe utilizarse para ningn otro propsito, ni ser distribuido a ningunas otras partes. Este informe se refiere solamente a las cuentas y partidas especificadas anteriormente y no se extiende a ninguno de los estados financieros de la Compaa ABC, tomados en conjunto.

AUDITOR

Fecha Direccin

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2.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS

100 200 300 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 500 600 100

NORMAS GENERALES AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIN DE RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL Generales Administracin Financiera - Presupuesto Administracin Financiera - Tesorera Administracin Financiera Deuda Pblica Administracin Financiera Contabilidad Gubernamental Administracin Financiera Administracin de Bienes Administracin del Talento Humano Administracin de Proyectos Gestin Ambiental Ecnologa de la Informacin INFORMACIN Y COMUNICACIN SEGUIMIENTO

NORMAS GENERALES Control Interno

100-01

El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el seguimiento. El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. 100-02 Objetivos del control interno

El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
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Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de transparencia. Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.

Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios pblicos de calidad. Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Responsables del control interno

100-03

El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los fines institucionales. Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el apoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta. 100-04 Rendicin de cuentas

La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados. La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin adecuado. Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones. La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente. 200 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
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El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente. 200-01 Integridad y valores ticos

La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin. La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades. 200-02 Administracin estratgica

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y
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actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional. Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Tcnico de Planificacin. Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual, documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos. La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente. El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad. Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general. 200-03 Polticas y prcticas de talento humano

El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio. El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico. La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando
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el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales. 200-04 Estructura organizativa

La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes. La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos. Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. 200-05 Delegacin de autoridad La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios. La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz. Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin. 200-06 Competencia Profesional

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.
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La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad. Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos. 200-07 Coordinacin de acciones organizacionales

La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno. Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades. La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen en localizaciones geogrficamente apartadas. El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos. 200-08 Adhesin a las polticas institucionales

Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo. En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.
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Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados. 200-09 Unidad de Auditora Interna

La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de riesgos. Cada institucin, cuando se justifique, contar con una unidad de auditora interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes. La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y operaciones. Los auditores de la unidad de auditora interna actuarn con criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales. 300 EVALUACIN DEL RIESGO

La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos. 300-01 Identificacin de riesgos

Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
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Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus objetivos. La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo. 300-02 Plan de mitigacin de riesgos

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias. Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios. 300-03 Valoracin de los riesgos

La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden
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afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados. La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia. 300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad. 400 ACTIVIDADES DE CONTROL La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de informacin. Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y
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prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. 401 401-01 Generales Separacin de funciones y rotacin de labores

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares. Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin. La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico. Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida. La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo. 401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos. La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal.
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Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda. 401-03 Supervisin

Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin. Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad. 402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
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La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas. 402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas verificarn previamente que: 1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos; 2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias. 402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarn: 1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente; 3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos;
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5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos; 6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso 7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso. 402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados

La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional. Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programacin financiera y las causas de las variaciones registradas. La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto codificado vigente. El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna. La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos. Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario, tales como:
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Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y aprobacin. Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado. Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento. Administracin financiera TESORERA Determinacin y recaudacin de los ingresos

403 403-01

La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern los responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente. Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, de capital y financiamiento. Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial. La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente. 403-02 Constancia documental de la recaudacin

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado. Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
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Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria. Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos. En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn documentadamente mediante controles administrativos. 403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales. La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden. El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador. 403-04 Verificacin de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial. La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan. 403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.
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El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio. 403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del Estado. La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos. Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados. Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional se dividir en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisin del Pago de la Deuda Pblica. Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda Pblica Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente nica. 403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco sean los
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correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas. Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea. 403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada; c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos respectivos; d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto. Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados 403-09 Pagos a beneficiarios

El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.
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El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica. Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector. En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagos efectuados. Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de los servicios pblicos. Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas. Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que se realizan a travs de la caja chica. 403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo. Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
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403-11

Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera

Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades. La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin. La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas. Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales. Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja. El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades. 403-12 Control y custodia de garantas

En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley. Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito. La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
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Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley. Custodia adecuada y organizada de las garantas. Control de vencimientos de las garantas recibidas.

La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de controles internos convencionales. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales. Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos. 403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta

Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades.
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La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley. De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por el Estado. Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera. Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad. Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal. Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos. 403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica

Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna. Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones. Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes. Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.
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404 404-01

Administracin Financiera - DEUDA PBLICA Gestin de la deuda

Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humano que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados. Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles internos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica. 404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones especficas de deuda. La estructura organizacional de la unidad de administracin de la deuda, estar conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y responsabilidades distintas. Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, en representacin del gobierno. Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo pas. Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes. Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente. 404-03 Polticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento, definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que
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exista consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia. Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del Pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas. El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una descripcin de la informacin relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos. Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. 404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin de garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente. Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pblica. Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, no podrn contratar prstamos. Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
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No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna. 404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica

La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para la identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran. En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las operaciones de la deuda pblica. 404-06 Contabilidad de la deuda pblica

Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna. Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental. Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los reportes generados.
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Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta nica del Tesorero Nacional. Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional. 404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades que administra e informa

Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas. El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por el Pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros. Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago respectivo. Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del Pas. 404-08 Conciliacin de Informacin de Desembolsos Operaciones por Servicio de la Deuda. de Prstamos y de

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su procesamiento. El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento. La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos. La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones. As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
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El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros. 404-09 Pasivos Contingentes

Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos futuros. Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad. Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez global. 404-10 Sistemas de informacin computarizados pblica y comunicacin de la deuda

Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la gerencia y auditora. El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros. El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.
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El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas de gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin de los datos. El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de administrar la deuda pblica. 404-11 Control y seguimiento

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos contratados. El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los cambios de forma rpida y eficaz. Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc. A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen uso de los recursos. La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano en el mercado internacional. 405 405-01 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Aplicacin de Gubernamental los principios y normas tcnicas de Contabilidad

La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que
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constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. 405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental

El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones. El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad. Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente. Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda. Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias. La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin. Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales. Integracin contable de las operaciones financieras

405-03

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.
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En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros. 405-04 Documentacin de respaldo y su archivo

La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes. Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis. La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin. Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole. La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin financiera

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la
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informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general. La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad. Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente. 405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes. Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad. Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto. 405-07 Formularios y documentos

Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin posterior.
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En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento. Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control. La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica. 405-08 Anticipos de fondos

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos. La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes. Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada. El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente. Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as: a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios
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sealados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones. Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de administracin de talento humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento. Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente. b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos. Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern registrados en el sistema. Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato. c) Fondos de reposicin Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son: d) Caja chica institucional y proyectos programados El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectan labores contables.
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El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente. e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada. Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo. f) Fondos a rendir cuentas Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados. Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta Anticipo de viticos y subsistencias. El correspondiente descargo se registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin. 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables. Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro. Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se
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realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad. Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos. Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias. De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo. 405-10 Anlisis y confirmacin de saldos

El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas. Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas. Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores. El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas. En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite. El responsable de la unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique. 405-11 Conciliacin y constatacin

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad. Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia fsica.
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406 406-01

Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE BIENES Unidad de Administracin de bienes

Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes. La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes, instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracin. 406-02 Planificacin

Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la Institucin asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del Plan. La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas. a) Registro de proveedores y entidades Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. 406-03 Contratacin

Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
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La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base para una adecuada administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas: Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas. La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en consideracin el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trmite. La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo. Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisin. El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisicin. La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.

a) Procedimientos precontractuales Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras por catlogo y compras por subasta inversa. Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras, sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial. Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso pblico. b) Pliegos Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla con la ley.
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Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales. c) Comisin tcnica La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente comisin tcnica que estar integrada de la siguiente manera: 1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir. 2. El titular del rea que lo requiere o su delegado. 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o su delegado. Los miembros de la comisin tcnica sern servidoras o servidores de la entidad contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa. 406-04 Almacenamiento y distribucin

Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesario. El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as como de los bienes que egresan. Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
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Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente. 406-05 Sistema de registro

El catlogo general de cuentas del sector pblico, contendr los conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin. Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas. Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente. 406-06 Identificacin y proteccin

Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin. El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos. La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico. La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
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406-07

Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin. Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. 406-08 Uso de los bienes de larga duracin

En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin. Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los institucionales. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente. El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera. 406-09 Control de vehculos oficiales

Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.
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Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades. Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida. Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos. Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana, exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado. Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que pertenecen. La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
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406-10

Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin. Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios. La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos. El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna. Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems reglamentacin interna emitida por la entidad
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Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo. Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la unidad de administracin financiera. Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado. 406-12 Venta de bienes y servicios con los

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias. Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin

El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin. La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos. La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.
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407

ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO Plan de talento humano

407-01

Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de operacin institucionales. La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del talento humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos. El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de planificacin anual. 407-02 Manual de clasificacin de puestos

Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin. La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal. La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la misin, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales. 407-03 Incorporacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificacin de puestos y considerando los impedimentos legales y ticos para su desempeo. El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestin institucional. El proceso tcnico realizado por la unidad de administracin de talento humano seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y oposicin.
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En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que existan sobre la materia. En la unidad de administracin de talento humano, para efectos de revisin y control posterior, se conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como de los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los requisitos legales establecidos. 407-04 Evaluacin del desempeo

La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la evaluacin del desempeo, en funcin de los cuales se evaluar peridicamente al personal de la Institucin. Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de desempeo, se formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano rector del sistema. El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su rendimiento y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin, actividad o tarea. La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la entidad. Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la identificacin de las necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad. 407-05 Promociones y ascensos

Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurdico vigente.

El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promocin al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de mritos y oposicin. El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el grado acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo, observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa vigente.
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407-06

Capacitacin y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, as como al desarrollo de la entidad. El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de las servidoras y servidores y estar directamente relacionada con el puesto que desempean. Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el resto del personal y sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin institucional. 407-07 Rotacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad, establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad. Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable. La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y utilizacin indebida de recursos. 407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores

La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales,
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observando los cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo. Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de sus funciones. Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la ciudadana en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad. 407-09 Asistencia y permanencia del personal

La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo. El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan. El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado. 407-10 Informacin actualizada del personal

La unidad de administracin de talento humano ser responsable del control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y actualizacin. Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro. Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los cuales sern protegidos apropiadamente. Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o contrato, permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.
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408 408-01

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no una inversin para la produccin de obras, bienes o servicios destinados satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economa del pas. El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es decir, estudios y ejecucin. En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores. En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto. En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y operacin. Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o financiera avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por contrato o por administracin directa. En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos. 408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos

Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de preinversin, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y monto de la inversin. Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios financieros o sociales.
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Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo. En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir. En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la especializacin o los conocimientos suficientes para definir las variables ms significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a ste, as como su impacto sobre el medio ambiente. 408-03 Diagnstico e Idea de un proyecto

Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde se defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer, quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin que se vislumbran. La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de desarrollo, de polticas generales o para complementar otros proyectos. Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial ha de continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse, postergarse o abandonarse. 408-04 Perfil del proyecto

Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando los beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra ndole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal. El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y las polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo. El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean
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factibles; tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en el perodo considerado para hacer la evaluacin, si el proyecto no se ejecutara. En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio. 408-05 Estudio de prefactibilidad

Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos identificados en el perfil. En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnologa por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su impacto socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente. En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como crticos, con el fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior. Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un anlisis o evaluacin econmica-financiera. La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podra satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara con el proyecto. En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el tamao del proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su operacin o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente. Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo. Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura organizacional que se definir para administrar el proyecto y las caractersticas jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar. Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los costos de operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para cada una de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los factores analizados se interrelacionan. Con esta informacin se
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realizar la evaluacin ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir de base para decidir cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan. Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar en la siguiente fase. El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto. Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costoefectividad para establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos. Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las instancias competentes en la materia. 408-06 Estudio de factibilidad

Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las variables que la afectan. En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades por ejecutar; adems, se optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin. El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase. Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto conocido como anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo definitivo.
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Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para el cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se optimizar la organizacin: qu se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad con el tamao de la obra y la capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere. 408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica

Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento esencial para tomar la decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, as como para establecer el orden de prelacin cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos. Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo (B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin. La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo posible. La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas, pues se trata de invertir en las opciones ms rentables desde el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo estn acordes con las polticas gubernamentales. En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en la evaluacin financiera como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los impuestos y las tasas de inters de los crditos. Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirn.
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La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin de las aguas pluviales. 408-08 Diseo definitivo

En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del proyecto, de conformidad con lo establecido en el anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio de factibilidad. Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes. Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos componentes de la obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios para determinar sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto. Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en una memoria de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el diseador respecto al objeto de su trabajo. Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores. 408-09 Planos constructivos

Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria para la correcta ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con las disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar. Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los planos constructivos debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo.
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Los planos constituyen la base para planificar la construccin de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas tcnicos y econmicos, como atrasos en la ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no contemplados que encarecen el proyecto; demolicin de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc. El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las caractersticas fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de los materiales considerados, as como los parmetros utilizados en el diseo. 408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas

Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su grado de detalle deber permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar. En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y procedimientos para la administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades. En las especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos de la obra. La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas. Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de la que se va a construir. Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y requerimientos. Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no deben presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones parciales sobre determinado tpico, as como tampoco errores, ya que estos factores complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin generalmente aumentando plazo y costo. Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la prestacin. Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:
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Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes. Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn mencionarse las cantidades aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad que deben cumplir). El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas. Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia. Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro de mrgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio. La medicin o cuantificacin del rubro. La forma de pago.

Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es decir, definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las caractersticas propias de determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se admitirn. En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisar el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc. Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daos y perjuicios o demora; la formulacin, presentacin y tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos o licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones; los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas de plazo y cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la administracin contractual. 408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la Administracin calcular el presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de construccin, bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se subdividir en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se desglosarn en sus componentes, se indicarn los porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra. El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los componentes del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construccin. El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
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Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria. Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, tcnico y administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos de acceso, instalacin y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra. Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una empresa constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condicin, determinar los posibles costos indirectos asociados. Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una obra. Para efectos del clculo del presupuesto de la Administracin, debe determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construccin. Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimacin del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos. El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra. Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el programa de trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitir a la administracin, investigar y conocer los diversos parmetros de comparacin para determinar lo adecuado de las propuestas presentadas. 408-12 Programacin de la obra

La administracin prepararn un programa del avance fsico de la obra, desglosndola en las actividades por realizar e indicando su respectiva duracin y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar en cuenta las caractersticas ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va a realizarse.
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Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por redes de actividades, que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los tiempos tempranos y tardos (de inicio y trmino) y las holguras de cada actividad. Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico elaborado por la Administracin constituye una gua para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, adems de proporcionar el plazo de construccin; esta informacin resultar til para verificar la propiedad del presupuesto elaborado, as como para prever los fondos necesarios para la ejecucin de la obra. Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin servir como parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario. El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades crticas. Adems, con base en la red establecida, se elaborar el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duracin, los tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos. 408-13 Modalidad de ejecucin

Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecucin de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecucin de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por administracin directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida, deber actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen. Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una comparacin entre los recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que tiene disponibles. Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la misma institucin construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administracin y construccin; y, finalmente, por concesin, opcin en la que la Administracin delega a una empresa privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado, durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas. Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas, etc.
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408-14

Ejecucin de la obra por administracin directa

Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase anterior. Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los documentos elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad tcnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales. La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y equipos que sean necesarios. La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma individual. 408-15 Contratacin

Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la contratacin y puedan participar sobre las mismas bases. El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa vigente. El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones estn incompletas. Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del proyecto.
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408-16

Administracin del contrato y administracin de la obra

Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar la administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin mediante contrato o una ejecucin directa de la Entidad. Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin. En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin de varias obras de la misma naturaleza se designar un Administrador del Contrato cuyas funciones, en trminos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo. La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional. Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo. En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras. 408-17 Administrador del contrato

El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto. Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto
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con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto. Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de fiscalizacin del proyecto. Adems, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos. Son funciones del administrador del contrato, entre otras: a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado. b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes. d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto. e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto. f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin cotidiana del proyecto. g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores. h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva. 408-18 Jefe de fiscalizacin

El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra.
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Corresponde al jefe de fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra, as como los posibles problemas que se podran suscitar. El jefe de fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisin, as como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo. Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalizacin resolver en forma oportuna los problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones. Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras: a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente. b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra. c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas aplicables. d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la situacin. e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin de las obras. f) Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan. g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista.
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Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas. f) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva. k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos. l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en operacin. 408-19 Fiscalizadores

i)

En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta. La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo. Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador deber reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados. Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes: a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente. b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situacin. c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra.
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d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado. e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las especificaciones tcnicas. g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra. h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra. I) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisin. j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales. k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras extraordinarias por realizar. l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada. m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua las especificaciones. n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga los requisitos necesarios. o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados. p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales. q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo. r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes. s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad social y de seguridad industrial. t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos futuros. u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente informacin: Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico, respaldado por los clculos correspondientes.
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 Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto. Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario. Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos. Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. Anlisis del personal tcnico del contratista v) Entregar la informacin producida para las recepciones. w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo. 408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en el sitio de la construccin los siguientes documentos: Copia del contrato de construccin Los planos constructivos. Las especificaciones tcnicas, generales y especficas El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad. El libro de obra Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc. Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.

Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la Contralora General del Estado. 408-21 Libro de Obra

El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta. Al iniciar la construccin el jefe de fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el libro. Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra, deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma. De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los
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trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones. Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente. El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc. 408-22 Control del avance fsico

El jefe de fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.

El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido. Si el contratista no cumple su propuesta, el fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las cuales estarn estipuladas en el contrato. El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del jefe de fiscalizacin como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante. El jefe de fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.
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El jefe de fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total, deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el jefe de fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato. 408-23 Control de calidad

El jefe de fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata. El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta. El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra. De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato.

408-24

Control financiero de la obra

El jefe de fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria disponible.
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El jefe de fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte. El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias. En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el jefe de fiscalizacin deber conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de ms recursos financieros. An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero. El jefe de fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores

408-25

Incidencia de la lluvia

Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin. Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del fiscalizador encargado de llevar este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se autorizar por este concepto. La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados.
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El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia. 408-26 Medicin de la Obra Ejecutada

La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese perodo. El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a los datos suministrados. Tanto el contratista como el fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber entregar su estimacin al fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de desembolso y su revisin. El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra ejecutada. Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin. Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra. Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para
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ambas partes y llevar el control del avance de los mismos. 408-27 Prrrogas de plazo

Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas crticas. El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin pueda resolver el reclamo. La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones necesarios. El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales. Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas: Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional. Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la Norma de Control Interno 600-25 Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo. Incumplimiento de la administracin en suministrar: Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin. Los terrenos necesarios para ejecutar las obras. Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los trabajos. Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra. Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del contrato.

Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas anteriormente, el jefe de fiscalizacin o fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posicin dentro del
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programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo. El contratista comunicar oportunamente al jefe de fiscalizacin, los hechos que van a provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto. La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su contenido. 408-28 Planos de registro

Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su localizacin exacta. Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de que reflejen las caractersticas de las obras realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc. Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales. 408-29 Recepcin de las obras

Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la recepcin provisional. En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente:
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Los antecedentes contractuales de la obra.

Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes. Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar. Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para que sea as. Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin del mismo. El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva. El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes. Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen pertinentes. La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la
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revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada. Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio. No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos. 408-30 Documentos para operacin y mantenimiento

El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que conozcan el proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin de la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo. Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados del diseo sern los responsables de producirlos. Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la necesaria informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los beneficios esperados. Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados. 408-31 Los
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Operacin de operacin deben elaborarse para que la obra

planes y programas

funcione de manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administracin debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra. Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse: o o o o El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar. El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio. Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien. La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudar mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a poner en operacin. Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as como las caractersticas que stos deben reunir.

Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento. Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operacin de la obra, etc. 408-32 Mantenimiento

Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a su cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversin. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes. Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o prever los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o dao, cuando ya se haya presentado. El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es esencial para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados durante la vida til de stas. El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia. Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo de la obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informar sobre
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esta situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible. Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se considerarn los siguientes aspectos: Caractersticas de los elementos que componen la obra. Experiencia con proyectos similares. Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos, etc. Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el mercado; etc. Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera, adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles fallas. 408-33 Evaluacin ex-post

Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria para nuevos proyectos. La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado. Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en
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los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los resultados. Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio. 409 GESTIN AMBIENTAL Medio Ambiente

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Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones. Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o recursos naturales). A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no renovable) y residuos. El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin contaminacin ambiental). 409-02 Organizacin de la unidad ambiental

Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben contar con una unidad de gestin ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.
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La unidad de gestin ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos y la observancia del marco jurdico ambiental vigente. La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la unidad de gestin ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios. Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el orgnico funcional de la entidad. La unidad de gestin ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto. De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto. 409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica

Los responsables de la unidad de gestin ambiental debern aplicar las normas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad llevar adelante la gestin ambiental en todas las fases de un proyecto. El director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones sern determinantes para la toma de decisiones. Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra naturaleza; para la elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte del contrato. Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar el proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin. Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la realizacin de los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto
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ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales despus de su revisin y no objecin, sern puestos en conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podr la misma unidad preparar los trminos de referencia, previo el trmite correspondiente. En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de las emisiones, el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de daos ambientales, considerados como la prdida, disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados; as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos. 409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser vigilados y tomar partida la unidad de gestin en todo el proceso, esto es, en las fases de planeacin, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin, ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin Final de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de desechos slidos; recoleccin, transporte y operacin de desechos peligrosos. Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por sus habitantes. Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros. Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente. 409-05 En el Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural mbito de competencia de la entidad pblica, la unidad de gestin
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ambiental, velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad de gestin ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres. Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro de destruccin o transformacin. Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico, de conservacin o esttico. 409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales. La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms pases, a fin de conservar el medio ambiente. 409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua

La unidad de gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso agua, controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
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La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema ambiental. La unidad de gestin ambiental en su mbito de accin, deber impedir la sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterrneas. Agua, es la fuente misma de la vida. Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original. Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo. Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la influencia de las mareas. Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se sita debajo del nivel fretico) Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno. Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire

409-08

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos no contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los problemas ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las amenazas del medio areo.
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Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica. 409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo.

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ros. La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas 409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna

La unidad de gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.

409-11

Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales

La unidad de gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas
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409-12

Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa

En cuanto a los residuos, la unidad de gestin analizar las dificultades que genera su eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia, forma el cosmos. La unidad de gestin ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se la define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo. En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con el conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos seres. 410 TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Organizacin informtica

410-01

Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el control, as como el involucramiento de la alta direccin, por lo que las actividades y procesos de tecnologa de informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional. La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la estructura organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as como participar en la toma de decisiones de la organizacin y generar cambios de mejora tecnolgica. Adems debe garantizar su independencia respecto de las reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo. Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura organizacional de tecnologa de informacin que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de forma peridica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se dispondr como mnimo de reas que cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando el tamao de la entidad y de la unidad de tecnologa.
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410-02

Segregacin de funciones

Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de informacin y de los usuarios de los sistemas de informacin sern claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo. La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn una adecuada segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la unidad de tecnologa de informacin la supervisin de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicacin e incorporacin de nuevo personal. La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la unidad de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y responsabilidades, as como las habilidades y experiencia necesarias en cada posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del desempeo. Dicha descripcin considerar procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave. 410-03 Plan informtico estratgico de tecnologa

La unidad de tecnologa de la informacin elaborar e implementar un plan informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos tecnolgicos, el mismo que estar alineado con el plan estratgico institucional y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas de gobierno. El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir la definicin de planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar como sta contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la situacin actual y las propuestas de mejora con la participacin de todas las unidades de la organizacin, se considerar la estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as como la definicin de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario. La unidad de tecnologa de informacin elaborar planes operativos de tecnologa de la informacin alineados con el plan estratgico informtico y los objetivos estratgicos de la institucin, estos planes incluirn los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas, las estrategias de migracin, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones relacionadas con la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin vigentes a fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de la funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido en su plan estratgico. El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as como el presupuesto asociado a stos sern analizados y aprobados por la mxima autoridad de la organizacin e incorporados al presupuesto anual de la organizacin; se
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actualizarn de manera permanente, adems de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones. 410-04 Polticas y procedimientos

La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el rea de tecnologa de informacin y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnolgica necesaria. La unidad de tecnologa de informacin definir, documentar y difundir las polticas, estndares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y comunicaciones en la organizacin, estos se actualizarn permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin, los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrnicas y mensajera de datos, legalidad del software, entre otros, sern considerados dentro de las polticas y procedimientos a definir, los cuales adems, estarn alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y estndares de tecnologa de informacin. Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y coordinacin entre las funciones de tecnologa de informacin y las funciones propias de la organizacin. Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestin de riesgos, al igual que directrices y estndares tecnolgicos. Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa de informacin, ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se medir el cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos. La unidad de tecnologa de informacin deber promover y establecer convenios con otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de informacin interinstitucional, as como de programas de aplicacin desarrollados al interior de las instituciones o prestacin de servicios relacionados con la tecnologa de informacin. 410-05 Modelo de informacin organizacional

La unidad de tecnologa de informacin definir el modelo de informacin de la organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y comparticin de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de los procesos y procedimientos correspondientes. El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un diccionario
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de datos corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente, incluir las reglas de validacin y los controles de integridad y consistencia, con la identificacin de los sistemas o mdulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente. Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad y propiedad.

410-06

Administracin de proyectos tecnolgicos

La unidad de tecnologa de informacin definir mecanismos que faciliten la administracin de todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son: 1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin de los usuarios interesados. 2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que incluir el talento humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de los planes de pruebas y de capacitacin correspondientes. 3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no slo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra de equipos o programas informticos, aspectos del uso y mantenimiento, formacin para el personal de soporte y usuarios, as como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de consultora necesarios. 4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisin y autoridad y administradores o lderes funcionales y tecnolgicos con la descripcin de sus funciones y responsabilidades. 5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control, monitoreo y cierre de proyectos, as como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrnicos legalizados. 6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal y comunicado a todos los interesados. 7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y considerados para la planificacin de proyectos futuros. 8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto. 9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que ser aprobado por las partes interesadas. 10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
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410-07

Desarrollo y adquisicin de software aplicativo

La unidad de tecnologa de informacin regular los procesos de desarrollo y adquisicin de software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son: 1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo previamente aprobados considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada. 2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares internacionales para: codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integracin. 3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos funcionales y tcnicos institucionales con la participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en donde aplique. 4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el tratamiento que se dar a aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse. 5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo se considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de autorizacin, integridad de la informacin, control de acceso, respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo considerar las arquitecturas tecnolgicas y de informacin definidas dentro de la organizacin. 6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y documentacin en general, adems de puntualizar la garanta formal de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el proveedor. 7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber constar que los derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista entregar el cdigo fuente. En la definicin de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones sern tcnicamente documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su delegado. 8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de
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configuracin, aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validacin contra los trminos contractuales, la arquitectura de informacin de la organizacin, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeo del sistema, la documentacin y los manuales de usuario, integracin y planes de prueba del sistema. 9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la entidad y sern registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las respectivas licencias de uso. 10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la post-implantacin. 11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de usuario, los cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma permanente. 410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y actualizar la infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se considerarn los siguientes aspectos: 1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la organizacin, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarn en el plan anual de contrataciones aprobado de la institucin caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada. 2. La unidad de tecnologa de informacin planificar el incremento de capacidades, evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center con otras entidades del sector pblico, podr ser considerado para optimizar los recursos invertidos. 3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo, nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin. 4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin contratante. 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin de cada organizacin definir y regular

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los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de las entidades. Los temas a considerar son: 1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de aplicacin por planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios. 2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern registrados en su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales relacionados, adjuntando las respectivas evidencias. 3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin. 4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin. 5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnologa de informacin confiable y segura. 6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnolgica sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones crticas de la organizacin), estrategias de actualizacin de hardware y software, riesgos, evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad. 7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario actualizado con el detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado con los registros contables. 8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para la entidad. 410-10 Seguridad de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin, establecer mecanismos que protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se procesa mediante sistemas informticos, para ello se aplicarn al menos las siguientes medidas: 1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la unidad de tecnologa de informacin y en especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas; 2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un cronograma definido y aprobado; 3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin a los medios fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperacin; 4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en lugares externos a la organizacin; 5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizar con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.
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9. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros; 10. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos. 11. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana. 410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la unidad de tecnologa de informacin la definicin, aprobacin e implementacin de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los equipos, programas o personal relacionado. Los aspectos a considerar son: 1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles crticos para administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de contingencias, la responsabilidad especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su cumplimiento. 2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organizacin. 3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de un centro de cmputo alterno propio o de uso compartido en un data Center Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperacin de la informacin de los respaldos. 4. Plan de recuperacin de desastres que comprender: 5. Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones) 6. Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento) Actividades despus del desastre. 7. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia. 8. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems de salvaguardar la integridad y seguridad de la informacin. 9. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable de su ejecucin y deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones peridicas, o cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el esquema de procesamiento. 410-11 Administracin de soporte de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin definir, aprobar y difundir procedimientos de operacin que faciliten una adecuada administracin del soporte tecnolgico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y
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disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnolgicos que se ofrecen. Los aspectos a considerar son: 1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futura de los recursos tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios. 2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos los usuarios internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y servicios de tecnologa de informacin de la entidad. 3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los usuarios, as como la administracin de sus cuentas. 4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los dueos de los procesos y administradores de los sistemas de tecnologa de informacin. 5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de informacin y a la tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus informticos. 6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos crticos de tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades tecnolgicas. 7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los requerimientos y las prioridades de la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y notificacin de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos. 8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros. 9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rpida resolucin de los problemas de produccin. 10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y recuperacin de datos. 11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin, procesamiento, almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as como la proteccin y conservacin de informacin utilizada para encriptacin y autenticacin. 410-12Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodologa y el proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de tecnologa de informacin en la entidad. La unidad de tecnologa de informacin definir sobre la base de las operaciones de la entidad, indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin y tomar los correctivos que se requieran.
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La unidad de tecnologa de informacin definir y ejecutar procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin de los clientes internos y externos por los servicios recibidos. La unidad de tecnologa de informacin presentar informes peridicos de gestin a la alta direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo. 410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet

Es responsabilidad de la unidad de tecnologa de informacin elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los servicios de internet, intranet, correo electrnico y sitio WEB de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos. La unidad de tecnologa de informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web y/o mviles que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general. 410-15 Capacitacin informtica

Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de tecnologa de informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de informacin, las cuales constarn en un plan de capacitacin informtico, formulado conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estar orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento especficas determinadas en la evaluacin de desempeo e institucionales. 410-16 Comit informtico

Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn los siguientes aspectos: El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades adscritas. La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un comit de informtica, como un rgano de decisin, consultivo y de gestin que tiene como propsito fundamental definir, conducir y evaluar las polticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la informacin y la calidad de los servicios informticos, as como apoyar en esta materia a las unidades administrativas que conforman la entidad. La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin de grupos de trabajo, la definicin de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comit, entre otros aspectos. Firmas electrnicas

410-17

Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las personas jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus
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procedimientos y operaciones e incorporarn los medios tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrnica de conformidad con la Ley de Comercio Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento. El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas, reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su normativa secundaria de aplicacin. Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan. Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes que faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente. a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector pblico verificar mediante procesos automatizados de validacin, que el certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por una entidad de certificacin de informacin acreditada y que el mismo se encuentre vigente. Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma electrnica Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrnica, las entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn y definirn los formatos y tipos de archivo digitales que sern aplicables para facilitar su utilizacin. Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para firmas electrnicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y mbitos de accin. b) Conservacin de archivos electrnicos Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se conservarn en su estado original en medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los gener. Para ello se establecern polticas internas de manejo y archivo de informacin digital. c) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector pblico titulares de un certificado notificarn a la entidad de certificacin de Informacin sobre cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que constan en la informacin proporcionada para la emisin del certificado. Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un certificado de firma electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a la entidad de certificacin de informacin, la revocacin del mismo, adems, el superior jerrquico ordenar su cancelacin inmediata.
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El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o dependencia pblica y por tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con la correspondiente acta de entrega recepcin. d) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables seguros sern responsables de su buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso no sern divulgadas ni compartidas en ningn momento. El servidor solicitar la revocacin de su certificado de firma electrnica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilizacin. e) Renovacin del certificado de firma electrnica El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la debida anticipacin, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso. f) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y usuarios de los servicios de certificacin de informacin y servicios relacionados con la firma electrnica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitacin facilitar la comprensin y utilizacin de las firmas electrnicas, en los trminos que establecen las disposiciones legales vigentes. 500 INFORMACIN Y COMUNICACIN

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones tcnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable. El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de desempeo. La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y de cumplimiento. Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.
156

La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos. El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz. 500-01 Controles sobre sistemas de informacin

Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la informacin y datos sensibles. En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin. La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos riesgos estn asociados especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se deben establecer controles generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la proteccin de la informacin segn su grado de sensibilidad y confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad. Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los sistemas de informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin. 500-02 Canales de comunicacin abiertos

Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin. Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas unidades administrativas de la institucin. La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva.

600 SEGUIMIENTO La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.
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Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orientar a la identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud. El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la combinacin de las dos modalidades. 600-01 Seguimiento continuo o en operacin

La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente. Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad. El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad. 600-02 Evaluaciones peridicas

La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de las labores de la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin peridica de la gestin y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin, establecer el grado de cumplimiento de los
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objetivos institucionales y evala necesarios para alcanzarlos.

la

manera

de

administrar

los

recursos

Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la unidad de auditora interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las firmas privadas de auditora. En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que stas son de cumplimiento obligatorio. La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarn las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.

159

UNIDAD TRES
AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

3.1

Definicin

La auditora financiera examina a los estados financieros y a travs de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinin tcnica y profesional. Las disposiciones legales vigentes que regulan la actividades de la Contralora General del Estado, definen a la Auditora Financiera as: Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situacin financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestin financiera y al control interno. Para el auditor est en condiciones de emitir su opinin en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre: 1. 2. La autenticidad de los hechos y fenmenos que reflejan los estados financieros. Que son adecuados los criterios, sistemas y mtodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenmenos. Que los estados financieros estn preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.

3.

160

Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditora de acuerdo con la circunstancia especfica del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.

3.2

Objetivos 3.2.1 General

La auditora financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados por la administracin de las entidades pblicas. 3.2.2 Especficos 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una misma unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la informacin financiera es oportuna, til, adecuada y confiable. 2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y organismos de la administracin pblica. 3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos pblicos. 4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecucin de las actividades desarrolladas por los entes pblicos. 5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de informacin de los entes pblicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la ejecucin de la auditora. 6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento de la gestin pblica y promover su eficiencia operativa. 3.3 Caractersticas 1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de comprobarse. 2. Sistemtica, porque su ejecucin es adecuadamente planeada. 3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos en el rea de auditora financiera. 4. Especfica, porque cubre la revisin de las operaciones financieras e incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnsticos e investigaciones. 5. Normativa, ya que verifica que las operaciones renan los requisitos de legalidad, veracidad y propiedad, evala las operaciones examinadas,
161

comparndolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la evaluacin del control interno. 6. Decisoria, porque concluye con la emisin de un informe escrito que contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la informacin presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del examen. 3.4 Proceso de la Auditora Financiera

El proceso que sigue una auditoria financiera, se puede resumir en lo siguiente: inicia con la expedicin de la orden de trabajo y culmina con la emisin del informe respectivo, cubriendo todas las necesidades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado. Pag-03 Designacin del equipo de auditora 3.4.1 Planificacin Constituye la primera fase del proceso de auditora y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos y prcticas ms apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros ms experimentados del equipo de trabajo. La planificacin de la auditora financiera, comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin. 3.4.2 Ejecucin del trabajo En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditora y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las reas y componentes considerados como crticos, determinando los atributos de condicin, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviacin o problema identificado. Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarn sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinin y el informe. Es de fundamental importancia que el continua y constante con los funcionarios y examen, con el propsito de mantenerles detectadas a fin de que en forma oportuna se las acciones correctivas pertinentes.
162

auditor mantenga una comunicacin empleados responsables durante el informados sobre las desviaciones presente los justificativos o se tomen

3.4.3 Comunicacin de resultados La comunicacin de resultados es la ltima fase del proceso de la auditora, si embargo sta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditora. Est dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propsito de que presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos observados. Esta fase comprende tambin, la redaccin y revisin final del informe borrador, el que ser elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el ltimo da de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente. El informe bsicamente contendr la carta de dictamen, los estados financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la informacin financiera complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditora. Como una gua para la realizacin del referido proceso, en cuadro adjunto se establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relacin al nmero de das/hombre programados.

PORCENTAJE DE TIEMPO UTILIZADO

FASE

COMUNICACIN RESULTADOS

TOTAL

PLANIFICACION Preliminar 10 Especfica 25

30 %

5%

35 %

EJECUCION DEL TRABAJO

50 %

10%

60 %

COMUNICACIN DE RESULTADOS

5%

5%

TOTAL

80 %

20 %

100 %
163

3.5

Control de Calidad en la Auditora Financiera

La aplicacin del control de calidad en el proceso de la auditora financiera provee una seguridad razonable para el cumplimiento de las normas ecuatorianas de auditora a fin de lograr una direccin, organizacin, ordenamiento y grados de decisin adecuados en la prctica de las auditoras. Es importante considerar entre otros los siguientes elementos de control de la calidad que se desarrolla con las etapas de planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados en el proceso de la auditora: 3.5.1 Independencia La direccin de la unidad de control externo deber asegurarse que los auditores asignados a un examen de auditora no tengan vinculaciones de carcter familiar con la entidad y/o proyecto examinado. De igual forma debe tener la seguridad de que ninguno de sus auditores tenga conflictos de intereses en los entes auditados. 3.5.2 Asignacin de Personal Las auditoras practicadas deben ser ejecutadas por personal que tenga el grado de entrenamiento tcnico y terico suficiente de acuerdo con las circunstancias. Se debe identificar con oportunidad al personal que se necesita para ciertos trabajos especficos a fin de que se pueda contar con el personal competente, dicha identificacin se la debe realizar desde la planificacin anual de las auditoras. La utilizacin de presupuestos estimados de tiempo para la ejecucin de las auditoras debe ser un estndar de control que ser ejercido por las direcciones de control externo. 3.5.3 Consultas La identificacin de unidades administrativas o funcionarios especializados en campos tcnicos es importante, para garantizar en algunos casos la calidad de los trabajos de auditora. El mantenimiento de una biblioteca dotada de literatura suficiente para obtener referencias tcnicas o de investigacin, constituye un elemento adicional que contribuya a mejorar la calidad de las auditorias. 3.5.4 Supervisin Para que un trabajo de auditora cuente con estndares de calidad suficientes debe por sobre todas las cosas observar y cumplir las dispocisiones de la normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditora, no obstante, la funcin de supervisin debe especialmente participar intensamente en la etapa de planificacin y proveer una direccin continua sobre la aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y comunicacin de resultados.
164

3.5.5 Desarrollo Profesional La capacitacin continua contribuye a acumular mayores conocimientos que permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas a los auditores, consecuentemente es importante que el personal de auditores asista a programas de entrenamiento, tenga acceso a la literatura que contiene informacin tcnica y actualizada en materia de contabilidad y auditora y en forma especial que reciba la instruccin adecuada durante la prctica de la auditoria. 3.5.6 Evaluacin El trabajo realizado por el personal de auditora debe ser peridicamente evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar los estndares de rendimiento individual. Un proceso de evaluacin peridico permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.

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UNIDAD CUATRO
PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

ORDEN DE TRABAJO

INICIO

FASE 1.- PLANIFICACIN PRELIMINAR Conocimiento de la entidad Obtencin de informacin Evaluacin preliminar Control Interno

Memorando Planeacin

FASE 1.- PLANIFICACIN ESPECIFICA Determinacin Material Evaluacin de Riesgos Determinacin enfoque de auditoria Determinacin enfoque del muestreo.

Programas de Trabajo

FASE 2.- EJECUCIN Aplicacin Pruebas de Cumplimiento Aplicacin de Pruebas Analticas Aplicacin Pruebas Sustantivas Evaluacin Resultados y Conclusiones

Aseguramiento de Calidad

Papeles de Trabajo
FASE 3.- INFORME Dictamen Estados Financieros Notas, comentarios Conclusiones y Recomendaciones.

Archivo corriente

Archivo Perm.

Elaboracin Borrador del Informe

Presentacin y discusin de resultados a la entidad Auditada.

Emisin del Informe de Auditoria

Implantacin Recomendaciones

FIN

166

4. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

4.1

Generalidades Definicin

La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora financiera y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms adecuados para seleccionar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros ms experimentados del grupo. La planificacin de una auditora comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en la fase ejecucin. Objetivo de la Planificacin El objetivo principal de la planificacin consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, como y cuando se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
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La planificacin es un proceso dinmico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditora, pueden modificarse durante la ejecucin de la auditora. Iniciacin de la Auditora Para iniciar la auditora, el Director de la Auditora emitir la Orden de Trabajo. Autorizando su ejecucin, la cual contendr: a. b. c. d. e. Objetivo general de la auditora. Alcance de la auditoria. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo. Tiempo estimado para la ejecucin. Instrucciones especficas para la ejecucin. (Determinar si se elabora la planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases).

La instalacin del equipo en la entidad, marca la manera oficial al inicio de la auditora, la que comenzar con la planificacin preliminar, en la cual es preferible que el equipo est integrado por el supervisor y jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y el objetivo de la auditora, se designarn los profesionales requeridos para la planificacin especfica y la ejecucin del trabajo. El director de la auditora proporcionar al jefe de equipo de auditora, la carta de presentacin, mediante la cual se inicia el proceso de comunicacin con la administracin de la entidad; la que contendr la nmina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algn dato inicial que considere pertinente. Metodologa de la Planificacin El enfoque moderno de la planificacin, incluye diversos procedimientos, ms relacionados con una lgica conceptual que con una tcnica de auditora. Por ello es que si alguien pretende dar una opinin sobre los estados financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal. Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un ente, cuanto posee una clara comprensin de aspectos tales como: cual es la principal fuente de ingresos y recursos, como se obtiene stos, cules son los aspectos estratgicos claves para producir o presentar los servicios, que actividades conexas existen, cuales son los sistemas de informacin de que dispone para reflejar la operaciones, etc. Habiendo conocido las principales caractersticas de la actividad, se est en condiciones de definirlas Unidades Operativas en las cuales resultar til dividir a una entidad a efecto de revizar los estados financieros u otra actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener caractersticas distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de autora propios.
168

Determinadas las unidades operativas se deben definir los Componentes que las conforman. Estos componentes estn vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros. El paso siguiente consistir en definir para cada componente el enfoque de auditora a aplicar, para lo cual primeramente habr que definir las Afirmaciones, es decir, los hechos o resultados ms importantes que presentan los componentes, cuya validez deber probarse en el transcurso de la auditora y luego determinar los hechos que condicionan a los componentes como son los factores de riesgo de auditora. El riesgo de auditora, es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir, es el riesgo que los estados financieros, rea o actividad que se lo est examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditora a sido completada. Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensin de cmo los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de determinacin del Enfoque de Auditora a aplicar. Definido el enfoque para cada componente, se determina los Procedimientos de Auditora Especficos, mediante la combinacin apropiada entre pruebas analticas, de cumplimiento y sustantivasas; procedimientos que se detallan en los respectivos Programas de Trabajo, cuya aplicacin permitir confirmar la validez de las afirmaciones. La secuencia de planificacin descrita, es susceptible de ser aplicada en forma concienzuda y creativa a la mayora de trabajos de auditora; no obstante debe reconocer que la metodologa desarrollada no puede abarcar todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especializacin 4.2 Fase de Planificacin

MISIN

Razn de ser de una entidad

Para que existe

A quin sirve

Caractersticas

VISIN

Futuro 169

La Planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos, denominados, planificacin preliminar y planificacin especfica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en le trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinacin de los procedimientos especficos a aplicar por cada componente y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora recurrente, en estos casos ya ase cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el ltimo examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado, y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de auditora adicional. Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar y la especfica, el Director de la Auditora al emitir la orden de trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificacin sea nico
PLANIFICACIN

PLANIFICACIN PRELIMINAR

PLANIFICACIN ESPECFICA

Se

obtiene

informacin

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Evala y califica los riesgos del examen y selecciona los procedimientos de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin.

general sobre la entidad y las principales actividades para ejecutar la auditora. Inicia con la emisin de la orden de trabajo, continua con los programas de

auditora y culmina con la emisin del reporte.

4.2.1 Planificacin Preliminar 4.2.1.1 Metodologa La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la informacin general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para la ejecucin de la auditora.
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La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la orden de trabajo, continua con la aplicacin de un programa general de auditora y culmina con la emisin de un reporte para el conocimiento del Director de la Unidad de Auditora. Para ejecutar la planificacin preliminar principalmente debe disponerse de personas de auditora experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo, eventualmente. Eventualmente podr participar un asistente del equipo. Las principales tcnicas utilizadas para desarrollar la planificacin preliminar son las entrevistas, la observacin y la revisin selectiva dirigida a obtener o actualizar la informacin importante relacionada con el examen. La metodologa para realizar la planificacin preliminar debe estar detallado en el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismos, rea, programa o actividad importante sujeta a la autoridad. 4.2.1.2 Elementos La planificacin preliminar representa el fundamento sobre la que se basarn todas las actividades de la planificacin especfica y la autoridad en si mima, de ah la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluacin de los factores externos que pueden efectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes: Conocimiento de la entidad o actividad a examinar. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir. Identificacin de las principales polticas y prcticas: contables, presupuestarias, administrativas y de organizacin; Anlisis general de la informacin financiera; Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas de los estados financieros. Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin producida; Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de sistemas de informacin computarizados; Determinacin de unidades operativas; Riesgos Inherentes y Ambientes de Control; Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas; Decisiones preliminares para los componentes; y, Enfoque preliminar de auditora. Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.- Es importante contar con la suficiente informacin sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su xito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las reas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoria y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento
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institucional. En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atencin. Conocimiento de las Principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir.- Este conocimiento ayudar al auditor a identificar las reas de riesgo potencial que podran existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizarn entre otras acciones: Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener informacin general de las actividades y procesos observados con la identificacin de los ms relevantes. Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad, identificando el sector al que corresponden.

Identificacin de las Principales Polticas y Prcticas Contables, Presupuestarias, Administrativas y de Operacin.- Contribuyen a sealar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Las posibles reas de investigacin son: Los manuales existentes relacionados con el sistema contable. Los cambios en las polticas contables. Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y materiales adquiridos. Transferencias de fondos. Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas.

Anlisis General de Informacin Financiera.- Permitir identificar las reas de alto riesgo que pueden requerir mayor nfasis en auditoria o reas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoria. As, los procedimientos analticos generales se disearn para realizar cambios importantes esperados o inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves en los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras. Determinacin de Materialidad e Identificacin de Cuentas Significativas en los Estados Financieros.- Se define la materialidad como la magnitud de una omisin o afirmacin equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las circunstancias del caso hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciacin de la razonabilidad de los estados financieros. La planeacin de auditoria requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en la auditoria en la informacin sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativas, se considerar la materialidad a nivel general y a nivel de cuentas o grupo de cuentas individuales. Determinacin del Grado de Confiabilidad de la Informacin Financiera, la Organizacin y Responsabilidades de las Unidades Financieras, Administrativas y de Auditoria Interna.- La estructura orgnico y funcional de las unidades de la administracin financiera, pueden revelar un efecto importante

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respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin financiera producida y su relacin directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad, para el efecto ser necesario considerar los siguientes aspectos: Estructura y tamao de las unidades de la administracin financiera de la entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la informacin financiera producida. Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera, as como de las reas de competencia relacionadas con la planificacin y administracin financiera. Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras y contables. Responsabilidades de informacin financiera definidas para las unidades operativas.

Comprensin Global del Desarrollo, Complejidad y el Grado de Dependencia de los Sistemas de Informacin Computarizados.- Debe ser suficiente para determinar en trminos generales, hasta que punto est computarizado el procesamiento de transacciones y la informacin relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados, esta informacin puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoria, esta informacin puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de auditoria. Entre los temas a considerar se incluyen: Organizacin del rea informtica institucional. Plataforma tecnolgica. Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoria.

Determinacin de unidades operativas.- Se debe identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la auditoria y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoria en cada una de ellas. Se puede sealar los siguientes temas: Divisiones importantes Unidades en distintas reas geogrficas, Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas por funcin.

Riesgos inherentes y ambiente de control.- La determinacin del plan de auditoria para las unidades operativas identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestro conocimiento acumulado y actualizado por la informacin adicional la planificacin especfica, se profundiza respecto de la calificacin de los riesgos de la auditoria. Entre los temas a considerar al realizar las evaluaciones se incluyen los siguientes:
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Naturaleza de cada actividad Estado actual de los problemas observados en aos anteriores Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor riesgo en una unidad operativa en particular. Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa Cambios en las actividades de la auditoria interna Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y, Actitud de la administracin en cada unidad operativa

Decisiones de planificacin para las unidades operativas.-Las decisiones incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoria objetivo. Entre los principales temas a considerar en la planificacin para las unidades operativas son las siguientes: Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin Importancia relativa de cada unidad operativa Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del trabajo de auditoria para manejar las reas de mayor riesgo; Ambiente de control de cada unidad operativa Confianza en la auditoria interna Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de auditoria; Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoria anteriores.

Decisiones preliminares para los componentes.- Una vez obtenida la informacin del examen anterior, corresponde tomar decisiones que sern parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular, puede existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensin, diversificacin de lneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que a su vez el concepto de componente sea de un segundo nivel. Un componente equivale a un ciclo de transacciones y tienen relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. Un componente por lo general est constituido por los siguientes conceptos: Un rubro de los estados financieros. Una cuenta de los estados financieros. Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados financieros. Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados financieros.

Enfoque preliminar de auditoria.- Divididos estos estados financieros en componentes corresponde definir para cada uno cual ser la estrategia o enfoque de auditoria aplicar, en la definicin de este enfoque concurren el anlisis de dos elementos presentes en cada componente ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes, el ambiente de control permitir determinar que grado de

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confianza se pueda depositar en los controles existentes en los sistemas de informacin y contabilidad del ente. 4.2.1.3 Productos de la planificacin preliminar Los productos obtenidos en la planificacin preliminar permiten calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego es aplicado y se logran resultados para la utilizacin interna de las unidades de auditora, que estn contenidos en el reporte preparado para conocimiento del Director de la Unidad e incluye la identificacin del enfoque global de la auditora y los componentes sobre los cuales se realizar la evaluacin del control interno de la entidad. El contenido bsico del reporte es el siguiente: Antecedentes Motivo de la auditora Objetivos de la auditora Alcance de la auditora Conocimiento de la entidad y su base legal Principales polticas contables Grado de confiabilidad de la informacin financiera Sistemas de informacin computarizados Puntos de inters para el examen Transacciones importantes identificadas Estado actual de los problemas observados en exmenes anteriores Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la siguiente fase Matriz de evaluacin preliminar del riesgo de auditora Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas Identificacin especfica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase.

Los papeles de trabajo de la planificacin Preliminar se dividen en dos segmentos, unos referidos a la administracin de la auditora y otros para respaldarlos resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizado y ordenados e indicados como un conjunto integrado. Desarrollo de la Planificacin Preliminar La utilizacin de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo de los recursos humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la aplicacin de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especificas de cada examen. La planificacin preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, si no un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditora que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conduccin global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y anlisis de los siguientes conceptos.
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Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica La evaluacin de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra angular para realizar una planificacin efectiva y una auditora eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensin tan amplia como la que se requiere en la planificacin especfica. Es importante contar con la suficiente informacin sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su xito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las reas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditora de auditora y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas orientadas al fortalecimiento institucional. El conocimiento adquirido en trabajos de auditora anteriores a un ente en particular, as como la evidencia obtenida en ellos, por lo general contina teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente, de ah, que para el auditor ser muy reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditora. En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atencin. Por ejemplo:

Hechos o transacciones individuales significativos. Nuevas actividades. Incertidumbres o contingencias importantes Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad. Base legal y sus modificaciones Plan Operativo Institucional. Estructura del presupuesto especifico de inversiones y operaciones.

La accin ms importante de la informacin a obtenerse en este punto, es la preparacin y aplicacin del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecucin del trabajo e identificar, datos, hechos e informacin relevante. El producto final de determinar o actualizar la comprensin de la naturaleza de la entidad deber ser una descripcin clara y concisa de aquellos factores que ayudarn a apreciar sus actividades y operaciones y que debern ser incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditora subsiguiente. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir Este cocimiento ayudar al auditor a identificarla reas de riesgo potencial que podran existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizan entre otras acciones.
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Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad parta obtener informacin general de las actividades y procesos observados con la identificacin de los ms relevantes. Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad identificando el sector al que corresponde. Entre los temas que se pueden considerar estn los siguientes:

Caractersticas de los bienes o servicios que vende o presta la entidad. Filosofa y mtodos de comercializacin de los bienes o servicios. Plazos de crdito y contratacin, garantas, etc. Procedimientos de Produccin. Procedimientos de distribucin y almacenamiento. Naturaleza de compras de bienes y servicios. Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de compensacin. Existencia de proyectos de construccin o desarrollo a largo plazo. Evaluacin de los presupuestos operativos, de inversin y financieros. Nuevas tecnologas. Reestructuracin de la entidad Identificacin de las principales polticas presupuestarias, administrativas y de operacin y prcticas contables,

La identificacin de las principales polticas y prcticas contables, administrativas y de operacin, contribuyen a sealar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo. El uso de tcnicas sofisticadas de administracin de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estn realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideracin de la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditora. Las siguientes son las posibles reas de investigacin: Los manuales existentes relacionados con el sistema contable; Los cambios en las polticas contables; Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y materiales; adquiridos; Transferencias de fondos; Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas;

En esta parte, el auditor deber conocer el funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros.
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Anlisis general de informacin financiera Como parte de la planificacin se ejecutar un anlisis general de la informacin financiera y no financiera, complementada por indagaciones con las direcciones operativa y financiera. El anlisis general permitir identificar las reas de alto riesgo que pueden requerir mayor nfasis en auditora, o reas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditora. As, los procedimientos analticos generales se disearn para realizar cambios importantes esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras. Dadas la gran variedad de informacin y la multitud de relaciones que pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo aquellas relaciones que sean claves para la comprensin de los registros de la actividad y de estados financieros de la entidad. Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la planificacin preliminar deber realizarse un anlisis vertical cuyo fundamento es la comparacin porcentual de las cuentas respecto de subgrupos, grupos y sectores financieros; as como un anlisis comparativo u horizontal entre los ltimos estados, lo que permitir visualizar la significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en los ltimos aos los rubros del balance general y el estado de resultados. Aunque los procedimientos analticos son un aspecto importante de la auditora, bien sea que se ejecuten durante la planeacin o al tiempo con los procedimientos sustantivos, stos no aportan estimulaciones razonables de los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos generalmente involucran anlisis de detalle, comparaciones de los saldos registrados con otras informaciones (ej., los saldos del ao anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso de coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen sentido. Las diferencias identificadas como resultado de estos procedimientos se evalan para ver si debemos extender los procedimientos de auditora a un rea particular de la auditora. Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas en los estados financieros Se define la materialidad como la magnitud de una omisin o afirmacin equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las circunstancias del caso, hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciacin sobre la razn habilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeacin de auditora requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en auditora en la informacin sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.
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Al desarrollar la estrategia de auditora, se considerar la materialidad a dos niveles: a nivel general, con relacin a los estados financieros en conjunto, a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, la organizacin y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditoria interna. La estructura orgnica y funcional de las unidades de administracin financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin financiera producida y su relacin directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el efecto, ser necesario considerar entre otros los siguientes aspectos: Estructura y tamao de las unidades de administracin financiera de la entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la informacin financiera producida; Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera as como de las reas de competencia relacionadas con la planificacin y la administracin financiera; Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras y contables; y, Responsabilidades de informacin financiera definidas para las unidades operativas.

Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de informacin computarizado Una parte integrante de la planificacin preliminar consiste en conocer el ambiente del sistema de informacin de la entidad o rea examinada. Aunque no es necesario que la informacin obtenida durante esta fase sea extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en trminos generales, hasta qu punto est computarizado el procesamiento de transacciones y la informacin relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados. Esta informacin puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditora. Entre los temas a considerar se incluyen: Organizacin del rea informtica institucional; Plataforma tecnolgica (Equipos y programas base); Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditora; Para mayor informacin ver la Gua de Auditora Informtica. Determinacin de unidades operativas A base de la comprensin de la actividad de la entidad que se est auditando, debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la auditora y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditora en cada una de ellas.
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Entre los temas que se pueden considerar para su identificacin estn los siguientes: Divisiones importantes; Unidades en distintas reas geogrficas; y, Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas por funcin. Riesgos inherentes y ambiente de control

La determinacin del plan de auditora para las unidades operativas identificadas, es influenciada por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros conocimientos acumulados y actualizados por la informacin adicional obtenida durante el proceso de la planificacin preliminar. Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los siguientes:
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Naturaleza de cada actividad; Estado actual de los problemas observados en aos anteriores; Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor riesgo en una unidad operativa en particular;

Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa; Cambios en las actividades de la auditora interna; Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y, Actitud de la administracin en cada unidad operativa.

En esta parte, se obtendr comprensin de cada uno de los cinco componentes de control interno e identificacin de los factores de riesgo de fraude. Para este efecto, en el punto referente a los Resultados de la Evaluacin de Control Interno de la Planificacin Especfica, se amplan en detalle los conceptos en referencia. Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas Las decisiones incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditora objetivo. Entre los temas a considerar en la planificacin, para las principales unidades operativas son las siguientes: Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin; Importancia relativa de cada unidad operativa; Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del trabajo de auditora para manejar las reas de mayor riesgo; Ambiente de control de cada unidad operativa; Confianza en la auditora interna; Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de auditora; Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditorias anteriores.

La preparacin de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de planificacin para las unidades operativas, es til para documentar nuestro enfoque de la auditora. Decisiones preliminares para los componentes Una vez obtenida la informacin del examen anterior, corresponde tomar decisiones que sern parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular. En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensin, diversificacin de lneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un segundo nivel. Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. En el enfoque moderno de auditora, la definicin de componente ests vinculada con el ciclo de transacciones. De esa manera existir un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costo de Produccin, etc.
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En una auditora a los estados financieros, estos pueden contener elementos importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control completamente diferentes, los cuales estarn sujetos a diferentes factores de riesgo. Un anlisis ms detallado de estas partidas, dividindolas en componentes ms manejables, podra ser necesario. Un componente, por lo general est constituido por los siguientes conceptos: Un rubro de los estados financieros; Una cuenta de los estados financieros; Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados financieros; y Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados financieros. Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes se incluyen los siguientes: Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones; Valor monetario del tem; Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos de cuentas; Inters de los administradores

Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los planes de auditora a fin de evaluar el riesgo e identificar controles: Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas, Cobranzas de Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas. Existencias y Costos de Produccin: Costos de Produccin, Costo de Ventas, Existencias. Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios, Desembolsos por Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar. Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciacin, Reexpresin. Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones Emprstitos y Patrimonio: Emprstitos, Patrimonio, Intereses. Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por Adelantado, Otros Activos. Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Crditos Diferidos. Consolidaciones

Enfoque preliminar de auditora Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para cada uno cul ser la estrategia o enfoque de auditora a aplicar. En la definicin de este enfoque concurren el anlisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitir determinar qu grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en
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los sistemas de informacin y contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitir confiar en los controles mientras que un ambiente de control dbil requerir la realizacin de procedimientos de auditora no vinculados con pruebas de controles. Un anlisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir concentrar la labor de auditora total en aquellas reas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la definicin de riesgo de auditora como la susceptibilidad de que determinada partida est expuesta a la presentacin de errores o irregularidades, aquellas reas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirn menor esfuerzo de auditora que las reas consideradas con riesgo elevado. La actividad de evaluacin de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificacin preliminar cuanto en la planificacin especfica. En la planificacin preliminar se evala el riesgo global de la auditora relacionado con la informacin financiera, administrativa u operativa. Se evala tambin en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente. En la planificacin especfica en cambio, se evala el riesgo inherente y de control en forma especfica (veracidad; clculo y valuacin; contabilizado y acumulado) por cada afirmacin en particular dentro de cada componente. Instrucciones para la planificacin Una vez concluida la planificacin preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisin y anlisis para el diseo adecuado del enfoque de la auditora, ser necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones:

Aclaracin o informacin adicional sobre polticas contables aplicadas por la entidad; Verificacin de la informacin gerencial importante; Procedimientos de diagnstico que sern ejecutados; y, Obtencin de informacin adicional de algn sistema.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACIN PRELIMINAR Auditora a (Nombre de la entidad) periodo) por el periodo comprendido entre ( fecha o

Antecedentes.- Se har referencia a la ltima auditoria realizada por la Contralora General del Estado, por la Unidad de Auditoria Interna, o de Firmas Privadas de Auditoria. Motivo de la Auditoria.- Sealar los que constan en la orden de trabajo. Adems, se har referencia si es una actividad planificada que consta en el plan anual de auditoria o es un imprevisto autorizado por el Contralor o sub. Contralor, para lo cual citar el documento en el que se inserta la autorizacin, para efectuar el examen: Objetivos de la Auditoria.- Los que constan en la orden de trabajo.
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Alcance de la Auditoria.- El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en la determinacin del alcance los resultados de la evaluacin preliminar, por lo que cualquier sugerencia se revelar en ese sentido. En el caso de exmenes realizados por las Unidades de Auditoria Interna se describirn las reas y operaciones examinadas, de ser externas se incluir anexo. Conocimiento de la Entidad y su Base Legal.- Obtener informacin actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos: Base Legal.- Se har referencia al Decreto o Ley de creacin de la entidad y sus reformas. Principales Disposiciones Legales.- Leyes, reglamentos, normas, manuales e instructivos especficos vigentes relacionados con la entidad. Estructura Orgnica.- Se incluirn los principales niveles y la denominacin de los cargos que lo conforman. En lo que se refiere al rea administrativa financiera, se detallarn las distintas unidades que la componen, as como las que funcionan en lugares diferentes al de la sede. Misin y Objetivos Institucionales.- Identifique la visin y la misin, los principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta informacin. Principales Actividades, Operaciones e Instalaciones.- Describa en forma general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendr informacin del Plan Operativo y del Reglamento Orgnico Funcional. Principales Polticas y Estrategias Institucionales.-Identifique las principales polticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendr preferentemente del plan estratgico de la entidad. Financiamiento.- Se identificar la fuente de ingresos, que tenga la institucin, por cada ejercicio econmico. La informacin podr tomarla del Estado de Resultados. Funcionarios Principales.- En anexo, se detallarn los nombres, cargos y perodo de actuacin de los principales funcionarios y ex-funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se har referencia al oficio con el cual se notific el inicio de la auditoria. Principales Polticas Contables.- Identifique y describa las principales polticas y prcticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujecin a la normativa vigente. Grado de Confiabilidad de la Informacin Financiera, Administrativa y Operacional.- La estructura orgnica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin producida y su relacin directa con el volumen y la proyeccin de las operaciones que se desarrollan en las actividades de la entidad; as: Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la seccin financiera y descrbalas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes. Identifique las funciones de los servidores del rea Revise los niveles de autorizacin de las diferentes operaciones Determine el grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras. Seale la informacin financiera y reportes que produce la entidad, con indicacin de: titulo, periodicidad, fecha de preparacin, usuarios directos, finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.

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 Evale el nmero de personal frente a la carga de trabajo Identifique el volumen de transacciones promedio por mes Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su trmino, de acuerdo con el sistema Seale los principales comentarios que constan en los informes de exmenes ltimos. Sistema de Informacin Automatizado.- Obtenga una comprensin global de los Sistemas de Informacin Computarizados, as como la estructura y complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la unidad de informtica, los equipos, programas bsicos y las aplicaciones utilizadas. Puntos de Inters para el Examen.- Identifique los hechos importantes al momento de revelar la informacin de la entidad, que ameriten ser considerados como reas crticas. Carta De Dictamen.- Identifique las salvedades que constan Transacciones Importantes Identificadas.- Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos sustantivos. Ejemplo: contratos, seguros, cuentas incobrables, importaciones en trnsito, etc. Estado Actual de Observaciones en Exmenes Anteriores: en el dictamen de auditoria anterior y evale la incidencia que stas tienen en el perodo auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita. Seguimiento en la Aplicacin De Recomendaciones.- Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contralora General del Estado y las Unidades de Auditoria Interna, en el perodo auditado.

Identificacin de los Componentes Importantes a Examinarse en La Planificacin Especfica.- Se detallaran los componentes identificados como importantes, sealando las razones de ello, ejemplo: Sistema para el pago de remuneraciones.- Se considera como componente importante, por cuanto representa el 70% de sus egresos y en el perodo de alcance con relacin al anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto. Matriz de Evaluacin Preliminar del Riesgo de Auditoria.- Se calificar el riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados financieros o rea a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:
RIESGO Y SU FUNDAMENTO COMPONENTE INHERENTE CONTROL ENFOQUE PRELIMINAR DE AUDITORIA ESTRUCTURA PARA EL PLAN DETALLADO

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Determinacin de Materialidad e Identificacin de Cuentas Significativas.- Se describir la forma de su determinacin y el porcentaje establecido, sealando las cuentas significativas de los estados financieros. APENDICE A: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN PRELIMINAR

PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR No. A. PROCEDIMIENTOS Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica. Programe y confirme entrevistas con el titular de la entidad, el jefe de auditora interna y los jefes de las unidades relacionadas, para comunicarles sobre la ejecucin de la auditora e identificar datos, hechos, actividades e informacin relevante para la misma. Actualice o arme el Archivo Permanente a base de informacin disponible en la unidad de auditora y en otras dependencias relacionadas, as como en la Unidad de Auditora Interna de la Entidad, Departamento Jurdico, etc., sobre: Referencia Hecho por

A1

A2

A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del rea o la actividad especfica a examinar; A2.b Informacin sobre la estructura organizacional, organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicacin fsica de las instalaciones, detalle de funcionarios etc., vigentes en la entidad y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revsela selectivamente y determine lo siguiente: Existencia de unidades descentralizadas o desconcentradas relacionadas con la entidad o la actividad examinada; Grado de autonoma o centralizacin de la entidad o actividad examinada; Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y su ubicacin; Restricciones legales existentes para el funcionamiento eficiente de la entidad o actividad.
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No. A2.c

PROCEDIMIENTOS Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s), respecto al perodo comprendido en el alcance de la auditora, as como las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos del perodo en cuestin. Se solicitar que sta contenga la siguiente informacin: Acuerdo de aprobacin del presupuesto (s) Acuerdo de liquidacin presupuestaria (s), sobre la base del alcance del examen. Cdulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial, reformas, asignacin codificada, compromiso, obligacin y pago, saldos y la correspondiente deuda en caso de existir. Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en funcin al perodo establecido en el alcance de la auditora, analice su contenido: Visin, misin, polticas, estrategias, metas proyectadas. Solicite los informes de las evaluaciones presupuestarias, efectuadas por la entidad y verifique su consistencia, comentarios, as como las conclusiones y recomendaciones sealadas. Analice con qu periodicidad son efectuadas. En las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos, analice el monto de las reformas presupuestarias y solicite los acuerdos respectivos, a base de su monto, partida presupuestaria y criterio del auditor. Verifique si la institucin dispone de sistemas de medicin de resultados y solictelos. Solicite los ndices financieros y de gestin empleados por la entidad, en lo posible solicite adems su interpretacin, aplicabilidad, as como la definicin de los mrgenes de fluctuabilidad establecidos por la entidad sujeta a examen. De no existir los ndices en referencia, prepare relaciones que considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus resultados inclyalos en la determinacin de riesgos. Recopile los informes adicionales de ejecucin presupuestaria, que sirvieron de base para la toma de decisiones.

Referencia

Hecho por

187

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Hecho por

A2.d Obtenga y revise los ltimos informes de auditora emitidos (incluyendo las recomendaciones de control interno) por la CGE, UAI's y por firmas privadas de auditora. A3 Resuma las acciones tomadas a base de las recomendaciones emitidas en los ltimos exmenes de auditora interna y externa.

A4 Liste los documentos e informes disponibles que los considere tiles para ejecutar la auditora, clasificados por actividades importantes, indicando la fecha de emisin, el lugar de archivo y una sntesis del contenido. A5 Efecte las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1 y considere lo siguiente:

A5.a Titular de la entidad: Exponga el objetivo de la auditora que inicia, los beneficios para la entidad y solicite la colaboracin necesaria para completar el trabajo. Explique el proceso de la auditora a desarrollar, haciendo nfasis en los productos intermedios y finales del trabajo. Obtenga informacin sobre los principales programas ejecutados por la entidad que corresponda al alcance del examen. Indague respecto a la aplicacin de las recomendaciones de auditora interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones significativas. Programe y solicite la atencin especial del titular a la Presentacin de los resultados del examen.

Entregue el oficio de presentacin del equipo de auditora. Solicite al titular que haga conocer formalmente al personal de la entidad sobre la presencia del equipo de auditora, a fin de facilitar la entrega oportuna de informacin.
188

No.

PROCEDIMIENTOS Solicite un espacio fsico para desarrollar el trabajo planificado. Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

Referencia

Hecho por

A5.b Jefe de la Auditora In terna de la entidad:

Entreviste al jefe de la unidad de auditora interna e informe sobre el objetivo y alcance de la auditora que inicia. Solicite informacin de las actividades desarrolladas por la auditora interna de la entidad sujeta a examen. Revise el archivo permanente de la Auditora Interna, principalmente lo referido al objetivo del examen Comunique al Auditor Interno Jefe, que como parte del examen evaluar el funcionamiento de la unidad bajo su direccin. Jefes de las unidades administrativas (Distribuir las entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo): Seleccione a los funcionarios de las unidades administrativas que entrevistar de acuerdo con el objetivo y el alcance de la auditora; Prepare una agenda con puntos a tratar con cada funcionario seleccionado, incluya los aspectos de mayor aplicacin sobre la planificacin de las operaciones, la organizacin utilizada, el sistema de informacin gerencial, los procedimientos de control y de evaluacin vigentes, la administracin de los recursos humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilizacin de los recursos materiales, entre otros. Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados guindose por los puntos incluidos en la agenda. Exponga los aspectos positivos de la auditora, solicite el apoyo para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar para instalar el personal. Seale la importancia de su participacin en reuniones posteriores para informar los resultados del examen.
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A5.c

No.

PROCEDIMIENTOS Solicite formalmente los documentos generados por el sistema de informacin que sern examinados. Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

Referencia

Hecho por

A5.d Efecte un resumen de las entrevistas indicadas en los puntos a, b, c anterior. En el mencionado documento resaltar los puntos importantes a considerar en la planificacin especfica. A6 Tabule los datos y componentes importantes identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la auditora. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir. Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una comprensin aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos:

B1

B1.a Operaciones significativas de la entidad, rea o actividad; B1.b Nuevos componentes de la entidad o actividad como nuevos servicios o productos, unidades administrativas creadas y otros aspectos; B1.c Incertidumbres o contingencias importantes sobre el manejo de la entidad o actividad;

B1.d Introduccin de nuevos procedimientos de operacin y los mecanismos de informacin a los usuarios; B1.e Operaciones significativas extraordinarias o poco usuales; B1.f definidas como

Problemas de especializacin tcnica sobre la definicin y aplicacin de registros operativos, administrativos y financieros de los diferentes programas; B1.g Grupo de operaciones importantes, depende de la entidad o actividad examinada; B1.h Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes de la entidad o actividad; y,
190

No. B1.i

PROCEDIMIENTOS Funcionamiento de los mecanismos de registro, anlisis y control de las actividades, considerando al sujeto pasivo de la auditora como un todo. Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y, de ser necesario, de las unidades responsables del manejo especfico de operaciones que puedan segregarse; Entreviste a los funcionarios encargados de las actividades inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos:

Referencia

Hecho por

B2

B3

B3.a Objetivo de la auditora, informando que laborar en el mismo horario de la entidad, la ubicacin del personal y el nmero telefnico. B3.b Objetivo de la operacin y las principales limitaciones observadas, en el caso de existir; B3.c ltimos reportes preparados, de ser posible, revselos y registre el lugar de su ubicacin;

B3.d Asuntos en los que podra colaborar la auditora para fomentar la eficiencia y la efectividad en las operaciones; B3.e Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se ver evidenciado con la entrega oportuna de informacin y su participacin conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas. B4 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que seran tiles en las siguientes fases del trabajo. Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las reas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

B5

B5.a Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las reas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:
191

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Hecho por

B5.b Caractersticas de los usuarios de la informacin; B5.c Principales mtodos de operacin utilizados para cumplir con los objetivos;

B5.d Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios; B5.e Caractersticas y funciones de la entidad o actividad. B5.f A travs del sistema presupuestario, determine: Fases significativas del proceso presupuestario. Definicin de nuevos componentes de la actividad presupuestaria: clasificacin de ingresos y gastos, agrupacin sectorial de las entidades pblicas. Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario. Restricciones en la especializacin tcnica, en la definicin y aplicacin de registros respecto a la ejecucin fsica y financiera de los programas y proyectos. Definicin de los proyectos de inversin. Funciones de registro, anlisis y control (previo, concurrente y posterior) presupuestario. Objetivos y limitaciones presupuestarios. ltimos reportes presupuestarios y de gestin. Establecimiento del apoyo que ser otorgado por parte de la unidad de auditora interna: flujo de informacin. Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad de presupuesto y proceda a establecer las reas consideradas crticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de decisiones. C Identificacin de las principales polticas y prcticas contables, administrativas y de operacin. Polticas y prcticas relativas a:

C1

C1.a Polticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o actividad;

192

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Hecho por

C1.b Prcticas definidas para la administracin de los recursos; C1.c Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus facultades; C1.d Estructura financiera y presupuestaria; C1.e Proyecciones financieras desarrolladas; C1.f Sistema de informacin gerencial utilizado. gestiones presupuestarias, deber

C1.g Dentro de las observarse:

Polticas y objetivos para el manejo presupuestario Prcticas en la administracin presupuestaria Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la ejecucin del presupuesto. Proyecciones financieras para presupuestaria de ingresos y gastos. Factores exgenos que inciden presupuestaria de ingresos y gastos en la ejecucin

la

ejecucin

Cambios en la gestin presupuestaria por: incorporacin de nuevos procedimientos, mtodos de operacin Restricciones en la ejecucin presupuestaria. C2 Analice las circunstancias econmicas bajo las cuales se desenvuelve la entidad o actividad examinada, considerando los siguientes puntos:

C2.a Efecto de las condiciones econmicas del sector y las polticas generales establecidas; C2.b Factores econmicos especficos que afecten el manejo de las operaciones; C2.c Fluctuaciones estacionales que afecten la obtencin de recursos y el cumplimiento de los objetivos programados; C2.d Cambios en las dimensiones y condiciones financieras de la entidad o actividad;
193

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Hecho por

C2.e Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones; C2.f Efecto de las acciones externas como cambios en los mtodos de operacin indicadores financieros y otras condiciones;

C2.g Cambios en los mtodos de operacin para el registro e informacin de la ejecucin presupuestaria; C2.h Exposicin de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de cambio de la moneda; C2.i Restricciones vigentes para la entidad o actividad examinada Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, administrativa y de operacin, as como la organizacin y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditora interna. Revise la estructura y tamao de la unidad administrativa y financiera de la entidad como base para calificar la integridad y confiabilidad de la informacin producida y su relacin directa con el volumen y proyeccin de las operaciones, aplique los siguientes pasos:

D1

D1.a Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas responsabilidades y reas de competencia; D1.b Identifique la presencia de funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las polticas y procedimientos relacionados con la entidad o la actividad examinada; D1.c Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras; D1.d Organizacin de las responsabilidades de informacin y alcance de las siguientes funciones relacionadas: -Planificacin y presupuestos; - Registros contables; y, - Anlisis financiero de los resultados obtenidos;
194

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia

Hecho por

D1.e Responsabilidades de informacin definidas para las unidades operativas, administrativas y financieras. D1.g Grado de independencia de la gestin presupuestaria y coordinacin departamental con los sistemas de: contabilidad, determinacin y recaudacin de ingresos, Tesorera y otros (administracin de proyectos, manejo de endeudamiento). D1.h Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de limitaciones a la gestin presupuestaria institucional. D1.i Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el diseo de la planificacin institucional, aplicacin de la planificacin estratgica, presentacin de la informacin contable y actividades relacionadas con la elaboracin, ejecucin y evaluacin presupuestaria. Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de informacin computarizado. Obtenga una comprensin global de los sistemas de informacin computarizados, en particular sobre lo siguiente:

E1

E1.a Naturaleza y alcance del procesamiento automtico de datos; E1.b Configuracin del sistema de informacin; E1.c Estructura organizativa de las operaciones del sistema de informacin computarizado. Aplique los procedimientos detallados contenidos en la Gua de Auditora en Ambientes Computarizados.

E2

Los papeles de trabajo de la planificacin preliminar se dividen en dos segmentos, uno referido a la administracin de la auditora y otro para respaldar los resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado.
195

CONTROL INTERNO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO El Control Interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada institucin,que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos pblicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organizacin, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de informacin, el cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la correccin oportuna de las deficiencias de control. El control interno, ser responsabilidad de cada institucin del Estado, y tendr como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contralora General del Estado 1 El Sistema de Control Interno consta de todas las medidas empleadas por una organizacin para: 1. 2. 3. 4. Proteger los activos contra el desperdicio, el fraude y el uso ineficiente. Promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la entidad. Evaluar la eficiencia de las operaciones, en pocas palabras, el control interno esta formado por todas las medidas que se tomen para promover la eficiencia de las operaciones y asesorar a la administracin 2 PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO El control interno se basa en el concepto de carga y descarga de responsabilidades y deberes. Sus principios bsicos son: Responsabilidad delimitada La responsabilidad por la realizacin de cada deber, tiene que ser delimitada a cada persona. La calidad de control ser ineficiente, si no existe debida responsabilidad. No se debe realizar transaccin alguna, sin la aprobacin de una persona especficamente autorizada para ello. Segregacin de funciones de carcter incompatible Las funciones contables y financieras debern estar en posicin de poder controlar los registros y al mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de dichos registros. Las funciones de iniciacin, autorizacin y contabilizacin de transacciones, as como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organizacin de la entidad. Por ejemplo, la persona responsable de cobrar ingresos, no deber tener autoridad para registrar los mismos.

1 2

LIBRO AUTENTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Pg. 4 MEIGS Walter B. Contabilidad, Pg. 200

196

Divisin del procesamiento de cada transaccin Ninguna persona debe tener la responsabilidad completa por una transaccin. Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta, cuando son varias las personas que realizan una transaccin. Por ejemplo, en el pago de sueldos, personas distintas deben: controlar la tarjeta de tiempo, preparar la nmina de remuneraciones, revisarla, girar el cheque y efectuar el pago. Seleccin de servidores hbiles y capaces Se debe seleccionar y capacitar a los empleados. Servidores hbiles y capacitados producen un trabajo ms eficiente y econmico. Aplicacin de pruebas continas de exactitud Debern utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la correccin de la operacin, as como de la contabilizacin subsiguiente. Por ejemplo, deber compararse al total cobrado diario por un cajero, con el total depositado en el banco. Rotacin de deberes Se deber rotar a los empleados de un trabajo al mximo posible y exigirse la utilizacin de las vacaciones anuales para quienes estn en puestos de confianza. Permite descubrir errores y fraudes si se han cometido. Fianzas Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero. Instrucciones por escrito Las instrucciones debern darse por escrito, en forma de manual de operaciones. Las rdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse. Utilizacin de cuentas de control El principio de la cuenta de control deber utilizarse en todos los casos aplicables. Las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud entre los saldos de las cuentas, ayudando a evaluarlos en caso de ser considerable el volumen de transacciones. Uso de equipos de pruebas automticas El equipo mecnico con dispositivo de prueba incorporada deber utilizarse siempre que sea posible. Por ejemplo mquinas registradoras.
197

Contabilidad por partida doble Deber utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble. Sin embargo, este sistema no constituye un sustituto para el control interno, sino que ms bien lo ayuda. Formularios prenumerados Deber utilizarse formularios prenumerados ser impresos para toda la documentacin importante (por ejemplo: cheques, recibos, rdenes de compra, comprobantes de caja chica, etc.), manteniendo controles fsicos sobre sus existencias y uso, as como debern mantenerse copias legibles en orden numrico. Evitar el uso de dinero en efectivo Se debe evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando solo para compras menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica. Uso del mnimo de cuentas bancarias Se debe reducir al mnimo posible el mantenimiento de cuentas bancarias, se mantendr una cuenta corriente para operaciones generales y una con varios fines especficos. Depsitos Inmediatos e Intactos Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques, rdenes de pago, etc., deber depositarlo intacto a ms tardar dentro de las 24 horas de recibido, en la cuenta bancaria respectiva. Esta medida disminuye el riesgo de fraude 3 CLASES DE CONTROL INTERNO Control Interno Financiero.- El Control Interno Financiero comprende el plan de organizacin, los procedimientos y registros que concierne a la custodia de los recursos, as como la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de deberes entre las funciones de registros e informacin contable que involucra directamente las operaciones o la custodia de los recursos, as como los controles fsicos de dichos recursos. Control Interno Administrativo.- El Control Interno Administrativo sienta las bases que permiten el examen y la evaluacin de los procesos de decisin en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economa. Es por ello que tiene relacin con el plan de organizacin, los procedimientos y registros concernientes a los procesos gerenciales, las polticas dictadas, las metas y objetivos generales. La ausencia del control interno administrativo es signo de una administracin dbil e inadecuada.
3

ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el Sector Pblico. Quito Ecuador. Pg. X-29

198

Control Previo.- Los servidores de la institucin, analizarn las actividades institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales. Control Continuo.-Los servidores de la institucin, en forma contina inspeccionarn y constatarn la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los trminos contractuales y las autorizaciones respectivas. Control Posterior.- La unidad de auditora interna ser responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicar a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecucin 4

FINANCIERO Proteccin de los recursos y verificacin de la exactitud y confiabilidad de registros e informes financieros. ADMINISTRATIVO con las polticas,

Tiene

relacin

estrategias

organizacin de la empresa, as como la evaluacin de procesos de decisin en cuanto al grado de eficiencia,

CLASIFICACIN

efectividad y economa. PREVIO Los servidores analizar las actividades antes de su autorizacin o ejecucin en legalidad y veracidad, de acuerdo a los planes y presupuestos. CONTINUO Inspeccin contina de las actividades en la ejecucin de operaciones financieras y administrativas. POSTERIOR actividades institucionales

Se

aplica

las

con

posterioridad a su ejecucin. Estar a responsabilidad de la Unidad de Auditora o a un auditor externo.

LIBRO AUTNTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Pg. 5

199

ELEMENTO BSICOS DE CONTROL

Un plan de Organizacin. Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro. Prcticas sanas. Asignacin de personal Idneo. Una unidad de auditora interna.

Los pronunciamientos sobre las normas de auditora contenidas en el SAS 55 resumen estos elementos en tres, los cuales estn conformando la estructura del Control Interno y son:

Ambiente de Control. Sistema de Contabilidad Sistema de informacin contable Procedimientos de Control. Monitoreo.

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO

1. AMBIENTE DE CONTROL

Crea el tono de la organizacin al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los siguientes Integridad y valores ticos. Compromiso con la Competencia. Consejo de Administracin o Comit de Auditoria Filosofa y Estilo Operativo de los Ejecutivos Estructura Organizacional Asignacin de la Autoridad y Responsabilidades. Polticas y Prcticas de Recursos Humanos.

Integridad y Valores ticos La eficacia del control interno depende directamente de la comunicacin e imposicin de integridad y valores ticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y ticas que desalienten la realizacin de actos deshonestos, inmorales o integrales. No sern eficaces si no se comunican a travs de los medios apropiados: polticas oficiales, cdigos de conducta y ejemplo. Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para
200

cumplir metas irrealistas de desempeo. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensacin de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentacin de cometer actos inmorales cuando los controles son inadecuados o ineficaces: falta de divisin de obligaciones o un consejo de administracin que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apndice A se incluyen ejemplos de programas y controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apndice SAS N. 99 9AU 316): Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit. Compromiso con la Competencia Los empleados debern dominar las tcnicas y los conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quiz no las realicen en forma satisfactoria. Esto es especialmente importante cuando participan en la aplicacin de los controles. En teora, los ejecutivos deberan contratar personal con la escolaridad y la experiencia adecuadas, dndoles despus una supervisin y capacitacin apropiadas. Consejo de Administracin o Comit de Auditoria El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administracin o el concejo de auditora. He aqu los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difciles y resolverlas, interaccin con los auditores internos y externos. En las auditorias a las empresas registradas en la Securities and Change Comisin, la Sarbanes-Oxley Act del 2002 exige que el comit de auditora se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del despacho contable (entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda haber con la gerencia). Como se sealo en el captulo 6. El comit de auditora del consejo de administracin habr de integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni empleados ni que tampoco tengan otras relaciones que merme su independencia. As podr supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros de la organizacin en impedir que los ejecutivos burlen los controles y controlen fraude. Filosofa y Estilo Operativo de los Ejecutivos La filosofa de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la aceptacin de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas. Quizs estn dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofas y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiabilidad global de los estados financieros. La filosofa de los directivos y su estilo operativo tambin se reflejan en la forma de administrar la organizacin. En una organizacin informal los controles se
201

implementan a veces a travs del contacto personal entre empleados y ellos. Una organizacin ms formal establecer polticas escritas, informes de desempeo e informes de excepcin para controlar sus actividades. Estructura Organizacional Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de decisiones y la divisin apropiada de actividades entre los departamentos. Cuando las decisiones estn descentralizadas y dominadas por un individuo, sus capacidades y su carcter moral son extremadamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo descentralizado los procedimientos para vigilar este proceso entre muchos gerentes cobran la misma importancia. La estructura organizacional debera dividir las responsabilidades de: 1. Autorizar las transacciones. 2. Llevar registro de ellos 3. Custodiar los activos Adems, en la medida de lo posible, la ejecucin de la transaccin debera separarse del resto de las responsabilidades. La eficacia de la estructura suele obtenerse contando los jefes que sean evaluados atendiendo al desempeo de su departamento. Los gerentes de los principales departamentos deberan tener igual rango y reportar directamente al presidente o al vicepresidente ejecutivo. Esta estructura se estructura en el organigrama parcial de la figura 7.1. por ejemplo, si el controlador es un subordinado de lnea del gerente de produccin, la independencia del departamento de contabilidad se vera seriamente afectada. Responsabilidades de los Departamentos de Finanzas y de Contabilidad Estos departamentos intervienen muy directamente en los asuntos financieros de la compaa. La divisin de responsabilidades entre los dos ilustra la separacin de la funcin contable respecto a las operaciones y tambin respecto a la custodia de activos. Bajo la direccin del tesorero el departamento de finanzas se encarga de las operaciones financieras y de la custodia de los valores realizables. Entre sus actividades figuran las siguientes: Planear las necesidades futuras de efectivo Establecer polticas de crdito para los clientes Atender las necesidades financieras a corto y a largo plazo

Adems, custodia las cuentas bancarias y otros valores realizables, invierte el efectivo ocioso, maneja los ingresos de efectivo y realiza desembolsos en efectivo. En una palabra, es este departamento el que lleva a cabo las actividades financieras. Bajo la autoridad del contralor, el departamento de contabilidad realiza estas funciones, a ms de disear e implementar el control interno. Respecto a la actividad financiera, registra las transacciones pero sin que maneje los activos. Los registros
202

contables establecen la contabilidad de los activos y proporcionan la informacin necesaria para los informes financieros, las declaraciones de impuestos y las decisiones operativas ordinarias. Respecto al control interno conserva los registros independientes con los cuales compara las cantidades de activos y los resultados de las operaciones concilian los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve. A menudo esta funcin de conciliacin la efecta el grupo de control de operaciones u otro subdepartamentos de contabilidad. Muchos de los subdepartamentos que forman parte del de contabilidad se incluyen en la figura 7.1. Es importante que sean relativamente independientes uno de otro. Por ejemplo, El grupo de control de operaciones concilia los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve. Asignacin de Autoridad y de Responsabilidades El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, as como las normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organizacin. Tambin se establecen polticas que describen las prcticas correctas de negocios, los conocimientos y la experiencia del personal clave, as como el uso de los recursos. Polticas y Procedimientos de Recursos Humanos En ltimo trmino, las caractersticas del personal influyen en la eficacia del control interno. As pues, las polticas y prcticas de contratacin, la orientacin, la capacitacin, la evaluacin, el asesoramiento, la promocin y compensacin de los empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control. Un ejemplo: los criterios para contratar a los candidatos ms calificados con hincapi en la escolaridad, la experiencia y la evidencia de integridad y de conducta tica. Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes financieros fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para cumplir metas irrealistas de desempeo. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensacin de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentacin de cometer actos inmorales cuando son inadecuados o ineficaces: falta de divisin de obligaciones o un concejo de administracin que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apndice A se incluyen ejemplos de programas y de controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apndice SAS N. 99 (AU 316): Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit. Pliza de Seguridad de Fidelidad Una administracin eficiente de los recursos humanos no es una garanta contra las prdidas causadas por empleados deshonestos. Con frecuencia los que gozan de
203

mayor confianza son quienes maquinan los desfalcos. Es tanta la confianza en ellos que tiene acceso al efectivo, a los valores y a los registros; estn, pues, en excelente posicin para desfalcar a la compaa. En general, las organizaciones compran plizas de seguro de fidelidad para cubrir el manejo de efectivo u otros activos negociables por parte de su personal. Son un tipo de seguro en que la empresa de finanzas se compromete a reembolsar dentro de ciertos lmites las perdidas atribuibles a robo o desfalco. Las compaas con pocos empleados con riesgo obtienen plizas individuales; las grandes prefieren comparar una pliza que cubra a varios empleados. Antes de emitir sus plizas, las aseguradoras investigan exhaustivamente el historial de los empleados en cuestin. Este servicio brinda mayor proteccin pues impide emplear individuos con historial dudoso en posiciones de confianza. Las aseguradoras tienden mucho ms a enjuiciar vigorosamente los casos de fraude que las empresas; el conocimiento generalizado de este hecho es otro disuasor de la deshonestidad de los empleados asegurados. FIGURA 7.1 ORGANIGRAMA PARCIAL
Accionistas Consejo de Administracin Presidente o Vicepresidente Ejecutivo Accionistas Director Ejecutivo Comit de Auditoria

Auditora Interna

Director de Ventas

Tesorero o Director de Finanzas

Director de Sistemas de Informacin

Contralor

Gerente de Produccin

2. PROCESO DE EVALUACIN DE RIESGO La evaluacin del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organizacin y el resultado de ello. Como se sealo en el captulo 6, estos ltimos incluyen lo que amenaza la consecucin de los objetivos. La evaluacin del riesgo se parece a la del riesgo de auditora, como se explico en los captulos 5 y 6. Sin embargo, tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en areas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlas.
204

A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con los objetivos de obtener informes financieros confiables; los peligros al preparar los estados financieros conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podran indicar un mayor riesgo para el cliente en este aspecto: Cambios en el ambiente regulatorio u operativo de la organizacin Cambios de personal Sistemas de informacin nuevos o modernizados Crecimiento rpido de la organizacin Cambios de la tecnologa que afectan los procesos de produccin o los sistemas de informacin Nuevos modelos de negocios, productos o actividades Reestructuraciones corporativas Expansin o adquisicin de empresas extranjeras Adopcin de nuevos principios contables o cambios en los principios de contabilidad.

3. EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Se necesita informacin en todos los niveles para ayudar a los objetivos a alcanzar los objetivos de la organizacin. A los auditores les interesa principalmente el sistema de informacin contable y la manera en que las responsabilidades del control interno sobre los informes financieros se comunican en ella. El sistema de informacin contable se compone de los mtodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y mantener las responsabilidades del activo, pasivo y del patrimonio conexo. As pues, un sistema debera: 1. Identificar y registrar todas las transacciones validas. 2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros. 3. Medir el valor de las transacciones de modo que puedan anotarse su valor monetario en los estados financieros. 4. Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el periodo contable correspondiente. 5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los estados financieros. Adems del sistema ordinario de diarios, de mayores y otros medios de llevar los registros, el sistema de informacin contable deber incluir un catalogo de cuentas y un manual de las polticas y de los procedimientos para comunicarlas ms fcilmente al personal. El catalogo de cuentas es una lista clasificada de todas las que se utilizan, junto con una descripcin detallada de su contenido y su propsito. En el manual de polticas y procedimientos contables se describen claramente los mtodos para tratar las transacciones. Juntos, el resumen y el manual debern dar directrices bien definidas que permitan manejar las transacciones de modo adecuado y uniforme. Una buena comunicacin consiste en explicar a los empleaos sus funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de
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comunicacin abierta son indispensables para que el sistema de informacin funcione bien. El personal encargado de procesarla debera saber cmo sus actividades estn ligadas al trabajo de otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros asuntos inusuales al nivel apropiado de la gerencia. 4. ACTIVIDADES DE CONTROL Son polticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organizacin. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a los estados financieros. Evaluaciones del desempeo Controles de procesamiento de la informacin Divisin de obligaciones

Evaluaciones del Desempeo Estos controles consisten en revisar el desempeo real comparado con los presupuestos, los pronsticos y el desempeo de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre s; en hacer evaluaciones globales del desempeo. Estas ltimas ofrecen a los ejecutivos una indicacin global de si el personal en varios niveles est cumpliendo bien los objetivos de la organizacin. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeo inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas. Controles de Procesamiento de Informacin Se efectan diversas actividades de control para comprobar la veracidad, integridad y autorizacin de las transacciones. Las dos categoras generales de controles del procesamiento de informacin incluyen actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se encuentran las que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de actividades. Para entender su naturaleza consideramos los controles de la nomina que ayudan a cerciorarse de que: 1. Solo se procesen las operaciones autorizadas 2. Se procesen en forma ntegra y correcta. Se trata de actividades que no solo afectan a la confiabilidad del procesamiento de la nomina. En el captulo 8 se ofrece una descripcin completa de las actividades de control general y de aplicacin en un entorno de computadoras. Un aspecto importante de los controles del procesamiento de informacin se refiere a la autorizacin legtima de todos los tipos de transacciones. La autorizacin puede ser general o especifica. La autorizacin general ocurre cuando la alta direccin establece criterios para aceptar cierta clase de
206

transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las polticas de crdito para nuevos clientes. El departamento de crdito autoriza las operaciones con clientes que cumplan con esos criterios. La autorizacin especfica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta direccin podra estudiar individualmente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad, digamos a $1000. Otro control del procesamiento de informacin es un sistema de formularios y documentos bien diseados. Pongamos por ejemplo el procesamiento de una operacin de ventas a crdito, el departamento de contabilidad recibe copias de los documentos internos preparados por los departamentos de ventas, de crdito y de embarque para registrarla debidamente. Los documentos informan al departamento de contabilidad que la venta fue autorizada y aprobada y que los productos se enviaron al cliente. Un control muy comn consiste en utilizar nmeros seriales en los documentos. Esos nmeros permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De este modo se controlan los cheques, los boletos, las facturas de ventas, las rdenes de compra, los certificados de acciones y muchos otros documentos de negocios. En algunos casos en os cheques por ejemplo, se debe indicar la secuencia usada en una inspeccin semanal o mensual de los documentos en otros casos, como sucede con los boletos de admisin numerados serialmente, puede lograrse el control indicando el ultimo numero que se emita cada da; as se calcula el valor total de los boletos que se emitieron durante el da. En los sistemas computarizados de contabilidad la computadora asigna nmero a las transacciones y documentos. Controles Fsicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad fsica respecto a los registros y control de activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos prenumerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, adems de restringir el acceso a los programas de computacin y a los archivos de datos. Solo las personas autorizadas debern tener acceso a los archivos valiosos de la compaa y el acceso fsico directo puede controlarse mediante cajas de seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Hay que evitar el acceso indirecto no autorizado a los activos, que generalmente se los van falsificando los registros financieros. Para ello, los registros financieros se guardan bajo estrictas medidas de seguridad, segn dijimos con anterioridad. Se comprobara peridicamente los registros contables y los activos fijos a la mano de investigacin de la causa de posibles discrepancias revelaran una debilidad de los procedimientos con que se protegen los activos o en el mantenimiento de la contabilidad y los registros conectados. Sin esas comparaciones puedan pasar inadvertidos el desperdicio, la prdida o robo de activos o relacionados.
207

En la figura 7.2 se muestra grficamente el uso de un registro mantenido independientemente para establecer la responsabilidad de los activos. No es indispensable que las tres partes del diagrama (A.B.C.) sean empleados de la compaa; uno o ms pueden ser externos o un aparato electrnico. Por ejemplo, si A es un banco con la custodia del efectivo en depsito, B serian los empleados encargados de conservar los registros de los ingresos en efectivo y de los desembolsos y C podra ser un programa de computacin que efecta las conciliaciones bancarias peridicas. O bien, si A es el encargado de ventas que guarda los ingresos de efectivo, B podra ser un cajero con una cinta de cierre automtico y C podra ser el supervisor departamental. Sin importar las partes de su naturaleza en cuestin, el principio permanece inalterado: los registros contables han de conservarse independientemente de la custodia de los activos relacionados y compararse a intervalos razonables con las cantidades a la vista. FIGURA 7.2 ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS ACTIVOS

Tiene

Conserva

Custodia de los -----------------Activos

-------------------

Registro Independiente

Conciliacin a intervalos razonables de los Activos que tiene A con los registros que conserva B

Divisin de Obligaciones Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningn departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transaccin de principio a fin. Ya hablamos de la divisin de responsabilidades entre departamentos. De modo anlogo, ninguna persona debera realizar ms de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Adems, en la medida de lo posible, los que efectan la transaccin han de estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningn individuo
208

tenga obligaciones incompatibles que le permitan cometer y ocultar errores o fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas. Una operacin de ventas a crdito nos servir para ilustrar la autorizacin apropiada y la divisin de obligaciones. Los altos directivos suelen autorizar la venta de mercanca con ciertas condiciones de crdito a los clientes que cumplan con ciertos requisitos. El departamento de crdito las aprueba determinando antes que la concesin de crdito y las condiciones de la venta se ajusten a las polticas de la compaa. Una vez aprobada la venta, para ejecutar la operacin el departamento de embarques recibe la custodia de la mercanca procedente del departamento de inventario y la enva al cliente. El departamento de contabilidad usa las copias de la documentacin originada en los departamentos, de crditos y embarques para registrar la operacin y facturar. Gracias a esta divisin de obligaciones, ningn departamento o individuo puede iniciar o ejecutar una transaccin no autorizada. 5. MONITOREO DE CONTROLES

Este ltimo componente de control interno, es un proceso consistente en evaluar su cantidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se prevea o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisin y administracin como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectuaran en forma no sistemtica; por ejemplo, mediante auditorias peridicas por parte de los auditores internos. La funcin de la Auditora interna Esta funcin es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalan el control interno, as como la eficiencia con que varias unidades de la organizacin estn desempeando sus funciones; despus comunican los resultados y los hallazgos a la alta direccin. Como representantes de ella, les interesa determinar si las sucursales o departamentos conocen bien su misin; si cuentan con suficiente personal; si mantienen los registros en forma adecuada; si cuentan con buenas medidas idneas, inventarios y otros activos; si cooperan armoniosamente con otros departamentos. Adems, muchos departamentos de auditora interna realizan actividades de consultora interna. Ms adelante en el captulo se explica cmo los contadores pblicos certificados se valen del trabajo de los auditores internos; esta profesin se describe de modo pormenorizado en el captulo 20. MOMENTO DE EVALUAR EL CONTROL INTERNO. La evaluacin el Control Interno se efectuar al iniciar la preparacin de la auditora a efecto de determinar la extensin de las pruebas detalladas a aplicarse y ser continua durante el desarrollo de la auditora. La evaluacin al inicio tiene primordial importancia, por que normalmente sirve para elaborar el Plan especifico de Trabajo. Los auditores obtienen informacin de las medidas de control interno incorporadas en los sistemas administrativos y financieros a fin de facilitar su evaluacin.
209

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES El auditor como parte de la evaluacin del control interno deber efectuar el seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones iniciar en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen se analizar las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo sern las entrevistas con la mxima autoridad y cono los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se obtendr evidencia documentada sobre su cumplimiento, sealando aquellas cumplidas y las no aplicadas y se establecer las responsabilidades pertinentes. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Los aspectos especficos a tomarse en cuenta en la evaluacin de los controles administrativos entre otros, son los siguientes:

Falta de control apropiado en las actividades Irresponsabilidad en el cumplimiento de actividades asignadas Duplicidad de funciones Personal no idneo Uso ineficaz de los empleados o del los recursos fsicos Atraso en el trabajo Ausencia de procedimientos escritos

Al evaluar los controles administrativos, hay que enfatizar que nuestro enfoque incluye la forma en que los funcionarios estn observando las polticas prescritas y si los procedimientos establecidos son eficaces y si se los cumple en forma eficiente y econmica. En la organizacin se ejerce el control a travs de la supervisin de las actividades, pero tambin es efectivo el control por medio de la utilizacin de informes y revisiones internas, por lo que al evaluar el control interno, se tomar en cuenta su naturaleza y efectividad de estos. Finalmente la evaluacin de los controles administrativos, por lo general incluye un anabiosis estadstico, estudio de tiempos y movimientos, de programas de adiestramiento personal, de los controles de calidad y de los informes de la actuacin de los recursos humanos. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO La evaluacin del control interno financiero es el conjunto de impresiones de las diversas actividades que obtiene el auditor, esta evaluacin en muchas ocasiones estar sujeta al buen juicio que tiene el auditor a base de su experiencia.
210

El control interno financiero descansa sobre la confiabilidad en el control contable. El objetivo principal de la evaluacin del control interno financiero es obtener un conocimiento general de los sistemas, procedimientos y prcticas utilizadas para las operaciones financieras. La mejor forma de obtener esta informacin es por medio del seguimiento de las transacciones financieras, conjuntamente con la documentacin utilizada. Por medio de las auditorias a los registros contables y transacciones financieras, informes y procedimientos relacionados, podemos probar la efectividad de los mtodos de la entidad al ejercer un control financiero sobre sus operaciones. La auditoria esta interesada en examinar el control de la entidad sobre sus gastos, ingresos y sus activos, as como en la propiedad de la prestacin de los estados financieros. En este examen a este sector se debe revisar el Manual de Contabilidad vigente, relacionndole con el Manual general de Contabilidad Gubernamental, as mismo se verificara el plan de cunetas vigente, en ambos casos se anotara si se esta aplicando o si existen diferencias, en definitiva, si los documentos y los registros son adecuados para los propsitos que se persiguen. MTODOS PARA EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS Al evaluar loa estructura del control interno, los auditores gubernamentales lo podrn hacer a travs de cuestionarios, Flujogramas y cuestionarios narrativos, segn las circunstancias, o bien aplicar una combinacin de los mismos, con una forma de documentar y evidenciar la labor.

MTODOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA

CDULAS NARRATIVAS

Conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de operaciones

Representacin grfica de la secuencia y movimiento de las operaciones

Descripcin detallada de las operaciones o procedimientos importantes a evaluar.

Por medio de entrevistas y observaciones

A continuacin se explica el funcionamiento de cada uno de estos mtodos

211

CUESTIONARIOS DEL CONTROL INTERNO Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de los Principios Bsicos de Control Interno contenidos en las normas de control interno y otra normatividad emitida por la Contralora General del Estado. Con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el cumplimiento de los controles implementados en cada rea, rubro o cuenta bajo examen, el auditor aplicara los cuestionarios de control interno a los funcionarios y empleados responsables y posteriormente confirmara a travs de las pruebas de cumplimiento. ESTRUCTURA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1. Encabezamiento que contendr: nombre de la entidad, el nombre de rubro o cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la reevaluacin. 2. El numero de orden de la pregunta 3. Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evala. 4. Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI, NO. 5. Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignar la ejecucin de las pruebas de cumplimiento. 6 Valoracin de las respuestas , las misma que consta de dos columnas: Ponderacin y calificacin 7. Pruebas de cumplimiento El auditor puede aadir preguntas adicionales de acuerdo con las caractersticas determinadas en la entidad, ajustadas a sus disposiciones legales especficas. Cuando una pregunta no parezca tener relacin con el rubro que se esta revisando, se deber reconsiderarla orientndola a lo que se pretenda saber, y se volver a preguntar. Las preguntas sern redactadas en tal forma que las respuestas afirmativas determinen la existencia de controles y una negativa la inexistencia de los mismos. Para facilitar la aplicacin del cuestionario, debe estar dividido en varias secciones, lo que permitir que en base a las respuestas obtenidas se pueda conocer los controles implementados o no. Las respuestas negativas no necesariamente determinan la existencia de una debilidad ya que pueden existir procedimientos alternos que brinde un control satisfactorio a la entidad. En el caso que no existan controles compensatorios, determinados por el auditor, se la considerar como una deficiencia de control, la misma que ser anotada en el registro de Deficiencias de Control (RDC). La finalidad del Registro de Deficiencias de control es que al momento de determinar la naturaleza, alcance y momento de realizar las pruebas sustantivas, se tengan presentes las deficiencias del control identificadas.
212

Si los resultados de las pruebas de funcionamiento o de cumplimiento indican la existencia de alguna deficiencia de control interno, el auditor deber modificar o profundizar estas pruebas. A la inversa cuando hay adecuados controles, el auditor deber elevar las pruebas de cumplimiento con el objeto de de asegurar la eficiencia de los controles. La elaboracin y aplicacin de los cuestionarios de control interno y la evaluacin de las respuestas ser realizada por el auditor supervisor y jefe del equipo y por excepcin podrn hacerlo auditores experimentados. RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Las respuestas que se obtengan a travs de las preguntas del cuestionario de control interno sern valoradas de la siguiente manera: Identificando el grado de funcionamiento de l control bsico, el auditor ponderar. De acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los rubros, rea o cuenta bajo examen, asignndole una equivalencia numrica de 1, 2 o 3, en la casilla destinada a Ponderacin (POND); por ejemplo, para evaluar la cuenta Activos Fijos, el auditor considerar entre el listado de preguntas que controles bsicos son los mas importantes para esta cuenta. Tratndose de activos fijos el auditor puede considerar que los controles mas importantes son los relativos a autorizacin y custodia, por los tanto la ponderacin que se asigne a las preguntas encaminadas a descubrir estos controles tendrn una mayor ponderacin que las preguntas orientadas a determinar la existencia de otros controles relativos a registro y revisin. Tomando como base la ponderacin asignada a cada una de las preguntas, el auditor calificar el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas, y luego y luego la aplicacin de las pruebas de cumplimiento respectivas. Para concluir la evaluacin de control interno el auditor proceder a totalizar las columnas de ponderacin y calificacin, y llegar a obtener dos cantidades. Estas cantidades transformadas en trminos porcentuales, le permitirn al auditor determinar la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo. Los procedimientos correspondientes para llegar a estos resultados. MTODO DE DIAGRAMAS DE FLUJO Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronolgico que se produce en cada operacin. En la elaboracin de diagramas de flujo, es importante establecer los cdigos de las distintas figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cmo prepararlos y qu simbologa utilizar. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una lnea prefijada de simbologa, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cul es la simbologa que se utiliz y de qu manera se encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.
213

Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja gua de simbologa. En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma global, identificando nicamente documentos fuente emisores, tareas especialmente realizadas y distribucin entre las distintas secciones que interesan y que forman parte de la operacin que se est narrando. Esto significa que no es tan importante identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseando el sistema, puesto que nicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento en forma general de cmo se realiza ese proceso especfico. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMA Para evaluar el Control Interno utilizando la tcnica de flujogramas, es necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta tcnica y deber observar los siguientes pasos: 1. El levantamiento de la informacin se efectuar a travs de las entrevistas con los funcionarios que intervienen en el proceso o sistema, con la descripcin detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminacin del trmite, incluir la informacin que se registra en los formularios y libros contables. A base de la informacin que se dispone del sistema, se efectuar el diseo del flujograma de la situacin encontrada. Con el flujograma proceder a comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estn debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama est de acuerdo con el funcionamiento real. Se comprobar el flujograma actual con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias 5

2. 3.

4.

El diagrama de Flujo proporciona al Auditor una imagen clara del Sistema, describe objetivamente la estructura orgnica de las reas relacionadas con la Auditoria, as como los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades. Para la utilizacin de este mtodo, el Auditor requiere entrenamiento; para su preparacin debe seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Determinar la Simbologa Disear el Flujo grama Explicar cada proceso junto en hojas adicionales MTODO DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican la secuencia de cada operacin, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripcin simple, sin utilizacin de grficos.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditora Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pg. 129

214

Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripcin vertida. Este mtodo de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los lmites de autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan. Las preguntas se formarn en los siguientes trminos: Qu informes se producen? Quin los prepara? A base de qu registros se preparan los informes? Con qu frecuencia se preparan estos informes? Qu utilidad se da a los informes preparados? Qu tipo de controles se han implantado? Quin realiza funciones de control? Con qu frecuencia se llevan a cabo los controles? Las preguntas deben plantearse en una secuencia lgica, de manera que el auditor se documente de los controles de una manera organizada. El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes ms que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos. 6 CUESTIONARIOS ESPECIALES Los cuestionarios especiales, tambin llamados cuestionarios de Control Interno son otra tcnica para la documentacin, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de anlisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados. Estos cuestionarios consisten en la presentacin de determinadas preguntas estndar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los Estados Financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus respuestas, obtenidas a travs de indagacin con el personal del ente o con la documentacin de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realizacin de las tareas de auditora.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditora Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pg. 136.

215

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RUBRO: Bancos PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20XX N 1 PREGUNTAS Las cuentas se apertura a nombre de la entidad. 2 Se realizan conciliaciones bancarias X 3 0 X 3 3 RESP. SI NO PT CT OBSERVACIONES

mensuales

Se libran los cheques contra las cuentas corrientes, registradas. con firmas conjuntas y

Los documentos fuente que respaldan los egresos se les pone el sello de cancelado para evitar pagos duplicados.

Algunos casos

Los ingresos de las recaudaciones son sustentadas con los respectivos X 3 3

comprobantes de ingreso.

Los comprobantes de ingreso y egreso que respaldan los movimientos de

Algunos casos

bancos, son prenumerados. 7 Las personas responsables de X 3 0 No estn caucionados

autorizacin, registro y custodia de fondos estn caucionados

TOTAL:

21

13

FECHA:13 de Noviembre 20XX

216

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL EVALUACIN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PT= Ponderacin Total CT= Calificacin Total CP= Calificacin Porcentual

CP= CT X 100 PT CP= 13 X 100 21 CP= 61,90 %

ALTO

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL MODERADO BAJO 61,90%

15 50% BAJO

51 75% MODERADO NIVEL DE CONFIANZA

76 93% ALTO

CONCLUSIN: Luego de haber realizado el anlisis del componente Bancos, se pudo evidenciar que el nivel de confianza es Moderado, debido a que los controles se realizan en un 61.90% por lo que amerita que se apliquen las pruebas de cumplimiento.

ELABORADO POR: A.C.J.V.

SUPERVISADO POR: T.V.A

FECHA: 13 de Noviembre 20XX

217

4.2.2

Planificacin Especfica

4.2.1.4 Generalidades En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditora. Se fundamenta en la informacin obtenida durante la planificacin preliminar. La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditora y seleccionar los procedimientos de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin, mediante los programas respectivos. En la planificacin preliminar se evala a la entidad, como un todo. En cambio, en la planificacin especfica se trabaja con cada componente en particular. Uno de los factores claves del enfoque moderno de auditora, adems de los mencionados en la planificacin preliminar, est en concentrar los esfuerzos de auditora en las reas de mayor riesgo y en particular en las denominadas afirmaciones (aseveraciones o representaciones) que es donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentar la opinin de los estados financieros. La aplicacin de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control es el mtodo empleado para obtener la informacin complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar una auditora. Las tcnicas de mayor aplicacin son la entrevista, la observacin, la revisin selectiva, el rastreo de operaciones, la comparacin y el anlisis. La responsabilidad por la ejecucin de la planificacin especfica est concentrada en el supervisor y el jefe de equipo. No obstante, en el caso de exmenes complejos que requieran la evaluacin de muchos componentes en paralelo, es recomendable la participacin de los miembros del equipo, en determinados casos, de especialistas en disciplinas especficas. 4.2.1.5 Elementos La utilizacin del programa general de auditora para la planificacin especfica constituye una gua que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el control interno de la entidad o rea examinada y obtener los productos establecidos para esta fase del proceso. El programa de auditora para la planificacin especfica incluye los siguientes elementos generales:
218

Consideracin del objetivo general de la auditora y el reporte de planificacin preliminar;

Recopilacin de informacin adicional por instrucciones de la planificacin preliminar; Evaluacin de control interno; Calificacin del riesgo de auditora; Enfoque de la auditora y seleccin de la naturaleza y extensin de los procedimientos de auditora.

4.2.1.6 Productos de la planificacin especfica La planificacin especfica acumulada la informacin obtenida en la planificacin preliminar y emite varios elementos intermedios, fundamentales para la eficiente y efectiva ejecucin de la auditora. Los productos bsicos elaborados al concluir la planificacin especfica son: 1. Para uso del equipo de auditora. a) Enfoque de la planificacin especfica. Ser aprobado por Director de la unidad de auditora y contendr los siguientes puntos: Referencia de la planificacin preliminar. Objetivos especficos para reas o componentes. Resumen de los resultados de la evaluacin de control interno. Matriz de evaluacin y calificacin del riesgo de auditora. Plan de muestreo de la auditora. Programas detallados de la auditora. Recursos humanos necesarios. Distribucin de trabajo y tiempos estimados para concluir auditora. Recursos financieros. Productos a obtenerse.

219

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORA

COMPONENTES Y AFIRMACIONES DISPONIBLE Veracidad

RIESGOS Y SU FUNDAMENTO

CONTROLES CLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de cumplimiento

RI: ALTO RC: ALTO - Las transacciones son numerosas al cierre del ejercicio. - Ingresos y egresos representativos. - No existen arqueos a los fondos RI: ALTO RC: ALTO - No existen mayores auxiliares para cada cuenta de mayor, por lo que desconoce el saldo contable de las cuentas de la entidad. - No se han efectuado Conciliaciones bancarias - No se elabora libro de bancos. y RI: BAJO RC: BAJO - El componente no problemas. tiene mayores

Transferencias se controlan por el sistema de red bancaria.

Verificar los desembolsos con procedimientos de la red Bancaria

Contabilizado y acumulado

Contadora asientos realizados general.

verifica los contables en el diario

Verificar que el contador apruebe el registro contable

Clculo Valuacin

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORA

ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de cumplimiento

COMPONENTES Y AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU FUNDAMENTO

CONTROLES CLAVES

EXIGIBLE Veracidad

RI: ALTO RC: ALTO - Monto de transacciones alto ocasionado por giro de cheques a favor del MBS que son anulados. - Saldos significativos con antigedad de ms de 5 aos. No se han realizado gestiones para recaudar. RI: ALTO RC: MODERADO - No concilian los registros auxiliares con la cuenta del mayor. - Se mantiene saldos por anticipos contractuales sin liquidar, por viticos, fondos entregados para proyectos y bienes perdidos.

No se ha evidenciado controles clave.

Conciliacin de auxiliares con cuenta del mayor

Contabilizado y acumulado

Clculo y valuado RI: BAJO RC. BAJO - El componente no tiene mayores problemas

220

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORA

COMPONENTES Y AFIRMACIONES RIESGOS Y SU FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de cumplimiento

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS Veracidad

RI: ALTO RC: ALTO - Alto nmero de garantas recibidas por concepto de cumplimiento de contratos y convenios. - No se efecta constataciones fsicas peridicas. - No existen seguridades fsicas apropiadas. - Existen garantas caducadas.

No se ha evidenciado controles clave.

Contabilizado y acumulado

RI: ALTO RC: ALTO - No se efecta conciliacin entre informacin de Tesorera con registros contables. - Tesorera no dispone de registros de control para las garantas.

- Verificar que los servidores responsables se encuentren caucionados. - Verificar que las garantas han sido solicitadas oportunamente renovacin. - Verificar que las garantas han sido exigidas y devueltas a los giradores en los casos necesarios.

Clculo Valuacin

RI: BAJO RC: ALTO El componente no tiene mayores problemas

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORA

COMPONENTES Y AFIRMACIONES FONDOS DE TERCEROS, CUENTAS POR PAGAR Y PROVISIONES POR PAGAR. Veracidad RIESGOS Y SU FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de cumplimiento

R.I.: BAJO R.C.: BAJO - Nmero de transacciones bajo, a excepcin del mes de diciembre de cada ao debido a registro de gastos que son cancelados a inicios del prximo ao.

El registro de tarjetas - Verificar el proceso auxiliares por acreedor. para reconocer y registrar la obligacin del pago - Verificar los procedimientos validacin del Departamento de Recursos Humanos que garanticen el cumplimiento de las jornadas laborales y la inclusin de novedades en los roles mensuales

Contabilizado acumulado

RI:BAJO RC:BAJO - El componente no tiene mayores problemas

Clculo Valuacin GASTOS Veracidad

RI:BAJO RC: BAJO

R.I.:ALTO RC: MODERADO - Egresos por remuneraciones, servicios y transferencias significativos - Nmero de servidores elevado a nivel nacional, sujeto a varios regmenes laborales. - Determinados comprobantes de pago no cuentan con la documentacin sustentatoria - El rol de pagos se elabora en el centro de cmputo de la planta central en un sistema independiente, en el que se efecta actualizaciones y que segn informacin de la entidad provoca fallas de forma constante; estos clculos no son supervisados por la Contadora o el Director Financiero.

- Verificar la firma de de los beneficiarios de los pagos en los roles Control previo en contabilidad, determina correspondientes. que exista documentacin - Verificar el suficiente y competente. cumplimiento de los niveles de autorizacin de gastos - Verificar si los beneficiarios ranchos, han presentado informes y los han documentado de forma apropiada

221

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORA

COMPONENTES Y AFIRMACIONES RIESGOS Y SU FUNDAMENTO CONTROLES CLAVES ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de cumplimiento

GASTOS Contabilizado acumulado y RI: BAJO RC: BAJO - Se cuenta con tarjetas auxiliares de presupuesto por cada entidad a la que se hace las asignaciones.

Clculo y valuacin

RI: BAJO RC: BAJO - El componente no tiene mayores problemas

b) Papeles de trabajo de la planificacin especfica. 2. Para uso de la entidad auditada.

Informes sobre la evaluacin del control interno, a emitirse durante la ejecucin de la auditora, firmando por el Director de Auditora.

DESARROLLO DE LA PLANIFICACIN ESPECFICA La planificacin especfica se ejecutar mediante la aplicacin del programa general de auditoria que contendr: propsito, muestras a examinar procedimientos de auditoria relacionados con la evaluacin de control interno y los componentes identificados en el reporte de planificacin preliminar.

APENDICE B: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN ESPECFICA PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION ESPECFICA

No. A.

PROCEDIMIENTOS Consideracin del objetivo general de la auditora y del reporte de planificacin preliminar. Revise la estrategia de auditora definida en la planificacin preliminar y comprela con el objetivo general de la auditora, determinando su coherencia. Confirme la estrategia a utilizar en la ejecucin de la auditora y divlguela entre los miembros del equipo.

Referencia

Hecho por

A1.

A2.
222

No. A3.

PROCEDIMIENTOS Determine los principales componentes a ser evaluados durante la planificacin especfica de la auditora Recopilar la informacin solicitada en la fase anterior Obtenga la informacin adicional solicitada al ejecutar la planificacin preliminar, de los funcionarios y de las unidades responsables, si es del caso, respecto a: La entidad, las unidades operativas relacionadas y otras instituciones; Las principales instalaciones; actividades, operaciones e

Referencia

Hecho por

B1.

B1.a

B1.b

B1.c

Las principales polticas y prcticas operativas, administrativas y financiera; La comprensin global de los sistemas de informacin computarizados utilizados. Revise en forma selectiva la informacin obtenida y ordnela en los expedientes respectivos. Evaluacin del control interno Conocimiento y comprensin de los componentes del control interno. Determinar las principales unidades operativas Resuma la estructura organizativa de las principales unidades operativas relacionadas con el manejo de la entidad y sus objetivos bsicos. Considere los siguientes factores para ubicar las principales unidades operativas. Unidades importantes de relacionadas con sus objetivos. la entidad

B1.d

B2

C C1

C1.1 C1.1a

C1.1b

Si las principales unidades se identifican por la funcin que realizan. Importancia de las relaciones instituciones pblicas. con otras
223

No.

PROCEDIMIENTOS Unidades relevantes ubicadas en geogrficas distintas del ente central. Niveles de descentralizacin descentralizacin reas

Referencia

Hecho por

C1.2a

Riesgos inherentes y ambiente de control Analice los riesgos inherentes existentes en relacin con el ambiente de control de las principales actividades

C1.2b

Documente la evaluacin del riesgo inherente fundamentado en los siguientes criterios: Naturaleza individual de la actividad relevante. Estado actual de los problemas identificados en auditoras e informes financieros. Si los hechos recientes demuestran mayor riesgo en un programa especfico o la situacin es generalizada en varios programas o unidades. Manera de anticipar o reaccionar ante los problemas. Actitud del titular de la entidad ante los problemas.

C2 C2.a C2.b

Sistemas de registro e informacin Identificar y registrar todas las transacciones vlidas. Describir oportunamente y de manera clasificada todas las transacciones y operaciones para incluirlas en los informes financieros y de gestin. Establecer perodos para el registro e informacin,. De tal forma que puedan ser analizados comparativamente. Establecer mtodos para el registro consistente de las operaciones, en cantidades, volmenes y valores. Presentar informacin apropiada sobre las transacciones realizadas, as como las revelaciones en la informacin financiera y los reportes de gestin a ser utilizados por el nivel directivo de la entidad y las unidades administrativas.

C2.c

C2.d

C2.e

224

No. C2.1

PROCEDIMIENTOS Polticas contables para el registro Resuma la informacin relevante sobre las polticas contables y administrativas para los registros utilizados formalmente.

Referencia

Hecho por

C2.1a

Considere los siguientes temas para identificar las polticas: Cambios propuestos en las polticas contables y administrativas vigentes; Probabilidad de cambios en las polticas evidenciados en auditoras anteriores; Problemas identificados en las polticas evidenciados en auditoras anteriores; Naturaleza de los cambios en las normas, procedimientos o en los pronunciamientos emitidos el ltimo ao; Existencia de polticas agresivas o conservadoras para las situaciones que permiten el uso de principios contables y administrativos alternativos.

C2.2

Conocimiento del sistema de registro 1. Indague, revise y resuma aspectos importantes que permitan una comprensin adecuada del sistema de registro utilizado para el control de las operaciones. 2. Considere los siguientes factores para conocer los sistemas de registros e informacin: Importancia de los tipos de transacciones incluidas en las operaciones sustantivas de la entidad; Manera en que se inician dichas transacciones; Documento de respaldo, registros financieros, procedimiento de los datos e informacin de las actividades sustantivas de la entidad; Proceso para registros de operaciones o transacciones importantes, desde su inicio hasta la presentacin de los informes financieros y de gestin; Proceso empleado para preparar la informacin financiera, administrativa y tcnica, principalmente las estimaciones y las revelaciones adicionales.
225

No. C2.2a

PROCEDIMIENTOS Resuma en una lista los informes preparados sobre la gestin tcnica, administrativa y financiera, sealando: a.- Nombre del documento; b.- Nmero de ejemplares elaborados; c.- Detalle de usuarios; d.- Perodo de elaboracin; e. Destino e importancia operaciones. para desarrollar las

Referencia

Hecho por

C2.3

Sistema de informacin computarizado Revise el sistema de informacin computarizado utilizado y obtenga una comprensin global del mismo. (Utilice la Gua de Auditora en Ambientes Computarizados).

C3 C3.1 C3.2

Procedimiento de control Autorizacin de las actividades, transacciones u operaciones; Segregacin o separacin de funciones para disminuir las posibilidades del poder ocultar errores e irregularidades en el curso normal de las actividades; Diseo y uso de documentos, registros e informes apropiados que promueven el control y la veracidad de las operaciones; Dispositivo de seguridad apropiados sobre el acceso y uso de bienes, registros, informes, archivos de datos, programas de cmputo e instalaciones; Arqueos e inspecciones independientes en el manejo de los recursos y en la evaluacin de las cifras registradas e informadas.

C3.3

C3.4

C3.5

C3.6

Reportes peridicos de gestin y financieros producidos por las siguientes unidades: C3.6.1 Operativas: a.- Planificacin y programacin de operaciones b.- Produccin de bienes c.- Servicios a los usuarios C3.6.2 Administrativas: a.- Administracin de recursos humanos b.- Administracin financiera c.- Administracin de bienes y servicios d.- Administracin de documentos y archivos
226

SEGUNDO MOMENTO
UNIDAD CINCO EJECUCION DE LA AUDITORIA FINANCIERA

5.1

Generalidades

Durante la planificacin especfica fueron seleccionados los componentes a ser examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al aplicar los programas especficos se obtenga la evidencia suficiente y potente para demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente examinado, de las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los resultados objeto de la auditora. La fase de ejecucin se inicia con la aplicacin de los programas especficos producidos en la fase anterior, continua con la obtencin de informacin, la verificacin de los resultados financieros, la identificacin de los hallazgos y las conclusiones por componentes importantes y la comunicacin a la administracin de la entidad para resolver los problemas y promover la eficiencia y la efectividad en sus operaciones. En esta fase se utiliza aproximadamente el 60 % del tiempo estimado para ejecutar la auditora, el que se divide en 50 % para desarrollar los hallazgos y conclusiones y el 10 % para comunicar los resultados en el proceso del examen, a los funcionarios de la entidad. En general las decisiones de planificacin se basan en: Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas. Evaluacin de los riesgos inherentes y de control. Evaluacin de los componentes de las operaciones significativas. Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendr mediante los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las observaciones.
227

En la etapa de ejecucin se pone en prctica el plan de auditora y los procedimientos planificados a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la elaboracin del informe. 5.2 Pruebas de Auditora

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditora son dos: prueba de control y pruebas sustantivas. Las pruebas de control estn orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la existencia adecuado de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento y pruebas de observacin, las primera que permiten verificar el funcionamiento de los cuales tal como se encuentran preescritos, asegurar o confirmar la comprensin sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental. Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicacin de esta clase de pruebas son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de diagnstico, observaciones, actualizacin de los sistemas y estudio, as como el seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un sistema determinado. Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa para la validez de las transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analticos, inspeccin de documentos de respaldo y de registros contables, observacin fsica y confirmaciones de saldos. La aplicacin de los procedimientos analticos determinados en la fase de planificacin especfica es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la razonabilidad de los montos de los estados financieros. Sustentndose en los resultados de la evaluacin del control interno, el auditor define, prepara y ejecuta las Pruebas de Auditora. Estas pruebas, en sntesis, corresponden a la seleccin de las tcnicas y las herramientas ms adecuadas de llevar a cabo dentro de una serie de procedimientos de auditora, a travs de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibilidades, incidencias o consecuencias que se pueden presentar en las instrucciones, por la ausencia o cumplimiento de ciertos procedimientos bsicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del rea auditada. Al efectuarse la definicin de pruebas de auditora, el profesional debe responder al menos a tres variables: Que tipo de pruebas? Cmo comprobar? Cunto probar?

En sntesis implica definir la naturaleza (que tipo de pruebas efectuar), el alcance (cuntas pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuando efectuar las pruebas) al desarrollo de los procedimientos de auditora.
228

5.2.1 Tcnicas y Prctica de Auditora Las tcnicas de auditora constituyen mtodos prcticos de investigacin y pruebas, que el auditor emplea a base de su criterio o juicio segn las circunstancias, unas son utilizadas con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la evidencia o informacin adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe. Durante la fase de planeamiento y programacin, el auditor determina las tcnicas a emplear, cuando debe hacerlo y de que manera. Las tcnicas seleccionadas para una auditora al ser aplicadas se convierten en dos procedimientos de auditora. Algunas de las tcnicas para la planificacin de las pruebas en la auditora en el sector pblico se clasifican generalmente, en base a la accin que se va a efectuar, las que pueden ser: oculares, por escrito, por revisin del contenido de documentos y por constatacin fsica. Acogiendo esta clasificacin, las tcnicas de auditora se agrupan de la siguiente manera: Tcnicas de verificacin ocular: Comparacin. Observacin. Revisin selectiva. Rastreo.

Tcnicas de verificacin verbal: Indagacin. Tcnicas de verificacin escrita: Anlisis Conciliacin Confirmacin Tcnicas de verificacin documental: Comprobacin Computacin Tcnicas de verificacin fsica: Inspeccin 5.2.1.1 Tcnicas de verificacin ocular Comparacin La comparacin es la relacin que existe entre dos o ms aspectos, para observar la similitud o diferencia entre ellos.
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La forma de comparacin ms comn, constituye la que se efecta entre los ingresos percibidos o los gastos efectuados, con las estimulaciones incluidas en el presupuesto. As mismo, es frecuente la comparacin entre los ingresos mensuales y providentes de una fuente, con meses anteriores o el mismo mes del ao procedente. Normalmente se comparan los gastos efectuados por conceptos de un ao a otro, para determinar los aumentos o disminuciones significativos que merezca una revisin detenida. Son comparables los saldos de activo y pasivo de un ao a otro, para establecer si existen cambios importantes. Se comparan los precios pagados por bienes o suministros especficos, niveles de utilizacin de las instalaciones, equipo y maquinaria, y otros, entre dos o ms entidades pblicas similares. El auditor, si dispone de normas de calidad, estndares de rendimiento, de productividad, entre otros, puede utilizar estos ndices en sus comparaciones. Ciertos procedimientos de auditora se fundamentan en la comparacin de informacin o realidades, contra criterios aceptables, facilitando la evaluacin, la formulacin de comentarios y acciones correctivas. Observacin Es el examen de la forma como se ejecuta las operaciones, es considerada la tcnica ms general y su aplicacin es la utilidad en casi todas las fases de un examen. Por medio de ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, donde se cuenta, de cmo el personal realiza las operaciones. Esta tcnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicacin de los procedimientos preparados y la realizacin efectiva del levantamiento de inventarios que efectan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las constataciones fsicas de las existencias. Revisin selectiva Es el examen ocular rpido, con el fin de separar normalmente asuntos que no son tpicos o normales, constituyen una tcnica frecuentemente utilizada en reas que por su volumen u otras circunstancias no estn completadas en la revisin o estudio ms profundo, consiste en pasar revista rpida a datos normalmente presentados por escrito. En la aplicacin de esta tcnica, el auditor debe prestar atencin a la identificacin de operaciones fuera de lo comn en las materias sujetas a revisin. Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debera ser debitada mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al mes, a base del registro de cheques. Al encontrar dbitos y crditos adicionales, a travs de la revisin selectiva, el auditor aplicar otras tcnicas para examinarlos y verificarlos.
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Todo registro contable o asiento no sujeto a un procedimiento especfico de verificacin, debe ser revisado selectivamente por parte del auditor, a travs de la aplicacin de otras tcnicas. Adems, cualquier informacin, inclusive la no financiera, tales como documentos, contratos, acta de sesiones oficiales, entre otras, pueden ser sujetas a la revisin selectiva. Rastreo El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operacin, dentro de su procedimiento el ejemplo tpico de esta tcnica es seguir un asiento en el diario hasta su pase a la cuenta del mayor general, a fin de comprobar su correccin. Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas operaciones o transacciones representativas y tpicas de cada clase o grupo, con el propsito de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. 5.2.1.2 Tcnicas de verificacin verbal Indagacin A travs de las conversaciones, es posible obtener informacin verbal. La respuesta a una pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre s, pueden suministrar elementos de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. La indagacin es la utilidad en la auditora, especialmente cuando se examinan reas especficas no documentadas, pero los resultados de la indagacin por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente. 5.2.1.3 Tcnicas de verificacin escrita Anlisis Analizar una cuenta es determinar la composicin o contenido del saldo y verificar las transacciones de la cuenta durante el perodo, clasificndolas de manera ordenada y separar en elementos o partes. Esta tcnica el auditor aplica con ms frecuencia en el anlisis a varias de cuentas del mayor general, y sus resultados constan en el papel del trabajo denominado Cdula Analtica. Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en detalle o en forma seleccionada. Otra forma consiste en presentar varias clases o grupo de gastos de una misma naturaleza. Analizar un saldo consiste en presentar los componentes clasificados segn caractersticas similares. Por ejemplo, un anlisis de Cuentas por cobrar, presentar los valores totales de cada clase de obligacin pendiente de cobro: Cuentas por Cobrar, Sector Pblico, Sector Privado, Funcionarios y Empleados, entre otros, e
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inclusive el detalle de cada deudor y valor. En el movimiento de las cuentas, de ser necesario se presentar el saldo al inicio del ao, los dbitos o cargos, los crditos o abonos y el saldo al fin de ao, en stos casos, los dos tipos de anlisis podran combinarse en un papel de trabajo. Un anlisis a la cuenta de ingreso considera las categoras previstas en el presupuesto de la entidad. Otra aplicacin comn de esta tcnica, es analizar un asiento compuesto en el libro diario, para comprender su razn y estructura, el auditor podr analizar un contrato separndolo en sus componentes o clusulas, clasificando el efecto de cada uno. En la auditora, con cierta frecuencia, este tipo de anlisis se efecta mediante flujogramas del proceso, que facilita su comprensin. Conciliacin Significa poner de acuerdo o establecer la relacin exacta entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. La conciliacin bancaria constituye la prctica ms comn de esta tcnica, que implica hacer concordar el saldo de una cuenta auxiliar segn el banco, con el saldo segn el Mayor General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originales de la misma operacin, la tcnica de la conciliacin es aplicable. Confirmacin Consiste en cerciorares de la autenticidad de la informacin de los activos, pasivos, operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afirmacin o negacin escrita de una persona o institucin independiente y que se encuentra en conciliaciones de conocer y certificar la naturaleza de la operacin consultada. Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicacin de sta tcnica tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los procedimientos para efectuar la confirmacin. Generalmente, la confirmacin se efecta a travs del correo, pero si el servicio postal no es confiable, se hace necesario utilizar mecanismos alternativos, que pueden incluir servicios de reparto de confirmaciones y recopilacin de contestaciones o en casos especiales hasta visitar personas a terceros efectuadas por el auditor. La confirmacin de datos es a veces ms compleja y tarda, en ocasiones el beneficiario de servicios pblicos no est en condiciones de afirmar los datos requeridos. Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva y negativa, y a su vez la primera puede ser directa o indirecta.
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La confirmacin positiva es cuando se solicita al confirmante conteste al auditor si est o no de acuerdo con los datos que se desea confirmar. Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes a fin de que sean verificados, es una confirmacin pasiva directa. Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la informacin de sus propias fuentes, es una confirmacin positiva indirecta. Si se pide al confirmante contestar al auditor, nicamente en el caso de no estar conforme con ciertos datos que se le envan, la confirmacin es negativa. 5.2.1.4 Tcnicas de verificacin documental Comprobacin La comprobacin constituye la verificacin de la evidencia que sustenta una transaccin u operacin, para aprobar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. As, tenemos que para efectos contables, los documentos de respaldo (facturas, cheques, papeles fiduciarios, contratos, rdenes de compra, informes de recepcin) sirven para el registro original de una operacin, constituyendo una prueba de la propiedad. Al examinar la documentacin de respaldo de las transacciones, es decir la revisin de comprobantes, dicha labor debe cumplir los siguientes aspectos: 1. Obtener una seguridad razonable respecto a la autenticidad del documento. Es necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento evidentemente fraudulento. Examinar la propiedad de la operacin realizada, para determinar si fue efectuada en los fines previstos por la entidad.

2.

La adquisicin de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no es una operacin propia o legtima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada. 3. Tener la seguridad de que la operacin fue aprobada mediante las firmas autorizadas y competentes e incluyan los documentos que las fundamenten, especialmente con lo relativo de conformidad con el presupuesto y la normatividad aplicable. Determinar si las operaciones fueron registradas correctamente. Ejemplo, que los gastos incurridos en concepto de suministros y materiales no sean cargados a bienes muebles.

4.

En la prctica de la auditora, la comprobacin de ciertas transacciones se la realiza en forma paralela al anlisis de la cuenta correspondiente del mayor general. As al analizar la cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo requerir un examen de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de bienes y cualquier gasto de instalacin o adecuacin, as como el contrato de compra y el servicio o similares. Es necesaria la verificacin de todos los documentos vinculados con la transaccin.
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Con bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser comprobadas a base a la documentacin sustentatoria . Computacin Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar la informacin numrica, con el propsito de verificar la exactitud matemtica de las operaciones efectuadas. Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas del mayor general y auxiliar, las multiplicaciones y sumas de inventario, los clculos de depreciacin, amortizacin, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros, requieren ser revisados. Con esta tcnica, se prueba solamente la exactitud aritmtica de un clculo y por lo tanto se requerirn otras pruebas complementarias para determinar la validez de las cifras incluidas en una operacin determinada. Cualquier operacin en general puede ser sujeta a error humano, por lo tanto, la verificacin numrica, parcial o total de dichas operaciones, es un requisito indispensable de la auditora. 5.2.1.5 Tcnicas de verificacin fsica Inspeccin La inspeccin consiste en la constatacin o examen fsica de los activos, obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de sus existencia, autenticidad y propiedad. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til, es lo relacionado con la constatacin de valores en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares. La verificacin de actos tales como documentos a cobrar o pagar, ttulos, acciones y otros similares, se efectan mediante la tcnica de la inspeccin. La aplicacin del examen fsico o inspeccin, es factible, para los bienes unitarios en el inventario, as como los documentos que representen un ttulo o valor fiduciario. Es aplicable esta tcnica, tambin en la revisin de contratos para obras pblicas, as como la inspeccin de obras durante y despus de su construccin. Los aspectos que se deben considerar al momento de determinar las tcnicas y herramientas de auditora son:
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Si los procesos que llevan a cabo en la entidad, estn autorizados. El grado de dependencia en la entidad auditada con los sistemas informticos que estn en funcionamiento y tienen relacin con los componentes definidos en la auditora. Si existe un significativo volumen de transacciones. Si hay transformacin de la informacin mediante procesos informticos.

Si las respuestas obtenidas de los considerados anteriores son afirmativas, se debe obligatoriamente recurrir a la aplicacin de las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador (TAACS), caso contrario debe hacer una auditora normal. 5.2.2 Otras Prcticas de Auditora Generalmente se utiliza otras prcticas de auditora, que pueden ser confundidas con las tcnicas; sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante ser lo mismo sirven en auditora como elementos auxiliares importantes. 5.2.2.1 El examen y evaluacin del control interno Debe ser considerado como prctica antes que como tcnica, antes que su ejecucin implique la utilizacin de varias tcnicas de auditora. 5.2.2.2 El arqueo de caja Es contar el dinero y dems valores, relacionar los cheques presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable, en esta prctica es usual la aplicacin de varias tcnicas de auditora para conseguir su objetivo con la comparacin, computacin, anlisis, conciliacin, confirmacin, entre otros. 5.2.2.3 La prueba selectiva Consiste en la prctica de simplificar la labor total de medicin o verificacin, tomando una muestra tpica del total. El clculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cual debe ser el tamao de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determinacin a base de su juicio profesional. La aplicacin de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras tcnicas revisadas anteriormente y si stas se basan en principios de muestreo estadstico, incluye la utilizacin de tcnicas de otras disciplinas contra la matemtica aplicada, estadsticas, entre otras. Normalmente el volumen de las transacciones a comprobarse se determina tomando al azar una muestra ms significativa de cada grupo de partidas anlogas, sin embargo, esta muestra puede aumentarse o disminuirse, segn la eficacia del control interno y el grado de comprobacin que considere suficiente el auditor, para satisfacerse sobre su opinin conformada acerca de la situacin encontrada. Muchas veces el auditor selecciona para la prueba de auditora un nmero de transacciones que puede ser de tres veces al azar, tales como marzo, julio y octubre. Si los resultados de estas pruebas son satisfactorios, no es necesario aplicar pruebas a otros meses, a parte de los anlisis de las cuentas normales. 5.2.2.4 Los sntomas Se los considera tambin como otra parte de auditora y se los define como seales o indicios de una desviacin.
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La utilizacin de los sntomas como prctica puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinacin rubros, a base de ciertos indicios o sntomas preliminares. En el examen de cualquier operacin, actividad, rea, proyecto, rubro o transaccin, el auditor normalmente aplica un conjunto de tcnicas y prcticas. Es imperativo que tenga la habilidad, juicio y prudencia de escoger las ms efectivas de stas herramientas de auditora, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en determinado momento de su examen. Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinacin ms adecuada de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que stas sean objetivas y profesionales. 5.2.3 Tcnicas de Auditora Asistidas por Computadora o TAACS Responde a programas de computacin que son usadas por el auditor, como parte de sus procedimientos, para procesar la informacin que es significativa en su trabajo. Estas tcnicas automatizadas permiten desempear varios procedimientos de auditora, tales como: Analizar registros. Determinar duplicados. Encontrar cortes de secuencia numrica de un campo. Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas. Hacer operaciones, clculos. Comparar archivos. Estratificar archivos. Muestreo estadstico. Resumir informacin. Generar informacin. Construir archivos de prueba. Extraer informacin de un archivo. Realizar anlisis estadsticos. Simular parte del sistema o el sistema completo. Para ejecutar estos procedimientos se dispone de algunas alternativas como: Paquetes o programas diseados y elaborados por la entidad auditada, lo cual involucra una fase previa de definicin de los requerimientos por parte del auditor para establecer los datos que necesita obtener (aplicando criterios de seleccin) segn los objetivos de la prueba que va a ejecutar. Programas diseados y elaborados por el auditor, mediante el uso de lenguajes de programacin, lo que requiere de un alto nivel de conocimientos

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tcnicos para desarrollar y ejecutar dichos programas, por ejemplo un programa para calcular intereses por mora. Software de utilidad y servicio, son programas generalmente previstos por los fabricantes de software, como es el caso de hojas electrnicas (Excel, Lotus, Q-Pro), editores de texto, bases de datos (Acces) entre otros; y , que en muchos casos facilitan ejecutar procedimientos de auditora a saber, extraccin de datos (Filtros), clculos matemticos, totales y subtotales, reportes, etc., con la restriccin de que no se puede identificar ms opciones que las propias de cada paquete, y en caso de las hojas electrnicas el nmero limitado de filas y columnas que pueden manejar. Paquetes de auditoria especficos, tales como: IDEA. ACL, FOCAUDIT, EASYTRIEVE, etc., los cuales constituyen herramientas poderosas, que independientemente de la plataforma tecnolgica utilizada por la entidad auditada, ofrece opciones especficas para importar y exportar datos, analizar, estratificar, probar clculos, aplicar muestreo estadstico, establecer rupturas de secuencias, registros duplicados, realizar uniones de archivos que permiten cruzar informacin de fuentes diferentes.

PROGRAMAS BSICOS DE AUDITORIA DEFINICIN.- El programa de auditoria es un enunciado lgico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria a ser empleados, as como la extensin y oportunidad de su aplicacin, Es el documento, que sirve como gua de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. La actividad de la auditoria se ejecuta mediante la utilizacin de los programas de auditoria, los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guan el desarrollo del mismo. PROPSITOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA a) Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemtico del trabajo de cada componente, rea o rubro a examinarse. Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendado. Servir como un registro cronolgico de las actividades de auditoria, evitando olvidarse de aplicar procedimientos bsicos. Facilitar la revisin del trabajo del jefe de equipo y supervisor. Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.

b) e) d) e)

RESPONSABILIDAD POR EL PROGRAMA DE AUDITORIA La elaboracin del programa de auditoria es responsabilidad del supervisor y auditor jefe de equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia, en este ltimo caso ser revisado por el jefe de equipo, El programa ser formulado en el campo a base de la informacin previa obtenida del:
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Archivo permanente y corriente Planificacin preliminar Planificacin especfica Dems datos disponibles.

La responsabilidad por la ejecucin del programa de auditoria en el campo la tiene el auditor jefe de equipo, quien se encargar conjuntamente con el supervisor de distribuir el trabajo y velar por su ejecucin, adems y evaluara de manera continua el avance del trabajo. Efectuando oportunamente las revisiones y ajustes segn las circunstancias. Para la preparacin de los programas de auditoria, el supervisor y jefe de equipo, deben revisar la documentacin de la planificacin preliminar y especfica, a fin de tener una gua que precise la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoria a efectuarse. FLEXIBILIDAD Y REVISIN DEL PROGRAMA El programa de auditoria, no debe ser considerado fijo es flexible, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes e innecesarios, debido a las circunstancias, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes a juicio del auditor. En el desarrollo de la auditoria, las modificaciones que se deben realizar a los procedimientos del programa sern analizadas y discutidas entre el jefe de equipo y el supervisor y se harn constar en la hoja de supervisin respectiva. La modificacin o eliminacin de procedimientos puede ser justificada en el caso de: Eliminacin o disminucin de algunas operaciones y actividades. Mejoras en los sistemas financieros o administrativos o control interno. Pocos errores e irregularidades.

COORDINACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA A PROGRAMA

TRAVS DEL

Para la realizacin de una auditoria, considerando su magnitud, complejidad y caractersticas, se requiere la aplicacin de procedimientos por los miembros que conforman el equipo de auditoria, quienes tienen distinta experiencia y esta situacin agregada a la duracin del trabajo por un perodo largo de tiempo, obliga al jefe de equipo a utilizar el programa de auditoria como un instrumento para facilitar la coordinacin en la aplicacin de los procedimientos de auditoria. Los programas sern elaborados de tal manera que exista seguridad de que no se omiten procedimientos bsicos e importantes, se evite la duplicacin en la aplicacin de los mismos, no se desarrollen practicas que desven la naturaleza de su examen y se obtengan los resultados planeados.
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PREPARACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA El Proceso de preparacin de los programas de auditoria a partir de un listado seleccionado durante la planificacin especfica, implica la organizacin de dichos procedimientos en el orden mas eficiente, indicando al personal qu es lo que debe hacer y determinar el alcance especfico del trabajo. Con los resultados de la evaluacin del control interno se puede haber decidido confiar en dichos controles o en las funciones de procesamiento computarizado. Para el efecto se debe tener evidencia de que ellos se encuentran operando en forma eficiente, por ende se debe instruir a los auditores, sobre la forma de obtener la evidencia requerida a travs de las pruebas a los controles, es decir, mediante la aplicacin de las pruebas de cumplimiento y de observacin. El alcance de aplicacin de cada procedimiento y el plan de muestreo seleccionado deber tambin ser parte del programa de auditoria. Cuando se ha decidido confiar en las funciones de los sistemas informticos computarizado se deber contar con la evidencia de la operacin satisfactoria de los controles que tratan los riesgos de aplicacin identificados en la Gua de Auditoria en Ambientes Automatizados. Adems, si se ha decidido confiar parcialmente o no confiar en los controles de algn sistema, ser necesario incluir en los programas de auditoria las pruebas sustantivas que sean necesarias en funcin a las debilidades identificadas en la evaluacin de los sistemas de control. Consideracin especial, deben tener los procedimientos relacionados con los requisitos exigidos por los organismos internacionales para la auditoria a los convenios de fondos y contratos de prstamo que se encuentran definidos en las guas o pautas emitidas por dichas instituciones. Es importante para la preparacin de los programas de trabajo, identificar las cuentas que se encuentran relacionadas entre si, a fin de que los procedimientos de auditoria sean considerados en su conjunto. Los siguientes ciclos y cuentas se los puede identificar como los ms significativos en un examen a los estados financieros, adems en apndices adjuntos se describen varios procedimientos que podran aplicarse segn las circunstancias: Ingresos, Cuentas por Cobrar y Cobros Existencias (Inventarios) y Costos de Produccin Compras, Cuentas por Pagar y Pagos Disponibilidades Inversiones Emprstitos y Patrimonio Otros Activos Otros Pasivos Preparacin de los Estados Financieros Preparacin de la Informacin Financiera Complementaria
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MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL DEL 01 DE NOVIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006 PROGRAMA DE AUDITORA

CDIGO: 1.1.01 CUENTA: Caja N OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS: 1 Comprobar la existencia y REF/PT ELAB.POR FECHA

propiedad de los fondos de la empresa 2 Verificar la legalidad de las

operaciones 3 Determinar que todas las

operaciones hayan sido registradas

PROCEDIMIENTOS: Evale el sistema de Control Interno 1 Implementado por la empresa. Elabore el movimiento de la cuenta 2 del periodo sujeto a examen. Elabore un arqueo de los fondos 3 que se mantienen en efectivo. Verifique 4 si se han realizado B3 NN
14-11-20XX

CC1

NN

11-11-20XX

B1

NN

11-11-20XX

B2

NN

12-11-20XX

arqueos y analice sus resultados. Aplique cualquier que otro considere

procedimiento necesario.

B4

NN

15-11-20XX

ELABORADO POR: A.C.J.V.

240

SUPERVISADO POR: T.V.A.

FECHA: 13 de Noviembre 20XX

PAPELES DE TRABAJO Definicin Es el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante el curso del examen, desde la planificacin preliminar, la planificacin especifica y la ejecucin de la auditora, sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes. Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un registro ordenado del trabajo, evitando ambigedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos, por lo que deben ser completos, que permitan su lectura, claramente expresados y su propsito de fcil comprensin, evitndose incluir comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior. Los papeles de trabajo, que respaldan al informe del auditor, pueden haberse recibido de personas ajenas a la entidad, de la propia entidad, y/o elaborados por el auditor en el transcurso del examen. Adems, es posible que los papeles de trabajo puedan estar respaldados por otros elementos como: cintas sonoras, de video, discos de archivo de computacin, etc., est limitada por la circunstancia o por la existencia de estos elementos que sirvan de soporte y resulten aptos para sustentar la evidencia que se pretende obtener. As la existencia de una cinta con la confirmacin de un saldo a cobrar o a pagar, slo servir de evidencia en la medida que tambin pudiera ser aceptado por terceros. Sobre los elementos de prueba, el artculo 125 prrafo segundo, del Cdigo de Procedimiento, Civil, manifiesta: Se admitir tambin como medios de prueba las grabaciones magnetofnicas, las radiografas, las fotografas, las cintas cinematogrficas, as como tambin los exmenes morfolgicos, sanguneos o de otra naturaleza tcnica o cientfica. La parte que los presente deber suministrar al juzgado los aparatos o elementos necesarios para que pueda apreciarse el valor de los registros y reproducirse los sonidos o figuras. Estos medios de prueba sern apreciados con libre criterio judicial, segn las circunstancias en que hayan sido producidos. Todo esto pone de manifiesto la necesidad de que la informacin verbal o de otra ndole, obtenida por el auditor resulte de relevancia, en lo posible posteriormente debe ser confirmada por escrito. Caractersticas generales La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependern, entre otros factores: La naturaleza de la tarea que se va a realizar. La condicin del rea, programa o entidad a ser examinada.
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El grado de seguridad en los controles internos. La necesidad de tener una supervisin y control de la auditora.

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes caractersticas generales: Prepararse en forma ntida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se utilizar una ortografa correcta, lenguaje entendible, limitacin en abreviaturas, referencias lgicas, mnimo nmero de marcas y su explicacin, deben permitir su lectura, estar claramente expresados y de fcil comprensin, evitndose preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior. Su preparacin deber efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondr en su elaboracin el mayor cuidado para incluir en ellos tan slo los datos exigidos por el buen criterio del auditor. Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

Objetivos Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes: Principales a) Ayudar a la planificacin de la auditora b) Redactar y sustentar el informe de auditora c) Facilitar, registrar la informacin reunida y documentar las desviaciones encontradas en la auditora. d) Sentar las bases para el control de calidad y demostrar el cumplimiento de las normas de auditora. e) Defender las demandas, los juicios y otras acciones judiciales f) Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditora. Secundarios a) Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo. b) Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por terceros. c) Constituir un elemento para la programacin de exmenes posteriores en la misma entidad o en otras similares, por tal motivo en los legajos se incluirn los papeles de trabajo que se denominarn Asuntos importantes para futuros exmenes, con informacin para ese fin. d) Los papeles de trabajo permitirn informar a los funcionarios y empleados, de la entidad, sobre las desviaciones observadas y otros aspectos de inters sobre la gestin institucional, lo que se concretar igualmente en las conclusiones y recomen daciones. e) Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destrezas de informacin profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios o cargos en su contra.
242

Aspectos bsicos para la elaboracin de los papeles de trabajo Para la elaboracin de los papeles de trabajo, obedecer a la objetividad en las apreciaciones la concisin de los comentarios, la precisin de las conclusiones y la indicacin de las fuentes de informacin utilizadas por el auditor, quien al efectuar su trabajo, debe hacerlo de acuerdo con las normas de calidad profesional y deber conceder importancia en su creatividad. La realizacin de los papeles de trabajo debe ser previamente programada, para que contengan informacin til, que sustente el informe; evitando elaborarse papeles de trabajo innecesarios, pues disminuyen la calidad del conjunto de los mismos y se desperdician recursos materiales y humanos. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarn segn las circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos bsicos: a) Evidencia que los estados financieros y dems informacin sobre la que se est dictaminando, est conciliados con los registros y se encuentren formalmente emitidos. b) Composicin de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la informacin a travs de notas que indiquen acerca de cmo se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones. c) Anlisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingresos y gastos. d) En el caso de papeles de trabajo que renan cuentas de cada rubro (hoja principal, cdulas sumarias y subsumiras) incluir los saldos del ejercicio anterior, a efectos comparativos y la correspondiente conclusin sobre la razonabilidad del rubro examinado. e) Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que surja con claridad: El criterio utilizado para determinar el tamao de las muestras y seleccin de los tems. Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado. Evitando expresiones genricas. Por ejemplo: Revisado con documentos, deber reemplazarse por revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor, informe de recepcin valorizado e informe de bodega, segn sea el caso. f) En el caso de encontrar desviaciones, de control interno, de registro, de evaluacin, de exposicin u otras que merezcan su consideracin, se deben redactar los comentarios en nico papel de trabajo. g) Reportar si se resolvieron las desviaciones, problemas o defectos detectados. h) Un papel de trabajo se considera que est completo, cuando incluye todos los datos e informacin que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe y adems cuando otro auditor, al revisarlo llegue a conclusiones similares.
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La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al mximo su cantidad. Algunas condiciones tpicas a evitarse son: Los documentos que solo transcriben la informacin disponible en registros tcnicos, administrativos o financieros de la entidad. La acumulacin de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de relacin directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditora. La inclusin de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos en los que debe prepararse una sntesis o incluir una referencia a la fuente de informacin.

Contenido bsico El contenido bsico del papel de trabajo es el siguiente: Nombre de la entidad, programa, rea, unidad administrativa, rubro o actividad examinada, de acuerdo con los componentes determinados en la planificacin. Ttulo o propsito del papel de trabajo. ndice de identificacin y ordenamiento. Fecha de aplicacin del o de los procedimientos de auditora. Referencia al procedimiento del programa de auditora o la explicacin del objetivo del papel de trabajo. Descripcin concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

Fuentes de informacin utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos. Base de seleccin de la muestra verificada, en los casos aplicables. Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo. Conclusin o conclusiones a las que llegaron, si corresponde. Rbrica e inciales de la persona que lo prepar y la fecha de conclusin. Los documentos preparados por la entidad deben identificarse con ese ttulo preparado por la entidad, la fecha de recepcin y las inciales del auditor que trabaj con esa informacin. Evidencia de la revisin efectuada por el jefe de equipo y el supervisor.

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El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores constituye una gua til y pueden ser objeto de mejora. Adems, el auditor antes de preparar un papel de trabajo debe preguntarse: Es necesario para la auditora? Es posible presentar esa informacin de mejor manera? Ser necesario obtener algn dato o elemento adicional? Puede ser preparado por personal de la entidad? Puede ser utilizado en el futuro? Puede incluirse el anlisis de asuntos relacionados?

Optimizacin de los recursos en la elaboracin de los Papeles de Trabajo Una parte relevante del tiempo programado para las fases definidas en la planificacin especfica para ejecutar de auditora, est dirigida a la preparacin de papeles de trabajo que documenten las acciones y los resultados de gestin de la entidad auditada. A continuacin se incluyen sugerencias bsicas para reducir el tiempo invertido en esta tarea: Condiciones generales Disear programas de auditora a la medida, que incluyan solo los procedimientos necesarios. Coordinar el trabajo con la entidad, para evitar prdidas de tiempo mientras se espera que la informacin sea preparada. Ordenar la aplicacin de los procedimientos del programa y evitar interrupciones en el trabajo.

Utilizar tcnicas de auditora asistidas por el computador. Repetir la preparacin de correspondencia, incluyendo solo los cambios y correcciones menores. Completar de inmediato los informes y memorandos finales para la entidad o para los papeles de trabajo, no dejarlos para la siguiente jornada. Revisar el trabajo inmediatamente despus de finalizado, no dejarlo para luego. Utilizar microcomputadores a fin de aumentar la eficiencia del trabajo.
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Al preparar los papeles de trabajo: Utilizar los informes y datos estadsticos de la entidad, en lugar de preparar resmenes propios. Hacer copias de las partes pertinentes de actas y acuerdos importantes, en lugar de extensos resmenes. Dejar espacios suficientes en los programas de auditora para agregar comentarios y procedimientos adicionales, en lugar de preparar otro papel de trabajo. Preparar los papeles de trabajo como documentos finales, dejando espacios suficientes para las referencias, marcas y sobre todo para las conclusiones, evitando formular borradores de papeles de trabajo. Concluir respecto a los hallazgos de auditora no significativos-

Utilizando el personal de la entidad. Al obtener comprobantes, expedientes, contratos y otros documentos para inspeccionarlos. Al preparar cartas, memorandos e informes preliminares, excepto cuando haya datos confidenciales. Al investigar las causas y el alcance de los errores observados durante

Los papeles deben prepararse a medida que se realiza el trabajo de auditora y deben ser lo suficientemente claros como para permitir a un auditor sin un conocimiento previo, el seguimiento de las incidencias del trabajo y la comprobacin de que la auditora se haya efectuado conforme a las normas aplicables. Debern ser diseados de manera que se consiga la ms eficiente y econmica realizacin del trabajo. Los papeles de trabajo son susceptibles de normalizacin, lo que mejora la eficacia de su preparacin y revisin. Deben indicar las comprobaciones y verificaciones efectuadas, as como las conclusiones a las que se hubiera llegado. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO a. Papeles de Trabajo Generales

Los papeles de trabajo generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u operacin especfica y que por su naturaleza y significado tienen uso o aplicacin general.
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Bsicamente comprenden los siguientes: b. Programa de auditora Evaluacin del control interno Hoja principal de trabajo Resumen de ajustes y reclasificaciones Resultado de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general Borrador de l informe Papeles de Trabajo Especficos

Son aquellos que corresponden a una cuenta u operacin especfica, que por su naturaleza y contenido pueden ser los siguientes:
Confirmacin de saldos de bancos, deudores y acreedores.

Es una de las evidencias ms firmes que puede tener un auditor, las confirmaciones de saldos efectuados por terceros deber ser comparada con los registros de la entidad.
EJEMPLOS

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL CONCILIACIN BANCARIA

PERIODO: Mes de Diciembre de 20xx COMPONENTE: Bancos BANCO DE LOJA CTA. CTE. N 1102309558

Saldo de Estado de Cuenta Corriente SALDO CONCILIADO ESTADO DE CUENTA CORRIENTE

6116,74 6116,74

Saldo segn Libro Bancos Cheques Girados y no Cobrados (-) Cheques pagados segn Estado Bancario mes Nov. SALDO CONCILIADO LIBRO BANCOS CONCLUSIN:

1779,99 8148,51 -3811,8 6116,74

Efectuada la conciliacin bancaria del mes de Diciembre de 20xx se determina la razonabilidad del saldo de la cuenta Bancos a la fecha del examen ELABORADO POR: M.E.N.G.
SUPERVISADO POR: T.M.V.A. FECHA: 20 de Diciembre 20XX

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EMPRESA EXAMEN ESPECIAL CEDULA SUMARIA PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx COMPONENTE: Bancos.
BANCOS Banco Loja Cta. CTE. 1102309558 Banco de Loja Cta. Aho. Aguinaldos. 2102001755 Banco de Loja Cta. Aho. Seg. Accid. 2102001756 COOPCCQQUIAS 111100780 Banco Loja Cta.Aho. Virgen del Cisne 2102001724 Banco Loja Cta. Aho. Multas 2102002672 Banco Loja Cta. Aho. Puestos. 2900023155 COOPCCQ Capitalizacin 11110072 Banco Loja Cta. Aho. Fiestas. 2900052384. Banco Loja Cta. Aho. Deposito. 2900001089 Banco Loja Cta. Aho. Aportacin 2900004427 Banco Loja Cta. Aho. Bono. Rep.Mot. 2900008474 Banco Loja Cta. Aho. Telfono. 2900292798 Banco Loja Cta.Aho. Multas. Caria. 2900293731 Banco Loja Cta. Aho. Caja Comn 2900467692 Banco Loja Cta. Cte. Renovacin. 2900467685 TOTALES: SALDO SEGN EE.FF 6116,74 1998,78 23012,89 5017,95 35,50 1177,21 4416,17 3784,15 1156,05 678,20 569,48 1788,55 6,23 98,11 14348,30 14266,23 78470.54 AJUSTES Y RECLASIF. DEBE HABER SALDO AUDITADO 6116,74 1998,78 23012,89 5017,95 35,50 1177,21 4416,17 3784,15 1156,05 678,20 569,48 1788,55 6,23 98,11 14348,30 14266,23 78470.54

CONCLUSIN: Luego de haber analizado el componente bancos se determina que los ingresos y egresos estn registrados en forma correcta y oportuna por lo que no amerita ningn ajuste ni reclasificacin.

ELABORADO POR: M.E.J.J.

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SUPERVISADO POR: T.M.V.A.

FECHA: 28 de Diciembre20XX

INDICES Los ndices de auditora pueden ser representados por smbolos numricos alfabticos o alfanumricos, que colocados en el ngulo superior derecho de los papeles de trabajo permitan su rpida identificacin. Estos ndices de auditora deben ser anotados con lpiz rojo de tal forma que permitan un ordenamiento completo de los papeles de trabajo efectuados por el equipo de auditora durante la ejecucin del examen.

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL HOJA DE INDICES

INDICE AD AD/1 AD/2 AD/3 AD/3.1 AD/4 AD/5 AD/6 AD/7

PAPELES DE TRABAJO ADMINISTRACIN DE AUDITORA Orden de Trabajo Notificacin Correspondencia Correspondencia enviada Hoja de ndice Hoja de marcas Hoja de distribucin de actividades Hoja de distribucin de tiempo

PP PP/1 PP/2

PLANIFICACIN PRELIMINAR Visita previa Reporte de la Planificacin Preliminar

PE PE/1 PE/2 PE/3 PE/4

PLANIFICACIN ESPECFICA Reporte de la Planificacin Especfica Programa de Auditora Cuestionario de Control Interno Evaluacin del Cuestionario de Control Interno

EJ A B

EJECUCIN DEL TRABAJO Caja Bancos

ELABORADO POR: A.C.J.V.

SUPERVISADO POR: T.V.A

FECHA: 09 de Noviembre 20XX

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EMPRESA EXAMEN ESPECIAL HOJA DE INDICES PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx INDICE PAPELES DE TRABAJO

I I/1 I/2 I/3

INFORME Borrador del Informe Informe Final Cronograma de recomendaciones

ELABORADO POR: A.C.J.V.

SUPERVISADO POR: T.V.A.

FECHA: 09 de Noviembre 20XX

MARCAS Llamadas tambin claves de auditora son smbolos que utiliza el auditor para identificar el tipo de trabajo, tarea o pruebas realizadas. Estas marcas se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y sirven de informacin futura o para fines de revisin y supervisin. Las marcas deben ser anotadas en cada papel de trabajo con lpiz rojo. Las marcas bsicas de auditora son de dos clases: Con Significado Uniforme.- Las marcas de auditora con significado uniforme utilizadas por el personal de auditora se emplean frecuentemente en cualquier auditora o examen especial, y por lo general son aplicadas o adoptadas igualmente
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por el Organismo Superior de Control o por la unidad de Auditora Interna ya que no implican que al pie del papel de trabajo se anota su significado. Sin Significado Permanente.- Son utilizadas por los auditores para expresar conceptos o procedimientos empleados cuyo significado e interpretacin es a criterio del auditor.

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL HOJA DE MARCAS PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx SIMBOLO SIGNIFICADO

ELABORADO POR: A.C.J.V.

Chequeado o Verificado Comprobado sumas Saldo Auditado Conciliado No confirmado Confirmado

SUPERVISADO POR: T.V.A.

FECHA: 09 de Noviembre 20XX

AJUSTES Son asientos recomendados por el auditor a fin de regular las operaciones o transacciones omitidas, contabilizadas en formas indebidas o no registradas, siendo necesarias para que los Estados Financieros presenten razonablemente la situacin financiera del ente sujeto a examen y los resultados de sus operaciones. RECLASIFICACIONES Este asiento procede cuando a criterio del auditor se considere que se ha contabilizado mal una operacin o transaccin y aparece abonada en una cuenta impropia, no afectan a la posicin financiera de la entidad y se los plantea con la finalidad de que con su incorporacin a los registros contables se produzca una adecuada presentacin de los Estados Financieros.
251

5.3

Muestreo en Auditora 5.3.1 Definicin

El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos denominados universo o poblacin, a base del estudio de una fraccin de esos elementos, llamada muestra. Como norma general el muestreo puede aplicarse: En pruebas de cumplimiento de controles, que permitan obtener evidencias de auditora en cuanto al flujo de la documentacin y sus controles inherentes. En pruebas sustantivas para verificar saldos y operaciones. En pruebas de doble propsito que comprueben tanto el cumplimiento de un procedimiento de control que proporcione evidencia documentada de su realizacin, como la razonabilidad de la cantidad monetaria registrada en las transacciones y saldos.

Por lo tanto el muestreo de auditora es aplicable: para pruebas de cumplimiento, cuando se utilicen tcnicas de muestreo para probar los procedimientos de control interno sobre los cuales el auditor planea confiar, y para pruebas sustantivas, cuando se utilicen tcnicas de muestreo para probar detalles de transacciones y saldos. El muestreo de auditora puede efectuarse mediante procedimientos estadsticos o no estadsticos, ambos procesos requieren de la seleccin de una muestra en la cual se encuentren las caractersticas representativas del universo. Los auditores pueden utilizar mtodos de muestreo estadstico o no estadstico para pruebas representativas. Los dos mtodos se apoyan significativamente en el juicio profesional del auditor y se basan en la presuncin de que una muestra revelar informacin suficiente acerca del universo en su conjunto. Su diferencia consiste en el grado de formalidad y estructura involucrados en la determinacin del tamao de la muestra, en la seleccin de la muestra y la evaluacin de los resultados. Al realizar la eleccin del mtodo de muestreo, el auditor debe considerar los objetivos de auditora y la naturaleza del universo a muestrear, as como tambin las ventajas y desventajas de cada mtodo. Como el muestreo estadstico proporciona varias ventajas, se prefiere que este mtodo sea utilizado cuando resulte prctico, efectivo y eficiente para el trabajo de auditora. 5.3.2 Clases de muestreo 5.3.2.1 Muestreo estadstico El muestreo estadstico utiliza las leyes de probabilidades con el propsito de lograr en forma objetiva:
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Determinar el tamao de la muestra. Seleccionar la muestra. Evaluar los resultados,

Adems, el muestreo estadstico no descarta la necesidad de que el auditor aplique su criterio. 5.3.2.2 Muestreo no estadstico El muestreo no estadstico no prev la estimacin anticipada y objetiva del tamao de muestra requerido, ni la proyeccin o evaluacin objetiva de los resultados de la muestra, se basa exclusivamente en el criterio del auditor, segn sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional; por lo que, su naturaleza es de carcter subjetivo. La decisin de utilizar el muestreo en auditora depende del alcance y naturaleza de la evidencia que se necesita, de las caractersticas de la cuenta a examinar, los objetivos de la auditora, la naturaleza del universo a muestrear y las ventajas y desventajas de cada mtodo. Las evaluaciones del riesgo inherente son fundamentales para determinar el alcance de la evidencia que se requiere. Para determinar el alcance de la evidencia de auditora requerida se puede utilizar cuatro niveles de evaluacin de riesgo para proponer los posibles enfoques y la aplicacin del muestreo de auditora:

NIVELES DE EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA NIVELES

RIESGO INHERENTE NO SIGNIFICATIVO

ENFOQUE
Uso del muestreo: Improbable

RIESGO INHERENTE BAJO

Uso del muestreo: Improbable si se confa en los controles. Apropiado para pruebas sustantivas si el riesgo de control es alto.

RIESGO INHERENTE MODERADO

Uso del muestreo: Posible para controles si existe alta confianza en ellos. Si se deposita baja confianza en los controles su aplicacin ser posible para pruebas sustantivas.

RIESGO INHERENTE ALTO

Uso del muestreo: Posible uso para pruebas de controles si se deposita gran confianza en ellos y para pruebas sustantivas de transacciones y saldos.

Si durante la evaluacin de los riesgos de control se determina que los controles garantizan la calidad de los registros e informacin contable, se puede confiar en los controles, no obstante, un mayor grado de seguridad en el funcionamiento adecuado de los controles se puede obtener con la aplicacin de pruebas adicionales.
253

5.3.3 El Riesgo de Muestreo El riesgo de muestreo en auditora tiene dos aspectos: 5.3.3.1 El riesgo de rechazo incorrecto Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de muestreo el auditor concluya que no se puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta no es razonable, cuando en realidad los controles son confiables o el saldo de la cuenta es razonable. 5.3.3.2 El riesgo de aceptacin incorrecta Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de muestreo el auditor llegue a la conclusin de que puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad los controles no son confiables en la medida esperada o cuando el saldo no es razonable. El auditor deber considerar estos riesgos en cada plan de muestreo, de tal forma que su diseo produzca una muestra de tamao suficiente y utilice un mtodo de seleccin que obtenga una muestra representativa del universo y que responda a los objetivos de la auditora. 5.3.4 El Proceso de Muestreo en la Auditora Los pasos metodolgicos para realizar el muestreo en la auditora financiera son: 5.3.4.1 Determinacin de los objetivos Las tcnicas de muestreo que se utilicen deben ser consistentes con los objetivos de la prueba de auditora (Qu es lo que se quiere conseguir?). El muestreo en auditora es utilizado para proporcionar evidencia positiva o negativa sobre los sistemas de la entidad, tales como: Evidencia de control - o sobre transacciones y saldos especficos. Evidencia sustantiva - a travs de dos tcnicas bsicas: El muestreo de atributos se utiliza para calcular el porcentaje de ocurrencia o no ocurrencia de un hecho o caracterstica particular dentro de un universo. Se utiliza por lo general para calcular el porcentaje de cumplimiento de los procedimientos de control interno prescritos por la entidad. El muestreo de variables se utiliza en las pruebas sustantivas para probar o estimar una cantidad monetaria a fin de probar razonabilidad de los saldos registrados.
254

5.3.4.2 Determinacin del universo y de la unidad de muestreo El universo es aquel conjunto de datos del cual se va a seleccionar una muestra y se relaciona con el objetivo de la prueba a efectuarse para una cuenta. La determinacin del universo es posterior a la determinacin del objetivo de la prueba; por ejemplo: si el objetivo de la prueba es determinar el porcentaje del cumplimiento de los procedimientos prescritos sobre las autorizaciones de desembolsos, el universo entonces ser aquel grupo de datos que est conformado por todos los comprobantes de pago que se emitieron durante todo el periodo examinado. La unidad de muestreo son los elementos individuales que forman el universo, ejemplo: asientos, documentos, y partidas, deben relacionarse con un comprobante de pago. Cuando el universo no est conformado por partidas relativamente homogneas sujetas a procedimientos de control interno similar, se lo puede estratificar, es decir, dividir al universo a base de unidades relativamente homogneas a fin de realizar una seleccin y pruebas independientes. 5.3.4.3 Determinacin del tamao de la muestra Para determinar el tamao de la muestra se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: Debe ser aproximadamente similar, en el muestreo estadstico como en el no estadstico. Debe aumentar a medida que aumenta la importancia de la prueba. Debe aumentar a medida que aumenta el error esperado del universo. Debe disminuir a medida que aumenta el nivel de error aceptable del universo. A mayor tamao de la muestra menor probabilidad de obtener conclusiones incorrectas.

A fin de disminuir los riesgos de muestreo riesgos de deteccin en la auditora, el auditor debe disear un plan de muestreo de tal forma que produzca una muestra de tamao suficiente para reducir el riesgo de muestreo a un nivel aceptable y utilizar un mtodo de seleccin que produzca una muestra que sea representativa del universo y que responda a los objetivos del auditor. 5.3.5 El Mtodo de Seleccin de la Muestra 5.3.5.1 Mtodo de seleccin por probabilidades Mediante este mtodo todas las unidades de muestreo del universo tienen la probabilidad de ser seleccionadas. Los mtodos utilizados ms frecuentemente son: Seleccin al azar. Se utiliza tanto para las pruebas de atributos como de variables. Las muestras se seleccionan de tal manera que todas sus unidades
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tienen probabilidad de ser seleccionadas en cada extraccin, debido a que toman como base el algoritmo para generar los nmeros aleatorios o randmicos. Seleccin sistemtica. Mediante este mtodo se selecciona una de cada n unidades junto con el punto de partida de un intervalo inicial seleccionado al azar, el cual debe ser menos que el intervalo. Por ejemplo se desea seleccionar una muestra sistemticamente de 100 partidas de un universo de 10.000 y se decide usar como punto inicial el nmero 25, en este caso, el intervalo es cada 100 (10.000/100) el auditor selecciona cada 100 a partir del 25. Seleccin por clulas. El universo se divide en clulas (intervalos) de igual magnitud y se selecciona al azar un registro de cada clula, es decir, se combinan elementos de la seleccin al azar y de la seleccin sistemtica. 5.3.5.2 Mtodo de seleccin representativo

Son mtodos no estadsticos, cuyas muestras son seleccionadas a base de criterio del auditor esperndose que la muestra resultante sea representativa del universo. Los mtodos ms frecuentes son los siguientes: Seleccin especfica. La seleccin de cada unidad de la muestra es determinada a base de algn criterio de juicio, como de valor monetario, posibilidad de error, etc. Seleccin en bloques. Es la seleccin de varias unidades en forma secuencial. Seleccin casual. Las unidades de la muestra se seleccionan sin ninguna razn para incluir u omitir ciertos registros en particular. El auditor elige los registros de un universo sin considerar el tamao, fuente u otras caractersticas particulares. 5.3.6 Ejecucin del Plan de Muestreo El trabajo de auditora detallado es efectuado a base de los registros de muestreo que han sido seleccionados. En algunos casos el auditor no podr aplicar los procedimientos planificados a las unidades de muestreo seleccionadas a causa de documentos no utilizados, no localizados u otras situaciones, no obstante para cubrir estas posibilidades, el auditor deber investigarlas primeramente, y luego seleccionar un nmero adicional de registros para ser examinados en su reemplazo. 5.3.7 Evaluacin de los Resultados del Muestreo Una vez que los registros de la muestra han sido examinados, el auditor proyectar el resultado de las muestras hacia todo el universo y decidir sobre la necesidad de ampliar o no el tamao de la muestra.
256

5.3.8 Documentacin del Procedimiento de Muestreo El auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los papeles de trabajo que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripcin del plan de muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la muestra, el seguimiento que se realiz de cada error, el nmero de unidades de muestreo que se examinaron, si los resultados se consideran aceptables o inaceptables y los resultados de la evaluacin. Cuando el muestreo se realiza mediante la utilizacin de herramientas informticas, todos los reportes generados por estas deben tambin ser incluidos como parte de los papeles de trabajo. 5.4 Hallazgos de Auditora 5.4.1 Fundamentos El hallazgo en la auditora tiene el sentido de obtencin y sntesis mide informacin especfica sobre una operacin, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de inters para los funcionarios de la entidad auditada. Una vez que se encuentra con la evidencia real obtenida durante la ejecucin de la auditora, los hallazgos deben ser evaluados en funcin de cada procedimiento, de cada componente y de la auditora en su conjunto, considerando si la evidencia obtenida es importante y confiable. A base de esta evaluacin se debern obtener conclusiones a fin de comprobar si los objetivos determinados para cada componente y para los estados financieros en su conjunto han sido alcanzados. La evidencia de los hallazgos de auditora deber ser evaluada en trminos de suficiencia, importancia, confiabilidad y eficacia. Una vez aplicados y completados los programas especficos de auditora se evaluar si la evidencia obtenida satisface las expectativas establecidas en la planificacin. La evidencia ser evaluada en trminos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, as como de la naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. Tambin se considera si la evidencia contradice alguna decisin tomada durante la planificacin para lo cual se considerar lo siguiente: 5.4.1.1 Observaciones de auditora Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes de gestin y financieros o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencias se denomina observacin de auditora y, por lo general, est relacionada con las siguientes definiciones: Los errores estn constituidos por omisiones no intencionales al realizar unos pasos de control, un clculo matemtico, fallas administrativas en los registros, en la aplicacin de la normativa tcnica y en los principios de control interno, administrativos y financieros. Tambin son identificados como interpretaciones errneas de hechos que existan al momento que fueron preparados los informes de gestin y financieros.
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Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestin y financieros, tales como los errores deliberados en las afirmaciones de la alta direccin o en el uso de los recursos de la entidad. Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusin, los sobornos y otros pagos dudosos.

Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual como en conjunto para determinar si los informes estn o pueden estar significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades examinadas y si tiene otras implicaciones para la entidad. La evaluacin de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e implicaciones y resolver sobre la accin apropiada a tomarse. Tambin debe considerarse el inters para el sujeto pasivo de la auditora, tanto desde el punto de vista operativo como de control. 5.4.1.2 Causas que originan las observaciones Generalmente la causa fundamental de la observacin est incubierta y su ubicacin requiere persistencia y conocimiento. Si no se identifica la causa de una observacin, se pone en peligro la auditora al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. Tambin debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la informacin a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditora. La respuesta a las siguientes preguntas son tiles para identificar las causas de dichas observaciones: La observacin se origin dentro o fuera de la entidad? Qu controles han sido diseados para evitar o detectar la observacin? La observacin ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento computarizado? Cul es la razn por la que los controles o las funciones de procesamiento no operan adecuadamente? Quin es responsable de operar estos sistemas de control? Los sistemas de control fueron diseados en forma poco efectiva? Si este fuera el caso, que impacto tiene sobre las operaciones? Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son supervisados? La observacin a sido generada por el sistema contable y otro sistema de informacin de la entidad? La observacin a resultado de errores en dos datos comunes para muchas transacciones (por ejemplo, calculo de intereses sobre prstamos) o en datos aplicables a una transaccin especfica? La observacin es el resultado del procesamiento inadecuado de informacin correcta o del uso de informacin incorrecta? 5.4.1.3 Implicaciones sustantiva
258

de

las

observaciones

en

la

evidencia

Para cada observacin identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la magnitud y los componentes afectados. El inters recae en

reconocer si estas situaciones individual o globalmente provocan errores significativos en los informes financieros. La presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que stas deben ser evaluadas al analizar la confianza en los controles. Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los conocimientos de auditora son los errores conocidos. Sin embargo, se debe estimar el error que sera identificado si se examinan todas las partidas del universo en lugar de examinar solo una muestra de ellas. La estimacin del error, incluyendo el error conocido, constituye el error ms probable. 5.4.1.4 Incertidumbres y estimaciones

El riesgo de que los informes financieros estn distorsionados, es mayor en el caso de operaciones y transacciones que involucran estimaciones o la aplicacin de criterios tcnicos los cuales no son susceptibles de mediciones precisas, por lo tanto, la evidencia de auditora de utilizarse para determinar el rasgo de los montos razonables para tales estimaciones o criterios. Ninguna estimacin puede considerarse precisa con certeza absoluta, la estimacin presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimacin de la entidad, no se considera un error. 5.4.2 Evaluacin de los hallazgos por componentes

Durante la planificacin se establece la fuente de informacin que consideramos necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada componente. A base de los resultados alcanzados debe definirse las conclusiones sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada. Al respecto, para determinar si la evidencia acumulada para un componente especfico es competente y suficiente depende del criterio aplicado. Esta decisin se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a las siguientes interrogantes: Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes? La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? Proporciona la evidencia una visin coherente sobre la validez de las operaciones importantes examinadas? Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusin de que no existen otros riesgos significativos? Resulta suficiente la evidencia para reducir el riesgo de error a un nivel adecuado bajo? 5.4.3 Evaluacin de los hallazgos en la auditora en su conjunto

Los hallazgos se utilizan como herramientas de auditora y se emplean en un sentido crtico y estn referidos a las desviaciones identificadas durante el examen a ser presentados en el informe de auditora. Cuando se evalen los hallazgos de auditora debe considerarse si la informacin y las condiciones sobre las cuales se prepar el plan de auditora
259

continua siendo apropiado y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente informacin. En especial debe considerarse: La evidencia obtenida es suficiente, competente, confiable y eficaz. La naturaleza y el nivel de las observaciones estn de acuerdo con lo previsto en la planificacin.

Al evaluar los resultados de auditora en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas tanto en las conclusiones parciales como en el trabajo desarrollado para cada componente. En general este proceso incluye: Revaluar la efectividad de la planificacin especfica de la auditora, particularmente la revelacin del riesgo, a base de la informacin obtenida durante la etapa de ejecucin y en los informes financieros examinados. Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditora obtenida o en las conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben ser identificadas y resueltas. Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de correccin o ajustes, cuando fuere apropiado. Formular una conclusin sobre la auditora global y su consideracin para el informe. 5.4.4 Errores acumulados y su significatividad El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos los componentes ser comprado con los criterios de significatividad considerados para los informes de gestin y financieros. Para facilitar este proceso es conveniente resumir los errores en un solo lugar, preferentemente en la documentacin que resume la auditora. La significatividad debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes factores: Los resultados de operacin, tanto en valores como en volmenes. La situacin financiera de la entidad. Los componentes individuales que hayan sido auditados. Las obligaciones contractuales definidas como ndices financieros en convenio de prstamo u otros.

Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mnimo deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error ms probable, del error conocido y del error estimado. 5.5 Nuevas Evidencias Encontradas

En el transcurso de la auditora se puede encontrar nuevas evidencias que modifiquen las apreciaciones contenidas en los informes preparados por las diversas
260

unidades administrativas u operativas de la entidad, proyecto o programa, sus causas pueden originarse en errores no intencionales, omisiones, interpretaciones equivocadas, irregularidades, errores deliberados o acciones ilegales. En estos casos los auditores deben evaluar la distorsin de la informacin relevada y medir su efecto con el propsito de definir y calificar la intencionalidad de la accin, considerando las causas que la generaron y el grado que pueda afectar a la informacin examinada. Deber tambin identificarse si los controles claves aplicados en forma manual funcionan efectivamente y no fueron suficiente para evitar el error detectado, si existen implantados nuevos controles que eviten estas posibilidades, ya sean errores derivados de la accin humana o de procedimientos automatizados, si los procedimientos de supervisin no son suficientes. La evaluacin del porcentaje de desvo ser importante para concluir, que los resultados obtenidos estn respaldados adecuadamente por los controles claves existentes en los diversos sistemas, de lo contrario podr haber la necesidad de realizar las modificaciones que sean factibles al plan de auditora o ampliar el alcance de las pruebas de cumplimiento y de observacin a fin de asegurar que la muestra examinada sea realmente representativa. 5.6 Conclusiones de Auditora

Obtener conclusiones apropiadas es una parte del proceso de auditora, estas deben estar redactadas con un estilo claro, conciso y deben estar expresadas utilizando un lenguaje moderado, evitando textos que confundan al lector o dejando posibilidades de distinta interpretacin. Sin conclusiones apropiadas el trabajo es incompleto. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo de auditora, pueden estar referidas a cada componente analizado y a los estados financieros en su conjunto, llegando a la conclusin final de haber alcanzado todos los objetivos previamente determinados. De lo contrario existir la posibilidad de proponer ajustes a los estados financieros o ampliar el trabajo de auditora. Las conclusiones de auditora en un conjunto, debern considerar que todo el trabajo planificado haya sido completado, el alcance de la auditora planificado ha sido revaluado y modificado si las circunstancias as lo exigiere, las conclusiones referidas a los componentes individuales estn debidamente respaldadas, los estados financieros estn presentados de acuerdo a la normatividad vigente y refleja apropiadamente los efectos de cualquier hecho significativo posterior y cumplen con los requerimientos exigidos por la profesin. Las conclusiones sobre la auditora tienen informe a base de la evaluacin de: como un propsito preparar el

Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditora aplicados. Los hallazgos importantes de cada componente examinado. Los hallazgos de la auditora.
261

Si al evaluar los hallazgos de auditora se concluye que los informes financieros estn significativamente distorsionados y el error acumulado supera el lmite establecido para la significatividad, es necesario realizar lo siguiente: Proponer las correcciones o los ajustes necesarios. Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimacin del error ms probable. Incluir en el informe de auditora las limitaciones y salvedades o emitir un informe adverso. 5.6.1 Responsabilidad en la formulacin de las conclusiones Los miembros del equipo de auditora son individualmente responsables por las conclusiones preparadas sobre el trabajo que realizaron y los criterios aplicados. Se entiende que en la asignacin de tareas a los miembros del equipo, stos tiene la capacidad y la experiencia para evaluar los resultados obtenidos, a base de las pautas establecidas en la planificacin y programacin especficas. Todas las conclusiones de auditora deben ser revisadas por un miembro experimentado del equipo de mayor jerarqua, del que las prepar. 5.7 Consideraciones Sobre los Estados Financieros Examinados

Una vez que se han aplicado todos los procedimientos de auditora seleccionados para cada componente de los estados financieros, se deber realizar una revisin de los mismos, conjuntamente con las conclusiones obtenidas durante la ejecucin de la auditora, prestando especial atencin a las reas determinadas importantes, identificadas en el plan de auditora y asegurarlos que durante la ejecucin hayan sido consideradas en forma adecuada. Las consideraciones que el auditor deber realizar sobre los estados financieros examinados, una vez concluida la etapa de ejecucin de la auditora, son los siguientes: Cumplen con los requisitos normativos y legales vigentes, exigidos por los organismos competentes. Han sido preparados de acuerdo con los Principios Contables Generalmente Aceptados aplicados uniformemente. Han sido considerados adecuadamente los hechos posteriores significativos. La informacin financiera complementaria, as como los anexos prestados son concordantes con los estados financieros. Los resultados del ejercicio concuerdan con nuestra apreciacin sobre la entidad, proyecto o programa. Revisin de Hechos Posteriores

5.8

Los hechos posteriores son transacciones o actividades que ocurren con posterioridad de la fecha de preparacin del estado de situacin financiera, pero antes de la emisin de los estados financieros en su conjunto o del informe de auditora.
262

Los efectos contables de los hechos posteriores generalmente son contabilizados en el ejercicio en el que ocurren. Para propsitos de auditora, existen hechos posteriores previos a la opinin, es decir, cuando ocurren entre la fecha del estado de situacin financiera y la preparacin del informe final de auditora, consecuentemente los procedimientos de auditora, para identificar los hechos posteriores, deben ser aplicados despus de la fecha del estado de situacin financiera. Los hechos posteriores a la opinin, son transacciones o eventos que suceden despus de la emisin del informe de auditora y deben ser considerados en la prxima auditora. 5.9 Procedimientos para la Identificacin de Hechos Posteriores Antes de la emisin del informe, se deber estudiar actas del directorio e informes internos preparados por las unidades administrativas de la entidad o unidades ejecutoras. Revisar los informes financieros recientes y obtener explicaciones sobre hechos significativos. Determinar compras, ventas, cobranzas y desembolsos significativos. Examinar los contratos importantes, rdenes de pago pendientes y restricciones. Verificar litigios con pronunciamientos adversos para la entidad. Establecer la existencia de restricciones ambientales que puedan modificar las caractersticas del proyecto o programa. Documentacin del Trabajo de Auditora

5.10

Todos los documentos recopilados y preparados durante la auditora debern ser organizados en los archivos corrientes y permanentes respectivos a fin de facilitar su acceso a la informacin contenida en dichos documentos. Dichos archivos deben estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lgicos. Es importante, al finalizar un trabajo de auditora, contar con una documentacin resumen cuyo contenido puede ser el siguiente: Estados financieros e informe de auditora. Resumen de temas significativos. Comunicacin de resultados parciales. Informe de control interno. Memorndums importantes. Ajustes efectuados y no efectuados. Cambios o modificacin en la planificacin. Plan especfico de auditora. Reportes de supervisin.

263

TERCER MOMENTO
UNIDAD SEIS COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORIA FINANCIERA

6.1.

Generalidades

En el transcurso de una auditora los auditores mantendrn constante comunicacin con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dndoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, as como informacin verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicacin de los resultados se la considera como la ltima fase de la auditora, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso. La labor de auditora no es secreta y con excepcin de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser examinadas, mantenindose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen que ver con el examen que se efecta. La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicacin de los resultados est contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Pblico auditada y dems personas relacionadas con las actividades examinadas. Al finalizar los trabajos de auditora en el campo, se dejar constancia documentada de que fue cumplida la comunicacin de resultados en los trminos previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia. Las diferencias de opinin entre los auditores y los servidores o ex servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Pblico auditada, o terceros
264

relacionados, sern resueltos, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarn las opiniones divergentes. Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicacin de resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y, por escrito, a travs del informe de auditora que documenta formalmente los resultados del examen. 6.1.1. Comunicacin al Inicio de la Auditora. Para la comunicacin del inicio del examen, de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se consideran las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado. Para la ejecucin de una auditora, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificar el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditora. En el caso de servidores que se encuentren desempeando funciones, proceder de conformidad con el artculo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citar el artculo pertinente de la ley. Dicha comunicacin se la efectuar en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a travs de la prensa. Para el caso de particulares se les notificar o requerir informacin d conformidad con las disposiciones legales pertinentes. La comunicacin inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a ms de recabar informacin, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas. 6.1.2. Comunicacin en el Transcurso de la Auditora. Con el propsito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias mucha veces insuperables, stos debern ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relacin con los hallazgos detectados. El informe de evaluacin del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administracin en forma tanto verbal como escrita. En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrn en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones finales, an cuando no se haya emitido el informe final.
265

La comunicacin de resultados durante la ejecucin del examen tiene por finalidad: a. b. c. d. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones. Hacer posible que los auditores dispongan de toda informacin y de las evidencias que existan. Evitar que se presente informacin o evidencia adicional, despus de la conclusin de las labores de auditora. Facilitar la adopcin de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables, incluyendo la implantacin de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisin del informe. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas. Posibilitar la restitucin o recuperacin de cualquier faltante de recursos durante la ejecucin del examen. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinin entre los auditores y los funcionarios de la entidad.

e. f. g.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerarlo necesario, el auditor solicitar a la opinin de las unidades de apoyo de la Contralora o de los organismos tcnicos o legales competentes. Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere necesario participar a la entidad examinada, deber comunicar de inmediato a los funcionarios vinculados a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma oportuna. La comunicacin de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la conclusin del trabajo o la formulacin del informe final, para que la administracin conozca de los asuntos observados por parte del auditor, ste deber transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado. Con las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas, de acuerdo a las circunstancias se mantendr reuniones por separado con la mxima autoridad y grupos de funcionarios por reas. De esta actividad, se dejar constancia en las actas correspondientes. Las discrepancias de opinin, entre los auditores y los funcionarios de la entidad, sern resueltas en lo posible durante le curso del examen. Para la formulacin de las recomendaciones, se deber incluir las acciones correctivas que sean ms convenientes para solucionar las observaciones encontradas. 6.1.3 Comunicacin del Trmino de la Auditora La comunicacin de los resultados al trmino de la auditora, se efectuar de la siguiente manera:
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a)

Se preparar el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusin de la auditora, los cuales, sern comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contralora a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen. El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contralora General del Estado. Los resultados del examen constarn en el borrador del informe y sern dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y dems personas vinculadas con l. En esta sesin de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarn documentalmente, hasta dentro de los cinco das hbiles siguientes y se agregarn de auditora, si el asunto lo amerita. Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no sern objeto de discusin en la conferencia final. 6.1.4 Convocatoria a la Conferencia Final

b)

c)

d)

e)

La convocatoria, a la conferencia final la realizar el jefe de equipo, mediante notificacin escrita, por lo menos con 48 horas de anticipacin, indicando el lugar, el da y la hora de su celebracin. Participarn en la conferencia final: La mxima autoridad de la entidad auditada o su delegado. Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados a la materia objeto del examen. El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen, el supervisor que acto como tal en la auditora. El jefe de equipo de la auditora. El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. La direccin de la conferencia final estar a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

6.1.5 Acta de Conferencia Final Para dejar constancia del actuado, el jefe de equipo elaborar una Acta de Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentar la razn del hecho en la parte final del documento. El acta se elaborar en original y dos copias; el original se anexar al memorando de antecedentes, en caso de hacerlo y una copia se incluir en los papeles de trabajo.
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6.1.6 Entrega del Informe El ltimo paso de la comunicacin de resultados constituye la entrega oficial del informe de auditora al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas. 6.2 El Informe de Auditora 6.2.1 Definicin El uniforme de auditora constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la informacin financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relacin con los aspectos examinados, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensin. El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisin del informe le impone diversas obligaciones. An cuando el auditor es el nico responsable por la opinin expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentacin de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la informacin financiera complementaria recae en las mximas autoridades de las entidades auditadas. 6.2.2 Clases de Informes Producto de la auditora a los estados financieros de las entidades, se presentarn dos clases de informes que son: 6.2.2.1 Informe extenso o largo Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados, en l constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria; los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria, los resultados de la auditora, que incluye: la Carta de Control Interno, el Captulo de Control Interno, que se organizar en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurar en orden de cuentas, ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditora, adems se agregarn los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin completa del mismo. 6.2.2.2 Informe breve o corto Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica una auditora financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes no se desprendan responsabilidades, este informe contendr: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria.
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Los resultados de la auditora financiera que se han tramitado como un informe breve o corto, producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros ue los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos. 6.2.3 Requisitos y Cualidades del Informe En la preparacin y presentacin del informe de auditora, se deben considerar los elementos y caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin y promuevan la efectiva aplicacin de las acciones correctivas. A continuacin se describen las cualidades de mayor relevancia: 6.2.3.1 Concisin Los informes debern incluir los resultados de la auditora y no contendrn detalles excesivos, palabras, oraciones, prrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas. El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los prrafos largos y complicados. 6.2.3.2 Precisin y razonabilidad El auditor debe adoptar una posicin equitativa e imparcial para informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez. El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo. Los informes deben contener suficiente informacin sobre las conclusiones y recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada. Las conclusiones de auditora deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea de interpretarlas. 6.2.3.3 Respaldo Adecuado Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisin y razonabilidad. No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben identificarse claramente como tales y estarn evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos.
269

6.2.3.4 Objetividad Se deben presentar los comentarios, recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial. conclusiones y

Los comentarios deben contener suficiente informacin sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables. El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecucin deficiente de las operaciones anotadas durante la revisin. 6.2.3.5 Tono constructivo El tono de los informes, deber provocar una reaccin favorable a las conclusiones y recomendaciones. Los comentarios y las conclusiones, se presentarn en forma clara y directa. El auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptacin de la entidad y provocar una reaccin favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposicin. Los ttulos y subttulos deben expresar el hallazgo en forma resumida. Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeo anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administracin de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en crticas de prcticas y situaciones pasadas. Las observaciones sern presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado. El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos deficientes o negativos; tambin incluir informacin sobre los aspectos positivos o satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensin de la auditora. 6.2.3.6 Importancia del contenido Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se lo comunique y merecer la atencin de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atencin del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluir lo siguiente:
270

El grado de inters del gobierno en los programas o actividades. Importancia de los programas o actividades determinados por parmetros tales como el volumen de los gastos, inversin en activos y monto de ingresos.

La oportunidad para contribuir a una motivacin a los funcionarios de la entidad, tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del gobierno. La necesidad de proporcionar informacin til y oportuna para ayudar a los responsables de la administracin de la entidad. La frecuencia con que ocurre una desviacin. La falta de decisin de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos necesarios, que permitan mejorar las operaciones o reas dbiles. 6.2.3.7 Utilidad y oportunidad

El auditor debe analizar la informacin a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo, es estimular una accin constructiva, los informes deben ser estructurados en funcin del inters y necesidad de los usuarios. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisin, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditora con esa meta en mente. 6.2.3.8 Claridad Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la informacin contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no slo por los directamente vinculados al examen. La redaccin se efectuar en estilo corriente y fcil de seguir a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminologa tcnica o muy especializada. No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos tcnicos detallados, los esfuerzos en el estilo de redaccin deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografa y expresiones populares en el informe: 6.2.4 Errores Comunes en la Preparacin de un Informe Los siguientes son los errores ms comunes en la redaccin de un informe de auditora. 6.2.4.1 La organizacin del informe es pobre Cuando el material, no est organizado lgicamente.
271

Cuando la informacin est fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de prrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle sentido. Cuando los Comentarios, no tienen un ttulo lgico. Cuando el lector lee el ndice de materias y no puede figurarse el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuracin y lgica presentacin del informe.

6.2.4.2 El lenguaje es poco claro Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor est tratando de comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y especficas. El problema puede ser, la redundancia, el uso de cliss, el uso de jerga o el uso de trminos tcnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas, u otros problemas especficos. Puede ser que la gramtica sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario, quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe. 6.2.4.3 Material perdido Cuando el informe no contiene toda la informacin requerida para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omito toda una seccin del informe. Sin embargo lo ms comn es que estn incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna informacin necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lgica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas. 6.2.5 Sugerencias para la Redaccin del Informe Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente: 6.2.5.1 Piense antes de escribir Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensin apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta informacin va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar. 6.2.5.2 Resuma antes de escribir Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco largo. 6.2.5.3 Escriba los reportes largos en prrafos cortos La introduccin a la exposicin del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditora, cuando se sienta presionado por la falta de tiempo.
272

6.2.5.4 Escriba imparcialmente No deje que sus inclinaciones personales influyan en la redaccin del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinacin reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hgalo frontalmente. 6.2.5.5 Primer borrador Cuando a concluido la redaccin del borrador del informe, entregue al supervisor y est preparado para aceptar una crtica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el porqu del cambio, si no trata de identificar los errores no podr evitarlos en el futuro. 6.2.5.6 Ponga cuidado en el orden y el contenido La organizacin lgica y la presentacin de los hallazgos paso a paso son los requerimientos ms importantes para lograr el xito en la redaccin del informe. Si tiene que hacer referencias de una seccin a otra, quizs lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisin. 6.2.5.7 Est seguro que su informe mecanogrficos ni aritmticos no tenga errores

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus pginas escritas sin errores aritmticos y que est bien organizado. Una escritura desordenada y mrgenes inadecuados pueden reducir la buena impresin respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarn a redactar un informe bien organizado y efectivo. 6.2.5.8 Pensamiento claro y conciso Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad en el auditor, para lograr el xito organice sus ideas. 6.2.5.9 Escriba lo ms simple posible Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba prrafos cortos (mximo 10 renglones por prrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya nicamente lo ms importante. 6.2.5.10 Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva Los documentos son ms interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa. La entidad X provee servicios es ms objetivo que, Los Servicios provistos por la entidad X.
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6.2.5.11 Use un castellano clsico y una sintaxis correcta Est seguro que los sujetos y los verbos estn de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, ste es un problema muy comn cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez. 6.2.5.12 Evitar palabras excesivas y materiales ajenos al tema Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para as lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente. 6.2.5.13 Evite abreviaciones y siglas Si va a usar una sigla, est seguro que la primera vez que lo haga, est incluido el trmino completo y con la sigla dentro de un parntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras. 6.2.5.14 No use comparaciones implcitas Pocas cosas molestan ms al lector que leer una comparacin implcita o que se considere sobreentendida. 6.2.5.15 Use trminos precisos. Prefiera dar un nmero especfico o un porcentaje, a dar solo un trmino indefinido como varios, unos cuantos. Esto es importante en la redaccin del informe, donde una omisin implica una falta de informacin. 6.2.6 Responsabilidades de la Elaboracin del Informe La redaccin del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor. El supervisor, cuidar que el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de la entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solicitar los problemas y desviaciones encontradas. 6.2.7 Criterios para Ordenar los Resultados Los resultados de la auditora se deben ordenar atendiendo a las siguientes consideraciones: 6.2.7.1 Importancia de los resultados Consiste en presentar el informe, dando prioridad a las hechas ms significativas. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad.
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6.2.7.2 Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a los especficos Una prctica para organizar los resultados de auditora, es iniciar la comunicacin con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades especficas. 6.2.7.3 Seguir el proceso de las operaciones Existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad. 6.2.7.4 Utilizar las principales actividades sustantivas y objetivas Esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones preliminar y especfica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditora. 6.2.7.5 Combinar los criterios expuestos Es posible combinar las alternativas sealadas para lograr una presentacin convincente de los resultados y obtener mayor colaboracin de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias. 6.2.8 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones 6.2.8.1 Comentarios Comentario es la descripcin de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la ejecucin de la auditora, se deben exponer en forma lgica y clara ya que constituyen la base para una o ms conclusiones y recomendaciones. Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviacin que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra informacin obtenida. Para la redaccin de un comentario, se pondr un ttulo que identifique la naturaleza del hallazgo. Este ttulo debe ser un breve resumen de la conclusin. A continuacin se redactar los comentarios que representan las observaciones del auditor con el respecto a los hallazgos de auditora, as como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto a los razonamientos y/o anlisis del auditor sobre stos ltimos. Cuando sea necesario sealar artculos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicar el nmero, el ttulo o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente. En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la trascripcin de comunicaciones u oficios que tengan relacin con los hallazgos, nicamente debe hacerse referencia a dichos documentos.
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No se debe citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se har referencia al cargo, funcin o nivel jerrquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluir las posibilidades o potenciales responsabilidades. De ser relevantes los hechos y puntos de vistas de la entidad, se incluirn a continuacin de los comentarios, identificndolos con subttulos, si son extensos. Se tendr cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones. En el informe de auditora, se presentarn nicamente los comentarios relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el transcurso del examen. Comentarios, que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al enfoque de la auditora y puede ser por cuentas siguiendo el orden de presentacin de los estados financieros, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse. Se plantean a continuacin las caractersticas o atributos que deben contener un hallazgo: Condicin (Lo que es situacin actual). Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin que se est examinando. Esta informacin servir para determinar si: Los criterios se estn cumpliendo satisfactoriamente. Los criterios se estn cumpliendo parcialmente. Los criterios no se cumplen. Criterio (Lo que debe ser). Son parmetros de comparacin o las normas aplicables a la situacin encontrada que permiten la evaluacin de la condicin actual. Los criterios pueden ser los siguientes: Leyes. Reglamentos. Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre otros. Objetivos. Polticas. Normas. Opiniones independientes de expertos. Prcticas generalmente observadas. Otras disposiciones.

Cuando no se han establecido criterios por escrito se podr emplear el sentido comn y la experiencia del auditor, siempre que stos hayan sido probados previamente, sean lgicos y suficientemente convincentes.
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Efecto Es el resultado adverso, que se produce de la comparacin entre la combinacin y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos, deben exponerse, en lo posible, en trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de produccin o nmero de transacciones, sin embargo los efectos tambin pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la ms adecuada y no guarda relacin con parmetros o estndares definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales. El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administracin, que es necesario un cambio o accin correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo cual se debe redactar en trminos comprensibles para los usuarios del informe de auditora. El efecto puede reflejarse en: Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros. Prdida de ingresos potenciales. Violacin de disposiciones legales. Inefectividad en el trabajo (no se est ejecutando conforme a la planificacin). Gastos indebidos. Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. Ineficiencia en el trabajo que se est realizando. Causa Es la razn fundamental por la cual se origina la desviacin o es el motivo por el cual no se cumpli el criterio o la norma. La simple aseveracin en el informe de que existe la desviacin no proporciona todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinacin de la causas o causas que originaron las desviaciones, es de primordial importancia, porque sin ubicar e identificar la claramente sera imposible sugerir la accin correctiva necesaria para eliminarla. Las causas pueden originarse por: Falta de capacitacin. Falta de comunicacin Falta de conocimiento de los requisitos. Negligencia o descuido. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas. Consciente decisin de desviarse de las normas. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. Falta de buen juicio o sentido comn.
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Falta de honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. Falta de esfuerzo e inters suficientes. Falta de supervisin adecuada. Falta de voluntad para cambiar. Organizacin defectuosa. Falta de delegacin de autoridad. Auditora interna deficiente.

Las causas sealadas a manera de ejemplo, al momento de ser incluidas en los informes, se las deber redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor. Es importante que el auditor revele con mayor nfasis las causas de las desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propsito de contribuir a mejorar la administracin financiera. Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificacin de cada uno de los atributos. A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusin, que conduce a la formulacin de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas. 6.2.8.2 Conclusiones Las conclusiones de auditora son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinin de la entidad. Su formulacin se basa en realidades de la situacin encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo auditado. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditora y generalmente se refiere a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes que podran dar fundamento a la determinacin de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de accin correctivas. Las conclusiones son representadas a continuacin de los comentarios, en forma separada y podr redactarse, segn el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el ttulo CONCLUSION. En la conclusin, no se repetir, lo descrito en el comentario y se utilizar un estilo adecuado de redaccin que le permita tener una apreciacin objetiva del hecho comentado. 6.2.8.3 Recomendaciones Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formulas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada,
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mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales. Las recomendaciones se presentarn luego de los comentarios y las conclusiones, se asignar a cada recomendacin un nmero correlativo en orden de presentacin de los comentarios, en determinados casos una recomendacin puede agrupar a varios comentarios y se presentarn en orden de importancia en el Captulo de Resultados de Auditora. El informe del auditor comentar recomendaciones objetivas, que permitan ser aplicadas de inmediato con los medios que cuentan la entidad auditada, tomando en consideracin la redaccin costo/beneficio de cada una de ellas. No se debe incluir recomendaciones generales abstractas, cuya aplicacin demande estudios adicionales detallados o de difcil comprensin para los servicios involucrados. Debe incluirse recomendaciones en los informes, nicamente cuando el auditor llegue a la conclusin de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias y no deber recomendar medidas concretas, si no est completamente convenido de haber reunido toda la informacin necesaria para respaldar tales correctivos. Las recomendaciones, no se deben limitar a sealar las medidas correctivas sugeridas, consecuentemente, se debe explicar como lograr el cumplimiento de los objetivos y las disposiciones legales. Para este efecto al finalizar el Captulo de Resultados de Auditora, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparar un cronograma de implantacin de las recomendaciones, en el que se sealar fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento. El lenguaje utilizado en la exposicin de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones, las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y simples. No se debe incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicacin de sanciones. Dicha acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas. En caso de que el auditor no pudiera formular las recomendaciones pertinentes debido al alcance limitado de la auditora o por otra razn, deber hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitar realizar para formular dichas recomendaciones. Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como Inmediatamente o Sin demora ya que tiende a generar resistencia por su tono impositivo.
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Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organizacin que debe ejecutar la accin correctiva, previendo la participacin del funcionario responsable del rea pertinente al nivel ms alto o de la mxima autoridad, quienes se ocuparn de lograr su cabal y efectiva aplicacin. No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o Instructivos, por el comentario el auditor tiene que sealar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en prctica dicha recomendacin. Cuando una entidad a aceptado una recomendacin y se a tomado la accin necesaria, el informe debe mencionar este particular siempre y cuando el auditor lo considere importante. No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del informe, despus de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar funcin al usuario o lector del informe. 6.3 Estructura del Informe de Auditora Financiera Esquema del Contenido del Informe
INFORME EXTENSO BREVE

NUMERO

DETALLE

1 2 3 4 5

6 7 8

Cartula Detalle de abreviaturas utilizadas ndice SECCION I Dictamen Profesional a los estados financieros y a la Informacin Financiera Complementaria Estados Financieros De situacin financiera. De resultados. De flujo de efectivo (FASB 95) Estado de Ejecucin Presupuestaria. Estado de Ejecucin del Programa de Caja. Notas a los estados financieros SECCION II Detalle de la Informacin Financiera Complementaria SECCION III Resultados de la Auditora Carta de control Interno Captulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones Captulo II Rubros Examinados Anexos: Detalle de los funcionarios Cronograma de implantacin de las recomendaciones

X X X X X

X X X X X

X X X X X X X

X X

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6.3.1 Descripcin del Contenido del Informe 6.3.1.1 Cartula Contendr el logotipo de la Contralora General del Estado en la parte superior. En el recuadro de la parte inferior se incluir la denominacin del trabajo realizando auditora; la entidad, lugar, programa, proyecto, actividad, ente contable, unidad o rea y el perodo de cobertura o alcance correspondiente. En la esquina inferior de la parte derecha del recuadro se incluir las siglas de la unidad en la que se origin el informe, el ao y el nmero secuencial. Ejemplo: DA-X-96-001. 6.3.1.2 Detalle de abreviaturas utilizadas

Es un detalle de todas las abreviaturas utilizadas en la redaccin del informe y que se las incluye al inicio, a efectos de que en el texto no se ponga el nombre completo de las mismas, sirve adems para que el lector o usuario del informe se familiarice con las mismas. 6.3.1.3 ndice

Constituye el detalle resumido del contenido del informe, e incluir el nmero de las pginas, para guiar al lector o usuario respecto del contenido del informe. 6.3.1.4 SECCION I

Dictamen Profesional El Dictamen del Auditor es una expresin clara de la opinin escrita sobre los estados financieros tomados en su conjunto, previa a la emisin de la opinin, el auditor, deber analizar y evaluar las conclusiones extradas de la evidencia de auditora, obtenida como base para la expresin de una opinin de loes estados financieros. El Dictamen contendr un prrafo introductorio, que incluya a los estados financieros dictaminados, un prrafo de alcance, en el cual se describe la naturaleza de la auditora, el prrafo de las excepciones o salvedades (caso de haberlas) y un prrafo separado para expresar su opinin profesional (Ver NIA 13, NEA y SAS 58). Cuando el auditor externo decide basarse en el informe elaborado por otro auditor o la auditora interna y asumir la correccin bajo su responsabilidad, para formular su opinin, se debe sealar este hecho en le prrafo introductorio de su informe, en igual forma citar los rubros o reas que han sido cubiertos por otros auditores y mencionar el informe del otro auditor al expresar su opinin, estas referencias indican las divisin de responsabilidades en la ejecucin de la auditora. Estructura del Dictamen Profesional Elementos bsicos del dictamen del auditor:
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Fecha

Al expresar la opinin sobre la presentacin razonable, el auditor debe considerar el efecto de cualquier hecho o transaccin importante que haya ocurrido desde la fecha de emisin de los estados financieros, pero antes de la terminacin de la auditora. Normalmente el informe de auditora lleva la fecha en que concluy el trabajo de campo. La fecha de emisin del informe es colocada en la parte superior derecha de la hoja que contiene el informe. Aunque cuando tambin se puede colocar en la parte inferior izquierda. Ttulo

Siempre que la Contralora emita un informe debe incluirse el ttulo Dictamen de auditores independientes, con lo cual se trata de enfatizar la independencia de la Contralora con las Instrucciones Auditadas, traducida no solo en apariencias sino en hechos. Destinatario

Generalmente se dirige a la mxima autoridad de la entidad cuyos estados financieros fueron examinados, por los auditores de la Contralora General del Estado. Identificacin de los estados financieros auditados

La primera parte del prrafo introductorio identifica a la entidad y a los estados financieros auditados. La terminologa usada para referirse a los estados financieros, debe concordar o ser uniforme con los ttulos de los respectivos estados proporcionados por la entidad. Responsabilidad de la mxima autoridad de los estados financieros

No existe total claridad para los usuarios de los estados financieros y en algunas oportunidades para las mximas autoridades respecto a la responsabilidad de la preparacin de los estados financieros y sus correspondientes notas. Segn lo indicado en la segunda parte del prrafo introductorio, los estados financieros son responsabilidad de la mxima autoridad de la entidad auditada, en consecuencia son manifestaciones de dicha entidad. Responsabilidad del auditor por la expresin de la opinin

La auditora se refiere fundamentalmente al examen de los estados financieros de la entidad auditada, con el objetivo de emitir un informe u opinin sobre dichos estados. Para que no exista duda para los usuarios del informe, en cuanto a la responsabilidad asumida, en la tercera parte del prrafo introductorio se menciona ese hecho.
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Auditora efectuada de acuerdo con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicable en el Sector Pblico, las Normas Internacionales de Auditora y las Normas Ecuatorianas de Auditora.

La primera parte del prrafo del alcance menciona nuestra auditora fue practicada de acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Pblico, las Normas Internacionales de Auditora y las Normas Ecuatorianas de Auditora. Estas aseveraciones es de suma importancia, posee el conocimiento exacto y preciso del significado de lo que son las NAGA, las NIAs y las NEAs. Requerimientos segn las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Pblico, Normas Ecuatorianas de Auditora y Normas Internacionales de Auditora. La segunda parte de prrafo del alcance, es dejar en claro que una auditora no es un medio para garantizar la absoluta exactitud de los estados financieros, sino suministrar un grado razonable de seguridad de que los estados financieros no contienen errores significativos. Auditora efectuada a base de pruebas selectivas. La auditora enfoca su atencin hacia los factores que incrementan el riesgo de errores materiales en los estados financieros. Una vez que el auditor a determinado el alcance que dar a sus pruebas, emplea su criterio profesional en la seleccin de los procedimientos de auditora que aplicar en aquellas reas donde supuestamente se sucederan los errores o desviaciones, utilizando la tcnica de muestreo estadstico o pruebas selectivas y examinadas las partidas y partes de independencia. Evaluacin de los Principios Bsicos de Contabilidad incluidos en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental de las estimaciones de importancia y de la presentacin general de los estados financieros. El auditor debe evaluar la correcta aplicacin de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental, las estimaciones relacionadas con ciertos registros, adicionalmente el auditor enfoca su atencin a la presentacin general de los Principios Bsicos de Contabilidad envs de centrarse en cada una de las partidas o rubros que los componen. Consideracin del auditor acerca de la opinin expresada. La ultima frase del prrafo del alcance consideramos que nuestra auditora provee una base razonable para fundamentar la opinin expresada a continuacin establece un vnculo entre la revisin efectuada y la opinin emitida, la mencin del trmino razonablemente enfatiza el hecho en que la auditora no garantiza la inexistencia de errores e irregularidades en el proceso contable, ni la exactitud de las cifras que integran los estados financieros.
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Presentacin razonable En el prrafo de la opinin, las palabras presentan razonablemente se usan en el sentido de equitativamente, imparcialmente, objetivamente, cuando el auditor se refiere a la presentacin razonable no pretende que exista exactitud, dice ms bien que dentro de un margen razonable de importancia relativa, los estados financieros se presentan equitativamente para todos los sectores.

Conformidad con los Principios bsicos de Contabilidad, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad Un principio es una verdad fundamental, el trmino principios bsicos de Contabilidad, en forma mencionada en el prrafo de la opinin del informe, trata de referirse no solo a las prcticas y principios contables, sino a los mtodos de aplicacin.

En la parte final del prrafo de la opinin ya no se hace mencin de la norma de UNIFORMIDAD en la aplicacin de los Principios entre periodos, a menos que se hayan sucedido un cambio, en cuyo caso la falta de uniformidad se mencionar por separado. Firma La responsabilidad por la firma del informe, debe descansar en el Director de la auditora que tuvo a su cargo la planeacin, direccin y supervisin del trabajo.

Contenido del dictamen de auditora financiera Primer prrafo (Introductorio) a. Identifica los estados financieros auditados. b. Establece la diferencia entre las responsabilidades de la administracin de la entidad, en lo relacionado con la preparacin de los estados financieros y la del auditor, en la emisin de su opinin, basada en el trabajo que ha realizado. Segundo prrafo (Alcance) a. Indica que la auditora se practic de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Aplicables en el Sector Pblico, Normas Internacionales de Auditora, Normas Ecuatorianas de Auditora y dems disposiciones, emitidas por la Contralora General del Estado y describe la naturaleza del trabajo del auditor, estos es que ha sido planeado y efectuado con el objetivo de lograr un razonable grado de seguridad que los estados financieros estn excepto de errores importantes. b. Explica lo que comprende la auditora:

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Un examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias que respaldan las cifras y las informaciones relevadas en los estados financieros. La evaluacin de los principios de contabilidad aplicables en el Sector Pblico, utilizados las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las estimaciones de importancia efectuadas por la administracin de la entidad. La evaluacin de la presentacin general de los estados financieros.

c. La declaracin del auditor sobre su examen que provee una base razonable para emitir la opinin. Tercer prrafo (Opinin) La opinin del auditor acerca de, si los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situacin financiera de la entidad a la fecha del balance general, incluyendo los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecucin presupuestaria, por el periodo determinado en esa fecha, de acuerdo con los Principios Bsicos de Contabilidad Aplicables en el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, adems la expresin de la conformidad o disconformidad con las disposiciones legales y normas secundarias correspondientes. El dictamen del auditor sobre los estados financieros pueden ser siguientes tipos: Opinin estndar, limpio o sin salvedades. Opinin con salvedades o excepciones. Opinin adversa o negativa de opinin. Abstencin de opinin. Trabajos para realizar procedimientos convenidos Estructura del informe de Auditora Financiera Estructura del informe de Examen Especial. 6.3.1.5 Estados Financieros los

Los estados financieros bsicos que deben presentar las entidades auditadas para el examen son los siguientes: a. b. c. d. e. Estado de Situacin Financiera. Estado de Resultados. Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Ejecucin Presupuestaria Estado de Ejecucin del Programa de Caja.

Los estados financieros deben presentarse en forma comparativa con los del (los) periodo (s) precedente (s) al examinado. Cuando el alcance de la auditora cubra ms de un perodo se presentarn los estados financieros de todos los ejercicios examinados, el orden de presentacin ser, del ltimo a los anteriores, tomando en consideracin que se trate de aos fiscales completos.
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Los estados financieros deben estar estructurados de conformidad con lo dispuesto en las Normas de Contabilidad Gubernamental Vigente. Cuando en el transcurso del examen el auditor determine que errores u omisiones en el registro de las transacciones y ha sugerido la realizacin de ajustes y reclasificaciones, que afecten al ejercicio presente y anteriores; pero los registros no han sido an cerrados, se propondr ajustes y reclasificaciones que correspondan con el propsito de que la entidad emita los estados financieros incluyendo estas modificaciones, en este caso emitir su dictamen sobre los estados financieros ajustados. En el caso de que los asientos de ajustes y reclasificaciones sugeridos por el auditor, no sean registrados en el periodo examinado, porque los estados financieros han sido cerrados, el auditor propondr a la entidad examinada la reapertura de los registros y que se presenten los estados financieros reestructurados, si la entidad no los presenta, emitir su dictamen sobre los presentados inicialmente. Cuando la entidad ha aceptado los ajustes y/o reclasificaciones propuestas por el auditor, pero no han procedido a reformular los estados financieros, se dictaminar sobre los estados financieros inicialmente presentados, pero en la seccin de la Informacin Financiera Complementaria incluir el Balance Proforma, en el que demostrarn los saldos presentados por la entidad examinada, el detalle de los ajustes y reclasificaciones y el saldo de auditora. Cuando la entidad ha reformulado los estados financieros a causa de las modificaciones detectadas y comunicadas por el auditor, revelar este hecho a travs de una nota aclaratoria de los estados financieros, indicando el ejercicio al que se afect. Al final de cada uno de los estados financieros se incluir la siguiente nota: Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros. 6.3.1.6 Notas Aclaratorias de los Estados Financieros

La entidad examinada, junto a los estados financieros debe presentar las Notas Aclaratorias respectivas, estructuradas de conformidad a lo dispuesto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental vigente y en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Las notas aclaratorias, constituyen manifestaciones de la entidad, en las que se revela la informacin significativa y necesaria para asegurar la debida comprensin por parte de los usuarios del contenido de los estados financieros, de los cuales son parte integrante. Estas notas, entre otros aspectos tratarn de lo siguiente. Nota 1 Antecedentes Contendr los antecedentes y una descripcin de la actividad a la que se dedica la Entidad auditada, adems el auditor debe incluir en esta nota la siguiente informacin: Base legal (creacin de la entidad y disposiciones que rige su
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actividad) y misin bsica, estructura orgnica, objetivos, financiamiento de las operaciones de la entidad y a continuacin se detalla la informacin que debe incluirse en esta nota. Base legal y misin bsica Se sealar el instrumento legal en lo cual conste su creacin o constitucin. Unicamente en la primera auditora se mencionarn las leyes y normas reglamentarias vigentes en la entidad examinada. Debe existir reformas o variaciones en la base legal, se indicarn stas en el apndice del nuevo examen. Estructura orgnica (niveles administrativos) Debe sealarse brevemente y en forma clara, como est organizada la entidad para desarrollar sus actividades. Tratndose de entidades pblicas descentralizadas, debe mostrarse claramente sus niveles y rganos de decisin y ejecucin respectivas, as como sus unidades de asesora, de apoyo y operativas correspondientes. Se pondr de relieve las lneas de comunicacin ms importantes y se indicar la delegacin de funciones y autoridad ms significativas, esta informacin debe ser lo ms completa y sencilla. Objetivos de la entidad Contendr los fines de la entidad, extrados de su Ley de creacin o constitutiva. Se indicarn tambin las principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especial nfasis en los programas ms significativos que ejecuta. Financiamiento de las operaciones Esta informacin podr incluir asignaciones presupuestarias, ingresos propios y cualquier otra fuente de financiamiento de la entidad, programa o actividad. Este detalle se revelar en valores efectivos en miles de sucres y en forma comparativa, por ejercicios econmicos. Nota 2 Principales Polticas y Prcticas Contables. Detallar los principales principios, polticas y prcticas contables utilizados por la Entidad. En las notas se detallarn, la composicin de las principales cuentas que confirman los estados financieros. Bases para la cuantificacin de los activos de mayor importancia y las cuentas de valoracin. Restricciones existentes sobre las cuentas de activo, pasivo y patrimonio y algn otro tipo de gravamen. Posibles incertidumbres respecto a la informacin relevada en los estados financieros. Pasivos contingentes significativos, de ser posible cuantificar.
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Eventos subsecuentes de importancia ocurridos entre el cierre del ejercicio y la fecha de formacin de los estados financieros, que tenga efecto en los resultados posteriores o en la situacin financiera de la entidad examinada. Cualquier otra informacin adicional, que ample o aclare y permita la adecuacin interpretacin de los estados financieros por parte de los usuarios. Las notas se presentarn en hojas adicionales a continuacin de los estados financiera, el auditor, como parte de su examen durante el proceso de la auditora, podr colaborar en su formulacin. 6.3.1.7 SECCION II

Informacin Financiera Complementaria La Norma Internacional de Auditora 14, manifiesta que el auditor necesita considerar la informacin financiera adicional formulada por la entidad, cuando emite su dictamen sobre los estados financieros, ya que la credibilidad de los estados financieros auditados puede debilitarse por inconsistencias que pueden existir entre los estados financieros y la informacin financiera complementaria. Esta informacin financiera complementaria sirve para explicar, apoyar o sustentar el dictamen del auditor sobre la razonabilidad de la presentacin de los estados financieros de la Entidad; adems debe ser examinada aplicando los mismos procedimientos de auditora empleados para el examen de los estados financieros bsicos. La informacin financiera complementaria, est conformada por los anlisis y detalles adicionales formulados por la entidad o el auditor, con la finalidad de proporcionar a los directivos de la Entidad examinada reportes y detalles complementarios que permitan la toma de decisiones y correctivos si el caso lo amerita. A continuacin se presenta un detalle de la Informacin Financiera Complementaria, que debe ser incluida en l informe de auditora.
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Anlisis de la ejecucin presupuestaria. Balance proforma. Anlisis d la cartera de crdito. Anlisis antigedad de saldos de cuentas por cobrar y pagar. Anlisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos, suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados. Anlisis de la composicin de los Bienes de Larga Duracin (activos fijos), incluyendo la depreciacin. Anlisis de la composicin de los principales grupos de existencias (inventarios). Anlisis de la composicin de las inversiones. Detalle de los activos y pasivos contingentes. Detalle de los principales ndices o indicadores financieros, que incluya su explicacin. Anlisis del rendimiento de las tarifas.

Anlisis del Informe Anual de Actividades de la Entidad. Descomposicin del Balance Consolidado (cuando se trata de entidades que tienen varios entes contables y que lleven sus contabilidades separadas). Conciliacin de ingresos y egresos, entre los estados de resultados, flujo efectivo y ejecucin presupuestaria (de presentarse diferencias entre los estados de ejecucin presupuestaria y los estados de flujo de efectivo y de resultados, se demostrarn las diferencias). Variaciones de las principales cuentas de los estados financieros. Balance proforma

Cuando el auditor en el desarrollo de la auditora y luego del anlisis pertinente, ha sugerido se registren varios asientos de ajustes y/o reclasificacin, los cuales han sido aceptados por los funcionarios responsables y la entidad, debido a que ya ha cerrado sus registros, no esta en condiciones de registrarlos en el perodo al que corresponden, emitir su dictamen sobre los estados financieros presentados por la entidad y concomitantemente formular el Balance Proforma, para el cual se sugiere utilizar el siguiente formato:
CUENTAS
SALDO CONTABILIDAD DEUDOR ACREEDOR AJUSTES DEBE HABER RECLASIFICACIONES DEBE HABER SALDOS DE AUDITORIA DEUDOR ACREEDOR

Con la presentacin de este Balance Proforma el auditor es ms objetivo, debido a que incluye en el informe los ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben estar respaldados con la respectiva hoja que ser preparada por el auditor, a fin de demostrar la real situacin financiera de la Entidad examinada. Anlisis de la antigedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar El auditor debe presentar este anlisis, a efecto de que los directivos dispongan de informacin que les permita conocer el origen de los saldos y tomar los correctivos pertinentes, que pueden ser la iniciacin de acciones legales respectivas. Si la entidad realiza una provisin para las cuentas malas, proceder a analizar y determinar si los porcentajes son adecuados, suficientes y cuales fueron los criterios para la determinacin de los porcentajes. Anlisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos, suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados El auditor analizar la suficiencia de la cobertura de las plizas de seguros contratadas por la Entidad, identificando: La compaa contratada, los riesgos cubiertos, perodo de vigencia, el monto asegurado y el valor que se haya registrado en libros, entre otros.
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Anlisis de la composicin de los Bienes de Larga Duracin (activos fijos), incluyendo la depreciacin y la reexpresin Se presentar un detalle de la composicin de los principales rubros de los activos fijos que contenga la siguiente informacin: costo histrico del activo, incrementos y disminuciones, porcentaje y valor de la depreciacin acumulada, porcentaje y valor de la revalorizacin, porcentaje y valor de la depreciacin de la reexpresin y saldos finales de los activos. Anlisis de las variaciones de los principales grupos de inventarios Se detallar la variacin comparativamente con los aos anteriores, con indicacin de saldo inicial, incrementos (adiciones) reducciones (retiros) y saldo final. Anlisis de la composicin de las inversiones Si la entidad realiza inversiones, el auditor, deber presentar un anlisis de las inversiones realizadas en el perodo examinado, entre otros aspectos considerar lo siguiente: el tipo de inversin, objetivo de las inversiones, cantidad, valor unitario, nmero, serie, plazo, tasa de rendimiento o dividendos (devengados y por devengar). Detalle de los activos y pasivos contingentes Luego de haber solicitado a las autoridades de la entidad examinada el detalle de activos y pasivos contingentes, el auditor, realizar un resumen de cada uno de los potenciales litigios o juicios existentes en la entidad, en caso de haberlos, estos resmenes servirn de sustento a los prrafos explicativos que se agregarn al dictamen a los estados financieros bsicos. Descomposicin del Balance Consolidado Cuando la auditora se realiza a los estados financieros consolidados presentados por la entidad, el auditor en la Informacin Financiera Complementaria, incluir los estados financieros de cada uno de los entes que lo conforma, a efecto de sustentar el dictamen emitido. Conciliacin de Ingreses y Egresos, entre los Estados de Resultados, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestaria Toda la informacin contenida en los informes de auditora es interrelacionada, por lo tanto, la informacin que se presente en cada uno de los estados financieros debe estar conciliada entre s, con el objeto de confirmar que la misma se haya presentado adecuadamente, por lo tanto los ingresos y los egresos del perodo o perodos deben estar adecuadamente conciliados entre s. De presentarse diferencias, stas deben estar debidamente demostradas. Variaciones de las Principales Cuentas de los Estados Financieros Es importante que en esta seccin, se presten las variaciones de las principales cuentas que conforman los estados financieros, con indicacin de: Saldo
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inicial, incrementos (adiciones) retiros (deducciones) y saldo final, informacin que no ha sido incluida en las notas a los estados financieros, sin embargo y por su importancia debe ser elaborada a fin de que los directivos de la entidad dispongan de elementos adicionales que les permita conocer el movimiento financiero de las cuentas y si es necesario tomar los correctivos pertinentes. 6.3.1.8 SECCION III

Resultados de la Auditora En esta seccin, se incluir los comentarios sobre las deficiencias detectadas por el auditor en la ejecucin de la auditora, estos comentarios, reunirn las caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin e introduzcan a la efectiva aplicacin de las acciones correctivas sugeridas en las recomendaciones, consta de las siguientes partes: Carta de Control Interno. Captulo I.- Seguimiento al Cumplimiento de recomendaciones de los informes de auditora de aos anteriores. Captulo 2.- Resultados del Examen. Comentarios sobre las desviaciones encontradas en la ejecucin de la auditora. Estos comentarios se los estructurar en: condiciones reportables y condiciones no reportables. Se los desarrollar por: cuentas, ciclos, sistemas, procesos, entre otros, dependiendo del enfoque de la auditora determinada en la Planificacin. Anexos: Anexo 1. Principales funcionarios. Anexo 2. Cronograma de implantacin de las recomendaciones. Carta de Control Interno Como parte integrante del informe de auditora, el auditor debe elaborar la Carta de Control Interno, que contendr la siguiente informacin (ver apndice E de la comunicacin de resultados). Fecha Destinatario Identificacin de la entidad auditada. Identificacin de los estados financieros. El propsito de la evaluacin del Control Interno. Un prrafo donde se demuestra que se incluyen las desviaciones determinadas en el examen. Indicacin de que las deficiencias han sido comunicadas a los Funcionarios de la Entidad. Firma, del director de la auditora que tuvo a cargo la planeacin, direccin y supervisin del examen.
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Captulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones de Informes de Auditora Anteriores En este captulo se incluirn todas las recomendaciones formuladas en informes de auditora anteriores y que no han sido cumplidas por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Se lo estructurar de la siguiente manera. Ttulo del Comentario que Origina la Recomendacin Es importante que se cite el ttulo del comentario que genera la recomendacin a efecto de que el usuario del informe conozca la deficiencia que origin dicha recomendacin. La Recomendacin Se efectuar la trascripcin textual de la recomendacin, para que los lectores del informe, verifiquen y determinen las acciones correctivas que se deben implementar. Situacin Actual Los auditores deben evidenciar documentadamente, los hechos y las acciones que no han sido tomadas por parte de la entidad auditada, a efectos de cumplir con las recomendaciones formuladas por la Contralora General del Estado. CAPITULO II Resultados de la Auditora Los comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias determinada en la ejecucin de la auditora, se los estructurar en Condiciones Reportables y No Reportables. Condiciones Reportables y No Reportables Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el auditor, una vez que ha concluido al evaluacin del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecucin de la auditora, entregar a los directivos, un informe de evaluacin del control interno, que contendr las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones no reportables (deficiencia de la poca importancia), stas ltimas, en lo posible deben ser solicitadas durante las labores de campo. Condiciones Reportables (SAS 60) Son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin se deben comunicar a las autoridades de la entidad, pues, representan deficiencias importantes en el diseo y operacin de control interno y podran afectar negativamente la
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capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme. Las Condiciones Reportables, se deben comunicar preferentemente por escrito, sin embargo cuando la comunicacin sea verbal, deber documentarse en papeles de trabajo. Condiciones no Reportables (SAS 60) Son las deficiencias de poca importancia determinadas en la evaluacin del control interno, que no inciden en la marcha de la entidad, en estos casos el auditor y supervisor deben decidir si comunicar por escrito o verbalmente, si utiliza la ltima alternativa, deber documentarla en papeles de trabajo, a efecto de evidenciar el cumplimiento de esta actividad. Dependiendo del enfoque que el auditor haya dado a la auditora en la planificacin, los comentarios de control interno se los puede estructurar: Por cuentas, en este caso se mantendr el orden de presentacin de los estados financieros. Por sistemas, ciclos, procesos, componentes, etc. Cuando se haya adoptado esta modalidad de ejecucin de la auditora, se presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones en orden de importancia.

En una auditora a los estados financieros de las entidades del Sector Pblico, entre otros, se pueden presentar los siguientes sistemas, componentes, ciclos, entre otros. Ventas (Ingresos), Cuentas por Cobrar y Cobros. Inventario (Existencias) y Costo de Produccin. Compras, Cuentas por Pagar y Pagos. Disponibilidades. Inversiones. Otros Activos. Bienes de Larga Duracin (Adquisiciones y retiros, depreciacin, re expresin). Otros Pasivos. Inversiones en Proyectos y Programas. Emprstitos y Patrimonio.

6.3.1.9

ANEXOS En el informe de auditora financiera, se incluir nicamente

dos anexos que son: Anexo 1 Detalle de los principales funcionarios

Todo informe de auditora financiera debe incluir el anexo que detalle los nombres, cargos y perodos de gestin de los principales servidores de las entidades examinadas; el detalle se lo estructurar de la siguiente forma:
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NOMBRES Y CARGO

PERIODO DE GESTION DESDE HASTA

Carta de compromiso de la mxima autoridad.

Anexo II

Cronograma de Implantacin de las Recomendaciones.

El xito del diseo e implantacin de las recomendaciones del informe de auditora financiera dependen del grado de mejora en la productividad, competitividad y eficiencia en general de la entidad. El trabajo de auditora no ser completo si no se concreta y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditora, debe generar valor agregado. La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditora, en el que incluya el detalle de las deficiencias existentes, debe proponer soluciones a travs de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para su implantacin. En conclusin se puede decir que el paso entre lo que se pensaba hacer y los hechos reales y objetivos, es el momento a partir del cual se empieza a aportar los beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazo. La implantacin de las recomendaciones debe ser dirigida por un lder de la entidad del propio auditor y supervisor que colabore en el diseo del plan que permita poner en prctica los cambios que se requieran dentro de la entidad. La evaluacin contina, metdica y detallada del proceso de implantacin es una tarea que se debe ejecutar con el apoyo de la mxima autoridad de la entidad auditada. (Ver apndice G de la comunicacin de resultados). Las razones para que se incluya este anexo al informe de auditora son: Conocimiento de los funcionarios de la entidad responsables de la implantacin de las recomendaciones. Compromiso de los funcionarios de la entidad de implantar las recomendaciones, en el tiempo acordado, al momento de elaborar el cronograma. Diseo Consiste en elaborar un plan de trabajo que permita determinar el procedimiento de implantacin de las recomendaciones del informe de auditora, conjuntamente con los funcionarios responsables de la entidad.
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En determinados casos es importante incluir informacin y orientacin respecto a la bondad de las medidas a implantarse para minimizar los obstculos y las resistencias al cambio que presenten quienes se ven afectados por los nuevos procedimientos de trabajo. Esta labor la cumplir el Supervisor y Jefe de Equipo, conjuntamente los funcionarios de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y dentro de los 5 das hbiles siguientes a dicha lectura, este plan de trabajo comprende los siguientes: Definicin de los funcionarios de la entidad auditada, encargados de implantar las recomendaciones. Determinar cuales son las recomendaciones que implantar cada uno de los funcionarios seleccionados. Analizar conjuntamente las recomendaciones y determinar las fechas mximas de iniciacin y terminacin de la implantacin de las recomendaciones. De ser necesario, determina el tipo de recursos necesarios para su implantacin. Fijar el mtodo de implantacin que ms convenga aplicar de acuerdo a las caractersticas de las recomendaciones, as como las condiciones en que se van a implantar. Cuando las recomendaciones se orienten al diseo e implantacin de sistemas computarizados, se deben desarrollar y ejecutar previamente un plan de trabajo que incluya, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseado, para validar su correcto funcionamiento. Los siguientes son los mtodos de implantacin de las recomendaciones: Mtodos instantneos.- Cuando las recomendaciones son relativamente sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o varias unidades administrativas. Mtodo de implantacin en paralelo.- Consiste en la operacin simultnea por un periodo determinado, tanto del sistema actual, como el propuesto, esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas, para que los cambios estn funcionando normalmente, antes de que se suspenda la operacin anterior. Mtodo de implantacin parcial o de aproximaciones sucesivas.Consiste en seccionar en etapas de implantacin de las recomendaciones y pasar de etapa en etapa, hasta que se haya consolidado adecuadamente la anterior. Permite no causar grandes alteraciones al sistema y un cambio gradual y controlado, sin embargo es un mtodo lento. Las fechas determinadas en esta fase para la implantacin de las recomendaciones tendr su vigencia a partir de la suscripcin del cronograma y la carta de compromiso por parte de la mxima autoridad de la entidad auditada.
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Es importante que dentro de los funcionarios de la entidad, responsable de la implantacin de las recomendaciones, se nombre un lder, quien se encargar peridicamente de verificar el cumplimiento de los objetivos esperados para la implantacin de las recomendaciones y si el caso lo amerita sugerir correctivos inmediatamente para acelerar este proceso.

Se debe adjuntar al cronograma de implantacin de las recomendaciones un oficio firmado por la mxima autoridad de la entidad, mediante el cual se acepta implantar las recomendaciones en los plazos establecidos. 6.3.2 Sntesis del Informe Para conocimiento de la mxima autoridad de la Contralora, es importante que los auditores formulen la Sntesis del Informe, que contengan los aspectos ms importantes del informe. La Norma Tcnica de Auditora General Estructura del Informe de Auditora al respecto expresa: A los informes extensos se incorporar una sntesis de los principales resultados de la auditora para facilitar una comprensin rpida, clara y precisa de su contenido a los usuarios. Para el trmite de aprobacin de todos los informes de auditora, se adjuntar La Sntesis del Informe en el formulario que a sido diseado para recopilar, simplificar y representar informacin objetiva de los resultados obtenidos, para conocimiento del Contralor General del Estado. Este formulario ser llenado a base del instructivo (Ver apndice H de la comunicacin de resultados). 6.3.3 Tareas Finales de la Fase Comunicacin de Resultados La comunicacin de resultados de conformidad a lo establecido en las disposiciones legales, se realizar una vez concluida la ejecucin del examen, a base del borrador del informe y la organizacin de una reunin en la que participar los principales funcionarios de la entidad y los auditores de Contralora. Para cumplir sta actividad es necesario disponer de los siguientes datos: Nombres y cargos de las personas que participarn. Lugar, fecha y hora en que se realizar. Borrador del informe de auditora. Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex funcionarios y terceros relacionados con el informe. Nombres de los auditores que participarn en la reunin. Estrategia a seguir durante la comunicacin, identificando las funciones que debern cumplir los miembros del equipo que participen en ella. Documento que evidencia la realizacin de la reunin, haciendo constar a las personas que asistieron (acta de la conferencia final). 6.3.3.1 Efectos de la comunicacin de resultados en el informe A la conclusin de la lectura del borrador del informe, o hasta que se transcurran los cinco das hbiles de cumplida sta diligencia, se pueden
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presentar comentarios, y en ciertos casos, documentos que luego de revisor pueden modificar el borrador del informe, actividad que es responsabilidad del jefe de equipo y el supervisor. El borrador del informe, luego de efectuadas las correcciones pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa ntegramente e incluye las variaciones que considere necesarias. En el caso de que existan cambios de fondo, los resumir en un papel de trabajo referencindose al informe para discutirlos con el jefe d equipo. El supervisor una vez terminada la revisin e incluidos los ajustes firmar y registrar la fecha en el borrador del informe, para someterlos al trmite de superacin y aprobacin por parte del Subdirector y el Director de Auditora. 6.3.3.2 Productos de la comunicacin de resultados Al concluir el trabajo de auditora, se genera el informe de auditora para los diferentes usuarios que son: 1. Usuarios de la entidad:

Los principales usuarios de la auditora son los funcionarios encargados de la administracin de la entidad examinada. Una vez entregado oficialmente el informe al titular y a otros funcionarios vinculados al examen, se debern tomar decisiones sobre sus resultados as como proceder a la implantacin de las recomendaciones. 2. Para la Contralora General del Estado

A ms de la entidad auditada los resultados son para uso de la Contralora, los cuales se hallan organizados de la siguiente manera: Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que estn conformados por la administracin, planificacin preliminar, planificacin especfica y ejecucin del trabajo de la auditora. Documentos para actualizar el archivo pertinente de papeles de trabajo. Evidencia de la supervisin, informe de supervisin para la direccin de auditora. Ejemplares del informe de auditora para la unidad de auditora, documentacin y archivo, despacho del CGE y otras unidades. 6.3.4 Trmite del Informe de Auditora Elaborado el informe y cumplida la comunicacin de resultados, este documento ser entregado formalmente por el supervisor al director de la unidad operativa, segn sea la procedencia del informe, adjuntando, las sntesis de resultados y cuando responda la memorando de antecedentes para el trmite de las responsabilidades a que hubiera lugar; as como, el archivo corriente de papeles de trabajo, los documentos para actualizar el archivo pertinente.
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Las respectivas jefaturas, asumirn las responsabilidades de la calidad del trabajo realizado y la oportunidad en la suscripcin y emisin de los informes, con la conformidad con el Reglamento de delegacin de firmas. 6.3.4.1 Procedimientos Para el trmite de los informes, las Direcciones de Auditora y Direcciones Regionales seguirn los siguientes procedimientos: a. Remitirn un ejemplo del informe (original) a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional conjuntamente son la Sntesis de Resultados y el correspondiente memorando de antecedentes para la revisin. Una vez revisados los informes, la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional, lo remitir a la aprobacin del Subcontralor o Contralor de acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Delegacin de Firmas de Contralora. Aprobado el informe por parte de la autoridad pertinente, se remitir a la Direccin Nacional o Direccin Regional, para que proceda a la distribucin y revisin respectiva, tanto interna como externa.

b.

c.

d.

Los informes emitidos por las Unidades de Auditora Interna, se remitirn a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional para su conocimiento y trmite respectivo. Tipos de Opinin 6.4.1 Opinin Estndar, Limpia o sin Salvedades

6.4

Todo informe de auditora financiera cuyo dictamen y opinin profesional sin salvedades o sin restricciones expresar: que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecucin presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Pblico Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Cuando el dictamen u opinin, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir que el informe es estndar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditora, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrn tramitar con un informe breve o corto de auditora, el que contendr la carta de presentacin con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los Estados financieros y la informacin financiera complementaria. En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estndar o limpio de los estados financieros el auditor debe ser necesario agregar un prrafo de explicacin o nfasis, el cual debe seguir al prrafo de opinin, estos casos s pueden presentar cuando; (Ver SAS 58).
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El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma privada de auditora o Unidad de Auditora Interna de la Entidad Se requiere prevenir que los estados financieros resulten engaosos, por circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviacin de algn principio de contabilidad. Los estados financieros estn afectados, por incertidumbres con respecto a futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimacin razonable a la fecha del informe del auditor. Han surgido algunos cambios importantes entre los perodos, en la aplicacin de los principios de contabilidad o su mtodo de aplicacin. Ciertas circunstancias en relacin con informe de estados financieros comparativos de aos anteriores (si la opinin del presente perodo es diferente a la del ao anterior, deber revelar las razones sustantivas de la opinin diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el perodo actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deber indicar en su informe actual que los estados financieros del perodo anterior han sido reestructurados y expresar una opinin limpia con respecto a la reestructuracin de los estados financieros. 6.5 Art. 3.- Exmenes Especiales.- Los informes de examen especial que se presentarn a la contralora General del Estado, y que por su naturaleza tienen un alcance limitado y menos amplio que la auditoria, debern contener los resultados de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetaran las normas y procedimiento de la profesin, las disposiciones legales vigentes, y sern elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente reglamento. Art. 4.- Contenido del Examen Especial.- La estructura y contenido de los informes de examen especial ser la siguiente:

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL ESTRUCTURA DEL INFORME 2. 3. 4. 5. 6. Cartula Relacin de siglas y abreviaturas utilizadas. ndice Carta de presentacin o de envo Informe, que contendr 2 captulos: CAPITULO I Informacin Introductoria Motivo del examen Sealar el nmero y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditoria correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por
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el Subcontralor General citando el numero y fecha de tal autorizacin o por disposicin de la mxima autoridad que ejerza la representacin legal de la institucin segn lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Objetivos del Examen Se indicarn los objetivos que tienen relacin directa con la naturaleza del examen Alcance del exmen Se expondr la amplitud del trabajo realizado con indiccin de: periodo cubierto, reas, rubros o componentes examinados. Base Legal. Se sealar el instrumento legal en el cual consta la creacin o constitucin de la entidad y se presentarn las disposiciones legales que tienen vinculacin con la Unidad Administrativa, reas, rubros o componentes examinados y otras normas reglamentarias. Estructura Orgnica Se debe sealar la estructura orgnica de la entidad, la unidad o rea examinada, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el campo de accin de la auditoria. Objetivos de la entidad Se debe sealar los que constan en el reglamento Orgnico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a traves de sus unidades, reas o actividades. Financiamiento o monto de recursos examinados. Sealar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen CAPITULO II Resultados del examen En este captulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o reas examinadas, ordenndolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores. Todo comentario tendr un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al lector. Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condicin, criterio, causa y efecto; sern redactados en forma narrativa y contendrn aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lgica y claridad, no incluirn trminos como a la fecha o en la actualidad, sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, ser cuantificado; adems, incluirn las conclusiones y recomendaciones, sin que estas formen parte de los hallazgos pero que guarden relacin directa con ellos.
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Anexos del Informe Anexo 1: Nmina de funcionarios principales Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas.- Se efectuara el movimiento, partiendo del saldo del ltimo examen realizado, resumiendo los dbitos y crditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones y la presentacin y descomposicin del saldo de caja- bancos. La presensacin del saldo de caja sealara el saldo inicial, los ingresos y egresos del periodo y el saldo final. La descomposicin del saldo final demostrara los recursos efectivos propios y los recursos efectivos ajenos. Anexo 3: cronograma de aplicacin de recomendaciones.

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Auditoria de Gestin para la Contralora General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Pblico sometidos a su control

ACUERDO No. 031 CG

El Contralor General del Estado ACUERDA Art. 1.- Expedir y poner en vigencia el Manual de Auditora de Gestin para la Contralora General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Pblico sometidos a su control. Art. 2.- Las entidades y organismos del sector pblico, sometidos al control de la Contralora General del Estado, disearn, pondrn en vigencia y actualizarn los indicadores de gestin teniendo como antecedente las propuestas tcnicas contenidas en el presente manual y anexo, y el aporte de sus propias unidades administrativas y sus servidores. Art. 3.- La Contralora General del Estado peridicamente actualizar el Manual de Auditora de Gestin, a base de los nuevos criterios tcnicos y legales que se emitan al respecto. Art. 4.- Este Manual entrar en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a; COMUNQUESE

Dr. Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

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La Gerencia Pblica La Gerencia en la actualidad consiste en dirigir una entidad, unidad operativa o programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, econmica y transparente. La responsabilidad gerencial se define por el manejo de los recursos en funcin de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable) el criterio de economa en su administracin, procura del desarrollo organizacional de la institucin, asegurar una positiva imagen institucional y preservar un impacto favorable en su mbito de accin. El posicionamiento a futuro del gerente pblico se basar en su Actitud de Servicio al Pblico, su Competitividad, en base a un trabajo excelente no habr grandes diferencias entre el gerente pblico y el gerente privado; pero adems de ello debe ser siempre ejemplo de honestidad. Para una mejor comprensin de la gestin gubernamental es necesario definir los siguientes trminos: La Responsabilidad y el Deber de Responder La responsabilidad de acuerdo a lo sealado por el diccionario de la real academia espaola: es la calidad de responsable, que proviene del latn responsum, lo cual es aplicable aquel que est obligado a responder de alguna cosa o por alguna persona. Es decir que, en primer trmino, la responsabilidad es eminentemente una condicin social, esto es, es propia del hombre viviendo en sociedad, una obligacin del hombre en su interaccin con los dems hombres; o bien, desde el punto de vista teolgico, en su interaccin con lo divino. En segundo trmino, y slo analizando la relacin del hombre con los dems hombres, esta responsabilidad se manifiesta hacia varios aspectos y en diversos sentidos, como por ejemplo: la responsabilidad tica y moral del hombre hacia con sus pares; la responsabilidad por el entorno, la naturaleza; la responsabilidad de responder ante los compromisos que contrae, y dentro de esto, la responsabilidad de responder ante una autoridad superior segn un convenio, acuerdo, pacto o contrato, ya sea escrito o consuetudinario. Por su parte el trmino responder implica satisfacer el argumento, duda, dificultad o demanda. De esta manera, si bien, la responsabilidad es inherente al ser social porque involucra al hombre viviendo en sociedad, cuando se relaciona con otros hombres o bien con la divinidad en el caso de su relacin con Dios; adems, implica una relacin en distintos planos en cuanto a jerarqua, esto es, puede darse en una relacin de pares, o bien entre superiores y subordinados. Los anglosajones utilizan el trmino ACCOUNTABILITY para referirse al deber de responder ante una autoridad superior, trmino este, que al trasladarlo al espaol, ha sido traducido como RESPONSABILIDAD. Por lo tanto, la responsabilidad es una accin de rendicin de cuenta.
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La rendicin de cuenta constituye en s misma, una relacin de jerarqua, y se manifiesta en una connotacin natural al entender que todos los individuos son responsables de sus propios actos, o bien en su connotacin legal, cuando supone que todo acto o accin debe ser transparente, sujeto a la ley, a sus reglamentos y al juicio prudente del individuo y del ente social. De esta manera, el deber de responder, o rendir cuenta, es aplicable a todo individuo o conjunto de individuos (cualesquiera sea la forma de su comunidad) cuando se relaciona con una autoridad (cualesquiera sea la forma de esa relacin) As se evidencia por lo dems, en la sociedad poltica segn veremos a continuacin: Liderazgo En primer lugar, empecemos por entender el concepto de Organizacin y para comenzar de alguna parte, vemoslo desde la perspectiva del proceso administrativo. En Administracin cuando hablamos de organizacin la entendemos en su forma verbal: como estructurar, distribuir, ordenar u otro; sin embargo, tambin se puede tomar como un sustantivo al decir que: organizacin es la forma de toda asociacin humana para el logro de un objetivo. Cada vez que dos o ms personas se unen con algn propsito, de inmediato se produce un acto conjunto que es sinnimo de organizacin y de coordinacin que es su principio subyacente. La coordinacin nace desde el mismo momento en que esas personas combinan sus esfuerzos para conseguir un objetivo, toda vez que para conseguir la unidad de accin que permite lograr la meta comn, esos esfuerzos deben ser al unsono, o, al mismo tiempo. Esa unidad de accin slo es posible s existe organizacin. Sin embargo, tampoco podra haber organizacin si no existe en el grupo alguien con poder para conseguir el esfuerzo coordinado, dando origen as a la Jefatura. El poder es la capacidad para hacer algo, y es manifiestamente una facultad individual que tiene o se entrega a una persona o entidad. En cambio la autoridad es inherente a la organizacin, ya que se general en el grupo, emana de ste porque para hacerse efectiva necesita del acuerdo de todos, por lo mismo es subyacente al esfuerzo coordinado, la autoridad pertenece al colectivo y es entregada a un individuo en la forma de un mandato determinado de esa manera el poder, de utilizar la autoridad en nombre de todos, lo cual es reconocido por todos como legtimo. As surge la Jefatura, como expresin de la autoridad delegada por el grupo, es decir, es la forma que asume la autoridad cuando penetra en la Organizacin. Por eso donde la democracia prevalece la autoridad emana del pueblo, es ste el que tiene el poder soberano y es quien delega la autoridad en jefes y mandatarios mediante el sufragio. Por lo tanto, la jefatura es la investidura que se otorga a estos mandatarios para actuar revestidos de la autoridad que emana del pueblo. Por otra parte, es importante tener presente que la autoridad adquiere valor cuando se ejerce con juicio y mediante el buen uso de la razn, de la justicia, de lo fundado y de lo legtimo, solamente entonces pasa a ser un derecho que se gana y que se ejerce con
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calidad. Por eso usamos la expresin autoridad moral cuando el poder se conjuga con la tica. En el ejercicio de la poltica es evidente la distincin entre gobiernos elegidos y gobiernos de facto, que corresponde a la diferencia entre el derecho de autoridad adquirido mediante un proceso reconocido como legtimo, y la mera posesin del poder obtenido por el uso de la fuerza o de otra forma, pero siempre de manera ilegtima. Por lo tanto, podemos afirmar enfticamente que la autoridad se apoya en un derecho moral y como los derechos no pueden separarse de los deberes, cuando la Jefatura no usa sus derechos en la forma que sus deberes lo exigen, estar expuesta, antes o despus, al fracaso. Todo esto nos lleva a afirmar que ninguna organizacin tiene posibilidades de permanecer si no est asentada sobre una base slida de valores morales, entre los cuales destaca la comunidad de intereses o servicio mutuo; que implica obligaciones recprocas entre sus miembros, en cuanto a que no slo deben comprenderse y servirse mutuamente, sino que adems, todos y cada uno de ellos deben saber cual es el fin perseguido, cmo ste satisface el inters individual de cada cual, y cmo tambin satisface el inters de todos, es decir; deben aprehender que el logro del objetivo es esencial para el bienestar colectivo y adems, entender porqu lo es. EL CONTROL DE GESTIN Definiciones Gestin Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y polticas establecidos por el plan de desarrollo estratgico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad. Gestin comprende todas las actividades de una organizacin que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y cumplimiento; adems del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. Control Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas legales y a los referentes tcnicos y cientficos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organizacin social. Control de Gestin El control de gestin es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administracin y los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y
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desempeo y la identidad de la distribucin del excedente que stas producen, as como de los beneficios de su actividad. Propsito del Control de Gestin Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribucin a la contribucin que ste realiza, mediante los tributos que entrega, es ah donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero tambin le interesa a la sociedad saber que la produccin sea como consecuencia de una gestin pblica, que procure la mxima productividad a un costo razonable que significa la utilizacin ptima de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiacin indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y describiendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal. La gestin pblica necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social, entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos pblicos, manifiesten y acten con profesionalismo, mstica de servicio y transparencia. La gestin gubernamental, comprende todas las actividades de una organizacin que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y cumplimiento; adems del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misin, Visin, poder medir resultados y evaluar su gestin en trminos de eficiencia, eficacia y economa, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. mbito y Objetivo General de la Gestin Pblica La evaluacin de gestin en los sistemas de control interno, se refiere a medir la economa efectividad y eficiencia de las actividades, para lo cual es necesario realizar un proceso de evaluacin de los mtodos que la direccin de una entidad u organismo establece en forma peridica y sistemtica sobre los controles para cumplir con las normas legales, el buen uso y proteccin de los recursos, la identificacin y cubrimiento de riesgos y la responsabilidad del funcionario en relacin con unos estndares de resultados esperados proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo. El mbito y objetivo de la gestin pblica, se lo puede concebir de la siguiente manera: Gestin Operativa.- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo social y comunitario, de la infraestructura econmica, productivo, financiero y de valores y otros, propios de la misin y finalidad de la entidad u organismo. Gestin Financiera.- Que incluye la presupuestaria, del crdito, tributaria, de caja o tesorera, contable y contratacin pblica, esta ltima en cuanto significa financiamiento para la adquisicin de bienes, adquisicin de servicios y realizacin de obras, y propiamente a la gestin contractual con su contenido legal y tcnico.
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Gestin Administrativa.- General, de bienes, de transporte y construcciones internas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproduccin de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajera, de recursos humanos, de desarrollo social interno, e informtica

Instrumentos para el Control de Gestin

El control de gestin como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran: ndices: Permiten detectar variaciones con relacin a metas o normas. Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Cuadros de Mandos: Permiten la direccin y enfoque hacia los objetivos. Grficas: Representacin de informacin (variaciones y tendencias). Anlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superacin. Control Integral: Participacin sistemtica de cada rea organizacional en el logro de los objetivos. Flujogramas: Representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestin es la utilizacin de indicadores de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto Elementos de Gestin El Estado requiere de planificacin estratgica y de parmetros e indicadores de gestin cuyo diseo e implantacin es de responsabilidad de los administradores de las instituciones pblicas en razn de su responsabilidad social de rendicin de cuentas y de demostrar su gestin y sus resultados, y la del auditor gubernamental evaluar la gestin, en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGIA Y ETICA, que a continuacin se definen: Economa, son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisicin de recursos idneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisicin o produccin al menor costo posible, con relacin a los programas de la organizacin y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial tambin se define por el manejo de los recursos en funcin de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economa en su administracin. Eficiencia.- insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilizacin provechosa de los recursos, en otros trminos, es la relacin entre los recursos consumidos y la produccin de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relacin insumo-produccin con un estndar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin; incluye la relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las
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actividades; por tanto, es la relacin entre el rendimiento de los bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la produccin y los servicios se ajusten a las mismas; que se aprovechen al mximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parmetros tcnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mnimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misin o finalidad compartida, tener objetivos y polticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idneo, y tener una cultura de perfeccionamiento. Eficacia, son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se haba propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la produccin o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el servicio prestado. La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la medicin del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como tambin del desempeo de los competidores actuales y potenciales, la permanente relacin con los clientes, la consulta de su grado de satisfaccin y la respuesta a sus reclamos y sugerencias. Ecologa, son las condiciones, operaciones y prcticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestin institucional, de un proyecto, programa o actividad. tica, es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad. Equidad, Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la poblacin, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las reas cultural y econmicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias pblicas. Interrelacin entre Economa, Eficiencia, Eficacia, Ecologa y Etica En el proceso gerencial se observa la interrelacin entre la economa (recursos o insumos al menor costo), la eficiencia (recursos o insumos que producen los mejores resultados), la eficacia (resultados que brindan los efectos deseados), la ecologa (anlisis de los esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la conservacin de los recursos, determinando sus costos y evaluando su impacto) y la tica (la conducta tica de la organizacin y sus integrantes, traducida en acciones
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concretas que evidencian la transparencia en la gestin) y la equidad (en cuanto a la entrega de servicios bienes y obras a toda la comunidad con la recuperacin de sus costos de acuerdo a la capacidad contributiva de los usuarios). La relacin se da por cuanto, la Economa se entiende por la adquisicin de recursos o insumos (financieros, materiales, humanos y tecnolgicos) correctos al menor costo, para ser utilizados eficientemente en la produccin de bienes, servicios u obras previstos, permitiendo el logro de los objetivos, metas o beneficios esperados, que al ser entregados en las cantidades, calidades, a costos razonables y en forma oportuna, garantizando un efecto favorable en el entorno socio-econmico, sin afectar al medio ambiente y disminuyendo el dao y costo ecolgico, evidenciando en la gestin una conducta y moral institucional que garantice la transparencia en su accionar. A ms de las seis "E", son parte del control de gestin los seis trminos que a continuacin se indica: Rendimiento, es la gestin gerencial o desempeo en busca de la Eficiencia con Eficacia ms Economa; es decir, la medicin de calidad de trabajo ms el logro de objetivos que en conjunto nos aseguran una gestin unitaria en un sentido sistemtico y realizadora por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas. Es indispensable orientarse hacia la excelencia mediante una gestin trascendente, que permita la satisfaccin del cliente incluso por encima de sus expectativas. Calidad, es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sistemticos utilizados por la institucin para asegurar la ejecucin o entrega de sus productos o servicios, cada vez con mejor calidad; se evala adems el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar la entrega de servicios y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales. Resultados, es la relacin con los niveles de calidad y mejoramiento obtenido sobre la base del anlisis de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los usuarios, y del anlisis de las distintas operaciones del servicio, a todo lo cual podran y deberan estar contenidos en los indicadores de gestin. Son los elementos de gestin ms importantes, por cuanto el auditor puede comprobar si los parmetros o indicadores diseados por la administracin de la entidad, se traducen o sirven para medir efectivamente: la calidad de los programas, productos o servicios; el mejoramiento de la productividad y la calidad en los procesos principales y en las reas de apoyo; en la calidad de los proveedores, en la gestin financiera, en la satisfaccin del usuario, y la satisfaccin del personal. Impacto: Repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Incluye la obtencin de informacin y percepcin de la comunidad respecto de los servicios, prestaciones y productos que se ponen a disposicin de los ciudadanos, de sus compromisos de calidad, de servicio, su grado de cumplimiento y las compensaciones por incumplimientos. Parte de la medicin del impacto es referirse a la proteccin del medio ambiente y a la conservacin de los recursos.
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Excelencia Gerencial.- Es la bsqueda del logro de los objetivos corporativos, asegurar la dinmica de la organizacin, mantener una adecuada moral del personal, y principalmente buscar la satisfaccin de los clientes. Control Interno.- Es un instrumento de gestin, por consiguiente, la responsabilidad en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera instancia, al personal directivo. El control interno gerencial es importante para los ejecutivos o administradores de entidades pblicas por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares; cuanto mayor es el tamao de la entidad pblica, an ms importante es su sistema de control interno para las funciones que tienen encomendadas su administracin. Fundamentos de la Auditora de Gestin en el Sector Pblico Ecuatoriano Definicin La auditora de gestin, es el examen sistemtico y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de una entidad, programa, proyecto u operacin, en relacin a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economa y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconmico derivado de sus actividades. Propsitos y objetivos Entre los propsitos tenemos a los siguientes: Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; as como, efectuar sugerencias sobre formas ms econmicas de obtenerlos. Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de polticas adecuadas; la existencia y eficiencia de mtodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos. Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones. Cerciorarse si la entidad alcanz los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operacin y de controles internos; y, Conocer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.

Los principales objetivos son: 310

Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia , eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin pblica. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos. Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del patrimonio pblico. Satisfacer las necesidades de la poblacin.

Alcance La Auditora de Gestin puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este ltimo caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones, etc. Pero el alcance tambin comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecucin, denominada operaciones corrientes. La Auditora de Gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organizacin, por lo que, en la determinacin del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente: a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerrquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participacin individual de los integrantes de la institucin. b) Verificacin del cumplimiento de la normatividad tanto general como especfica y de procedimientos establecidos. c) Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos utilizados. d) Medicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la informacin financiera y operativa. e) Atencin a la existencia de procedimientos ineficaces o ms costosos; duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificacin; exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios econmicos. f) Control sobre la identificacin, de riesgos su profundidad e impacto y adopcin de medidas para eliminarlos o atenuarlos. g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos. h) Evaluacin del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la auditora, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamao de las pruebas o sea la seleccin de la muestra y el mtodo aplicable, adems medir el riego que tiene el auditor en su trabajo. Enfoque La Contralora del Ecuador se proyecta a la ejecucin de auditoras de gestin con un enfoque integral, por tanto, se concibe como una Auditora de Economa y Eficiencia, una Auditora de Eficacia, y una Auditora de tipo Gerencial-Operativo y de Resultados. Es una Auditora de Economa y Eficiencia porque est orientada hacia la adquisicin econmica de los recursos (insumos) y su utilizacin eficiente o provechosa en la produccin de bienes, servicios u obra, expresada en una produccin maximizada en la cantidad y calidad producida con el uso de una determinada y mnima cantidad de recursos, es decir, incrementar la productividad con la reduccin de costos.
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Es una Auditora de Eficacia porque est orientada a determinar el grado en que una entidad, programa o proyecto estn cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios preestablecidos, expresados en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es una Auditora con enfoque Gerencial-operativo y de resultados, porque evala la gestin realizada para la consecucin de los objetivos y metas mediante la ejecucin de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones de una entidad, expresados en la produccin de bienes, servicios y obras en la calidad y cantidad esperados, y que sean socialmente tiles, y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto. Similitudes y diferencias con otras Auditoras AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA
ELEMENTOS 1. Objetivo FINANCIERA
DE GESTION

Dictaminar los estados Revisa y evala la Economa y eficiencia financieros de un perodo. con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; evala la tica y la ecologa, y promueve mejoras mediante recomendaciones. Examina registros, documentos e informes contables. Los estados financieros un fin. Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de un ao calendario. Evala la eficacia, eficiencia, economa, tica y ecologa en las operaciones. Los estados financieros un medio. Enfoque gerencial y de resultados. Cubre operaciones corrientes y recin ejecutadas.

2. Alcance y Enfoque

3. Participantes Solo profesionales auditores Equipo multidisciplinario conformado por con experiencia y auditores conocedores de la gestin y otros conocimiento contable. profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite. 6. Forma de Trabajo 7. Propsito Numrica, con orientacin al No numrica, con orientacin al presente y pasado y a travs de pruebas futuro, y el trabajo se realiza en forma selectivas. detallada. Emitir un informe que incluye Emitir un informe que contenga: el dictamen sobre los E.F. comentarios, conclusiones y recomendaciones. Relativo a la razonabilidad de los estados financieros y sobre la situacin financiera, resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo. Comentario y conclusiones sobre la entidad y componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestin, resultados y controles gerenciales

8. Informe

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HERRAMIENTAS DE LA AUDITORA DE GESTIN EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Para la ejecucin de Auditoras de Gestin es necesario la conformacin de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas, siclogos, mdicos, etc. Auditores De ste grupo, entre los dos ms experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrn la mxima e ntegra responsabilidad de la Auditora de Gestin. As mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una Direccin de auditora y bajo la direccin de su titular. Especialistas Estos profesionales a ms de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditora, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad. Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditora, los especialistas podran participar incluso en la Fase de Conocimiento Preliminar. MUESTREO EN LA AUDITORA DE GESTION Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditora que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una muestra. El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el riesgo, permite inferir que el comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo. El muestreo en auditora, es la aplicacin de un procedimiento de auditora a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propsito de evaluar alguna caracterstica del grupo. La aplicacin del muestreo en auditora tiene los siguientes objetivos: a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos. b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye en los registros y controles.
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El auditor al efectuar la auditora de gestin y considerar los factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendr que decidirse o no, por el mtodo para seleccionar la muestra y el tamao de sta, ya que es imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestin del rea a utilizar. Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de deteccin surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) as como las surgidas de otros factores sin relacin con el mismo (riesgo no muestral). En la auditora de gestin, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase de Planificacin requiere de investigaciones lo ms exhaustivas posibles para determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecucin del trabajo las pruebas a realizar y la aplicacin o no de muestreos. El tamao de la muestra est condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificacin de la gestin el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administracin eficiente. Para este propsito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo en cuenta la planeacin del error tolerable considerando a su vez el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos: Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditoras Reconocer los cambios en las polticas y procedimientos seguidos por la entidad auditada Obtener evidencias suficiente

Los auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como son: De Apreciacin o no Estadstico.- Los tems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamao, seleccin y evaluacin de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es mas fcil que ocurran desviaciones. Esta tcnica es la ms tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal. Estadstico.- Aplica tcnicas estadsticas para el diseo, seleccin y evaluacin de la muestra; provee al auditor de una medicin cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a: 1. Disear una muestra eficiente; 2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida; y, 3. Evaluar los resultados de la muestra. Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planeacin, elaboracin y evaluacin de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente, puede proporcionar suficiente evidencia comprobatoria. Para la eleccin entre el muestreo estadstico y no estadstico, se debe considerar que ambos mtodos se basan en la presuncin de que una muestra revelara informacin suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor
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llegar a una conclusin sobre el universo. Es importante insistir que ambos mtodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor. La diferencia entre los dos mtodos es el grado de formalidad y estructura involucrado en la determinacin del tamao de la muestra, seleccin de la muestra y evaluacin de los resultados. Al escoger entre el muestreo estadstico y el no estadstico, el auditor debe considerar los objetivos de auditora y la naturaleza del universo objeto de la muestra, as como tambin las ventajas y desventajas de cada mtodo. Una vez seleccionada la muestra se debe verificar si las operaciones seleccionadas se corresponden con los criterios siguientes: La visin y misin de la entidad u organismo Los objetivos y metas planteados o programadas El manejo eficiente y econmico de los recursos La calidad esperada por el usuario La normativa legal que regula las actividades y justifica la existencia de la entidad Los indicadores de gestin establecidos por la organizacin, cuando fuere del caso.

PARMETROS E INDICADORES DE GESTIN Indicadores como instrumentos de control de gestin Para conocer y aplicar los indicadores de gestin, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestin como concepto clave y herramienta de la evaluacin institucional.

CONTROL INTERNO

INDICADORES

CONTROL

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institucin, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir. Las actividades que se realizan en una organizacin requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qu grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:
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QU MEDIR? DNDE MEDIR?

CUANDO MEDIR? CONTRA QUE MEDIR?

Esas medidas deben relacionarse con la MISIN de la organizacin

MEDIDAS (Grado de operacin o resultado)

MISIN GESTIN

ESTRATEGIAS (Plan para llevar a cabo la Misin)

Construccin de indicadores para el sector publico La medicin de indicadores de gestin, que en estricta lgica tendra que iniciarse por el proceso integral Planificacin Estratgica, debe involucrar en forma democrtica y participativa a todos los funcionarios implicados en la produccin de un servicio o funcin, por lo que su desarrollo e implementacin debera beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios. A pesar de las dificultades que puedan enfrentar las instituciones del Estado para aplicar estrategias de gestin, ms propias del sector privado financiero e industrial, aparece conveniente hoy en da, por ejemplo, que los servicios pblicos se abran a la utilizacin de conceptos tales como "cliente" o "producto", que aportan el sentido de un conjunto de obligaciones y derechos mutuos entere las respectivas unidades y las personas, instituciones o empresas con las que se relacionan. Sus principales ventajas son: Introducir un proceso de participacin en la responsabilidad que implica prestar el servicio o funcin, as como compartir el mrito que significa alcanzar niveles superiores de eficiencia. Adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de la institucin y su quehacer cotidiano. Es frecuente que como resultado de la implementacin de un sistema de evaluacin, se eliminen tareas innecesarias o repetitivas o se inicie un proceso de adecuacin organizacional. Apoyar el proceso de planificacin o de formulacin de polticas de mediano y largo plazo, en la medida en que todos los implicados tienen la oportunidad de analizar el qu y el cmo de sus afanes cotidianos. Mejorar la informacin respecto del uso de los recursos pblicos y sentar las bases de un mayor compromiso y confianza entre los productores del servicio,

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que facilite la relacin entre las instituciones pblicas, los ministerios, la administracin central y el Congreso Nacional. Integrar en el sentido del trabajo funcionario la satisfaccin de expectativas y necesidades de realizacin personal y profesional, a las que todos tienen derecho, introduciendo sistemas de reconocimiento al buen desempeo, tanto institucional como grupal e individual, sobre bases ms objetivas.

En cuanto al relevamiento de Indicadores, los auditores utilizarn parmetros o indicadores convenientes como trminos de referencia o estndares razonables de la gestin y control, contra los cuales se puedan realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economa, eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y en la administracin de los recursos. Si el responsable de la auditora estima que los indicadores utilizados no son aplicables, deber tratar de resolver las diferencias de criterios con el ente, desarrollar sus propios indicadores o considerar medidas alternativas de evaluacin. Para obtener una medicin ms adecuada ser conveniente aumentar el nmero de indicadores, incrementando de esta manera la probabilidad de lograr una estimacin ms precisa y disminuir el riesgo de error. Los indicadores tendrn por funcin dar seales de alerta ante la ocurrencia o agravamiento de deficiencias en un rea determinada. Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar, cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el tiempo, su propio comportamiento y su posicin relativa al respecto de sus similares de otras realidades. Los indicadores de gestin pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un todo y tambin respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier funcin, rea o rubro que se quiera medir. Para construir indicadores de gestin, que es responsabilidad bsica de la gerencia o administracin de las entidades y organismos pblicos, se puede aplicar la siguiente metodologa: a) Definicin de la entidad, funcin o rubro que se requiere medir. Es importante tener muy claro al definir el parmetro, qu es lo que se va a medir, la gestin global de toda la institucin, parte de ella o alguna rea en particular y si esa actividad se encuentra ubicada en el nivel poltico estratgico, nivel estratgico operativo, nivel de polticas y planes o en el mbito de programas proyectos; toda vez que sern los responsables de cada rea los que debern efectuar la definicin del indicador de que se trate. b) Definicin del objetivo que se persigue con el indicador Otro aspecto importante, es aclarar suficientemente, como se utilizar el indicador, de manera de poder administrar cualquier medida correctiva. En este aspecto, se deben responder las preguntas: para qu se necesita el indicador?, qu persona o personas lo obtendrn?, qu se pretende medir?, quines lo utilizarn?, cul es el propsito de la medicin?, etc. Todas estas interrogantes deben ser respondidas antes de la confeccin del indicador.
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c) Determinacin de la fuente de datos Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de dnde se obtendr la informacin que permita obtener el indicador; del sistema de informacin contable, de datos estadsticos, de registros informales u otros. En todo caso, cualquiera que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con requisitos de calidad tales como: veracidad, pertinencia y oportunidad, adems de estar debidamente respaldado. d) Anlisis de informacin Una vez implementado los parmetros, antes de su obtencin y utilizacin posterior, se hace necesario que la informacin relacionada con ello, se encuentre debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisin. e) Determinacin de la periodicidad del medidor. Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el indicador, toda vez que ello debe ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador como del evaluado. f) Identificacin del receptor del Informe de Gestin Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestin, ya sea que pertenezcan al nivel de gestin estratgico, logstico o tctico, es decir, se debe determinar quienes usarn la informacin en la toma de decisiones. g) Revisin de los indicadores Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propsito de readecuarlos a la realidad cambiante de la institucin. h) Usuarios de la informacin fuente As como el conocimiento de la fuente de informacin es importante, de la misma manera tambin lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y utilizan esta informacin, toda vez que la decisin es resultado de todos los. Indicadores financieros bsicos
Los Indicadores son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Se convierten en importantes cuando comparan diversos perodos Indicadores que miden la liquidez = Activo Corriente Pasivo Corriente = Pasivo Corriente Pasivo Total 318

a) Capital de Trabajo

b) ndice de Independencia Financiera

c) ndice de Solvencia (Relacin Corriente) de Equilibrio Financiero a Corto Pla d) Equilibrio financiero a Largo plazo =

Activo Corriente Pasivo Corriente Capital .

Activo no corriente e) ndice de Liquidez Inmediata = Efectivo + Invent. Temporales Pasivo Corriente f) ndice de Liquidez (Prueba cida) g) ndice de Sumi-liquidez = = Activo Corriente - Inventarios Pasivo Corriente -Activo no corriente Activo Total h) Liquidez del Activo Corriente = Inventarios . Activo Corriente i) Rotacin de Productos Terminados j) Plazo Medio de Productos Terminados k) Rotacin de Materias Primas = = = Costo De Ventas Inv. Promedio De Prod. Terminados 360 Das .

Rotacin De Productos Terminados Costo De Materia Prima Utilizada Inv. Promedio De Materias Primas

l) Plazo Medio de Materias Primas =

360 Das

Rotacin Materias Primas m) Rotacin de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crdito .

Promedio de Cuentas por Cobrar n) Plazo Medio de Cuentas por Cobrar ) Rotacin de Cuentas por Pagar = = 360 Das .

Rotacin de Cuentas por Cobrar Compras Anuales a Crdito . Promedio de Cuentas por Pagar

o) Plazo Medio de Cuentas por Pagar =

360 Das

Rotacin de Cuentas por Pagar

Indicadores que miden el endeudamiento = Pasivo Total Activo Total 319

a) ndice de Solidez (Endeudamiento)

b) ndice de Pasivo a Capital Permanente =

Pasivo a Largo Plazo Capital Permanente

c) ndice de Pasivo a Patrimonio

Pasivo Total Patrimonio

Indicadores que miden la Rentabilidad

a) Rentabilidad Global

Utilidad Neta Activo Total

Utilidad Neta Ventas =

Ventas Activo Total

Margen de Ventas X Rotacin del Activo

b) Rentabilidad sobre el Patrimonio

Utilidad Neta

Patrimonio Promedio c) Rentabilidad sobre el Capital Social = Utilidad Neta Capital Social Promedio d) Utilidad por Accin = Utilidad Neta Acciones en Circulacin e) Rentabilidad por Accin = Utilidad por Accin Valor Nominal de la Accin f) Dividendo por Accin = Dividendos Declarados Acciones en Circulacin g) Valor en Libros por Accin = Patrimonio Acciones en Circulacin h) Rentabilidad Operativa de la inversin = Resultado Neto Total Activo Total i) Rentabilidad Operativa del Capital Propio j) Rentabilidad Total del Capital Propio = = Resultado Operativo Neto Patrimonio Neto Resultado Neto Total Patrimonio Neto 320

Indicadores que miden el Rendimiento Resultado Neto Operativo Ventas Totales

a) Rendimiento de las ventas =

b) Rendimiento del Capital Ajeno

Pasivo Total Activo Total =

X X

Resultado Neto Operativo Pasivo Total Rendimiento Capital Ajeno Intereses Pagados

c) Rendimiento del Endeudamiento

Indicadores que miden la Capacidad de Pago = Utilidad en Operacin Total de Intereses

a) Cobertura de Intereses

b) Cobertura Total

Utilidad + Depreciacin + Intereses . Total de Cuotas de Principal e Intereses

c) Cobertura del Pasivo a

Utilidad + Depreciacin + Amortizacin Cuotas de Principal Deuda a Largo Plazo

ndices de Gestin Financiera = Activos Circulantes Pasivos Circulantes

Solvencia

1. Indicadores presupuestarios
En la Unidad de Presupuesto de la Contralora se han desarrollado los siguientes indicadores:

ndices de Efectividad de los programas

Recursos realmente invertidos Recursos planeados

Permite determinar en que medida las previsiones de recursos se han ajustado a las demandas reales que ha planeado la ejecucin del programa. Su resultado permite la reprogramacin

presupuestaria. ptimo igualdad de recursos. ndice con tendencia creciente. Actividades realizadas durante la ejecucin del programa Actividades planeadas 321

Cuantifica el logro de los objetivos y metas que sirven de base a los programas, permite determinar en que medida las desviaciones entre los objetivos originales y los resultados pueden ser por la forma como se lleva a cabo las actividades / proyectos. Lo ptimo es el cumplimiento de todas las actividades programadas. Tendencia creciente y positiva Resultado real observado en la obtencin de los objetivos y metas Producto programado a travs de la ejecucin del programa La medicin del producto debe considerar los factores exgenos, evaluacin financiera y social de proyectos de inversin pblica. La efectividad del programa, se evala partiendo del examen de resultados finales. Lo ptimo es el menor costo y mayor productividad Eficiencia de programas = Comparacin del producto (bienes y servicios finales Insumos requeridos para su produccin Es un ndice de productividad. Rendimientos: constantes a escala, crecientes y decrecientes. 2) Cambios en la

Los cambios en el ndice se deben a: 1) Innovaciones tecnolgicas,

organizacin de la produccin, y 3) Cambio en la utilizacin de los insumos y 4) Implementacin de sistemas de capacitacin. Lo ptimo es el rendimiento creciente a escala, ndice con

tendencia creciente y positiva (mayor produccin con menos insumos)

ndice de Eficiencia =

Resultados medidos en trminos de la obtencin de una meta o un objetivo Recursos realmente invertidos (insumos)

Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su ejecucin. Refleja la optimizacin en la utilizacin de los recursos e insumos (calidad) Produccin efectiva del producto N Produccin programada Standard En empresas productivas, se debera optimizar la utilizacin de todos los recursos productivos: humanos, tecnolgicos, materiales, financieros. Produccin efectiva del producto N Capacidad instalada Standard Indicador que mide la ptima utilizacin de la capacidad instalada. Se vincula con los conceptos de Costo y Producto Marginal. Productividad del trabajo efectivo Productividad del trabajo programado Cumplimiento de adecuados niveles de productividad, por ptima utilizacin de recursos. 322

ndices financieros presupuestarios a) Dependencia Financiera de Transferencia del Gobierno = Ingresos de Transferencias Ingresos Totales

Mide el nivel de dependencia de las transferencias obtenidas del sector pblico, lo ptimo es un ndice reducido por incremento de los ingresos de autogestin. Lo ptimo es el ndice menor a 1. b) Autonoma financiera = Ingresos propios Ingresos totales Permite cuantificar la capacidad institucional para autofinanciarse por su gestin o para generar recursos propios, lo ptimo de la tendencia creciente ndice tender a 1. c) Solvencia financiera = Ingresos corrientes Gastos corrientes Cuando los ingresos corrientes son ms que suficientes para cubrir los gastos corrientes, pudiendo general un supervit presupuestario, caso contrario aparecer un dficit. Lo ptimo es que el ndice es creciente. d) Autofinanciamiento del servicio = Ingresos propios de explotacin del servicio Gastos totales de operacin del servicio Permite verificar si con el producto de la gestin, puede financiarse su proceso productivo, se refiere a autofinanciar la gestin del proceso institucional para la generacin del producto esto es de bienes o servicios. Se sustenta es el establecimiento del sistema de costos por procesos lo ptimo es que el ndice mayor e igual a 1, para la obtencin de excedentes en el proceso productivo. e) Autosuficiencia = Ingresos propios Gastos corrientes Mide la capacidad de financiar con ingresos propios los gastos corrientes. Lo ptimo es que el ndice superior al 100%, para la obtencin de excedentes. = Gasto en Remuneracin Ingresos Propios Capacidad de financiar con ingresos de autogestin, los gastos de remuneracin, lo ptimo es que el ndice con tendencia creciente y superior al 100%. ndices de ingresos presupuestarios X 100 X 100

a) Con respecto al total de Ingresos: 323

1.

Ingresos corrientes Total de ingresos

X 100

Impuestos. Total ingresos Venta de Bienes Total de ingresos Renta de inversiones y multas Total de ingresos Transferencias corrientes Total de ingresos

2.

Ingresos de capital Total de ingresos

3.

Fuentes de financiamiento Total de Ingresos

b) Con respecto a la clasificacin del ingreso 1. = Ingresos de cada grupo Corrientes Impuestos Ingresos corrientes Tasas y contribuciones Ingresos corrientes 2. = Ingresos de cada grupo Transferencias corrientes Transferencias corrientes del sector pblico Transferencias corrientes = Ingreso Efectivo Valor codificado Este indicador permite establecer el grado de recaudacin de cada tem de ingreso en un perodo de tiempo, el indicador citado se relaciona con: = 324 Ingresos efectivos Ingresos previstos

Anlisis de reformas presupuestarias de ingresos y gastos = Monto reformas presupuestarias Estimacin inicial El ndice elevado refleja que es necesario fortalecer la fase de programacin presupuestaria, se debe analizar la periodicidad y el monto de las mismas

325

METODOLOGA DE EJECUCIN DE AUDITORA DE GESTIN FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN

INICIO

FASE I Conocimiento Preliminar Visita de observacin entidad Revisin archivos papeles de trabajo Determinar indicadores Detectar el FODA Evaluacin estructura control interno Definicin de objetivo y estrategia de auditora.

FASE II Planificacin Anlisis informacin y documentacin Evaluacin de control interno por componentes Elaboracin Plan y Programas

Memorando de Planificacin

Programas de Trabajo
FASE III Ejecucin Aplicacin de programas Preparacin de papeles de trabajo Hojas resumen hallazgos por componente Definicin estructura del informe.

Papeles de Trabajo

Archivo

FASE IV Comunicacin de Resultados Redaccin Borrador de Informe Conferencia final, para lectura de informe Obtencin criterios entidad Emisin informe final, sntesis y memorando de antecedentes.

Archivo Perm.

Borrador del Informe Borrador

Conferencia Final

FASE V Seguimiento De hallazgos y recomendaciones al trmino de la auditora. Recomprobacin despus de uno o dos aos.

Informe Final

FIN

326

FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN FASE I: OBJETIVOS Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de resultados de auditora a un costo y tiempo razonables. ACTIVIDADES En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas tpicas siguientes: 1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto. 2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditoras anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la Entidad sobre: a) La visin, misin, los objetivos, metas, planes direccionales y estratgicos. b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin interesa: Que y como produce; proceso modalidad y puntos de comercializacin; sus principales plantas de fabricacin; la tecnologa utilizada; capacidad de produccin: proveedores y clientes; el contexto econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc. c) La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones, los recursos humanos, la clientela, etc. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la problemtica existente. 3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, y tratndose de una primera auditora de gestin, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los indicadores bsicos. 4. Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organizacin, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.
327

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

5. Evaluacin de la Estructura de Control Interno que permite acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los componentes (reas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluacin de control interno y que en las siguientes fases del examen se sometern a las pruebas y procedimientos de auditora. 6. Definicin del objetivo y estrategia general de la auditora a realizarse. PRODUCTOS Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo Documentacin e informacin til para la planificacin Objetivos y estrategia general de la auditora

FLUJO DE ACTIVIDADES
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR PASO Y DESCRIPCION

1. Director de Auditora designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.

2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento. 3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo.
Archivo

Papeles de trabajo

4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen informacin y documentacin de la entidad

5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y evalan la visin, misin, objetivos y metas 6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades y, oportunidades y amenazas 7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse, as como el tipo de auditores y de otros profesionales que integraran el equipo multidisciplinario. 8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios, parmetros e indicadores de gestin.

9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditora. 10. Director de auditora emite la rden de trabajo.

328

FASE II PLANIFICACIN OBJETIVOS Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. Para esta fase tambin se harn constar, casos prcticos y experiencias cumplidas, en el ejercicio de auditoras de gestin de carcter piloto. ACTIVIDADES Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes: 1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin. 2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe, y despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditora que no prevenga o detecte); y c) De Deteccin (procedimientos de auditora no suficientes para descubrirlos); y d) Otras clases de riesgo, en sus diferentes reas u operaciones a las que est expuesta la entidad. Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin; b) Preparar un informe sobre el control interno.
329

3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el supervisor e un trabajo conjunto con el jefe de equipo y con el aporte de los dems integrantes del equipo multidisciplinario, prepararn un Memorando de Planificacin cuya estructura se presenta en los formatos y modelos 4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 5 E (Economa, Eficiencia, Eficacia, tica y Ecologa), por cada proyecto a actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditora en los que mnimo se incluyan objetivos especficos y procedimientos especficos con la calificacin del riesgo de auditora, por cada uno de los componentes, aunque tambin podra incluirse aspectos relativos a las cinco E, breve descripcin del componente, entre otros. Las actividades 1, 3 y 4 se realizan en las oficinas del auditor, en cambio, la actividad 2 debe llevarse a cabo en la entidad auditada. PRODUCTOS Memorando de Planificacin Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad)

FLUJO DE ACTIVIDADES FASE II PLANIFICACION 2 PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan la informacin y documentacin recopilada. 2. Equipo multidisciplinario evala el control interno de cada componente

3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran

el memorando de planificacin

4. Supervisor y Jefe de Equipo preparan

los programas de auditora

5. Subdirector revisa el plan de trabajo y

los programas por componentes.

3
330

6. Director revisa y aprueba el plan y los

programas de auditora.

FASE III EJECUCIN OBJETIVOS En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los informes. ACTIVIDADES En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarn las siguientes tareas tpicas: a) Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las tcnicas de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente mediante la utilizacin de: Estadsticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse. Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia, tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros. b) Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante. c) Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados. d) Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms experimentado. PRODUCTOS Papeles de trabajo Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
331

FLUJO DE ACIVIDADES
FASE III DE EJECUCION
3

PASO Y DESCRIPCION 1. Equipo multidisciplinario aplican los programas que incluyen pruebas y procedimientos.

Papeles de trabajo

2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes.

Hojas resumen

3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente. 4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones.

5. Jefe de Equipo comunica resultados parciales a los funcionarios de la entidad.

6. Jefe de Equipo y Supervisor definen la estructura del informe de auditora

FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS OBJETIVOS Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la entidad auditada. ACTIVIDADES En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:
332

1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. 2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa. PRODUCTOS Informe de Auditora, sntesis del informe y memorando de antecedentes Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora.

FLUJO DE ACTIVIDADES
FASE IV COMUNICACIN DE RESULTADOS PASO Y DESCRIPCION

1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe, sntesis y memorando de antecedentes. 2. Subdirector revisa el borrador de informe.

3. Director revisa informe y autoriza realizacin de conferencia final 4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe. 5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados. 6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentacin de funcionarios y terceros relacionados. 7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final, sntesis y memorando antecedentes 8. Subdirector revisa el informe, sntesis y memorando de antecedentes. 9. Director de Auditora previa revisin suscribe el informe. 10. La Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional realiza control de calidad del informe, sntesis y memo de antecedentes. 11. Contralor o Subcontralor aprueban el informe. 12. Director de Auditora remite el informe a la entidad auditada; y el informe, sntesis y memorando de antecedentes a la Direccin de Responsabilidades.

DPEI

333

Contenido de los Informes y Carta de Presentacin Hospitales Estatales

CONTENIDO DEL INFORME Carta de Envo CAPITULO I Enfoque de la Auditora

Motivo de la auditora Objetivos Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados CAPITULO II Informacin de la Entidad Misin Visin Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Base Legal Estructura Orgnica Objetivos de la entidad Financiamiento Funcionarios principales CAPITULO III Resultados Generales CAPITULO IV Resultados Especficos por Componentes ANEXO Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Quito, .. Seor Director Provincial de Salud Presente.De mi consideracin: Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Provincial de Salud, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral rea de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado. Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza
334

razonable que la informacin y documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables. Se analizaron como componentes la Direccin Nacional de Salud, Hospitales de Quito y de Guayaquil, y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las especialidades de Gineco-Obstetricia, Ciruga General, Traumatologa, Medicina Interna, reas de Recursos Humanos, Informtica. Finanzas e Infraestructura fsica. Los resultados por su importancia, se detallan a continuacin: Hospital Quito El rea de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas asignadas a consultar externa y el rea de proceso a 133 como primeras consultas y 636 como subsecuentes; los estndares facilitados por el hospital establece un tiempo de 20 a 15 minutos para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto debieron brindarse 211,75 consultas como primeras y 1012,24 como segundas, lo que representa 666,74 consultas no realizadas, equivalentes al 46,4%, concluyendo que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada consulta al fijado en los estndares. En el servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta externa, que comparado con las 196,25 horas mdicas trabajadas, representa el cumplimiento del 38,9% relativamente bajo. Adems, se determin un rendimiento de 4 pacientes por horas trabajada cuando en realidad hubo una produccin de 1,55 pacientes por hora contratada, estableciendo que la asignacin de horas mdicas para esta especialidad estn bajo los estndares de atencin fijadas por el Hospital. Para el servicio de Traumatologa, se estableci 1152 horas a consulta externa, existiendo 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por paciente, observando que el porcentaje de desocupacin de cada cama es de 5,24 das, lo que significa para la entidad costos elevados por mantenimiento sin atencin a pacientes. En el rea de Medicina Interna, se estableci 1464 horas a consulta externa, obteniendo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme constan en los estndares de atencin otorgado por el Hospital, sin embargo, la productividad fue de 1,65 pacientes por hora contratada, resultado que se encuentra por debajo del estndar, estableciendo como grado de utilizacin del recurso humano el 55, 09% productividad que deber ajustarse para optimizar los recursos. Hospital de Guayaquil Se mantienen a nivel de salas de hospitalizacin varios registros estadsticos en forma general y no por especialidades, de igual manera en las diferentes reas de servicio no se obtuvo informacin, hechos que limitaron realizar un anlisis completo. Las principales causas de morbilidad por consulta externa corresponden a patologas de nivel primario que bien pudieron ser resueltas en los diferentes dispensarios que corresponden a la Direccin Provincial de Salud, no as, en morbilidad por emergencias que cumple con la funcin del servicio.
335

En el rea de Gineco-Obstetricia, se determin la produccin del Hospital de 1,7 consultas por hora contratada, que se encuentra bajo los estndares de consultas, obteniendo un grado de utilizacin del recurso humano a nivel del Hospital del 55%, el restante 45% est subutilizado el servicio con los consecuentes gastos en recursos humanos y mantenimiento. El servicio de Materno Infantil tambin no est utilizado de acuerdo a su capacidad instalada pues a criterio de los profesionales de salud no se cuenta con los equipos bsicos para su funcionamiento. En los subcentros, los servicios de atencin mdica, odontolgica, curaciones e inyecciones que prestan, no estn gravados con ningn costo, contrario a la poltica que se aplican en los Hospitales; adems, varios subcentros construidos no son funcionales, pues se construyeron sin una planificacin hospitalaria adecuada, no tienen planos de construccin ni de las instalaciones sanitarias, geogrficamente estn ubicados unos cerca de otros, lo que permite la centralizacin de los servicios en ciertos sectores. Segn el Reglamento Orgnico Funcional las actividades asignadas al Departamento Nacional de Administracin de Recursos Humanos no se cumple y no se enmarca con la estructura organizativa actual. Los Hospitales de Quito y Guayaquil tienen autonoma administrativa y financiera con una estructura orgnica propia a cargo del Departamento de Administracin y Desarrollo de Recursos Humanos de cada unidad operativa, por lo tanto la Direccin Provincial de Salud se limita nicamente al control del personal que en ella labora. Ausencia de planificacin especfica para el rea de Recursos Humanos, por lo que no laboran en funcin de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o mtodos de evaluacin, encaminados a lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios que prestan a menor costo. Continuos pases administrativos a los personales policiales dispuestos por el alto mando, lo que genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestin. Falta de una unidad de sistemas informticos formalmente establecida que responda a una planificacin estratgica de la institucin y no solamente a dar soporte a los usuarios en las actividades donde intervienen microcomputadores. Los dos centros de cmputo de la Direccin Provincial de Salud y del Hospital de Quito no funcionan en forman coordinada mediante el establecimiento de polticas comunes, las cuales permitan el desarrollo de la gestin informtica en forma conjunta, pues la informacin que manejan debe estar al alcance de las principales autoridades. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
336

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Por el Contralor General del Estado

DIRECTOR DE AUDITORIA

FASE V: SEGUIMIENTO OBJETIVOS Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora, debern realizar el seguimiento correspondiente: ACTIVIDADES Los Auditores efectuarn el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y determinacin de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contralora, Ministerio Pblico y Funcin Judicial, con el siguiente propsito: a) Para comprobar hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora, despus de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado. b) De acuerdo al grado de deterioro de las 5 E y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditora, debe realizar una recomprobacin de cursado entre uno y dos aos de haberse concluido la auditora. c) Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio econmico causado, y comprobacin de su resarcimiento, reparacin o recuperacin de los activos.
337

PRODUCTOS Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones. Encuesta sobre el servicio de auditora Constancia del seguimiento realizado Documentacin y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de seguimiento.

FLUJO DE ACTIVIDADES

FASE V SEGUIMIENTO
5

PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditora solicita a auditores internos y/o dispone a auditores externos realicen seguimiento auditora. 2. Auditor designado recaba de la administracin, la opinin sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones, de inmediato a la entrega del informe de auditora. 3. Auditor designado y funcionarios de la entidad establecen un cronograma de aplicacin de recomendaciones y correctivos. 4. Auditor designado obtiene de la Direccin de Responsabilidades el oficio de determinacin. 5. Auditor designado recepta de la entidad auditada la documentacin que evidencie las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones, y evala sus resultados, dejando constancia en papeles de trabajo. 6 Auditor designado prepara informe del seguimiento y entrega al Director de Auditora

Papeles de trabajo
Archivo

7. Auditor designado archiva en papeles de trabajo resultado de seguimiento. 8 Auditor designado realiza seguimiento de acciones posteriores en la Direccin de Responsabilidades y Departamento de Coactivas de la CGE, y en el Ministerio Pblico y Funcin Judicial.

338

CONTRATO Empresa Auditada: Perodo: ______________ _

FORMULARIO Preparado por: Revisado por: Ref.:

No. ______ ______ ___ ___ ______ _______________

CONTRATO DE SERVICIOS DE AUDITORIA En la ciudad de Loja, a los . das de de dos mil ., entre los suscritos , con cdula de ciudadana No. , en su calidad de Gerente Propietario de , quien en adelante se denominar El Contratante; y, el , portador de la cdula de ciudadana No. . debidamente autorizado por la Junta Directiva de la firma de Auditores Independientes , quien en adelante se denominar El Contratista, celebramos el contrato de prestacin de servicios profesiones de auditora .. que se regir por las siguientes clusulas: PRIMERA.- Objeto: El contratista independiente se obliga a cumplir la labor de auditora de (empresa XY), por el perodo del . de .. al . de de 20.., de conformidad con la propuesta que present al contratante en comunicacin No. 0025-AOP&A-2007 del de . de 20, la que para el efecto de descripcin de funciones y designacin de auditores se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA.- Duracin: Tendr una vigencia de . meses a partir de la entrega de la documentacin completa por parte del contratante. TERCERA.- Valor y forma de pago: El Contratante reconocer al Contratista independiente como precio de este contrato y por la sola prestacin de servicios en la propuesta de que trata la clusula primera de este contrato, honorarios por la suma de . DLARES, ($..................) los que pagar 50% en calidad de anticipo y el otro 50% contra entrega y lectura del reporte final y la correspondiente factura. El retardo en el pago del 50% ser sancionado con el 2% de inters mensual de mora y en caso de acudir a instancias judiciales el Contratante correr con las costas judiciales que devenguen y los honorarios del abogado del Contratista. CUARTA.- Obligaciones del Contratante: Adems de las obligaciones generales derivadas del presente contrato, el Contratante se compromete a: a) designar de su nmina los tcnicos o trabajadores que presten su colaboracin a tiempo completo a la auditora sin ninguna relacin laboral con el contratista independiente, por ende el pago de salarios y otros sern de responsabilidad exclusiva del contratante. b) prestarle toda la colaboracin que solicite el contratista independiente, facilitndole toda la documentacin que este requiera para el cumplimiento de sus funciones. c) correr con todos los gastos administrativos y operativos que demande el contratista independiente en el cumplimiento de su labor de auditora, como viticos, certificaciones, reproduccin de documentos, materiales de oficina, llamadas telefnicas y transporte. Adems proveer del espacio fsico y la logstica que permita un ambiente adecuado para el cumplimiento de las actividades.
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QUINTA.- Obligaciones del Contratista Independiente: El contratista independiente se obliga nica y exclusivamente a la realizacin de las labores descritas en la propuesta presentada al contratante el da ..de .. de 20 y que son las que corresponden a la auditora . SPTIMA.- Lugar de prestacin del servicio: El servicio contratado por el Contratante se prestar en la ciudad de Loja y se extender a otros lugares cuando por razones del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran y siempre que el Contratante cubra los gastos de traslado y estada. OCTAVA.- Terminacin del contrato: Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula segunda de este contrato, el Contratante podr dar por terminado este contrato en forma unilateral antes del cumplimiento del plazo inicial de () meses, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la clusula tercera de este documento. NOVENA.- Autonoma del Contratista Independiente: El desarrollo del presente contrato de prestacin de servicios de auditora ... el Contratista Independiente acta como tal, realizando la labor encomendada con libertad, autonoma tcnica y directiva. DCIMA.- Gastos: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebracin del presente contrato, como el pago de impuestos, notarizacin, publicaciones, etc. sern sufragados por partes iguales entre los contratantes. UNDCIMA.- Documentos habilitantes: Son parte integrante de este contrato para su plena validez, los siguientes documentos: Propuesta del Contratista Independiente aceptada por el Contratante. Copia notariada de la Escritura de Constitucin de la Firma de Auditores Independientes .. Copia notariada del Acta de Junta de Accionista en la que se nombra al ., como Representante de la Firma Auditora. Copia notariada del contrato del representante legal del contratante Copia del Registro nico de Contribuyentes obtenida de la pgina web del Servicio de Rentas Internas.

DCIMOSEGUNDA.- Clusula compromisoria: Para todo lo no previsto en el presente contrato y que fuere motivo de diferencias irreconciliables, las partes se sometern a los jueces de esta jurisdiccin de Loja. Para constancia se firma en la ciudad de Loja, a los das de .. de dos mil ., en tres ejemplares de igual contenido. El Contratante El Contratista

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ASPECTOS LEGALES MODULO 9

Contenidos:

1. CONSTITUCIN DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2. LEY ORGANICA DE (responsabilidades) LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

3. REGLAMENTO A LA LEY ORGNICA DE LA CGE 4. REGLAMENTO DE BIENES DEL SECTOR PBLICO

Compilacin y estructura:

Dr. Alex Nivardo Paladnez Snchez

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LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, REFORMAS Y REGLAMENTO LEY No 2002-73 CONGRESO NACIONAL CONSIDERANDO Que la Constitucin Poltica de la Repblica instituye cambios fundamenta-les en la competencia de la Contralora General del Estado como Organismo Tcnico Superior de Control; Que es indispensable armonizar con los preceptos constitucionales, las disposiciones relativas al control y auditora en el sector pblico; Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalizacin y Auditora los principios constitucionales y, especialmente los de legalidad, responsabilidad financiera, transparencia, economa, eficiencia y eficacia, junto con los criterios de equidad, y, tica y las polticas de descentralizacin y desconcentracin operativas; Que es necesario adaptar la gestin de control de la Contralora General del Estado a las exigencias propias de un Estado moderno; En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la siguiente: LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO TITULO I OBJETO Y MBITO Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la direccin de la Contralora General del Estado, el sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visin, misin y objetivos de las instituciones del Estado y la utilizacin de recursos, administracin y custodia de bienes pblicos. Art. 2.- mbito de aplicacin de la Ley.- Las disposiciones de esta ley rigen para las instituciones del sector pblico, determinadas en los artculos 225, 315 y a las personas jurdicas de derecho privado previstas en el artculo 211 de la Constitucin. Nota: Artculo 2, sustituido por el artculo 1 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. * CONSTITUCIN DE LA REP-BLICA DEL ECUADOR.- Art. 225.- El sector pblico comprende: 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social. 2. Las entidades que integran el rgimen autnomo descentraliza-do. 3. Los organismos y entidades crea-dos por la Constitucin o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestacin de servicios pblicos o para desarrollar actividades econmicas asumidas por el Estado. 4. Las personas jurdicas creadas por acto normativo de los gobiernos autnomos descentralizados para la prestacin de servicios pblicos.
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Art. 315.- El estado constituir empresas pblicas para la gestin de sectores estratgicos, la prestacin de servicios pblicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes pblicos y el desarrollo de otras actividades econmicas. Las empresas pblicas estarn bajo la regulacin y el control especfico de los organismos pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarn como sociedades de derecho pblico, con personalidad jurdica, autonoma financiera, econmica, administrativa y de gestin, con altos parmetros de calidad y criterios empresariales, econmicos, sociales y ambientales. Los excedentes podrn destinarse a la inversin y reinversin en las mismas empresas o sus subsidiarias, relaciona-das o asociadas, de carcter pblico, en niveles que garanticen su desarrollo. Los excedentes que no fueran invertidos o reinvertidos se transferirn al Presupuesto General del Estado. La ley definir la participacin de las empresas pblicas en empresas mixtas en las que el Estado siempre tendr la mayora accionaria, para la participacin en la gestin de los sectores estratgicos y la prestacin de los servicios pblicos. Art. 211.- La Contralora General del Estado es un organismo tcnico encargado del control de la utilizacin de los recursos estatales, y la consecucin de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos. Publicados en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre del 2008. Art. 3.- Recursos Pblicos.- Para efecto de esta ley se entendern por recursos pblicos, todos los bienes, fondos, ttulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de prstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro ttulo, realicen a favor del Estado o de sus instituciones, personas naturales o jurdicas u organismos nacionales o internacionales. Los recursos pblicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compaas mercantiles y otras entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creacin o constitucin, hasta tanto los ttulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese patrimonio, sean transferidos a personas naturales o personas jurdicas de derecho privado, de conformidad con la ley. Art. 4.- Rgimen de control de las personas jurdicas de derecho privado con participacin estatal.- Para todos los efectos contemplados en esta Ley, estn sometidas al control de la Contralora General del Estado, las personas jurdicas y entidades de derecho priva-do, exclusivamente sobre los bienes, rentas u otras subvenciones de carcter pblico de que dispongan, cualesquiera sea su monto, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica.
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Se evitar la superposicin de funciones con otros organismos de control, sin perjuicio de estar obligados de actuar en el marco de sus competencias constitucionales y legales, de manera coordina-da y/o simultnea. Nota: Incisos primero y segundo del artculo 4, sustituidos por el artculo 1 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado a empresas privadas la ejecucin de obra pblica, la explotacin y aprovechamiento de recursos pblicos mediante concesin, asociacin, capitalizacin, traspaso de propiedad accionaria, de certificados de aportacin o de otros ttulos o derechos, o por cualquier otra forma contractual de acuerdo con la ley, la vigilancia y con-trol de la Contralora General del Estado no se extender a la persona o empresa delegatoria, pero si, a la gestin referida a esa delegacin por parte de la institucin del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contralora General del Estado pueda determinar, conforme a lo establecido en esta Ley. TITULO II DEL SISTEMA DE CONTROL, FISCALIZACION Y AUDITORIA DEL ESTADO CAPITULO 1 FUNDAMENTOS, COMPONENTES, MARCO NORMATIVO Y OBJETO DEL SISTEMA Art. 5.- Sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado.- Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y dems servidores, actuarn dentro del Sistema de Control, Fiscalizacin y Auditora del Estado, cuya aplicacin propender a que: 1. Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores pblicos, sin excepcin, se responsabilicen y rindan cuenta pblica sobre el ejercicio de sus atribuciones, la utilizacin de los recursos pblicos pues-tos a su disposicin, as como de los resultados obtenidos de su empleo; 2. Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos a cabalidad; 3. Cada institucin del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y, 4. Se coordine y complemente con la accin que otros rganos de control externo ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector pblico y sus servidores. Art. 6.- Componentes del sistema.- La ejecucin del sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado se realizar por medio de: 1. El control interno, que es de responsabilidad administrativa de cada una de las instituciones del Estado a las que se refiere el artculo 2 de esta Ley; y, 2. El control externo que comprende:
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a) El que compete a la Contralora General del Estado; y, b) El que ejerzan otras instituciones de control del Estado en el mbito de sus competencias. Art. 7.- Marco normativo general.- Para regular el funcionamiento del sistema, la Contralora General del Estado adaptar, expedir, aprobar y actualizar, segn corresponda: 1. Normas de control interno que sirvan de marco bsico para que las instituciones del Estado y sus servidores establezcan y pongan en funcionamiento su propio control interno; 2. Polticas de auditora gubernamental; 3. Normas de control y fiscalizacin sobre el sector pblico, adaptadas de Normas Internacionales y de las emitidas por la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores; 4. Normas de auditora gubernamental, de carcter local e internacional en sus modalidades de gestin, control de obras, auditora judicial, proteccin ambiental y auditora de proyecto-tos internacionales; y, 5. Reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guas metodolgicas, instructivos y ms disposiciones necesarias para la aplicacin del sistema y la determinacin de responsabilidades. En el marco de las normas, polticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y ms instrumentos indicados, cada institucin del Estado, cuando considere necesario, dictar las normas, las polticas y los manuales especficos para el control de las operaciones a su cargo. La Contralora General del Estado verificar la pertinencia y la correcta aplicacin de las mismas. Art. 8.- Objeto del sistema de control.- Mediante el sistema de control, fiscalizacin y auditora se examinarn, verificarn y evaluarn las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y, cuando corresponda ges-tin medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuacin de sus servidores. En el examen, verificacin y evaluacin de estas gestiones, se aplicarn los indicadores de gestin institucional y de desempeo, y se incluirn los comentarios sobre la legalidad, efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. CAPITULO 2 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Seccin 1 Control Interno Art. 9.- Concepto y elementos del control interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada institucin, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos pblicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organizacin, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de informacin, el
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cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la correccin oportuna de las deficiencias de control. El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y tendr como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contralora General del Estado. Art. 10.- Actividades institucionales.- Para un efectivo, eficiente y econmico control interno, las actividades institucionales se organizarn en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales. Art. 11.- Aplicacin del control inter-no.- Se tendrn en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depsito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distincin entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgnico funcional que ser publicado en el Registro Oficial. Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicar en forma previa, continua y posterior: a) Control previo.- Los servidores de la institucin, analizarn las actividades institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales; b) Control continuo.- Los servidores de la institucin, en forma continua inspeccionarn y constatarn la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los trminos contractuales y las autorizaciones respectivas; y, c) Control posterior.- La unidad de auditora interna ser responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicar a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecucin. Art. 13.- Contabilidad gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendr como finalidades establecer y mantener en cada institucin del Estado un sistema especfico y nico de contabilidad y de informacin gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector pblico, y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las polticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economa y Finanzas, o el que haga sus veces. Nota: El Manual de Contabilidad Gubernamental fue expedido por el Ministerio de Economa y Finanzas mediante Acuerdo No. 320 (Tomos I y II), publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 175 de 28 de diciembre del 2005. Seccin 2 Auditora Interna Art. 14.- Auditora interna.- Las instituciones del Estado, contarn con una Unidad de Auditora Interna, cuando se justifique, que depender tcnica y
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administrativamente de la Contralora General del Estado, que para su creacin o supresin emitir informe previo. El personal auditor, ser nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el funcionamiento de las unidades de auditora interna sern cubiertos por las propias instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan. Nota: Inciso primero del artculo 14, reformado por los numerales 1 y 2 del artculo 2 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Las mximas autoridades de las Unidades de Auditora Interna, sern de libre designacin y remocin por parte del Contralor General del Estado. Las remuneraciones que corresponden a las mximas autoridades de las Unidades de Auditora Interna de los Gobiernos Autnomos Descentralizados sern cubiertas por la Contralora General del Estado. Nota: Incisos segundo y tercero del artculo 14, agregados por el numeral 3 del artculo 2 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Para ser nombrado y ejercer funciones de direccin o jefatura de esa unidad se requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con el ejercicio y prctica de la auditora financiera o de gestin. Con el fin de prestar asesora y realizar la evaluacin integral de la institucin, el personal de auditora interna de gestin deber ser de carcter multidisciplinario. La auditora interna se ejecutar de acuerdo con las normas nacionales e internacionales de auditora aplicables al sector pblico. Por disposicin expresa del Contralor General del Estado o de la mxima autoridad que ejerza la representacin legal de la Institucin, la respectiva unidad de auditora interna ejecutar auditoras y exmenes especiales, de conformidad con lo establecido en esta Ley. Las entidades del sector pblico debern prestar todas las facilidades operativas y logsticas para el adecuado desenvolvimiento de las Unidades de Auditora Interna. Nota: Inciso final del artculo 14, agregado por el numeral 4 del artculo 2 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Art. 15.- Independencia.- Los auditores de esta unidad actuarn individual o colectivamente, con criterio independiente respecto a la operacin o actividad auditada y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales. Las prohibiciones establecidas en el inciso segundo del artculo 25 de esta Ley, se aplicarn en lo pertinente a los auditores internos.
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Art. 16.- Coordinacin de labores.- La Contralora General del Estado prestar su asesora y asistencia tcnica a las unidades de auditora interna de gestin y orientar y coordinar la preparacin de su Plan Anual de Trabajo, el cual deber ser presentado a la Contralora General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada ao. Art. 17.- Informes.- Los informes de las unidades de auditora interna de gestin, suscritos por el jefe de la unidad, sern dirigidos a la mxima autoridad de la institucin a la que pertenezcan, la que ser responsable de adoptar, cuando corresponda, las medidas pertinentes. Las unidades de auditora interna de gestin, para efecto de determinacin de las responsabilidades correspondientes, enviarn a la Contralora General del Estado, ejemplares de sus informes, en el trmino de ocho das contado desde la fecha de suscripcin, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos informados. CAPITULO 3 DEL SISTEMA DE CONTROL EXTERNO Seccin 1 Alcance y Modalidades de Auditora Gubernamental Art. 18.- Alcance y ejecucin de la auditora gubernamental.- El control externo que realizar la Contralora General del Estado se ejercer mediante la auditora gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y tcnicas de auditora. La auditora gubernamental realizada por la Contralora General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesora, asistencia y prevencin de riesgos que incluye el examen y evaluacin crticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos pblicos. La auditora gubernamental, no podr modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios pblicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando stas hubieran definido la situacin o puesto trmino a los reclamos de los particulares, pero podr examinar la actuacin administrativa del servidor, de conformidad con la ley. Art. 19.- Examen especial.- Como parte de la auditora gubernamental el examen especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecucin, aplicar las tcnicas y procedimientos de auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la materia de examen y formular el correspondiente informe que deber contener comentarios, conclusiones y recomen-daciones. Art. 20.- Auditora financiera.- La auditora financiera informar respecto a un perodo determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una institucin pblica, ente contable, programa o proyecto; concluir con la elaboracin de un informe profesional de auditora, en el que se incluirn las opiniones correspondientes.
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En este tipo de fiscalizacin, se incluirn el examen del cumplimiento de las normas legales, y la evaluacin del control interno de la parte auditada. Art. 21.- Auditora de gestin.- La Auditora de Gestin es la accin fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestin, utilizando recursos humanos de carcter multidisciplinario, el desempeo de una institucin, ente contable, o la ejecucin de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeo o ejecucin, se est realizando, o se ha realiza-do, de acuerdo a principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditora examinar y evaluar los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeo pertinentes. Constituirn objeto de la auditora de gestin: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economa en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnolgicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales. A diferencia de la auditora financiera, el resultado de la fiscalizacin mediante la auditora de Gestin no implica la emisin de una opinin profesional, sino la elaboracin de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Art. 22.- Auditora de aspectos ambientales.- La Contralora General del Estado podr en cualquier momento, auditar los procedimientos de realizacin y aprobacin de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los trminos establecidos en la Ley de Gestin Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artculo 91 de la Constitucin Poltica de la Repblica. CONCORDANCIA.- Ley No. 99-37 de Gestin Ambiental.- (Parte Pertinente).- ..... Art. 25.- La Contralora General del Estado, podr en cualquier momento, auditar los procedimientos de realizacin y aprobacin de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental, determinando la validez y eficacia de stos, de acuerdo con la Ley y su Reglamento Especial. Tambin lo har respecto de la eficiencia, efectividad y economa de los planes de prevencin, control y mitigacin de impactos negativos de los proyectos, obras o actividades. Igualmente podr contratar a personas naturales o jurdicas privadas para realizar los procesos de auditora de estudios de impacto ambiental. (Publicado en el Registro Oficial No. 245 de 30 de julio de 1.999). Art. 23.- Auditora de obras pblicas o de ingeniera.- Evaluar la administracin de las obras en construccin, la gestin de los contratistas, el manejo de la contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las clusulas contractuales y los resultados fsicos que se obtengan en el programa o proyecto especfico sometido a examen. Seccin 2 Normas Bsicas de la Auditora Gubernamental Art. 24.- Planificacin, ejecucin y evaluacin.- El ejercicio de la auditora gubernamental ser objeto de planificacin previa y de evaluacin posterior de sus
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resultados, y se ejecutar de acuerdo con las polticas y normas de auditora y dems regulaciones de esta ley. Art. 25.- Independencia del personal de auditora.- El personal ejecutor de auditora gubernamental mantendr total independencia respecto de las instituciones del Estado y de las personas y actividades sujetas a su examen. Los auditores de la Contralora General del Estado no efectuarn labores de auditora en instituciones del Estado en las que hubieren prestado sus servicios dentro de los ltimos cinco aos, excepto en calidad de auditor interno. Tampoco auditarn actividades realizadas por su cnyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. Art. 26.- Informes de auditora y su aprobacin.- Los informes de auditora gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, tendrn el contenido que establezcan las normas de auditora y ms regulaciones de esta Ley, incluyen-do la opinin de los auditores, cuando corresponda, y la referencia al perodo examinado y sern tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos correspondientes, los mismos que desde la emisin de la orden de trabajo de la auditora, hasta la aprobacin del informe, como regla general, no excedern de un ao. Los informes, luego de suscritos por el director de la unidad administrativa pertinente, sern aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados a las mximas autoridades de las instituciones del Estado examinadas. Seccin 3 Normas Ambientales Art. 27.- Normas del control ambiental.- El examen y evaluacin de los aspectos ambientales, forman parte de la fiscalizacin o auditora externa que se realiza a una institucin ejecutora de proyectos y programas con impacto ambiental y en consecuencia, le son aplicables las normas tcnicas que rigen a esta clase de auditora, complementa-das con las normas especficas en materia ambiental. Seccin 4 Auditora por Compaas Privadas Art. 28.- Calificacin, seleccin, contratacin y ejecucin.- La Contralora General del Estado, cuando as lo determinen convenios internacionales, o cuando la materia a auditarse exija personal especializado del que no disponga, podr efectuar la auditora gubernamental, mediante la contratacin de compaas privadas de auditora externa e independiente, aplicando procedimientos de calificacin, seleccin y contratacin, que establezcan las normas legales y reglamentarias pertinentes. En los casos en que las instituciones del Estado, requiriesen contratar a compaas privadas para ejecutar la auditora externa de sus operaciones, solicitarn a la Contralora General del Estado se proceda de acuerdo a lo dispuesto en el inciso anterior. La compaa privada de auditora y su personal debern reunir los requisitos y cumplir con las disposiciones que se especifiquen en las normas de auditora
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gubernamental, en esta ley y dems disposiciones legales. La compaa ser seleccionada de acuerdo a trminos de referencia y a las bases aprobados por la Contralora General del Estado y ser supervisada por sta. El informe resultante de una auditora financiera ser suscrito por el funcionario que la hubiere practicado, quien ser contador pblico autorizado, y por el representante legal de la compaa priva-da de auditora; dicho informe se sujetar a la aprobacin prevista en el artculo 26 de esta ley. La compaa privada de auditora y su personal debern guardar completa independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la institucin del Estado sujeta a examen y a sus servido-res. La Contralora General del Estado mantendr un registro actualizado de compaas privadas de auditora externa independientes, calificadas por su profesionalidad y debidamente facultadas para ejercer sus actividades en el pas. Cuando los convenios internacionales, especialmente los del sistema multilateral de crdito, dispongan la contratacin directa de compaas privadas por parte de la institucin pblica o el programa de que se trate, se estar a lo dispuesto en dichos convenios, sin perjuicio de la accin de control de la Contralora General del Estado. Los costos de la auditora externa priva-da corrern a cargo de la institucin auditada. CAPITULO 4 ORGANISMO TCNICO SUPERIOR DE CONTROL Seccin 1 Contralora General del Estado Art. 29.- De la Contralora General del Estado.- La Contralora General del Estado, como Organismo Tcnico Superior de Control, es una persona jurdica de derecho pblico, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera, dirigida y representada legalmente por el Contralor General. Art. 30.- Presupuesto.- La pro forma del presupuesto anual de la Contralora General del Estado, se remitir oportunamente al Ministerio de Economa y Finanzas para su ulterior aprobacin por el Congreso Nacional, conforme a lo dispuesto en los artculos 211, 258 y 259 de la Constitucin Poltica de la Repblica. El presupuesto de la Contralora General del Estado se financiar con: a) La transferencia del cinco por mil de los ingresos presupuestados, de todas las instituciones del Estado y, en la parte proporcional de las personas jurdicas de derecho privado, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacin tributaria est integrado con recursos pblicos, y que de conformidad con esta Ley, se encuentran sometidas al control de la Contralora General del Esta-do. Exceptanse del cobro de este aporte exclusivamente los ingresos provenientes de emprstitos inter-nos y externos, los saldos inciales de caja, los fondos recaudados a favor de otras entidades y que de-ben ser transferidos a aquellas; y, las recaudaciones y recuperaciones de la AGD destinadas a pagar a los perjudicados por la banca cerrada, los de: la Junta de Beneficencia de Guayaquil, Cruz Roja Ecuatoriana, Sociedad de Lucha Contra el Cncer (SOLCA), y Sociedad Protectora de la Infancia. En el caso de las universidades y escuelas politcnicas, se estar a lo que dispone la Ley Orgnica de Educacin Superior;
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Nota: Literal a) del artculo 30, modificado por el artculo 2 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. b) Los ingresos previstos en otras disposiciones legales; c) Los recursos de autogestin; y, d) Otros ingresos. El presupuesto de la Contralora General del Estado no ser afectado por transferencias aportes ni deduccin alguna. El Ministerio de Economa y Finanzas o el organismo que haga sus veces, res-pecto a las instituciones del Estado que conforman el Gobierno Central, transferir de manera obligatoria y mensual a travs del Banco Central del Ecuador, el valor del cinco por mil que corresponde a la Contralora General del Estado. Para el aporte del cinco por mil de las dems instituciones del Estado y priva-das que tengan recursos pblicos, se proceder mediante la retencin automtica mensual por parte de los bancos depositarios privados y pblicos, en las alcuotas establecidas por la Contralora General del Estado. El pago y retencin automtica de los valores que correspondan a la Contralora General del Estado, deber ser cumplido por los funcionarios y servidores responsables. La Contralora General del Estado est facultada para realizar en forma peridica, en la correspondiente entidad, la liquidacin de los valores pagados o adeudados por concepto del cinco por mil, sobre la base de los ingresos reales. Si por efecto de la modernizacin del Estado o cualquier otro motivo la Contralora General del Estado dejare de percibir el aporte del cinco por mil, el Gobierno Central asumir su financia-miento a travs del Presupuesto General del Estado, a partir del siguiente ejercicio fiscal, de conformidad con lo preceptuado en el inciso cuarto del artculo 259 de la Constitucin Poltica de la Repblica. El Contralor General expedir el reglamento para la determinacin y recaudacin del aporte del cinco por mil. Art. 31.- Funciones y atribuciones. La Contralora General del Estado, adems de las atribuciones y funciones establecidas en la Constitucin Poltica de la Repblica, tendr las siguientes: 1. Practicar auditora externa, en cualquiera de sus clases o modalidades, por s o mediante la utilizacin de compaas privadas de auditora, a todas las instituciones del Estado, corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compaas mercantiles , cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacin tributaria est integrado, con recursos pblicos; a las empresas adscritas a una institucin del Estado, o que se hubieren constituido mediante ley, ordenanza o decreto, as como, en el mbito de su competencia, al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), al Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), y al Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional (ISSPOL). Nota: Numeral 1 modificado por el artculo 3 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 2. Examinar los ingresos pblicos, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento, el control de ingresos no interferir en las faculta-des reglamentaria,
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determinadora, resolutiva, sancionadora, recauda-dora y otras propias de la administracin tributaria; 3. Examinar los gastos, inversiones, utilizacin, administracin y custodia de recursos pblicos; 4. Examinar y evaluar en trminos de costo y tiempo, la legalidad, economa, efectividad, eficacia y transparencia, de la gestin pblica; 5. Examinar y evaluar el sistema de control interno de cada una de las instituciones sujetas a su control; 6. Ejercer la funcin fiscalizadora en las instituciones del Estado, mediante la predeterminacin o glosa y la determinacin, para la oportuna proteccin y seguridad de los recursos pblicos; 7. Identificar y evaluar los procedimientos internos de prevencin contra actos de corrupcin en las entidades sujetas a su control; 8. Evaluar las labores de auditora externa efectuadas por compaas privadas de auditora; 9. Exigir y examinar las declaraciones patrimoniales juramentadas e investigar los casos en que se presuma enriquecimiento ilcito, en armona con lo preceptuado en el artculo 122 de la Constitucin Poltica de la Repblica, de acuerdo a las regulaciones que se dicten para el efecto, y notificar a los organismos electorales o a la autoridad nominadora correspondiente, los casos de in-cumplimiento de las normas vigentes, para que se adopten las medidas legales pertinentes, sin perjuicio de las facultades de la Contralora General del Estado en esta materia. Tratndose de los magistrados de la Corte Suprema de Justicia, Ministro Fiscal General del Estado, miembros del Consejo Nacional de la Judicatura, ministros de las Cortes Superiores y Tribunales Distritales, conjueces de las Cortes de Justicia, jueces de instancia, fiscales, registradores de la propiedad, notarios, titulares y suplentes, autoridades, funcionarios y servidores del Servicio de Rentas Internas y Corporacin Aduanera Ecuatoriana, Agencia de Garanta de Depsitos y dems autoridades, funcionarios y servidores incluidos en otras leyes, la declaracin patrimonial juramentada deber ser presentada a la Contralora General del Estado, al inicio y al finalizar sus funciones y cada dos aos, acompaan-do en este caso un historial de los bienes adquiridos y transferidos durante este lapso; o, en un perodo menor al sealado, cuando se separen de sus funciones en forma anticipada por cualquier causa. La investigacin patrimonial se har extensiva a los parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad y al cnyuge del funcionario declarante; Nota: Inciso segundo del numeral 9, del artculo 31, sustituido por el artculo 4 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 10. Evaluar los costos de los estudios, prestacin de servicios, adquisicin de bienes y construccin de obras de las instituciones del Estado;
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11. Registrar las cauciones rendidas por los servidores pblicos a favor de las respectivas instituciones del Estado; 12. Exigir el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditora, exmenes especiales y la aplicacin de responsabilidades administrativas y civiles culposas; 13. Decidir la intervencin como parte en los juicios civiles, penales, contencioso administrativos y otros relacionados con el manejo de los re-cursos pblicos que son objeto de control. La intervencin del Contralor General no exime la responsabilidad del funcionario a quien las le-yes confieran la representacin correspondiente; 14. Evaluar el sistema de control in-terno administrativo y econmico de la Funcin Judicial. En los procesos que se relacionen con recursos pblicos podr, nicamente a pedido del Presidente de la Corte Suprema de Justicia, realizar el con-trol de los mismos para evitar o sancionar, de ser el caso, el cometimiento de irregularidades. El ejercicio de este control no interferir con la potestad judicial y la administracin de la justicia; 15. Actuar coordinadamente con el Ministerio Pblico para iniciar y proseguir los juicios penales, relacionados con delitos en el manejo de los recursos pblicos. Los funcionarios actuantes de la Contralora General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern civil y penalmente responsables. Nota: Numeral 15 del artculo 31, sustituido por el artculo 5 de la Ley No. 200442 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 16. Emitir informes razonados, como requisito previo a la celebracin de todo contrato de las instituciones del Estado, que afecte al recurso pblico o implique egreso de recursos pblicos, por un monto igual o mayor al que seale la ley para el concurso pblico de ofertas, haya sido o no concursado o licitado. El informe a que se refiere este numeral ser expedido en el trmino de quince das contado desde la fecha de recepcin de la solicitud y todos los documentos justificativos. la falta de informe no impedir la celebracin del contrato una vez vencido el trmino sealado en este inciso. No ser necesario el informe de que trata el presente numeral en los contratos y convenios de deuda pblica interna o externa; Nota: Numeral 16 del artculo 31, derogado, por el numeral 5 de las Derogatorias de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008. 17. Llevar un registro pblico de contratistas incumplidos y adjudicatarios fallidos de todos los contratos que celebren las instituciones del sector pblico, en base a la solicitud y resolucin emitida por la respectiva entidad contratante; 18. Juzgar y examinar los fondos reservados destinados a la seguridad nacional, en armona con lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica y segn las regulaciones que se dicten para el efecto;
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Nota: Numeral 18 del artculo 31, reformado por el artculo 3 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. 19. Emitir opinin profesional respecto de los estados financieros consolidados de las instituciones del Esta-do, que el Ministerio de Economa y Finanzas o el organismo que haga sus veces, presentar anualmente al Congreso Nacional. Esta opinin ser puesta en conocimiento de la Legislatura; 20. Informar anualmente al Congreso Nacional y al Presidente de la Re-pblica sobre las labores de control, del ejercicio fiscal precedente; 21. Evaluar los resultados de consultoras, asesoras y transferencia de tecnologa, nacional e internacional, cuando las mismas signifiquen egresos de recursos pblicos; 22. Dictar regulaciones de carcter general para la prctica de la auditora gubernamental; la determinacin de las responsabilidades de que trata esta Ley; el control de la administracin de bienes del sector pblico; y, las dems que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones; 23. Emitir y actualizar para su funcionamiento interno los reglamentos: orgnico funcional; de administracin de personal de su competencia que incluir la escala de remuneraciones mensuales unificadas y el rgimen propio de remuneraciones; y, los dems que fueren necesarios; Nota: Numeral 23 del artculo 31, reformado por el artculo 6 de la Ley No. 200442 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 24. Capacitar a los servidores pblicos y personas que lo soliciten en las diversas modalidades de control y auditora de recursos pblicos; 25. Asesorar obligatoriamente a las instituciones del Estado, y a las personas jurdicas de derecho privado sometidas a su control, a peticin de stas, sin que la asesora implique vinculacin en la toma de decisiones; y, generar un banco de datos sobre informacin de absolucin de consultas y de los criterios institucionales adoptados por el Contralor General; 26. Contratar los servicios de profesionales, cuando se trate de asuntos de inters institucional que requieran de experiencia o conocimientos especializados. 27. Controlar la legalidad de los procesos en los cuales el Estado delegue o concesione sus facultades al sector privado, de acuerdo con lo pre-visto en la Constitucin Poltica de la Repblica y la ley; 28. Realizar el seguimiento y control continuos de las obras pblicas en sus diferentes fases o etapas o en cada una de ellas, hasta su ejecucin total; de los ingresos, gastos e inversiones; de la utilizacin de re-cursos; de la administracin y custodia de bienes que tengan carcter pblico. Tal clase de control por ningn concepto
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constituir participacin o autorizacin de actos administrativos, los cuales son de responsabilidad de la institucin o entidad sujeta a examen; 29. Auditar todo financiamiento inter-nacional otorgado a favor de las instituciones del Estado, con arreglo a las normas de auditora de la Contralora General del Estado y de las de la entidad financiadora; incluyendo las operaciones de ajuste estructural y el destino ltimo de los crditos o prstamos concedidos para el pas; 30. Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economa, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y bienes pblicos, humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, ambienta-les, de tiempo y sobre los resultados de la gestin institucional; 31. Requerir a las instituciones del Estado estudios tcnicos del mbito de su competencia, proforma del Presupuesto General del Estado, anexo de ingresos, informe sobre la situacin econmica y fiscal del pas, datos estadsticos, informes y otros documentos del sector pblico que permitan cumplir con las atribuciones y funciones que constan en la presente Ley; 32. Ejercer la coactiva para la recaudacin de sus propios crditos; y, de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, en concordancia con lo previsto en el artculo 57 de esta Ley; 33. Disponer la baja de los ttulos de crdito, cuya recaudacin le corresponda a la Contralora General del Estado, siempre y cuando se demuestre que se hubieren hecho in-cobrables y cuya cuanta, incluidos los intereses, no supere los cuarenta dlares; 34. Establecer responsabilidades individuales administrativas, por quebrantamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y de las normas de que trata esta Ley; responsabilidades civiles culposas, por el perjuicio econmico sufrido por la entidad u organismo respectivo, a causa de la accin u omisin de sus servidores, e indicios de responsabilidad penal, mediante la determinacin de hechos incriminados por la ley; 35. Sugerir y orientar a las instituciones y organismos del sector pblico en la implantacin de medios informticos para los procesos de contratacin pblica; Nota: Numeral 35 del artculo 31, de-rogado por el numeral 5 de las Derogatoria de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008. 36. Una vez ejecutoriada la resolucin que establezca la responsabilidad civil culposa, solicitar al juez correspondiente que dicte medidas cautela-res civiles en contra de la autoridad, dignatario, funcionario o servidor pblico responsable, a fin de garantizar la reparacin de los daos y per-juicios ocasionados y precautelar los intereses pblicos; Nota: Numeral 36 agregado por el artculo 8 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado 37. Observar los derechos constitucionales individuales y las garantas del debido proceso en los informes que emita; y,
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Nota: Numeral 37, agregado por el artculo 8 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 38. Ejercer las dems competencias, atribuciones y funciones que le confieran la Constitucin Poltica de la Repblica, la ley, y los reglamentos. Nota: Numeracin sustituida por el artculo 7 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Seccin 2 Organizacin Administrativa Art. 32.- Del Contralor General del Estado.- El Contralor General del Esta-do es la mxima autoridad de control gubernamental y auditora de la gestin pblica. Ejercer las atribuciones que la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes le confieran. El perodo de gestin, los requisitos y la forma de eleccin sern los previstos en la Constitucin Poltica de la Repblica. Art. ... .- El Contralor General del Esta-do no podr integrar de ninguna manera los organismos pblicos o privados que contraten, administren o se financien en todo o en parte con recursos pblicos o provenientes del erario nacional o los perciban bajo cualquier acto, contrato o modalidad, ya sea directamente o en representacin de terceros, o, si dichas instituciones y organismos se encuentran sujetos bajo cualquier circunstancia a la regulacin, control, supervisin, fiscalizacin, auditoria o emisin de informes por parte de la Contralora General del Esta-do, y, en ningn caso, de los comits u rganos de contratacin de stos. Esta disposicin no excluye la potestad de la Contralora General del Estado de ejercer el control preventivo o concurren-te por s mismo o a travs de las auditoras internas de las instituciones. Tampoco excluye el ejercicio de los exmenes de auditora de cuentas o de gestin posteriores, de conformidad con su Ley Orgnica. Nota: Artculo innumerado, agregado por el artculo 1 de la Ley No. 2006-44, Orgnica Reformatoria de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006. Art. 33.- Del Subcontralor General del Estado.- El Subcontralor General del Estado ser designado por el Contralor General. Reunir los mismos requisitos y tendr las mismas prohibiciones legales de aquel. Desempear las funciones que establezca el Reglamento Orgnico Funcional de la Institucin y aquellas que le sean delegadas por el Contralor General. Subrogar al Contralor General en caso de ausencia temporal o definitiva, hasta la designacin del nuevo titular. Art. 34.- Incompatibilidades e inhabilidades.- No podr ser designado Contralor General: a) El cnyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, del Presidente o Vicepresidente de la Repblica;
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b) El que hubiere recibido sentencia condenatoria o auto de llamamiento a juicio, por delitos dolosos de accin pblica, sancionados con penas privativas de libertad; c) El que tenga contrato con el Estado, como persona natural o como representante o apoderado de personas jurdicas, nacionales o extranjeras, siempre que el contrato haya sido celebrado para la ejecucin de obras pblicas, prestacin de servicios pblicos o explotacin de recursos naturales, mediante concesin, asociacin o cualquier otra modalidad contractual; d) Los miembros de la fuerza pblica en servicio activo; y, e) Quien tenga intereses o represente a terceros que los tuvieren en las reas que vayan a ser controladas o reguladas. Art. 35.- De la estructura orgnico funcional y del personal.- El Contralor General expedir y mantendr actualizado el Reglamento Orgnico Funcional, que contendr la estructura administrativa y las funciones de las respectivas unidades para el cumplimiento de los fines y objetivos de la Contralora General. El Contralor General, establecer el sistema de mrito y carrera administrativa en la Institucin, nombrar, remover y destituir a sus servidores de acuerdo con la ley. Sern de libre nombramiento y remocin: el Subcontralor, los Secretarios General y Particulares, Coordinadores, Asesores, Directores Nacionales y Regionales y Delegados Provinciales. Los servidores de la Contralora General del Estado cumplirn obligatoriamente con el Cdigo de tica que expedir el Contralor General. Las infracciones y el quebrantamiento de sus normas, originarn las responsabilidades correspondientes. Los traslados administrativos, que decida el Contralor General, respondern a necesidades de servicio. El personal de la Contralora General del Estado, en el ejercicio de sus funciones, mantendr reserva de los asuntos que conoce y observarn la tica profesional. La observancia del Cdigo de tica Profesional del Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General, ser obligatoria para todo el personal de auditora, el de las unidades de Auditora Interna y de las firmas privadas contratadas. Art. 36.- Delegacin y procuracin.- El Contralor General podr delegar el ejercicio de sus atribuciones y funciones a los funcionarios de la Contralora General del Estado, que establezca el respectivo reglamento, quienes no podrn a su vez volver a delegar, sin perjuicio de emitir rdenes de trabajo. Los actos oficiales ejecutados por los delegados, tendrn la misma fuerza y efecto que los realizados por el titular. El delegado que actuare al margen de los trminos e instrucciones de la delegacin responder personal y pecuniariamente, por los actos realizados en ejercicio de su delegacin. Art. 37.- Impugnacin.- Las decisiones del Contralor General, en materia de administracin de personal, sern definitivas en la va administrativa, pero podrn impugnarse en la va contencioso administrativa, de acuerdo con la ley.
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CAPITULO 5 DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Seccin 1 Generalidades Art. 38.- Presuncin de legitimidad.- Se presume legalmente que las operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus servido-res, sujetos a esta Ley, son legtimas, a menos que la Contralora General del Estado, como consecuencia de la auditora gubernamental, declare en contrario. Art. 39.- Determinacin de responsabilidades y seguimiento.- A base de los resultados de la auditora gubernamental, contenidos en actas o informes, la Contralora General del Estado, tendr potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal. Previamente a la determinacin de responsabilidades administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditoras internas, la Contralora General del Estado examinar el cumplimiento de los preceptos legales y de las normas de auditora y proceder a determinarlas con la debida motivacin, sustentndose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se proceder de acuerdo a lo pre-visto en los artculos 65, 66 y 67 de esta ley. En todos los casos, la evidencia que sustente la determinacin de responsabilidades, a ms de suficiente, competente y pertinente, reunir los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio. La Contralora General del Estado efectuar el seguimiento de la emisin y cobro de los ttulos de crdito origina-dos en resoluciones ejecutoriadas. Art. 40.- Responsabilidad por accin u omisin.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado, actuarn con la diligencia y empeo que emplean generalmente en la administracin de sus propios negocios y actividades, caso contrario respondern, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley. Art. 41.-Ordenes Superiores.- Ningn servidor, funcionario o empleado de las instituciones del Estado, podr ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de rdenes superiores, con respecto al uso ilegal, incorrecto o impropio de los recursos pblicos de los cuales es responsable. Los servidores pblicos podrn objetar por escrito, las rdenes de sus superiores, expresando las razones para tal objecin. Si el superior insistiere por escrito, las cumplirn, pero la responsabilidad recaer en el superior. Esta disposicin se aplicar en armona con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. CONCORDANCIA.- Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico......Art. 129.- Responsabilidad por pago indebido.- La autoridad o funcionario que disponga el pago de remuneracin a personas cuyo nombramiento, contrato, traslado, aumento de remuneracin o licencia o en general cualquier acto administrativo que
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hubiere sido efectuado en contravencin de la presente Ley Orgnica o de sus reglamentos, ser personal y pecuniariamente responsable de los valores indebidamente pagados. En igual responsabilidad, incurrirn los pagadores, tesoreros o administradores de caja de las instituciones del Estado que efectuaren pagos en contravencin a lo dispuesto en la presente Ley y quedarn obligados al reintegro inmediato del dinero que tales pagos representen. (Publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 184 de 6 de octubre del 2003). Art. 42.-Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del Estado, encargados de la gestin financiera, administrativa, operativa o ambiental, sern responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad, de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u omisiones. Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaer sobre la persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, beneficiaria de tal pago. La responsabilidad subsidiaria recaer sobre los servidores, cuya accin culposa u omisin hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el responsable subsidiario gozar de los beneficios de orden y excusin previstos en la ley. Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habr lugar para establecer responsabilidad solidaria cuando dos o ms personas aparecieren como coautoras de la accin, inaccin u omisin administrativa que la origine. Seccin 2 Responsabilidad administrativa culposa Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se establecer a base del anlisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razn de su cargo o de las estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Ttulo III de esta ley. Incurrirn en responsabilidad administrativa culposa las autoridades, dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por accin u omisin, se encontraren comprendidos en una o ms de las causales siguientes: 1. No establecer ni aplicar indicado-res de gestin y medidas de desempeo para evaluar la gestin institucional o sectorial y el rendimiento individual de sus servidores; 2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo; 3. Permitir la violacin de la ley, de normas especficas emitidas por las instituciones del Estado, o de normas de carcter generalmente obligatorio expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeo de cada cargo;
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4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o suministrar informacin, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar; 5. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y normas pertinentes, los subsistemas de determinacin y recaudacin, presupuesto, tesorera, crdito pblico y contabilidad gubernamental; 6. No establecer o no aplicar con sujecin a esta Ley y ms normas pertinentes los subsistemas de con-trol interno y control externo; 7. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y ms normas pertinentes, los sistemas de planificacin, administracin de bienes y servicios, inversiones pblicas, administracin de recursos humanos, de gestin financiera y de informacin; 8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institucin del Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en contravencin con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictmenes de la ley; o insistir ilegal-mente en una orden que haya sido objetada por el control previo; 9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por organismos de con-trol; 10. No proporcionar oportunamente la informacin pertinente o no prestar la colaboracin requerida a los auditores gubernamentales, y dems organismos de control y fiscalizacin; 11. Incurrir en ilegal determinacin o recaudacin de los ingresos del Gobierno Central, y dems instituciones del Estado; 12. No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido; 13. Disponer o ejecutar, sin tener atribucin, el cambio de planes, programas y estipulaciones relativas a la ejecucin de los contratos; y, 14. Las dems previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes. Art. 46.- Sancin por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios, autoridades, funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado as como personeros, directivos, empleados, trabajadores y representantes de las personas jurdicas y entidades de derecho privado con participacin estatal, que incurrieren en una o ms de las causales de responsabilidad administrativa culposa previstas en el artculo anterior, originadas en los resultados de las auditoras, sern sancionados, con multa de una a veinte remuneraciones bsicas unificadas del trabajador del sector privado, al dignatario, autoridad, funcionario o servidor, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo adems ser destituido del cargo, de conformidad con la ley. Nota: -Inciso primero del artculo 46, reformado por los artculos 9 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004;
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y, por el artculo 4 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publica-da en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Las sanciones se impondrn gradundolas entre el mnimo y el mximo seala-dos en el inciso anterior de este artculo, debiendo considerarse los siguientes criterios: la accin u omisin del servidor; la jerarqua del sujeto pasivo de la sancin; la gravedad de la falta; la in-eficiencia en la gestin segn la importancia del inters protegido; el volumen e importancia de los recursos compro-metidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma reiterada. Art. 47.- Sancin por contravencin.- Las personas naturales, los representantes legales de las personas jurdicas de derecho privado o terceros que contra-vinieren a su obligacin de comparecer como testigos, de exhibir documentos o registros, de proporcionar confirmaciones escritas sobre las operaciones y transacciones que efecten o hubieren efectuado con las instituciones del Esta-do sujetas a examen, que hubieren sido requeridos por los auditores gubernamentales debidamente autorizados, sern sancionados por la Contralora General del Estado con multa de diez a quinientos dlares, que ser recaudada por medio de la jurisdiccin coactiva conforme lo previsto en el artculo 57 de esta Ley. Dichas obligaciones les sern exigibles dentro de lo que la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes lo permitan. Art. 48.- Ejecucin e imposicin de sanciones.- Las sanciones de destitucin o de multa, o ambas conjuntamente, las ejecutar la correspondiente autoridad nominadora de la institucin del Estado, de la que dependa el servidor, a requerimiento y por resolucin ejecuto-riada de la Contralora General del Estado. Dicha autoridad informar mensualmente a la Contralora General del Estado sobre la ejecucin de las sanciones y, en su caso, de la recaudacin de las multas. Las sanciones sern impuestas y ejecutadas por la Contralora General del Estado cuando la indicada autoridad haya dejado de hacerlo, o cuando se hubieren constituido en sujetos pasivos de la sancin, o cuando deba imponrselas a personas de derecho privado o a terceros. La Contralora General del Estado, antes de imponer la sancin de destitucin, notificar al implicado sobre la desviacin detectada, concedindole el plazo improrrogable de hasta treinta das para que ejerza su defensa. Vencido este plazo, el Contralor General o los funcionarios de la Contralora General del Estado competentes para hacerlo, emitirn su resolucin dentro del plazo de sesenta das. Para la imposicin de sanciones provenientes de los exmenes de auditora, no ser necesaria la instauracin de un sumario administrativo en la entidad empleadora. Art. 49.- Recursos.- Las decisiones que impusieren sancin de destitucin, de acuerdo con este Captulo son definitivas en la va administrativa; pero podrn impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, dentro del trmino de treinta das contado desde el da siguiente al de la notificacin con la decisin de la sancin. Art. 50.- Accin penal.- La imposicin de las multas previstas en esta Ley y en las dems leyes, la destitucin del cargo, o las dos sanciones impuestas a la vez, no enervan la accin penal correspondiente.
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Art. 51.- Recaudacin de multas.- La recaudacin de las multas impuestas a las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se efectuar por la propia entidad, organismo o empresa a la que pertenecen, mediante retencin de las remuneraciones, o por el procedimiento previsto en el artculo 57 de esta Ley, segn el caso. Las multas impuestas a las personas naturales, a los representantes legales de las personas jurdicas de derecho priva-do, o a ex servidores pblicos, sern recaudadas directamente por el organismo encargado de la determinacin y recaudacin de rentas de la respectiva jurisdiccin, para lo cual emitir los correspondientes ttulos de crdito. Seccin 3 Responsabilidad Civil Culposa Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una accin u omisin culposa aunque no intencional de un servidor pblico o de un tercero, autor o beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados perjudiciales directos o indirectos a los bienes y re-cursos pblicos. La responsabilidad civil culposa genera una obligacin jurdica indemnizatoria del perjuicio econmico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a la fecha en que ste se produjo, que nace sin convencin, proveniente de un acto o hecho culpable del servidor pblico, o de un tercero, cometido sin intencin de daar, que se regula por las normas del cuasidelito del Cdigo Civil. Procesalmente, en la instancia administrativa o judicial, debe probarse por quien afirma la culpa en la emisin o perfeccionamiento del acto o hecho administrativo, que los mismos fueron producto de acciones que denoten impericia, imprudencia, imprevisin, improvisacin, impreparacin o negligencia. Art. 53.- Predeterminacin civil culposa y rdenes de reintegro.- La responsabilidad civil culposa se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, cuando por los resultados de la auditora gubernamental, se hubiere determinado que se ha causado perjuicio econmico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la accin u omisin culposa de los servidores pblicos, o de las personas naturales o jurdicas de derecho privado. Los perjuicios econmicos causados en la administracin de bienes, asignaciones, subvenciones, participaciones ocasionales de recursos pblicos, concedidas por el Estado o sus instituciones, a las personas naturales o jurdicas de derecho privado, estarn sujetos a las disposiciones de la Seccin 1 de este Captulo y al procedimiento previsto en esta Seccin. Cuando del examen aparezca la responsabilidad civil culposa de un tercero, se establecer la respectiva responsabilidad. Se entender por tercero, la persona natural o jurdica privadas, que, por su accin u omisin, ocasionare perjuicio econmico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de su vinculacin con los actos administrativos de los servidores pblicos. Dicho perjuicio se establecer de la siguiente forma: 1. Mediante la predeterminacin o glosa de responsabilidad civil culposa que ser o sern notificadas a la o las personas implicadas sean servidores pblicos o personas
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naturales o jurdicas de derecho privado, concedindoles el plazo de sesenta das para que las contesten y presenten las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contralora General del Estado ex-pedir su resolucin; y, 2. Mediante rdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendr por pago indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente. En estos casos, la orden de reintegro ser expedida por la Contralora General del Estado y notificada a los sujetos de la responsabilidad, concedindoles el plazo improrrogable de noventa das para que efecten el reintegro. Sin perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la responsabilidad podrn solicitar a la Contralora General del Estado la reconsideracin de la orden de reintegro, para lo cual debern expresar por escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarn las pruebas que correspondan. La Contralora General del Estado se pronunciar en el plazo de treinta das contado a partir de la recepcin de la peticin y su resolucin ser definitiva, pe-ro podr impugnarse en la va contencioso administrativa. Ejecutoriada la resolucin administrativa o el fallo judicial, segn el caso, si no se efectuare el reintegro, la Contralora General del Estado dispondr la emisin del ttulo de crdito al organismo competente o lo har por s misma segn lo dispuesto en el artculo 57 de esta ley. Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratacin y ejecucin.Las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la direccin de los estudios y procesos previos a la celebracin de los contratos pblicos, tales como de construccin, provisin, asesora, servicios, arrendamiento, concesiones, delegaciones, comodato y permuta, sern responsables por su legal y correcta celebracin; y aquellos a quienes correspondan las funciones de supervisin, control, calificacin o direccin de la ejecucin de los contratos, sern responsables de tomar todas las medidas necesarias para que sean ejecutadas con estricto cumplimiento de las estipulaciones contractuales, los programas, costos y plazos previstos. La Contralora General del Estado establecer las responsabilidades a que hubiere lugar en esta materia. Art. 55.- Notificacin de rdenes de reintegro, predeterminacin de responsabilidad civil culposa, resoluciones y providencias.- La notificacin de rdenes de reintegro, predeterminacin, providencias y resoluciones de responsabilidad civil culposa, se harn en persona, o por boleta dejada en el domicilio del interesado, o por correo certificado o por correo legalmente autoriza-do, o en el casillero judicial que se hubiere sealado para el efecto. En caso de desconocerse el domicilio, la notificacin se realizar por la prensa, en forma individual o colectiva, dicha publicacin contendr los nombres y apellidos de los involucrados, las funciones que hayan ejercido y el valor de la predeterminacin de la responsabilidad civil culposa, o de las rdenes de reintegro. Cuando la notificacin se produjere en persona o por boleta, el plazo previsto en el artculo 53 de esta Ley, se contar desde el da hbil siguiente, y si se efectuare por correo certificado, o correo legalmente autorizado, o por publicacin por la prensa, ocho das despus de la fecha de la gua de correo o de la publicacin por la prensa. Las
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notificaciones de determinacin de responsabilidad civil culposa, en el caso del recurso de revisin, se realizarn en el domicilio que para el efecto seale el interesado. Art. 56.- Contenido de las resoluciones y plazo para expedirlas.- La resolucin respecto de la determinacin de responsabilidad civil culposa se expedir dentro del plazo de ciento ochenta das, contado desde el da hbil siguiente al de la notificacin de la predeterminacin. Si la determinacin de la responsabilidad civil culposa incluyere responsables solidarios, el plazo anterior se contar desde la ltima fecha de la notificacin. La resolucin original confirmar o desvanecer total o parcialmente la predeterminacin de responsabilidad civil culposa, con sujecin a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de la Re-pblica, en esta Ley y en el reglamento que para el efecto dicte el Contralor General. Art. 57.- Ejecucin coactiva de las resoluciones confirmatorias ejecuto-riadas.Para la ejecucin de las resoluciones ejecutoriadas de la Contralora General del Estado, que confirmen responsabilidades civiles culposas, se pro-ceder de la siguiente manera: 1. La Contralora General del Estado tendr competencia para emitir ttulos de crdito y recaudar, incluso mediante la jurisdiccin coactiva, las obligaciones provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinacin de responsabilidad civil culposa, multas y rdenes de reintegro de pagos indebidos con recursos pblicos que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, as como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer coactiva; 2. Se enviar a las municipalidades, consejos provinciales y, en general, a las instituciones del Estado que tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas que establezcan obligaciones a favor de estas instituciones, para que se emita el ttulo de crdito correspondiente y procedan a su recaudacin, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia; y, 3. La recaudacin de las obligaciones a favor de las instituciones del Estado sujetos a esta Ley, que no sean del Gobierno Central y que no tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, se har en la forma de-terminada en el numeral 1 de este artculo. Una vez efectuado el pago, la Contralora General del Estado entregar a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deduccin del diez por ciento (10%) de dicho valor a favor de la Contralora General del Estado, conforme lo previsto en el artculo 36 de la Ley de Racionalizacin Tributaria, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de noviembre 18 de 1999. Para ejecutar las resoluciones ejecuto-riadas, que confirmen responsabilidades civiles culposas, expedidas en contra de personas naturales o jurdicas de derecho privado, originadas en la administracin de bienes, asignaciones, subvenciones o participaciones ocasionales de recursos pblicos, se atender a la fuente de la que provengan los recursos o beneficios y se observar lo previsto en los numerales que anteceden, segn corresponda. Los funcionarios recaudadores, comunicarn, mensualmente, a la Contralora General del Estado sobre la emisin detallada de ttulos de crdito, citaciones con autos de pago y, en su caso, de las recaudaciones efectuadas por concepto de
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resoluciones ejecutoriadas confirmatorias. Igual obligacin tendrn en los casos previstos en el inciso segundo del artculo 51 y en el numeral 2 del artculo 53 de esta Ley. El ejercicio de la accin coactiva por parte de la Contralora General del Estado, se sujetar al Cdigo Tributario y subsidiariamente, al Cdigo de Procedimiento Civil. El trmite de las excepciones que inter-pongan los deudores, sus herederos o fiadores, se sustanciar de conformidad con las normas pertinentes de la Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa, previa la consignacin a la que se refiere el artculo 1020 del Cdigo de Procedimiento Civil, cuando la resolucin se haya ejecutoriado en la Funcin Judicial. La Contralora General del Estado ejercer la accin coactiva para el cobro de los ttulos de crdito originados en resoluciones ejecutoriadas, emitidos o en poder del Servicio de Rentas Internas, siempre que sta provea de la informacin suficiente para este fin. CONCORDANCIA: Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa.(Reforma) CAPITULO..... De las excepciones al procedimiento de ejecucin y de su trmite.- Art.....Al procedimiento de ejecucin de crditos fiscales ,locales o seccionales o de las instituciones pblicas que proceden de resoluciones firmes de la Contralora General, no podrn proponerse otras excepciones que las siguientes: 1.Incompetencia del funcionario ejecutor; 2.- Legitimidad de personera del coactivado; 3.- Inexistencia de la obligacin; 4.- Extincin total o parcial de la obligacin por alguno de los modos previstos en la Ley; 5.- Encontrarse en trmite o pendiente de resolucin en la Contralora General de la Nacin un reclamo administrativo, peticin de reapertura de cuentas u observaciones formuladas respecto al ttulo o al derecho para su emisin; 6.- Duplicacin de ttulos respecto de una misma obligacin y de una misma persona; y, 7.- Nulidad del auto de pago o del procedimiento de ejecucin por falsificacin del ttulo de crdito; por quebranta-miento de normas que rigen su emisin o por falta de requisitos legales que afecten la validez del ttulo o del procedimiento.- No podrn oponerse las excepciones 2 y 3 de este artculo, cuando los hechos en que se fundamenten hubieren sido discutidos y resueltos en la etapa administrativa o en la contenciosa en su caso. Art.....Las excepciones se presentarn ante el ejecutor, dentro de treinta das contados desde el da siguiente al de la notificacin del auto de pago y su presentacin suspender el procedimiento de ejecucin, mientras el Magistrado de Sustanciacin de la Sala a la que corresponda por sorteo, no disponga lo contrario por el mrito de las excepciones deducidas, por la circunstancia de hallarse vigente la caucin rendida para el desempeo de su cargo, si el coactivado fuese o hubiere sido empleado pblico, o por haberse rendido fianza por el mximo que la Ley exige para cargos semejantes de no haber sido empleado caucionado.- La providencia del Magistrado de Sustanciacin que ordene la suspensin se notificar al funcionario ejecutor, por oficio, sin perjuicio de la notificacin por boleta en el domicilio que hubiere sealado.- El funcionario ejecutor desechar de plano las excepciones presentadas fuera del trmino establecido en este artculo. Art. ..... Si el ejecutor se negare a recibir el escrito de excepciones, podr ser presentado a ste por intermedio de cualquier autoridad administrativa o judicial, la que dispondr que, dentro de veinte y cuatro horas, se notifique y entregue al funcionario ejecutor el mencionado escrito con la fe de presen-tacin respectiva.- En el mismo su-puesto podr presentarse directamente el escrito de excepciones en el
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Tribunal Contencioso-Administrativo; y, en tal caso el Presidente de este Organismo dispondr que el Secretario General notifique la presentacin de excepciones, mediante oficio, al funcionario ejecutor, ordenndole proceder como se indica en el artculo siguiente. Art. .....Presentadas las excepciones en el trmino legal, o notificada su recepcin en los casos previstos en el artculo anterior, el funcionario ejecutor remitir al Tribunal Contencioso-Administrativo, en el trmino de cinco das, copia del proceso coactivo, de los documentos anexos y de las excepciones deducidas, con las observaciones que estimare del caso.- En la misma providencia que ordene la remisin al Tribunal Contencioso-Administrativo, o por oficio, el funcionario ejecutor sealar domicilio en Quito para sus notificaciones. Art. .... Al escrito de excepciones son aplicables, en lo que fuere pertinente, las disposiciones de los artculos 30 y 32 de la Ley; y, si ninguna de las excepciones propuestas corresponde a las permitidas en el artculo primero de este Captulo que por este Decreto se manda aadir, o si el excepcionante no las aclara o completa en el trmino que se le hubiere concedido para el efecto, la respectiva Sala del Tribunal las re-chazar de plano, sin ms sustanciacin y dispondr la continuacin de la causa. Art. .....Recibidas las copias y ms documentos del proceso coactivo, y verificado el sorteo entre las dos Salas, el Magistrado de Sustanciacin de la que corresponda, mandar notificar el particular al excepcionante y al ejecutor si hubiere sealado domicilio en la sede del Tribunal. Mandar tambin notificar las excepciones y la razn de sorteo al Contralor General de la Nacin y a la autoridad administrativa interesada de la Institucin acreedora del crdito que se ejecuta, con quienes se contar en la causa" Art. .....Los notificados de las excepciones tendrn el trmino de cinco das para que las contesten; y vencido este plazo, con la contestacin o sin ella, se conceder trmino probatorio de haber hechos que justificar. En caso contra-rio, se notificar a las partes para sentencia.- Vencido el trmino probatorio y actuadas las diligencias pedidas por las partes a las que el Tribunal hubiere dispuesto de oficio, se pronunciar sentencia en el trmino de doce das. Art. ..... Si los vicios referentes al ttulo de crdito o al procedimiento de ejecucin fueren subsanables, como los que signifiquen errores de hecho o de clculo que no conlleven la nulidad, se ordenar en la sentencia que la Autor-dad correspondiente verifique la enmienda y, efectuada, que contine la ejecucin. Art. .....Cuando de la proposicin de las excepciones o de la tramitacin de stas apareciere manifiesta la intencin de slo provocar un incidente que retrase la ejecucin , en la sentencia que las deseche se conceder en costas al excepcionante y podr imponrsele, adems, una multa de S/ 500.00 a S/ 2.000.00. Art. .....En todo lo que no estuviere expresamente previsto en este Captulo se aplicarn las dems de este Cdigo, y en su falta, las normas que regulan el Contencioso-Tributario y subsidiaria-mente las del Cdigo de Procedimiento Civil.
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CONCORDANCIA: Cdigo de Procedimiento Civil.- (Parte Pertinente).- .....Art. 1020.- No se admitirn las excepciones del deudor, sus herederos o fiadores contra el procedimiento coactivo, sino despus de consignada la cantidad a que asciende la deuda, sus intereses y costas. La consignacin se har con arreglo al artculo 196 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, a rdenes del recaudador.La consignacin no significa pago.- La consignacin no ser exigible cuando las excepciones propuestas versaren nicamente sobre falsificacin de documentos con que se apareja la coactiva, o sobre prescripcin de la accin, salvo lo dispuesto en leyes especiales. (Publicados en el Registro Oficial No. 687 de 18 de mayo de 1987). CONCORDANCIA.- Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control......Art. 196.- Depositarios Oficiales.- La cuenta corriente nica del tesoro nacional as como las cuentas de las dems entidades y organismos del sector pblico no sujetos a ese rgimen, se mantendrn nica y exclusivamente en el Banco Central del Ecuador, como depositario oficial de los recursos financieros pblicos, y a nombre de di-chas entidades y organismos. El nmero de cuentas bancarias ser el mnimo indispensable para sus operaciones.- En los lugares en los que el Banco Central no tenga oficinas, el depositario oficial ser la sucursal o agencia del Banco Nacional de Fomento que funcione en aquellos.- En los lugares en que no tenga sucursal, agencia u oficina el Banco Central del Ecuador ni el Banco Nacional de Fomento, el Ministro de Finanzas nombrar como depositario oficial de los fondos pblicos a otro banco.Los depositarios oficiales presentarn, al fin de cada mes, o por perodos menores, a peticin de la Contralora General, de la Tesorera de la Nacin o de otra autoridad competente, un estado de la cuenta bancaria de cada entidad y organismo del sector pblico, directamente a los mismos y devolvern los originales de los cheques cancela-dos que hayan sido pagados durante el mes.- El Ministro de Finanzas expedir normas especiales para las cuentas bancarias que los consulados mantengan en el exterior. (Publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977. CONCORDANCIA.- Ley No. 99-41 de Racionalizacin Tributaria.- (Parte Pertinente) .....Art. 36.- Sustityase el artculo 337, por el siguiente: Ejecucin de las resoluciones confirmatorias.- Para la ejecucin de las resoluciones ejecutoriadas del Contralor General, que confirmen glosas se pro-ceder de la siguiente manera: 1. Se otorga a la Contralora General del Estado la competencia para emitir ttulos de crdito y recaudar, incluso mediante la jurisdiccin coactiva, los ingresos provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinacin de glosas conformadas, multas y rdenes de reintegro de desembolsos indebidos con recursos pblicos, que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, as como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva.- 2. La Contralora General del Estado enviar a las municipalidades, consejos provinciales, universidades; y, en general a las instituciones y empresas que tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas y de las determinaciones de responsabilidades administrativas, a favor de estas instituciones, para que emitan el ttulo de crdito correspondiente y procedan a su recaudacin, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia.- La recaudacin de las obligaciones a favor de las entidades y organismos sujetos a esta Ley, que no tengan
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capacidad legal para ejercer coactiva, ser realizada por la Contralora General del Estado; y, 3. Una vez efectuado el pago, la Contralora entregar a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deduccin del diez por ciento (10%) del valor recaudado a favor de la Contralora. (Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de 18 de noviembre de 1.999) Art. 58.- Ejecutoria de las resoluciones.- Se entendern ejecutoriadas las resoluciones de la Contralora General del Estado, cuando no hubieren sido impugnadas por los sujetos pasivos del control, en el trmino previsto en el artculo 70 de esta Ley; y, cuando hubieren sido resueltas definitivamente, segn lo dispuesto en el artculo 63 de esta ley. Art. 59.- Rectificacin de errores de clculo.- La Contralora General del Estado podr rectificar, en cualquier tiempo, dentro de los plazos de prescripcin y caducidad, de oficio o a peticin de parte, los errores aritmticos o de clculo en los que se hubiere incurrido, tanto en la predeterminacin de la responsabilidad civil culposa, como en las resoluciones y en las rdenes de reintegro. Art. 60.- Procedencia del recurso de revisin.- Con excepcin de las rdenes de reintegro, la Contralora General del Estado revisar las resoluciones originales que expida, en todo lo concerniente a la determinacin de responsabilidad civil culposa, de oficio o a peticin del directamente afectado por aquellas, en los siguientes casos: 1. Cuando las resoluciones origina-les hubieren sido expedidas con evidente error de hecho o de derecho, que apareciere de los documentos que constan en el propio expediente o de disposiciones lega-les expresas; 2. Cuando despus de haber sido expedida la determinacin de responsabilidad civil culposa, se tu-viere conocimiento de documentos ignorados al tiempo de dictar la resolucin correspondiente; 3. Cuando en la determinacin de responsabilidad civil culposa, se hubieren considerado documentos falsos o nulos, declarados en sentencia ejecutoriada, anterior o posterior a la resolucin recurrida; y, 4. Cuando se estableciere que para expedir la resolucin que es materia de la revisin, hayan mediado uno o varios actos, cometidos por los servidores pblicos de la Contralora General del Estado, tipificados como delitos y as declara-dos en sentencia ejecutoriada. Art. 61.- Calificacin del recurso de revisin.- El recurso de revisin se interpondr ante el Contralor General o ante la respectiva autoridad de la Contralora General del Estado, determinada en las normas internas reglamentarias, dentro del plazo de sesenta das contado desde el da siguiente al de la notificacin de la resolucin original. En el plazo de treinta das, contado a partir de la interposicin del recurso, se analizar que los fundamentos expuestos por el peticionario guarden conformidad con las causales previstas en el artculo anterior. Si la prueba acompaada es pertinente y, fuere procedente el recurso, se dispondr mediante providencia el otorgamiento del
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mismo; particular que ser notificado al recurrente y, de haber-los, a los dems sujetos comprendidos en la resolucin original objeto de la revisin. De la negativa del otorgamiento de la revisin no habr recurso alguno en la va administrativa, ni en la contenciosa, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 70 de esta Ley. Art. 62.- Efecto del otorgamiento del recurso.- La notificacin de la providencia que concede el recurso de revisin, interrumpir los plazos de caducidad y prescripcin, previstos en esta Ley, y suspender los efectos de la resolucin original recurrida. La revisin no constituye requisito pre-vio para impugnar una resolucin ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo. Art. 63.- Fallo del recurso de revisin y ejecutoriedad de las resoluciones.Notificada la providencia que concede el recurso de revisin, el Contralor General o su delegado, con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, en el plazo de sesenta das, contado a partir de dicha notificacin, dictar resolucin motivada, en la que confirme, revoque, modifique o sustituya la resolucin original revisada. El sujeto pasivo en la fase administrativa podr allanarse y pagar los valores, previa la liquidacin correspondiente. Se ejecutora la resolucin original si no se hubiere acudido al contencioso administrativo, o no se hubiere interpuesto el recurso de revisin dentro del trmino o plazo legal. Interpuesto el recurso de revisin, la accin contencioso administrativa puede ser planteada dentro de los sesenta das de haberse fallado dicho recurso de revisin y, por tanto, una vez agotada totalmente la fase administrativa. Para que se inicie la recaudacin o la accin coactiva ser necesario que las resoluciones de la Contralora General del Estado se encuentren ejecutoriadas y en el caso de haberse acudido a la Funcin Judicial, las sentencias de sta tambin se encuentren ejecutoriadas. Art. 64.- Improcedencia del recurso.- No proceder el recurso de revisin en los siguientes casos: 1. Cuando la causa estuviere en conocimiento o hubiere sido resuelta por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo; 2. Si el proceso estuviere sustancindose o hubiere sido resuelto por la justicia ordinaria civil o penal; 3. Si desde la fecha en que se notific la resolucin original hubieren transcurrido ms de sesenta das; y, 4. Cuando el correspondiente recurso no fuere legal o documentadamente fundamentado. Seccin 4 Indicios de Responsabilidad Penal Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contralora General del Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los resultados
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de la auditora o de exmenes especiales practicados por servidores de la Contralora General del Estado, se establezcan indicios de responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el artculo 257 del Cdigo Penal, los artculos agregados a continuacin de ste, y el artculo innumerado agregado a continuacin del artculo 296, que trata del enriquecimiento ilcito y otros delitos, se proceder de la siguiente manera: 1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditora, previo visto bueno del supervisor, har conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirn al Ministerio Pblico, con la evidencia acumula-da, el cual ejercitar la accin penal correspondiente de conformidad con lo previsto en el Cdigo de Procedimiento Penal. Dichos in-formes tambin sern remitidos a las mximas autoridades de las instituciones auditadas; 2. El Fiscal de ser procedente resol-ver el inicio de la instruccin en los trminos sealados en el artculo 217 del Cdigo de Procedimiento Penal y solicitar al juez las medidas cautelares que considere pertinentes, en defensa de los intereses del Estado; y, 3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, ser remitida al rgano competente en materia de administracin de personal, para la in-habilitacin permanente en el desempeo de cargos y funciones pblicas. CONCORDANCIAS: Cdigo Penal.- (Parte Pertinente).-.....Art. 257.- Sern reprimidos con reclusin mayor ordinaria de ocho a doce aos, los servidores de los organismos y entidades del sector pblico y toda persona encargada de un servicio pblico, que, en beneficio propio o de terceros, hubiere abusado de dineros pblicos o privados, de efectos que los representen, piezas, ttulos, documentos bienes muebles o inmuebles que estuvieren en su poder en virtud o razn de su cargo, ya consista el abuso en desfalco, disposicin arbitraria o cualquier otra forma semejante. La pena ser de reclusin mayor extraordinaria de doce a diecisis aos si la infraccin se refiere a fondos destinados a la defensa nacional. Nota: Inciso sustituido por el artculo 17 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Cdigo Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social, promulgada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001. (Incluido) Se entender por malversacin la aplicacin de fondos a fines distintos de los previstos en el presupuesto respectivo, cuando este hecho implique, adems, abuso en provecho personal o de terceros, con fines extraos al servicio pblico.- Estn comprendidos en esta disposicin los servidores que manejan fon-dos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social o de los bancos estatales y privados. Igualmente estn comprendidos los servidores de la Contralora General y de la Superintendencia de Bancos que hubieren intervenido en fiscalizaciones, auditoras o exmenes especiales anteriores, siempre que los informes emitidos implicaren complicidad o encubrimiento en el delito que se pesquisa.- Los culpados contra quienes se dictare sentencia condenatoria que-darn, adems, perpetuamente incapacitados para el desempeo de todo cargo o funcin pblicos; para este efecto, el juez de primera instancia comunicar, inmediatamente de ejecutoriado, el fallo a la Direccin Nacional de Personal y a la autoridad nominadora del respectivo servidor, e igualmente a la
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Superintendencia de Bancos si se tratare de un servidor bancario. El Director Nacional de Personal se abstendr de inscribir los nombramientos o contratos otorgados a favor de tales incapacitados, para lo cual se llevar en la Direccin Nacional de Personal un registro en que consten los nombres de ellos. La accin penal prescribir en el doble del tiempo sealado en el art-culo 101. Con la misma pena sern sancionados los servidores de la Direccin General de Rentas y los servidores de aduanas que hubieren intervenido en Actos de Determinacin.Tambin estn comprendidos en las disposiciones de este artculo los funcionarios, administradores, ejecutivos o empleados de las instituciones del sistema financiero nacional privado, as como los miembros o vocales de los directorios y de los consejos de administracin de estas entidades, que hubiesen contribuido al cometimiento de estos ilcitos. (Artculo sustituido por el Art. 396 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Decreto Supremo No. 1429, publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de Mayo de 1977). (El Art. 16 del Decreto Supremo No. 2636, publicado en el Registro Oficial No. 621 de 4 de julio de 1978, reforma el Art. 257, en cuanto al tiempo de las penas, y suprimiendo la malversacin como delito. Por Decreto Legislativo s/n, publicado en Registro Oficial No. 36 de 1. de Octubre de 1979, se deroga el mentado Art. 16, sin embargo, en el Art. 1. no se lo restablece al texto original, sino que lo trata en el Art. 3, restableciendo las penas originales. En consecuencia, aparentemente hubo intencin en el Decreto Legislativo de eliminar la malversacin como tipificacin de delito. Se puntualiza como inquietud para el Usuario). (Artculo reformado por la Ley No. 93, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 764 de 22 de Agosto de 1995). (Artculo reformado por el Art. 19 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Econmica, en el rea Tributario Financiero; y, al Cdigo Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999). Art. 257-A.- Sern reprimidos con reclusin de cuatro a ocho aos las personas descritas en el artculo anterior que, abusando de sus calidades, hubieren actuado dolosamente para obtener o conceder crditos vinculados, relacionados o intercompaas, violan-do expresas disposiciones legales res-pecto de esta clase de operaciones. La misma pena se aplicar a los beneficiarios que dolosamente hayan intervenido para el cometimiento de este ilcito y a quienes hayan prestado su nombre para beneficio propio o de un tercero. (Artculo agregado por el Art. 20 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Econmica, en el rea Tributario Financiero; y, al Cdigo Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999). Art........ Las personas elegidas por votacin popular, los representantes o delegados del Presidente de la Repblica y de otros funcionarios fisca-les o municipales en organismos del Estado, autnomos o semiautnomos; los funcionarios, empleados o servido-res pblicos de que cualquier forma utilizaren en beneficio propio o de terceras personas cuando ste signifique lucro o incremento patrimonial, trabajadores remunerados por el Estado o por las Entidades del sector pblicos o bienes del sector
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pblico, sern reprimidos con la pena de uno a cinco aos de prisin y multa de diez mil a cincuenta mil sucres. (Artculo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo Penal y a la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) Art...... Con la misma pena sern sancionadas las personas sealadas en el artculo anterior, que se hubieren aprovechado econmicamente en beneficio propio o de terceras personas, de estudios, proyectos, informes, resoluciones y ms documentos, calificados de secretos, reservados o de circulacin restringida, que estn o hubiesen estado en su conocimiento o bajo su dependencia en razn o con ocasin del cargo que ejercen o hubiesen ejercido. (Artculo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo Penal y a la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) Art..... La misma pena sealada en los artculos anteriores se impondr a las personas elegidas por votacin popular, a los representantes o delega-dos y a los funcionarios, empleados o servidores pblicos que aprovechndose de la representacin popular o del cargo que ejercen se favorezcan o hayan favorecido a personas naturales o jurdicas para que, en contra de ex-presas disposiciones legales o reglamentarias, les hubiesen concedido con-tratos o permitido la realizacin de negocios con el Estado o con cualquier otro organismo del sector pblico. Quedan comprendidos en la misma disposicin anterior y sujetos a igual pena los directores, vocales o miembros de los organismos administradores del Estado o del sector pblico en general, que, con su voto, hubiesen cooperado a la comisin del delito al que se refiere el inciso precedente. (Artculo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo Penal y a la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) RESOLUCION S/N DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.- (Parte Pertinente) .....Art. 1.- Corresponde al Tribunal Penal el juzgamiento por delito de peculado tipificado en el artculo 257 del Cdigo Penal, con sujecin al trmite sealado en el actual Cdigo de Procedimiento Penal y no al 105 de 9 de julio de 1972, en lo que qued vigente de acuerdo a los dispuesto en el Decreto Supremo No. 888 publicado en el Registro Oficial No. 631 del 4 de septiembre de 1974, y luego derogado desde que entr en vigencia el Cdigo de Procedimiento Penal publicado en el Registro Oficial No. 511 del 10 de Junio de 1983. (Publicado en el Registro Oficial No. 572 de 26 de Noviembre de 1986) Art. 258.- Artculo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1997. Art. 259.- Artculo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1977.
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Artculo Innumerado.- Constituye enriquecimiento ilcito el incremento injustificado del patrimonio de una persona producido con ocasin o como consecuencia del desempeo de un cargo o funcin pblica, que no sea el resultado de su ingresos legalmente percibidos. (Artculo sustituido por el artculo 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Cdigo Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001). Artculo Innumerado.- El enriquecimiento ilcito se sancionar con la pena de dos a cinco aos de prisin y la restitucin del duplo del monto del enrique-cimiento ilcito, siempre que no constituya otro delito. (Artculo sustituido por el Art. 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Cdigo Penal y al Cdigo de Ejecucin de Penas y Rehabilitacin Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001). Artculo Innumerado.- Son aplicables los dos artculos innumerados anteriores, a quienes como funcionarios o empleados, manejen fondos de los Bancos Central, del Sistema de Crdito de Fomento y Comerciales y del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. (Artculo agregado por el artculo 2 de la Ley No. 6, Reformatoria al Cdigo Penal y a la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de agosto de 1.985). CONCORDANCIA: Cdigo de Procedimiento Penal.- (Parte Pertinente)......Artculo 217.- Inicio de la instruccin.- El Fiscal resolver el inicio de la instruccin en cuanto considere que existen fundamentos suficientes para imputar a una persona participacin en un hecho delictivo. Si como medida cautelar o por tratarse de un delito flagrante se hubiere privado de la libertad a alguna persona, el Fiscal deber dictar la resolucin de inicio de la instruccin dentro de las veinticuatro horas siguientes al momento de la aprehensin. La resolucin del Fiscal con-tendr: 1) La descripcin del hecho presuntamente punible; 2) Los datos personales del imputado.- 3) Los elementos que le han servido de sustento para hacer la imputacin; 4) La fecha de inicio de la instruccin; y, 5) El nombre del Fiscal a cargo de la instruccin. El Fiscal notificar la resolucin al Juez, quien dispondr que se notifique al imputado, al ofendido y a la Oficina de la Defensora Pblica, para que designe un defensor. Es obligacin del Fiscal poner a disposicin del imputado, del ofendido y de sus defensores todas las evidencias que tenga en su poder, incluyendo las de naturaleza exculpatoria, de manera que el imputa-do ejerza su derecho de examinar todos los objetos, instrumentos y documentos recogidos durante la investigacin. Si es requerido, el Fiscal deber entregar al imputado copias de todos los documentos relacionados con la infraccin. (Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 360 del 13 de enero del 2000). Art. 66.- Indicios de responsabilidad penal evidenciados por la auditora interna.- Si los hechos a los que se refiere el artculo anterior fueren evidenciados por la unidad de auditora interna, el jefe de la misma comunicar inmediatamente el
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particular a la Contralora General del Estado y, en lo dems, se observar el procedimiento establecido en el mismo artculo. Art. 67.- Otros indicios de responsabilidad penal.- Si por los resultados de la auditora gubernamental los auditores evidenciaren indicios de responsabilidad penal respecto de delitos contra la administracin pblica y otros que afecten a los intereses del Estado y de sus instituciones, tales resultados se presentarn al Ministerio Pblico para que ejercite la accin penal correspondiente; y se considerar el trmite previsto en el artculo 65 de esta ley. Art. 68.- Liquidacin de daos y per-juicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare la responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal proceder de igual manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusacin particular, a pesar de que sta no se hubiere presentado. Adems, observar lo previsto en el artculo 57 de esta ley. Seccin 5 Accin Contencioso Administrativa Art. 69.-Decisiones susceptibles y no susceptibles de impugnacin.- Podrn impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, las resoluciones de la Contralora General del Estado, que impliquen establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas, conforme lo dispuesto en los artculos 45 y 52 de esta ley. No podrn, en consecuencia, impugnarse los informes de auditora, de exmenes especiales, los que consistan en dictmenes o informes que le corresponda emitir de acuerdo con la ley, ni las actuaciones que establecieren indicios de responsabilidad penal. Art. 70.- Accin contencioso administrativa.- En los casos en que las decisiones de la Contralora General del Estado fueren susceptibles de impugnacin ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, la respectiva demanda se podr presentar a partir del da siguiente al de la notificacin de la decisin que se impugna. Para la presentacin de la demanda y su contestacin se observarn los trminos y plazos establecidos en la Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa. Nota: Inciso primero del artculo 70, sustituido por el artculo 10 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo citarn con la demanda al Contralor General o al funcionario de quien provenga el acto; y, sustanciarn y resolvern las causas con sujecin a los trminos establecidos en esta Ley y al procedimiento previsto en la Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa. CONCORDANCIAS.- Ley No. CL 35 de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa.- ..... Art. 1.- El recurso contencioso administrativo puede interponerse por las personas naturales o jurdicas contra los reglamentos, actos y resoluciones de la Administracin Pblica o de las personas jurdicas semipblicas, que causen estado, y vulneren un derecho o inters directo del demandante.
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.....Art. 3.- El recurso contencioso administrativo es de dos clases: de plena jurisdiccin o subjetivo y de anulacin u objetivo.- El recurso de plena jurisdiccin o subjetivo ampara un derecho subjetivo del recurrente, presuntamente negado, desconocido o no reconocido total o parcialmente por el acto administrativo de que se trata.- El recurso de anulacin, objetivo o por exceso de poder, tutela el cumplimiento de la norma jurdica objetiva, de carcter administrativo, y puede proponerse por quien tenga inters directo para deducir la accin, solicitando al Tribunal la nulidad del acto impugnado por adolecer de un vicio legal. NOTA: Respecto de un acto administrativo de carcter general, de un derecho subjetivo del recurrente. puede interponerse recurso objetivo o de anulacin cuando se pretende nicamente el cumplimiento de la norma jurdica objetiva; o recurso de plena jurisdiccin o subjetivo, cuando se demanda el amparo (Disposicin dada por la Resolucin del Tribunal Contencioso Administrativo, publicada en el Registro Oficial No. 722 de 9 de julio de 1991). .....Art. 5.- Las resoluciones administrativas causan estado cuando no son susceptibles de recurso alguno en la va administrativa, sean definitivas o de mero trmite, si estas ltimas deciden, directa o indirectamente, el fondo del asunto, de modo que pongan trmino a aquella o haga imposible su continuacin.- La administracin obra en ejercicio de sus facultades regladas cuando debe ceir sus actos a las disposiciones de una ley, de un reglamento o de cualquier otro precepto administrativo.- Se presume establecido el derecho a favor del recurrente, cuando la disposicin que se cree infringida reconoce ese derecho. (Publicadas en el Registro Oficial No. 338 de 18 de marzo de 1.968). CONCORDANCIA: Ley No. 2001-56 Reformatoria al artculo 38 de la Ley de Modernizacin del Estado y al artculo 65 de la Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa.- .....Art. 65.- El trmino para deducir la demanda en la va contencioso administrativa ser de noventa das en los asuntos que constituyen materia del recurso contencioso de plena jurisdiccin, contados desde el da siguiente al de la notificacin de la resolucin administrativa que se impugna.- En los casos que sean materia del recurso contencioso de anulacin u objetivo se podr proponer la demanda hasta en el plazo de tres aos, a fin de garantizar la seguridad jurdica. En los casos que sean de materia contractual y otras de competencia de los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, se podr pro-poner la demanda hasta en el plazo de cinco aos. (Publicado en el Registro Oficial No. 483 de 28 de diciembre del 2.001) CAPITULO 6 CADUCIDAD Y PRESCRIPCION Art. 71.- Caducidad de las facultades de la Contralora General del Esta-do.- La facultad que corresponde a la Contralora General del Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta Ley, as como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducar en siete aos contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos.
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Nota: Inciso primero del artculo 71, reformado por el artculo 5 de la Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Se producir la caducidad de la facultad para resolver los recursos de revisin de una resolucin original, o de reconsideracin de una orden de reintegro, cuan-do hubiere transcurrido un ao desde la notificacin de la providencia respectiva y no se hubiere expedido la resolucin que resuelva los recursos. En tal circunstancia las resoluciones originales materia de tales recursos quedarn firmes. La Contralora General del Estado se pronunciar en el plazo no mayor a tres aos, respecto de la declaracin patrimonial juramentada en los casos de los ciudadanos elegidos por votacin popular, presentada al trmino de sus funciones. Nota: Inciso agregado por el artculo 11 de la Ley No. 2004-42 Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Esta-do, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Art. 72.- Declaratoria de la caducidad.- En todos los casos, la caducidad ser declarada de oficio o a peticin de parte, por el Contralor General o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, segn se hubiere pre-sentado el reclamo como accin o como excepcin. Art. 73.- Prescripcin del cobro de obligaciones y del ejercicio de las acciones.Las obligaciones nacidas de responsabilidades civiles culposas de que trata esta ley, prescribirn en diez aos contados desde la fecha en que la determinacin confirmatoria de la responsabilidad civil culposa se hubiere ejecutoriado y ser declarada por el Contralor General, de oficio o a peticin de parte, o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo; por va de impugnacin o por va de excepcin al procedimiento de ejecucin coactiva. Las obligaciones civiles originadas como consecuencia de la comisin de delitos de peculado, cohecho, concusin y enriquecimiento ilcito, establecidos en sentencia judicial ejecutoriada, sern imprescriptibles. Mientras se sustancia la impugnacin de la predeterminacin civil culposa o se sustancia y falla sobre el recurso de revisin, segn el caso, se interrumpe el plazo de prescripcin establecido en el primer inciso de este artculo. Art. 74.- Interrupcin de la prescripcin.- La prescripcin del cobro de obligaciones se interrumpe por el reconocimiento expreso o tcito de la obligacin por parte del deudor o por la citacin legal del auto de pago. La citacin con el auto de pago no interrumpir la prescripcin, cuando la ejecucin coactiva hubiere dejado de continuarse por ms de cinco aos, salvo que la suspensin hubiere sido ordenada por decisin judicial. Art. 75.- Responsabilidad por caducidad, prescripcin y silencio administrativo.Los funcionarios o servidores de la Contralora General del Estado, o de las instituciones ejecutoras de obligaciones originadas en resoluciones de la Contralora General del Estado, por cuya accin u omisin se produjeren la caducidad, la prescripcin o el silencio administrativo, incurrirn en responsabilidad administrativa culposa, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere lugar.
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TITULO III DEBERES Y ATRIBUCIONES GENERALES Art. 76.- Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y sus servidores, as como los personeros y representantes de las personas jurdicas de derecho privado sometidas al control de la Contralora General del Estado, en los trminos previstos en la presente Ley, estn obligadas a proporcionar a sta, exclusivamente para fines del examen de auditora, informacin sobre las operaciones o transacciones cuando les sean re-queridas por escrito. Art. 77.- Mximas autoridades, titulares y responsables.- Los Ministros de Estado y las mximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Adems se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones especficas: 1. Titular de la entidad: a) Dirigir y asegurar la implantacin, funcionamiento y actualizacin del sistema de control interno y de los sistemas de administracin financiera, planificacin, organizacin, informacin, de recursos humanos, materiales, tecnolgicos, ambientales y ms sistemas administrativos; b) Disponer que los responsables de las respectivas unidades administrativas establezcan indicadores de gestin, medidas de desempeo u otros factores para evaluar el cumplimiento de fines y objetivos, la eficiencia de la gestin institucional y el rendimiento individual de los servidores; c) Colaborar y disponer la cooperacin del personal a su cargo con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditora; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias, las regulaciones y dems disposiciones expedidas por la Contralora General del Estado; e) Dictar los correspondientes reglamentos y dems normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y econmico funciona-miento de sus instituciones; f) Informar peridicamente a la comunidad sobre los resultados obtenidos de la gestin institucional, comparndolos cuantitativa y cualitativamente con los indicadores, criterios y medidas a que se refiere el literal b) de este numeral; g) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; y, h) Cumplir y hacer cumplir la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes. 3. Autoridades de las unidades administrativas y servidores a) Contribuir a la obtencin de los fines institucionales y administrar en el rea que les competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior;
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b) Establecer y utilizar los indicadores de gestin, medidas de desempeo u otros factores para evaluar la gestin de la pertinente unidad y el rendimiento individual de los servidores y mantener actualizada la informacin; y, c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera. 3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores: a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administracin financiera de la entidad, organismo o empresa del sector pblico; b) Vigilar la incorporacin de los procesos especficos de control in-terno, dentro del sistema financiero; c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero; d) Adoptar medidas para el funciona-miento del sistema de administracin financiera; e) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, organismo o empresa del sector pblico al rgano que debe aprobarlo, cuando dicha funcin le est atribuida, y colaborar en su perfeccionamiento; f) Entregar con oportunidad la informacin financiera requerida, a los distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo re-quieran; g) Asesorar a la mxima autoridad o titular para la adopcin de decisiones en materia de administracin financiera; h) Asegurar la liquidacin y pago oportuno de toda obligacin de la entidad, organismo o empresa del sector pblico; i) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo pro-ceda de la misma manera; y, j) Cumplir las dems obligaciones sealadas en la ley y en otras normas reglamentarias. 4. Autoridades de la Unidad de Auditora Interna de Gestin y servidores: a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la unidad a su cargo; b) Supervisar la calidad de los exmenes efectuados; c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, polticas, normas tcnicas y las dems regulaciones de la auditora gubernamental; y, e) Cumplir las dems obligaciones sealadas en la ley.
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Art. 78.- Descripcin de deberes de funcionarios responsables de las unidades administrativas.- Las regulaciones que debe emitir la Contralora General del Estado, contendrn la descripcin de deberes referentes al titular de la entidad, de las unidades administrativa, financiera, de Auditora Interna y de los servidores de las instituciones del Estado, con relacin al correcto manejo de los recursos pblicos. Art. 79.- Personal de auditora y de determinacin de responsabilidades.- Los servidores pblicos que intervinieren en los procesos de auditora gubernamental, predeterminacin o glosa y de determinacin de responsabilidades civiles culposas o de indicios de responsabilidad penal, tendrn los siguientes deberes y atribuciones: 1. Desempear sus funciones con independencia, profesionalismo y objetividad, de acuerdo con el ordenamiento jurdico, especialmente con las disposiciones de esta Ley, las normas de auditora, el respectivo Cdigo de tica profesional, las regulaciones y ms disposiciones dictadas por la Contralora General del Estado; 2. Aplicar en la predeterminacin y en la determinacin de las responsabilidades administrativas y civiles culposas y en la de los indicios de responsabilidad penal, las garantas constitucionales; 3. Guardar reserva de los hechos que conocieren en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de informacin sujeta a sigilo o reserva, utilizarla slo para los efectos previstos en la ley; y, 4. Segn el caso, informar inmediatamente, por escrito, a su superior jerrquico, sobre la comisin de cualquier falta grave o hecho delictivo que verificaren con ocasin del cumplimiento de sus labores. Art. 80.-Obligacin de informar de otras instituciones de control.- Los organismos de control previstos en la Constitucin Poltica de la Repblica, dentro del mbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a travs de sus mximas autoridades, informarn a la Contralora General del Estado, los actos derivados de los informes de inspeccin, supervisin y control, para precautelar los intereses del Estado y sus instituciones. Art. 81.- Obligacin de informar de las instituciones del Sistema Financie-ro.Las instituciones del sistema financiero pblicas y privadas, por intermedio del rgano de control competente, proporcionarn a la Contralora General del Estado, sin restriccin alguna, in-formacin sobre las operaciones o transacciones determinadas por sta con motivo de la prctica de la auditora. Los depositarios oficiales o las instituciones financieras que en virtud de con-trato asumieren obligaciones de recaudacin o pago de las instituciones del Estado, a requerimiento de los auditores gubernamentales presentarn directa-mente informacin relativa a los saldos de cuentas, operaciones de crdito, valores pendientes de pago y otros ser-vicios bancarios. En caso de que los responsables de las instituciones financieras negaren la informacin a la que se refiere el inciso segundo de este artculo, sern sujetos de sancin por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, atendiendo la peticin del Contralor General del Estado. La Superintendencia de Bancos y Seguros, en el trmino de quince das de recibida la peticin, informar sobre la sancin impuesta.
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Art. 82.-Obligacin de conservar registros.- Las personas jurdicas de derecho privado, que hayan recibido asignaciones de recursos pblicos para financiar sus presupuestos, debern conservar por cinco aos, la contabilidad, registros y respaldos suficientes, para sustentar la correcta utilizacin de los mismos. TITULO IV DISPOSICIONES GENERALES, DEROGATORIAS, REFORMAS Y TRANSITORIAS CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES Art. 83.- Desconcentracin.- El Contralor General dictar los acuerdos y regulaciones que sean necesarios para que las direcciones regionales y las delegaciones provinciales de la Contralora General del Estado, apliquen procesos de desconcentracin funcional, territorial y de delegacin de autoridad, en reas de su competencia. Art. 84.- Intereses.- Los valores contenidos en los documentos u originados en los actos que a continuacin se sealan, devengarn intereses calculados a la tasa mxima de inters convencional que establezca la institucin legalmente competente para hacerlo: 1. En resoluciones confirmatorias y ejecutoriadas expedidas por la Contralora General del Estado, desde la fecha en que se ocasion el perjuicio, hasta el momento de la recaudacin; 2. En delitos, desde la fecha real o presunta en que se produjere la infraccin, y como consecuencia de ella, el perjuicio econmico al Estado, hasta el momento de la recaudacin, con arreglo a las normas de esta Ley y lo previsto en el artculo 68 de la misma; 3. En faltante cubierto durante el curso del examen, desde la fecha real o presunta en que se produjere el mismo, hasta su recaudacin; 4. En pago indebido, desde la fecha del desembolso hasta la recuperacin del monto correspondiente; y, 5. En las multas, desde la fecha de notificacin hasta la fecha de pago. Art. 85.- Denegacin tcita.- Las resoluciones de la Contralora General del Estado, sobre impugnacin de responsabilidades civiles culposas y sobre reconsideraciones de rdenes de reintegro, se sometern a los plazos previstos en esta Ley. Su falta de expedicin causar el efecto de denegacin tcita y el interesado podr ejercitar las acciones previstas en la ley; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan al respectivo servidor por incumplimiento de plazos, al tenor de lo previsto en el artculo 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Las alegaciones que se formulen con ocasin del proceso de auditora, se respondern, en lo que no haya sido subsanado, en el informe de auditora, a la fecha de su emisin, en la parte pertinente al tema que trata dicho informe. Art. 86.- Responsabilidad por ejercicio indebido de facultades de control.- Las autoridades, funcionarios y servido-res de la Contralora General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control y de determinacin de
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responsabilidades, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern civil y penalmente responsables. Las acciones para perseguir el resarcimiento de daos causados por el ejercicio indebido de facultades de control, se sustanciarn ante los rganos jurisdiccionales competentes y prescribirn en los plazos establecidos de la ley. Art. 87.- Uso exclusivo de denominaciones.- Excepto la Contralora General del Estado, ninguna institucin sometida a su control podr crear o mantener unidades administrativas con la denominacin de Contralora, ni cargos con la denominacin de Contralor. El uso de los vocablos Auditora Gubernamental y Auditor Gubernamental, as como el ejercicio de esta actividad quedarn limitados a los exmenes efectuados por la Contralora General del Estado y las unidades de auditora interna. Art. 88.- Acceso irrestricto y declaraciones testimoniales.- En el proceso de obtencin de pruebas sobre los hechos y materias sujetas a examen el Contralor General y los auditores gubernamentales, tendrn acceso irrestricto a registros, archivos y dems documentos que sustenten la informacin, y cuando la naturaleza de la auditora lo requiera, a las operaciones en s. En caso de que los servidores de las instituciones del Estado impidieren o no facilitaren la actividad de control de los recursos pblicos la autoridad nominadora, a peticin del Contralor General, proceder a destituir al responsable y si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta das, desde la fecha de la solicitud, lo har el Contralor General. En caso de incumplimiento, por parte de entidades de derecho privado cuyo capi-tal social est integrado con recursos pblicos, el Contralor General solicitar a la autoridad competente la imposicin de una multa de hasta cien salarios mnimos vitales; y, si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta das, desde la fecha de la solicitud, lo har el Contralor General. El Contralor General, los auditores gubernamentales de la Contralora General del Estado y los representantes del Contralor General especialmente designados para ello, estn facultados para requerir la comparecencia de testigos y exigir declaraciones juradas, en las actuaciones que estn dentro de las facultades de la Contralora General del Estado; podrn tambin exigir la presentacin de documentos, tanto a personas naturales como jurdicas, funcionarios, ex funcionarios y terceros para fines de las labores de control. En todos los casos, la informacin y documentacin requerida, ser proporcionada en un plazo no mayor a diez das, contado desde la fecha de recepcin del requerimiento. La persona que rehusare comparecer como testigo o rendir declaracin o exhibir documentos, cuando as lo exija un funcionario autorizado conforme a esta Ley, ser compelida por apremio personal. La persona que incurra en falso testimonio, en declaraciones rendidas ante un funcionario autorizado para recibirlas conforme a esta Ley, quedar sujeta a las acciones y penas que establece la ley. En lo dems se estar a lo dispuesto en el artculo 24 de la Constitucin Poltica de la Repblica, respecto del debido proceso. Art. 89.- Personal ejecutor.- De acuerdo a su naturaleza y alcance, la auditora gubernamental se ejecutar con equipos multidisciplinarios integrados por profesionales de reconocida idoneidad individual y competencia. Los informes de auditora gubernamental y de exmenes especiales que no impliquen la emisin de
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un dictamen profesional, sern suscritos por quien ejerciere la jefatura o direccin de la pertinente unidad de auditora externa en la Contralora General del Estado. La opinin profesional a los estados financieros ser suscrita por un contador pblico autorizado integrante del equipo de auditora de la Contralora General del Estado. Art. 90.- Notificacin inicial, comunicacin de resultados.- La auditora gubernamental se realizar de acuerdo con el plan de trabajo anual de la Contralora General del Estado, previamente a su iniciacin se notificar a las autoridades, funcionarios, servidores, ex servidores y dems personas vinculadas con el examen. Si durante la realizacin de la auditora gubernamental apareciere personas vinculadas con el examen que no hubieren sido notificadas desde el principio en razn de que no era previsible su participacin o responsabilidad, stas debern ser notificadas de manera in-mediata, debindoseles brindar todas las facilidades y trminos excepcionales para que ejerciten en debida forma el derecho de defensa, sin que la falta de notificacin inicial provoque la nulidad o impugnacin, por este hecho, de los resultados de auditora. De ser necesario, los plazos para resolver se prorrogarn, previa la decisin motivada del Contralor General del Estado, por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de las garantas del debido proceso. En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector pblico auditada y dems personas relacionadas con las actividades examinadas. Al finalizar los trabajos de auditora de campo, se dejar constancia de que fue cumplida la comunicacin de resultados y la conferencia final en los trminos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia. Art. 91.- Discrepancias.- Las opiniones divergentes entre los auditores gubernamentales y los servidores o ex servidores de la institucin del Estado auditada, o de terceros relacionados, sern resueltas, en lo posible, dentro del curso del examen y de subsistir, constarn en el informe. Art. 92.- Recomendaciones de auditora.- Las recomendaciones de auditora, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio; sern objeto de seguimiento y su inobservancia ser sancionada por la Contralora General del Estado. Art. 93.- Derecho a la defensa.- Las personas naturales o jurdicas que tengan determinacin de responsabilidad civil culposa, ejercern su derecho a la defensa debidamente patrocinados por un abogado en libre ejercicio profesional, que no tenga relacin con la Contralora General del Estado, conforme a lo dispuesto en la Ley de Federacin de Abogados. Los doctores en jurisprudencia y aboga-dos que presten sus servicios en la Contralora General del Estado no podrn ejercer su profesin en los trminos previstos en la Ley Orgnica de la Funcin Judicial. CONCORDANCIA: Ley de Federacin de Abogados del Ecuador.- (Parte Pertinente) ..... Art. 50.- Se requerir la firma de un abogado inscrito en la matrcula de un Colegio de Abogados, en toda solicitud, pedimento, escrito, memorial o piezas similares en que se ventilan asuntos de derecho ante los organismos e instituciones y
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dependencias del Estado o de las instituciones de derecho privado con finalidad social o pblica, con inclusin de la Contralora General de la Nacin, de la Procuradura General de la Nacin, la Superintendencia de Compaas y la Superintendencia de Bancos, as como las de-pendencias subordinadas a dichas Superintendencias; y en las solicitudes, memoriales o pedimentos encaminados a obtener concesiones o privilegios por parte de los referidos organismos, instituciones y dependencias. (Publicado en el Registro Oficial No. 507 de 7 de marzo de 1974). Art. 94.- Accin Popular.- Concdese accin popular para denunciar irregularidades en la administracin pblica as como en la Contralora General del Estado. Art. 95.- Emisin de regulaciones.- La Contralora General del Estado expedir las regulaciones de carcter general, los reglamentos y las normas internas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Art. 96.- Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado la prestacin de servicios pblicos, en los trminos descritos en el inciso final del artculo 4 de esta Ley, la intervencin y control de la Contralora General del Estado, no se extender a la persona delegataria, pero si a la gestin referida a esa delegacin por parte de la institucin del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contralora General del Estado pueda determinar, con-forme a lo establecido en esta ley. Art. 97.- Las personas jurdicas de de-recho privado referidas en el artculo 4 de esta Ley, se sometern a su propia normatividad en materia de contratacin, no estarn sujetas a los procedimientos previstos en la codificacin de la Ley de Contratacin Pblica, en la Ley de Consultora y en las dems leyes y reglamentos que rigen la materia. Las personas jurdicas antes referidas debern incluir obligatoriamente en la normatividad interna de contratacin de procesos para la seleccin y adjudicacin de ofertas, cuyo texto y cumplimiento ser materia de auditora de la Contralora General del Estado. Nota.- Las Codificaciones de las leyes de Contratacin Pblica, publicada en el Registro Oficial No. 272 de 22 de febrero del 2001 y de Consultora, publicada en el Registro Oficial No. 455 de 5 de noviembre del 2004, derogadas por los numerales 1 y 2 de las derogatorias de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008. Art. 98.- Sin perjuicio de las facultades que debe ejercer la Superintendencia de Bancos y Seguros, la Contralora General del Estado por s o mediante la utilizacin de una firma auditora de reconocido prestigio y debidamente calificada y autorizada para operar en el Ecuador, realizar un examen anual del manejo y de los estados financieros de los recursos de la reserva internacional de libre disponibilidad, debiendo verificarse la informacin que sustente su formulacin, ejecucin, liquidacin y correspondencia contable, sustento legal y econmico. La Contralora General del Estado har conocer al Presidente de la Repblica y al Congreso Nacional sus resultados, el informe final y el informe anual sobre el manejo de la reserva de libre disponibilidad.
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CAPITULO 2 DEROGATORIAS Art. 99.-Derogatorias.- Derganse expresamente las siguientes disposiciones y cuerpos legales: 1) Las contenidas en los Ttulos VI, VII, VIII, IX, X, XI y XII, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control LOAFYC, expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977; 2) El artculo 15 de la Ley del Ser-vicio Cooperativo de Instituciones Agropecuarias, publicada en el Registro Oficial 398 de 5 de marzo de 1963; 3) El Decreto Supremo 2559, que estableci fondos de carcter reservado para la represin del con-trabando, publicado en el Registro Oficial 398 de 18 de diciembre de 1964; y, 4) El Decreto Supremo No.254, publicado en el Registro Oficial No. 62 de 8 de abril de 1976, que establece normas para la administracin interna de los documentos y archivos de la Contralora General del Estado. CAPITULO 3 REFORMAS Art. 100.- Reformas.1).- Refrmase el artculo 114 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337 de 16 de mayo de 1977, segn el siguiente tenor: Al final del artculo 114 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, agrguese lo siguiente: ..., excepto en las compras de inmuebles en el extranjero que se regirn por lo establecido en el reglamento respectivo y que requerirn exclusivamente del informe previo y favorable del Ministerio de Economa y Finanzas y del Procurador General del Estado. 2).- Refrmanse las siguientes disposiciones legales, que contienen la obligacin de rendir o de remitir cuentas a la Contralora General del Estado, as como la competencia de dicho organismo para finiquitarlas, en el sentido de que dicha entidad ejercer el control ex-terno mediante auditora: a) El artculo 4 de la Ley por la que se expidieron disposiciones referentes al funcionamiento administrativo y mantenimiento del Palacio de Justicia con-tenida en el Decreto Supremo 927, publicado en el Registro Oficial 243 de 8 de mayo de 1964; b) El artculo 6 del Decreto Supremo 709, publicado en el Registro Oficial 85 de 22 de octubre de 1963, por el que se expidi disposiciones relativas al trmite y al despacho de las asignaciones para el Servicio Exterior de la Repblica; y,
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c) Las dems contenidas en otros instrumentos jurdicos que con-tengan la obligacin de rendicin de cuentas, en la forma establecida en este artculo. 3).- En el artculo 8 del Decreto Supremo 409, publicado en el Registro Oficial 50 de 9 de septiembre de 1963, por el que se reorganiz la Empresa de Ferrocarriles del Estado, suprmase la frase: incluyndose en esta exencin la tasa del cuatro por mil para la Contralora General de la Nacin, determinada en la Ley General de Presupuestos del Estado. 4).- En el numeral 40 del artculo 72 de la Ley de Rgimen Municipal, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprmase la frase: Mensualmente informar al Contralor General del Estado las bajas ordenadas. 5).- En el artculo 12 de la Ley para la Preservacin de Zonas de Reserva y Parques Nacionales, expedida por medio del Decreto Supremo 1306, publicado en el Registro Oficial 301 de 2 de septiembre de 1971, sustityase la frase: segn las normas de la Ley Orgnica de Hacienda y ms leyes y reglamentos vigentes. La Contralora General de la Nacin fiscalizar y juzgar las respectivas cuentas, por: de conformidad con la ley. 6).- En el inciso segundo del artculo 114 de la Ley Orgnica del Banco de Fomento, expedida por Decreto Supremo 327, publicado en el Registro Oficial 526 de 3 de abril de 1974, sustityase: a la Contralora General del Estado, por: al ente rector de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 7).- En el artculo 10 de la Ley Nota-rial, expedida por Decreto Supremo 1404, publicado en el Registro Oficial 158 de 11 de noviembre de 1966, sustituir: la Contralora General del Estado, por: el ente rector de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 8).- En el artculo 577 de la Ley de Rgimen Municipal publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprmase la frase: la correspondiente glosa de, y a continuacin de la palabra: Estado, agrguese: la que tramitar la responsabilidad que corresponda.. 9).- En el literal p) del artculo 29 de la Ley de Rgimen Provincial, publicada en el Registro Oficial No. 288 de 20 de marzo de 2001, suprimir la frase: Mensualmente informar al Contralor General del Estado sobre las bajas ordenadas. 10).- En el artculo 5 de la Ley 47, publicada en el Registro Oficial 281 de 22 de septiembre de 1989, sustityase la expresin: verificar anualmente, por: controlar. 11).- En los artculos 87 y 94 de la Ley de Pensiones de las Fuerzas Arma-das, reformada por el Decreto Supremo 863, publicados en los Registros Oficiales 356 de 6 de noviembre de 1961 y 26 de julio de 1973, respectivamente, suprmase la frase: y el registrado de la Contralora General de la Nacin.. 12).- En el artculo 5 del Decreto Ley de Emergencia No. 7, publicado en el Registro Oficial 377 de 8 de febrero de 1963, por el que se emiti la Ley de alfabetizacin
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obligatoria de adultos, suprmase la frase: y podr solicitar al Contralor General de la Nacin se abstenga de ex-pedir los acuerdos de transferencia de fondos para aquellas entidades que se encontraren en mora. 13).- En el inciso segundo del artculo agregado por el artculo 3 del Decreto Supremo 933, publicado en el Registro Oficial 113 de 6 de septiembre de 1966, a continuacin del artculo 83 de la Ley Orgnica del Servicio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268 publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustityase: La Contralora General de la Nacin, por: El ente rector de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 14).- En el artculo 160 de la Ley OrgGnica del Servicio Exterior, expedida por medio del Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustityase: a la Contralora General de la Nacin, por: al en-te rector de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 15).- En el inciso segundo del artculo 197 de la Ley Orgnica del Servi-cio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de oc-tubre de 1964, sustityase: La Contralora General de la Nacin, por: El ente rector de la adminis-tracin de los recursos humanos en el sector pblico. 16).- En el artculo 3 del Decreto Su-premo 2965, que norma el otorga-miento de pasaportes por parte de las Gobernaciones provinciales, publicado en el Registro Oficial 710 de 14 de noviembre de 1978, suprmase la frase: En el manejo y control de la cuenta especial a la que se refiere el artculo anterior, debern cumplirse los requisitos establecidos para las cuentas especiales de carcter reservado y los instructivos dictados al efecto por la Contralora General de la Nacin, o los que posteriormente dictare. 17).- En el inciso segundo del artculo 24 del Decreto Supremo 1373, de creacin de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, suprmase la frase: de solicitud previa a la Contralora General de la Nacin, y. 18).- Sustityase el texto del artculo 27 del Decreto Supremo 1373, de creacin de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, por el siguiente: La determinacin de los cargos cauciona-dos se efectuar de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. 19).- En el inciso segundo del artculo 3 de la Ley 90 de Seguridad Social de la Polica Nacional, publicada en el Registro Oficial 707 de 1 de junio de 1995, suprmase la frase: No estar sujeto a la intervencin de la Contralora General del Estado. 20).- En los literales c) y d) del artculo 10 de la Ley 71-CL, de Federacin de Veterinarios del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 43 de 31 de octubre de 1968, sustityanse los trminos: La Contralora General del Estado, por: El pertinente ente encargado de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico.
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21).- En el numeral 6 del artculo 2 de la Codificacin de la Ley de De-fensa contra Incendios, publicada en el Registro Oficial 815 de 19 de abril de 1979 reformado por el artculo 2 de la Ley 160, publicada en el Registro Oficial 984 de 22 julio de 1992-, sustityanse las palabras: fiscalizacin de por: prctica de auditoras a. 22).- En el artculo 4 del Decreto Supremo 1827, de creacin del Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publica-do en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustityanse los trminos: la Contralora General de la Nacin, por: el rgano pertinente encargado de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 23).- En el artculo 5 del Decreto Supremo 1827 por el que se estableci el Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publicado en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustityase la frase: glosar de inmediato cualquier pago efectuado, por: determinar la responsabilidad que corresponda. 24).- En el artculo 8-A del Decreto Supremo 1236, que estableci el estmulo econmico de eficiencia administrativa en el Ministerio de Finanzas, publicado en el Registro Oficial 147 de 25 de octubre de 1966 dado por Acuerdo Ministerial 256, publicado en el Registro Oficial 379 de 26 de febrero de 1970 sustityase La Contralora General de la Nacin por: el rgano pertinente encargado de la administracin de los recursos humanos en el sector pblico. 25).- En el artculo 17 de los Estatutos de la Empresa Pesquera Nacional, expedida por medio del Decreto Supremo 779, publicado en el Registro Oficial 345 de 10 de julio de 1973, sustityase la palabra: aprobadas, por: registradas. 26).- En el artculo primero de la Codificacin de los Estatutos del IESS, publicada en el Suplemento al Registro Oficial 431 de 7 de mayo de 1990, elimnase la frase: no est sujeto a la intervencin de la Contralora General del Estado. CAPITULO 4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- Glosas, resoluciones y recursos de revisin en trmite.- Las glosas, resoluciones y recursos de revisin que se encontraren en trmite a la fecha de vigencia de esta Ley, continuarn sustancindose de acuerdo con las disposiciones de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. SEGUNDA.- Vigencia de reglamentos y normas.- Los Reglamentos y normas internos o de carcter general, expedidos por el Contralor General, continuarn vigentes en todo cuanto no se opongan a las disposiciones de esta Ley, hasta que sean sustituidos por otros, conforme lo previsto en el artculo 95. TERCERA.- Movimiento presupuestario.- La Contralora General del Esta-do, para la aplicacin de las normas previstas en esta Ley, realizar la transformacin y fortalecimiento institucional, para lo cual, podr efectuar los movimientos presupuestarios internos necesarios.
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CUARTA.- Auditoras Internas.- Mediante la correspondiente reglamentacin que dictar el Contralor General, se garantiza el sistema de mrito y la carrera administrativa del personal auditor de las auditoras internas de las instituciones del Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 124 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Las designaciones que el Contralor General deba hacer, segn el artculo 14 de esta Ley, se realizar para las vacantes existentes o que se produzcan a partir de la vigencia de esta Ley. Respecto de los gobiernos seccionales autnomos se respetar lo ordenado en el primer inciso del artculo 14 de esta Ley. QUINTA.- Compra de Inmuebles en el exterior.- Los procesos de adquisicin de bienes inmuebles en el extranjero que actualmente se encuentren en trmite de legalizacin, se sujetarn a las disposiciones reformatorias previstas en el numeral 1 del artculo 100 de la presente Ley. SEXTA.- Las personas sealadas en el segundo inciso del numeral 9 del artculo 31 debern presentar su declaracin patrimonial juramentada en el plazo de treinta das contado a partir de la vigencia de esta ley. CAPITULO 5 DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- El Presidente de la Repblica, en el plazo mximo de no-venta das dictar, en uso de su facultad constitucional, el reglamento para la aplicacin de la presente Ley, sin per-juicio de la facultad regulatoria que la Constitucin Poltica de la Repblica otorga a la Contralora General del Estado. SEGUNDA.- Las disposiciones de la presente Ley, por su carcter de orgnicas, prevalecern sobre las dems que se le opongan, y entrarn en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial. Dada, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, en la sala de sesiones del Pleno del Congreso Nacional del Ecuador, a los veinte y nueve das del mes de mayo del ao dos mil dos. f) H. Jos Cordero Acosta, Presidente f) Andrs Aguilar Moscoso, Secreta-rio General Promulgada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002. DISPOSICIN GENERAL DE LA LEY No. 2006-44, ORGNICA RE-FORMATORIA DE LA LEY ORG-NICA DE LA CONTRALORA GE-NERAL DEL ESTADO, PUBLICADA EN EL REGISTRO OFICIAL No. 267 DE 10 DE MAYO DEL 2006. De conformidad con las normas establecidas en la Constitucin Poltica de la Repblica, se garantiza la independencia de la Contralora General del Estado, en el aspecto administrativo y en consecuencia, no depender de ninguna de las entidades que controla y fiscaliza.
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FUENTES DE LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO 1. Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, publicada en el Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto de 1998. 2. Ley No. 2002-73 Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002. 3. Ley No. 2004-42, Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 4. Ley No. 2006-44, Orgnica Reformatoria de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006. 5. Ley S/N Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008. 6. Ley S/N Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

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REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO (LOCGE) CAPITULO I CONCEPTOS Y NORMAS GENERALES BASICOS Art. 1.- El Control.- La Contralora General del Estado, acorde con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias realizar el control, mediante las tcnicas y las modalidades de la auditoria, con el fin de examinar, verificar y evaluar las gestiones administrativa, financiera, operativa y, cuando corresponda, la gestin medio ambiental de las instituciones y organismos sujetos a su control, comparando el modelo o referente jurdico o tcnico, establecido por imperio de las normas jurdicas, los conocimientos cientficos y las normas tcnicas pertinentes, con la realidad o hecho originado en la accin de las personas, con el objeto de presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la legalidad, efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. Art. 2.- Recursos Pblicos.- Los recursos privados que, por disposicin del inciso segundo del artculo 3 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se reputan recursos pblicos, tendrn esta calidad exclusivamente para los fines previstos en dicha ley; consecuentemente, tal consideracin no tendr efectos fuera del mbito regulado por ella. Art. 3.- Personas jurdicas de derecho privado con fines sociales o pblicos.Conforme lo dispuesto en el inciso primero del artculo 4 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, estn sometidas al control de la Contralora General las personas jurdicas de derecho privado con fines sociales o pblicos, cuyo capital social, patrimonio fondo o participacin tributaria est integrado en el 50 por ciento o ms con recursos pblicos, en las que no estn incluidas las sociedades mercantiles regidas por la Ley de Compaas. Art. 4.- Personas jurdicas de derecho privado sin fines sociales o pblicos.Las dems personas jurdicas de derecho privado contempladas en el inciso segundo del artculo 4 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, esto es aquellas que no tienen finalidad social o pblica sino de lucro o utilidad, an cuando presten servicios pblicos en cualquiera de las formas previstas en la Constitucin Poltica, cuyo capital social, patrimonio o fondo est integrado con recursos pblicos o que tuvieren una participacin tributaria, cualquiera fuere el porcentaje de dichos recursos pblicos o participacin tributaria, estarn sometidas a la vigilancia y control de las superintendencias de Compaas, de Bancos y Seguros o del respectivo rgano de control, sin perjuicio de lo dispuesto en los Captulos III y IV de este Reglamento. Art. 5.- Superposicin de controles.- Para que no se dupliquen y superpongan los controles, sobre una misma materia y en una misma entidad y sin perjuicio de que la Contralora General, cuando corresponda, realice la verificacin de la eficiencia de esos controles y el control de calidad de los mismos, se aplicarn metodologas adecuadas de planificacin del control y de coordinacin interinstitucional.
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Art. 6.- Clasificacin de las entidades privadas que manejan recursos pblicos.- Para los fines del ejercicio del control y auditora por parte de la Contralora General, y sin que implique modificacin en la naturaleza jurdica de las entidades de derecho privado, stas se clasificarn en los siguientes grupos: 1. Entidades financieras y bancarias, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacin tributaria est integrado con el 50 o ms por ciento de recursos pblicos. 2. Sociedades civiles y fundaciones, con el 50 o ms por ciento de recursos pblicos.

3. Compaas o sociedades mercantiles sujetas al derecho privado como son las sociedades annimas, de economa mixta u otra especie de compaas, con el 50 o ms por ciento de recursos pblicos. 4. Ente contable y jurdico, fondo o fideicomiso mercantil, con el 50 o ms por ciento de recursos pblico; 5. Establecimientos educativos particulares, laborales, comisariatos, corporaciones y otras que reciban subvenciones econmicas o subvenciones sociales utilizando recursos de carcter pblico; 6. Otras entidades privadas que manejan recursos pblicos, en el 50 o ms por ciento; y, 7. Otras entidades privadas que manejan recursos pblicos, en el 49 o menos por ciento. La Contralora General se regir por el catastro de entidades pblicas que sea expedido por la respectiva Secretara del Estado. Art. 7.- Informacin de las entidades de derecho privado.- El Contralor General y los auditores debidamente acreditados para el efecto, dentro de las normas antes sealadas, tendrn derecho a solicitar por escrito la informacin y documentacin requerida para efectuar su labor, exclusivamente para fines de auditora, las cuales sern manejas con absoluto profesionalismo, sigilo y reserva propios de la auditoria y con la prevencin de que el quebrantamiento de las normas de control y del Cdigo de tica por parte del personal y de los auditores de la Contralora General, podr dar lugar a la aplicacin de sanciones administrativas, responsabilidades civiles y an indicios de responsabilidad penal, segn el caso, y en concordancia con lo previsto en los incisos 3, 5 y 6 del artculo 35 y en lo dispuesto en el artculo 94 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, que co ncuerdan con el ltimo inciso del artculo 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Art. 8.- Control sobre las entidades del Sistema de Seguridad Social. - Las entidades del sistema de seguridad social pblico sern controladas por la Contralora General, con las diferentes modalidades de auditora, respecto
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principalmente del control interno, la eficiencia de las prestaciones y la legalidad de los actos y contratos. La Superintendencia de Ba ncos y Seguros controlar al sistema pblico y privado de la seguridad social y principalmente las inversiones, los clculos actuariales y la constitucin, organizacin, funcionamiento y liquidacin de las entidades depositarias del ahorro previsional. Las dos entidades de control podrn realizar convenios interinstitucionales de coordinacin y cooperacin. Art. 9.- Alcance de la auditoria para las entidades de derecho privado y la seguridad jurdica.- Para evitar el quebramiento del principio de actos firmes de control, y la presuncin de legitimidad, honestidad e inocencia, el honor de las personas, y para no afectar a la seguridad jurdica del Estado, el alcance de las rdenes de trabajo y de la planificacin de la auditora no podr afectar la validez de los informes anteriores de auditora externa o interna privados. Art. 10.- Responsabilidades de los servidores de la Contralora.- Los servidores de la Contralora General, sin excepcin, debern proceder con absoluta tica y correccin, especialmente en el ejercicio del control y en la determinacin de responsabilidades; se mantendrn actualizadas anualmente o cuando ordene el Contralor General, sus declaraciones patrimoniales de bienes; no actuarn cuando exista conflicto de intereses, ni solicitarn ventajas, nombramientos y otras decisiones semejantes por parte de la entidad controlada, no afectarn por negligencia, abuso de autoridad, insuficiencia de pruebas, afectos o desafectos, impericia en la profesin: a la oportunidad de las decisiones, la agilidad y eficiencia de los servicios pblicos y de las obras pblicas, al honor de las personas naturales y al prestigio de las personas jurdicas, al desarrollo del sector productivo privado y a la administracin de la justicia. El Cdigo de tica de los servidores de la Contralora, y el comportamiento personal e institucional de stos, en razn de la defensa que deben hacer respecto de la moralidad en el manejo de los recursos pblicos por medio del ejercicio del control, deber ser celosamente cumplido y su quebrantamiento dar lugar a la determinacin de responsabilidades administrativas, civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, segn el caso. No podrn permanecer en sus puestos ni se podr designar ni contratar a personas cuya conducta tica conocida en forma pblica y notoria, o evidenciada por la presentacin de pruebas, demuestre que su permanencia o incorporacin a la Contralora General originara presunciones de que la actividad oficial de ellas es incompatible con lo dispuesto en el inciso anterior de este artculo. Las exigencias de idoneidad personal y profesional para los servidores de la Contralora, que constan en la Carta Poltica, en la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, en el Cdigo de tica de los servidores de la Contralora General y en el presente reglamento sern severamente cumplidos particularmente en los casos de delegacin y procuracin previstos en la mencionada Ley.
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CAPITULO II OBJETO, AMBITO Y REGIMEN DE CONTROL PARA LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO Art. 11.- Objeto y mbito.- El control mediante la auditora se aplicar a todas las instituciones del Estado sealadas en el artculo 118 de la Constitucin Poltica de la Repblica; con inclusin de los bancos y de las entidades financieras pblicas. Estas ltimas sern controladas por la Contralora General: directamente; por medio de empresas privadas de auditora; en el sitio (in situ); a travs del anlisis de los estados financieros e informes gerenciales (extra situ); o en coordinacin con la Superintendencia de Banco s y Seguros. Art. 12.- El control interno.- La respectiva entidad y organismo del sector pblico que controla la Contralora sern responsables de instalar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Se aplicarn los componentes del control interno que incluirn el ambiente de control, la evaluacin de los riesgos de control, las actividades de control, el sistema de informacin y comunicacin y las actividades de monitoreo y supervisin del control interno. Igualmente se aplicarn las normas tcnicas de control interno especficas para la contabilidad, el presupuesto, la tesorera, la gestin de bienes, la deuda pblica, el recurso humano, el procesamiento automtico de datos, las inversiones en proyectos y programas y el mejoramiento continuo de la organizacin institucional. Art. 13.- Las pruebas de auditora.- El desarrollo y el fortalecimiento del control interno servirn para que la Contralora General, de acuerdo con las circunstancias, profundice las pruebas de auditora. Art. 14.- Actividades para la evaluacin. - La evaluacin de la actividad administrativa se referir al proceso administrativo que comprende principalmente a: planificacin, organizacin, coordinacin y control, a la macro y micro organizacin y a las modernas herramientas de gestin. La actividad financiera ser evaluada en los procesos del ciclo presupuestario, tesorera, contabilidad, costos, ingresos, egresos y complementariamente respecto de las materias conexas de gestin de personal y gestin de bienes. El examen de la actividad operativa se referir a lo que es la razn de ser y la finalidad misma de la entidad, el logro de sus objetivos y metas y los resultados alcanzados. El examen y evaluacin de la gestin ambiental se aplicar a la eficiencia en el desempeo de las unidades ambientales, los impactos ambientales, las medidas de mitigacin, seguridad y contingencia, autorizaciones y licencias ambientales, entre otros. En seguridad industrial se evaluar la capacitacin del personal para enfrentar riesgos, la infraestructura fsica existente, as como el equipamiento contra incendios, emergencias, desastres y dotacin de elementos
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de proteccin personal contra qumicos, radiacin, etc. Art. 15.- Indicadores de gestin. - Cada entidad del sector pblico deber preparar sus indicadores de gestin de acuerdo a su misin y visin conforme las herramientas de planificacin desarrolladas como parte del proceso administrativo. La elaboracin de los indicadores de gestin se sustentar en la informacin que guarde relacin con el cumplimiento de los objetivos y las metas. Los indicadores de desempeo permitirn medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores pblicos, en niveles de eficiencia, efectividad, economa e impacto en la comunidad, de acuerdo con la misin y visin y los objetivos y estrategias institucionales. Art. 16.- Aplicacin del control interno.- El manual de procesos y procedimientos que emitirn las entidades establecer las funciones incompatibles, la distincin entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mnimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el depsito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad emitir, codificar y actualizar su reglamento orgnico funcional, que ser publicado en el Registro Oficial. Art. 17.- Tiempos de control Control Previo: Constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentacin que respalde cada una de las actividades y la actuacin de los servidores que participen en ellas. Para cumplir con el control previo no se crearn unidades especficas, esta actividad est implcita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso. El control continuo.- La Contralora, para hacer ms eficaz el control externo, y cuando las circunstancias lo ameriten, ejercer el control continuo, que incluir el control previo, concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del artculo 31 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. El control continuo, por ningn concepto constituir participacin o autorizacin de actos administrativos, los cuales sern de responsabilidad de la institucin o entidad sujeta a examen. Control posterior: Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de Auditora interna realizar la evaluacin de la gestin institucional en forma posterior a las actividades sealadas en el artculo 10 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.
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El Auditor Interno no dictaminar estados financieros, pero podr realizar evaluaciones al sistema financiero, proceso y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es funcin exclusiva de la Contralora General del Estado, directamente o por medio de compaas privadas de auditora contratadas para ese fin. Art. 18.- Verificacin Preliminar.- Es el proceso de recopilacin de informacin y verificacin de hechos o denuncias, realizadas por el auditor quien presentar un informe que contendr su opinin respecto a s amerita o no la ejecucin de una accin de control. De considerarse que es pertinente la realizacin de una accin de control, incluir el alcance, el personal requerido, el tiempo estimado de ejecucin y la oportunidad de su inicio. El Contralor o el funcionario delegado, sobre la base del indicado informe dispondr la prctica de la accin de control que considere pertinente, a travs de la respectiva orden de trabajo. Art. 19.- Mantenimiento del Sistema Contable.- El Sistema Contable co mprender el proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias expresadas en trminos financieros desde su entrada original en los registros de contabilidad hasta el informe sobre ellas y su interpretacin, sistema que comprende, adems, los documentos, registros y archivos de las transacciones en atencin a las disposiciones que rigen sobre la materia. Sus Objetivos: Posibilitar la entrega oportuna de la informacin financiera que permita adoptar decisiones; disponer de registros contables que faciliten el control de los recursos establecidos en el artculo 3 de la Ley; obtener la elaboracin oportuna de los estados financieros que presenten los resultados de sus operaciones, su situacin financiera y los flujos del efectivo; determinar oportunamente las desviaciones significativas en relacin con la ejecucin presupuestaria. Sus Requisitos son: Mantener conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, polticas y normas internacionales y nacionales de contabilidad; asignar el personal idneo; establecer procedimientos adecuados de contabilidad; mantener documentos y registros suficientes que respalden las operaciones financieras; elaborar y presentar los estados financieros oportunos y otros documentos de informacin, de modo oportuno, til, adecuado y confiable. Art. 20.- Notificacin Inicial.- A base de la orden de trabajo emitida, el Director de cada unidad de control segn el mbito, comunicar el inicio del examen en forma expresa a la mxima autoridad de la entidad a examinar, o a quien haga sus veces, sealando el perodo, cuentas o reas sujetas a examen, objetivos del examen o auditora, el tipo de examen y la conformacin del equipo de trabajo, con el propsito de solicitar la colaboracin y determinar la oportunidad de iniciar la actividad de control ordenada. A los dignatarios, funcionarios, servidores y dems personas vinculadas con el
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examen se solicitar que fijen domicilio para futuras notificaciones y ejerzan su derecho a la defensa por s o por un representante con autorizacin escrita y proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes. Art. 21.- Formas de Notificacin del inicio del examen. a. Mediante oficio suscrito por el Jefe de Equipo se notificar el inicio del examen a los servidores que se encuentran en funciones, de cuya recepcin se dejar constancia, mediante la firma del destinatario. b. A los ex dignatarios, ex funcionarios, ex servidores y dems personas vinculadas con el examen, cuando se conozca su domicilio, sern notificados en los trminos sealados en el literal anterior. Cuando no se conozca su domicilio, o no sea localizado en el domicilio declarado, o se negaren a recibir la notificacin o se trate de herederos, del funcionario o servidor fallecido, la notificacin se har mediante una publicacin en el peridico de la capital de la provincia en donde hayan ejercido el cargo, de no haber peridico en dicha ciudad, se lo har en el de la ciudad ms cercana o en uno de los peridicos de la Capital de la Repblica. c. Las notificaciones por la prensa podrn hacerse individual o colectivamente; y contendrn los nombres y apellidos, el nmero de cdula de ciudadana y el cargo o relacin mantenida con la entidad sujeta a examen. d. En el caso de notificacin por correo certificado, se presumir legalmente que el interesado ha recibido la notificacin en el trmino de 15 das contados desde la fecha de la gua o comprobante del correo certificado. En el supuesto de notificacin por medios electrnicos se estar a lo que dispongan las normas legales sobre la materia. Art. 22.- Comunicacin de Resultados.- En el transcurso de una auditora o examen especial, los auditores gubernamentales mantendrn constante comunicacin con los servidores, ex servidores y dems personas vinculadas con la accin de control, dndoles oportunidad de presentar pruebas documentadas, as como informacin escrita relacionada con los asuntos sometidos a examen. Los resultados provisionales de cada parte del examen se darn a conocer tan pronto como se concreten, con la siguiente finalidad: a. Ofrecer la oportunidad para que se fundament ados. b. presenten justificativos debidamente

Hacer posible que los auditores gubernamentales dispongan durante el desarrollo del trabajo del campo, de toda la documentacin y evidencia relacionadas con el examen. Posibilitar que se presente informacin o evidencia adicional, en los trminos y plazos establecidos en este reglamento.

c.

d. Facilitar la implantacin de las recomendaciones que, de conformidad con el artculo 92 de la Ley, deber ser aplicadas de manera inmediata y con carcter obligatorio por parte del titular y funcionarios responsables.
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Art. 23.- Convocatoria a la Conferencia Final.- Mediante notificacin escrita, entregada en el domicilio, en el lugar de trabajo o por la prensa, se convocar a la conferencia final a los vinculados con el examen, con 48 horas de anticipacin a la realizacin de la misma, indicando el lugar, fecha, da y hora en que se efectuar. La persona notificada o quien reciba la notificacin, firmar la constancia, determinando la fecha, hora, parentesco o relacin. De la negativa a suscribir la convocatoria y de cualquier novedad, la persona encargada de la notificacin sentar la correspondiente razn, advirtiendo que se la podr hacer por la prensa; igual procedimiento se aplicar cuando se desconozca el domicilio o se deba convocar a herederos. Art. 24.- Conferencia Final.- Los resultados obtenidos hasta la conclusin del trabajo en el campo, de toda actividad de control, constarn en el respectivo borrador de informe que ser analizado en la conferencia final, por los auditores gubernamentales actuantes, los representantes de la entidad objeto del examen y todas las personas vinculadas con el mismo. De acuerdo con las circunstancias, se podr realizar una o varias conferencias finales, con una, o con un grupo de personas, para que conozcan los resultados vinculados con los perodos de actuacin, en el lugar de la entidad o en las oficinas de la Contralora General. Con el propsito de comunicar a todas las personas vinculadas con los hechos comentados y lograr la finalidad que trata el artculo 22 de este reglamento. Cualquier informacin explicativa o documentos justificativos que los asistentes o vinculados con el examen, deseen presentar, lo realizarn durante los 5 das laborables posteriores a la conferencia final y mediante comunicacin dirigida al mximo directivo de la unidad de control responsable del trmite del informe definitivo. El Contralor General o el funcionario delegado, frente a la comunicacin escrita del interesado, podrn autorizar la entrega del borrador del informe de auditora o del examen especial. Art. 25.- Participantes en la Conferencia Final.- Sern convocados y participarn en la conferencia final, las siguientes personas: a. La mxima autoridad de la entidad examinada o su delegado; b. Los servidores y ex servidores de la entidad examinada y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados con la materia objeto del examen; c. El mximo directivo de la Unidad de Auditora responsable del examen, o el funcionario que l designe; d. El supervisor asignado; e. El Jefe de Equipo de Auditora actuante;
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f. El auditor interno que ejerza la jefatura de la unidad y que fuere convocado expresamente para el efecto; g. El abogado o personal tcnico de apoyo que colabor en el trabajo; y, h. Otros funcionarios de la Contralora autorizados por el Contralor o el funcionario delegado.

Art. 26.- Direccin de la Conferencia Final.- La conferencia final estar presidida o dirigida por el Director de la unidad, por el Jefe de equipo designado o por el funcionario delegado por el Contralor General. Art. 41.- Bas e para el control.- La Contralora General realizar el control de acuerdo con las disposiciones que anteceden, dentro de los lmites establecidos y, adems, cumplir con las siguientes reglas: a. No sern aplicables las normas propias de las entidades del sector pblico sino la legislacin, normas, principios y polticas propias del sector privado y las emitidas por los organismos pblicos, y profesionales privados, responsables y competentes para regular estas materias en el pas; b. Se respetarn las normas tcnicas, los conocimientos cientficos y dems materias propias de la operacin y actividades de la sociedad mercantil, as como tambin las decisiones sobre la planificacin global, estratgica, de negocios, y administrativo financiera de las mismas; Se observarn y respetarn las normas, los procedimientos, las tcnicas, la orientacin, misin, visin, inherentes a la naturaleza empresarial y a las caractersticas propias del sector privado en general y del productivo en particular; y, Se asesorar y se formularn recomendaciones prcticas y realizables, tendientes a incrementar la productividad, optimizar el uso de los recursos y la eficiencia en su administracin, coadyuvar a la consecucin de objetivos y metas, conseguir mejores resultados de gestin y mejorar el funcionamiento y operatividad de las entidades de derecho privado sometidas a su control.

c.

d.

Art. 42.- Universo auditable.- Las labores de control se efectuarn luego de determinar el universo auditable determinado de conformidad con Normas Internacionales de Auditora (NIA), Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA), y Normas de Auditora de General Aceptacin (NAGA). La Contralora General respecto de las auditoras financieras, respetar lo dispuesto en la Ley de Compaas y particularmente en los requisitos mnimos que deben cumplir los informes de auditora externa contratados con firmas privadas. Art. 43.- Financiamiento.- Las entidades de derecho privado que pertenecen al Fondo de Solidaridad o a otras instituciones del Estado y las que por mandato de la Ley estn obligadas a entregar la transferencia del cinco por mil, conforme lo que ordena el artculo 30 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,
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calcularn la transferencia del cinco por mil sobre los ingresos reales, en la parte proporcional de la participacin accionaria del capital pblico de las empresas, con las deducciones previstas en la ley, en las que se considerar adems, igualmente en la parte proporcional, los aportes a las entidades de control, los impuestos, tasas, contribuciones, nacionales y locales, contribuciones sociales, establecidos como tales en normas legales, el quince por ciento a favor de los trabajadores, el costo de auditora externa contratada y dividendos al accionista. Art. 44.- Comunicacin de resultados, responsabilidades y efecto de las recomendaciones.- Los auditores de Contralora que acten en las entidades de derecho privado mantendrn un permanente contacto y comunicacin con los administradores, empleados y trabajadores y otras autoridades privadas para expresar sus comentarios y observaciones, cuyas conclusiones y recomendaciones sern de cumplimiento obligatorio, salvo aquellas que se enmarquen en la gestin discrecional de la administracin de la respectiva entidad. En cuanto a la determinacin de las responsabilidades administrativas y civiles culposas y los indicios de responsabilidad penal, se estar a lo dispuesto en la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y dems aplicables. Los administradores de las compaas solamente respondern por los actos u omisiones correspondientes a sus perodos de gestin. Art. 45.- Prdida de la facultad de control de la Contralora General.- La Contralora General no pierde su facultad de control en el caso de fusin o absorcin de entidades, o en el supuesto de que la administracin de la entidad de derecho privado que dispone de recursos pblicos, mediante contrato, se la entregue a terceros, sean personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras; en dichos casos, la Contralora General ejercitar el control en coordinacin con el nuevo operador. La Contralora General pierde su facultad de controlar a las entidades de derecho privado cuando la propiedad del recurso o patrimonio pblico representado en ttulos, acciones, participaciones o derechos, es transferida a personas naturales o personas jurdicas de derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en el segundo inciso del artculo 3 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. CAPITULO V ORGANISMO TECNICO SUPERIOR DE CONTROL Art. 51.- Autonoma.- La Contralora General, como persona jurdica de derecho pblico, dirigida y representada legalmente por el Contralor General, tendr la autonoma administrativa, presupuestaria y financiera consagrada en la Constitucin Poltica de la Repblica. Art. 52.- Alcance de la autonoma y financiamiento. - La Contralora General se organizar, y manejar su personal, dentro de la autonoma
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administrativa y presupuestaria que le otorgan la Constitucin y su propia Ley. En materia presupuestaria manejar sus ingresos y gastos en forma desconcentrada, resolver, en la fase de ejecucin, sobre las modificaciones de su presupuesto, y en las dems fases presupuestarias estar a lo dispuesto en la Constitucin y su propia Le y. Se financiar con la transferencia del cinco por mil establecida en la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, con los ingresos previstos en las correspondientes disposiciones legales, con los recursos de autogestin y con otros ingresos, todos los cuales sern reglamentados por el Contralor General. Las dems instituciones de la Seguridad Social del sector Pblico entidades de derecho privado que controla la Contralora General entregarn el cinco por mil con sujecin a lo que dispone el artculo 30 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y su Reglamento Especial, para lo cual se tomar como base para el clculo, el presupuesto de ingresos, deducidos los fondos de terceros, lo aportes a otras entidades de control y los impuestos. CAPITULO VI DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES Art. 54.- mbito.- Las disposiciones de este Captulo se aplican a las entidades del sector pblico conforme se establece en el captulo V de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Art. 55.- Determinacin de responsabilidades y seguimientos.- La Contralora General tendr potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y har el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus disposiciones y controles. Art. 56.- Proceso de la determinacin de responsabilidades.- De conformidad con lo dispuesto en la ley, en el proceso de determinacin de responsabilidades, se proceder de la siguiente manera: a. Para las sanciones de destitucin o de multa o de ambas a la vez ser notificado el empleado sobre la o las desviaciones detectadas; habr el plazo improrrogable de hasta 30 das, para que ejerza su defensa; la Contralora establecer su resolucin dentro del plazo de 60 das y el auditado podr acudir al Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo, dentro del trmino de 30 das contados desde el da siguiente al de la notificacin con la resolucin que hubiere desechado la impugnacin y confirmado la sancin de destitucin o de multa o de ambas a la vez, conforme lo previsto en el artculo 49 que concuerda, en cuanto a la ejecutoria de las resoluciones, con el artculo 58 y con el inciso tercero del artculo 63 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. b. La responsabilidad civil culposa una vez notificada tendr el plazo de 60
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das para impugnar la glosa; la Contralora General expedir la resolucin dentro del plazo de 180 das, conforme lo dispuesto en los artculos 53 numeral 1 y 56 de la Ley de la Contralora General; se podr proponer el recurso de revisin dentro del plazo de 60 das; la Contralora General en el plazo de 30 das resolver el otorgamiento o negativa del recurso, y en el supuesto de ser calificado favorablemente dicho recurso y con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, la Contralora General dictar su fallo dentro del plazo de 60 das confirmando o revocando la resolucin original, objeto del recurso. Tambin habr derecho a la accin contencioso administrativa, dentro del trmino de 60 das de haberse fallado dicho recurso de revisin y por tanto, una vez ago tada totalmente la fase administrativa, conforme lo dispuesto en el artculo 70 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. El recurso de revisin no constituye requisito previo para impugnar la resolucin de la Contralora que haya confirmado total o parcialmente la glosa. c. En el caso de rdenes de reintegro, y conforme lo dispuesto en el artculo 53 numeral 2 de la Ley de la Contralora y una vez notificada la orden de reintegro al implicado, ste tendr el plazo improrrogable de 90 das para cumplir con la orden de reintegro o para pedir la reconsideracin de dicha orden de reintegro. La Contralora General resolver la peticin de reconsideracin en el plazo de 30 das contados a partir de la recepcin de la misma y su resolucin ser definitiva en la fase administrativa, pero podr impugnarse en la va contencioso administrativa. d. Los indicios de responsabilidad penal se tramitarn conforme lo dispuesto en los artculos 65 al 68 y artculo 73 de la Ley de la Contralora. Para asegurar el resarcimiento de los daos y perjuicios dispuestos por los tribunales o jueces de lo Penal, la Contralora General del Estado requerir a las judicaturas competentes que remitan copia certificada de las sentencias y liquidaciones respectivas y vigilar que tales pronunciamientos se ejecuten de manera efectiva.

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REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PBLICO

CAPITULO I DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOS Art. 1.- mbito de aplicacin.- Este reglamento se aplicar para la gestin de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector pblico comprendidos en el Art. 118 de la Constitucin Poltica de la Repblica, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos pblicos en los trminos previstos en al artculo 211 de la Constitucin Poltica y 4 reformado de la Ley Orgnica de la Contralora, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estn en el sector pblico bajo custodia o manejo. Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores pblicos, sean estos: dignatarios elegidos por votacin popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector pblico y para las personas naturales o personas jurdicas de derecho privado, de conformidad a lo sealado en la Ley Orgnica de la Contralora, en lo que fuere aplicable. Por tanto, no habr persona alguna que por razn de su cargo, funcin o jerarqua est exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligacin de la mxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservacin y cuidado de los bienes pblicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier ttulo: depsito, custodia, prstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las dems disposiciones que dicte la Contralora General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrar un Custodio - Guardalmacn de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institucin, que ser responsable de su recepcin, registro y custodia. La conservacin, buen uso y mantenimiento de los bienes, ser de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeo de sus funciones y labores oficiales. Para la correcta aplicacin de este artculo, cada institucin emitir las disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan: a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su destinacin y uso; b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
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c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeo de sus funciones, mediante la suscripcin de la recepcin a travs del formulario diseado para el efecto. El dao, prdida o destruccin del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparacin por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la afectacin al bien. El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener informacin sobre los bienes y mantener un inventario actualizado de stos; adems es su obligacin formular y mantener actualizada una hoja de vida til de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constar su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja. En el registro de la vida til del bien se anotar su ingreso, y toda la informacin pertinente, como daos, reparaciones, ubicacin y su egreso. El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, entregar copia de la parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de seccin o unidad, en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; adems entregar a cada usuario, custodio directo, copia de las caractersticas y condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a su cargo. CAPITULO II DE LOS BIENES Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevar el registro contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economa y Finanzas. Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector pblico slo se emplearn para los fines propios del servicio pblico. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines polticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extraas al servicio pblico. CAPITULO III DE LAS ADQUISICIONES Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisicin de cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolucin de la ms alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado para este fin, con sujecin a las disposiciones legales pertinentes.
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Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector pblico emitirn su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones de bienes constarn en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la cuanta es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de ofertas y estarn debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en los cuales se evidencie su proceso, la decisin de la mxima autoridad o su delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros comparativos con la recomendacin pertinente e informes tcnicos sobre caractersticas y especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de los comits de adquisicin. El proceso de la adquisicin de bienes efectuado por concursos pblicos o licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Codificacin de la Ley de Contratacin Pblica, su Reglamento y ms disposiciones administrativas internas de cada entidad u organismo. La transferencia de inmuebles se la realizar a travs de escritura pblica. Para la adquisicin de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros utilizables en materia hidrocarburfera o similares, se dar cumplimiento a las normas legales y reglamentarias especficas para dichas materias. En el caso de daos o desperfectos en las naves de la Fuerza Pblica o de sus entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones que sirvan para su reparacin y normal funcionamiento, podrn hacerse sin contrato escrito cuando la cuanta sea inferior al valor del 25% aplicado sobre el monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las normas legales especficas de la entidad u organismo de que se trate y con estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contralora General, relativas a dejar pistas de auditora que faciliten el ejercicio del control. Otras entidades y organismos del sector pblico que se encuentren en el caso antes citado, podrn acogerse a lo sealado en el inciso anterior, en casos excepcionales calificados as por la mxima autoridad que, para el efecto, requerir el informe previo justificativo del servidor pblico encargado de la adquisicin de bienes. Cuando se deban importar los bienes se cumplirn las normas jurdicas y se seguirn los procedimientos, que estn vigentes sobre la materia. Art. 8.- Garantas.- Los contratos se sujetarn, en cuanto a las garantas, a lo que se seale en la ley. Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes debern ser previamente garantizados en la cuanta y con la modalidad que determine la ley. Cuando se trate de la importacin de bienes con financiamiento proveniente de organismos internacionales pblicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren
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suscrito convenios con el Estado, las garantas por anticipos se regularn por lo que disponga la ley o los convenios y tratados internacionales. Al menos con quince das de anticipacin a su vencimiento, el contratista deber renovar las garantas que hubiere presentado, de lo contrario la entidad u organismo la har efectiva sin otro requisito. Los funcionarios de la entidad que conserven las garantas, sern los responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a efectivizarlas en caso de falta de renovacin. Art. 9.- Control previo y dictmenes.- El avalo de los bienes muebles, la apreciacin de su calidad, las condiciones generales y especiales de la negociacin, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisicin y dems pormenores, sern materia de aprobacin y pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u organismo. Adems, cuando conforme a la ley, se requiera informes o dictmenes previos, la mxima autoridad de la entidad u organismo los solicitar con anterioridad a la celebracin del respectivo contrato. Art. 10.- Inspeccin y recepcin.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el servidor pblico, Guardalmacn de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejar constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben. Adquirido el bien el Guardalmacn de Bienes, har el ingreso correspondiente y abrir la hoja de vida til o historia del mismo, en la que se registrarn todos sus datos; y en los casos pertinentes, informacin adicional sobre su ubicacin y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre. Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se las comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrn ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales. Art. 11.- Uso y conservacin de bienes.- Una vez adquirido el bien el Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicacin al Jefe de la unidad a la cual se destina el bien lo entregar al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepcin, quien velar por la buena conservacin de los muebles y bienes confiados a su guarda, administracin o utilizacin, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al ao, en el ltimo trimestre, proceder a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la informacin correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicacin, estado de conservacin y cualquier afectacin que sufra, cruzar esta informacin con la que aparezca en las hojas de vida til o historial de los bienes y presentar un informe sucinto a la mxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada ao. El incumplimiento de
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esta obligacin ser sancionado por la mxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificacin de la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, pero se podr otorgar un plazo mximo de treinta das para que cumpla con esa obligacin. De igual manera en la Fuerza Pblica se dar aplicacin a lo dispuesto en este artculo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirn las disposiciones administrativas correspondientes, las cuales debern contar con la aprobacin previa del Contralor General del Estado. CAPITULO IV DEL EGRESO DE BIENES Art. 13.- Inspeccin previa.- El Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, en concordancia con el artculo anterior, informar por escrito a la mxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designar a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspeccin de los mismos. Si del informe de inspeccin apareciere que los bienes todava son necesarios en la entidad u organismo, concluir el trmite y se archivar el expediente. Caso contrario se proceder de conformidad con las normas que constan en los siguientes artculos de este captulo. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observar lo preceptuado en la Codificacin de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. SECCION I ENAJENACION MEDIANTE REMATE Art. 14.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artculo anterior se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematar, previa resolucin de la ms alta autoridad de la institucin o su delegado. Las entidades y empresas del sector pblico que tengan personera jurdica, patrimonio propio y administracin autnoma podrn vender directamente, sin necesidad de proceder a remate sus aeronaves, naves, buques, aparejos y otros bienes de similares caractersticas o que estn sujetos, por su naturaleza, a condiciones particulares de comercializacin, para lo cual la mxima autoridad de la entidad solicitar previamente un informe tcnico en el que se determine si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operacin y mantenimiento resultan antieconmicos para la entidad, y se justifique plenamente que el proceso de remate resultara inconveniente.
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Si las empresas o entidades fueren adscritas o dependientes de las Fuerzas Armadas, requerirn, adems, para la venta, la autorizacin del Ministro de Defensa Nacional. El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Comandancias de Fuerza, previa autorizacin del Ministro de Defensa Nacional, podrn tambin vender directamente, sin necesidad de proceder a remate, sus aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material blico obsoleto o fuera de uso. Los bienes de las Fuerzas Armadas que se vendieren directamente, no podrn ser utilizados en actividades que atenten a la seguridad del Estado o al prestigio de la institucin Armada; ni tampoco podrn salir del pas. Sin embargo y bajo la responsabilidad del Ministro de Defensa los bienes pueden salir del pas, si son adquiridos por el propio fabricante o por algn Gobierno extranjero; actos que deben ser autorizados mediante decreto ejecutivo por el Presidente de la Repblica. Art. 15.- Emblemas y logotipos.- Antes de la entrega - recepcin de los bienes, que se transfieren a cualquier ttulo, debern ser borrados los logotipos, insignias y ms distintivos, as como retiradas las placas, y canceladas las matrculas oficiales. La baja de tales bienes, se efectuar una vez que se haya comunicado a la Contralora General del Estado, para fines de control y auditora sobre el detalle de tal enajenacin y se haya dado cumplimiento a lo dispuesto en el inciso anterior. Art. 16.- Junta de Remates.- Para el remate de bienes muebles e inmuebles, cada entidad u organismo conformar una Junta de Remates que estar integrada por la mxima autoridad o su delegado quien lo presidir, el Jefe Financiero o quien haga sus veces y un abogado de la entidad u organismo, en caso de haberlo; a falta de abogado integrar la Junta el Jefe Administrativo. Actuar como Secretario de la Junta el abogado o el Jefe Administrativo de la entidad u organismo, segn los casos. Art. 17.- Formas de remate.- El remate de bienes muebles podr efectuarse al martillo, con la concurrencia de la mxima autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador pblico ser uno de los designados por las cortes superiores. A juicio de la mxima autoridad podr realizarse el remate de bienes muebles mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, previa decisin por escrito de la mxima autoridad. Art. 18.- Los avalos.- El avalo de los bienes muebles se har por peritos designados por la mxima autoridad, quienes considerarn el valor comercial actual, el precio de adquisicin, el estado actual, el valor de bienes similares en el mercado y, en general, todos los elementos que ilustren su criterio en cada caso. El avalo de los bienes inmuebles lo realizar la Direccin Nacional de Avalos y Catastros, para lo cual se tomar en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los bienes que vayan a incluirse en la enajenacin con sus valores comerciales.
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Art. 19.- Sealamiento para remate.- La Junta de Remates, sealar el lugar, da y hora en que deba realizarse la diligencia de remate. La fecha del remate ser ocho das despus del ltimo aviso. Art. 20.- Avisos y carteles.- El sealamiento del lugar, da y hora para el remate se realizar mediante tres avisos que se publicarn en uno de los peridicos de mayor circulacin en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y, adems, en carteles que se ubicarn en los lugares ms frecuentados que seale la Junta de Remates. La publicacin de los avisos por la prensa podrn ser a da seguido o mediando entre una y otra el nmero de das que seale la Junta. Los avisos y carteles contendrn: a) El lugar, da y hora del remate; b) La descripcin completa de los bienes; c) El valor base del remate; d) El lugar, das y horas en que puedan ser conocidos; y, e) La indicacin de que el remate se lo realizar al martillo o en sobre cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento. Art. 21.- Base del remate.- En el primer sealamiento, la base del remate ser el valor del avalo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho avalo. La Junta en el segundo sealamiento, proceder de acuerdo con los artculos 19 y 20 de este reglamento. Art. 22.- Participantes en el remate.- Podrn intervenir en el remate las personas capaces para contratar, personalmente o en representacin de otras. No podrn intervenir por s ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores pblicos de la institucin u organismo pblico que efectuare el remate, ni su cnyuge o conviviente en unin libre, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparndose inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unin libre. CAPITULO V DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO Art. 57.- Concepto.- Traspaso es el cambio de asignacin de un bien mueble o inmueble que se hubiere vuelto innecesario o intil para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurdica, que lo requiera para el cumplimiento de sus fines, como en el caso de los ministerios de Estado o sus dependencias. Cuando intervengan dos personas jurdicas distintas no habr traspaso sino donacin y, en este evento, existir transferencia de dominio que se sujetar a las normas especiales de la donacin.
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Art. 58.- Traspaso a tiempo fijo.- Podr efectuarse el traspaso a perpetuidad o a plazo o tiempo fijo, en este caso ser no menor de un ao ni mayor de cinco. Cuando el traspaso fuere a tiempo fijo su duracin podr ampliarse al cabo de los cinco primeros aos, si las circunstancias que lo motivaron no hubieren variado. Sin embargo, si no hubiere notificacin con noventa das de anticipacin al vencimiento del plazo, de cualquiera de las partes, el traspaso se entender renovado en los mismos trminos. Podr tambin transformarse un traspaso a tiempo fijo, en uno a perpetuidad. Art. 59.- Acuerdo.- Las mximas autoridades de las entidades u organismos que intervengan, autorizarn la celebracin del traspaso, mediante acuerdo que dictarn conjuntamente. En lo dems se estar a lo dispuesto en los artculos 55 y 56 de este reglamento. Art. 60.- Extincin, fusin y adscripcin.- En los casos de extincin, fusin, adscripcin u otros similares de una entidad u organismo, el acuerdo al que se refiere el artculo anterior y el acta que se levante, sern suscritos por las mximas autoridades y por los servidores encargados de los bienes, salvo lo que se disponga en las leyes respectivas. Art. 61.- Responsabilidades.- Las responsabilidades a que hubiere lugar respecto de la conservacin de los bienes, cesar slo cuando el traspaso correspondiente se hubiere concluido y los saldos a cargo de los servidores respectivos, guardalmacenes de bienes o quien haga sus veces, jefes de unidades administrativas y usuarios de los bienes, se encuentren cancelados.

CAPITULO VIII DE LAS BAJAS Art. 79.- Procedencia.- Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilizacin conforme el Art. 13 de este reglamento, y en el caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en forma gratuita, se proceder a su destruccin de acuerdo con las normas ambientales vigentes. En forma previa a la destruccin de los bienes, se proceder a su desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha destruccin sern depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para el efecto, en cada jurisdiccin. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural, se observar lo preceptuado en la Codificacin de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. Art. 80.- Procedimiento.- La ms alta autoridad, previo informe del Jefe Financiero, ordenar que se proceda a la destruccin de los bienes, con intervencin
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del Jefe Financiero, delegado de la auditora interna, que actuar solo como observador, del Guardalmacn de Bienes y del servidor que realiz la inspeccin ordenada en el artculo 13, quienes dejarn constancia en una acta del cumplimiento de esta diligencia, la cual ser entregada al Guardalmacn de Bienes o quien haga sus veces, para los fines consiguientes. La orden de destruccin de los bienes muebles ser dada por escrito al Jefe Financiero y al servidor que realiz la inspeccin y notificada al Guardalmacn de Bienes encargado de aquellos. En la orden se har constar un detalle pormenorizado de los bienes que sern destruidos y el lugar y la fecha en que debe cumplirse la diligencia. Art. 81.- Obras de beneficencia.- En el caso de bienes inservibles para la institucin, estos sern dados en donacin a entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de inters de la institucin pblica propietaria de los mismos. SECCION II DE LA BAJA DE SEMOVIENTES Art. 84.- Baja de semovientes.- Para dar de baja semovientes, deber preceder orden escrita de la ms alta autoridad de la institucin y una vez que se compruebe documentadamente la muerte o prdida del animal o su mal estado de salud por el que se haga necesario su sacrificio. Los documentos anteriores sern estudiados por el Jefe Financiero, quien presentar un informe que servir de base para la resolucin, la cual contendr antecedentes del asunto, referencia y cita de los documentos justificativos e informes emitidos. SECCION IV DE LA BAJA POR HURTO O ROBO Art. 86.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado de la custodia de ellos comunicar inmediatamente por escrito este hecho al Guardalmacn de Bienes o a quien haga sus veces, al Jefe inmediato y a la mxima autoridad de la institucin con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos das hbiles siguientes al del conocimiento del hecho. La mxima autoridad de inmediato formular la denuncia de la sustraccin, acompaando los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustrados y dispondr al abogado de la entidad para que asuma el trmite correspondiente ante el Agente Fiscal competente; el abogado ser el responsable hasta la conclusin del proceso de acuerdo a las formalidades establecidas en el Cdigo de Procedimiento Penal; el Guardalmacn de bienes y el servidor usuario del bien, a peticin del abogado, facilitarn y entregarn la informacin necesaria para los trmites legales.
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En caso de que la entidad no cuente con un abogado, acudir a la entidad a la que est adscrita para que consiga la participacin del abogado institucional en el trmite de la denuncia y en el proceso en general. La baja del bien se realizar con posterioridad a la reposicin. SECCION V DE LA BAJA DE TITULOS DE CREDITO Y DE ESPECIES Art. 93.- Procedencia.- Cuando se hubiere declarado la prescripcin de obligaciones a favor de un organismo o entidad del sector pblico con arreglo a las disposiciones legales vigentes, as como en todos los casos en que la ley faculta la baja de los ttulos de crdito que contiene dichas obligaciones, la autoridad competente del organismo o entidad acreedora ordenar dicha baja. En la resolucin correspondiente se har constar el nmero, serie, valor, nombre del deudor, fecha y concepto de la emisin de los ttulos y ms particulares que fueren del caso, as como el nmero y fecha de la resolucin por la que la autoridad competente hubiere declarado la prescripcin de las obligaciones, o el motivo por el cual se declare a las obligaciones como incobrables. Art. 94.- Baja de especies.- En caso de existir especies valoradas mantenidas fuera de uso por ms de dos aos en las bodegas, o que las mismas hubieren sufrido cambios en su valor, concepto, lugar; deterioro, errores de imprenta u otros cambios que de alguna manera modifiquen su naturaleza o valor, el servidor a cuyo cargo se encuentren elaborar un inventario detallado y valorado de tales especies y lo remitir a la mxima autoridad, para solicitar su baja. La mxima autoridad de conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas de la entidad u organismo, dispondr por escrito se proceda a la baja y destruccin de las especies valoradas; en tal documento se har constar lugar, fecha y hora en que deba cumplirse la diligencia. En el caso de que el volumen de papel dado de baja como especie valorada sea considerable, se tomar en cuenta lo prescrito en el Reglamento de Papel Reciclable - Seguro Estudiantil, publicado en el Registro Oficial No. 360 de 17 de enero de 1994.

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