www.materialconcursos.com.

br

Funes Administrativas
Planejamento, Organizao, Direo, Coordenao e Controle.
De uma forma geral identificam-se quatro funes administrativas: PLANEJAMENTO, ORGANIZAO, DIREO e CONTROLE. Certos autores discutem se a funo de ORGANIZAO que, embora no seja menos importante em relao s outras, no poderia ser considerada como parte da funo de PLANEJAMENTO, desde que o resultado de seu trabalho plano permanente da Organizao, na forma de organogramas, definies de relaes hierrquicas e funcionais, descries de cargos e funes etc. atravs da funo de ORGANIZAO que se estabelece a diviso e subdiviso do trabalho. Isto se materializa no Organograma e descries de Funes das diversas unidades orgnicas do SISTEMA-EMPRESA. Em toda e qualquer organizao humana, so desempenhadas funes tcnicas e administrativas. O subsistema administrativo, ou gerencial atua sobre o subsistema tcnico, ou operacional, visando a melhor combinao dos recursos disponveis, na busca por resultados. O Subsitema Gerencial As funes administrativas esto relacionadas com o subsistema de Gerncia das. Organizaes, tambm denominado subsistema gerencial. Basicamente esse subsistema tem como objetivo conseguir a cooperao permanente das pessoas, nas diversas reas de especializao, para alcanar os objetivos organizacionais. Ao contrrio das funes tcnicas, que so diferentes conforme as particularidades de cada empresa, as funes administrativas se aplicam sem exceo a qualquer tipo de organizao. Na definio das funes administrativas, identifica-se inicialmente a de Planejamento que por definio, precede a ao. De fato, no princpio de grande parte das aes humanas, individuais ou coletivas, est algum tipo de planejamento. O planejamento pode ser sistemtico ou assis temtico, externalizado ou internalizado e a curto, mdio ou longo prazo. Planejamento sistemtico aquele que se realiza atravs de tcnicas apropriadas e em prazos regulares. Ele externalizado quando participam de sua elaborao as pessoas envolvidas no processo e seu prazo dependem do horizonte de tempo que a organizao pretende ter algum tipo de

www.materialconcursos.com.br

controle. Em seguida, identifica-se a funo de Organizao, que decorre de algum tipo de Planejamento. De fato, ao se planejar uma ao atravs de uma coletividade de pessoas, cooperando de forma permanente, define-se tambm a forma como as pessoas estaro agrupadas e a forma como iro trabalhar. A forma de organizar depende em grande parte dos pressupostos que o organizador tem sobre o comportamento das pessoas, sua capacidade de se envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivao etc. Definidos o plano e a estrutura, vem a funo de Direo, ou seja: fazer com que a coisa se faa. a funo que conduz a ao. Finalmente, identifica-se a funo de Controle, que tem como objetivo garantir que o trabalho executado corresponda ao que foi planejado.

Planejamento
Dentro desta funo, totalmente voltada para o futuro ter-se algum tipo de controle sobre o futuro, colocam-se atividades como a elaborao de previses, fixao de objetivos, programao, ornamentao e a definio de polticas e procedimentos.

Organizao
Dentro desta funo, esto as atividades de definio da estrutura: unidades orgnicas a serem criadas, para desempenhar as diversas finalidades; a definio das responsabilidades a serem atribudas a cada uma dessas unidades; as relaes hierrquicas e funcionais entre as mesmas.

Direo
Esta funo engloba atividades como a tomada de deciso, a comunicao com os subordinados, superiores e pares, a obteno, motivao e desenvolvimento de pessoal.

Controle
Como as organizaes no operam na base da improvisao e nem ao acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Elas requerem considervel esforo de controle em suas vrias operaes e atividades. O controle constitui a ltima das funes administrativas, vindo depois do planejamento, da organizao e da direo. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcanados adequadamente.

www.materialconcursos.com.br

A funo administrativa de controle est relacionada com a maneira pela quais os objetivos devem ser alcanados atravs da atividade das pessoas que compem a organizao. O planejamento serve para definir os objetivos, traar as estratgias para alcan-los e estabelecer o plano de ao. A organizao serve para estruturar as pessoas e recursos de maneira a se trabalhar de forma organizada e racional. A direo mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira possvel. Por fim, o controle serve para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo. A pergunta que geralmente se faz dentro de uma organizao : como estamos indo? Em que ponto estamos agora? A pergunta vlida, pois os resultados nem sempre ocorrem de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Torna-se necessria uma funo administrativa que possa monitorar acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organizao esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcanando os objetivos propostos. O controle algo universal: todas as atividades humanas quaisquer que sejam sempre fazem uso do controle, consciente ou inconscientemente. Quando uma pessoa dirige o automvel, dana ou escreve uma carta, ela compara continuamente a direo, o ritmo ou o significado; e se a atividade de dirigir o carro, danar ou escrever a carta no estiver de acordo com seus planos, ela efetua as devidas correes. O controle consiste basicamente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. A essncia do controle reside em verificar se a atividade controlada est ou no alcanando os resultados desejados. Quando se fala em resultado, pressupe-se que eles sejam conhecidos e previstos. Isso significa que o conceito de controle no pode existir sem o conceito de planejamento. Alis, os controles requerem planos. Na verdade, o controle o outro lado da moeda do planejamento. O controle verifica se a execuo est de acordo com o que foi planejado: quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, tanto mais fcil ser o controle. Quanto mais complexo o planejamento e quanto maior for o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo ser o controle. Quase todos os sistemas de planejamento trazem em seu bojo o seu prprio sistema de controle. Atravs da funo de controle, o administrador assegura que a organizao e seus planos estejam na sua trilha certa. O desempenho de uma organizao e das pessoas que a compem depende da maneira como cada indivduo e cada unidade organizacional desempenham seu papel e se movem para alcanar os objetivos e metas comuns. O controle o processo

www.materialconcursos.com.br

Planejamento Organizao Controle Definir os padres de desempenho. Monitorar o desempenho. Comparar o desempenho com os padres estabelecidos. Direo pelo qual so fornecidas as informaes e retroao para manter as funes dentro de suas respectivas trilhas. a atividade integrada e monitorada que aumenta a probabilidade de que os resultados planejados sejam atingidos da melhor maneira. 1. Conceito de controle A palavra controle pode assumir vrios e diferentes significados. Quando se fala em controle, pensa-se em significados como frear, cercear, regular, conferir ou verificar, exercer autoridade sobre algum, comparar com um padro ou critrio. No fundo, todas essas conotaes constituem meiasverdades a respeito do que seja o controle. Contudo, sob um ponto de vista mais amplo, os trs significados mais comuns de controle so: * Controle como funo restritiva e coercitiva: utilizado para coibir ou restringir certos tipos de desvios indesejveis ou de comportamentos no aceitos pela comunidade. Nesse sentido, o controle assume um carter negativo ou restritivo, sendo muitas vezes interpretado como coero, delimitao, inibio e manipulao. o chamado controle social aplicado nas organizaes e nas sociedades para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas. * Controle como um sistema automtico de regulao: utilizado para manter automaticamente um grau constante no fluxo ou no funcionamento de um sistema. o caso do processo de controle automtico das refinarias de petrleo ou das indstrias qumicas de processamento contnuo e automtico. O mecanismo de controle detecta possveis desvios ou irregularidades e proporciona automaticamente a regulao necessria para voltar normalidade. o chamado controle ciberntico que inteiramente auto-suficiente na monitorao do desempenho e na correo dos possveis desvios. Quando algo est sob controle, significa que est dentro do normal ou da expectativa. * Controle como funo administrativa: o controle como parte do processo administrativo, como o planejamento, a organizao e a direo. Trataremos o controle sob o ponto de vista do terceiro significado, isto , como parte do processo administrativo. Assim, o controle a funo administrativa que monitora e avalia as atividades e resultados alcanados

www.materialconcursos.com.br

para assegurar que o planejamento, a organizao e a direo sejam bemsucedidos. Tal como o planejamento, a organizao e a direo, o controle uma funo administrativa que se distribui entre todos os nveis organizacionais, como indica o quadro.

Figura 2: O controle nos trs nveis de organizao

Assim, quando falamos de controle, queremos dizer que o nvel institucional efetua o controle estratgico, o nvel intermedirio faz os controles tticos, e o nvel operacional, os controles operacionais, cada qual dentro de sua rea de competncia. Os trs nveis se interligam e se entrelaam intimamente. Contudo, o processo exatamente o mesmo para todos os nveis: monitorar e avaliar incessantemente as atividades e operaes de organizao.

www.materialconcursos.com.br

O controle est presente, em maior ou menor grau, em quase todas as formas de ao organizacional. Os administradores passam bons parte de seu tempo observando, revendo e avaliando o desempenho de pessoas, unidades organizacionais, mquinas e equipamentos, produtos e servios, em todos os trs nveis organizacionais.

A finalidade do controle assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possvel aos objetivos previamente estabelecidos. A essncia do controle consiste em verificar se a atividade controlada est ou no alcanando os objetivos ou resultados desejados. Nesse sentido, o controle consiste basicamente de um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. O processo de controle quatro etapas ou fases: * Estabelecimento de objetivos ou padres de desempenho. * Avaliao ou mensurao do desempenho atual. * Comparao do desempenho atual com os objetivos ou padres estabelecidos. * Tomada de ao corretiva para corrigir possveis desvios ou anormalidades. O processo de controle se caracteriza pelo seu aspecto cclico e repetitivo. Na verdade, o controle deve ser visualizado como um processo sistmico em que cada etapa influencia e influenciada pelas demais.

www.materialconcursos.com.br

3. Estabelecimento de objetivos ou Padres O primeiro passo do processo estabelecer previamente os objetivos ou padres que se deseja alcanar ou manter. Os objetivos j foram estudados anteriormente e servem de pontos de referncia para o desempenho ou resultados de uma organizao, unidade organizacional ou atividade individual. O padro um nvel de atividade estabelecido para servir como um modelo para a avaliao do desempenho organizacional. Um padro significa um nvel de realizao ou de desempenho que se pretende tomar como referncia. Os padres funcionam como marcos que determinam se a atividade organizacional adequada ou inadequada ou como normas que proporcionam a compreenso do que se dever fazer. Os padres dependem diretamente dos objetivos e fornecem os parmetros que devero balizar o funcionamento do sistema. Os padres podem ser tangveis ou intangveis, especficos ou vagos, mas esto sempre relacionados com o resultado que se deseja alcanar. A Escola da Administrao Cientfica inaugurada por Taylor na virada do sculo XX deu exagerada nfase ao desenvolvimento de tcnicas e mtodos capazes de proporcionar padres de desempenho. O estudo de tempos e

www.materialconcursos.com.br

movimentos uma tcnica desenvolvida para determinar o tempo padro, isto , o tempo mdio que um operrio dever levar para executar uma determinada tarefa. O custo padro um outro exemplo de tcnica que fixa padres para analisar e controlar os custos organizacionais. Existem vrios tipos de padres utilizados para avaliar e controlar os diferentes recursos da organizao: * Padres de quantidade: como nmero de empregados, volume de produo, total de vendas, porcentagem de rotao de estoque, ndice de acidentes, ndice de absentesmo etc. *Padres de qualidade: como padres de qualidade de produo, ndice de manuteno de mquinas e equipamentos, qualidade dos produtos ou servios oferecidos pela organizao, assistncia tcnica, atendimento ao cliente etc. *Padres de tempo: como permanncia mdia do empregado na organizao, tempo padro de produo, tempo de processamento dos pedidos de clientes, ciclo operacional etc. * Padres de custo: como custo de estocagem de matrias-primas, custo do processamento de um pedido, custo de uma requisio de material, custo de uma ordem de servio, relao custo-benefcio de um equipamento, custos diretos e indiretos de produo etc. Os padres definem o que deve ser medido em termos de quantidade, qualidade, tempo e custos dentro de uma organizao e quais os instrumentos de medida adequados. Uma organizao pode decidir, por exemplo, que necessrio medir a qualidade de seus produtos e que a medida de boa qualidade o baixo nmero de rejeies na produo. Mas qual a porcentagem aceitvel de rejeies 1%, 5% ou 10%? realista esperar zero de rejeies? Essas perguntas so feitas dentro das organizaes e suas respostas so obtidas atravs de muita pesquisa e trabalho de melhoria constante. E cada organizao tem a sua resposta prpria.

www.materialconcursos.com.br

Figura 3. Os tipos de padres. 4. Avaliao do Desempenho a segunda etapa do processo de controle. Para se avaliar o desempenho, deve-se conhecer alo a respeito dele e do seu passado. Todo sistema de controle depende da informao imediata a respeito do desempenho, bem como da unidade de mensurao a ser utilizada. Esta deve ser expressa de maneira a facilitar uma comparao entre o desempenho e o objetivo ou padro previamente estabelecido. O propsito da avaliao do desempenho verificar se os resultados esto sendo obtidos e quais as correes necessrias a serem feitas. A mensurao pode ser tanto um motivador como uma ameaa s pessoas. Quando focalizada nas falhas e erros, a mensurao impede de ver o sucesso. As pessoas prestam ateno naquilo que mensurado. Obviamente, o sistema de mediao do desempenho deve atuar mais como

www.materialconcursos.com.br

reforo do bom desempenho, e no simplesmente como uma tentativa de correo do mau desempenho. 5. Comparao do desempenho com o objetivo padro A terceira fase do controle a comparao do desempenho com o objetivo ou padro previamente estabelecido. A comparao pode levar em conta duas situaes: Resultados: quando a comparao entre o padro e a varivel feita aps terminar a operao. A mensurao realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e apresenta o inconveniente de mostrar os acertos e falhas de uma operao j terminada, uma espcie de atestado de bito de algo que j ocorreu. o controle sobre os fins. Desempenho: quando a comparao entre o padro e a varivel feita paralelamente operao, ou seja, quando a comparao acompanha e monitora a execuo da operao. A mensurao concomitante com o processamento da operao. Embora feita paralelamente ao tempo e, portanto, atual, a mensurao realizada sobre uma operao em processamento e ainda no terminada. Corresponde a uma espcie de monitorao do desempenho, sem interferir em seu resultado ou em sua consecuo. o controle sobre os meios. O controle est relacionado diretamente com a verificao de meios e fins: se os meios esto sendo seguidos e se os fins esto sendo alcanados. Em funo disso, os mecanismos de controle so classificados em trs categorias, dependendo de sua posio no processo administrativo:

www.materialconcursos.com.br

Figura 4. As trs categorias de controle. Toda atividade ocasiona algum tipo de variao. Assim, torna-se importante determinar os limites dentro dos qual essa variao pode ser aceita como normal. Assim, as variaes que ocorrem dentro desses limites no exigem correes. Apenas as variaes que ultrapassam os limites dos padres que so denominadas erros, desvios, afastamentos ou anormalidades. O controle procura separar o que normal e o que excepcional, para que a correo se concentre nas excees. Esse aspecto lembra muito o princpio da exceo proposto por Taylor: o administrador deve preocupar-se com o que excepcional, ou seja, com aquilo que se afasta dos padres. Para que possa localizar as excees, o controle deve dispor de tcnicas que indiquem rapidamente onde se encontra o problema. A comparao do desempenho ou resultado em relao ao objetivo ou padro deve funcionar como um sensor que localiza trs possibilidades: * Conformidade ou aceitao: o resultado ou desempenho est plenamente de acordo com o padro e, portanto, aceito. * Regio de aceitao: o resultado ou desempenho apresenta um leve desvio quanto ao padro, mas dentro da regio de aceitao, ou seja, dentro da tolerncia permitida e , portanto, aceito embora a conformidade no seja total. * Rejeio ou no-aceitao: o resultado ou desempenho apresenta desvio, afastamento ou discrepncia para mais ou para menos em relao ao padro, alm da tolerncia permitida e , portanto, rejeitado e est sujeito ao corretiva. A comparao dos resultados ou do desempenho com os resultados ou desempenho planejados geralmente feita atravs de meios de apresentao, como grficos, relatrios, ndices, porcentagens, medidas e estatsticas etc. Esses meios de apresentao pressupem tcnicas disposio do controle para que este possa ter acesso ao maior volume de informaes sobre aquilo que se deseja controlar. 6. Ao corretiva O objetivo do controle manter as operaes dentro dos padres estabelecidos a fim de que os objetivos sejam alcanados da melhor maneira. Assim, as variaes, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as operaes sejam normalizadas. A ao corretiva a ao administrativa que visa manter o desempenho dentro do nvel dos padres estabelecidos. Ela visa assegurar que tudo seja feito exatamente de acordo com o que pretendia fazer.

www.materialconcursos.com.br

O controle eficaz deve indicar quando o desempenho ou resultado no esto de acordo Com os objetivos e padres estabelecidos e qual a medida corretiva a ser adotada. O objetivo do controle exatamente indicar quando, quanto, onde e como se deve executar a correo necessria, o controle visa alcanar duas finalidades principais. * Correo de folha ou erros existentes: o controle serve para detectar falhas, e apontar as medidas corretivas adequadas para san-los ou corrigilos. * Preveno de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou erros existentes, o controle aponta os meios necessrios para evit-los no futuro. As medidas corretivas so ferramentas para ajudar a melhorar o desempenho. * Determinar as variaes que ocorrem, isto , quais os resultados que esto muito acima ou muito abaixo dos padres esperados. * Comunicar a informao s pessoas que produzem os resultados. Utilizar a informao para reforar o bom desempenho e corrigir o desempenho precrio. Se os resultados excedem as expectativas, altamente desejvel comunicar o sucesso s pessoas e motiv-las a mant-lo. Se os resultados no atingem as expectativas, deve-se verificar o motivo. O objetivo do controle no punir pessoas, mas resolver os problemas dentro da organizao. Um objetivo secundrio do controle proporcionar informao peridica que possa tornar rpida a reviso dos objetivos. Na realidade, toda ao corretiva visa a eliminar algum problema. Os problemas so fatores dentro de uma organizao que constituem barreiras ou obstculos ao alcance dos objetivos organizacionais, os problemas so percebidos e localizados atravs de sintomas. Um sintoma um sinal ou evidencia de que existe algum problema.

www.materialconcursos.com.br