INTRODUCCIN A LA GERENCIA Y LAS ORGANIZACIONES:

QUINES SON LOS GERENTES?

* GERENTE: Empleado que trabaja con otras personas y a travs de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organizacin. * Su trabajo no es de relaciones personales, sino ayudar a los dems a hacer su trabajo y conseguir logros. Es decir, coordinan el trabajo de un departamento o grupo o supervisan a una sola persona. * Puede coordinar las actividades laborales de un equipo compuesto por personas de varios departamentos o, incluso, de personas que no forman parte de la organizacin, como los trabajadores eventuales o los empleados de los proveedores. * Tambin es posible que los gerentes desempeen deberes que no tienen que ver con coordinar ni integrar el trabajo de los dems. * Por lo tanto en base a lo anterior podemos decir que coordinar el trabajo de otros es lo que distingue una posicin gerencial de las dems. Sin embargo esto no significa que los gerentes puedan hacer lo que quieran, cuando quieran y como quieran.

CLASIFICACIN DE LOS GERENTES (en organizaciones de estructura tradicional):

Estas organizaciones estn esquematizadas como una pirmide en al que el nmero de empleados es mayor en la base que en el vrtice.

Directores Gerentes medios Gerentes de lnea Empleados no administrativos En estas organizaciones no es difcil identificar quines son exactamente los gerentes, aunque tengan ttulos diversos. Los gerentes se describen como gerentes de primera lnea, gerentes medios y directores: Gerentes de primera lnea: Se encuentran en el nivel administrativo inferior (gerentes del nivel inferior de la organizacin) y dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se ocupan directa o indirectamente de la produccin o la creacin de los productos de la organizacin. o Muchas veces se llaman supervisores, pero tambin jefes de turno, gerentes de distrito, jefes de departamento, jefes de oficina e incluso capataces. Gerentes medios: Comprenden todos los niveles administrativos entre la primera lnea y la direccin de la organizacin (gerentes entre la primera lnea y la direccin de la organizacin). o Dirigen el trabajo de los gerentes de primera lnea y ostentan ttulos como gerente regional, director de proyectos, gerente de planta o gerente de divisin. Directivos: Se encuentran hacia el vrtice de la organizacin. o Son responsables de tomar las decisiones que abarcan a toda la organizacin, y determinar planes y metas que ataen a la organizacin entera. o Tienen ttulos como vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, director de operaciones o presidente del consejo de administracin. o No todas las organizaciones hacen su trabajo con esta forma piramidal tradicional. Algunas son ms flexibles y su configuracin es menos rgida. Ah el trabajo lo hacen equipos de empleados en cambio permanentes que pasan de un proyecto a otro en la medida en que surja la necesidad. No es fcil decir quines son los gerentes en estas organizaciones, pero, por supuesto que alguien tiene que cumplir esas funciones; es decir, hay alguien que trabaja con las personas y a travs de ellas coordina el trabajo para conseguir las metas de la organizacin.

QU ES LA ADMINISTRACIN?
* Administracin: Consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas. Es decir, la administracin se ocupa no slo de determinar las actividades y cumplir con las metas de la organizacin (eficacia), sino tambin de hacerlo de la manera ms eficiente. * Eficiencia: Capacidad de obtener mayores resultados con la mnima inversin. Se define como hacer las cosas bien, es decir, no desperdiciar los recursos. Como los gerentes tienen recursos escasos (de personas, dinero y equipo) se preocupan por hacer las cosas bien. Por lo tanto, la eficiencia concierne a los medios para hacer las cosas. * Eficacia: Completar las actividades para conseguir las metas de la organizacin. Se define como hacer las cosas correctas, es decir, las actividades de trabajo con las que la organizacin alcanza sus objetivos. Por lo tanto, la eficacia tiene que ver con los fines, con el logro de las metas de la organizacin. * En las organizaciones exitosas, la eficiencia y la eficacia van aparejadas. La mala administracin es resultada de la ineficacia y la ineficiencia, o de que la eficacia no se consigue mediante la eficiencia.

QU HACEN LOS GERENTES?

As como no hay dos organizaciones iguales, tampoco hay dos puestos de administracin iguales, por ello no es fcil ni sencillo explicar lo que hacen los gerentes. A pesar de este hecho, los investigadores de la administracin, despus de muchos aos de estudio, crearon tres esquemas de clasificacin para describir lo que hacen los gerentes: por funciones, papeles y habilidades: * FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: De acuerdo con el esquema de las funciones, los gerentes realizan ciertas actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los dems. En la primera parte del siglo XX, el industrial francs Henri Ford propuso que todos los gerentes desempean cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. A mediados de la dcada de 1950, en un libro de texto aparecieron por primera vez, como marco terico, las funciones de planear, organizar, reunir personal, dirigir y controlar. En la actualidad, la mayor parte de los libros de texto estn organizados en cuatro funciones: planear, organizar, dirigir y controlar. o Planeacin: Funcin de la administracin en la que se definen metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades. Es decir, como la finalidad de las organizaciones es alcanzar un objetivo, alguien tiene que definirlo claramente, lo mismo que los medios para conseguirlo; la administracin es ese alguien. o Organizacin: Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones. Es decir, los gerentes tambin son responsables de disponer el trabajo para conseguir las metas de la organizacin. o Direccin: Funcin de la administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados. Los gerentes dirigen cuando cumplen con todo lo explicado anteriormente. Es decir, en todas las organizaciones hay personas y el gerente debe trabajar con ellas y a travs de ellas para alcanzar las metas de la organizacin. o Control: Funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Despus de fijar las metas (planeacin), formular los planes (planeacin), decidir el esquema estructural (organizacin) y contratar, capacitar y motivar al personal (direccin), es preciso evaluar si las cosas van como estaba previsto. Hay que comparar el desempeo real con las metas fijadas con antelacin. Si hay desviaciones significativas, es deber de la administracin retomar las riendas del desempeo. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que entendemos por la funcin de control. * Las funciones tradicionales proporcionan mtodos claros y acabados para clasificar los centenares de actividades que desempean los gerentes y las tcnicas que aplican de acuerdo con las funciones que desempean para alcanzar las metas.

* En realidad lo que haga un gerente no siempre sigue esta secuencia lgica y ordenada; pero esto no niega la importancia de las funciones bsicas de los gerentes. Cualquiera sea el orden en que se desempean las funciones, el hecho es que los gerentes planean, organizan, dirigen y controlan cuando administran. Planeacin Organizacin Direccin Control Llevan a Fijar metas, establecer estrategias y trazar planes especiales para coordinar las actividades. Alcanzar la Determinar qu Dirigir y motivar Vigilar las finalidad hay que hacer, a los actividades para cmo hay que participantes y asegurarse de que declarada de hacerlo y quin va resolver los se realizan como se la a hacerlo. conflictos. plane. organizacin.

ROLES DEL GERENTE:

* El destacado investigador de la administracin, Henry Mintzberg, estudi a los gerentes en la prctica. Mintzberg dice que la mejor manera de describir lo que hacen los gerentes es observar los roles que representan en el trabajo. De sus estudios concluy que los gerentes desempean 10 roles muy relacionados. La expresin roles del gerente se refiere a las categoras particulares del comportamiento administrativo. Los 10 roles de Mintzberg se agrupan en relaciones personales, transferencia de informacin y toma de decisiones. o Roles personales: Roles del gerente que tienen que ver con la gente (subordinados e individuos que no pertenecen a la organizacin) y otros deberes de ndole protocolaria y simblica. Los tres roles personales son figura de autoridad, lder y enlace. o Roles informativos: Roles del gerente que consisten en recibir, almacenar y difundir informacin. Los tres roles incluyen el del supervisor, el de difusor y el vocero. o Roles de decisin: Roles del gerente que giran en torno a la toma de decisiones. Los cuatro roles de decisin son: empresario, manejador de perturbaciones, distribuidor de recursos y negociador. Como los gerentes representan estos roles, Mintzberg concluy que sus actividades consisten en relacionarse con los dems, con la organizacin en s misma y con el exterior de la organizacin. Mintzberg postul tambin que las actividades del gerente en estos roles se encuentran entre la reflexin (pensar) y la accin (actuar). Cuando los gerentes estn reflexionando, piensan, ponderan y consideran. Cuando actan, hacen algo, se desempean, participan. La validez de las categoras de roles de Mintzberg se ha probado en varios estudios complementarios en diversas organizaciones y en distintos niveles de stas. En general, las pruebas respaldan la idea de que los gerentes representan roles semejantes, cualquiera que sea la organizacin o el nivel. Sin embargo el acento que ponen los gerentes en los roles cambia con su nivel en la organizacin. En concreto, los roles de difusor, figura de autoridad, negociador, enlace y vocero son ms importantes en los niveles superiores de la organizacin, en tanto que el rol de lder (segn la definicin de Mintzberg) es ms importante en los niveles inferiores que en los medios o superiores. Muchos de los roles de Mintzberg concuerdan bien con una o ms funciones tradicionales. Por ejemplo, la asignacin de recursos es parte de la planeacin, lo mismo que el rol de emprendedor, y los tres roles personales son parte de la funcin de direccin. La mayor parte de los dems papeles caben en una o ms de las cuatro funciones, pero no todos. La diferencia se explica por el hecho de que todos los gerentes hacen trabajo que no es puramente administrativo. Ejemplos de actividades Rol Descripcin identificables Interpersonal Jefe simblico; obligado a realizar Recibir a los visitantes; firmar Figura de autoridad deberes rutinarios de ndole legal documentos legales. o social. Responsable de la motivacin de Realizar prcticamente todas las los subordinados; responsable de Lder actividades que se refieren a los reunir personal, capacitarlo y subordinados. deberes relacionados. Enlace Crea y mantiene una red de Tramitar el correo; trabajar con

Supervisor

Difusor

Vocero

Empresario

Manejador de perturbaciones

Distribuidor de recursos

Negociador

contactos externos e informadores que le hacen favores y le dan informacin. Informativo Busca y recibe amplia informacin interna y externa para comprender a fondo la organizacin y el ambiente. Transmite la informacin recibida de fuera o de los subordinados a los miembros de la organizacin. Transmite informacin a gente de fuera sobre los planes de la organizacin, polticas, acciones, resultados, etc. De decisin Busca oportunidades en la organizacin y el entorno e inicia proyectos de mejora para producir cambios. Es responsable de las acciones correctivas cuando la organizacin enfrenta perturbaciones graves e inesperadas. Es responsable de la asignacin de todos los recursos de la organizacin; toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organizacin. Es responsable de representar a la organizacin en las principales negociaciones.

organismos externos; realizar otras actividades con gente de fuera.

Leer peridicos e informes; cultivar contactos personales. Celebrar juntas de informacin; llamar por telfono para difundir informacin. Celebrar juntas de directores; dar informacin a los medios de comunicacin.

Organizar la estrategia y sesiones de revisin para crear programas nuevos. Organizar la estrategia y sesiones de revisin en caso de perturbaciones y crisis. Programar; solicitar autorizaciones; realizar las actividades que conciernen al presupuesto y la programacin del trabajo de los subordinados. Participar en las negociaciones contractuales con el sindicato.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS: * El trabajo de un gerente es variado y complejo. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para desempear los deberes y actividades que caracterizan su trabajo. Qu habilidades necesita un gerente? Robert L. Katz encontr en sus investigaciones que los gerentes necesitan tres habilidades bsicas: Habilidades tcnicas: Son los conocimientos y competencia en un campo especializado, como ingeniera, cmputo, contabilidad o manufactura. o Estas habilidades son ms importantes en los niveles inferiores de la administracin, pues estos gerentes tratan directamente con los empleados que hacen el trabajo de la organizacin. Habilidades de trato personal: Consisten en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo. o Como los gerentes tratan directo con las personas, estas habilidades son cruciales. Los gerentes que las poseen son capaces de sacar lo mejor de su personal. Saben cmo comunicarse, motivar, dirigir e infundir entusiasmo y confianza. o Estas habilidades tambin son importantes en todos los niveles de la administracin. Habilidades conceptuales: Capacidad de pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas. o Con estas habilidades los gerentes contemplan la organizacin en su totalidad, comprenden relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno general. o Estas habilidades son ms importantes en los niveles administrativos superiores. * Al centro del trabajo actual, exigente y dinmico, los empleados que son invaluables para la organizacin deben estar dispuestos a actualizar constantemente sus habilidades y aceptar trabajo que no forme parte del campo especfico de su puesto. No hay duda que las habilidades seguirn siendo una manera importante de describir lo que hace un gerente.

CMO HA CAMBIADO EL TRABAJO DEL GERENTE:

* Los gerentes siempre han tenido que ocuparse de cambios que tienen lugar dentro y fuera de su organizacin. En nuestros das, cuando los gerentes de todas partes enfrentan las secuelas inacabables del 11 de septiembre y de los escndalos por actos inmorales en las corporaciones, la economa global las incertidumbres polticas y los avances tecnolgicos, el cambio es lo constante. No es probable que la mayora de los gerentes tengan que trabajar en circunstancias terribles, pero el punto es que ha cambiado la manera de administrar. Dos cambios a analizar que parecen tener un impacto significativo en el trabajo de los gerentes son: o Importancia de los clientes en el trabajo del gerente: Todas las organizaciones necesitan clientes. Sin clientes dejaran de existir. Sin embargo, durante mucho tiempo se pens que ocuparse de los clientes era responsabilidad de las personas de marketing. Que los vendedores se preocupen de los clientes- era lo que pensaban los gerentes. Pero se ha descubierto que las actitudes y conductas de los empleados tienen mucho que ver en la satisfaccin de los clientes. Los gerentes de todas partes comienzan a entender que prestar un servicio slido de calidad es esencial para el xito y la supervivencia en el ambiente competitivo actual, y que los empleados son parte importante de la ecuacin. La conclusin es evidente: deben crear una organizacin sensible a los clientes en la que los empleados sean amistosos y corteses, accesibles, informados, listos para responder a las necesidades de los clientes y dispuestos a hacer lo necesario para satisfacerlos. o Importancia de la innovacin en el trabajo del gerente: Nada ms arriesgado que innovar. Innovar significa hacer las cosas de otra manera, explorar nuevos territorios y correr riesgos. La innovacin no es slo para las organizaciones de alta tecnologa. Ejemplos de innovaciones exitosas pueden encontrarse en las organizaciones ms inesperadas. En el mundo moderno, los gerentes de las organizaciones (en todos los niveles y todas las reas) tienen que alentar a sus empleados para que estn atentos a nuevas ideas y nuevas metodologas, no slo para los productos y servicios que proporciona la organizacin, sino para todo lo que hace.

QU ES UNA ORGANIZACIN?
Los gerentes trabajan en organizaciones. * Organizacin: Asociacin deliberada de personas para cumplir determinada finalidad. Cada organizacin tiene una finalidad distinta, que se expresa normalmente como la meta o las metas que pretende alcanzar. Toda organizacin est compuesta por personas. Una persona que trabaja sola no es una organizacin y hacen falta personas para realizar el trabajo que se necesita para que la organizacin cumpla sus metas. Todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar. Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin lmites claros ni precisos de los deberes laborales y sin apegarse rigurosamente a ninguna disposicin laboral explcita; en otras palabras, puede ser una red simple de relaciones vagas. Pero tambin puede ser una estructura ms tradicional son reglas, normas y descripciones de puestos bien definidas y en la que algunos integrantes identificados como jefes tienen la autoridad sobre los dems. Pero cualquiera que sea el andamiaje de la organizacin, tiene que ser una estructura deliberada en la que se clasifiquen las relaciones laborales de los miembros. En sntesis, el trmino organizacin se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, personas o integrantes y alguna estructura deliberada (pensada para bien de la organizacin). El concepto de organizacin ha cambiado, por lo tanto, ya no es adecuado suponer que todas las organizaciones tendrn una estructura en la que se identifiquen claramente divisiones, departamentos y unidades de trabajo. De hecho es ms caracterstico de las organizaciones contemporneas el tener un esquema de trabajo flexible, equipos de trabajo, sistemas de comunicacin abierta y alianzas con proveedores. Es decir, las organizaciones modernas se vuelven ms abiertas, flexibles y sensibles a los cambios. Por qu cambian las organizaciones? Porque el mundo ha cambiado y lo seguir haciendo. Cambios sociales, econmicos, polticos, mundiales y tecnolgicos han creado un ambiente en el que las organizaciones exitosas (las que alcanzan sus metas una y otra vez) deben adoptar maneras nuevas de hacer el trabajo. Por ltimo, es importante aclarar que: Aunque el concepto de organizacin cambie , no dejarn de ser importantes los gerentes y la administracin.

POR QU ESTUDIAR ADMINISTRACIN?

* Universalidad de la administracin: Hecho de que la administracin es necesaria en organizaciones de todo tipo y tamao, en todos sus niveles y reas de trabajo, y en todas ellas, cualquiera sea el pas en que se encuentren. Los gerentes de todos los entornos planean, organizan, dirigen y controlan. Pero no quiere decir que la administracin se practique de la misma manera. Las organizaciones que estn bien administradas tienen una cartera de clientes leales, crecen y prosperan. Las que estn mal administradas ven que su cartera de clientes y sus utilidades se reducen. * La realidad del trabajo: La mayora de los estudiantes, al salir de la universidad y empezar su carrera laboral, dirigen o son dirigidos. Para aquellos que piensan hacer una carrera en la administracin, los conocimientos de los procesos administrativos son los cimientos sobre los que se afirmaran las habilidades administrativas. Los que no se imaginan en un puesto administrativo probablemente tratarn con gerentes. Adems, suponiendo que tendr que trabajar para ganarse la vida y que es de creer que trabaje en una organizacin, aunque no sea gerente asumir tareas administrativas. * Recompensas y desafos del gerente: El gerente en el dinmico centro de trabajo moderno enfrenta muchos retos. Es un trabajo duro y a menudo ingrato. Tiene que lidiar con distintas personalidades y muchas veces tiene que estirar recursos limitados. A veces es todo un desafo motivar a los trabajadores ante incertidumbres y caos. En otras ocasiones, a los gerentes se les dificulta dar con la mezcla justa de conocimientos, habilidades, ambiciones y experiencias de un grupo plural de empleados. Por ltimo, el gerente no tiene todo el control de su destino. Su xito depende del desempeo laboral de los dems. A pesar de estas dificultades, ser gerente puede ser gratificante. El mismo es responsable de crear un ambiente laboral en el que los integrantes hagan su mejor trabajo y en el que se favorezca la consecucin de las metas de la organizacin. Adems, el gerente tiene constantemente la oportunidad de ser creativo y usar la imaginacin. Ayuda a los dems a encontrar el sentido y una satisfaccin de su trabajo. Apoya, dirige y cuida a los dems, y los ayuda a tomar buenas decisiones. El gerente conoce y trata a muchas personas dentro y fuera de la organizacin. Otras recompensas del gerente son el reconocimiento y el estatus en la organizacin y la comunidad, ser una influencia en los resultados de la organizacin y ganar una remuneracin atractiva en la forma de salario, bonos y opciones de acciones. Por ltimo, las organizaciones necesitan buenos gerentes. Nada grande ocurre solo. Las organizaciones alcanzan sus metas a travs de losa esfuerzos unidos de personas motivadas y fervorosas. El gerente siente la satisfaccin de saber que hacen falta sus empeos, destrezas y capacidades.