2 O Programa 5 S sem segredos

O Programa 5 S sem segredos

Um roteiro para implementar o Programa 5 S em sua organizao

Angela Frana

Requisitos para operar o CD-ROM: Acrobat Reader

Sumrio

A filosofia e os conceitos do 5S Um roteiro bsico para o 5 S em qualquer organizao Exemplos de sucesso implementados Exerccios prticos sobre a metodologia

Expediente
Textos: Angela Frana e Editora Epse Edio: Hayrton Rodrigues do Prado Filho Designer Grfico: Adilson Aparecido Barbosa

Uma publicao da
Revista FALANDO DE QUALIDADE (BANAS) Rua Ministro Nelson Hungria, 239 conj. 10 05690-050 So Paulo SP Tel.: (11) 3758-9906 www.banasqualidade.com.br Angela Frana(21) 2287-0717 - donduck@ibest.com.br ou donduck@ig.com.br
O Programa 5 S sem segredos

Mudando o comportamento com o 5S

Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, so por assim dizer a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total. Isto porque tem um grande efeito sobre a motivao para a qualidade, visto que seus resultados so rpidos e visveis. Mas a sua grande virtude seu grande defeito, ou melhor, ns a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume em melhorar a aparncia do local de trabalho ou outro ambiente qualquer. Na verdade a essncia dos 5S outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prtica contnua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudana interior que resultar, ao final, em uma disposio mental para a prtica de um programa onde os resultados, so de mdio ou longo prazo, como a Qualidade Total. O 5S ento um processo educativo que possibilita a mudana comportamental e cultural das pessoas na organizao, com o objetivo de uma vida harmoniosa no trabalho.

O processo de mudana
A tcnica dos 5S preconiza a eliminao dos problemas na origem, no nos efeitos. O que se busca no atenuar o efeito, porm eliminar a causa. No se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. Um ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a suj-lo ainda mais; por exemplo, um banheiro sujo com lixo e papel higinico jogados no cho. No h como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado um ambiente limpo no necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no cho. De nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno abandonado, sujo, cheio de mato e lixo. O aviso no compatvel com o local e j est desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de manufatura de um produto com alta qualidade, conforme especificaes rigorosas, no compatvel com um ambiente hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente fala, s vezes, mais forte que a sinalizao, os comunicados e ordens escritas.

A mudana comportamental
A mudana comportamental inicia-se atravs desse Programa. Estas mudanas de comportamento e conscientizao esto plenamente incorporadas viso sistmica representada pelo gerenciamento da Qualidade Total. Porm como conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento das pessoas, num ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano? A experincia mostra que uma excelente maneira de se iniciar um programa de qualidade fazendo uma faxina no sentido fsico e mental. Kaoru Ishikawa sempre aconselhava: pode-se comear varrendo a casa, e justamente por isto, que se prope a comear pelo Programa 5S fazendo uma grande faxina geral. O monitoramento do Programa ser realizado para garantir o seu melhoramento contnuo. Uma mudana de cultura, tendo como base os Princpios da Qualidade Total, para ter sucesso, deve penetrar no corao da Organizao alterando filosofia de ao, processos e comportamentos.

Por que mudar?

O novo cenrio econmico mundial, com uma poltica de globalizao da economia, exigindo maior qualidade e menor custo dos produtos; uma crescente conscientizao do povo em relao aos direitos do consumidor, frente ao Cdigo de Defesa do Consumidor, possibilitando-o exigir qualidade do produto/ servio por ele adquirido, tem motivado s organizaes a reverem a sua postura, frente ao cliente, ao funcionrio, ao acionista e sociedade em geral. Qualidade, custo, atendimento e inovao so os fatores crticos para a sobrevivncia das organizaes diante da nova realidade. Verifica-se, alm disso, uma crescente exigncia por uma melhor qualidade de vida do cidado e do trabalhador, que no s reivindica aumento salarial, mas melhores condies do ambiente de trabalho. Esses requisitos esto plenamente incorporados viso representada pela Gesto da Qualidade Total (GQT).

4 O Programa 5 S sem segredos

As trs dimenses de atuao do 5S

Por ser teoricamente muito simples, as pessoas costumam no captar toda a sua abrangncia, limitando seu alcance ao mundo fsico. Perde-se a grande oportunidade que o 5S oferece: mudar o comportamento das pessoas, quanto aos hbitos e atitudes. Sem dvida, o 5S deve acontecer em trs dimenses distintas: fsica, intelectual e comportamental. Sendo a parte mecnica a mais fcil de se entender e executar, muitas vezes, o programa se restringe a ela. importante que as trs dimenses citadas sejam bem-compreendidas, para que todas sejam trabalhadas. A fsica ou mecnica est ligada s coisas materiais, aos objetos que nos cercam. A intelectual, ou dos processos, diz respeito ao mtodo utilizado para a execuo de uma tarefa, tecnologia aplicada. A comportamental est ligada a nossas atitudes, maneira que reagimos quando expostos a diferentes situaes no nosso dia a dia. importante que essas trs dimenses caminhem juntas, interligadas entre si.

Origem do 5S
O Programa 5S nasceu no Japo em 1950, criado por Kaoru Ishikawa ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos, aps a Segunda Guerra Mundial. Neste perodo ps-guerra faltava tudo no Japo e no podia haver nenhum tipo de desperdcio. Devido s suas caractersticas de gesto quase domsticas, esta tcnica passou a ser conhecida como housekeeping.

No Brasil foi lanado formalmente em 1991.O Brasil o pas campeo mundial de desperdcio. Estatsticas comprovam que o desperdcio est incorporado cultura nacional. O desperdcio custa ao Brasil anualmente 90 bilhes de reais, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construo civil e industrial. Desperdcios esto incorporados ao nosso dia a dia, a ponto de no mais nos sensibilizar. No setor pblico, vemos muitas obras inacabadas ou destrudas pelo mau uso e pela falta de conservao. Nos setores privados, a situao no menos alarmante. Nossa construo civil bate recordes de desperdcio, com perda aproximadamente de um tero do material utilizado. Na agricultura, as perdas comeam na colheita, agravam-se no transporte e na arma-

O Programa 5 S sem segredos

zenagem. Na indstria, no comrcio, onde quer que seja, estamos jogando fora capital, trabalho e recursos naturais. Individualmente, comum a confuso entre qualidade e quantidade, fartura e desperdcio... Tudo indica, porm, que essa cultura tem dias contados. Cabe a voc antecipar esse processo: desperdcio prejuzo real para as empresas. Voc ter timas surpresas aps aplicar regras muito simples para eliminar o desperdcio em sua empresa: reduo de custos, maior produtividade e outras vantagens que a organizao do trabalho propicia. Contra os desperdcios, s no economize vontade de mudar. Desperdcio sinnimo de improdutividade e falta de Qualidade. Desperdcio todo qualquer recurso que se gasta na execuo de um produto/servio, alm do estritamente necessrio (matria-prima, tempo, dinheiro, energia etc.). Dispndio extra acrescentado aos custos normais do produto/servio, sem trazer qualquer melhoria ao cliente. Como podemos melhorar? Agora que j sabemos o que desperdcio (tudo que gera custo extra) e como localiz-lo, veremos como elimin-lo em 5 fases, que podem ser aplicadas no trabalho, em casa e com a prpria pessoa, produzindo elevado resultado no bem estar. Estas fases compem o Programa 5S.

O que o 5S
Tudo que a organizao precisa para mudar conhecer o Programa 5S, que o conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, so capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. Os 5S foi interpretado no Brasil como sensos, no s para manter o nome original do Programa, mas porque refletem melhor a idia de profunda mudana comportamental. O significado de senso : aplicao correta da razo para julgar ou raciocinar. O Programa 5S baseado em cinco palavras japonesas: Seiri descarte, utilizao, seleo Seiton ordenao, arrumao, organizao Seiso limpeza, zelo Seiketsu higiene, asseio, bem estar, padronizao, sade Shitsuke autodisciplina, disciplina, manuteno da ordem Uma forma simples de definir 5S : Atividades que praticadas por todos, com determinao e mtodos, resultaro em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradvel e seguro. Compreendendo melhor a definio acima: Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Um pequeno conhecimento colocado em ao dar bem mais resultado que um grande conhecimento acadmico que no passe disso: teoria. Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos vital para o sucesso do programa. Nada menos que isso aceitvel. O lder dono, diretor ou gerente tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rpida de matar o Programa dizer : FAAM! Determinao: embora o entusiasmo com o Programa seja rpido, rpido tambm seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que ... sejamos determinados a fazer continuamente algo a que no estamos acostumados. Mtodo: no podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira. Apesar do 5S ser reconhecido mundialmente como originrio do Japo, a sua essncia est presente em qualquer sociedade, empresa ou indivduo que tenha em seus valores bons hbitos de higiene, segurana, ordenao, bem- estar, sensatez e respeito ao prximo. Atualmente outros quatro conceitos foram acrescidos, tendo-se portanto conhecimento da existncia de 9S, que esto listados abaixo, embora o nome do mtodo permanea o mesmo. 6 O Programa 5 S sem segredos

Senso de Firmeza 6 S Senso de Dedicao 7 S Senso de Relato com nfase 8 S Senso de Ao Simultnea 9 S

Conceito da Filosofia 5S
Seiri Senso de Seleo
o passo inicial do Programa 5S. Significa utilizar os recursos disponveis de acordo com a necessidade e adequao, evitando excessos, desperdcios e m utilizao. Para isso preciso definir claramente o que necessrio eliminando o desnecessrio, ou seja: Cada pessoa deve saber diferenciar o til do intil. S o que tem utilidade imediata deve estar na rea de trabalho. Somente a quantidade certa deve estar disponvel. Eliminando-se o que no til, podemos nos concentrar somente naquilo que til, que contribuir realmente para o resultado final.

Portanto, devemos apenas ter o que necessrio na quantidade certa:

Conseqncias: Diminui a necessidade de: espao, gastos com armazenamento e transporte, e gastos com seguros; Facilita: limpeza, layout, controle de estoque, execuo no tempo previsto; Evita: comprar materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados; e Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e mquinas. Benefcios: menor cansao fsico em virtude de se deslocarem em espaos menores e com menos coisas.

O Programa 5 S sem segredos

Seiton Senso de Ordenao

Aps a implementao do Senso de Seleo, no qual voc descartou aqueles itens desnecessrios, voc precisa organizar o que sobrou. A essa organizao demos o nome de ordenao. Ordenar organizar de forma sistemtica, os meios de trabalho (objetos, dados e equipes), de modo a ter acesso rpido e seguro a eles para sua utilizao a qualquer momento. Deve-se definir um arranjo simples que permita obter apenas o que voc precisa, quando precisa.

Cada coisa tem o seu nico e exclusivo lugar. Cada coisa, aps o uso, deve estar em seu lugar. Tudo deve estar sempre disponvel e prximo do local de uso. Somente a quantidade certa, na qualidade certa, no momento certo. Portanto, devemos ter o que necessrio, na quantidade certa, em condies de uso, na hora e lugar certos. Para isso devemos estocar os materiais funcionalmente, identificando os locais de trabalho e estoque, bem como todos os materiais, de maneira clara e legvel, diminuindo o tempo de procura. Conseqncias: Diminui a necessidade de: tempo de busca, controles complicados, estoques excessivos; Facilita: comunicao entre os integrantes da Organizao, rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos; Evita: perda de tempo na procura de materiais/componentes, danos a materiais ou produtos armazenados; e Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e mquinas. Benefcios: Menor cansao fsico em virtude de se deslocarem em espaos menores e encontrar facilmente o que necessrio para a operao.

Seiso Senso de Limpeza

No somente a idia de limpeza que este senso pretende transmitir. Ele vai muito mais alm. O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se limpeza do ambiente fsico, eliminando o lixo, a sujeira e os materiais estranhos, tornando o ambiente limpo e eliminando as causas da sujeira. Este aspecto, em se tratando de indstria ou servio de alimentos, se reveste de especial importncia, visto que a higiene deficiente uma das principais causas de doenas de origem alimentar. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparncia de intenes e o respeito pelo prximo um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudvel, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possvel, criando condies de trabalho em equipe.

8 O Programa 5 S sem segredos

 Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve antes e depois de qualquer trabalho realizado retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurana. Um bom relacionamento no trabalho d mais satisfao a todos. Portanto, devemos usar a limpeza como forma de inspeo no local de trabalho, estabelecendo os graus de limpeza necessrios e os respeito ao relacionamento pessoal. Conseqncias: Facilita a venda do produto ou servio; Evita perdas e danos de materiais e produtos; e Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona : Fale com as pessoas e no das pessoas. Benefcios: Bem-estar pessoal; Maior produtividade das pessoas, das mquinas e dos materiais, evitando o retrabalho; Preveno de acidentes; e Boa impresso aos clientes.

Seiketsu Senso de Padronizao

Este senso caracterizado pelo conjunto de atividades necessrias para assegurar a manuteno dos 3 S iniciais de forma contnua. Padronizar significa, manter um ambiente agradvel e saudvel atravs da manuteno do estado de limpeza e melhoria do relacionamento entre as pessoas. A padronizao, ou seja a definio de mtodos de trabalho fundamental. Portanto devemos padronizar todas as atividades do 5S e desenvolver gerenciamento visual para que qualquer anormalidade seja logo percebida. Devemos ainda: Padronizar com placas indicativas e cores as zonas de perigo, dispositivos e equipamentos de segurana. Estabelecer instrues e procedimentos para as atividades. Determinar critrios de avaliao para os pontos crticos. Conseqncias: Eliminar as fontes de perigo; Cuidados com o patrimnio da empresa e consigo mesmo: 4 manuteno da limpeza e condies de uso dos materiais; e 4 utilizao dos EPIs. Facilita a segurana e eficincia dos empregados; Traz melhoria da imagem da empresa perante o cliente; e Criar bom ambiente de trabalho, quebrando o peso da rea de trabalho, atravs de uso de aqurios, plantas (auxiliam no relaxamento), quadros de paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto uma forma de desacelerar as pessoas. Benefcios: Ausncia de doenas e manuteno do equilbrio fsico e mental das pessoas; Elevao do nvel de satisfao e motivao para com o prprio trabalho e a empresa; e Melhor imagem da Organizao perante os pblicos interno e externo.

O Programa 5 S sem segredos

Shitsuke Senso de Disciplina

Disciplina a base de uma civilizao e o mnimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina o cumprimento da misso e o aprimoramento do desempenho, de modo espontneo, sem a necessidade de coao por parte da hierarquia ou presso de grupo de pessoas. A disciplina o caminho para a melhoria do carter dos funcionrios. Devemos fazer a coisa certa naturalmente, como um hbito de vida, utilizando instrues e treinamento, com fora de vontade na busca da melhoria. O 5S exige mudanas de comportamento e, sem disciplina elas certamente no vo ocorrer. Todo grupo tem suas regras, que precisam ser obedecidas para o sucesso e progresso deste grupo. preciso ter todos os empregados comprometidos com o cumprimento dos padres ticos, morais e tcnicos e com a melhoria contnua a nvel pessoal e organizacional, respeitando a si e ao prximo. Toda regra pode e deve ser modificada, visando melhoria contnua. O senso de Disciplina o incio e o final do 5S; incio por que parte do comprometimento e fim por que a outra parte, a do cumprimento. A disciplina consciente : Rotinizao da melhoria alcanada. Obedincia rotina. Busca constante da melhoria. Educao do ser humano.

Portanto devemos formar um novo padro de hbitos e atitudes, desenvolvendo um local de trabalho disciplinado. Para isso devemos: Treinar pessoas nas atividades do 5S, na utilizao de equipamentos e situaes de emergncia, e na prtica da comunicao em geral. Administrar a utilizao do espao comum. Seguir os manuais de instruo e os procedimentos. Cumprir horrios. Conseqncias: Reduz a necessidade de controle; Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao; Evita perdas oriundas do no surgimento de rotinas; e Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operao. Sugestes para modificao das atitudes e do comportamento das pessoas: Elogie com sinceridade. Seja caloroso. No se refira diretamente aos erros alheios. Critique-se antes de criticar algum. Faa perguntas em vez de dar ordens. No envergonhe as outras pessoas. Atribua a outra pessoa uma boa reputao. Faa com que os erros paream fceis de corrigir. Concentre-se no lado positivo das pessoas. Enfim, faa aos outros, o que voc gostaria que fizessem a voc . Benefcios: Previsibilidade e cumprimento dos procedimentos operacionais; Aumento considervel de auto-anlise, do autocontrole e do aperfeioamento dos colaboradores; Melhoria contnua do entrosamento entre os nveis hierrquicos; Obteno de produtos dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo necessidade de controles; e Melhoria contnua da capacidade criativa dos colaboradores. So as conseqncias do realinhamento cultural atravs do envolvimento e participao dos empregados. Este o S mais complexo de todos, porque consagra o Programa 5S, fazendo a integrao dos

10 O Programa 5 S sem segredos

outros. Cada pessoa deve se sentir responsvel pelo cumprimento dos padres estabelecidos, pois todos os problemas so problemas de todos. Nesse momento os empregados j devem executar as tarefas como hbitos. A disciplina requer constante aperfeioamento. Se estiver bom, pode ficar ainda melhor. O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organizao, limpeza, padronizao e disciplina, fatores fundamentais elevada produtividade.

Resultado:

Lembre-se de que os cinco sensos esto interligados compondo um sistema. s vezes difcil e desnecessrio fazer uma distino precisa entre eles.

Aplicabilidade: No incio de sua aplicao apenas os trs primeiros S eram abordados, por serem operacionais tendo sido incorporados depois o quarto e o quinto S, que so de sustentao. Ao aplicar os trs S operacionais, os praticantes esto sendo sensibilizados ao mesmo tempo para os demais. a prtica dos trs S iniciais que provoca a conscientizao de cada praticante para os dois S de sustentao. Portanto, ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo a prtica quase mecnica. No segundo ciclo, a prtica melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orientao. Dvidas surgem a cada momento, durante a aplicao. Em geral, no terceiro ciclo pode-se comear o ajuste fino no processo. No quarto ciclo a prtica dos 5S pode estar sendo um hbito sadio. A estabilidade dos procedimentos e a melhoria contnua do processo podem estar praticamente asseguradas.

O Programa 5 S sem segredos

11

Conclui-se que o 5S um Programa pelo qual realizamos um processo de Educao da Vontade. A inteligncia mostra os trs primeiros sensos como um mtodo ideal para o dia-a-dia, e os dois ltimos sensos funcionam como mecanismos da educao da vontade.

Senso de Seleo Senso de Ordenao Senso de Limpeza

Senso de Padronizao

A inteligncia mostra o caminho, a disciplina educa e a vontade, faz o homem caminhar. A prtica dos 5S o incio para a implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade. Com a sua implantao ainda podemos reduzir o ndice de acidentes, pois com a prtica teremos um ambiente mais seguro. O 5S contempla praticamente todos os elementos essenciais para implantao de um Programa de Qualidade como treinamentos, melhoria contnua, motivao, trabalho em equipe, gerenciamento participativo etc. Assim uma boa prtica dos 5S facilita a implantao tanto do Sistema de Gesto da Qualidade Total como da ISO 9000. importante lembrar que segundo a NBR ISO 9001:2000 no requisito 6.4, ela menciona que necessrio ter um ambiente adequado de trabalho. E uma das ferramentas apropriadas para se conseguir atingir este resultado a implantao do Programa 5S.

12 O Programa 5 S sem segredos

Muito mais que uma tcnica o 5S um conjunto de atitudes que levar a uma maior satisfao das pessoas e a um ambiente de trabalho mais agradvel, no qual todos podero realizar melhor suas tarefas dirias. O 5S um processo contnuo, possuindo incio e no tendo fim.

Objetivos do Programa
Os principais objetivos do Programa 5S so: Aprimoramento do ambiente de trabalho todos vem e percebem um novo clima em seus locais de trabalho. O Programa 5S proporciona melhoria no relacionamento das pessoas e desenvolve a prtica de atitudes pautadas em padres ticos e morais, aceitos e praticados por todos, contribuindo at para melhorar o clima organizacional, familiar e social; Bem-estar do funcionrio inegvel que a sua prtica proporciona melhor sade fsica e mental para todos. A satisfao de executar as atividades do dia a dia se estabelece quando existe um ambiente organizado, com as pessoas cumprindo o que foi estabelecido por todos como sendo bom para o grupo e existindo um bom relacionamento entre as pessoas; Preveno de acidentes em locais ordenados, arrumados, limpos, onde os procedimentos so cumpridos, o risco de acidentes infinitamente menor e a quantidade de horas perdidas, reduz-se cada vez mais. bom refletirmos que em alguns acidentes h uma falha humana, em algum momento houve negligncia de algum, o que provocou posteriormente um acidente. responsabilidade de todos a preveno dos atos inseguros que provocam os acidentes, algumas vezes fatais. Incentivo criatividade possibilita surgirem solues prticas e idias criativas. A prtica dos 5S de forma constante desenvolve a criatividade do grupo e de pessoas individualmente, de forma evolutiva, melhorando cada vez mais o ambiente. Quando estamos bem e nos sentimos felizes, nossa criatividade flui muito melhor; Melhoria da qualidade s se pode obter Qualidade Total em ambiente onde o 5S est implantado. A prtica dos sensos visa, sobretudo, qualidade de nossas vidas, harmonizando os recursos ambientais disponveis na Natureza e ao nosso redor com as diversas atividades que desenvolvemos no dia a dia nos ambientes que freqentamos: familiar, profissional, social etc. O importante a busca da Qualidade Total e no parcial ou apenas dos processos produtivos. Se a minha vida, no melhorar por causa da prtica dos Programas de Qualidade, no valer a pena despender minha energia fsica e mental para tais programas, que na verdade no esto em busca da Totalidade, ou seja, tudo e todos melhorando; O Programa dos 5S possibilita a implantao da Qualidade Total. No somente a qualidade dos produtos e servios mas, sobretudo, das pessoas; Mudanas de padres gerenciais ao praticar o processo de forma ampla, a empresa constata que inmeras prticas gerenciais, muitas das vezes at conflitantes, necessitam ser repensadas. O Programa 5S possibilita a prtica concreta e efetiva da administrao participativa, porque ao levantar as no conformidades visando resolv-las, aplica-se o mtodo de soluo com envolvimento de todos, atravs do convite participao espontnea no processo. Desta forma a administrao participativa se estabelece naturalmente; Mudana de padres comportamentais as pessoas tero necessidade de ajustar sua forma de pensar e agir para que seja possvel implantar e manter o 5S; Desenvolvimento de elementos bsicos da Qualidade Total estratificao e bloqueio das causas fundamentais dos problemas. Gerenciamento por funo e eficincia para alcanar metas; inspeo como conceito bsico; hbito de cumprir o que foi determinado; gerenciamento visual e padronizao;

O Programa 5 S sem segredos

13

Conservao de energia o 5S promove a conscientizao desta necessidade, a energia eltrica disponvel no planeta est cada vez mais escassa e, por esta razo, mais cara para todos. Praticando os 5S conseguimos usar melhor os nossos equipamentos e materiais, sem desperdiarmos energia; Aumento da produtividade o conceito da Produtividade para algumas pessoas est restrito apenas simples relao do faturamento pelos custos de produo. Muitas vezes no se melhora a produtividade apenas aumentando o faturamento ou diminuindo os custos. preciso envolver todas as pessoas dentro das instituies para os objetivos reais, que so sobrevivncia e prosperidade. Para isto, torna-se necessrio fazer um pacto coletivo em que predomine a seguinte relao: Produtividade = pessoas querendo fazer bem-feito + sabendo cada vez mais fazer bem-feito. Se as pessoas que esto nas instituies realizam suas atividades querendo fazer bem feito e so permanentemente educadas e treinadas para tal em novas tecnologias, desenvolvimento humano, tcnico e prtica das aes inerentes aos sensos, os ndices de produtividade melhoraro, aumentando os lucros e sobrevivendo competio do mercado, que se torna cada vez mais exigente. A qualidade trazida pelo 5S proporciona melhorias nos ndices de produo; Reduo de custos o Programa 5 S tambm denominado de Programa de Combate ao Desperdcio, medida que utilizamos melhor e mais racionalmente os recursos disponveis e matrias primas. Com a eliminao dos desperdcios, os gastos tambm diminuem. O problema da escassez est nos preocupando hoje porque junto com a diminuio dos recursos disponveis est ocorrendo a destruio dos materiais j utilizados pelo Homem, que poderiam ser reciclados. A prtica do 5S desenvolve uma conscincia coletiva de preservao e conservao dos recursos disponveis, utilizando-os da melhor maneira possvel, sem agredir a Natureza; Preveno quanto parada por quebras quando usamos indevidamente um objeto, material, equipamento, corremos o risco de provocar danos a esses itens. Podemos at mesmo ser vtimas de acidentes de diversas propores e causar danos fsicos e materiais a outras pessoas. s vezes uma fbrica pra, devido quebra de um equipamento causada pelo seu uso indevido, fora dos padres de operao e segurana causando srios prejuzos. O Programa 5S ajuda a eliminar estes riscos, porque cada vez mais as pessoas se conscientizam da importncia de definir e seguir procedimentos e padres estabelecidos para utilizao de mquinas e equipamentos.

Implantao dos 5S
Trata-se de uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo com as caractersticas e necessidades de cada empresa, tendo o cuidado de no entrar em choque com a cultura local. Cada passo tem que ser muito bem entendido, e o porque da sua execuo tem de ser sempre levado em conta. Sabendo-se qual a meta a ser atingida ser mais fcil desdobrar, e como alcanar esse objetivo dentro de cada organizao. 1 Passo Comprometimento da Alta Direo Para dar incio ao 5S ou a outro projeto qualquer de melhoria na Organizao, a participao e o comprometimento da Alta Direo muito importante na liderana das atividades, demonstrando o comprometimento oficial da empresa na conduo do Programa. Uma vez obtida a aprovao da Alta Direo esta dever realizar uma ampla propaganda para demonstrar que as atividades do 5S tero apoio da empresa. A direo deve evidenciar a importncia da prtica do 5S para o sucesso de todas as outras atividades. Entende-se que esta participao d credibilidade ao processo; assim, todos os colaboradores devem ter conscincia de que este um projeto importante para a empresa, e quando necessrio sero disponi14 O Programa 5 S sem segredos

bilizados recursos; verba para material didtico, liberao dos funcionrios para assistir a palestras, tempo dos gerentes para anlise dos projetos de melhoria etc. 2 Passo Criao do Time do 5S (Facilitadores) A formao de uma equipe de apoio ao projeto o chamado Time do 5S ser responsvel pela realizao de todas as aes necessrias para a implantao do programa. interessante que os membros do time pertenam a reas diferentes da empresa para refletir melhor as necessidades de cada setor, alm de promover a integrao entre os mesmos. Esta equipe deve ter um Gestor que tem como funo bsica fomentar as atividades do 5S por toda a empresa. Os membros da equipe devem ter a qualidade de organizao, bom relacionamento com os colegas, facilidade de comunicao e, vontade de participar do time, para mostrar como funciona e quais as vantagens do trabalho em time e operacionalizar as aes para implantao. 3 Passo Diagnstico O diagnostico uma auditoria informal, feito pelo time do 5S que deve fazer registros de como a empresa se encontra com relao ao acmulo de materiais desnecessrios para a realizao das tarefas, organizao e limpeza dos setores antes do inicio da implantao dos 5S. O registro feito por meio de fotos e filmagem da situao atual, principalmente dos locais considerados crticos. Esses registros podero ser utilizados na fase de divulgao e posteriormente para comparar a situao atual com a alcanada aps a implantao do 5S e medir os resultados obtidos comparando os avanos. 4 Passo Disseminao dos conceitos do 5S O 5S, acima de tudo, um processo educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos seus fundamentos e na sua prtica. Esses fundamentos so adquiridos em cursos e literaturas especficas. Palestras sobre o assunto, que podem ser ministradas pelos prprios membros do time do 5S, que devero ser devidamente treinados por meio de cursos especficos ou por consultores externos. O treinamento sobre os conceitos do 5S deve ser simples e repleto de exemplos prticos atravs de visitas s outras empresas que j implantaram o 5S. Elaborao de material didtico para a distribuio nas palestras. Muitas empresas criam suas prprias cartilhas, utilizando situaes que acontecem no dia-a-dia da organizao para ilustrar e facilitar a compreenso dos conceitos a serem transmitidos. 5 Passo Preparativos para o Dia da Limpeza O Dia da Limpeza deve ser planejado e programado as atividades (infra-estrutura e eventos) com antecedncia, e fazendo a divulgao, principalmente criando a expectativa para o Dia da Limpeza, tomando-se o cuidado para garantir a eficcia deste dia. Agendar o Dia da Limpeza com a Alta Direo, uma vez que neste dia as atividades de rotina sero suspensas, portanto, deve-se escolher um dia que no provoque transtorno para a empresa, empregados, fornecedores e clientes. Deve-se elaborar e divulgar os procedimentos para o descarte tais como: confeco de etiquetas que contenham descrio e identificao do item: estado de conservao (em condies de uso, necessita de reparos, sem condies de uso); destino (almoxarifado, manuteno, liberado para troca ou venda, lixo, sucata). aconselhvel que se crie uma ou mais reas de descarte para a colocao dos itens descartados. Deve ser feita uma previso do volume de material descartado. Ateno: comum, principalmente nas fbricas, departamentos de produo e manuteno, ser insuficiente o espao fsico destinado aos itens disponibilizados. Portanto, seja generoso quando estiver delimitando essas reas. A rea de descarte deve ser subdividida de acordo com os destinos que sero dados aos materiais. Faixas adesivas fixadas no cho, cones de borracha como os utilizados para sinalizao no trnsito ou cavaletes servem para delimitar os espaos. Os dois ltimos materiais tm a vantagem de poder ser deslocados com facilidade, dando a oportunidade de expandir ou diminuir os espaos quando necessrio. Placas ou cartazes indicativos devem ser confeccionados para a identificao das reas de descarte.
O Programa 5 S sem segredos

15

Nesses indicativos deve constar qual ser o destino do material colocado naquele local. Por exemplo: almoxarifado, manuteno, liberado para troca ou venda, sucata, lixo. O departamento de manuteno tambm deve ser avisado e estar preparado para receber itens que necessitem de reparos. Preparar um mapa de trocas que ser preenchido aps o descarte. Nele, devem constar as seguintes informaes sobre os itens colocados disposio de outros departamentos: descrio, nmero do patrimnio, departamento de origem, departamento de destino. Devem ser tomadas providncias para que tenham materiais de limpeza necessrios, para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, aps o descarte. 6 Passo O Dia da Limpeza Estando tudo planejado com antecedncia, o Dia da Limpeza com certeza transcorrer sem problemas. O Dia da Limpeza considerado o grande marco da implantao do 5S. o dia em que todos iro se dedicar exclusivamente limpeza e a organizao do local de trabalho, seguindo a metodologia do 5S. Um programa de atividade do dia deve ser elaborado para que as aes sejam coordenadas, definindose as atribuies dos participantes. Uma equipe de apoio do Dia da Limpeza deve ser formada para tirar dvidas e atender s solicitaes dos funcionrios. Nesta equipe interessante contar com a pessoa encarregada pelos Servios Gerais (Limpeza); com o responsvel pela Biblioteca ou Centro de Documentao (Arquivo) e com todas as pessoas que podem ser teis realizao do Dia da Limpeza. A Chefia deve participar ativamente do Dia da Limpeza, procurando motivar seus funcionrios atravs do exemplo e da importncia deste evento. Os resultados do Dia da Limpeza so imediatamente visveis, causando bem estar em toda a empresa e a sensao de realizao de um grande trabalho de equipe. Assim primordial divulgar resultados de venda de materiais, reaproveitamento em outras reas, economia na aquisio de novos materiais etc. Registrar o Dia da Limpeza atravs de vdeo, facilita ainda mais a visualizao dos resultados, atravs da tcnica: antes e depois. 7 Passo A Arrumao Depois de ficar na seo com apenas o necessrio para a execuo das tarefas chegou a hora de arrumar tudo. Um arranjo simples que facilite e que permita a realizao das tarefas com um mnimo de esforo. O time do 5S deve incentivar e cobrar de cada colaborador individualmente sua participao na realizao dos Sensos de Arrumao e Limpeza. Quando somos os responsveis pela arrumao das nossas coisas, temos a tendncia de conservlas arrumadas por mais tempo, para no ter de ficar rearrumando tudo, a toda hora. Isto se repetir quando fizermos a limpeza do nosso local de trabalho, evitando sujar para no ter de limpar. A armazenagem de acordo com a freqncia de uso proporciona racionalizao e diminuio do esforo fsico, alm da oportunidade de compartilhar itens de utilizao eventual. Criao da sistemtica para avaliao interna das implementaes do 5S, incluindo critrios de avaliao e a formao de auditores internos e o sistema de compilao dos resultados.

Auditorias mensais do 5S.

O processo de implantao poder ser dado como concludo quando o padro de avaliao for superior 90%, por trs meses consecutivos, partindo-se ento para a manuteno e melhoramento. Para o sucesso da Implantao do Programa 5S fundamental: papel da liderana, que deve iniciar e manter as aes do 5S comprometendo-se; A certeza de que o 5S no tem fim. Ele causa e efeito do contnuo crescimento do ser humano; fcil de comear, difcil de manter mas, sobretudo altamente mobilizador do potencial humano latente nas organizaes; fcil entender o 5S para tal necessrio perseverana, determinao, esforos constantes, capacidade de reconhecer o que importante e prestar ateno aos detalhes.

16 O Programa 5 S sem segredos

 Todos devem participar no tarefa para apenas um ou dois; a participao cria uma nova idia de grupo e melhora o ambiente; Implante o 5S gradativamente; Faa um plano para implantao. No tenha medo de errar; Implante, no teorize; Atue preventivamente, bloqueando as causas dos problemas; Quantifique e divulgue os ganhos do 5S; Ser simples a coisa mais difcil do mundo.

Ferramentas para Implantao do 5S

As ferramentas utilizadas no 5S so simples, de fcil entendimento e aplicao. Foram selecionadas aqui as mais comumente utilizadas: brainstorming, plano de ao (5W2H) e auditoria. O time do 5S no precisa tornar-se expert nas ferramentas acima. Mais do que longas teorias respeito delas, ele precisa saber como empregar cada uma na prtica do dia-a-dia do 5S.

Brainstorming
Trata-se de um mtodo aplicado para gerao de idias. O time do 5S pode utilizar o brainstorming nas situaes a seguir: Listagem de atividades a serem desenvolvidas pelo time no processo de implantao do 5S; Identificao de resistncia ao processo; e Identificao de possveis projetos de melhoria As idias devem ser analisadas pela equipe e devem ser selecionadas as mais adequadas aos objetivos a serem alcanados.

Plano de Ao (5W2H)
O plano de ao serve para orientar as diversas etapas que devero ser implementadas em um projeto e acompanhar o seu desenvolvimento. Para a elaborao do plano de implantao ou de projetos de melhoria do 5S, ele muito til.

Auditoria
A palavra auditor, vem do latim auditor oris e significa ouvinte. Assim, a auditoria do Programa 5S nada mais do que um sistema que permite ouvir a opinio de gerentes e colaboradores sobre como o Programa 5S est sendo implantado na empresa. A funo da auditoria mal-vista, principalmente pelo

O Programa 5 S sem segredos

17

fato de a terem transformado em sinnimo de sistema de caa aos culpados. No entanto, esta no , e nem poderia ser a conotao dada s auditorias relacionadas s empresas que decidem empreender a Gesto pela Qualidade Total. Auditar os postos de trabalho para avaliar a aplicao dos 5 sensos, objetiva detectar desvios (levantar problemas), que devem ser encarados como oportunidades para melhoria contnua. Assim, os auditados devem entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento do seu trabalho. Para haver auditoria, necessria a existncia de regras ou procedimentos, pois s assim possvel detectar desvios. Estas regras so, na prtica, os padres operacionais adotados pela empresa. O Padro Operacional utilizado para padronizar, verificar os resultados alcanados com a implantao do Programa 5S, bem como checar se foram desenvolvidos hbitos/comportamentos e sistemas/processos, que assegurem a manuteno e a melhoria dos resultados alcanados. Para isso a auditoria avalia a situao dos 5 sensos nas reas a serem auditadas. Com o passar do tempo, essas folhas sofrem acrscimos, pois o objetivo proporcionar um ambiente de trabalho cada vez mais adequado e confortvel para as pessoas. Um bom exemplo de auditoria a prevista pela ISO 9001:2000, onde todos os requisitos esto claramente definidos nas normas, ficando muito fcil detectar as no-conformidades em relao questo da qualidade dos produtos.

18 O Programa 5 S sem segredos

Para realizar a auditoria devem ser criados formulrios de Lista de Verificao, para que se possa avaliar.

Aps o trmino da auditoria, deve ser realizada uma reunio dos auditores com o responsvel pela auditada, objetivando: 1. Relatar os aspectos positivos encontrados na auditoria; 2. Comentar as anomalias encontradas, que sero objeto de melhoria pelo prprio auditado; 3. Esclarecer as dvidas do auditado; 4. Emitir a lista de verificao, inclusive na parte relativa aos clculos da pontuao e na parte referente definio de prioridades em comum acordo com o auditado. Com as observaes listadas no relatrio da auditada do Programa 5S, a gerencia em conjunto com
O Programa 5 S sem segredos

19

sua equipe, deve definir as aes, que sero necessrias para corrigir as no conformidades, dando continuidade assim, a implantao do Programa 5S em cada rea. Deve ser definido um perodo de auditoria que permita um tempo de transformao do ambiente. No incio, o perodo pode ser menor, tendendo a ser aumentado com o decorrer do tempo. Isto porque, medida em que o 5S se desenvolve, mais difceis so as mudanas dos ambientes.

Por que Auditar?

Porque todo sistema depois de implementado tende desorganizao A auditoria permite avaliar o estado da implementao do Programa 5S. Permite a analise da eficcia das aes de implementao e a correo das situaes no conformes ao padro adotado. Permite reconhecimento e recompensa do que foi bem feito.

Tipos de auditoria.
Formal auditores internos utilizando um instrumento formal de avaliao (formulrio). Informal gestores e pessoas de outros setores dando notas informais em perodos determinados. A Manuteno e Melhoria do Programa 5S - Ciclo PDCA da Implantao. A manuteno do 5S um ponto crtico. A seqncia de manuteno feita atravs de ciclos peridicos. Os ciclos de manuteno objetivam verificar se o padro estabelecido est sendo mantido. Este ciclo segue um PDCA. Quando terminado um ciclo e as atividades de manuteno do 5S j estiverem sido assimiladas, e venham sendo praticadas, hora de iniciar um novo ciclo. A cada ciclo, o trabalho vai ficando mais fcil, pois os grandes problemas j foram atacados, e as pessoas em sua maioria, j entenderam o que deve ser feito. Entretanto, sempre restam alguns pontos que ainda no foram tocados, bem como novas idias, que devero ser consideradas. Ento, inicia-se os ciclos de melhoria, que objetivam modificar o padro vigente, para atingir um novo padro. Este ciclo tambm segue o PDCA. O estabelecimento de metas que sejam simultaneamente desafiantes e atingveis, um fator de motivao das pessoas em busca de resultados. Planejamento: Para cada ciclo de melhoria deve ser estabelecido um plano de atividades a serem executadas que considere: Atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessrios; definio de padres, formas, perodos de avaliao (auditorias) e apresentao de resultados. Desenvolvimento: Consiste em seguir o planejamento elaborado, seja a nvel de melhoria ou de manuteno, tendo sempre em mente que voc vai ter que fazer adaptaes e usar a criatividade para atender s peculiaridades de cada setor. Avaliao: Para acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e possibilitar eventuais auxlios e correes de rumo, devem ser realizadas avaliaes, conforme o planejamento elaborado, para confrontar o planejado com o executado. Ao trmino dos trabalhos de cada ciclo, deve ser preparado um relatrio, do qual devero constar o planejamento do ciclo, as atividades realizadas, as fotografias de antes e depois do ciclo, os pontos positivos, as dificuldades encontradas e os resultados obtidos.

20 O Programa 5 S sem segredos

Ao Corretiva: Correes de rumo devem ser tomadas, se possvel, durante a realizao de cada ciclo, visando a compatibilizar o planejado com o executado. Em no sendo possvel, as dificuldades devem ficar registradas em relatrio, para possibilitar o aprimoramento de planejamentos futuros.

Roteiro bsico para o 5S

Levantamento da situao atual: Defina claramente as reas onde ser implementado o 5S; Escolha o lder e a equipe de implementao do 5S; Defina os locais para fotos ou filmes (pontos fixos); Fotografe ou filme as reas em pontos fixos da situao antes para ser avaliada posteriormente a evoluo. No esquea da data; Treinamento das Equipes: Treine todas as pessoas envolvidas nas reas; Demonstre que a Equipe de Coordenao est aberta para esclarecimentos/ colaborao.

O Programa 5 S sem segredos

21

Planejamento
Os lderes e as suas respectivas equipes elaboram o Plano de Aes (5W 1H) para o 5S As respectivas chefias, junto com a Equipe de Coordenao aprovam o Plano de Aes para implementao do 5S.

Implementao do Seiri
Separe os itens necessrios (que ficaro dentro das reas) dos desnecessrios (que devero ser retirados para uma rea de triagem). A rea para triagem precisa ser definida em consenso. Os itens desnecessrios devero ser classificados em: Itens imprestveis Itens de valor Itens aproveitveis Itens aproveitveis Itens reciclveis lixo venda/leilo triagem interna (transferir de um setor a outro) doao (instituies de caridade) reciclagem

Ataque s irregularidades nas reas e a origem dos problemas (da desorganizao, excesso de coisas, sujeira, falta de segurana etc.). Quando a irregularidade de fcil e rpida soluo, execute-a imediatamente, quando no for, pendure um carto devidamente preenchido e elabore um Plano de Ao envolvendo as reas que participaro na soluo (manuteno, produo, CQ etc.). Libere a rea eliminando os itens desnecessrios.

Implementao do Seiton
Limpe a sujeira antes de organizar. Todos os itens (coisas) precisam ter o seu lugar e cada item (coisa) tem que estar em seu devido lugar. Para isso, faa silhuetas dos itens no local adequado ou defina um sistema de endereamento. Organize de forma que os itens de uso constante (dirio) fiquem o mais prximo do usurio; itens de usos freqentes (semanal) um pouco mais distante (no armrio), dentro do ambiente, e itens de uso espordico (anual) distante do usurio. Adicione cor ao local com o intuito de facilitar a identificao (controle visual) e evitar o estresse. Estabelea linhas divisrias para facilitar a identificao (por exemplo demarcar corredores e reas de trabalho). Implemente o controle visual (quadros de sinalizao e etiquetas). Utilize as 3 chaves para organizao (organizao uma forma de padronizao). Mudana de hbito. Mudana do sistema de armazenagem fechado para aberto (por exemplo: para dispositivos e ferramentas). Organize funcionalmente.

Implementao do Seiso
Defina o que limpar. Defina quem o responsvel de cada tarefa da limpeza. Defina os mtodos de limpeza.

22 O Programa 5 S sem segredos

Prepare as ferramentas e equipamentos de limpeza. Faa a preveno contra acidentes durante a limpeza. Categorias de Limpeza reas externas da empresa (ruas, jardins, portaria, caladas etc); Escritrios (corredores, janelas, mquinas e equipamentos de todos os tipos, veculos de transportes, matrizes e ferramentas, instalaes, banheiros, etc); reas de armazenagem (almoxarifados, prateleiras, reas de estacionamento, etc.)

Limpeza Passos
1. Analise em cada rea, o que limpar? Exemplos: mquinas, equipamentos, ferramentas, bancadas de trabalho, armrios, etc. 2. Elabore mapa de responsabilidade pela limpeza No esquea de definir responsabilidades para rea comuns (corredores, biblioteca, salas de recreao etc).

Mtodos de limpeza
Aps a definio de ONDE, QUEM far a limpeza e QUANDO, necessrio definir COMO dever ser feita. Determine os horrios e as duraes. Transforme os minutos de limpeza em um hbito dirio. Liste os itens de limpeza necessrios, de acordo com os procedimentos de limpeza. Esclarea o mtodo de uso destes itens (segurana). Defina a seqncia de limpeza. Aplique a organizao destes itens aps o uso. Limpeza Sensibilizao Elimine as causas da sujeira (furos, vazamentos, goteiras, tubos de ar condicionado sujos, vidros das janelas quebrados etc); Sensibilize e conscientize de que a melhor maneira de manter um local limpo no sujar para no ter que limpar. Para isto institua um sistema metdico onde cada pessoa limpa o seu local de trabalho; Limpe e conserve diariamente (de 3 a 5 minutos por dia ou turno).

Implementao do Seiketsu
Padronize tudo, visando a tornar perenes os passos anteriores. Crie padres de organizao/arrumao por meio de gerenciamento visual (sistemas que permitem perceber rapidamente os desvios em relao ao padro estabelecido por exemplo, marcas de posicionamento corretos de aspirador de p no piso). Crie padres de limpeza; afixe fotos nos locais aps a liberao de rea.

Falta de Segurana
Elimine as condies de falta de segurana (todo e qualquer tipo de riscos); Faa sinalizaes necessrias e adequadas.

O Programa 5 S sem segredos

23

Implementao do Shitsuke
Treine em cima dos padres (padronizaes); Aplique o Gerenciamento Visual, que a primeira etapa do treinamento, e tenha autodisciplina; Fotografe o aps e faa uma exposio do antes e aps o 5S; Promova slogans do 5S; Reconhecimento e recompensa Realize sesses de reconhecimento (comunicados internos, cumprimentos, fotos, trofus, apresentaes etc.); Realize sesses de recompensa (premiaes, brindes etc.); Faa comemoraes.

Exemplos de melhoria com a Implantao do Programa 5S

1. Programa 5S Implantado na CVRD - Cia Vale do Rio Doce A empresa conseguiu identificar cerca de 8 milhes de dlares em bens patrimoniais e pequenos itens de consumo em excesso nos seus almoxarifados e instalaes industriais.

2. Programa 5S na ALBRAS Entre os muitos resultados tangveis e intangveis conseguidos destaca-se um nmero significativo no combate a acidentes do trabalho: o numero de acidentes no perodo de um ano num certo setor da empresa caiu de 147 para 0 (zero).

3. Programa 5S na Companhia Energtica do Cear - COELCE O programa trouxe significativos resultados no combate ao desperdcio e melhoria do clima organizacional na Empresa. As assistentes sociais da empresa passaram por um processo de reflexo profunda e redefiniram o seu papel na empresa e na comunidade a partir da constatao do potencial transformador do 5S.

4. Uma grande Empresa da construo civil usou o 5S com sucesso para alavancar o seu programa de Qualidade e Produtividade. O nvel de motivao e produtividade melhoraram muito. O contato com a filosofia embutida no Programa despertou nas diversas unidades de negcio da empresa iniciativas de restaurao da dignidade do ser humano: reeducao para a higiene pessoal, alfabetizao na obra e preocupao com a ecologia so algumas dos efeitos imediatos observados.

5. Um chefe de obras entusiasmado com o Programa 5S passou a reunir-se periodicamente com os supervisores e operadores para discutir a diminuio de custos via combate ao desperdcio. Ao longo de seis meses os custos da atividade critica da obra caiu em mais de 60%, sem a necessidade de se ministrar conhecimento adicional aos empregados.

6. Minerao Brasileiras Reunidas - MBR Um bom exemplo das possibilidades do 5 S na preparao das pessoas para o trabalho em equipes foi dada pela MBR. Incomodada com a lentido que caracterizava os seus servios manuteno de equipamentos nas reas de produo a equipe decidiu melhorar o atendimento aos clientes. Com o trabalho, o 5 S quebrou paradigmas e aumentou produtividade de dinossauros mecnicos, conseguindo melhorar o desempenho da rea.

24 O Programa 5 S sem segredos

Problema escolhido: lentido na manuteno de equipamentos no campo por falta de ferramental adequado, entre outras causas, gerando queda na disponibilidade das escavadeiras e perdas na produo alm de esforos fsicos desnecessrios dos mecnicos e desmotivao de toda a equipe.

Soluo: a equipe criou e construiu, com sucata, um trailer de sete metros quadrados contendo as ferramentas e equipamentos necessrios para a manuteno no campo e equipado com luz eltrica e gua. Quando a oficina de campo recebe chamada para consertar uma escavadeira o trailer acoplado a um caminho e levado at o local. Desta forma, os mecnicos tem a mo todo o ferramental que precisam, dispensando idas e vindas oficina e trabalhando com conforto.

Resultados: reduo de hora/maquina parada em manuteno e da perdas na produo; melhor aproveitamento dos mecnicos; diminuio do cansao fsico e maior motivao da equipe. 7. Mina de guas Claras Foi tambm com o Programa 5S que o pessoal encontrou uma soluo simples e eficaz para um problema que dificultava o trabalho do setor. Conhea o projeto.

Escolha do problema: dificuldade para abastecer os equipamentos de campo (caminhes e escavadeiras) com leo hidrulico, operao que era feita manualmente, causando sujeira, esforo excessivo dos lubrificantes, perda de tempo, riscos de acidentes e incmodos.

Soluo: abastecer caminhes e escavadeiras com leo por meio de um sistema automtico rpido e seguro, constitudo de uma bomba de transferncia instalada num caminho comboio prximo a maquina que vai ser abastecida ligar a bomba a ela e acionar o mecanismo de transferncia do leo.

Resultados: abastecimento sem contaminao de leo acidentes e esforos fsicos desnecessrios; diminuio do tempo de abastecimento de 200 litros de leo para oito minutos e motivao da equipe.

Estes e muitos outros casos de transformao no deixam dvidas de que o Programa 5S tem carter universal, podendo ser aplicado em todas as Organizaes publicas e privadas, envolvidas ou no em programas mais abrangentes de Qualidade e produtividade. Suas exigncias fsicas so encontradas, naturalmente em qualquer empresa preocupada com a excelncia independente dos pressupostos sobre o ser humano prevalecentes. Suas exigncias de natureza social, entretanto esto fortemente associados a pressupostos positivos sobre o ser humano e nisto, o estilo administrativo predominante exerce influencia decisiva.

Exerccios sobre o Programa 5 S

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Apresente 4 principais objetivos do Programa 5S Quais os passos para a implantao do 5S Qual deles o mais importante Housekeeping significa Programa 5S ou Dia da Limpeza Programa 5S mais um Programa de Qualidade ou uma filosofia de vida Como deve ser planejado o Dia da Limpeza Como voc planejaria um 5S na sua empresa

O Programa 5 S sem segredos

25

8. Como avaliaria os resultados 9. Como se usa o PDCA no programa 5S

Respostas:
1. Reduo de custos; reduo de acidentes; aprimoramento da qualidade; maior produtividade 2. Compromisso da Alta Direo; Criao do Time; Diagnostico; Disseminao de Conceitos; Preparativos para o Dia da Limpeza; Arrumao 3. Todos 4. Programa 5S 5. Filosofia de vida 6. Cartazes, informativos, reserva de espao para alienao de materiais, traje informal 7. Registrar atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessrios; definio de padres, formas, perodos de avaliao (auditorias) e apresentao de resultados. 8. Atravs de lista de verificao com mtodos de avaliao preestabelecido 9.

Planejamento - P
Registro da situao (inicial e final) Durao do ciclo Divulgao Treinamento necessrio Avaliaes do realizado Elaborao de listas de verificao Elaborao do padro operacional Forma de apresentao dos resultados

Executar - D
Mobilizar Educar e treinar Divulgar Implementar

Avaliar - C
Avaliar a implantao Elaborar relatrios

Revisar - A
Analisar resultados Lies aprendidas Reviso dos padres

Outros exerccios
1. Inicialmente de a sua opinio pessoal do que significava na pratica 5S, isto , se no seu enfoque, 5S viria para agregar valores a Implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade ou apenas limitando a uma integrao de Gesto de RH. Caso sua viso j tenha mudado, mesmo em parte manifeste-se. 2. Voc lembra porque importante sua empresa estar praticando o senso de ordenao? E o de limpeza?

26 O Programa 5 S sem segredos

3. 4. 5. 6. 7.

Elabore um Plano de Ao para consolidao dos 3s no seu local de trabalho Quais os aspectos importantes a serem considerados na implantao do senso de disciplina? Crie uma lista de Verificao para constatar a implantao do senso de seleo Qual a lgica de implementao dos 5Ss? Apresente a viso sistmica dos 5Ss

Respostas:
1. 2. Ordenar organizar de forma sistemtica, os meios de trabalho de modo a ter acesso rpido e seguro a eles para sua utilizao a qualquer momento Limpeza tem dois aspectos. O primeiro refere-se a limpeza do ambiente fsico e o outro diz respeito ao relacionamento pessoal. 3. Plano de Ao

4. Esclarecer padres e orientaes de forma simples e clara Conscientizar todos na dedicao e compromisso com aquilo que esto fazendo Identificar as causas de manifestao, comportamentais inadequadas das pessoas 5. reas de circulao livres Remover objetos desnecessrios Manter fios, extenses e cabos fora da rea onde algum possa tropear Remover materiais sobre as mesas e escrivaninhas

6. Conscientizao dos colaboradores

3S4 S 5 S

O Programa 5 S sem segredos

27