CUPRINS

CUPRINS....................................................................................................................................1 Introducere.................................................................................................................................4 Unitatea de nvare 1. Internet...................................................................................................6 Modaliti de conectare la Internet.......................................................................................10 Reele de calculatoare...........................................................................................................13 Tipuri de reele de calculatoare.............................................................................................14 Topologii de reele de calculatoare.......................................................................................16 Protocoale pentru reele........................................................................................................20 Modelul de referin OSI..................................................................................................20 Modelul de referin TCP/IP............................................................................................23 Unitatea de nvare 2. Aplicaii server de baz n organizaii.................................................28 Serviciul DNS.......................................................................................................................29 Cum funcioneaz DNS....................................................................................................32 Pota electronic. Tipuri de servere de email.......................................................................34 ...................................................................................................................................................36 Internet Message Access Protocol....................................................................................39 Utilizarea e-mail...............................................................................................................41 Serviciul HTTP. Aplicaii Web............................................................................................42 Funcionarea serverelor HTTP.........................................................................................43 Server HTTP virtuale.......................................................................................................45 ..................................................................................................................................................49 Unitatea de nvare 3. Managementul informaiilor la nivelul organizaiei............................49 Intranet i Extranet................................................................................................................49 ...................................................................................................................................................50 Utilizatorii de Intraneturi..................................................................................................52 Modele organizaionale pentru Intraneturi.......................................................................54 Extranet = Intranet i pentru alii......................................................................................56 Diferene ntre Intranet i Extranet...................................................................................57

Soluii pentru managementul informaiilor..........................................................................59 Cele trei nivele de colaborare...........................................................................................62 Instrumente de comunicare electronic............................................................................63 Instrumentele de conferin electronic...........................................................................63 Instrumente de management colaborativ..........................................................................64 Implementarea..................................................................................................................65 CMS i integrarea cu sistemele de comer electronic.......................................................65 Captur de date i de documente..........................................................................................68 Procesul de captur...........................................................................................................69 Pregtirea documentelor...................................................................................................70 Captura imaginilor............................................................................................................70 Extragerea datelor.............................................................................................................73 Introducerea manual a datelor........................................................................................74 OCR, OMR, ICR i codul de bare....................................................................................75 Formulare.........................................................................................................................78 Surse importate.................................................................................................................80 Exportul datelor................................................................................................................81 Managementul sistemului i raportarea............................................................................82 Siguran i scalabilitate...................................................................................................83 Auditul i raportarea.........................................................................................................83 Document Management System...........................................................................................85 Legea arhivrii electronice...............................................................................................86 Necesitatea unei aplicaii pentru managementul documentelor.......................................87 Cerine minime ale unei aplicaii de Document Management.........................................88 Funcionaliti..................................................................................................................88 Avantajele i dezavantajele implementrii unei soluii de DMS.....................................91 Soluii oferite de DMS.....................................................................................................93 Avantaje calitative............................................................................................................94 Componente ale soluiilor de DMS..................................................................................94 Arhivarea electronic.......................................................................................................94

Generarea documentelor n formate standardizate...........................................................96 Regsirea facil a documentelor.......................................................................................97 Securizarea accesului la informaii...................................................................................97 Captura de date din formulare..........................................................................................99 Caracteristici ale DMS...................................................................................................101 Web Content Management.................................................................................................104 Conceptul de Pagin.......................................................................................................105 Coninutul web HTML...................................................................................................105 O viziune de ansamblu a coninutului de web................................................................106 Sisteme de Gestiune a Coninutului Web.......................................................................107 Scopul WCMS................................................................................................................107 Importana coninutului web..........................................................................................108 Beneficiile unei soluii de WCM....................................................................................108 Facilitile WCMS..........................................................................................................109 Unitatea de nvare 4. Open Source.......................................................................................116 Software liber i documentaie liber.................................................................................118 Scurt istorie a proiectului GNU........................................................................................127 .................................................................................................................................................128 Bibliografie.............................................................................................................................129

Introducere
Cursul intitulat Tehnologia informaiei - Internet face o introducere n tehnologiile informatice utilizate la nivel de baz n organizaii utilizarea acestora avnd ca scop creterea productivitii muncii i uurarea complexitii acesteia. Sunt abordate noiuni generale despre reele de calculatoare, Internet, Intranet i Extranet. O abordare aparte este cea asupra securitii sistemelor informatice, prezentndu-se att aspecte teoretice legate de securitatea sistemelor informatice ct i aspecte practice, legate de utilizarea diverselor tehnologii pentru securizarea datelor. Managementul informaiei la nivelul organizaiei este luat n considerare prin aplicarea tehnologiilor care optimizeaz fluxul de documente i coninut, de la intrarea acestora n organizaie i pn la arhivarea sau distrugerea acestora. Un capitol important l considerm i cel legat de modalitatea de liceniere i de stilul de afaceri open-source, benefice att pentru productorii de software ct i pentru utilizatorii finali. Obiectivele cursului Cursul intitulat Tehnologia informaiei - Internet are ca obiectiv principal mbogirea cunotinelor din sfera disciplinelor cu caracter informatic aplicativ. n acest sens, la sfritul acestui curs, studenii vor fi capabili s: opereze cu noiuni precum: reea de calculatoare, Internet, Extranet, WWW, aplicaii server; identifice i s explice elementele teoretice ale securitii unui sistem informatic; identifice i s i s explice elementele care stau la baza unui Intranet i a unui Extranet; s identifice cerinele la nivelul organizaiei pentru un siste de gestiune a documentelelor sau de gestiune a coninutului; poat lua decizia n cunotin de cauz a avantajelor i dezavantajelor implementrii de aplicaii Open Source n organizaia din care face parte; Cerine preliminare Utilizarea calculatorului personal, conectare la Internet, descrcare i instalare de software pentru sistemul de operare utilizat. Mijloace de lucru Parcurgerea unitilor de nvare necesit utilizarea unui calculator cu sistem de operare Windows sau Linux, cu conexiune la Internet.

Structura cursului Cursul Tehnologia Informaiei - Internet este structurat n patru uniti de nvare. Fiecare unitate de nvare cuprinde: obiective, aspecte teoretice privind tematica unitii de nvare respective, exemple, teste de autoevaluare precum i probleme propuse spre discuie i rezolvare. La sfritul fiecrei uniti de nvare sunt indicate teme de control, rezolvarea acestora fiind obligatorie. Acestea vor fi ncrcate de ctre studeni pe platforma elearning pn la odat prestabilit. Durata medie de studiu individual Parcurgerea de ctre studeni a unitilor de nvare ale cursului de Tehnologia informaiei - Internet (att aspectele teoretice ct i rezolvarea testelor de autoevaluare i rezolvarea problemelor propuse) se poate face n 4-6 ore pentru fiecare unitate. Evaluarea La sfritul semestrului, fiecare student va primi o not, care va cuprinde: un test gril, ce va conine ntrebri teoretice din materia prezentat n cadrul acestui material, test de va deine o pondere de 50% n nota final i notele aferente celor trei teme de control, realizate pe parcursul semestrului, care vor deine o pondere de 50% fiecare.

Unitatea de nvare 1. Internet

Cuprins Modaliti de conectare la Internet....................................Error: Reference source not found Reele de calculatoare........................................................Error: Reference source not found Tipuri de reele de calculatoare..........................................Error: Reference source not found Topologii de reele de calculatoare....................................Error: Reference source not found Protocoale pentru reele.....................................................Error: Reference source not found Modelul de referin OSI...............................................Error: Reference source not found Modelul de referin TCP/IP.........................................Error: Reference source not found

Introducere Se spune, de regul, c Internet ncepe odat cu ARPAnet, uitnd istoria de un secol i jumtate a telegrafului (anunat ca invenie n 1837 de Sir Charles Wheatstone n Anglia i Samuel B. Morse n SUA) care a condus la dezvoltarea primelor reele de comunicaie (uitnd desigur i descoperirea telefoniei multiple de ctre Augustin Maior, n 1906), precum i istoria de 60 de ani a calculatoarelor electronice. Vechile sisteme telegrafice erau, n terminologia actual, legturi punct-la-punct, folosind band de hrtie perforat pentru a transmite informaia pe urmtoarea legtur spre destinaie. Analog, prima reea de calculatoare utiliza banda perforat ca i canal de comunicaie (banda perforat de un calculator fiind manual introdus n cititorul de band al celuilalt). Obiectivele unitii de nvare Aceast unitate de nvare i propune ca obiectiv principal o iniiere a studenilor n interesanta lume a Internetului. La sfritul acestei uniti de nvare studenii vor fi capabili s: Cunoasc un scurt istoric al Internetului; neleag i s explice modalitile de conectare la Internet; neleag i s utilizeze diferite reele de calculatoare; neleag diferitele topologii de reele de calculatoare;

 neleag protocoalele de acces n reea pentru calculatoare; configureze un calculator pentru accesul la Internet folosind protocolul TCP/IP.

Durata medie de parcurgere a unitii de nvare este de 4 ore.

Din 1962, cam odat cu apariia calculatoarelor bazate pe tranzistori, Paul Baran i colegii si de la Rand Corporation atac problema construirii unei reele care s supravieuiasc unui rzboi nuclear n On Distributed Communications Networks1. In 1967 este publicat proiectul ARPAnet (Lawrence Roberts). Leonard Kleinrock i Paul Baran iniiaz comutarea de pachete (packet-switched network), iar n 1969 conducerea ARPA (Advanced Research Projects Agency - Departamentul Aprrii al SUA) contracteaz cu Bolt, Beranek i Newman (BBN) dezvoltarea acestui sistem de comunicaie. Proiectul iniial lega calculatoarele de la Universitatea California din Los Angeles (UCLA), Institutul Stanford (SRI) din Menlo Park i Universitatea Utah din Salt Lake City. Independent de ARPAnet, n acelai timp, la Laboratoarele Bell n Murray Hills (New Jersey) apare sistemul de operare UNIX, creat de Brian W. Kernigham i Dennis M. Ritchie. Sistemul UNIX s-a dezvoltat n paralel i pe baza limbajului de programare C . In proiectul iniial al ARPAnet se asigurau doar 3 servicii de comunicaie: conectarea la distan - telnet (Remote login), transferul de fiiere i tiprirea la distan. Abia n 1972, cnd se ajunsese la o reea cu 37 de calculatoare, a fost introdus i serviciul de pot electronic - e-mail i semnul @. Tot n 1972, n octombrie, la International Conference on Computer Communications de la Washington DC ARPAnet este prezentat public i se fac demonstraii ntre 40 de maini conectate la reea. Anul 1975 nseamn pe de o parte apariia calculatoarelor personale (ALTAIR anunase microcalculatorul nc n August 1974) i pe de alt parte, ca urmare a restriciilor n conectarea la ARPAnet impuse de Agenia militar de comunicaii (botezat DARPA), apariia primelor reele comerciale precum TELENET-ul firmei BBN. Acesta este i anul apariiei Microsoft, cnd Paul Allen i Bill Gates, pornind de la experienele cu Altair, dezvolt BASIC-ul pentru noua lume a PC- urilor. Un an mai trziu, CCITT (Comitetul Consultativ pentru Telegrafia i Telefonia Internaional) anun protocolul X.25 ca standard de comunicaie, bazat tot pe comutare de pachete. Sistemul TCP/IP, propus ca un standard pentru ARPAnet nc din 1973, este acceptat ca protocol standard doar la 1 ianuarie 1983, cnd ARPAnet ajunsese s asigure conectarea a 500 de centre. Aceast decizie i aceast dat este considerat (mai ales de participanii la proiect) data de natere a Internet. Mai ales c tot n 1983 partea militar a ARPAnet a fost

http://www.rand.org/publications/RM/baran.list.html

separat sub numele MILNET. In acel an existau deja reelele BITNET (But It's Time Network), CSNET (Computer Science Network), i altele, iar centrul de programare al Universitatea din California de la Berkeley lanseaz BSD UNIX 4.2 cu TCP/IP nglobat (ca rezultat al finanrii DARPA). Firma Novell lanseaz produsul NetWare, bazat pe protocolul XNS elaborat la Xerox Park, iar firma Proteon ofer primul router soft folosind un minicalculator PDP-11. Este lansat limbajul de programare C++ . Dar i 1979 este un an reper n dezvoltarea Internet. Este anul apariiei reelei de calculatoare pentru cercetare numit USENET. Usenet a fost la nceput o reea cu acces telefonic n comutaie (dial-up) bazat pe UUCP (UNIX-to-UNIX copy). Oferea acces e-mail i tiri (Usenet News). Mai exist i azi reele - conexiuni UUCP, chiar dac partea de tiri (Usenet News) a trecut la protocolul NetNews (NNTP). Tot n 1979 apare prima versiune comercial de UNIX pentru microcalculatoare, produs de Onyx Systems. Anul 1984 este momentul introducerii DNS (Domain Name System) care nlocuiete mecanismul de preluare periodic a fiierului hosts (tabela de coresponden nume/domeniu - adres IP) de la NIC (Network Information Center) unde se meninea evidena calculatoarelor conectate la ARPAnet. Aceast schimbare mpreun cu lansarea staiilor SUN bazate pe UNIX (n acelai an) a condus la dezvoltarea vertiginoas a Internet din urmtorii apte ani. Mai ales c n 1987, Fundaia pentru tiin (National Science Foundation) creaz NSFNET pentru a conecta centrele cu super-calculatoare printr-o magistral de vitez mare (56Kbps - la acea vreme). Ca organizaie necomercial, NSFNET permite conectarea la Internet fr restriciile cu caracter militar ale ARPAnet. In 1990 ARPAnet dispare (dup ce toate organizaiile care erau conectate au trecut la NSFNET. La rndul su NSFNET i nceteaz activitatea n 1995 cnd accesul la Internet ajunge s fie asigurat de firme comerciale pentru ntreaga lume. Pn n 1990, aplicaiile de baz erau e-mail, listserv, telnet i FTP. In 1990, la Universitatea McGill se introduce Archie, un instrument de cutare n serverele FTP. In 1991, la Universitatea din Minnesota se lanseaz Gopher. Structura arborescent (ierarhic) a meniurilor ajuta utilizatorii n organizarea documentelor pentru prezentare pe Internet. Serverele Gopher au devenit aa de folosite nct pn n 1993 au aprut mii de servere coninnd peste un milion de documente. Pentru a gsi un astfel de document a aprut un instrument de cutare numit Veronica (very easy rodent- oriented netwide index to computerized archives). In 1992 Tim Berners-Lee, fizician la CERN Geneva, dezvolt protocoalele de comunicaie pentru World Wide Web, crend i limbajul HTML (HyperText Markup Language). Dar istoria World Wide Web poate fi (i este) privit ca un capitol aparte, legat de dorina de reorganizare a accesului la informaii, de ceea ce se cheam acum managementul cunotinelor (knowledge management). Dac nu mergem pn la Biblioteca din Alexandria, aceast istorie ncepe n 1945, odat cu proiectul MEMEX formulat de Vannevar Bush,

consilierul tiinific al Preedintelui Roosevelt pe timpul rzboiului. MEMEX propunea un sistem de memorare a informaiilor n care utilizatorii s aib posibilitatea s creeze linii (trasee) informaionale, legturi spre documente sau ilustraii corelate, care s poat fi stocate i utilizate ulterior. In terminologia actual, a fost vorba de o main conceptual, la acea dat existnd n lume primele dou calculatoare. Dar anul de referin n istoria Web este considerat n mod unanim 1965, anul n care Ted Nelson introduce termenul hypertext. Doi ani mai trziu, n 1967, Andy van Dam i ali colaboratori construiesc primul sistem de editare de hipertexte, iar n 1968, Doug Engelbart prezint sistemul numit NLS. La CarnegieMellon, n 1975, debuteaz primul sistem hypermedia distribuit, numit iniial ZOG i ulterior KMS. In 1978, echipa de la MIT Architecture Machine Group prezint primul videodisc hypermedia, i anume Aspen Movie Map. Iar n 1981, Ted Nelson imagineaz Xanadu2, un sistem de tip baz de date gestionnd documente hypertext i nglobnd toate informaiile scrise. Proiectul Xanadu va fi preluat de firma Autodesk n 1989, care l va abandona ns n 1992. Pe calculatoarele Macintosh, firma Telos introduce n 1984 sistemul hypermedia numit Filevision. In 1985 apar Symbolic Document Examiner (produs de Janet Walker) i Intermedia, sistem hypermedia conceput de Norman Meyrowitz i alii la Brown University (SUA). Un an mai trziu, n 1986, apare GUIDE, un navigator prin hipertexte i imagini, produs de OWL, iar n 1987, firma Apple Computers lanseaz HyperCard, primul sistem hypermedia disponibil cu adevrat i larg rspndit. In acelai an are loc i Hypertext '87 Workshop n Carolina de Nord. Tim Berners-Lee propune proiectul World-Wide Web, un nou sistem informaional destinat mai ales cercettorilor din fizica energiilor nalte, sistem pe care-l dezvolt n cadrul CERN pn n 1992. Dintru nceput a exista tendina de a realiza un sistem unificator care s uureze i s simplifice accesul la informaiile dispersate n Internet, pentru ca s nu mai fie nevoie s se foloseasc programe i protocoale de acces diferite ci unul singur numit browser - navigator. Primele demonstraii de soft de navigare au avut loc n preajma Crciunului din 1990. La nceput era vorba doar de afiare n mod text, legturile fiind marcate prin numere ntre paranteze drepte i selectate prin tastarea acelor numere. Un navigator ceva mai evoluat, bazat pe metoda poziionare+click, rula pe calculatoare NeXT. Astfel, World Wide Web a fost introdus pentru uz intern n CERN n primvara lui 1991, permind i accesul la articolele Usenet i chiar accesul la bazele de date de pe calculatoarele centrului. Dup succesul repurtat rapid n privina crerii, distribuirii i regsirii lucrrilor tiinifice i a rezultatelor experimentale, sistemul a fost anunat-prezentat public n ianuarie 1992, programele fiind oferite public, gratuit. Mai nti au beneficiat alte laboratoare de fizic nuclear din lume, dar rapid sistemul a depit domeniul cercetrilor de fizic.
2

http://jolt.mpx.com.au:70/0h/faq.html

Momentul crucial n rspndirea Web a aprut n februarie 1993 cnd NCSA (National Center for Superconducting Applications) a anunat prima versiune a programului Mosaic, un navigator pentru mainile UNIX rulnd n sistemul X-Windows i folosind ntreg arsenalul mediului Windows (iconie, menu-uri, cuvinte colorate marcnd legturile etc.). In plus, Mosaic a putut ngloba imaginile color direct n paginile cu text, asigurnd i posibiliti de folosire a sunetului, micrii/animaiei etc. NCSA Mosaic 1.0 for X Windows a fost lansat n iunie 1993. La mijlocul lui noiembrie 1993, Mosaic a fost simultan lansat pe platformele Apple Macintosh, pe sistemele folosind MS-Windows, precum i pe cele UNIX cu X-Windows. nc n octombrie, ca urmare a folosirii Mosaic pentru X-Windows, numrul serverelor Web nregistrate la CERN crescuse la 500. Un an mai trziu au fost estimate 4600 de servere. Deja n august 1994, traficul Web prin nodul central Internet din NSF a depit traficul de pot electronic, dup ce n martie l depise pe cel Gopher, ajungnd astfel n topul serviciilor. In 1995 se estimau 12 mii de servere, n 1997 - 800 de mii, iar n iunie 1999, OCLC estima 2,2 milioane de servere accesibile public dintr-un total de 3,6 milioane de servere Web. Acestea puneau la dispoziia publicului peste 300 milioane de pagini Web individuale.

Modaliti de conectare la Internet

Orice persoan poate accesa Internetul. colile, firmele, instituiile publice sunt n general conectate la reea. De asemenea, se poate beneficia de acces public la Internet din biblioteci sau din Internet Caf- uri. Accesul privat poate fi realizat prin intermediul unui ISP (Internet Service Provider), la care se realizeaz o conexiune de la calculator prin intermediul unui modem. Exemple Modalitile principale de conectare la un ISP sunt urmtoarele: Modemuri; ISDN; Modemuri de cablu; Alte variante. Cei mai muli utilizatori folosesc modemuri pentru a stabili o conexiune la un furnizor de servicii Internet, prin intermediul liniei telefonice. Un modem este un dispozitiv care transform informaiile digitale din calculator n semnal analogic (sunet) pentru a fi transmise prin intermediul liniei telefonice. Un modem aflat la cellalt capt va transforma semnalul primit n semnal digital, pentru a putea fi utilizat n calculator.

Modemul poate fi intern, ca parte a calculatorului, sau extern, aflat ntr-o carcas separat i conectat la portul serial al calculatorului printr-un cablu serial. Indiferent de tipul de modem, ntotdeauna va exista un jack, pentru conectarea liniei telefonice. n plus, va trebui instalat un software pe calculatorul respectiv, pentru a putea forma un numr de telefon prin intermediul calculatorului. Software-ul se gsete pe cdrom-ul care nsoete modemul, iar instalarea acestuia va fi cerut de sistemul de operare. Viteza modemului este msurat n kilobii pe secund (Kbps). Majoritatea celor comercializate acum au viteze de 33,6 Kbps i 56Kbps, dar exist i variante mai lente (14,4 Kbps sau 28,8 Kbps). ISDN este prescurtarea de la Integrated Services Digital Network. Este o conexiune Internet cu o vitez relativ ridicat, oferind viteze de 64 Kbps (un canal purttor) sau 128 Kbps (dou canale purttoare). Prin ISDN se utilizeaz linia telefonic normal dar se vor transmite semnale digitale n loc de semnale analogice, ridicndu-se astfel viteza de transfer a datelor. Exemple In Romnia, RomTelecom ofer servicii ISDN

Cu toate c permite o vitez mai ridicat, un serviciu ISDN este costisitor, necesitnd servicii speciale din partea companiei telefonice, un adaptor terminal ISDN (pentru linia telefonic normal) i un serviciu ISDN din partea furnizorului de servicii Internet. Modemurile de cablu permit o conexiune prin intermediul cablului de televiziune. Cele mai rapide modemuri de cablu ofer o vitez de 10Mbps pentru primirea datelor i 768 Kbps pentru trimiterea datelor. Pentru a avea acces la Internet prin cablu, compania distribuitoare de servicii de televiziune prin cablu trebuie s se transforme i n furnizor de servicii Internet. Identificai furnizori de servicii Internet la care conexiunea se realizeaz prin modemuri de cablu. Alte modaliti de conectare cuprind liniile T1, o conexiune digital capabil s transmit date la 1,5 Mbps. Este folosit n general de companiile mici i mijlocii care au traficul de reea foarte mare, linii T3, conexiune digital prin intermediul creia se transmit date cu o rat de 45 Mbps. O linie T3 este destul de larg pentru a se putea transmite prin intermediul ei filme i video n timp real. Mai exist posibilitatea conectrii prin linii ADSL sau IDSL (creat pentru a oferi programe video la cerere) i prin intermediul sistemului de recepie digital prin satelit (Digital Satellite System), datele fiind transmise la viteze mult

mai mici, prin linia telefonic. Pe lng acestea, se mai pot realiza conexiuni prin unde radio, telefoane mobile etc. La ora actual, sunt disponibile urmtoarele viteze i limi de band pentru conexiuni la Internet i n reele: Vitez (bps = bii pe secund) 13.21 Gbps 10 Gbps 4.976 Gbps 2.488 Gbps 1.866 Gbps 1.244 Gbps 933.12 Mbps 622.08 Mbps 466.56 Mbps 155.52 Mbps 100 Mbps 51.84 Mbps 44.736 Mbps 34.368 Mbps 20 Mbps 16 Mbps 10 Mbps 8.448 Mbps 6.312 Mbps 6.144 Mbps 4 Mbps 3.152 Mbps 2.048 Mbps 1.544 Mbps 128 Kbps 64 Kbps 56 Kbps 33.6 Kbps 28.8 Kbps 20 Kbps Denumire tip de conexiune OC-255 (Optical Carrier Fibr optic) OC-192 OC-96 OC-48, STS-48 OC-36 OC-24 OC-18 OC-12, STS-12 OC-9 OC-3, STS-3 CDDI, FDDI, Fast Ethernet, Cablu de categoria 5 OC-1, STS-1 T-3, DS-3 n America de Nord E-3 Europa Cablu de categoria 4 Reele locale de tip Fast Token Ring Thin Ethernet, cablu de categoria 3, model de cablu E-2 Europa T-2, DS-2 America de Nord Descrcare standard prin ADSL Reele locale de tip Token Ring DS-1c E-1, DS-1 Europa ADSL, T-1, DS-1 America de Nord ISDN DS-0, pulse code modulation 56flex, modemuri U.S. Robotics x2 56flex, rat de comunicaie pentru modem x2 V.34, modemuri de tip Rockwell V.Fast Class Cablu de nivel 1, viteza minim pentru transfer de date prin cablu

14.4 Kbps 9600 bps 2400 bps

modem V.32bis, V.17 fax viteza modemurilor n jurul anilor 1990 Viteza modemurilor n jurul anilor 1980
Tabelul 1: Viteze de acces la Internet.

S ne reamintim... n afara modalitilor specificate mai sus, pot exista diferite alte mijloace de conectare la Internet. Cel mai bun exemplu l poate constitui evoluia rapid din ultima vreme a tehnologiilor mobile n band larg prin care i prin intermediul crora se pot conecta la Internet orice fel de dipozitive, mobile sau nu. Identificai alte modaliti de conectare la Internet n afara celor menionate mai sus i specificai viteza de transfer a datelor.

Reele de calculatoare
Termenul de reea de calculatoare desemneaz o colecie interconectat de calculatoare autonome. Se spune despre dou calculatoare c sunt interconectate dac sunt capabile s schimbe informaii ntre ele, conectarea fcndu-se prin diferite modaliti. Exist diferene ntre reelele de calculatoare i sistemele distribuite; prin acestea din urm nelegem faptul c existena a mai mult de un calculator este transparent pentru utilizator, sistemul de operare alegnd procesorul pe care s ruleze un anumit program, s transfere programele ctre procesorul respectiv i s depun rezultatele n locaiile necesare. Intr-o reea de calculatoare, utilizatorii trebuie s se conecteze explicit la o anumit resurs (main), s comande explicit execuia proceselor de la distan, s transfere explicit fiiere i, n general, s personalizeze toat administrarea reelei. Cu toate acestea, ntre cei doi termeni exist i o suprapunere, n sensul n care ambele sisteme trebuie s transfere fiiere, diferena fiind numai n cine invoc sau comand acest transfer: sistemul sau utilizatorul. Reelele de calculatoare au devenit absolut necesare, permind utilizatorilor accesul la o mai mare diversitatea de resurse (informaii i aplicaii), constituind un mediu rapid de comunicare. Printre avantajele acestora se pot enumera: - partajarea resurselor prin care echipamentele i n special datele sunt disponibile pentru oricine din reea, indiferent de localizarea fizic a utilizatorului;

accesul la informaie de la distan - care poate lua diferite forme, de la accesul la programe pn la accesul la baze de date la distan (rezervri de locuri, operaiuni bancare etc.); comunicaii interpersonale care pot lua forma de mesaje de e-mail, ntlniri virtuale, instruire la distan; divertismentul interactiv jocuri, video-on-demand, realitate virtual partajat.

Tipuri de reele de calculatoare

Dei nu exist o taxonomie general n care pot fi ncadrate toate reelele de calculatoare, dou criterii sunt forte importante i anume: tehnologia de transmisie i scara (dimensiunea) la care opereaz reeaua. Din punct de vedere al tehnologiei de transmisie, reelele de calculatoare pot fi mprite n dou categorii: - reele de difuzare; - reele punct-la-punct; Reelele de difuzare au un singur canal de comunicaii care este mprit de toate mainile din reea. Orice main poate transmite mesaje scurte sau pachete, care sunt primite de celelalte maini. Un cmp din mesaj sau pachet specific maina creia i este adresat mesajul. Dac pachetul i este adresat, o main prelucreaz pachetul, altfel pachetul este ignorat. Sistemele cu difuzare permit n general i adresarea unui pachet ctre toate destinaiile, prin utilizarea unui cod special n cmpul adres. Un sistem cu difuzare suport, de asemenea, transmisia la un subset de maini, operaie cunoscut sub numele de trimitere multipl. Reelele punct-la-punct dispun de numeroase conexiuni ntre perechi de maini individuale. Pentru a ajunge de la surs la destinaie n acest tip de reea, un pachet ar putea fi nevoit s treac prin mai multe maini intermediare. Datorit faptului c sunt disponibile trasee multiple, cu lungimi diferite, algoritmii de dirijare a pachetelor sunt foarte importani. Din punct de vedere al mrimii, reelele de calculatoare se pot mpri n: - reele locale (cu distane de interconectare a calculatoarelor de la 10 metri pn la maximum 1 km); - reele metropolitane (de la 1 km pn la maximum 10 km); - reele larg rspndite geografic (distan mai mare de 10 km); - Internetul creat prin interconectarea mai multor reele. Reele locale (Local Area Network)

Sunt n general reele private localizate ntr-o singur cldire sau ntr-un campus de cel mult civa kilometri, frecvent utilizate pentru a conecta calculatoare personale i staiile de lucru cu scopul de a partaja resurse i de a schimba informaii. Exemple Calculatoarele din cadrul unui birou sunt conectate ntr-o reea local.

LAN-urile se disting de alte reele prin trei caracteristici: - mrime - au dimensiuni restrnse, ceea ce nseamn c timpul de transmisie este n cazul cel mai defavorabil limitat i cunoscut dinainte; - tehnologia de transmisie; - topologie aranjamentul fizic al componentelor unui LAN; Reelele metropolitane Este o versiune extins a unui LAN i utilizeaz n mod normal tehnologii similare cu aceasta. Motivul principal pentru care MAN-urile figureaz ca o categorie special const n adoptarea unui standard specific, numit DQDB (Distibuted Queue Dual Bus magistral dual cu coad distribuit) sau IEEE 802.6. DQDB const n dou magistrale unidirecionale la care sunt conectate toate calculatoarele. Fiecare magistral are un capt de distribuie (head end) care iniiaz activitatea de transmisie, dup cum se poate observa i n figura urmtoare.

Figura 1: Reea metropolitan.

Identificai o reea metropolitan din unul din oraele mari din Romania.

Reele larg rspndite geografic

WAN (Wide Area Network) acoper o arie geografic ntins, deseori o ar sau un continent ntreg, coninnd o colecie de maini (gazde) care execut aplicaiile utilizatorilor. Gazdele sunt interconectate printr-o reea de comunicaie sau subreea, care are rolul de a transporta mesajele de la o gazd la alta. Prin separarea aspectelor de pur comunicaie ale subreelei de aspectele referitoare la aplicaii, se simplific mult proiectarea ntregii reele. Subreeaua este n general format din: linii de transmisie (transport biii ntre maini) i elemente de comutare (calculatoare specializate pentru a conecta dou sau mai multe linii de transmisie).

Figura 2 - Reea larg rspndit geografic WAN.

Exemple RoEduNet este reeaua naional de comunicaii pentru educaie i cercetare. Reeaua RoEduNet asigur servicii de transport de date ntre instituiile conectate, ntre acestea i reelele de acelai tip din Europa i din lume precum i alte servicii conexe, inclusiv servicii de acces la reeaua Internet, pentru comunitatea academic i de cercetare din Romnia.

Topologii de reele de calculatoare

Topologia unei reele de calculatoare poate fi descris din punct de vedere fizic i logic. Topologia fizic descrie aranjamentul geometric al componentelor unei reele de calculatoare, fiind o reprezentare teoretic i arat forma i structura unei reele din punct de vedere grafic. Topologia bus /magistral comun presupune c toate nodurile unei reele locale sunt conectate total, folosind un singur mediu fizic de comunicaie, adic bus-ul. n acest tip de reea, n fiecare moment una dintre maini este master i are dreptul s transmit, celelalte maini neavnd acest drept. Cnd dou maini doresc s transmit n acelai timp este nevoie de un mecanism de arbitrare. Acesta poate fi centralizat sau distribuit . De exemplu, IEEE

802.3 (Ethernet) este o reea cu difuzare bazat pe magistral cu control distribuit, n acest tip de reea calculatoarele putnd s transmit n orice moment doresc; dac dou pachete se ciocnesc, fiecare main ateapt un timp aleator i apoi ncearc din nou.

Figura 3: Topologie magistral.

Topologia inel (ring) presupune c o staie este conectat numai cu vecinii, interconexiunile formnd un inel nchis n care datele se transmit unidirecional, de-a lungul inelului. Fiecare staie acioneaz ca un repetor, transmind datele recepionate ctre vecinul su, n sensul de parcurgere a inelului. Standardul IEEE 802.5 a actualizat acest tip de topologie prin introducerea unui dispozitiv de interconectare de tip repetor (hub Token Ring), eliminndu-se vulnerabilitatea topologiei iniiale n cazul cderii unei staii.

Figura 4: Topologie inel.

Topologia stea presupune o reea n care exist o conectivitate total, prin intermediul unui hub. Fiecare nod poate avea acces independent la mediul de comunicaie, dispozitivele conectate n reea partajnd banda de transmisie a hub-ului. (Exemplu LAN Ethernet).

Figura 5: Topologie stea.

Topologia de tip switch. Comutatorul este un dispozitiv multiport care detecteaz adresele fizice (MAC Medium Acces Control din standardul IEEE802) i le pstreaz ntr-o tabel intern, crendu-se ci comutate temporare ntre surs i destinaie. Acest tip de dispozitiv aduce cu sine mbuntiri n creterea limii de band agregate i reducerea numrului de dispozitive care i partajeaz limea de band disponibil. n acest fel se reduce numrul de coliziuni care afecteaz performanele ntr-un LAN Ethernet.

Figura 6: Topologie switch.

Identificai o reea care folosete topologia stea sau switch.

Topologiile complexe reprezint extensii i combinaii ale celor patru tehnologii de baz. Astfel se pot ntlni: - topologie complet (mesh), n care dispozitivele sunt interconectate cu multe alte dispozitive de reea. Intr-o adevrat topologie complet, fiecare dispozitiv

din reea este interconectat cu toate celelalte dispozitive, asigurnd astfel o maxim redundant;

Figura 7: Topologie complet.

topologia cu nlnuire (daisy chain), obinut prin nlnuirea tuturor huburilor dintr-o reea; topologii ierarhice, constnd n mai multe niveluri de hub-uri, fiecare nivel avnd un anumit rol n cadrul reelei; topologii inele ierarhice, obinute prin conectarea ntr-o manier ierarhic a mai multor inele; topologii ierarhice n stea utilizeaz fie un singur domeniu de coliziuni, fie mai multe, prin folosirea switch-urilor sau bridge-urilor; combinaii de topologii ierarhice.

Figura 8: Topologie complex.

Topologia logic (sau topologia semnalului), pe de alt parte, desemneaz modalitatea n care semnalul circul n reea. O alt definiie a topologiei logice ar putea fi urmtoarea:

modalitatea n care datele circul n reea, de la un dispozitiv la altul, fr a ine seama de legturile fizice ntre dispozitive. Topologiile logice au o strns legtur cu protocoalele de reea, care specific modalitatea de transmisie a datelor n reea. De exemplu protocolul Ethernet reprezint o topologie logic de tip magistral, LocalTalk este o topologie logic de tip magistral sau stea, iar TokenRing de la IBM este un protocol de tip topologie logic inel. O topologie logic de reea poate s nu fie acelai lucru ca i topologia fizic. De exemplu, Ethernet (twisted pair) este o topologie logic de tip magistral care poate funciona ntr-o topologie fizic de tip stea, iar TokenRing de la IBM este o topologie logic de tip inel care funcioneaz peste un aranjament sau topologie fizic de tip stea.

Protocoale pentru reele

Creterea rapid att n mrime ct i n eterogenitate a reelelor moderne de calculatoare a condus la un grad mare de complexitate n ceea ce privete tehnologiile care stau la baza acestor reele, a cror nelegere este esenial n organizarea unei utilizri i protecii eficiente a resurselor calculatoarelor. Tehnologia operaional a oricrui sistem depinde de arhitectura n care sunt alctuite componentele, funciile i relaiile sale. Pentru a reduce complexitatea proiectrii, majoritatea reelelor sunt organizate sub forma unei serii de straturi sau niveluri, fiecare dintre ele fiind construit peste nivelul de dedesubt. Scopul fiecrui nivel este de a oferi anumite servicii nivelurilor superioare, protejndu-le de detaliile privitoare la implementarea efectiv a serviciilor oferite. Regulile i conveniile utilizate n conversaia dintre maini (pe anumite niveluri) poart numele de protocol al acelui nivel. ntre dou niveluri adiacente exist o interfa care definete ce operaii i servicii primitive ofer nivelul de jos nivelului de mai sus. O mulime de niveluri i protocoale este numit arhitectur de reea. Specificaia unei arhitecturi trebuie s conin destule informaii pentru a permite scrierea programelor sau construirea echipamentelor necesare fiecrui nivel, astfel nct nivelurile s ndeplineasc corect protocoalele corespunztoare. O list de protocoale utilizate de ctre un anumit sistem, cte un protocol pentru fiecare nivel, poart numele de stiv de protocoale.

Modelul de referin OSI Acest model se bazeaz pe o propunere dezvoltat de ctre Organizaia Internaional de Standardizare (International Standards Ogranization ISO) ca un prim pas ctre standardizarea internaional a protocoalelor folosite pe diferite niveluri. Modelul se numete ISO OSI (Open System Interconnection Interconectarea sistemelor deschise).

Modelul OSI cuprinde apte niveluri, definite conform urmtoarelor principiilor: un nivel trebuie creat atunci cnd este nevoie de un nivel de abstractizare diferit; fiecare nivel trebuie s ndeplineasc un rol bine definit; funcia fiecrui nivel trebuie aleas innd cont de definirea de protocoale la standard internaional; delimitarea nivelurilor trebuie fcut astfel nct s minimizeze fluxul de informaii prin interfee; numrul de niveluri trebuie s fie suficient de mare pentru a nu fi nevoie s se introduc n acelai nivel funcii diferite i, n acelai timp, suficient de mic pentru ca arhitectura s rmn funcional.

Figura 9: Modelul OSI ISO.

Nivelul fizic realizeaz transmisia electric a unui ir de bii, fr a se verifica corectitudinea acesteia. Nivelul fizic este n strns legtur cu mediul fizic de transmisie a datelor. La acest nivel se specific: tipul de cablu, conectorul de legtur, rata de transfer, metoda de codificare a datelor, metoda de acces la mediul de transmisie. Nivelul legtur de date asigur transmiterea corect a datelor ntre dou sisteme ntre care exist o legtur fizic. Secvena de date este mprit n cadre (frames), staia receptoare fcnd verificarea sumei de control asociat cadrului. Nivelul reea asigur dirijarea cadrelor prin reea, stabilind calea de transmisie a datelor de la surs la destinaie. O problem cheie n proiectare este determinarea modului n care pachetele sunt dirijate de la surs la destinaie. Dirijarea se poate baza pe tabele statistice care sunt cablate intern n reea i sunt schimbate rar. Traseele pot fi, de asemenea, stabilite la nceputul fiecrei conversaii, de exemplu la nceputul unei sesiuni la terminal. Dirijarea

poate fi de asemenea dinamic traseele determinndu-se pentru fiecare pachet n concordan cu traficul curent din reea. Nivelul transport asigur transmisia corect a datelor ntre staia surs i staia destinaie, realizeaz secvenierea mesajelor, sincronizeaz ritmul de transmisie i asigur retransmisia mesajelor pierdute sau eronate. Nivelul sesiune realizeaz conexiuni logice ntre procesele constituente ale unei aplicaii, asigurnd dialogul direct ntre aceste procese. Se poate considera c la acest nivel se asigur finalul conexiunii logice ntre diferitele entiti ale reelei. Nivelul prezentare realizeaz transformarea de reprezentare a datelor din punct de vedere al formatului, n vederea transmiterii lor unor terminale cu anumite caracteristici. La acest nivel se lucreaz cu a reprezentare abstract a datelor, valabil n toat reeaua, asigurndu-se conversia n formate specifice de reprezentare la nivelul calculatoarelor, terminalelor etc. n unele aplicaii se asigur compresia datelor i criptarea lor. Nivelul aplicaie asigur serviciile de baz ale reelei: pota electronic, accesul la Web prin HTTP, transferul de fiiere, accesul la distan etc. Figura urmtoare prezint un exemplu de transmitere a datelor utiliznd modelul OSI.

Figura 10: Transmiterea datelor n modelul OSI - ISO.

Identificai protocoale a cror implementare s se apropie ct mai mult de nivelul conceptual al OSI.

Modelul de referin TCP/IP Familia de protocoale TCP/IP este baza Internetului, peste ea fiind construite majoritatea protocoalelor de nivel nalt. Spre deosebire de modelul de referin OSI/ISO care are o arhitectur stratificat, TCP/IP este ierarhic. El are n vedere n mod deosebit interconectivitatea, mai mult dect organizarea rigid pe straturi funcionale. Modelul OSI/ISO prezint mai bine i mai explicit mecanismele de comunicaie ntre calculatoare, dar TCP/IP a devenit, datorit flexibilitii sale, principalul protocol comercial de interconectare a reelelor. Nivelul gazd la reea / acces la reea ofer sistemului mijloacele care-i permit transmiterea datelor ctre alte maini conectate n reea. Protocoalele acestui nivel trebuie s cunoasc caracteristicile tehnice ale subreelei, pentru a structura corect datele de transmis i pentru a respecta restriciile impuse. Protocolul utilizat depinde de tipul reelei: X.25 pentru reele cu comutare de pachete, X.21 pentru reele cu comutare de circuite, IEEE 802.x pentru reele locale etc. Nivelul internet(working) este baza ntregii arhitecturi. Rolul su este de a permite gazdelor s emit pachete n orice reea i a face ca pachetele s circule independent pn la destinaie (cu posibilitatea ca un pachet s se gseasc i n alt reea). Pachetele pot s soseasc n orice ordine, iar dac este cazul rearanjarea cade n sarcina nivelelor de mai sus.

Figura 11: Comparaie OSI - TCP/IP.

Nivelul internet definete un format de pachet i un protocol numit IP (Internet Protocol) n RFC 791, care constituie nucleul pentru TCP/IP i este protocolul cel mai important al acestui nivel. Funciile de baz ale protocolului IP sunt: definirea unitilor de baz pentru transmisiile n reele (datagrame), definirea planului de adresare Internet,

circulaia datelor ntre nivelul gazd la reea i nivelul transport pentru fiecare staie, direcionarea unitilor de date ctre calculatoarele de la distan, fragmentarea i reasamblarea unitilor de date. Nivelul transport este proiectat astfel nct s permit conversaii ntre entitile /procesele pereche din gazdele surs i destinaie. n acest sens, au fost definite dou protocoale de tip gazd-la-gazd (host-to-host): TCP (Transmision Control Protocol) este un protocol sigur, orientat pe conexiuni care permit ca un flux de octei trimii de pe OSI/ISO main s ajung fr erori la alt main din (alt) reea. Acest protocol fragmenteaz fluxul de octei n mesaje discrete i paseaz fiecare mesaj nivelului internet. La destinaie, procesul TCP receptor reasambleaz mesajele primite n flux de ieire. TCP trateaz totodat controlul fluxului pentru a se asigura c un emitor rapid nu inund un receptor mai lent; UDP (User Datagram Protocol) este un protocol nesigur, fr conexiuni, destinat aplicaiilor care doresc s utilizeze propria lor secveniere i propriul control al fluxului, i nu pe cele asigurate de TCP. Este de asemenea utilizat pentru interogri ntrebare-rspuns dintr-un foc, client-server i pentru aplicaii n care comunicarea prompt este mai important dect comunicarea cu acuratee, aa cu sunt aplicaiile de transmisie a vocii i imaginilor. Un al treilea protocol, TTCP (Transaction Transmision Control Protocol) este n curs de definitivare. El va conine aciuni de tip tranzacie (pe Internet). Nivelul aplicaie conine toate protocoalele de nivel nalt (HTTP, SMPT, FTP, Telnet, DNS, NNTP etc.) i se bazeaz pe funcionalitatea oferit de straturile inferioare. Protocolul IP Liantul care ine Internet-ul la un loc este protocolul IP. Spre deosebire de protocoalele mai vechi de nivel reea, acesta a fost proiectat de la nceput pentru interconectarea reelelor. Comunicaia n Internet funcioneaz astfel: nivelul transport preia iruri de date i le mparte n datagrame (de maximum 64 k octei teoretic, dar n practic sunt de aproximativ 1500 octei). Fiecare datagram este transmis prin Internet, fiind eventual fragmentat n uniti mai mici pe drum. n momentul n care toate bucile ajung la destinaie, ele sunt reasamblate de nivelul reea n datagrama original care este apoi pasat nivelului transport, care o insereaz n irul de intrare al procesului receptor. O datagram IP const dintr-o parte antet i o parte test. Antetul are o parte fix de 20 de octei i o parte opional cu lungime variabil, dup cum se poate observa n figura urmtoare.

Figura 12: Antetul unei datagrame IP.

Fiecare gazd din Internet are o adres IP care codific adresa sa de reea i de gazd, combinaia fiind unic. n versiunea 4 a protocolului, toate adresele IP sunt de 32 de bii lungime i sunt utilizate n cmpurile adres surs i adres destinaie ale pachetelor IP.

Figura 13: Clase de adrese IP.

Adresa IP i tabelele de routare dirijeaz o datagram ctre o reea fizic determinat. Datele transmise trebuie s respecte protocoalele nivelului fizic utilizat n reeaua respectiv. n general, reelele fizice nu pot interpreta adresele IP, existnd diferite scheme de adresare particulare. Astfel, protocolul ARP (Address Resolution Protocol), definit prin RFC 826 realizeaz translatarea adreselor IP n adresele MAC corespunztoare (cel mai frecvent adrese Ethernet, cu dimensiunea de 6 octei). Protocolul RARP (Reverse Address Resolution Protocol) este complementar protocolului ARP i realizeaz conversia unei adrese a subnivelului MAC n adres IP (o staie de lucru care boot-eaz din reea, primind imaginea binar a sistemului de operare de la un server de fiiere aflat la distan). Pentru gestiunea conexiunilor exist protocoale speciale. De exemplu, ICMP (Internet Contorl Message Protocol) este folosit de ctre o gazd destinaie pentru a informa sursa

asupra erorilor aprute n prelucrarea unei datagrame. ICMP st la baza a dou aplicaii simple i utilizate foarte des: - ping (Paket INternet Gropet) este utilizat pentru a testa conectivitatea ntre dou echiplamente din reea; - traceroute permite determinarea rutei pe care datagramele IP le parcurg pn la destinaie. La nivel de Internet adresele IP au fost mprite n mai multe clase. O clas de adrese este un grup predefinit de adrese care definesc o reea de o anumit mrime. Intervalul de numere care poate fi asignat primului octet din adresa IP se bazeaz pe clasa adresei. O adres IP unicast din clasa A se ncadreaz n intervalul 1.0.0.1 pn la 126.255.255.254. Primul octet indic adresa reelei iar ultimii trei octei indic adresa gazdei din reea. Adresele IP unicast din clasa B se ncadreaz n intervalul 128.0.0.1 pn la 191.255.255.254. Primii doi octei indic adresa reelei, iar ultimii doi indic adresa gazdei din reea. Adresele IP unicast din clasa C se ncadreaz n intervalul 192.0.0.1 223.255.255.254. Primii trei octei indic adresa reelei n timp ce ultimul octet indic adresa gazdei din reea. Exemple 193.254.231.50 este o adres IP public de clas C.

Identificai n fiecare din clasele A, B i C intervalele private de adresare.

Test de evaluare a cunotinelor O retea de calculatoare reprezinta (3 raspunsuri corecte) a. mai multe calculatoare din cladiri diferite b. mai multe calculatoare din locatii diferite c. mai multe calculatoare legate intre ele d. mai multe calculatoare autonome legate intre ele e. colecie interconectat de calculatoare autonome Tipuri de retele de calculatoare (2 raspunsuri corecte) a. Retele de acces la distanta b. Retele virtuale c. Retele de transmisie d. Retele punct-la-punct e. Retele de difuzare f. Retele de comunicatii interpersonale

Algeti caracteristicile adreselor IP (3 raspunsuri corecte) a. adresele de 128 de biti din IPv6 pot fi convertite in IPv4 b. adresele IP au 32 biti lungime si sunt utilizate in campurile adresa sursa si adresa destinatie ale pachetelor IP c. nu exista protocol pentru translatarea adreselor IP in adrese MAC d. retelele fizice nu pot interpreta adresele IP e. o clasa de adrese IP este un grup predefinit de adrese care definesc o retea de o anumita marime f. clasele de adrese IP au marimi variabile Caracteristicile protocoalelor pentru retele (3 raspunsuri corecte) a. majoritatea protocoalelor de retea sunt organizate sub forma unei serii de straturi sau niveluri b. legatura intre arhitectura de retea si nivelurile/protocoalele de retea este slaba c. scopul fiecarui nivel este de a oferi anumite servicii nivelurilor superioare d. stiva de protocoale este formata din mai multe arhitecturi de protocoale e. Mediul fizic transmite datele sub forma de pachete f. intre doua niveluri adiacente exista o interfata care defineste ce operatii si servicii primitive ofera nivelul de jos nivelului de mai sus Tem de control Folosii utilitarele ping i tracert n linia de comand pentru a testa conectivitatea n reea, respectiv pentru a determina calea pachetelor pn la adresa IP destinaie 193.254.231.50. Testai i pentru alte adrese sau nume de domenii.

Unitatea de nvare 2. Aplicaii server de baz n organizaii

Cuprins Serviciul DNS....................................................................Error: Reference source not found Cum funcioneaz DNS.................................................Error: Reference source not found Pota electronic. Tipuri de servere de email....................Error: Reference source not found Simple Mai Transfer Protocol.......................................Error: Reference source not found Post Office Protocol 3....................................................Error: Reference source not found Internet Message Access Protocol.................................Error: Reference source not found Utilizarea e-mail............................................................Error: Reference source not found Servere FTP. FTP anonim i privat....................................Error: Reference source not found Directoare virtuale n site-uri FTP.................................Error: Reference source not found Serviciul HTTP. Aplicaii Web..........................................Error: Reference source not found Funcionarea serverelor HTTP......................................Error: Reference source not found Server HTTP virtuale.....................................................Error: Reference source not found Procesarea unei interogri de la client...........................Error: Reference source not found HTTPS. Secure Sockets Layer......................................Error: Reference source not found HTTP protocol fr stare............................................Error: Reference source not found O scurt trecere n revist a programrii la nivel de server web....Error: Reference source not found Introducere O organizaie poate avea nevoie de mai multe servicii disponibile pe Internet pentru a-i desfura activitatea. Aici putem include serviciul de e-mail, astfel nct angajaii ei s poat beneficia de mesagerie asincron, de serviciul de prezentare a paginilor web fie pentru site-ul organizaiei, fie pentru Intranetul, Extranetul sau portalul acesteia sau de serviciul FTP pentru ncrcarea sau descrcarea de fisiere. Esenial este serviciul DNS, fr de care aceste servicii pot fi accesate doar pe baza adresei IP i nu pe baza unui bine-cunoscut nume. Obiectivele unitii de nvare La sfritul acestei uniti de nvare studenii vor fi capabili s: neleag i s explice elementele care stau la baza serviciului de email;

 configureze un client de e-mail folosind POP3 sau IMAP; neleag i s explice elementele utilizate de serverele FTP; neleag i s explice elementele utilizate de ctre serverele Web/HTTP; s identifice i s configureze un director virtual ntr-un server Web de tip IIS; neleag utilizarea serverelor HTTP virtuale; neleag modalitatea de procesare la nivel de server a unei cereri primite de la un client.

Durata medie de parcurgere a uniti de nvare este de 4 ore.

Serviciul DNS
DNS a fost dezvoltat din necesitatea oferirii unui serviciu de mapare de tip numeadres pentru calculatoarele din Internet. nainte ca DNS s fie introdus n 1987, practica maprii numelor calculatoarelor la adresele IP era fcut n principal prin utilizarea de fiiere partajate, cunoscute sub numele de fiiere Hosts (gazde). La nceput, Internetul era destul de mic pentru a utiliza un fiier administrat central, care era publicat i descrcat prin FTP pentru site-urile conectate. Periodic, fiecare site Internet i actualiza copia fiierului Host, pentru a reflecta schimbrile intervenite ntre timp. Pe msur ce numrul de calculatoare din Internet a crescut, utilizarea unui singur fiiere de tip Hosts a devenit ineficient. Fiierul a devenit din ce n ce mai mare, ceea ce-l fcea mai greu de distribuit i meninut n toate site-urile ntr-o form curent i actualizat. DNS a fost dezvoltat pentru a oferi o alternativ la fiierele Host. RFC 1034 i 1035 specific cele mai multe dintre protocoalele de baz, fiind actualizate de RFC-uri adiionale trimise ctre Internet Engineering Task Force (IETF). IETF revizuiete i aprob noi versiuni ale RFC-urilor n mod continuu, astfel nct standardul DNS se dezvolt i se schimb pe msura nevoilor. DNS este un sistem utilizat pentru numirea calculatoarelor i serviciilor de reea, organizat ntr-o ierarhie de domenii. Numele DNS sunt utilizate n reele TCP/IP, precum Internetul, pentru localizarea calculatoarelor i serviciilor prin nume uor utilizabile. n momentul n care un utilizator introduce un nume DNS ntr-o aplicaie, serviciile DNS pot rezolva numele n alte informaii asociate cu acel nume, precum adrese IP. Exemple Cei mai muli utilizatori prefer nume precum econ.unitbv.ro pentru a localiza un calculator precum un server de e-mail sau web ntr-o reea, nume care poate fi

nvat i amintit mai uor. Cu toate acestea, calculatoarele comunic n reea prin intermediul adreselor numerice. Utilizarea DNS creeaz o legtur ntre numele calculatoarelor, utilizate de oameni, i adresele numerice, utilizate de calculatoare. n figura urmtoare se poate observa utilizarea de baz a DNS, pentru gsirea adresei IP a unui calculator, gsire bazat pe numele acestuia.

Figura 14: Utilizarea DNS pentru coresponden nume-domeniu - adres IP.

n acest exemplu, un calculator client interogheaz un server DNS, cernd adresa IP a unui calculator configurat s utilizeze econ.unitbv.ro sa i nume de domeniu DNS. Deoarece serverul DNS este capabil s rspund ntrebrii utiliznd baza de date local, va rspunde cu datele cerute. n practic, interogrile DNS pot include i pai adiionali (contactarea altor servere DNS n cazul n care serverul local nu cunoate rspunsul, de exemplu) care nu sunt indicai aici. In aceste documente originare ale DNS, sunt specificate elementele comune tuturor implementrilor de aplicaii referitoare la DNS, inclusiv a: - spaiului de domeniu DNS, care specific structura ierarhic a domeniilor utilizate pentru organizarea numelor; - nregistrri surs, care mapeaz numele de domenii DNS la tipuri de resurse de informaii specifice, pentru utilizare n cazul n care numele este nregistrat sau rezolvat n spaiul de nume; - servere DNS, care stocheaz i rspund la interogri referitoare la nregistrri surs; - clieni DNS, numii i rezolvatori, care interogheaz serverele pentru a cuta i rezolva nume la tipul de resurse specificat n interogare. Un spaiu de domenii de nume DNS (figura urmtoare) este bazat pe conceptul de arbore al domeniilor numite. Fiecare nivel din arbore poate reprezenta fie o ramur, fie o frunz din arbore. O ramur este un nivel n care este utilizat unul sau mai multe nume pentru

a identifica o colecie de resurse numite. O frunz este un nume unic utilizat o singur dat la acel nivel pentru a indica resursa specific.

Figura 15: Ierarhia DNS.

Orice nume de domeniu DNS utilizat n arbore este, din punct de vedere tehnic, un domeniu. Cele mai multe discuii referitoare la DNS identific numele ntr-unul din cele cinci moduri, bazat pe nivelul i modul n care este utilizat un nume. De exemplu, numele de domeniu DNS nregistrat pentru Universitatea Transilvania din Braov (unitbv.ro) este un nivel secundar, deoarece acest nume are dou pri (etichete) care indic faptul c este localizat la dou nivele sub rdcina sau vrful arborelui. Cele mai multe nume de domenii DNS au dou sau mai multe etichete, fiecare indicnd un nou nivel n arbore. Pentru delimitarea etichetelor se utilizeaz semnul punct ( . ). Pe lng domeniile secundare mai sunt utilizai i ali termeni pentru a descrie numele de domenii DNS, dup cum se poate observa n tabelul urmtor: Exemple

Tip nume Domeniul

Descriere Este vrful arborelui i reprezint un nivel fr

Exemplu Un singur punct utilizat la

Tip nume rdcin

Descriere

Exemplu

nume. Este indicat uneori sub forma a dou sfritul numelui, precum ghilimele (" "), care indic o valoare nul. Cnd econ.unitbv.ro. este utilizat ntr-un nume de domeniu DNS, este prefixat printr-un punct (.) pentru a desemna faptul c numele este localizat la cel mai nalt nivel din ierarhia de domenii. n acest caz, numele de domeniu DNS este considerat a fi ntreg i puncteaz ctre o locaie exact n arborele de nume. Numele astfel declarate sunt numite nume de domenii calificate n ntregime (Fully Qualified Domain Names - FQDN). Un nume din dou, trei sau patru litere utilizat pentru a indica ara /regiunea sau tipul organizaiei care utilizeaz numele. Nume de lungime variabil nregistrate pentru o anumit persoan sau organizaie pentru utilizare pe Internet. Aceste nume sunt ntotdeauna bazate pe domenii principale, n funcie de tipul organizaiei sau regiunea n care este utilizat numele. Nume adiionale create de organizaie, derivate din domeniul secundar. Aceste nume cuprind numele adugate pentru a crete arborele DNS i pentru a-l diviza n departamente sau locaii geografice. Nume care reprezint frunzele din arborele DNS i indic o anumit resurs. n mod normal, prima etichet din stnga identifica un anumit calculator din reea. .ro, indic numele rii

Domeniu principal Domeniu secundar

unitbv.ro., domeniu secundar nregistrat pentru Universitatea Transilvania din Braov de ctre registrul DNS Internet. econ.unitbv.ro este numele de domeniu pentru Facultatea de tiine Economice econ2.econ.unitbv.ro., n care prima etichet (econ2) este numele gazdei DNS pentru un anumit calculator din reea.

Subdomeniu

Gazda sau numele resursei

Tabelul 2: Componente ale numelui DNS.

Cum funcioneaz DNS

n momentul n care un client trebuie s caute un nume utilizat ntr-un program, el interogheaz serverele DNS pentru a rezolva acest nume. Fiecare mesaj de interogare trimis de client conine trei informaii, specificnd ntrebarea la care serverul trebuie s rspund: - un nume de domeniu DNS specificat sub forma FQDN; - un tip specificat de interogare care poate specifica fie o nregistrare surs n funcie de tip, fie un anumit tip de interogare; - o clas specific pentru numele de domeniul DNS. Pentru Serverele DNS de tip Windows, aceast parte din interogare ar trebui s fie ntotdeauna clasa Internet (IN). Exemple Numele specificat poate fi al unui calculator precum econ2.econ.unitbv.ro, iar tipul de interogare poate fi de specificat s caute tipul adres (A). Interogrile DNS rezolv interogrile n mai multe feluri. Un client poate uneori s rspund la o interogare prin utilizarea informaiilor din cache, obinute printr-o interogare precedent. Serverul DNS poate s-i utilizeze propriul cache pentru interogare sau poate contacta un alt server DNS n beneficiul clientului pentru a rezolva numele cerul de client, trimind apoi rezultatul ctre client. Acest proces este cunoscut sub numele de recursivitate. Pe lng acestea, clientul nsui poate s contacteze servere DNS adiionale pentru a rezolva numele. n acest scop, clientul utilizeaz interogri separate bazate pe rspunsurile precedente ale serverelor. Procesul este cunoscut sub numele de iteraie. n general, interogarea DNS are loc n doi timpi: - nceputul unei interogri are loc pe un calculator client. Interogarea este trecut mai apoi unui serviciu de rezolvare, serviciul client DNS; - cnd o interogare nu poate fi rezolvat local, se pot interoga servere DNS pentru a rezolva numele. Cei mai muli clieni DNS execut o cerere de tip cutare normal (lookup), n care cutarea este fcut pe baza numelui de domeniu DNS care este cunoscut, stocat sub form de adres surs (de tip A). Acest tip de interogare ateapt ca rezultat o adres IP a resursei trimise n interogare. Folosii utilitarul nslookup din linia de comand pentru a observa legtura ntre adresele IP i numele de domeniu. Folosii pentru teste urmtoarele adrese: www.unitbv.ro unitbv.ro 193.254.231.50 econ.unitbv.ro

www.google.com www.google.ro

Pota electronic. Tipuri de servere de email

Toate mesajele de pot electronic sunt compuse din mesajul n sine (numit coninut) i un plic (figura urmtoare). Plicul ofer o etichet pentru mesaj, indicnd sistemului de transfer de mesaje (Message Transfer System MTS) unde s transmit mesajul, fr a fi nevoit sa-l deschid i s inspecteze coninutul. n realitate plicurile sunt doar simple date adiionale i comenzi de control, trimise ntr-un format standard ctre MTS.

Figura 16: Structura unui mesaj de e-mail.

Sistemele de transfer a mesajelor din Internet permit transportul mesajelor prin reea Internet pe baz de stocheaz-i-nainteaz sau stocheaz-i-descarc. Din cauza capacitii unei reele de a stoca mesajele, informaiile pot fi transmise la orice or, fr a ntrerupe destinatarul din activitile curente: mesajul este obinut de ctre destinatar n momentul n care dorete. Figura urmtoare ilustreaz elementele unul sistem de e-mail i ale sistemului de transfer de mesaje din Internet.

Figura 17: Componentele sistemului de e-mail i ale sistemului de transfer de mesaje.

Cele dou componente de baz ale sistemului de e-mail sunt agentul de mesaje al utilizatorului (Message User Agent MUA - clientul) i agentul de transfer de mesaje (Message Transfer Agent MTA - serverele). Funcia de agent de mesaje al utilizatorului este preluat de aplicaia de e-mail de pe un calculator personal. Agentul utilizator ajut utilizatorul uman s compun mesaje ntr-o form standard, potrivit pentru transmisie, i oferind de asemenea un mod de acces la mesajele recepionate i transmise anterior. Avnd pregtit un mesaj cu ajutorul agentului utilizator, utilizatorul uman poate declana agentul s transmit mesajul ctre agentul de transfer local. Mesajul este transmis ctre destinaia final printr-un numr de ageni de transfer de mesaje, numite mpreun sistem de transfer de mesaje. Primul MTA din conexiune este de obicei serverul de e-mail asociat cu utilizatorul. De asemenea, pot fi utilizate o serie de dispozitive MTA care s re-transmit mesajul ctre un server postmaster destinatar, n care se gsete mailbox-ul destinatarului final (echivalent cu o cutie potal de la un oficiu potal). Mesajul transferat de la MTA la MTA prin intermediul MTS are loc pas cu pas (stocheaz-i-nainteaz), pn cnd acesta ajunge n mailbox-ul destinatar, unde este stocat. Agentul de transfer al mesajelor emitor este numit emitor-SMTP (sau client SMTP), iar agentul de transfer al mesajelor destinatar este numit destinatar-SMTP (sau SMTP-server). Simple Mai Transfer Protocol (SMTP) controleaz modalitatea de transport a mesajului ctre un server destinaie, fiind utilizat pentru a recepiona i transmite mesaje de email ntre servere. Majoritatea serverelor SMTP sunt construite pe baza specificaiilor din RFC 2821 i RFC 2822. Exemple smpt.google.com este serverul de transfer al mesajelor al Google/Gmail. Prin intermediul acestuia sunt recepionate i transmise mesajele de email ctre utilizatorii care au adrese de email n domeniul gmail.com.

Serviciul DNS este utilizat pentru a rezolva adresa de Internet a serverului de tip mail exchange (MX) asociat adresei de e-mail destinaie. Odat adresa cunoscut, mesajul de e-mail poate fi naintat ctre csua potal destinaie prin intermediul SMTP. Dac este posibil, transmiterea se face direct de la agentul de transfer emitor la agentul de transfer care va face efectiv transmisia. S ne reamintim... DNS translateaz din numele calculatorului utilizat de catre persoaneutilizatori umani n adrese IP, utilizate de ctre calculatoare. Tot traficul din reeaua Internet se desfoar ctre adrese IP i nu ctre nume de domenii sau calculatoare, aici DNS avnd un rol deosebit pentru interoperare. SMTP, POP3 i IMAP sunt protocoale de nivel nalt din protocolul TCP/IP. Deoarece orice calculator conectat la Internet folosete n mod obligatoriu TCP/IP, protocoalele pentru email vor fi automat cunoscute de ctre calculator. Prin utilizarea unui client de email doar se uureaz gestiunea mesajelor i se ascunde fa de utilizator tot schimbul de date cazat de TCP/IP. Pot exista i cazuri n care mesajul poate traversa un numr de ageni de transfer intermediari: Agent de transfer de tip relay; Agent de transfer de tip mail gateway; Agent de transfer de tip mai proxy. Un agent de transfer de tip relay poate fi utilizat n cazul n care agentul de transfer emitor nu a fost capabil s rezolve adresa IP destinaie. Un agent de transfer de tip mail gateway poate fi utilizat pentru a converti formatul mesajului de e-mail sau pentru a se conecta la un sistem de e-mail care corespunde altor standarde (de exemplu un sistem de e-mail bazat pe X.400), sau pentru a transmite mesajele i ctre alte tipuri de reele (fax, telex, voicemail etc.). Un agent de transfer de tip mai proxy poate fi gsit deseori n firewall-urile organizaiilor, avnd rol de a verifica coninutul mesajelor de virui sau alte materiale maliioase, nainte de a permite mesajelor s fie transferate ctre reeaua intern. Msura este una de securitate, numindu-se filtru de coninut.

Figura 18: Operaiunile sistemului de e-mail.

Odat ce mesajul de e-mail a traversat sistemul de transfer de mesaje ctre csua potal a destinatarului, mesajul este pregtit pentru a fi ridicat de ctre destinatarul uman, acest lucru putndu-se face n dou moduri: mesajele pot fi descrcate de pe serverul de email pe calculatorul local (POP3) sau poate exista o csu potal duplicat, offline, pe calculatorul local (IMAP).

Post Office Protocol 3 (POP3) este un protocol standard pentru regsirea i

descrcarea mesajelor de e-mail. Protocolul POP3 controleaz o conexiune ntre un client POP3 i un server n care sunt stocate mesajele de e-mail. Protocolul POP3 are trei stri principale pentru gestiunea conexiunii ntre clientul de e-mail i server: starea de autentificare, starea tranzacie i starea actualizare. n timpul strii de autentificare, clientul POP3 care este conectat la server trebuie s fie autentificat nainte ca utilizatorii s descarce mesajele. n cazul n care numele de utilizator i parola se potrivesc cu cele aflate n baza de date a serverului, utilizatorul este autentificat, urmnd starea de execuie a tranzaciei. n cazul n care numele de utilizator sau parola nu se potrivesc, utilizatorul primete o eroare, nefiind lsat s se conecteze pentru a continua n faza de tranzacie. Pentru a preveni neconcordana ntre depozitul de mesaje de pe server dup ce clientul a fost autentificat, serviciul POP3 blocheaz acest depozitul, orice mesaj nou care a fost trimis dup acest moment (dup autentificare) fiind disponibil pentru descrcare numai dup finalizarea conexiunii curente. De asemenea, la un moment dat, se poate conecta un singur client la depozit, cererile pentru conexiuni adiionale fiind respinse prin mesaje de eroare.

Utilizatorii se pot conecta la un server de e-mail POP3 prin intermediul unui client (de exemplu Microsoft Outlook Express) pentru a descrca mesajele pe calculatorul local. Serviciul POP3 (serverul) este combinat cu serviciul SMTP care permite expedierea de mesaje de e-mail. Exemple In imaginea urmtoare este ilustrat modalitatea de transfer a mesajelor ntre expeditor i destinatar, precum i descrcarea mesajului pe calculatorul clientului prin POP3. Calculatorul expeditorului poate fi conectat la Internet prin intermediul unui Internet Service Provider (ISP). Utiliznd un client e-mail, expeditorul trimite mesajul, iar acesta este ridicat i tratat n conformitate cu protocolul SMTP de serverul e-mail de expediie, care va trimite mesajul prin Internet ctre destinatar. Cnd mesajul ajunge pe serverul destinaie, acesta este depus n directorul utilizatorului destinatar. Prin utilizarea unei conexiuni ntre serverul de e-mail i clientul destinatar, mesajul este descrcat pe calculatorul acestuia din urm n conformitate cu protocolul POP3. Componentele unui sistem de e-mail bazat pe POP3 sunt urmtoarele: - clientul POP3 este aplicaia software utilizat pentru a citi, compune i gestiona mesajele de e-mail. Clientul POP3 este utilizat pentru a descrca mesajele de pe serverul de e-mail pe calculatorul local, astfel nct acestea s poat fi gestionate;

Figura 19: Utilizarea protocolului POP3 pentru preluarea mesajelor.

SMTP sistemul de e-mail transfer mesajele de la client ctre destinatar. Serviciul de e-mail utilizeaz protocolul i serviciul SMTP

pentru a transmite mesajele ntre dou servicii SMTP; POP3 sistemul de descrcare al mesajelor de pe un server de e-mail utilizeaz protocolul POP3 pentru a controla conexiunea ntre un client de e-mail i serverul pe care sunt stocate mesajele.

La nivel de organizaie serviciile de e-mail sunt gestionate pe trei niveluri: - servere de e-mail un calculator pe care este instalat unul din serviciile SMTP, POP3 sau IMAP i la care utilizatorii se conecteaz prin intermediul unui client de e-mail pentru a descrca, expedia i gestiona mesaje; - domenii pentru e-mail trebuie s fie un nume de domeniu nregistrat i trebuie s corespund nregistrrii Mail eXchanger (MX) creat n DNS; - csue potale o csua potal corespunde unui utilizator care este membru al unui domeniu de e-mail. O csu potal pentru un utilizator corespunde unui director din depozitul de mesaje, n care vor fi stocate mesajele sub form de fiiere pn la descrcarea pe un calculator. Protocoalele POP3 i SMTP nu sunt criptate. n cazul n care cineva dorete s acceseze reeaua n care ruleaz un server POP3, aceast persoan are posibilitatea s citeasc mesajele. Pentru creterea securitii reelei se poate implementa protocolul Internet Protocol Security (IPSec) prin intermediul cruia se asigur conexiuni private i sigure prin reele IP mpreun cu utilizarea de servicii de criptografie.

Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol sau IMAP este o metod de accesare a mesajelor de pot electronic care sunt stocate pe un server de e-mail (posibil partajat). Cu alte cuvinte, se permite unui program de e-mail client s acceseze locul de stocare aflat la distan pe un server, la fel ca i pe un disc local. De exemplu, mesajele de email stocate pe un server IMAP pot fi manipulate de pe calculatorul de acas, de la birou sau de pe un calculator portabil n timpul unei deplasri, fr a fi necesar transferarea mesajelor ntre aceste calculatoare, cum este n cazul POP3. Abilitatea IMAP de a accesa mesajele, att pe cele noi ct i pe cele salvate, de la mai mult de un calculator a devenit extrem de important, pe msur ce crete utilizarea potei electronice i a numrului de calculatoare alocate fiecrui utilizator. Protocolul POP poate fi utilizat numai cu un singur calculator, fiind creat mai ales pentru mesageria offline, n care mesajele sunt descrcate i terse de pe server. Acest mod de acces nu este ns compatibil cu accesul de la mai multe calculatoare, deoarece astfel s-ar descrca i s-ar mpri mesajele pe toate calculatoarele utilizate acest lucru s-ar ntmpla n cazul unui sistem de fiiere comun, de exemplu NFS (Network File System).

Protocolul include suport pentru operaiuni de creare, tergere i redenumire de csue / foldere, verificarea existenei unor mesaje noi, tergerea permanent a mesajelor, setarea i tergerea indicatorilor (flag), parcurgerea i cutarea mesajelor n conformitate cu RFC-822 i MIME, regsirea de atribute, texte i poriuni selective din mesaje. Exemple n cazul n care deinei o adres de email la Yahoo!, Gmail sau alte servicii de email din Internet, accesul la mesaje prin intermediul browser-ului se face n general prin intermediul protocolului IMAP. IMAP conine anumite funcii care nu sunt disponibile n protocolul POP: - Manipularea de la distan a folderelor: o Abilitatea de a aduga un mesaj la un folder de la distan; o Posibilitatea de a stabili indicatori standard i definii de utilizatori; o Notificarea existenei mesajelor noi; Suport pentru foldere multiple: o Abilitatea de a manipula mai multe foldere n afar de INBOX; o Managementul folderelor de la distan (listarea, creare, tergerea, redenumire); o Suport pentru ierarhii de foldere; o Potrivit i pentru accesare altor tipuri de date (NetNews, documente etc.); Optimizarea performanei pentru lucrul online; o Posibilitatea determinrii structurii unui mesaj fr a-l descrca n ntregime; o Preluarea prilor MIME individuale din mesaje; o Cutare i selectare bazat pe programe care se execut la nivel de server pentru a micora transferul de date. Unele din aceste faciliti sunt importante mai ales pentru conexiunile de mai mic vitez, precum cele prin linie telefonic sau fr fir. De asemenea, IMAP permite existena unor extensii negociate, putnd fi astfel extins pe msura necesitilor. Dei POP i IMAP nu sunt direct compatibile i difer n mod semnificativ, acestea au anumite caracteristici comune. Astfel, ambele: - permit numai accesul, bazndu-se pe SMTP pentru expediere; - se bazeaz pe expedierea mesajelor ctre un server de e-mail aflat permanent n stare de funcionare; - permit accesul la mesaje noi de pe o varietate de platforme client; - permit accesul la mesajele noi de oriunde din reea; - suport n ntregime modul de lucru offline;

suport identificatori persisteni ai mesajelor pentru utilizare deconectat; au att implementri comerciale ct i gratuite; au clieni pentru toate sistemele de operare existente; sunt protocoale deschise, definite de RFC-urile Internet; sunt protocoale native ale Internet. Instalai i configurai un client de email gratuit sau open source (Outlook Express sau Mozilla Thunderbird pentru accesarea mesajelor folosind protocolul POP3 sau IMAP. Ce se ntmpl cu mesajele n cazul n care ai folosit protocolul POP3?

Utilizarea e-mail Adresele de e-mail sunt simplu de neles. Fiecare adres de e-mail are n mod necesar trei elemente: un identificator la persoanei care deine adresa de e-mail. Acest identificator poate conine att litere ct i cifre. De asemenea este posibil utilizarea _; semnul @ at, care face legtura ntre identificatorul utilizatorului i cel de-al treilea element; domeniu sau subdomeniu fiecare adres de e-mail are un domeniu sau un subdomeniu pentru identificare. Atenie, o adres de e-mail nu va conine spaii, virgule sau alte semne speciale ntre care (, ), :, ;, [, ], {, } etc., forma general fiind: identificator@domeniu.ext . Orice mesaj de e-mail conine dou pri de baz: antetul i corpul mesajului. Antetul unui mesaj de e-mail conine urmtoarele cmpuri: To: va conine adresa de e-mail a persoanei destinatare. Acest cmp mai poate fi numit Message To: sau Mail To:; From: cmp care conine adresa de e-mail a expeditorului. Este completat n mod automat de clientul de e-mail; Subject: conine o scurt descriere a mesajului. Cmpul mai poate fi numit i Subject of Message sau Message; CC: sau Carbon Copy este un cmp care conine adresele de e-mail ale unor destinatari adiionali; BCC: Blind Carbon Copy muli clieni de e-mail ascund acest cmp sau nu dau un acces foarte uor la el; prin utilizarea BCC se poate trimite un mesaj ctre persoanele din acest cmp fr ca destinatarii din cmpul CC: s tie acest lucru;

Attachments: d posibilitatea de a ataa fiiere /documente la mesajele de email. Corpul mesajului conine numai textul pe care dorii s-l vad destinatarul. Rezumat 1. tehnologiile de mesagerie care ofer numai acces offline nu mai sunt adecvate necesitilor contemporane; 2. IMAP ofer suport online i deconectat superior POP, pe lng suportul pentru modul de acces offline; 3. IMAP poate oferi anumite avantaje fa de protocoalele normale pentru accesul la sistemele de fiiere; 4. deoarece IMAP este un superset al POP, singurul avantaj al POP este existena unui volum mai mare de software bazat pe acesta.

Serviciul HTTP. Aplicaii Web.

In zilele noastre, cea mai utilizat metod de a interaciona cu un server Web este aceea a arhitecturii client/server bazat pe tehnologie Web. Procesul schimbului de informaii utilizat n tehnologia Web nu difer de procesul implementat de arhitectura standard client/server, n care programul server gestioneaz procesarea interogrilor recepionate de la programele clieni. n cadrul procesului de schimb de informaii utilizat de tehnologiile web, programele client sunt executate n programe de navigare web, care se gsesc de obicei pe staiile de lucru sub forma aplicaiilor auxiliare, pe post de clieni. Browser-ele web sunt utilizate pentru vizualizarea i interpretarea imediat a documentelor web stocate pe server, ca i pentru acces la alte servicii speciale, precum: Copierea de fiiere de pe servere FTP (client FTP); Oferirea de sesiuni virtuale la server (Telnet); Acces prin meniuri la resursele calculatoarelor de la distan (Gopher). Accesul la aceste funcii speciale este posibil innd cont de faptul c, nc de la nceput, programele de navigare web au fost create pentru acces multiprotocol, pentru a oferi o interfa unic pentru acces la mai multe resurse din reea. La ora actual, cele mai cunoscute navigatoare web sunt Internet Explorer (Microsoft), Opera (Opera) i FireFox (Open Source). Specificai i alte navigatoare n afara celor enumerate mai sus.

n cadrul schemei de interaciune cu tehnologiile web, serverul web acioneaz ca un program server principal. Acesta este lansat pe server i implementeaz procesarea interogrilor care sunt transmise de ctre clieni, interaciunea dintre clienii web i serverul web fiind ndeplinit pe baza regulilor stabilite de protocolul HTTP (HyperText Transfer Protocol). n momentul pornirii serverului web, acesta ncepe s asculte sau s controleze un port logic din reea, care, n mod standard pentru acestea, este cel cu numrul 80, i presupune c toate mesajele transmise ctre acest port sunt destinate serverului web. n momentul recepionrii unei interogri de la clientul web, serverul web stabilete o conexiune prin utilizarea TCP/IP i ncepe s schimbe informaii cu clientul prin protocolul HTTP. n cazul n care clientul dorete acces la informaii protejate de pe serverul web, serverul poate cere s fie introduse un identificator i o parol pentru utilizator, aceste documente web protejate fiind astfel accesibile doar utilizatorilor cu drepturile de acces potrivite. Documentele web recepionate de browser de la serverul web sunt reprezentate de fiiere text scrise ntr-un limbaj special, numit HTML (HyperText Markup Language), limbaj care const ntr-un set de nelegeri care definesc formatarea textului i cum va arta acesta n cadrul ferestrei navigatorului web. Marcajele, care definesc formatarea, controleaz de asemenea cum vor fi afiate legturile ctre alte obiecte sau ctre grafice. n plus fa de limbajul de marcare, n documentul HTML pot fi inserate programe scrise n JavaScript i VBScript, programe care vor fi interpretate doar de ctre browserul web n momentul n care documentul web va fi ncrcat i afiat. Instalai navigatorul open source FireFox. Dezactivai JavaScript i navigai la adresele: www.yahoo.com www.meebo.com www.unitbv.ro Ce observai? Reactivai JavaScript.

Funcionarea serverelor HTTP Este greu de imaginat cazul n care administratorul unui server ar dori s fac disponibil pentru toat lumea sistemul de fiiere al serverului Web. Deci, serverele web atribuie un director rdcin (root folder) ca punct de plecare pentru toate cererile GET. Acest termen mai este utilizat i sub form de home directory, home folder, root directory, HTTP root, document root sau home root.

Exemple n cazul n care serverul rdcin este

C:\Inetpub\wwwroot,

iar serverul a primit o cerere de tip

GET /studenti/grupe/abcd/note.html,

serverul web va cuta n realitate i va trimite ctre browser fiierul care se gsete la adresa:
C:\Inetpub\wwwroot\studenti\grupe\abcd\note.html

Modalitatea de a vedea datele ca parte a folderului rdcin din serverul web este foarte util. Chiar dac n realitate datele rezid pe un disc diferit, pentru managementul spaiului, sau chiar pe o main diferit. Folderele virtuale reprezint rezolvarea dilemei de mai sus, prin apariia logic a unui folder din afara directorului rdcin a serverului web ca parte din el. Exemple Un site care ine anunurile locale ntr-un folder la
E:\StiriLocale,

iar serverul web are rdcina n

C:\Inetpub\wwwroot.

Administratorul serverului Web poate s defineasc un folder virtual numit /stiri care s reprezinte calea E:\StiriLocale. Cnd serverul Web recepioneaz cererea
GET /stiri/default.html

el va cuta i va trimite ctre browser fiierul

E:\StiriLocale\default.html

i nu
C:\Inetpub\wwwroot\stiri\default.html.

Un motiv pentru crearea de foldere virtuale este securitatea. Multe servere web utilizeaz folderele virtuale pentru a implementa permisii de acces la nivel de folder.

Server HTTP virtuale Contrar credinei potrivit creia toate site-urile ncep cu www i se termin ntr-un nume de domeniu principal, nu exist nici o lege specific pentru aceasta. Cu toate acestea, vizitatorii ateapt acest lucru, crend probleme att pentru site-urile mari ct i pentru cele mai mici. Pentru site-urile Web mari, problema apare n momentul n care se dorete construirea de servere suficient de puternice ca s rspund la sute sau mii de cereri pe secund. Soluia este upgrade-ul software i hardware sau setarea de servere adiionale pentru diferite nivele ale meniurilor din paginile web. Exist, de asemenea, i sisteme care s distribuie n mod aleator cererile primite ctre unul sau mai multe servere configurate n mod identic, chiar dac cererile specific aceeai adres IP. Pentru site-urile web mici, problema este costul construirii serverelor web separate, chiar dac numrul de vizitatori pe zi este mic sau moderat. Soluia normal este instalarea mai multor site-uri web pe aceeai main server, chiar dac proprietarii de site-uri doresc nume precum www.<nume-site>.ro sau www.<nume-site>.com n loc de www.<provider>.ro/<numesite>. Serverele virtuale ofer o soluie elegant la aceast problem. Un administrator seteaz nume DNS i adrese IP diferite pentru fiecare site Web, configurnd software-ul de reea al mainii s rspund la mai multe astfel de adrese. n cele din urm administratorul configureaz serverul web s acceseze foldere rdcin diferite, n funcie de adresa IP specificat de cererea vizitatorului. n acest fel site-uri cu nume precum www.<nume-site>.ro sau www.<nume-site>.com pot accesa foldere rdcin diferite n aceeai maina fizic. Pentru a se asigura faptul c fiecare utilizator va atinge destinaia dorit, pentru fiecare site trebuie configurat o identitate unic. Deci, fiecare site web trebuie distins de altul prin

cel puin una din modalitile unice de identificare: un nume pentru antetul gazdei, o adres IP sau un numr de port TCP. Identificator site web Nume pentru antet (host header) Adres IP unic Port TCP nestandard Utilizare Recomandat pentru cele mai multe situaii. Prin setarea de anteturi diferite pentru fiecare site, se poate utiliza o adres IP unic i acelai port pentru mai multe servere virtuale; Utilizat n principal pentru serviciile Web care necesit utilizare HTTPS (Secure Socket Layer) pe serverul local; Nu este n general recomandat utilizarea de porturi TCP nestandard, deoarece conexiunile (majoritii) utilizatorilor sunt blocate prin intermediul firewall-urilor. Porturile nestandard pot fi folosite att pentru dezvoltarea de site-uri Web private ct i pentru testarea, dar mai puin pentru producie.
Tabelul 3: Modaliti de identificare a site-urilor web.

Identificai trei servicii de gzduire gratuit din Romnia. Exemple La adresa IP 193.254.231.8 se gsesc urmtoarele site-uri web: www.unitbv.ro srait.unitbv.ro itaproenerg.unitbv.ro proced.unitbv.ro identificate in mod unic pe baza antetului (host header). In acest caz antetul este i numele de domeniu al site-ului. Prin schimbarea unuia din aceti identificatori se pot crea identiti unice pentru siteuri web multiple fr instalarea unui server dedicat pentru fiecare site. De asemenea, se poate specifica un director rdcin pentru fiecare site n parte, att pe serverul local ct i pe resurse partajate din reea. Standardizarea unei metode pentru identificarea unic a unui site web la nivel de server (main) este de preferin fcut prin intermediul anteturilor unice. Utilizarea unei metode unice standard per server mbuntete performana prin optimizarea cache-ului i a cutrii rutelor pentru adresare. Utilizarea oricrei combinaii de anteturi, adrese unice IP i porturi nestandard conduce la degradarea performanei tuturor site-urilor web de pe un server.

Consolidarea site-urilor web are ca avantaje economisirea resurselor hardware, conservarea spaiului i reducerea costurilor pentru energie. Test de evaluare a cunotinelor Browserele web sunt utilizate pentru a. vizualizarea imediata a documentelor web b. acces la fisiere virtuale aflate pe servere neconectate in retea c. Oferirea de sesiuni virtuale la servere web d. interpretarea imediata a documentelor web e. copierea de fisiere de pe servere FTP f. acces la Internet Explorer Cea mai mare limitate a HTTP este faptul ca nu are stare. Acest lucru semnifica faptul ca o conexiune este inchisa imediat dupa ce este transmisa o pagina, iar serverul nu retine informatii folositoare despre acest lucru. Rezolvarea starii protocolului HTTP se poate face astfel: a. serverul Web sa mentina datele tranzactiei intr-un fisier sau baza de date special conceputa pentru acest lucru utilizandu-se identificatori de tranzactie b. serverul si browser-ul sa schimbe date referitoare la tranzactii sub forma de cookie-uri c. tranzactiile trebuie sa se execute atat la nivel de server cat si la nivel de client d. utilizarea de servere proxy care sa mentina o legatura permanenta intre client si server e. clientul web sa mentina conexiunea deschisa in mod permanent, astfel incat sa se cunoasca orice modificare adusa la nivel de aplicatie web de catre server f. serverul trebuie sa scrie toate datele referitoare la o tranzactie pe fiecare pagina web, iar browser-ul sa le transmita inapoi cu fiecare tranzactie Serverele web moderne pot fi utilizate pentru a. pre-procesarea datelor inainte de a raspunde interogarii b. afisarea paginilor de web transmise prin HTTP c. actualizarea paginilor de web transmise prin HTTP d. suport pentru o baza de date de documente ierarhice, procesarea interogarilor si controlul accesului la informatii pentru programele client-side e. executa aplicatiile scrise in paginile HTML sub forma de JavaScript si trimite rezultatul afisarii catre client f. interactiune cu alte programe externe si alte servere Care functii sunt disponibile in IMAP si nu sunt in POP3? (3 rspunsuri corecte)

a. se bazeaza pe SMTP pentru expediere b. suporta in intregime modul de lucru offline c. manipularea de la distanta a folderelor d. permit accesul la mesaje noi de pe o varietate de platforme client e. optimizarea performantei pentru lucrul online f. suport pentru foldere multiple La nivel de organizatie serviciile de e-mail sunt gestionate pe urmatoarele niveluri (3 rspunsuri corecte) a. servere Mail eXchanger (MX) b. servere de e-mail c. servere web d. servere IPSec e. casute postale f. domenii pentru e-mail Un server SMTP este utilizat (2 rspunsuri corecte) a. pentru transmiterea mesajelor intre clienti b. pentru receptionarea mesajelor pe calculatoarele din retea c. pentru receptionarea mesajelor de la un alt server d. pentru transmiterea mesajelor catre un alt server e. pentru receptionarea mesajelor la nivel de client f. pentru transmiterea mesajelor intre server si client Tem de control Identificai cel puin cinci servicii de gzduire gratuit din ar i strintate i realizai o comparaie ntre facilitile oferite de acestea. Comparai cel puin urmtoarele: sistemul de operare modalitatea de gzduire a serverelor virtuale servicii oferite (web, ftp etc) tipuri de servicii de email oferite (smtp, pop3, imap) spaiul de gzduire i traficul lunar posibilitatea de gestionare a subdomeniilor utilizarea de aplicaii la nivel de server posibilitatea protejrii datelor prin HTTPS

Unitatea de nvare 3. Managementul informaiilor la nivelul organizaiei

Cuprins Introducere Un intranet este o reea din interiorul unei organizaii care leag utilizatori multipli prin intermediul tehnologiilor Internet. Pentru publicarea datelor pe Intranet i pentru gestiunea eficient a datelor organizaiei se pot utiliza diferite servicii pentru managementul coninutului de orice tip, al documentelor i a versiunilor, a metadatelor ataate. Toate acestea pot fi utilizate pentru publicare, partajare sau arhivare respectnd un ciclu de via. Obiectivele unitii de nvare La sfritul acestei uniti de nvare studenii vor fi capabili s: neleag i s explice elementele care stau la baza unui Intranet i a unui Extranet; neleag dac organizaia n care activeaz are nevoie de un Intranet; neleag serviciile necesare unui Intranet; neleag modalitatea de utilizare a unui serviciul de tip Content Management; neleag procesul de captur a datelor; neleag un serviciul de tip Document Management; neleag i s identifice un serviciul de tip Web Content Management pentru publicarea coninutului n pagini din Intranet sau Extranet.

Durata medie de parcurgere a unitii de nvare este de 6 ore.

Intranet i Extranet
Un intranet este o reea din interiorul unei organizaii care leag utilizatori multipli prin intermediul tehnologiilor Internet. Cu alte cuvinte, intraneturile limiteaz teritoriul nelimitat al Internetului, stabilind sectoare cu acces controlat n care utilizatorii pot s comunice i s interacioneze n mod liber. Aceste reele au la baz World Wide Web-ul, permind utilizatorilor comunicarea ntre platforme diferite n timp real.

Exemplu Intraneturile nu reprezint o idee nou. n realitate, cele mai utilizate aplicaii ale Internetului precum Bulletin Board Systems (BBS) sau America OnLine (AOL) sunt intraneturi pe scar larg care grupeaz utilizatorii ce acceseaz Internetul i l identific prin diverse mecanisme de recunoatere a utilizatorilor. Pe de alt parte, sistemele permit furnizorilor de servicii comerciale s urmreasc utilizatorii i s menin informaiile de facturare. In contrast cu serviciile comerciale, intraneturile pot fi create i special pentru anumite organizaii, fiind mai mici, mai particularizabile i mai sofisticate n termeni de faciliti oferite fa de serviciile comerciale de scar larg. n plus, deoarece intraneturile reprezint i un mediu propice pentru comunicare n interiorul organizaiei, acestea tind s aib integrate mecanisme din ce n ce mai sofisticate de securitate. Diferena principal ntre serviciile cu acces general i intranetul organizaiei rezid n structur i scopul utilizrii. Astfel, n timp ce serviciile comerciale de mas tind s ofere de toate pentru toi, intranetul unei organizaii se concentreaz asupra unui grup de persoane care necesit o gam specific de faciliti pentru a ndeplini anumite scopuri. Intranetul funcioneaz pe baza tehnologiilor Internet, dar n interiorul unei organizaii. Acest lucru permite mai multor persoane s interacioneze n timp real, s stocheze i s caute arhive de documente, s colaboreze pentru crearea unor documente, s schimbe grafice, imagini, documente audio i video i nu n ultimul rnd, s converseze n timp real prin intermediul chat-ului. n plus, depinznd de modul de construcie al intranetului, utilizatorii pot s navigheze pe Internet, fr s fac vreo diferen ntre accesul de pe intranet spre Internet. S ne reamintim... Deoarece funcioneaz avnd la baz tehnologii Internet, ntr-un Intranet se pot folosi toate serviciile de comunicaie menionate n unitile anterioare: servicii de email, FTP, servere web, toate mpreun cu tehnicile de securizare a datelor menionate. Intraneturile ofer o gam larg de beneficii care se ncadreaz n dou mari categorii: eficien i eficacitate. n acest context, eficiena reprezint mbuntirea mecanismelor de schimb al informaiei nlturnd obstacolele logistice pentru a aduna i/sau distribui informaia necesar n timpul cerut (corespunztor). Eficacitatea presupune impactul organizaional asupra colaborrii mbuntite i asupra lurii deciziilor.

Exemplu mbuntirile n ceea ce privete eficiena pot fi identificate n mod rapid i msurate din punct de vedere cantitativ. De exemplu, multe organizaii n care sau implementat sisteme intranet au raportat scderi semnificative ale cheltuielilor precum pot, telefoane pe distane mari etc. Alte reduceri de cheltuieli provin din scderea cheltuielilor pentru producerea de manuale, brouri sau materiale pentru clieni, acestea fiind distribuite n mod electronic. Angajaii organizaiilor pot utiliza intranetul i pentru relaiile cu clienii. Comisvoiajorii pot accesa informaii complementare on-line despre produsele companiei din biroul clientului n locul notelor tiprite. Pentru anumite produse mai sofisticate, departamentele de marketing ale organizaiilor pot s stabileasc un sector din intranet special pentru clieni, care s-l acceseze prin intermediul unui sistem de autentificare i autorizare pentru a vedea ultimele nouti. De asemenea, notificarea i programarea ntlnirilor poate fi gestionat prin intranet un calendar central afieaz ntlnirile programate mpreun cu sarcinile de ndeplinit. Mult mai puin tangibil dect eficiena, i eficacitatea poate fi mbuntit prin utilizarea unui intranet. Intraneturile, prin definiie, ncurajeaz schimbul de informaii dincolo de limitele tradiionale, din punct de vedere geografic i organizaional. Gestionate n mod corespunztor, aceste schimburi pot deveni surs de colaborare pentru sectoarele anterior fragmentate ale organizaiei. De asemenea, o utilizare creativ a unui intranet poate transforma structura de lucru top-down a organizaie ntr-una interdisciplinar, prin promovarea interaciunilor coordonate. Unul dintre cei mai importani factori dintr-un intranet este coninutul. Fiecare intranet de succes ofer informaii i coninut care sunt valorificate de utilizatori. Cum este i normal, coninutul variaz n mod considerabil, depinznd de grupurile de utilizatori i de prioriti. Cu toate acestea, o serie de principii se pot aplica asupra oricrui tip de coninut iar att organizaia ct i utilizatorii din interiorul acesteia sunt de acord c informaiile de pe site trebuie s cuprind urmtoarele caracteristici: relevan aceasta este ceea ce conteaz pentru utilizatori. Organizaiile care utilizeaz un intranet n calitate de forum pasiv pot fi dezamgite de investiia fcut; aglomeraiile de trafic descurajeaz utilizarea intranetului, utilizatorii revenind la modurile de comunicaie tradiional n cazul n care mesajele de email sau forumurile de discuii sunt lente; actualizri frecvente multe site-uri publice i private sufer din cauza coninutului static, n acest caz scznd interesul i utilizarea. Intraneturile ofer

facilitatea de a actualiza n mod consistent informaiile n schimbare o facilitate care trebuie exploatat prin automatizare precum i prin alte faciliti; accesibilitate cel mai bun coninut al oricrui site de pe Internet nu are nici cea mai mic valoare n cazul n care utilizatorii nu pot ajunge la el n mod rapid i uor. Intranetul const tocmai n puterea de a face informaia disponibil, iar design-ul site-ului ar trebui s utilizeze motoarele de cutare i alte faciliti care mbuntesc accesul utilizatorilor. Deoarece coninutul este o problem foarte important n ceea ce privete intranetul, trebuie remarcat faptul c intraneturile sunt bazate pe utilizatori, iar nevoile i preferinele acestora trebuie ntotdeauna s primeze n construcia lui. Utilizatorii de Intraneturi Determinantul unui intranet este nevoia organizaiei de informaie. Ca o regul foarte general, intraneturile sunt mai utile pentru organizaii care: - sunt dispersate din punct de vedere geografic; - partajeaz obiective de afaceri comune; - au nevoi de informare comune; - valorizeaz colaborarea. Dup cum se poate observa din lista de mai sus, criteriile pentru desemnarea utilitii unui intranet sunt att obiective ct i subiective, logistice i culturale. Apoi, pentru ca un intranet s fie relevant trebuie s reflecte un punct central cel mai adesea o afacere comun sau obiective organizaionale partajate de diveri indivizi sau grupuri. Exemplu Trebuie notat c nu toate companiile au nevoie de un intranet. O companie mic, ce opereaz ntr-o singur locaie de exemplu, poate schimba informaii mai eficient prin note scrise, ntlniri sau prin alte metode. O astfel de organizaie poate utiliza Internetul pentru a aduna resurse i informaii dar, probabil, nu are nevoie de puterea i eficiena unui intranet. n schimb, o companie cu puncte de vnzare multiple sau divizii operaionale aflate n locaii diferite etc. poate beneficia n mod semnificativ de implementarea unui intranet. Unul din punctele cele mai importante ale intranetului este posibilitatea de a crea o singur viziune n componente organizaionale diferite, nvestind individul. Pentru multe organizaii, acesta este un concept revoluionar: atingerea scopului colectiv prin distribuirea puterii i nu prin centralizarea ei.

Pentru evaluarea potenialelor utilizri i beneficii ale unui intranet, se pot considera trei nivele de funcionalitate: 1. afiarea informaiilor generale; 2. partajarea datelor; 3. comunicaii interactive. Flexibilitatea intraneturilor permite organizaiilor s porneasc de la un nivel simplu i s creasc facilitile intranetului pe msura cererii. Multe organizaii n care s-au implementat intraneturi utilizeaz acest mediu numai pentru a disemina informaii n interiorul organizaiei. Organizaiile mai ambiioase ncearc s ating nivelul trei nc de la nceput, nivelurile unu i doi fiind numai mijloace de a ajunge la nivelul trei. La nivelul de baz, un intranet funcioneaz ca un depozit privat de informaie, accesibil membrilor organizaiei i nu numai (angajai, voluntari, membri asociai, clieni, acionari etc.). Informaia fcut disponibil membrilor poate lua multe forme, iar majoritatea acestor forme pot fi adoptate pentru utilizare pe intranet. Pe lng publicarea datelor relativ statice (nivelul unu), fiecare organizaie menine date n continu schimbare date referitoare la producie, vnzri, stocuri etc., iar pe lng acestea datele prognozate referitoare la toate aspectele organizaiei. La nivelul doi, intraneturile pot ajuta organizaiile n managementul acestor date care se modific frecvent, prin utilizarea bazelor de date. In nivelul trei, cel mai dinamic al unui intranet, acesta ofer colaborare n timp real i crearea unei platforme securizate pentru comunicare interactiv n interiorul organizaiei. Tehnologiile disponibile astzi permit utilizatorilor s schimbe, stocheze i modifice informaii de tip text, audio i video. Exemplu Un intranet poate fi utilizat, printre altele, pentru: afiarea scopului organizaiei; plasarea on-line a manualelor organizaiei; crearea de forumuri interne i aviziere (bulletin boards); afiarea crii de telefon i a catalogului de personal; crearea unor bnci i sisteme de afiare pentru posturile i sarcinile interne; afiarea planificrii cursurilor pentru pregtirea personalului; crearea de calendare cu evenimentele din organizaie i personale; crearea unor motoare de cutare centrale pentru documentele organizaiei; afiarea tirilor din organizaie i din afara acesteia; afiarea articolelor scrise de parteneri;

afiarea listei clienilor i a bazelor de date cu informaii de contact; listarea anunurilor de mic publicitate; listarea informaiilor de marketing i pre ale produselor mpreun cu catalogul acestora; mutarea pe intranet a aplicaiilor actuale, astfel nct acestea s fie disponibile din mai multe locaii diferite; Credei c organizaia n care activai are nevoie de Intranet? n caz afirmativ identificai datele i informaiile care considerai c pot fi publicate pe Intranet. n caz negativ, de ce nu este cazul?

Modele organizaionale pentru Intraneturi n funcie de tipul de responsabilitate asignat publicrii i lurii deciziilor pe un intranet, se pot lua n considerare urmtoarele modele [41]: - centralizat utilizeaz un singur server Web, administrat de un anumit departament din organizaie; - descentralizat n care fiecare poate s-i creeze i administreze propriul server Web mpreun cu resursele dorite; - mixt care utilizeaz elemente din ambele modele anterioare. Modelul centralizat n acest model, toate serviciile oferite de serverele Web sunt centralizate, un singur calculator din organizaie rulnd un server Web. Administrarea serverului cade n sarcina unui individ sau grup. Toate paginile Web (documente, formulare etc.) sunt create n mod centralizat, la cererea unor clieni (alte departamente din organizaie). Exemplu Dac departamentul Personal dorete s pun pe intranet informaiile legate de angajai, va face o cerere formal n care se vor preciza i coninutul i modelul de design cerut. Angajaii care se ocup cu design-ul i programarea la nivel de server de web vor crea i vor rafina aplicaia web dorit mpreun cu departamentul Personal, fcnd-o disponibil pe server n momentul finalizrii. Exist anumite motive pentru a utiliza acest model centralizat pentru design-ul unui intranet. Primul, i cel mai important este acela c, prin atribuirea administrrii serverului Web, design-ului paginilor i a produciei unei singure persoane sau grup de persoane, se va crea un Intranet consistent din punct de vedere al design-ului. Se pot dezvolta pentru aceasta

abloane pentru a asigura consistena, precum i un set uniform de imagini care s fie ncadrate n barele de navigaie. Utilizatorii vor vedea astfel un Intranet coerent, n care fiecare pagin va fi ncadrat de design-ul, aezarea n pagin i coninutul standard. Alt motiv n favoarea acestui model centralizat este simplificarea setrii i administrrii Intranetului. Deoarece numai un calculator ruleaz serverul web, toate actualizrile pot fi fcute ntr-un singur pas. De asemenea, securitatea este mai simplificat pe un singur calculator. Cu toate acestea, exist i motive pentru care acest model nu este prea des ntlnit n practic. Astfel, deoarece modelul centralizat plaseaz toate informaiile pe un singur calculator, riscul n cazul unui defect hardware este maxim. Aceast politic necesit formularea unei alegeri ntre un timp de cdere (pn la reluarea activitii) posibil foarte scump datorit costurilor ridicate cauzate de plasare tuturor aplicaiilor pe acelai calculator, i existena altui calculator (cluster) gata s preia sarcinile n cazul n care calculatorul principal se defecteaz. Modelul descentralizat La cellalt capt al spectrului se gsete modelul descentralizat, n care serverele Web ruleaz pe calculatoarele personale sau la nivel de departament. Serverul este relativ uor de instalat i se gsete att n versiuni gratuite ct i comerciale, cumprate odat cu sistemul de operare. n acelai timp, majoritatea editoarelor de text sau de calcul tabelar pot exporta documentele direct n HTML sau n combinaia HTML + XML. Ca i n modelul centralizat, exist puncte tari i puncte slabe. Cel mai important argument al acestui model poate fi acela c utilizatorul care dorete s-i seteze propriul server Web este cel mai n msur s decid acest lucru. Exemplu Astfel, dac un inginer sau un departament dorete s partajeze anumite schie sau planuri cu colegii, acetia sunt cei mai n msur s decid ce planuri, schie sau alte documente se pot partaja i pot fi utile i altora. n modelul centralizat, n prim planul partajrii de informaii se gsete negocierea standardelor i a aplicaiei care face acest lucru, spre deosebire de acest model n care oricine poate s pun la dispoziia oricui, orice informaii. Cu alte cuvinte, marele avantaj este c se permite partajarea efectiv a informaiei n mod rapid i cu un minimum de efort, pe propriul calculator sau pe calculatorul departamentului. Acest lucru reprezint ns i marele dezavantaj: crearea i administrarea uoar a unui server Web pe (aproape) fiecare calculator dintr-un departament sau organizaie conduce la o

mic anarhie, n care utilizatorii pun n Intranetul organizaiei pagini mai mult sau mai puin legate din punct de vedere al coninutului. Modelul descentralizat poate ajuta organizaia n funcie de natura acesteia. Modelul mixt Undeva ntre cele dou extreme se pot crea cele mai multe i mai utile Intraneturi. Exemplu De exemplu, n cazul n care se folosete o politic mai larg prin care se decide aplecarea spre pentru un anumit subiect de interes, toate informaiile consistente referitoare la acel subiect sunt permise. n acest caz, modelul de baz va fi unul centralizat, n care se dicteaz direcia i scopul Intranetului, dar aspectele de detaliu vor utiliza un model descentralizat, deoarece informaiile de publicat vor fi la discreia clienilor (persoanele care utilizeaz Intranetul). n mod inevitabil, vor mai fi i zone gri de violare a politicii generale de utilizare a Intraneturilor, dar acestea se pot trata de la caz la caz, ca i problem de management. Ce model din cele de mai sus ai alege pentru organizaia n care activai? Motivai.

Extranet = Intranet i pentru alii O cutare rapid pe Google pentru termenul extranet va returna aproximativ 5 milioane de rezultate. Pare mult, dar, n schimb, o cutare dup termenul intranet i respective web site va returna aproximativ 18.5 milioane pagini i respectiv 60 milioane pagini. Deci, extraneturile nu sunt att de larg discutate precum intraneturile sau site-urile web publice. Indiferent de ct de apreciate sunt n rezultatele motoarelor de cutare, extraneturile joac un rol din ce n ce mai important n companiile pe care le conecteaz cu clienii, partenerii, furnizorii i distribuitorii acestora. Cu toate acestea, exist o oarecare confuzie cu privire la ce sunt extraneturile, la scopul pe care-l servesc precum i la modul n care acestea sunt instalate efectiv. Ce este un extranet? ntr-o definiie scurt am putea spune c este un site Web cu acces controlat, n care o parte din vizitatori provin din afara organizaiei. Extraneturile sunt utilizate pentru multe tipuri de aplicaii de afaceri. De exemplu, extraneturile de vnzri permit organizaiilor s publice coninut special pentru clienii importani sau pentru cei care

prospecteaz piaa. Exist de asemenea extraneturi B2B sau de comer electronic n care sunt desfurate magazine virtuale pentru partenerii de afaceri calificai, n vederea selectrii produselor/achiziiei. Extraneturile pentru managementul proiectelor sau extraneturile colaborative permit schimbul de documente, planificri i bunuri electronice asociate unui anumit proiect sau unui partener. Extranetul, de fapt, folosete facilitile i scopul unui intranet, n acelai timp extinzndu-le dincolo de graniele unei organizaii. Exemplu n cazul n care un extranet este implementat cu succes acesta poate permite organizaiilor care-l utilizeaz s: partajeze documente actualizate, fiiere sau imagini cu furnizori, parteneri sau clieni aflai n locaii disparate; lucreze n colaborare prin disponibilizarea ctre editare, revizuire, actualizare, versionare i stocare a documentelor i a bunurilor digitale; gestioneze proiecte ntr-un spaiu de lucru centralizat precum i s urmreasc toi paii desfurai; ofere versiuni curente ale documentelor actualizate n mod frecvent, precum rapoarte de vnzri, sumare ale stocurilor, specificaii de produs, documente de design, planificri ale produciei etc; ofere acces la funciile back-office precum managementul stocului, informaii despre garanii, date ale produselor noi, rapoarte de vnzri partajate etc.

Diferene ntre Intranet i Extranet Diferenele ntre un Intranet i un Extranet sunt deosebit de semnificative. Un intranet este, precum am menionat mai sus, creat pentru a fi utilizat doar n interiorul unei organizaii, servind n acelai timp unui scop mai larg. Un extranet este un site web cu acces restricionat care nu este folosit intern de ctre o organizaie i servete unui scop specific sau unui anumit grup de utilizatori. Pentru elucidarea punctelor de diferen ntre cele dou tehnologii putem enumera urmtoarele: extraneturile sunt create mai ales pentru audien extern unei organizaii; extraneturile pot avea cerine de autentificare i autorizare a utilizatorilor care vor fi gestionate n afara infrastructurii interne a unei organizaii; extraneturile au niveluri de permisii diferite pentru utilizatori sau coninut diferit pentru diferite categorii de utilizatori;

extraneturile au de obicei o durat de via limitat la ndeplinirea scopului pentru care au fost create; la nivelul unei organizaii pot exista mai multe extraneturi, create cu diferii parteneri de afaceri, existnd n schimb un singur Intranet; o cutare dup cuvinte cheie are de obicei loc n interiorul ntregului intranet, dar este de obicei izolat n mod discret n interiorul extranetului; extraneturile pot avea coninut oferit/distribuit ctre oricine (public), intraneturile nu; un intranet interacioneaz de obicei cu aplicaiile back-office, obinnd n acelai timp coninut din mai multe surse; extraneturi diferite pot avea caracteristici de design diferite, n funcie de partenerii de afaceri, vnztorii sau clienii care l utilizeaz; extraneturile pot fi clonate pentru un nou client sau o nou echip. Am stabilit mai sus faptul c intraneturile i extraneturile sunt diferite. Cu toate

acestea, elementele care stau la baza crerii acestor aplicaii sunt foarte similare. Difer doar modalitatea de asamblare a acestor componente. Exemplu Componentele necesare pentru construirea unui intranet/extranet pot fi urmtoarele: 1. echipament, sistem de operare i server Web. Se pot utiliza, (n majoritatea cazurilor) i alte aplicaii precum baze de date, servere de aplicaii etc; 2. design grafic precum i o modalitate de aezare n pagin a site-ului; 3. design pentru o structur de navigaie n site i pentru o arhitectur informaional; 4. un software de tip Web Content Management System (WCM), necesar doar n cazul n care coninutul se modific frecvent sau exist un mare numr de contributori/ autori de informaii; 5. software de tip Portal i/sau server de aplicaii (Plumtree, Oracle, WebSphere, BEA, SharePoint etc.), necesare pentru conectarea la aplicaii de tip back-office. Un software de tip portal sau un server de aplicaii poate aciona i pe post de manager al utilizatorilor, controlul accesului, sistem pentru managementul permisiilor sau personalizare. Multe servere de aplicaii au, de asemenea, i o versiune de tip portal. Pentru un extranet se poate implementa att un portal, ct i un Web Content Management System, fiecare cu avantajele lui; 6. perioad de training pentru utilizarea Web Content Management i/sau a

portalului (desfurat permanent, din cauza mobilitii personalului); 7. metod de gestionare i autentificare a vizitatorilor site-ului. Pentru un extranet, aceasta poate necesita, de exemplu, o baz de date i anumite aplicaii pentru autentificarea unui vizitator al site-ului mpreun cu o parol. Sistemul trebuie, de asemenea, s permit administratorilor s vizualizeze lista de utilizatori, s adauge sau s modifice conturi i s permit utilizatorilor autentificai s-i gestioneze propriile conturi. n cazul n care pentru tipuri de utilizatori diferite se va afia coninut diferit, sistemul trebuie s gestioneze permisiile sau s fac autorizarea utilizatorilor. Pentru intraneturi, controlul accesului poate fi realizat prin depozite de date existente precum LDAP/Active Directory. Pentru extraneturi, sistemul independent poate fi conectat la un sistem intern care menine lista utilizatorilor autorizai din interiorul organizaiei; 8. un plan al coninutului, precum i coninutul n sine, care va fi pus la dispoziia utilizatorilor; 9. personal pentru gestionarea Web Content Management System, a portalului sau a oricrei aplicaii care necesit controlul accesului utilizatorilor. Acelai lucru este valabil i pentru serverul web. 10. facilitate de cutare: un extranet poate s nu aib nevoie de o asemenea funcie n cazul n care coninutul este limitat. O asemenea funcie nu poate lipsi dintr-un intranet; 11. utilitare pentru utilizatori: calendar, directoare cu angajai/echipe, forumuri de discuii sau sisteme de tip blog, sisteme pentru statistici, sisteme pentru urmrirea execuiei sarcinilor sunt numai cteva din utilitarele care ar trebui s existe n intranet/extranet; Unele Content Management System sau aplicaii de tip portal au asemenea funcii, iar altele trebuiesc construite/achiziionate i instalate separat.

Soluii pentru managementul informaiilor

Soluiile tehnologice la problemele de afaceri care sunt asociate cu producerea, stocarea i distribuirea de informaii s-au concentrat de-a lungul timpului, n diferite tipuri de software. Totui, n zilele noastre, liniile de demarcaie ntre aceste segmente de produse devin din ce n ce mai terse, existnd o confuzie din ce n ce mai ridicat n ceea ce privete segmentul de produse dedicat managementului informaiilor. Produsele pentru managementul informaiilor se pot mpri n urmtoarele categorii, pe care le vom discuta pe scurt i n continuare: - Collaborative software/Groupware

Digital Asset Management (DAM); Document Management (DM); Knowledge Management (KM); Software Configuration Management (SCM); Digital Right Management (DRM); Content Management (CM).

Collaborative software (sinonim cu groupware) este un software construit pentru a

ajuta persoanele implicate n diferite proiecte s-i atinge scopurile. Collaborative software este baza pentru computer supported cooperative work (cum pot fi executate activitile i colaborarea prin intermediul sistemelor de calcul). Astfel de sisteme software (figura urmtoare), cum ar fi e-mail-ul, calendarul, chat-ul sau wiki aparin acestei categorii. S-a sugerat c legea lui Metcalfe (cu ct numrul persoanelor care folosesc acest software este mai mare, cu att el devine mai valoros) - se aplic acestui tip de software. Termenul general software social (aplicaii bazate pe web care permit utilizatorilor s interacioneze i s partajeze date unii cu alii. Exemplu MySpace, Facebook ca site-uri sociale, Flickr, YouTube ca site-uri media, Amazon, E-bay ca site-uri comerciale) se aplic sistemelor care sunt folosite n afara locurilor de munc, de exemplu serviciile de ntlniri on-line i de reele sociale, cum ar fi Friendster sau Facebox. Studiul colaborrii prin intermediul calculatoarelor cuprinde studiul acestui software i fenomenele sociale asociate cu el.

Figura 2.1 - Software de groupware i de knowledge management ajut grupuri separate s colaboreze pentru schimb rapid de informaii. Colaborarea, n sensul utilizat de tehnologia informaiei, pare s aib cteva definiii. Unele sunt uor de susinut, dar altele sunt att de largi, nct i pierd orice neles aplicativ. nelegerea diferenelor din interaciunile umane este necesar pentru a asigura utilizarea unor tehnologii corespunztoare n scopul de a ndeplini aciuni. Exist trei ci primare prin care omul interacioneaz: conversaia, tranzacia i colaborarea. Interaciunea conversaional este un schimb de informaii ntre doi sau mai muli participani, scopul primar fiind descoperirea sau formarea unei relaii. Nu exist o entitate central n jurul creia se nvrte interaciunea, aceasta fiind n realitate un schimb gratuit de informaii fr o constrngeri definite. Tehnologiile de comunicaie, cum ar fi telefonul, e-mail-ul sau mesageria instantanee sunt suficiente pentru astfel de interaciuni; Interaciunile tranzacionale implic schimbul unor entiti tranzacionale unde o funcie major a entitii tranzacionale este s modifice relaiile dintre participani. Entitatea tranzacional este ntr-o stare relativ stabil i constrnge sau definete noi relaii. Unul dintre participani schimb bani pentru bunuri i devine client, de exemplu. Aciunile tranzacionale sunt manevrate de sisteme tranzacionale care gestioneaz strile intermediare i creeaz nregistrri pentru depozite persistente.

In interaciunile de colaborare, funcia principal a relaiei participanilor este de a modifica entitatea unei colaborri (opusul tranzaciei). Entitatea colaborrii este ntr-o form relativ instabil. Exemplele cuprind dezvoltarea unei idei, crearea unui design, atingerea unui scop comun. De aceea, tehnologiile de colaborare real livreaz funcionalitate mai multor participani. Managementul nregistrrilor i al documentelor, discuiile n mai multe fire, auditul istoricului i alte mecanisme concepute pentru a captura eforturile multora ntr-un mediu gestionabil, sunt tehnologii tipice de colaborare.

Ca i o categorie emergent a software-ului, o platform de colaborare este o platform electronic unificat care suport comunicare sincron sau asincron printr-o varietate de dispozitive i canale. O extensie a groupware reprezint collaborative media, software care permite mai multor utilizatori concureni s creeze i s gestioneze informaia intr-un site web. Modelele de colaborare media cuprind modelele wiki i modelele Sladshot (weblog colaborativ Slashdot-Like Automated Storytelling Homepage). Printre site-urile cu coninut disponibil n mod public i bazate pe software colaborativ putem gsi: WikiWikiWeb, Wikipedia si Everything2. n funcie de metoda utilizat putem clasifica aceste aplicaii n: Instrumente de colaborare bazate pe web; Instrumente de colaboratoare software. Dup domeniul serviciului putem clasifica aplicaiile de colaborare n: Instrumente de tip knowledge management; Instrumente pentru crearea cunotinelor; Instrumente pentru partajarea informaiei; Instrumente pentru managementul colaborativ al proiectelor. Conform WhatIs3, aplicaiile groupware pot fi clasificate n dou categorii, specificnd dac membri grupului colaboreaz n timp real sau nu. Avem, astfel, groupware sincron (colaborare n timp real ntre membri unui grup distribuii din punct de vedere geografic) i groupware asincron.

Cele trei nivele de colaborare

http://searchdomino.techtarget.com/sDefinition/0,,sid4_gci212217,00.html

Groupware poate fi clasificat n trei categorii: unelte de colaborare i de comunicare, instrumente de conferin i instrumente de management colaborativ. Comunicarea poate fi asemnat unui schimb nestructurat de informaie. Un telefon dat sau o discuie prin mesagerie instantanee sunt exemple de astfel de comunicare. Conferina (sau nivelul de colaborare) se refer la munca interactiv cu un scop comun, exemple fiind brainstorming-ul i votul. Coordonarea se refer la munca complex i interdependent, orientat spre un anumit scop comun. O bun metafor pentru nelegerea acestui lucru este reprezentat de echipa de sport, n care toi trebuie s contribuie la joc la timpul potrivit, ajustndu-i, n acelai timp, jocul la situaia n desfurare; toat lumea face ceva diferit, pentru ca echipa s ctige.

Instrumente de comunicare electronic Uneltele de comunicare electronic trimit mesaje, fiiere, date sau documente, facilitnd astfel partajarea informaiei. Exemplu Printre exemple putem cuprinde: conferina sincron e-mail faxul mesajele voce wiki-urile publicarea web controlul revizuirilor

Instrumentele de conferin electronic Uneltele electronice de conferin faciliteaz schimbul de informaii dar intr-un mod mai interactiv. Exemplu Printre exemple putem cuprinde: forumurile pe Internet - o platform virtual de conversaie utilizat pentru a facilita i gestiona mesajele text online; chat online - o platforma virtual de discuie utilizat pentru a facilita i pentru a gestiona mesajele n timp real de tip text;

telefonia - permit utilizatorilor s interacioneze; conferinele video - PC-urile n reea schimb semnale audio i video; data conferencing - PC-urile n reea partajeaz o tabl de date comun (whiteboard) care poate fi modificat de fiecare utilizator; application sharing - utilizatorii pot accesa un document sau o aplicaie partajat din computerele lor n mod simultan; sisteme electronice de ntlniri (EMS Electronic Meeting Systems)- un sistem de conferin construit ntr-o camera; camera are un scop special i va conine un videoproiector mare conectat cu numeroase PC-uri. Identificai i alte sisteme i instrumente pentru conferin electronic.

Instrumente de management colaborativ Uneltele de management colaborativ faciliteaz i gestioneaz activitile de grup. Exemplu Printre exemple putem enumera: calendare electronice (numite i software pentru gestiunea timpului) programeaz evenimente, aduc automat la cunotin i amintesc membrilor grupului de evenimentele de care sunt interesai; sisteme de management a proiectelor programeaz, urmresc i schieaz paii ntr-un proiect, pe msura ce acetia sunt finalizai; sisteme workflow - gestiunea colaborativ a sarcinilor i a documentelor n cadrul unui proces de afaceri; sisteme de gestiune a cunoaterii - colecteaz, organizeaz, gestioneaz i partajeaz variate forme de informaie; sistem extranet - colecteaz, organizeaz, gestioneaz si partajeaz informaia asociata cu finalizarea unui proiect (construcia unei cldiri, de exemplu) ntre mai multe organizaii; sistem intranet colecteaz, organizeaz, gestioneaz si partajeaz informaia asociata cu finalizarea unui proiect (construcia unei cldiri, de exemplu) ntre departamentele unei singure organizaii; sistem de software social organizeaz relaiile sociale ale unui grup; foi de calcul online colaboreaz i partajeaz date si informaii structurate. Identificai i alte sisteme i instrumente de management colaborativ.

Aplicaiile de Colaborare pot fi bazate pe web (de exemplu: UseModWiki sau Scoop), sau pe sisteme desktop (CVS Concurent Verions System, sau Revision Control Systems RCS). Implementarea Cel mai mare obstacol in implementare unui groupware este de a convinge oamenii s-l foloseasc. Instruirea este necesar pentru a face oamenii confortabili n a-l folosi, iar dac oamenii nu se vor simi confortabili cu folosirea unui astfel de software, nu-l vor folosi. Angajailor trebuie s li se dea ncurajri pentru utilizarea acestor aplicaii: rsplile pot fi financiare sau psihologice. In multe cazuri colaborarea este invers proporional cu cultura organizaional a companiei deci implementarea va fi disruptiv. Deplasarea culturii unei companii de la a fi competitiv la a fi cooperativ nu este o sarcin uoar. Se vor cere schimbri la toate nivelele organizaiei, incluznd n departamentele de conducere. Unul dintre cele mai mari obstacole este dorina tipica a organizaiei de a standardiza cunotinele practicate precum i acela de a implementa instrumente i procese care susin scopul organizaiei respective. O valoare mai mare i o implementare mai rapid pot fi realizate prin evitarea zicalei un software care se potrivete peste tot. ndemnnd oamenii s adopte acelai rol activ (de exemplu contribuia produs i msurat de numrul de ncrcri/upload-uri) produce doar un comportament condus de expresia jocul exist dup regulile dup care este jucat. Cultivarea practicii de colaborare n locul n care aceasta nflorete din propria voina aduce cele mai rapide beneficii. Identificai cinci sisteme open source tip groupware.

CMS i integrarea cu sistemele de comer electronic Un sistem de management a coninutului web bine organizat ar trebui s faciliteze vnzarea de coninut electronic. Att sistemul WCM, ct i front-end-ul de comer electronic trebuie s fie integrate pentru a oferi servicii de comer electronic ce exploateaz n mod optim caracteristicile coninutului ca i bun electronic. In contrast cu celelalte sisteme cu care un CMS se integreaz, web-ul i sistemul de comer electronic ofer serviciile lor unui public mai larg i, din aceast cauz, sunt mai accesibile din exterior. Aceasta implic automat i luarea n considerare a securitii sistemului.

Componentele aplicaiilor care se bazeaz pe tehnologia Active-X sau Java pot fi mult mai uor integrate ntr-o pagina web sau aplicaii de tipul comer electronic. Totui, sistemul poate fi sensibil la separarea prilor publice din sistem de cele care stocheaz i administreaz bunurile. De aici, n contrast cu sistemul de management al coninutului web, care face parte din aplicaia de prezentare (a imaginii organizaiei pe Internet), un CMS la nivel de organizaie ar trebui s furnizeze coninutul i informaiile relevante ntr-o form securizat. Exemplu O posibilitate este, de exemplu, folosirea schimbului de mesaje ntre aplicaiile web i CMS-ul. O dat ce coninutul relevant a fost pregtit i aprobat pentru publicarea lui pe web, acesta poate fi ori trimis n mod activ ctre aplicaia de web sau stocat ntr-o zon de unde s poat s fie accesat de ctre serverul web public. Depinde de workflow dac coninutul din acest context este deja codat pentru publicare pe web sau este doar un material neprelucrat care s fie inclus n paginile de web. In acest context, formatul mesajelor i a fiierelor n care se afl coninutul este crucial. Integrarea poate fi facilitat dac coninutul este deja codat ntr-un format care poate fi utilizat direct de ctre aplicaia web. In cazul sistemelor de comer electronic care integreaz coninut dinamic dintr-un sistem de gestiune a coninutului, sistemul de CMS trebuie, de asemenea, s fie protejat fa de accesul public. In plus, selecia coninutului oferit spre vnzare este un proces activ i nu toate obiectele din CMS pot fi oferite/vndute n acelai timp. Dei o integrare direct prin componentele aplicaiei i API poate fi uor de realizat, este mai sigur dac sunt separate cele dou sisteme i se folosete schimbul de mesaje i fiiere ca tip de integrare. Conform cu procesul de workflow n comer electronic alturat, exist trei mari interaciuni ntre un CMS i un sistem de comer electronic:

Figura 2.2 Integrarea dintre un CMS i un sistem de comer electronic 1. Livrarea coninutului informaional: CMS-ul furnizeaz metadate i o reprezentare proxy a obiectelor coninut care au fost selectate de utilizatori. Aceast informaie ar trebui furnizat ntr-un format de schimb, care s poat fi uor interpretat, procesat i inclus n sistemul front-end de comer electronic; 2. Cerere de realizare: este un mesaj de la sistemul de comer electronic ctre CMS care include identificatorii (ID-urile) obiectelor de coninut (care trebuie s fie unice n contextul ambelor sisteme); de asemenea, informaiile referitoare la ce va fi folosit i adresa de livrare a clientului sunt incluse de asemenea n cadrul informaiei. Informaiile despre inteniile de utilizare sunt necesare pentru a clarifica drepturile de securitate. Intr-o organizaie orientat pe vnzare, acestea fac parte din comerul electronic. In acest caz, folosirea informaiei nu va fi schimbat ntre cele doua sisteme; 3. Drepturile de utilizare: CMS-ul trimite un mesaj napoi specificnd situaia drepturilor. Acesta reprezint intrrile (input) pentru viitoarele procesri ale cererilor de vnzare.

O alt interfa relevant n context este interfaa sistemului ERP, n care este trimis un mesaj referitor la folosirea obiectelor de coninut. In plus, sistemul necesit i o interfa pentru sistemul de livrare. In cazul livrrii electronice, coninutul necesar este livrat prin reele cu viteze foarte mari, satelii, etc. Aceasta este echivalent cu schimbul de coninut ntre dou organizaii, cum ar fi informaii n fiiere formatate standard i un subset de metadate care ar trebui livrate codat n formatul specificat.

Captur de date i de documente

Este inevitabil ca fiecare companie s genereze i s proceseze informaii stocate pe suport de hrtie. Aproximativ 95%4 dintre nregistrrile unei companii tipice sunt constituite din documente pe suport hrtie. Pentru mai mult de o decad, industria a oferit o varietate de soluii pentru managementul electronic al informaiilor in locul celor pe suport hrtie. Soluiile tradiionale includ: Sisteme workflow: prin acestea se ruteaz automat imagini ale documentelor de afaceri, (scrisorile i diverse formulare) n cadrul organizaiei; Sisteme de prelucrare a imaginii: gestioneaz imaginile stocate, ceea ce ofer o clasificare mai sofisticat i o recuperare mai bun dect tradiionalul sistem de stocare i recuperare a documentelor; Sisteme de management al documentelor: salveaz fiecare document, dnd posibilitatea unei organizaii s urmreasc datele i textul concomitent cu modificrile aprute (fcute mai multe persoane) la nivelul documentelor; Sisteme de stocare i recuperare: stocheaz documentele cu un index de etichete (numele clienilor, ID, i numrul de telefon, de exemplu), dnd posibilitatea operatorului s gseasc repede informaii din baza de date utiliznd una sau mai multe etichete din index; Aplicaii verticale: acestea ndeplinesc cerinele specifice de procesare datelor n pieele verticale (organizaiile de asigurri i de sntate, de exemplu), oferind aplicaii customizabile cuplate cu hardware de selectare a imaginilor. Identificai alte aplicaii care ar putea s fac parte din soluiile de management electronic al documentelor n afara celor enumerate mai sus. Aceste tehnologii sunt frecvent tratate ca sisteme de management a documentelor, document imaging, management al coninutului, managementul electronic al coninutului,
4

Captiva Software Corp, 1999

soluii de workflow sau sisteme de management a cunotinelor. Indiferent de numele ales, acestea ofer un mecanism de a controla mari colecii de documente cu scopul de a: Salva documentele ntr-un spaiu fizic mai mic, conservnd o copie a originalului n form electronic. Accesarea informaiilor stocate n documente rapid , uor i simultan. Accesarea informaiilor de la mai multe reele de calculatoare interne sau externe. Este clar c soluiile de scanare a documentelor ofer beneficii excelente afacerii. Din pcate totui, aceste soluii adesea au o funcionalitate limitat n ceea ce privete volumul de captur; ele se concentreaz pe managementul, stocarea i livrarea documentelor din controlul lor, dar nu ofer cea mai bun configuraie scalabil sau ntreprinztoare croit pentru nevoile unice ale unei companii. Acesta este motivul pentru care captura documentelor a evoluat ntro afacere de sine stttoare. Procesul de captur Captura informaiilor reprezint procesul de convertire a informaiilor stocate pe suport de hrtie, directoare de fax sau n alte formate electronice, n date digitale astfel nct ele sa poat fi procesate i stocate printr-o varietate de tehnologii pentru a fi consultate ulterior. nainte ca informaiile dintr-un document s devin date utilizabile trebuie s fie efectuate mai multe operaii diferite. Operaiile aplicate fiecrui document i ordinea n care acestea trebuie efectuate constituie fluxul unui proces de captur sau Capture flow. Fluxul de captur este un concept critic pentru c nu fiecare document se supune aceluiai set de sarcini, nici fiecare proces de afaceri nu necesit aceleai informaii dintr-un document. Aceasta nu trebuie confundat cu fluxul de lucru (workflow); datele trec prin mai multe stagii n timpul vieii lor utile din principala linie a unei aplicaii de afaceri. Un sistem electronic tipic care execut captur de informaii este compus din elemente software i hardware care execut urmtoarele funcii: Pregtirea documentelor Captura imaginii Extragerea i validarea datelor Exportarea datelor Managementul sistemului i raportarea

Figura 2.3 - Procesul de ansamblu de captur a documentelor. Pregtirea documentelor Birourile de scanare profesional dedic n mod frecvent mai multe ore-om pregtirii documentelor dect scanrii efective. Aceast faz iniial necesit personal disponibil care s examineze i s pregteasc documentele pentru procesul de captur. Acesta include eliminarea agrafelor/capselor sau a altor elemente fizice care sunt inacceptabile, n timp ce se asigur c paginile individuale nu conin mzglituri sau coluri ndoite. n majoritatea cazurilor este vital s se pre-sorteze sau s se creeze grupuri logice de prioritate pentru procesul de scanare. Aproape toate aplicaiile de captur proceseaz serii distincte de lucru dect sa accepte paginile ntr-o manier ad hoc. Exemplu Separarea cererilor de revendicare de formularele de garanie d posibilitatea unei linii de procesare i, n final, a unui mediu de lucru mai eficient. Acest lucru de asemenea ofer o un prim pas pentru contabilizare i audit, vital n multe modele de afaceri. Captura imaginilor Scanarea unui document produce o imagine grafic ce poate fi apoi stocat ntr-un calculator ca o reprezentare digital a originalului. Cnd se alege un scanner, exist o serie de

criterii ce trebuie respectate. Dimensiunile, volumul i calitatea hrtiei i, bineneles, costurile de funcionare, trebuiesc luate n calcul nainte de a selecta un scanner. Abilitatea de a folosi o gam larg de scanere este una care definete caracteristicile unui sistem bun de captur de imagini; exist un exces de 250 de scanere create pentru un volum mare de scanri care sunt folosite n mod normal5. Merit luat n considerare avantajul unui Automatic Document Feeder (AFD). Acest dispozitiv d posibilitatea utilizrii unui teanc de hrtie i automat s se trag cte o pagin n scaner, mrind viteza procesului de scanare semnificativ. Majoritatea scanerelor fr AFD sunt create pentru a scana elemente grafice i nu sunt potrivite pentru captura de documente. Totui, unele documente care au fost deteriorate sau rsucite, cri i pagini cu note adiionale ataate fizic, etc. au nevoie de o scanare pe un scaner tradiional. Scanerele pot gestiona o varietate de dimensiuni de hrtie, de la cri de vizit, la schie tehnice. Majoritatea birourilor au nevoie doar de scanare de documente pan la A3 dar, pentru organizaiile care au departamente care utilizeaz planuri sau schie arhitecturale, exist scanere cu formate mari care suport pn la documente A0. Viteza sau trecerea prin scaner a documentului este demn de luat n seam. Tipic, scanerele de captur de documente suport intre 6 i 200 de pagini pe minut n mod simplex sau duplex. Scanarea duplex d posibilitatea scanrii ambelor pri a paginii dintr-o singur trecere. Evident, viteza mare i scanarea duplex mresc costul scanerului. n unele cazuri, dou scanere de 20 pagini pe minut ofer avantaj semnificativ dect unul de 40 de pagini pe minut, din motive software sau de operare. De reinut c nu toate sistemele de captur a documentelor suport mai multe scanere, n timp ce la altele pot exista restricii licen sau de performan. Tehnologiile avansate au permis productorilor de scanere s creeze dispozitive care sunt capabile s scaneze paginile color, n plus fa de tradiionalul alb i negru. Aceasta ofer un avantaj semnificativ pentru privitori, o pagin color adesea conine informaii utile care se pierd n alb/negru, dei ar trebui luat n seam i creterea n mrime a fiierului i a timpului de scanare. Din nou, unele softuri de captur sunt capabile s accepte att rndurile color ct i cele alb negru, rutndu-le pe amndou prin procesul de extragere a datelor i livrnd diferite imagini, fiecare optimizat pentru Internet sau folosire tradiional ntr-un software client. Majoritatea distribuitorilor pot oferi un indicator al sarcinii recomandate pentru produsul lor i asta ar trebui luat n considerare; o main cu sarcin de lucru mare utilizeaz materiale mai robuste i necesit o testare mai bun n faza de design i, de obicei, acest lucru se reflect n preul de cumprare. Totui, rezultatul const ntr-un numr mult mai mic de ntreruperi neplanificate, fapt adesea mult mai valoros pentru multe operaii.

Pixel Translations, 2004

Este important s existe posibilitatea de a prelucra i mbuntii calitatea imaginilor aplicnd diferite tehnologii cum ar fi creterea contrastului, tierea marginilor, reconstruirea caracterelor pierdute i eliminarea neclaritilor. A devenit foarte comun ca aceste tehnologii s fie gsite ntr-un scanner iar variantele automate l scutesc pe utilizator de diverse reglaje, fapt care, de asemenea, ar trebui luat n considerare. Trebuie menionat de asemenea ca modificrile duse unor imagini o pot face pe aceasta inutil n justiie dac un audit de securitate nu poate dovedii ce s-a ntmplat, de cine i cnd relevant n cazul tergerilor unor pagini goale (cnd softul terge automat paginile pe care le consider goale). Pentru a evita acest lucru, unele sisteme de captur permit exportarea imaginii originale i/sau a unor variante modificate n diverse stagii. Asigurarea calitii este de asemenea considerat parte intrinsec a capturii de imagine. Implementarea unor opiuni pentru rotirea imaginilor, ordonarea lor sau pentru o calitate optic suficient de bun pentru o captur ct mai acurat ar trebui luate n considerare. Este imperativ ca softul de captur s ofere o posibilitate de rescanare. Imaginile cu o calitate slab, rotaie incorect sau alte probleme, ar trebui reprocesate fr a ntrerupe orice sarcin sau adugnd ntrzieri evitabile ntregului proces. Prepararea bun a documentelor are un impact semnificativ asupra ratei de greeal, rotirea incorect a paginilor, documentelor deteriorate sau ndoite, care pot fi evitate n majoritatea cazurilor cu o bun pregtire. Exist dou metode de rescanare detaliat: la cerere i off-line. Cea la cerere corecteaz imaginea folosind un soft n timpul scanrii. Deoarece ntrerupe scanerul, este mai des folosit la un volum mai mic de date unde trecerea prin scaner nu este principalul motiv de ngrijorare. Rescanarea off-line este aproape tot timpul de preferat din mai multe motive: Investiia fcut n scanere performante este eficient deoarece mainile lucreaz majoritatea timpului; Un scaner diferit poate fi optimizat pentru aceast sarcin (folosirea unui de tip flatbed dect unul cu tragere automat, de exemplu); Scanerele au o gam larg de setri ce pot fi ajustate care afecteaz imaginea rezultat i un operator dedicat de rescanare va nva care opiuni sunt mai bune pentru fiecare imagine, minimiznd timpul folosit pentru aceast operaie.

Figura 2.4 - Diagrama fluxului de rescanare. Captura de imagini poate include un element al importrii unui document electronic (spre exemplu faxuri, emailuri, documente word i altele) i, dei necesitatea unui scaner nu este obligatorie, muli dintre distribuitorii aplicaii de captur de documente o integreaz n faza de scanare a procesului lor pentru a beneficia de avantaje la extragerea datelor i regulile de validare din stagiile urmtoare. n cazul n care deinei un scanner identificai viteza acestuia de scanare la diverse rezolii.

Extragerea datelor Cnd documentele de hrtie sunt primite la un birou ele trebuiesc organizate pentru a fi utile, fiind sortate, etichetate, tampilate puse n fiiere i arhivate ntr-un dulap. Fr aceti pai nimic nu poate fi gsit ntr-un loc de munc foarte ocupat, iar n cazul documentelor electronice, procesul este similar. Un sistem de scanare a documentelor trebuie s conin un sistem comprehensiv de indexare, care s organizeze documentele pentru folosirea lor viitoare i accesarea lor rapid, iar extragerea precis a datelor folositoare reprezint temelia oricrei soluii bune de captur; nu exist nici un motiv pentru extragerea de informaii eronate,

indiferent ct de repede se poate face, pentru c pierderea unei cantiti mari de timp pentru a verifica dac aceste date sunt precise, va compromite ntreaga investiie iniial n tehnologie. Exist mai multe ci de a asocia informaii cu o imagine: - Introducerea manual a informaiilor care identific imaginea i fiierele capturate; - Aplicarea recunoaterii optice sau inteligente a caracterelor (OCR/ICR) i tehnologii de recunoatere a codului de bare dintr-o imagine n vederea extragerii datelor alfanumerice. Acest lucru poate include, de asemenea, recunoaterea csuelor bifate sau a opiunilor cu alegere multipl; Aplicnd tehnologii de procesare a formularelor (identificarea formularelor, de exemplu) pentru a diferenia diferite tipuri de documente. Folosind o aplicaie de recunoatere optic a caracterelor, ncercai extragerea datelor de pe documente diferite (carte, factur, document scris manual).

Introducerea manual a datelor Introducerea tradiionala a datelor sau Key from Image poate fi laborioas i scump dar are avantajul c este foarte precis. Numrul de cmpuri i lungimea lor medie formeaz baza pentru calcularea ntregului cost de introducere a datelor, iar cercetrile indic faptul c operatorii sunt capabili s introduc date ntre 8000 i 11000 caractere pe or pentru input alfanumeric. Operatorii de tip Key from Image sunt subiecii unei rate naturale de eroare, fapt care trebuie luat n considerare. O medie a industriei pentru greelile unui singur operator este de 2,2% 6, dei intrrile pe dou canale (unde un al doilea operator introduce de asemenea date n sistem, compar cele dou valori) o scade semnificativ. Evident, pentru cmpurile semnificative din sistem, se impune introducerea pe dou canale. Adiional, ar trebui folosit ghidajul documentarului BSI BIP0008. Parafraznd: operatorul care scaneaz documentul nu ar trebui s fie acelai cu cel care verific indexul datelor pentru ca sistemul s se alinieze la standarde7. Totui, ca regul general, trebuie s existe trei cmpuri pe document pentru a minimiza erorile (probabilitatea ca toate cele trei cmpuri dintr-un document s fie greite este statistic foarte sczut). Tehnologia Key from Image este ideal pentru documente disipate. Prin natura lor, acestea sunt dificil de automatizat i necesit inteligen uman i operatori care cunosc terminologia documentului. Prin urmare, acest fapt presupune frecvent folosirea unei persoane mai pregtite n domeniu dect a unui funcionar, mai eficient din punct de vedere al costului.
6 7

Census 2000 Testing, Experimentation and Evaluation Program, iulie 2003 A Code of Practice for Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically, 2004

Exemplu

Figura 2.5 Procesare de tip Key from Image.

Unele instrumente mresc viteza procesului de tastare, un foarte bun exemplu fiind asistentul de index OCR. n acest exemplu, aplicaia transform documentul n OCR i prezint imaginea i textul aferent operatorului care folosete mouse-ul pentru a selecta textul pe care dorete s-l indexeze. Folosind aceast tehnologie ratele de tastare pot depii de 10 ori media din industrie minimiznd costul de instruire i astfel reducnd costul total al sistemelor de captur. Oricare ar fi baza tehnologiei, un avantaj semnificativ al Key from Image este interfaa interactiv, unde date din unul sau mai multe cmpuri pot fi folosite pentru a interoga o surs ndeprtat (fiiere, baze de date, sistem LoB) deci mprosptnd datele de referin i alte informaii. Permind interaciunile cu un operator instruit, interfeele pot simplifica captura de date i crete precizia.

OCR, OMR, ICR i codul de bare Recunoaterea optic a caracterelor tiprite (OCR) i citirea codurilor de bare sunt forme prestabilite ale automatizrii. Ratele de precizie sunt variabile care in de scaner sau de calitatea documentului, dar testele indic c 0,04% din OCR-uri i 0,00002% din codurile de bare au fost greite chiar n condiii ideale. Experiena practic din Marea Britanie sugereaz

c OCR-urile brute i necorectate ofer aproximativ 10-30% rebuturi n timp ce codurile de bare sunt citite corect, dat fiind faptul c imaginea are o calitate suficient de bun. Este important de notat diferena dintre greelile de substituire i rebut. Rata de rebut a unei erori este cea mai citat i reflect numrul de caractere citite greit sau recunoscute de program ca citite greit; o eroare de substituie este clasificat ca citit greit i interpretat incorect dar care nu este marcat corespunztor. Un exemplu este ca programul ar trebui s citeasc un c i l recunoate ca un e iar greeala nu este identificat. n plus este o diferen substanial ntre rata de ratare dintre caractere i cmpuri. Exemplu Considernd un document care are 10 cmpuri fiecare cu cte 10 caractere i motorul OCR susine c rata de a da gre este de 20% rezult c fiecare caracter are o ans de 1 la 50 de a fi greit i atunci potenialul de eroare a ntregului cmp este de 1 din 5 adic 20% pentru exemplu urmtor. 100 de caractere cu 2 greeli. Un cmp cu un nivel de 20%

Figura 2.6 Identificarea greit a caracterelor n OCR. Acest lucru este inacceptabil n multe medii, fiind necesare verificri adiionale, referine ncruciate sau validri externe. Zonele OCR sunt frecvent asociate cu diferite cmpuri de index cu zone unice din document. Spre exemplu: dac un numr de referin este adesea tiprit n partea de sus stnga a unui document, este foarte posibil s se configureze multe sisteme astfel ca regiunea s fie procesat n OCR i datele rezultate s fie aplicate cmpului relevant. Este important ca fiecare document s satisfac nite criterii de baz pentru

ca tehnica s funcioneze, i anume: toate documentele trebuie s aib datele n acelai loc i s foloseasc un font care poate fi recunoscut, imaginea trebuie s nu conin ndoituri sau greeli de poziionare i, ideal, fiecare item de date, ar trebui verificat cu un cmp secundar n baza unei reguli definite. Este foarte posibil ca introducerea manual, cu toate greutile, ei s fie mai justificat. O extensie logic la zona bazat pe OCR este s se citeasc ntreaga pagin, proces utilizat n mod normal pentru PDF-uri i pentru sistemul de recuperare care ofer o opiune de cutare n tot textul. Poate fi mult mai productiv s caui un singur cuvnt sau o fraz ntr-un raport mai larg dect s te bazezi doar pe titlu. Tehnologia OMR (Optical Mark Recognition Recunoaterea Optic a Semnelor) detecteaz absena sau prezena unui semn i poate fi considerat 99% precis8 odat ce este configurat. Notele de mai sus privind acurateea poziional se aplic la OMR mult mai stringent, n timp ce csuele tind s fie poziionate n apropiere. Fiecare ofertant de tehnologie de captur va furniza specificaiile proprii pentru csua limit dar, n general, este considerat o practic bun ca pereii unei csue s fie de 2 pixeli lungime. Presupunnd rezoluia de 200 dpi aceasta va indica o grosime a peretelui de 0,25 mm pentru c acest lucru d softului de recunoatere o ans rezonabil de a recunoate marginile de pe toate prile i astfel difereniind datele clienilor de fundal. Alt soluie este folosirea cernelii de excludere pentru a face informaiile statice s se piard la scanare lsnd doar urmele de stilou. Aceasta poate avea ramificaii legale deoarece imaginea nu mai este o reprezentare rezonabil a copiei de pe hrtie i, n plus, poate necesita redesenarea ei. Recunoaterea inteligent a caracterelor (ICR) este o extensie logic a tehnologiilor de recunoatere citate, dezvoltat pentru a citi date scrise de mn. Dei este foarte afectat de calitatea i claritatea textului i imaginii originale, rate mai bune de recunoatere sunt posibile folosind informaiile contextuale. Recunoaterea cuvintelor ntregi din dicionar este mai uoar dect ncercarea de analizare individual a caracterelor n timp ce citirea liniei de total a facturii (unde datele sunt ntotdeauna numerice) este un exemplu de un dicionar mai mic unde ratele de acuratee pot fi mbuntite mult. Cunoaterea gramaticii limbii poate fi de asemenea foarte folositoare; este posibil s fie folosite diferite grupuri de cte trei litere care au loc ntr-o limb. Spre exemplu n englez ion este folosit mai des dect dle i variate deducii pot fi fcute pentru a mbuntii acurateea.9 Bineneles c aceste tehnici au fost dovedite folosind tradiionalul OCR. Este considerat o practic bun a constrnge scrisul cu csue, aadar ncurajnd scriitorul s spaieze scrisul i s tipreasc la o mrime rezonabil astfel maximiznd rata de succes a recunoateri. Din nou, nregistrarea precis a paginii este cerin pentru orice aplicaie ICR.
8 9

Research in Optical Mark Recognition, aprilie 2004, US Census Bureau Acquisition Division Recognition and keying methodologies technical white paper, 2002, Neurascript Ltd.

n prezent scrisul cursiv de mn este foarte dificil de recunoscut cu orice precizie rezonabil i dei diverse organizaii examineaz aceste sector de pia, nu trebuie s ne ateptm s vedem o dezvoltare semnificativ n urmtorii ani. Formulare Recunoaterea formularelor a crescut din zona OCR i primele produse potriveau textul cu rezultatele ateptate i astfel difereniau o pagin de alta. Tehnologia s-a dezvoltat semnificativ i multe aplicaii execut recunoaterea unei pagini prin mai multe mijloace. Privire general asupra paginii (ID dinamic). Tehnica implic de obicei construirea unei histograme alb-negru a paginii i o compar cu o bibliotec predefinit. Dac ntreaga imagine nu corespunde, cele mai multe aplicaii vor mprii pagina n cadrane i apoi compar fiecare seciune pentru o acuratee mai bun. Dei abordarea este rapid, deoarece histogramele sunt fiiere foarte mici i uor de creat, este posibil s se obin rezultate false, deci aplicaiile tind s ofere o form de indicator de ncredere. Paginile care aflate sub un indicator prestabilit sunt trecute printr-un proces de identificare secundar. Potrivirea din context sau potrivirea cuvintelor cheie. O apropiere n for care transform pagina n OCR i compar textul rezultat cu documentele master. Este evident folosirea mai intensiv a procesorului dar succesul este ridicat. Este frecvent singura cale de a diferenia paginile cu numr mare de similitudini. Din nou, aplicaiile ar trebui s se utilizeze un indicator de ncredere pentru a izola limita documentelor.

Figura 2.7 Recunoaterea caracterelor din formulare.

Indiferent de tehnologia folosit, este normal s se adapteze procesul cu o interfa de identificare manual, pentru a lsa operatorul s fac o selecie n fiecare situaie n care aplicaia nu poate s fac o selecie automat. Unele aplicaii nva de la utilizatori. Asta nseamn c o nou pagin care nc nu a fost vzut va fi in final prezentat unui operator i este posibil s se introduc pagina n bibliotec; paginile ulterioare cu acelai tipar vor fi automat recunoscute. Alte aplicaii de captur au nevoie ca biblioteca s fie reconstruit manual ocazional pentru a aduga noi tipare. O tehnologie care se dezvolt rapid este cea a recunoaterii libere a formularelor. Aceasta este foarte des ntlnit n procesarea facturilor, unde documentele conin aceleai cmpuri dar coninutul este substanial diferit. n multe cazuri nu este viabil s se creeze o bibliotec cu toate variantele posibile deci recunoaterea liber a formularelor ctig teren. Aceasta utilizeaz OCR din nou, combinnd cu un set de reguli care indic c atunci cnd cuvntul total apare n text, urmtorul set de numere ar trebui citit i stocat n cmpul de Total din baza de date, de exemplu. Exist un numr de variaii pe baza acestei idei: n timp ce unele produse vor folosi numai arborele de reguli, altele le vor mixa parial cu identificarea dinamic i vor crea o bibliotec de pagini comune, pentru a face mai rapid recunoaterea formelor vzute frecvent de sistem. Indiferent de tehnic, orice sistem de recunoatere automat a formelor va da gre n identificarea unor forme, varianta manual trebuind s existe tot timpul la dispoziie. n plus, toate motoarele OCR vor rata citirea documentelor care au fost scanate prost sau sunt foarte slabe calitativ; trebuie luate in calcul la modalitile de livrare i la deteriorarea fizic care este foarte posibil s se ntmple la aceste pagini pentru a realiza c nu este posibil s se citeasc ntregul document n toate cazurile. Aadar validarea stringent ar trebui considerat de rigoare n orice mediu unde integritatea datelor este important.

Figura 2.8 - Ruta de ieire.

Surse importate Majoritatea sistemelor de captur de azi se confrunt cu documente de hrtie, dar aproape toate sunt capabile s aduc documentele scanate anterior la un format de standard industrial i s le proceseze ca i cum ar fi fost scanate. Monitoriznd creterea n comunicaiile electronice, a devenit foarte important s se accepte documente standard office iar ele s fie procesate n acelai fel. Considernd o ordine de achiziionare: acesta poate veni prin fax, hrtie sau email, totui procesul care survine ar trebui s fie acelai. Astfel, industria se ndreapt spre o perspectiv a unui document global unde orice fiier poate fi acceptat. Fiind considerat un fel de csu potal digital, acest lucru conduce la un beneficiu semnificativ pentru un departament mare. n practic, pentru a recunoate i a procesa documente, se folosesc toate tehnologiile menionate mai sus, pe lng un set complex de reguli de afaceri i de tratare a erorilor; designul i configuraia acestor reguli formeaz cea mai mare parte a costului de implementare, adesea depind costul componentelor software. Merit s fie luat n considerare ce necesiti va avea organizaia utilizatoare n domeniul sistemelor de captur; este de presupus c nregistrrile de voce vor avea nevoie de un management la un anumit punct, spre exemplu.

Exportul datelor n final, rolul tuturor soluiilor de captur este de a oferi date n formate folosibile. ntr-un birou tipic, fiierele de hrtie sunt gsite ntr-un anume dosar, ntr-un anume sertar, ntr-un anume dulap. Este foarte uor de replicat aceast structur folosind dosare i directoare ntr-un calculator iar aceasta are beneficiul unui cost foarte sczut de intrare i o simpl tranziie pentru personalul din birou. La fel, stocarea documentelor ntr-un dosar de calculator este adesea o soluie foarte bun dar, de asemenea, lipsete complexitatea unor soluii mai puternice; nu exist o cale direct de a cuta n mai multe dosare pentru un document pus greit, spre exemplu. Formatul imaginii exportate ar trebui luat n considerare; un format TIFF este universal acceptat i recunoscut ca un standard deschis, el reprezentnd imaginea original punct cu punct, nu pierde detalii n timpul compresiei i poate fi citit de un numr foarte mare de sisteme. PDF-ul ctig de asemenea teren ca un format acceptat, fiind n special folosit pentru distribuie pe Internet, deoarece programul care recunoate formatul este gratuit i se comport ca un plug-in n toate browser-ele comune.

Figura 2.9 - Fluxul de export.

Considernd c, prin design, sistemele de captur creeaz un volum semnificativ de informaii, este de multe ori de dorit a avea ca avantaj utilizarea unui sistem de management al datelor n locuri care s accepte, proceseze i stocheze acest trafic. Este imperativ ca sistemele de captur s fie capabile s comunice efectiv cu orice program care le folosete, imaginile i datele dintr-un document trebuie transferate ideal fr intervenie uman, rapid i eficient. n timp ce toate soluiile de captur suport un numr comun de formate de schimb de date ca CSV, ODBC sau XML, ceea ce se ctig n aparen prin utilizarea acestor formate, se pierde prin lips de securitate, fiabilitate i posibilitate de urmrire. Prin definiie, ele export date n dosare comune sau directoare i asta nu este acceptabil din mai multe motive. Astfel majoritatea sistemelor au posibilitatea de a interaciona direct cu un depozite populare sau soluii de fluxuri de lucru, mpingnd documentele i datele n programul de management al documentului ntr-o locaie mai precis i ofer un control mai bun al erorilor sau evenimentelor care pot aprea n timpul acestei migraii. Managementul sistemului i raportarea Integrarea i managementul procesului de captur, asigurarea siguranei i raportarea statistic i a rezultatelor sunt sarcini vitale secundare pentru orice flux de captur.

Figura 2.10 Integrarea procesului de captur a documentelor cu alte procese.

Siguran i scalabilitate Programul de captur trebuie sa fie stabil n toate condiiile de operare. Va avea un impact care nu poate fi contabilizat i permis n sistem o cretere a volumului de scanare? O cretere n volum necesit mai multe staii de procesare i doar cteva soluii ofer un produs cu adevrat scalabil; majoritatea pachetelor proceseaz ncrcturi de documente pe rnd, iar adugarea unui al doilea client de index, nu ar njumtii timpul necesar pentru indexare. Un produs mult mai scalabil sparge lucrul n pagini individuale sau documente, doar la acest nivel va fi posibil ca mai multe staii de indexare s foloseasc n comun aceeai ncrctur. n funcie de mediul de lucru, o soluie ar fi utilizarea staii de scanare multiple mici i s fie legate ca s exporte n aceiai baz de date centralizat. n aceste cazuri merit investigat ce opiuni permite programul de captur: este nevoie ca indexarea s fie fcut ntro locaie anume sau de un anume utilizator? Ce flexibilitate exist n configuraie i va funciona programul ntr-un fel suficient de acceptabil pentru procesul de afacere i utilizatorii sistemului? Este important de asemenea s se asigure cum soluia va reui s se recupereze din dezastru i s se neleag ce impact va avea orice ratare (software sau hardware) n proces ca ansamblu. Sistemele care merg singure vor opri procesarea imaginilor atunci cnd apare o eroare de sistem dar acest lucru nu trebuie s reprezinte cazul pentru mediu de producie cu mai multe staii de lucru. Soluia client/server mecanizeaz o arhitectur care poate mai bine s gestioneze probleme de reea i de hardware i trebuie considerat mandatorie n implementri mai mari; recuperarea din asemenea erori este o caracteristic standard ale acestor sisteme dar, de obicei, nu este menionat n soluii ale grupului de lucru. Licenierea programelor de captur este de obicei n funcie de mai multe imagini care sunt scanate sau importate; o pagin cu 2 fee este considerat ca 2 imagini. Doar dac afacerea are un volum lunar foarte stabil i precis, este nelept s se considere o licen anual pentru c acest lucru furnizeaz variaii n ncrctura de lucru fr a fora cumprarea unei licene suficient de mari pentru a funciona n vrfuri ocazionale pe lunare. Unele aplicaii (tipice client server) vor folosi liceniere concurent mai repede dect o rut specificat de main. Asta va permite un mediu mai flexibil de lucru n timp ce mai muli utilizatori pot folosi aceiai licen dac modelele de lucru o permit. Aceast abordare are un alt avantaj distinct pentru un sit mai mare: a devenit posibil s se creeze un computer standard i astfel se reduce nivelul de cunotine al specialitilor MIS i astfel economisind bani i timp. Auditul i raportarea

Pentru a ajunge la a pune n practic linii de ghidare curente, este imperativ ca softul de captur s fie capabil s gseasc documentele n timp ce ele sunt n micare n sistem: cine a scanat documentele; cine le-a indexat i ct timp i-a luat; ce se ntmpl dac alte operaii au avut loc i n final unde au fost trimise datele finale. Ar trebui luat n considerare dac este acceptabil s fie modificat o imagine; ca un exemplu n unele medii vizualizarea documentului este considerat o modificare i astfel i originalul este reinut. Acest lucru poate fi un rezultat al tergerii paginilor goale; n cele mai multe astfel de cazuri este esenial un audit de evenimente ca acestea; n practic dup compresarea imaginilor, o pagin goal ocup att de puin spaiu nct nu merit btaia de cap care implic tergerea ei. Trebuie, de asemenea, s se asigurare faptul ca informaiile de audit care au sens s poat fi extrase n diverse momente de timp n timpul acestui proces i nu doar la sfritul zilei. Exemplu

Figura 2.11 - Raport tipic de date de audit.

Rezumat ntr-un sistem de captur de informaii trebuiesc ndeplinite mai multe obiective nainte ca informaiile dintr-un document s devin date utilizabile, care pot fi eliberate apoi spre folosire ntr-o aplicaie final. ntr-un flux de captur particular sunt realizate mai multe sarcini. Dup cum s-a vzut, acestea pot cuprinde introducerea manual de date, validarea datelor i verificarea calitii (strngerea automat de date cum ar fi recunoaterea de coduri de bare i recunoaterea din cmpuri, mrirea imaginilor) i exportarea. Deoarece fiecare document poate necesita setul su propriu de sarcini de captur,

este important s se aib n vedere ca procesul de captur s fie n ntregime customizabil pentru a ndeplini necesitile curente i de viitor. Este important s fie luate n considerare standarde ce trebuiesc atinse i s fie aleas platforma care este capabil s ating sau s depeasc aceste obligaii. n urmtorul tabel se prezint sumarul celor mai frecvente probleme ntmpinate de ctre o organizaie care achiziioneaz sisteme de captur astzi. Necesiti
Noi funcionaliti

Consideraii importante
Asigurai faptul c productorul de sisteme de captur incorporeaz frecvent noi tehnologii i produse pentru o gam de necesiti

Funcionalitatea nu este momentan disponibil sau are nevoie de dezvoltare Procesarea unui numr mare de pagini

Asigurai faptul c sistemul de captur are instrumente de customizare cum ar fi kit de dezvoltare de module pentru limba sau limbile pe care le folosii Alegei un sistem de captur de informaii scalabil care are un numr semnificativ i demonstrabil de site-uri de lucru mari

Suport noi scanere

Asigurai-v c sistemul de captur suport drivere de scanere de standard industrial

Proceseaz diferite tipuri de documente

Concentrai-v pe sisteme de captur care permit soluiei dumneavoastr sau a furnizorului dumneavoastr s stabileasc fluxul necesar de procesare dect s v bazai pe distribuitorul de aplicaii.

Suport un sistem de management al documentelor particular

Asigurai faptul c sistemul de captur este de la un distribuitor care poate s demonstreze practic compatibilitatea programelor i nu are aranjamente de parteneriat active.

Reguli de afaceri complexe

Flux de captur flexibil care poate fi modificat de ctre partenerii dumneavoastr IT

Compatibilitate cu alte sisteme, spre exemplu Sarbanes-Oxley

Platform care este n statistici i n audit bogat i care s poat fi exportat cu uurin

Document Management System

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizaiile de orice tip n managementul documentelor stocate n forma electronic precum i de a realiza trecerea de la documente i organizri de documente (dosare,

bibliorafturi) din forma tradiionala pe hrtie n form electronic. Ele sunt i un mijloc prin care se gestioneaz foarte eficient proprietatea intelectual a organizaiei, meninut n documentele organizaiei rspndite n diverse reele, pe diverse staii de lucru, servere, unele pe hrtie, altele n diferite conturi de mail, n filiale ale organizaiei etc. Aceste sisteme gestioneaz ntregul ciclu de via al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate n manier multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum i realizarea i stocarea fluxului acestui document n cadrul organizaiei, repartizarea ctre utilizatori, birouri, filiale sau entiti externe organizaiei. Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratur electronic, modul prin care se realizeaz nregistrarea electronica pe registrele organizaiei a tuturor documentelor n curs de intrare sau de ieire, precum i a documentelor interne supuse regulamentului de nregistrare pe registre. Legea arhivrii electronice Intrarea n vigoare a Legii Arhivarii electronice (nr.135 din 2007), completat de dispoziiile Legii privind Arhivele Naionale, a Legii semnturii electronice, a Legii comerului electronic i de reglementrile n vigoare privind conservarea, accesul i protecia informaiei cu caracter public sau privat, este privit de ctre juctorii de pe piaa local de Document Management drept nceputul unui adevrat boom n domeniu. Mai precis, din momentul n care legea va deveni funcionala, piaa va nregistra o dublare a cifrei de afaceri pe o perioada de un an i o cretere accelerata nc 4-5 ani. Articolul 5 (Capitolul III) din Legea arhivarii electronice, prevede c: Orice instituie public i orice companie, societate naional sau societate comerciala la care statul este acionar majoritar are obligaia sa arhiveze electronic n condiii corespunztoare, pe ntreaga durat de pstrare, documentele create sau deinute, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege. Efectele colaterale ale acestui act normativ, coroborate cu cele ale integrrii, vor asigura o gam larg de clieni i din afara sferei de acionariat a statului, pe primul loc situndu-se instituiile financiare, companiile de retail, telecomunicaii etc.

Cine are nevoie de o soluie de Document Management? Din perspectiva unui editor sau productor de asemenea soluii, rspunsul nu este prea dificil10 toate firmele care lucreaz cu un volum mare i aflat ntr-o

10

Piaa de Document Management ateapt boom-ul, http://www.marketwatch.ro/articles.php?ai=1972

cretere continu de documente, n care informaia se modific rapid, n care timpul pierdut cu cutarea datelor trebuie redus drastic, companii cu filiale multiple, care au nevoie de un grad sporit de securitate a accesului la informaie, dar care au nevoie i de date actualizate permanent. Enumerarea de mai sus schieaz imaginea unei companii dinamice i competitive, care vrea sa rmn pe pia cat mai mult posibil. Iar oferta este accesibila chiar i companiilor din categoria ntreprinderilor mici i mijlocii, soluiile de gestiune electronica a documentelor nemaifiind apanajul giganilor. Desigur, n acest context, intervine problema rentabilizrii rapide a investiiei, un aspect delicat, greu de realizat, indiferent de mrimea organizaiei. Credei c organizaia n care activai are nevoie de o soluie de gestiune a documentelor ? Motivai rspunsul.

Necesitatea unei aplicaii pentru managementul documentelor In multe organizaii, informaii eseniale sunt nchise n teancuri de hrtii sau n insule izolate de informaii electronice. Companiile i instituiile sunt copleite de cerinele de gestionare a informaiilor, de conformitate cu cerinele legale, diverse regulamente/reglementari specifice, avnd costuri de gestionare a informaiilor n continua cretere. Organizaiile au n mod tipic nevoie de a arhiva volume considerabile de date pentru perioade mari de timp, n condiii de siguran, nalt disponibilitate i refolosire facil, toate acestea la un cost cat mai mic. Organizaiile sunt preocupate mai mult ca niciodat de managementul documentelor. Mai mult de 80% din informaia dintr-o organizaie 11 este informaie nestructurat. Datorit exploziei acestei informaii, organizaiile au nevoie de soluii i strategii pentru a le ajuta la controlul i transformarea acesteia ntr-un atuu, transformarea riscului ntr-o oportunitate i reducerea costului utilizrii informaiei. mbuntirea fluxului de circulaie a documentelor vine mai mult din experiena practica, de zi cu zi: costuri ridicate cu distribuia informaiei, pierderea unor documente sau regsirea greoaie a unor informaii, imposibilitatea urmririi activitii desfurate, comunicare ineficienta n cadrul organizaiei, existena unor ntrzieri n procesul de aprobare a unor documente, creterea costurilor necesare depozitrii documentelor etc. Exista mai multe aspecte care impun utilizarea unui astfel de produs, ns cele mai evidente ar fi:
11

Document Management de la SOBIS Eficienta pentru success, http://www.marketwatch.ro/mw/index.php?

do=9&tl=0&ar=563&viz=true

evitarea sincopelor n transmiterea fizic a documentelor; reutilizarea informaiilor existente; adaptarea la cerinele tehnologice ale partenerilor; promovarea unei imagini coerente i consistente; necesitatea ncadrrii n anumite standarde.

Cerine minime ale unei aplicaii de Document Management Conform Siveco12, orice aplicaie de document management trebuie s aib n vedere: registratur electronic; managementul documentelor de uz curent indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regsire; managementul documentelor din arhiva organizaiei digitizare, indexare, mecanisme de regsire, control al accesului, interval de pstrare; Un astfel de sistem ar trebui sa includ i: zona de stocare a documentelor n format electronic; metod de adugare/extragere a documentelor; metod de identificare a documentelor; un mecanism de blocare a documentului, n aa fel nct un singur utilizator s poat modifica documentul la un moment dat; control de versiune i istoric al modificrilor; securitate, pentru a controla accesul utilizatorilor la documente; metoda de cutare, pentru a regsi cu uurin documentul necesar; flux de documente, pentru a transmite documentele intre utilizatori ntr-un mod structurat.

Funcionaliti DMS - Document Management Systems, sistem de gestiune a documentelor, reprezint un set de programe folosite pentru a urmri i pentru a stoca documente electronice i/sau imagini. Sistemul face pare din clasa mai larg a gestiunii coninutului, fcnd adesea13 parte din sisteme de tip Enterprise Content Management i este integrat cu alte sisteme

12 13

SIVADOC ordine n documente, http://www.marketwatch.ro/mw/index.php?do=9&tl=0&ar=565&viz=true Enterprise Content Management Association, http://www.aiim.org/

informatice. Sistemele de Document management ofer facilitai de stocare, versionare, metadate, securitate avansata, indexare, cutare i afiare documente etc., dup cum urmeaz: Metadatele sunt stocate pentru fiecare document n parte. Metadatele nu fac parte din documentul n sine, ci conin informaii referitoare la document, ce sunt ataate documentului, informaii suplimentare care sunt n ntregime cutabile, i care, prin coninutul lor descriptiv, mresc posibilitile de regsire a documentului la o cutare. De exemplu, acestea pot fi, data la care documentul a fost introdus n sistem i utilizatorul care a realizat aceasta operaiune. Sistemul poate, de asemenea, s extrag date din documente n diferite moduri: OCR, ICR, BCR, patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legtur la baza de date externa, extragere text din documente electronice. Extragerea de metadate (a ntregului text disponibil n documente) favorizeaz modalitatea de cutare fulltext. Textul extras din document poate fi stocat ca i metadata sau stocat mpreun cu imaginea sau separat, ca resurs utilizabil n timpul cutrii ntr-o colecie de documente. integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alte aplicaii i de a funciona n cadrul acestora ca un modul, astfel nct utilizatorii sa aib percepia unui sistem unitar. Acetia pot vizualiza documente direct din depozitul sistemului de document management, pot face schimbri, pot salva noua versiune fr a prsi aplicaia folosit i a o deschide pe cea de DMS. Integrarea sistemelor este disponibil n general pentru suite de tip "office", "e-mail" i "colaborativ", fcndu-se folosind standarde deschise de genul ODMA (Open Document Management API-standard, recunoscut pentru partajarea fiierelor), LDAP (protocol folosit n gestionarea identitilor dintr-o companie, accesului la aplicaiile corporatiste, securitate i gestionarea informaiilor de tip organizaional; fa de bazele de date relaionale, un director LDAP prezint cteva caracteristici importante: este mai orientat-obiect, poate reflecta ierarhii i prezint o optimizare pentru citirea informaiilor stocate), WebDAV (Distributed Authoring and Versioning - permite manipularea uoar a documentelor i scripturilor de pe un server Web i are funcii adiionale pentru a simplifica controlul versiunilor pentru mai muli autori) i SOAP (Simple Object Access Protocol - este un protocol de apel al unor funcii de pe alte servere folosind XML pentru codificarea numelor de funcie apelate, parametri i returnarea rezultatelor), pentru a permite integrarea ulterioar cu alte aplicaii; capturarea de date este procesul prin care se obin date electronice din date existente n format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, transformare de coninut - procesul de a transforma n text editabil o parte a unei imagini care conine un document scris de mana, indexare);

indexarea este operaia prin care documentelor le sunt atribuite un set de date de identificare unice. Indexarea este procesul prin care o componenta software specializat (numita i motor de indexare) proceseaz coninutul, descompunnd masa de text n componentele sale elementare, stocndu-le n structuri de liste, alturi de alte informaii conexe, cum ar fi locaiile lor relative (unele fata de altele), apartenenta la document etc. Este o operaiune realizat pentru a simplifica operaiunea de cutare i vizualizare a datelor. De aceea, o importanta critica o are crearea unei topologii de indecii; stocarea documentelor implic i gestiunea lor i a ciclului de viaa al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cat timp, unde vor fi mutate, dac vor fi distruse (terse) i ce timp de via au; vizualizarea documentelor ntr-un context electronic poate fi o problema. Vizualizarea unui singur document dup un criteriu unic este o operaie simpl, dar devine complicat dac utilizatorul cuta documente folosind mai multe criterii, criterii de cutare pariale, fraze care pot aprea n context i expresii booleene. Aceste operaii se realizeaz folosind o structura de indecii implementat intern pe baza de date i utilizeaz, de asemenea, ct mai mult resursele de optimizare existente n sistemul de gestiune al bazei de date; securitatea este vital n cele mai multe sisteme de document management. Aceste sisteme corespund unor standarde nalte de securitate, sunt integrabile cu soluii de semntur digital i soluii de criptare date. Unele sisteme au un modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestioneaz profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente, permisii individuale pentru orice nivel; mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitaii de "check in/intrare "check aut/ieire" (luare document n editare) aseamn DMS cu mediul de lucru colaborativ. Astfel, un document luat n editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilali utilizatori pn cnd utilizatorul activ va debloca documentul; versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor sa vizualizeze i s restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorit procesului de "check in" - "check out"). Se asigur astfel managementul modificrilor survenite asupra documentului, incluznd facilitatea de check out (trimiterea unui document n dosarul de lucru care urmeaz a fi procesat de ctre autorul documentului) i check in (salvarea modificrilor asupra documentului), n funcie de modul de configurare, astfel rezultnd o nou versiune a documentului, urmrirea reviziilor, controlul versiunilor i nregistrrilor;

registratura - gestiunea informaiilor despre documente: termene de rezolvare sau de rspuns a documentelor cu posibilitatea de alertare a persoanelor implicate, gestiunea persoanelor implicate n rezolvarea documentelor, legtura sau relaionarea documentelor, gestiunea soluiilor sau a rezoluiilor date documentelor, gestiunea documentelor la a cror rezolvare particip mai multe departamente/compartimente simultan, cu evidenierea rolului fiecruia i a stadiului n care se afl, generare fi document ce conine toate informaiile specifice.

Avantajele i dezavantajele implementrii unei soluii de DMS Avantaje canalizarea firmei spre activitatea de baza, eliminndu-se astfel timpii mori din punct de vedere al productivitii, regsire, distribuie, accesare, procesare a informaiilor; crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de coninut, ducnd la accelerarea proceselor interne n cadrul unei firme; disponibilitatea informaiei atunci cnd este nevoie de ea; eficienta mai mare n manipularea documentelor; accesul la informaie pe baza unor reguli stricte pentru oferirea unui grad ridicat de securitate a informaiei; reducerea spaiului necesar arhivarii, eliminnd posibilitatea de pierdere a informaiilor, reducnd costurile de manipulare, a cheltuielilor administrative consumul hrtiei; mbuntirea controlului asupra activitii desfurate, pentru o comunicare eficient, reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor; scurtarea proceselor de lucru cu documentele cu 50%; reducerea consumului de hrtie, costurilor pentru copiatoare, fax, telefonie i posta cu minim 30% i a timpului de distribuie cu minim 80%; module interconectate central, uor de administrat i utilizat; mod standardizat i unitar de procesare a documentelor; facilitarea implementrii unui sistem de management al calitii; regsirea prompt a informaiilor, rspunznd la ntrebri de genul cine/ce/cnd/cui? constituirea arhivei electronice a instituiei ntr-o maniera profesionist, conform cu ultimele proceduri legislative; posibiliti de replicare - cu ajutorul acestor soluii, datele i informaiile, vor fi disponibile n acelai timp n dou sau mai multe locaii;

reducerea riscurilor - reglementrile legale care guvernau odat documentele fizice se aplic acum i formatelor electronice. Dac se eueaz n meninerea i controlul nregistrrilor de orice tip sau nu pot fi produse ca dovezi legale, atunci poziia organizaiei, din punct de vedere legal poate fi afectat, fiind astfel pasibil de penaliti, pierderi financiare i publicitate negativ. O soluie de document management ajut i la prevenirea problemelor prin stocarea, controlul i protejarea documentelor business mpotriva fraudelor. n plus, furnizeaz instrumente ce permit stocarea formatelor de orice tip, incluznd aici fax-urile i email-ul, rezolvarea cazurilor legale fiind mult mai uoar; mbuntirea politicilor privind manipularea datelor organizaiei. Multe organizaii sunt guvernate de politici care specific ct timp pot fi stocate datele. O soluie de administrare a documentelor sau a nregistrrilor optimizeaz procesele legate de stocare i dispoziiile implicite. Astfel, informaiile sunt pstrate ct trebuie, fiind uor de eliminat atunci cnd intr sub incidenta reglementarilor legale sau a politicilor interne.

Dezavantaje vulnerabilitatea perifericelor de stocare. Chiar dac datele sunt centralizate, ele se afl pe un suport fizic (server, hard-disk, CD-Rom, disc optic etc.) care necesit anumite condiii de depozitare. n plus, ritmul frenetic al evoluiei tehnologice conduce la o nvechire rapid a suporturilor de stocare, ceea ce impune un sistem mai sofisticat n cazul unei eventuale migrri; un sistem dependent de reea. Fr o reea local, un sistem de gestionare electronic a documentelor nu i are rostul, viabilitatea sa impunnd dezvoltarea unui Intranet sau, i mai bine, a unui Extranet. Inconvenientul este evident dac reeaua cade, datele nu mai sunt disponibile; constrngeri de ordin tehnic i financiar. Implementarea unei soluii de Document Management poate fi dificil n anumite cazuri, cnd organizaiile posed arhive cantitative importante. n acest caz, aplicaiile de Document Management necesita resurse hardware suplimentare importante (servere, linii de comunicaie, staii de lucru, scannere rapide, imprimante etc.). Securitatea informaiilor poate, de asemenea, supralicita nota de plat; Dincolo de toate aceste impedimente, trebuie subliniat verdictul specialitilor: n implementarea unei soluii de gestiune electronic a documentelor dificultatea este mai mult organizaional dect tehnic. Aceasta deoarece reuita unei implementri este adesea condiionat de implicarea utilizatorilor, n particular a personalului de conducere.

Clasificai avantajele i dezavantajele implementrii unei soluii de tip DMS n funcie de mrimea organizaiei i de distribuirea geografic a acesteia. Ca exemplu putei folosi o organizaie comercial de tipul firmei Metro. Soluii oferite de DMS Soluii pentru manageri Reducerea semnificativ a timpului de lucru alocat pentru gestionarea documentelor; Reducerea spaiului pentru depozitare; Reducerea costurilor legate de copiere i tiprire (echipamente, hrtie, cerneal) Reducerea costurilor legate de micarea documentelor; Rspuns prompt la cerinele partenerilor facilitat de accesul rapid la informaie; Acces securizat la informaii (drepturi de acces, documentele stocate sunt criptate) Scalabilitate (investiie etapizat); Beneficii imediate (implementare rapida i etapizat).

Soluii pentru utilizatori Uurina n utilizare; Structura de directoare/fiiere n care sunt organizate documentele este familiar oricrui utilizator; Multiplele opiuni de cutare duc la regsirea imediat a informaiilor; Generarea automata a documentelor va uura semnificativ efortul de editare, verificare pentru documentele standardizate; Gestionarea centralizat a documentelor n form criptat sporete gradul de siguran; Gestionarea oricrui tip de document n format electronic; Notificri: cerere pe flux, modificri n directoare de interes etc.

Soluii pentru responsabilii IT Instalare rapid;

Tehnologii standard n industrie; Securitate - acces la documente; Securitate - acces la funcionaliti prin interfaa de configurare; Securitate - pachetele de informaii din reea sunt criptate dinamic; Scalabilitate - fiind construita pe o arhitectura n-tier, aplicaia permite extinderea, fr efort, de la nivel de departament, la nivel de companie; Deschiderea la solicitrile de personalizare a aplicaiei; Client auto-up date - administrarea aplicaiei client se face de la distan; Aplicaia este disponibil i prin intermediul unui browser internet; Reducerea traficul intre locaii - file servere distribuite; Utilizare raional a echipamentelor de stocare - prin gestionarea centralizat a documentelor;

Avantaje calitative Exista i posibilitatea, teoretic, a calculrii creterilor de rentabilitate per angajat. Studiile indic faptul c, n mod uzual, aproximativ 80% din informaiile care circula n cadrul unei organizaii sunt informaii nestructurate, care nu se pot regsi n baze de date, formulare, rapoarte etc. Iar anual, 8% din documentele scrise se pierd din cauza erorilor de arhivare. n atare condiii, un manager aloca 50% din timpul su de lucru managementului documentelor. Un alt studiu indica faptul ca un angajat consum, n medie, ntre 3 i 5 ore cutnd diverse informaii. Estimnd costurile per ora ale unui manager i ale unui angajat dintr-o companie, se pot deduce economiile teoretice pe care le poate aduce implementarea unei soluii de Document Management.

Componente ale soluiilor de DMS Arhivarea electronic Are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de creterea eficienei n manevrarea documentelor. Documentele originale sunt scanate, iar imaginea digital este stocat ntr-o baz de date. Acestei imagini i se asociaz diferite cmpuri (de exemplu: suma, data, numr, nume), dup care poate fi localizat. n momentul n care documentul a fost introdus n baza de date el poate fi detectat cu ajutorul unui program care face asocierea ntre cmpurile indexate i document.

Un prim argument n favoarea arhivrii electronice este necesitatea regsirii rapide a documentelor. n cazul arhivelor clasice, regsirea unor documente este un mare consumator de timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza crora trebuie s se ia o decizie sunt incomplete (din cauza imposibilitii gsirii tuturor documentelor ce concur la realizarea raportului n timp util), iar deciziile pot fi greite, ntr-o msur mai mare sau mai mic. i asta dac nu se pune problema unor sucursale. n acest caz, lucrurile se complic i mai mult: eforturile pentru a deplasa oameni n sucursale sau pentru a trimite documentele fizice n sediul central atrag dup sine costuri mari (i costurile cresc cu numrul sucursalelor i cu gradul de mprtiere geografic). O alt problem a arhivei fizice este spaiul efectiv ocupat de aceasta. Pentru a putea fi consultat (cel puin proiectele care sunt n lucru) arhiva trebuie inut n aceeai locaie cu sediul care le utilizeaz. Aceasta atrage dup sine costuri mari, mai ales cnd birourile sunt n locaii centrale, extrem de scumpe. Un alt factor ce nu trebuie neglijat n privina arhivei fizice este degradarea rapid a documentelor prin manevrarea lor repetat. Dac este vorba de documentaie scris, formate mici A4 maxim A3, pe hrtie, lucrurile mai pot fi nc stpnite. Identificai tipuri de echipamente necesare scanrii documentelor de mrime mare (A0, A1, A2)

Figura 2.12 Fluxul documentelor ntr-un DMS.

Exist i riscul distrugerii arhivei fizice din cauze externe: incendii, cutremure, inundaii. Mai nou, documentele electronice pot fi admise ca probe n instan, dar pentru aceasta ele trebuie s ndeplineasc o serie de condiii (n principal s respecte condiiile impuse de Legea 135 - Legea privind arhivarea documentelor n form electronic). Care este perioada de timp impus pentru pstrarea documentelor electronice?

Odat trecut n form electronic, arhiva poate fi exploatat utiliznd un program de managementul documentelor, program ce are ca scop accesul eficient la documente, prin clasificarea i indexarea acestora, scpndu-ne astfel de foarte multe neajunsuri, dintre care gestionarea variantelor documentelor este doar un exemplu. Arhiva n form electronic se poate integra foarte bine n aplicaiile ERP ale companiei. Toi aceti factori preseaz asupra companiilor care doresc s-i mreasc productivitatea i s-i transforme arhiva fizic n una electronic. Cui i este folositoare o astfel de aciune de transformare a arhivei fizice n una electronic? Practic, oricui care are de accesat un numr mare de documente (notarii, de exemplu), care are nevoie s ia rapid decizii (managerii de companii), care are nevoie de acces la acelai document din mai multe locaii (companii cu multe sucursale, sau cu birouri chiar n alt ar, sau chiar companii unde acelai document ar trebui multiplicat n zece sau cincisprezece exemplare pentru fiecare departament). Iar dac ne referim la formate mari (desene), spaiul mare ocupat i gradul mare de degradare al originalelor (ca s nu mai vorbim de costurile cu multiplicarea) sunt lucruri care vorbesc de la sine. Pentru documentele ce apar ulterior crerii arhivei electronice - contracte, facturi, scrisori etc., introducerea lor n baza de date se poate face de ctre client, prin resurse proprii sau, periodic, prin apelarea la aceleai servicii externe care au generat i arhiva iniial. n final, o bun exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program de managementul documentelor. n caz contrar, consultarea arhivei electronice poate s fie la fel de dificil ca i cutarea fizic a documentelor necesare. Identificai medii de stocare pentru volume mari de date i clasificai-le n funcie de nivelul de siguran. Generarea documentelor n formate standardizate Fiecare dintre organizaii utilizeaz diverse formate standard pentru realizarea anumitor documente. Crearea documentelor bazate pe aceste formate standard devine foarte simpl, prin utilizarea mecanismului de generare automat a documentelor. Astfel, n sistem

sunt ncrcate abloane de documente care corespund anumitor tipuri de documente create n cadrul activitilor desfurate. n momentul n care un utilizator va dori sa creeze un nou document care sa respecte un anumit format standard, nu va trebui dect s selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, s completeze cteva informaii, dup care sistemul va genera automat noul document respectnd formatul stabilit anterior prin ablonul corespunztor. De exemplu, pentru emiterea unei cereri de concediu, se va specifica faptul ca se dorete crearea unui nou document de acest tip. Sistemul va solicita utilizatorului introducerea numelui solicitantului, a perioadei dorite i a numelui persoanei ce va prelua atribuiile pe perioada concediului. Dup furnizarea acestor informaii, sistemul va genera un nou document ce respect ablonul de cerere de concediu, n care completeaz automat informaiile specificate de ctre utilizator. Acest document va putea fi ulterior transmis, prin apsarea unui singur buton, pe fluxul de aprobare corespunztor. Regsirea facil a documentelor Mecanismele oferite de cutare simpl sau cutare avansat n depozitul de documente se adapteaz oricrui nivel de cunotine n utilizarea calculatorului ale beneficiarilor, precum i necesitailor de a realiza filtrri bazate pe criterii de complexiti diverse. Pentru o cutare simpla, utilizatorul poate specifica numai un cuvnt sau poate introduce o expresie respectnd un anumit format, sistemul realiznd cutri prin toate informaiile relevante asociate documentelor. Daca se dorete o filtrare mai exact, numai dup anumite criterii, cum ar fi numele i asocierea la un anumit cuvnt cheie, acest lucru se poate realiza prin intermediul mecanismului de cutare avansata. Utilizatorul poate opta pentru catari att n informaiile asociate documentului (cuvinte cheie, atribute i valori ale acestora, autor, numr de nregistrare) cat i n interiorul documentului. Pentru a putea reutiliza proceduri de cutare folosite n mod uzual, sistemul permite salvarea unor abloane de cutare. Aceste abloane pot fi expuse de ctre autor i pentru ali colegi din cadrul organizaiei. Securizarea accesului la informaii Mecanismul de securitate a accesului este unul complex i asigur: accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente, fie ca acesta este sertar, dosar sau document; accesul controlat la funcionalitile sistemului, n funcie de rolul utilizatorului n cadrul organizaiei (de exemplu un utilizator simplu nu va putea modifica fluxurile de prelucrare prestabilite);

utilizarea mecanismelor de semntur electronic; gestionarea utilizatorilor sistemului, gruparea acestora n funcie de rolul n organizaie i stabilirea nivelurilor de acces corespunztoare; transmiterea n mod securizat a informaiilor dac se dorete accesarea aplicaiei din afara companiei sau din locaii distribuite; integrarea cu sistemul de utilizatori existent n organizaie, prin utilizarea standardului LDAP, de exemplu; datorit sistemului de securitate i mecanismului de definire a responsabilitilor, fiecare dintre angajai poate lucra numai cu acele documente care i sunt necesare pentru ndeplinirea n bune condiii a propriilor obligaii.

Semntura electronic beneficiaz de recunoatere legal, avnd aceeai valoare cu semntura olograf. Prin aceasta modalitate crete i securitatea, pentru c orice modificare a documentului, ulterioara semnrii, duce automat la invalidarea semnturii. Cheia privat, esenial n procesul de generare a semnturii electronice, se afla stocata pe un dispozitiv securizat, iar accesul se face n baza unui cod pin. Semntura reprezint un eantion de date care demonstreaz ca o anumita persoana a scris sau a fost de acord cu acel document cruia i s-a ataat semntura. De fapt, o semntur digitala furnizeaz un grad mult mai mare de securizare dect semntura olograf. Semnturile digitale permit autentificarea mesajelor digitale, asigurnd destinatarul de identitatea expeditorului i de integritatea mesajului. Alt avantaj l reprezint mobilitatea, pentru c documentele pot fi semnate i transmise electronic de oriunde n lume. O cheie expir dup o anumit perioada de timp, cum ar fi un an, iar documentele semnate cu o cheie expirat nu mai pot fi acceptate. Totui, n multe cazuri, este necesar ca documentele semnate sa poat fi considerate valide din punct de vedere legal pe o perioada mai lunga de doi ani, cum ar fi concesiunile i contractele. Prin nregistrarea unui contract cu o semntur digitala time-stamping n momentul semnrii, semntura poate fi validat chiar i dup expirarea cheilor. Dac toate prile implicate n contract pstreaz o copie a acestei semnturi, oricare dintre ele poate demonstra c acel contract a fost semnat cu chei valide. De fapt, aceast semntur poate confirma valabilitatea contractului chiar n cazul n care cheia unui semnatar a fost compromisa dup ce acesta a semnat contractul. Orice document semnat digital confirm faptul c valabilitatea semnturii poate fi verificata i dup expirarea cheilor. Comparai semntura electronic i cea olograf.

Captura de date din formulare reduce costurile i timpul de procesare manuala a formularelor cu pana la 90%, iar timpul total de procesare cu pn la 50%; crete productivitatea prin eliminarea introducerii manuale a datelor; ofer posibilitatea dispunerii datelor n timp real; mbuntete eficiena proceselor de afaceri; acuratee maxima prin recunoaterea caracterelor (OCR/ICR/OMR/BCR); disponibilitatea crescut att a formularelor ct i a datelor coninute n formulare; scalabilitate ridicat n integrarea cu aplicaiile i bazele de date deja existente pentru a-si extinde funcionalitatea i performana; flexibilitate - captura de date att din formulare i documente electronice ct i din cele tipizate; gestionarea ntregului proces de introducere a datelor, de la scanare i recunoatere, pn la verificarea i exportul datelor i imaginilor n soluii pentru managementul documentelor, baze de date sau alte aplicaii; permite lansarea scanrii i indexarea documentelor n locaii ndeprtate utiliznd Internetul sau Intranetul; ofer opiunea programrii documentelor atunci cnd acestea sunt angajate n managementul de documente, sau n sistemul de fluxuri de lucru propriu.

Figura 2.13 Arhitectura generic a unui DMS.

Personalizare unele dintre soluii sunt concepute pentru a permite organizaiilor s dezvolte soluii fr ajutorul unui programator i de a se extinde n funcie de nevoile afacerii. Soluii de backup i recovery: unii furnizorii i ajut clienii n conceperea i implementarea soluiilor de backup i continuare a afacerii n caz de dezastre pentru nregistrrile aflate pe suport de hrtie, n fiiere electronice, sisteme de email, aplicaii de afaceri i servere. Fluxuri de documente (workflow) - caracteristice sistemelor de gestiune a documentelor (DMS), reprezint o bun metod de urmrire a proceselor operaionale, a proceselor de business. Pe scurt, dac avem un sistem de urmrire a proceselor bazat pe documente interne, acesta poate fi nlocuit cu unul sau mai multe fluxuri de documente electronice, implementate n sistem. n orice moment se poate verifica starea unui flux de documente, etapa curent, persoanele care au accesat fluxul i datele completate n cadrul acestuia. Pe baza acestor date se pot genera diferite alerte i rapoarte. Alertele i aciunile automate se genereaz pe baza unor valori predefinite n sistem, n urma crora se vor realiza nite instruciuni. Rapoartele vor fi generate n funcie de datele completate, periodic sau la cerere. Exista 3 tipuri de fluxuri de documente: fluxuri manuale n cadrul crora utilizatorul decide n ce pas trimite documentul mai departe; fluxuri bazate pe reguli, care permit unui administrator crearea de reguli care sa direcioneze documentul mai departe pe flux; fluxuri dinamice, care permit schimbarea fluxului documentului n funcie de datele completate sau de metadate. Utilizarea unui asemenea modul determin ca procesele de business s fie mai eficiente prin automatizarea transferului fluxurilor de informaii pe traseele optime, economisind timp i bani pentru oricine le utilizeaz. Intre componentele fluxului de documente putem regsi: Procesele: descriu ce lucruri trebuie fcute, cum trebuie fcute i cine trebuie sa le fac. n ziua de azi, membri organizaiilor i petrec majoritatea timpului n faa calculatoarelor, care n marea lor majoritate sunt interconectate, iar pentru a automatiza un flux de documente trebuie sa se aleag ce procese se aplic pentru fluxul respectiv; Informatia: dup ce s-au luat n considerare procesele care intervin de-a lungul unui flux trebuie avut n vedere informaia asociat acestor procese. Aceast informaie este, n marea ei majoritate, introdus deja n modulul de arhivare, deci ea doar va trebui folosit;

Utilizatorii: cea mai important component n cele mai multe fluxuri de documente sunt utilizatorii. Ei sunt cei care creeaz coninutul, iau decizii, deleag activitile i supravegheaz fluxul pentru a se termina cu succes. Scopul automatizrii proceselor nu este de a face munca utilizatorilor mai complicat, ci de a-i ajuta s se concentreze pe prile cele mai importante ale proceselor. Utilizatorii nu ar trebui s lucreze la ntreinerea fluxului de documente deoarece aceasta ar trebui sa evolueze automat.

Caracteristici ale DMS Integrare i modularitate: este permis integrarea cu diverse aplicaii. Accesul la documente prin intermediul portalurilor Web: Un portal Web este capabil sa rspund cerinelor de acces mobil la sursele informaionale. Disponibilitatea soluiei de management de documente prin intermediul Web-ului aduce o serie de beneficii. Astfel, avnd n vedere c singura cerin pe parte de client este existenta unui browser Web (aplicaie prezent pe orice calculator), nu va fi necesara instalarea i configurarea fiecrei staii care folosete respectiva aplicaie. De asemenea, sistemele informatice de acest tip vor putea fi utilizate fr probleme att din reeaua intranet, cat i din mediul Internet. Pentru disponibilitatea n cele doua medii nu sunt necesare eforturi pentru adaptarea aplicaiilor. Utilizatorii pot distribui cu uurin informaiile relevante ctre colaboratori, reducndu-se i mrimea mesajelor e-mail i a ataamentelor prin transmiterea de link-uri. Asigurarea interoperabilitatii solutiilor de management de document: Dezvoltarea Internetului a afectat fundamental arhitectura aplicaiilor informatice, determinnd modificri substaniale n modul de distribuie i accesibilitate a soluiilor din aceasta categorie. Avnd n vedere aceste considerente, se poate spune ca accesarea aplicaiilor prin intermediul unui simplu browser Web a venit n ntmpinarea necesitilor unei lumi caracterizata, printre altele, prin dinamism. Prin XML i serviciile Web poate fi asigurat un nivel ridicat de interoperabilitate pentru soluiile de management de documente. Prin aceste tehnologii poate fi asigurat integrarea aplicaiilor de management de documente n medii eterogene. Serviciile Web sunt o modalitate standardizat de distribuire a aplicaiilor care folosete Internetul i tehnologii fundamentale ce stau la baza acestei reele. De asemenea, serviciile Web ofer posibilitatea de interconectare a unei palete vaste de aplicaii disponibile pe diferite platforme i n diverse locaii de pe glob.

Exemple de DMS Open Source O companie ce cumpr un produs de la un productor tradiional de software pltete pe de o parte licena per entitate (utilizator, CPU) i asigurarea (suportul), pe de alt parte; n timp ce utilizarea unui produs open source implic doar costurile legate de suport. 1.KnowledgeTree este un Sistem de Management al Documentelor Open Source, ce poate fi folosit fr costuri de licen. Funcionaliti: Intefata web compatibila cu Internet Explorer i Mozilla Firefox Integrare cu Windows Desktop i cu Microsoft Office Cautare n continutul documnetelor Drepturi de acces asupra directoarelor pe baza de utilizatori, grupuri i roluri Lista de utilizatori se poate sincroniza cu un serve de LDAP sau cu Active Directory. Noua versiune KnowledgeTree ofer o platforma open source avansata pentru administrarea documentelor, pentru companii de dimensiuni mici i medii sau departamente organizaionale. Noile facilitai ale acestei versiuni a KnowledgeTree includ printre altele, funcionalitate pentru cutarea de documente bazata pe Apache Lucene, compatibilitate PHP 5 i suport pentru Microsoft Windows Vista. 2.Nuxeo a lansat versiunea 5.1 a platformei open source ECM (Enterprise Content Management), despre care afirm c este potrivita pentru marile companii care investesc n SOA. SOA (Service Oriented Architecture Arhitectur software bazat pe servicii) este un tip de arhitectur software care presupune distribuirea funcionalitii aplicaiei n uniti mai mici, distincte numite servicii - care pot fi distribuite ntr-o reea i pot fi utilizate mpreun pentru a crea aplicaii destinate afacerilor. Capacitatea mare cu care pot fi reutilizate aceste servicii n aplicaii diferite este o caracteristic a arhitecturilor software bazate pe servicii. Aceste servicii comunic ntre ele trimind informaii de la un serviciu la altul. ECM este tehnologia software care permite organizaiilor s-si gestioneze la nivel global documentele i procesele de afaceri. Nuxeo susine ca noua versiune a platformei ECM se focuseaza pe SOA, precum i pe scalabilitate i suport, pentru a rspunde nevoilor marilor companii. Mai exact, ea ofer acum

un suport tehnic i funcional de nivel enterprise, patch-uri i update-uri, precum i utilitare de management disponibile n fiecare faza a ciclului de via al aplicaiei. 3.eZ Systems dezvolt un Open Source Enterprise Content Management System numit eZ Publish, folosit de diferite firme i instituii, de la ONU sau US Navy pn la mici magazine on-line. Exemple de furnizori i utilizatori ai soluiilor de DMS Printre companiile ofertante de soluii pe pia din Romania se numra Easy Software UK-lider pe piaa soluiilor de document management, Advanced Technology Systems - ATS, Eurocom, Genesys Software, INDACO, Keysoft, Konika Minolta, Matrix, MGT, Microsoft, Net Consulting, QCT Connect, S&T, Scop, Siveco, Sobis, SoftNet, Softwin, Star Storage, TotalSoft, UTI Grup, Xerox, XOR, CYCO Software, KOFAX, Nemesis IT, Albsys GmbtH, Cardiff, Data Management Solutions, Readsoft, Captaris, FaberSoft Inc, IBM File Net, XOR IT SYSTEMS, ATC ROM, GENESYS SYSTEMS RO, DIGITAL SYSTEMS, LSI Soft Exim, Autodesk, Spectra Computers, Skill Software, Blue Project Software, Epicor Software Corporation. Conform CmsWire14, exist urmtorii productori mari de soluii Enterprise Content Management i Document Management: Enterprise CMS Alfresco Enterprise (J2EE) Day Software EMC/Documentum Content Conductor FileNet (IBM) Hummingbird (OpenText) Hyland OnBase IBM Identitech Interwoven ECM IXOS (OpenText) Microsoft SharePoint ECM Mobius Nuxeo EP OpenText Optika (Stellent/Oracle) Stellent/Oracle ECM Vignette ECM VYRE - Unify

Document Management Ademero

14

Microsoft SharePoint Server

http://www.cmswire.com/cms/products/

Astroia Software ColumbiaSoft Document Locator Group Drive

Microsoft SharePoint Services Vasont Xerox DocuShare Xythos On Demand

Exemplu de utilizatori ai soluiilor de DMS Firmele de avocatur, bncile, serviciile de securitate, dar i companiile din industria aeronautic sunt, n prezent, cele mai interesate de implementarea soluiilor de document-management. "innd cont de faptul c se vnd anual sub 1.000 de astfel de uniti hardware, nseamn c nici mcar 10% din totalul companiilor ce au nevoie de aa ceva nu au implementat o astfel de soluie". De la clasica Administraie Public, la Ministere i firme mari, acum astfel de produse se utilizeaz i n cabinete medicale (fie pacieni, de exemplu), spitale, cabinete de avocatura, firme de consultanta, firme din domeniul media cam peste tot unde ne copleesc hrtiile, fiierele, email-urile. Printre utilizatori se numr: clieni care au implementat soluii de Document Management Systems de la Sobis: Apulum Alba Iulia, Diana Forest Bacu, Kber Piatra Neam, Marmosim Simeria, Pegas Trgu Mure, Poliflex Sibiu, Primria Sibiu, Primria sectorului 3 Bucureti, Primria Braov, Primria Iai, Primria Rmnicu-Vlcea, Primria Satu Mare, Primria Constana, Primria Sighioara, Primria Fgra, Primria Cernavod, Prefectura Brila. Clieni care au implementat soluii de DMS de la Epicor Software Corporation: ING Asigurri, Saatchi & Saatchi, Timken, Ericsson, Bosch, Gillette, Coty Cosmetics, Scania, Macromex, Velux, Sicomed, Agrana Holding, Flamingo Computers, Oriflame, Coca Cola, Interamerican, Orkla Foods, Romcar, Star Foods, Ductil Steel, Tetra Pack, Electrolux, Bunge-Cereol, Mobifon, Scandia. Clieni care au implementat soluii oferite de Microsoft: Uzinexport, Televiziunea Romn, Petrom, Serviciul de telecomunicaii speciale.

Web Content Management

Coninutul web este coninutul textual, vizual sau auricular care se gsete ca parte a experienei utilizatorului pe site-urile web. Poate s includ printre altele: text, sunet, imagini, video i animaii. In timp ce Internetul a nceput cu proiectul de cercetare al guvernului Statelor Unite n anii 50, web-ul, aa cum este acum n zilele noastre, nu a aprut dect dup ce Tim Berners-

Lee i colegii lui de la Laboratoarele Europene (CERN) au propus conceptul de a conecta documentele ntre ele prin hiperlegturi. Dar acest lucru nu s-a realizat dect atunci cnd Moisac, naintaul browser-elor de astzi, a fcut ca Internetul sa devin mult mai mult dect serviciul unui sistem de fiiere. Folosirea textului cu legturi (hypertextul), a hiperlegturilor i a paginilor bazate pe partajarea de informaii introduse de Moisac i mai trziu de Netscape, a contribuit la definirea coninutului web i la formarea site-urilor web. Astzi exist mai multe categorii de site-uri web, clasificate n funcie de coninutul lor web. Conceptul de Pagin Coninutul web este dominat de conceptul de pagin. La sfritul anilor 1980 i nceputul anilor 1990 era posibil pentru orice persoan s scrie i s dein o pagin Mosaic; conceptul de Home page face ca ideea de pagin s fie neclar, confuz. Era posibil pentru oricine s dein un Home page sau o pagin web, dar, n multe cazuri, siteurile web conineau fizic multe pagini, n ciuda faptului c era numit pagin web. Dei reeaua Internet este principala resurs care se folosete pentru accesarea online a unor locaii specifice, sunt invocate diferite protocoale pentru accesarea informaiilor ncapsulate. Cnd se acceseaz o adres cum ar fi http:// www.youtube.com este de ateptat s vedem un domeniu de pagini web, dar fiecare pagin are instrumente ncapsulate pentru a putea reda videoclipurile. Coninutul web HTML Dei n interiorul paginilor web sunt ncapsulate diferite protocoale, acestea sunt compuse din cod HTML, coninutul rmnnd cea mai important component a paginii. In timp ce multe pagini web au o structur particular localizat (n general site-urile de afaceri), multe milioane de pagini web sunt structurate conform unei idei comune. Exemple Blog-urile sunt un tip de site-uri web care conin, n primul rnd, pagini web create n HTML (chiar daca deintorul blogului nu tie c paginile web sunt create folosind cod HTML datorit instrumentelor de blogare). Milioane de oameni folosesc bloguri online; blogul este n momentul de fa un fel de home page, este locul n care o persoan poate s dezvluie informaii personale i/sau

s dezvolte idei pe anumite subiecte de interes particular. Chiar dac un blog este scris i cu alte scopuri, cum ar fi promovarea unor afaceri, esena blogului este faptul c este scris de o persoan i aceasta dezvluie informaii din perspectiva ei. Motoarele de cutare sunt compuse n primul rnd din cod HTML. Acestea au, de asemenea, o structur tipic pentru a cuta anumite informaii. Un motor de cutare numit i SERP (Search Engine Results Page) afieaz un titlu, n general numele motorului de cutare i pe urm o lista de site-uri web i adresa lor. Ceea ce este listat este rezultatul unui grup de cuvinte n care se regsesc anumite cuvinte cheie. Pagina rezultat listeaz pagini web care sunt conectate cu aceste cuvinte cheie. Forum-urile sunt compuse din coninut textual organizat de codul HTML sau alt cod care poate fi vzut ntr-un browser web. Mecanismul care conduce forumul este nregistrarea utilizatorilor, care pot posta diferite comentarii. Deseori forumul este format din ntrebrile diferiilor utilizatori i rspunsurile altora la aceste ntrebri. Site-urile de comer electronic sunt compuse din text i ncapsulate cu afiaj grafic, cu poza obiectului care trebuie vndut. Totui sunt foarte rare cazurile n care site-urile sunt compuse pagin cu pagin din cod HTML. Utilizatorul vede textul principal sub formatul unei pagini web, care este deschis i vizualizat ntr-un browser. Site-urile e-Commerce sunt n general organizate pe baza unui soft care este identificat sub numele de co de cumprturi. Identificai alte tipuri de site-uri web a cror pagini sunt scrise in HTML.

O viziune de ansamblu a coninutului de web In timp ce sunt multe milioane de pagini web predominant fcute cu ajutorul codului HTML, n general aceste date, aplicaii, e-servicii, imagini, sunete, i fiiere video, pagini personale de web, mesaje de e-mail arhivate i multe alte forme de fiiere i sisteme de date sunt vzute ca fiind parte integrant din site-uri i pagini de web. Managementul coninutului presupune c n interiorul unei afaceri exist un grup de oameni care au roluri diferite n managementul de coninut, cum ar fi autorul coninutului, editorul i administratorul. De asemenea, se presupune c exist i un sistem de management al coninutului n care diferitele funcii sunt organizate pentru a furniza asisten n operarea sistemului i organizarea informaiei pe site-urile web.

Sisteme de Gestiune a Coninutului Web Un sistem de gestiune a coninutului web (WCMS Web Content Management System) este un software implementat, de obicei, ca o aplicaie web, utilizat pentru crearea i gestionarea coninutului HTML. Acesta este utilizat pentru a gestiona i controla o colecie de dimensiuni mari i dinamic de material sau documente web (documente HTML mpreun cu imaginile i obiectele ataate). Un CMS faciliteaz creare coninutului, controlul i editarea acestuia mpreun cu numeroase funcii de meninere web. De obicei, software-ul ofer, printre altele, unelte de definire (creare) a coninutului, dndu-le utilizatorilor cu puin experien n utilizarea limbajelor de programare sau de marcare, sau fr nici un pic de experien, posibilitatea de crea i gestiona coninut cu uurin relativ. Cele mai multe sisteme utilizeaz o baz de date pentru a stoca metadate, coninut i/sau artefacte necesare sistemului. Coninutul poate fi stocat frecvent i ca fiiere XML, pentru a facilita reutilizarea i pentru a permite opiuni flexibile de prezentare15. Un nivel de prezentare afieaz coninutul ctre vizitatorii obinuii ai site-ului pe baza unui set de abloane, definite deseori sub form de fiire XSLT.16 Administrarea este fcut de obicei prin intermediul interfeelor bazate pe browser-e, dar exist i sisteme care necesit existena de aplicaii special instalate pentru acest lucru. Un sistem de gestiune a coninutului difer de aplicaii de editare a site-urilor web, precum Microsoft FrontPage sau Adobe Dreamweaver, permind utilizatorilor netehnici s schimbe site-ul web existent cu puin pregtire, sau chiar n lipsa acesteia. Sistemele de gestiune a coninutului web necesit existena unui programator care s adauge sau s implementeze faciliti, acestea fiind, n primul rnd, un instrument de meninere a site-ului pentru administratorii i utilizatorii netehnici. Identificai alte aplicaii offline de gestiune a site-urilor web n afara celor enumerate mai sus. Scopul WCMS O soluie de gestiune a coninutului web simplific procesul prin care contributorii/autorii de coninut creeaz, public i actualizeaz coninutului unui site web. Soluiile de gestiune a coninutului web permit nu numai echipei de dezvoltare web s ntrein site-ul, ci extinde aceast facilitate n minile contributorilor/autorilor, care sunt, n
15 16

Ethier, Kay, Scott Abel: Introduction to Structured Content Management with XML. CMS Watch Woric Faithfull. Using XSLT to Make Websites. woric.net.

cele din urm, responsabili pentru coninut. Simplificat, un sistem de management al coninutului web: Simplific procesul de creare, publicare i actualizare a coninutului site-urilor web ale unei organizaii; Permite att persoanelor ne-tehnice, ct i experilor s participe; Micoreaz timpul i costurile asociate cu ntreinerea coninutului web. Este important de notat faptul c un sistem de gestiune a coninutului web este un cadru de lucru n care resursele umane stau la baz, iar uzabilitatea produsului este cheia utilizrii acestuia. Acceptarea i adoptarea soluiei sunt conduse n primul rnd de uurina utilizrii produsului de ctre utilizatorii finali. Un sistem de gestiune a coninutului este o cheltuial n plus dac nimeni nu-l utilizeaz sau l accept. Importana coninutului web Site-ul web al unei instituii a devenit principalul instrument de comunicare i informare, iar coninutul din interiorul acestuia este esenial, de exemplu, pentru studeni, prini, cadre didactice etc., n cazul unei instituii de nvmnt superior. n acest caz, site-ul web este, deseori, prima influen asupra viitorilor studeni, a prinilor, a absolvenilor. Siteurile web reprezint suportul cheie pentru informaii importante, relaii publice, recrutri ca i pentru un numr din ce n ce mai mare de servicii de baz pentru organizaie. Amnarea afirii ultimelor informaii poate avea ca efect informaii eronate, frustrarea vizitatorilor i, n cele din urm, scderea ncrederii n organizaie. Vizitatorii unui site web trebuie s fie capabili s obin informaii actuale, corecte, astfel nct site-ul s fie o resurs valoroas. Dac nu este de ncredere, att site-ul web ct i organizaia i vor pierde credibilitatea. Pentru a complica i mai mult lucrurile, multe servicii, care odat erau gestionate de tipografii, au migrat ctre site-ul web al instituiei. Migrarea ctre noile servicii online depete cu mult resursele disponibile care ar trebui s le ntrein. Deseori, din necesitate, vehiculul de baz n comunicare al organizaiei este lsat la urm iar acest lucru nu este acceptabil pe termen lung. Beneficiile unei soluii de WCM Enumerm n continuare beneficiile poteniale ale soluiilor WCM: Creterea eficienei producie mai mare cu costuri mai mici: un sistem de WCM ar trebui s diminueze costurile de ntreinere a unui site web prin reducerea coordonrii i timpului de producie la implementarea de coninut nou i la actualizri. Acest lucru

este obinut prin eliminarea gtuirilor din procesul curent prin distribuirea actualizrii coninutului ctre mai muli contribuitori/autori de coninut din organizaie. Acest fapt ar trebui, de asemenea, s reduc necesitatea angajrii de personal IT suplimentar, permind, n acelai timp, actualizri mai frecvente; Comunicare mai bun i mai rapid: actualizrile mai dese i mai rapide permit mbuntirea comunicrii ntre angajai. Dac este implementat n mod corect, un sistem de WCM poate elimina informaii incorecte i depite, mbuntind, n cele din urm, imaginea final i strategia web a organizaiei pe Internet; Rezultatul: o creterea vizitelor repetate n site-ul web; o mbuntirea relaiei cu angajaii; o creterea satisfaciei vizitatorilor; o utilizarea mai bun a resurselor tehnice; o reducerea costurilor; o creterea veniturilor obinute de pe urma site-ului web.

Facilitile WCMS Sistemul de management al coninutului web este adesea folosit pentru stocarea, controlarea, versionarea i publicarea documentelor specifice cum ar fi: articole noi, manuale tehnice, ghiduri pentru vnzri i brouri. Sistemul de management al coninutului web poate folosi urmtoarele caracteristici: Importare i creare de documente i materiale multimedia; Identificarea utilizatorilor dup parol i rolul lor n managementul coninutului; Capacitatea de a desemna roluri i responsabiliti la tipuri sau categorii de coninut diferit; Abilitatea de a urmri i crea multiple versiuni ale unui singur exemplu de coninut; Abilitatea de a publica coninuturi locale pentru a sprijini accesul la acesta; Unele CMS permit formatarea automata a aspectului texului. De exemplu, CMS-ul poate, n mod automat, s seteze culoarea, dimensiunea i stilul scrisului. Fcnd parte din categoria instrumentelor de gestiune a coninutului, sistemele WCM motenesc de la acestea facilitile de control al documentelor, de audit, de editare i de gestiune cronologic a acestora.

Exemplu Conform Wikipedia17 un WCMS ofer urmtoarele faciliti cheie: abloane automate: permite crearea de abloane de ieire (afiare), de obicei folosind HTML, XML i/sau XSLT care pot fi aplicate n mod automat coninutului nou i existent, crend un loc central din care se poate schimba aspectul unui grup de coninut dintr-un site; Coninut uor editabil: odat ce coninutul este separat de prezentarea vizual a site-ului, acesta devine mai uor i mai rapid de editat i manipulat. Cele mai multe sisteme WCMS includ instrumente de editare WYSIWYG bazate pe browser, permind persoanelor netehnice s editeze i s creeze coninut; Set de faciliti scalabile: cele mai multe WCMS au plug-in-uri sau module care pot fi uor instalate pentru a extinde funcionalitatea unui site existent; Actualizri la standarde web actuale: soluiile WCMS active permit actualizri frecvente care includ noi faciliti i menin sistemul la curent cu cele mai noi standarde web; Gestiunea fluxului de lucru: workflow-ul este procesul de creare de cicluri de sarcini cu execuie secvenial i n paralel, care trebuie, n acest caz, s fie ndeplinite sau executate de ctre WCMS. De exemplu, un autor de coninut transmite un articol pentru publicare pe un site, dar acesta nu este publicat imediat ci este revizuit i/sau aprobat de editori nainte; Gestiunea documentelor: soluiile CMS pot oferi mijloace de gestiune a ciclului de via a documentelor, de la crearea iniial, revizuiri, publicare, arhivare pn la distrugerea acestuia; Virtualizarea coninutului: sistemele CMS pot oferi utilizatorilor posibilitatea de a lucra cu copii virtuale ale ntregului site web, set de documente sau cod surs. Acest lucru permite ca schimbrile n resurse interdependente s fie vizualizate i/sau executate n context, nainte de trimitere spre publicare/aprobare/etc.

17

Wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Web_content_management_system, 25 ianuarie 2008.

Aspect grafic

Coninut

Business

C
Logic

Figura 2.24 Fluxul coninutului ntr-un WCMS. Cele mai multe pachete WCMS ofer faciliti canonice de ECM cu un scop particular: transmiterea coninutului ctre Web n concordan cu regulile de afaceri ale organizaiei. Produsele mai noi tind s scoat in eviden interfeele bazate pe web i s nu mai utilizeze instrumentele proprietare, bazate pe clieni special instalai pe calculatoarele editorilor. Mai mult dect n alte segmente ECM, WCMS au mai mult grij de transmiterea coninutului ctre utilizatorii finali. Pe lng funcionalitile ECM, pachetele WCMS aduc funcionaliti speciale, incluznd: Unelte de creare i transformare a coninutului: pentru a permite utilizatorilor s introduc n sistem coninut care nu a fost normalizat n HTML sau XML; Gestiunea agregrilor i componentelor: pentru a combina i publica buci distincte de coninut care ar putea proveni din surse variate; abloane: pentru a asigura consistena i afiarea predictibil pentru mediul web; Ci de desfurare a coninutului: pentru publicarea coninutului n platforme Internet standard (dezvoltarea, testare, producie); Asamblarea i livrarea paginii: pentru producia i transmiterea de coninut dinamic ctre utilizatorii finali sau ctre consumatorii de coninut; Personalizare: pentru transmiterea de coninut personalizat ctre consumatorii individuali; Caching i replicare: pentru asigurarea de performane nalte n medii publice, caracterizate prin vrfuri de cereri;

Micro-aplicaii: asigurarea interactivitii de baz cu un site web; Sindicalizare: pentru a aduga valoare coninutului prin distribuire bazat pe web; Formatare pentru dispozitive speciale: coninutul poate lua diverse formate, inclusiv coninut care s fie afiat de ctre dispozitivele mobile;

Abordate i din alte puncte de vedere, facilitile eseniale ale unui sistem de WCM ar putea fi: Flexibilitate: sistemul de gestiune a coninutului web ar trebui s se adapteze la site-ul web actual sau la noua arhitectur refcut a acestuia. Flexibilitatea n oferirea de unelte potrivite pentru contributorii/autorii de coninut pentru a-i ndeplini sarcinile este de o importan covritoare. n plus, flexibilitatea sistemului de gestiune a coninutului este important pentru a evita crearea de gtuiri suplimentare. n timp ce un sistem de WCM ar putea facilita actualizrile fcute astzi, tipul i dimensiunea actualizrilor s-ar putea schimba pe viitor, iar dac sistemul nu este flexibil, va aprea o gtuire suplimentar n actualizarea sistemului de management a coninutului web; Scalabilitate: dac sistemul este instalat pentru un singur departament acum, iar pe viitor se prevede o instalare pentru ntreaga organizaie, trebuie s ne asigurm de faptul c sistemul va fi scalabil, astfel nct s acopere nevoile instituionale n cretere. Poate, mai important, trebuie asigurat faptul c sistemul este scalabil astfel nct s acopere o diversitate larg de tipuri de coninut i de autori, de la cei mai tehnici pn la cei care se simt confortabil doar utiliznd un procesor de text. n cele din urm, sistemul trebuie s fie scalabil pentru a putea utiliza noi tehnologii pe msur ce acestea sunt adoptate pe web i Internet. Sistemele create n jurul standardelor deschise i nu cele proprietare vor asigura acest lucru; Pre pe msur: cele mai multe sisteme de gestiune a coninutului web sunt de tipul un singur sistem pentru gestiunea a tot. Acest lucru poate conduce la situaii speciale, mai ales n programe pilot, n care necesitile pot fi redefinite ulterior. Costul iniial i costurile pe termen lung trebuie s fie pe msura necesitilor reale. Acest lucru trebuie s asigure i scalabilitatea din punct de vedere al numrului de utilizatori; Implementare rapid: fiecare zi de ateptare a implementrii reprezint un cost i o posibil oportunitate pierdut pentru organizaie. De asemenea, cu ct procesul de implementare dureaz mai mult, cu att mai sigur vor aprea depiri de buget;

Bazat pe browser: acest lucru reduce necesitatea instalrii i ntreinerii de aplicaii suplimentare pe mainile clienilor, n acelai timp permind modificri din orice loc, n orice moment. Sistemul ar trebui s permit autorilor de coninut s navigheze direct n pagina pe care doresc s o editeze i s o actualizeze n contextul ntregului site; Funcionalitate multi-utilizator: sistemul trebuie s permit adugarea cu uurin de utilizatori, de grupuri de utilizatori i ataarea de drepturi de editare n seciuni particulare din site pentru acetia. Un sistem ierarhic bazat pe roluri este o necesitate absolut; Uor de utilizat: acest lucru este evident, dar fiecare sistem de gestiune a coninutului web este diferit. Unele pretind s fie de tip WYSIWYG iar altele chiar sunt; altele sunt restricionate de sistemul bazat pe abloane iar altele ofer ce e mai bun din ambele lumi. Cel mai bun sistem de gestiune a coninutului este cel care este mbriat i utilizat de ctre cei crora li se adreseaz i care se potrivete unei diversiti de persoane, bunuri media i situaii. Identificai cinci aplicaii comerciale de tip WCM, precum i cinci aplicaii open source de tip WCM.

Soluiile WCMS au adoptat n ultima vreme i alte faciliti cheie din alte segmente de tehnologie. De exemplu, productori de WCM au adoptat faciliti de DAM Digital Asset Management pe msur ce bunurile electronice grafice ale clienilor lor au devenit din ce n ce mai sofisticate. n cele din urm, coninutul care va fi publicat pe Web are un anumit ciclu de via, iar nelegerea acestuia reprezint cheia spre construirea cererilor i tehnologiilor care se potrivesc cel mai bine cu necesitile unei organizaii. S ne reamintim... Aplicaiile de tip CMS, DMS, RM, DAM WCM nu sunt soluii intershimbabile, fiecare avnd propriile funcionaliti specifice. Aplicaiile de tip Enterprise Content Management sunt cele care reunesc i integreaz sub o singur umbrel toate (n funcie de furnizor) aceste aplicaii. Test de evaluare a cunotinelor Componente ale DMS (3 rspunsuri corecte) a. Metadata b. stocare, versionare, metadate, securitate, indexare si regasire de documente

c. Portaluri corporative d. Captura de imagini ale documentelor e. compatibilitate cu aplicatia web f. Retele de comunicatii interpersonale Componentele traditionale ale Enterprise Content Management (3 rspunsuri corecte) a. Extranet Management b. Document Management c. Web Application Management d. Web Content Management e. Colaborare/ groupware f. Intranet Managament Content Management cuprinde urmatoarele sarcini (3 rspunsuri corecte) a. imbunatatirea calitatii continutului b. optimizarea procesului de aprobare a documentelor c. crearea continutului d. aprobarea continutului e. optimizarea instalarii sau desfasurarii continutului f. revizuirea continutului Pentru indeplinirea sarcinilor rezultate din procesul de Content Management utilizatorii trebuie sa (3 rspunsuri corecte) a. optimizeze managementul serverelor web b. poata proteja paginile de modificari facute de alti utilizatori c. formateze/aseze in pagina continutul documetelor potrivit normelor organizatiei d. gestioneze cu atentie resursele partajate cu ceilalti utilizatori de pe calculatorul local e. dispuna de un proces de aprobare a continutului care sa gestioneze controlul reviziilor documentelor f. poata adauga si actualiza periodic continutul Solutiile generice pentru gestiune continutului sunt (3 rspunsuri corecte) a. Document Management b. Software Aplication Management c. Knowledge Management d. Digital Asset Management e. Digital Computer Management f. Security and Network Permissions Software

Tem de control Comparai din punct de vedere al facilitilor cinci aplicaii open source de tip WCM i cinci aplicaii de tip DMS.

Unitatea de nvare 4. Open Source

Cuprins Software liber i documentaie liber..........................Error: Reference source not found1 Scurt istorie a proiectului GNU...................................Error: Reference source not found Introducere Conceptul Open Source descrie metoda prin care sunt realizate i dezvoltate produse finite la care accesul utilizatorilor este liber. Utilizatorii pot aciona i asupra procesului de producie sau de dezvoltare ulterioar. Potrivit unor accepiuni, conceptul open source este privit din punct de vedere tiinific, iar alii vd open source ca o metodologie pragmatic. Obiectivele unitii de nvare La sfritul acestei uniti de nvare studenii vor fi capabili s: neleag i s explice elementele conceptului de Open Source; neleag importana aplicaiilor Open Source pentru organizaii; poat lua decizia n cunotin de cauz a avantajelor i dezavantajelor implementrii de aplicaii Open Source n organizaia din care face parte. Durata medie de parcurgere a unitii de nvare este de 2 ore.

Software "open source" Metodologia open source este des utilizat n realizarea programelor software. Astfel, muli specialiti consider c termenul open source este legat doar de realizarea de programe software. Metodologia open source este folosit i n dezvoltarea de aplicaii n medicin, cultur, tehnologie etc. Prin termenul open source nelegem dezvoltarea de produse software de o comunitate, de o companie sau de o persoan i oferirea acestora spre utilizare i perfecionare sub licen GPL (GNU General Public License). GPL este o licen de distribuire liber a programelor software. Exemple de programe open source: Azureus (client bit-torrent), Blender (grafic 3D),

Gaim (client pentru mesagerie), Mozilla Firefox (browser), OpenOffice.org (suita office), Linux (sistem de operare bazat pe open-source)

Software-ul liber are ca principal trstura libertatea acordat utilizatorilor de a-l utiliza gratuit, de a-l distribui sau mbunti. n ceea ce privete free software, este bine s se evite traducerea termenului "free" ca gratuit, este mult mai potrivit traducerea acestui termen ca liber. Principala caracteristic a software-ului liber este faptul c accesul la el este nemijlocit, att n varianta executabil ct i in varianta de cod surs. Exist cazuri cnd distribuirea acestui tip de software este contra cost, deci utilizarea termenului de gratuit este greit. Se observ existena a patru caracteristici eseniale ale software-ului liber: 1. Libertatea de a utiliza programul, n orice scop (libertatea 0) de oricine. 2. Libertatea de a studia funcionarea programului, i de a-l mbuntii conform nevoilor proprii (libertatea 1). (Accesul la codul surs al programelor este liber.) 3. Libertatea de a redistribui copii gratuite (libertatea 2). 4. Libertatea de a pune mbuntirile la dispoziia tuturor, n folosul ntregii comuniti (libertatea 3). Orice software este numit software liber dac ntrunete toate cele 4 caracteristici de mai sus. n acest sens "libertatea" se traduce prin posibilitatea de a redistribui, de a efectua copii ale produsului, de modifica i pune la dispoziia comunitii modificrile fcute n mod gratuit. Libertatea de utilizare nseamn c produsul program poate fi utilizat de orice persoan fizic sau organizaie, pentru orice fel de activitate (chiar i comercial) fr s comunice autorului programului sau unei alte entiti acest fapt. Libertatea de distribuire a programului presupune att distribuirea acestuia sub form de cod ct i sub form executabil. Distribuirea programelor n forma executabil este necesar pentru simplificarea instalrii i lucrului pe o alt main de calcul, n timp ce forma cod este utilizat doar pentru modificare, adaptare i corectare a programelor. Exist cazuri cnd datorit unor reglementri vamale sau a unor sanciuni comerciale internaionale se limiteaz libertatea de distribuire a copiilor programelor. n urma mentenanelor aduse pachetelor de programe rezult versiuni mbuntite. Acest fapt se poate deci realiza doar pe baza existenei codului surs care este modificat. Deci

existena codului surs pentru programele libere este o necesitate. Foarte important este ca toate acest liberti ce caracterizeaz software-ul liber s fie irevocabile n timp. n cazul n care autorul programului poate revoca licena fr a justifica acest lucru prin comiterea unei fapte de ctre utilizator, se consider c software-ul nu este liber. Din acest motiv exist o serie de reguli acceptate privind distribuirea de software liber. De exemplu, copyleft (un termen derivat din copyright) nltur restriciile de distribuire ale copiilor i a versiunilor modificate, fcnd ca versiunile ulterioare realizate s fie caracterizate prin aceleai caracteristici de software liber ca i software-ul iniial. n concluzie, prin copyleft nu se pot aduga limitri libertilor fundamentale ale altor utilizatori. Copyleft-ul protejeaz libertile fundamentale. Deoarece produsele software liber pot fi i comercializate, poate exista cazul n care pentru anumite programe GNU trebuie pltit unui distribuitor i n acelai timp s existe distribuitori care s ofere n mod gratuit acelai program. Odat intrat n posesia unui program GNU, n calitate de distribuitor putei att vinde respectivul produs, ct i s-l distribuii gratuit. Software liber nu nseamn non-comercial. Orice program caracterizat ca software liber poate fi utilizat i n scopuri comerciale i trebuie s fie disponibil pentru dezvoltare i distribuie comercial.

Software liber i documentaie liber

Documentaia este o parte esenial a pachetului program. Documentaia liber, ca i software-ul liber, este caracterizat prin faptul c accesul la ea este realizat n mod liber, nefiind obligatorie plata. Criteriile ca o documentaie s fie considerat liber sunt foarte asemntoare criteriilor software-ului liber - sunt acordate tuturor utilizatorilor anumite liberti. Redistribuirea (chiar i cea comercial) trebuie s fie permis, pentru ca fiecare pachet software s fie nsoit de documentaia aferent. Documentaia poate fi att sub form digital ct i sub form tiprit. Totodat este absolut necesar ca documentaia s poat fi modificat. Comunitatea are dreptul de a modifica software-ul i n consecin trebuie s opereze i n documentaie modificrile realizate. Licena GNU pentru Documentaie liber (GNU Free Documentation Licence)18 versiunea 1.2 din noiembrie 2002.

18

http://ro.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:GNU_FDL

Copyright (C) 2000,2001,2002 Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA 02111-1307 USA Oricine poate copia i distribui copii identice ale acestui document, dar modificarea lui nu este permis. 0. PREAMBUL Scopul acestei Licene este de a conferi unui set de instruciuni, manual colar sau altui document folositor "libertate", neleas n sensul urmtor: asigur tuturor libertatea de a copia i redistribui textul, cu sau fr modificri, n scopuri comerciale i necomerciale. Ca scop secundar, aceast Licen rezerv pentru autor i editor dreptul de a fi creditai pentru munca lor i de a nu fi responsabili pentru modificrile efectuate de alii. Aceast Licen confer un fel de "stnguri de autor" ("copyleft"), ceea ce nseamn c lucrrile derivate trebuie s fie i ele libere n sensul de mai sus. Aceast Licen este inspirat de Licena Public General GNU (GNU General Public License, GNU GPL), care este o licen similar conceput pentru a acoperi softul liber. Aceast Licen a fost scris pentru a oferi manuale pentru soft liber, pentru c softul liber necesit documentaie liber: un program trebuie nsoit de manuale care ofer aceeai libertate n folosire ca i softul. Aceast Licen nu este limitat la manuale pentru soft i poate fi folosit pentru a acoperi orice lucrare, indiferent de subiect sau de modul de publicare. Aceast Licen este recomandat n principal pentru lucrri care servesc drept referin sau au fost scrise n scop de instruire. 1. APLICABILITATE I DEFINIII Aceast Licen se aplic oricrui manual sau lucrri, n orice mediu, care conine o not inclus de ctre deintorul dreptului de autor ce permite distribuia sub acoperirea acestei Licene. Nota confer dreptul universal (world-wide), fr indemnizaie i nelimitat ca durat de a folosi aceast lucrare n condiiile descrise de aceast Licen. Termenul "Documentul" folosit mai jos se refer la manualul sau lucrarea acoperit de Licen. Orice membru al publicului este un beneficiar al acestei Licene i va fi desemnat prin termenul "Dvs." sau prin folosirea persoanei a doua. Se consider n mod automat c ai acceptat termenii acestei Licene dac copiai, modificai sau distribuii Documentul ntr-un mod ce necesit permisiunea autorului n conformitate cu legea drepturilor de autor. O "Versiune Modificat" a Documentului este orice lucrare coninnd Documentul sau o poriune din Document, copiat identic sau cu modificri i/sau tradus ntr-o alt limb. O "Seciune Secundar" este o anex cu titlu, sau o seciune menionat n cuprins care are ca scop exclusiv descrierea relaiei editorilor sau a autorilor Documentului cu subiectul Documentului (sau cu subiecte legate de acesta) i care nu conine subiecte incluse n mod

direct n subiectul Documentului. (Aadar, dac Documentul este n parte manual de matematic, o Seciune Secundar nu poate conine explicaii matematice.) Relaia poate fi o conexiune istoric cu subiectul sau cu problemele nrudite cu subiectul, sau puncte de vedere juridice, comerciale, filosofice, etice sau politice legate de acesta. "Seciunile Invariante" sunt anumite Seciuni Secundare ale cror titluri sunt specificate ca fiind titluri de Seciuni Invariante din Document n nota ce permite distribuia Documentului sub acoperirea acestei Licene. Dac o seciune nu este conform cu definiia de mai sus a unei Seciuni Secundare, ea nu poate fi desemnat drept Seciune Invariant. Documentul poate s nu conin nici o Seciune Invariant. "Textele De Copert" sunt pasaje scurte de text care sunt listate ca Texte Pentru Coperta I (coperta din fa) i Texte Pentru Coperta IV (coperta din spate) n nota ce permite distribuia Documentului sub acoperirea acestei Licene. Un Text Pentru Coperta I poate avea cel mult 5 cuvinte, iar un Text Pentru Coperta IV poate avea cel mult 25 de cuvinte. O copie "Transparent" a Documentului este o copie n format electronic, reprezentat ntrun format a crui specificaie este disponibil publicului. Aceasta este uor de modificat folosind un editor de text generic, sau un editor grafic generic (pentru imagini compuse din pixeli) sau un editor larg rspndit de grafic vectorial (pentru desene) i poate fi folosit deprograme de formatare de text sau de programe de conversie. O copie fcut ntr-un format de fiier Transparent, dar care prin prezena sau absena anumitor elemente specifice formatului descurajeaz sau mpiedic modificrile ulterioare nu este o copie Transparent. Un format grafic - o imagine - nu este un format Transparent dac este folosit pentru a reprezenta o cantitate substanial de text. O copie care nu este "Transparent" este "Opac". Exemple de formate compatibile cu copiile Transparente: text ASCII fr marcare, format de intrare Texinfo, format de intrare LaTeX, SGML i XML folosind un DTD public, HTML simplu i standard, fiiere PostScript i PDF modificabile. Exemple de formate Transparente pentru imagine: PNG, XCF i JPG. Formatele Opace includ formate de text ce pot fi citite i editate doar de procesoare de text particulare (proprietary), SGML i XML pentru care DTD-ul i/sau uneltele de procesare nu sunt disponibile, HTML generat automat, documente PostScript i PDF produse de diverse procesoare de text exclusiv n scopul printrii/afirii. "Pagina de Titlu" nseamn, pentru o carte tiprit, pagina cu titlul i paginile urmtoare necesare pentru a tipri lizibil materialul care trebuie tiprit conform acestei Licene pe Pagina de Titlu. Pentru lucrri care nu au o pagin cu titlu propriu-zis "Pagina de Titlu" este textul aflat lng principala apariie a titlului lucrrii, precednd nceputul corpului Documentului. O seciune "Numit XYZ" este o seciune din Document al crei titlu este fie XYZ sau conine XYZ n paranteze dup textul care traduce XYZ n alt limb. (Aici XYZ nlocuiete nume

specifice ce vor fi menionate mai jos, ca de exemplu "Mulumiri", "Dedicaii", "Giruri" (Endorsement) i "Istorie".) A "Pstra Titlul" unei astfel de seciuni atunci cnd modificai Documentul nseamn c aceasta rmne "Numit XYZ" conform acestei definiii. Documentul poate include Limitri de Responsabilitate (Warranty Disclaimers) ataate notificrii care afirm c aceast Licen se aplic Documentului. Aceste Limitri de Responsabilitate se consider a fi incluse pentru referin n aceast Licen: orice alte implicaii pe care aceste Limitri de Responsabilitate le-ar putea avea sunt nule i nu au nici un efect asupra nelesului acestei Licene. 2. COPII IDENTICE Putei copia i distribui Documentul pe orice mediu, comercial sau necomercial, atta timp ct aceast Licen, notificrile de drepturi de autor i notificarea de licen care spune c aceast Licen se aplic acestui Document sunt reproduse n toate copiile, i atta timp ct nu adugai nici un fel de alt condiie n afar de cele prezente n aceast Licen. Nu avei dreptul s luai msuri tehnice de a obstruciona sau controla citirea sau recopierea copiilor pe care le facei sau le distribuii. Avei totui dreptul s acceptai compensaii n schimbul copiilor. Dac distribuii un numr suficient de mare de copii trebuie s respectai i condiiile din seciunea 3. Avei de asemenea dreptul s mprumutai copii n aceleai condiii ca cele de mai sus, i avei dreptul s afiai copii. 3. COPIEREA N CANTITI MARI Dac publicai copii tiprite (sau copii n medii care folosesc de obicei coperi tiprite) ale Documentului, n numr mai mare de 100 i dac notificarea de licen a Documentului cere Texte de Copert, trebuie s includei copiile pe coperi care s conin, clar i lizibil, toate aceste Texte de Copert: Textele Pentru Coperta I pe coperta I i Texte Pentru Coperta IV pe coperta IV. Ambele coperi trebuie de asemenea s v identifice n mod clar i lizibil ca editor al respectivelor copii. Coperta I trebuie s prezinte titlul n ntregime, cu toate cuvintele din titlu la fel de vizibile i proeminente. Putei aduga alte materiale pe copert n plus. Copierea cu modificrile limitate la coperi, atta timp ct satisfac aceste condiii, pot fi tratate n toate celelalte aspecte ca i copii identice. Dac textele necesare pentru oricare dintre coperi sunt prea voluminoase pentru a ncpea n mod lizibil, trebuie s le includei pe primele n ordinea original (attea cte ncap n mod rezonabil) pe coperta efectiv i s continuai cu restul pe pagini adiacente. Dac publicai sau distribuii copii Opace ale documentului n numr mai mare de 100, trebuie ori s includei cte o copie Transparent n format electronic mpreun cu fiecare copie Opac, sau s specificai n sau mpreun cu fiecare copie Opac o locaie de reea electronic la care publicul general care folosete reeaua s aib acces pentru a descrca, folosind un protocol standard public, copii complete Transparente ale documentului, fr adugarea oricrui material adiional. Dac folosii a doua opiune trebuie s facei

demersuri rezonabil de prudente ca atunci cnd ncepei distribuirea copiilor Opace s v asigurai c aceast copie Transparent va rmne accesibil n acest fel la locaia respectiv timp de cel puin un an dup distribuia ultimei copii Opace (n mod direct sau prin ageni sau distribuitori) a acelei ediii pentru public. Se cere, dar nu n mod necesar, s contactai autorii Documentului cu o perioad bun nainte de a distribui orice cantitate mare de copii, pentru a le da ocazia s v pun la dispoziie o versiune actualizat a Documentului. 4. MODIFICRI Putei copia i distribui o Versiune Modificat a Documentului n condiiile seciunilor 2 i 3 de mai sus, cu condiia de a acoperi Versiunea Modificat sub exact aceast Licen, cu Versiunea Modificat innd locul Documentului, astfel liceniind distribuirea i modificrile Versiunii Modificate oricui intr n posesia unei copii ale acesteia. n plus, trebuie s facei urmtoarele lucruri n Versiunea Modificat: A. Folosii n Pagina de Titlu (i pe coperi, dac exist) un titlu diferit de cel al Documentului, i de versiunile sale anterioare (care trebuie, dac exist, s fie listate n seciunea de Istorie a Documentului). Putei folosi acelai titlu ca o versiune anterioar dac editorul original al acelei copii v d permisiunea. B. Listai pe Pagina de Titlu, ca autori, una sau mai multe dintre persoanele sau entitile responsabile n calitate de autori pentru modificrile Versiunii Modificate, mpreun cu cel puin cinci dintre autorii principali ai Documentului (toi autorii principali, dac are mai puin de cinci), n afar de cazul c acetia v elibereaz de aceast obligaie. C. Includei pe Pagina de Titlu numele editorului Versiunii Modificate n calitate de editor. D. Pstrai toate notificrile de drepturi de autor ale Documentului. E. Adugai o notificare de drepturi de autori relevant pentru modificrile Dvs. adiacent celorlalte notificri de drepturi de autor. F. Includei, imediat dup notificrile de drepturi de autor, o notificare de licen dnd permisiune public de a folosi Versiunea Modificat n condiiile acestei Licene, sub forma prezentat n Apendicele de mai jos. G. Pstrai n acea notificare de licen lista integral a Seciunilor Invariante i Textele de Copert necesare date n notificarea de licen a Documentului. H. Includei o copie nealterat a acestei Licene. I. Pstrai seciunea Numit "Istorie", pstrai-i Titlul i adugai-i un element care s indice mcar titlul, anul, noii autori i editorul Versiunii Modificate aa cum este dat pe Pagina de Titlu. Dac nu exist o seciune Numit "Istorie" n Document, creai una n care indicai titlul, anul, autorii i editorul Documentului aa cum este

dat pe Pagina de Titlu al acestuia i apoi adugai un element care s descrie Versiunea Modificat aa cum a fost cerut n fraza precedent. J. Pstrai locaia de reea, dac exist, dat n Document pentru acces public la o copie Transparent a Documentului, ct i locaiile de reea date n Document pentru versiunile mai vechi pe care s-a bazat acesta. Acestea pot fi incluse n seciunea Numit "Istorie". Putei omite locaia de reea a unei lucrri care a fost publicat cu cel puin patru ani nainte de Documentul n sine, sau dac editorul original al versiunii la care se refer v d permisiunea. K. Pentru orice seciune Numit "Mulumiri" sau "Dedicaii", pstrai Titlul seciunii i pstrai n seciunile respective toat substana i tonul mulumirilor i dedicaiilor fiecrui contribuitor. L. Pstrai toate Seciunile Invariante ale Documentului, nealterate ca text i ca titluri. Numerotarea seciunilor sau echivalentul numerotrii nu sunt considerate ca fcnd parte din titlurile seciunilor.

M. tergei orice seciune Numit "Giruri". O astfel de seciune nu poate fi inclus n Versiunea Modificat. N. Nu modificai titlul nici unei seciuni existente pentru a fi Numit "Giruri" sau pentru a intra n conflict cu vreo Seciune Invariant. O. Pstrai toate Limitrile de Responsabilitate. Dac Versiunea Modificat include seciuni noi incluse n titlu sau anexe care se calific drept Seciuni Secundare i nu conin material copiat din Document, avei dreptul la alegerea Dvs. s numii unele sau toate acestea ca fiind seciuni invariante. Pentru a face aceasta, adugai-le titlurile la lista de Seciuni Invariante n notificarea de licen a Versiunii Modificate. Aceste titluri trebuie s fie distincte fa de toate celelalte titluri de seciune. Putei aduga o seciune Numit "Giruri" doar dac aceasta conine numai girurile a diverse entiti asupra Versiunii Modificate - de exemplu recenzii sau faptul c textul a fost aprobat de o organizaie ca fiind o definiie autoritar a unui standard. Putei aduga un pasaj de cel mult cinci cuvinte ca Text Pentru Coperta I i un pasaj de cel mult 25 de cuvinte ca Text Pentru Coperta IV la sfritul Textelor De Copert n Versiunea Modificat. Numai un singur pasaj poate fi adugat la Textul Pentru Coperta I i unul la Textul Pentru Coperta IV de ctre (sau prin aranjament cu) orice entitate. Dac Documentul conine deja texte de copert pentru coperta respectiv, adugat n prealabil de Dvs. sau prin aranjament cu aceeai entitate n numele creia acionai, atunci nu putei aduga un altul, ns putei s-l nlocuii pe cel vechi numai cu permisiunea explicit a editorului anterior care l-a adugat pe cel vechi. Autorul (autorii) i editorul (editorii) Documentului nu v dau prin aceast Licen permisiunea de a le folosi numele pentru publicitate sau pentru a pretinde sau implica vreo girare a oricrei Versiuni Modificate.

5. COMBINAREA DOCUMENTELOR Putei combina Documentul cu alte documente acoperite de aceast Licen sub termenii definii n seciunea 4 de mai sus pentru versiuni modificate, cu condiia s includei n versiunea combinat toate Seciunile Invariante ale tuturor documentelor originale, nemodificate, i s le listai pe toate ca Seciuni Invariante ale versiunii combinate n notificarea de licen, ct i s pstrai toate Limitrile de Responsabilitate. Versiunea modificat nu trebuie s conin dect o singur copie a acestei Licene, iar duplicatele identice ale Seciunilor Invariante pot fi nlocuite cu o singur copie. Dac exist Seciuni Invariante cu nume identice i coninut diferit, schimbai-le numele adugnd la sfritul titlului, n parantez, ori numele autorului sau al editorului original al acelei seciuni dac acesta este cunoscut, ori un numr unic. Facei aceleai modificri respective titlurilor seciunilor n lista de Seciuni Invariante din notificarea de licen a versiunii combinate. n versiunea combinat trebuie s combinai i toate seciunile Numite "Istorie" din diversele documente originale, crend o seciune unic Numit "Istorie"; la fel trebuie s combinai i toate seciunile Numite "Mulumiri" ct i cele Numite "Dedicaii". Trebuie s tergei toate seciunile Numite "Giruri". 6. COLECII DE DOCUMENTE Putei crea o colecie format din Document i alte documente acoperite de aceast Licen i s nlocuii copiile individuale ale acestei Licene din diversele documente cu o singur copie care s fie inclus n colecie cu condiia s urmai regulile acestei Licene pentru copii identice pentru fiecare document n toate celelalte privine. Putei s extragei un document dintr-o astfel de colecie i s-l distribuii individual sub aceast Licen cu condiia de a include o copie a acestei Licene n documentul extras i s urmai condiiile acestei Licene n toate celelalte privine n legtur cu copiile identice ale acelui document. 7. AGREGAREA CU LUCRRI INDEPENDENTE O compilaie a Documentului sau a unui derivat al su cu orice document sau lucrare separat independent, n sau pe un volum de stocare sau distribuire se numete "agregat" dac drepturile de autor rezultate n urma compilrii nu sunt folosite pentru a limita drepturile legale ale utilizatorilor compilaiei mai mult dect permit lucrrile individuale. Cnd Documentul este inclus ntr-un agregat, aceast Licen nu se aplic celorlalte lucrri din agregat care nu sunt ele nsele rezultate derivate ale Documentului. Dac cerinele legate de Textele de Copert din seciunea 3 se aplic acestor copii ale Documentului, atunci dac Documentul este mai puin de jumtate din ntregul agregat atunci Textele de Copert ale Documentului pot fi puse pe coperi care s separe Documentul n cadrul agregatului, sau pe un echivalent electronic al acestora, dac Documentul se

prezint n format electronic. Altfel ele trebuie s apar pe coperile tiprite care mbrac ntreg agregatul. 8. TRADUCERE Traducerea este considerat o form de modificare, drept care putei distribui traduceri ale Documentului sub cerinele seciunii 4. nlocuirea Seciunilor Invariante cu traduceri ale acestora necesit permisiune special din partea celor care dein drepturile de autor, ns putei include traduceri ale unora sau tuturor Seciunilor Invariante mpreun cu variantele originale ale acestora. Putei include o traducere a acestei Licene ct i toate notificrile de licen din Document, ct i Limitrile de Responsabilitate atta timp ct includei i versiunea original n englez a acestei Licene, plus versiunile originale ale respectivelor notificri de licen i limitri de responsabilitate. n cazul apariiei oricror discrepane ntre versiunea tradus i versiunea original a acestei Licene, a vreunei notificri de licen sau a vreunei limitri de responsabilitate, versiunea original are prioritate. Dac vreo seciune din Document este Numit "Mulumiri", "Dedicaii" sau "Istorie" cerina (din seciunea 4) de a-i Pstra Titlul (seciunea 1) va necesita n mod normal schimbarea titlului n sine. 9. REZILIERE Nu putei copia, modifica, sublicenia sau distribui Documentul dect n condiiile specificate explicit n aceast Licen. Orice copiere, modificare sau redistribuire a Documentului n vreo alt condiie este nul i v va anula n mod automat drepturile conferite de aceast Licen. Pe de alt parte, terilor crora le vei fi transmis copii sau drepturi n conformitate cu aceast Licen nu li se vor anula aceste drepturi atta timp ct i se conformeaz. 10. VERSIUNI VIITOARE ALE ACESTEI LICENE Fundaia Free Software (Free Software Foundation) poate publica versiuni noi, revizuite ale acestei Licene (GNU Free Documentation License) din timp n timp. Aceste noi versiuni vor pstra spiritul acestei versiuni dar pot diferi n privina detaliilor, cu scopul de a se adresa unor noi probleme reale sau poteniale. Fiecrei versiuni ale acestei Licene i este asociat un numr de versiune distinct. Dac Documentul specific un anumit numr de versiune "sau orice versiune ulterioar" al acestei Licene, avei de ales ntre a v conforma termenilor i condiiilor ori ale versiunii specificate explicit sau ale oricrei variante ulterioare publicate (nu ca variant preliminar) de ctre Free Software Foundation. Dac Documentul nu specific un numr de versiune al acestei Licene atunci putei alege orice versiune publicat (nu ca variant preliminar) de ctre Free Software Foundation.

Figura 4.1. Categorii de software dup licen. Software liber (Free software) - este un software care are permisiunea de a putea fi utilizat de oricine, de a putea fi copiat i distribuit n forma iniial sau cu modificri att gratuit ct i contra cost. Este obligatoriu s fie distribuit i codul surs al software-ului. Software Open Source - este un software ce face parte din aceeai categorie cu software-ul liber dar are o serie de trsturi caracteristice. Software-ul open source nu se refer la aceeai clas de software, avnd licene cu caracter mai restrictiv. n acest sens observm c orice software liber are disponibil codul surs i este gratuit, n timp ce software-ul open source are disponibil codul surs dar nu este neaprat gratuit. Software public - este un software care nu are drepturi de copyright. Exist situaii cnd pentru un program, versiunea executabil este de tip software public, dar versiunea cod surs nu este disponibil. Acesta nu este software liber, deoarece software-ul liber cere ca i codul surs s fie disponibil. Uneori noiunea de software public este utilizat greit pentru software gratuit sau software liber. Utilizarea corect a termenului de software public este doar n situaia cnd lipsete dreptul de copyright. Software copyleft - este acea categorie de software n care distribuia tuturor copiilor i ale tuturor versiunilor se ncadreaz software-ului liber. Aceasta nseamn c nu este permis adugarea de condiii suplimentare software-ului i n plus varianta cod surs a software este disponibil. Copyleft este un concept general. Pentru ca un program s fie caracterizat de licen copyleft, este necesar utilizarea unor termeni speciali de distribuie. Software non-copyleft - este un software pentru care autorul are permisiunea de a distribui, modifica precum i de a aduga restricii suplimentare n cadrul licenei.

Dac un program este liber, dar nu este din categoria copyleft, atunci exist posibilitatea s existe versiuni sau copii care nu sunt libere. Orice companie sau persoan poate s realizeze varianta executabil a programului, care va avea licen proprietar. Software GPL (General Public License) - este un software liber, cu licen copyleft. Acest tip de licen se poate aplica att software-ului ct i altor produse. Licenele marii majoriti a software-urilor au menirea de a nltura libera distribuire i schimbul. n opoziie, licenele GNU-GPL garanteaz libertatea de distribuire i schimb a tuturor versiunilor de program, pentru ca software-ul s fie liber tuturor utilizatorilor. Acest tip de licen se refer n primul rnd la libertatea de a distribui software-ul i nu la gratuitatea acestui lucru. Software ne-liber - este acel software care nu face parte din software-ul liber. Aceast categorie include software-ul semi-liber i software-ul brevetat. Software-ul semi-liber - este un software care nu este liber i care are o serie de permisii acordate indivizilor de a-l utiliza, copia, distribui i modifica (inclusiv distribuirea versiunilor modificate) n scopuri non-profit. Software-ul brevetat - este un software care nu este nici liber nici semi-liber. Modificarea, redistribuirea, utilizarea sunt interzise sau sunt contra cost. Software freeware - este acel software ce permite redistribuire dar nu permite modificare i nici codul surs nu este disponibil. Acesta nu face parte din acest motiv din categoria software-ului liber. Software shareware - este o categorie de software care are permisia de a putea fi redistribuit. Orice utilizator care continu s foloseasc programul n continuare trebuie s plteasc. Pentru majoritatea programelor shareware, codul surs nu este disponibil, de aceea nu face parte din categoria programelor libere. Software privat - este acel software dezvoltat numai pentru un singur utilizator (organizaie sau companie). Acest utilizator pstreaz programul i codul surs fr ale distribui altor poteniali utilizatori. Software comercial - este un software dezvoltat n scop comercial, de a se obine remuneraii din vnzarea sa. Software comercial i Software brevetat nu este acelai lucru. Marea parte a software-urilor comerciale sunt brevetate, dar pe de alt parte exist i software-uri libere care sunt supuse actelor comerciale. Identificai cel puin cinci tipuri de licene open source.

Scurt istorie a proiectului GNU

GNU este un sistem de operare ce se ncadreaz n categoria software liber. n septembrie 1983, Richard Stallman a fcut anunul iniial de lansare a proiectului GNU. O versiune mbuntit a manifestului iniial a fost publicat n 1985 i a fost tradus n mai multe limbi. GNU este acronimul de la GNU's Not Unix. n anul 1980 mare parte din software-ul existent era brevetat, ceea ce fcea ca utilizatorii s nu aib acces la codul surs al programelor. Acest lucru mpiedica cooperarea dintre utilizatori. De aici a reieit necesitatea apariiei proiectului GNU. Dezvoltatorii proiectului GNU au hotrt ca sistemul de operare realizat de ei s fie compatibil Unix deoarece mare parte din design era realizat i prin compatibilitate, muli utilizatori de Unix puteau trece rapid la GNU. Compatibilitatea cu Unix fcea ca GNU s includ i compilatoare, editoare, software de mail, tip de formatare a textului etc. n octombrie 1985 s-a nfiinat Free Software Foundation care avea ca scop principal strngerea de fonduri n folosul proiectului GNU. n 1991 apare Linux, un sistem de operare compatibil cu Unix, creat de Linus Torvalds. Prin combinarea Linux-ului cu sistemul GNU (aproape finalizat) a rezultat un sistem de operare complet: sistemul GNU/Linux. Estimrile spun c 10 milioane de utilizatori folosesc n prezent sistemul de operare GNU/Linux, i este distribuit prin Slackware, Debian, Red Hat etc. Proiectul GNU nu s-a limitat la realizarea unui sistem de operare. n continuare proiectul prevede dezvoltarea unui spectru larg de programe software. De asemenea, s-a ncercat dezvoltarea unor aplicaii cum ar fi GNOME (graphical desktop) cu scopul facilitrii utilizrii sistemului de operare GNU printr-o interfa grafic. S ne reamintim... Termenul apare in ianuarie 1998 ca reacie la faptul c Netscape a publicat n mod gratuit codul surs pentru navigatorul su. Termenul a fost mediatizat mai apoi n aprilie 1998 de ctre Tim OReilly la conferina Freeware Summit, cunoscut mai apoi sub numele de Open Source Summit.

Tem de control Comparai urmtoarele tipuri de licene open-source: GPL, GPL3, BSD, Apache License.

Bibliografie
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16. 17. 18. 19. 20. 21.

ABBYY & DocWorks: AthletiCos Paper-Heavy Billing Department Gets into Shape, www.kmworld.com; AIIM International, www.aiim.org: Distributed Capture: Moving Capture Closer to Document Creation; AIIM International: What is ECM? http://www.aiim.org/about-ecm.asp Asipenko S., Zukerman, Y.: CMS Review: OpenCms 6.0: http://www.cmswire.com/cms/cms-reviews/; Best Practices in Enterprise Content Management, www.kmworld.com; Best Practices in Enterprise Search: www.kmworld.com; Boiko, B.: Content Management Bible, www.metatorial.com; Bracken, J.: Dicovering Hidden Information Treasures in ECM, www.kmworld.com; Business Process Management and Workflow, AIIM International, www.aiim.org; Byrne, T.: A Lexicon for Document Analysis, http://www.cmswatch.com/ECM/; Byrne, T.: A Scenario-based Approach to Evaluating CMS Vendors, http://www.cmswatch.com; Byrne, T.: Do you need an ECMS, WCMS, or a Portal? http://www.cmswatch.com/CMS/ Capture - Setting the Scene for ECM, www.aiim.org.uk; Cellucci, B.: Balancing Control and Distributed Capabilities For Web Content and Site Management, www.kmworld.com; Chen, H. and Dumais, S. (2000). Bringing Order to the Web: Automatically Categorizing Search Results. In: T. TURNER, ed. Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing systems, Netherlands 01-06 April 2000. USA: ACM Press, pp 145-152; Clapp, M.: Collaboration First, Then Knowledge Management, http://www.cmswatch.com/Portal/; CMS Watch: CMS Report, Sample Edition, 2007, http://www.cmswatch.com; CMS Watch: Enterprise Search Report, www.cmswatch.com; CMS Watch: Information Management Software Product Landscape, http://www.cmswatch.com; CMS Watch: Web Content Management Vendor List, http://www.cmswatch.com/Reports/Vendors/; CMS Wire: Tridion, Fatwire and Interwoven Lead External Web Content Management, http://www.cmswire.com/cms/web-cms/;

22. Cochrane, R. (1997). Unleashing the intranet. BT Technology Journal, 15 (2), pp

23. 24.

25. 26.

27. 28. 29. 30. 31.

32. 33. 34. 35.

36. 37. 38. 39. 40.

107-113. Available from: http://www.springerlink.com/content/m681547155j581p1/fulltext.pdf; Content Management Problems and Open Source Solutions, http://contenthere.blogspot.com/; Content Manager. (2004). ECM Market to reach $9B in Software and Services, http://www.contentmanager.net/magazine/article_445_ecm_market_software_ser vices.html; Daydreams Digital Asset Management (DAM) Blog: What Is Digital Asset Management? Dell (2005). Standardization, consolidation, scaling, interoperability, data management, portfolio management. USA: Dell, http://www.dell.com/downloads/global/solutions/ dell_it_we_are_scalable.pdf; DM Review. (2003). The problem of unstructured date, http://www.dmreview.com/article_sub.cfm?articleId=6287; Document and Content Capture, AIIM International, www.aiim.org; Document and Content Output and Presentation, AIIM International, www.aiim.org; Document and Web Content Management, AIIM International, www.aiim.org; Dunwoodie, B. (2004). Global ECM Market Still Likely to Consolidate. CMS Wire. http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/global-ecm-market-stilllikely-to-consolidate-000301.php; ECM at Work, www.aiim.org.uk; ECM West. (2006). Matthew Glotzbach Google Enterprise. http://ecmwest.com/ecmwest/v42/conference/ speaker_bio.cvn?profileID=151; Eddleman, T.: Managing Mission Critical Content, http://www.kmworld.com/ Emery, P. (2003). Document and Records Management: Understanding The Differences and Embracing Integration. USA: Zlyab Technologies, http://www.lightindustries.com/pdf/Document%20Management%20vs %20Records%20Management.pdf; Emery, P.: Why Records Management?, http://cmswatch.com/ECM/; Enterprise Content Management THE AIIM Guide to to ECM Purchasing, AIIM International, www.aiim.org; Enterprise Open Source Journal, http://www.eosj.com; Flynn, D. (1998) Information System Requirements: Determination and Analysis. Berkshire, England: McGraw-Hill; Forrester Consulting: Open Source Softwares Expanding Role in the Enterprise. Companies Adopt Open Source as Standard, 2007;

41. Forrester. (2005). ECM Growth Outpaces the Overall Software Market, 42.

43.
44. 45. 46. 47.

48. 49. 50.

51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61.

62.

http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/ 0,7211,36935,00.html; Forrester. (2006). Information Management 101, http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/ 0,7211,38472,00.html; FRASER, S.: Real-World ASP.NETBuilding a Content Management System, Apress, 2002; Gartner Research: Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2006; Gartner Research: Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2007; Gartner: MarketScope for Records Management, 2005, http://mediaproducts.gartner.com/reprints/emc/vol2/article1/article1.html#top; Gingrande,A.: Processing Unstructured Documents: Challenges and Solutions, AIIM International, www.aiim.org; Groff, T.; Jones, T.: FileNet. A Consultants Guide to Enterprise Content Management, Elsevier ButterworthHeinemann, 2004; Headway Technology Group: Document & Data Capture; Hertzberg, R.: Enterprise Content Management (ECM): An Overview, www.kmworld.com; Hodgson, C.: Planning for an Enterprise Content Management System, AIIM International, www.aiim.org; http://www.cmswatch.com/CMS/: Introduction to Web Content Management; Intranet Roadmap Wallchart, http://www.steptwo.com.au/products/roadmap/index.html; Kampffmeyer, U.: Enterprise Content Management, http://dnb.ddb.de; Kathuria, G.: Web Content Management with Documentum,Packt Publishing, 2006; Kemp, J.: A Critical Analysis into the Use of Enterprise Content Management Systems in the IT Industry; Kerner, S, M. (2003). Choose between a commercial, open source, or customised CMS, http://builder.com.com/5100-6374-5054863.html; LaMonica, M. (2003). The Evolving ECM Market. ZD News, http://news.zdnet.com/2100-3513_22-5094630.html; Lamont, J.: DAM: agile and effective, http://www.kmworld.com/; Lamont, J.: Managing Web content: ECM or pure-play WCM?, http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Feature/Managing-Web-contentECM-or-pure-play-WCM--18049.aspx; Line 56. (2006). The Evolving ECM Market http://www.line56.com/articles/default.asp?ArticleID=5579;

63. Locke, B., How Do You Protect Your Digital Assets: Whats what in Digital

64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74.

75.
76. 77. 78. 79. 80. 81. 82.

Asset Management solutions, http://enterpriseinnovator.com/index.php? sectionID=5; MacMillan, A.: Enterprise Content ManagementThinking Beyond the Repository, www.kmworld.com; Magan, A.: Intro to Digital Asset Management: Just what is a DAM?, http://www.cmswatch.com/ECM/; Mancini, J.: Payback Time The Practical Applications of ECM Technologies, www.aiim.org.uk; Mancini, J.:State of the ECM Industry Moving from Why? To How?: The Maturing of ECM Users, www.aiim.org; Mason, C.: How Do You Manage the Unmanageable?, www.kmworld.com; Mauthe, A.U.; Thomas, P: Professional Content Management Systems, www.wiley.com, 2004; McConnell, J.: Global Intranet Strategies Survey Results, http://netjmc.typepad.com/globally_local/; McConnell, J.: Global Intranets - Different Challenges, Different Paths, http://netjmc.typepad.com/globally_local/; McConnell, J.: Global intranets - more on paths, strategies and global integration, http://netjmc.typepad.com/globally_local/; McConnell, J.: How Intranet & Portal Landscapes Evolve, http://netjmc.typepad.com/globally_local/; McConnell, J.: Increasing findability in large, complex intranets, Online Information 2005; McConnell, J.: Making a Business Case for CMS, NetStrategyJMC, KMWorld & Intranets 2005; McConnell, J.: Making intranets meaningful, www.iabc.com/cw; McConnell, J.:Intranet Strategies Today & Tomorrow, www.netjmc.com; Merrem, T.L.: Time is Money. Data Capture Software Saves Government Agency Days, http://www.kmworld.com/; Miller, E.: Beyond Hammers and Nails, www.kmworld.com; Moore, A.: Capture Moves to the Head of the Class, http://www.kmworld.com/; Moore, A.: The Motor or the Fan?: ECM Moves From Pure-Play to Every Day, www.kmworld.com; Nielsen, J. (2004). Information intelligence: content classification and enterprise taxonomy practice, Boston: Delphi Group, http://www.delphigroup.com/research/whitepapers/20040601-taxonomy-WP.pdf;

83. OpenConcept: Content Management System Report. On Alternatives to BackEnd; 84. Optaros Research Report: The Growth of Open Source Software in Organizations, 2005; 85. Optaros WhitePaper: Assemble Enterprise 2.0 with Open Source; 86. Optaros Whitepaper: Content Management Problems and Open Source Solutions; 87. Optaros WhitePaper: Understanding Free and Open Source Licenses, Version 2.1, 2006; 88. Optaros: Open Source Catalogue 2007, Realize the Benefits of Open Source, 2007; 89. Optaros: Unleashing the Power of Open Source in Document Management; 90. Pelz-Sharpe, A.: Enterprise Content Management Marketplace: Opportunities and Risks, http://www.cmswatch.com/ECM/; 91. Pery,A.: Keep Information Moving With Intelligent Capture and Exchange, http://www.kmworld.com/; 92. Porter-Roth, B.:RFP Guidelines for an Enterprise Content Management System, AIIM International, www.aiim.org; 93. Price. (2006). Getting Unified: The Evolution of Enterprise Content Management, http://www.dmreview.com/editorial/newsletter_article.cfm? articleId= 1054124; 94. Products, www.steptwo.com.au; 95. Robertson J.: 11 usability principles for CMS; 96. Robertson, J.: So, what is a content management; 97. Robertson, J.: Using scenarios to select a CMS, www.steptwo.com.au; 98. Skyrme, D.: Is Content King?, http://www.skyrme.com/updates/u57.htm; 99. Step Two Designs: Content Management Requirements Toolkit, www.steptwo.com.au; 100. Step Two Designs: Is it document management or content management?, www.steptwo.com.au; 101. Step Two Designs: Plan before CMS implementation, www.steptwo.com.au; 102. Step Two Designs: Separate design and the CMS, www.steptwo.com.au; 103. Step Two Designs: What are the goals of a content management system, www.steptwo.com.au; 104. Stephenson, J.: Intelligent Imaging, Scanning Only What You Need, Only When You Need It http://www.kmworld.com/ 105. Thrasher, D.: Managing in Place Isnt Managing, www.kmworld.com; 106. Velikin, P.: Automating Your Technical Publishing Processes, www.kmworld.com;

107. Waldron Martin IFC: European Study on Electronic Archiving; 108. Walker, P.: Best Practices in ECM Document Consolidation and Migration,

www.kmworld.com; 109. Watson, J. and Patel, J. and Chambers, B. (2006). ECM in 2007: What's Top-ofMind for the Coming Year. http://www.edocmagazine.com/article_new.asp? ID=32227; 110. Wikipedia.org: Collaborative software; 111. Wikipedia.org: Content management system; 112. Wikipedia.org: Content management; 113. Wikipedia.org: Digital asset management; 114. Wikipedia.org: Digital asset; 115. Wikipedia.org: Document management system; 116. Wikipedia.org: Electronic document; 117. Wikipedia.org: Enterprise content management; 118. Wikipedia.org: Extranet; 119. Wikipedia.org: Information repository; 120. Wikipedia.org: List of content management frameworks; 121. Wikipedia.org: List of content management systems; 122. Wikipedia.org: Metadata; 123. Wikipedia.org: Separation of presentation and content; 124. Wikipedia.org: Template engine (web); 125. Wikipedia.org: Template processor; 126. Wikipedia.org: Template system (computing); 127. Wikipedia.org: Web content management system; 128. Wikipedia.org: Web content; 129. Wikipedia.org: Web template system; 130. Wikipedia.org: Workgroup Support Systems; 131. www.asg.com : Electronic Document Archiving with ASG-Cypress, Whitepaper; 132. www.asg.com: Managing and Delivering Knowledge from Disparate Applications and Platforms;