MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE APROAAT

COMIT ADMINISTRATIVO ASOCIACION PRODUCTORA, AGROPECUARIA ARTESANAL Y TURISMO PISILY APROAAT

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE El presente manual, sirve de gua a la asociacin productora, agropecuaria artesanal y turismo pisily APROAAT proporcionando elementos bsicos de cmo administrar el Centro de transformacin y Comercializacin de Cereales. Est destinado a guiar paso a paso las reas y actividades administrativo - contables que se deben seguir, estableciendo formas de adquisicin de productos y/o servicios y formas de venta y comercializacin de los productos fabricados en el centro. Este proceso es ejecutado por el comit Administrativo. Este comit se encarga de abastecer de todos los insumos necesarios al centro de transformacin para la fabricacin de sus productos y de contar con todas las herramientas necesarias para la venta y comercializacin de los mismos, elaborando as un plan de trabajo, que incluye una serie de procesos y actividades. 1. MANUAL ADMINISTRATIVO El Comit Administrativo requiere de un sistema administrativo eficaz, porque sin ste las actividades del Centro de transformacin quedaran al azar, en este sentido administrar implica la medicin de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organizacin y la correccin de los errores para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. 1.1. OBJETIVO GENERAL

Explicar correctamente los procedimientos administrativos para la adquisicin de materia prima y para la comercializacin de los productos fabricados en el Centro de Transformacin y Comercializacin de Cereales en la comunidad de Pisily. 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

  

Explicar la importancia de la adquisicin de materia prima. Identificar las diferentes actividades involucradas en la adquisicin de materia prima; explicando los formatos a utilizar. Identificar las diferentes actividades involucradas en la venta y comercializacin de los productos fabricados; explicando los formatos a utilizar. 1.2.1. IMPORTANCIA DE LA ADQUISICION DE MATERIA PRIMA.

En el Centro de Transformacin y Comercializacin de Cereales, la inversin en materia prima, representa una porcin considerable de los ingresos, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos planificados. La planificacin de la adquisicin de materiales e insumos, garantizan una produccin constante.

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1.2.2. IDENTIFICAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA ADQUISICION DE MATERIA PRIMA. Se establecen actividades y se crean formatos para todo el proceso de compra y adquisicin de los materiales. Dichas actividades se repiten rutinariamente durante los procesos de transformacin, por lo que a continuacin se describen las diferentes actividades enmarcadas dentro de este proceso administrativo. a) Requerimiento o solicitud de materiales. b) Cotizacin. c) Cuadro Comparativo. d) Nota de Adjudicacin. e) Compra y Almacenamiento. 1.2.2.1. REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE MATERIALES. (Formato anexo 1).

Es el requerimiento que realiza el comit de transformacin de acuerdo a especificaciones tcnicas, estos requerimientos deben estar aprobados por el Comit Administrativo. Anexo 1: en el formato de solicitud de materiales lo primero que se debe detallar es el lugar y fecha, posteriormente, el numero de solicitud, solicitante, tambin se debe especificar el uso del material y/o servicio solicitado, los materiales y/o servicios solicitados tienen que estar correctamente detallados, especificando claramente la cantidad, unidad, detalle y las observaciones correspondientes si es que existiesen, finalmente lleva un recuadro donde se llenan los datos del solicitante y los datos del que autoriza el requerimiento. 1.2.2.2. COTIZACIONES. (Formato anexo 2).

Una vez recepcionado el requerimiento de materiales y verificando la necesidad, se emite la solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores. Anexo 2: el formato de solicitud de cotizacin debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la empresa y/o persona que se cotiza, nmero de cotizacin, nombre del proveedor, lugar y fecha de la cotizacin, plazo de entrega, validez de la oferta, forma de pago, costo por unidad y total, costo total de la solicitud, la firma y sello del proveedor.

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE 1.2.2.3. CUADRO COMPARATIVO. (Formato anexo 3).

Como su nombre lo indica, es el cuadro donde se compara los materiales cotizados, posteriormente se procede a la eleccin de las mejores ofertas en cuanto a calidad y precio, para luego aprobar la compra. Anexo 3: el formato del cuadro comparativo incluye los siguientes aspectos: tems cotizados, cantidad, precio unitario y total de los artculos y/o servicios cotizados. Finalmente incluye el lugar y la fecha de su elaboracin. 1.2.2.4. NOTA DE ADJUDICACION. (Formato anexo 4).

Una nota de adjudicacin, es una solicitud escrita al proveedor por determinados materiales y/o servicios a un precio convenido o de acuerdo a la oferta en la cotizacin. El pedido se realizar al proveedor que mejores precios, calidad y condiciones otorgue. Anexo 4: el formato de la nota de Adjudicacin debe detallar el lugar y fecha de entrega de la misma, el nmero de orden, nombre de la razn social a la que se adjudica la compra, nombre y NIT al que se elaborara la factura, as tambin debe especificar de forma detallada la cantidad y unidad de los materiales por adquirir, finalmente debe llevar el sello y firma de los implicados. 1.2.2.5. COMPRA Y ALMACENAMIENTO. (Formato anexo 5 y 6).

Una vez emitida la nota de adjudicacin el proveedor procede a entregar los materiales o a realizar el servicio de acuerdo al plazo establecido en la cotizacin, posteriormente el proveedor remitir la factura correspondiente con el nombre y nmero de nit enunciados en la nota de adjudicacin. El comit Administrativo revisa los materiales adquiridos (cantidad y calidad) y procede a colocarlos en sitios adecuados bajo un registro correspondiente dentro del Almacn. Mencionado Comit es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia. 1.2.2.5.1. CONTROL INTERNO Un control interno adecuado sobre las compras requiere que los pedidos estn debidamente autorizados y aprobados por el comit Administrativo, debe existir una separacin de funciones entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, almacenen, o contabilicen tales operaciones. Anexo 5: el formato de Ingreso a almacn debe detallar la fecha de ingreso a almacn, el numero de solicitud de materiales, el numero de nota fiscal o factura, nombre de la razn social y el solicitante, as tambin debe llevar el nombre de quien entrega con el sello y firma correspondientes.

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE Anexo 6: En el formato de registro de almacenes se detalla la cantidad, descripcin, marca, estado, observaciones, nombre del responsable y cdigo de control de todo lo que va a ser almacenado. 1.2.3. IDENTIFICAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA VENTA Y COMERCIALIZACION DE LOS PRODUCTOS FABRICADOS. Se establecen actividades y se crean formatos para todo el proceso de venta y comercializacin de los productos fabricados. a) Registro de entradas y salidas de almacn del producto terminado. b) Distribucin del producto de acuerdo a estudio de mercado. 1.2.3.1. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN DEL PRODUCTO TERMINADO (Formato anexo 7 y 8)

Cuando el producto est terminado, lo primero que se hace es registrarlo para su posterior almacenamiento en espera de ser comercializado. Una vez que se encuentra vendido, sale de almacn con una nota de entrega que respalda dicha salida. Anexo 7: El formato de registro de productos terminados sirve para detallar la cantidad, descripcin, estado, observaciones, nombre del responsable y cdigo de control. Anexo 8: El formato de entrega de productos detalla el nombre de quien solicita los productos, detalla el uso o destino de los mismos, detalla tambin la fecha, las especificaciones tcnicas de los productos, finalmente lleva los datos y firmas de los implicados. 1.2.3.2. DISTRIBUCION DEL PRODUCTO DE ACUERDO A ESTUDIO DE MERCADO. (Formato anexo 9)

El estudio de mercado indica los lugares y las formas donde se comercializaran los productos, una vez que se logre relacin directa con los compradores se procede a la firma de un contrato de venta para garantizar el pago por parte de los adjudicatarios del producto. Cuando el comprador hace efectivo el pago por los productos, se procede a realizar diferentes actividades contables, mismas que se detallan a continuacin en el manual contable.

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2. MANUAL CONTABLE La contabilidad es un sistema de informacin, que est basado en un conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos que permite registrar en forma ordenada, completa y detallada los hechos econmicos y financieros de la gestin empresarial, con el fin de emitir estados financieros para luego analizar e interpretar la situacin econmica y financiera de la empresa, la misma que permitir tomar decisiones oportunas a los usuarios internos y externos. La contabilidad presenta en forma resumida registrar, ordenar, clasificar, resumir todas las operaciones econmicas de una empresa, la informacin contable expresada en trminos monetarios, la cual debe ser fcilmente leda e interpretada por los usuarios, con el fin de satisfacer por lo menos las siguientes dos preguntas: Cul es la situacin financiera de la empresa?, y Cul fue el rendimiento durante gestin? 2.1. OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Obtener y comunicar informacin econmica y financiera a usuarios internos y externos respecto al Centro de Transformacin de Cereales. 2.1.1. USUARIOS INTERNOS: Aproaat Requieren informacin para conocer y evaluar el riesgo y la rentabilidad de su empresa. Comit Administrativo Les interesa obtener esta informacin con mayor precisin y claridad, porque les ser til para controlar, planear, tomar decisiones con el fin de conducir el Centro de Transformacin de Cereales al logro de los objetivos fijados en forma eficiente y eficaz. 2.1.2. Usuarios Externos: Apoyo Financiero para una transformacin de cereales Segunda Fase o ampliacin del centro de

Desean conocer la informacin a objeto de analizar el rendimiento econmico que tiene la empresa, con el fin de evaluar el riesgo y el bienestar de los socios de aproaat. Entidades Financieras (Bancos) Desean conocer la capacidad de pago y el rendimiento econmico que tiene el centro de transformacin de cereales con el fin de otorgar prstamos para una posible ampliacin. Proveedores Requieren la informacin contable con el fin de conocer si el centro de transformacin de cereales, tiene una estructura financiera sana y para estimar el incremento de produccin de materia prima. Gobierno Requieren la informacin contable a objeto de determinar la correcta tributacin del centro de transformacin de cereales.

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE Clientes Requieren la informacin contable para determinar la continuidad de los proyectos, programas, etc., en los que se requieran los productos fabricados en el centro de transformacin de cereales. Pblico en general Les interesa la informacin contable para que les ayude a conocer la magnitud del centro, el rendimiento, las tendencias de crecimiento, las nuevas actividades en las que se incursiona, etc. 2.2. Referente a: 2.2.1. CONTABILIDAD BSICA, Caja Chica En el libro de caja chica se registraran da por da y en orden progresivo los ingresos y egresos efectuados. Fondos en Avance La cuenta fondos en avance se registrara una vez entregado el dinero o cheque a un representante del comit Administrativo el cual debe entregar recibos o facturas de los gatos que se realicen. Ingresos (Formato anexo 10) Por toda venta realizada se deber emitir obligatoriamente la factura de ley correspondiente de acuerdo al monto de la venta. En esta cuenta existen las ventas a crdito, ser necesario la elaboracin de un contrato de ventas en la cual se indicara forma de pagos Egresos (Formato anexo 11 y 12) Por toda compra efectuada, se deber exigir la factura y/o recibo correspondiente. En caso de recibo se efectuara el descuento correspondiente. Si se compra artculos y/o productos se descuenta el 8%, y si es compra de servicios se descontara el 15.5%. Apertura cuenta corriente en entidad Financiera Se debe aperturar una cuenta corriente a nombre del Centro de trasformacin para llevar un control ms riguroso de todo el movimiento econmico. Inventarios (Formato anexo 13) Se deber inventariar todos los bienes del centro de transformacin para tener un control exacto de todos los bienes con los que cuenta. y Activos Fijos.De acuerdo con los principios contables los activos fijos deben contabilizarse a su costo neto de adquisicin. Los activos fijos incluyen los terrenos que se estn utilizando en las operaciones propias, las mejoras a los terrenos, los edificios, la maquinaria, el equipo de produccin, herramientas, el equipo de oficina. Salvo en el caso de terrenos, todos los dems activos ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE antes mencionados estn sujetos a depreciacin. Tambin se debe llevar un inventario de cada uno de los activos con los que cuenta la Asociacin APROAAT y Pasivos circulantes.Los pasivos circulantes son aquellos prestamos que se obtienen de Entidades Financieras (Bancos) y otras personas, los cuales deben ser liquidados dentro del ciclo de operaciones de un negocio, el cual se considera no debe exceder de un ao. Comprobantes de contabilidad (Formato anexo 14) Una vez realizada todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje o consumo de materiales se resumir en la elaboracin de un comprobante contable, donde nos permite registrar las cuentas de forma resumida. 2.2.2. ESTADOS FINANCIEROS.Los estados Financieros deben presentarse al final de cada gestin en oficinas de Impuestos Nacionales los cuales son:
 

Balance General, La finalidad del balance es hacer conocer cunto vale nuestra empresa, cuanto tiene y cuanto debe al finalizar la gestin Estado de Resultados, La finalidad del estado de resultados sirve para conocer si la empresa gano o perdi durante el ao.

2.2.3. LEY DE IMPUESTOS NACIONALES: 1. Registros Contables obligatorios De acuerdo a la resolucin administrativa N 05-299-94 (actual de servicios de impuestos nacionales- SIN), se deben llevar en forma obligatoria los siguientes libros: y y y y y Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios de Mercadera Ventas y Compras IVA Libro de Caja Chica.

2. Formularios a presentar mensualmente Estn sujetos a los siguientes impuestos IT-400, IUE-500, IVA-200 y RC-IVA-608, los que se pagan conforme a las fechas de vencimiento establecidas de acuerdo a la terminacin de su NIT. y y Formulario 400 - Impuesto a las Transacciones (IT Mensual). Formulario 500 - Contribuyentes Obligados a llevar Registro Contables (IUE Anual).

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE y y Formulario 200 - Impuesto al Valor Agregado (IVA Mensual). Formulario 608 - Rgimen Complementario del Impuesto al valor Agregado Agentes de Retencin (RC-IVA Mensual)

Art N 39 personas autorizadas para llevar la contabilidad La contabilidad ser llevada por contadores habilitados a quienes se aplicaran las normas reglamentarias sobre responsabilidades, rgimen de actuacin, remuneracin y la guarda de la reserva de la contabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad de la empresa a la que prestan sus servicios. Art. N40 forma de presentacin de libros La empresa presentara los libros que obligatoriamente deben llevar encuadernados y foliados, a un notario de fe pblica para que, ante de su utilizacin incluyan el primer folio de cada uno, acta sobre la aplicacin que se le dar, con indicacin del nombre de aquel a quien pertenezca y el numero de folio que contengan, fechada y firmada por el notario interviniente, estampando, adems, en todas las hojas, el sello de la notaria que lo autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos. Art. N 41 Idioma y moneda Los asientos contables deben ser efectuados en el idioma castellano, expresando sus valores en moneda nacional. Sin embargo para fines de orden interno, podr usarse un idioma distinto al castellano y expresar sus valores en moneda extranjera. Art. N 42 Prohibiciones En los libros de contabilidad se prohbe: a. Alterar el orden progresivo de fechas de las operaciones b. Dejar espacios en blanco c. Hacer interlineaciones o superposiciones d. Efectuar raspaduras, tachaduras o enmiendas en todo o en parte de los asientos e. Arrancar hojas, alterar el orden de foliacin o mutilar las hojas de los libros Cualquier error u omisin se salvara con un nuevo asiento en la fecha en la que advierta, explicando con claridad su concepto. Art. N 43 Sanciones La infraccin de los artculos anteriores y sin perjuicio de la accin penal correspondiente, har que los libros que contengan dichas irregularidades carezcan de todo valor probatorio a favor de la empresa que los lleve. Art. N 44 Registro en los libros diarios y mayor Art. N 45 Concentracin y anotacin por periodos Art. N 46 Inventarios y balances Art. N 47 Valorizacin de las partidas de balance Art. N 49 Firmas y responsabilidades

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE La empresa o sus representantes legales, firmara el balance del ejercicio y el estado de resultados conjuntamente con el profesional interviniente. En cuanto a la responsabilidad por la veracidad de los mismos, se sujetara a lo dispuesto por las normas legales aplicables. Art. N 52 Conservacin de los libros y papeles de comercio Este artculo indica que los documentos contables y sus respaldos deben conservarse cuando menos por cinco aos desde el cierre de gestin contable. 3. Obligaciones de las empresas Por su importancia se incluye el artculo correspondiente del cdigo de comercio y otros requisitos que deben cumplir las empresas Art. N 25 Obligaciones de las empresas y y y y y y y Matricularse en el servicio nacional de comercio Inscribir en el mismo registro todos aquellos actos, contratos y documentos sobre los cuales la ley exige esta formalidad Comunicar a la autoridad competente, en su caso, la cesacin de pagos por las obligaciones contradas, en los plazos sealados por ley Llevar la contabilidad de sus negocios en forma sealada por ley Cumplir con las obligaciones tributarias de la manera prescrita por ley Conservar sus libros, documentos y dems papeles relacionados con sus negocios Abstenerse de ejecutar actos que signifiquen competencia desleal