Manual de Procedimientos Contables Amco v2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES MAN.5.1.1.2.
3 VERSION: 02 FECHA ELABORACIN: 01-10-2008 MODIFICADO: 20-11-2009 DOCUMENTO CONTROLADO
Manual de Procedimientos Contables

Versin 2.0
Noviembre de 2009
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES MAN.5.1.1.2.3 VERSION: 02 FECHA ELABORACIN: 01-10-2008 MODIFICADO: 20-11-2009 DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO
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INTRODUCCION ........................................................................................................................ 3 JUSTIFICACION ........................................................................................................................ 3 CONCEPTOS ............................................................................................................................. 4 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 4 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 5 ALCANCE ................................................................................................................................... 6 NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 6 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE ................................................................................. 6 OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO ................................................... 7 IMPORTANCIA........................................................................................................................... 8 APLICACIN .............................................................................................................................. 8 CONTROL DE CAMBIOS MENORES ................................................................................. 21
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INTRODUCCION
Desde la aparicin de la Constitucin Poltica Colombiana en 1991, el pas ha asistido aceleradamente a un profundo proceso de cambio, el cual, segn la orientacin que el legislativo ha querido darle, est basado en la modernizacin, agilizacin y confiabilidad en la gestin pblica de las entidades del Estado. Dentro de este contexto, una gran cantidad de leyes, decretos, resoluciones, circulares entre otras, conforman el acervo de normas con las cuales se quiere cambiar la forma de pensar, dirigir y actuar del servidor pblico vinculado al Estado Colombiano; en otras palabras, queremos cambiar la cultura, con golpes, no con procesos que hagan del quehacer de la misin estatal, una forma de vida orientada a la excelencia. Por esta razn, cada da adquieren ms importancia las operaciones por procesos, los manuales de procedimientos y la definicin de acciones para la realizacin de cada actividad. Dentro de este campo se encuentra la caracterizacin del Macro proceso Financiero, dentro del cual se enmarca el Proceso Contable, compuesto por etapas y actividades, que en su conjunto conforman el presente Manual de Procedimientos Contables para el rea Metropolitana del Centro Occidente.
JUSTIFICACION
La Constitucin Nacional en su Artculo 354, establece la figura del Contador General de la Nacin, a quien corresponden las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el pas. Para el cumplimiento del mandato anterior, se han promulgado diferentes orientaciones; sin embargo, en la actualidad la Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, la Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios y junto con ellas sus respectivas normas tcnicas: el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2004,instrumentos estos que orientan toda la actividad administrativa hacia el cumplimiento de la misin estatal, dentro de los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia de la gestin.
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CONCEPTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. Es el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y la capacidad institucional, para prestar servicios o generar flujos de recursos en beneficio del rea Metropolitana del Centro Occidente.
RECONOCIMIENTO CONTABLE. Es la etapa de captura de los datos de la realidad financiera, econmica y jurdica; su anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos; y el proceso de su incorporacin a la estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medicin, que consisten en la tasacin de las magnitudes fsicas o monetarias de los recursos que permite incorporar y homogenizar los atributos de las hechos acaecidos en la realidad y su impacto para el rea Metropolitana del Centro Occidente.
REVELACION CONTABLE. Es la etapa que sintetiza y representa la situacin, los resultados de la actividad y la capacidad de prestacin de servicios o generacin de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.
OBJETIVO GENERAL
Identificar e implementar los procedimientos ms giles, confiables y legales que permitan el registro, revelacin y anlisis de la informacin contable del rea Metropolitana del Centro Occidente, a travs de los estados financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades especficas y las demandas de cada uno de los usuarios de la informacin.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar el patrimonio pblico del rea Metropolitana del Centro Occidente. Tomar decisiones tendientes a optimizar la gestin eficiente de los recursos y el mantenimiento del patrimonio pblico, de modo que mediante su aplicacin y uso, se logre un impacto social positivo en la comunidad. Aportar a la determinacin de la situacin del endeudamiento y la capacidad de pago del AMCO. Permitir el diseo y adopcin de polticas para el manejo eficiente de los ingresos y gastos, orientados al cumplimiento de los fines misionales y estratgicos del AMCO. Apoyar la determinacin de los montos de las asignaciones y apropiaciones presupuestales. Servir de insumo para alimentar subsistemas estadsticos que permitan hacer el seguimiento y evaluacin de la gestin financiera. Evaluar la aplicacin institucionales. y destinacin eficiente de los recursos
Generar mayor gobernabilidad institucional, mediante la difusin y socializacin de los resultados contables.
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ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos contables, incluye todas las operaciones relacionadas con las actividades de presupuesto, tesorera y contabilidad, desde el momento de la parametrizacin de los rubros de proyeccin de ingresos y apropiaciones de gasto del presupuesto a ejecutar en la vigencia, hasta la revelacin y anlisis de la informacin contable de la institucin.
NORMATIVIDAD A partir del Artculo 354 de la Constitucin Nacional se desprenden todas las normas de carcter contable, las cuales hacen parte del acervo legal que rige cada una de las actividades relacionadas en el presente Manual. Ley 298 de 1996, por la cual se desarrolla del Artculo 354 de la Constitucin Nacional. Resolucin No. 222 de 2006, por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica y se define su mbito de aplicacin. Resolucin 356 de 2007, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Las dems resoluciones, circulares y aplicativos emitidos por la Contadura General de la Nacin.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 1. Registro del presupuesto aprobado para la vigencia 2. Registro, causacin y pago de responsabilidades 3. Provisiones 4. Depreciaciones 5. Amortizaciones 6. Ajustes y reclasificaciones 7. Conciliaciones 8. Informes peridicos 9. Cierre de fin de ao 10. Estados, Informes, reportes y notas contables finales 11. Informes especiales
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OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO
1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA LA VIGENCIA. Establecer la correspondencia y coherencia operativa entre cada uno de los registros de los rubros presupuestales y de tesorera (ingresos y gastos aprobados) a ejecutarse durante la vigencia fiscal y los correspondientes cdigos establecidos para cada una de de las denominaciones de cuenta ordenados en el Rgimen de Contabilidad Pblica. 2. REGISTRO, CAUSACIN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES. Realizar la causacin de los registros contables de cada una de las operaciones financieras y econmicas realizadas en la Institucin y que deban revelarse en los estados, informes y notas a los reportes contables. 3. PROVISIONES. Efectuar la causacin de cada uno de los gastos generados dentro de la operacin presupuestal, originadas en las acreencias laborales, de conformidad con las normas vigentes y convencionales, estableciendo la provisin contable de los pasivos y exigibilidades a cargo de la Institucin. 4. DEPRECIACIONES. Registrar el reconocimiento de la prdida de capacidad operacional de la propiedad, planta y equipo de propiedad de la Institucin, por el uso normal y cotidiano de los mismos, teniendo en cuenta su vida til estimada, el costo ajustado por las adiciones y mejoras, y el valor de reposicin de los mismos. 5. AMORTIZACIONES. Consolidar y registrar el gasto incurrido por la Entidad, debido al beneficio percibido durante el periodo contable de los activos diferidos, de acuerdo con los estudios, anlisis o normas contractuales establecidas acerca de los consumos reales de los bienes y servicios previamente adquiridos. 6. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES. Revisar, corregir y registrar cualquier inconsistencia generada en los procesos de liquidacin de nmina, deudores, bancos, contratacin, gastos e ingreso, contra los reportes previos que detallan y consolidan la informacin contable. 7. CONCILIACIONES. Identificar y registrar las operaciones presupuestales y de tesorera, (ingreso y gasto) que a pesar de los controles establecidos en la parametrizacin de rubros, no hayan sido debidamente cargadas o abonadas a las cuentas contables ms apropiadas para la revelacin de los activos, pasivos y patrimonio de la Institucin.
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8. INFORMES PERIDICOS. Proporcionar a la Contadura General de la Nacin y a los dems usuarios internos y externos del rea Metropolitana del Centro Occidente, la informacin relacionada con la situacin financiera, econmica, social y ambiental durante periodo fiscal, atendiendo la normatividad vigente para tal fin. 9. CIERRE ANUAL. Verificar y consolidar el registro de todas las operaciones financieras y econmicas que afecten el Proceso Contable Institucional, como instrumento para la revelacin objetiva, razonable, confiable y oportuna de los estados financieros de la Institucin. 10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES. Revelar la informacin general en los estados financieros bsicos, en los informes especficos, en los reportes y en las notas contables, los hechos financieros y econmicos relevantes, la desagregacin de valores contables, as como aspectos de difcil representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situacin de la Institucin. 11. INFORMES ESPECIALES. Revelar a las entidades de control fiscal, de gestin o de impuestos nacionales o territoriales, los informes de la actividad financiera y econmica realizada durante el periodo contable objeto de verificacin y conformidad. IMPORTANCIA El presente Manual de Procedimientos Contables define los criterios y prcticas que permiten desarrollar las normas tcnicas contables y contiene las pautas instrumentales para la construccin del Sistema Institucional de Contabilidad del rea Metropolitana del Centro Occidente. Est conformado por los procedimientos contables que desarrollan los procesos de reconocimiento y revelacin, as como su interaccin con los procedimientos presupuestales y de tesorera, que permiten desarrollar y estructurar la descripcin y dinmica contable para cada hecho objeto de registro.
APLICACIN El presente Manual de Operacin para el Proceso Contable, se institucionalizar para todos los servidores pblicos vinculados al rea Metropolitana del Centro Occidente y en especial, a los servidores que prestan sus servicios a los procesos de Gestin Administrativa y Financiera: Presupuesto, Tesorera y Contabilidad, de manera consciente, voluntaria y responsable, como parte del Compromiso tico Institucional, adquirido al momento de su vinculacin con la Institucin.
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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS CORRESPONDIENTES AL PROCESO CONTABLE No 1 1.1 Actividad Recibo del presupuesto aprobado Cruce de cuentas contables y registros de presupuesto Parametrizacin de las cuentas Verificacin de parametrizacin la Proveedor Descripcin del procedimiento REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA LA VIGENCIA Direccin Una vez aprobado por la Junta Directiva el presupuesto que ser Jefe Financiero ejecutado durante la vigencia siguiente, este debe ser enviado a Contabilidad. Manual de Cada uno de los registros presupuestales de ingreso y gasto, debe procedimientos contables ser identificado con una cuenta del Plan General de la Contabilidad y presupuesto Pblica. Manual de procedimientos contables y presupuesto Manual de procedimientos contables y presupuesto Direccin Jefe Financiero Una vez se hayan identificado cdigos contables para cada rubro presupuestal, se registran en el software financiero los cdigos presupuestal y contable Terminada la labor de registro de cdigos, se verifica que todos los rubros presupuestales se hayan cruzado con el plan de cuentas de contabilidad y adems, que el cdigo contable asignado sea realmente el ms adecuado. Cada vez que la Junta Directiva del mco, apruebe una modificacin al presupuesto, que suprima o adicione un rubro presupuestal, el cambio deber ser reportado a Contabilidad, para realizar el mismo procedimiento descrito. Indicador Recepcin del presupuesto aprobado Registros presupuestales identificados / Registros totales Cdigos presupuestales y contables registrados Cdigos presupuestales y contables registrados
1.2
1.3
1.4
1.5
Modificaciones presupuestales
Total modificaciones presupuestales / Total cambios contables
No
Actividad
Proveedor
Descripcin del procedimiento
Indicador
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2 2.1
Registros de Tesorera
2.2
Movimientos de gastos, ingresos y boletn de bancos
2.3
Registro de activos
2.4
Conciliacin presupuesto contabilidad
tesorera, y
2.5
Acta de conciliacin
2.6
Causacin de obligaciones a cargo de la Entidad
REGISTRO, CAUSACION Y PAGO DE RESPONSABILIDADES Para dar inicio al proceso contable, diariamente se deber revisar dentro del sistema contable los documentos generados en Tesorera, tales como comprobantes de ingreso (COT), egreso (CP) y notas bancarias (NBD o NBC). En caso de encontrarse inconsistencias, se informa a Tesorera para que realice la correccin respectiva. Tesorera Con el fin de realizar la conciliacin permanente de la informacin financiera, la Seccin de Tesorera deber imprimir y remitir diariamente a Contabilidad, el Boletn de movimiento de la cuenta financiera BRMU (gastos e ingresos) y el Boletn diario entidad financiera BBCB (boletn fe bancos). Esta informacin ser la base para verificar la calidad de la informacin financiera. Profesional universitario Cada vez que se compren activos fijos muebles, inmuebles o Recursos Fisicos devolutivos, el Profesional universitario de Recursos Fsicos debe elaborar la relacin correspondiente que contenga: fecha de adquisicin, nmero de factura y valor, si se trata de un bien mueble o devolutivo; nmero de escritura, notaria, fecha y monto de la transaccin, si se trata de un bien inmueble. Una vez que esta relacin este revisada, aprobada y certificada por el superior inmediato, debe ser remitida a la seccin de contabilidad para efectuar los registros respectivos. Tesorera y Presupuesto Con el fin de verificar que todos los hechos que afecten al programa de Finanzas Plus sean coherentes, donde lo ejecutado en cada rubro de rentas y gastos por la dependencia de Presupuesto, coincida con los recaudos y pagos realizados en Tesorera, y que estos sean iguales a los registros realizados por la Seccin Contable, se deber imprimir, revisar y conciliar mensualmente el Reporte RRMG del presupuesto. Contabilidad Cada dos meses y una vez los resultados de las cifras financieras estn totalmente cruzadas y verificadas en Tesorera, Presupuesto y Contabilidad, se procede a levantar el Acta de Conciliacin respectiva, la cual debe quedar firmada por los responsables de la gestin financiera en cada una de las dependencias de la Gestin Administrativa y Financiera. Todas las dependencias Debern ser enviados a Contabilidad para su respectiva causacin del Amco contable, todos los documentos relacionados con: contratos, convenios, cuentas por pagar, facturas, resoluciones de viticos, Tesorera
Comprobantes registrados / Comprobantes emitidos
Boletines enviados Boletines requeridos
Activos registrados en contabilidad / Total activos adquiridos
Registros financieros no conformes / Registros financieros realizados
Acta elaborada y firmada
Documentos registrados / Documentos remitidos
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2.7 Relacin de convenios y contratos Interventores capacitaciones, devoluciones. Con el fin de verificar la calidad de la informacin causada, cada interventor deber enviar mensualmente a contabilidad, la relacin de contratos y convenios a su cargo. Esta informacin deber ser cruzada con las causaciones ya registradas y en caso de presentarse diferencia alguna, se procede a realizar los ajustes respectivos. Una vez se haya elaborado la nmina de la Entidad, esta deber ser remitida a Contabilidad, para el registro contable de la obligacin laboral. Luego de efectuar la causacin de la nmina, se procede a realizar el mismo procedimiento con el registro de las obligaciones laborales generadas por las obligaciones laborales, tales como pensin, salud, riesgos profesionales, Comfamiliar, Sena, ICBF. Terminado el registro de causacin de las obligaciones laborales de la entidad, se procede a realizar el registro de los descuentos efectuados en la nmina, tales como cooperativas, embargos, retenciones, aportes a salud y pensin, prstamos. Una vez se hayan causado en el sistema contable cada una de las obligaciones y exigibilidades directas generadas por nmina a cargo del AMCO, as como aquellas ocasionadas por descuento, se procede a emitir los comprobantes de pago para el cubrimiento de dichas responsabilidades con los acreedores: obligaciones laborales, salud, pensin, riesgos profesionales, parafiscales, contratos, proveedores, embargos, cooperativas, DIAN, Municipio. Convenios y contratos relacionados / Convenios y contratos en causados y en ejecucin Registros contabilizados / Registros calculados Registros contabilizados / Registros calculados
2.8
Causacin de la nmina
Jefe Administrativo
2.9
Causacin de las obligaciones generadas por la nmina Causacin descuentos nminas de los por
Jefe Administrativo
2.10
Jefe Administrativo
Registros contabilizados / Registros calculados
2.11
Realizacin de pagos
Tesorera y Contabilidad
Comprobantes de pago emitidos / Acreedores causados
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No 3 3.1
Actividad Identificacin de los conceptos que hacen parte del factor salarial Clculos provisiones para
Proveedor Jefe Administrativo
3.2
Jefe Administrativo
3.3
Causacin y elaboracin de documentos contables
Jefe Administrativo
3.4
Registro contable
Contabilidad
Descripcin del procedimiento PROVISIONES Causadas y canceladas las obligaciones y exigibilidades inmediatas generadas como gasto o por descuento de nmina, se procede a identificar los conceptos cancelados en la nmina y que deben ser considerados como factor salarial. Identificados los elementos constitutivos de factor salarial y que hacen parte de la base para la liquidacin de prestaciones econmicas del servidor pblico, se procede a realizar los clculos y a liquidar el monto de los factores objeto de provisin: cesantas, intereses sobre las cesantas, vacaciones, primas de vacaciones, de servicios, de navidad. Diligenciar las notas contables requeridas, efectuar las provisiones legales y los registro correspondientes en el software financiero y contable de las prestaciones econmicas de cada uno de los servidores pblicos de la Institucin: cesantas, intereses sobre las cesantas, vacaciones, primas de vacaciones, de servicios, de navidad. Realizar en el software los registros contables, con base en los soportes documentados y las notas contables elaboradas.
Indicador Total Registros liquidados en nmina
Registros Registros nmina
contabilizados / liquidados en
Monto total de las notas elaboradas / Monto total de los registros liquidados en nmina
Registros contables realizados / Notas elaboradas
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No 4 4.1
Actividad Identificacin de bienes muebles de la Entidad (devolutivos)
Proveedor Jefe Administrativo
4.2
Verificacin informacin
de
la
El profesional Recursos Fisicos
de
4.3
Liquidacin depreciacin
de
la
Grupo Gestin Humana y Contabilidad
4.4
Resumen informacin elaboracin contables
de de
la y notas
Contabilidad
4.5 4.6
Identificacin de bienes inmuebles Liquidacin de depreciacin
los la
Jefe Administrativo Profesional Recursos Fsicos y Contabilidad
4.7
de de
la y notas
Contabilidad
4.8
Registro contable
Contabilidad
Descripcin del procedimiento DEPRECIACIONES El profesional encargado de Recursos Fisicos, debe liquidar y reportar a contabilidad, el registro de bienes muebles (devolutivos) a cargo de la misma, cuidando de incluir aquellos elementos que hayan sido adquiridos durante la vigencia fiscal y que, por su valor y normatividad contable, deban se considerados como activos fijos muebles. Apoyados en la documentacin recibida, Contabilidad debe proceder a verificar la veracidad de los registros y clculos recibidos, contra los archivos histricos y asientos contables de la vigencia que reposan en la dependencia contable. En caso de encontrarse diferencias, se procede a verificar y dilucidar cualquier anomala que se presente. Una vez conciliada cualquier diferencia que se haya podido presentar entre los inventarios fsicos y contables de los bienes muebles del AMCO, Jefe Administrativo procede a liquidar de forma individual, cada uno de los bienes muebles relacionados en la base de datos. Verificado el clculo individual de depreciacin de cada bien mueble reportado por el Profesional de Recursos Fsicos, se procede a la consolidacin de la informacin obtenida, resumiendo y elaborando el comprobante de ajuste contable por cada una de las subcuentas a afectar con el fin de ejecutar el registro en el software financiero y contable, en la aplicacin Documentos Contables de Ajustes DCA. Revisin de la base de datos de activos fijos inmuebles que se encuentra registrada en los auxiliares y anexos contables. Una vez revisada la base de datos contable y el inventario fsico de los inmuebles de la Entidad, el Profesional Recursos Fsicos procede a liquidar de forma individual, cada uno de los bienes inmuebles identificados. As mismo procede esta Seccin en la verificacin y control de los bienes muebles e inmuebles. Verificado el clculo individual de depreciacin de cada bien inmueble, se procede a la consolidacin de la informacin obtenida, resumiendo y elaborando el comprobante de ajuste contable por cada una de las subcuentas a afectar con el fin de ejecutar el registro en el software financiero y contable. Realizar en el software los registros contables correspondientes a las depreciaciones de los bienes muebles e inmuebles, con base en los
Indicador Monto total de las depreciaciones realizadas
Clculos reportados Clculos verificados
Diferencias conciliadas Diferencias detectadas
Monto de depreciacin liquidada / Monto de depreciacin consolidada
Total inconsistencias detectadas Monto de la depreciacin calculada
Monto de depreciacin liquidada / Monto de depreciacin consolidada
Depreciacin registrada / Depreciacin consolidada
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soportes documentados elaboradas. y las notas contables previamente
No 5 5.1
Actividad Identificacin de los rubros de activo y pasivo diferidos Clculo de amortizacin la
Proveedor Contabilidad
5.2
Contabilidad
5.3
de de
la y notas
Contabilidad
5.4
Registro contable
Contabilidad
Descripcin del procedimiento AMORTIZACIONES Seleccionar las subcuentas objeto de amortizacin, identificando montos totales, tiempos y valores a amortizar en conceptos como plizas de seguros, suscripciones, afiliaciones y elementos de consumo. Con base en la identificacin de subcuentas realizadas en el punto anterior, se procede a efectuar los clculos de los valores que afectarn cada uno rubros diferidos objeto de amortizacin, precisando los valores reales que por consumo o agotamiento sern registrados. Realizado el clculo individual de amortizacin de cada subcuenta que registre activos o pasivos diferidos, se procede a la consolidacin de la informacin obtenida, resumiendo y elaborando el comprobante de ajuste contable por cada una de las subcuentas a afectar con el fin de ejecutar el registro en el software financiero y contable. Realizar en el software los registros contables, atendiendo a los soportes documentados y las notas contables elaboradas.
Indicador Total cuentas y subcuentas para amortizar
Monto total de las amortizaciones calculadas
Monto de amortizacin liquidada / Monto de amortizacin consolidada
Amortizacin registrada / Amortizacin consolidada
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Actividad 6 6.1 Impresin de los informes contables a conciliar
6.2
Anlisis de la informacin registrada
Contabilidad
6.3
Deteccin inconsistencias
de
Contabilidad
6.4
de de
la y notas
Contabilidad
6.5
Registro contable
Contabilidad
Descripcin del procedimiento AJUSTES Y RECLASIFICACIONES Registradas todas las transacciones y operaciones contables, se procede a imprimir los documentos y reportes de trabajo que permiten tener la informacin detallada y consolidada, como elemento para conciliar la veracidad y objetividad de la informacin contable, se procede a imprimir el Balance de Prueba mensual para su verificacin, esta se realiza por la aplicacin del Software CBAP. Analizar y conciliar la informacin suministrada electrnica o fsicamente por cada una de las dependencias de la Entidad, (nmina y registros relacionados, deudores, bancos, contratacin, gastos), contra los reportes y documentos de trabajo que detallan y consolidan la informacin contable. Detectar los posibles ajustes a realizar por concepto de reclasificacin de valores, cuentas y subcuentas, montos registrados, cdigos, NIT, naturaleza de las cuentas utilizadas y el objeto de la operacin realizada, calidad del beneficiario o responsable de la operacin, malas imputaciones contables. Realizado el anlisis de la informacin registrada, los resultados obtenidos y los insumos suministrados, se procede a la consolidacin de la informacin obtenida, resumiendo y elaborando el documento de contabilidad para ajustes DCA, (comprobante de ajuste contable) por cada una de las subcuentas a afectar, con el fin de actualizar el registro en el software financiero y contable. Realizar en el software los registros contables, con base en los soportes documentados y las notas contables elaboradas.
Indicador Documentos impresos
Diferencias detectadas Registros conciliados
Ajustes realizados Diferencias detectadas
Notas de ajuste realizados / Ajustes detectados
Ajustes contabilizados Ajustes realizados
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No 7 7.1
Actividad Impresin de los balances de prueba, listados CBAP, contables y de presupuesto
7.2
Revisin de resultados
Contabilidad
7.3
Deteccin inconsistencias
de
Contabilidad
7.4
Resumen de la informacin y elaboracin de ajustes Registro contable
Contabilidad
7.5
Contabilidad
Descripcin del procedimiento CONCILIACIONES Registradas todas las transacciones y operaciones de tesorera, presupuestales y contables, se procede a imprimir los reportes de trabajo que permiten tener la informacin detallada y consolidada, como elemento para conciliar la veracidad y objetividad de la informacin contable. En caso de presentarse alguna diferencia, se procede a imprimir y a confrontar la informacin contenida en el documento CRMT, CRMA auxiliar detallado de terceros. Con base en los reportes de tesorera (disponibilidades en caja y bancos), presupuestos (registro de ingresos y gastos) y contabilidad (cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto) se revisan los saldos de cada grupo de cuentas con el fin de detectar cualquier inconsistencia entre los saldos registrados en cada proceso. Detectar los posibles ajustes a realizar por concepto de reclasificacin y ajuste de valores, tanto en las cuentas y subcuentas contables, los registros presupuestales y los saldos reales de caja y bancos. Realizado el anlisis de la informacin y las inconsistencias detectadas, se procede a la consolidacin de la informacin obtenida, elaborando los comprobantes y notas de ajuste a los rubros que se encuentren afectados. Realizar en el software pertinente, los registros de tesorera, presupuesto y contabilidad, con base en los soportes documentados y las notas contables elaboradas.
Indicador Total registros de tesorera, presupuesto y contabilidad
Registros revisados Registros realizados
Ajustes detectados Registros totales
Notas de ajuste realizados / Ajustes detectados
Ajustes contabilizados DCA / Ajustes realizados
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No 8 8.1
Actividad Listado de informes
8.2
Validacin informacin
de
la
Contabilidad
8.3
Presentacin informes
de
Contabilidad
8.4
Observaciones informacin
la
Contadura General de la Nacin
Descripcin del procedimiento INFORMES PERIODICOS Finalizado el periodo contable (mensual o trimestral) y realizados los ajustes propios de la conciliacin de tesorera, presupuesto y contabilidad, la seccin de contabilidad, imprime los listados CRMT, CBAP (balances de prueba) para realizar revisin y consolidacin final de los libros auxiliares. Con la certeza de la confiabilidad de la informacin, la seccin de contabilidad procede a efectuarla validacin de la informacin registrada, en el software que la Direccin Nacional de la Contabilidad Pblica tiene establecido para tal fin. Verificada la confiabilidad, objetividad y razonabilidad de las cifras contables, presupuestales y de tesorera, para el mes o trimestre objeto de observacin, la seccin de contabilidad presenta a la Contadura General de la Nacin, los informes correspondientes segn normas establecidas: CGN2005-001-SALDOS -Y-MOVIMIENTOS CGN2005-002-OPERACIONES -RECIPROCAS CGN2005NE-003-NOTAS DE-CARACTER-ESPECIFICO CGN2005NG-003-NOTAS DE-CARACTER-GENERAL CGN contable y de presupuesto Balances comparativos Notas al balance Clculos y anlisis de los indicadores financieros: Prueba cida, liquidez, endeudamiento, solvencia. Relacin, en Mayo y Noviembre, de deudores morosos del AMCO, para ser enviada en medio fsico a la Contralora General del Departamento y en medio magntico (internet) a la Contadura General de la Nacin. Como tambin el servicio de la deuda, la cual se enva en forma fsica a la Contralora General del Departamento y va internet a la Contadura General de la Nacin, esta es mensual antes del 10 de cada mes. En caso de presentarse alguna observacin por parte de la Contadura General de la Nacin, esta deber ser tramitada inmediatamente por la seccin de contabilidad a fin de dar por finalizado el envi de documentos.
Indicador Libros auxiliares revisados e impresos
Validacin de toda la informacin contable, presupuestal y de tesorera Informes requeridos / Informes presentados Cumplimiento de los trminos de presentacin
Inconsistencias detectadas
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No 9 9.1
Actividad Circular interna
Proveedor Todas las dependencias
9.2
Ajustes y asientos de cierre
Contabilidad
9.3
Revisin final de la informacin contable Impresin del balance de prueba, documento CBAP y registro de terceros CRMT Cierre de las cuentas de planeacin y presupuesto
Contabilidad
9.4
Contabilidad
9.5
Contabilidad
Descripcin del procedimiento CIERRE DE FIN DE AO Solicitud a todas las dependencia del AMCO para que se sirvan revisar y confirmar si todas las operaciones institucionales de carcter financiero y econmico fueron reportadas y registradas oportunamente durante el proceso contable. Si se presenta informacin financiera y econmica que por omisin no se haya reportado y registrado oportunamente durante el periodo contable, se procede a efectuar los comprobantes de ajuste y los asientos requeridos. Elaborados los ltimos asientos contables, se procede a la revisin final de los saldos de cada una de las cuentas mayores y auxiliares del balance general y el estado de resultados. Una vez se tenga la confirmacin de los saldos mayores frente a la sumatoria de los parciales, se debe proceder a la impresin de los listados correspondientes a los listados de cuentas que conforman el balance de prueba. Con el fin de obtener las cifras definitivas de la ejecucin presupuestal acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el Catlogo General de Cuentas de manera que permita conformar el reporte CGN2005-001-SALDOS-Y-MOVIMIENTOS en lo que se refiere a las cuentas de planeacin y presupuesto, al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo establecido en la dinmica contable definida en el Plan General de Contabilidad Pblica.
Indicador Registros financieros y econmicos no reportados durante el periodo Registros financieros y econmicos no reportados durante el periodo Confrontacin de los saldos auxiliares y mayores Confirmacin de saldos dbitos y crditos ajustados. Cuentas presupuestales afectadas / Cuentas contables registradas
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No 10 10.1
Actividad Impresin de informacin revelacin contable la y
10.2
Remisin informacin
de
10.3
Observaciones informacin
la
10.4
Hechos posteriores al cierre
Proveedor Descripcin del procedimiento ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES Contabilidad Terminado todo el cierre de la vigencia contable se procede imprimir la informacin que con corte a 31 de Diciembre de cada vigencia, debe ser presentada por la Institucin, a ms tardar el 15 de febrero del ao siguiente a la Contadura General de la Nacin: Balance general Estado de la actividad financiera, econmica, social y ambiental Estado de cambios en el patrimonio Estado de flujos de efectivo Notas a los estados contables bsicos Informes especficos solicitados Reportes contables Contabilidad Una vez se tengan firmados todos los documentos por el Director, por el profesional responsable de la informacin contable y por el Revisor Fiscal, se procede a efectuar, tanto en medio fsico como la magntico, la remisin respectiva al Jefe Financiero del rea Metropolitana Centro Occidente, a la Contadura General de la Nacin y la Contralora General del Departamento. Contadura General de la En caso de presentarse alguna observacin por parte de la Nacin Contadura General de la Nacin, esta deber ser tramitada inmediatamente por la seccin de contabilidad a fin de dar por finalizado la validacin de documentos, el cual queda identificado con la impresin de envo que emite el sistema con la fecha y hora en que se realiza. Todas las dependencias Si a pesar de todos los requerimientos, solicitudes, revisiones y verificaciones realizadas durante la vigencia, se detectan operaciones financieras y econmicas omitidos y no registradas oportunamente en las cuentas contables, se proceder a efectuar el reconocimiento de los hechos posteriores al cierre, conforme a las normas, tcnicas y lineamientos establecidos por la Contadura General de la Nacin.
Indicador Documentos requeridos / Documentos revelados y enviados
Informes requeridos / Informes presentados Cumplimiento de los trminos de presentacin
Inconsistencias detectadas
Hechos posteriores al cierre, detectados y no registrados contablemente
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No 11 11.1
Actividad Presentacin de informes especiales
Proveedor DIAN, Secretara Hacienda Municipal de
Descripcin del procedimiento INFORMES ESPECIALES Basados en los registros contables realizados durante el periodo, se deben presentar tanto a la DIAN como a la Secretara de Hacienda Municipal, en los tiempos y formatos previamente establecidos, la siguiente informacin: Declaracin de renta Declaracin de retencin en la fuente Declaracin de retencin del impuesto de industria y comercio. Elaboracin de la Informacin Exgena correspondiente al ao anterior la cual debe corresponder con las cifras consignadas en la declaracin de renta y esta consta de: Informes de: ingresos, gastos, bancos, activos fijos, pasivos, relacin de retencin en la fuente descontada por cada NIT, indicando las bases de retencin. Esta informacin debe ser validada en el software de la DIAN y luego enviada, va Internet, archivo por archivo de cada uno de los cuadros elaborados.
Indicador
Elaborado por: Luz Amparo Echeverry Moreno Contadora Externa
Revisado por: Mara Gladys Giraldo Grajales Interventora
Aprobado por: Mara Gladys Giraldo Grajales Subdirectora de Gestin Administrativa y Financiera
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CONTROL DE CAMBIOS MENORES

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FECHA
DESCRIPCION DEL CAMBIO
LOCALIZACION EN EL MANUAL Cargo
REVISO/ APROBO
20-112009
Cambio de proveedores
Descripcin del procedimiento (Todas las actividades)
Firma Cargo
Firma Cargo
Firma
OBSERVACIONES:
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES MAN.5.1.1.2.

3 VERSION: 02 FECHA ELABORACIN: 01-10-2008 MODIFICADO: 20-11-2009 DOCUMENTO CONTROLADO

Manual de Procedimientos Contables

OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO

Total modificaciones presupuestales / Total cambios contables

Descripcin del procedimiento

Movimientos de gastos, ingresos y boletn de bancos

Conciliacin presupuesto contabilidad

Causacin de obligaciones a cargo de la Entidad

Comprobantes registrados / Comprobantes emitidos

Boletines enviados Boletines requeridos

Activos registrados en contabilidad / Total activos adquiridos

Registros financieros no conformes / Registros financieros realizados

Acta elaborada y firmada

Documentos registrados / Documentos remitidos

Registros contabilizados / Registros calculados

Comprobantes de pago emitidos / Acreedores causados

Proveedor Jefe Administrativo

Causacin y elaboracin de documentos contables

Indicador Total Registros liquidados en nmina

Registros Registros nmina

Registros contables realizados / Notas elaboradas

Actividad Identificacin de bienes muebles de la Entidad (devolutivos)

Proveedor Jefe Administrativo

El profesional Recursos Fisicos

Grupo Gestin Humana y Contabilidad

Resumen informacin elaboracin contables

Identificacin de bienes inmuebles Liquidacin de depreciacin

Jefe Administrativo Profesional Recursos Fsicos y Contabilidad

Resumen informacin elaboracin contables

Indicador Monto total de las depreciaciones realizadas

Clculos reportados Clculos verificados

Diferencias conciliadas Diferencias detectadas

Monto de depreciacin liquidada / Monto de depreciacin consolidada

Total inconsistencias detectadas Monto de la depreciacin calculada

Monto de depreciacin liquidada / Monto de depreciacin consolidada

Depreciacin registrada / Depreciacin consolidada

Actividad Identificacin de los rubros de activo y pasivo diferidos Clculo de amortizacin la

Resumen informacin elaboracin contables

Indicador Total cuentas y subcuentas para amortizar

Monto total de las amortizaciones calculadas

Monto de amortizacin liquidada / Monto de amortizacin consolidada

Amortizacin registrada / Amortizacin consolidada

Actividad 6 6.1 Impresin de los informes contables a conciliar

Anlisis de la informacin registrada

Resumen informacin elaboracin contables

Indicador Documentos impresos

Diferencias detectadas Registros conciliados

Ajustes realizados Diferencias detectadas

Notas de ajuste realizados / Ajustes detectados

Ajustes contabilizados Ajustes realizados

Actividad Impresin de los balances de prueba, listados CBAP, contables y de presupuesto

Resumen de la informacin y elaboracin de ajustes Registro contable

Indicador Total registros de tesorera, presupuesto y contabilidad

Registros revisados Registros realizados

Ajustes detectados Registros totales

Notas de ajuste realizados / Ajustes detectados

Ajustes contabilizados DCA / Ajustes realizados

Actividad Listado de informes

Contadura General de la Nacin

Indicador Libros auxiliares revisados e impresos

Actividad Circular interna

Proveedor Todas las dependencias

Ajustes y asientos de cierre

__________________________