Ciclo

 passivo  
 Ordini  
•  Dal  punto  di  vista  della  ges4one  magazzino  (GM)  
rappresentano  previsioni  di  uscite  o  entrate  di  materie  
prime,  semilavora4  o  prodo<  fini4  
•  Informazioni  sull’ordine  rilevan4  per  GM  sono:  
–  Cosa:  codice  materiale  
–  Quando:  data  di  consegna/prelievo  
–  Quanto:  quan4tà  
–  Dove  (opzionale):  magazzino,  ubicazione  
–  Segno:  +  (entrata)  -­‐  (uscita)  
•  Altre  informazioni:  cliente,  fornitore,  4po  trasporto,  
prezzo,  scon4,  iva,  ecc...  
 Tipologie  di  ordini  
•  Ordini  clien4  (prevista  uscita)  
•  Ordini  fornitori  (prevista  entrata)  
•  Ordini  di  produzione  (prevista  uscita  +  prevista  
entrata)  
•  Ordine  di  conto  lavoro  (terzista):  analogo  
all’ordine  di  produzione  
 Ordine  di  produzione  (o  di  lavoro)  
•  Prevista  entrata  del  codice  prodoNo  alla  data  
di  consegna)  
•  Prevista  uscita  dei  componen4  (consumo)  alla  
data  di  consegna  meno  il  lead  4me  
 StruNura  informa4ca  di  un  ordine  
•  Un  record  di  testata  +  n  record  di  deNaglio  
•  Eventuali  record  aggiun4vi  (es.  note)  
•  Chiave  testata:  4po,  anno,  numero  
•  Chiave  deNaglio:  4po,  anno,  numero,  riga  
 Obie<vi    
•  Funzioni  base  dei  sistemi  per  il  flusso  passivo  
–  Definire  le  condizioni  commerciali  dei  prodo<  e  contraNuali  con  
i  fornitori  
–  Fornire  i  suppor4  informa4vi  per  le  funzioni  opera4ve    
•  traNamento  richieste  d’acquisto,  richieste  d’offerte  e  ordini  
esecu4vi,  ricezione  materiali,  faNurazione  passiva,  
definizione  sta4s4che  commerciali  di  primo  livello  
•  Nei  sistemi  più  evolu4    
–  Gruppi  d’acquisto  e  catene  commerciali  
–  Ordini  aper4    
–  Flussi  complessi  di  controllo  e  validazione  
 Obie<vo  del  ciclo  passivo  
•  Acquisizione  e  pagamento  delle  risorse  necessarie  all’azienda  per  produrre  i  prodo<  
che  vende  
   Le  risorse  includono:  
-­‐  Terreni,  impian4  e  macchinari  
-­‐  Materiali  per  l’uso  direNo  nel  processo  produ<vo  
-­‐  Materiali  vari  di  produzione  e  non  
-­‐  Utenze  (eleNricità,  acqua,  telefono)  
-­‐  Prestazioni  di  servizio  (lavorazioni,  consulenze  tecniche,  legali,  audit)  
-­‐  Affi<,  leasing  

•  A"vità:  -­‐  Analizzare  il  mercato  di  forniture  

     -­‐  Selezionare  e  qualificare  i  fornitori  dell’azienda  
     -­‐  Acquistare  i  beni  tecnici,  i  materiali  ed  i  servizi  
     -­‐  Disporre  il  pagamento  delle  forniture  
     -­‐  Mantenere  la  contabilità  dei  debi4  verso  i  fornitori  

•  Emissione  e  ges0one  di  ordini  di  materiali  e  servizi,  ges0one  e  controllo  delle  
consegne  dei  fornitori  
 StruNure  di  base    
•  Anagrafiche  commerciali  dei  fornitori  e  dei  
prodo<  o  servizi  di  acquisto  
•  StruNure  da4  che  definiscono  lis4ni  e  scon4  
•  Documen4  di  processo,  che  rappresentano  i  
fenomeni  transazionali  complessi  
 Anagrafiche  commerciali    
•  Fornitori  
–  Di  materiale,  di  lavorazioni,  di  traspor4,  altri  fornitori    
–  Riferimen4  commerciali,  valuta  e  lingua,  modalità  di  pagamento  con  
eventuali  scon4  finanziari,  coordinate  bancarie,  eventuale  
appartenenza  a  catene  commerciali  o  gruppi  d’acquisto,  condizioni  
commerciali,  parametri  di  classificazione  per  le  analisi.  
•  Prodo<  di  acquisto  
–  Codice  e  descrizione  commerciale  propria  del  fornitore,  unità  di  
misura  di  acquisto,  4po  di  confezione/imballo  richies4;aliquota  IVA;  
documentazione  commerciale/tecnica  di  supporto;  parametri  di  
classificazione  per  le  analisi.…  
•  C/lavoro  
–  Di  livello,  di  fase  
•  Traspor4  ed  altri  servizi  
 Anagrafiche  commerciali  
•  Condizioni  commerciali    
–  Aree  di  intervento  
•  lis4ni,  condizioni  di  scon4s4ca  
•  Lis4ni  di  acquisto  
–  Tenere  traccia  evoluzione  prezzi  nel  tempo  
–  Importazione  lis4ni  
–  U4lizzo  prezzi  ul4mo  ordine  
–  Lis4ni  traspor4  
•  zona  di  trasporto  
•  elemento  caraNerizzante  il  prezzo,  usualmente  il  peso  o  il  
volume  
•  prezzo  di  riferimento  
•  soglia  minima  
 Anagrafiche  commerciali  
•  Esempio  di  modello  conceNuale  per  lis4no  
 Anagrafiche  commerciali  

•  Condizioni  di  scon4s4ca  

–  Soluzioni  molto  semplificate  
–  Sconto  concordato  per  i  singoli  ar4coli  o  servizi  del  
singolo  fornitore    
–  Possibilità  di  u4lizzare  scon4  compos4  o  scaglioni  
di  sconto  lega4  a  quan4tà  e  valore  dell’ar4colo/
servizio  ordina4  
Processi  
di  
acquisto  
 Documen4  di  processo  
•  Testa  dei  documen4  di  processo  
–  Iden4ficazione  documento  
•  protocollo,  data  inserimento,  data  conferma,  stato,  causale  
–  Iden4ficazione  fornitore  
•  ragione  sociale  e  indirizzo  del  fornitore,  eventuali  indirizzi  
aggiun4vi  (per  l’inoltro  degli  ordini,  per  i  rappor4  con  il  
deposito  che  consegnerà  i  materiali)  
–  Condizioni  commerciali    
•  valuta  di  riferimento,  modalità  di  pagamento,  prezzo  e  
sconto  da  u4lizzare  
–  Spedizione    
•  4po  di  trasporto  
–  Da4  generali  
•  4po  di  movimentazione  logis4ca,  4po  di  movimentazione  
contabile  e  IVA,  note  descri<ve  del  documento.  
 Documen4  di  processo  
•  Riga  dei  documen4  di  processo  
–  Iden4ficazione  riga  
•  numero  di  riga,  stato  della  riga,  legami  con  righe  documen4  origine  e  
des4nazione,  4pologia  della  riga  
–  Iden4ficazione  prodoNo  o  servizio  
•  codice    e  descrizione  ar4colo/servizio,  codice  e  descrizione    del  fornitore,unità  di  
misura  nel  flusso  acquis4  e  nel  flusso  logis4co,  con  eventuale  faNore  di  
conversione  
–  Spedizione    
•  data  di  consegna  richiesta  e  prevista  eventualmente  scaglionate  
–  Condizioni  commerciali  
•  quan4tà  ar4colo  o  servizio,  prezzo,  scon4s4ca,  prezzo  neNo  
–  Logis4ca  
•  magazzino  da  movimentare  ed  eventuale  4pologia  di  movimento  
–  Amministrazione  
•  aliquota  IVA  ,  nomenclatura  combinata,  contropar4ta  contabile,  competenze  
contabili,    centri  di  costo/ricavo  loro  valori  
–  Da4  generali  
•  note  ad  uso  del  fornitore,  tes4  aggiun4vi  o  ogge<  collega4  
 Documen4  di  processo  
•  Piede  dei  documen4  di  processo  
–  Da4  generali  
•  tes4  o  ogge<  
–  Condizioni  commerciali  finali  
•  sconto  complessivo  e  finanziario,  spese  aggiun4ve  
(trasporto,  incasso,  ecc.)  
–  Totalizzatori  
•  totale  documento,  totale  imponibile  e  IVA,  con  
eventuale  castelleNo  IVA,    scadenze  di  pagamento  
Documen4  di  processo  
 Procedure  di  base    
•  Procedure  di  flusso    
–  Richieste  d’acquisto  
–  Preven4vazione  
•  spesso  u4lizzato  per  gli  acquis4  non  ripe44vi  o  per  le  “prime  forniture”  
•  richieste  di  offerte  che  vengono  indirizzate  a  fornitori  a<vi  o  potenziali  
–  Emissione  ordini    
•  selezione  delle  RDA    
•  validazione  commerciale    
•  inoltro  al  fornitore  può  essere  aNuato  in  più  modalità  
•  altri  flussi  interessa4  
–  produ<vi  e  logis4ci  per  conoscere  la  disponibilità  dei  materiali  
–  flusso  vendite  per  pianificare  le  spedizioni  
–  flusso  finanziario  per  conoscere  le  previsioni  dei  pagamen4  
 Procedure  di  base  
–  Ricezione  materiali,  esecuzione  servizi  
•  interazione  con  il  flusso  logis4co  
•  lavorazioni  dei  terzis4  
•  movimentazione  automa4ca  dei  deposi4  interessa4  
(quello  di  carico  e  quello  del  terzis4,  che  viene  
scaricato)  e  l’avanzamento  degli  ordini  di  produzione  
collega4  
–  Controllo  e  registrazione  faNure  
•  altri  flussi  interessa4:  amministrazione  e  finanza  
 Procedure  di  base  
•  Procedure  di  Analisi  
–  Repor4ng  
•  ordinato  (conceNo  di  portafoglio),  faNurato,  cos4  
•  dimensioni  di  analisi  
–  fornitori  o  loro  raggruppamen4  
–  ar4coli  o  loro  raggruppamen4  
–  tempo  e  sua  gerarchia  (giorno,  mese,  trimestre  e  anno)  
–  U4lizzo  di  sistemi  informazionali  con  metodologie  
di  data  warehousing    
 Flussi  evolu4  
•  Condizioni  commerciali    
–  Gruppi  d’acquisto  e  catene  commerciali  
–  Accordi  Quadro  
•  il  valore  della  merce  acquistata  deve  tenere  conto  di  
fenomeni  lega4  all’accordo  
–  costo  degli  ar4coli    
–  valorizzazione  dei  movimen4  di  magazzino  Ordini  aper4  
–  Ordini  Aper4  
 Flussi  evolu4  
•  Processi  
–  Validazione  
•  4pologia  ed  en4tà  degli  acquis4  
•  gerarchia  di  “buyer”  autorizza4  
–  Controllo  qualità  
•  ar4coli  carica4  in  un  deposito  “acceNazione”,  controlli  di  
qualità  approfondi4  e  passaggio  nei  deposi4  opera4vi    
•  puntualità  del  fornitore  
–  E-­‐Procurement  
•  uffici  acquis4    definiscono  poli4che  di  acquisto  di  beni  non  
“core-­‐business”    
–  analisi  dei  fabbisogni  d’acquisto  
–  ges4one  di  gare  
–  interazione  con  i  fornitori  (acquis4  da  catalogo,  emissione  
ordini  e  analisi  collegate)  
 Emissione conferma data
Ordini prezzo e quantità

Variazioni

RDA manuali
e da MRP
Messa a disposizione
della merce

Ordini aperti
Listini ed offerte
Buyer
Ritiro da
fornitore
Offerte

Entrata merce
Controllo fatture
assegnazione Collaudo
mag/ubicaz.
Flusso  e  documen4  del  ciclo  passivo  

•  Richiesta  di  offerta  

•  Lis4ni  di  acquisto  
•  Richiesta  di  acquisto  
•  Ordine  a  fornitore  
•  Buono  di  entrata  a  magazzino  
•  Controllo  faNure  
 Ciclo  passivo  

Richiesta di acquisto (RdA)

Ordine a fornitore

Registrazione di entrata

Controllo fatture
 Elemen4  di  ges4one  
•  Prezzi  degli  ar4coli  
•  Rappor4  con  i  fornitori  
•  Preven4vi  
•  Ordini  di  acquisto  
•  Carichi  di  magazzino  
•  Controllo  faNure  passive  
 Lis4ni  fornitori  e  terzis4  
•  Determinano  le  condizioni  di  fornitura  (prezzo,  scon4,  
modalità  di  pagamento)  
•  Validità  temporale  (data  inizio,  data  fine)  
•  Ar4colazione  per  data,  loNo,  condizioni  di  pagamento,  
unità  di  misura  
•  ANribu4  di  qualità  per  classificazione  fornitori  (puntualità,  
non  conformità,  quan4tà,  …)  
•  Indicazione  di  fornitore  preferenziale  e  %  di  preferenza  
•  Possibilità  di  re<fiche  di  massa  (es.  aumento  del  10%  di  
tu<  il  lis4ni  di  un  fornitore)  
•  Possibilità  di  acquisizione  automa4ca  da  file  o  rete  
Internet  
 Prezzi  e  scon4  
•  Ogni  contraNo  commerciale  (lis4no),  cioè  coppia  ar4colo-­‐
fornitore  con4ene:  
•  Prezzo  base  
•  Scon4  
•  Unità  di  misura  
•  Date  di  validità  
•  Tempi  di  consegna  
•  Quan4tà  minima  di  ordinazione  
•  Condizioni  di  pagamento  
•  Valuta  
•  …  
Lis4ni  fornitori  
 Ges4oni  par4colare  dei  lis4ni  
•  Lis4ni  per  gruppi  di  ar4colo  
•  Lis4ni  per  gruppi  di  fornitori  
•  Combinazione  dei  due  casi  preceden4  
•  Numero  di  lis4no  
•  Lis4ni  della  case  costruNrici  
 Scon4  sul  pagamento  
•  Lo  sconto  può  essere  in  percentuale  o  a  valore  
•  Può  essere  riferito  all’ar4colo,  al  gruppo  di  
ar4coli  
•  Può  essere  legato  ad  un  fornitore  o  a  un  
gruppo  di  fornitori  
•  Lo  sconto  a  valore,  può  essere  legato  ad  una  
riga  d’ordine,  a  più  righe,  o  all’intero  ordine    
 Funzioni  speciali  
•  Modifica  massima  ai  lis4ni  di  acquisto  
•  Esempio:  aumentare  del  2%  tu<  i  prezzi  degli  ar4coli  
di  un  certo  fornitore  
•  E’  impensabile  manutenere  i  lis4ni  facendo  le  
modifiche  riga  per  riga  (milioni  di  record)  
•  Importazione  automa4ca  da  file  forni4  su  CD  o  dal  
Web  
 Tipologie  di  ordini  di  acquisto  
•  Ordine  di  acquisto  classico  (chiuso)  
•  Ordine  di  acquisto  aperto:  contraNo  di  fornitura  
annuale,  con  date  di  consegna  e  quan4tà  fissate  di  
volta  in  volta,  fino  ad  esaurire  la  quan4tà  stabilità  
•  Abbonamento:  contraNo  di  fornitura  periodica  di  una  
certa  quan4tà  fissa  
 Ordine  di  acquisto  
•  e’ un accordo stipulato con il fornitore sia in
termini di condizioni sia in termini di singole
consegne
•  vengono automaticamente valorizzati tramite i
listini di acquisto
•  possibilità di rettificare i listini di acquisto
direttamente dall’ ordine
•  si possono riferire sia a materie prime che a voci
di spesa (ad.es. consulenza,manutenzione,ecc.)
 Ges4one  degli  OF  nei  sistemi  ERP  

•  Ges4one  di  una  des4nazione  diversa  dalla  sede  del  

commiNente  
•  Ges4one  di  più  date  di  consegna  (richiesta,  
confermata,…)  per  ogni  ar4colo  
•  Invio  automa4co  dell’ordine:  fax,  email,  sistemi  EDI  
(enterprise  data  interchange)  
•  Manutenzione  semplice  del  portafoglio  ordini  
(inserimento,  variazione,  annulli)  
•  Ges4one  di  più  unità  di  misura  
 Ges4one  acquis4  
•  Ges4one  automa4ca  dei  solleci4  ai  fornitori  
•  Ges4one  delle  consegne  parziali  
•  Interrogazioni  e  sta4s4che:  curve  ABC,  ordinato,  
consegnato,  faNurato  
•  Generazione  automa4ca  degli  ordini  da  MRP  
•  Ges4one  di  codici  generici  (cancelleria,  servizi,  
consulenze)  
•  Ges4one  di  note  e  commen4  
 Ordine  di  lavorazione  esterna  
•  Un  ordine  di  lavorazione  esterna  e’  formato  da  una  
par4colare  4pologia  di  ordine  di  acquisto  e  di  
lavorazione    
•  Il  collegamento  tra  l’  ordine  di  acquisto  e  di  lavorazione  
e’  mantenuto  in  automa4co  dal  sistema  
•  Possibilità  di  ges4re  separatamente  l’  ordine  di  fornitura  
da  quello  di  lavorazione  (quando  la  produzione  del  
terzista  e’  asincrona  rispeNo  alle  consegne)  
•  Differen4  possibilita’  di  movimentazione  dei  materiali    
 Ordine  a  fornitore:  testata  

•  Chiave  ordine,  4po  ordine,  fornitore  

•  Data  ordine,  lingua,  riferimento  interno  ed  esterno  
•  Informazioni  sulla  spedizione  (resa,  spedizione,  imballo,  
veNore,  des4nazione,  magazzino)  
•  Informazioni  contabili  (divisa,  aliquota  IVA,  condizioni  di  
pagamento,  conto  faNurazione,  banca  di  appoggio)  
•  Note  libere  
•  Proposte  da  anagrafiche  materiali  e  fornitori  
Ordine  a  fornitore  (testata)  
Ordine  a  fornitore:  deNaglio  
Ordine  a  fornitore  (deNaglio)  
 Consultazioni  frequen4  
•  Scadenzario  per  materiale  
•  Scadenzario  per  fornitore  
•  Solleci4  per  fornitore  
•  Ordini  per  commessa  
•  Ordini  per  fornitore    
•  Ordini  per  materiale  (ordinato,  evaso,  …)  
•  Totale  ordinato/consegnato/faNurato  per  materiale  
•  Totale  ordinato/consegnato/faNurato  per  fornitore  
•  Curve  ABC  sul  valore  ordinato  per  materiale  
•  Curve  ABC  sul  valore  ordinato  per  fornitore  
 Pagina ***1

VERDI Spett.le
FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due
OLEODINAMICA SpA Viale Manzoni 234/B
40150 Savignano sul Panaro MO

Oggetto : Ordine d'acquisto Ns.Rif. : Zini

Numero : ACQ /2003/ 17 del 11/06/2003 Vs.Rif. : Sig. Rossi
C.Pagam. : RIMESSA DIRETTA A VISTA Resa : FRANCO VETTORE
Imballo : SACCONI BIG BAG SU PALETTE A PERDERE Spedizione: CORRIERE
Div/Cambio: EUR/ 1 Iva : IVA ACQUISTI 20%
Ns.Cod.For: 00700/0000003
Banca app.:
Spedire a : LCT Srl Lavorazioni Conto Terzi
VIA COGNENTO
COGNENTO
_______________________________________________________________________________________________________________________________

Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Prezzo %Sc1 %Sc2 Totale netto Conse
Vs.cod.articolo mod.
_______________________________________________________________________________________________________________________________

10 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/07/

VT234
Note di acquisto
20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/09/
VT234
Note di acquisto
30 69883 Vernice KG 200.000,00 GR 15/07/
Allegare certificato di qualita' ISO 9001
_______________________________________________________________________________________________________________________________

Totale generale : 35,20

______
 Entrata  da  ordine  di  acquisto  
•  Ingresso  merce  automa4co  a  par4re  da  uno  o  
più  ordini  
•  Controllo  delle  quan4tà  
•  Imputazione  del  magazzino  e  dell’ubicazione  
di  carico  
•  Carico  su  magazzino  di  collaudo  degli  ar4coli  
ges44  con  controllo  qualità  
 Registrazione  di  entrata  

•  Righe  con  codice  e  quan4tà  proposte  da  ordini  

•  Registrazione  del  documento  di  trasporto  
•  Indicazione  del  magazzino  di  carico  
•  Registrazione  dei  lo<  di  acquisto  
•  Emissione  di  buono  di  entrata  
•  Eventuale  completamento  automa4co  mancan4  
•  Eventuale  collaudo  
•  Preparazione  da4  per  controllo  faNure  passive  
Registrazione  di  entrata  
Registrazione  di  entrata  
 Buono  di  entrata  
VERDI
OLEODINAMICA SpA Fornitore: 700 / 3
FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due

Oggetto : bolla ricevimento merci Bolla : MAG / 66/11-06-2003

Ordine : ACQ /2003/ 17 del 11-06-2003 Bolla forn: 1212 del 12-05-2003
Competenza: 11-06-2003
____________________________________________________________________________________________________________________

Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Quantita' Mag. Conto maga
Cod.art.forn. mod. Variante Commessa Ubicaz. Lotto
____________________________________________________________________________________________________________________

10 60629 Vite NR 500,00 NR 500,00 CO 10000/

VT234 coll Magazzino
20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 1.000,00 CO 10000/
VT234 coll Magazzino
 Controllo  faNure  passive  

•  Visualizzazione  e  estrazione  dei  movimen4  di  entrata  

non  controlla4  (per  fornitore  ed  elenco  ddt)  
•  Confronto  con  faNura  ricevuta  da  fornitore  
•  Registrazione  prima  nota  IVA  in  contabilità  
•  Aggiornamento  (flag  “controllato”  dei  movimen4  di  
entrata  
•  Controllo  incrociato  tra  da4  in  faNura  e    da4  della  
bolla  di  entrata  
 Anagrafiche  e  tabelle  u4lizzate  
•  Ar4coli   •  Testata  ordine  
•  Fornitori   •  DeNaglio  (riga)  
•  Lis4ni   •  Testata  bolla  di  entrata  
•  DeNaglio  bolla  
•  Movimen4  di  magazzino  
•  Contabilità  
 Diagramma  classi  
n 1
ORDINE FORNITORI 1
n
1
LISTINO
n

n 1 n
RIGA_OF ARTICOLI
1

n 1 BOLLA DI
RIGA_BE
ENTRATA
 Interazione  ed  integrazione  
B) OUTPUT A) INPUT

1) Fabbisogno di cassa per

pagamenti fornitori
Pianificazione e 1) Valori di piano/budget degli
acquisti e degli investimenti

2) Totali delle spese e dei

controllo
Politiche e procedure
pagamenti
2) Richieste di acquisto per
3) Beni tecnici, materiali e
Reporting beni tecnici, materiali e
servizi di produzione gestionale servizi di produzione

Costo degli acquisti di

produzione A1 Ciclo di
contabilità
B2

Ciclo Ciclo Personale Produzione Ciclo attivo

finanziario passivo
B1 A2
B3