Marco Terico I.

Sistema

En las empresas para realizar sus operaciones financieras, cuentan con diferentes procesos de acuerdo a las actividades desarrolladas de conformidad a su naturaleza. Este proceso de conocer, relacionar y comunicar, exige organizar las actuaciones o las cosas y recibe el nombre de sistema. La informacin financiera se comunica a travs de un sistema, el cual contiene diferentes etapas: la determinacin de cul es la informacin financiera que se necesita y que datos pueden darse; el procesamiento de tales datos y la formacin real de informes que contengan la informacin requerida para la toma de decisiones. 1. Conceptos de Sistemas a. Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. b. Es un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos en una forma cuantitativa o cualitativa, que tienen relaciones entre s, de acuerdo con sus aspectos. En conclusin podemos descomponer el concepto de sistema en base a las siguientes caractersticas: a. Es un conjunto de elementos que son partes u rganos componentes del sistema, esto es, los subsistemas; b. Los elementos se interrelacionan de manera dinmica (esto es, interaccin e interpretacin) y forman una red de comunicacin y relaciones, en funcin de la dependencia recproca entre ellos; c. Desarrollan una actividad o funcin (que es la operacin, actividad o proceso del sistema). d. Para lograr uno o ms objetivos o propsitos (que constituyen la finalidad para la finalidad que fue creado el sistema). En funcin de estas cuatro caractersticas, el sistema es un todo organizado con lgica. Este aspecto de totalidad e integridad es el funcionamiento del sistema. 1.1.Las Empresas como Sistemas Abiertos Con la llegada de la teora de los sistemas, se evidencio con claridad la naturaleza sistemtica de las organizaciones en general y de las empresas en particular.

En la actualidad la teora de sistemas se aplica a todos los tipos de sistemas vivos, desde los virus hasta las sociedades. Los seres vivos son sistemas abiertos que tienen entradas y salidas en relacin con el medio ambiente. 1.2.Representacin de los Sistemas Todo sistema est constituido por varios subsistemas, los cuales pueden desdoblarse en otros subsistemas. Por otro lado, cada subsistema forma parte de un sistema mayor que constituye su ambiente externo. Para estudiar o analizar un sistema se utilizan modelos. El enfoque de sistema abierto postula que un sistema tiene entradas y salidas hacia el ambiente. En este enfoque, la empresa est concebida como un sistema abierto que establece una relacin dinmica con su ambiente, recibe varios insumos (entradas), los transforma de diversas maneras (procesamiento o conversin) y exporta los resultados en forma de productos o servicios (salidas). Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el medio ambiente y se caracterizan por su capacidad de adaptacin, pues para sobrevivir requieren reajustarse continuamente a las condiciones cambiantes del medio. Esta adaptabilidad es un proceso continuo de aprendizaje y auto organizacin del sistema abierto. 2. Tipos de Sistemas El estudio de los tipos de sistema proporciona una buena base para comprender lo que son los sistemas en general: 2.1 Sistemas Abiertos Se trata de sistemas que importan y procesan elementos (energa, materia, informacin) de sus ambientes y esta es una caracterstica propia de todos los sistemas vivos. Que un sistema sea abierto significa que establece intercambios permanentes con su ambiente, intercambios que determinan su equilibrio, capacidad o continuidad, es decir, su viabilidad. 2.2 Sistemas Cerrados Un sistema es cerrado cuando ningn elemento de afuera entra y ninguno sale fuera del sistema. Estos alcanzan su estado mximo de equilibrio al igualarse con el medio. En ocasiones el termino sistema cerrado es tambin aplicado a sistemas que se comportan de una manera fija, rtmica o sin variaciones.

II.

Contabilidad 1. Contabilidad General 1.1.Generalidades

La tcnica de la Contabilidad es tan antigua como la necesidad de disponer de informacin para cuantificar los beneficios obtenidos de la realizacin de las actividades comerciales. En la antigedad existieron pueblos que se distinguieron por ser grandes mercaderes, como los fenicios en Asia y los venecianos en Europa. Estos pueblos desarrollaron formas primitivas de contabilizacin de sus operaciones. Se han encontrado vestigios de este tipo de registro correspondiente a pocas tan lejanas como 3000 aos antes de nuestra era. Durante el siglo XV ocurrieron acontecimientos que impactaron fuertemente a la tcnica contable, por lo que se considera que en este periodo se gestaron las bases de lo que se conoce hoy como Contabilidad. A ese primitivo sistema de registro o contabilizacin de mercaderas se le considero, con el paso del tiempo, como la base de la contabilidad. 1.1.1. Conceptos de Contabilidad La contabilidad es una disciplina tcnica que se ocupa de la medicin, registro e interpretacin de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificacin y con repercusiones econmicas sobre el patrimonio de las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propsito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones. La contabilidad es una disciplina tcnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composicin y evolucin del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias produce informacin para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente. Es una tcnica que consiste en el control y registro cronolgico de hechos econmicos en los que participa la empresa. Se basa en normas y principios legales y administrativos y cuyo objetivo es proporcionar tanto a la administracin, para fines de planificacin y control de las actividades de la empresa, como a terceros interesados en la gestin econmica- financiera de la misma. En un sentido ms amplio vamos a considerar a la contabilidad como una actividad cuya funcin est ligada a la planificacin, registro y control sistemtico de las transacciones de una entidad que sirven de base para el anlisis y para la toma de decisiones.

1.2. Orgenes y Evolucin 1.2.1. Antecedentes En el siglo presente y a raz de la crisis de los aos treinta en Estados Unidos. El Instituto Americano de Contadores Pblicos organizo agrupaciones acadmicas y prcticas para evaluar la situacin, de ah surgieron los primeros principios de contabilidad, vigentes aun muchos de ellos, otros con modificaciones. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: " La Summa de Aritmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble.

La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia.

La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de tenedura ha decado en desuso.

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: y y y Tecnologa. Complejidad y globalizacin de los negocios. Formacin y educacin.

La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La ltima variable relacionada con la formacin y educacin requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. En la actualidad y como consecuencia de la globalizacin de las economas, existe una tendencia a la estandarizacin mundial de los principios y normas contables. Es as que muchos pases se han visto obligados a adoptar Normas Internacionales de Contabilidad con el objetivo de incorporarse a la modernizacin de la economa. 1.2.2. Importancia de la Contabilidad La importancia de la contabilidad radica, entre otras, en las siguientes razones: a. La gerencia moderna para propsito de adoptar decisiones relacionadas con la gestin de contar con informacin financiera clara, veraz, completa y oportuna, atributos que la hacen til y comprensibles. b. La transparencia de la informacin financiera preparada de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad resulta de vital importancia para la toma de decisiones. c. La inversin como instrumento impulsador del desarrollo mediante la generacin de nuevos puestos de trabajo requiere de informacin oportuna, veraz y completa. 1.3.Clasificacin de la Contabilidad La contabilidad a partir de los objetivos que persiga y de la naturaleza de sus operaciones se clasifica en: Contabilidad General, Contabilidad de Costos, Contabilidad Administrativa, Contabilidad de Gestin, Contabilidad Financiera, Contabilidad Gubernamental. 1.3.1. Contabilidad General

Contabilidad en conjunto de toda una empresa, en contraste con la contabilidad de las diversas entidades, sucursales o departamentos de que pueda estar compuesta la misma empresa. 1.3.2. Contabilidad Administrativa Contabilidad diseada o adaptada a las necesidades de informacin y control a los diferentes niveles administrativos. El termino no tiene un campo preciso de aplicacin sino que ms bien se usa de manera general para referirse a la extensin de los informes internos, de cuyo diseo y presentacin se hace responsable actualmente el contralor de la empresa. 1.3.3. Contabilidad de Gestin Consiste en la aplicacin de las tcnicas y conceptos contables para procesar los datos econmicos, histricos y estimados de una entidad, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales, y para elevar el nivel de eficiencia y eficacia administrativa, mediante el establecimiento de planes con base en objetivos econmicos racionales. 1.3.4. Contabilidad Financiera Es una tcnica basada en los principios generales de contabilidad, que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica. 1.3.5. Contabilidad Gubernamental Tcnica destinada a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la actividad econmica, financiera, patrimonial y presupuestaria del estado. 1.4.Caractersticas Es necesario mencionar el concepto que sobre los Estados Financieros establecen las normas internacionales de contabilidad (NIC), El cual cubre balances generales, estados de resultados o cuenta de prdidas y ganancias, estado de cambios en la situacin financiera, notas y otros estados y material explicativo que se identifique como parte integrante de los estados financieros. Entre las caractersticas fundamentales de la informacin financiera se encuentran: 1.4.1. Utilidad

Es su virtud de adecuarse al propsito del usuario, ya que ha sido diseada para satisfacer la necesidad de informacin, y sabemos que un satisfactor solo es til cuando satisface necesidades. a. Significacin de la informacin Representa su cualidad o capacidad de mostrar, mediante palabras y cantidades, la entidad y su evolucin, su estado presente y en diferentes puntos del tiempo sus resultados de operacin y dems datos pertinentes y necesarios. b. Relevancia de la informacin Consiste en seleccionar los elementos de la misma que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares. Este concepto es un tanto subjetivo, por lo que deber responder a las necesidades de informacin de la audiencia y ser capaz de provocar una diferencia en el usuario de la informacin. c. Veracidad de la informacin Es una de las cualidades esenciales de la informacin, ya que en caso de no tomarla en consideracin, se desvirtuara completamente la representacin de la entidad, esto implica el hecho de presentar en la informacin eventos, transacciones, operaciones realmente ocurridas, correctamente valuadas y presentadas a la luz de las herramientas de medicin aceptadas como vlidas por el sistema. d. Comparabilidad de la informacin Es la cualidad de ser vlidamente comparable en los diferentes puntos del tiempo para una sola entidad o bien de dos o ms estudiantes entre s. Para lograr una adecuada comparabilidad. Se debe cumplir con la exigencia que seala: acontecimientos similares sean registrados, valuados, presentados e informados de la misma manera y, acontecimientos diferentes sean registrados, valuados, presentados e informado de manera distinta. 1.4.2. Confiabilidad

Es la caracterstica de la informacin por la cual el usuario la acepta y utiliza para tomar sus decisiones basndose en ella. Lo anterior equivale a decir que la informacin no es confiable en s misma, sino que el usuario le adjudica esa calidad y refleja la relacin entre ambos. Representa el papel y objetivo ms importante de contabilidad, pues la informacin suministrada debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones, y debe representar fielmente lo que pretende representar. Los estados financieros contables deben basarse en

acontecimientos reales y verificables y adems presentarse de una manera libre de desviaciones. 1.4.3. Provisionalidad Debido a la necesidad de conocer los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad, para tomar decisiones; se obliga a realizar cortes convencionales en la vida de la empresa para mostrar la informacin; lo cual trae como resultado que se presenten informaciones y/o eventos econmicos cuyos efectos no terminan a la fecha de los estados financieros.

2. Control Interno El control interno es un proceso llevado a cabo por el Consejo de Administracin, la Gerencia y el dems personal de la organizacin, diseado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organizacin para asegurar la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y polticas. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economa, celeridad, moralidad, publicidad y valoracin de costos ambientales. En consecuencia, deber concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de todas las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. 2.2. Concepto Significa todas las polticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables y la oportuna preparacin de informacin financiera confiables. 2.3.Importancia La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Es importante resaltar que las empresas que apliquen controles internos en sus operaciones estarn en posicin de conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mayor visin sobre gestin. 2.4.Clasificacin del Control Interno Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: a. De acuerdo al rea en que se aplican y Controles Internos Administrativos Estos se refieren al plan de organizacin, y todos los mtodos que facilitan la planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos). y Controles para salvaguardar activos

Se refieren principalmente a la custodia de activos, incluyen controles y medidas de seguridad diseadas para asegurar aquel acceso a los activos sin lmite al personal autorizado. b. y y y y De acuerdo a la funcin que cumplen Controles Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan. Controles Detectivos: Identifican los eventos en el momento que se presentan. Controles Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado. Controles Directivos: Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados.

2.5.Caractersticas del Control Interno El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financiero, de planeacin, de informacin y operacin de la respectiva entidad. Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin. En cada rea de la organizacin el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.

La unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. Todas las transacciones de la entidad debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. III. Cuentas y CatlogosContables 1. Cuentas Las cuentas son el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificacin de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada. Las cuentas no son ms que un medio contable con instrumentos de operacin, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin.

2. Catlogo de Cuentas El catlogo de cuentas es un documento que tiene una lista analtica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. Tambin es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o nmeros correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa. El catlogo de cuentas puede considerarse como una importante herramienta de aprendizaje contable debido a que al avanzar en el anlisis de su diseo y estructuracin, el estudiante puede ir adquiriendo paulatinamente conocimientos contables, mismos que le mostrarn las clasificaciones y tratamiento de las diferentes cuentas que lo integran, adems reafirmar su conocimiento de los conceptos por los cuales stas se deben cargar y abonar, as como su naturaleza. Tambin se familiarizar con diversos e importantes trminos y definiciones que le permitirn obtener un lenguaje tcnico apropiado.

El diseo y estructuracin del Catlogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboracin debe hacerse un anlisis profundo y sistemtico de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio. Un adecuado diseo permite adems de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etctera) una fcil y eficaz incorporacin de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de ltimo momento. Es una lista de cuentas ordenadas sistemticamente y que tiene por finalidad controlar las operaciones de una entidad econmica. Los objetivos e importancia del catlogo, pueden expresarse de la siguiente manera: a. b. c. d. e. Es la base del sistema contable. Es la base al unificar criterios, del registro uniforme de las transacciones realizadas. Es la base y gua en la elaboracin de los estados financieros Sirve de gua en la elaboracin de presupuestos. Imprescindible si se cuenta con un sistema de cmputo.

IV.

Estados Financieros

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin econmica, financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta informacin resulta til para laadministracin, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. 1. Principales componentes de los Estados Financieros y y y y y Estado de situacin patrimonial o Situacin Financiera (tambin denominado Estado de Situacin Financiera o Balance de Situacin) Estado de resultados o Estados Integrales (tambin denominado Estado de Prdidas Ganancias o cuenta de prdidas y ganancias) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Cambio en la Posicin Financiera Estado de flujo de efectivo (tambin denominado Estado de Origen y Aplicacin de Fondos)

Los estados financieros se presentan acompaados de notas y cuadros, que revelan o aclaran puntos de inters que, por motivos tcnicos o prcticos, no son reflejados en el cuerpo principal.

Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y grficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parmetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institucin. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situacin actual o pasada, aunque tambin es posible formular estados financieros proyectados. As, podr haber un estado de situacin proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. 1.1.Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:
y y y

Contador Revisor fiscal Gerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general. 1.2. Estado de Resultados o de Ganancias o Perdidas Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados est compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo. 1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio o Estado de Supervit Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un periodo, adems de la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. Tambin muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

1.4. Estado de Cambio en la Posicin Financiera Hasta no hace muchos aos, los estados financieros bsicos ms comnmente preparados por las empresas eran el balance general y el estado de resultados, hecho que no debe extraar si tenemos presente que dichos estados correspondan a los que eran exigidos, especialmente para dar cumplimiento a disposiciones de carcter impositivo. Con el correr del tiempo los requerimientos de informacin de las empresas no fueron totalmente satisfechos por los estados antes mencionados. Efectivamente, surgi la necesidad de conocer con mayor grado de anlisis el movimiento financiero, principalmente de corto plazo. Por otra parte, los cuerpos normativos de orden contable existentes en el pas fueron adaptados a esta nueva realidad, y es as como tanto el Colegio de Contadores como la Superintendencia de Valores y Seguros establecieron la exigencia de preparar el estado de cambios en la posicin financiera. El estado de cambios en la posicin financiera tiene por objeto dar a conocer el movimiento financiero de una empresa correspondiente a un perodo. En nuestro medio se ha adoptado la modalidad de preparar el estado de cambios en la posicin financiera identificando el concepto de fondos (recursos financieros) con el de capital de trabajo. Sin embargo, debe tenerse presente que existen otras acepciones del trmino fondos, y tanto es as, que actualmente existe una tendencia a preferir ms bien su identificacin con recursos disponibles. 1.5. Estado de Flujo de Efectivo El Estado de Flujo de Efectivo es otro de los estados financieros. Muestra los flujos de efectivo ocurridos durante un perodo de tiempo. Su contenido revela los ingresos y egresos de efectivo provenientes o empleados en actividades operacionales, de financiamiento y de inversin, adems de a variacin neta del efectivo (aumento o disminucin). El propsito del Estado de Flujo de Efectivo, denominado tambin Estado de Flujo de Caja, se orienta a presentar informacin de los flujos de efectivo (ingresos y egresos) de una empresa, ocurridos durante un perodo determinado. En el plano de los objetivos especficos la informacin contenida en este estado presentada y empleada en conjunto con la del Balance y Estado de Resultados ayuda a inversionistas, acreedores u otros usuarios a: a. Determinar la capacidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivos positivos. b. Evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones y pagar dividendos. c. Establecer necesidades de financiamiento externo.

d. Precisar las razones de las diferencias entre el resultado (utilidad o prdida) de un ejercicio con el flujo neto de efectivo del mismo periodo. e. Establecer los efectos sobre la posicin financiera por sus transacciones de operacin, financiamiento e inversin que requieren de efectivo y las que no lo emplean.

2. Caractersticas de la Informacin
La informacin contenida en los estados financieros debera reunir, para ser til a sus usuarios, las siguientes caractersticas:

a. PertinenciaLa informacin es pertinente para los usuarios si se puede utilizar para evaluar hechos contables pasados, presentes o futuros, o para confirmar o corregir evaluaciones anteriores. Para ser pertinente, la informacin debe ser tambin oportuna. b. Confiabilidad se dice que posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y otros eventos. c. Aproximacin a la realidad d. Esencialidad e. Neutralidad f. Integridaden este requisito deben incluirse todos los datos necesarios para que sus objetivos sean logrados g. Verificabilidad (poder validarse) h. Sistematicidad i. Comparabilidad deben ser factibles de comparar entre ejercicios de una misma empresa y de diferentes empresas. j. Claridad

V.

Sistema Contable

1. Concepto de Sistema de Informacin Contable Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. 2. Propsito y naturaleza de la informacin contable El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa informacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las actividades de la organizacin. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos. 3. Estructura de un sistema contable Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
3.1.

Registro de la actividad financiera

En un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible

accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
3.2.

Clasificacin de la informacin

Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.
3.3.

Resumen de la informacin

Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. 4. Utilizacin de la Informacin Contable La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de

conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas. 5. Caractersticas de un sistema de informacin contable Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
5.1.

Control

Un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
5.2.

Compatibilidad

Un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. 6. Tipos de Sistemas Contables Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables:
6.1.

Sistema Patrimonial o Histrico

Representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
6.2.

Sistema Presupuestario

Representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
6.3.

Sistema Complementario

Ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.

VI.

Procedimientos Contables

1. Funciones y Procedimientos Contables y No Contables A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios slidamente adquiridos en el desempeo del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compaa no vea improvisada su accin ante hechos de la misma naturaleza. La organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a travs de la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
y y

Procedimientos contables Procedimientos no contables 1.1.Procedimientos Contables

Procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes: Recepcin de inventarios Ventas de productos Fabricacin de productos Registro de estimaciones Destruccin de inventarios Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del anlisis ayudar a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortizacin de una plusvala por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crtico, el manejo de todos los inventarios, sean stos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros. Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparacin a lo que representan stos para una empresa manufacturera. 1.2.Procedimientos No Contables Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes: y y y y Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista Procedimiento para contratacin de empleados Procedimiento para cambio de horario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

2. Diferencias entre Procedimientos Contables y No Contables El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. Los procedimientos contables son: - Cuentas - Dbitos y crditos - Cargos y crditos a las cuentas - Cuentas de activos - Cuentas de pasivo y capital - Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos - Registros de las operaciones - Cuentas por cobrar y por pagar - El diario y el mayor - Pases al mayor - Determinacin de los saldos de las cuentas - La balanza de comprobacin Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros y los que tambin necesita una empresa u organizacin aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes
y y y y

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita Procedimiento para contratacin de empleados Procedimiento para cambio de horario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes