Manual Crystal Reports 10

Manual del usuario de Crystal Reports 10
Crystal Decisions, Inc. 895 Emerson St. Palo Alto California, USA 94301
Copyright 2003 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California, USA 94301. Todos los derechos reservados. Edicin 1. Ninguna parte de esta documentacin puede almacenarse en un sistema de recuperacin ni transmitirse o reproducirse de ninguna manera, excepto en lo establecido en los trminos del convenio de licencia de software aplicable. Esta documentacin contiene informacin propiedad de Crystal Decisions, Inc. o sus proveedores. Informacin sobre marcas comerciales Crystal Decisions, Crystal Reports, Crystal Enterprise, Crystal Analysis, Crystal Services, Crystal Care, Crystal Assist, Crystal Applications, Info y Holos son marcas comerciales o marcas registradas de Crystal Decisions, Inc. en Estados Unidos o en otros pases. Todas las dems marcas comerciales o marcas registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios.
Contenido
Captulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2 Acerca de este manual ...................................................................... 2
Contenido por captulo ......................................................................................... 3 Ayuda en lnea ...................................................................................................... 7
Registro del producto ........................................................................ 8 Manual del cliente ............................................................................ 8 Soporte tcnico de Crystal Care ........................................................ 9 Formacin sobre Crystal ................................................................... 9 Consultora sobre Crystal .................................................................. 9 Convenciones de documentacin ................................................... 10
Captulo 2: Novedades en Crystal Reports 10

Introduccin ................................................................................... 12 Desarrolladores de aplicaciones ..................................................... 12
Componente de elaboracin de informes 100% Java .......................................... 12 Biblioteca de etiquetas Java personalizadas ......................................................... 13 Mdulos de combinacin de .NET simplificados ................................................. 13 Actualizacin de .NET a Crystal Enterprise .......................................................... 13 API de Report Application Server simplificada ..................................................... 14
Diseadores de informes ................................................................. 14

Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) ............................................... 14 Repositorio .......................................................................................................... 15 Copiar formato .................................................................................................... 16 Diagramas de embudo ........................................................................................ 17
Manual del usuario de Crystal Reports
iii
Consumidores de informacin ........................................................ 17

Exploracin administrada entre elementos clave de informe ............................... 17 Exportacin a Excel ............................................................................................. 18 Impresin DHTML .............................................................................................. 18
Captulo 3: Instalacin de Crystal Reports

Instalacin de Crystal Reports ......................................................... 20 Requisitos de instalacin ................................................................. 20 Instalacin de Crystal Reports en un equipo local .......................... 20 Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red ...................................................................... 22
Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports ...................................... 22 Instalacin de Crystal Reports desde una red ....................................................... 22
Personalizacin de la instalacin .................................................... 24 Actualizacin de componentes de Crystal Reports ......................... 26
Captulo 4: Inicio rpido

Uso de Crystal Reports .................................................................... 28
Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 28
Asistentes para la creacin de informes .......................................... 28

Estndar .............................................................................................................. 29 Tablas cruzadas ................................................................................................... 29 Etiquetas de correo .............................................................................................. 29 OLAP .................................................................................................................. 29
Inicio rpido para usuarios inexpertos ............................................ 30

Antes de comenzar .............................................................................................. 30 Creacin de informes .......................................................................................... 31 Seleccin de registros .......................................................................................... 42 Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 46 Finalizacin del informe ...................................................................................... 49
Inicio rpido para usuarios avanzados ............................................ 50

iv Manual del usuario de Crystal Reports
Captulo 5: Conceptos de diseo de informes

Diseo bsico de informes .............................................................. 56 Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 56
Formular el propsito .......................................................................................... 56 Determinacin de la presentacin del informe .................................................... 57 Bsqueda de datos .............................................................................................. 58 Manipulacin de datos ........................................................................................ 59 Caractersticas del rea de impresin .................................................................. 60
Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62
Captulo 6: Introduccin a la creacin de informes

Opciones en la creacin de informes .............................................. 66
Asistentes para la creacin de informes ............................................................... 66 Otro Informe ....................................................................................................... 66 Informe nuevo ..................................................................................................... 66
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67

El Asistente de base de datos ............................................................................... 67 El Explorador de campos ..................................................................................... 69 El Explorador de informes .................................................................................... 71 Abrir y acoplar exploradores ............................................................................... 72
Acerca del entorno de diseo de informes ...................................... 74

Ficha Diseo ....................................................................................................... 74 Ficha Vista previa ................................................................................................ 77
Creacin de un nuevo informe ........................................................ 81

Seleccin de la fuente de datos ........................................................................... 81 Cmo agregar tablas ............................................................................................ 82 Cmo vincular varias tablas ................................................................................ 83 Ubicacin de datos en el informe ........................................................................ 84 Edicin de datos .................................................................................................. 91
Seleccin de registros .......................................................................................... 91 Agrupacin, orden y totalizacin de datos .......................................................... 92 Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos ............................... 93 Cmo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 93 Insertar encabezados y pies de pgina ................................................................. 94 Agregar una pgina de ttulo al informe ............................................................... 95 Cmo agregar un resumen de informacin al informe ......................................... 96
Ms all de los informes bsicos ..................................................... 97
Captulo 7: Crystal Repository

Qu es el Crystal Repository? ..................................................... 100
Flujo de trabajo ................................................................................................. 101
Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102

Barra de herramientas ....................................................................................... 102
Agregar carpetas al repositorio ..................................................... 103 Agregar elementos al repositorio .................................................. 104
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits ................................ 104 Agregar una funcin personalizada ................................................................... 105 Agregar un comando ......................................................................................... 105
Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106

Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe ............ 106 Agregar una funcin personalizada a un informe .............................................. 107 Agregar un comando a un informe .................................................................... 107
Modificar objetos del repositorio .................................................. 107 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............. 108 Eliminar elementos del repositorio ................................................ 109 Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio .............................. 110
vi
Captulo 8: Diseo de informes optimizados en el Web

Informacin general ...................................................................... 112 Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 113
Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en Crystal Enterprise ............. 114
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas .............................. 115

Uso de formatos de informe ms rpidos ........................................................... 116 Seleccin entre datos activos y datos guardados ................................................ 116 Diseo de informes de resumen ........................................................................ 118 Uso de subinformes con precaucin ................................................................. 119 Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz ............................................ 120
Simplificar el entorno de elaboracin de informes ........................ 121

Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida .................................... 121 Uso de ndices de tablas ................................................................................... 121 Mejora de las opciones de vinculacin de tablas ............................................... 121 Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 122 Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido ......... 123
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas ................... 124

Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo) ........................................ 124 Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros ........................... 125 Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces .................. 126 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros ............................................................. 128 Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 130
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales ................................................................... 131

Ejecucin de agrupamiento en servidor ............................................................. 131 Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 131 Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 132 Uso de enunciados SQL para Lgica Case ......................................................... 133 Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 133
vii
Captulo 9: Seleccin de registros

Seleccin de registros ................................................................... 136
Uso del Asistente de seleccin .......................................................................... 137 Uso de las frmulas ........................................................................................... 138 Interaccin del Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin Taller de frmulas ..................................... 139
Uso de las plantillas de frmulas ................................................... 140

Plantillas de frmulas de seleccin de registros ................................................. 140
Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos ................................................. 143 Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros ........................................... 143
Correccin de selecciones que no generan datos .............................................. 145
Captulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin

Ordenamiento de datos ................................................................ 148
Descripcin de las opciones de ordenamiento .................................................. 148 Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 149
Agrupar datos ............................................................................... 151

Creacin de grupos personalizados ................................................................... 153 Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 154 Seleccin de grupos .......................................................................................... 155 Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 158 Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa ................ 160 Agrupar datos jerrquicamente .......................................................................... 161 Edicin de grupos .............................................................................................. 163
Resumen de datos agrupados ........................................................ 164

Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 165 Seleccin de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 166
viii
Clculo de subtotales .................................................................... 168

Clculo de subtotales de datos .......................................................................... 168 Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones ........................ 169
Porcentajes ................................................................................... 170

Clculo de un porcentaje .................................................................................. 170
Encabezados de grupo .................................................................. 171

Creacin de encabezados de grupo ................................................................... 171 Eliminacin de encabezados de grupos ............................................................. 175 Profundizacin en encabezados de grupo ......................................................... 175
Captulo 11: Totales acumulados

Introduccin a los totales acumulados .......................................... 178
Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 178
Creacin de totales acumulados ................................................... 179

Creacin de totales acumulados en una lista ..................................................... 179 Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 180 Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 181 Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios ..... 183
Creacin de totales acumulados usando una frmula ................... 184
Captulo 12: Informes de seccin mltiple

Acerca de las secciones ................................................................. 188 Trabajo con secciones ................................................................... 188
Insercin de una seccin ................................................................................... 188 Eliminacin de una seccin .............................................................................. 189 Cmo mover una seccin .................................................................................. 189 Combinacin de dos secciones relacionadas ..................................................... 190
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones ............................. 191

Divisin de una seccin .................................................................................... 191
ix
Ajuste del tamao de una seccin ..................................................................... 191
Uso de las secciones mltiples en un informe ............................... 193

Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s .............. 193 Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos ..................... 194 Adicin de lneas condicionales en blanco ....................................................... 194
Cartas modelo ............................................................................... 195

Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 195 Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 197 Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 203
Captulo 13: Formato

Conceptos de formato ................................................................... 206 Utilizacin de una plantilla ........................................................... 206
Aplicacin de una plantilla ............................................................................... 206 Eliminacin de una plantilla aplicada ................................................................ 207 Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada ........................................ 208 Utilizacin de objetos de campo de plantilla .................................................... 208
Uso del entorno de diseo de informes ......................................... 209

Soluciones de diseo ......................................................................................... 209 Caractersticas de la seccin .............................................................................. 210 Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 211 Formularios preimpresos ................................................................................... 212 Columnas mltiples ........................................................................................... 213 Ocultar secciones de informes .......................................................................... 213 Ocultar objetos de informes .............................................................................. 214 Ubicacin de objetos base-texto ....................................................................... 216 Ubicacin de objetos basados en texto multilineales ......................................... 218 Importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 219 Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 219
Representacin de campos de desbordamiento ................................................. 225 Seleccin de varios objetos ............................................................................... 226 Ubicacin en modo libre .................................................................................. 227 Ubicacin vertical ............................................................................................. 229 Fuentes TrueType .............................................................................................. 231 Mrgenes de pgina .......................................................................................... 231 Impresora predeterminada ................................................................................. 232 Controladores de impresoras ............................................................................. 233
Propiedades de formato ................................................................ 234 Trabajo con formato absoluto ....................................................... 235
Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 235 Crear un informe o un objeto de slo lectura .................................................... 235 Bloquear el tamao y la posicin de un objeto .................................................. 236 Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 236 Cmo agregar o editar lneas y cuadros ............................................................. 238 Agregar y editar cuadros .................................................................................... 239 Adicin de formas a un informe ........................................................................ 240 Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 240 Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales ................................ 242 Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 243
Trabajo con formato condicional .................................................. 245

Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 246 Propiedades de atributo condicional ................................................................. 246 Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 248 Crear pies de pgina despus de la primera pgina ........................................... 248 Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 249 Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 253
Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253
xi
Captulo 14: Creacin de grficos

Conceptos sobre la creacin de grficos ....................................... 256
Introduccin general sobre la creacin de grficos ............................................ 256 Diseos de grficos ........................................................................................... 256 Tipos de grficos ............................................................................................... 257 Ubicacin de un grfico .................................................................................... 260 Profundizacin con grficos .............................................................................. 261 Profundizacin con leyendas ............................................................................ 261
Creacin de grficos ..................................................................... 261

Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada) ................................................................................... 261 Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) .................................................................................... 263 Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada) ........................................................................ 265 Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) .............. 266
Trabajo con grficos ..................................................................... 267

Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos ........................................ 268 Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico ...... 268 Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas ........................ 270 Organizacin automtica de grficos ................................................................ 270 Aplicacin de formato a grficos ....................................................................... 271 Uso de la funcin de subyacer en grficos ........................................................ 272
Captulo 15: Creacin de mapas

Conceptos bsicos de la creacin de mapas .................................. 274
Introduccin general sobre la creacin de mapas .............................................. 274 Presentaciones de mapa .................................................................................... 274 Tipos de mapas ................................................................................................. 275 Dnde ubicar un mapa ..................................................................................... 278 Profundizacin con mapas ................................................................................ 278
xii
Creacin de mapas ........................................................................ 278

Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado) ....................... 278 Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin de grupo) ................ 281 Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (organizacin de tabla cruzada) ........................................................................ 282 Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP) ......................... 283
Trabajo con mapas ........................................................................ 284

Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa .............................................. 285 Cambio del ttulo del mapa ............................................................................... 285 Cambio del tipo de mapa .................................................................................. 285 Cambio de las capas del mapa .......................................................................... 286 Solucin de inconsistencias de datos ................................................................ 287 Modificacin del mapa geogrfico .................................................................... 288 Aplicacin de zoom a un mapa ......................................................................... 288 Panormica de un mapa .................................................................................... 289 Centrar un mapa ............................................................................................... 289 Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................................................ 289 Formato de mapas ............................................................................................. 290 Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas .......................................... 290
Captulo 16: OLE

Informacin general de OLE ......................................................... 294
Terminologa OLE ............................................................................................. 294 Tipos de objetos OLE ........................................................................................ 295 Consideraciones generales acerca de OLE ......................................................... 295
Cmo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 296 Cmo se representan los objetos OLE en un informe .................... 297 Edicin de objetos OLE en informes .............................................. 297
Edicin directa .................................................................................................. 297 Comandos de men de OLE dinmico .............................................................. 298
xiii
OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 298
Trabajo con Objetos OLE estticos ............................................... 298 Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados ............... 300
Objetos incrustados ........................................................................................... 300 Objetos vinculados ........................................................................................... 301
Captulo 17: Objetos de tablas cruzadas

Qu es un objeto de tabla cruzada? ............................................ 304 Ejemplo de tabla cruzada .............................................................. 305
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ............................................ 305 Informe de datos de pedido agrupados por regin ............................................. 306 Informe de datos de pedido agrupados por producto ......................................... 306 Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto ........................... 307 Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ................................................ 308
Creacin de un informe de tabla cruzada ..................................... 309 Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 314
Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 314 Abreviar campos resumidos grandes ................................................................. 314 Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 315 Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 316 Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas .............. 317
Formato de tablas cruzadas .......................................................... 317

Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas ...... 318 Formato del color de fondo de filas y columnas completas ............................... 318 Formato de campos de manera individual ......................................................... 319 Formato de varios campos a la vez .................................................................... 319 Eliminacin de datos de tablas cruzadas ........................................................... 319 Presentacin horizontal de campos resumidos .................................................. 320
xiv
Captulo 18: Creacin y actualizacin de informes OLAP

Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports ..................... 322
Objetos de cuadrcula OLAP ............................................................................. 322
Creacin de un informe OLAP ...................................................... 323

Especificacin de la fuente de datos .................................................................. 323 Definicin de la estructura de la cuadrcula ...................................................... 324 Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas ...... 325 Aplicacin de un estilo predefinido ................................................................... 326 Insercin de un grfico ...................................................................................... 327
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP ........... 328 Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP .............................. 329
Cambiar el color de fondo de una dimensin .................................................... 330 Crear un alias para una dimensin .................................................................... 331 Dar formato a lneas de cuadrcula .................................................................... 331 Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 331
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP ............................. 332 Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP ................................. 333
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP ............................................................ 334 Filtrar datos en una cuadrcula OLAP ................................................................ 335
Agregar clculos a cuadrculas OLAP ........................................... 336
Captulo 19: Distribucin y vista de informes

Distribuir informes ........................................................................ 338
Impresin de un informe ................................................................................... 338 Enviar un informe por fax .................................................................................. 338 Exportacin de un informe ................................................................................ 339 Trabajo con carpetas Web ................................................................................. 346 Trabajo con carpetas de Enterprise .................................................................... 346
xv
Ver informes ................................................................................. 349

Qu son las partes de un informe? ................................................................... 349 Qu es la exploracin? .................................................................................... 350 Opcin Profundizar en partes del informe ......................................................... 352 Opcin Otro objeto de informe ......................................................................... 355 Hipervnculos mostrados en los visores ............................................................. 360
Utilizacin de etiquetas inteligentes ............................................. 361
Captulo 20: Alertas de informe

Acerca de las alertas de informe ................................................... 364 Trabajar con alertas de informe .................................................... 364
Creacin de alertas de informe .......................................................................... 364 Edicin de alertas de informe ............................................................................ 366 Eliminacin de alertas de informe ..................................................................... 366 Ver las alertas de informe .................................................................................. 367 Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas ........................................ 368
Captulo 21: Creacin de informes desde Excel y Access

Informacin general sobre los complementos de Crystal Reports . 370
Acerca del complemento Microsoft Excel .......................................................... 370 Acerca del complemento Microsoft Access ....................................................... 370
Trabajo con el complemento Microsoft Excel ............................... 371

Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel .................. 371
Trabajo con el complemento Microsoft Access ............................. 374

Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access ................ 374
Captulo 22: Uso de las frmulas

Informacin general de frmulas .................................................. 378
Novedades en el lenguaje de frmulas .............................................................. 378
xvi
Usos tpicos para frmulas ................................................................................ 381
Componentes y sintaxis de la frmula ........................................... 382

Componentes de la frmula .............................................................................. 382 Sintaxis de frmulas .......................................................................................... 383
Especificacin de frmulas ............................................................ 384

Trabajo con el Taller de frmulas ...................................................................... 386 Trabajo con el Editor de frmulas ...................................................................... 387
Creacin y modificacin de frmulas ............................................ 389

Creacin de una frmula e insercin en un informe .......................................... 389 Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas ........................................ 389 Edicin de frmulas .......................................................................................... 391 Bsqueda y reemplazo de texto ......................................................................... 391 Copia de frmulas de la ayuda en lnea ............................................................. 392 Copia de frmulas de un informe a otro ............................................................ 392
Eliminacin de frmulas ................................................................ 394

Eliminacin de la frmula de trabajo del informe .............................................. 394 Eliminacin de la especificacin de la frmula .................................................. 394
Depuracin de frmulas ............................................................... 394

Depuracin de errores en tiempo de evaluacin ............................................... 395 Tutorial de depuracin ...................................................................................... 395
Captulo 23: Campos de parmetro

Informacin general de parmetros ............................................. 402
Consideraciones acerca de campos de parmetro ............................................. 402 Cmo crear un campo de parmetro ................................................................. 403 Eliminacin de campos de parmetro ................................................................ 406 Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro ......................................... 407 Caractersticas avanzadas de parmetro ............................................................ 409
xvii
Captulo 24: Subinformes

Qu son los subinformes ............................................................... 418
Subinformes vinculados y no vinculados ........................................................... 418 Funcionamiento de la vinculacin de subinformes ............................................ 419 Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios ....................................................................... 420
Cmo insertar subinformes ........................................................... 421

Vista previa de subinformes ............................................................................... 422 Cmo guardar un subinforme como informe principal ...................................... 422 Actualizacin de subinformes ........................................................................... 423
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 424
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin ................................................................ 425
Combinacin de informes no relacionados usando subinformes ... 426

Combinacin de dos o ms informes no relacionados ....................................... 426
Cmo usar subinformes con datos no vinculables ....................... 427

Vinculacin hacia o desde un campo de frmula .............................................. 427 Vnculos de tablas no indexadas ....................................................................... 428
Cmo crear un subinforme a la orden .......................................... 429

Adicin de ttulos a los subinformes a la orden ................................................. 429
Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe ............................................... 431
Captulo 25: Manipulacin de bases de datos

Informacin general sobre las bases de datos ............................... 434
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........................ 434 Alias .................................................................................................................. 435 Ubicacin de archivos ...................................................................................... 436 Tablas indexadas ............................................................................................... 438
xviii
Vinculacin de tablas .................................................................... 440

Vincular desde y vincular a ............................................................................... 440 Relaciones de vnculo ....................................................................................... 440 Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios ........................... 441 Consideraciones acerca de archivos de datos .................................................... 443 Consideraciones acerca de bases de datos SQL ................................................. 445 Consideraciones de rendimiento para todos los informes .................................. 446 Ficha Vnculos del Asistente de base de datos ................................................... 448 Vinculacin de tablas indexadas ....................................................................... 448 Orden de procesamiento de vnculos ................................................................ 449 Vinculacin de opciones ................................................................................... 450
Utilizacin de SQL y bases de datos SQL ...................................... 460

Qu es SQL? .................................................................................................... 460 El SABD SQL ..................................................................................................... 463 Cmo utiliza Crystal Reports SQL? .................................................................. 465 El lenguaje SQL ................................................................................................. 465
Procesamiento del lado del servidor ............................................. 468

Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL ................. 469
Reasignacin de campos de base de datos .................................... 470

Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos ...................................................... 471 Cmo reasignar procesos .................................................................................. 472 Reasignar campos de base de datos alterados .................................................... 473
ndices de datos guardados ........................................................... 474

Funcionamiento de la indizacin de informes ................................................... 475 Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados ............................ 476 Indizacin de los campos correctos ................................................................... 476
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports .......................... 477 Para obtener informacin adicional .............................................. 477
xix
Apndice A: Modelo de procesamiento de informes

Informacin general ...................................................................... 480
Qu es una pasada? ..................................................................................... 480 Previa n 1 ......................................................................................................... 480 Pasada n 1 ....................................................................................................... 480 Pasada previa n 2 ............................................................................................. 481 Pasada n 2 ....................................................................................................... 481 Pasada n 3 ....................................................................................................... 482 Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple ............................................ 482
Apndice B: Creacin de informes accesibles

Accesibilidad ................................................................................. 484
Ventajas de informes accesibles ........................................................................ 484 Pautas de accesibilidad ..................................................................................... 485 Accesibilidad y productos Crystal ...................................................................... 486
Mejora de la accesibilidad de los informes ................................... 487

Colocacin de objetos en los informes .............................................................. 487 Texto ................................................................................................................. 488 Color ................................................................................................................. 492 Navegacin ....................................................................................................... 494 Campos de parmetro ....................................................................................... 495
Diseo flexible .............................................................................. 495

Accesibilidad y formato condicional ................................................................. 496 Accesibilidad y supresin de secciones ............................................................. 497 Accesibilidad y subinformes .............................................................................. 498
Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos .......................... 499

Objetos de texto y valores de tabla de datos ...................................................... 499 Otras consideraciones sobre el diseo de tablas de datos .................................. 504
Accesibilidad y Crystal Enterprise ................................................. 505

Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise .............. 505
xx
Accesibilidad y personalizacin .................................................... 506 Recursos ........................................................................................ 508
Glosario .......................................................................... 509 Index ............................................................................... 537
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Bienvenido a Crystal Reports 10
Bienvenidos. Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introduccin general sobre el contenido de este manual del usuario.
Acerca de Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports

Crystal Reports est diseado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a analizar e interpretar informacin importante. Crystal Reports facilita la creacin de informes simples y dispone tambin de herramientas poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar

Crystal Reports est diseado para generar el informe que desea desde prcticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guan paso a paso a travs de la creacin de informes y la complexin de tareas comunes. Las frmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podran estar ocultas. Los grficos y mapas geogrficos proporcionan informacin en forma visual cuando las palabras y nmeros no son suficiente.
Extienda la elaboracin de informes al web

La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creacin de informes, ya que stos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft Word y Excel, correo electrnico e incluso en el Web. La elaboracin avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus exploradores de web.
Incorpore informes en las aplicaciones

Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de desarrollo ms usados facilita la adicin de informes a cualquier aplicacin. Ya sea el encargado de servicios web en IT, el gerente de promocin en marketing, el administrador de bases de datos en finanzas o el director general, Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseada para ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la informacin importante para cada uno.
Acerca de este manual

Este manual incluye procedimientos para tareas tpicas de la elaboracin de informes, tales como ubicacin de campos, formateo de informes y ordenamiento de registros. Tambin contiene informacin acerca de reas de inters ms especficas, como creacin avanzada de frmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este manual como referencia para sus necesidades bsicas de elaboracin de informes y como introduccin a nuevos conceptos en la creacin de informes.
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Contenido por captulo

A continuacin se presenta una breve descripcin de cada captulo de este manual.
Captulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10

Bienvenidos! Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introduccin general sobre el contenido de este manual del usuario.
Captulo 2: Novedades en Crystal Reports 10

Basado en la estabilidad probada de la versin 9, Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras. Este captulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una.
Captulo 3: Instalacin de Crystal Reports

Este captulo explica cmo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Tambin explica cmo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cmo instalarlo en una estacin de trabajo desde un servidor de red.
Captulo 4: Inicio rpido

Este captulo comienza con una introduccin general sobre los informes y datos de muestra comnmente usados con Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados.
Captulo 5: Conceptos de diseo de informes

Este captulo describe los conceptos bsicos del diseo de informes y le ayuda a decidir qu informacin desea incluir en su informe.
Captulo 6: Introduccin a la creacin de informes

Este captulo le muestra los aspectos bsicos de la creacin de un informe en Crystal Reports. Primero aprender acerca del entorno de diseo de informes, luego acerca de cmo seleccionar tablas de bases de datos, cmo colocar objetos en un informe y cmo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
Captulo 7: Crystal Repository

Este captulo presenta Crystal Repository. Muestra cmo se agregan elementos al repositorio, cmo se actualizan elementos existentes y cmo se utilizan los elementos del repositorio en los informes de Crystal.
Captulo 8: Diseo de informes optimizados en el Web

Este captulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno thin-wire del Web, la mayora de las lneas gua y procedimientos son aplicables a todos los informes.
Captulo 9: Seleccin de registros

Este captulo muestra cmo filtrar los registros que desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular.
Captulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin

Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.
Captulo 11: Totales acumulados

Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas.
Captulo 12: Informes de seccin mltiple

Este captulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones de Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo.
Captulo 13: Formato

Dar formato se refiere a cambios en la organizacin, presentacin y diseo de un informe, as como tambin la apariencia de texto, objetos o secciones completas de informes. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe.
Captulo 14: Creacin de grficos

Crystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.
Captulo 15: Creacin de mapas

Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos.
Captulo 16: OLE

Este captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicacin adicional.
Captulo 17: Objetos de tablas cruzadas

Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.
Captulo 18: Creacin y actualizacin de informes OLAP

Este captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP.
Captulo 19: Distribucin y vista de informes

Este captulo del de la seccin de le proporciona informacin acerca de cmo distribuir informes terminados usando una variedad de mtodos (impresin, envo de fax, exportacin). Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
Captulo 20: Alertas de informe

Este captulo le proporciona informacin acerca de cmo crear y utilizar alertas en los informes Crystal.
Captulo 21: Creacin de informes desde Excel y Access

En este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.
Captulo 22: Uso de las frmulas

En este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para poder empezar a crear frmulas.
Captulo 23: Campos de parmetro

Este captulo explica qu son los parmetros de campo y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se puede usar para obtener acceso a tipos de datos diferentes dependiendo de las necesidades del usuario.
Captulo 24: Subinformes

Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes.
Captulo 25: Manipulacin de bases de datos

Este captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender el diseo y uso de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos).
Apndice A: Modelo de procesamiento de informes

Este anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe.
Apndice B: Creacin de informes accesibles

Este anexo proporciona recomendaciones de diseo que le ayudarn a crear informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades.
Glosario
Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos bsicos de elaboracin de informes y de bases de datos, as como tambin trminos especficos del programa.
Ayuda en lnea
La Ayuda en lnea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin comercial de muestra.
Localice la informacin con rapidez

Acceda a la ayuda en lnea desde el men de ayuda de Crystal Reports. Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en lnea y profundizar en ttulos especficos dentro de cada seccin. Use la ficha ndice para ver los temas en orden alfabtico. O bien use la ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver as todas las secciones que se relacionan con ella.
Informes de muestra
Muchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.
Registro del producto
Registro del producto

Hay varios medios para poder registrar el producto: Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal Decisions en la direccin:
http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp
Imprima el formulario de registro del producto y envelo por fax al nmero de fax de la oficina ms cercana. Crystal Decisions le enviar a su vez otro fax con un nmero de registro que podr especificar en el producto la prxima vez que lo utilice. Nmeros de fax para registrarse EE.UU./Canad +1 (604) 681-5147 Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601 Australia +6 2 9955 7682 Alemania +49 (0) 69 9509 6182 Hong Kong +852 2893 2727 Singapur +65 777 8786 El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte tcnico, tanto telefnico como en lnea. Adems, el registro del producto es la nica garanta de que estar al da en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.
Manual del cliente

Para obtener los ltimos datos sobre el registro de productos, mantenimiento, asistencia y servicios, visite nuestra pgina Web y descargue el Manual del cliente de su regin correspondiente. Amrica del Norte: http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Ingls) Europa: http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Ingls)
http://germany.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Alemn)
http://france.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Francs) Si el Manual del cliente de Crystal Decisions no est disponible para su regin, consulte el resto del captulo Bienvenida o pngase en contacto con el representante de ventas o asistencia para obtener ms detalles.
Soporte tcnico de Crystal Care

Para acceder a los especialistas de soporte tcnico de Crystal, deber: Registrar su software en lnea en:
http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp
Para obtener informacin sobre los programas de soporte tcnico disponibles para Crystal Reports: Visite nuestro sitio Web de soporte en la direccin:
http://spain.crystaldecisions.com/support/
Pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/contact/
Formacin sobre Crystal

Si es desarrollador, un profesional de tecnologas de la informacin o un usuario comercial, ofrecemos una amplia gama de cursos de formacin sobre Crystal Reports diseados para adquirir nuevos conocimientos o mejorar los conocimientos que se poseen. Los cursos de formacin se pueden impartir en lnea, en centros certificados, en los locales de su empresa o en su domicilio: Si desea obtener una lista completa de cursos de formacin y de ofertas especiales, visite el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/services/
O pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:
Consultora sobre Crystal

Nuestro equipo global de consultores certificados y de socios consultores puede proporcionarle una solucin de mbito corporativo, que incluye estrategia, diseo, integracin e implementacin, para obtener resultados con rapidez, maximizar el rendimiento e incrementar la productividad. Para obtener ms informacin, visite el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/services/
O pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:
Convenciones de documentacin
Convenciones de documentacin
Este manual usa las siguientes convenciones: Comandos y botones Para reconocerlas ms fcilmente en los procedimientos, las funciones de la interfaz de usuario se muestran en negrita. Por ejemplo: En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Accesos directos de teclado Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado numrico. Entrar significa la tecla Intro, Entrar o CR, dependiendo de la tecla que aparezca en el teclado. Combinaciones de teclas CTRL+TECLA, MAYS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la combinacin y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla de la misma (designada ms arriba como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa que hay que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultneamente la letra C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows). La fuente de tipo monospaced (un slo espacio) indica rutas y nombres de archivo, lneas de cdigo y datos que se especifican utilizando el teclado (por ejemplo: En el Editor de Frmulas, escriba If Ventas > 1000 Then crRed).
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Novedades en Crystal Reports 10
Basado en la estabilidad probada de la versin 9, Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras. Este captulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una.
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Introduccin
Introduccin
Crystal Reports 10 ampla la plataforma de elaboracin de informes con el fin de posibilitar: Mayor eficacia en el proceso de diseo y mantenimiento de informes. Una integracin e implementacin ms fciles de las aplicaciones Web corporativas. Esta versin se basa en el importante conjunto de funciones introducido en la versin 9 e incluye varias mejoras y caractersticas nuevas que continan abordando desafos de productividad en todos los elementos del proceso de elaboracin de informes. Otro aspecto clave de esta versin es la mayor integracin con Crystal Enterprise. Este captulo examina cada una de las caractersticas nuevas ms importantes en el contexto del pblico al que estn destinadas: desarrolladores de aplicaciones, diseadores de informes y consumidores de informacin. Nota: Las funciones varan dependiendo de la edicin y algunas de ellas se proporcionan mediante Report Application Server, incluido en ediciones especficas de Crystal Reports 10. Para comprobar la edicin, haga clic en Acerca de Crystal Reports en el men Ayuda del diseador de informes.
Desarrolladores de aplicaciones
Crystal Reports simplifica el proceso de integracin de contenido dinmico con calidad de presentacin en cualquier aplicacin .NET, Java o COM para los desarrolladores, reduciendo as la cantidad de cdigo necesario y minimizando el mantenimiento de la aplicacin. Con la versin 10, Crystal Decisions refuerza su compromiso con el desarrollo multiplataforma al agregar diversas funciones nuevas y facilitar la migracin a Crystal Enterprise.
Componente de elaboracin de informes 100% Java

La versin 10 introduce una versin para Java del procesador de informes de gran eficacia Crystal Reports: el componente de elaboracin de informes Java, que aprovecha al mximo las ventajas de Java, incluyendo la portabilidad entre sistemas operativos y plataformas de hardware. Escrito en Java 100%, este nuevo componente de elaboracin de informes proporciona a los desarrolladores una forma rpida y sin necesidad de cdigos para conectarse a los datos y disear capas de presentacin dinmica de alta fidelidad para aplicaciones J2EE. El procesador es compatible con funciones bsicas de Crystal Reports, como el agrupamiento, la ordenacin, el filtrado, las expresiones, la aplicacin de formato bsico y la elaboracin de diagramas, adems de la exportacin a PDF y Word. Asimismo, permite la integracin con entornos de desarrollo integrado de Java destacados, incluido Borland JBuilder 10 y Crystal Reports para BEA WebLogic Workshop.
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2 Novedades en Crystal Reports 10
Las aplicaciones que utilicen el nuevo componente de elaboracin de informes Java tambin se pueden actualizar sin ningn problema en la versin 10 a fin de utilizar Crystal Enterprise y Report Application Server. Con slo modificar una lnea de cdigo, las aplicaciones pueden obtener provecho del procesamiento de informes descargado, de la creacin y la modificacin de informes mediante programacin y de muchas otras funciones.
Biblioteca de etiquetas Java personalizadas

Crystal Reports 10 introduce una biblioteca de etiquetas JSP personalizadas a fin de reducir en gran cantidad el cdigo necesario para integrar los informes en las aplicaciones Java. Ahora, con el uso de etiquetas JSP personalizadas, los desarrolladores podrn agregar un visor de informes Crystal a sus aplicaciones Web con toda facilidad.
Mdulos de combinacin de .NET simplificados

Crystal Reports 10 reduce el nmero de mdulos de combinacin necesarios para una implementacin ms sencilla de las aplicaciones .NET. Se pueden aprovechar cuatro mdulos de combinacin principales para aplicarse a ocho casos de implementacin especficos: Aplicaciones de cliente grueso de Windows Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Elaboracin de informes de servicios Web Aplicaciones Web ASP .NET Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Elaboracin de informes de servicios Web Aplicaciones de servicios Web Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Estos mdulos estarn disponibles poco despus del lanzamiento de la versin 10 en la zona de desarrolladores de Crystal Decisions .NET, en la direccin:
http://www.crystaldecisions.com/products/dev_zone/net/default.asp
Actualizacin de .NET a Crystal Enterprise

Crystal Reports 10 introduce una solucin de actualizacin perfecta a fin de posibilitar que las aplicaciones que utilizan el componente de elaboracin de informes .NET incluido en Microsoft Visual Studio .NET, Borland C#Builder o en Crystal Reports 9/10 puedan obtener acceso a Crystal Enterprise y a Report Application Server. Con tan solo agregar una lnea de cdigo, los
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Diseadores de informes
desarrolladores de .NET pueden beneficiarse de las ventajas de un servidor de procesamiento de informes independiente. Esta solucin tambin posibilita una actualizacin fcil en un futuro a otras ediciones de Crystal Enterprise.
Caso
Pedro es un desarrollador de .NET en una organizacin de gran tamao que se ha estandarizado en .NET. Su equipo ha creado una pequea aplicacin para el departamento de Recursos Humanos que ayuda a los encargados de la contratacin a gestionar mejor dicho proceso. Puesto que esta aplicacin requiere algunos elementos bsicos de elaboracin de informes, el equipo de Pedro ha decidido utilizar la versin de Crystal Reports incluida en Microsoft Visual Studio .NET. En un plazo de seis meses, el uso de la aplicacin ha aumentado considerablemente y Pedro tiene que agregar informes nuevos y de mayor tamao a la aplicacin. Es preferible utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboracin de informes .NET, ya que ste permite a Pedro realizar el procesamiento de informes con independencia de su servidor Web. Debido a que la aplicacin tambin requerir una interactividad adicional durante los prximos 12 meses, Pedro necesita una solucin que se pueda ampliar con el tiempo. Con tan solo agregar una lnea de cdigo, Pedro puede reutilizar el trabajo ya realizado a fin de utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboracin de informes .NET. Esta aplicacin se puede ampliar fcilmente en un futuro para utilizar otros servicios de Crystal Enterprise.
API de Report Application Server simplificada

En Crystal Reports 10 se ha reducido considerablemente la cantidad de cdigo necesario para realizar las tareas de desarrollador ms habituales con el fin de que el proceso de integracin sea ms fcil. Esta mejora se aplica especficamente al servidor Report Application Server incluido en Crystal Reports y se centra en tareas como la configuracin de parmetros, inicio de sesin, impresin, etc.
Con aspectos que van desde una mayor flexibilidad en la creacin de informes hasta el soporte para un sistema de elaboracin de informes plenamente administrado, Crystal Reports 10 ayuda a que los diseadores de informes alcancen una mayor productividad en todas las fases del ciclo de desarrollo y mantenimiento de informes.
Acceso a datos simplificado (vistas empresariales)

Crystal Reports 10 posibilita que los diseadores de informes creen informes basados en vistas empresariales a fin de obtener un desarrollo ms rpido y un mantenimiento reducido.
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Como funcin nueva de Crystal Enterprise 10, las vistas empresariales proporcionan una nueva capa de abstraccin de datos que simplifica el proceso de conexin con orgenes de datos corporativos. Este modelo nuevo de acceso central a datos tambin dispone de orgenes de datos predefinidos especficos de dominio, lo que elimina la necesidad de combinaciones, filtros o frmulas complejos. Puede administrar sin problema el acceso a distintos orgenes de datos, los cuales combina en un nico origen de este tipo para el diseador de informes. Al utilizar las vistas empresariales en el proceso de desarrollo y mantenimiento de informes se elimina la necesidad de redefinir informes en caso de que cambie la estructura de los datos subyacentes. Como resultado, el proceso de desarrollo de informes resulta ms eficaz, ya que el paso del desarrollo a la produccin de informes es fcil.
Caso
Cristina es analista de informes en el departamento de TI de una gran organizacin. Ella es la responsable de dirigir una larga lista de solicitudes de informes procedentes de distintos departamentos. Debido a que Cristina lleva poco tiempo trabajando en la organizacin, an no ha conseguido aclarar del todo dnde se encuentran todos los datos. Afortunadamente, el equipo de DBA del departamento de TI ya ha creado varias vistas empresariales a las que Cristina se puede conectar. Dichas vistas ya integran diversos orgenes de datos corporativos y resumen los datos complejos. Todo lo que Cristina debe hacer es indicar la vista que necesita para el informe y, a continuacin, aplicar formato a la informacin en consecuencia. Pasar a la fase de produccin del conjunto de informes resultantes es muy sencillo. Una vez probado el informe, el equipo de DBA puede volver a seleccionar la estructura de datos subyacentes de la vista empresarial en un solo paso.
Repositorio
El repositorio, introducido en la versin 9, es una biblioteca central donde se almacenan objetos habituales de los informes (imgenes, objetos de texto, comandos SQL y funciones personalizadas) para utilizarlos en diversos informes y establecer un punto nico de actualizacin. Esta funcin se ha perfeccionado en la versin 10 para poder utilizarla en implementaciones corporativas de gran tamao.
Repositorio administrado
Para permitir a los clientes la creacin de un sistema administrado de diseo y mantenimiento de informes, en la versin 10 el repositorio se ha incluido como pieza slida de la infraestructura de Crystal Enterprise. Los objetos del repositorio se pueden proteger y compartir a travs de Crystal Enterprise y estn disponibles gracias a Crystal Reports Designer. Tambin se incluye una herramienta de migracin para que la transicin del repositorio de la versin 9 al repositorio administrado nuevo resulte fcil.
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Caso 1
Andrs trabaja en el departamento de TI de una organizacin de gran tamao y es el responsable del mantenimiento de ms de 100 informes corporativos. Una de sus responsabilidades principales es garantizar que estos informes se basen en una informacin precisa. Antes de la versin 10, al cambiar el esquema de base de datos, Andrs hubiera tenido que actualizar la conectividad de base de datos de cada informe y volver a comprobar la precisin de los datos, proceso que requiere gran cantidad de tiempo. No hay nada peor que ejecutar un informe y que ste no se desglose, aunque no est basado en l esquema de base de datos nuevo. Con la versin 10, Andrs podr basar todos los informes en una nica vista empresarial. Si la base de datos cambia, slo ser necesario actualizar la vista empresarial, asegurando as que todos los informes se ejecutan correctamente y se basan en datos precisos.
Caso 2
Mara es una de los cientos de diseadores de informes de su organizacin que est ayudando a definir un centro de calidad para la elaboracin de informes. Est especializada en la elaboracin de informes destinados al departamento de mercadotecnia, pero sus conocimientos del lenguaje de frmulas de Crystal son limitados. Afortunadamente, uno de los analistas de inventarios ya ha creado una serie de funciones de ejecucin compleja de rotacin de inventario y tasa y Mara puede obtener fcilmente las funciones que necesita en Crystal Enterprise.
Explorador del repositorio

A fin de posibilitar que diversos diseadores de informes puedan usar el repositorio con profusin, el Explorador del repositorio incluye una barra de herramientas en la versin 10 para facilitar la exploracin de los objetos, segn valores de tipo o de texto. Tambin se puede agregar informacin sobre herramientas a los objetos del repositorio para que la identificacin de los elementos que sea necesario agregar a un informe resulte ms fcil. Temas relacionados Crystal Repository en la pgina 99
Copiar formato
Esta nueva funcin de Crystal Reports 10 permite copiar opciones de formato completas entre los objetos con un solo clic, de forma similar a la caracterstica Copiar formato de Microsoft Office. Los diseadores de informes tan solo tienen que seleccionar un objeto con formato y hacer clic en cualquier otro objeto que requiera el mismo formato, reduciendo as enormemente el tiempo empleado en aplicar formato a los objetos.
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Caso
Ana es la diseadora de informes de un hospital regional y es la responsable de la creacin y el mantenimiento de ms de 80 informes. Cada uno de estos informes debe cumplir unos estndares de formato rigurosos, entre los que se incluye el uso de fuentes, colores y tamaos especficos. Para Ana, la aplicacin de formato puede resultar un proceso rutinario en el que deba invertir gran cantidad de tiempo. Con Crystal Reports 10, Ana podr aplicar formato a los informes a gran velocidad. Tan solo tiene que aplicar formato a un nico objeto en uno de los informes y, a continuacin, aplicarlo con un clic al resto de los objetos pertinentes en todos los informes con los que est trabajando. Temas relacionados Uso de la herramienta Copiar formato en la pgina 253
Diagramas de embudo
El tipo de diagrama de embudo, requisito clave para muchas aplicaciones de gestin de relaciones con clientes, est disponible en Crystal Reports 10. El diagrama de embudo, similar a los diagramas circulares, muestra los datos de una forma interesante que suma un total del 100%. Este tipo de diagrama resulta til sobre todo en la realizacin de anlisis de canalizacin de ventas estimadas. Temas relacionados Tipos de grficos en la pgina 257
Consumidores de informacin
Crystal Reports 10 permite que los consumidores de informacin puedan explorar con toda facilidad la informacin proporcionada en un informe Crystal utilizando dispositivos o software conocidos, incluido Microsoft Office.
Exploracin administrada entre elementos clave de informe

Crystal Reports 10 ampla las secciones de informe y la exploracin guiada a Crystal Enterprise a fin de permitir el uso de grupos de informes en numerosos flujos de trabajo y casos de usuarios finales. Las secciones de los informes, ya sea dentro del mismo informe o de otro distinto, se pueden vincular fcilmente como grupos con el fin de simplificar la exploracin para los consumidores de informes. Dichos consumidores pueden hacer clic en una de las partes de informacin con hipervnculo de un informe para pasar a otra seccin; el contexto de los datos se mantiene. Esta funcin puede reducir la necesidad de subinformes y mejorar el rendimiento del procesamiento de informes. Con Crystal Enterprise, las secciones de los informes se pueden
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Consumidores de informacin
programar y administrar fcilmente de forma que los datos subyacentes entre los objetos vinculados tengan la misma fecha de actualizacin. Esto resulta especialmente til cuando se actualiza informacin con regularidad, por ejemplo, si se actualiza informacin financiera de final de trimestre.
Caso
Un director de ventas necesita conocer mejor el estado de la canalizacin. En lugar de crear un informe de gran tamao que contenga toda la informacin posible, ha diseado cinco informes distintos, cada uno de los cuales analiza la canalizacin con un nivel de detalle diferente. Con el uso de hipervnculos administrados, Miguel puede definir rutas (a las que se obtiene acceso mediante un clic) en cada uno de estos informes a fin de permitir que los directores de ventas profundicen hasta el nivel de individual de transaccin para supervisar la canalizacin. Temas relacionados Ver informes en la pgina 349
Exportacin a Excel
Crystal Reports 10 ofrece opciones ms flexibles y un mayor control para la exportacin a Microsoft Excel de informes con formato. Por ejemplo, los usuarios pueden optar por exportar todos los encabezados y pies de pgina o slo algunos de ellos y decidir si desean mostrar lneas de divisin. Temas relacionados Exportacin de un informe en la pgina 339
Impresin DHTML
Crystal Reports 10 incluye un control de visor de informes DHTML actualizado que simplifica el proceso de impresin. El usuario puede imprimir un informe con tan solo hacer clic. No es necesario exportar a formato PDF para utilizar las funciones de impresin en Adobe Acrobat. Esta funcin nueva de impresin mediante un nico clic se proporciona a travs de un pequeo control ActiveX que se descarga al equipo cliente.
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Instalacin de Crystal Reports
Este captulo explica cmo instalar Crystal Reports localmente desde la distribucin del producto. Asimismo describe cmo realizar la instalacin de un servidor de red a una estacin de trabajo.
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El Asistente de instalacin de Crystal Reports trabaja junto con el programa de instalacin de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de instalacin. Este asistente reconoce automticamente el sistema operativo de su equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo. Este captulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalacin de Crystal Reports y muestra cmo personalizar la instalacin. Los temas principales son: Requisitos de instalacin Instalacin de Crystal Reports en un equipo local Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red Personalizacin de la instalacin Actualizacin de componentes de Crystal Reports En uno de los ltimos pasos del proceso de la instalacin, se le preguntar si desea registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso.
Requisitos de instalacin
Requisitos mnimos para la instalacin
Windows 2000 Windows XP Professional Windows 2003 Server CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium 128 megabytes (MB) de RAM como mnimo. Se recomienda 256 MB. Mximo de 4 gigabytes (GB) 320 megabytes Unidad de CD-ROM o DVD
Sistemas operativos Equipo/procesador Memoria Espacio en disco Unidad
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local

Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar Requisitos mnimos para la instalacin), debe tener privilegios de Administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 24.
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3 Instalacin de Crystal Reports
Para instalar en un equipo local

1 A no ser que la opcin de reproduccin automtica se encuentre activada para la unidad de CD-ROM, ejecute setup.exe desde el directorio win32 de la distribucin del producto. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Si esto sucede, haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 2 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. 3 Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.
5 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 24. 6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal
Decisions\Crystal Reports 10\
7 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
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Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red
Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red

La instalacin de Crystal Reports de una ubicacin de red central se lleva a cabo en dos pasos: 1 Realice una copia del producto de distribucin de Crystal Reports en un equipo de servidor de red (esta copia ser el punto de instalacin). Consulte Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports en la pgina 22. 2 Acceda al equipo del servidor desde una estacin de trabajo y ejecute Setup.exe para instalar Crystal Reports en la estacin de trabajo. Consulte Instalacin de Crystal Reports desde una red en la pgina 22.
Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports

Este procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga privilegios de acceso de escritura y a la red. Cuando finalice el procedimiento, los usuarios finales podrn acceder al archivo Setup.exe desde la red para instalar Crystal Reports en sus equipos locales. Nota: Si los usuarios no tienen el programa de instalacin de Microsoft Windows configurado en sus equipos, el proceso de instalacin detecta el sistema operativo de la estacin de trabajo e instala el paquete de instalacin de Microsoft Windows adecuado.
Para crear un punto de instalacin

1 Cree una carpeta en la red y comprtala con los usuarios que necesiten ejecutar el programa setup.exe. 2 Copie todo el contenido de distribucin del producto de Crystal Reports a la carpeta que cre en el paso 1. 3 Proporcione derechos a los usuarios que necesiten instalar Crystal Reports desde esta carpeta. Nota: La restriccin de accesos a esta carpeta le permite mantenerse dentro de los lmites de licencia.
Instalacin de Crystal Reports desde una red

Si el administrador de red ha copiado Crystal Reports en la red, asegrese de tener privilegios de lectura para dicha red antes de comenzar este proceso. Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar Requisitos mnimos para la instalacin en la pgina 20),, debe tener privilegios de Administrador en este equipo. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador.
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Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda.
Para instalar Crystal Reports desde una red

1 Acceda a la carpeta de la red que contiene los archivos de instalacin de Crystal Reports. 2 Haga doble clic en Setup.exe. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 3 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. 4 Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. Sugerencia: Es posible que necesite ponerse en contacto con su administrador para que le facilite el cdigo de clave de activacin del producto. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin. 6 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 24. 7 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal
Decisions\Crystal Reports 10\
8 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 9 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
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Personalizacin de la instalacin
Personalizacin de la instalacin
Al seleccionar la opcin de la instalacin personalizada, aparece el cuadro de dilogo Seleccionar funciones que permite instalar determinadas funciones, cambiar la ubicacin predeterminada de varias funciones y comprobar la cantidad de espacio en disco necesario para cada funcin.
Los iconos del rbol de funciones indican si se van a instalar o no la funcin y sus subfunciones: Un icono blanco indica que la funcin y todas sus subfunciones se van a instalar. Un icono sombreado indica que la funcin y algunas de sus subfunciones se van a instalar. Un 1 amarillo indica que la funcin se va a instalar cuando se requiera (instalacin a peticin). Una X roja indica que la funcin o subfuncin no se encuentra disponible o no se va a instalar. Crystal Reports utiliza una tecnologa denominada instalacin a peticin para algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se utiliza una funcin concreta despus de la instalacin, puede que sea necesario un tiempo de espera adicional para completar la instalacin a peticin. Este comportamiento afectar a las instalaciones nuevas slo una vez y no volver a producirse cuando las funciones se reinicien. Para seleccionar la configuracin y ubicacin de una funcin o subfuncin, haga clic en su icono. Nota: Cada funcin o subfuncin puede tener su propia configuracin y ubicacin.
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Use la siguiente tabla para determinar las opciones de instalacin para cada funcin o subfuncin: Tipo de instalacin de funcin Se instalar en disco duro local Descripcin de lo que se instalar Instala la funcin en el disco duro local. Usa la configuracin de instalacin tpica para instalar algunas de las subfunciones de la funcin en la unidad de disco duro local. Instala la funcin y todas sus subfunciones en el disco duro local. Ejecuta la funcin y sus subfunciones tpicas desde la distribucin del producto/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde la distribucin del producto/red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local. Se instalar la funcin entera para ejecutarse desde la distribucin del producto/red Ejecuta la funcin y todas sus subfunciones desde la distribucin del producto/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde la distribucin del producto/red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local. La funcin se instalar cuando sea necesario Ni la funcin ni los subcomponentes estarn disponibles Instala la funcin o subfuncin desde la distribucin del producto/red cuando se utiliza por primera vez. No se instala ni la funcin ni sus subfunciones.
La funcin completa se instalar en disco duro local Se instalar para ejecutarse desde la distribucin del producto/red
Nota: Las subfunciones se listan bajo cada funcin. Una subfuncin puede tener un tipo de instalacin diferente a la de su funcin principal.
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Actualizacin de componentes de Crystal Reports
Actualizacin de componentes de Crystal Reports

Si adquiri un cdigo de clave para la activacin del producto, comprobar que el programa de instalacin no quita la versin anterior de Crystal Reports. En general, la actualizacin de los componentes de Crystal Reports le proporciona una instalacin por aplicaciones aisladas (es decir, una instalacin en la que puede ejecutar la antigua o la nueva versin de Crystal Reports). Nota: La instalacin por aplicaciones aisladas de Crystal Reports 10 es compatible cuando esta actualizando Crystal Reports 9 o Crystal Reports 8.5. Esta instalacin por componentes aislados se aplica a Crystal Reports y a los diferentes kits de desarrollo de software (SDK). Crystal Reports 10 para Visual Studio .NET se puede utilizar en modo de aplicaciones aisladas en tiempo de ejecucin (es decir, aplicaciones escritas usando Crystal Reports 9 para Visual Studio .NET se podr ejecutar con Crystal Reports 9 para los ensamblados de Visual Studio .NET). Sin embargo, la integracin de Visual Studio no se realiza en modo de aplicaciones aisladas; slo se puede integrar una versin de Crystal Reports en Visual Studio .NET IDE en un momento dado. Se aplicar el mismo uso para Componente de Report Designer (RDC): el RDC se puede utilizar en modo de aplicaciones aisladas en tiempo de ejecucin, pero la integracin IDE no se realiza todava con aplicaciones aisladas. Nota: Cuando actualiza los componentes de Crystal Reports 9, Crystal Repository presenta un caso especial. Debe instalar Crystal Repository de la distribucin de producto de Crystal Enterprise Standard (consultar elManual de instalacin de Crystal Enterprise 10 para obtener ms informacin). Seguidamente, deber mover el contenido del repositorio que agreg a Crystal Reports 9 al nuevo repositorio. Consulte el captulo Migracin del repositorio de Crystal Repository en el Manual del administrador de vistas para obtener informacin sobre cmo realizar esta operacin. Para obtener ms informacin sobre el entorno de elaboracin de informes, consulte las notas de la versin incluidas en la distribucin del producto (release.htm).
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Inicio rpido
Este captulo comienza con una introduccin general a los informes y a los datos de muestra que suelen utilizarse en Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados.
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Uso de Crystal Reports
Uso de Crystal Reports

Puede aprender por s solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los mtodos disponibles en este captulo: Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en Crystal Reports. Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en el epgrafe Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30. Puede utilizar los resmenes y las referencias cruzadas de los temas del epgrafe Inicio rpido para usuarios avanzados en la pgina 50, que son especialmente tiles si ya est familiarizado con los conceptos de elaboracin de informes. Cada mtodo es una manera til de aprender a comprender y entender Crystal Reports y, a pesar de que cualquiera sera suficiente para comenzar a trabajar, siempre puede volver a este captulo y consultar los dems mtodos a medida que los necesite.
Datos de muestra - Xtreme.mdb

Crystal Reports viene con Xtreme_es.mdb, una base de datos de muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa. Xtreme_es.mdb es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseo de informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los datos de Xtreme_es.mdb. Xtreme_es.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaa y sus accesorios. Nota: Los datos de muestra se han diseado para ilustrar diversos conceptos relacionados con informes y no para ensear a disear bases de datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el diseo de Xtreme_es.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los datos.
Asistentes para la creacin de informes

Los tutoriales de este captulo le muestran cmo disear un informe desde cero. Sin embargo, como complemento o alternativa, puede usar los asistentes para la creacin de informes disponibles en la Galera de Crystal Report. Hay cuatro asistentes para la creacin de informes: Estndar Tablas cruzadas Etiquetas de correo OLAP
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4 Inicio rpido
Cada asistente gua al usuario en la creacin de un informe proporcionando una serie de pantallas. La mayora de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar. Nota: Despus de hacer clic en el botn Finalizar de uno de los asistentes para la creacin de informes, puede hacer clic en el botn Detener de la ficha Vista previa si no desea que el programa recopile todos los datos del origen de datos. Esta opcin resulta til si desea realizar ajustes en el diseo del informe creado por el asistente.
Estndar
El Asistente para la creacin de informes estndar es el asistente ms genrico. Gua al usuario en la eleccin de una fuente de datos y en el establecimiento de vnculos entre las tablas de una base de datos. Tambin permite aadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar. Por ltimo, el Asistente para la creacin de informes estndar orienta en el proceso de creacin de grficos y seleccin de registros. La pantalla Plantillas contiene diseos predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor impacto visual.
Tablas cruzadas
El Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas gua al usuario en la creacin de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrcula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en s.
Etiquetas de correo
El Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamao. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta comercial o puede definir su propia presentacin de filas y columnas para cualquier informe con diseo de varias columnas.
OLAP
El Asistente de creacin de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrcula. Aunque es similar al Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos, el Asistente de creacin de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicacin de
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Inicio rpido para usuarios inexpertos
los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrcula. A continuacin, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrcula, que tambin puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrcula e insertar un grfico, si lo desea. sta es slo una breve introduccin general a los cuatro asistentes de informes disponibles en Crystal Reports.

El siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de crear su primer informe. En este tutorial encontrar una introduccin al programa mientras crea un informe de lista de clientes. La lista de clientes es uno de los informes comerciales ms bsicos, donde se especifica informacin como el nombre del cliente, ciudad, regin y nombre de la persona de contacto. Primero, aprender los conceptos bsicos: Seleccionar una base de datos, colocar algunos campos en el informe y, luego, seleccionar los registros especficos que se incluirn. Tambin aprender cmo: Insertar y mover campos de base de datos. Agregar y aplicar formato a un ttulo. Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo. Utilizar el Asistente de Seleccin para asegurarse de que el informe incluye slo los datos necesarios. Mover objetos. Agrupar y ordenar datos. Insertar imgenes. Imprimir un informe.
Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, por favor refirase a la documentacin que viene con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos procedimientos. El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern diferentes a los que se incluyen en este tutorial. Este tutorial se ha diseado utilizando Microsoft Windows 2000. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted est usando una platforma distinta.
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4 Inicio rpido
Si no est familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea Formato en la pgina 205, que describe cmo se trabaja con la cuadrcula, la ubicacin en modo libre, la utilizacin de lneas gua y las actividades de dar formato.
Creacin de informes
1 Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar. Aparece la Galera de Crystal Report.
La galera contiene una serie asistentes que le guiarn en la creacin de tipos concretos de informes. Dado que en este tutorial aprender conceptos de creacin de informes, puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el principio. Una vez completado este tutorial, quizs quiera crear algunos informes usando los asistentes para decidir qu mtodo de elaboracin de informes es el ms adecuado para su trabajo. 2 Seleccione Como informe en blanco en el cuadro de dilogo Galera de Crystal Report y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, fuentes de datos SQL/ODBC, Vista empresarial, y otras fuentes de datos.
Seleccin de una base de datos para usar

El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos. Seleccione la base de datos de muestra Xtreme_es.mdb para este tutorial.
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Para seleccionar una base de datos

1 En el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexin y luego la carpeta Archivos de base de datos; a continuacin, busque la base de datos de muestra Xtreme.mdb. De forma predeterminada, este archivo est instalado en el directorio \Archivos de Programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. Nota: Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de dilogo Abrir. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor, haga clic con el botn secundario en la base de datos del Asistente de base de datos y seleccione Propiedades en el men contextual. 2 Expanda el nodo Tablas de la conexin a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.
Como slo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la tabla Cliente. 3 Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas; a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece la ficha Diseo del Report Designer. 4 Haga clic en el botn Explorador de campos de la barra de herramientas Estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la ltima vez que utiliz Crystal Reports, el cuadro de dilogo Explorador de campos se mostrar en
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4 Inicio rpido
modo flotante o acoplado. Para obtener ms informacin sobre cmo acoplar exploradores, consulte Abrir y acoplar exploradores en la pgina 72.
Secciones del informe

La ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe (EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Consulte Ficha Diseo en la pgina 74. Si est activada la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos de la vista Diseo del cuadro de dilogo Opciones, los nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie del informe y Pie de pgina, aparecern como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta casilla de verificacin no est seleccionada, siga los siguientes pasos:
Para mostrar nombres de seccin cortos

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Organizacin activa. 2 En la vista Diseo, active la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos. 3 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Insercin de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de dilogo Explorador de campos. Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro. De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente.
Para insertar un campo

1 Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de dilogo Explorador de campos y expanda una tabla.
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2 Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo. Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un subconjunto de los valores de ese campo, as como el tipo y tamao del mismo; para ello, haga clic con el botn secundario en el campo y seleccione Examinar datos en el men contextual.
3 Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hasta la seccin Detalles del informe. A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.
El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo. El tamao del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo seleccionado. 4 Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la forma de una seal de Stop, indicando que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la seccin. Recuerde que no puede poner ningn objeto fuera del margen de la pgina.
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4 Inicio rpido
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
Interpretacin de los campos

Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin Detalles. Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el informe, el valor del campo aparecer exactamente donde est ubicado el cuadro. Si no se ha activado la casilla de verificacin Mostrar nombres de campos en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el marco de objeto contiene letras X para indicar que el campo de base de datos incluye una cadena de texto. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numrico es representado por $55,555.56. Si su informe no muestra los nombres de los campos, el nmero de letras X en el marco de objeto representa el ancho de datos, es decir, el nmero mximo de caracteres en el campo tal como se define en la base de datos. Independientemente de que en el informe se muestren o no los nombres de los campos, el ancho del marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de espacio asignada al campo para la impresin). Inicialmente est establecido al ancho necesario para desplegar el mximo nmero de caracteres en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el tamao del campo. El tamao de los caracteres o las X indica el tamao en puntos seleccionado para los caracteres del campo. La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar los caracteres o las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres del campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo hacer cambios a estos atributos. El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos seleccionado para los caracteres en el campo.
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Adicin de otros campos

A continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez, sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin Ctrl-clic.
Para agregar campos adicionales

1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Explorador de Campos, presione la tecla Ctrl y resalte el campo Pas. Libere la tecla Ctrl. Si desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que ambos campos permanecen seleccionados. Nota: Usando la combinacin Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos. Puede utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos en la lista. 2 Arrastre los campos para ubicarlos. Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece juntamente con el cursor de flecha. 3 Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente. Ambos campos aparecen en la seccin Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en la lista en el cuadro de dilogo Explorador de Campos.
Seleccin de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo tanto, est activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe seleccionarlo. Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los controladores aparecen, indicando que el objeto est seleccionado. Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vaca de la ventana. Desaparecen los controles. Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
Ajuste del tamao de un campo

Para ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma: 1 Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la seccin Detalles para seleccionarlo. 2 Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. Esta operacin selecciona ambos objetos.
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4 Inicio rpido
3 Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste. 4 Ajuste el tamao de los campos hacia la derecha hasta que tengan aproximadamente 5 centmetros de longitud.
Revisin del trabajo realizado

Ahora vamos a ver el aspecto del informe despus de haber insertado y ubicado tres campos. 1 Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la ficha Vista previa. La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Nota: La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la ficha Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo. Despus, simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe haciendo clic en la lengeta de la ficha correspondiente. Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava hay ms campos que deben ser agregados. 2 Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseo haciendo clic una vez en la lengeta correspondiente.
Combinacin de campos de base de datos en un objeto de texto

En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en un objeto de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo cambios slo a uno de ellos. Los campos que son insertados en un objeto de texto, son acortados automticamente (no tienen espacios en blanco al principio, ni al final). Esto es importante dado que un campo tiene un tamao fijo, mientras que los datos de los campos pueden variar de tamao, dejando espacios en blanco innecesarios.
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Para combinar campos en un objeto de texto

1 Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que mueve el cursor sobre su informe. 2 Inserte el campo a la derecha de los campos en la seccin Detalles. La ficha Diseo automticamente se desplaza a la derecha, si es necesario, a medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para ubicar el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha Diseo se transforma en una regla con tabulador que se usa para editar el objeto de texto. Cuando hace clic en un rea vaca del informe o de un objeto de campo, aparece la regla estndar de la ficha Diseo. 3 Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para ajuste de tamao. Aparecern controladores en los cuatro lados del objeto. 4 Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto. 5 Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edicin. Fjese que ahora el punto de insercin dentro del objeto de texto est intermitente. 6 Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Recuerde que puede mover el cuadro de dilogo Explorador de Campos tomndolo por la barra de ttulo, arrastrndolo y ubicndolo donde quiera. 7 Arrastre el campo hasta el objeto de texto. 8 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. 9 Suelte el botn del mouse para colocar el campo en el objeto de texto. El cursor aparecer despus del campo Apellido del contacto, dentro del objeto de texto. 10 Escriba una coma y un espacio en blanco a continuacin de Apellido del contacto. 11 Resalte el campo Nome del Contacto en el cuadro de dilogo Explorador de Campos. 12 Arrastre el campo hasta el objeto de texto. 13 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la coma y el espacio en blanco que acaba de escribir y suelte el botn del mouse. El campo ser insertado a la derecha de la coma y el espacio.
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4 Inicio rpido
14 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar. Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Adicin de un resumen de informacin

El siguiente paso es agregar un resumen de informacin a su informe. Esta informacin le permite especificar el autor, ttulo y materia del informe, as como tambin cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el informe. Cuando agrega un resumen de informacin, los usuarios pueden rpidamente encontrar cualquier informacin relacionada con el informe.
Para agregar informacin resumida

1 Elija el comando Resumen de informacin, del men Archivo. El cuadro de dilogo Propiedades del documento aparece con la ficha Resumen activa.
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2 Escriba la informacin acerca de su informe que desee en los cuadros de texto proporcionados. Asegrese de escribir el ttulo Lista de Clientes en el cuadro de texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente seccin del tutorial. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
Adicin de un ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento.
Para agregar un ttulo

1 Haga clic en la ficha Diseo. 2 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta Campos especiales y expndalo. 3 Seleccione Ttulo del informe. 4 Arrastre el cursor sobre el informe. Aparecer un rectngulo de colocacin. 5 Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la seccin Encabezado de pgina (EP) del informe y suelte el botn del mouse para situar el objeto. 6 Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar sus cambios. Como puede ver, el objeto ttulo del informe muestra el ttulo que escribi en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento.
Formato de objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo, permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har ms fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo.
Para dar formato a un objeto

1 Para centrar el ttulo, primero hay que expandir el campo Ttulo de modo que tenga aproximadamente el mismo ancho que los datos del informe. Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo. 2 Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre del Contacto De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho al borde izquierdo de su informe. 3 Con el objeto de ttulo del informe an seleccionado, haga clic en Centrar en la barra de herramientas de formato. El ttulo se centra dentro del objeto.
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4 Inicio rpido
4 Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en el men contextual. 5 Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente. 6 Destaque el ttulo del informe an ms eligiendo Negritas del cuadro desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamao de acuerdo a la fuente que est usando) del cuadro desplegable Tamao. 7 Cambie el color del texto seleccionado Marrn en la paleta de Color. Observe que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del texto. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. 9 Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao del ttulo del informe. El ttulo tiene ahora un formato destacado en el informe.
Adicin de un encabezado de campo

Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el nico que no tiene encabezado. En esta seccin, va a crear un encabezado.
Para aadir un encabezado de campo

1 Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. 2 Inserte el objeto de texto en la seccin Encabezado de pgina justo sobre el campo Nombre del Contacto. 3 Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y, a continuacin, escriba el Nombre del Contacto en el objeto de texto. 4 Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto. Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como el resto de los ttulos de los campos.
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Cmo guardar el informe

1 Para guardar su trabajo, haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas estndar. Ya que esta es la primera vez que est guardando el informe, el cuadro de dilogo Guardar Archivo Como aparece mostrando el directorio predeterminado donde se guardar el archivo. Observe que tambin se muestra un nombre de archivo predeterminado basado en el ttulo del informe definido previamente. 2 Escriba Custlist.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su eleccin. 3 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante el resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que sern incluidos en el informe. En esta seccin aprender a: Seleccionar los registros que desee incluir en su informe. Guardar un informe, incluidos los criterios de seleccin. Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas, usando el Asistente de Seleccin.
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4 Inicio rpido
Establecimiento de su criterio de seleccin

Cuando se desplaza a travs del informe, ver que contiene informacin de clientes de diferentes pases. En este paso, usted limitar los datos de todos los pases, con excepcin de los Estados Unidos.
Para ingresar criterios de seleccin

1 Para comenzar, haga clic en la ficha Diseo para regresar al modo de diseo. 2 Haga clic en un rea vaca de su informe para desactivar cualquier campo que estuviera seleccionado. 3 Haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
La seccin Campos del Informe de este cuadro de dilogo contiene la lista de todos los campos del informe y la seccin Campos de base de datos contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas. 4 Como la seleccin de registros se va a basar en el campo de pas, seleccione Pas en la lista Campos y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin.
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Suponga que est completando la siguiente frase:

Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es
Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa use al seleccionar los registros para su informe. En este momento, la condicin es cualquier valor; es decir, no existen restricciones en la seleccin de registros. 5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qu otras opciones estn disponibles. Como slo desea los registros donde el Pas es EE.UU., seleccione la condicin es igual a . Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU. 6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos los valores para el campo pas. Seleccione EE. UU. de la lista. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a EE. UU.
7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseo. 8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo. Aparece el cuadro de dilogo Frmula de seleccin de registros cambiada. 9 Haga clic en Actualizar datos. 10 Guarde esta versin del informe sin sobrescribir el informe original eligiendo el comando Guardar como del men Archivo y asigne al nuevo informe el nombre EEUU.rpt. Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
Eliminacin de un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe. Antes de continuar, elimine dicho campo.
Para eliminar un campo

1 Seleccione el campo Pas y el encabezado de la columna Pas, usando la combinacin Ctrl-clic. 2 Presione la tecla Suprimir en el teclado. Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe.
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4 Inicio rpido
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Equilibrar el espaciado entre campos

Ahora que el campo Pas ha sido eliminado, existe demasiado espacio en blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podra dejar este espacio tal como est, pero sera ms fcil leer el informe si las columnas estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la pgina.
Para equilibrar el espaciado entre campos

1 Regrese a la ficha Diseo. Seleccione el campo Nombre del Contacto y su encabezado de campo usando la combinacin Ctrl-clic. 2 Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y arrstrelos hacia la izquierda, ms cerca al campo Ciudad. 3 Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el ttulo del informe no parece estar centrado. 4 Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo.
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5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en el objeto del campo Nombre del Contacto. El ttulo del informe se centra automticamente basndose en el tamao del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para personalizar sus informes.
Agrupacin de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos ms fcil de leer y entender. Crystal Reportsle permite hacer esto fcilmente. En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y luego los ordenar alfabticamente dentro de cada grupo.
Para agrupar un informe

1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar grupo de la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
2 Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en la primera lista desplegable. El programa tomar todos los registros con el mismo valor del campo Regin y los reunir formando un grupo dentro del informe. 3 Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable. El agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden alfabtico ascendente.
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4 Inicio rpido
4 Haga clic en Aceptar. Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseo: GH1 (Encabezado del grupo n1) y GF1 (Pie de pgina de grupo n1). As es como el programa indica que se ha agrupado el informe. 5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver cmo luce su informe.
6 Si el rbol de grupos no est visible, haga clic en el botn Mostrar/ocultar el rbol de gruposde la barra de herramientas estndar para ver los grupos incluidos en el informe. Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el rbol de grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el Arbol de Grupos. El programa se adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier grupo especfico de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs del informe en busca de dicho grupo. Para obtener ms informacin acerca del rbol de grupos, vea Vista rbol de grupos en la pgina 79. Nota: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes, subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el total de ventas para cada regin. Consulte Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin en la pgina 147.
Significado de los encabezados de grupo dinmicos

Cuando usted inserta un grupo, automticamente se inserta el campo Nombre de grupo en la seccin Encabezado de Grupo de su informe. El campo muestra el nombre del grupo actual. Por ejemplo, si agrupa por regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado de grupo para el grupo CA (California) aparecer como CA. El formato del nombre de un grupo de campos se establece automticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo.
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Orden de Registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente regin.
Para ordenar registros

1 En la ficha Vista previa, haga clic en Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros.
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el informe en ese momento y todos los campos de la fuente de datos. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos. El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn ordenados en el informe. Debido a que el campo regin ya est ordenado, el ordenamiento que usted har ser dentro de cada regin y no para el informe completo. 2 Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botn de flecha > para agregarlo a la lista Ordenar Campos. 3 Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Observe que los registros de cada grupo estn en orden alfabtico.
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4 Inicio rpido
Finalizacin del informe

Slo le falta un paso para completar el informe. Es necesario agregar un logotipo de la empresa a la primera pgina del informe.
Insercin de un logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior de la primera pgina del informe.
Para insertar el logotipo de una compaa

1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar imagen de la barra de herramientas Herramientas de insercin. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 2 Elija el archivo Xtreme.bmp y haga clic en Abrir. Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El marco representa el logotipo que pondr. Sugerencia: Puede encontrar el archivo Xtreme.bmp en la subcarpeta Databases de la carpeta Samples\Es. 3 Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la seccin Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez. Si coloca el logotipo en la seccin de encabezado del informe (EI), slo se imprimir en la primera pgina del informe. Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir automticamente para acomodar la imagen. 4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Su informe final debe lucir como la siguiente ilustracin:
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Inicio rpido para usuarios avanzados
5 Guarde el informe haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas estndar. Usted acaba de terminar su primer informe. Temas relacionados Para obtener informacin sobre la distribucin de informes (impresin, exportacin, etc.), vea los temas sobre impresin de los epgrafes Formato en la pgina 205 y Distribucin y vista de informes en la pgina 337.

Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al programa, siga los siguientes pasos para configurar un informe por primera vez. Si no es un usuario con experiencia, consulte el epgrafe Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30.
Para elegir un tipo de informe y una fuente de datos

1 En Windows, haga clic en Inicio, elija Programas y luego seleccione Crystal Reports 10. 2 Haga clic en Como informe en blanco y en Aceptar para abrir el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Como alternativa a la creacin de un informe en blanco, puede elegir uno de los cuatro asistentes para la creacin de informes. Vea las muestras de estilo de cada uno efectuando una seleccin en la lista de asistentes. Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una diversidad de fuentes de datos. 3 Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar la fuente de datos que desee usar en el informe. 4 Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas. 5 Despus de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos. Nota: Si selecciona ms de una tabla en el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, aparecer la ficha Vnculos. Para obtener ms informacin sobre vnculos, vea Cmo vincular varias tablas en la pgina 83. Aparece la ficha Diseo con las reas de Encabezado de informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie de pgina y Pie de informe. Un informe se crea al insertar y dar formato a los temes en cada una de estas reas. Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y quiere que coincidan registro a registro, haga clic en Asistente de base de datos en la barra de herramientas Herramientas del asistente, seleccione las tablas y, a continuacin, establezca los vnculos en la ficha Vnculos cuando aparezca.
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4 Inicio rpido
Para trabajar con elementos de informe en la ficha Diseo

1 Cada una de las reas predeterminadas del informe contiene solo una seccin. Para agregar secciones adicionales, haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente y agregue las secciones que desee usando dicho asistente. Una vez que ha agregado secciones a un rea, puede combinarlas, moverlas o eliminarlas en el Asistente de seccin. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221. 2 Para activar y desactivar la cuadrcula, elija el comando Opciones del men Archivo y active o desactive la casilla de verificacin Cuadrcula de la vista Diseo de la ficha Diseo cuando se muestre el cuadro de dilogo Opciones. Consulte Uso de la cuadrcula en la pgina 220. 3 Si est trabajando con la cuadrcula desactivada y quiere usar ajuste a lneas gua para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la lnea gua. Algunas otras formas en que puede usar las guas: Arrastrar un campo hacia una lnea gua hasta que se ajuste a la lnea en cuestin. Arrastrar la flecha de la lnea gua para mover dicha lnea gua (y cualquier objeto que est ajustado a ella). Arrastrar la flecha de la lnea gua ms all de la regla para quitar la lnea gua. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221. 4 Si el cuadro de dilogo Explorador de campos no est visible, haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar. Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los campos. Para agilizar la entrada de varios campos, este cuadro permanecer en pantalla mientras no se cierre. Puede mover el cuadro de dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo. Consulte Ubicacin de datos en el informe en la pgina 84. 5 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe. Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos, o tambin, la combinacin Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria. Tambin puede utilizar el mtodo de arrastrar y colocar. Coloque los campos en la seccin Detalles donde desea que aparezcan. Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el cuadro de dilogo Explorador de Campos. El programa marca la posicin de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres del marco indican si el campo es de texto (XXX...), de nmero (555), de moneda (555 $), de fecha (31/12/99), de hora (00:00:00), de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F).
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Nota: Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de verificacin Mostrar nombres de campo en el cuadro de dilogo Opciones (ficha Presentacin). El programa coloca automticamente los ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina a menos que no est activada la casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, slo se colocarn ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina de los campos en la seccin Detalles A (el original) de su informe. 6 Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Puede hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin de la regla. Si desea expandir una seccin para alojar una lnea adicional, use el comando Insertar lnea. Si desea que el programa alinee los objetos en la seccin automticamente y en direccin horizontal, use el comando Ordenar lneas. Si desea reducir el tamao de una seccin para eliminar espacios en blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, use el comando Ajustar seccin. Consulte Uso del espacio en blanco entre filas en la pgina 243. 7 Para crear un ttulo de informe, primero debe especificar el ttulo en el cuadro de dalogo Propiedades del documento. Elija el comando Resumen de informacin, del men Archivo. Proporcione el ttulo en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar. 8 Seleccione Ttulo del informe de la lista Campos especiales del Explorador de campos. Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecer un marco rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la seccin Encabezado del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en esa seccin. El campo del ttulo contendr el texto usted que escribi en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Consulte Agregar una pgina de ttulo al informe en la pgina 95. 9 Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar. Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creacin de un informe, puede tener una vista previa usando solamente una pequea parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista previa de muestra del men Archivo | Imprimir. Consulte Ficha Vista previa en la pgina 77. En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere, puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo tiempo, ver los resultados como apareceran actualizados en el informe. Tambin puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseo.
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4 Inicio rpido
Para usar otras funciones de informes

1 Si desea dar formato a un campo, cambiar la ubicacin o el ancho de un campo, o insertar un resumen, haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparecern controladores arriba, abajo y a los lados de cada campo seleccionado. Para cambiar la ubicacin del campo (o los campos), arrastre el marco de ubicacin del campo a su nueva posicin usando su mouse. Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la derecha o de la izquierda usando su mouse. Haga clic con el botn secundario en el campo para darle formato o resumirlo. Aparecer un men contextual con una lista de comandos para realizar ambas acciones. Sugerencia: Muchas de las opciones de formato y fuente estn disponibles en la barra de formato. Nota: Si quiere aplicar el formato slo bajo ciertas condiciones, haga clic en el botn Frmula Condicional en el Editor de Formato y haga una frmula que defina esas condiciones. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 245. 2 Si desea crear una frmula para realizar clculos o comparaciones de datos, seleccione Campos de frmula en el Explorador de campos. Nota: Tambin puede hacer clic en Taller de frmulas en la barra de herramientas Herramientas del asistente para trabajar con frmulas, funciones personalizadas, enunciados SQL, etc. 3 Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Especifique el nombre de la frmula y haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 4 Escriba la frmula en el Editor de frmulas. Especifique los campos, operadores y funciones seleccionndolos en sus respectivas listas o escribindolos con el teclado. Puede comprobar la sintaxis de la frmula haciendo clic en Revisar. 5 Cuando termine la edicin, haga clic en el botn Guardar y cerrar para regresar al cuadro de dilogo Explorador de campos. 6 Haga clic en Insertar en informe para colocar la frmula tal como lo hara con un campo de una base de datos. Consulte Uso de las frmulas en la pgina 377. 7 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic en Insertar subinforme en la barra de herramientas Insertar herramientas y elija un informe existente para importarlo como subinforme, o use el Asistente para la creacin de informes para crear un nuevo subinforme. Consulte Cmo insertar subinformes en la pgina 421. Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del informe principal, haga clic en la ficha Vincular del cuadro de dilogo Insertar subinforme y especifique el vnculo cuando aparezca la ficha. Consulte Para vincular un subinforme a los datos del informe principal en la pgina 424.
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8 Para insertar una tabla cruzada en un informe, haga clic en el botn Insertar tablas cruzadas de la barra de herramientas Insertar herramientas y configure la tabla cruzada en el Asistente de tablas cruzadas cuando ste aparezca. Consulte Objetos de tablas cruzadas en la pgina 303. 9 Para crear un campo de parmetros (un campo que solicita se le proporcione un valor cada vez que se recuperan datos de un informe), haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar y, a continuacin, seleccione Campos de parmetros en el cuadro de dilogo Explorador de campos cuando ste aparezca. Haga clic en el botn Nuevo para configurar un campo de parmetros. Una vez creado, puede insertar el campo de parmetros en un informe tal como lo hara con un campo de una base de datos o seleccionarlo en la lista Campos del Taller de frmulas. Los campos de parmetros se pueden utilizar en informes (como solicitudes de ttulos o etiquetas), en frmulas de seleccin (como solicitudes de criterios de seleccin) y en frmulas (para muchos fines, entre los que se incluye la especificacin de campos de ordenacin). Consulte Campos de parmetro en la pgina 401. 10 Para agregar un grfico, haga clic en Insertar grfico en la barra de herramientas Insertar herramientas. Consulte Creacin de grficos en la pgina 255. 11 Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Consulte Creacin de mapas en la pgina 273. 12 Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que se pueda editar desde Report Designer usando las herramientas del programa original del objeto, elija el comando Objeto OLE del men Insertar. Vea OLE en la pgina 293 y Trabajo con Objetos OLE estticos en la pgina 298. 13 Para cambiar la direccin de ordenacin de los registros, haga clic en Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los datos del informe y la direccin del ordenamiento. Consulte Ordenamiento de uno y varios campos en la pgina 149. 14 Si desea limitar el informe de acuerdo con registros especficos (por ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen ventas acumuladas superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en el que desee basar la seleccin y luego haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de seleccin de registros. 15 Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas estndar. Eso es todo! As de fcil es elaborar un informe.
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Conceptos de diseo de informes
Este captulodescribe los conceptos bsicos del diseo de informes y ayuda a decidir qu informacin desea incluir en el informe.
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Diseo bsico de informes
Diseo bsico de informes

El propsito de este captulo es sugerir un enfoque estructurado para la elaboracin de informes usando Crystal Reports. Dicho enfoque incluye los siguientes pasos: Decisiones sobre el contenido del informe. Desarrollo de un prototipo en papel. Esta seccin ha sido diseada para proporcionar una comprensin de los conceptos involucrados en el proceso de elaboracin de informes.
Decisiones sobre el contenido del informe

Antes de nada, debe tener un esquema de la informacin que desea que se presente en el informe. Las siguientes secciones proporcionan una gua para realizar ese esquema.
Formular el propsito
Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin. Sirven para facilitar una rpida compresin de los elementos bsicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un informe sea eficaz, debe presentar los datos adecuados de forma lgica. Si presenta datos incorrectos, o datos correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar el proceso de decisin o incluso provocar que se tome una decisin incorrecta. Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propsito en una o dos frases. El enunciado del propsito le permite centrarse en las necesidades bsicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo. A continuacin se dan algunos ejemplos de enunciados de propsito: El propsito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las ventas acumuladas anuales por representante de ventas, comparar las cifras actuales con las del ao anterior y marcar los representantes cuyas cifras de venta no alcanzan los estndares de la compaa. El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para rdenes de abastecimiento en base a dicha actividad. El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de infracciones de trnsito por ao de cada conductor de la compaa. La definicin del propsito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.
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5 Conceptos de diseo de informes
Quin va a leer el informe?

Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compaa puede ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas, por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO). Cada una de estas personas estar interesada en diferentes aspectos del informe. Un representante de ventas usar el informe para evaluar su rendimiento individual y compararlo con el de otros representantes de su rea. El director regional de ventas usar el informe para evaluar a los representantes de su regin y comparar los resultados obtenidos con los de otras regiones. El gerente general de ventas usar el informe para evaluar el desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas. El director general de operaciones usar el informe para evaluar el desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de mercadeo, y para proyectar actividades como planes de produccin, programas de expansin, etc. Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante planificar el informe para que incluya la informacin que busca cada uno.
Determinacin de la presentacin del informe

Cul ser el ttulo del informe?
Establezca un ttulo inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro si lo desea, pero al menos tendr un ttulo al cual referirse durante la etapa de creacin del prototipo.
Qu otra informacin, adems del ttulo, necesita para identificar su informe?

Puede que desee incluir la fecha de impresin, informacin acerca de quin prepar el informe, un enunciado del propsito del informe, el rango de los datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha informacin para que pueda incluirla al momento de preparar su prototipo. La informacin puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo de la clase de informacin que planea usar. La informacin acerca de quin prepar el informe podra ser tomada de campos de datos individuales en las tablas de la base datos usada. Si se va a extraer de una tabla de base de datos, qu tabla ser? O, qu combinacin de tablas?
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El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte del informe. Crystal Reports puede generar informacin como la fecha de impresin o los nmeros de pgina.
Bsqueda de datos
Sabe usted qu datos quiere usar en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC o de una Vista empresarial? Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base de datos, si es que todava no lo tiene. Para obtener ms informacin, consulte Acceso a los orgenes de datos en la ayuda en lnea. Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de un cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de datos? El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compaero de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se propone trabajar.
Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?

El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido en el enunciado del propsito del informe. Y tambin debe contener todos los datos necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado. Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Crystal Reports le permite combinar datos de diferentes bases de datos para crear su informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo. La mayora de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los campos de datos. Qu campos de datos se van a utilizar y dnde se van a situar? Otros datos se calcularn dependiendo de los campos de datos. Qu campos de datos se van a utilizar en los clculos? Otros datos sern insertados directamente en el informe, utilizando objetos de texto (encabezados, notas, rtulos, etc.).
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Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr que ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas, por ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisin). En su plan, podra ser til separar o marcar los datos que deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Consulte Especificacin de frmulas en la pgina 384.
En qu tipo de campos estn contenidos los datos?

Tmese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se utilizar en sus clculos. Ya que las funciones de frmula y los operadores funcionan con tipos de datos especficos, es importante reconocer el tipo de dato con el que est trabajando, antes de iniciar clculo alguno. Por ejemplo, algunas funciones requieren datos numricos, mientras que otras slo trabajan con campos de cadena.
Manipulacin de datos
Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
Cmo? Por cliente? Por fecha? Por jerarqua? Crystal Reports provee varias opciones para agrupar sus datos en su informe. Consulte Agrupar datos en la pgina 151.
Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?

Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Consulte Descripcin de las opciones de ordenamiento en la pgina 148.
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros de la misma. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en un simple rango de datos o comparaciones, o puede crear frmulas complejas para identificar los registros que sern incluidos. Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los criterios que sern usados para seleccionar esos registros. Consulte Seleccin de registros en la pgina 136.
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Desea resumir los datos?

Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el mximo y el mnimo valor contenidos entre todos los valores de una columna de su informe? Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio, total de recuento, etc.) al final de la pgina de la columna seleccionada. Consulte Clculo de un porcentaje en la pgina 170 y Seleccin de grupos o porcentajes N superiores o inferiores en la pgina 166.
Qu informacin quiere marcar en su informe?

Puede que desee llamar la atencin sobre algunos datos marcndolos en el informe. Por ejemplo, los elementos fijos del inventario suelen estar marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial atencin. Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el ltimo mes, los ltimos tres meses o algn otro perodo especfico. Para marcar la informacin, identifquela junto con cualquier condicin que active la marca.
Cmo quiere marcar la informacin?

Podra ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro smbolo, o tal vez usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta informacin marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha marcacin. Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y cambiar el tipo, tamao o color de la fuente usada para elementos especficos del informe. Le permite colocar bordes alrededor de elementos, dibujar lneas y cuadros (para dividir el informe en secciones), establecer encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato se pueden utilizar para resaltar los datos ms importantes de un informe. Consulte Formato en la pgina 205.
Caractersticas del rea de impresin

Cada rea del informe tiene sus propias caractersticas de impresin. Es muy importante comprender estas caractersticas porque afectan al tiempo y a la frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.
En qu orden se imprimen las reas del informe?

Las reas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseo (de arriba hacia abajo). Si hay ms de una seccin en un rea, estas se imprimen en el orden en que aparecen dentro del rea. As, si tiene tres secciones de Encabezado del informe, las tres secciones sern impresas, en orden, antes de comenzar a imprimir la(s) seccin(es) en el Encabezado de pgina.
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Cun a menudo se imprimen los informes?

La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseo del informe. Esta informacin es de suma utilidad, cuando est tratando de decidir dnde ubicar grficos, tablas cruzadas y frmulas, para obtener resultados especficos:
Encabezado de informe
Objetos ubicados en el rea del Encabezado del informe se imprimen una sola vez, al principio del informe. Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de todo el informe. Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al principio del informe.
Encabezado de pgina
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de pgina se imprimen al principio de cada nueva pgina. No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta seccin. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al principio de cada nueva pgina.
Encabezado de grupo
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de grupo se imprimen al principio de cada nuevo grupo. Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos solamente de este grupo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada grupo, al principio del grupo.
Area detalles
Objetos ubicados en el rea de Detalles se imprimen con cada nuevo registro. No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por cada registro.
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Desarrollo de un prototipo en papel
Pie de pgina de grupo

Objetos ubicados en el rea del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo. Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos solamente de este grupo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada grupo, al final del grupo.
Pie de informe
Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una sola vez al final del informe. Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de todo el informe. Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al final del informe.
Pie de pgina
Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final de cada pgina. No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al final de cada nueva pgina.

Mientras que un prototipo es til independientemente de su experiencia con Crystal Reports, es de particular importancia cuando est aprendiendo el programa por primera vez. Con el prototipo en mano, puede poner todo su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos, en lugar de tratar de disear y aprender al mismo tiempo.
Para disear un prototipo en papel

1 Tome un papel del tamao que usar para su informe final. 2 Ubique el ttulo y cualquier otra informacin descriptiva del encabezado, usando cuadros o lneas para representar los elementos del informe. 3 Ubique la informacin del Pie de pgina. 4 Revise el esbozo de la pgina para que haya un buen balance de los diferentes elementos.
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5 Analice la informacin que desee incluir en el cuerpo del informe: Cuente el nmero de campos que utilizar y estime el espacio apropiado entre los campos. Use rectngulos para delinear los campos. Cambie el espacio entre campos si es necesario. Decida una secuencia lgica para representar los datos en el cuerpo del informe. Rotule los campos para indicar esa secuencia. 6 Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales. 7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las marcas. 8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del resto en el prototipo. 9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
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Introduccin a la creacin de informes
Este captulo muestra los aspectos bsicos de la creacin de informes en Crystal Reports. Primero aprender acerca del entorno de diseo de informes, luego acerca de cmo seleccionar tablas de bases de datos, cmo colocar objetos en un informe y cmo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
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Opciones en la creacin de informes
Opciones en la creacin de informes

Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene cuatro opciones: Utilizar un Asistente para la creacin de informes. Utilizar otro informe como modelo. Crear un informe personalizado desde el principio. Probablemente usar las cuatro opciones con el tiempo.
Asistentes para la creacin de informes

Los Asistentes para la creacin de informes ayudan a crear informes de manera rpida y tanto los usuarios sin experiencia como los programadores prefieren crear la mayora de sus informes usando estos modelos. Todo lo que tiene que hacer es elegir el asistente que ms se aproxime al tipo de informe que desee crear. El asistente le lleva paso a paso a travs del proceso de creacin de informes.
Otro Informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese otro informe como modelo. Abra el informe que desee usar de este modo seleccionando la opcin Abrir un informe existente y gurdelo en un archivo nuevo con el comando Guardar como (que se encuentra en el men Archivo). Este mtodo es til para: crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de registros diferente al del informe existente; crear una serie de informes, cada uno un poco diferente del anterior; reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado, usando la misma estructura de un informe actual; crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos internos. Despus, sin necesidad de establecer vnculos nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes basado en este informe. Crystal Reports tambin permite dar formato a un informe mediante la aplicacin de una plantilla. Vea Utilizacin de una plantilla en la pgina 206 para obtener ms informacin.
Informe nuevo
La opcin Como informe en blanco se usa cuando usted quiere crear un informe partiendo de cero. Esta situacin se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y el control para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que se desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los asistentes.
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6 Introduccin a la creacin de informes
La opcin Como informe en blanco se eligi para Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, ya que el proceso de crear un informe partiendo de cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos bsicos de la elaboracin de informes.
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos

Crystal Reports simplifica la seleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos al ofrecer una funcionalidad fcil de usar en los cuadros de dilogo Asistente de base de datos y Explorador de campos. Cada uno de estos cuadros de dilogo usa la estructura familiar de rbol de Windows para permitir el desplazamiento por todas las opciones posibles Nota: Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversin de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de datos de los usuarios no se ven afectados). Dado que Crystal Reports ofrece compatibilidad con Unicode, se pueden mostrar lenguajes diferentes en el mismo informe.
El Asistente de base de datos

El Asistente de base de datos proporciona una vista de rbol integrada de todas las fuentes de datos que se pueden usar con Crystal Reports. En el Asistente de base de datos se puede seleccionar para los informes una cualquiera de las fuentes de datos que se exponen a continuacin: Un origen de datos conectado actualmente. Un comando SQL guardado en Crystal Repository. Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos. Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el Asistente de base de datos mantiene una lista de estos orgenes de datos a disposicin del usuario). Un origen de datos existente, por ejemplo, un archivo de datos local o un origen de datos ODBC que ya est configurado. En el Asistente de base de datos tambin se pueden especificar vnculos entre tablas de bases de datos si se han seleccionado varias tablas para el informe.
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Ficha Datos
Vista de rbol
La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de rbol de los posibles orgenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe. El rbol, en la lista Orgenes de datos disponibles, posee carpetas para: Conexiones actuales Favoritos Historial Crear nueva conexin Repositorio La carpeta Crear nueva conexin contiene subcarpetas para numerosos orgenes de datos comunes. Entre stas se encuentran las siguientes: Access/Excel (DAO) Crystal Queries Archivos de base de datos Diccionario/Infoview ODBC (RDO) OLAP OLE DB (ADO) Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin. Para obtener una breve descripcin de cada una de estas carpetas y subcarpetas, consulte Seleccin de la fuente de datos en la pgina 81.
Men contextual
Puede hacer clic con el botn secundario en la lista Orgenes de datos disponibles del Asistente de base de datos para ver un men contextual con las siguientes opciones: Agregar al informe Use esta opcin para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su nuevo informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha > del Asistente de base de datos. Agregar a Favoritos Use esta opcin para agregar un origen de datos seleccionado a la carpeta Favoritos.
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Quitar del informe Use esta opcin para quitar una tabla o un procedimiento almacenado del informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos. Propiedades Use esta opcin para obtener informacin detallada del elemento seleccionado. Cambiar nombre de Favorito Use esta opcin para cambiar el nombre a un origen de datos de la carpeta Favoritos. Eliminar Favorito Use esta opcin para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos. Quitar del repositorio Use esta opcin para eliminar un comando SQL existente de Crystal Repository. Cambiar de nombre el objeto del repositorio Use esta opcin para cambiar el nombre de un comando SQL existente de Crystal Repository. Opciones Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen en la ficha Base de datos del cuadro de dilogo Opciones. Actualizar Use esta opcin para actualizar la lista de orgenes de datos disponibles en el Asistente de base de datos.
Ficha Vnculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto, se establece un vnculo de tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla Proveedores). Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos o ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de vinculacin se facilita utilizando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Consulte Vinculacin de tablas en la pgina 440.
El Explorador de campos
Use el cuadro de dilogo Explorador de campos para insertar, modificar o eliminar campos en las fichas Diseo y Vista previa de Crystal Reports. Para ver el Explorador de campos, seleccione el comando Explorador de campos del men Vista.
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Vista de rbol
El Explorador de campos muestra una vista de rbol de los campos de bases de datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. Tambin muestra campos de frmula, enunciado SQL, de parmetro, de total acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe. Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados por otros campos (como campos de frmula, grupos, campos de total acumulado, resmenes, entre otros) tienen al lado una marca de verificacin verde.
Barra de herramientas y men contextual

La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con informacin sobre herramientas y combinaciones de teclas de acceso directo. Puede hacer clic con el botn derecho en cualquier elemento de la vista de rbol para abrir un men contextual. La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes: Insertar en informe Use esta opcin para agregar un campo al informe. Es posible insertar ms de un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Insertar a informe. De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo en las fichas Diseo o Vista previa. Examinar Use esta opcin para examinar datos de un campo de base de datos, de un campo de frmula o de un campo de enunciado SQL. Nota: En el men contextual, esta opcin se denomina Examinar datos. Nuevo Use esta opcin para crear un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado. Editar Use esta opcin para modificar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existentes. Cambiar nombre Use esta opcin para modificar el nombre de un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existentes. Eliminar Use esta opcin para eliminar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado. Tambin puede seleccionar varios campos si hace clic con el botn derecho y elige Eliminar para quitarlos todos a la vez.
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Adems de las funciones disponibles en la barra de herramientas, el men contextual ofrece tambin las funciones siguientes: Mover parmetro arriba (o abajo) Use estas opciones para cambiar el orden de los campos de parmetro. Mostrar tipo de campo Use esta opcin para ver el tipo de campo (cadena, numrico, etc.) cuando mira una lista de campos de base de datos. La longitud de los campos de cadena se incluye entre parntesis al final de sus nombres. Actualizar Use esta opcin para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador de campos.
Campos de nombre de grupo

Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el Explorador de campos haciendo clic con el botn secundario y seleccionando Insertar en informe. Sin embargo, a diferencia de los campos de frmula, de parmetro o de total acumulado, no puede crear un campo de nombre de grupo usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al insertar un grupo.)
El Explorador de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un rbol de vista. El nodo raz es el propio informe, mientras que los nodos de primer nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada seccin se enumeran los objetos y los campos del informe. Los elementos que se seleccionen en la vista de rbol se seleccionarn en el informe (en los modos Diseo o Vista previa). Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionndolos en el Explorador de informes. Al hacer clic con el botn secundario en el elemento seleccionado, se ve un men que contiene las acciones que se pueden efectuar en el elemento. Po ejemplo, si se hace clic con el botn secundario en un objeto de texto, el men contendr las opciones para editar el texto, dar formato a la fuente o al color, etc. De igual modo, si se hace clic con el botn secundario en un nodo de seccin, el men contendr las opciones para ocultar, suprimir, dar formato, etc. Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el Explorador de informes, pero se pueden eliminar. Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las combinaciones Mays-clic o Ctrl-clic.
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Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con informacin sobre herramientas. Estos botones permiten expandir o contraer la vista de rbol del informe y seleccionar los elementos que se van a mostrar mediante su tipo: Expandir Utilice esta opcin para expandir todos los nodos secundarios de la vista de rbol que se encuentren debajo del nodo seleccionado. Si selecciona esta opcin con el nodo raz resaltado, se expandirn todos los nodos restantes. Si selecciona la opcin con un nodo secundario resaltado, slo se expandirn los nodos que dependen jerrquicamente de aqul. Nota: Esta opcin no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto del informe resaltado, o si el nodo seleccionado no contiene nodos secundarios. Mostrar/Ocultar campos de datos Use esta opcin para mostrar u ocultar campos de datos en el informe. Los campos de datos pueden ser campos de frmulas, campos de resumen y objetos de texto. Mostrar/Ocultar los objetos grficos Use esta opcin para mostrar u ocultar objetos grficos en el informe. Los objetos grficos pueden ser diagramas, mapas, cuadros, lneas, campos BLOB u objetos OLE. Mostrar/Ocultar cuadrculas y subinformes Use esta opcin para mostrar u ocultar tablas cruzadas, cuadrculas OLAP y subinformes en el informe. Nota: Los elementos conectados a un Crystal Repository aparecen con el icono de repositorio junto a ellos. Los elementos con hipervnculos se muestran como texto azul con un subrayado continuo. Los elementos con hipervnculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de lnea discontinua.
Abrir y acoplar exploradores

Crystal Reports incluye tres exploradores que se pueden utilizar para ver diversos objetos de informe: El Explorador de campos El Explorador de informes El Explorador del repositorio
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Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del men Vista o los botones de la barra de herramientas Estndar correspondientes. Dichos comandos o botones abren el explorador si est cerrado y, si est abierto, establecen el foco en ste. Una vez finalizada la instalacin, los exploradores se abren en posicin acoplada en el lado derecho de Report Designer. Los exploradores tambin se pueden acoplar en el lado izquierdo o en la parte inferior del diseador; para ello, arrstrelos a la nueva ubicacin. Haga doble clic en la barra de ttulo de un explorador para cambiar entre el modo acoplado y el modo flotante libre. En el modo flotante libre, el explorador se puede arrastrar y colocar en cualquier ubicacin. Al arrastrar el explorador, aparece un marco de ubicacin que muestra dnde se va a colocar. Tambin puede ajustar el explorador arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste. Nota: Al hacer doble clic en la barra de ttulo de un explorador en modo flotante libre, el programa lo acopla en la posicin donde se encontraba la ltima vez que se utiliz Crystal Reports. Se puede crear un nico explorador con varias fichas a partir del Explorador de campos, el Explorador de informes y el Explorador del repositorio; para ello, arrastre los exploradores uno sobre otro. Este explorador de varias fichas se puede utilizar en modo acoplado o flotante libre.
Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un tipo de explorador a otro; el nombre de la barra de ttulo cambia en consecuencia para mostrar el explorador que se est utilizando actualmente.
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Acerca del entorno de diseo de informes

Ficha Diseo
Cuando se trabaja con Crystal Reports, la ficha Diseo ser probablemente la parte del programa que utilice con mayor frecuencia.
La ficha Diseo es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial cuando se crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su edicin inicial, y muchas otras operaciones. La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros objetos, moverlos a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho ms, sin agotar los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo de recuperacin de datos. El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un informe final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los datos. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo imprime o lo enva de alguna manera. Es entonces cuando los datos reales aparecen en el informe.
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reas de la ficha Diseo

Cuando se comienza a crear un informe, Crystal Reports crea automticamente cinco reas en la ficha Diseo. Encabezado de informe Esta seccin se utiliza generalmente para el ttulo del informe y cualquier otra informacin que se desea que aparezca al principio del informe. Tambin puede ser usada para grficos y tablas cruzadas que incluyan datos para todo el informe. Encabezado de pgina Esta seccin se utiliza generalmente para la informacin que se desea que aparezca en la parte superior de cada pgina. Por ejemplo nombres de captulos, el nombre del documento u otra informacin similar. Tambin puede usar esta seccin para desplegar ttulos de campo sobre los campos mismos en su informe. Detalles Esta seccin se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez por registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecer generalmente en esta seccin. Pie de informe Esta seccin se utiliza para la informacin que se desea que aparezca slo una vez al final del informe (como totales generales) y para los grficos y las tablas cruzadas que contienen datos relativos a todo el informe. Pie de pgina Esta seccin contiene generalmente el numero de pgina y cualquier otra informacin que se desea que aparezca en la parte inferior de cada pgina. Si se aade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos secciones adicionales: Encabezado de grupo Esta seccin suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los grficos o las tablas cruzadas que contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al principio de un grupo. Pie de pgina de grupo Normalmente, esta seccin incluye el valor de resumen, si lo hay, y se puede utilizar para mostrar grficos y tablas cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un grupo.
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Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del Encabezado de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y el Pie de grupo aparece directamente debajo del rea de Detalles.
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de Detalles y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Al igual que las reas originales, cada una de estas reas nuevas que se agregan puede contener una o varias secciones. De forma predeterminada, cada una contiene una sola seccin.
Identificacin y manejo de reas y secciones

El programa asigna una sola seccin a cada rea, automticamente. El nombre de esa seccin aparece directamente a la izquierda de la misma. Si usted tiene varias secciones en un rea, las secciones son designadas como a, b, c, etc. Nota: Si ha activado la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos del rea de la vista de diseo del cuadro de dilogo Opciones, se usan iniciales (EI, EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin. Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada que contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual con opciones especficas para esa seccin.
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Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el programa muestra una regla de seccin inmediatamente a la izquierda de cada seccin. La regla de la seccin se utiliza para agregar, quitar y mover lneas gua y para proveer una referencia visual cuando est ubicando objetos. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221.
La regla de seccin.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para esa seccin. Consulte Uso de las secciones mltiples en un informe en la pgina 193.
Otras funciones de la ficha Diseo

Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseo. Con la ficha Diseo: Puede cambiar de tamao a una seccin, arrastrando sus orillas con el cursor. Consulte Ajuste del tamao de una seccin en la pgina 191. Puede dividir una seccin (crear dos secciones de una sola) haciendo clic en su orilla izquierda. Consulte Divisin de una seccin en la pgina 191. Puede agregar lneas gua horizontales o verticales haciendo clic en las reglas. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221. Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de aumento desde un 25% hasta 400% del tamao original. Consulte Cmo aumentar o reducir la vista de un informe en la pgina 93.
Ficha Vista previa

Si desea ver la apariencia de un informe antes de imprimirlo, haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar. El programa rene los datos, realiza los clculos necesarios y muestra el informe en la ficha Vista previa. Con los datos en su lugar, puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su informe y ver los resultados reales de todos sus resmenes, clculos de frmulas y selecciones de registros y grupos. En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere.
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El programa trabaja con los datos de la manera siguiente: La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los datos de los orgenes de datos y los guarda con el informe, a menos que haya configurado el programa para que no guarde los datos. Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez que obtenga una vista previa del informe, a menos que especficamente actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa recupere nuevos datos. Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un informe: Vista estndar Vista rbol de grupos
Vista estndar
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una cada vez). Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la funcionalidad que necesita.
El Indicador de edad de los datos

El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por primera vez, cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
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Vista rbol de grupos
La vista rbol de grupos se puede mostrar u ocultar usando el botn Mostrar/ ocultar el rbol de grupos de la barra de herramientas estndar. La vista rbol de grupos presenta la pantalla dividida. El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe. El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del informe con la jerarqua de grupos y subgrupos en un formato de rbol con el que est familiarizado el usuario. El rbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y subgrupos creados en su informe. Sin embargo, es posible personalizar estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de dilogo Insertar grupo o Cambiar opciones de grupo. Para obtener ms informacin sobre cmo se personalizan los nombres de grupo en la vista rbol de grupos, consulte Agrupar datos en la pgina 151. Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar o retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la vista de Arbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
Semejanzas y diferencias con respecto a la ficha Diseo

En la ficha Vista previa dispone de las mismas funciones de formato que en la ficha Diseo. Los mens (tanto los de la barra de mens como los contextuales) y las barras de herramientas permanecen activos y proporcionan en lo esencial la misma funcionalidad que se posee cuando se trabaja con un informe en la ficha Diseo. Sin embargo, cuando tiene que hacer muchos cambios, es ms rpido hacerlos en la ficha Diseo. Tenga en cuenta los siguientes puntos: La ficha Diseo y la ficha Vista previa estn ligadas internamente. Cualquier cambio que hace en una de ellas, se refleja automticamente en la otra.
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La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en lugar de las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo. La funcionalidad de las reglas es la misma. La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede saber de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos. Mientras que los nombres de seccin aparecen slo una vez en la ficha Diseo, en la ficha Vista previa se imprimen cada vez que se imprime una seccin. El Contador de registros, el Indicador de edad de los datos (consulte El Indicador de edad de los datos en la pgina 78) y los controles Pgina siguiente/Pgina anterior (consulte Ficha Vista previa en la pgina 77), estn todos activos en la ficha Vista previa. La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo; a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la ficha Diseo. Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar en la ficha Diseo. Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos. Al colocar un campo en la ficha Diseo, un solo cuadro de campo representa todos esos valores. Cuando resalta el campo, los controladores de ajuste de tamao aparecen en el cuadro y ste cambia de color. En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales. En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor real aparece dentro del marco. Tenga en cuenta los siguientes puntos: Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en realidad est seleccionando todos los valores en el campo: El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los dems valores del campo. De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados: El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los valores de los resmenes relacionados. Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y Diseo). Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
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Creacin de un nuevo informe

Seleccin de la fuente de datos
Despus de decidir la opcin que se desea usar para la creacin del informe (consulte Opciones en la creacin de informes en la pgina 66), el paso siguiente es seleccionar una fuente de datos para su utilizacin. La mayora de las fuentes de datos se pueden elegir en el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. El Asistente de base de datos se muestra cuando se crea un informe partiendo de cero utilizando Como informe en blanco, o cuando se elige la opcin Asistente de base de datos del men Base de datos. Nota: Tambin se pueden seleccionar fuentes de datos en los asistentes para la creacin de informes. La pantalla Datos de todos los asistentes para la creacin de informes, exceptuando el Asistente de creacin de informes OLAP, tiene un gran parecido con el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
Para seleccionar una fuente de datos

1 Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. 2 Use la vista de rbol en la lista Orgenes de datos disponibles de la pantalla Datos para seleccionar la fuente de datos que desee: Conexiones actuales Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos a los que est conectado actualmente. Favoritos Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos que se utilizan normalmente y que se ha mantenido en la lista Favoritos. Historial Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos utilizados recientemente. Se muestran las ltimas cinco fuentes de datos. Crear nueva conexin Esta carpeta muestra las subcarpetas de varios orgenes de datos a los que se puede conectar. Repositorio Esta carpeta muestra el contenido del repositorio mediante el Explorador de Crystal Enterprise. Haga clic en Establecer nueva conexin para abrir el Explorador de Crystal Enterprise; desde este cuadro de dilogo se puede seleccionar un comando SQL o una vista empresarial ya existentes. Para obtener ms informacin, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports los temas Comandos SQL o Vistas empresariales. En esta seccin se describen algunas opciones que se utilizan mucho de la carpeta Crear nueva conexin.
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Access/Excel (DAO) Esta opcin permite la conexin con un tipo de base de datos compatible (Access, dBASE, Excel, Lotus, etc.). Se puede crear una nueva conexin utilizando la opcin Establecer nueva conexin. Crystal Queries Esta opcin permite examinar un archivo de consulta (.qry). Archivos de base de datos Esta opcin muestra una lista de las bases de datos de PC estndar locales. Puede usar Buscar archivo de base de datos para examinar la base de datos de una computadora usando el cuadro de dilogo Abrir. Diccionario/Infoview Esta opcin permite buscar un archivo de diccionario (.dct o .dc5) o de infoview (.civ). ODBC (RDO) Esta opcin muestra una lista de los orgenes de datos ODBC que ya ha configurado para su uso. OLAP Esta opcin abre el Explorador de conexin de Crystal OLAP para que pueda elegir un cubo OLAP como origen de datos. OLE DB (ADO) Esta opcin muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha configurado para su uso. Tambin se puede especificar un archivo de vnculo de datos de Microsoft. Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin.
Cmo agregar tablas

Despus de seleccionar la fuente de datos, se pueden agregar una o varias tablas en las que basar el informe.
Para agregar una tabla

1 Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. 2 En la ficha Datos, busque la base de datos que desee utilizar en el informe. Consulte Seleccin de la fuente de datos en la pgina 81. 3 En la lista Orgenes de datos disponibles, seleccione la tabla que desee agregar al informe y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista Tablas seleccionadas. Es posible insertar ms de un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Insertar a informe. Tambin se pueden arrastrar y colocar campos en la lista Tablas seleccionadas.
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Cmo vincular varias tablas

Si su informe contiene datos de dos o ms tablas, tendr que vincular durante el proceso de elaboracin. Nota: No es necesario vincular tablas en informes creados desde una consulta o un comando porque cualquier vnculo requerido por los datos ya se ha procesado con anterioridad.
Cmo agregar y vincular tablas mltiples

1 Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. 2 En la ficha Datos, seleccione las tablas que desee agregar al informe. Consulte Cmo agregar tablas en la pgina 82. Aparece la ficha Vnculos en el Asistente de base de datos. 3 Haga clic en la ficha Vnculos para que se muestren las bases de datos disponibles actualmente para establecer vnculos. Crystal Reports vincula automticamente tablas por nombre o por clave, si es posible.
4 Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una tabla hasta un campo de otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vinculo. De lo contrario, recibir un mensaje. Nota: Es posible vincular tablas por nombre o por informacin de clave extranjera.
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5 Si ha eliminado vnculos y desea volver a crearlos automticamente, haga clic en Vincular automticamente. 6 Haga clic en Aceptar cuando termine. Nota: Cuando se crean vnculos manualmente, el campo con el que se establecen vnculos debe tener el mismo tipos de datos que el campo desde el que se establecen dichos vnculos. Cuando se utiliza una conexin nativa, no es necesario que el campo con el que se establecen vnculos est indexado. Para obtener ms informacin, consulte Tablas indexadas en la pgina 438. El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe. Las bases de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas. Si no est satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Temas relacionados Manipulacin de bases de datos en la pgina 433 Vinculacin de opciones en la pgina 450
Ubicacin de datos en el informe

Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que saber qu tipo de datos quiere usar en su informe y en qu lugar especfico quiere ponerlos.
Campos de base de datos

Muchos de los datos que pondr en su informe sern campos de base de datos, que mostrarn los datos tal como estn almacenados en la base de datos. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, los campos colocados en el informe son Nombre del Cliente, Ciudad y Pas. Normalmente, ubicar campos de base de datos en la seccin Detalles, pero en algunas ocasiones, los pondr en otras secciones de su informe.
Para insertar campos de base de datos

1 En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para acelerar el proceso de elaboracin del informe, este cuadro de dilogo permanece en la pantalla mientras no lo cierre el usuario. Usted puede mover el cuadro de dilogo hacia donde quiera.
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2 Expanda la carpeta Campos de base de datos para ver todas las tablas seleccionadas en las bases de datos. 3 Expanda las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen. 4 Haga clic en el campo que quiere que aparezca en su informe. 5 Haga clic en el botn Examinar para revisar los valores del campo seleccionado 6 Haga clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe.
Campos de frmula
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y necesita mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha de recibo, tendr que crear un campo de frmula para calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo del uso de campos de frmula. Vea Uso de las frmulas en la pgina 377 para obtener una introduccin sobre las frmulas.
Campos de enunciado SQL

Los enunciados SQL son como frmulas, pero estn escritos en SQL (Lenguaje de consulta estructurado) y no en el lenguaje de frmula de Crystal Reports. Un enunciado SQL se puede usar para obtener un conjunto especfico de datos de una base de datos. Puede ordenar, agrupar y seleccionar basndose en campos de enunciados SQL.
Para crear un campo de enunciado SQL

1 En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Desplcese hasta Campos de enunciados SQL y resltelo. Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre del enunciado SQL. 3 Escriba un nombre en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
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Aparece el Taller de frmulas con el Editor de enunciados SQL activo.
4 Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL. Nota: Para obtener informacin general sobre lenguaje de frmulas, consulte Componentes y sintaxis de la frmula en la pgina 382. 5 Haga clic en Guardar.
Campos de parmetro
Para solicitar al usuario de un informe que especifique informacin, se ha de crear un campo de parmetro. Piense en un parmetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La informacin que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede existir un parmetro que pida al usuario que elija una regin. El informe devuelve los resultados de la regin especfica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Si desea una introduccin a los campos de parmetro, consulte Campos de parmetro en la pgina 401.
Campos de total acumulado

Para mostrar un total que evala cada registro y proporciona una suma acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado y ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2, 4,y 6, un total acumulado mostrara 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por ltimo 12 (la suma de 2 + 4 + 6). Si desea una introduccin a los totales acumulados, consulte Totales acumulados en la pgina 177.
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Campos especiales
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del informe.
Para insertar un campo especial

Crystal Reports permite insertar fcilmente, entre otros, campos tales como Nmero de pgina, Nmero de registro, Nmero de grupo, Fecha de impresin y Nmero total de pginas en el informe. 1 En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic.
3 Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en el informe. Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. Aparecer un rectngulo de colocacin. Ahora puede colocarlo en el informe. Nota: Si desea cambiar el formato de un objeto insertado, haga clic en el objeto para seleccionarlo y luego haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparecer el Editor de Formato, donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte Formato en la pgina 205.
Objetos de texto
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos de base de datos. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, se usan objetos de texto para que se muestren fcilmente los dos campos de base de datos de nombre del contacto como un solo objeto, tanto para insertar un encabezado de columna para el nombre del contacto concatenado, como para insertar un ttulo en el informe.
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Para insertar un objeto de texto

1 En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar objeto de texto. Un marco de objeto vaco aparecer en su pantalla.
2 Coloque el objeto de texto en el lugar donde desee que aparezca en el informe. Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo para movimiento y cambio de tamao. Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto de texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda, aparecer un indicador de tabulacin. Haciendo clic en el indicador de tabulacin, puede desplazarse cclicamente por las cuatro opciones de tabulacin disponibles.
Arrastre para establecer el margen izquierdo. Arrastre para establecer el margen derecho.
Ficha de alineacin a la izquierda. Ficha de alineacin a la derecha. Ficha de alineacin al centro. Ficha de alineacin decimal
Despus de seleccionar la ficha deseada, haga clic en la posicin de la regla donde desee insertarla.
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de texto. Nota: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe, el objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
Campos de imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su empresa en el encabezado del informe.
Cmo insertar una imagen

1 En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar imagen. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
2 Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir para volver al informe.
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All aparecer un marco con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
3 Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic con el botn secundario una vez.
Campos BLOB (Binary Large Object, Objeto binario grande)

Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes binarios, como grficos en mapa de bits, imgenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertar un campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo hara con otros tipos de datos. En general, Crystal Reports le permite acceder a los campos BLOB que contienen: Mapas de bits independientes del dispositivo (DIB). imgenes JPEG, TIFF o PNG. Adems, si sus datos residen en una base de datos de Microsoft Access, Crystal Reports le permite entonces elaborar informes en campos BLOB que contienen objetos OLE 1 y 2 y metarchivos. Los campos BLOB se insertan lo mismo que cualquier otro campo de base de datos. Para obtener detalles, vea Para insertar campos de base de datos en la pgina 84. Un objeto de campo BLOB se diferencia de otros objetos de campo de base de datos en que ofrece opciones para controlar el recorte, la escala y el cambio de tamao, igual que una imagen o un objeto OLE insertado. Para tener acceso a estas opciones, haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto de campo BLOB, seleccione un formato grfico en el men contextual y haga clic en la ficha Imagen. Nota: Para conservar la capacidad de activar y editar un objeto OLE con su aplicacin servidor, debe insertar el objeto en el informe de forma independiente, o bien mediante vinculacin o mediante incrustacin, en lugar de hacerlo en un campo BLOB. Para obtener ms informacin acerca de cmo insertar objetos OLE vinculados e incrustados, vea Cmo insertar objetos OLE en su informe en la pgina 296.
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Campos de hipervnculo
Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa y crear un hipervnculo a otra ubicacin. El hipervnculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a l para ver informacin adicional. Nota: Crystal Reports tambin le permite crear hipervnculos con URL relativas, con lo que los informes en el web permanecen independientes de su ubicacin en cualquier servidor particular.
Para crear un campo de hipervnculo

1 Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa. 2 En el men Formato, haga clic en Hipervnculo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato con la ficha Hipervnculo activa. 3 Haga clic en el tipo de hipervnculo que desea crear. Los tipos disponibles en el rea superior son: Ningn hipervnculo Esta es la opcin predeterminada. No hay ningn hipervnculo asociado al objeto de informe seleccionado. Un sitio Web en Internet Seleccione esta opcin si desea que el objeto de informe est vinculado a una direccin Web esttica. Use el botn de frmula para crear una direccin URL basada en un valor de campo. Por ejemplo, puede escribir la frmula siguiente si el campo Nombre del cliente contiene informacin relevante para crear una serie de direcciones URL significativas:
"http://www." + {Cliente.Nombre del cliente} + ".com"
Valor de campo del sitio Web actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como un hipervnculo correcto en la fuente de datos. Una direccin de correo electrnico Seleccione esta opcin si desea que se cree una direccin mailto desde el campo seleccionado. Use el botn de frmula para crear una direccin basada en un valor de campo. Un archivo Seleccione esta opcin para crear un hipervnculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo especfico. Use el botn de frmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo. Tambin se puede utilizar un hipervnculo de este tipo para ejecutar un archivo EXE con un parmetro de lnea de comando. Especifique la ruta y el nombre de la aplicacin y siga la primera para el parmetro del comando.
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Valor de campo del correo electrnico actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo de correo elctronico fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como una direccin de correo electrnico correcta en la fuente de datos. Los tipos disponibles en el rea Slo visor DHTML son: Profundizar en parte del informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte Opcin Profundizar en partes del informe en la pgina 352. Otro objeto de informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte Opcin Otro objeto de informe en la pgina 355. Nota: No todos los tipos de hipervnculos estn disponibles en todo momento. El objeto que selecciona y su ubicacin en el informe determinan los tipos disponibles. 4 Despus de haber seleccionado un tipo de hipervnculo, ingrese la informacin de hipervnculo apropiada (el URL de un sitio web, por ejemplo). 5 Al terminar, haga clic en Aceptar. El hipervnculo se inserta como corresponde. Haga clic en el informe para ir al sitio Web, enviar un mensaje de correo electrnico, etc. Para obtener informacin sobre cmo se utilizan los tipos de hipervnculo en el rea Slo visor DHTML, consulte Configurar la exploracin en la pgina 350.
Edicin de datos
Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la fuente y el estilo del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo numrico, tal como cifras de venta, quiz quiera poner el signo de moneda antes del nmero o cambiar el nmero de decimales mostrado. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, hay que dar formato al ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la informacin del nombre del contacto e insertar el logotipo de la empresa. Consulte Formato en la pgina 205.
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes, que consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un listado completo de toda la informacin en la base de datos. Con mayor frecuencia, le interesarn slo las ventas de un perodo de tiempo dado o de un producto en concreto, etc. Por ejemplo, se puede disear un informe de ventas para que slo incluya las ventas de una lnea de productos correspondientes al ltimo mes.
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Los datos de muestra usados para Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30 contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos como para clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de registros para crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados Unidos. Consulte Seleccin de registros en la pgina 135 y Agrupar datos en la pgina 151.
Agrupacin, orden y totalizacin de datos

Despus de haber creado un informe bsico, probablemente querr organizar los datos agrupando informacin relacionada, ordenando registros, y obteniendo resmenes, subtotales y totales generales.
Agrupamiento de Registros
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, despus de agrupar la lista de clientes por regin habr que dividir la lista en grupos por regin. De esta manera, el gerente de ventas de California podr encontrar rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que pertenecen a esa regin. Consulte Agrupar datos en la pgina 151.
Orden de Registros
Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos se presenten en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 30, habr que ordenar los registros de cada regin en orden alfabtico por nombre de cliente. Muchos de los informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe, podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el agrupamiento. Vea Ordenamiento de uno y varios campos en la pgina 149 y Ordenamiento de registros en grupos en la pgina 154.
Resmenes, subtotales y totales generales

Muchos de sus informes usarn algn tipo de totalizacin. Por ejemplo, en un informe de ventas de Norte Amrica agrupado por estados, usted podra desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo, tiene que crear un subtotal en el campo de ventas. Tambin puede usar resmenes a nivel de grupo, permitindole calcular promedios, hacer contajes y obtener otros valores de grupo.
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Por ejemplo, en un informe de ventas podra calcular el promedio de ventas por estado (resumen promedio en el campo de ventas) y calcular el nmero de productos vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto).
Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos

Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar los datos detrs de grupos individuales). Consulte Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin en la pgina 147.
Cursor de traspasar
Crystal Reports permite profundizar en informacin de grupos o resmenes en la ficha Vista previa, tanto en modo de vista Estndar como en modo de vista rbol de grupos (consulte Vista estndar en la pgina 78 y Vista rbol de grupos en la pgina 79). Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado, el programa muestra el cursor de traspasar. Sugerencia: Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar del mismo modo que en el informe en s. Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del resumen. Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de ese resumen. Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos de los registros individuales que han sido resumidos. Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes detrs del resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra examinar los resmenes por ciudad que conforman el resumen por regin), o los datos de registros individuales que han sido resumidos.
Cmo aumentar o reducir la vista de un informe

Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fcilmente. Puede elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Esta funcin est activa en la ficha Diseo y Vista Previa.
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Para aumentar o reducir la vista del informe, establezca el factor de aumento que desee en el cuadro Control de zoom que se encuentra en la barra de herramientas estndar.
25%
50%
100%
Ver informes con un factor de aumento reducido es til para tener una vista general de la distribucin de los elementos en el informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para poder apreciar los detalles del informe.
Insertar encabezados y pies de pgina

Puede insertar encabezados y pies de pgina poniendo la informacin en las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina de la ficha Diseo.
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La informacin que aparecer slo en la primera pgina del informe va en el Encabezado del informe (EI). La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe, debe ir en el Pie del informe (PI). La informacin que aparecer al principio de cada pgina del informe, debe ir en el Encabezado de pgina (EP). La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe, debe ir en el Pie de pgina (PP). Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace en la seccin Detalles. Temas relacionados Crear pies de pgina despus de la primera pgina en la pgina 248
Agregar una pgina de ttulo al informe

Crystal Reports proporciona un medio fcil y rpido para agregar una pgina de ttulo a un informe seleccionando la opcin Ttulo del informe de Campos especiales en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para usar este comando debe proveer un ttulo en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Consulte Cmo agregar un resumen de informacin al informe en la pgina 96.
Para agregar un ttulo de informe

1 En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic. 3 Seleccione Ttulo del informe, y haga clic en Insertar en informe. Un marco de ubicacin aparece cuando mueve el cursor sobre su informe.
4 Desplace el marco de objeto a la seccin Encabezado de informe y haga clic una vez para colocar el marco. 5 Con el ttulo del informe seleccionado, haga clic en el botn Asistente de Seccin de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de Seccin.
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6 Con la seccin Encabezado de informe resaltada, active la casilla de verificacin Nueva pgina despus. Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar en la segunda pgina.
Cmo agregar un resumen de informacin al informe

En algunas ocasiones quizs desee incluir en el informe comentarios que no se impriman, por ejemplo, una nota personal para el destinatario del informe, una nota para explicar ms detalladamente los datos en los que se basa el informe, el ttulo de un informe, un comentario acerca de algunos datos en concreto del informe, etc. El comando Resumen de informacin del men Archivo provee los medios para incluir, desde una nota breve hasta cientos de lneas de texto, en su informe. Este material no se imprime con el informe, sino que permanece en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del documento donde puede ser revisado cuando sea necesario. Cuando elige el comando comando Resumen de informacin el cuadro de dilogo Propiedades del documento aparecer en su pantalla con la ficha Resumen activa.
Introduzca la informacin deseada y haga clic en Aceptar cuando termine para volver al informe.
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Ms all de los informes bsicos

Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos bsicos para la elaboracin de informes, estar preparado para el estudio de caractersticas ms complejas de Crystal Reports, entre las que se incluyen: Grficos (vea Creacin de grficos en la pgina 255) objetos OLE (consulte OLE en la pgina 293) Cartas modelo (vea Cartas modelo en la pgina 195) Subinformes (vea Subinformes en la pgina 417) Tablas cruzadas (vea Objetos de tablas cruzadas en la pgina 303) Informes de varias secciones (vea Informes de seccin mltiple en la pgina 187)
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Ms all de los informes bsicos
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Crystal Repository
Este captulo ofrece una breve Repository. Muestra cmo se repositorio, cmo se actualizan cmo se utilizan los elementos informes de Crystal.
introduccin a Crystal agregan elementos al elementos existentes y del repositorio en los
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Qu es el Crystal Repository?
Qu es el Crystal Repository?
Crystal Repository es la ubicacin central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar en Crystal Repository. Por tanto, estos objetos estn accesibles a los usuarios y los programadores de informes para su utilizacin en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa. Fsicamente, Crystal Repository es una base de datos que almacena tipos de objetos admitidos. Entre ellos se incluyen: Objetos de Texto Bitmaps Funciones personalizadas Comandos (consultas) Nota: Las vistas empresariales tambin se almacenan en Crystal Repository. Puede utilizar las vistas empresariales en Crystal Reports, pero stas se crean en el Administrador de vistas empresariales. Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe, puede modificar un objeto en particular y actualizar todos los informes que contengan dicho objeto al abrirlos. El establecimiento de una ubicacin central para objetos de informe facilita tambin la tarea de administrar los datos; este aspecto es muy importante, porque permite maximizar la productividad y minimizar los costes de la compaa. El repositorio de Crystal Repository est incluido en Crystal Enterprise. Algunas ediciones de Crystal Reports incluyen una versin de Crystal Enterprise que se puede instalar para obtener acceso al repositorio. Nota: La versin anterior de Crystal Reports inclua un repositorio que era una base de datos de Access. Si desea transferir el contenido de dicho repositorio al nuevo repositorio de Crystal Enterprise, consulte el captulo Migracin del repositorio de Crystal Repository del Manual del administrador de vistas empresariales. De forma predeterminada, Crystal Repository no incluye ningn objeto de ejemplo del repositorio. Para obtener informacin sobre cmo instalar objetos de ejemplo del repositorio, consulte la seccin Instalacin de objetos de ejemplo del repositorio del captulo Uso del administrador de vistas empresariales del Manual del administrador de vistas empresariales.
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7 Crystal Repository
Flujo de trabajo
Aunque Crystal Repository se puede utilizar de muchas maneras, este flujo de trabajo de ejemplo permitir familiarizar al usuario con algunas de las tareas que se pueden ejecutar, como las siguientes: Configurar carpetas del repositorio El Explorador del repositorio muestra el contenido de Crystal Repository en forma de rbol con carpetas y subcarpetas. Puede agregar y cambiar de nombre las carpetas que desee. Agregar objetos de informe al repositorio Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto que se desee agregar: Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y arrstrelo hasta colocarlo en una carpeta, o seleccione la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Seleccione una funcin personalizada en el Taller de frmulas y haga clic en el botn Agregar al repositorio. Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y, cuando aparezca en la lista Tablas seleccionadas, haga clic en ste con el botn secundario y seleccione la opcin Agregar al repositorio. Agregar objetos de repositorio a un informe Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto: Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar desde el Explorador del repositorio y colocarlos en el informe. Las funciones personalizadas se pueden agregar mediante el Taller de frmulas. Los comandos se pueden agregar mediante el Asistente de base de datos. Actualizar objetos de informe en el repositorio Igualmente, esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto: Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar de nuevo y colocarlos en el objeto de repositorio original. Las funciones personalizadas se pueden actualizar mediante su interfaz de usuario. Los comandos se pueden actualizar y volver a agregar al repositorio utilizando el Asistente de base de datos.
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Acceso a Crystal Repository
Acceso a Crystal Repository

El repositorio se suministra con Crystal Reports se configura al instalarlo. No es necesario realizar ninguna otra accin antes de utilizar el repositorio.
Para abrir Crystal Repository

1 Inicie Crystal Reports y abra un informe. 2 Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista. 3 Inicie una sesin en Crystal Enterprise. Para obtener informacin sobre cmo conectar con Crystal Enterprise, vea Trabajo con carpetas de Enterprise en la pgina 346. Aparece el Explorador del repositorio.
4 Expanda el nodo superior para ver el repositorio. El Explorador del repositorio puede mostrarse acoplado en Report Designer dependiendo de la posicin que tuviera la ltima vez que se utiliz Crystal Reports. Para obtener ms informacin sobre cmo acoplar exploradores, consulte Abrir y acoplar exploradores en la pgina 72. Mantenga el cursor del mouse sobre cualquiera de los objetos del Explorador del repositorio para ver la informacin sobre herramientas. La informacin sobre herramientas para objetos de texto y mapas de bits incluye datos de autor y de descripcin; para los comandos, incluye el texto completo del enunciado SQL.
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador del repositorio contiene botones que incluyen informacin sobre cada herramienta. Estos botones permiten agregar nueva carpetas, agregar nuevas carpetas, buscar elementos, y as sucesivamente:
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Cambiar configuracin de vista Use esta opcin para abrir el cuadro de dilogo Configuracin de vista. Use este cuadro de dilogo para limitar el tipo de elementos del repositorio que se muestran en el Explorador del repositorio. Tambin puede seleccionar opciones para ordenar varios elementos por su nombre o tipo. Filtro avanzado Use esta opcin para mostrar opciones de filtro en la parte inferior del Explorador del repositorio. Use estos filtros para buscar elementos especficos por palabras desde los campos Nombre o Autor del cuadro de dilogo Agregar elemento. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar o cambiar el nombre o el autor de un elemento, vea Agregar elementos al repositorio en la pgina 104 y Modificar objetos del repositorio en la pgina 107. Nota: El texto especificado en los campos de filtrado de esta opcin no distingue maysculas de minsculas. Eliminar el elemento o carpeta Use esta opcin para eliminar permanentemente la carpeta o el elemento seleccionado del repositorio. Cuando se elimina una carpeta, tambin se eliminan todos los elementos que contiene. Para obtener ms informacin sobre cmo eliminar elementos del repositorio, vea Eliminar elementos del repositorio en la pgina 109. Insertar una nueva carpeta Use esta opcin para agregar una nueva carpeta al repositorio. Para obtener ms informacin, consulte Agregar carpetas al repositorio en la pgina 103.
Agregar carpetas al repositorio

Se puede organizar el contenido del repositorio mediante la creacin de carpetas y subcarpetas en la vista de rbol. 1 En el Explorador del repositorio, haga clic con el botn derecho en un nodo y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual. Sugerencia: Otra forma de realizarlo es haciendo clic en el botn Insertar una nueva carpeta de la barra de herramientas del Explorador del repositorio. Se agrega una carpeta nueva a la parte inferior del rbol del repositorio. (Si los elementos del repositorio se ordenan por tipo, la nueva carpeta se agrega alfabticamente con el nombre predeterminado de Nueva carpeta). 2 Asigne un nombre a la carpeta nueva y presione la tecla Entrar. 3 Para agregar una subcarpeta, haga clic con el botn secundario en la carpeta nueva y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual. 4 Asigne un nombre a la subcarpeta nueva y presione la tecla Entrar.
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Agregar elementos al repositorio
Agregar elementos al repositorio

Se pueden agregar objetos de texto e imgenes de mapa de bits al repositorio arrastrndolos desde el informe y colocndolos en la carpeta apropiada del repositorio. Aparece un cuadro de dilogo que permite agregar informacin de identificacin relacionada con el objeto. Las funciones personalizadas se agregan al repositorio a travs del Taller de frmulas y los comandos se agregan utilizando el Asistente de base de datos. Una vez situados en el repositorio, los elementos del informe se pueden compartir entre varios informes. Las personas que utilicen Crystal Reports se pueden conectar al repositorio y elegir los elementos que deseen agregar a un informe. Cuando se agrega un objeto al repositorio, dicho objeto pasa a estar conectado al mismo. Mientras un objeto permanezca conectado, se pueden actualizar los informes que utilicen ese objeto con la ltima versin existente en el repositorio.
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits

1 Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits en el informe y arrstrelo hasta colocarlo en la carpeta apropiada del Explorador del repositorio. 2 En el campo Nombre del cuadro de dilogo Informacin del objeto, cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # { } ; / 3 Especifique un autor y una descripcin si lo desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sugerencia: Los datos de autor y de descripcin aparecen en la informacin sobre herramientas y se pueden realizar bsquedas de los mismos utilizando la opcin Filtro avanzado. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Se podra haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin necesidad de utilizar la funcin de arrastrar y colocar. 1 Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y haga clic en la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Agregar elemento. Observe que, como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta concreta del repositorio, este cuadro de dilogo contiene un rea en la que se puede seleccionar una ubicacin. 2 En el campo Nombre, cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # { } ; /
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3 En el rea Ubicacin, haga doble clic en el repositorio, seleccione una carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio, ver que no puede efectuar cambios porque los objetos estn en modo de slo lectura. Esto es as para cualquier objeto de informe almacenado en el repositorio: mientras se encuentre conectado al repositorio, no se podr cambiar en el informe. Si hace clic con el botn secundario en el objeto del informe y elige la opcin Desconectar del repositorio del men contextual, el elemento se desconecta del repositorio y ya se puede editar. Si desea que otros informes se actualicen con el objeto de informe editado, debe agregarlo de nuevo al repositorio.
Agregar una funcin personalizada

1 En el Taller de frmulas, expanda el nodo Funciones personalizadas del informe y seleccione la funcin personalizada que desee agregar al repositorio. 2 Haga clic en el botn Agregar al repositorio. Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del repositorio. Sugerencia: Tambin puede agregar una funcin personalizada al repositorio arrastrando su nodo Funciones personalizadas del informe, en el rbol del taller, y colocndolo en el nodo Funciones personalizadas del repositorio. El icono de la funcin personalizada que aparece en el nodo Funciones personalizadas del informe cambia para indicar que dicha funcin existe en el repositorio. Nota: Debe agregar todas las funciones personalizadas al nodo Funciones personalizadas del repositorio incluido en Crystal Reports.
Agregar un comando
1 En el rea Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos, seleccione el comando que desee agregar al repositorio. 2 Haga clic con el botn secundario en el comando y seleccione Agregar al repositorio. 3 En el cuadro de dilogo Agregar elemento, especifique un nombre y una ubicacin de repositorio para el comando. Encontrar el comando en el Explorador de Crystal Enterprise, en el Asistente de base de datos y en el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos.
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Utilizar objetos de repositorio en informes
Utilizar objetos de repositorio en informes

Una vez agregados al repositorio un objeto o una coleccin de objetos, puede empezar a utilizarlos en los informes de Crystal. Cada tipo de objeto de repositorio se agrega a travs de su propia interfaz de usuario. En el caso de objetos de texto e imgenes de mapa de bits, slo tiene que arrastrarlos desde el Explorador del repositorio y colocarlos en un informe. Las funciones personalizadas se seleccionan cuando se trabaja en el Taller de frmulas y los comandos se seleccionan en el Explorador de Crystal Enterprise, en el Asistente de base de datos o en el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos. Cuando se agrega un objeto de repositorio a un informe, permanece conectado al repositorio y est en modo de slo lectura. Para editar el objeto, debe desconectarlo del repositorio y desbloquear su formato. Nota: Para volver a conectar un objeto de informe que se desconect de su repositorio, agregue de nuevo el objeto o actualice la copia del repositorio. Los objetos que permanecen desconectados del repositorio no se pueden actualizar automticamente la prxima vez que se abra el informe. Para ver si un objeto de informe est conectado al repositorio, abra el Explorador de informes y busque dicho objeto; si aparece un icono delante de ste, significa que est conectado al repositorio. Esta seccin muestra cmo se agrega una imagen de mapa de bits y una funcin personalizada a un informe nuevo.
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe

1 Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista. 2 Inicie una sesin en Crystal Enterprise si an no se ha conectado. Para obtener informacin sobre cmo conectar con Crystal Enterprise, vea Trabajo con carpetas de Enterprise en la pgina 346. 3 Expanda la carpeta pertinente en el Explorador del repositorio y arrastre un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a su informe. Nota: Las carpetas de Crystal Repository no necesitan tener un nombre que represente los objetos que contienen; se puede utilizar el nombre que se desee. Vea Agregar carpetas al repositorio en la pgina 103 para obtener ms informacin.
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Agregar una funcin personalizada a un informe

1 Haga clic en el botn Taller de frmulas de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Taller de frmulas del men Informe. 2 En el Taller de frmulas, expanda el nodo Funciones personalizadas del repositorio hasta encontrar la funcin personalizada que desee agregar. 3 Haga clic con el botn secundario en la funcin personalizada y haga clic en la opcin Agregar al informe del men contextual. Si la funcin personalizada que se agrega al informe requiere otras funciones personalizadas del repositorio, se pueden agregar simultneamente. Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del informe del Taller de frmulas. Nota: Tambin se pueden agregar funciones personalizadas a un informe mientras se crean frmulas en el Taller de frmulas. Para obtener ms informacin sobre este mtodo, vea Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas en la pgina 389.
Agregar un comando a un informe

1 Haga clic en el botn Asistente de base de datos de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Asistente de base de datos del men Base de datos. 2 En el Asistente de la base de datos, expanda la carpeta Repositorio. Sugerencia: Si el Explorador de Crystal Enterprise no se abre de forma inmediata, haga doble clic en Establecer nueva conexin. 3 Expanda las carpetas del Explorador de Crystal Enterprise hasta que encuentre el comando que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Abrir. Ver que el comando aparece en el rea Orgenes de datos disponibles del Asistente de base de datos. Cuando el comando se encuentre en el rea mencionada, puede agregarlo a su informe de la misma forma que se agregara cualquier otro origen de datos. Para obtener ms informacin, consulte Seleccin de la fuente de datos en la pgina 81.
Modificar objetos del repositorio

Se pueden modificar objetos del repositorio desconectndolos, cambindolos en un informe y agregndolos de nuevo al repositorio. Tambin se puede cambiar el nombre de objetos y trasladarlos directamente a otras carpetas del repositorio.
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Actualizar objetos conectados al repositorio en informes
Tenga en cuanta que cuando se modifica un objeto y se vuelve a agregar al repositorio, los cambios efectuados afectan a todos los usuarios de ese repositorio: Un cambio de nombre de un objeto es un cambio de nombre para todos los usuarios. Los informes que contengan el objeto modificado se pueden actualizar al abrirlos en Report Designer.
Para modificar un objeto de repositorio

Nota: Este procedimiento muestra cmo se modifica y actualiza un objeto de texto en el repositorio. Las funciones personalizadas y los comandos se modifican y se actualizan en sus respectivas interfaces de usuario; en ambos casos, en primer lugar se debe desconectar del repositorio la funcin personalizada o el comando, realizar las modificaciones pertinentes y, despus, volver a agregar la funcin o el comando al repositorio. 1 Arrastre cualquier objeto de texto del Explorador del repositorio a un informe. 2 Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el informe y seleccione la opcin Desconectar del repositorio en el men contextual. 3 Haga doble clic en el objeto de texto y modifique el texto. 4 Vuelva a arrastrar el objeto de texto modificado desde el informe a su ubicacin en el Explorador del repositorio. Una vez colocado el objeto de texto, aparecer el cuadro de dilogo Agregar o actualizar objeto. 5 Deje seleccionada la opcin Actualizar el objeto de informe del repositorio y haga clic en Aceptar. 6 En el cuadro de dilogo Modificar elemento, realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar. 7 Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el repositorio y seleccione la opcin Propiedades del men contextual. Observe que la fecha y la hora del rea Modificado han cambiado para coincidir con la hora a la que el objeto de texto se agreg de nuevo al repositorio.
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes

Los objetos de repositorio que se utilizan en un informe y estn conectados al repositorio del mismo se pueden actualizar automticamente al abrir el informe en Crystal Reports. Este comportamiento lo controla un valor de opciones y es general para todos los informes. Nota: Los objetos que se utilizan en un informe pero estn desconectados del repositorio no se actualizan automticamente al abrir el informe.
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Para establecer la opcin de actualizacin

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. 2 Haga clic en la ficha Elaboracin de informes. 3 Active la casilla de verificacin Actualizar objetos conectados del repositorio al abrir. 4 Haga clic en Aceptar. Si no desea utilizar esta opcin general, tambin puede actualizar los objetos de repositorio de un informe seleccionando la opcin Actualizar objetos del repositorio en el cuadro de dilogo Abrir de un informe individual. Nota: Cuando abre un informe que contiene un comando que se almacena en el repositorio y ha especificado que desea Actualizar objetos conectados al repositorio al abrir, nicamente se actualiza automticamente la definicin del comando; los datos que devuelve el comando no se actualizarn hasta que haga clic en el botn Actualizar del informe.
Eliminar elementos del repositorio

Los objetos que se almacenan en el repositorio se pueden eliminar del mismo pero permanecer en los informes que los estn utilizando. Una vez eliminado un objeto del repositorio deja de estar disponible para todos los usuarios. Nota: Cuando se elimina un objeto del repositorio, parece que permanece conectado en los informes que lo utilizan. Cuando se intentan actualizar objetos de repositorio para dichos informes, aparece un mensaje de advertencia en el cuadro de dilogo Faltan elementos del repositorio para poder identificar rpidamente el objeto. Utilice el cuadro de dilogo Explorador de informes para buscar el objeto en el informe; despus puede desconectarlo. Si se ha eliminado un objeto del repositorio y se crea un objeto nuevo con el mismo nombre que se vuelve a agregar al repositorio, no se vuelven a establecer vnculos con los informes para ese objeto. Cada objeto de repositorio tienen un ID nico; el establecimiento de vnculos no se realiza por nombre.
Para eliminar un objeto del repositorio

1 Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista. 2 En la carpeta apropiada, seleccione el objeto que desee quitar y presione la tecla Supr. La aplicacin solicitar que se confirme la eliminacin.
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Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio
3 Haga clic en el botn S. El objeto se elimina del repositorio. Tambin se puede eliminar un objeto del repositorio haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando la opcin Eliminar del men contextual.
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio

No se pueden deshacer acciones que actualicen el repositorio. S se puede deshacer algo que afecte nicamente al informe pero no al repositorio. Por ejemplo, se puede deshacer la actividad de desconectar.
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Diseo de informes optimizados en el Web
Este captulo sugiere formas de perfeccionar los informes para aprovecharse de las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno thin-wire del Web, la mayora de las lneas gua y procedimientos son aplicables a todos los informes.
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Informacin general
Informacin general
Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local, en una intranet corporativa o en el Web, puede utilizar las potentes funciones de rendimiento incorporadas de Crystal Reports para ofrecer rapidez en la entrega de los informes en el Web. Crystal Reports proporciona automticamente estas importantes ventajas de rendimiento, an en el caso de que no aplique las estrategias que se describen en este captulo: Tecnologa de pginas a la orden El acceso a informes de pginas a la orden permite a los usuarios descargar slo aquellas pginas que necesitan ver, lo que minimiza el tiempo de respuesta y el trfico en el web. An ms, los marcadores y tecnologa de pginas a la orden permiten ver inmediatamente pginas y datos de informes en el web, sin tener que esperar el procesamiento de grandes objetos, como grficos y subinformes. Procesador de informes multiproceso y optimizado Las capacidades de subprocesamiento mltiple y los controladores de base de datos compatibles con los subprocesos del procesador Crystal Report Engine permiten continuar trabajando en las tareas importantes mientras otras muchas operaciones se procesan simultneamente en segundo plano. El Procesador de informes tambin minimiza el nmero de pasadas realizadas sobre los datos, acelera el proceso con una administracin de memoria mejorada y maneja subinformes y parmetros de la forma ms eficientemente posible. Adems de estas funciones integradas, las Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web que se tratan en las secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento, que suelen ser sustanciales. Cuando se disean nuevos informes (o se mejoran informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports) segn estas estrategias, los informes se ejecutan de forma ms rpida con menos recursos de procesamiento. De esta manera, los usuarios de los informes pueden fcilmente acceder a los datos que necesitan, incluso con ms rapidez que nunca. Sugerencia: Si no tiene experiencia en la elaboracin de informes en el Web o en la elaboracin de informes en general, este captulo le preparar para futuras tareas de elaboracin de informes, ya que aqu adquirir los conocimientos necesarios para disear informes mejores con mayor rapidez. Nota: Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia muy importante a la hora de considerar el rendimiento. Para obtener informacin en segundo plano, vea Informacin general sobre las bases de datos en la pgina 434.
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8 Diseo de informes optimizados en el Web
Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web

Crystal Reports y Crystal Enterprise crecen a medida que lo hace su compaa. Para obtener detalles, vea Escala con Crystal Enterprise en la pgina 113. Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cmo se crean informes rpidos e interactivos, vea Seleccionar las opciones de diseo adecuadas en la pgina 115. Para obtener informacin sobre cmo se obtiene el mximo provecho de la base de datos existente, vea Simplificar el entorno de elaboracin de informes en la pgina 121. Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los informes, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124. Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de informes agrupados, ordenados o totalizados, vea Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales en la pgina 131. En general, los problemas de rendimiento de informes son parecidos, independientemente de cmo se distribuyan estos informes. Si sigue estas estrategias, observar mejoras significativas no slo en entornos web de varios usuarios, sino tambin en situaciones de un solo usuario.
Escala con Crystal Enterprise

Crystal Enterprise proporciona un medio flexible y eficaz de entregar informes en el Web o de integrarlos en aplicaciones Web personalizadas. El servidor de aplicaciones de informes (Report Application Server, RAS) proporciona un magnfico conjunto de servicios de informes basados en servidor que permite integrar estrechamente informes en las aplicaciones Web personalizadas. El RAS proporciona un conjunto bsico de servicios de Crystal Enterprise dirigidos al procesamiento de informes, integracin de aplicaciones y modificacin de informes en tiempo de ejecucin. Puede ampliar la aplicacin todava ms si utiliza los servicios avanzados disponibles en otras ediciones de Crystal Enterprise. Entre ellos se incluyen: Seguridad Crystal Enterprise proporciona seguridad detallada en materia de grupos, usuarios y datos para proteger informes confidenciales y aportar una experiencia ms personalizada al usuario final. Programacin Crystal Enterprise incorpora un sistema de programacin flexible basado en eventos y tiempo que permite procesar informes de gran tamao durante las horas libres, as como evitar bsquedas innecesarias en la base de datos. El servidor de aplicaciones de informes proporciona elaboracin de informes a peticin, de modo que todas las solicitudes de visualizacin dan lugar a una consulta independiente en la base de datos.
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Escala con Crystal Enterprise
Control de versiones El control de versiones funciona en estrecha relacin con la programacin para almacenar instancias de un informe. El control de versiones no slo reduce el nmero de bsquedas que necesitan realizar los usuarios en la base de datos, sino que tambin permite mantener un archivo de instancias del informe para tener una referencia de historial. Clster Crystal Enterprise incorpora tecnologa de clster y equilibrado de carga de eficacia demostrada para proporcionar un sistema de envo de informacin con un alto grado de disponibilidad y fiabilidad. Escalabilidad Crystal Enterprise est basado en una arquitectura multiservidor distribuida que permite la ampliacin en un equipo individual (mediante la adicin de procesadores) o la expansin en varios equipos para controlar las cargas de mayor magnitud de los usuarios. Gestin Crystal Enterprise incorpora amplios controles de administracin y gestin que permiten organizar contenido, configurar programaciones y procedimientos de seguridad complejos y perfeccionar el sistema para obtener un rendimiento ptimo. Autenticacin externa (terceros) Crystal Enterprise permite sacar el mayor partido posible al sistema de seguridad existente para la gestin de usuarios y grupos. Toda la autenticacin se puede delegar en un sistema LDAP o NT de terceros.
Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en Crystal Enterprise

Las distintas funciones de fecha y hora disponibles en Crystal Reports se evalan en distintas etapas durante el procesamiento de informes. Algunas se evalan al procesar un informe programado o cuando se actualiza una instancia de informe: este tiempo de evaluacin se conoce como WhileReadingRecords. Otras se evalan cada vez que se aplica formato a una pgina de informe para mostrarla en un visor de informes o en un explorador: este tiempo de evaluacin se conoce como WhilePrintingRecords. Si utiliza Crystal Enterprise para generar instancias de informe y observa que las funciones de fecha u hora no se evalan segn los valores esperados, tenga en cuenta lo siguiente: La fecha y la hora actuales siempre se leen en el reloj al que obtiene acceso localmente el Procesador de informes, es decir, el reloj del equipo en el que se procesa el informe. En Crystal Enterprise, Job Server procesa informes programados en la base de datos y Page Server procesa informes a peticin en la base de datos. Page Server tambin aplica formato a pginas individuales de instancias de informe cuando los usuarios visualizan dichas pginas.
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Al procesar un informe programado, Job Server evala todas las frmulas de fecha y hora para generar la instancia de informe. Si simplemente se visualiza la instancia de informe resultante, no se vuelve a evaluar ninguna de las frmulas. Si se visualiza una pgina de informe en cach no se vuelve a evaluar ninguna de las funciones de fecha, ya que los registros ya se han ledo y ya se ha aplicado formato a la pgina. Si se utilizan funciones de fecha u hora en la frmula de seleccin de un informe, los datos de ste dependern de los valores de retorno de dichas frmulas. Por consiguiente, cuando se vea una instancia de informe posteriormente, puede que la funcin ocasione que los datos del informe se actualicen desde la base de datos. Para garantizar que las funciones de fecha y hora devuelven los valores esperados, se puede forzar el tiempo de evaluacin mediante el uso de las funciones WhileReadingRecords y WhilePrintingRecords. Para obtener ms informacin, consulte las secciones Funciones y Modelo de procesamiento de informes de la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas

Esta seccin ofrece opciones y consideraciones de diseo que ayudarn a mejorar el rendimiento de los informes. Los temas que se tratan abarcan desde sugerencias bsicas, como la actualizacin de informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports al formato de archivo ms reciente, hasta decisiones ms complejas, como la conveniencia de utilizar datos activos o datos guardados y la forma de utilizar subinformes de manera eficaz. Cuando disee informes, y especialmente cuando disee informes para el Web, debe permitir que los usuarios de los informes dirijan los datos que ven. Es decir, muestre informacin resumida de manera que los usuarios puedan navegar por el informe con rapidez y profundizar en l para acceder a datos adicionales. De esta manera, el trfico en el Web y el tiempo de respuesta se minimizan, ya que slo los datos solicitados por el usuario se transfieren desde el servidor de la base de datos. Estos son slo algunas de las ventajas de disear informes dirigidos a los usuarios: Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la cantidad de informacin que ven en el Web. La transferencia de datos y el trfico en la red disminuyen, ya que el servidor de la base de datos slo devuelve la informacin solicitada por los usuarios. Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el Web, los informes orientados al usuario responden rpidamente y se comunican eficazmente con el servidor de la base de datos. Los informes ganan utilidad ya que cada usuario personaliza el contenido del informe, creando por tanto una solucin de informes especfica a su problema de toma de decisiones en concreto.
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Uso de formatos de informe ms rpidos

La manera ms rpida de ayudar a mejorar el rendimiento de los informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports es guardarlos en el formato ms reciente de Crystal Reports. Crystal Reports ha mejorado para procesar informes con una rapidez inusitada: actualice sus informes antiguos para aprovechar estas mejoras. Para actualizar el formato de un informe antiguo, slo es necesario abrirlo en Crystal Reports y seleccionar Guardar en el men Archivo. La versin anterior del informe se sustituir por un informe de la versin 10. Nota: Si por alguna razn usted necesita mantener un informe antiguo en su formato original, utilice el comando Guardar como (en lugar del comando Guardar) e ingrese un nuevo nombre para el informe de la versin 10.
Seleccin entre datos activos y datos guardados

Cuando se elaboran informes en el web, la eleccin entre utilizar datos activos o datos guardados es una de las decisiones ms importantes que se deben realizar. No obstante, sea cual sea la opcin elegida, Crystal Reports muestra la primera pgina con la mayor rapidez posible para poder ver el informe mientras se est procesando el resto de los datos.
Datos activos
La elaboracin de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo real a los datos activos, directamente desde el servidor de la base de datos. Utilice los datos activos para mantener informados puntualmente a los usuarios de los datos que estn cambiando constantemente, de modo que tengan acceso inmediato a la informacin ms precisa. Por ejemplo, si los directores de un gran centro de distribucin necesitan realizar un seguimiento continuo del inventario enviado, la elaboracin de informes reales es la manera de ofrecerles la informacin que necesitan. Crystal Reports admite la elaboracin de informes activos. Sin embargo, primero debe considerar si desea o no que todos los usuarios accedan al servidor de la base de datos de forma continuada. Si los datos no cambian de forma rpida o constante, todas las solicitudes realizadas a la base de datos no haran ms que incrementar el trfico en la red y consumir recursos del servidor. En estos casos, puede preferir utilizar informes con datos guardados. Para asegurar la eficacia de la elaboracin de informes en tiempo real, lea todas las sugerencias que se dan en este captulo. Estos temas, sin embargo, son de particular importancia: Aprovechamiento de los subinformes a peticin en la pgina 119 Ejecucin de agrupamiento en servidor en la pgina 131 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros en la pgina 128
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Datos guardados
Los informes con datos guardados son tiles para tratar con datos que no se actualizan constantemente. Cuando los usuarios navegan por los informes con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o grficos, no obtienen acceso directamente a la base de datos sino a los datos guardados. Por consiguiente, los informes con datos guardados no slo minimizan la transferencia de datos por la red sino que tambin aligeran la carga de trabajo del servidor de la base de datos. Puede planificar estos informes desde Crystal Enterprise, de manera que se actualicen automticamente desde la base de datos segn una base predeterminada. Por ejemplo, si su base de datos sobre las ventas slo se actualiza una vez al da o una vez a la semana, puede ejecutar el informe de acuerdo con esta planificacin y guardarlo con datos. De esta manera los representantes de ventas siempre tendrn acceso a los datos de ventas actuales sin necesidad de obtener acceso a la base de datos siempre que abran un informe. De forma alternativa, puede actualizar los informes con datos guardados segn sus necesidades. Las datos guardados se descartan y se actualizan al realizar cualquiera de estas tareas en un informe: Seleccionar el comando Actualizar. Cambiar la conexin de la base de datos. Cambiar los parmetros del informe. Agregar un campo nuevo que no existe en los datos guardados. Profundizar en un informe en el que la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor est seleccionada y la seccin de detalles est suprimida. Verificar la base de datos (si la estructura de sta ha cambiado de forma sustancial). Cambiar el parmetro de vnculo en un subinforme (el subinforme se actualiza). Cambiar el orden de los grupos (slo para informes de Report Application Server). Si utiliza informes con datos guardados, incorpore las dems sugerencias de este captulo para asegurarse de que sus informes estn diseados para obtener un rendimiento ptimo. Para guardar un informe con datos, primero asegrese de que est seleccionada la opcin Guardar datos con el informe en el men Archivo; a continuacin, guarde su informe.
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Diseo de informes de resumen

El diseo y la distribucin de informes de resumen es un modo relativamente sencillo de asegurarse de que los usuarios encuentren rpidamente los datos que necesitan en el Web. Un informe resumen puede incluir tantos datos como cualquier otro informe. Sin embargo, al ocultar la seccin Detalles de un informe de resumen, evita saturar a los usuarios con datos que quizs no necesitan inmediatamente. Cuando la seccin Detalles se oculta, los usuarios navegan primero por el rbol de grupo hasta encontrar los datos que desean. A continuacin, al profundizar en el informe, pueden solicitar datos especficos que se devuelven rpidamente sin registros innecesarios. Esto es especialmente importante para mejorar la navegacin en informes resumen que sean extensos, que pueden constar de cientos, miles o incluso decenas de miles de pginas. Para facilitar la navegacin de esta manera, primero es necesario agrupar los datos e insertar los campos de resumen que desea incluir en su informe. Para obtener informacin e instrucciones ms detalladas, vea Agrupar datos en la pgina 151 y Resumen de datos agrupados en la pgina 164. Una vez agrupados y resumidos los datos del informe, oculte la seccin Detalles (y cualquier otra seccin grande del informe) de manera que los usuarios puedan navegar fcilmente hasta los datos que realmente son importantes para ellos.
Ocultar detalles en un informe resumen

1 Abra su informe en Crystal Reports. Si no ha creado todava un informe agrupado y resumido, abra Summary Group.rpt en la carpeta de muestras Feature Examples. 2 En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de Seccin. 3 En la lista Secciones, haga clic en Detalles. 4 En la ficha Comn del Asistente de Seccin, active la casilla de verificacin Ocultar (Se permite profundizar). 5 Haga clic en Aceptar. Observar que ahora los detalles estn ocultos. Para ver los detalles, navegue por el informe mediante el rbol de grupos y, a continuacin, profundice en el rea adecuada del informe. Nota: Para obtener informacin acerca de cmo minimizar la transferencia de datos con informes resumen, vea Ejecucin de agrupamiento en servidor en la pgina 131.
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Uso de subinformes con precaucin

Para obtener informacin general sobre la elaboracin de subinformes, vea Subinformes en la pgina 417.
Aprovechamiento de los subinformes a peticin

Si su informe tiene una seccin que maneja un gran nmero de registros, puede poner dicha seccin en un subinforme a la orden. Un subinforme a la orden aparece como hipervnculo del informe principal. Cuando abre el informe principal, no se recupera ningn dato del subinforme a la orden hasta que no se profundiza en el hipervnculo. Por ejemplo, cuando se disea un informe que muestra las ventas trimestrales de cada empleado para cada producto y cada tipo de producto, puede que tambin desee realizar un seguimiento del progreso de cada empleado incluyendo informacin sobre las ventas de cada semana. Estos datos adicionales, sin embargo, pueden no ser de inters para muchos de los usuarios que vean el informe. En tal caso, extraiga la parte de ventas semanales del informe y adjntelo como subinforme a la orden. Slo se recupera de la base de datos informacin detallada sobre las ventas semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden. Muchos objetos de informe, como grandes tablas cruzadas, cuadrculas OLAP, grficos avanzados y mapas, son candidatos ideales para incluirlos en subinformes a peticin, ya que el objeto no se procesa mientras no se profundice en l. Para insertar un subinforme a la orden, vea Cmo insertar subinformes en la pgina 421 y Cmo crear un subinforme a la orden en la pgina 429. Sugerencia: Tambin podra colocar estos objetos de informes en una seccin Detalles oculta de un informe que utilice la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor. De este modo, el servidor de la base de datos realiza la mayor parte del procesamiento y slo un subconjunto de registros se transfiere desde el servidor hasta el equipo local (los dems registros se recuperan cuando se profundiza en una seccin oculta).
Uso de subinformes vinculados

Cuando un subinforme est vinculado, Crystal Reports coordina los datos del subinforme con los registros coincidentes del informe principal. Si necesita utilizar subinformes vinculados regulares, es decir, subinformes vinculados que no son subinformes a la orden, debe considerar las siguientes lneas gua: Si los datos adicionales que proporciona un subinforme vinculado regular son de utilidad para relativamente pocos usuarios, cree en su lugar un subinforme vinculado a la orden. Los usuarios que necesiten ver datos extra, pueden hacer clic en el hipervnculo para ver el subinforme; los usuarios que no necesitan ver datos extra, no necesitan descargarlos del servidor de la base de datos.
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En algunos casos, colocar subinformes vinculados regulares en la seccin Detalles de un informe principal puede dificultar el rendimiento, especialmente cuando el informe principal contiene muchos registros. (Esto se debe a que se est creando un subinforme independiente para cada registro y se debe ejecutar una consulta para cada registro de la base de datos en el informe principal.) Como alternativa, considere el uso de subinformes vinculados a la orden en la seccin Detalles de su informe principal.
Vincular tablas en lugar de vincular subinformes

Siempre que sea posible, coordine los datos del informe vinculando tablas de la base de datos en la ficha Vnculos del Asistente de base de datos en lugar de hacerlo vinculando subinformes regulares, es decir, subinformes que no son subinformes a peticin, con el informe principal. Ya que cada subinforme se ejecuta como informe independiente, las tablas vinculadas suelen tener ventajas de rendimiento. Temas relacionados Para obtener lneas gua generales, vea Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios en la pgina 420. Para obtener completa informacin, vea Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios en la pgina 441.
Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz

Mapas
El procesamiento de mapas es una operacin de un nico subproceso en la que no se aplica bien la escala. Si bien se admiten los mapas, es necesario considerar con detenimiento el efecto global que producir en el rendimiento la inclusin de un mapa en el informe.
Plantillas de informe
Si se va a aplicar la misma plantilla a varios informes, es mejor abrir el informe una vez y almacenarlo en la memoria cach, ya que la plantilla puede ser de slo lectura.
Incluir Pgina N de M o Nmero total de pginas

Si se incluyen en el informe los campos especiales Pgina N de M o Nmero total de pginas, es necesario que el informe termine de procesar para poder calcular este valor. Evite el uso de estos campos especiales en el informe, a menos que ste sea muy pequeo o se requiera el valor irremediablemente.
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Simplificar el entorno de elaboracin de informes

Otro paso para asegurarse de que los usuarios de informes reciben rpidamente la informacin que necesitan es determinar el entorno de la elaboracin de informes. Qu clase de base de datos utiliza? Cmo se organizan los datos en la base de datos? Cmo se conecta a los datos que necesita para elaborar el informe? Cmo vincula las tablas de su base de datos? Teniendo en cuenta estas consideraciones importantes, puede minimizar significativamente la cantidad de datos que debe desplazar fsicamente por la red.
Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida

Para mejorar el rendimiento de la elaboracin de informes, utilice todo el potencial de su base de datos de forma que realice la mayora del proceso de elaboracin de informes. En teora, las bases de datos SQL (Structured Query Language, Lenguaje de consulta estructurado) son las ms eficaces a la hora de realizar esta tarea. Para obtener ms informacin sobre las bases de datos SQL, vea Utilizacin de SQL y bases de datos SQL en la pgina 460.
Uso de ndices de tablas

Tambin puede mejorar el modo en que se organizan sus datos en la base de datos. Para obtener una velocidad de procesamiento ptima, informe a partir de campos indexados de la base de datos SQL. El uso de ndices de tablas es un modo fcil de aumentar la velocidad de acceso a los datos y de reducir el tiempo que le lleva a Crystal Reports evaluar los datos. Para obtener una descripcin completa sobre cmo funcionan los ndices de las tablas, vea Tablas indexadas en la pgina 438.
Mejora de las opciones de vinculacin de tablas

Cuando agrega varias tablas de bases de datos a su informe, vincula las tablas en un campo comn de manera que los registros de una tabla coinciden con los registros relacionados de la otra. (La vinculacin de tablas funciona mejor si las tablas de su base de datos estn indexadas.) Vincular las tablas de su base de datos de esta manera es normalmente ms rpido que incorporar subinformes vinculados al informe principal. Cuando vincula dos o ms tablas, desea que el informe lea los menos registros posibles, y que al mismo tiempo encuentre todos los registros coincidentes. La mejor manera de adherirse a estas lneas gua es determinar las necesidades de la elaboracin de informes y planificar la estrategia a seguir antes de crear el informe. Cuando sepa exactamente lo que necesita de su fuente de datos, con Crystal Reports es fcil obtener dicha informacin.
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Simplificar el entorno de elaboracin de informes
Existen muchos otros problemas especficos que hay que considerar a la hora de vincular tablas. Estas consideraciones adicionales, no obstante, dependen enormemente del entorno de elaboracin de informes. En otras palabras, los pasos a seguir para obtener un rendimiento ptimo de la vinculacin de tablas dependen del tipo de la base de datos, de la posibilidad de indexar tablas y del tipo de combinacin necesaria entre las tablas. Para obtener una descripcin completa de las diversas situaciones de elaboracin de informes, vea la seccin Vinculacin de tablas en la pgina 440. En la mayora de estos ejemplos, los siguientes procedimientos generales deberan asegurar que las tablas estn vinculadas para obtener un rendimiento mejorado si no ptimo.
Para vincular tablas de forma efectiva

1 Asegrese de que cada tabla de la base de datos est indexada segn el campo que vaya a utilizar. 2 Agregue las tablas de la base de datos a su informe y, a continuacin, vincule desde la tabla principal hasta la tabla de comparacin en un campo comn. Realice esta accin en lugar de insertar un subinforme vinculado y enlazarlo a los datos del informe principal. 3 Use una frmula de seleccin de registros que establezca lmites de rango en el campo indexado de la tabla principal. Esto minimiza el nmero de registros de la tabla principal para la que Crystal Reports debe encontrar registros coincidentes en la tabla de comparacin. Temas relacionados Para obtener informacin detallada sobre situaciones de vinculacin de tablas, vea Vinculacin de tablas en la pgina 440. Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 136. Para obtener informacin sobre las estrategias de seleccin de registros avanzada, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124.
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso

Si comparte y actualiza informes en el web, bralos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso siempre que sea posible. Crystal Report Engine admite varios procesos. Por ello, cuando realiza varias solicitudes de datos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso, Report Engine puede procesar simultneamente todas las solicitudes. Como resultado, podr ver antes los informes
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Actualmente, el controlador ODBC crdb_odbc.dll es compatible con el proceso para los tipos de bases de datos siguientes: Microsoft SQL Server Oracle Sybase Actualmente, los siguientes controladores de bases de datos nativos son compatibles con el proceso: crdb_ado.dll (OLE DB) crdb_cdo.dll (Objeto de datos Crystal) crdb_com.dll (Proveedor de datos COM) crdb_dao.dll (Access) crdb_dataset.dll (Proveedor DataSet) crdb_fielddef.dll (Definiciones de campo) crdb_filesystem.dll (Datos del sistema de archivos) crdb_olap.dll (OLAP) crdb_oracle.dll (Oracle) crdb_p2sdb2.dll (DB2) Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de las actualizaciones de estas listas; se pueden agregar ms controladores de base de datos si se demuestra durante las pruebas que son compatibles con el proceso.
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido

Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, que consiste en uno o ms enunciados SQL, que reside y se ejecuta en su servidor SQL. Aunque los procedimientos almacenados pueden tardar en configurarse adecuadamente, pueden ser increblemente potentes. Las ventajas de utilizar procedimientos almacenados son mayores cuando se elaboran informes a partir de grandes conjuntos de datos o cuando se ejecutan informes que requieren largos y complicados clculos. En estos casos, lo ideal sera utilizar un procedimiento almacenado predefinido que realizara el trabajo complicado en el servidor de la base de datos. Como los procedimientos almacenados residen en el servidor SQL, puede que sea necesario preguntar al administrador acerca de cmo acceder o configurar un procedimiento almacenado. Temas relacionados Para obtener ms informacin acerca de los procedimientos almacenados, vea Procedimientos almacenados en la pgina 464. Para seleccionar un procedimiento almacenado como origen de datos, vea Procedimientos almacenados de SQL en la Ayuda en lnea.
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Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas

Lo ms importante que puede hacer para acelerar el procesamiento de informes es limitar la cantidad de datos que se devuelven de la base de datos. La herramienta principal para hacerlo es la frmula de seleccin de registros. Crystal Reports analiza la frmula de seleccin de registros y genera una consulta SQL a partir de ella. A continuacin, la base de datos procesa esta consulta SQL y enva los registros resultantes de vuelta a Crystal Reports. Crystal Reports evala localmente la frmula de seleccin de registros para cada uno de los registros recuperados de la base de datos, calculando as el conjunto de registros utilizados para generar el informe. Los registros innecesarios se eliminan en dos etapas: en la base de datos con la consulta SQL y en Crystal Reports mediante la frmula de seleccin de registros. Para acelerar el proceso, se prefiere eliminar en la primera etapa la mayor cantidad de registros posible. Si disea su frmula de seleccin de registros de forma efectiva, puede descargar gran parte del proceso al servidor de la base de datos, eliminando as registros innecesarios antes de devolverlos a Crystal Reports. Esto se denomina comnmente procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos. En esta seccin se ofrecen varias sugerencias para garantizar que las frmulas de seleccin de registros se puedan procesar en el servidor de la base de datos.
Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo)

En este ejemplo se muestran las ventajas de escribir frmulas de seleccin de registros que puedan procesarse en el servidor de la base de datos. La tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Xtreme contiene 2.192 registros, de los cuales 181 presentan fechas de pedido anteriores a 2001. Supongamos que desea elaborar un informe slo con dichos registros. Por otra parte, podra utilizar la frmula de seleccin de registros siguiente:
Year ({Pedidos.Fecha del pedido}) < 2001
La consulta SQL generada enviar los 2.192 registros a Crystal Reports y, luego, la frmula de seleccin de registros reducir el nmero a 181. Para ver esto, haga clic en Mostrar consulta SQL en el men Base de datos y fjese en que la consulta SQL no tiene clusula WHERE. Esto se debe a que Crystal Reports no puede procesar la funcin Year ( ) en la clusula WHERE. Por otra parte, esta frmula de seleccin de registros genera el mismo informe:
{Pedidos.Fecha del pedido} < #Jan 1, 2001#
Esta segunda frmula, sin embargo, se puede procesar en el servidor de la base de datos. La consulta SQL generada slo enva 181 registros a Crystal Reports. Por lo tanto, cuando Crystal Reports evala la frmula de seleccin de registros, no es necesario eliminar ms registros. Haga clic en Mostrar Consulta SQL en el men Base de datos y observe que la consulta SQL resultante tiene una clusula WHERE.
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Como muestra este ejemplo, la velocidad de procesamiento del informe aumenta cuando mejora la frmula de seleccin de registros. En este caso, ambas frmulas generan el mismo informe, pero la segunda aprovecha la potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede utilizar para manejar sus propios datos. Sugerencia: Vea la seccin siguiente para disponer de informacin adicional y conocer las limitaciones cuando se configuran solicitudes de seleccin de registros. Nota: Si no conoce las frmulas de seleccin de registros, puede ser preferible empezar con el Asistente de Seleccin o con las plantillas de frmulas de seleccin de registros de muestra. Para obtener informacin ms detallada, junto con una introduccin a la seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 136.
Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros

Considerar los siguientes elementos relacionados con el rendimiento cuando est configurando sus solicitudes de seleccin:
Generalidades
Para procesar la seleccin de registros, debe seleccionar Usar ndices o servidor para rapidez en el cuadro de dilogo Opciones del informe, disponible en el men Archivo. En las frmulas de seleccin de registros, evite conversiones de tipos de datos en los campos que no sean de parmetros. Por ejemplo, evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numrico de la base de datos en campo de cadena de base de datos. Puede reducir algunas frmulas de seleccin de registros que usan enunciados constantes.
Bases de datos PC
Slo puede reducir la seleccin de registros de campos indexados. Puede reducir slo clusulas AND (no OR).
Bases de datos SQL

Puede reducir la seleccin de registros de campos indexados o no indexados. El servidor SQL responde ms rpido si usa campos indexados. Puede reducir clusulas AND y OR. Puede reducir frmulas de seleccin de registros que contengan algunos tipos de frmulas incrustadas. Debe incorporar los campos de enunciado SQL para reducir clculos de frmulas necesarios para la seleccin de registros. En el men Base de datos, haga clic en Mostrar Consulta SQL para ver el SQL que se enviar al servidor de la base de datos.
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Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces

Nota: Esta seccin supone que usted est familiarizado con el Asistente de seleccin y que elabora informes a partir de una base de datos SQL. Al crear una frmula de seleccin de registros considere los puntos siguientes:
Consideracin n 1
Toda frmula de seleccin de registros que genere completamente con el Asistente de seleccin, sin escribir fragmentos de la frmula manualmente, se puede reducir. Este caso deriva de los puntos siguientes. Sin embargo, es posible escribir ms tipos de frmulas de seleccin de registros usando las sugerencias que se ofrecen a continuacin que usando el Asistente de seleccin. Para realizar esta accin, necesita editar la frmula de seleccin de registros directamente con el Taller de frmulas o en el rea de texto que aparece cuando se hace clic en Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin. Para abrir el Taller de frmulas con el fin de modificar la seleccin de registros, haga clic en el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y, a continuacin, seleccione Registro en el submen.
Consideracin 2
Se puede reducir toda frmula de seleccin que sea de la forma: CampoBaseDatos OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Naturalmente, CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de datos. OperadorCompatible es cualquiera de =, <>, <, <=, >, >=, StartsWith, Like o In. EnunciadoParamtricoOConstante es cualquier enunciado que incluya valores constantes, operadores, funciones y campos de parmetro. No puede incluir variables, estructuras de control ni otros campos que no sean campos de parmetro. Por definicin, se pueden evaluar enunciados constantes y de parmetro sin acceder a la base de datos. Nota: Se puede evaluar un enunciado constante o de parmetro con un valor simple, un rango de valores, un valor de matriz o una matriz de valores de rango. He aqu algunos ejemplos de dichos enunciados:
{?parmetro numrico} - 3 Year ({?fecha actual}) CurrentDate + 5 DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996")) Month (Maximum ({?parmetro de rango de fecha}) + 15) ["Canad", "Mxico", "EE.UU.", {?ingresar pas}] 1000 To 5000 [5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
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Un ejemplo completo:
{Pedidos.Fecha del pedido} >= CurrentDate - 3
El programa tambin puede reducir un enunciado que slo contenga un campo booleano (sin las partes de constante y operador).
{Pedidos.Enviado} Not {Pedidos.Enviado}
Consideracin 3
IsNull (CampoBaseDatos) se puede procesar.
Consideracin 4
EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Por ejemplo, no es posible reducir la frmula {@PrecioFinal} > 1000 si {@PrecioFinal} = (Cantidad * Precio). Sin embargo, si se reemplaza la frmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente, su frmula de seleccin de registros se podr reducir.
Consideracin 5
Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores, seprelas con los operadores AND y OR; tambin puede utilizar NOT. Puede tener varios operadores de cada uno de ellos, por lo que puede utilizar parntesis para establecer prioridades. Por ejemplo:
{Pedidos.ID del pedido} < Minimum({?rango numrico}) Or {Pedidos.Monto del pedido} >= 1000 (IsNull({Cliente.Regin}) Or {Cliente.Regin} = "BC") And {Cliente.Ventas del ltimo ao} > 2000
Temas relacionados Si su frmula de seleccin de registros no responde conforme a lo esperado, vea Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros en la pgina 143.
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Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros

En vez de mostrar todos los datos de un informe cada vez que se abre el informe, puede crear campos de parmetro que soliciten a los usuarios que especifiquen los datos que desean ver. Para disminuir la cantidad de datos que se transfieren desde el servidor de la base de datos, incorpore estos campos de parmetro en su frmula de seleccin de registros. En general, los campos de parmetro proporcionan interactividad a los usuarios, que responden a la solicitud para especificar los datos que desean ver. Sin embargo, al incorporar los campos de parmetro en la frmula de seleccin de registros, no slo proporciona interactividad sino que tambin disminuye la transferencia de datos y aumenta el rendimiento. Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de registros, utilice el Asistente de Seleccin o el Taller de frmulas de seleccin de registros. Cuando utilice el Taller de frmulas de seleccin de registros, trate el campo de parmetro como lo hara con cualquier otro campo. En el siguiente ejemplo, se va a crear un campo de parmetro y, a continuacin, se va a agregar a la frmula de seleccin de registros con el Asistente de seleccin. Para obtener informacin ms detallada sobre el diseo y creacin de campos de parmetro, vea Campos de parmetro en la pgina 401.
Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de registros

1 Abra el informe de muestra Group By Intervals.rpt que se encuentra en la carpeta de muestras Feature Examples. Dedique un tiempo a navegar por el rbol de grupos para ver cmo estn organizados los datos; observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que hay 269 registros devueltos para este informe. Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en el men Vista. Ahora haga clic en la ficha Diseo. 2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 3 En el Explorador de campos, haga clic con el botn derecho del mouse en Campos de parmetro y seleccione Nuevo en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 4 En el Nombre del parmetro, escriba CuotaDeVentas. 5 En Texto de solicitud, escriba Cul fue la cuota de ventas del ao pasado? 6 Haga clic en la lista Tipo de valor y seleccione Nmero.
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7 Asegrese de que la opcin Valores discretos est seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota: Ya ha creado el campo de parmetro. Los restantes procedimientos describen cmo se agrega el campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros con el Asistente de Seleccin. 8 En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo. 9 Seleccione el campo Cliente.Ventas del ao pasado y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 10 En la ficha Cliente.Ventas del ao pasado, haga clic en la lista desplegable y seleccione es mayor que. Aparecer una nueva lista desplegable. 11 Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}. Sugerencia: Haga clic en el botn Mostrar frmula para ver la nueva frmula de seleccin de registros, que aparece como: {Cliente.Ventas del ao pasado} > {?CuotaDeVentas}. En vez de utilizar el Asistente de seleccin, poda haber creado esta frmula usted mismo en el Editor de frmulas de seleccin de registros. Para ver el editor, abra el Taller de frmulas y seleccione Seleccin de registro en la carpeta Frmulas de seleccin. 12 En el Asistente de seleccin, haga clic en Aceptar. Ya ha agregado el campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros. Cuando cambia al modo Vista previa, o hace clic en el botn Actualizar, se le solicitarn nuevos valores de parmetros. Puede entonces introducir un valor numrico que represente la cuota de ventas del ao pasado. El informe resultante slo mostrar aquellos clientes cuyas Ventas del ao pasado superen el valor numrico que haya especificado. Por ejemplo, si responde al parmetro introduciendo 40000, el informe mostrar slo aquellos clientes cuyas ventas superaron el ao pasado los $40.000. Observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que slo se devuelven 58 registros para el informe, en vez de 270 registros que se devolvieron antes de colocar el campo de parmetro en una frmula de seleccin de registros. Al mejorar este informe, ha recuperado toda la informacin que necesitaba y, al mismo tiempo, se ha asegurado de que se transfieran desde el servidor de la base de datos el menor nmero posible de registros. Temas relacionados Para crear parmetros mejorados, vea Caractersticas avanzadas de parmetro en la pgina 409. Para obtener informacin general acerca de los campos de parmetro, vea Informacin general de parmetros en la pgina 402. Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 135.
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Uso de enunciados SQL donde sea adecuado

Los enunciados SQL son como frmulas, pero escritas en lenguaje SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Son de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes ya que las tareas que ejecutan se realizan normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposicin con una frmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local. No utilice enunciados SQL exclusivamente, ya que Crystal Reports incluye su propio lenguaje de frmulas que es mucho ms eficaz que el lenguaje SQL estndar. Tanto la sintaxis Crystal como la sintaxis Basic permiten mejorar y precisar las frmulas de tal forma que sera difcil o imposible hacerlo con SQL. En algunas circunstancias, sin embargo, la creacin y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.
Usos clave de campos de enunciados SQL

Para mantener velocidades ptimas de procesamiento de informes, evite el uso de frmulas (con sintaxis Crystal o Basic) dentro de las frmulas de seleccin de registros. En su lugar, sustituya la frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, incorpore el campo de enunciado SQL en la frmula de seleccin de registros. De esta manera aumentarn enormemente las oportunidades de procesar en el servidor la seleccin de registros. Adems, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De nuevo, de esta manera aumentarn enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. Por ltimo, si la base de datos admite Lgica Case y el informe necesita resumir un clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. Para obtener ms informacin, consulte Uso de enunciados SQL para Lgica Case en la pgina 133. Temas relacionados Para informacin acerca de SQL, vea Qu es SQL? en la pgina 460 y El lenguaje SQL en la pgina 465. Para obtener instrucciones acerca de cmo crear un campo de enunciado SQL, vea Campos de enunciado SQL en la pgina 85. Para obtener sugerencias para mejorar la frmula de seleccin de registros, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124. Para obtener procedimientos generales de seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 135.
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Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales

Ejecucin de agrupamiento en servidor
Si elabora un informe en tiempo real a partir de datos activos en el Web, utilice la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor para reducir la cantidad de datos transferidos desde el servidor de la base de datos. Con esta opcin, gran parte del procesamiento de datos se descarga al servidor de la base de datos y slo se lee inicialmente un subconjunto de los datos. Se devuelven datos detallados de la base de datos slo cuando se profundiza en un informe. Nota: El procesamiento del lado del servidor slo funciona para informes ordenados y agrupados basados en fuentes de datos SQL.
Para activar el procesamiento del lado del servidor

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. 2 Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de dilogo Opciones del informe. Note que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o servidor para rapidez est inactiva. Sugerencia: Cuando la opcin Usar ndices o servidor para rapidez est seleccionada, puede rpidamente activar Ejecutar agrupamiento en servidor en el men Base de datos. 3 Haga clic en Aceptar.
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo)

El siguiente ejemplo describe una situacin tpica de elaboracin de informes en la que el agrupamiento en el servidor puede reducir considerablemente la cantidad de datos innecesarios transferidos desde el servidor de la base de datos.
Para disminuir la transferencia de datos al agrupar en el servidor

1 Abra el informe de muestra Group.rpt que se encuentra en la carpeta Feature Examples. Mire en la esquina inferior derecha de la ventana Crystal Reports y observe que se devuelven 269 registros para este informe. Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en el men Vista. 2 En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de Seccin. 3 En la lista Secciones, seleccione Detalles.
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4 En la ficha Comn, seleccione Ocultar (se permite profundizar). De esta manera se oculta la seccin Detalles del informe de forma que slo se muestra en el informe el encabezado de grupo. (En este caso, el informe se agrupa por Pas.) 5 En el Asistente de seccin, haga clic en Aceptar. Los registros Detalles desaparecern del informe. 6 Presione la tecla F5 para actualizar los datos del informe (o haga clic en el botn Actualizar de la barra de herramientas). Observe que an se devuelven 269 registros para el informe, aunque los registros Detalle se ocultan y no se ven. 7 En el men Base de datos, haga clic en Ejecutar agrupamiento en servidor. Observe ahora que slo se devuelven 71 registros para el informe. El agrupamiento (por Pas) se ha realizado en el servidor de la base de datos y se han transferido al informe menos registros. 8 Haga doble clic en el informe para profundizar en un pas. Sugerencia: Cuando est disponible la profundizacin, el cursor adopta la forma de una lupa. Crystal Reports recupera los registros Detalle adecuados segn sus necesidades. Por ejemplo, si profundiza en Australia, Crystal Reports recupera rpidamente los siete registros que forman el grupo. Al ocultar la seccin Detalles de este informe, se ha creado un informe de resumen en el que los usuarios pueden navegar fcilmente. Cada usuario puede primero localizar el Pas que le interese y, a continuacin, profundizar hasta recuperar detalles de valor. Adems, al activar la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, se ha asegurado de que el proceso inicial se complete en el servidor de la base de datos. Por lo tanto, slo se transfieren al informe los registros necesarios. Para obtener ms informacin acerca del procesamiento del lado del servidor, vea Procesamiento del lado del servidor en la pgina 468.
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales

En informes que utilicen la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De esta manera mejorarn enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. Para obtener detalles acerca de en dnde utilizar tambin enunciados SQL, vea Uso de enunciados SQL donde sea adecuado en la pgina 130.
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Uso de enunciados SQL para Lgica Case

Si la base de datos admite Lgica Case, y el informe necesita resumir un clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. Por ejemplo, supongamos que elabora informes a partir de una base de datos MS SQL Server 7, que admite Lgica Case. Necesita incluir un clculo If-Then-Else en su informe y necesita resumir dicho clculo para cada grupo del informe. Al realizar el clculo con un campo de enunciado SQL de la siguiente forma, se utiliza la capacidad de la base de datos para procesar Lgica Case:
CASE TablaBaseDatos."CampoBaseDatos" WHEN 'ValorEspecificado' THEN Clculo1 ELSE Clculo2 END
Si el valor de CampoBaseDatos de un registro es igual a ValorEspecificado, entonces se ejecuta Clculo1; para los dems registros se ejecuta Clculo2. Al incorporar el campo de enunciado SQL, se aprovecha de la capacidad del servidor de la base de datos para procesar Lgica Case. Por lo tanto, el agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor, incluso cuando resume el campo de enunciado SQL en cualquier otra parte del informe. Nota: La sintaxis SQL de este ejemplo es especfica para MS SQL Server 7. Para determinar la sintaxis apropiada para su base de datos, puede que necesite consultar la documentacin de la base de datos o ponerse en contacto con su Administrador.
Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible

Donde sea posible, evite crear frmulas con variables globales para calcular resmenes y totales acumulados. En su lugar, haga clic en el men Insertar para crear resmenes y seleccione el comando adecuado (Subtotal, Total general o Resumen). Para crear campos de totales acumulados, abra el Explorador de campos, haga clic con el botn derecho del mouse en los campos de totales acumulados y seleccione Nuevo en el men contextual. Para obtener informacin detallada acerca de cmo resumir datos, vea Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin en la pgina 147 y Totales acumulados en la pgina 177.
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Este captulo muestra cmo se filtran los registros que se desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular.
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Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir todos los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs quiera: Incluir registros slo para un grupo especfico de clientes. Incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta del nmero total de registros de la base de datos. Incluir slo valores de los registros comprendidos en un rango especfico de fechas.
Opciones para seleccionar registros

Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de frmula que se puede usar para especificar prcticamente cualquier tipo de seleccin de registros que se desee. Sin embargo, es posible que en muchas ocasiones no necesite la flexibilidad en la seleccin de registros que el lenguaje de frmula le proporciona. El Asistente de seleccin se ha diseado para estas ocasiones. Puede seleccionar registros de una de estas dos maneras: Uso del Asistente de seleccin en la pgina 137 Uso de las frmulas en la pgina 138 Una vez familiarizado con el Asistente de seleccin y las frmulas, puede utilizar las tcnicas de seleccin de registros para mejorar el rendimiento de los informes. Para obtener ms sugerencias sobre el rendimiento y las estratgias de seleccin de registros avanzada, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124.
Como determinar que campo(s) usar

Cuando selecciona registros, est basando su informe slo en aquellos registros que cumplen con las condiciones que haya establecido. Esas condiciones se basan en el tipo de informacin que desea en el informe final. Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que nicamente muestre los datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros que provienen de California. Si la tabla que se usa en el informe contiene un campo Estado o Regin, puede especificar en la solicitud que el programa utilice slo los registros en los que el valor del campo Estado sea igual a California (Regin es igual a CA). Si la tabla no contiene un campo de Estado y desea elaborar el informe basado slo en los datos de California, pueden haber otras formas de hacerlo.
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9 Seleccin de registros
Si la tabla contiene un campo de Cdigo postal, se puede basar la seleccin de registros en el rango de cdigos postales que se usan para California (Cdigo postal entre n y N). Si la tabla contiene un campo de Cdigo de rea, puede basar su seleccin de registros en los cdigos de rea de California (un cdigo de rea es uno de x, y...z). Nota: Si el cdigo de rea se almacena en el campo del nmero de telfono, no podr realizar la seleccin de este mismo registro con el Asistente de seleccin segn el cdigo de rea. Ser necesario crear una frmula de seleccin de registros mediante el lenguaje de frmula para extraer la parte del cdigo de rea del nmero de telfono y, a continuacin, realizar la seleccin segn ese valor. Como regla general, si puede basar la seleccin de registros en varios campos (como en este ejemplo), se debe seleccionar un campo indexado en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.
Uso del Asistente de seleccin

El Asistente de seleccin facilita la especificacin de registros que desea incluir en su informe. Al trabajar con este asistente, puede seleccionar el campo al que desea aplicar las condiciones de seleccin y luego especificar tales condiciones. Este asistente se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de registros simples. Por ejemplo: Clientes de Arizona. Pedidos del primer trimestre. Ventas superiores a 10.000 $. Tambin, puede usarlo para configurar solicitudes muy complejas: Clientes cuyos nombres empiecen por "A", "M" o "S". Clientes de California o de Florida que hayan realizado pedidos en el mes de julio. Todas stas son solicitudes de rango limitado. Una o ms constantes definen el rango. El programa compara el valor del campo en cada registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del rango. Por lo tanto el informe est limitado a los valores que se encuentren dentro de ese rango. El Asistente de seleccin proporciona solicitudes como stas con facilidad. Nota: Puede usar el Asistente de Seleccin para configurar las solicitudes de seleccin de registros y seleccin de grupos. Cuando selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el criterio de seleccin establecido es para una seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa reconoce que est estableciendo una seleccin de registros.
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Para configurar la seleccin de registros usando el Asistente de seleccin

1 En la barra de herramientas Herramientas del asistente, haga clic en Asistente de seleccin. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin resaltar primero un campo del informe, aparecer el cuadro de dilogo Elegir campo. Destaque el campo en el que desea basar la seleccin de registros y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 2 Use los cuadros desplegables para introducir su criterio de seleccin para el campo indicado. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine. Sugerencia: Para basar la seleccin de registros en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo. Seleccione el siguiente campo del cuadro de dilogo Elegir campo. Se generar una frmula de seleccin basada en sus especificaciones que limitar el informe a los registros especificados. Nota: Para ver la frmula de seleccin, haga clic en el botn Mostrar frmula. El Asistente de seleccin se expande para mostrar la frmula. Se puede modificar la frmula en el rea donde aparezca o hacer clic en el botn Editor de Frmulas para modificarla en este editor.
Uso de las frmulas

Para configurar la seleccin de registros usando una frmula
1 En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y haga clic en Registro. 2 En el Editor de frmula de seleccin de registros, escriba la frmula incorporando los componentes o seleccionndolos de los rboles de componentes. Nota: La frmula resultante debe ser booleana; es decir, debe devolver un valor Verdadero o Falso. 3 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 4 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 5 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar.
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Temas relacionados Para plantillas de seleccin de grupos y registros de muestra, vea Uso de las plantillas de frmulas en la pgina 140. Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea Uso de las frmulas en la pgina 377. Para obtener informacin sobre las estratgias de seleccin de registros avanzada y las sugerencias de rendimiento, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124.
Interaccin del Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin Taller de frmulas

El Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin de registros/grupos son interactivos. Esto es que, el criterio de seleccin de registro que usted introduce en el Asistente de seleccin automticamente genera una frmula de seleccin de registros que puede revisar y modificar. De la misma manera, las frmulas de seleccin de registros y modificaciones a las frmulas ya existentes, actualizan automticamente el criterio de seleccin en el Asistente de seleccin. Debido a esta interactividad, usted puede usar las dos dispositivos en conjunto como un informe para aprender el lenguaje de frmulas.
Para visualizar la frmula del Asistente de seleccin

1 Haga clic con el botn derecho en el campo en que desea ver la seleccin de registros. 2 Haga clic en Asistente de seleccin. 3 Haga clic en el botn Mostrar frmula. El Asistente de seleccin se expande para que usted pueda revisar la frmula generada en base a sus criterios de seleccin.
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Uso de las plantillas de frmulas
4 Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando finalice la revisin. 5 Use el Asistente de seleccin para cambiar su frmula de seleccin. 6 Revise la frmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botn Mostrar frmula. 7 Para efectuar cambios en la frmula, haga clic en el botn Editor de Frmulas en el Asistente de seleccin expandido y use las herramientas del Taller de frmulas para hacer los cambios pertinentes. Nota: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la seleccin del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser convertido a criterio de seleccin del Asistente de Seleccin.

Plantillas de frmulas de seleccin de registros
Los siguientes ejemplos de frmulas se pueden usar como plantillas para ayudar a crear frmulas de seleccin propias utilizando el Taller de frmulas. Estos ejemplos ilustran diferentes tipos de selecciones que pueden realizarse, aunque no sean necesariamente las mejores.
Seleccin de registros utilizando cadenas de caracteres

{archivo.CAMPO} startswith "C"
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.; excluye valores como Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.).
not ({archivo.CAMPO} startswith "C")
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores como Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.; excluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
"999" in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores como 10999, 70999, y 00999; excluye valores como 99901 y 19990).
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"Cycle" in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc.; excluye valores como Cyclists Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
Seleccin de registros utilizando nmeros

Valores sencillos
{archivo.CAMPO} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} menor que 99999.
Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111 ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <= 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos 11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
Seleccin de registros utilizando fechas

Todas las funciones Month, Day y Year pueden ser empleadas en ejemplos como los siguientes:
Year ({archivo.FECHA}) < 1999
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {file.DATE} es anterior a 1999.

Year ({archivo.FECHA}) >1992 and year ({archivo.FECHA}) < 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni 1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and year({archivo.FECHA}) <= 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (incluidos 1992 y 1996).
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Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es uno de los primeros 4 meses del ao (incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es el primero o el cuarto mes del ao (incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
Seleccin de registros utilizando rangos de fecha predeterminados

Puede predeterminar los rangos para crear frmulas de seleccin semejantes a las siguientes:
{archivo.FECHA} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo {file.DATE} esta dentro del ltimo mes completo. Si est en el mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril.
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha encontrada en el campo {file.DATE} est dentro del ltimo mes completo. Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha es abril.
{archivo.FECHA} < CurrentDate
Selecciona todos los registros en los cuales la fecha que se encuentra en el campo {archivo.FECHA} es anterior a la fecha de hoy.
Seleccin de registros usando combinaciones de caracteres/fecha/numero

Estas frmulas simplemente "mezclan y combinan" frmulas de las categoras antes mencionadas.
"C" in {archivo.CAMPO}[1] and Month ({archivo.FECHA}) in [1, 4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es enero o abril. Por ejemplo, si usa este tipo de frmula con una base de datos de pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en enero o en abril.
AOK in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and {archivo.CRDITO} >= 5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo {archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de por lo menos 5000. Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o bien combinarlas para crear frmulas complejas.
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Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos

Los controladores que se proporcionan con Crystal Reports para las fuentes de datos SQL permiten procesar una seleccin de registros en el servidor de la base de datos. Si se especifica una frmula de seleccin de registros en un informe basado en una fuente da datos SQL, Crystal Reports la analiza, genera una consulta SQL y transfiere esta consulta al servidor de la base de datos. A continuacin, la seleccin de registros se realiza en dos fases: La primera fase de la seleccin de registros tiene lugar cuando el servidor de la base de datos procesa la consulta SQL y devuelve un conjunto de registros a Crystal Reports. En la segunda fase, Crystal Reports evala localmente con ms detenimiento la frmula de seleccin de registros para el conjunto de los registros devueltos desde el servidor de la base de datos. Ya que los servidores de base de datos suelen ser ms rpidos que las estaciones de trabajo, tiene la ventaja de especificar frmulas de seleccin de registros que puedan procesarse en el servidor en la primera fase. De esta forma, se minimiza la seleccin de registros en la mquina local en la segunda fase. A este proceso se le conoce comnmente como procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos. En el servidor se pueden procesar los siguientes tipos de selecciones de registros: Selecciones con campos indexados y no indexados (los campos indexados proporcionan una respuesta ms rpida). Consultas SQL con clusulas AND y OR. Campos de enunciado SQL que realizan clculos de frmulas para la seleccin de registros. Para obtener informacin sobre los tipos de enunciados SQL admitidos por el servidor SQL, consulte la documentacin del servidor. Para ms informacin sobre el procesamiento de selecciones de registros en el servidor de la base de datos, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 124.
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros

Para solucionar los problemas de las frmulas de seleccin, primero debe asegurarse de que todos los campos a los que se hace referencia en la frmula de seleccin estn en el informe. A continuacin, elimine la frmula de seleccin y prubela al tiempo que la va reconstruyendo.
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Para solucin de problemas de frmulas de seleccin de registros

1 Escriba en un papel la frmula de seleccin de registros. Le servir para reconstruir la frmula de seleccin paso a paso. 2 Quite la frmula de seleccin de registros del informe eliminndola del Editor de frmulas de seleccin de registros/grupos en el Taller de frmulas. 3 Haga clic en Cerrar cuando finalice con el Taller de frmulas. 4 Asegrese que todos los campos invocados en la frmula de seleccin de registros (los selectores) estn fsicamente en el informe y que no estn ocultos. Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe. O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en el informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato. 5 Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Asegrese de que se imprimen todos los datos. Por ejemplo, si hay un nmero x de registros en la base de datos, usted debe obtener un nmero x de impresiones por cada campo invocado. Esto establece una base para comparar los resultados de impresin usando la frmula de seleccin. 6 Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin la frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los selectores. Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C and {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >= 5000
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con C y un valor en el campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o igual que 5.000. Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula de seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos postales mayores que 80000? Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
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7 Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector activado, agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva frmula de seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C
8 Obtenga una vista previa del informe y evale los datos que se imprimen cuando tenga dos selectores activados. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evalu el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior). Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo cadenas de texto que comienzan con C? Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin. 9 Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos selectores activados, agregue un tercer selector, luego un cuarto, etc., hasta que haya probado todos los selectores de la frmula.
Correccin de selecciones que no generan datos

Se podra dar el caso en el que el usuario ha creado una frmula de seleccin de registros, la informacin del encabezado y el pie del informe se imprimen correctamente, pero no aparece la informacin de la seccin Detalles. La causa del problema es que la frmula de seleccin rechaza todos los registros. Esto suele ocurrir a causa de un error inadvertido en la creacin de la frmula de seleccin. Existen varias causas posibles del problema en la frmula de seleccin: Consulte Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas en la pgina 145. Consulte Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin en la pgina 146. Consulte Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin en la pgina 146.
Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas

Las frmulas de seleccin de registros distinguen maysculas de minsculas. Es decir, Juan slo coincide con Juan. No coincide con juan, JUAN, JuaN, jUAN, juaN ni con JUAn. As, si su frmula de seleccin est definida para incluir slo aquellos registros que contengan JUAN en el campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}, pero los datos en este campo mezclan maysculas y minsculas (por ejemplo Juan), la frmula no encontrar coincidencias y por lo tanto no imprimir ningn registro en el informe. Puede resolver este problema usando las funciones UpperCase (str) (en el caso de maysculas) o LowerCase (str) (en el caso de minsculas) en la frmula de seleccin para convertir datos de campo a un formato coherente antes que el programa comience la seleccin. Por ejemplo, si usase la frmula:
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{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} = "Juan"
podra cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = "JUAN"
Esta ltima frmula convierte primeramente el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} ponindolo en maysculas y despus comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a JUAN. Usando esta frmula, cualquier forma de la palabra juan ser vlida, sin importar si las letras son maysculas o minsculas, ya que todas sern convertidas a maysculas para mantener consistencia en la comparacin. Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma similar, para establecer coincidencias con juan. Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o LowerCase) para asegurar coherencia en las comparaciones. Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}
Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin

En computacin, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando el usuario los incluye en la expresin de comparacin de una frmula de seleccin de registros, sta busca los registros que contengan una coincidencia exacta en el campo seleccionado, incluidos los espacios. Por ejemplo, la siguiente frmula:
"Sr . " in {cliente.TITULO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio extra en el termino de comparacin entre la letra r y el punto. Del mismo modo, D r. no coincidir con Dr.. Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los espacios de la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los campos que est comparando.
Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin

Siempre que cree frmulas de seleccin de registros con instrucciones If, incluya tambin la palabra clave Else; de lo contrario, no se devolver ningn registro o se obtendrn resultados inesperados. Por ejemplo, una seleccin de registros tal como If {campo parmetro} = "menor que 100" then {campo} < 100" se evala como False y no devuelve ningn registro. Para corregir este problema, complete la frmula con Else True.
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Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
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Las acciones de ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.
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Ordenamiento de datos
Ordenar quiere decir poner los valores en un cierto orden para ayudarle a encontrarlos o evaluarlos. Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe, los datos de los campos aparecen en el orden en que se introdujeron originalmente. En este tipo de informes es difcil encontrar informacin. Resulta mucho ms fcil revisar o buscar informacin cuando la puede ver ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, es aconsejable tener una lista de clientes ordenada alfabticamente por nombre o por pas.
Descripcin de las opciones de ordenamiento

Al ordenar, el programa le pide que defina dos cosas: El campo en el que desea basar el ordenamiento (campo de ordenamiento). La direccin de ordenamiento.
Campo de ordenamiento
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que aparecen los datos en su informe. Casi cualquier campo se puede utilizar como campo de ordenamiento, incluidos los campos de frmula. El tipo de datos de un campo determina el mtodo en el que se ordenan los datos de dicho campo. Nota: No es posible ordenar segn campos de memorando o BLOB. Tipo de campo Campos de cadenas de un solo carcter Ordenar espacios en blanco puntuacin nmeros letras maysculas letras minsculas dos letras tres letras cuatro letras, etc. Por ejemplo: BOB antecede a bob 123 es anterior a 124 (espacio en blanco) antecede a a aa antecede a aaa Campos de moneda Campos numricos orden numrico orden numrico
Campo de cadenas de varios caracteres
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10 Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Tipo de campo Campos de fecha Campos de fecha y hora
Ordenar orden cronolgico orden cronolgico valores de igual fecha ordenados por hora orden cronolgico Valores False (0) Valores True (1) valores nulos valores no nulos
Campos de hora Campos de comparacin booleana Valores Null
Nota: Si la ordenacin y el agrupamiento se realizan en el servidor de bases de datos, el orden puede variar cuando se utilizan datos Unicode o UTF8. El orden aplicado depende de las reglas vigentes para el origen de datos. En algunos casos, los datos Unicode se ordenan por su valor binario, pero slo se pueden ordenar segn un valor de configuracin regional determinado. Consulte la documentacin del origen de datos para conocer cmo se ordenan los campos de datos Unicode.
Direccin de ordenamiento
La direccin se refiere al orden en que se muestran los valores una vez ordenados. Ascendente De menor a mayor (del 1 al 9, de la A a la Z, de False a True). El programa ordena los registros de forma ascendente segn los valores del campo de ordenamiento seleccionado. Descendente De mayor a menor (del 9 al 1, de la Z a la A, de True a False). El programa ordena los registros de forma descendente segn los valores del campo de ordenamiento seleccionado.
Ordenamiento de uno y varios campos

Los ordenamientos de un solo campo son aquellos en los cuales todos los registros usados en el informe son ordenados basndose en los valores de un solo campo. Ejemplos de este tipo de ordenamiento sera, el ordenar un informe de inventario por nmero de almacenamiento o una lista de clientes por el nmero de cliente. En los ordenamientos de campos mltiples, Report Designer ordena primero los registros basados en los valores del primer campo seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de campo en el primer campo de ordenamiento, entonces ordena aquellos registros (y slo sos) basados en el valor del segundo campo de ordenamiento.
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Por ejemplo, si primero ordena segn el campo {cliente.PAS} y luego segn el campo {cliente.REGIN}, ambos en orden ascendente, el informe aparecer con los pases y las regiones de cada pas enumerados en orden alfabtico. El resto de los campos, como el cdigo postal de cada regin, permanecera sin ordenar. Puede crear ordenamientos de campos mltiples o sencillos siguiendo el mismo procedimiento.
Para ordenar los datos

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Aparece el cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros.
2 Resalte el campo que desee ordenar en el rea Campos disponibles. 3 Haga clic en la flecha >. El campo seleccionado se aade a la lista Ordenar campos. 4 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 5 Si desea ordenar ms de un campo, destaque el segundo campo segn el cual desea ordenar los datos y agrguelo a la lista Campos de ordenamiento. 6 Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos, resalte el campo que desee mover y haga clic en los botones de flecha para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo. Sugerencia: El orden de los campos listados en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos. 7 Al aadir cada campo a la lista Ordenar campos, especifique la direccin de ordenamiento. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. Los registros se ordenan segn los valores de la lista Campos de ordenamiento.
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Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un representante de ventas particular.
Direccin de agrupamiento y ordenamiento

Cuando se agrupan los datos, existen disponibles cuatro opciones de direccin de agrupamiento y ordenamiento. La direccin se refiere al orden en que se muestran los valores. Ascendente De menor a mayor (del 1 al 9, de la A a la Z, de False a True). El programa clasifica los registros en orden ascendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores. Descendente De mayor a menor (del 9 al 1, de la Z a la A, de True a False). El programa clasifica los registros en orden descendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores. Orden especfico El orden especfico es un ordenamiento determinado por el usuario. El programa coloca cada registro en el grupo personalizado que especifica, dejando los registros de cada grupo en su orden original, o bien ordenndolos ascendente o descendentemente, dependiendo de sus instrucciones. Consulte Creacin de grupos personalizados en la pgina 153. Original Orden original es el orden en que se guardaron los datos originalmente en la base de datos. El programa deja los registros en el orden en que aparecen en la tabla de base de datos de origen y comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores en el campo de grupo seleccionado.
Para agrupar datos

1 En el men Insertar, haga clic en Grupo.
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Agrupar datos
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
2 Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable. 3 Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. 4 Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones. Nota: De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo segn el cual est agrupando. 5 Active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del grupo y elija un nuevo nombre de grupo. Por ejemplo, si agrup por {Cliente.Id del cliente}, cada vez que cambie de grupo ver la identificacin del cliente correspondiente. Si desea mostrar un valor diferente (como la identificacin y el nombre del cliente), personalice el campo del nombre de grupo mediante un campo de datos alternativo o una frmula. Sugerencia: Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo, haga clic con el botn derecho del mouse en el encabezado de grupo, seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha Comn del Editor de formato. 6 Haga clic en Aceptar. Si los registros de cada grupo no estn ordenados, ser necesario ordenarlos. Consulte Ordenamiento de registros en grupos en la pgina 154. Temas relacionados Agrupar datos en intervalos en la pgina 158 Creacin de encabezados de grupo en la pgina 171
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Creacin de grupos personalizados

Generalmente los datos se ordenan segn los valores de un campo del informe. Sin embargo, en algunas ocasiones es aconsejable no agrupar datos segn los valores que se encuentran en uno de los campos de su informe. Por ejemplo: El campo segn el cual desea agrupar no existe. Por ejemplo, su informe puede contener un campo Ciudad y un campo Estado, pero ningn campo Pas, aunque necesita agrupar por pas. El campo existe, pero no desea agrupar segn los valores de ese campo. Por ejemplo, puede tener un campo Color en el informe que incluya nombres de colores especficos (verde logan, azul cielo, verde esmeralda, azul marino, etc.); pero desea que todas las tonalidades aparezcan como un solo grupo (verdes, azules, rojos, etc.). En este caso, puede crear grupos personalizados y asignar los registros que desea que aparezcan en cada grupo manualmente. El campo existe, pero desea seleccionar valores especficos o rangos de valores para cada grupo. Por ejemplo, es aconsejable tener un grupo que contenga los registros donde las ventas brutas sean inferiores a cierto valor, un segundo grupo donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las ventas brutas caigan entre dos valores. En este caso, puede crear sus grupos usando el mismo rango de facilidades de seleccin que estn disponibles para crear consultas de seleccin de registros. El agrupamiento por orden especfico ofrece una solucin a los desafos de ordenamiento y grupos personalizados. Le permite crear los grupos personalizados que aparecen en un informe y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin es que slo se puede asignar un registro a un grupo. Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para ordenar clientes en funcin del monto de los negocios que efectuaron el ao anterior, vea Agrupar datos en intervalos en la pgina 158.
Para crear un grupo personalizado

1 En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo. 2 Seleccione el campo segn el cual desea agrupar los datos de la primera lista desplegable. 3 Seleccione en la segunda lista desplegable en orden especfico como opcin de ordenamiento. 4 En la ficha Orden Especfico, especifique el nombre del grupo en el campo Grupo nombrado. 5 Haga clic en Nuevo. 6 En el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo, use las listas desplegables para seleccionar los datos que van a formar parte del grupo.
153
Agrupar datos
7 Haga clic en la ficha <Nuevo> para agregar ms criterios de seleccin al grupo especificado, si fuera necesario. 8 Haga clic en Aceptar. 9 Haga clic en Nuevo para crear ms grupos personalizados, si fuera necesario. 10 Haga clic en la ficha Otros para especificar cmo desea organizar los datos que no forman parte de los grupos definidos. 11 Haga clic en Aceptar.
Ordenamiento de registros en grupos

Una vez que haya agrupado sus datos, puede ordenar fcilmente los registros en los grupos para organizar ms la informacin.
Para ordenar registros en grupos

1 Una vez que se hayan agrupado los datos, en el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Aparece el cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros.
Nota: Los campos de ordenamiento que comienzan con Grupo especifican que el ordenamiento se realiz automticamente cuando se agruparon los datos. 2 Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los grupos y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista Ordenar campos. Sugerencia: El orden de los campos en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos. 3 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 4 Haga clic en Aceptar cuando termine.
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Seleccin de grupos
Cuando agrupa o resume datos, todos los grupos del informe se incluyen de manera predeterminada. Sin embargo, habr ocasiones cuando no desee incluir todos los grupos. Por ejemplo: Quiz desee ver solamente los grupos con determinados nombres de grupo o cuyos valores de resumen cumplan una condicin. Quiz desee ver solamente los grupos con los valores de resumen ms altos o ms bajos. Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el informe: Consulte Uso del Asistente de seleccin en la pgina 155. Consulte Uso de las frmulas de seleccin en la pgina 156. Nota: Para resultados ms rpidos, limite los registros mediante la seleccin de registros antes de crear los grupos. Consulte Seleccin de registros en la pgina 136.
Uso del Asistente de seleccin

El Asistente de seleccin se puede usar para seleccionar grupos de registros tal como se seleccionan registros individuales. Cuando define los criterios de seleccin de grupos, en vez de basar dichos criterios en campos estndar, tal como lo hara para la seleccin de registros, los criterios se basan en campos de nombre de grupo o campos de resumen. Si agrup sus datos, pero no los ha resumido, slo puede establecer la seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo. Por ejemplo, es preferible seleccionar solamente aquellos grupos cuya regin sea Massachusetts:
GroupName ({Cliente.REGIN}) = MA
Si ha resumido sus datos, puede establecer la seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo o el campo de resumen. Por ejemplo:
Sum({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, {Cliente.REGIN}) > 10000
Nota: El Asistente de seleccin se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de grupos y de seleccin de registros. Cuando se selecciona un campo de nombre de grupo o de resumen, el programa reconoce que los criterios de seleccin configurados estn dirigidos para la seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa reconoce que est estableciendo una seleccin de registros.
Para establecer la seleccin de grupos usando el Asistente de seleccin

1 Haga clic con el botn derecho en el campo de resumen en el que desea basar la seleccin de grupos y elija Asistente de seleccin en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
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Agrupar datos
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin destacar primero un campo de resumen del informe, aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
2 Use la lista desplegable para especificar los criterios de seleccin para el campo indicado. 3 Para basar la seleccin de grupos en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el campo siguiente del cuadro de dilogo Elegir campo. Nota: Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha actualizado los datos, no habr datos guardados en el informe. Sin los datos, el programa no puede calcular los valores de grupo; as, no aparecer ningn valor cuando haga clic en la flecha de la lista desplegable derecha. En esta situacin, tendr que escribir los valores que desea. Si desea trabajar con valores reales, primero es necesario obtener una vista previa de su informe. As calcula los valores resumidos reales disponibles con los que puede trabajar. 4 Al terminar, haga clic en Aceptar en el Asistente de seleccin para volver al informe.
Uso de las frmulas de seleccin

Con el Editor de frmulas de seleccin de grupos puede crear una solicitud de seleccin de grupos usando campos de grupo, campos de nombre de grupo y otras frmulas. Igual que con las frmulas de seleccin de registros, su nica restriccin es que la frmula que crea debe ser booleana; es decir, debe devolver un valor Verdadero o un valor Falso.
Para crear una frmula de seleccin de registros o de grupos

1 En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin. 2 Haga clic en Registro para crear una frmula de seleccin de registros. -oHaga clic en Grupo para crear una frmula de seleccin de grupos. Aparece la Taller de frmulas. 3 Especifique la frmula de seleccin que desee en el Editor de frmulas de seleccin de grupos.
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Nota: La frmula resultante debe ser booleana; es decir, debe devolver un valor Verdadero o Falso. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 6 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar. Cuando el programa ejecute el informe, incluir solamente los registros o grupos de registros que se especificaron.
Solucin de problemas de frmulas de seleccin de grupos

En algunos casos, no se imprime ningn valor cuando se usa una frmula de seleccin de grupos, aunque existan valores que cumplan con los criterios de seleccin. Por lo general, en estos casos: La frmula de seleccin de grupos hace referencia a otra frmula. La frmula a la que se hace referencia es la que calcula el valor de cada grupo como porcentaje del valor total de todos los grupos (es decir, un subtotal como porcentaje de un total general).
Para corregir una frmula de seleccin de grupos

1 Use Xtreme_es.mdb para crear un informe que incluya los siguientes campos:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Para cada pedido, el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido, la regin donde se encuentra el cliente, el nmero de ID del pedido y el monto del pedido. 2 Agrupe el informe segn el campo {cliente.REGIN}. 3 Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para cada grupo {cliente.REGIN}. El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} cada vez que cambia la regin. Consulte Clculo de subtotales de datos en la pgina 168. 4 Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para ver el valor total de todos los pedidos hechos. 5 Cree una frmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal como porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos para cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN}) % Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
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Agrupar datos
6 Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe. 7 Nombre a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de seleccin de grupos que slo seleccione aquellos grupos para los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea inferior al 5%, para poder determinar cules regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las ventas totales:
{@Porcentaje} < 5
Cuando haga clic en Comprobar, recibir el siguiente mensaje de error:

Esta frmula no puede ser usada porque debe ser evaluada ms tarde.
8 En vez de usar el nombre de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la frmula de seleccin de grupos, ingrese la frmula misma (la frmula denominada @Porcentaje). As, en vez de usar la frmula de seleccin de grupos:
{@Porcentaje} < 5
use la frmula de seleccin de grupos:

Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN}) % Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5
Ahora, cuando imprima, slo se imprimirn las regiones que contribuyeron con menos del 5%.
Agrupar datos en intervalos

Puede agrupar sus datos en intervalos. Grupos de edad, perodos y categoras de ventas son algunos de los grupos de intervalos que se pueden crear. En este ejemplo, clasificar a los clientes por el monto del negocio realizado el ao anterior. Este ejemplo usa el agrupamiento por orden especfico. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los registros que se incluyen en cada grupo. Puede definir los intervalos que desea y el programa hace el resto.
Cmo agrupar datos en intervalos

1 Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2 En el men Insertar, haga clic en Grupo. 3 Dado que desea configurar intervalos basndose en las ventas del ao anterior, seleccione el campo Ventas del ao pasado en la lista desplegable del cuadro de dilogo Insertar grupo, como campo de referencia para ordenar y agrupar.
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4 Seleccione la opcinen orden especificado de la segunda lista de desplazamiento. Aparece la ficha Orden Especifico del cuadro de dilogo Insertar grupo.
5 Haga clic en el botn Nuevo. El programa despliega el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo.
6 Escriba Menos de $10,000 en el campo Nombre del grupo. Este es el nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de grupo para el grupo. 7 Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen una cifra de ventas del ao anterior inferior a los 10.000 $, establezca los campos para que su condicin se lea:
is less than 10000 (es menor que 10,000)
8 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 9 Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer. 10 Esta vez, configure un segundo grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000.
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Agrupar datos
Escriba $10,000 a $25,000 en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: est entre. Especifique un rango de valores: Escriba 10000 en el campo de arriba. Escriba 25000 en el campo de abajo. 11 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especfico. 12 Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer. 13 Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25,000. Escriba Ms de $25,000 en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: es mayor que. Escriba 25000. 14 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 15 Haga clic en Aceptar. El informe se agrupa por intervalos en un orden especfico.
Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa

Usted podra desear dividir sus datos en grupos basndose en la primera letra del nombre de una compaa. En una lista de clientes, por ejemplo, podra desear en un grupo a todos los clientes A, a los B en otro y as sucesivamente. Esto requiere el uso de una frmula. No se preocupe si an no se est familiarizado con las frmulas. Aqu le mostraremos qu frmula necesita y cmo introducirla. Puede aprender ms acerca de cmo crear y editar frmulas en Informacin general de frmulas en la pgina 378. Usted crear una frmula que extraer la primera letra del nombre de cada cliente. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de frmula como el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenar los datos basndose en la primera letra del nombre de cada cliente y empezar un nuevo grupo cada vez que cambie la letra.
Para agrupar datos por la primera letra del nombre de la compaa

{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION}
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{cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS}
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. 4 En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que desea para identificar la frmula, por ejemplo Primera letra. 5 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 6 Escriba la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]
7 Haga clic en el botn Cerrar del Taller de frmulas. Se vuelve al informe. 8 En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo. 9 Seleccione un campo de frmula de la primera lista desplegable como campo segn el cual desea agrupar los datos. 10 Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. 11 Haga clic en Aceptar. El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el campo de frmulas que especific. Los datos estn divididos en grupos basados en la primera letra del nombre del cliente. La frmula provee un encabezado dinmico para cada grupo. Para mayor informacin sobre encabezados dinmicos, vea Encabezados dinmicos en la pgina 172. Temas relacionados Informacin general de frmulas en la pgina 378 Agrupar datos en la pgina 151 Agrupar datos en intervalos en la pgina 158 Creacin de encabezados de grupo en la pgina 171
Agrupar datos jerrquicamente

Es posible agrupar los datos de un informe para mostrar relaciones de jerarqua. Al agrupar datos jerrquicamente, la informacin se ordena segn la relacin entre dos campos.
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Agrupar datos
Por ejemplo, si desea mostrar la estructura jerrquica de un departamento, puede agrupar datos por Id. de empleado y especificar la jerarqua usando el campo de datos que muestra a quin informa el empleado.
Para agrupar datos jerrquicamente

1 En el men Insertar, haga clic en Grupo. 2 En el cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione el campo que ser la base de la jerarqua. Por ejemplo, si desea ver la estructura jerrquica de los empleados de una compaa, seleccione el campo de datos de Id. de empleado. Si desea ver la estructura jerrquica de las oficinas regionales de ventas, seleccione los nombres de oficina. 3 Seleccione en orden ascendente. De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo segn el cual est agrupando. 4 Haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del grupo si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo. Por ejemplo, si agrup por {Empleado.Id de empleado}, cada vez que cambie un grupo ver la identificacin del empleado correspondiente. Si desea mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. de empleado), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro campo de datos o creando una frmula. 5 Haga clic en Aceptar. El grupo creado se agrega al informe. 6 En el men Informe, haga clic en Opciones de agrupamiento jerrquico. Aparece el cuadro de dilogo Opciones jerrquicas.
7 En la lista Grupos disponibles, seleccione el grupo que desee organizar jerrquicamente.
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8 Seleccione la casilla de verificacin Ordenar datos por jerarquas. 9 En la lista Campo de ID principal, seleccione el campo por el que desea que se organice el campo de ID de instancia. Por ejemplo, si se trata de un informe jerrquico de la compaa, puede seleccionar el campo de datos que contiene el supervisor a quin informa el empleado. Nota: Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si el campo de ID de instancia contiene datos de cadena, el campo de ID principal tambin debe contener datos de cadena. 10 En el campo Sangra del grupo, escriba una sangra para cada subgrupo. 11 Haga clic en Aceptar. Los datos del informe se agrupan por jerarquas. Si fuera necesario, puede calcular los campos de resumen en el nuevo agrupamiento jerrquico. Al insertar un subtotal, un total general o un resumen de la forma habitual, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas. Para obtener ms informacin, consulte Resumen de datos agrupados en la pgina 164 y Clculo de subtotales en la pgina 168. Nota: El nivel de la jerarqua se determina por instancias de grupo que coincidan con el ID de instancia y el ID principal. Si una instancia de grupo no est asociada a ninguna ID principal, sta aparece en la parte superior de la jerarqua.
Edicin de grupos
Para editar un grupo
1 En el men Informe, haga clic en Asistente de grupos. 2 En la lista Agrupar por del cuadro de dilogo Asistente de grupos, seleccione el grupo que desee editar. 3 Haga clic en Opciones. 4 En el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo, edite el grupo cuanto sea necesario. 5 Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo y otra vez para cerrar el cuadro de dilogo Asistente de grupos. El informe refleja los cambios hechos al grupo.
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Resumen de datos agrupados

Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar clculos en cada grupo de registros en lugar de hacerlo en todos los registros del informe. Cuando el programa resume datos, los clasifica, los separa en grupos y, a continuacin, resume los valores de cada grupo. Esto se hace automticamente. El programa incluye una serie de opciones de resumen. Dependiendo del tipo de datos del campo que va a resumir, puede: Sumar los valores de cada grupo. Contar todos los valores o slo los que son distintos de otros. Determinar el valor mximo, mnimo, medio o N mayor. Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estndar. Por ejemplo: Informes de lista de clientes: Determinan el nmero de clientes en cada estado. En el resumen se cuentan los distintos clientes de cada grupo del estado. Informes de pedido: Determinan el promedio de pedidos hechos cada mes. En el resumen se calcula el tamao del pedido medio por cada grupo mensual. Informes de ventas: Determinan las ventas totales por agente de ventas. En el resumen se suma o se calcula el subtotal para los importes de los pedidos de cada grupo de representantes. Nota: Tambin puede calcular campos de resumen a lo largo del agrupamiento jerrquico. Para realizar esta accin, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas en el cuadro de dilogo Insertar resumen.
Para resumir datos agrupados

1 En el men Insertar, haga clic en Resumen. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. 2 Seleccione el campo que desee resumir en la lista Elegir el campo para resumir. 3 Seleccione una operacin de resumen en la lista Calcular este resumen. 4 Seleccione una ubicacin de la lista Ubicacin del resumen en la que desee colocar el resumen. Sugerencia: Puede crear un grupo nuevo para el informe haciendo clic en el botn Insertar grupo. 5 Si desea que se muestre el valor de resumen como porcentaje de un total, seleccione Mostrar como porcentaje de en el rea Opciones y, a continuacin, seleccione un campo de total en la lista. Para obtener ms informacin sobre porcentajes, consulte Porcentajes en la pgina 170.
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6 Si desea resumir entre una jerarqua, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas. Para obtener ms informacin sobre jerarquas, consulte Agrupar datos jerrquicamente en la pgina 161. 7 Haga clic en Aceptar cuando termine. Temas relacionados Clculo de subtotales de datos en la pgina 168
Ordenamiento de valores de grupo resumidos

Los grupos se pueden organizar en orden ascendente o descendente por valor de resumen. Por ejemplo, en un informe de pedidos, si calcula el subtotal del importe del pedido por estado, podra ordenar los grupos: De menor a mayor importe (ascendente). De mayor a menor importe (descendente). Puede ordenar los grupos de un informe por valores resumidos usando el comando Asistente de ordenacin de grupo del men Informe.
Para ordenar grupos por valor de resumen

1 Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de ordenacin de grupo con una ficha para cada uno de los grupos del informe que tenga un resumen. 2 Haga clic en la ficha del grupo que desea ordenar. 3 Seleccione la opcin Todo del cuadro desplegable a la izquierda. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la seleccin de la lista desplegable de resmenes situada a la derecha. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resmenes en una sola seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, podra sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y, a continuacin, mostrar la suma y la media en la misma seccin de grupo. En ese caso, debera seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. 5 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 6 Para seleccionar un segundo ordenamiento de grupo, repita los pasos desde el 2 hasta el 5. Al ejecutar el informe, el programa ordenar los grupos segn el valor o valores especificados.
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Seleccin de grupos o porcentajes N superiores o inferiores

En ocasiones puede que desee que aparezcan en el informe slo los valores de grupo o porcentaje superiores o los inferiores: Las lneas de productos ms vendidas, los pases que agrupan el 25 por ciento de las ventas, los estados que generan la mayora de los pedidos, etc. Dado que este tipo de seleccin se utiliza mucho, el programa incluye el Asistente de ordenacin de grupos para facilitar su configuracin: Existe otro elemento que hay que tener en cuenta al configurar N superiores: qu hacer con todos los registros de otros grupos que no se ajusten a los criterios N Superiores o N Inferiores configurados. Aqu necesita decidir si desea eliminar por completo esos registros de su informe, o ponerlos juntos en un solo grupo con el nombre que usted designe. El programa le permite hacer ambas cosas. Nota: El informe debe contener un valor resumido para poder realizar la seleccin de N Superiores y N Inferiores. Consulte Resumen de datos agrupados en la pgina 164.
Para seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores

Nota: Los siguientes pasos muestran cmo seleccionar grupos N superiores o inferiores. Los porcentajes superiores o inferiores se comportan de la misma manera; nicamente es necesario definir el valor del porcentaje en lugar del nmero de grupos. 1 Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume los datos, el programa divide los datos en grupos y resume cada grupo. Con los grupos N superiores, se estn dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores de resumen ms altos (N superiores). Con los grupos N inferiores, se estn dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores resumidos ms bajos(N inferiores). 2 Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenacin de grupo con una ficha para el grupo.
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Nota: Si hay varios grupos, el programa mostrar una ficha para cada uno.
3 Seleccione N Superiores o N Inferiores en la lista desplegable. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la seleccin de la lista desplegable de resmenes situada a la derecha. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resmenes en una sola seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, podra sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y, a continuacin, mostrar la suma y la media en la misma seccin de grupo. En ese caso, debera seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. 5 En el cuadro de texto Donde N es, especifique el nmero de grupos que desee que se muestren. Por ejemplo: Para obtener un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidas, establezca que N sea igual a tres. Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, establezca que N sea igual a cinco. 6 Active la casilla de verificacin Incluir otros, con el nombre y escriba un nombre si desea agrupar todos los dems registros en un solo grupo. 7 Seleccione la opcin Incluir repeticiones para que figuren los grupos cuyos valores resumidos sean iguales. Por ejemplo, suponga que tiene los grupos siguientes: Pedido 1 = 100. Pedido 2 = 90 Pedido 3 = 80 Pedido 4 = 80 Si establece en tres el N superior, pero no selecciona la opcin Incluir repeticiones, el informe mostrar Pedido 1, Pedido 2 y Pedido 3.
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Clculo de subtotales
Si, en el mismo caso, s selecciona la opcin Incluir repeticiones, el informe mostrar Pedido 1, Pedido 2, Pedido 3 y Pedido 4 aunque establezca en tres el N superior. De este modo, el programa considera los valores iguales de los pedidos 3 y 4. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. Cuando el programa ejecute el informe, slo incluir los grupos especificados.
Clculo de subtotales
Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numricos de un grupo. Nota: Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son agrupadas por vnculos de uno a varios, necesite utilizar un total acumulado en vez de un subtotal. Consulte Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios en la pgina 183.
Clculo de subtotales de datos

En este ejemplo calcular los subtotales de las ventas del ao pasado por pas.
Para calcular subtotales de datos

{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2 Haga clic con el botn secundario en el campo Ventas del ao pasado, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen con el campo seleccionado enumerado como campo que se desea resumir. 3 Haga clic en Insertar grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo en el que puede especificar el grupo que desea agregar al informe. 4 Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados, especifique la direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar cuando termine. 5 En el cuadro de dilogo Insertar resumen, seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.
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Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones

Es posible que en un informe de pedidos o una factura necesite extender precios para elementos de lnea individuales y, a continuacin, calcular el subtotal de las extensiones. Esto se hace usando una frmula simple para extender los precios y, a continuacin, se calcula el subtotal del campo de frmula.
Para extender el precio y calcular subtotales de las extensiones

{pedidos.ID DEL CLIENTE} {detalle del pedido. ID DEL PRODUCTO} {detalle del pedido.CANTIDAD} {detalle del pedido.PRECIO UNITARIO}
2 Para crear la frmula de extensin de precios, seleccione la opcin Explorador de campos del men Ver. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. 4 Ingrese el nombre que desea para identificar la frmula. 5 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 6 Ingrese la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{Detalles del pedido.Cantidad} * {Detalles del pedido.Precio unitario}
7 Haga clic en el botn Cerrar del Taller de frmulas. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Explorador de campos con el nombre de la frmula enumerada en el nodo Campos de frmula. 8 Arrastre y coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio unitario en la seccin Detalles del informe. 9 Para calcular subtotales de la frmula de extensiones, haga clic con el botn secundario en el campo de frmula, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. 10 Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo {pedidos.FECHA DEL PEDIDO}. 11 Elija para cada semana como intervalo del grupo.
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Porcentajes
Nota: El cuadro desplegable La seccin ser impresa no se activar hasta que elija el campo Fecha del pedido.
12 Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar resumen. 13 Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana.
Porcentajes
Clculo de un porcentaje
Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento ms amplio. Por ejemplo, puede mostrar el porcentaje de ventas de cada ciudad segn las ventas totales de cada pas. O bien puede ver el porcentaje del total general de las ventas que aporta cada pas.
Para calcular un porcentaje

1 En el men Insertar, haga clic enResumen. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. 2 Seleccione el campo para el que desea calcular la suma. Por ejemplo, puede que desee insertar un campo que calcule la suma de las ventas del ao pasado. 3 Seleccione Suma en la lista Calcular este resumen. 4 Seleccione la ubicacin del resumen. Nota: La ubicacin del resumen no puede ser Total general (Pie de pgina de informe) cuando se est calculando un porcentaje. 5 Haga clic en la casilla de verificacin Mostrar como porcentaje de.
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6 Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje. Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar un porcentaje del total general.
7 Haga clic en Aceptar. El campo de porcentaje de resumen se aade al informe.
Encabezados de grupo
Creacin de encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea una seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal o resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados de grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del informe sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un encabezado de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin aprender cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de grupo: Encabezados estndar en la pgina 172 Encabezados dinmicos en la pgina 172 Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula en la pgina 174 Encabezados para grupos personalizados en la pgina 174
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Encabezados estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo (Ventas Regionales indica claramente que se trata de un grupo regional), nunca se puede saber qu regin est en el grupo sin antes observar los detalles del grupo.
Para crear un encabezado estndar

1 Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. 2 Cuando el puntero de objeto aparezca, desplace y coloque el marco del objeto en la seccin Encabezado de grupo. 3 Escriba luego el texto que desea usar para su encabezado. 4 Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso. Ahora, cuando ejecute el informe, el mismo encabezado aparecer al principio de cada grupo.
Encabezados dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As, los datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los identificara como tales y a los de California, como de California y as respectivamente. Nota: Cuando se crea un grupo, el programa inserta automticamente un campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo, a menos que se haya desactivado la opcin utilizando el comando Opciones del men Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar manualmente dicha seccin (si es que el programa no inserta una automticamente) y cmo crear diferentes tipos de encabezados dinmicos para diferentes necesidades.
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Nombre de grupo solamente

El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de identificacin.
Para crear un encabezado activo slo por nombre de grupo

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. 3 Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo con el que est trabajando y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado de grupo de dicho grupo. Al ejecutar el informe, el identificador de valor del campo de grupo aparecer como encabezado de grupo para cada grupo de regin.
Nombre de grupo con texto

Un tipo ms complejo de encabezado dinmico, combina texto y un valor de un campo. Un encabezado de grupo tpico para datos divididos por regin de este tipo sera, Ventas de California o Clientes en el cdigo postal 60606. Para crear estos encabezados: Inserte un objeto de texto en la seccin Encabezado de grupo. Escriba el texto que desea que aparezca. Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde desea que aparezca en el Encabezado de Grupo. Por ejemplo, si desea que su encabezado diga Ventas de y a continuacin el nombre de la regin en el grupo actual (Ventas de Arizona, Ventas de California y as sucesivamente), siga stos pasos:
Para crear un encabezado activo con nombre de grupo usando texto

1 Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. 2 Coloque el marco del objeto en la seccin Encabezado de grupo del grupo. 3 Escriba Ventas de y un espacio despus de esto. 4 Haga clic en el botn Explorador de campos situado en la barra de herramientas estndar. 5 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. 6 Seleccione el campo Nombre del grupo que coincida con el grupo con el que est trabajando y arrstrelo y colquelo en el objeto de texto, inmediatamente despus del texto y del espacio que escribi. Sugerencia: Expanda el tamao del cuadro de texto para que tanto el texto como el campo de grupo puedan caber.
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7 Dle al texto el formato que desee. Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos.
Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula

Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de nombre de grupo basndose en el valor producido por la frmula. Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose en la primer letra del campo Nombre del Cliente. Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo. Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para obtener ms informacin, consulte Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa en la pgina 160 y Agrupar datos en intervalos en la pgina 158. Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan con la letra B, consulte Nombre de grupo con texto en la pgina 173.
Encabezados para grupos personalizados

El ltimo tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. Cuando utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre para cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras situaciones de agrupamiento, el programa vuelve a crear un campo de nombre de grupo para cada grupo, basndose en los nombres de grupo que usted especific.
Para crear un encabezado para grupos personalizados

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. 3 Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo personalizado y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado de grupo de dicho grupo. El programa aplicar automticamente cada uno de los nombres de grupo que asign al grupo apropiado.
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Nota: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
Eliminacin de encabezados de grupos

Es posible ocultar encabezados de grupo en su informe.
Para suprimir encabezados de grupos

1 Haga clic con el botn derecho en el encabezado de grupo y seleccione Dar formato al campo. 2 En el Editor de Formato, en la ficha Comn, haga clic en la casilla de verificacin Suprimir. 3 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Para mostrar nuevamente el encabezado de grupo, quite la marca de la casilla de verificacin Suprimir.
Profundizacin en encabezados de grupo

Para facilitar la visualizacin de los informes, puede ocultar los detalles de su informe y slo tener visibles los encabezados de grupo. Cuando sea necesario, puede hacer clic en el encabezado de grupo para ver los detalles de informe.
Para profundizar en encabezados de grupos

1 Haga clic con el botn derecho en la seccin gris Detalles a la izquierda del informe. 2 Seleccione Ocultar (se permite profundizar). 3 Haga clic en Actualizar.
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Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo, ste se convierte en una lupa. 4 Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la informacin detallada. Aparece una ficha de profundizar en el Report Designer. Haga clic en las fichas Diseo o Vista previa para volver a esa vista. Temas relacionados Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos en la pgina 93
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Totales acumulados
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Los totales acumulados son un medio flexible y eficaz para crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas.
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Introduccin a los totales acumulados
Introduccin a los totales acumulados

Los campos de total acumulado son similares a los campos de resumen pero permiten mayor control sobre cmo se calcula el total y cuando se restablece. Los campos de total acumulado estn especficamente diseados para ejecutar las siguientes funciones de totalizacin: Mostrar valores de un total acumulado mientras se calcula registro a registro. Calcular el total de un valor independiente del agrupamiento del informe. Calcular el total de un valor condicional. Calcular el total de un valor despus de que se haya aplicado una frmula de seleccin de grupos. Calcular el total de un valor de la tabla principal en una relacin de vnculo de uno a varios.
Funcionamiento de los totales acumulados

Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total Acumulado. El asistente le pedir seleccionar un campo para resumir, la clase de operacin de resumen que se ejecutar, una condicin sobre la cual basar la evaluacin y una condicin sobre la cual restablecer la evaluacin. Nota: Un campo de total acumulado se puede utilizar en campos de base de datos y en frmulas de primer pase, pero no frmulas de segundo pase o en frmulas que hagan referencia a otras de segundo pase. Para obtener ms informacin, vea Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple en la pgina 482.
Colocacin de campos de total acumulado

El clculo de un campo de total acumulado est determinado por los ajustes seleccionados en el Asistente de total acumulado. Sin embargo, la ubicacin del total acumulado afectar al valor que aparece en el informe. Por ejemplo, si un campo de total acumulado que evala todos los registros y no se restablece (un total general) en el encabezado del informe, slo aparecer el valor del primer registro. Si coloca el mismo campo de total acumulado en el pie del informe, obtendr el valor deseado. El campo de total acumulado se calcula correctamente en ambos casos, pero se muestra demasiado pronto en el primero de ellos. La lista siguiente resume los registros que se incluyen en el clculo cuando se coloca un total acumulado en diversas secciones de informes. Esta lista supone que el total acumulado no se restablece. Encabezado de informe Encabezado de pgina Primer registro del informe Todos los registros hasta el primer registro de la pgina actual incluido.
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11 Totales acumulados
Encabezado de grupo Detalles Pie de pgina de grupo Pie de pgina Pie de informe
Todos los registros hasta el primer registro del grupo actual incluido. Todos los registros hasta el registro actual incluido. Todos los registros hasta el ltimo registro del grupo actual incluido. Todos los registros hasta el ltimo registro de la pgina actual incluido. Todos los registros del informe
Creacin de totales acumulados

Creacin de totales acumulados en una lista
Los totales acumulados son cantidades que pueden mostrarse registro por registro. Calculan los totales de todos los registros (en el informe, en el grupo, etc.) hasta el registro actual incluido. La forma ms elemental de un total acumulado es un total acumulado mantenido en una lista. En este tutorial usted va a crear este tipo de informe, configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido. Nota: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo.
Para crear un total acumulado en una lista

1 Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Cliente y Pedidos, y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 4 Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre del total acumulado 5 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir 6 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. 7 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como campo A cambio de. El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo cambie.
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8 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar un total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a travs del informe). 9 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos. 10 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. Este total contina sin interrupcin a travs del informe.
Crear totales acumulados de grupos

Otro uso comn de totales acumulados es llevar la cuenta de los elementos en un grupo. El total acumulado empieza con el primer elemento del grupo y termina con el ltimo. A continuacin, empieza por el grupo siguiente, luego el siguiente, etc. En este ejemplo, usted va a crear un informe que: Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. Muestra el subtotal de cada grupo de clientes.
Para crear un total acumulado para un grupo

1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme_es.mdb. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
2 En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 3 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 4 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 5 Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado. 6 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir
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7 Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. 8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin Para cada registro 9 En la seccin Restablecer, haga clic en Al cambiar de grupo y acepte el nombre predeterminado del grupo 10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El cuadro de dilogo Explorador de campos volver a aparecer. 11 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Nota: Si desea ver un total general de cada grupo, coloque el campo de total acumulado en la seccin Pie de grupo de su informe.
Crear totales acumulados condicionales

Puede ocurrir que tenga una lista de valores y slo desee calcular el subtotal de alguno de ellos. Por ejemplo: Tiene una lista con clientes de Canad y de EE.UU. Desea guardar los registros de los clientes ordenados alfabticamente por el nombre de cliente. No desea separar los datos en grupos segn el pas. Desea un total de los valores slo de los registros canadienses. Tambin desea un total de los valores slo de los registros estadounidenses. Para ello, cree dos totales acumulados, uno para guardar el total acumulado de los registros estadounidenses y otro para los registros canadienses. Total estadounidense Mantiene un total acumulado de los registros estadounidenses. Total canadiense Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.
Para crear un total acumulado condicional

1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme_es.mdb. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO}
2 En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de ordenacin de registros situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 3 Ordene los registros segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
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4 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 5 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 6 Ingrese el nombre TotalEEUU en el cuadro Nombre de total acumulado. 7 Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. 8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. 9 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Usar una frmula y luego haga clic en el botn Frmula. Aparece el Taller de frmulas con el cuadro de dilogo Frmula de condicin de total acumulado abierto. 10 Introduzca la frmula siguiente en el cuadro Frmula:
{Cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto indica al programa que evale el total acumulado cada vez que llegue a un registro donde {Cliente.PAS} es igual a USA. El total acumulado ignorar el resto de los registros (por ejemplo, los de Canad). 11 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar. El cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado volver a aparecer. 12 En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Nunca. 13 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos. 14 Coloque el campo de total acumulado en la seccin Detalles de su informe. 15 A continuacin, cree el campo de total acumulado TotalCanad mediante el proceso descrito en los pasos 5-13. La nica diferencia es que esta vez la frmula de evaluacin deber ser:
{Cliente.Pas} = "Canad"
16 Al terminar, coloque el campo #TotalCanad en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}. Nota: Si slo desea ver un total general de las ventas de Estados Unidos y de Canad, coloque los dos campos de total acumulado creados en la seccin Pie de informe de su informe.
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Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios

Las relaciones de vnculo de uno a varios se producen en tablas vinculadas cuando un nico registro de una tabla puede coincidir con varios registros de otra tabla. Por ejemplo, un vnculo de uno a varios puede producirse cuando se vincula una tabla de clientes con una tabla de pedidos. No sera de extraar que, en este caso, cada uno de los clientes de la tabla principal tuviese varios pedidos en la tabla segunda (de comparacin). En el informe, los valores de campo de la tabla principal se repiten para cada nuevo valor de campo de la tabla de comparacin. La creacin de un subtotal en un campo de la tabla principal produce un resultado incorrecto porque los valores repetidos se incluyen en el clculo. Este problema se puede evitar mediante la creacin de un total acumulado. Una demostracin de este concepto se puede realizar en la base de datos de muestra Xtreme utilizando las tablas Cliente y Pedidos.
Para crear un total acumulado en una relacin de vnculo de uno a varios

1 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles de su informe:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar grupo y cree un grupo segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 3 Haga clic con el botn secundario en el campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} y seleccione la opcin Resumen del submen Insertar. 4 Elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A para la ubicacin del resumen. Si se fija en los subtotales de cada grupo, observar que no son exactos. Esto se debe a que el campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} se duplica por cada pedido en el informe. Siga el resto de este procedimiento para ver cmo un total acumulado produce un resultado exacto en la misma situacin. 5 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de totales acumulados y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 6 Escriba el nombre TotalVUA en el cuadro Nombre del total acumulado. 7 Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir.
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Creacin de totales acumulados usando una frmula
8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. 9 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y agregue el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} del cuadro Tablas y campos disponibles. 10 En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de grupo y elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A. 11 Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado. 12 Coloque el total acumulado en la seccin Pie de pgina de grupo. Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada grupo. Ver que el total acumulado es exacto mientras que el subtotal no lo es.

Si ha eliminado datos o si los datos se basan en una frmula que se realiza en WhilePrintingRecords, debe crear una frmula de total acumulado en vez de usar el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. Al crear manualmente un total acumulado, necesita crear tres frmulas: Una frmula de resumen. Una frmula de restablecimiento para establecer una variable en cero. Una frmula de visualizacin para mostrar la variable. En el siguiente procedimiento, crear un informe que efecta las funciones siguientes: Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. Mostrar el subtotal de cada pedido (el ltimo total acumulado de dicho pedido).
Para crear totales acumulados usando una frmula

1 Cree un informe utilizando los datos de muestra, Xtreme_es.mdb. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
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3 Seleccione Campos de frmula en el cuadro de dilogo Explorador de campos y haga clic en Nuevo. 4 Asigne a la frmula el nombre TotalAcumulado y haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 5 Especifique lo siguiente en el Editor de frmulas:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto; Monto := Monto + {pedidos.MONTO DEL PEDIDO};
6 Haga clic en el botn Guardar y cerrar del Taller de frmulas. 7 Coloque esta frmula en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Esta frmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto del pedido. 8 En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe el informe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 9 En el Taller de frmulas, cree RestablecerMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto := 0;
Esta frmula dice: Establecer el valor de la variable Monto en 0. 10 Coloque esta frmula en la seccin Encabezado de grupo n 1 de su informe. Como la seccin Encabezado de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @RestablecerMonto se ejecutar cada vez que cambie el grupo. As, la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un grupo nuevo. 11 Seleccione la frmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de frmulas para suprimirla, de modo que no aparezca en la impresin final. 12 En el Taller de frmulas, cree MostrarMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto;
Esta frmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto en cualquier momento. 13 Coloque esta frmula en la seccin Pie de grupo n 1 del informe.
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Como la seccin Pie de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @MostarMonto se ejecutar cada vez que termine el grupo. As, el valor almacenado en la variable Monto se imprimir cada vez que cambie el grupo.
Nota: Esta frmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como total acumulado para el ltimo registro de cada grupo. Pero como se est imprimiendo en la seccin Pie de grupo, acta como subtotal de grupo y no como total acumulado. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. El total acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total acumulado final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal de dicho grupo.
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Informes de seccin mltiple
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Este captulo muestra los diversos tipos de informes sofisticados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones en Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo.
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Acerca de las secciones
Acerca de las secciones

Crystal Reports proporciona cinco reas de diseo para utilizarlas cuando se crea un informe: Encabezado de informe Encabezado de pgina Detalles Pie de informe Pie de pgina
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza a crearse un informe nuevo. No se puede eliminar ninguna de estas secciones originales, pero se pueden ocultar o aadirles otras. Una vez aadidas, podr eliminar las secciones nuevas, moverlas con relacin a otras secciones similares o combinar varias secciones relacionadas.
Trabajo con secciones

Muchos procedimientos de esta seccin muestran cmo se trabaja con secciones en el Asistente de seccin. Las secciones tambin se pueden insertar, eliminar, etc. haciendo clic con el botn secundario del mouse en el rea sombreada situada a la izquierda de cualquier seccin en la ficha Diseo o en la ficha Vista previa y eligiendo la opcin apropiada en el men contextual.
Insercin de una seccin

1 Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente.
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12 Informes de seccin mltiple
Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2 Destaque la seccin tras la cual desea insertar una seccin. Por ejemplo, para agregar otra seccin Detalles, resalte la seccin Detalles existente. 3 Haga clic en Insertar. Se inserta una nueva seccin inmediatamente debajo de la seccin destacada.
Eliminacin de una seccin

1 Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2 Destaque la seccin que desea eliminar. 3 Haga clic en Eliminar. El programa quita la seccin destacada del informe.
Cmo mover una seccin

1 Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
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Trabajo con secciones
2 Con la Seccin (C) resaltada, haga doble clic en la flecha arriba.
Los datos que estaban originalmente en la Seccin (C) se mueven a la Seccin (A). Los datos en las dems secciones se mueven hacia abajo. Nota: Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro del espacio del rea en que se encuentra. Las letras que identifican las secciones describen su posicin relativa. As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en seccin B y a la vez, B se convierte en C. De esta forma pierde su designacin C original. Tambin se pueden mover secciones arrastrndolas y colocndolas en el Report Designer.
Combinacin de dos secciones relacionadas

Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola seccin (para que se impriman simultneamente), debe hacer una combinacin de secciones. Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos en la nueva seccin de acuerdo a sus necesidades.
Para unir secciones relacionadas

1 Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2 Mueva las secciones de modo que las dos secciones que desea combinar sigan una a la otra en la lista. 3 Destaque la seccin superior.
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4 Con la Seccin (B) resaltada, haga clic en Combinar y la Seccin (C) se combinar con la Seccin (B) para formar una seccin.
5 Reorganice los objetos como sea necesario.
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones

En la ficha Diseo se puede dividir una seccin en dos o ms secciones o cambiar su tamao fcilmente.
Divisin de una seccin

1 Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la seccin que quiere dividir. 2 Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir, haga clic en la orilla. 3 Cuando aparezca una lnea horizontal, arrstrela hacia arriba o hacia abajo, hasta la altura donde quiere que la seccin se divida.
Ajuste del tamao de una seccin

1 Mueva el puntero sobre el borde inferior de la seccin a la que desea cambiar el tamao. 2 Cuando el puntero se convierta en el cursor de cambio de tamao, arrastre el borde para hacer la seccin ms grande o ms pequea, segn lo desee.
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Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones
Cambio de tamao de una seccin para quitar espacio en blanco

Si tiene uno o ms objetos en una seccin y quiere ajustarla de tamao para remover el espacio en blanco innecesario, haga clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin (fichas Diseo y Esquema) y elija el comando Ajustar Seccin del men contextual que aparece en la pantalla. El programa ajusta el tamao de la seccin automticamente, moviendo la orilla inferior de la seccin a la lnea base del objeto que se encuentra ms abajo.
Arrastre el cursor de ajuste hacia arriba para reducir el tamao de la seccin superior.
Arrastre el cursor de ajuste hacia abajo para agrandar el tamao de la seccin superior.
Las secciones se expanden automticamente en direccin vertical en dos casos: Cuando se coloca un objeto cuyo tamao vertical es mayor que el de la seccin donde se coloca. Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamao vertical mayor que el de la seccin que lo contiene. Nota: No se puede ajustar una seccin a un tamao menor que la altura combinada de todos los objetos contenidos en dicha seccin.
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Uso de las secciones mltiples en un informe

Algunas tareas de elaboracin de informes se efectan con mayor eficacia al crear mltiples secciones en un rea, tales como: Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s (vea Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s en la pgina 193). Eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos en la pgina 194). Agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea Adicin de lneas condicionales en blanco en la pgina 194). Una vez que comprenda el poder de las secciones mltiples, descubrir an ms maneras de producir los efectos que desea. Temas relacionados Trabajo con secciones en la pgina 188
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s

Cuando en una seccin del informe se colocan objetos de longitud variable o subinformes sobre otros objetos y la opcin Puede crecer para objetos de longitud variable est activada en el Editor de Formato, los primeros pueden imprimirse sobre los objetos colocados directamente debajo de ellos, a menos que: Expanda la seccin para que se ajuste al tamao mximo del objeto. Separe los objetos, dejando espacio suficiente para que el primer objeto se imprima totalmente antes de que empiece a imprimirse el segundo. Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una secin mltiple en un rea y colocando objetos en sus propias secciones, debajo del objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, obtenindose los resultados deseados. Consulte Combinacin de dos o ms informes no relacionados en la pgina 426.
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Uso de las secciones mltiples en un informe
Nota: Muchos objetos de informe pueden utilizar la opcin Puede crecer y, por tanto, pueden dar lugar a una sobreimpresin: Campos de texto Campos de frmula Campos de memorndum campos BLOB Subinformes tablas cruzadas Cuadrculas OLAP.
Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos

Es muy comn tener dos lneas de Direcciones en una tabla de clientes, la Direccin1 para la calle y la Direccin2 que puede ser utilizada para el nmero del departamento o para el buzn interno. La primera Direccin usualmente contiene un valor, pero la segunda Direccin regularmente est vaca. Si crea una lista de clientes utilizando stos datos y apila los campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos registros de clientes que tengan el campo de la Direccin 2 vaco, se imprimirn con una lnea en blanco. Puede eliminar esta lnea en blanco utilizando mltiples secciones o suprimiendo lneas en blanco.
Para eliminar lneas en blanco utilizando mltiples secciones

1 Use el Asistente de seccin para crear nuevas secciones de detalles, de modo que tenga un total de tres. Consulte Trabajo con secciones en la pgina 188. 2 Coloque el campo Direccin 2 en la seccin media y los dems datos en las secciones superior e inferior, tal como desee que aparezcan en el informe. 3 En el Asistente de seccin, destaque la seccin media. 4 En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir seccin en blanco. Ahora, cuando se imprima el informe, si la seccin Direccin 2 est en blanco, el programa no la imprime y no tendr lneas en blanco no deseadas en el informe. Nota: Si la seccin de informe que desea suprimir contiene un subinforme en blanco, use la opcin Suprimir subinforme en blanco, que se encuentra en la ficha Subinforme del Editor de Formato, as como la opcin Suprimir secciones en blanco.
Adicin de lneas condicionales en blanco

Si desea imprimir lneas en blanco en su informe bajo condiciones especficas, lo puede hacer utilizando una seccin mltiple. Por ejemplo, si desea insertar en su informe una lnea en blanco cada cinco registros.
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Para agregar lneas condicionales en blanco

1 Use el Asistente de seccin para crear dos secciones de detalles. Consulte Trabajo con secciones en la pgina 188. 2 Ponga los datos del informe en la seccin superior. 3 Deje vaca la segunda seccin. 4 En el Asistente de seccin, destaque la segunda seccin. 5 En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir (No profundizar) y luego haga clic en el botn de formato condicional a la derecha. 6 Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
Esta frmula divide cada nmero de registro entre 5. Si la divisin produce un resto, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo es cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin, incluyendo as una lnea en blanco. Nota: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 245.
Cartas modelo
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes de seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de informes para generar correspondencia personalizada. El tema Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo en la pgina 203 explica cmo se utilizan varias cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada. Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido del informe. Las secciones siguientes ofrecen una introduccin a los objetos de texto y muestran cmo utilizarlos en cartas modelo.
Trabajar con objetos de texto

Usted utilizar muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando crea cartas modelo. Una breve descripcin de los objetos de texto le facilitar crear cartas modelo en la siguiente seccin. Tenga en cuenta los siguientes puntos: Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. En este ejemplo se utilizarn ambos. El tamao de los objetos de texto se puede ajustar. Se ajustar el tamao del objeto de texto para que se imprima como una carta. Los objetos de texto operan de dos formas: Modo Mover/Ajustar Modo de Edicin
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Cartas modelo
Modo Mover/Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes de lnea de diagonales y con controladores para ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los controladores de tamao o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en este modo pero no puede insertar texto. Para poner un objeto de texto en modo Mover/Ajustar, haga clic en l cuando est inactivo.
Modo de Edicin
Cuando el objeto est en modo de Edicin, aparece como un marco de lneas discontinuas sin controladores para ajustar y con una regla integrada en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opcin Mostrar reglas en el cuadro de dilogo Opciones).
Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo pone en el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en modo de Edicin al hacer doble clic en ste si est inactivo o en el modo Mover/Ajustar. Finalmente, puede poner un objeto de texto en modo de Edicin haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando Editar texto en el men contextual. Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de Edicin usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como campos de bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el modo de Edicin, contiene un punto de insercin, es decir, una lnea vertical intermitente que indica la posicin inicial del texto tecleado o los campos insertados. El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba, permaneciendo automticamente a la derecha del ltimo carcter. Tambin se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo automticamente a la derecha del campo. Se mueve una posicin de carcter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una lnea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto cuando presiona Entrar (con esta accin se inserta un retorno de carro). Se mueve a la posicin de su cursor cuando hace clic en cualquier parte dentro del texto existente. A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que se le indique lo contrario.
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Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo, cambiar una fuente, etc.), coloque el cursor sobre el texto y, cuando aparezca el cursor en I, arrstrelo para resaltar el texto que desee seleccionar. Podra parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover con ste. Para insertar texto, escrbalo y ste aparecer en el punto de insercin.
Nota: Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca antes de ubicar el campo. Si no aparece, es posible que ubique el campo de modo que ste tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en l. Parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover al mismo tiempo. El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar. Si ya tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de insercin se mover conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar, permitindole elegir el punto exacto donde desea colocar el campo. El programa siempre coloca el campo en el punto de insercin.
A medida que mueve el cursor de ubicar...
...el punto de insercin se mueve.
Si desea salir del modo de Edicin, haga clic fuera del marco de texto. Tambin puede hacer clic en Ctrl+Entrar.
Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto

La siguiente seccin muestra cmo crear una carta modelo. Usaremos un objeto de texto para crear una carta modelo. La carta modelo que usted crea estar vinculada a una tabla de base de datos, de modo que cada carta se personalizar con informacin de la compaa proveniente de un registro diferente. Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos, consulte Trabajar con objetos de texto en la pgina 195.
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Cartas modelo
Para crear una carta modelo

La carta consistir de la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta y despedida. 1 Cree un informe en blanco. Use la tabla Cliente de Xtreme_es.mdb. Aparece la ficha Diseo. 2 Como no desea que los ttulos de los campos aparezcan encima de los campos que va a insertar en la carta, desactive la casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. 3 Inserte un objeto de texto en la seccin Detalles de su informe. 4 Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo Mover/Ajustar.
5 Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto hacia el borde derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8 pulgadas de ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina. Es posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un poco ms para completar la operacin.
6 Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de Edicin. Ahora ya est preparado para que empiece a trabajar. Cuando haga esto, el punto de insercin ser colocado a la extrema izquierda, dentro del objeto.
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Insercin de una fecha

1 Para insertar una fecha en la carta, expanda Campos especiales en el cuadro de dilogo Explorador de campos y desplcese hasta encontrar Fecha de impresin. 2 Haga clic en Fecha de impresin, arrastre el marco de ubicacin en el objeto de texto y colquelo en el punto de insercin. Nota: Para cambiar el formato de la fecha en la carta, haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo. A continuacin, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo Fecha de impresin y seleccione Formato {Fecha de impresin} en el men contextual. Realice las modificaciones que desee en la ficha Fecha del Editor de Formato cuando aparezca. 3 Presione Entrar dos veces para poner un poco de espacio en blanco entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia abajo dentro del objeto de texto. Sugerencia: Puede que tenga que ajustar el tamao de la seccin Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la opcin Puede crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato.
Creacin de una direccin interna

1 Para incorporar la direccin, arrastre los campos de base de datos al objeto de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de dilogo Insertar Campos. 2 Arrastre el campo Direccin 1, colquelo en el punto de insercin y presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo. 3 Arrastre el campo Ciudad y ubquelo en el punto de insercin. 4 Escriba una coma y un espacio. 5 Arrastre el campo Regin y ubquelo en el punto de insercin. 6 Teclee dos espacios.
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Cartas modelo
7 Finalmente, arrastre el campo Cdigo Postal, ubquelo en el punto de insercin y presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo. 8 Presione Entrar una vez ms para que el punto de insercin se ubique en una nueva lnea, que ser donde querr comenzar el saludo. Esto completa la direccin. Nota: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es acortado automticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco.
Creacin de un saludo
1 Presione Entrar cuatro veces para mover el punto de insercin hacia abajo. 2 Escriba la palabra Estimado y un espacio. (Sin incluir las comillas). 3 Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio. 4 Teclee un espacio. El programa ubica el punto de insercin inmediatamente despus del espacio. 5 Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el punto de insercin. El punto de insercin se mueve a la derecha del campo.
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6 Escriba dos puntos : en el punto de insercin (sin incluir los parntesis) y presione Entrar dos veces para mover el punto de insercin dos lneas ms abajo.
Cuerpo de la Carta
1 Ahora escriba Su compaa (sin las comillas) y despus, una coma y un espacio. 2 Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio. 3 Escriba una coma y un espacio. 4 Escriba el texto siguiente (sin las comillas): ha contribuido a que este ao fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero que el ao prximo sea prspero para ustedes. 5 Presione Entrar dos veces. 6 Escriba Atentamente (sin las comillas) y una coma, y despus presione Entrar cuarto veces. 7 Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre.
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Cartas modelo
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
8 Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para ver como queda el trabajo realizado. Debe tener una apariencia similar a la siguiente:
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Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo

Muchas veces usted querr imprimir mensajes condicionales en cartas modelo. Por ejemplo, puede que desee estimular a clientes con crdito disponible a comprar ms y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su lmite de crdito, a normalizar sus cuentas. Puede crear estas dos cartas dentro de un solo informe.
Para crear un mensaje condicional

1 Utilice el Asistente de Seccin para insertar una segunda seccin Detalles en el informe. Consulte Trabajo con secciones en la pgina 188. 2 Cree dos cartas modelo. Ponga la carta que estimula a los clientes a comprar ms en la seccin Detalles A de su informe, y la carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la seccin B. Consulte Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto en la pgina 197. 3 Usando el Asistente de Seccin, establezca el formato de la seccin Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas condiciones. Por ejemplo:
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea mayor que el lmite de crdito.
Ahora, cuando un registro indique disponibilidad de crdito, se imprimir la carta comprar ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de crdito, se imprime la carta excedido en el lmite. Cuando el cliente est justamente en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime. Temas relacionados Trabajo con formato condicional en la pgina 245
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Cartas modelo
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Formato
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La aplicacin de formato se refiere a cambios en el diseo de un informe, as como a la apariencia del texto, los objetos o secciones completas del informe. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe.
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Conceptos de formato
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la presentacin y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos o secciones enteras del informe. Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo: Dividir las secciones de un informe. Llamar la atencin sobre ciertos datos. Cambiar la presentacin de fechas, nmeros, valores booleanos, valores de moneda y cadenas de texto. Ocultar secciones no deseadas. Dar al informe una apariencia profesional. En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que puede hacer con Crystal Reports y obtendr instrucciones detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
Utilizacin de una plantilla

Una plantilla es un archivo de informe existente cuyo formato se puede agregar a un informe nuevo. Al mismo tiempo, el formato de los objetos de informe y de los campos del informe de la plantilla se aplica al informe nuevo. Las plantillas se utilizan para proporcionar un aspecto coherente a una serie de informes sin tener que aplicar formato individualmente a cada uno. Para obtener informacin adicional sobre plantillas, vea Consideraciones sobre plantillas en la Ayuda en lnea.
Aplicacin de una plantilla

Cuando se crea un informe nuevo en el Asistente para la creacin de informes estndar, se puede aplicar una plantilla como paso opcional. Tambin se puede aplicar una plantilla posteriormente utilizando el Asistente de plantillas. Se puede elegir entre un nmero de plantillas predefinidas o utilizar como plantilla un informe existente de Crystal.
Para aplicar una plantilla en el Asistente para la creacin de informes estndar

1 Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar. 2 Seleccione Mediante el Asistente de Informesen el cuadro de dilogo Galera de Crystal Report, asegrese de seleccionar la opcin Estndar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3 Seleccione datos, campos, campos de agrupamiento, etc. hasta que el asistente muestre la pantalla Plantilla.
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13 Formato
4 En la lista Plantillas disponibles, haga clic en el nombre de una plantilla predefinida para ver un ejemplo de la misma en el rea Vista previa. De forma predeterminada, las plantillas de muestra incluidas en Crystal Reports se instalan en \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Templates. 5 Si desea aplicar una plantilla basndose en un informe existente de Crystal, haga clic en Examinar. 6 En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione un archivo de informe (.rpt) de Crystal y haga clic en Abrir. El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles. Nota: Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se guardaron (en el cuadro de dilogo Propiedades del documento) con el informe que se seleccion como plantilla, ver esta informacin en la pantalla Plantilla. 7 Haga clic en Finalizar. El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la plantilla seleccionada. Nota: El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los requisitos de una plantilla. Busque en la Ayuda en lnea de Crystal Reports el tema Consideraciones sobre plantillas.
Para aplicar una plantilla a un informe existente

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Aparece el Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Al igual que en el caso de la pantalla Plantilla, puede elegir entre un nmero de plantillas predefinidas, o bien hacer clic en el botn Examinar para buscar un informe existente que desee utilizar como plantilla. 2 Elija una plantilla y haga clic en Aceptar. Nota: Las fichas de profundizacin, las alertas o las vistas del analizador que estn abiertas se cerrarn antes de aplicarse la plantilla.
Eliminacin de una plantilla aplicada

Es posible que, despus de aplicar una plantilla, no est conforme con los cambios introducidos en el informe. Si no ha salido de Crystal Reports desde que aplic la plantilla, puede eliminarla del informe.
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Utilizacin de una plantilla
Para eliminar una plantilla aplicada

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 Elija Deshacer la plantilla actual y haga clic en Aceptar. Las funciones de la plantilla elegida se eliminan y el informe vuelve a adoptar el formato que tena cuando se abri por primera vez. Nota: Para eliminar una plantilla, debe utilizar esta opcin, ya que el comando Deshacer no est disponible en el men Edicin.
Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada

Si desea volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada durante una sesin de Crystal Reports, slo tiene que seleccionar una opcin en el Asistente de plantillas.
Para volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 Elija Volver a aplicar la ltima plantilla y haga clic en Aceptar.
Utilizacin de objetos de campo de plantilla

Puede utilizar Objetos de campo de plantilla para crear plantillas de informe ms flexibles. Estos objetos de informe no hacen referencia a campos de base de datos existentes; simplemente se colocan en el informe de plantilla y se les da el formato deseado. Al aplicar la plantilla a otro informe, Crystal Reports muestra los datos de este informe con el formato especificado. Por tanto, cuando se disea una plantilla, no es necesario saber qu datos contendr el informe al que se aplicar finalmente dicha plantilla; utilice los Objetos de campo de plantilla para que se encarguen de las posibilidades que desee contemplar. Nota: La funcin Objetos de campo de plantilla slo se aplica a campos de resultados: Campos de base de datos, campos de parmetro, enunciados SQL y frmulas. Los campos especiales no se consideran campos de resultados.
Para agregar un Objeto de campo de plantilla a un informe de plantilla

1 En el men Insertar, haga clic en Objeto de campo de plantilla. Se adjunta al cursor un marco de ubicacin. 2 Coloque el marco del Objeto de campo de plantilla en el informe de plantilla.
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Un Objeto de campo de plantilla se puede colocar en cualquier seccin de un informe. 3 Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Aplicar formato al campo de plantilla en el men contextual. Aparece una lista de opciones de formato. Puede elegir cualquiera de las opciones; al hacerlo, aparecer la ficha correspondiente del Editor de Formato. Sugerencia: Puede seleccionar varios Objetos de campo de plantilla y aplicar las opciones de formato seleccionadas a todos ellos. 4 Especifique el formato que desee para el Objeto de campo de plantilla. Para obtener informacin sobre cmo se aplica formato, vea Trabajo con formato absoluto en la pgina 235. Para cada Objeto de campo de plantilla que se crea, se crea tambin un campo de frmula especial. Puede ver este campo de frmula en el Taller de frmulas. Si desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el aspecto que adopta el formato, puede hacer referencia a campos de base de datos en estas frmulas.
Para agregar datos de muestra a la frmula de un Objeto de campo de plantilla

1 En el Explorador de campos, expanda el nodo Campos de frmula, seleccione un Objeto de campo de plantilla y haga clic en Editar. Sugerencia: En el nodo Campos de frmula del Explorador de campos y del Taller de frmulas, los Objetos de campo de plantilla aparecen como <TemplateFieldn>. 2 En el Editor de Frmulas, sustituya la seccin Space(10) del argumento por un campo de base de datos del tipo que desee ver en la muestra, guarde los cambios y cierre el Taller de frmulas. 3 Actualice los datos del informe.
Uso del entorno de diseo de informes

Soluciones de diseo
Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se disean informes que sern distribuidos en diferentes entornos. Para obtener los mejores resultados, considere lo siguiente: Caractersticas de la seccin Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones Formularios preimpresos Columnas mltiples Ocultar secciones de informes Ocultar objetos de informes
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Ubicacin de objetos base-texto Ubicacin de objetos basados en texto multilineales Importacin de objetos basados en texto desde un archivo Espaciado entre objetos basados en texto Representacin de campos de desbordamiento Seleccin de varios objetos Ubicacin en modo libre Ubicacin vertical Fuentes TrueType Mrgenes de pgina Impresora predeterminada Controladores de impresoras
Caractersticas de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de pgina y Pie del informe. Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un objeto basetexto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una lnea de la seccin. Despus, el controlador de la impresora ajusta la altura de la lnea de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto. Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se extiende para acomodar el segundo objeto. Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de fuente an mayor que los dos anteriores, la altura de la lnea se aumenta nuevamente para acomodar el tercer objeto. En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-texto ubicado en esa lnea cuyo tamao de fuente sea ms grande. A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difcil crear informes diseados para formas preimpresas cuando stas van a ser reproducidas en diferentes entornos. Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes: Imprimir siempre una pgina de prueba. Mantener los mismos tamaos de fuente. Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma mquina.
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Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones

En este ejemplo usted har que el logotipo de Xtreme (xtreme.bmp) se expanda a varias secciones del informe. Este es un proceso similar al que seguira cuando quiere usar la marca de agua de la compaa como fondo del informe. Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente seccin, pngalo en la seccin que est arriba de la que quiere invadir. Luego active la opcin Ocupar la siguiente seccin en el Asistente de Seccin de la seccin en la cual ubic la imagen.
Para crear un informe bsico

1 Para empezar su informe, use la tabla Cliente de Xtreme_es.mdb. El archivo Xtreme.mdb est ubicado en el directorio \Archivos de
programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases o en el
directorio donde reside el programa. 2 Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe. 3 Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo de ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para cada uno de estos campos. 4 En el men Insertar, haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos regionales. 5 En la ficha Comn del cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione {cliente.REGIN}. 6 Haga clic en Aceptar.
Para insertar una imagen en un informe

1 En el men Insertar, haga clic en Imagen. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 2 Seleccione el archivo Xtreme.bmp y colquelo despus en la seccin Encabezado de pgina, a la derecha de los campos del cuerpo del informe. El archivo Xtreme.bmp est ubicado en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\ Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases o en el directorio donde reside el programa. Nota: En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos porque no se intenta usarla como fondo para el texto. Cuando est trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseada para ser casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto. 3 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Vista previa. La imagen se imprime en la seccin Encabezado de pgina de cada pgina del informe.
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Para hacer subyacer a la imagen a la seccin siguiente

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 En la lista Secciones, haga clic en Encabezado de pgina y active despus la casilla de verificacin Situar debajo las secciones siguientes. 3 Haga clic en Aceptar para obtener una nueva vista previa del informe. La imagen se imprime ahora en el primer Encabezado de grupo y en las pocas siguientes secciones Detalles, junto al texto del cuerpo del informe (en lugar de sobre l). Nota: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes al grfico o al empleado. 4 Una vez que ha terminado la vista previa del informe, vuelva a la ficha Diseo. 5 Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamao se duplique o se triplique y, a continuacin, obtenga de nuevo una vista previa del informe. Esta vez, la imagen se extiende a ms secciones. El rea a la que la imagen se extiende es determinada por: El tamao de la imagen. La seccin donde se coloc la imagen originalmente. La posicin de la imagen en la seccin. Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse a otras secciones.
Formularios preimpresos
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de: Digitalizar un formulario. Colocarlo en el informe como un mapa de bits. Utilizar la funcin de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe, as como para mover objetos y colocarlos donde desee que se muestren. Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad, eliminando as la necesidad de imprimir los formularios independientemente.
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Columnas mltiples
En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la pgina, se pueden establecer varias columnas y hacer que los datos fluyan de una columna a otra.
Para crear un informe de columnas mltiples

1 Abra el informe al que desee dar formato de columnas mltiples. 2 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 3 En el Asistente de Seccin, resalte Detalles y, a continuacin, seleccione Formato de columnas mltiples. Se agrega una ficha Diseo al Asistente de Seccin. 4 Haga clic en la ficha Diseo y establezca el Ancho que desee que tenga la columna. Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la columna. Por ejemplo, si la seccin Detalles tiene tres campos y ocupan un espacio de cuatro pulgadas, limite el ancho de la columna a cuatro pulgadas y media para que se pueda ver la informacin de todos los campos. 5 Establezca la separacin Horizontal y/o Vertical que desee mantener entre cada registro de la columna. 6 En el rea Direccin de impresin, elija una direccin. 7 Si el informe al que est aplicando formato contiene grupos, seleccione Dar formato a grupos con cols. mltiples. 8 Haga clic en Aceptar. Cuando obtenga una vista previa del informe, ver que los encabezados de los campos aparecen nicamente en la primera columna. Si desea que los encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna, inserte un objeto de texto.
Ocultar secciones de informes

Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede establecer en el Asistente de Seccin para ocultar secciones del informe.
Ocultar (se permite profundizar)

Esta propiedad oculta una seccin cada vez que se ejecuta el informe. Puede ser usada, por ejemplo, en un informe resumen donde quiere mostrar solamente los resmenes pero no los detalles detrs de ellos. Cuando aplica la propiedad Ocultar a una seccin, sta puede volverse visible si traspasa para ver el contenido de la seccin. Esta propiedad slo se puede aplicar en forma absoluta, es decir, que su aplicacin no puede estar condicionada por una frmula.
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Suprimir (no profundizar)

Esta propiedad tambin oculta una seccin cuando ejecuta el informe. Sin embargo, a diferencia de la propiedad Ocultar, usted no puede aplicar la propiedad Suprimir y despus traspasar para revelar el contenido de la seccin. La propiedad puede ser aplicada en forma absoluta o condicional usando una frmula. Una Carta Modelo es un buen ejemplo de la opcin Suprimir. Por ejemplo, en una carta modelo, podra crear dos secciones Detalles: Una para suprimir cuando las ventas alcancen un valor igual o superior a X $ y otra para suprimir cuando las ventas alcancen un valor inferior a X $.
Suprimir seccin en blanco

Esta propiedad oculta una seccin siempre que no contenga nada. Si dentro de la seccin se coloca algo que produce un valor en el informe, entonces se ver.
Ocultar objetos de informes

Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de Formato que usted puede usar para ocultar objetos individualmente.
Suprimir si se duplica (ficha Comn)

La propiedad Suprimir si se duplica evita que se imprima el valor de un campo si es idntico a un duplicado del valor que lo precede en una iteracin de la misma seccin. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Nota: Esta opcin no actuar en campos de texto que contengan campos incrustados.
Los valores duplicados son suprimidos y no se imprimen.
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Suprimir si es cero (ficha Nmero)

Sugerencia: Para encontrar esta opcin, haga clic en la ficha, Nmero del Editor de formato y, a continuacin, haga clic en el botn Personalizar. Esta propiedad previene que se imprima un valor si ste es igual a cero. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Para quitar los espacios en blanco, active la opcin Suprimir secciones en blanco en el Asistente de Seccin. Nota: Esta opcin slo actuar si no hay ningn otro objeto en la seccin.
Los valores iguales a cero son suprimidos y no se imprimen.
Suprimir (ficha Comn)

La propiedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el informe. Es comn, por ejemplo, aplicar esta propiedad a frmulas que son necesarias para hacer clculos en el informe, pero que no quiere que se impriman cuando ejecuta su informe. Cuando esta propiedad est activada, el objeto no se imprimir en el informe.
El objeto es invisible y no se imprimir.
Nota: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional de cualquiera de estas propiedades y crear una frmula que aplique la configuracin condicional en algn evento. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 245. Para configurar estas propiedades, seleccione el objeto y, a continuacin, haga clic en Formato en la barra de herramientas Herramientas del asistente para abrir el cuadro de dilogo Editor de Formato. Cuando aparezca el Editor de formato, configure las propiedades.
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Ubicacin de objetos base-texto

Cuando un objeto base-texto es ubicado en el informe, se representa por un marco de objeto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente. El ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del objeto base-texto en cuestin. Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho se determina inicialmente por el ancho del campo tal como se define en la base de datos y el ancho de carcter promedio de acuerdo a la fuente y el tamao de la fuente seleccionado. Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado {cliente.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo de texto de 35 caracteres de longitud. Cuando pone este campo en su informe, el ancho del marco ser 35 veces el ancho de carcter promedio de la fuente y del tamao de la fuente usada en el formato del campo base-texto. Recuerde que ste es el ancho inicial predeterminado del borde, pero se puede aumentar o disminuir segn sus necesidades. Para objetos de texto, el ancho que se determina automticamente es aproximadamente 19 veces el ancho del carcter promedio de la fuente y del tamao de la fuente usado en el formato del campo. Una diferencia entre los objetos de texto y los campos de base de datos consiste en que el ancho de los primeros se expande automticamente al introducir texto y/o campos de base de datos en el objeto. Al igual que los dems objetos base-texto, el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario. Para campos numricos, tal como double, single, integer, long integer y byte, el valor por omisin del ancho del marco ser diferente para cada caso. Al igual que sucede con todos los objetos, el usuario puede ajustar el ancho.
Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto

Ya sea que el valor por omisin del ancho sea aceptado o que el objeto base-texto sea ajustado de tamao, podra surgir un problema si el texto dentro del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que el informe podra verse bien en la mquina en que ha sido diseado, a la hora de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el ancho del texto con una unidad de medida ms ancha, el largo del texto aumenta mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a que el texto sea truncado a la altura del ancho del marco.
Para impedir la truncacin de texto dentro de un objeto

1 Haga clic con el botn derecho en el objeto de texto al que desea dar formato para hacer aparecer el men contextual. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto.
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El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Puede crecer. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Entonces el objeto queda formateado para imprimirse en varias lneas. Si la impresin del texto es ms ancha que el objeto, el texto se ajusta automticamente a lneas adicionales.
Prevencin de interrupciones en un texto sin espaciado dentro de un objeto

Para las cadenas de texto que no contienen espacios, como palabras solas, la cadena de texto se interrumpe al borde del marco de un objeto antes de que la lnea comience a ajustarse automticamente.
Para impedir interrupciones en un texto sin espacios dentro de un objeto

1 Seleccione un objeto al que desee dar formato. 2 Expanda el marco del objeto para que sea ms ancho que el bloque ms ancho de texto. Es frecuente que el texto real en un campo de base de datos sea bastante menor que la cantidad mxima que el campo puede contener. Por ejemplo, al campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamao de 80 caracteres, mientras que el nombre ms largo en la base de datos slo tiene 28 caracteres. En este caso, cuando usted pone este campo por primera vez en su informe, el marco ser 80 veces el ancho del carcter promedio de la fuente. Reduzca el ancho del campo, pero no lo estreche a tal grado que slo pueda acomodar la cadena de texto ms larga. Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solucin efectiva cuando se est trabajando con un solo objeto base-texto en una seccin, existen todava otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con ms de un objeto base-texto en una seccin. Al ajustar el tamao de un objeto, debe considerar su ubicacin con respecto a los otros objetos en la seccin. Evite disear informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho. Deje espacio para crecimiento, expandiendo el ancho de los objetos un 5% aproximadamente. O, si esto no es posible, considere la opcin de reducir el tamao de la fuente o de colocar cada objeto en su propia subseccin.
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Eliminar lneas en blanco en campos incrustados

Dado que se pueden incrustar campos en objetos de texto, pueden presentarse casos en que un campo vaco d lugar a una lnea en blanco en un objeto de texto. Se pueden eliminar las instancias en blanco de dichos campos incrustados. Nota: La eliminacin de lneas en blanco de campos incrustados se ha diseado para quitar lneas en blanco de un objeto de texto si este objeto contiene un solo campo totalmente en blanco en una lnea seguida de un retorno de carro.
Para eliminar lneas en blanco en campos incrustados

1 Abra el informe en la ficha Diseo y haga clic en el objeto de texto deseado (es decir, aquel que hace que las lneas en blanco muestren algunos registros). Sugerencia: Para asegurarse de que ha hecho clic en un objeto de texto, busque la palabra Texto en la barra de estado situada en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 2 Haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto de texto y, en el men contextual, haga clic en Dar formato a texto. 3 Seleccione la opcin Eliminar lneas en blanco en campos incrustados del Editor de Formato y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora, cuando el informe se imprima, las no deseadas lneas blancas ya no aparecern en lugar de campos incrustados vacos. Puede confirmar los cambios en la ficha Vista previa.
Antes de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 imprime una lnea en blanco si est vaca.
Despus de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 no se imprime si ste est vaco.
Ubicacin de objetos basados en texto multilineales

Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las mismas reglas de diseo que los dems objetos, los primeros tienen una caracterstica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribucin lineal podra cambiar, cambiando a su vez el nmero de lneas necesario para acomodar el texto.
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Cuando se usan objetos basados en texto multilineales en una seccin, pueden surgir problemas si en la misma seccin hay otros objetos colocados directamente debajo de los primeros. A diferencia de los objetos basados en texto monolineales, la ampliacin del marco del objeto basado en texto multilineal para ajustarse al crecimiento no es una solucin viable. Cuando hace esto, la altura de la lnea de texto simplemente aumenta de acuerdo a la expansin que sufre el marco.
Por tanto, en la medida de lo posible, los objetos basados en texto multilineales se deben colocar en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
Importacin de objetos basados en texto desde un archivo

Con Crystal Reports, puede importar un objeto con formato y basado en texto desde un archivo existente a su informe.
Para importar objetos basados en texto desde un archivo

1 Haga doble clic en el objeto basado en texto al que desee dar formato para activar el modo de edicin y, a continuacin, haga clic con el botn secundario para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Insertar desde archivo. 3 En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione el archivo en que est almacenado su objeto basado en texto, luego haga clic en Abrir. El objeto se importa desde el archivo al objeto de texto del informe.
Espaciado entre objetos basados en texto

Utilice las opciones de cuadrcula y lneas gua para ayudar a alinear en forma equilibrada los objetos basados en texto. Puede seleccionar la opcin Ajustar a cuadrcula, establecer la cuadrcula con un mximo de 2,5 cm, y hacer que la cuadrcula sea visible o invisible en la ficha Diseo, en la ficha Vista previa o en ambas. Para obtener ms informacin sobre cmo se trabaja con cuadrculas, vea Uso de la cuadrcula en la pgina 220.
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Tambin puede trabajar sin una cuadrcula, ubicando objetos donde desee dentro de un informe. Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su tamao como un grupo. Puede hacerlo usando lneas gua. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221.
Uso de la cuadrcula
La cuadrcula es una serie de coordenadas de lneas y columnas. Cuando se selecciona la cuadrcula y se elige la opcin Ajustar a la cuadrcula en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, Crystal Reports permite la colocacin de objetos basados en texto slo en estas coordenados, pero no entre ellas. Puede espaciar los datos del informe y alinear objetos segn sea necesario. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrcula, el objeto se ajusta automticamente a la cuadrcula; es decir, el objeto se desplaza hacia el conjunto de coordenadas de filas o columnas ms cercano. Cada informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la necesidad. La cuadrcula no est seleccionada de forma predeterminada. Consulte Seleccin de la cuadrcula en la pgina 220. Una vez establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas las secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una nueva cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior izquierda de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final del informe. Si selecciona la opcin Ajustar a cuadrcula, tendrn lugar las condiciones siguientes: La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula. Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula, no se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la opcin. Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est ajustando se ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
Seleccin de la cuadrcula
Las fichas Diseo y Vista previa tienen una estructura de cuadrcula subyacente que puede activar en la ficha Organizacin del cuadro de dilogo Opciones.
Para seleccionar la cuadrcula

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. 2 En la ficha Diseo, en el rea Opciones de cuadrcula, se puede activar la funcin de ajuste a la cuadrcula, mostrar la estructura de cuadrcula
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subyacente en la ficha Diseo o Vista previa o en ambas, seleccionar la ubicacin en modo libre y especificar el tamao de la cuadrcula. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando los comandos de cuadrcula en el men Vista. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un espacio vaco de las fichas Diseo o Vista previa y seleccionar el comando en el men contextual.
Diseo con lneas gua

Crystal Reports proporciona lneas gua para ayudar a alinear y ajustar el tamao de los objetos de informe con precisin. Las lneas gua son lneas que no se imprimen y que puede ubicar en cualquier lugar en las fichas Diseo y Vista previa para ayudar en la alineacin. Tienen una propiedad de ajuste que ajusta automticamente los objetos a stas.
Visualizacin de lneas gua

Puede ver lneas gua en las fichas Diseo y Vista previa al seleccionar las opciones de vista en el cuadro de dilogo Opciones.
Para ver lneas gua

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. 2 En la ficha Diseo de la vista Diseo, active la casilla de verificacin Lneas gua y/o la casilla de verificacin Lneas gua del rea Vista previa. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando un comando de lneas gua en el men Vista.
Insercin de lneas gua

Aunque usted puede y debe insertar lneas gua manuales siempre que sea necesario, Crystal Reports las insertar automticamente en determinadas situaciones: Cada vez que usted inserta un campo o un campo de frmula en su informe, el programa crea automticamente una lnea gua a la orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el ttulo del campo a dicha lnea. Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma lnea gua para asegurar un alineamiento apropiado. Cuando hace clic con el botn derecho en el rea sombreada de una seccin y elige el comando Arreglar lneas, el programa automticamente crea una o ms lneas gua horizontales en la seccin y ajusta los campos a esas lneas.
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Para insertar, mover y quitar lneas gua manualmente

1 En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic en la regla que se encuentra en la parte superior para activar una lnea gua vertical; haga clic en la regla de la izquierda para activar una lnea gua horizontal. Observe que cada lnea gua est unida a una cabeza de flecha en su regla de origen.
Nota: Si no aparecen lneas gua, asegrese de que est seleccionada la opcin de lneas gua apropiada en el men Vista. En la ficha Vista previa se debe seleccionar un objeto para ver una lnea gua. 2 Para colocar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla hasta la posicin deseada. 3 Para eliminar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla. Nota: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar o mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula.
Ajuste de objetos a lneas gua

Para ajustar un objeto a una lnea gua, arrastre el objeto de informe hacia la lnea gua hasta que la orilla del objeto encaje con la parte superior de la lnea gua. El ajuste permite no slo alinear con precisin objetos de informe, sino tambin cambiar la posicin y el tamao de varios objetos juntos. Una vez ajustados varios objetos a una lnea gua, puede mover todos los objetos con slo mover la lnea gua. Puede ajustar a una lnea gua horizontal, tanto la parte superior de un objeto como la parte inferior.
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Puede ajustar a una lnea gua vertical el borde izquierdo, el borde derecho o la lnea central vertical (la lnea invisible que divide verticalmente un objeto en dos partes iguales) de un objeto.
Para ajustar un objeto a una lnea gua

1 Haga clic en una de las reglas para insertar una lnea gua. 2 Arrastre el objeto de informe hacia la lnea gua, de manera que una de las orillas del objeto est en la lnea gua. La propiedad de ajuste de las lneas gua funciona para los objetos basados en texto de forma diferente que para otros objetos, como objetos OLE. Cuando un objeto monolineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, es la lnea de base del texto, no la trama del objeto la que se ajusta a la lnea gua. Cuando un objeto multilineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, la lnea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la lnea gua. Para saber si un objeto basado en texto est ajustado a una lnea gua horizontal, slo es necesario buscar los indicadores especiales colocados a cada lado del objeto directamente en la lnea de base (como se seala en la siguiente imagen), en la vista Diseo. Si el objeto se ajusta a una lnea gua vertical, los indicadores especiales aparecen a lo largo del lado del objeto.
Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaos de fuente en una lnea con sus lneas de base alineadas, ajuste la lnea de base de cada objeto a la misma lnea gua horizontal.
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Ubicacin de objetos usando lneas gua

Una vez que haya ajustado uno o ms objetos a una lnea gua, puede mover todos los objetos a la vez con slo mover la lnea gua. Para mover la lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla.
Arrastre la lnea gua a la posicin deseada.
El objeto se mover conjuntamente con la lnea gua.
Nota: Cuando se mueve una lnea gua, tambin se mueve cualquier objeto que est ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una lnea gua, el programa no mueve la lnea gua.
Modificacin del tamao de objetos usando lneas gua

Use dos lneas gua para modificar el tamao de dos o ms objetos que son del mismo tamao (altura o anchura) o de tamaos diferentes. En ambos casos, el proceso de ajuste de tamao con dos lneas guas es el mismo.
Para cambiar el tamao de objetos usando lneas gua

1 Creando una lnea gua. 2 Ajuste un lado del objeto a esa lnea gua.
3 Cree una segunda lnea gua a la derecha del objeto. Nota: La lnea gua no debe estar en contacto con el objeto. 4 Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamao.
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5 Arrastre los identificadores de ajuste de tamao sobre la segunda lnea gua de manera que el objeto se ajuste a ella.
6 Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas lneas gua. 7 Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao correcto.
Sangra de lneas
Al usar Crystal Reports, puede controlar las sangras de lneas para campos de memorndum, campos de cadena y objetos basados en texto. Para objetos, tiene la opcin de hacer sangra de lneas para un prrafo en particular al posicionar el cursor al inicio del prrafo. O, si selecciona un objeto completo, puede aplicar las mismas especificaciones de sangra a todos los prrafos dentro de ese objeto. Recuerde que cualquier lnea a continuacin de un retorno de carro se considera como la primera lnea de un prrafo nuevo.
Para hacer sangra de lneas

1 Haga clic con el botn derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Prrafo. 4 En el rea de Sangra, puede aplicar sangra en la primera lnea del prrafo; aplicar sangra en cada lnea del prrafo desde el margen izquierdo; y aplicar sangra en cada lnea de prrafo desde el margen derecho. Nota: Slo se aceptan valores de sangra dentro del rango del ancho de campo u objeto. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Representacin de campos de desbordamiento

Crystal Reports usa Representacin de Campo de Desbordamiento para ayudarle a los usuarios al trabajar con valores monetarios o numricos en celdas de informe. Normalmente, si un valor numrico o monetario es ms grande que el campo que lo contiene, ese valor es truncado, o recortado. Por ejemplo, valores como 100,000,000 podran aparecer en el informe como 1,000, o como 000 (dependiendo de las propiedades establecidas). Esto podra potencialmente causar confusin al leer el informe.
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Cuando se desactiva la opcin de formato Permitir recorte de campos, los valores de campo de nmero o moneda que superan el tamao del campo se representan con signos de nmero (######) en la ficha Vista previa, lo que permite saber inmediatamente cundo el campo es demasiado pequeo.
Para permitir representacin de campo de desbordamiento

1 Haga clic con el botn derecho en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta. 3 Haga clic en el botn Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero abierta. 4 Para permitir la representacin de campos de desbordamiento, desactive la casilla de verificacin Permitir recorte de campos. Nota: Tambin puede hacer clic en el botn Formato condicional para escribir una frmula en el Editor de Formato. En el Taller de frmulas de formato, puede especificar que el recorte de campo se desactive slo cuando se cumplan ciertas condiciones. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactiv el recorte de campo, cualquier valor de campo de nmero o moneda que sea ms grande que el objeto de campo que lo contiene se representar mediante signos de nmero (######).
Seleccin de varios objetos

Puede seleccionar objetos mltiples, incluidos objetos de texto, campo, grfico, mapa, bitmap, cuadrcula OLAP, objetos de tabla cruzada y objetos OLE, para darles formato en conjunto. Una vez que se han seleccionado objetos mltiples, se pueden mover, alinear, modificar tamao, cortar, copiar y pegar como grupo. Tambin puede cambiar su estilo de fuente, color y prrafo. Los objetos se mueven, alinean y se modifica su tamao de acuerdo a un objeto principal, que normalmente es el ltimo objeto que selecciona. Puede cambiar el objeto principal por otro al hacer clic con el botn derecho sobre el objeto deseado.
Para seleccionar objetos mltiples

1 Haga clic en un objeto y presione Ctrl+clic en los dems objetos que desee seleccionar. Nota: Tambin puede enlazar una serie de objetos haciendo clic con el botn secundario y arrastrando el cursor sobre un rea. 2 Haga clic con el botn derecho sobre el objeto principal. 3 En el men contextual, seleccione la opcin apropiada para dar formato.
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Para seleccionar todos los objetos de una seccin

1 En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic con el botn secundario en el rea gris que aparece a la izquierda de la seccin con la que desee trabajar. 2 Elija la opcin Seleccionar todos los objetos de seccin en el men contextual. Se seleccionan todos los objetos de informe de dicha seccin.
Ubicacin en modo libre

Tambin puede desear utilizar Crystal Reportssin una cuadrcula, en un ambiente de modo libre similar al de un programa de dibujo. Modo libre significa que puede reubicar objetos en cualquier parte en que desee que aparezcan en su informe. Su nica restriccin es que el programa no le permite ubicar objetos de grfico y Tabla Cruzada en el Encabezado de Pgina, Pie de Pgina o seccin Detalles. Para trabajar en un ambiente de modo libre, seleccione la opcin Ubicacin en Modo Libre de la ficha Organizacin del cuadro de dilogo Opciones.
Opcin Ubicacin en modo libre activada

Para crear informes dinmicos y reducir la dependencia del controlador de la impresora tanto como sea posible, se recomienda que el formato de todas las secciones del informe se definan teniendo activada la opcin Ubicacin en modo libre. Esto es especialmente importante si su informe incluye objetos OLE, tales como grficos, cuadros, lneas o imgenes en formato de bits (como el logotipo de la compaa). Cuando se ha dado formato a una seccin mediante ubicacin en modo libre, todos los objetos se pueden ubicar en cualquier parte de dicha seccin. Crystal Reports ubica objetos en una seccin tomando como base sus coordenadas absolutas. Crystal Reports ubica objetos dentro de una seccin en base a sus coordenadas absolutas. Estas coordenadas determinan la ubicacin vertical de los objetos en su informe, es decir, que usted, y no el controlador, controla la ubicacin vertical de objetos monolineales (aquellos que imprimen en una sola lnea). De esta forma, usted garantiza menos inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresin. Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor control, usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el diseo de sus informes. Consulte Ubicacin de objetos basados en texto multilineales en la pgina 218.
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Opcin Ubicacin en modo libre desactivada

Si una seccin tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre, el programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para determinar donde imprimirlo, salvo si se cumplen las condiciones siguientes. La coordenada absoluta x se sigue tomando como referencia para determinar dnde comienza a imprimirse horizontalmente cada objeto (ubicacin izquierda y derecha). La coordenada y todava es tomada como referencia para la ubicacin vertical del objeto, pero las coordenadas pueden ser ajustadas por Crystal Reports cuando cambia el controlador de la impresora. As, si el informe se imprime usando un controlador de impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el controlador de impresora original, la coordenada y aumentar y el objeto basado en texto se imprimir ms abajo dentro de la pgina. Con la opcin Ubicacin en modo libre desactivada, el usuario ya no controla la ubicacin vertical de los objetos base-texto; es el controlador de la impresora que toma el control de la operacin. Sin embargo, el controlador de la impresora no controla la ubicacin de objetos OLE tales como grficos, cuadros y lneas. Crystal Reports siempre se refiere a las coordenadas absolutas de estos objetos para ubicarlos e imprimirlos. El uso de diferentes mtodos para ubicar objetos base-texto y objetos OLE, puede dar lugar a problemas cuando se combinan ambas clases de objetos. Por ejemplo,un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto (objeto base-texto). Todo parece bien y los elementos estn alineados correctamente. Si el informe se imprime usando otro controlador de impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el controlador original: La ubicacin del cuadro no cambia con respecto a la seccin donde est colocado, (las coordenadas x e y no cambian). La ubicacin vertical del objeto basado en texto cambia porque la coordenada y se ajusta hacia arriba. Nota: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la seccin hasta el borde superior del objeto; as, entre ms grande es el valor, el objeto se imprimir ms abajo dentro de la pgina. Si est distribuyendo informes con secciones de formato Ubicacin en modo libre desactivado y desea que los objetos de dichas secciones aparezcan rodeados por un borde o con lneas, es mejor modificar las propiedades del borde de los objetos en lugar de insertar cuadros y lneas. De esta manera, los bordes se mantendrn siempre con los objetos. Consulte Agregar bordes, color y sombreado a un campo en la pgina 235. Recuerde que se puede dar formato a cada seccin con la opcin Ubicacin en modo libre activada o desactivada. Aunque es mejor activar la opcin en unos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que se d formato a todas las secciones del informe de la misma manera.
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Ubicacin en modo libre usando lneas gua

Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su tamao como un grupo. Puede hacerlo usando lneas gua. Las lneas gua son lneas que se extiende vertical y horizontalmente desde las fichas Diseo y Vista previa. Las lneas gua tienen la propiedad de ajuste automtico. Cuando mueve un objeto dentro del rango magntico de una lnea gua, el objeto se ajusta o se adjunta a la lnea gua. Una vez que un objeto se ajusta a una lnea gua, si sta se mueve, el objeto tambin se mueve. Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua, todos se mueven cuando se mueve la lnea. Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua en dos lados (derecha e izquierda, o arriba y abajo) y se mueve una de las lneas gua, se ajusta el tamao de todos los objetos en forma similar. Usar las lneas gua en un ambiente de modo libre entrega flexibilidad con control. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221.
Ubicacin vertical
En la ficha Comn del Editor de formato, puede usar las opciones de rotacin de texto para alienar verticalmente los campos y objetos basados en texto en su informe. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 90 grados, el texto se mueve 90 grados hacia la izquierda. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 270 grados, el texto se mueve 270 grados hacia la izquierda. Nota: Si la rotacin de texto se deja en 0 grados, a su informe se le da formato horizontalmente, de izquierda a derecha. Para la rotacin de texto de objetos basados en texto, se borra automticamente la opcin Puede Crecer en impide que se trunque el texto dentro de un objeto. Para obtener ms informacin sobre la opcin Puede crecer, vea Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto en la pgina 216. El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la pgina no se puede mostrar como parte de su informe.
Insercin de espaciado entre caracteres y lneas

Con Crystal Reports, puede especificar la cantidad de espaciado entre caracteres o lneas para campos de memorndum, campos de cadenas y objetos basados en texto.
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Para insertar espaciado de caracteres y lnea

1 Haga clic con el botn derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Fuente. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de caracteres. 4 En el rea Espaciado, en el campo Espaciado Exacto de Caracteres, especifique el valor n que ocupa cada carcter. El valor n se define como la distancia en nmero de puntos medida desde el inicio de un carcter hasta el inicio del siguiente. Cuando cambia el espaciado entre caracteres, cambia slo el espaciado entre los caracteres adyacentes, no el tamao de fuente. Por ejemplo, si especifica una fuente de 14 puntos con un espaciado de caracteres de 14 puntos, cada carcter mantiene como un tamao de fuente de 14 puntos, ocupando un espacio que tiene 14 puntos de ancho. 5 Haga clic en la ficha Prrafo. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de lnea. 6 En el rea Espaciado, en el campo Espaciado de Lnea, especifique el espaciado de lnea como un mltiplo del tamao de fuente que est usando, o como un nmero exacto de puntos. 7 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Definir tamaos fraccionarios de fuente

En la ficha Fuente del Editor de formato, puede seleccionar un tamao de fuente fraccionario para campos de base de datos y objetos basados en texto en su informe.
Para definir tamaos fraccionarios de fuente

1 Haga clic con el botn derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Fuente. 4 En la lista Tamao, seleccione el tamao fraccionario de fuente deseado para el campo u objeto. Nota: El nmero que introduzca debe estar entre 1 y 1638. Crystal Reports redondear automticamente todas las entradas fraccionarias al 0,5 ms prximo. Por consiguiente, puede utilizar los tamaos fraccionarios de fuente 1,5, 2,5, 3,5, etc. hasta 1637,5 en el informe.
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5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Nota: Al definir tamaos fraccionarios de fuente para campos individuales de la base de datos y objetos de texto ya ubicados en su informe, debe realizar los cambios manualmente (es decir, siguiendo estos procedimientos). (El motivo es que los ajustes de fuente existentes de los objetos de su informe anularn las opciones predeterminadas.) Sin embargo, puede utilizar la ficha Fuentes del cuadro de dilogo Opciones para ajustar los valores de fuente predeterminados: estas opciones predeterminadas afectarn a los nuevos informes que cree, adems de a cualquier nuevo objeto que agregue a un informe existente.
Fuentes TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes impresoras. Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o, aun cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas impresoras. Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce, Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en el resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente fuentes TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
Mrgenes de pgina
Establecer Mrgenes Especficos
Crystal Reports ofrece la posibilidad de establecer mrgenes que satisfagan sus especificaciones.
Para establecer mrgenes especficos

1 En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina. Aparece el cuadro de dilogo Configurar Pgina. 2 Cambie los mrgenes de pgina predeterminados para ajustarlos a sus necesidades. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Nota: Todos los mrgenes se calculan desde el borde del papel. Por esto, un margen izquierdo de 0,6 cm causa que la impresin comience exactamente a 0,6 cm del borde del papel.
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Uso de los mrgenes predeterminados

Cuando en el diseo de su informe usted usa los mrgenes establecidos por la impresora, podran darse ciertas situaciones especficas. Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes predeterminados de la impresora son mayores, los objetos situados en la parte derecha del informe quedarn fuera del rea de impresin. Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes predeterminados de la impresora son menores (lo cual aumenta el rea de impresin), el informe completo se desplazar hacia la izquierda de la pgina. Se recomienda que siempre establezca sus propios mrgenes. Aun si los mrgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora, asegrese de desactivar la opcin Usar mrgenes predeterminados del cuadro de dilogo Configurar Pgina, y de especificar sus mrgenes manualmente usando el comando Preparar impresora. Nota: Puede activar la casilla de verificacin Ajustar automticamente si desea que Crystal Reports ajuste de forma automtica los mrgenes del informe cuando cambie el tamao del papel. Esta opcin mantiene el rea imprimible del informe aumentando o reduciendo los mrgenes izquierdo/derecho y superior/inferior mediante la aplicacin del mismo factor.
Impresora predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida puede variar de acuerdo al sistema operativo. Por ejemplo, una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas operativos diferentes. Con Microsoft Windows 98, el nombre de la impresora se puede cambiar de manera que HP Laser III sea Front Reception Printer, pero el controlador de la impresora se enumerar como HPPCL5MS.DRV. Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por referencia y puede ser cambiado por el usuario, pero el controlador de la impresora es siempre WINSPOOL. Si selecciona una impresora especfica, Crystal Reports buscar esa impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema, ser reemplazada por la impresora predeterminada, abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresin. Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que fue usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo contrario, podran surgir problemas inesperados.
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Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede incluir el cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro de dilogo, los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o cambiarle de nombre apropiadamente.
Establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel

Usted puede imprimir su informe usando orientacin vertical u horizontal y con una variedad de tamaos de papel. Puede especificar estas opciones utilizando el comando Preparar impresora del men Archivo.
Parea establecer orientacin del papel y tamao del papel

1 En el men Archivo haga clic en el comando Preparar impresora. El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla. 2 En el rea Impresora, en la lista Nombre, seleccione la impresora que desea usar, si no ha sido establecida como predeterminada. 3 En el rea Papel, en las listas Tamao y Fuente, seleccione el papel deseado. Las opciones de tamao de papel se relacionan directamente con la impresora seleccionada. Por ejemplo, el controlador HP LaserJet (PCL) ofrece un opcin de tamao carta, legal, ejecutivo o A4, mientras que el controlador de la impresora PostScript le permite elegir entre tamaos de papel carta, legal, nota, A4, B5, carta pequea y A4 pequea. 4 En el rea Orientacin, haga clic en Vertical u Horizontal. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Controladores de impresoras
Actualizacin de controladores de impresoras
Para mantener el rendimiento, Crystal Reports consulta al controlador de la impresora sobre cada uno de los elementos de fuente (medidas de fuente), tales como altura promedio de carcter, ancho de carcter, altura de los ascendentes y descendentes, interlineado, etc. Se puede presentar un problema si se usa un controlador de impresora ms antiguo que no devuelve medidas de fuente en forma precisa. Si est experimentando problemas con la impresin (faltas campos, formato incorrecto, etc.), se recomienda que consiga e instale los controladores ms actualizados para su impresora. En muchos casos, los controladores de impresora ms nuevos entrega medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresin se resuelve rpidamente.
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Propiedades de formato
Inconsistencias debidas a los controladores de impresora

A la hora de imprimir, pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de la impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la impresora usado al momento de crear el informe (es decir, la impresora virtual en el software). Estas inconsistencias son el resultado de una variedad de mtodos que usan los controladores para medir los parmetros del texto, como tamao de la fuente. Cuando se imprimen, los objetos base-texto pueden aparecer desalineados, cortados o superpuestos. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de caracteres o frases, objetos de texto, campos memo, campos numricos y campos de frmula. Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene: Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador diferente. Dos impresoras diferentes que utilizan el mismo controlador. Dos impresoras diferentes que utilizan controladores diferentes. Un controlador que utiliza fuentes TrueType y un segundo controlador que asigna fuentes TrueType a fuentes PostScript. Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero cada una imprime desde una versin diferente de Microsoft Windows. Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero las versiones de los controladores son diferentes. Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador y el mismo sistema operativo, pero la resolucin de los controladores de vdeo es diferente. As, mientras un documento usando un determinado controlador puede requerir seis lneas completas para imprimir un bloque de texto: Un segundo controlador que mide fuentes ms estrechas puede imprimir el mismo bloque de texto en menos de seis lneas. Un tercer controlador que mide fuentes ms anchas puede necesitar ms de seis lneas para la misma impresin. La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador. Para hacer esto, Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseo. Si se tienen en cuenta a la hora de crear un informe, estas soluciones pueden asegurar una impresin y distribucin adecuadas del informe en casi cualquier entorno.
Propiedades de formato
Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato para objetos y el Asistente de Seccin para secciones de informes. En la mayora de los casos, se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades: Absolutas (aplicar siempre la propiedad). Condicionales (aplicar la propiedad slo si se satisfacen ciertos criterios).
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Trabajo con formato absoluto

El formato absoluto es un formato que se aplica en cualquier condicin. Este tipo de propiedad para dar formato sigue siempre un procedimiento seleccionar, despus aplicar. Por ejemplo, se selecciona el elemento al que se desea dar formato (objeto o seccin) y, despus, se aplica el formato a la seleccin usando valores de propiedad. Puede usar los siguientes cuadros de dilogo para dar formato a sus informes: Editor de Formato para dar formato a los valores de campo. Asistente de seccin para dar formato a secciones enteras. Asistente de resaltado para dar formato condicional a todos los tipos de campos. Cada uno de estos cuadros de dilogo contiene un nmero de diversas propiedades para dar formato, as como tambin las herramientas para activar o desactivar las propiedades y especificar atributos.
Agregar bordes, color y sombreado a un campo

Crystal Reports permite agregar bordes, color y sombreado a los campos de un informe para destacar datos importantes y crear informes que tengan un aspecto profesional.
Para agregar bordes, color, y sombreado a un campo

1 Haga clic con el botn derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Editor de Formato. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Borde. 4 Seleccione el estilo de lnea, color y color de fondo para el campo. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crear un informe o un objeto de slo lectura

Puede hacer que un informe o un objeto sean de slo lectura para que no se le pueda aplicar formato. Cuando se define esta opcin, se desactivan las opciones del Editor de Formato. Tambin se suprimen las opciones de formato que suelen estar disponibles en las barras de herramientas o en los mens contextuales para el informe o el objeto. Nota: Esta funcin es para que el usuario se sienta cmodo al proteger el formato del informe; no se pretende que se use como seguridad del informe.
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Para crear un informe de slo lectura

1 En el men Archivo, seleccione Opciones del Informe. 2 Seleccione Slo lectura.
Para crear un objeto de slo lectura

1 Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee que sea de slo lectura. 2 En el men contextual, haga clic en Editor de Formato. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 En la ficha Comn, seleccione Slo lectura. Nota: Tambin puede realizar esta accin haciendo clic en el botn Bloquear formato de la barra de herramientas Formato.
Bloquear el tamao y la posicin de un objeto

Puede bloquear la posicin del objeto de informe seleccionado para que no pueda moverse. Si se activa esta opcin, no se puede arrastrar el objeto en Report Designer y se desactiva el comando Tamao y posicin.
Para bloquear el tamao y la posicin de un objeto

1 Seleccione el objeto cuyo tamao y posicin desee bloquear. 2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en Bloquear tamao/posicin.
Cambiar los formatos predeterminados de campo

Crystal Reports permite mostrar campos de base de datos en el informe con casi cualquier tipo de formato. En esta seccin se describe el modo de utilizar el comando Opciones para controlar los ajustes de formato predeterminados que utiliza Crystal Reports para agregar un campo a cualquier informe. En el cuadro de dilogo Opciones, puede establecer los formatos predeterminados de campos de base de datos del siguiente tipo: Cadena, Nmero, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora y Booleano. Nota: Al cambiar los formatos de campo predeterminados, los nuevos ajustes slo afectan a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botn secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual.
Para especificar formatos predeterminados de campos

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
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13 Formato
3 Haga clic en el botn correspondiente al tipo de campo cuyo formato desee establecer (Cadena, Nmero, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora o Booleano). El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 4 Utilice las fichas del Editor de Formato para especificar los formatos deseados. 5 Haga clic en Aceptar.
Establecer los formatos predeterminados de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cmo se especifican formatos estndar para los campos Fecha, Hora y Fecha y hora y, en segundo lugar, cmo se personalizan los formatos de dichos campos. Nota: Estos ajustes predeterminados slo afectarn a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botn secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual.
Para establecer los formatos predeterminados estndar de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. 3 Para abrir el Editor de Formato, haga clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora). Nota: Si hace clic en el botn Fecha y hora del Editor de Formato, cualquier cambio realizado con posterioridad afectar slo a los campos Fecha y hora. Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a campos de fecha o campos de hora independientes. 4 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. 5 Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien, haga clic en Personalizar para crear el suyo propio). Cuando hace clic en un nuevo formato, puede obtener una vista previa de los resultados en el rea Muestra del Editor de formato. Nota: En la lista de formatos predefinidos, puede seleccionar las opciones predeterminadas del sistema y as asegurarse de que Crystal Reports utiliza los formatos dictados por Windows. Puede modificar la configuracin del sistema en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional, que se encuentra en el Panel de control. 6 Una vez seleccionado un formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de Formato. 7 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Opciones. Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a un informe, Crystal Reports debe utilizar el formato especificado.
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Para personalizar los formatos de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. 3 Abra el Editor de Formato haciendo clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora). 4 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. 5 Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de dilogo Estilo personalizado. Nota: Si eligi dar formato a los campos Fecha y hora en el paso 3, entonces ver tres fichas en el cuadro de dilogo Estilo personalizado (Fecha y hora, Fecha, y Hora). Los formatos especificados en estas fichas slo se aplican a los dos elementos de los campos Fecha y hora y no afectan a los formatos especificados para campos de fecha o de hora independientes. 6 Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro de dilogo Estilo personalizado. 7 Cuando haya acabado de disear el formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Estilo personalizado. 8 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de formato. 9 Para dar formato a otro tipo de campo, haga clic en el botn pertinente del cuadro de dilogo Opciones. De lo contrario, haga clic en Aceptar para regresar a Crystal Reports. Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a sus informes, Crystal Reports debe utilizar el formato personalizado que ha creado.
Cmo agregar o editar lneas y cuadros

Crystal Reports permite agregar lneas a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional. Las lneas pueden ser horizontales o verticales. Para que una lnea vertical pueda abarcar varias pginas, la seccin del informe donde acaba la lnea no debe estar en la misma pgina donde la lnea comienza. Por ejemplo, si una lnea discurre desde un encabezado de grupo hasta el correspondiente pie de grupo, la lnea contina en la parte superior de cada pgina subsiguiente (justo por debajo del encabezado de pgina) hasta llegar al pie del grupo.
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13 Formato
Para agregar lneas a un informe

1 En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar lnea.
2 Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar la lnea donde desee. Nota: No se pueden dibujar lneas diagonales.
Para editar lneas en un informe

1 Haga clic con el botn derecho en la lnea a la que quiere dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato a lnea. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 En la ficha Lnea, introduzca los cambios deseados en la lnea. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Agregar y editar cuadros

Crystal Reports permite agregar cuadros a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional.
Para agregar cuadros a un informe

1 En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar cuadro.
2 Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar el cuadro donde desee.
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Para editar cuadros en un informe

1 Haga clic con el botn derecho en el cuadro al que quiere dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 En la ficha Cuadro, introduzca los cambios deseados en el cuadro. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Adicin de formas a un informe

Al disear formatos de informe en Crystal Reports, puede insertar una variedad de formas, como crculos, elipses y cuadros con esquinas redondeadas, como parte de su informe. Esto es especialmente til para dar formato a informes en idiomas que requieren que esas formas se comuniquen de manera efectiva.
Para agregar formas a un informe

1 Agregue un cuadro a su informe. Consulte Agregar y editar cuadros en la pgina 239. 2 Haga clic con el botn derecho para mostrar el men contextual. 3 En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro. 4 En el Editor de formato que aparece, haga clic en la ficha Redondeado. 5 Seleccione un nmero comprendido entre 0 y 100 en el cuadro Redondeo o mueva el control deslizante hacia la derecha para aumentar la curvatura de las esquinas del cuadro. El cuadro inicial gradualmente se transforma en una elipse o crculo, dependiendo de cunto mueva el control deslizante hacia la derecha. Nota: Si ha especificado la caracterstica de redondeo para un cuadro, no puede utilizar la opcin Sombra que est normalmente disponible en la ficha Cuadro del Editor de Formato. 6 Una vez creada la forma apropiada, haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
Uso de formatos de contabilidad convencionales

A modo de compatibilidad con las convenciones contables usadas en la profesin de contabilidad, Crystal Reports le permite decidir cmo mostrar el smbolo monetario, valores negativos y valores cero en sus informes financieros. Tambin puede configurar su informe para invertir los signos para montos de crdito y dbito.
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13 Formato
Para utilizar convenciones contables en un informe

1 Haga clic con el botn derecho en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta. 3 En el rea Estilo, seleccione cmo desea que aparezca el formato de nmero de sistema para los valores positivos y negativos. 4 En el rea Smbolo Monetario (predeterminada del sistema), especifique cmo desea que aparezca el smbolo monetario con los valores en su informe. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para personalizar las convenciones contables para un informe

1 Haga clic con el botn derecho en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta. 3 Haga clic en el botn Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero abierta. 4 Seleccione la casilla de verificacin Usar formato de contabilidad. Una vez que ha seleccionado esta opcin, se producen las siguientes condiciones: En la lista Negativos, la forma en que aparecen los valores negativos en su informe est determinada por la configuracin local Windows. Los valores negativos se representan mediante un valor menos o llaves. En la lista Mostrar valor cero como, se selecciona automticamente el smbolo guin para representar valores cero en su informe. En la ficha Signo de Moneda del cuadro de dilogo Estilo Personalizado, el smbolo monetario se posiciona en el lado izquierdo de los valores monetarios y numricos. Nota: Los cambios hechos a la configuracin local de Windows se implementan slo despus de salir y reiniciar Crystal Reports. 5 Active la casilla de verificacin Invertir seal para pantalla para invertir los signos correspondientes a importes de crdito y dbito en los informes financieros. 6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 7 Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe.
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Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales

Algunos objetos de informe, tales como tablas cruzadas y cuadrculas OLAP, se pueden expandir horizontalmente entre varias pginas. Crystal Reports permite hacer que otros objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc. se repitan en cada pgina horizontal adicional creada por la tabla cruzada o la cuadrcula OLAP. Por ejemplo, si el pie de pgina del informe incluye una imagen, un objeto de texto y un nmero de pgina, se puede utilizar el Editor de Formato para hacer que Crystal Reports repita esos objetos en cada pgina horizontal.
Para repetir objetos en pginas horizontales

1 Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de informe que desee repetir. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato al campo o en la opcin de formato apropiada. Nota: Las opciones de formato no aparecen si el objeto seleccionado se encuentra conectado al Crystal Repository. Para obtener informacin sobre cmo modificar un objeto en el repositorio, consulte Modificar objetos del repositorio en la pgina 107. 3 En la ficha Comn del Editor de formato, seleccione la casilla de verificacin Repetir en pginas horizontales. Para una lnea o un cuadro, la opcin Repetir en pginas horizontales aparece en la ficha Lnea o Cuadro. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Ahora, si una tabla cruzada o una cuadrcula OLAP hacen que el informe se expanda horizontalmente, el objeto al que se ha dado formato se repite en cada pgina horizontal. Nota: Las copias repetidas de un objeto de informe no se pueden mover; para poder mover las copias, deber mover el objeto original. Es posible dar formato a cualquier copia de un objeto de informe repetido, pero los cambios realizados se aplicarn a todas las copias. Los objetos de informe de una seccin con la opcin Posiciones relativas seleccionada en el Asistente de seccin no se pueden repetir.
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13 Formato
Numeracin de pginas horizontales

Un campo especial, denominado Nmero de pgina horizontal, permite numerar las pginas horizontales.
Para numerar las pginas horizontales

1 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta Campos especiales y haga clic sobre el nodo para expandirlo. 2 Seleccione Nmero de pgina horizontal en la lista e insrtelo en el informe. Nota: La opcin Repetir en pginas horizontales se activa automticamente al insertar el campo Nmero de pgina horizontal de ese modo. Si corta y pega un campo Nmero de pgina horizontal, o si inserta ese campo en otro campo u objeto de texto, la opcin Repetir en pginas horizontales no se activa automticamente.
Uso del espacio en blanco entre filas

La altura de una seccin en relacin a los objetos que estn en ella afectan la cantidad de espacio en blanco que aparece entre las lneas de su informe.
La ficha Diseo en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco de dos maneras: Ajustando el rea en la ficha Diseo mediante el cursor para cambiar tamao. Cambiando la opcin en el Asistente de Seccin. Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y seleccionar Ajustar seccin en el men contextual. El programa ajusta automticamente la seccin para que el borde inferior est parejo con la lnea base del ltimo objeto en la seccin.
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Adicin de espacio en blanco al ajustar tamao

Para agregar espacio en blanco extra entre lneas de su informe, simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando el cursor de ajustar aparezca, arrastre el borde de la seccin para agregar espacio en blanco.
Nota: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y eligiendo el comando Insertar lnea del men contextual. El programa ajusta la seccin automticamente, agregando la cantidad de espacio necesario para contener una lnea de campos de base de datos tpicos.
Eliminacin de espacio en blanco al ajustar tamao

Para eliminar espacio en blanco innecesario dentro de una seccin, mueva el puntero sobre la lnea del borde de la seccin inferior. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando aparezca el cursor de cambio de tamao, arrastre el borde de la seccin hacia arriba hasta eliminar el espacio en blanco que sobra.
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13 Formato
Eliminacin de espacio en blanco al suprimir una seccin

Si una seccin completa est en blanco (por ejemplo, si no se va a poner nada en la seccin Pie de pgina del informe), puede eliminar el espacio en blanco innecesario que ocupara el pie de pgina al suprimir la seccin en el Asistente de Seccin.
Para eliminar espacio en blanco al suprimir una seccin

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 En el rea Secciones, haga clic en la seccin que desee suprimir. 3 En la ficha Comn, active la casilla de verificacin Suprimir (no profundizar). 4 Haga clic en Aceptar para volver a su informe. La seccin Pie de pgina no se imprimir en lo sucesivo.
Trabajo con formato condicional

El formato condicional es un formato que se aplica slo bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, usted puede desear: Imprimir balances de clientes en rojo si han vencido. Que las fechas aparezcan en el formato da, mes, ao si el cliente es canadiense. Que aparezca color de fondo en cada lnea. Crystal Reports facilita la aplicacin de formato condicional en estas situaciones y en otras muchas ms. Con formato absoluto, se puede seguir el procedimiento de seleccionar, despus aplicar. Para dar formato condicional se sigue el mismo procedimiento, pero se va un paso ms adelante y se configuran condiciones que determinan cundo ser aplicado el formato. Estas condiciones se especifican utilizando frmulas simples. Para obtener ms informacin sobre la creacin de frmulas utilizando sintaxis Crystal o Basic, vea la Ayuda en lnea. Cuando se configura una frmula de formato condicional, la frmula pasa por alto cualquier valor fijo que haya configurado en el Editor de Formato. Por ejemplo, si se activa la propiedad Suprimir y despus se configura una frmula condicional para la opcin Suprimir, la propiedad slo se aplicar si se cumple la condicin de la frmula. Crystal Reports permite configurar condicionalmente tanto propiedades de activar y desactivar como propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de stas requiere un tipo diferente de frmula.
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Propiedades condicionales de activar o desactivar

Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una condicin ha sido cumplida. Se activa si la condicin se cumple y se desactiva si la condicin no se cumple. No hay trminos medios. Use frmulas booleanas para este tipo de formato.
Ejemplo de sintaxis Crystal

condicin
Ejemplo de sintaxis Basic

formula = condicin
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa una respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que regresa un s.
Propiedades de atributo condicional

Una propiedad de atributo condicional comprueba qu condiciones se cumplen entre dos o ms. El programa entonces aplica el formato apropiado a la condicin. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores bajo cierta cuota impresos en rojo y todos los dems valores impresos en negro. El programa verifica cuando el valor est bajo la cuota o no. Si est bajo la cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro. Use una frmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional.

If Condicin A Then crRed Else crBlack

If Condicin A Then formula = crRed Else formula = crBlack End If
Cuando se configuran propiedades de atributo condicional, Crystal Reports carga una seleccin de atributos en la lista Funciones del Taller de frmulas. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para agregarlos a su frmula. Por ejemplo, si est definiendo la alineacin horizontal condicional, la lista Funciones contiene atributos como DefaultHorAligned, LeftAligned y Justified. Si est definiendo bordes condicionales, la lista Funciones contiene atributos como NoLIne, SingleLine y DashedLine.
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13 Formato
Nota: Incluya siempre la palabra clave Else en las frmulas condicionales; de lo contrario, puede que los valores que no cumplan la condicin If no conserven su formato original. Para conservar el formato original de los valores que no cumplan la condicin If, utilice la funcin DefaultAttribute.

If Condicin A Then crRed Else DefaultAttribute

If Condicin A Then formula = crRed Else formula = DefaultAttribute End If
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de ellas; usted no est limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene un campo numrico en su informe que contiene cifras de ventas de pases alrededor del mundo, puede especificar el nmero de atributo(s) que desea aplicar a cada pas. En este caso, sus condiciones van a especificar que si es del Pas A, aplicar el atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo del Pas B; Pas C, aplicar atributo del Pas C, y as sucesivamente. Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula:

If Condicin A Then crRed Else If Condicin B Then crBlack Else If Condicin C Then crGreen Else crBlue

If Condicin A Then formula = crRed ElseIf Condicin B Then formula = crBlack ElseIf Condicin C Then formula = crGreen Else formula = crBlue End If
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de formato condicional.
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Cambio de fuentes condicionales

Para campos de memorndum o de cadena que estn basados en condiciones, como un valor paramtrico, se pueden cambiar la fuente, estilo de fuente, tamao y color para estos campos mediante el Editor de formato.
Para cambiar fuentes condicionales

1 Haga clic con el botn derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el men contextual. 2 En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Fuente. 4 Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente, haga clic en el botn apropiado Frmula, ubicado en el lado derecho del cuadro de dilogo. 5 En el Taller de frmulas se puede especificar que las fuentes condicionales cambiarn slo cuando se satisfagan ciertas condiciones. 6 Haga clic en Guardar y cerrar. Nota: Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. Si no hay error en la frmula, vuelve al Editor de formato. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad. 7 Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
Crear pies de pgina despus de la primera pgina

Puede elegir imprimir un pie de pgina en todas las pginas excepto la primera. Esto lo puede hacer si da formato a la seccin Pie de pgina condicionalmente, utilizando una propiedad de activar o desactivar.
Para crear pies de pgina despus de la primera pgina

1 Coloque el campo que desea mostrar como un pie de pgina en la seccin Pie de pgina en su informe. 2 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
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13 Formato
3 En el rea Secciones, haga clic en Pie de Pgina. 4 Para abrir el Taller de frmulas, haga clic en el botn Frmula situado a la derecha de la casilla de verificacin Suprimir (no profundizar). 5 Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato: Ejemplo de sintaxis Crystal:
PageNumber = 1
Ejemplo de sintaxis Basic:

formula = PageNumber = 1
Esta frmula suprime el pie de pgina en la primera pgina, pero no en ninguna otra pgina. 6 Haga clic en Guardar y cerrar. Nota: Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente de Seccin. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad. 7 Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas Estndar para tener una vista preliminar del informe y asegurarse de que el pie de pgina aparece en todas las pginas exceptuando la primera. Nota: Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba. Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las pginas excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la seccin Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa seccin utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie de pgina.
Usar el Asistente de resaltado

Este asistente permite aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informe (campos de nmero, moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fecha y hora). Con l, se puede aplicar formato al campo seleccionado especificando una condicin basada en el valor de ese campo o especificando una condicin basada en el valor de un campo de informe diferente. En otras palabras, el asistente permite crear la frmula siguiente: Si el valor del campo X satisface la
condicin A, aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
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Cuando se utiliza para aplicar formato condicional, el Asistente de resaltado permite: Modificar varios atributos de una vez, sin escribir una frmula. Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe. Dar formato al estilo de fuente, al color de fondo, al color de fuente y al estilo de borde. Dar formato a un campo basndose en sus propios valores o en los valores de otro campo. Resaltar una celda OLAP o de tabla cruzada basndose en valores de encabezado de fila y de columna. Especificar valores utilizando el formato de nmero especfico de la configuracin regional (como 1,224.23 para los usuarios de Amrica del Norte). Especificar fechas con formato numrico o de texto (12 de enero 2001 12 ene. 2001). Deshacer el resaltado rpidamente. Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe, el Asistente de resaltado es ms rpido y fcil de utilizar que el Taller de frmulas. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar valores de campo que, de algn modo, se distinguen de otros valores de un informe. Por ejemplo, se pueden resaltar los clientes principales imprimiendo el campo {Cliente.Ventas del ltimo ao} con un fondo rojo cuando el valor de las ventas sea superior a 50.000 $. De forma alternativa, para destacar los pedidos de importancia, se puede hacer que el campo {Producto.Nombre del producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos.Enviados} sea False (falso). Sin embargo, el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Taller de frmulas. Para utilizar las funciones de formato de Crystal Reports con el mximo provecho, cree sus propias frmulas de formato condicional con el Taller de frmulas (accesible desde el cuadro de dilogo Editor de Formato). Para obtener completa informacin, vea Uso de las frmulas en la pgina 377.
Formato condicional de los campos usando el Asistente de resaltado

El Asistente de resaltado es una alternativa rpida al Taller de frmulas; permite aplicar formato condicional a cualquier campo de un informe. El Asistente de resaltado permite fundamentalmente crear la frmula siguiente: Si el valor del
campo X satisface la condicin A, aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
El cuadro de dilogo est dividido en dos reas: el rea Lista de elementos que muestra la frmula y el rea Editor de elemento que permite especificarla. El rea Editor de elemento incluye un campo de muestra que presenta las especificaciones de formato que se estn aplicando.
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Para dar formato condicionalmente a los campos usando el Asistente de resaltado

1 Para abrir el Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y seleccione Asistente de resaltado en el men contextual. Sugerencia: Tambin se puede iniciar haciendo clic en el botn Resaltado situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente o haciendo clic en la opcin Asistente de resaltado del men Formato. Cuando se abre, el asistente est definido para dar formato al campo que est seleccionado en ese momento en el informe. 2 En el Asistente de resaltado, haga clic en Nueva para crear una frmula condicional nueva con valores predeterminados.
3 En el rea Editor de elemento , haga clic en la lista Valor de y seleccione el campo en el que desee basar la condicin. El campo elegido es el campo en el que se basa la condicin y no es necesario que sea el campo al que se va a dar formato. Para crear una condicin basada en los valores del campo al que se va a dar formato, seleccione este campo en la lista. Para basar la condicin en un campo de informe diferente, seleccinelo en la lista de campos disponibles. Nota: La lista Valor de muestra slo los campos que se han agregado al informe. 4 Seleccione una comparacin en la segunda lista (igual a, menor que, etc.). Este enunciado comparativo funciona como el operador de la frmula condicional que ha creado el asistente. 5 Complete la condicin especificando el valor deseado en el cuadro. Nota: Si el campo seleccionado en la lista Valor de no es numrico, el cuadro de texto se convierte en una lista de valores disponibles, de la que se debe seleccionar un valor.
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6 En las listas Estilo de fuente, Color de fuente, Fondo y Borde, especifique los cambios de formato que desee aplicar al campo seleccionado cuando se cumpla la condicin. 7 Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al campo seleccionado. Nota: Puede utilizar el botn Quitar del asistente para eliminar de la lista las frmulas de resaltado. 8 Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que Crystal Reports aplique las condiciones. Para obtener detalles, vea Establecer prioridades de resaltado en la pgina 252. 9 Haga clic en Aceptar para volver al informe.
Establecer prioridades de resaltado

Los botones de Prioridad de la seccin Lista de elementos del Asistente de resaltado permiten establecer las prioridades de las frmulas. Esto es til cuando usted tiene dos o ms frmulas cuyos resultados pueden entrar en conflicto en algunas situaciones. Por ejemplo, suponga que resalta el campo Precio unitario en el informe. Asigna a este campo una frmula de resaltado que muestra un fondo amarillo cuando un precio unitario sea superior a 100 $. A continuacin, en este mismo informe, crea otra frmula de resaltado que muestra un fondo rojo cuando un precio unitario es superior a 200 $. Considerando que 100 es un subconjunto de 200, puede darse el caso de que campos Precio unitario tengan fondo amarillo cuando, de hecho, deberan tener fondo rojo. En otras palabras, un precio de unidad de $300 podra recibir un fondo rojo o un fondo amarillo, dependiendo de a cual frmula se ha asignado prioridad.
Para establecer prioridades en frmulas de resaltado

1 En el men Formato, haga clic en Asistente de resaltado. 2 En el rea Lista de elementos, seleccione una de las frmulas de resaltado condicional creadas. 3 Haga clic en las flechas de Prioridad para trasladar la frmula seleccionada hasta una posicin superior o inferior a la de las dems frmulas. Nota: Una frmula tiene prioridad sobre otra cuando su posicin es ms alta en la seccin Lista de elementos. 4 Haga clic en Aceptar. 5 Haga clic en la ficha Vista previa o actualice el informe para ver los cambios de resaltado.
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13 Formato
Deshacer/Rehacer actividades
Crystal Reports incluye mltiples niveles de deshacer. Con mltiples niveles de deshacer, puede deshacer cualquier cantidad de cambios a un objeto, en orden inverso, hasta tener su informe en la condicin deseada. El programa tambin tiene una caracterstica de rehacer para revierte un deshacer. Si mueve un objeto, por ejemplo, y no le gusta su nueva posicin, puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posicin original. Si luego cambia de opinin, puede hacer clic en Rehacer para restaurar el ltimo cambio. Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o rehacer una gran cantidad de cambios a la vez. Para deshacer una accin, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estndar. La primera vez que se hace clic en el botn, se invierte el ltimo cambio introducido en el informe. Cada vez adicional que se hace clic en el botn, ste revierte al siguiente cambio ms reciente. Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea deshacer. Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas Estndar. El programa desactiva el botn Deshacer y los comandos Deshacer/Rehacer cada vez que no hay nada que deshacer/rehacer o cuando se ha efectuado un cambio que no se puede invertir. Para rehacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea rehacer. Nota: Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la ms reciente hacia atrs. No se puede deshacer una accin sin deshacer acciones ms recientes
Uso de la herramienta Copiar formato

Use la herramienta Copiar formato para copiar las propiedades de formato absolutas o condicionales de un objeto de informe a otros objetos. El botn Copiar formato se activa en la barra de herramientas Estndar al seleccionar un objeto origen en el informe. Si se aplica formato a un campo destino de distinto tipo que el campo origen, slo se copian las propiedades comunes. Por ejemplo, si el campo origen es un campo booleano y el campo destino es un campo de moneda, slo se modifican las propiedades comunes de fuente y borde; las propiedades booleanas no se aplican y las propiedades de moneda no cambian. Nota: La herramienta Copiar formato no copia informacin de hipervnculo en un campo u objeto destino. Dicha herramienta no copia formato aplicado mediante el uso del Asistente de resaltado.
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Uso de la herramienta Copiar formato
Asimismo, tampoco copia formato de objetos de texto/plantilla en campos de bases de datos. La herramienta Copiar formato puede utilizar cualquier objeto (incluyendo objetos del repositorio, objetos de slo lectura y objetos contenidos en secciones de slo lectura) como fuente para formato (sin embargo, no se puede aplicar formato a estos objetos). Cuando se utiliza un campo Fecha y hora como origen, las propiedades de fecha y hora de un campo destino s se modifican, y viceversa (es decir, un campo Fecha o un campo Hora utilizados como origen tambin afectan a las propiedades de fecha y hora de un campo Fecha y hora).
Para copiar y aplicar formato

1 Seleccione un objeto o campo origen en el informe y haga clic en Copiar formato. Sugerencia: Tambin puede seleccionar Copiar formato desde el men contextual. Nota: El botn Copiar formato no se encuentra disponible hasta que se seleccione un objeto o campo. Haga clic en el botn por segunda vez, o presione ESC, para dejar de utilizar la herramienta Copiar formato. 2 Haga clic sobre el objeto o campo destino para el que quiera aplicar el formato. Al mover el mouse por el informe, el cursor se transforma en un cursor Stop si el objeto o campo no se puede utilizar como destino. Nota: No se puede aplicar formato a objetos o campos de slo lectura. Mantenga presionada la tecla ALT si desea aplicar formato a varios objetos o campos.
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Creacin de grficos
14
Crystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.
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Conceptos sobre la creacin de grficos

Introduccin general sobre la creacin de grficos
Crystal Reports permite incluir grficos complejos de colores en los informes. Puede utilizar grficos en cualquier momento para mejorar la utilidad de su informe. Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un Subtotal de las Ventas del ao pasado para cada Regin, se puede crear rpidamente un grfico que muestre las ventas por Regin.
Se pueden crear grficos sobre lo siguiente: Campos de resumen y de subtotal. Campos de detalle, de frmula y de total acumulado. Resmenes de tablas cruzadas. Datos OLAP. Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver la informacin de resumen o de subtotales. Sin embargo, segn el tipo de datos con el que est trabajando, puede crear una grfica de cuadrcula Avanzada, de Tabla cruzada u OLAP en su informe.
Diseos de grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos. Cada grfico es especialmente til para elaborar presentaciones a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes grficos se pueden usar para crear una presentacin:
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14 Creacin de grficos
Avanzado
Use la organizacin avanzada cuando tenga diferentes valores de grficos o cuando no tenga ningn campo de resumen o grupo en el informe. El diseo de grfico Avanzado admite uno o dos campos de condicin: con estos campos de condicin, se pueden crear grficos 2D, 3D o circulares. Otras funciones especficas del esquema de Detalle incluyen: Los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o especificado, as como segn N superiores u Organizar totales. Se pueden trazar valores para cada registro. Se pueden trazar valores como total general para todos los registros. Los grficos se pueden basar en campos de frmula y de total acumulado.
Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen.
Tablas cruzadas
Use el diseo de tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas. Un grfico de tablas cruzadas utiliza los campos de la tabla cruzada en sus campos de condicin y de resumen.
OLAP
El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula OLAP. Un grfico OLAP utiliza los campos de la tabla cuadrcula OLAP para los campos de condicin y de resumen.
Tipos de grficos
Diferentes conjuntos de datos son particularmente aptos para ciertos tipos de grficos. A continuacin hay una vista general de los tipos de grficos principales y sus usos ms comnes.
Barra
La mayora de los grficos de barras (tambin conocidos como grficos de columnas) se utilizan para presentar o comparar varios conjuntos de datos. Dos grficos de barras tiles son el grfico de barras Lado a lado y el grfico de Barras apiladas. Grfico de barras Lado a Lado
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El grfico de barras Lado a Lado muestra los datos como serie de barras verticales. Este tipo de grfico es ms adecuado para representar los datos de varios conjuntos a travs de un perodo de tiempo (por ejemplo, las cifras de ventas del ao pasado en AZ, CA, OR y WA). Grfico de barras Apiladas Un grfico de barras apiladas muestra los datos como serie de barras verticales. Use este tipo de grfico para mejor representar tres series de datos, cada una de las cuales es representada por un color apilado en una sola barra (por ejemplo, las ventas de 1994, 1995 y 1996).
Lnea
Este grfico presenta sus datos como una serie de puntos conectados por una lnea. El grfico de lnea se usa mejor con los datos de un gran nmero de grupos (por ejemplo, las ventas totales a travs de varios aos pasados).
Area
Un grfico de rea muestra sus datos como reas llenas de colores o diseos. Use este tipo de grfico para representar los datos de un nmero de grupos limitados (por ejemplo, el porcentaje de las ventas totales de CA, AZ, OR y WA).
Grfico circular
Un grfico circular muestra los datos como un crculo dividido en secciones de colores o diseos. Este tipo de grfico se usa solamente con un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de las ventas para el inventario completo). Tambin est disponible un grfico Circular Mltiple y un grfico Circular 3D.
Grfico de anillos
El grfico de Anillo es similar al grfico circular y muestra los datos como secciones de un crculo o anillo. Si, por ejemplo, usted ha graficado las ventas por regin en un informe, vera el nmero total de ventas (la cifra) en el centro del anillo, y vera las regiones como secciones del anillo en colores. Como con el grfico circular, tiene la opcin de elegir mltiples grficos de anillo para mltiples grupos de datos.
Grfico de ascensin 3D
Un grfico de ascensin 3D presenta sus datos en una serie de objetos tresdimensionales, alineados lado a lado, en un plano de tres dimensiones. Este tipo de grfico es excelente para mostrar los puntos extremos de los datos en su informe. Por ejemplo, la diferencia de ventas entre pases es visualmente dinmica cuando se representa en este grfico.
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Grfico de superficie 3D
Este tipo de grfico presenta una vista topogrfica de conjuntos de datos mltiples. Si, por ejemplo, usted necesita un grfico para mostrar el nmero de ventas por cliente por pas, y lo quiere de manera visualmente dinmica y de formato relacional, podra considerar un grfico de superfcie 3D.
Grfico de dispersin XY
El grfico de Dispersin XY es esencialmente una coleccin de puntos trazados los cuales representan datos especficos en una fuente de informacin. Este grfico hace posible que el usuario considere una esfera mayor de datos con el propsito de determinar algunas tendencias. Por ejemplo, si usted registra informacin sobre clientes, incluyendo ventas, productos, pases, meses y aos, usted entonces tiene una coleccin de puntos trazados que representan la fuente de informacin de clientes. Poder ver todos estos datos en un grfico de dispersin XY le permitir especular por qu ciertos productos se estn vendiendo mejores que otros o por qu ciertas regiones tienen ms compras que otras.
Grfico de radar
Este grfico coloca los datos de grupo, tales como pases o clientes, en el permetro del radar. El grfico de radar entonces ubica valores nmericos, aumentando en valor, desde el centro del radar hasta el permetro. De esta forma, el usuario puede determinar, con solo un vistazo, cmo los datos de grupo especficos estn relacionados con todos los datos del grupo.
Grfico de burbujas
El grfico de burbujas (extensin del grfico de dispersin XY) se utiliza para presentar los datos como una serie de burbujas, donde el tamao de cada burbuja es proporcional a la cantidad de datos. Un grfico de este tipo sera muy efectivo para mostrar el nmero de productos vendidos en cierta regin.
Grfico de stock
Este tipo de grfico presenta los valores altos y bajos relacionados con unos datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas. Nota: Crystal Reports ofrece dos formatos posibles para los grficos de cotizaciones: Alto bajo y Alto bajo abierto cerrado. Cada uno de estos tipos requiere una serie de valores en el orden que su nombre especifica.
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Eje numrico
Un grfico de eje numrico es un grfico de barras, de lneas o de rea que utiliza un campo numrico o un campo de fecha/hora como campo A cambio de. Los grficos de eje numrico proporcionan un medio para aplicar una escala a los valores del eje X, crendose de este modo un eje X numrico verdadero o un eje X de fecha/hora verdadero.
Indicador
Un grfico de este tipo se utiliza para presentar grficamente los valores como puntos en un indicador. Los grficos de indicador, al igual que los grficos circulares, se suelen utilizar para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas del inventario completo).
Gantt
Un diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una representacin grfica de una programacin. El eje horizontal muestra un perodo de tiempo, mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o de eventos. Las barras horizontales del grfico representan secuencias de eventos y perodos de tiempo correspondientes a cada elemento del eje vertical. Cuando se crea un diagrama de Gantt slo se deberan utilizar campos de fecha. El campo elegido para el eje de datos se debe establecer en Para cada registro y los campos de fecha inicial y final se deben agregar al rea Mostrar valores de la ficha Datos del Asistente de grficos.
Grfico de embudo
Los grficos de embudo se suelen usar para representar etapas en un proceso de ventas. Por ejemplo, la cantidad de ingresos potenciales para cada etapa. Este tipo de grfico tambin puede resultar til para identificar reas de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organizacin. Un grfico de embudo se asemeja a un grfico de barras apiladas en que representa el 100% de los valores de resumen para los grupos incluidos en el grfico.
Ubicacin de un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son impresos. Por ejemplo, si ubica un grfico en la seccin Encabezado de informe, el grfico incluye datos de todo el informe. Si lo ubica en la seccin Encabezado de grupo o Pie de Grupo, muestra datos especficos del grupo. Nota: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar grficos en los subinformes. Consulte Subinformes en la pgina 417.
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Profundizacin con grficos

Los grficos no son slo una poderosa herramienta para presentar datos, sino que tambin son una herramienta de anlisis muy poderosa. Desplace el cursor sobre una seccin del grfico de grupos en la ficha Vista previa, de modo que el puntero se convierta en el cursor de profundizar y, a continuacin, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa seccin del grfico.
Profundizacin con leyendas

Si el grfico consta de uno o ms campos de grupo, puede usar la leyenda de grfico para profundizar en grupos individuales. Haga doble clic en el cursor de profundizacin en los marcadores y en el texto de la leyenda para ver los detalles acerca de esa seccin del grfico.
Creacin de grficos
Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada)
La organizacin avanzada le permite crear un grfico basado en valores especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen de los valores del campo resumido. Usando La organizacin avanzada se puede crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los valores que aparecen en la seccin Detalles de su informe. Para crear La organizacin avanzada necesita especificar dos cosas: Condiciones (puede haber dos). Valores (puede haber varios).
Condition
La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, un grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado. Tambin es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para todos los registros.
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Creacin de grficos
Valor
El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico que muestre las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado ser el valor.
Para crear un grfico sobre un campo de detalle o de frmula

1 En el men Insertar, haga clic en Grfico. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de grficos. 2 En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de grficos en la pgina 257. 3 Seleccione Configurar automticamente opciones de grfico si desea que el Asistente de grfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 4 Haga clic en la ficha Datos.
5 En el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha seleccionado.
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6 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar grfico, especifique cuntas veces aparece su grfico en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. 7 En el rea Datos, especifique los campos de la base de datos que desea usar como condiciones. Puede seleccionar A cambio de en la lista y agregar despus hasta dos de estos campos de base de datos en el cuadro situado debajo de la lista. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de grfico le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea usar como valores a la lista Mostrar valores. 9 Active la casilla de verificacin No resumir si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores del grfico correspondientes a un campo de frmula. 10 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 11 Haga clic en la ficha Texto. 12 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 13 Haga clic en Aceptar. El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo, segn las opciones seleccionadas. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo)

Muchos de los grficos que usted crear, estarn basados en resmenes o subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos grficos debe haber insertado un resumen o un subtotal en un encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Para obtener ms informacin sobre cmo se insertan resmenes y subtotales, vea Resumen de datos agrupados en la pgina 164 y Clculo de subtotales en la pgina 168.
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Creacin de grficos
Para crear un grfico sobre un campo de resumen o de subtotal

1 En el men Insertar, haga clic en Grfico. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 2 En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de grficos en la pgina 257. 3 Seleccione Configurar automticamente opciones de grfico si desea que el Asistente de grfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 4 Haga clic en la ficha Datos. 5 En el rea Organizacin, haga clic en Grupo, si an no est seleccionado. 6 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar grfico, especifique cuntas veces aparece su grfico en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. Nota: La lista Ubicar grfico incluye todos los grupos del informe que tienen campos de resumen, excepto el grupo ms interno. 7 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico, luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico. 8 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 9 Haga clic en la ficha Texto. 10 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 11 Haga clic en Aceptar. El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo, segn las opciones seleccionadas. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
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Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada)

Crystal Reports permite incluir en el informe de tablas cruzadas un grfico basado en valores resumidos. Por ejemplo, en un objeto de tablas cruzadas que muestre el nmero total de un cierto producto vendido en cada regin de los Estados Unidos, tal vez quiera incluir un grfico que muestre el porcentaje de ventas correspondiente a cada regin para ese producto. Para crear un grfico de tablas cruzadas debe tener, por supuesto, un objeto de tablas cruzadas en su informe. Para obtener ms informacin, consulte Objetos de tablas cruzadas en la pgina 303.
Para crear un grfico sobre un resumen de tabla cruzada

1 Seleccione la tabla cruzada en la que desea crear el grfico. 2 En el men Insertar, haga clic en Grfico. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 3 En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de grficos en la pgina 257. 4 Seleccione Configurar automticamente opciones de grfico si desea que el Asistente de grfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 5 Haga clic en la ficha Datos. 6 En el rea Organizacin, haga clic en Tabla cruzada, si an no est seleccionado. 7 En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. Nota: Las veces que aparece el grfico en el informe dependen de dnde se ha colocado el campo de resumen de la tabla cruzada. 8 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico. 9 Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. 10 En la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico.
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Creacin de grficos
11 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 12 Haga clic en la ficha Texto. 13 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 14 Haga clic en Aceptar. El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo, segn las opciones seleccionadas. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP)

Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrcula OLAP. Para poder crear un grfico OLAP, primero debe tener una cuadrcula OLAP en su informe. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de un informe OLAP en la pgina 323.
Para crear un grfico sobre un cubo OLAP

1 Seleccione la cuadrcula OLAP sobre la que desea crear el grfico. 2 En el men Insertar, haga clic en Grfico. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 3 En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de grficos en la pgina 257. 4 Seleccione Configurar automticamente opciones de grfico si desea que el Asistente de grfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 5 Haga clic en la ficha Datos. 6 En el rea Organizacin, haga clic en el botn OLAP, si an no est seleccionado.
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7 En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. Nota: La frecuencia con la que aparezca el grfico en el informe depender de la seccin del informe en la que se haya colocado la cuadrcula OLAP. 8 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo sobre el que desea basar su grfico. 9 Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 3 admite un campo de grficos secundario. 10 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 11 Haga clic en la ficha Texto. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 12 Haga clic en Aceptar. El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo, segn las opciones seleccionadas. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
Trabajo con grficos

Despus de crear un grfico, se le puede agregar un ttulo, encabezados o una leyenda, as como cambiar las fuentes o incluso el tipo de grfico. Crystal Reports proporciona varias opciones para trabajar con grficos existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee en la lista siguiente: Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos en la pgina 268 Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico en la pgina 268 Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas en la pgina 270 Organizacin automtica de grficos en la pgina 270 Aplicacin de formato a grficos en la pgina 271 Uso de la funcin de subyacer en grficos en la pgina 272
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Trabajo con grficos
Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos

La edicin de grficos con el Asistente de grficos permite volver al asistente en el que se dise el grfico. Se pueden modificar bastantes opciones originales, como el tipo de grfico que se va a presentar, los datos en que se basa el grfico, etc.
Para editar un grfico usando el Asistente de grfico

1 Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Asistente de grfico. 3 En el cuadro de dilogo Asistente de grfico, efecte los cambios deseados. 4 Haga clic en Aceptar.
Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico

Algunas de las opciones de edicin disponibles en el Asistente de grficos tambin aparecen directamente en el men Opciones de grfico. Este men, el cual aparece al hacer clic con el botn secundario sobre un grfico, tambin contiene numerosas opciones de formato avanzadas. Los siguientes procedimientos muestran cmo obtener acceso a las diversas opciones de ese men. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar estas funciones, haga clic en Ayuda en los diversos cuadros de dilogo. La Ayuda de grficos (chart.chm) se instala de forma predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos comunes\Crystal Decisions\2.5\bin\ChartSupport\Help.
Para elegir un nuevo tipo de grficos

1 Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico, y, a continuacin, seleccione Plantilla en el submen. 2 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Elegir un tipo de grfico, seleccione la ficha Galera y elija el grfico en la lista de tipos de grficos estndar que se muestra.
Para aplicar una nueva plantilla

1 Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico, y, a continuacin, seleccione Plantilla en el submen. 2 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Elegir un tipo de grfico, seleccione la ficha Personalizado y elija el grfico en la lista de tipos de grficos personalizados. Las opciones de la ficha Personalizado representan subdirectorios de \Archivos
de programa\Archivos comunes\Crystal Decisions\2.5\ChartSupport\Templates
donde se almacenan los archivos de grficos personalizados. Nota: Los grficos personalizados slo estn disponibles si se seleccion la opcin Creacin de grficos personalizados al instalar Crystal Reports.
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Para cambiar el formato de un grfico

1 Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione General en el submen. 2 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar el formato general, el esquema, el aspecto del grfico, etc.
Para cambiar las opciones de series

1 Seleccione un elevador (rea, barra, lnea, marcador, sector circular, etc.) o un marcador de leyenda. 2 Haga clic con el botn secundario sobre el rea especificada, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione Series en el submen. Nota: La opcin Series no aparece disponible si no ha seleccionado un elevador o marcador como se describe en el paso anterior. 3 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar el formato general de la serie, las etiquetas, etc.
Para cambiar las opciones de Cuadrculas y escalas de eje numrico

1 Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione Cuadrcula en el submen. 2 Haga clic sobre la ficha apropiada para cambiar escalas, etiquetas, nmeros, etc. Nota: Existen dos conjuntos de fichas en el cuadro de dilogo Cuadrculas y escalas de eje numrico: las fichas de la izquierda, donde se elige el eje con el que se desea trabajar, y las fichas de la parte superior, donde se elige el tipo de informacin al que se desea dar formato.
Para cambiar los ttulos de un grfico

Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione Ttulos en el submen.
Para dar formato a un objeto de grfico seleccionado

1 Seleccione una lnea, un rea o un objeto de texto en el grfico. 2 Haga clic con el botn secundario sobre el objeto especificado, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione Elemento seleccionado en el submen. 3 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la fuente, la lnea o el relleno.
Para elegir un ngulo de visin para un grfico 3D

Haga clic con el botn secundario sobre el grfico, seleccione Opciones de grfico y, a continuacin, seleccione ngulo de visualizacin en el submen.
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Trabajo con grficos
Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas

En la ficha Vista previa puede encontrar comandos para aplicar zoom a grficos de barras y grficos de lneas del informe. Puede aplicar zoom a estos tipos de grficos en todo momento, siendo cada vez conocido como especfico de instancia. Si decide guardar la instancia del grfico sobre la que se ha aplicado zoom, debe guardar los datos con el informe.
Para aplicar zoom a un grfico de barras o de lneas

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en el grfico de barras o de lneas para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Aumentar.. 3 Arrastre el cursor de aumento en torno a una seccin del grfico para encerrarla dentro del rectngulo de seguimiento. La seccin seleccionada del grfico aumenta de tamao. 4 Repita el paso anterior para aumentar ms el tamao. Nota: Para ver reas adyacentes en una vista de grfico ampliada (por ejemplo, barras contiguas en un grfico de barras), use la opcin Panormica del men contextual. Mueva el cursor de panormica hacia la derecha o hacia la izquierda para desplazarse en esa direccin. 5 Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn derecho en el grfico para abrir el men contextual. 6 En el men contextual, haga clic en Reducir. 7 Con el cursor de reduccin, haga clic en el grfico. El grfico disminuye un nivel de ampliacin. 8 Haga clic nuevamente en el grfico para volver a aplicar este zoom.
Organizacin automtica de grficos

Si mueve o cambia el tamao de objetos de grfico en la ficha Vista previa, seleccione la funcin Organizacin automtica del grfico para restablecer el grfico.
Para organizar automticamente un grfico

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el grfico para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Organizacin automtica del grfico. Crystal Reports restablece el tamao y la posicin originales del grfico.
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Aplicacin de formato a grficos

Modificacin del borde de un grfico
1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato a grfico. 3 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. 4 Cambie el estilo de lnea, color, color de fondo y agregue o quite una sombra del borde del grfico. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
Aplicacin de formato condicional a un grfico

1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Asistente de grfico. 3 Desactive la opcin Establecer opciones de grficos automticamente si est activada y haga clic en la ficha Opciones. 4 En el rea Color del grfico, seleccione Color. Para establecer formato de color condicional, haga clic en el botn Formato y use el Asistente para formato de colores del grfico para establecer las condiciones que desee. Para obtener informacin sobre el asistente, busque en la Ayuda en lnea el tema Asistente para formato de colores del grfico. Nota: La opcin para aplicar formato condicional no est disponible en todos los tipos de grfico. Un grfico de rea debe tener dos valores A cambio de para que aparezca el formato condicional. Si se trata de un grfico de lneas, ste debe tener marcadores de datos antes de ver el formato condicional. Despus de aplicar formato condicional, se debe seleccionar Color por grupos en la ficha Apariencia del cuadro de dilogo Opciones de grfico antes de ver el formato. Para establecer esta opcin, haga clic con el botn secundario en el grfico, seleccione Opciones de grfico en el men contextual y seleccione el comando General del submen. Esta nota es aplicable a grficos de lneas, de elevador 3D y de superficie 3D con un campo A cambio de, as como a grficos de barras, de eje numrico, de superficie 3D, de radar, de stock y a grficos con dos resmenes. 5 Haga clic en Aceptar.
271
Trabajo con grficos
Modificacin del texto de la leyenda de un grfico

1 En la ficha Vista previa, haga clic en el texto de la leyenda del grfico para seleccionarlo. Sugerencia: Asegrese de seleccionar el texto y no la leyenda completa. 2 Haga clic con el botn secundario en el texto de la leyenda y seleccione Editar etiqueta de ejes en el men contextual. 3 En el cuadro de dilogo Alias de etiquetas, agregue el texto que desee ver en el campo Etiqueta mostrada. 4 Haga clic en Aceptar.
Uso de la funcin de subyacer en grficos

Considerando que los grficos slo se imprimen en ciertas reas y secciones de su informe la propiedad de expansin hace la creacin de grficos mucho ms extraordinaria que nunca. Ahora, para poder comprender mejor los datos, en lugar de imprimir el grfico primero y luego los datos que representa, usted puede ubicar el grfico junto a ellos. As es como se ve su informe cuando subyace un grfico con datos de informe.
Para subyacer un grfico

1 Cree su grfico y colquelo en la seccin Encabezado de informe. Consulte Creacin de grficos en la pgina 261. 2 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. 3 En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe y, a continuacin, active la casilla de verificacin Situar debajo las secciones siguientes. 4 Haga clic en Aceptar. Crystal Reports vuelve al informe. El grfico ahora subyace las secciones debajo de s. 5 Si es necesario, mueva o cambie el tamao del grfico.
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Creacin de mapas
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Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos.
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Conceptos bsicos de la creacin de mapas

Introduccin general sobre la creacin de mapas
Con Crystal Reports se pueden incluir mapas geogrficos profesionales en los informes. Los mapas ayudan a analizar los datos de un informe e identificar tendencias con ms eficiencia. Por ejemplo, podra crear un mapa para representar ventas por regin. Entonces sera fcil: Usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos. Ajustar la apariencia y el diseo del mapa, lo que permite identificar mejor las tendencias. Profundizar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes.
Presentaciones de mapa
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear un mapa:
Avanzado
Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa mltiples, en lugar de slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe.
Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe.
Tablas cruzadas
Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir de un objeto de tablas cruzadas. Un mapa de tabla cruzada no requiere campos de grupo o de resumen.
OLAP
Use la organizacin OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrcula OLAP. Un mapa OLAP no requiere de campos de grupos o de resumen. Nota: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado, aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
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15 Creacin de mapas
Tipos de mapas
El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos, cada cual est diseado para una estrategia diferente de anlisis de datos. Al decidir qu tipo de mapa se adapta mejor al informe, debe considerar el tipo de datos que desea analizar. Por ejemplo, si desea que el mapa muestre un elemento de datos por cada divisin geogrfica (ciudad, estado, pas, etc.), entonces puede usar un mapa en rangos, de densidad de puntos o graduado. Ahora, si desea que el mapa muestre ms de un valor por cada nueva divisin geogrfica, entonces es preferible usar un mapa de grfico circular o un mapa de grfico de barras. A continuacin hay una vista general de los tipos de mapas principales y sus usos ms comunes.
En rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color especfico para cada rango y despus pone una clave de color en cada rea geogrfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra crear un mapa para mostrar las Ventas del ao pasado por Regin. Si tiene ventas de cero a 100.000, el mapa podra contener cinco rangos con intervalos equivalentes, cada uno con 20.000. Podra utilizar tonos del color rojo (que van del rojo oscuro al claro) para poner una clave de color en cada regin, de acuerdo con las cifras de ventas. Entonces podra usar este mapa para descubrir dnde hay mayores ventas. Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn entre cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo, California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como 98,000). Este mapa sera una representacin de los datos muy distorsionada. Un mapa ms til tendra rangos como 0 - 5000, 5000 - 10000, 10000 - 15000, 15000 - 20000 y por encima de 20000. Es importante definir con cuidado los rangos. Nota: El valor final de cada divisin se repite como valor inicial de la divisin siguiente; el valor real se incluye en el grupo que inicia. Es decir, los rangos del ejemplo anterior son realmente: 0-4999, 5000-9999, etc. Encontrar opciones de rangos diferentes: La cuenta es igual Esta opcin asigna intervalos de modo que el mismo nmero de regiones (o el nmero ms prximo posible a ste) aparezca en cada intervalo. En otras palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del mapa sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica de los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen. Los rangos son iguales Esta opcin asigna intervalos de modo que los valores de resumen en cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
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Interrupcin natural Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio de esos valores, por cada intervalo. Desviacin estndar Esta opcin asigna intervalos de modo que el intervalo medio se interrumpe en la media (o promedio) de los valores de los datos, y los intervalos por encima y por debajo del rango medio estn una desviacin estndar por arriba o por debajo de la media. La desviacin estndar es la raz cuadrada de la varianza. Esto proyecta cmo varios valores en un conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto.
Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un elemento especificado. Por ejemplo, un mapa de Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nacin. En un estado como Tennessee no habra ningn punto. En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible contar los puntos del mapa ya que su dispersin sera bastante amplia. El propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto, proporcionar una impresin general de la distribucin de un elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE.UU. tomada por un satlite, donde es posible ver las luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy precisa para impartir informacin (particularmente si usted tiene un gran nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una impresin de la distribucin de algo.
Graduado
Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que muestra un smbolo por instancia de un elemento especificado. El smbolo, es un crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente si prefiere. Cada smbolo es proporcional en tamao al valor del elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaos). Un mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso de regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para presentar datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de reas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo, un mapa de una regin individual podra usar crculos graduados para representar las ventas de cada sucursal. El tamao de cada crculo sera proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal que representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra representarse con un crculo grande, mientras que una que produce $20,000 se indicara con un crculo
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15 Creacin de mapas
pequeo. As que, un mapa de graduacin ofrece una representacin ms eficiente de datos por puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza smbolos de distintos tamaos en lugar de colores para distinguir variaciones en los valores de los elementos representados.
Grfico circular
Un mapa de grfico circular muestra un grfico circular sobre cada rea geogrfica. Los grficos circulares representan elementos de datos los cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo representa un elemento individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento en relacin con el total. Por ejemplo, usted podra crear un mapa de grficos circulares para mostrar los tipos de combustibles de calefaccin por regin. Pueden haber cuatro tipos de combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada crculo): electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles de calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington probablemente utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del crculo) de electricidad debido a la abundancia de energa hidrolgica de esa regin, mientras que Idaho probablemente utiliza un porcentaje ms alto (una seccin grande del crculo) de gas natural. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin de varios elementos dentro de una regin en particular. Tambin puede especificar que los grficos circulares tengan tamaos proporcionados, con tal de que, como con los smbolos en un mapa de graduacin, los grficos circulares aparezcan de varios tamaos, dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite comparar los totales entre regiones.
Grfico de barras
Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico circular, pero puede resultar ms til para ciertos conjuntos de datos. Tpicamente, usted usara un mapa de grfico de barras para elementos que no suman el 100% (eso es, para elementos de datos que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no estn relacionados). Por ejemplo, podra crear un mapa de grfico de barras para representar el uso de combustibles de calefaccin por regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de combustibles: electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa podra contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no constituyen un todo. Puede ser que hayan otros tipos de combustibles en uso en estas regiones, tales como lea, pero este mapa slo est interesado en los primeros tres. Adems, el propsito del mapa es comparar el uso, en cada regin, de cada tipo de combustible con el uso en el resto de las regiones. En un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se podran mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada regin, y aunque as puede comparar los porcentajes de cada regin, probablemente no sera posible comparar los valores actuales para cada regin, ya que cada regin tendra el mismo valor total (100%).
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Creacin de mapas
Dnde ubicar un mapa

Cuando elije dnde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos que sern incluidos en el mapa. Por ejemplo, si ubica el mapa en la seccin del encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe completo. En cambio, si ubica el mapa en una seccin de encabezado de grupo o pie de grupo, los datos mostrados sern especficos a esa seccin. Su eleccin tambin determina si el mapa ser impreso slo una vez para el informe completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un grupo especfico. Nota: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar mapas en los subinformes.
Profundizacin con mapas

La asignacin de mapas no slo es una manera poderosa para presentar datos, sino tambin es una herramienta poderosa de anlisis. Desplace el cursor sobre una seccin del mapa en la ficha Vista previa de modo que el puntero se convierta en el cursor de Profundizar y, a continuacin, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa seccin del mapa. Nota: Si traspasa en una regin que no tiene datos asociados, recibir el siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de regin}".
Creacin de mapas
El proceso de creacin de mapas vara dependiendo de los datos que usa. Las siguientes secciones detallan el proceso de creacin de mapas para cada organizacin de mapa.
Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado)

La organizacin avanzada permite crear un mapa basado en valores especficos. Usando la organizacin avanzada, se puede crear un mapa sin necesidad de un campo de resumen usando los valores que aparecen en la seccin Detalles del informe. Para crear un mapa basado en la organizacin avanzada, se deben especificar dos cosas: Condiciones (puede haber dos). Valor (slo debe haber un valor).
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15 Creacin de mapas
Condition
La condicin se usa para indicar dnde se trazan los datos en un mapa. Esta condicin debe ser un campo de cadena. Para que se genere un mapa, el campo debe contener informacin geogrfica. Por ejemplo, el mapa que muestra las ventas del ao pasado correspondientes a cada pas usa el campo Pas como condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el pas), se resalta esa rea del mapa.
Valor
La organizacin avanzada utiliza el valor para indicar qu informacin se registra cuando se resalta el rea del mapa. Por ejemplo, si se desea crear un mapa que muestre las ventas del ao pasado correspondientes a los pases, el valor sera el campo Ventas del ao pasado.
Para crear un mapa sobre un campo de detalle

1 En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2 En la ficha Datos, en el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha seleccionado.
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Creacin de mapas
3 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. 4 En el rea Datos, agregue el campo de base de datos sobre el que desea basar su mapa al Campo geogrfico. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de mapa le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. Nota: Debe crear un mapa sobre un campo geogrfico, como Ciudad, Regin o Pas; de lo contrario, Crystal Reports no podr generar su mapa. 5 Agregue el campo de base de datos que desea que aparezca con cada cambio al campo A cambio de. 6 Agregue los campos de base de datos que desea usar como valores a la lista Valores de mapa. 7 Active la casilla de verificacin No resumir valores si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores de mapa correspondientes a un campo de frmula. 8 Haga clic en la ficha Tipo.
9 Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (de rangos, de densidad de puntos, graduado, de grfico circular o de grfico de barras). Consulte Tipos de mapas en la pgina 275. 10 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 11 Haga clic en la ficha Texto.
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15 Creacin de mapas
12 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 13 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. 14 Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 15 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin de grupo)

Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de grupo, en el cual se muestra un resumen (tal como Ventas del ao pasado) sobre los cambios en un campo geogrfico (tal como Regin). Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe.
Para crear un mapa sobre un grupo

1 En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa. 2 En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Grupo, si an no est seleccionado. 3 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. 4 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su mapa, luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su mapa. 5 Haga clic en la ficha Tipo. 6 Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (por rangos, densidad de punto o graduado). Consulte Tipos de mapas en la pgina 275. 7 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 8 Haga clic en la ficha Texto.
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Creacin de mapas
9 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 10 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. 11 Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 12 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (organizacin de tabla cruzada)

Con el esquema de tablas cruzadas, es posible crear un mapa a partir de un campo de resumen de tablas cruzadas. Por ejemplo, con unas tablas cruzadas que presentan el nmero total de artculos vendidos de un producto en cada regin de Estados Unidos, usted podra incluir un mapa para mostrar el porcentaje de las ventas totales del producto, proporcionado por cada regin. Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas, primero debe tener las tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin sobre tabla cruzadas, consulte Objetos de tablas cruzadas en la pgina 303.
Para crear un mapa sobre un resumen de tabla cruzada

1 En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa. 2 En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Tabla cruzada, si an no est seleccionado. 3 En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. 4 En la rea Datos, de la lista desplegable Mostrar campo geogrfico, seleccione el campo geogrfico que desea mostrar. Este campo proveer las reas geogrficas del mapa. 5 Tambin puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del cual crear el mapa, de la lista desplegable Subdividido por. Crystal Reports usa este campo para subdividir los grficos circulares o de barras que aparecen en el mapa.
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15 Creacin de mapas
6 En la lista Asignar, haga clic en un campo de resumen para proporcionar los datos numricos a su mapa. 7 Haga clic en la ficha Tipo. 8 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Consulte Tipos de mapas en la pgina 275. Si va a crear el mapa a partir de un solo campo, asegrese de seleccionar Ninguno en la lista Subdividido por y elegir a continuacin uno de estos tipos de mapa: En rangos, Densidad de puntos o Graduado. Si va a crear el mapa a partir de dos campos, asegrese de seleccionar un campo adicional en la lista Subdividido por y elegir a continuacin uno de estos tipos de mapa: Grfico circular o Grfico de barras. 9 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 10 Haga clic en la ficha Texto. 11 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 12 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. 13 Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 14 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP)

Usando la organizacin OLAP puede crear un mapa sobre una cuadrcula OLAP. Para poder crear un mapa OLAP, primero debe tener una cuadrcula OLAP en su informe. Para obtener ms informacin acerca de las cuadrculas OLAP, consulte Creacin de un informe OLAP en la pgina 323.
Para crear un mapa sobre un cubo OLAP

1 En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa. 2 En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en OLAP, si an no est seleccionado.
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Trabajo con mapas
3 En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. 4 En el rea Datos, haga clic en la lista A cambio de y seleccione el campo sobre el que desea basar su mapa. Nota: Este campo debe contener informacin geogrfica, como Pas. 5 Si es necesario, haga clic en la lista Subdividido por y seleccione una fila o columna secundaria para incorporar en su mapa. Nota: Elegir subdividir por un campo de mapa secundario, la fila o la columna, afectar a los tipos de mapas disponibles en el paso 8. 6 Haga clic en la ficha Tipo. 7 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Si no hay ningn campo de mapa secundario, puede elegir En rangos, Densidad de puntos o Graduado; si hay un campo de mapa secundario, puede elegir Grfico circular o Grfico de barras. Consulte Tipos de mapas en la pgina 275. 8 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 9 Haga clic en la ficha Texto. 10 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 11 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. Nota: Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en el mapa, o haga clic en Especificar para introducir su propio ttulo y subttulo de leyenda. 12 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 4.
Trabajo con mapas

Despus de crear un mapa, se puede poner un ttulo, encabezados y una leyenda, y tambin se pueden cambiar las fuentes o incluso el tipo de mapa. Crystal Reports proporciona numerosas opciones para trabajar con mapas existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee de la lista siguiente: Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa en la pgina 285 Cambio del ttulo del mapa en la pgina 285 Cambio del tipo de mapa en la pgina 285 Cambio de las capas del mapa en la pgina 286 Solucin de inconsistencias de datos en la pgina 287
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15 Creacin de mapas
Modificacin del mapa geogrfico en la pgina 288 Aplicacin de zoom a un mapa en la pgina 288 Panormica de un mapa en la pgina 289 Centrar un mapa en la pgina 289 Ocultar y visualizar el navegador de mapa en la pgina 289 Formato de mapas en la pgina 290 Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas en la pgina 290
Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa

La edicin de mapas con el Asistente de mapa permite volver al asistente en el que se dise el mapa. Se pueden modificar bastantes opciones originales, como el tipo de mapa que se va a presentar, los datos en que se basa el mapa, etc. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, puede fcilmente abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones.
Para editar un mapa usando el Asistente de mapa

1 Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Asistente de mapa. 3 En el cuadro de dilogo Experto de mapa, realice los cambios deseados. 4 Haga clic en Aceptar.
Cambio del ttulo del mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, elija Ttulo. 3 En el cuadro de dilogo Cambiar ttulo del mapa, ingrese un nuevo ttulo. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio del tipo de mapa

Se puede cambiar el tipo de mapa y establecer las propiedades del mismo directamente desde el men que aparece cuando se hace clic con el botn secundario en un mapa en la ficha Vista previa. Por ejemplo, si desea ver el aspecto que tendran los datos de un mapa de rangos si se presentase en un mapa de densidad de puntos, puede reorganizar el mapa sin tener que regresar al Asistente de mapa y cambiar el formato.
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Trabajo con mapas
Para cambiar el tipo de mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, elija Tipo. Aparece el cuadro de dilogo Personalizar mapa. 3 En la lista Tipo de mapa, haga clic en el nuevo tipo de mapa. 4 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su nuevo mapa. Las propiedades disponibles varan dependiendo del mapa seleccionado. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio de las capas del mapa

En Crystal Reports, los mapas se componen de diversas capas. Puede apilar estas capas unas sobre otras con el fin de crear un mapa ms detallado. Por ejemplo, puede que desee ver los nombres de las ciudades principales de cada pas; para ello, puede agregar una capa que contenga nombres de ciudades. Esta capa residira sobre el mapamundi bsico a fin de proporcionar informacin ms detallada. Puede especificar cul de las capas del mapa que se han proporcionado desea ver y reorganizar el orden de las capas seleccionadas.
Para cambiar las capas del mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, elija Capas. Aparece el cuadro de dilogo Control de capa.
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15 Creacin de mapas
3 En la lista Capas, haga clic en Arriba o Abajo para organizar el orden de las capas del mapa. Tenga en cuenta que algunas capas del mapa contienen secciones que no son transparentes y pueden oscurecer los detalles de otras capas. Por ejemplo, la capa Ocano no es transparente en su mayor parte; si la sita en la parte superior de la lista de capas, sta bloquear muchas de las capas restantes (dichas capas parecen haber desaparecido, pero simplemente las ha oscurecido la capa Ocano). 4 En el rea Propiedades, establezca las propiedades para cada capa, especificando si sta es visible y si se etiqueta automticamente. La opcin Visible especifica si la capa aparece o no. La opcin Etiquetas automticas especifica si aparecen etiquetas automticas predefinidas (por ejemplo, etiquetas para los nombres de las ciudades principales del mundo). 5 Si es necesario, haga clic en Mostrar para abrir el cuadro de dilogo Mostrar propiedades. Use este cuadro de dilogo para establecer el modo de visualizacin predeterminado y el nivel de zoom (la mxima y mnima amplificacin posible) para la capa en cuestin; a continuacin, haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Control de capa. 6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Solucin de inconsistencias de datos

Algunas veces el mapa en que trabaja usa un nombre geogrfico diferente al usado en la base de datos. Por ejemplo, un mapa de Europa puede usar Reino Unido mientras que la base de datos usa la abreviatura "R.U.". Hasta que no solucione esta inconsistencia, el mapa no podr mostrar ninguna informacin para la regin geogrfica seleccionada.
Para solucionar inconsistencias de datos

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, elija Solucionar inconsistencia. Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa. 3 Haga clic en la ficha Solucionar inconsistencia para ver una lista de los nombres geogrficos que no se corresponden entre el mapa y la base de datos. 4 En la lista Asignar este nombre de campo , haga clic en el nombre que desee solucionar. 5 Para asignar el encabezado, haga clic en una palabra clave de la lista A este nombre de mapa.
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Trabajo con mapas
6 Si hay coincidencia, haga clic en Coincidir. La nueva asignacin se mostrar en la seccin Resultados coincidentes de la ficha Solucionar inconsistencia. 7 Una vez que haya terminado de solucionar las inconsistencias de datos, haga clic en Aceptar. El mapa puede ahora mostrar datos de la regin geogrfica seleccionada.
Modificacin del mapa geogrfico

Si prefiere que sus valores de datos se presenten en un mapa geogrfico diferente, especifique sus cambios usando el cuadro de dilogo Cambiar mapa.
Para cambiar el mapa geogrfico

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Solucionar inconsistencia. Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa mostrando el nombre del mapa que est usando actualmente y una lista de posibles mapas que puede elegir. 3 En la lista Mapas disponibles, haga clic en el nuevo mapa que desee usar. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Aplicacin de zoom a un mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Aumentar.. 3 Arrastre el cursor de seleccin en torno a la seccin del mapa que desee ver. El mapa aumenta un nivel de ampliacin. 4 Arrastre otra seleccin para aumentar an ms la imagen. 5 Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn secundario en el mapa para abrir el men contextual. 6 En el men contextual, haga clic en Reducir. 7 Haga clic en el mapa. El mapa reduce un nivel de ampliacin. 8 Haga clic de nuevo en el mapa para reducir an ms la imgen.
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15 Creacin de mapas
Nota: Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier especificacin de magnificacin o movimiento que usted especifique, ser slo para esa instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un encabezado de grupo, esta operacin slo es vlida para ese encabezado de grupo. Ninguno de los otros encabezados sern cambiados. De esta forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa. Si la opcin Guardar datos con el informe est activa (men Archivo), sus opciones de magnificacin y movimiento sern guardadas con el informe. Pero si esta opcin no est activa, entonces solamente las opciones predeterminadas del mapa sern guardadas.
Panormica de un mapa
1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Panormica. 3 Arrastre el cursor de panormica a la seccin de mapa deseada.
Centrar un mapa
1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Centrar el mapa.
Ocultar y visualizar el navegador de mapa

El Navegador de mapa proporciona una versin a pequea escala del mapa mostrado actualmente para poder seleccionar reas de las que se desee tener una panormica. Esta accin permite el arrastre rpido para cambiar el foco del mapa segn se desee. Posteriormente, puede volver a ubicar el mapa en el centro del rea de presentacin usando el comando Centrar el mapa.
Puede ocultar o visualizar el Navegador de mapa.
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Trabajo con mapas
Para ocultar el navegador del mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa. El Navegador de mapa se quita de la ficha Vista previa.
Para visualizar el navegador del mapa

1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa. El Navegador de mapa se muestra en la ficha Vista previa.
Formato de mapas
Cmo cambiar el borde de un mapa
1 En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija en el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en D formato al mapa. 3 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. 4 Puede cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una sombra de fondo. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas

Ya que los mapas slo se pueden imprimir en ciertas reas y secciones de su informe,Caractersticas del rea de impresin, la caracterstica de subyacer hace que la creacin de mapas sea aun ms til. En lugar de que un mapa se imprima antes de los datos que representa, puede presentar el mapa al lado de esos datos, lo que resulta en un informe ms fcil de leer y entender.
Para subyacer un mapa

1 Haga su mapa y ubquelo en la seccin Encabezado de informe. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de mapas en la pgina 278. 2 En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
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15 Creacin de mapas
3 En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe, luego seleccione la casilla de verificacin Subyacer la seccin siguiente. 4 Haga clic en Aceptar. Crystal Reports vuelve al informe. Su mapa ahora subyace debajo de las secciones. 5 Si fuera necesario, mueva o cambie el tamao del mapa.
291
Trabajo con mapas
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OLE
16
Este captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos y otros objetos de los informes en lugar de abrir una aplicacin adicional.
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Informacin general de OLE
Informacin general de OLE

La vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) le permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otras aplicaciones (aplicaciones de servidor OLE) y luego usar dichas aplicaciones en Crystal Reports para editar los objetos, si fuera necesario. Si no estuviera usando OLE, tendra que salir de Crystal Reports, abrir la aplicacin original, cambiar el objeto, volver a Crystal Reports, eliminar el objeto insertado originalmente y finalmente insertar el objeto recientemente revisado. Nota: Si desea utilizar el informe Crystal en Crystal Enterprise o en Report Application Server (RAS), copie el archivo de origen en una carpeta de red a la que puedan tener acceso las cuentas de red bajo las que se ejecutan los servidores de procesamiento (Job Server, Page Server, RAS). Asegrese de que las cuentas de los diseadores de informes tambin tengan permiso de acceso a la carpeta de red. Cuando inserte el objeto OLE vinculado en Crystal Reports, utilice una ruta UNC.
Terminologa OLE
Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports, ser de beneficio conocer algunos de los trminos. OLE OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculamiento e Incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear compuestos, es decir, documentos que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados usando el programa original. Objeto OLE Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos que se ha creado en otro programa y que mantiene una relacin con el programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como tales, no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin. Programa contenedor OLE Un programa contenedor OLE es aqul que puede contener y procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o Excel). Crystal Reports es un programa contenedor. Documento contenedor Un documento contenedor es un documento creado con el programa contenedor y que contiene uno o ms objetos OLE. Programa servidor OLE Un programa servidor OLE es aqul que permite que sus documentos se inserten en un documento contenedor OLE como objetos OLE. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel son programas que sirven de ambos, servidores de OLE y contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden contener objetos OLE creados en otros programas.
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16 OLE
Documento servidor Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que almacena el objeto OLE original.
Tipos de objetos OLE

Objeto esttico Un objeto OLE esttico es una imagen de un objeto que se puede mostrar e imprimir, pero no se puede editar en contexto. No tiene ninguna conexin con el programa servidor. Hay dos tipos de objetos estticos: mapas de bits estticos y metarchivos estticos. Objeto incrustado Un objeto incrustado contiene una representacin del objeto as como todos los datos que definen el contenido. De igual manera, cuando modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como regla general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el objeto en el programa contenedor sin afectar el objeto original. Objeto vinculado Un objeto vinculado contiene una representacin de los datos y un vnculo con el archivo donde se origina. Como regla general, utilice objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el documento servidor cambian.
Consideraciones generales acerca de OLE

Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad de OLE. Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, se activa para su edicin y Report Designer combina sus mens y barras de herramientas con los del programa servidor del objeto. Si el programa servidor OLE no admite este comportamiento, el objeto se muestra en una ventana independiente. Cuando termine de editar, haga clic afuera del objeto y reaparecern las herramientas de Report Designer. Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa abre el programa servidor con el objeto ya listo para ser editado. No se puede editar en contexto un objeto vinculado en Crystal Reports porque se est trabajando con el objeto original. Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y como ms de una persona puede querer editarlo en un momento dado, mostrar el original en el programa servidor limita el acceso a un editor por vez.
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Cmo insertar objetos OLE en su informe
Cmo insertar objetos OLE en su informe

Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa. Puede crear un objeto nuevo o importar uno existente utilizando el comando Objeto OLE del men Insertar. Tambin de esta manera, puede colocar objetos vinculados o incrustados. La opcin Pegar especial del men Edicin puede utilizarse para copiar o cortar el objeto de un programa servidor OLE y pegarlo en un informe. Si el objeto puede ser pegado en una variedad de formatos, usted decide que formato quiere usar. Por ejemplo, cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word, puede pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el comando Pegar Especial puede ubicar tanto objetos incrustados como vinculados. Finalmente, puede arrastrar y ubicar un objeto de un programa servidor de OLE. Par ello, tiene que abrir Crystal Reports en una ventana y el programa servidor de OLE en otra y arrastrar despus el objeto entre ambos. Cuando arrastra un objeto a un informe, el objeto es incrustado en lugar de ser vinculado. . Nota: Al insertar informacin seleccionada (secciones de grandes archivos), es mejor usar las opciones Copiar y Pegar especial, o la edicin mediante arrastrar y colocar. Al insertar archivos completos, haga clic en Objeto OLE del men Insertar.
Cmo arrastrar y ubicar objetos OLE

Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su computadora u otro programa similar que puede ser un programa servidor de OLE. 1 Abra los programas Crystal Reports y Microsoft Excel y ajuste el tamao de sus ventanas para que ambos estn visibles en la pantalla. Es necesario que pueda ver el origen y el destino del objeto. 2 Abra un informe existente de Crystal Reports. 3 En Excel origine una hoja de clculo sencilla, colocando nmeros del uno al diez en las celdas A1 a A10. 4 Resalte las celdas A1 a A10. 5 Mueva el puntero a la orilla izquierda de las celdas resaltadas hasta que el puntero se transforme en una flecha. 6 Presione el botn del mouse y mantngalo presionado. Esto prepara las celdas para ser movidas. Como nicamente quiere copiar las celdas, presione la tecla Ctrl y tambin mantngala presionada.
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16 OLE
7 Ahora arrastre las celdas a la seccin Detalles del informe en Crystal Reports y, una vez que las celdas estn ubicadas, suelte el botn del mouse y la tecla Control. 8 Haga clic con el botn derecho en el objeto de hoja de clculo, y cuando el men contextual aparezca ver que est identificado como un objeto OLE y que el penltimo comando lo identifica como un Objeto Worksheet. 9 Haga doble clic en dicho objeto. Los mens y las barras de herramientas se convierten en una combinacin de los mens y las barras de herramientas del programa servidor OLE y de Crystal Reports. Ahora puede editar el objeto en su lugar. El objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio que haga al objeto no afectar al original. 10 Haga clic afuera del objeto cuando termine. Los mens y las barras de herramientas vuelven a ser los de Crystal Reports. Se guardan los cambios efectuados durante la edicin.
Cmo se representan los objetos OLE en un informe

Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe, dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar Objeto y la manera en que elige insertar el objeto. El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Los usuarios pueden editar el objeto posteriormente haciendo doble clic en el icono. Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese archivo (o un icono) se vern en su informe. Usted puede editar los datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono. Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo de objeto se abrir para completar el objeto. Cuando haya acabado, cierre o salga de la aplicacin. El objeto (o su icono) aparecer en el informe.
Edicin de objetos OLE en informes

Edicin directa
La edicin directa es la capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE desde una aplicacin que contenga OLE (como Crystal Reports). Los elementos de men de la aplicacin contenedora cambian para proporcionar las herramientas de edicin del programa servidor, de modo que pueda efectuar los cambios con facilidad. Cuando se coloca un objeto OLE en un informe, el objeto forma parte de dicho informe. Para editar el objeto, haga doble clic en ste y luego modifquelo usando las herramientas de edicin que se encuentran en la aplicacin original del objeto
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Trabajo con Objetos OLE estticos
o desde una aplicacin similar que permita la edicin directa. Slo se puede editar un objeto OLE si se tiene instalado en el equipo el correspondiente programa servidor. No obstante, se pueden ver e imprimir informes que contengan objetos OLE aunque no se tenga instalado el programa servidor.
Comandos de men de OLE dinmico

Cuando se selecciona un objeto OLE, el men Edicin activa un submen que proporciona comandos para el objeto. El nombre de este submen refleja el tipo de objeto OLE. Los comandos del submen tambin varan en funcin del tipo de objeto. El objeto puede describirse como un documento, una imagen de mapa de bits, una imagen, una hoja de clculo, o un elemento con una funcin de descripcin similar: Si el objeto est incrustado, el men Insertar muestra los comandos disponibles para ese tipo de objeto incrustado. Si el objeto est vinculado, el men Insertar muestra los comandos para ese tipo de objeto vinculado. Los comandos en el men contextual cambian en forma similar. Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control cuando est trabajando con objetos OLE.
OLE y el comando Insertar imagen

Cuando se utiliza el comando Objeto en el men Insertar para colocar imgenes en un informe, stas se convertirn en objetos incrustados o vinculados asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edicin de imgenes). Si coloca imgenes en su informe utilizando el comando Imagen del men Insertar, Report Designer las convierte a objetos OLE estticos. Los objetos estticos no se pueden editar. Si desea editar el objeto, tendr que convertirlo a un objeto de tipo editable utilizando el ccomando Convertir del men Edicin.
Trabajo con Objetos OLE estticos

Es posible insertar distintos tipos de objetos OLE estticos en el informe. Crystal Reports es compatible con los siguientes formatos de imagen basados en pxeles: Mapa de bits de Windows (BMP) TIFF JPEG PNG
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16 OLE
Adems, Crystal Reports es compatible con el siguiente formato de imagen basado en vectores: Metarchivos de Windows (tanto WMF como el formato de metarchivo mejorado ms reciente).
Para insertar un objeto OLE esttico

1 Cree un informe utilizando los datos de muestra de Xtreme.mdb. Coloque cualquier campo en la seccin Detalles del informe. 2 En el men Insertar, haga clic en Imagen. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn de insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 3 Seleccione Xtreme.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. Nota: La ubicacin del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalacin. 4 Haga clic en Abrir. 5 Cuando el marco del objeto aparezca, coloque la imagen lo ms a la izquierda posible de la seccin Encabezado de informe. 6 Haga clic con el botn derecho en la imagen. Cuando el men contextual aparezca ver que la imagen est identificada como un objeto OLE. 7 Haga doble clic en el objeto, y ver que nada sucede. Un objeto OLE esttico no puede ser editado.
Cmo convertir un objeto OLE esttico a una imagen bitmap vinculada

1 Haga clic con el botn secundario en el objeto OLE esttico colocado y elija Objeto Convertir Imagen en el men contextual. El cuadro de dilogo Convertir aparecer en su pantalla. 2 Seleccione Imagen de Paintbrush en la lista Tipo de objeto y haga clic en Aceptar. De esta manera a convertido un objeto OLE esttico a un Objeto OLE editable. Nota: Esta opcin no aparece si el archivo original era un metarchivo. 3 Haga clic con el botn derecho en el objeto que acaba de convertir. El segundo comando del botn del men contextual es ahora Objeto Imagen de mapa de bits. 4 Haga doble clic en el objeto. Se abre Microsoft Paint o cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo.
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Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados

Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades diferentes, es importante considerar las capacidades de cada uno para decidir cual formato de OLE usar.
Objetos incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo existente. Los datos, como tambin la imagen del objeto, son guardados con su informe. Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado, no influyen sobre el archivo original y viceversa. Los cambios se hacen slo al objeto del informe.
Para insertar un objeto OLE incrustado

1 Haga clic en la ficha Diseo. 2 En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE. El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. 3 Active la opcin Crear desde archivo. El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto. 4 Haga clic en Examinar y elija Xtreme.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. Nota: La ubicacin del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalacin. 5 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. 6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. 7 Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin Encabezado de Informe. 8 Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin est identificada en el men contextual como un objeto OLE. El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado. 9 Haga doble clic en el objeto. Nota: Permanecer en Crystal Reports, pero todos los mens y barras de herramientas se habrn combinado con los de Microsoft Paint o los de cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo. Usando
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16 OLE
esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que an cuando est trabajando con las herramientas del programa servidor de OLE, no est trabajando en el objeto original, sino en una copia del original, por lo que nada que usted haga aqu afectar al objeto original.
Objetos vinculados
Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe, Windows copia una imagen de los datos (pero no los propios datos) de un archivo existente. La imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los datos utilizados para crearlo. Los datos reales permanecen con el archivo original. Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto dentro del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace cambia directamente el archivo original. Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes, vincule el objeto a su informe. Un vnculo automtico se actualiza desde el archivo de origen cada vez que se carga el informe; un vnculo manual slo se actualiza cuando se solicita. En el cuadro de dilogo Editar vnculos se puede forzar la realizacin de actualizaciones, interrumpir vnculos o definir nuevos vnculos. Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa vinculacin usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando toda conexin con los datos originales en el documento servidor. Un objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una presentacin del objeto y un vnculo entre el objeto y el documento servidor. Cuando interrumpe el vnculo, se queda nicamente con la presentacin y sin la relacin con los datos originales o las capacidades de edicin del programa servidor. En este caso, Crystal Reports convierte el objeto en un objeto esttico, es decir, un objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE ni convertirse en un objeto OLE editable.
Para vincular un objeto de imagen bitmap

1 En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE. El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. 2 Active la opcin Crear desde archivo. El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto. 3 Haga clic en Examinar y elija Xtreme.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. Nota: La ubicacin del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalacin. 4 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. 5 Active la casilla de verificacin Vincular.
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6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. 7 Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado. 8 Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin est identificado como un objeto OLE. El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un Objeto Vinculado de Imagen Bitmap. 9 Haga doble clic en el objeto. Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versin original del objeto. Cualquier cambio que haga al original se ver reflejado en la versin que aparezca en su informe. 10 Cierre Microsoft Paint o la aplicacin grfica que est usando y vuelva a su informe.
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Objetos de tablas cruzadas
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Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.
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Qu es un objeto de tabla cruzada?
Qu es un objeto de tabla cruzada?

Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que devuelve valores basados en los criterios especificados. Los datos aparecen en filas y columnas compactas. Este formato facilita comparar datos e identificar tendencias. Las tablas cruzadas contienen tres elementos: Filas Columnas Campos de resumen
Las filas de una tabla se presentan en direccin horizontal (de lado a lado). En el ejemplo anterior, Guantes es una fila. Las columnas de una tabla cruzada van verticalmente (de arriba a abajo). En el ejemplo anterior, EE.UU. es una columna. Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila con una columna. El valor situado en cada interseccin representa un resumen (suma, recuento, etc.) de los registros que cumplen los criterios de la fila y la columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la interseccin de "Guantes" y "EE.UU.", representa la cantidad de guantes vendidos en EE.UU. Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de un producto vendido en todos los pases. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el nmero total de guantes vendidos en todos los pases. Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada fila.
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17 Objetos de tablas cruzadas
Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de todos productos vendidos en un solo pas. Al final de la columna "EE.UU." el valor es 4, el nmero total de productos (guantes, cintos y zapatos) vendidos en EE.UU. Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada columna. En la interseccin del Total de columna (total de todos los productos) y el Total de fila (total por pases) es el total general. En el ejemplo anterior, el valor en la interseccin es 12, el nmero total de todos los productos vendidos en todos pases.
Ejemplo de tabla cruzada

Este ejemplo muestra cmo se puede utilizar un objeto de tabla cruzada para facilitar la comprensin de los datos complejos. El objetivo de este informe es analizar las ventas por unidad de cinco tipos diferentes de candados para bicicletas en cuatro regiones diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por regin). Para mayor claridad slo hemos incluido la informacin esencial en stos informes, esto es: La regin de procedencia del pedido. El nombre del candado. La cantidad pedida. Esta primera manera de ver los datos es la ms bsica de todos los informes, un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupacin.
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar
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Este informe presenta detalles. Cada fila representa un pedido individual. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la informacin, es casi imposible obtener informacin til de un informe como ste. El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas opciones. Veremos ambas opciones.
Informe de datos de pedido agrupados por regin

Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aqu los datos estn agrupados por Regin. Todos los pedidos de cada Regin estn juntos y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos para todos los diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el campo Cantidad determinara el nmero total de candados vendidos por regin, pero no el total de cada tipo de candado.
Cada grupo de Regin contiene pedidos para los diferentes tipos de candados.
Informe de datos de pedido agrupados por producto

Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos los pedidos para un producto especfico. A primera vista dara la impresin que esta informacin podra ser til, pero en seguida se hace evidente que cada grupo de productos incluye pedidos de varias regiones diferentes.
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La informacin es til y nos trae un poco ms cerca de nuestro objetivo pero todava nos falta bastante para obtener lo que queremos y de la manera que lo queremos.
Cada grupo de productos contiene pedidos de muchas regiones.
Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto

Este informe es el siguiente paso lgico. Si el informe Por Regin contiene mltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto contiene mltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el combinar los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos primero por Regin y luego por Producto.
Cada grupo contiene pedidos de un producto para una regin.
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Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las tablas cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada

Utilizando tablas cruzadas, toda la informacin que necesita se provee en un formato compacto. El informe muestra que productos fueron vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas. Por ejemplo, es muy fcil ver ahora que el uso de los candados Guardian XL 'U' no est muy generalizado en British Columbia pero s en Florida, o que en California se vendieron ms candados en todas las categoras que en Alabama.
Regiones. Total - un producto en todas las regiones.
Nombre de Productos. Total - un producto en una regin.
Total - todos los productos en una regin.
Total todos los productos en todas las regiones.
En este objeto de tabla cruzada: Los nombres de productos son los encabezados de fila. Las regiones son los encabezados de columna. El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos los pedidos de un tipo de producto de una regin en particular, por ejemplo, el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia. El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida combinados.
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El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de todos los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero total de candados vendidos en California. El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las regiones. El informe es compacto y permite comparar los hbitos de compras de sus clientes de un solo vistazo.
Creacin de un informe de tabla cruzada

Esta seccin le ofrece los pasos para crear un objeto de tabla cruzada en un informe nuevo y cmo agregar un objeto de Tabla cruzada a un informe existente. Puntos a recordar al usar objetos de tabla cruzada: Es posible tener diferentes campos de filas, columnas y resumidos. Puede utilizar frmulas de hora de impresin como filas o columnas. Se pueden utilizar campos de totales acumulados como campo resumido. Se puede incluir una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) en las filas de la tabla cruzada. Nota: La ordenacin de grupos no se puede aplicar a las columnas. Es posible insertar tantos objetos de tabla cruzada como necesite en un informe. Es posible insertar la tabla cruzada ya sea en el Encabezado o Pie del informe o en el Encabezado o Pie del grupo. Es posible colocar objetos de tabla cruzada en subinformes. Esto resulta til cuando se desea referir a los resultados de otro informe.
Para crear un nuevo informe de tabla cruzada

1 En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar. La Galera de Crystal Reports aparecer en la pantalla. 2 En el rea Elegir un asistente haga clic en Tablas cruzadas. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas.
Especificacin de la fuente de datos

1 En la pantalla Datos, busque la fuente de datos que desee utilizar. En este ejemplo usaremos la base de datos de muestra Xtreme_es. Para obtener informacin sobre cmo se selecciona una fuente de datos, consulte Seleccin de una base de datos para usar en la pgina 31.
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2 Seleccione las tablas que contienen los campos que desea incluir en el informe. Sugerencia: Use la combinacin Ctrl-clic para seleccionar un rango no continuo de campos y la combinacinMays-clic para seleccionar una lista continua de campos. En este ejemplo usaremos Cliente, Pedidos, Detalles del pedido y Producto. 3 Haga clic en la flecha > para agregar las tablas seleccionadas. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Vnculo.
Modificacin de los vnculos

1 En este ejemplo, asegrese de que la tabla Clientes est vinculada a la tabla Productos va las tablas Pedidos y Detalles del pedido. Si no le gusta la vinculacin recomendada automticamente por Crystal Reports, cmbiela haciendo clic en Borrar vnculos y luego seleccione los campos que desea vincular. 2 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Tablas cruzadas.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada

Agregue campos del rea Campos disponibles a las reas Filas, Columnas y Campos de resumen. 1 En la tabla Cliente, seleccione Regin y luego haga clic en la flecha > junto al rea Filas. El campo Regin se agrega al rea Fila. Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas Columnas, Filas o Campos de resumen. 2 En la tabla Producto, seleccione Clase de producto y luego haga clic en la flecha > junto al rea Columnas. El campo Clase de producto se agrega al rea Columnas. 3 En la tabla Pedidos, seleccione Monto del pedido y luego haga clic en la flecha > junto al rea Campos de resumen. El campo Monto del pedido se agrega al rea Campos de resumen. 4 Seleccione la operacin de resumen que desee realizar en Monto del pedido en la lista situada debajo del rea Campos de resumen. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Grfico.
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Adicin de un grfico
1 Seleccione el tipo de grfico que desee ver en el informe. Grfico de barras Grfico de lneas Grfico circular Nota: Si no desea agregar un grfico, deje seleccionada la opcin Sin diagrama y vaya a Seleccin de campos en la pgina 311. 2 Cambie la informacin de grficos determinada para que se adapte a su informe. Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos de grupos, consulte Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) en la pgina 263. 3 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Seleccin de registro.
Seleccin de campos
Use esta pantalla para aplicar condiciones de seleccin. Esto limita los resultados devueltos a su informe a slo aquellos registros en los que est interesado. 1 Seleccione el campo al que desee aplicar la seleccin. Para este ejemplo elija Regin. 2 Haga clic en la flecha >. El campo se agrega al rea Campos de filtros y aparece la lista de tipos de filtro debajo del rea. 3 En la lista de tipos de filtro elija un mtodo de filtro. En este ejemplo, elija es uno de como mtodo de filtro. 4 En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores en los que desee filtrar y haga clic en Agregar. En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable. El informe le entregar un desglose y un resumen de ventas de bicicletas y accesorios para Arizona, California y Oregon. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
Aplicacin de un estilo predefinido y finalizacin del informe

1 Seleccione un estilo. Seleccione para este ejemplo Original.
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2 Haga clic en Finalizar. El informe de tablas cruzadas aparece en la ficha Vista previa. 3 Si no desea que la tabla cruzada aparezca en la ficha Encabezado de informe, haga clic en la ficha Diseo , y mueva la tabla cruzada al Pie de informe, o al Encabezado o Pie de grupo. Nota: Si ubica la tabla cruzada en el Pie del informe, desactive la eliminacin del pie haciendo clic con el botn secundario en el rea gris de Pie de informe y seleccionando No suprimir. 4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Para agregar un tabla cruzada a un informe existente

En este ejemplo se agrega una tabla cruzada a un informe existente para mostrar la comparacin de las ventas en Amrica del Norte y el resto del mundo. 1 Abra su informe. En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples. 2 Haga clic en la ficha Diseo. 3 En el men Insertar, haga clic en Tabla cruzada. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Este cuadro de dilogo tiene tres fichas: Tabla cruzada, Estilo y Personalizar estilo.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada

Agregue campos a las reas Filas, Columnas y Campos resumidos. 1 En la lista Campos disponibles, seleccione Pas y luego haga clic en la flecha > junto al rea Filas. El campo Pas se agrega al rea Fila. Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas Columnas, Filas o Campos resumidos. 2 En la lista Campos disponibles, seleccione Ventas del ltimo ao y, despus, haga clic en la flecha > situada junto al rea Campos resumidos. El campo Ventas del ltimo ao se agrega al rea Campos resumidos. 3 Aplique estructura adicional: Haga clic en Pas en el rea Filas. Haga clic en Opciones de grupo.
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Seleccione en orden especificado de la lista desplegable. Escriba Norteamrica como nombre del grupo con nombre. Haga clic en Nuevo. Elija es uno de de la lista desplegable. En la lista desplegable, seleccione Canad, Mxico y Estados Unidos.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir grupo nombrado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de grupo de tabla cruzada.
Eleccin de un estilo predefinido

1 Haga clic en la ficha Estilo. 2 Seleccione un estilo.
Aplicacin de un estilo personalizado

1 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 2 Personalice el estilo como desee.
Finalizacin de la tabla cruzada

1 Haga clic en Aceptar. 2 Coloque la tabla cruzada ya sea en el Encabezado de informe o en el Pie de informe. 3 En el men Informe, haga clic en Actualizar datos de informe. Aparece el informe actualizado.
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Trabajo con tablas cruzadas

Esta seccin describe cmo se puede trabajar con una tabla cruzada una vez agregada al informe: Mostrar valores como porcentajes Abreviar campos resumidos grandes Personalizar etiquetas de fila y de columna Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas
Mostrar valores como porcentajes

1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 En la ficha Tablas cruzadas, seleccione un campo resumido y luego haga clic en Cambiar resumen. 3 En el cuadro de dilogo Editar resumen, seleccione la opcin Mostrar como porcentaje de y elija el campo de resumen en el que desee basar el porcentaje. 4 Elija Fila o Columna dependiendo de que desee que los valores de porcentaje se calculen horizontalmente (fila) o verticalmente (columna). 5 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar resumen. 6 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarn ahora como porcentajes en la tabla cruzada.
Abreviar campos resumidos grandes

Como los valores de los campos resumidos de una tabla cruzada suelen ser muy grandes, Crystal Reports permite abreviar dichos valores. Nota: Para ejecutar este procedimiento, el informe con el que se est trabajando debe incluir la funcin personalizada denominada cdFormatCurrencyUsingScaling. Para saber cmo se agrega esta funcin personalizada, busque en la ayuda en lnea el tema Agregar funciones personalizadas desde un repositorio. 1 Haga clic con el botn secundario en el campo resumido que desee abreviar y elija Dar formato al campo en el men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2 En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.
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3 En el rbol Funciones del Editor de frmulas de formato, seleccione cdFormatCurrencyUsingScaling en la carpeta Funciones personalizadas. 4 Rellene los argumentos de la funcin personalizada del siguiente modo:
cdFormatCurrencyUsingScaling (CurrentFieldValue,1,"K","M")
Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta Funciones de formato del rbol Funciones. Este argumento define el valor real que se va a resumir. Como segundo argumento, especifique el nmero de decimales que desee que se muestren en la tabla cruzada. Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas (encerradas entre comillas) que desee que se muestren como smbolos de miles y de millones. 5 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 6 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 7 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato. 8 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarn abreviados de la forma que se haya definido. Nota: Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar y modificar la muestra proporcionada para abreviar un campo resumido. En general, la utilizacin de una funcin personalizada no es un requisito para trabajar con la caracterstica Mostrar cadena. Se pueden escribir las frmulas de Mostrar cadena que se necesiten siempre y cuando su valor de devolucin sea una cadena.
Personalizar etiquetas de fila y de columna

De forma predeterminada, las etiquetas de fila y de columna se derivan de los datos en que se base la tabla cruzada. Sin embargo, se pueden personalizar etiquetas de fila y de columna. 1 Haga clic con el botn secundario en la fila o columna que desee personalizar y elija Dar formato al campo en el men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2 En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.
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3 En el Editor de frmulas de formato, cree el texto de frmula que describa los nombres personalizados que desee utilizar as como las condiciones bajo las que deban aplicarse dichos nombres. Para obtener ms informacin sobre cmo se realiza esta accin, vea Trabajo con formato condicional en la pgina 245. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 6 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato. 7 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los nombres personalizados de filas y de columnas se mostrarn cuando se satisfagan las condiciones establecidas.
Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas

Los campos de totales acumulados pueden ser tiles como campos de resumen en objetos de tabla cruzada. Puede crear una tabla cruzada propia como se muestra en Creacin de un informe de tabla cruzada en la pgina 309, pero puede elegir un campo de total acumulado como campo de resumen propio. Nota: No se pueden utilizar campos de totales acumulados como columnas o filas en una tabla cruzada. Si desea un total acumulado que totalice las columnas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por columnas y luego por filas.
Para totalizar columnas

1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. 2 En la ficha Tablas cruzadas del Asistente de tablas cruzadas, asegrese de haber agregado un campo de total acumulado al rea Campos resumidos. 3 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada del informe. 4 Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas. 5 Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas. Si desea un total acumulado que totalice las filas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por filas y luego por columnas.
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Para totalizar filas

1 Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior. 2 Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas. 3 Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas. Si agrega una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) basada en un campo de total acumulado, la ordenacin tiene lugar en los valores de totales acumulados que se muestran en las reas de totales de filas/columnas de la tabla cruzada, sin basarse en los totales de los campos de resumen. Adems, en este caso, los resultados de totales acumulados aparecen correctamente slo en los datos de totales y no en los datos de celdas.
Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas

Al crear una tabla cruzada que es ms ancha o ms larga que el tamao de pgina especificado, el programa distribuye automticamente la impresin en varias pginas para acomodar el tamao de la tabla cruzada. En la ficha Vista previa, aparecer una lnea en cada salto de pgina. Para facilitar la lectura, se repiten los encabezados de columna en las pginas subsiguientes. Tambin se pueden repetir encabezados de fila usando la opcin Mantener columnas juntas.
Para repetir etiquetas de fila

1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Seleccione la casilla de verificacin Repetir etiquetas de filas, si lo desea. Crystal Reports permite establecer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en cada pgina horizontal adicional creada por una tabla cruzada. Para obtener ms informacin, consulte Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales en la pgina 242.
Formato de tablas cruzadas

Crystal Reports tiene poderosas capacidades para dar formato que se pueden aplicar a las tablas cruzadas. Las secciones siguientes describen estos procedimientos clave: Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas
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Formato del color de fondo de filas y columnas completas Formato de campos de manera individual Formato de varios campos a la vez Eliminacin de datos de tablas cruzadas Presentacin horizontal de campos resumidos
Al aplicar formatos, como colores de fondo, bordes y caracteres, puede destacar datos importantes y crear tablas cruzadas fciles de entender y de apariencia profesional. Para obtener ms informacin, consulte Propiedades de formato en la pgina 234. Tambin puede utilizar el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a las celdas de las tablas cruzadas. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en la celda a la que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener ms informacin, vea Usar el Asistente de resaltado en la pgina 249.
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas

1 Haga clic en una celda de la tabla cruzada para activar los controladores de tamao. 2 Haga clic y arrastre uno de los controladores de tamao para aumentar el ancho o el alto de la celda. 3 Haga clic en una opcin de alineacin de la barra de herramientas Formato para cambiar la alineacin de los datos de la celda. Puede elegir entre alineacin izquierda, derecha, centrar y justificado. Nota: Los cambios efectuados a una celda afectan a todas las celdas similares. Por ejemplo, si se cambia el ancho de una celda de campo de resumen, se cambia simultneamente el ancho todas las dems celdas de campo de resumen.
Formato del color de fondo de filas y columnas completas

Use los colores de fondo para destacar filas o columnas de la tabla cruzada. 1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Haga clic en la fila (en el rea Filas) o en la columna (en el rea Columnas) y seleccione un color de la lista desplegable Color de fondo. 4 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. La fila o columna tendr el formato especificado.
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Formato de campos de manera individual

1 Haga clic con el botn derecho en el campo a que desea dar formato y elija Dar formato a campo del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2 En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes, numeracin, smbolos de moneda e impresin. 3 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. El campo tendr el formato especificado.
Formato de varios campos a la vez

1 Use el mtodo Maysculas -clic para destacar los campos deseados. 2 Haga clic con el botn derecho en cualquiera de ellos y elija Dar formato a objetos del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes, numeracin, smbolos de moneda e impresin. 4 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los campos tendrn el formato especificado.
Eliminacin de datos de tablas cruzadas

Esta seccin le indica los pasos requeridos para suprimir datos de su informe. Puede suprimir: Filas y columnas vacas. Totales generales de filas y columnas. Subtotales y sus etiquetas.
Para suprimir filas y columnas vacas

1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir filas vacas o Suprimir columnas vacas. 4 Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando imprima el informe, no aparecern las filas ni columnas vacas.
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Para eliminar totales generales de filas y columnas

1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir totales generales de filas o Suprimir totales generales de columnas. 4 Haga clic en Aceptar.
Para eliminar subtotales y sus etiquetas

Si tiene ms de dos grupos en la tabla cruzada, puede suprimir el subtotal y la etiqueta a uno de ellos. 1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Haga clic en el campo cuyo subtotal desea suprimir. Se activan las casillas de verificacin Suprimir subtotal y Suprimir etiqueta. 4 En el rea Opciones de grupo, seleccione la casilla de verificacin Suprimir subtotal. 5 Haga clic en la casilla de verificacin Suprimir etiqueta para eliminar la etiqueta asociada con el subtotal. 6 Haga clic en Aceptar.
Presentacin horizontal de campos resumidos

Si la tabla cruzada tiene dos o ms campos resumidos, se pueden mostrar sus valores horizontalmente en lugar de verticalmente (valor predeterminado). 1 Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 En el rea Campos resumidos, seleccione Horizontal. 4 Active la casilla de verificacin Mostrar etiquetas si desea que se muestren etiquetas para los campos resumidos. Las etiquetas se muestran en la direccin que elija para los campos resumidos. 5 Haga clic en Aceptar.
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Creacin y actualizacin de informes OLAP
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Este captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP.
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Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports
Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports

Aunque las bases de datos relacionales como los servidores SQL y las bases de datos PC son los orgenes de datos ms comunes, Online Analytical Processing (OLAP, Proceso analtico en lnea) y Multi-Dimensional Data (MDD, Multidimensiones) se estn convirtiendo rpidamente en formatos populares de almacenamiento y anlisis de datos. Crystal Reports proporciona las mismas funciones de acceso y elaboracin de informes para trabajar con orgenes de datos OLAP que las que proporciona para datos relacionales. Nota: El trmino OLAP se usa en este manual para referirse a todas las formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP y Multidimensiones. Crystal Reports admite el acceso a datos OLAP mediante una conexin directa y puertas de enlace Open OLAP. Una conexin directa necesita tener un cliente OLAP instalado. Adems utiliza las DLL ubicadas en el equipo local, mientras que la puerta de enlace Open OLAP no precisa de ninguno de estos mtodos. Con una conexin Open OLAP, el acceso a datos se logra mediante un host de nombre de servidor que se comunica con Crystal Reports y los orgenes de datos OLAP. Establezca una conexin Open OLAP en la ficha Configuracin avanzada del cuadro de dilogo Nuevo servidor. Si se trata de conexiones directas, Crystal Reports admite muchos tipos de servidores OLAP. Estos tipos se muestran en la lista Tipo de servidor del cuadro de dilogo Nuevo servidor. Se trata de una lista dinmica que mostrar los tipos de servidores para los que se ha instalado un cliente. Nota: Crystal Reports 10 puede abrir informes OLAP creados en versiones anteriores. Sin embargo, si bien Crystal Reports 9 puede abrir informes OLAP de la versin 10 con datos guardados, no puede actualizarlos.
Objetos de cuadrcula OLAP

Al disear un informe con datos OLAP, Crystal Reports crea un informe principal que contiene uno o ms objetos de cuadrcula OLAP. Los objetos de cuadrcula OLAP parecen y actan como objetos de tabla cruzada, pero estn diseados especficamente para datos OLAP. Los objetos de cuadrcula OLAP ofrecen elaboracin de informes multidimensionales verdaderos. Usted puede agregar dimensiones mltiples a cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o ms dimensiones en una sola cuadrcula OLAP. O, en lugar de ver mltiples dimensiones dentro de una cuadrcula OLAP, crear mltiples cuadrculas OLAP en el mismo informe. Nota: Cuando Crystal Reports muestra una cuadrcula OLAP, puede hacerlo muy rpidamente si la cuadrcula es larga (abarca muchas pginas verticalmente) en vez de ancha (abarca muchas pginas horizontalmente). En el primer caso, el
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18 Creacin y actualizacin de informes OLAP
programa la procesa pgina a pgina. En el segundo, el programa debe recabar todos los datos antes de poder mostrar una pgina. Esto puede precisar muchsimo ms tiempo de proceso.
Creacin de un informe OLAP

Los informes OLAP se crean usando el Asistente de creacin de informes OLAP o el Asistente OLAP. Antes de comenzar a crear su informe, asegrese de tener la siguiente informacin: Tipo OLAP Nombre de servidor/base de datos ID de usuario Password Parmetros (slo se aplica a OLE DB para OLAP). Sugerencia: Puede volver al Asistente de creacin de informes OLAP activando la opcin Configuracin de informe OLAP del men Informe. Hgalo as si desea cambiar las dimensiones de la pgina o los valores del parmetro.
Para crear un informe OLAP

1 En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar. Aparece el Galera de Crystal Report. 2 Seleccione OLAP. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de creacin de informes OLAP con la pantalla Datos OLAP activa.
Especificacin de la fuente de datos

Use la pantalla Datos OLAP para definir la fuente de datos OLAP. 1 Haga clic en Seleccionar cubo. Aparece el Explorador de conexin de Crystal OLAP. 2 Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin. Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3 Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. Aparece la pantalla Datos con la informacin de la fuente de datos proporcionada.
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4 Haga clic en Siguiente. Nota: Asimismo puede hacer clic en Seleccionar archivo CAR en la pantalla Datos. De esta forma, aparecer el cuadro de dilogo Abrir. Busque un archivo creado en Crystal Analysis Professional.
Definicin de la estructura de la cuadrcula

Use la pantalla Filas/Columnas para definir cmo se estructuran los datos en la cuadrcula. Puede ubicar las dimensiones en el rea Columnas o el rea Filas. Sugerencia: Tambin es posible arrastrar y soltar las dimensiones ya sea en el rea Filas o el rea Columnas. 1 Seleccione una dimensin para que aparezca en el informe. 2 Haga clic en la flecha > situada al lado del rea Filas o del rea Columnas, dependiendo de la ubicacin que se desee para la dimensin. 3 Contine agregando dimensiones a las reas Filas y Columnas.
4 Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados a las reas Filas y Columnas para ordenar las dimensiones. Nota: Si agrega accidentalmente una dimensin al rea Filas o al rea Columnas, haga clic en la flecha < para devolverla a la lista Dimensiones.
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5 Seleccione una dimensin en el rea Filas o en el rea Columnas y haga clic en Seleccionar miembros de filas para especificar los miembros que se van a incluir en el informe. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 6 Seleccione los miembros que desea incluir. 7 Haga clic en Aceptar. 8 Seleccione una dimensin en el rea Filas o el rea Columnas y haga clic en Crear/Editar parmetro para crear un parmetro que se utilice con la dimensin. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. Para obtener ms informacin sobre los parmetros y sobre cmo crearlos o editarlos, consulte Campos de parmetro en la pgina 401. 9 Haga clic en Aceptar. Nota: Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de dilogo Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin hasta que elimine el parmetro. 10 Si desea eliminar un parmetro, seleccione la dimensin adecuada y haga clic en Eliminar. Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Eliminar vnculo del campo de parmetro, el programa quita la descripcin del parmetro de la dimensin. 11 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Sector/Pgina.
Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas

Utilice esta pantalla para establecer las dimensiones de los sectores y especificar el nmero de cuadrculas necesarias. El rea Sector determina los lmites que van a colocarse en el informe. Por ejemplo, si tiene una dimensin de tiempo que consta de miembros de trimestre tributario, puede especificar que el informe devuelva los resultados de un trimestre especfico. Nota: Si todos los miembros se utilizaron en la ficha Filas/Columnas, no aparece nada aqu. El rea Pgina le permite determinar el nmero de cuadrculas y el asunto de cada una. Por ejemplo, si tiene una dimensin de producto, puede ubicarla en el rea Pgina y especificar dos productos diferentes. Esto resulta en dos cuadrculas con las mismas filas, columnas y formato, pero cada una se basa en un producto distinto.
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Especificar un sector
1 Haga doble clic en una dimensin de la lista Sector para determinar el miembro que se va a usar como sector. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 2 Seleccione el miembro apropiado, expandiendo la estructura si es necesario. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en Siguiente si no desea agregar una pgina. Aparece la pantalla Estilo.
Agregue una pgina

1 Utilice la flecha > para agregar dimensiones a la lista Pgina. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 2 Expanda la estructura de dimensiones y seleccione los campos apropiados. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
Agregar un parmetro
Puede crear un campo de parmetro para establecer vnculos con cualquier dimensin haciendo clic en el botn Crear o editar. Cuando se agrega un parmetro a una dimensin en la cuadrcula OLAP, se solicita a los usuarios que seleccionen un valor al actualizar los datos del informe. Para obtener ms informacin sobre campos de parmetro, consulte Campos de parmetro en la pgina 401. Nota: Los orgenes de datos OLAP permiten que los usuarios incluyan campos que contienen valores nulos. Para activar esta opcin, seleccione "Dejar parmetro vaco (Nulo)" en el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro. Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de dilogo Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin hasta que elimine el parmetro.
Aplicacin de un estilo predefinido

1 Seleccione de la lista un estilo predefinido para la cuadrcula. Sugerencia: Si no desea agregar un estilo predefinido, haga clic en Siguiente.
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A la derecha aparece una vista previa del esquema de color seleccionado.
Nota: Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca correctamente si la resolucin de la pantalla est establecida en 256 colores. Aumente la resolucin para corregirlo. 2 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Grfico.
Insercin de un grfico
1 Seleccione el tipo de grfico que desee agregar al informe entre las opciones que se muestran en la pantalla Grfico. Sugerencia: Si no desea insertar un grfico, haga clic en Finalizar. 2 Agregue un ttulo para el grfico. 3 En la lista A cambio de, seleccione la dimensin en la que desee basar el grfico. 4 Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 1 admite un campo de grficos secundario. 5 Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo correspondientes a las dimensiones que ha utilizado en la cuadrcula OLAP pero no en el grfico.
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Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
Para obtener ms informacin, consulte Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) en la pgina 266 y Creacin de grficos en la pgina 261. 6 Para finalizar su informe, haga clic en Finalizar.
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP

La ubicacin de los datos OLAP a que accede su informe puede cambiar. Algunos posibles casos son: La ubicacin de la base de datos o del servidor OLAP puede cambiar debido a la reestructuracin de recursos del sistema de informacin. Otra instancia de cubo puede haber sido procesada exitosamente y refleja informacin ms actual. Puede que se desarrollen informes nuevos en una base de datos ms pequea que representa un subconjunto o versin de produccin de la base de datos principal OLAP, que luego se entregasen a la base de datos en funcionamiento para generar el informe sobre los datos reales. Antes de actualizar el informe es muy importante asegurarse de que sea compatible con los datos. Algunos aspectos a tener en cuenta: Quitar dimensiones contenidas en el informe que no estn en el cubo. Quitar campos a los que se hace referencia explcitamente en el diseo del informe, como una frmula. Nota: Si un informe contiene subinformes o cuadrculas y la base de datos usada por ellos cambi de nombre o ubicacin, debe actualizar cada uno de los subinformes o cuadrculas.
Para actualizar la ubicacin de un cubo en un objeto de cuadrcula OLAP

1 Seleccione la cuadrcula haciendo clic en el borde. 2 En el men Base de datos, haga clic en Establecer ubicacin de cubo OLAP. Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la cuadrcula y seleccionar Establecer ubicacin de cubo OLAP. Aparece el cuadro de dilogo Confirmar comando. 3 Haga clic en S. Aparece el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP. 4 Haga clic en Seleccionar. Aparece el Explorador de conexin de Crystal OLAP. 5 Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin.
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Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6 Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP. 7 Haga clic en Aceptar. Si el informe contiene varias cuadrculas OLAP que se basan en el mismo cubo, el programa le pedir que actualice las cuadrculas restantes en la nueva ubicacin. Finalmente, si la ubicacin de la base de datos relacional del informe es la misma que la ubicacin del cubo, se le pedir que cambie la ubicacin de la base de datos para que coincida con la nueva ubicacin del cubo. Debe comprobar que la ubicacin de la base de datos relacional y el cubo OLAP coinciden para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados. El programa puede cambiar la ubicacin automticamente o puede cambiarla manualmente en el cuadro de dilogo Ubicacin del origen de datos. Consulte la seccin siguiente para obtener ms informacin sobre el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos.
Actualizacin de la ubicacin de la base de datos

1 En el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexin en el rea Reemplazar con. 2 Expanda la nueva ubicacin del cubo en la carpeta OLAP. Sugerencia: Puede hacer doble clic en la opcin Establecer nueva conexin para buscar el cubo en el Explorador de conexin de Crystal OLAP. 3 Seleccione el nombre del origen de datos, o una tabla individual, y haga clic en Actualizar. El nombre del origen de datos se cambia en el rea Origen de datos actual. 4 Haga clic en Cerrar.
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP

Hay varias formas de agregar formato a las filas y columnas de una cuadrcula OLAP: Utilice el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informes: campos de nmero, moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fechahora. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener ms informacin, vea Usar el Asistente de resaltado en la pgina 249. Use el Editor de Formato para aplicar formato absoluto a los campos de la cuadrcula. El formato absoluto se aplica en todas las condiciones, con independencia de los valores de datos del campo.
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Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP
Para obtener acceso al Editor de Formato, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Dar formato al campo. Para obtener ms informacin, vea Trabajo con formato absoluto en la pgina 235. Use el Taller de frmulas para escribir las frmulas de formato condicional que desee con sintaxis Crystal o Basic. El Taller de frmulas proporciona al usuario el mximo control sobre el formato de la cuadrcula OLAP. Para obtener acceso al Taller de frmulas, abra el Editor de Formato y haga clic en el botn Frmula apropiado. Para obtener ms informacin, vea Trabajo con formato condicional en la pgina 245. Use el Asistente OLAP para volver a dar formato a toda la cuadrcula OLAP. Este asistente proporciona todas las opciones de formato que estn disponibles en el Asistente de creacin de informes OLAP. Para obtener acceso al Asistente OLAP, seleccione el objeto de cuadrcula completo haciendo clic en uno de sus bordes. Haga clic con el botn secundario en la cuadrcula seleccionada y, en el men contextual, haga clic en Asistente OLAP. El Asistente OLAP tiene dos fichas que no se encuentran en el Asistente de creacin de informes OLAP. Use las fichas Personalizar estilo y Etiquetas para dar formato a la cuadrcula OLAP. Adems de permitir dar formato a las filas y columnas de una cuadrcula OLAP, Crystal Reports permite hacer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en cada pgina horizontal adicional creada por la cuadrcula OLAP. Para obtener ms informacin, consulte Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales en la pgina 242.
Cambiar el color de fondo de una dimensin

1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione una dimensin.
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2 En el rea Opciones de grupo, seleccione el color en la lista Color de fondo. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Crear un alias para una dimensin

Puede crear alias para acortar los nombres de dimensin largos. Esto resulta til cuando se planea hacer referencia a una dimensin en una frmula de formato condicional (utilizando la funcin GridRowColumnValue). 1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione la dimensin que desee. 2 En el rea Opciones de grupo, especifique un nombre de alias en el campo Alias para frmulas. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Dar formato a lneas de cuadrcula

En el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula puede definir si se muestran o no las lneas, as como tambin el color, estilo y ancho. 1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, haga clic Dar formato a lneas de cuadrcula. Aparece el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula. 2 En la lista, elija la descripcin del rea donde desea que aparezcan las lneas o haga clic en el rea apropiada en el diagrama Dar formato a lneas de cuadrcula. 3 Seleccione el color, estilo y ancho. 4 Active la casilla de verificacin Perfilar para que las lneas aparezcan en el informe. 5 Haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Etiquetas de las dimensiones

En la ficha Etiquetas puede definir cules dimensiones desea etiquetar y cmo se mostrarn en la cuadrcula. Las dimensiones disponibles son las que se han designado como pgina o sector. 1 Usando los botones de flecha, mueva las dimensiones al rea sin etiqueta y con etiqueta, segn sea necesario. 2 Efecte los cambios a la apariencia de la etiqueta usando las opciones disponibles en las reas Posicin de etiqueta y Espaciado entre etiquetas. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
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Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP

Cuando se analizan los datos OLAP del informe, hay varias formas bsicas de cambiar el modo de presentacin de los datos en la cuadrcula. Nota: Los mtodos que se describen en este apartado permiten manipular la cuadrcula OLAP directamente desde la ficha Vista previa de Crystal Reports. Tambin se pueden realizar las mismas funciones, y otras funciones ms avanzadas, en la ficha Vista de Cubo. Busque el tema Uso de la hoja de clculo OLAP en la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre la funcionalidad que ofrece la ficha Vista de Cubo.
Para mostrar u ocultar miembros de una dimensin

1 Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos miembros desee mostrar u ocultar. 2 En el men contextual, haga clic en Expandir miembro o Contraer miembro. La dimensin se expande para mostrar sus miembros, o se contrae para ocultarlos. Sugerencia: Tambin puede hacer doble clic en las dimensiones principales para profundizar en los datos jerrquicos que se muestran en la cuadrcula OLAP.
Para crear asimetra en la cuadrcula OLAP

Gracias a la asimetra, podr mostrar diferentes miembros de dimensin interna para cualquier nmero de la dimensin externa. Nota: nicamente podr crear asimetra en las dimensiones apiladas.
1 Haga clic con el botn derecho en el miembro que desea quitar. 2 En el men contextual, seale a Ocultar o Mostrar y, a continuacin, seleccione la opcin adecuada. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar estas opciones, busque en la ayuda en lnea Creacin de asimetra y Restauracin de simetra.
Para agregar totales a una cuadrcula OLAP

1 Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos totales desee ver. 2 En el men contextual, seleccione Totales automticos. Aparece un submen con opciones para el tipo de totales que puede agregar. 3 Active la opcin que desee. Se agrega una fila o columna (o ambas) Total a la cuadrcula OLAP. Para quitar los totales posteriormente, active Sin totales.
Para cambiar el formato de presentacin de los nombres de miembros

1 Haga clic con el botn derecho en el nombre de la dimensin.
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2 En el men contextual, seale a Mostrar miembros por y, a continuacin, haga clic en las opciones de presentacin: Ttulo Nombre Nombre : del ttulo Nombre nico Para obtener ms informacin sobre los nombres y ttulos, busque en la ayuda en lnea Cambiar ttulos de miembros.
Para alterar los datos que se muestran en la cuadrcula OLAP

Arrastre y coloque las filas y columnas que desee para reorganizar los datos en la cuadrcula OLAP. Arrastre y coloque las dimensiones que desee en el rea Etiquetas OLAP, o fuera de esta rea, para agregar o quitar datos de la cuadrcula.
Para girar una cuadrcula OLAP

Haga clic con el botn secundario en el borde de la cuadrcula y seleccione Girar cuadrcula OLAP en el men contextual. Con esta accin se cambia la orientacin de la cuadrcula OLAP conmutndose las dimensiones de las filas y de las columnas.
Para definir el orden de los campos en la cuadrcula OLAP

1 Expanda la dimensin de fila o de columna cuyos campos desee reordenar. 2 Haga clic con el botn secundario en la dimensin y, en el men contextual, haga clic en Reordenar miembros mostrados. Nota: No se pueden reordenar los miembros de las dimensiones para las que cre paramtros de fila o columna. 3 En el cuadro de dilogo Reordenar miembros mostrados, seleccione los campos que desee y haga clic en las flechas Arriba y Abajo para reorganizar los miembros que se muestran en la cuadrcula. 4 Haga clic en Aceptar para que los cambios se efecten y volver a la cuadrcula OLAP.
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP

La funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP permite ordenar datos por valores de fila y de columna. Si desea limitar los datos basados en valores de campo concretos, agregue uno o ms filtros a la cuadrcula. Los filtros tambin permiten realizar anlisis N superiores o inferiores (por valores reales y por porcentaje). Ordenar datos en una cuadrcula OLAP Filtrar datos en una cuadrcula OLAP
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Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP

Use la funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP para organizar de forma rpida y til los datos de una cuadrcula. Puede agregar, editar y quitar ordenamientos haciendo clic con el botn secundario en el miembro de fila o de columna apropiado y efectuando la seleccin pertinente en el men contextual. Puede organizar datos en orden ascendente o descendente, y puede especificar si desea romper o no las jerarquas de la cuadrcula. Por ejemplo, en la cuadrcula siguiente, se ha agregado un orden ascendente a la columna Presupuesto.
En este caso, la cuadrcula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y ordena los valores de datos de forma consecuente. (Frozen Goods precede a Bakery, pero Pastry subsigue a Frozen Goods.) En el ejemplo siguiente, la columna Presupuesto permanece organizada en orden ascendente; no obstante, en este caso, est activada la opcin Romper jerarquas.
Ahora el Report Designer no tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y efecta el ordenamiento basndose slo en el valor de datos. (Frozen Goods sigue precediendo a Bakery, pero Pastry precede a todos los dems.)
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Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las columnas de una cuadrcula. En cada caso, el primer ordenamiento tiene prioridad, y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar ms entre los datos de cuadrcula. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila o a una columna, los tres primeros se eliminan de la cuadrcula y ste pasa a ser el ordenamiento principal y nico. Sugerencia: Para localizar una fila o una columna ordenada, desplace el puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por un miembro ordenado, el puntero se convierte en un puntero de doble flecha.
Para ordenar datos en la cuadrcula OLAP

1 Haga clic con el botn secundario en el miembro de fila o de columna por el que desee ordenar. 2 En el men contextual, seleccione Agregar primer orden. 3 En el submen, seleccione la opcin que desee entre las opciones de ordenamiento disponibles: Ascendente Descendente Ascendente, romper jerarquas Descendente, romper jerarquas Nota: Un ordenamiento ascendente en una fila de cuadrcula ordena los valores de datos de menor a mayor, de izquierda a derecha. Un ordenamiento ascendente en una columna ordena los valores de datos de menor a mayor, de arriba abajo. Busque informacin sobre cmo Ordenar datos en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre ordenamientos.
Filtrar datos en una cuadrcula OLAP

Use filtros para excluir datos de cuadrcula que no sean importantes o para que se muestren nicamente los datos que desee ver. Puede filtrar datos de cuadrcula por valores reales, o puede elegir que se excluyan o se muestren los N elementos superiores o inferiores, o los N% elementos superiores o inferiores. Sugerencia: Para localizar una fila o una columna filtrada, desplace el puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por una fila o columna filtrada, el puntero adopta la forma de una X. Si filtra todas las celdas de la cuadrcula OLAP, haga clic con el botn secundario en la cuadrcula vaca y seleccione Quitar todos los filtros en el men contextual.
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Agregar clculos a cuadrculas OLAP
Para agregar un filtro

1 Haga clic con el botn secundario en el campo cuyos valores desee filtrar. 2 En el men contextual, haga clic en Agregar filtro. 3 En el cuadro de dilogo Definir filtro, use la lista Tipo de filtro para especificar cmo desea que se filtren los datos. Puede filtrar los datos por Valores reales o seleccionando Superior/inferior n o Superior/inferior n%. 4 Use las opciones de Definicin de filtro para especificar qu filas o columnas desea que se excluyan o se muestren. 5 Haga clic en Aceptar para agregar el filtro y volver a la cuadrcula OLAP. Busque informacin sobre cmo Filtrar datos en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre el filtrado.
Agregar clculos a cuadrculas OLAP

Los miembros calculados permiten realizar clculos concretos en datos OLAP y mostrar los resultados en filas o en columnas que se agregan a la cuadrcula OLAP. Puede crear un clculo rpido como, por ejemplo, un miembro de Variancia calculado restando Budget de Sales. Tambin puede usar funciones para realizar clculos complejos de anlisis estadstico o de series cronolgicas. Busque informacin sobre cmo Agregar miembros calculados en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre miembros calculados.
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Distribucin y vista de informes
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Este captulo proporciona informacin sobre cmo se distribuyen los informes finalizados mediante el uso de una gran variedad de mtodos (impresin, envo por fax, exportacin). Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
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Distribuir informes
Distribuir informes
Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios mtodos. Esta seccin comprende lo siguiente: Impresin de un informe Enviar un informe por fax Exportacin de un informe Trabajo con carpetas de Enterprise
Impresin de un informe
Para imprimir un informe
1 En el men Archivo, seleccione Imprimir y, a continuacin, haga clic en Impresora. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Imprimir en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir. 2 Elija lo siguiente: Rango de impresin: todas las pginas o un rango especfico. Nmero de copias. Intercalar copias: si se selecciona esta opcin, el informe imprime cada pgina en orden. Por ejemplo, si va a imprimir dos copias de un informe de cuatro pginas, su informe imprime la pgina uno, dos, tres y cuatro de la primera copia y,a continuacin, la segunda copia. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Imprimiendo registros mostrando el progreso de su trabajo de impresin.
Enviar un informe por fax

Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax, le permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar documentos por fax a travs de un mdem. Cuando se utiliza una de estas aplicaciones se puede enviar un informe por fax desde Crystal Reports.
Para enviar un informe va fax

1 En el men Archivo haga clic en el comando Preparar impresora. El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla. 2 Seleccione el controlador del fax en la lista desplegable Nombre. 3 Haga clic en Aceptar.
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19 Distribucin y vista de informes
4 En el men Archivo, seleccione Imprimir y, a continuacin, haga clic en Impresora. El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en su pantalla. 5 Haga clic en Aceptar. Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
Exportacin de un informe
Usted puede exportar su informe final a cierto nmero de formatos de programas de hojas de clculo y procesadores de texto, al formato HTML, al formato ODBC, y a varios de los formatos ms comunes de intercambio de datos. Esto hace fcil la distribucin de la informacin. Por ejemplo, podra usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un programa de hoja de clculo o mejorar la presentacin de los datos en un programa de diseo grfico. Nota: Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la pgina del informe. Sin embargo, cuando se exporta a formatos tales como MS Word, MS Excel y HTML, los objetos colocados entre lneas se desplazan a la lnea ms prxima en la salida. Para evitar los problemas de formato que este comportamiento puede ocasionar, se recomienda la utilizacin de lneas gua al disear los informes. Para obtener ms informacin, consulte Diseo con lneas gua en la pgina 221. El proceso de exportacin requiere que se especifique un formato y un destino. El formato determina el tipo de archivo y el destino determina dnde se ubica el archivo.
Tipos de formato
Crystal Reports proporciona numerosos tipos distintos de formatos de exportacin. Entre ellos se incluyen: Adobe (PDF) Crystal Reports (RPT) HTML 3.2 HTML 4.0 MS Excel 972000 MS Excel 972000 (solamente datos) MS Word ODBC Estilo de registro (columnas sin espacios) Estilo de registro (columnas con espacios) Definicin de informe Formato de texto enriquecido Valores separados (CSV)
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Distribuir informes
Texto separado por tabulaciones Text XML Nota: Adems de los tipos de formato de exportacin estndar instalados en su equipo, encontrar otros tipos de formato de exportacin adicionales. stos estn determinados por los archivos DLL de su equipo local. Cuando se exporta a formato de texto, la exportacin se basa en caracteres por pulgada. Al exportar al formato PDF de Adobe, el archivo de salida se procesa en formato PDF sin etiquetas. Cuando se exporta un informe a un formato de archivo diferente de Crystal Reports (.RPT), es posible que se pierda una parte o la totalidad de las propiedades de formato del informe. El programa hace lo posible por preservar el formato original, tanto como el formato de exportacin lo permita. La exportacin en Crystal Reports se puede dividir en los siguientes tipos, segn el esquema de los objetos exportados: Las exportaciones exactas son aquellas que conservan el esquema y el formato de los objetos en el documento exportado. El documento exportado tiene casi el mismo aspecto que la presentacin, en la ficha Vista previa, del informe que se est exportando. Los formatos PDF de Adobe, RTF, MS Word y HTML son exportaciones exactas. Las exportaciones de lneas son aquellas que dividen las reas de un informe en lneas y, a continuacin, proyectan todos los objetos del informe en las lneas creadas. Se crean lneas con una altura igual a 255 twips (o con la altura del objeto ms corto). El esquema (disposicin de los objetos) exportado no es exactamente el mismo que el del informe (algunos objetos podran estar desplazados verticalmente), pero las posiciones relativas entre los objetos s son similares a las del informe. El formato de texto es una exportacin de lneas. Las exportaciones de celdas son aquellas que dividen las reas de un informe en celdas. La creacin de columnas depende de las opciones de exportacin (por ejemplo, ancho de columna constante o ancho basado en X desplazamientos de los objetos en un rea especfica del informe). La creacin de lneas se basa en Y desplazamientos de objetos en el informe. Todos los objetos exportados se proyectan en celdas, y cada celda contiene slo un objeto. Este comportamiento significa que los objetos superpuestos se desplazan y se colocan en celdas independientes. El esquema (disposicin de los objetos) exportado no es exactamente el mismo que el del informe (los objetos pueden ser desplazados vertical y horizontalmente a la celda libre ms cercana), pero las posiciones relativas de los objetos s son similares a las del informe (excepto para los objetos superpuestos). Las exportaciones de datos son exportaciones cuya intencin no es preservar la disposicin y el formato de los objetos. La disposicin de los objetos exportados se basa en las secciones. Los formatos de datos de valores separados (CSV), XML y Excel (slo datos) son exportaciones de datos.
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Exportacin a formatos de texto o registros

Crystal Reports exporta a texto de dos maneras posibles: basada en registros o basada en pginas. El comportamiento de la exportacin difiere entre ambos mtodos, ya que una exportacin basada en registros crea un conjunto de registros de datos, mientras que una exportacin basada en pginas produce un documento que los usuarios pueden leer. La exportacin de un informe a los formatos de valores separados (CSV), texto separado por tabuladores o alguno de los estilos de registro se suele realizar para procesarlos posteriormente mediante un programa; este archivo de texto exportado se puede tratar como una base de datos. Por lo tanto, Crystal Reports exporta una columna independiente para cada objeto que existe en el informe. Si no existe informacin visible en la seccin Detalles del informe, estas opciones siguen exportando mltiples registros. Por ejemplo, si existe un objeto de fecha en el Encabezado de informe de los informes, este elemento de fecha se exporta como una columna, pero con mltiples filas segn el nmero de secciones Detalles ocultas que existan. Esto es as para cualquier otro objeto de texto del informe.
Destino
El destino determina la ubicacin de exportacin de su informe. Crystal Report le permite elegir uno de seis destinos. Entre ellos se incluyen: Aplicacin Archivo de disco Carpeta de Exchange Lotus Domino Correo de Lotus Domino MAPI (Microsoft Mail)
Exportacin a una aplicacin

Si exporta a una aplicacin, el programa exporta el informe a un archivo temporal en el formato especificado y luego abre el archivo en la aplicacin apropiada. Nota: Al exportar en formato ODBC, las opciones Aplicacin y Archivo de disco son lo mismo. Necesita especificar una ruta de archivo si va a exportar en formato HTML. El nombre de archivo del informe y el nombre del archivo temporal tienen que ser distintos. Las secciones que siguen a continuacin proporcionan instrucciones sobre cmo se exporta un informe al formato de MS Excel 972000 para cada uno de los diferentes tipos de destino.
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Distribuir informes
Para exportar a una aplicacin

1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el men Archivo, haga clic en Exportar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3 Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, seleccione MS Excel 972000. 4 Seleccione Aplicacin en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. La mayora de las opciones de este cuadro de dilogo son fciles de entender; por ejemplo, se puede elegir la opcin de exportar encabezados y pies de pgina o la de exportar una serie de pginas. Las opciones del rea Ancho de columna permiten definir el ancho de las celdas de Excel en la salida basndose en un ancho de punto (ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de diversas secciones del informe de Crystal. Nota: La seleccin de Todo el informe no emula necesariamente el diseo del informe Crystal. En su lugar, el ancho de las celdas de Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier seccin del informe. Asimismo, por ejemplo, la seleccin de Detalles crea anchos de celda basados en los objetos que se encuentran nicamente en la seccin Detalles del informe. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros. Nota: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
El programa exporta el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. En este ejemplo, Microsoft Excel se abre co los datos exportados.
Exportacin a un archivo de disco

Si exporta a un archivo de disco, el programa guarda el informe en el disco o disquete que ha especificado.
Para exportar a un archivo de disco

1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el men Archivo, haga clic en Exportar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
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3 Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, seleccione MS Excel 972000. 4 Seleccione Archivo de disco en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de Exportacin a una aplicacin en la pgina 341. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivo de exportacin. 8 Seleccione el directorio apropiado. 9 Ingrese el nombre de archivo. 10 Haga clic en Guardar. Nota: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
El programa exporta el informe y lo guarda en el directorio designado. En este ejemplo, el archivo se guarda en el directorio temporal en formato .xls.
Exportacin a una carpeta de Microsoft Exchange

Crystal Reports permite exportar un archivo de informe a una carpeta de Microsoft Exchange. Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que haya especificado. Una carpeta Exchange puede contener notas estndar (correspondencia), archivos e instancias de formas Exchange.
Para exportar a una carpeta de Microsoft Exchange

1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el men Archivo, haga clic en Exportar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3 Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, seleccione MS Excel 972000. 4 Seleccione Carpeta de Exchange en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de Exportacin a una aplicacin en la pgina 341. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
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Distribuir informes
7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Elegir perfil. Nota: Aparecer un mensaje del asistente de instalacin de Microsoft Outlook si Microsoft Exchange, Microsoft Mail o Internet E-mail no estn instalados en su equipo. 8 Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil. Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para crearlo. 9 Haga clic en Aceptar cuando termine. 10 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar una Carpeta, seleccione la carpeta del perfil donde desee que aparezca el informe y haga clic en Aceptar. El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
Exportacin a Lotus Domino

Debe tener la versin 3.0 o ms reciente de Lotus Domino para clientes Windows. Tambin necesitar, como mnimo, acceso al depsito. Crystal Reports no exportar a un cliente OS/2 de Lotus Domino. Nota: Antes de exportar a Lotus Domino, debe crear un formulario denominado Formulario de informe que incluya un campo Comentarios que se pueda editar y un campo Vista que tenga dos columnas: una con la denominacin # (creada de forma predeterminada) y otra que seale al campo Comentarios.
Para exportar a Lotus Domino

1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el men Archivo, haga clic en Exportar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3 Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, seleccione MS Excel 972000. 4 Seleccione Base de datos Lotus Domino en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de Exportacin a una aplicacin en la pgina 341. 6 Cambie las configuraciones de formato segn sea necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar base de datos.
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8 Haga doble clic en el servidor Lotus Domino al que desea exportar el informe. El nombre de archivo se designa en forma predeterminada. 9 Seleccione la base de datos a las que quisiera exportar el informe. 10 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Comentarios. 11 Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro usuario seleccione su informe de Lotus Domino Desktop. 12 Haga clic en Aceptar. Comienza el proceso de exportacin. La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a la base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios que usted escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener una vista del informe completo.
Exportacin a formato MAPI (Microsoft Mail)

Nota: Esta opcin slo funciona si se tiene instalado un cliente de correo (MS Outlook, MS Mail o Exchange). Como el informe exportado se adjunta a un mensaje de correo electrnico, tambin se debe configurar correctamente una cuenta de correo electrnico. 1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el men Archivo, haga clic en Exportar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3 Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, seleccione MS Excel 972000. 4 Seleccione Microsoft Mail (MAPI) en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de Exportacin a una aplicacin en la pgina 341. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Enviar correo. 8 Especifique los detalles de la direccin y, a continuacin, haga clic en Enviar. Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros. Nota: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
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Distribuir informes
Trabajo con carpetas Web

Puede abrir y guardar informes usando carpetas de web si: Ejecuta Windows 2000 o tiene instalado Office 2000. Tiene acceso a un servidor Web que est configurado para admitir carpetas Web. Agrega una carpeta Web de este servidor a su carpeta de carpetas Web.
Para abrir el informe

1 En el men Archivo, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 2 Haga clic en Carpetas Web. 3 Abra la carpeta que contiene el informe. 4 Haga doble clic para abrir el informe.
Para guardar el informe

1 En el men Archivo, haga clic en Guardar como. Aparece el cuadro de dilogo Guardar. 2 Haga clic en Carpetas Web. 3 Busque la carpeta en la que desea guardar el informe. 4 Ingrese el nombre de archivo. 5 Haga clic en Guardar. Nota: Despus de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de web, debe guardar los cambios hechos a dicho archivo en la misma carpeta de web.
Trabajo con carpetas de Enterprise

Otra forma de distribuir los informes es mediante Crystal Enterprise. Al publicar un informe en Crystal Enterprise, puede entregarlo a los usuarios finales a travs de cualquier aplicacin Web (intranet, extranet, Internet o un portal corporativo). Crystal Reports facilita la publicacin de informes mediante la opcin Enterprise de los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como. Al elegir la opcin Enterprise del cuadro de dilogo Abrir, puede seleccionar cualquier informe publicado para realizar cambios en l. La misma opcin en el cuadro de dilogo Guardar como permite guardar un informe modificado otra vez en su ubicacin original, o deja guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise, que, en realidad, es lo mismo que publicar el informe en Crystal Enterprise.
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Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise

En Crystal Reports puede abrir informes de las carpetas de Crystal Enterprise. Crystal Reports muestra las carpetas de Crystal Enterprise correspondientes en el cuadro de dilogo Abrir.

1 En el men Archivo, haga clic en Abrir. 2 En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Enterprise. Si an no se ha conectado a Crystal Enterprise, aparece el cuadro de dilogo Conexin con Crystal Enterprise.
3 En el campo Sistema , escriba o seleccione el nombre del sistema Crystal Enterprise al que desea conectarse. 4 Introduzca su nombre de usuario y contrasea. 5 Haga clic en la lista Autenticacin para seleccionar el tipo de autenticacin apropiado. La autenticacin de Enterprise requiere un nombre de usuario y una contrasea que Crystal Enterprise reconozca. La autenticacin LDAP requiere un nombre de usuario y una contrasea reconocidos por un servidor de directorios LDAP. La autenticacin de Windows AD requiere un nombre de usuario y una contrasea reconocidos por Windows AD. La opcin Autenticacin de Windows NT requiere un nombre de usuario y contrasea que Windows NT reconozca. 6 Haga clic en Aceptar. Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe para abrirlo en Crystal Reports.
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Distribuir informes
Nota: Para encontrar un informe especfico, resalte una carpeta y seleccione Buscar en su men contextual. A continuacin, use el cuadro de dilogo Buscar para escribir el nombre del informe o una parte de su nombre. Para limitar el riesgo de expandir una carpeta que contiene varios cientos de informes, use las opciones de lote del men contextual de la carpeta: Primer lote muestra los primeros 100 objetos de la carpeta seleccionada. Siguiente lote muestra los siguientes 100 objetos de la carpeta seleccionada. Lote anterior muestra los 100 objetos previos de la carpeta seleccionada. ltimo lote muestra los ltimos 100 objetos de la carpeta seleccionada. Seleccione la opcin Actualizar objetos del repositorio para asegurarse de que se actualizan los objetos de repositorio del informe cuando ste se abra en el futuro. Para obtener ms informacin sobre el Repositorio de Crystal, consulte Crystal Repository en la pgina 99.

Puede guardar informes de Crystal en carpetas de Crystal Enterprise. Use el cuadro de dilogo Guardar como para guardar un informe modificado de nuevo en su ubicacin original, o usarlo para guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise. Guardar un informe en una carpeta de Enterprise es lo mismo que publicarlo en Crystal Enterprise.

1 En el men Archivo, haga clic en Guardar como. 2 En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Enterprise. 3 Si an no se ha conectado al Crystal Enterprise, hgalo ahora. Para obtener informacin sobre cmo conectar con Crystal Enterprise, vea Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise en la pgina 347. 4 Cuando aparezca la carpeta de Enterprise, seleccione una carpeta en la que guardar el informe. 5 Escriba un nombre de archivo para el informe. 6 Seleccione Habilitar actualizacin del repositorio si desea que se actualicen los objetos de repositorio del informe al abrir ste de nuevo en Crystal Reports o al programarlo en Crystal Enterprise. Para obtener ms informacin sobre el Repositorio de Crystal, consulte Crystal Repository en la pgina 99. 7 Haga clic en Guardar para publicar el informe en Crystal Enterprise.
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Ver informes
Puede ver los informes de Crystal mediante diversos visores de informes que se encuentran disponibles en el servidor de aplicaciones de informes (RAS) o Crystal Enterprise (CE) y en el kit de desarrollo de software (SDK) de Crystal Enterprise. Para obtener ms informacin sobre los visores de informes de Crystal, vea la ayuda del visor de RAS o la ayuda en lnea del visor en la documentacin del SDK de Crystal Enterprise. En general, los visores de Crystal Report son visores de pgina que permiten ver pginas enteras de los informes de Crystal. Sin embargo, un visor, el Visor de parte del informe, permite ver objetos del informe concretos sin tener que ver la pgina completa. Los objetos del informe que se muestran con dicho visor se denominan Partes del informe.
Qu son las partes de un informe?

A los objetos de informe que se muestran por s solos en un visor, sin el resto de la pgina del informe, se les denomina Partes del informe. Adems, las Partes del informe son objetos que utilizan hipervnculos para sealar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino. Las Partes del informe trabajan con el subconjunto de visores DHTML de los visores de Crystal Report a fin de ampliar las posibilidades de desplazamiento dentro de un informe y entre informes. Estos hipervnculos pueden establecer vnculos con objetos del mismo informe o con los de otro. De esta forma, podr crear rutas guiadas a travs de los informes que le permitan mostrar informacin especfica en puntos determinados de la ruta. Esta funcin que posibilita ver partes de un informe en lugar de la pgina entera se convierte as en una poderosa herramienta que le permite integrar perfectamente sus informes en portales y aplicaciones inalmbricas.
Visor de parte del informe

El Visor de parte del informe es un visor que permite mostrar partes del informe sin el resto de la pgina del mismo. Puede integrar este visor en aplicaciones web para que los usuarios vean slo objetos especficos del informe sin necesidad de ver el resto. La mayora de las veces, los hipervnculos de las partes del informe se configuran en Report Designer, pero las funciones de los visores de informes aportan muchas ms ventajas.
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Ver informes
Qu es la exploracin?
Las funciones de exploracin de Crystal Reports permiten desplazarse a otros objetos del informe o a objetos de otro informe que tengan un contexto de datos especfico. En este ltimo caso, el otro informe debe administrarse desde Crystal Enterprise, o bien debe formar parte de un entorno de Servidor de aplicaciones de informes (RAS) autnomo. Esta funcin est disponible slo en los visores DHTML (sin clientes, visores del lado del servidor). Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer vnculos directos de un objeto a otro; el visor pasa automticamente el contexto de datos necesario, lo cual permite acceder al objeto y a los datos relevantes. Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploracin al establecer vnculos entre los objetos de las mismas. La diferencia fundamental entre explorar partes del informe y la exploracin normal (por pginas) es que al explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe), slo se ven los objetos identificados como Partes del informe. En la exploracin normal (usando los visores de pginas o el Visor HTML avanzado), ir a los objetos identificados pero ver la pgina completa.
Configurar la exploracin
La exploracin (por pginas o por partes del informe) se configura en la ficha Hipervnculo del cuadro de dilogo Editor de formato. En el rea Slo visor DHTML de la ficha Hipervnculo, puede seleccionar una de estas dos opciones: Profundizar en parte del informe La opcin Profundizar en parte del informe est disponible para campos de resumen, mapas y grficos de grupo y para los campos de encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Esta opcin se aplica slo a las partes del informe; la exploracin normal (utilizando la vista de pgina) profundiza de manera predeterminada. Para obtener ms informacin, consulte Exploracin de partes especficas de un informe en la pgina 352. Otro objeto de informe Puede utilizar la opcin Otro objeto de informe tanto para exploracin por partes del informe como por pginas. Esta opcin permite especificar los objetos de destino a los que desea desplazarse y los datos de contexto que va a pasar. Cuando selecciona la opcin profundizar en parte del informe, el rea Informacin del hipervnculo contiene estas opciones: Campos disponibles El rea Campos disponibles muestra, en vista de rbol, todas las secciones del informe que contienen objetos de informe que pueden ser utilizados para profundizar en partes del informe. Los objetos de este rea se seleccionan y se agregan al rea Mostrar campos.
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Mostrar campos El rea Mostrar campos enumera, en vista de rbol, la seccin y los objetos seleccionados para seguir profundizando. Vea Opcin Profundizar en partes del informe en la pgina 352 para obtener informacin sobre cmo utilizar estas opciones. Cuando selecciona la opcin Otro objeto de informe, el rea Informacin del hipervnculo contiene estas opciones: vnculo Paste the Report Part Utilice el botn Pegar y vincular para agregar informacin detallada sobre un objeto de informe previamente seleccionado y copiado. La informacin pegada depende, en parte, de la opcin seleccionada en la lista asociada con el botn. Seleccionar desde Despus de pegar informacin de vnculo, el campo Seleccionar desde contendr y el nombre de archivo del informe que seleccion y la ruta de acceso desde la que lo copi (estar en blanco cuando se haga referencia al informe actual). Puede agregar informacin a este campo pegando un vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible. Ttulo del informe El campo Ttulo del informe adopta de forma predeterminada el ttulo del informe especificado en el campo Seleccionar desde (contiene el texto <Informe actual> cuando se hace referencia al informe actual). Si no se defini el ttulo del informe en el cuadro de dilogo Propiedades del documento, el campo adopta de forma predeterminada el nombre de archivo del informe. Puede agregar informacin a este campo pegando un vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible. Nombre de objeto Al agregar uno o varios objetos a este campo, est identificando los objetos de destino de la exploracin. En la exploracin de pginas, esta informacin determina el objeto al que se desplazar dentro de la pgina. En la exploracin de partes del informe, esta informacin determina los objetos que se mostrarn en el visor al realizar la exploracin (el visor slo muestra los objetos identificados). En el campo Nombre de objeto, se puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de objeto de informe (se pueden seleccionar uno o varios objetos de la misma seccin del informe): Objetos de campo Grficos o mapas Bitmaps Tablas cruzadas Objetos de Texto No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de informe: Objetos dentro del Encabezado de pgina o Pie de pgina. Lneas o cuadros.
351
Ver informes
Subinformes o cualquier objeto de un subinforme. Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la seccin individualmente). Se puede agregar informacin especfica de dos maneras: Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el Explorador de informes. Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de cualquier otro y pegar la informacin en el campo de objeto. Contexto de datos El programa normalmente completa el campo Contexto de datos cuando se pega informacin para los objetos de destino. Tambin puede personalizar esta opcin mediante el botn Frmula condicional. Para obtener ms informacin, consulte Formatos de contexto de datos en la pgina 360. Vea Opcin Otro objeto de informe en la pgina 355 para obtener informacin sobre cmo utilizar estas opciones. Nota: Los objetos de informe con hipervnculos definidos se muestran en el Explorador de informes como texto azul con un subrayado continuo. Los objetos con hipervnculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de lnea discontinua.
Exploracin de partes especficas de un informe

Las Partes del informe utilizan las funciones de exploracin de Crystal Reports. No obstante, algunos casos especiales slo se aplican a Partes del informe: El visor slo muestra el objeto identificado como objeto destino. Se debe especificar una Configuracin inicial de partes del informe para cada uno de los informes situados en primer lugar en la ruta de exploracin de Partes del informe.
Opcin Profundizar en partes del informe

La opcin Profundizar en partes del informe permite definir un hipervnculo para que el Visor de parte del informe pueda emular las funciones de profundizacin de Crystal Reports. El Visor de parte del informe muestra nicamente los objetos de destino, por lo que, para que la profundizacin funcione, es necesario definir una ruta de exploracin desde el objeto de origen hasta uno o varios objetos de destino. Si hay varios objetos de destino, todos ellos deben encontrarse en la misma seccin del informe. La opcin Profundizar en partes del informe no afecta a los visores de pginas DHTML, ya que emula el comportamiento de profundizacin predeterminado de Crystal Reports (admitido por los visores de pginas). No obstante, los visores de pginas no limitan los objetos que se muestran: siempre muestran todos los objetos del informe. Nota: Utilice la opcin Profundizar en parte del informe slo para desplazarse entre objetos del mismo informe.
352
Puesto que el Visor de parte del informe slo muestra objetos de destino, es necesario definir la Configuracin inicial de partes del informe (es decir, un objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen los hipervnculos de Profundizar en partes del informe. La opcin Configuracin parcial del informe inicial de un informe define el objeto que se mostrar primero en el Visor de parte del informe. Considere este objeto como el lugar del que partir la ruta de hipervnculos de profundizacin.
Definir la Configuracin inicial de partes del informe

1 Abra el informe que contenga el objeto de origen predeterminado que desee definir. 2 Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee establecer como objeto de origen predeterminado y seleccione Copiar en el men contextual. 3 En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. 4 Haga clic en Pegar y vincular en el rea Configuracin parcial del informe inicial del cuadro de dilogo Opciones del informe. El programa pega, en los campos correspondientes, el nombre y el contexto de datos del objeto de informe seleccionado como objeto de origen. Sugerencia: Para obtener ms informacin sobre contextos de datos, vea Formatos de contexto de datos en la pgina 360. Incluya otro objeto de la misma seccin del informe escribiendo un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre del objeto. 5 Haga clic en Aceptar.
Para crear un hipervnculo Profundizar en partes del informe

Nota: Antes de seguir este procedimiento, lea la seccin Configurar la exploracin en la pgina 350 para familiarizarse con las limitaciones que encontrar al crear este tipo de hipervnculos. 1 Abra un informe y seleccione el objeto de destino deseado; a continuacin, haga clic en el botn Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Tambin puede realizar esta accin seleccionando Dar formato al campo en el men Formato. 2 En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervnculo. 3 En el rea Slo visor DHTML, seleccione Profundizar en partes del informe.
353
Ver informes
El rea Informacin del hipervnculo cambia y muestra los campos disponibles para este tipo de hipervnculo.
El rea Campos disponibles muestra slo las secciones y los objetos del informe que se pueden seleccionar para profundizar. En general, entre estos objetos se incluyen objetos de campo, grficos, mapas, mapas de bits, tablas cruzadas y objetos de texto contenidos a partir de la siguiente seccin (es decir, por ejemplo, los objetos del grupo dos cuando el objeto seleccionado se encuentra en el grupo uno). Nota: El rea Campos disponibles no muestra los objetos de informe eliminados. 4 En el rea Campos disponibles, seleccione la seccin o los objetos de informe que desee utilizar como destino de la profundizacin. Sugerencia: Utilice el Explorador de informes para identificar rpidamente los nombres predeterminados asignados a cada uno de los objetos del informe. Para abrir el Explorador de informes, haga clic en el botn correspondiente situado en la barra de herramientas Estndar. Puede agregar todos los objetos de una seccin si selecciona el nodo de la seccin. Si expande el nodo de seccin, puede seleccionar uno o varios de los objetos que contiene. 5 Utilice los botones de flecha para mover la seccin seleccionada o los objetos al rea Campos para mostrar. Para facilitar la identificacin, el programa crea un nodo de seccin en el rea Campos para mostrar. Este nodo contiene los objetos seleccionados en el rea Campos disponibles.
354
6 Si desea agregar otro objeto al rea Campos para mostrar, seleccinelo en la lista Campos disponibles y arrstrelo a su posicin. Nota: La posicin que ocupa un objeto en el rea Campos para mostrar determina cmo aparece en el Visor de partes del informe; la direccin de la parte superior a la inferior del rea Campos para mostrar se corresponde con la direccin izquierda a derecha en el visor. Use las flechas situadas encima del rea Campos para mostrar a fin de cambiar el orden de los objetos. (Tenga en cuenta que el programador puede alterar este comportamiento predeterminado mediante la propiedad Mantener diseo del Visor de parte del informe.) El rea Campos para mostrar slo puede contener una seccin a la vez. Si intenta agregar una segunda seccin, o un objeto desde una segunda seccin, se reemplaza cualquier seccin existente en el rea Campos para mostrar. 7 Haga clic en Aceptar. Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen de su informe a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe ver en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
Opcin Otro objeto de informe

La opcin Otro objeto de informe permite definir una ruta de hipervnculos para crear vnculos entre objetos del mismo informe o de informes diferentes. Si est definiendo una ruta de acceso de hipervnculo a otro informe, ese informe debe administrarse desde Crystal Enterprise, o bien debe formar parte de un entorno de servidor autnomo para aplicaciones de informe (RAS). El Visor de parte del informe muestra nicamente los objetos que se especifiquen. Al igual que con la opcin Profundizar en partes del informe, todos los objetos de destino deben proceder de la misma seccin del informe. Nota: Cuando se utiliza un entorno de servidor autnomo de aplicaciones de informe (RAS), es recomendable que todos los informes que se recorren en la exploracin mediante la opcin Otro objeto de informe residan en el directorio de informes del servidor RAS. Si se colocan los informes en este directorio, se garantiza que los informes vinculados puedan trasladarse fcilmente al entorno de Crystal Enterprise. El visor de pginas DHTML tambin utiliza la opcin Otro objeto de informe para propsitos de exploracin. No se puede utilizar la opcin Otro objeto de informe para una tabla cruzada o un objeto de cuadrcula OLAP completos; sin embargo, s se puede utilizar para cualquier celda individual de una tabla cruzada o cuadrcula OLAP.
355
Ver informes
Flujo de trabajo
Puesto que la opcin Otro objeto de informe permite crear hipervnculos entre objetos de informes diferentes gestionados en Crystal Enterprise, es necesario configurar ms valores en la ficha Hipervnculo. A continuacin se ofrece una introduccin de los pasos que debe seguir para configurar los hipervnculos correctamente: Abra el informe que contiene el objeto que desea que sea el objeto de destino y cpielo. Abra el informe que contiene el objeto de origen, seleccinelo y abra el Editor de Formato. En la ficha Hipervnculo, pegue la informacin del objeto de destino en los campos correspondientes. El procedimiento siguiente muestra la forma de ejecutar todos estos pasos.
Para crear un hipervnculo Otro objeto de informe

Nota: Antes de seguir este procedimiento, lea la seccin Configurar la exploracin en la pgina 350 para familiarizarse con las limitaciones que encontrar al crear este tipo de hipervnculos. 1 Abra los informes origen y destino. El informe de origen es el informe desde el que se copia un objeto; el informe de destino es el informe al que se agrega la informacin de hipervnculo. Cuando se examina el informe de destino en el Visor de parte del informe, lo primero que se ve es su objeto inicial. Cuando se profundiza en ese objeto, se llega al objeto de destino seleccionado en el informe de origen. 2 En el informe de origen, haga clic con el botn secundario sobre el objeto de destino correspondiente y seleccione Copiar en el men contextual. 3 En el informe de destino, seleccione el objeto inicial deseado y, a continuacin, haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Tambin puede realizar esta accin seleccionando Dar formato al campo en el men Formato. 4 En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervnculo y, a continuacin, seleccione la opcin Otro objeto de informe. 5 En Informacin del hipervnculo, haga clic en Pegar y vincular. Nota: El botn Pegar y vincular no se encuentra disponible si no se ha copiado un objeto de destino como se indica en el paso 2.
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El programa pega la informacin de identificacin del objeto de destino seleccionado en el informe de origen en los campos apropiados.
El botn Pegar y vincular incluye una lista de las opciones que se pueden utilizar cuando se pega un vnculo en el objeto de destino. Segn el tipo de vnculo que se va a crear (por ejemplo, un vnculo a un contexto de datos especfico en lugar de un vnculo a un contexto de datos genrico), pueden aparecer estas opciones: Contexto de seccin de informe sta es la opcin predeterminada; se selecciona al hacer clic en Pegar y vincular sin ver las otras opciones de la lista. Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya el contexto de datos ms completo que el programa puede determinar. Para obtener ms informacin, consulte Casos de la opcin Contexto de seccin de informe en la pgina 358. Design View Report Part Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya un contexto de datos genrico (es decir, un contexto de datos que no apunte a un registro especfico). Use esta opcin cuando desee un contexto de datos amplio, o bien cuando los datos no estn an presentes en el informe de origen. Preview Report Part Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya un contexto de datos especfico (es decir, un contexto de datos que apunte a un registro especfico). Use esta opcin cuando desee un contexto de datos reducido, o bien cuando los datos estn presentes en el informe de origen.
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Ver informes
Nota: Si selecciona la opcin Vista de diseo de seccin de informe (o si elige la opcin Contexto de seccin de informe para un objeto copiado desde la vista Diseo de un informe) y los informes de origen y de destino tienen diferentes estructuras de datos, aparecer el cuadro de dilogo Campos asignados de seccin de informe. Cada campo del rea Campos desasignados representa un grupo del informe de origen. Use este cuadro de dilogo para asignar estos grupos a campos del informe de destino. Tras haber asignado todos los grupos, el botn Aceptar queda disponible y permite proseguir. 6 Si desea agregar otros campos de la misma seccin del informe origen, haga clic en el campo Nombre de objeto y desplace el cursor hasta el final del texto existente. Introduzca un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre de los campos. Nota: El orden de los objetos en el campo Nombre de objeto determina cmo aparecen en el Visor de parte del informe; de izquierda a derecha en el campo Nombre de objeto se corresponde con el orden de izquierda a derecha en el visor. 7 Puede ampliar el Contexto de datos si utiliza un asterisco (*) para representar todos los registros de un grupo. Por ejemplo, si el Contexto de datos es /USA/CA/Changing Gears (que mostrar slo ese registro de detalle concreto), podra cambiarlo por /USA/CA/* para mostrar todos los registros de detalle del grupo. Sugerencia: Puede que sea ms til copiar la informacin sobre hipervnculos de la vista Diseo, ya que el contexto de datos ser ms general (es decir, no se copiar slo un registro concreto como podra suceder si se utilizase la vista Vista previa). Si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos, compruebe el contexto de datos del objeto de destino para asegurarse de que contiene el ndice secundario correcto. Para obtener ms informacin, consulte Formatos de contexto de datos en la pgina 360. 8 Haga clic en Aceptar. Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe, ver en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
Casos de la opcin Contexto de seccin de informe

Cuando se pega informacin de vinculacin para una parte de un informe, la opcin Contexto de seccin de informe afecta principalmente al contexto de datos del vnculo; el campo Seleccionar desde (la direccin URI del informe) y el campo Nombre de objeto coinciden siempre para cualquiera de las opciones disponibles en la lista Pegar y vincular. Esta seccin proporciona diversos casos o situaciones y describe cmo el programa crea un contexto de datos para cada uno de ellos.
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Caso 1
Si el informe de origen contiene datos (es decir, si el informe se encuentra en Vista previa), el contexto de datos de Contexto de seccin de informe (en el informe de destino) coincide con el contexto de datos de la Vista previa del informe de origen para todos los elementos secundarios del campo seleccionado. Por ejemplo, en el campo Contexto de datos podra aparecer lo siguiente: /Country[USA]/Region[*]. De lo contrario, el programa utiliza el contexto de datos de la vista Diseo del informe de origen como contexto de datos de Contexto de seccin de informe en el informe de destino.
Caso 2
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel ms alto que el objeto de origen, el contexto de datos se deja vaco. Por ejemplo, cuando el contexto de datos del origen es / Country[Australia]/ChildIndex[5] y el contexto de datos del destino es / Country[Australia], el contexto de datos de Contexto de seccin de informe se deja vaco.
Caso 3
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel inferior al del objeto de origen, el contexto de datos pegado es un contexto de datos de la vista Diseo (aparece como frmula). Por ejemplo, cuando el contexto de datos del origen es /Country[Australia] y el contexto de datos del destino es /Country[Australia]/ChildIndex[5], el contexto de datos de Contexto de seccin de informe es "/"+{Customer.Country}.
Tablas cruzadas
Si el objeto que se copia en el informe de origen es parte de una tabla cruzada, el contexto de datos de Contexto de seccin de informe se basa en el objeto seleccionado incrustado en la tabla cruzada. Crystal Reports crea el contexto de datos determinando si el objeto seleccionado en la tabla cruzada es una fila, una columna o una celda. A continuacin, el programa obtiene los nombres de filas y columnas. Despues, analiza sintcticamente el contexto de datos de la vista Diseo. Finalmente, genera el contexto de datos de Contexto de seccin de informe agregando la funcin GridRowColumnValue si el grupo de la frmula del contexto de datos aparece en los nombres de fila o de columna obtenidos anteriormente. Podra ver, por ejemplo, un contexto de datos como el siguiente:
"/"+GridRowColumnValue(Customer.Country)+ "/"+GridRowColumnValue(Customer.Region)
359
Ver informes
Formatos de contexto de datos

Normalmente, una frmula de contexto de datos tiene el siguiente aspecto:
"/" + {Tabla.Campo} + "/" + {Tabla.Campo}
Tambin se pueden usar los siguientes formatos: Formato del tipo XPath:
/USA/Bicycle
Formato Tipos declarados:

/Pas[USA]/Clase de producto[Bicycle]
Nota: Se puede agregar informacin de nivel de detalle en formato basado en 0:

/USA/Bicycle/ChildIndex[4]
Tambin se puede utilizar un comodn para identificar todas las instancias:

/USA/*
Para los objetos de tablas cruzadas, puede realizar exploraciones por celdas, columnas o filas. Para definir el contexto de datos, utilice la funcin de formato GridRowColumnValue. Por ejemplo:
"/" + GridRowColumnValue ("Proveedor.Pas") + "/" + GridRowColumnValue ("Producto.Clase de producto").
Hipervnculos mostrados en los visores

Esta seccin resume la informacin sobre las opciones de hipervnculo y cmo funcionan en los visores de pgina y en el Visor de parte del informe.
Diferencias entre las opciones de hipervnculo

Otro objeto de informe Esta opcin permite seleccionar uno o varios objetos de informe. Los objetos de destino deben ser de la misma seccin de informes. La ubicacin de la seccin que contiene los objetos de destino no tiene restricciones. Esta seccin se puede localizar en cualquier parte del informe. Esta seccin puede estar en un nivel de grupo por encima o por debajo del objeto de origen. El objeto puede estar en un informe diferente gestionado por Crystal Enterprise o que sea parte del Report Application Server (RAS) autnomo. Profundizar en parte del informe Esta opcin permite seleccionar uno o varios objetos de informe. Los objetos de destino deben ser de la misma seccin de informes. La ubicacin de esta seccin que contiene los objetos de destino debe estar en el nivel de grupo inferior o siguiente al objeto de origen.
El objeto puede estar en el mismo informe.
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Diferencias del modo de presentacin por parte de los visores de los hipervnculos
Visores de pgina Otro objeto de informe: Se desplaza a los objetos de destino y muestra el contenido de toda la pgina. Profundizar en parte del informe: Se desplaza (profundiza) hacia el grupo y muestra todo el contenido del mismo. Profundizar de manera predeterminada (sin hipervnculo) La profundizacin de grupo de un encabezado o pie de pgina, grfico o mapa de grupo muestra las vistas de grupo. La profundizacin del subinforme muestra la vista del subinforme. Visor de parte del informe Otro objeto de informe: Se desplaza a los objetos de destino y muestra nicamente los objetos de destino. Profundizar en parte del informe: Se desplaza a los objetos de destino y muestra nicamente los objetos de destino. Profundizar de manera predeterminada (sin hipervnculo) No disponible.
Utilizacin de etiquetas inteligentes

Crystal Reports permite obtener beneficio de las etiquetas inteligentes de Office XP. Cuando se pega un grfico, un objeto de texto o un objeto de campo en una aplicacin de Office XP, se pueden ver datos del informe de host despus de seleccionar una opcin de etiqueta inteligente. Esta tabla resume las opciones disponibles. Aplicacin de Office XP Word Opcin de etiqueta inteligente Ver Actualizar Ver Actualizar Ver Actualizar (slo cuando se crea un mensaje) Tipo de objeto de Crystal Reports Objeto de texto Objeto de campo grficos Objeto de texto Objeto de campo Objeto de texto Objeto de campo grficos
Excel Outlook
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Utilizacin de etiquetas inteligentes
Antes de utilizar etiquetas inteligentes, se deben configurar opciones de servidor Web en la ficha Etiqueta inteligente del cuadro de dilogo Opciones. Tambin se debe crear una pgina .asp o .jsp para ver detalles del informe. Normalmente, estas tareas las debe realizar el administrador del sistema. Nota: Los informes que desee utilizar con etiquetas inteligentes deben existir en el servidor Web mencionado en el cuadro de dilogo Opciones de un directorio que refleja la ubicacin real, o el servidor Web se debe configurar para aceptar una ruta UNC.
Para utilizar tarjetas inteligentes con un objeto de Crystal Reports

1 Abra el informe de Crystal que contiene el objeto que desea copiar en una aplicacin de Office XP. 2 En el men Archivo, haga clic en Opciones y asegrese de que se hayan configurado las opciones en la ficha Etiqueta inteligente: Debe asignarse un nombre al servidor Web. Debe asignarse un nombre a un directorio virtual (se proporciona un nombre predeterminado). Debe asignarse un nombre a una pgina de presentacin (se proporciona un nombre predeterminado). 3 En la ficha Vista previa de Crystal Reports, haga clic con el botn secundario en el objeto de texto, el objeto de campo o el grfico que desee copiar y seleccione Copiar etiqueta inteligente en el men contextual. 4 Abra la aplicacin de Office XP pertinente y pegue el objeto de informe en un documento, una hoja de clculo o un mensaje de correo electrnico. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu objetos de informe se pueden pegar en cada una de las aplicaciones de Office XP. 5 En la aplicacin de Office XP actual, elija la etiqueta inteligente apropiada entre las opciones correspondientes al objeto de informe pegado. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu etiquetas inteligentes estn disponibles en cada una de las aplicaciones de Office XP. La pgina .asp o .jsp mencionada en el cuadro de dilogo Opciones muestra la informacin apropiada del informe de host de Crystal.
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Alertas de informe
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Este captulo proporciona informacin sobre la creacin y el uso de alertas en los informes Crystal.
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Acerca de las alertas de informe
Acerca de las alertas de informe

Las alertas de informe son mensajes personalizados creados en Crystal Reports que aparecen cuando los datos de un informe cumplen ciertas condiciones. Las alertas de informe pueden indicar la accin que debe realizar el usuario o incluir informacin sobre los datos del informe. Las alertas de informe se crean a partir de frmulas que evalan las condiciones especificadas. Si la condicin se cumple, la alerta se activa y se muestra su mensaje. Los mensajes pueden estar compuestos por cadenas de texto o frmulas que combinan texto y campos de informe. Una vez que se activa una alerta de informe, no se evala de nuevo hasta que no se actualizan los datos del informe. Debido a que las alertas de informe son especficas de cada informe, usted es quin decide cundo utilizarlas. Pueden ser tiles para sealar informacin importante, por ejemplo, las ventas que superan o no llegan a un lmite. Y como el mensaje lo crea el usuario, puede ser especfico para sus datos.
Trabajar con alertas de informe

Esta seccin del manual se centra en las tareas que necesitar llevar a cabo para poder utilizar las alertas de informe: Creacin de alertas de informe en la pgina 364 Edicin de alertas de informe en la pgina 366 Eliminacin de alertas de informe en la pgina 366 Ver las alertas de informe en la pgina 367 Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas en la pgina 368
Creacin de alertas de informe

Para crear alertas de informe, debe completar tres pasos: Asignar un nombre a la alerta. Definir la condicin que va a activar la alerta. Crear el mensaje que desea que aparezca cuando se active la alerta (este paso es opcional).
Para crear una alerta de informe

1 En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. Aparece el cuadro de dilogo Crear alertas. 2 Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear alertas. 3 Introduzca un nombre para la nueva alerta en el cuadro Nombre.
364
20 Alertas de informe
4 Escriba el mensaje de alerta en el cuadro Mensaje. El cuadro Mensaje permite escribir un mensaje que se utilizar como predeterminado. Si desea que el mismo mensaje aparezca cada vez que se active la alerta, escrbalo en el cuadro Mensaje. Sin embargo, si desea utilizar una frmula de forma que el mensaje sea personalizado con elementos de datos, vea el siguiente paso. 5 Si desea utilizar una frmula para crear un mensaje de alerta, haga clic en el botn de frmula situado a la derecha de Mensaje. Aparece el Taller de frmulas. Para obtener informacin sobre cmo se utiliza el editor, consulte Trabajo con el Editor de frmulas en la pgina 387. 6 Introduzca la frmula de mensaje de alerta. Por ejemplo, si desea ver el mensaje Pas es un productor destacado (donde Pas es el nombre de un pas especifico), puede crear la frmula siguiente:
GroupName ({Cliente.Pas}) + es un productor destacado
Nota: El resultado de una frmula de mensaje de alerta debe ser una cadena. La funcin DefaultAttribute se puede utilizar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro Mensaje. Por ejemplo, si el mensaje del cuadro Mensaje es es un productor destacado, la frmula de mensaje de alerta podra ser:
GroupName ({Cliente.Pas]) + DefaultAttribute
Esta frmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje; ese texto se convierte en el parmetro DefaultAttribute. Las frmulas de condicin de mensaje se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. 7 Haga clic en Condicin. Aparece la Taller de frmulas. 8 Introduzca la frmula de condicin de alerta. Las frmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en campos de resumen, pero no pueden estar basadas en campos de hora de impresin, como frmulas de totales acumulados o de hora de impresin. Las frmulas de alerta no pueden tener variables compartidas. Si una frmula de alerta est basada en un campo de resumen, cualquier campo repetido utilizado debe ser constante en el campo de resumen. Por ejemplo, si agrupa segn Pas, Regin y Ciudad, podra crear una alerta como esta:
Sum ({Cliente.Ventas del ao pasado}, {Cliente.Regin})
En este caso, la frmula puede referirse a Pas o Regin, pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que stos no son constantes. Nota: Las frmulas de condicin de alerta se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic.
365
9 Desactive la casilla de verificacin Activar si no desea que se evale la alerta. De lo contrario, djela seleccionada. 10 Haga clic en Aceptar para guardar la alerta. Volver al cuadro de dilogo Crear alertas y la nueva alerta aparecer en la lista. Puede ver su nombre y estado (Activada o Desactivada).
Slo las alertas activadas y desactivadas aparecern en el cuadro de dilogo Crear alertas. Si se activa una alerta, puede verse en el cuadro de dilogo Alertas de informe.
Edicin de alertas de informe

1 En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. 2 En el cuadro de dilogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea editar y haga clic en Editar. Sugerencia: Tambin puede editar una alerta si hace doble clic en ella. 3 Realice los cambios que desee en el cuadro de dilogo Editar alerta. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Nota: Si la alerta ya se ha activado, al editarla se quita del cuadro de dilogo Alertas de informe.
Eliminacin de alertas de informe

1 En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. 2 En el cuadro de dilogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
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20 Alertas de informe
La alerta seleccionada queda eliminada del cuadro de dilogo Crear alertas. Nota: Si la alerta ya se ha activado, al eliminarla se quita del cuadro de dilogo Alertas de informe.
Ver las alertas de informe

Puede ver las alertas de informe activadas de las formas siguientes: Actualizando los datos del informe. Seleccionando Alertas activadas en el submen Alertas del men Informe. Nota: Si desea ver las alertas cuando los datos del informe se actualicen, debe seleccionar Mostrar alertas al actualizar en la ficha Elaborando Informes del cuadro de dilogo Opciones (esta opcin tambin se encuentra disponible en el cuadro de dilogo Opciones del Informe).
Para ver alertas de informe

1 En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Alertas activadas. Aparece el cuadro de dilogo Alertas de informe.
2 Seleccione la alerta cuyos registros desee ver. 3 Haga clic en Ver registros. Se abre una ficha de informe nueva que muestra los registros del informe que han activado la alerta. Si el registro est oculto, se muestra el grupo del registro pero sin profundizar. Nota: Si selecciona ms de una alerta activada antes de hacer clic en el botn Ver registros, los resultados se generan realizando una operacin booleana AND en las alertas seleccionadas. 4 Para volver al cuadro de dilogo Alertas de informe, haga clic en la ficha Vista previa. 5 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Alertas de informe.
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Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas

Es posible hacer referencia a las alertas en las frmulas. Cualquier frmula que haga referencia a una alerta se convierte en una frmula de hora de impresin. Las siguientes funciones estn disponibles: IsAlertEnabled( ) IsAlertTriggered( ) AlertMessage( ) Estas funciones actan lo mismo que las alertas creadas en el cuadro de dilogo Crear alertas: IsAlertTriggered("AlertName ") se cumple slo en los registros en los que se activa la alerta. AlertMessage("AlertName") muestra el mensaje de un registro cuando la alerta se cumple. Dado que las alertas no son objetos de campo (no se pueden colocar en el informe), se representan de forma diferente que los campos de informe en el Taller de frmulas. En el rbol Funciones, observar un encabezado de Alertas donde aparecen las propias funciones. Debajo de dicho encabezado las alertas disponibles aparecen listadas por nombre.
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Creacin de informes desde Excel y Access
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En este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.
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Informacin general sobre los complementos de Crystal Reports
Informacin general sobre los complementos de Crystal Reports

Crystal Reports aprovecha la tecnologa de complementos de Microsoft y ofrece el Asistente de creacin de informes que puede usar con Microsoft Excel y Microsoft Access. Este Asistente de Crystal Report ofrece capacidades conocidas de diseo de informes directamente en las aplicaciones Microsoft Office (es posible crear un informe Crystal con sus datos sin salir de Excel o Access). El mtodo para trabajar con los complementos es similar tanto en Excel como en Access: Abra Microsoft Excel o Microsoft Access (los complementos se instalan automticamente al instalar Crystal Reports). Seleccione una hoja de clculo (o celdas seleccionadas), tabla o consulta y lance el asistente. Use el diseo de pantalla del asistente de creacin para disear un informe segn sus especificaciones. Nota: Los complementos slo funcionan con las versiones Office 97 y Office 2000 de Excel y Access.
Acerca del complemento Microsoft Excel

Elija un rango completo de datos de una hoja de clculo o seleccione ciertas celdas para crear un informe Crystal. El informe creado se vincula a la hoja de clculo Excel y se puede actualizar para mostrar cambios efectuados a los datos de la hoja de clculo. Nota: Los informes creados con el complemento Excel se actualizan al tiempo que Ud. actualiza sus datos en Crystal Reports siempre y cuando: Haya agregado una fila al rango seleccionado de la hoja de clculo (pero no anexado previamente o anexado una fila) Haya eliminado una fila del rango seleccionado de la hoja de clculo Haya modificado una celda dentro del rango seleccionado de la hoja de clculo Despus de crear un informe mediante el asistente, puede obtener una vista previa de aquel con el visor predeterminado ActiveX o bien puede iniciar Crystal Reports para modificarlo.
Acerca del complemento Microsoft Access

Elija una tabla o consulta para crear un informe Crystal. El informe creado se vincula a la tabla o consulta Access y se puede actualizar para mostrar cambios efectuados a la base de datos.
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21 Creacin de informes desde Excel y Access
Nota: Los informes creados con el complemento Access no reflejarn los cambios en la base de datos hasta que Ud. cierre la tabla o consulta modificada en Access y actualice los datos del informe en Crystal Reports. Los informes creados con el complemento Access se deben basar en una tabla o consulta (pero no en una consulta con parmetros de entrada). Despus de crear un informe mediante el asistente, puede obtener una vista previa de aquel con el visor predeterminado ActiveX o bien puede iniciar Crystal Reports para modificarlo.
Trabajo con el complemento Microsoft Excel

Al instalar Crystal Reports 10, el complemento de Excel se agrega automticamente. Se agrega una opcin de men de Asistente de Crystal Report 10 al men Herramientas de Excel, as como un botn a la barra de herramientas estndar. Nota: Si ejecuta Crystal Reports 10 en el modo de lado a lado con otra versin de Crystal Reports, ver botones de cada versin en la barra de herramientas de Excel. Los botones tienen la misma apariencia, pero la informacin sobre herramientas identifica la versin correcta del asistente. Puede modificar la barra de herramientas de Excel para quitar estos botones. Puede usar el Asistente de Crystal Report para crear un informe en cualquier momento desde Excel. La opcin est disponible hasta que desactive el Asistente de Crystal Report en el cuadro de dilogo Complementos (en el men Herramientas de Excel). Nota: El archivo de complemento de Excel se coloca de manera predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos Comunes\Crystal Decisions\2.5\bin.
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel

El Asistente de Crystal Report en Excel ofrece pantallas conocidas de diseo y seleccin Crystal para ayudarle a crear un informe a partir de su hoja de clculo. Puede seleccionar un rango de celdas o un rango de datos completo en una hoja de clculo para usarlo como contenido de su informe. Nota: Al crear un informe a partir de una hoja de clculo Excel, Crystal Reports crea un archivo de base de datos (.mdb). Este archivo, el archivo de hoja de clculo Excel (.xls) y el archivo del informe (.rpt) no se pueden mover o perder los vnculos entre ellos y despus no podr actualizar los datos de su informe. Si desea cambiar el origen de datos de la hoja de clculo del informe, utilice la opcin Establecer ubicacin del origen de datos. Para obtener ms informacin, busque este tema en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
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Trabajo con el complemento Microsoft Excel
Para crear un informe en Excel mediante el Asistente de Crystal Report

1 En el men Herramientas de Excel, elija Asistente de Crystal Report 10. Sugerencia: Otra forma de abrir el Asistente de Crystal Report es haciendo clic en el botn Asistente de Crystal Report 10. Si la hoja de clculo contiene datos no guardados, Excel le advierte que debe guardarlos antes de ejecutar el asistente.
2 Ingrese un rango de datos en el cuadro de rango de celda, o haga clic en su botn para elegir un rango directamente de la hoja de clculo. Al hacer clic en el botn el asistente se minimiza de modo que puede hacer clic y arrastrar para seleccionar un rango de datos. Para volver al asistente, haga clic en el botn del asistente minimizado. Nota: Para seleccionar un rango completo de datos de la hoja de clculo, haga clic en Expandir automticamente el rango. 3 Cuando tenga seleccionado un rango de datos, haga clic en Crear un informe Crystal. Aparece el Asistente de Crystal Report 10. Nota: Mientras disea su informe, el programa crea un archivo de base de datos (.mdb). El archivo de base de datos, el archivo de hoja de clculo (.xls) y el archivo de informe resultante (.rpt) no se pueden mover o despus no podr actualizar los datos de su informe. Si desea cambiar el origen de datos de la hoja de clculo del informe, utilice la opcin Establecer ubicacin del origen de datos. Para obtener ms informacin, busque este tema en la Ayuda en lnea de Crystal Reports. 4 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos. Los botones con flecha de este cuadro de dilogo le permiten mover campos de una lista a la otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 5 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea agrupar.
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6 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Cuando est seleccionado un campo de grupo, puede elegir una direccin de ordenamiento en la lista Direccin de ordenamiento. 7 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea resumir. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en la lista Para el grupo. Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. Cuando selecciona un campo de resumen, puede elegir un tipo de resumen para ste y agregar un total general. 9 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos segn sus totales resumidos. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos, o puede especificar un N Superior o N Inferior. 10 Haga clic en Siguiente para crear una seleccin de registros para su informe. 11 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. Defina su seleccin de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado. 12 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. 13 Haga clic en Siguiente para ingresar un ttulo y una ubicacin para guardar su informe. 14 Elija un mtodo para ver su informe: Vista previa (slo lectura) Editar con Crystal Report Designer Ver despus La opcin Vista previa abre el informe en el visor ActiveX. Puede ver, imprimir y actualizar el informe en el visor. La opcin Editar abre el informe en Crystal Reports. Puede ver, imprimir, actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades de Report Designer. La opcin Ver despus guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. 15 Haga clic en Finalizar. Ahora que se ha creado su informe, puede usarlo y modificarlo como lo hara con cualquier otro informe en Crystal Reports. Permanece vinculado a su hoja de clculo Excel de modo que si se actualiza el informe despus de alterar la hoja de clculo, lo que se muestra son sus datos cambiados (vea Acerca del complemento Microsoft Excel en la pgina 370).
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Trabajo con el complemento Microsoft Access

Al instalar Crystal Reports 10, el complemento de Access se agrega automticamente. Se agrega una opcin de men llamada Asistente de Crystal Report 10 al submen Complementos del men Herramientas de Access. Nota: La instalacin del complemento de Access no es automtica para Office 97. Para obtener las instrucciones de instalacin del Asistente de Crystal Report en Access 97, vea la Ayuda en lnea de Crystal Reports. Puede usar el Asistente de Crystal Report para crear un informe en cualquier momento desde Access. La opcin est disponible hasta que desinstale el Asistente de Crystal Report 10 en el cuadro de dilogo Administrador de complementos (en el men Herramientas de Access). Nota: Los archivos de complemento de Access se colocan de manera predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos Comunes\Crystal Decisions\2.5\bin.
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access

El Asistente de Crystal Report ofrece pantallas conocidas de diseo y seleccin Crystal para ayudarle a crear un informe a partir de su tabla o consulta.
Para crear un informe en Access mediante el Asistente de Crystal Report

1 En el men Herramientas de Access, elija Complementos y luego haga clic en Asistente de Crystal Report 10. Si la tabla o consulta de la base de datos est abierta, Access le advierte que debe guardarla antes de ejecutar el Asistente. Si no ha resaltado una tabla o consulta en el cuadro de dilogo Base de datos o Nuevo informe, aparecer el cuadro de dilogo Elegir una tabla o consulta.Otra forma de abrir el Asistente de Crystal Report es seleccionar la opcin Informes en el cuadro de dilogo Base de datos, hacer clic en Nuevo, seleccionar el Asistente de Crystal Report 10 y, a continuacin, hacer clic en Aceptar. Si usa este mtodo puede seleccionar la tabla o consulta en el cuadro de dilogo Nuevo informe y acceder al paso 3.
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2 En el cuadro de dilogo Elegir una tabla o consulta, seleccione la tabla o consulta que desee usar y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de Crystal Report 10. 3 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos. Los botones con flecha de este cuadro de dilogo le permiten mover campos de una lista a la otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 4 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea agrupar. 5 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Cuando est seleccionado un campo de grupo, puede elegir una direccin de ordenamiento en la lista Direccin de ordenamiento. 6 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea resumir. 7 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en la lista Para el grupo. Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. Cuando selecciona un campo de resumen, puede elegir un tipo de resumen para ste y agregar un total general. 8 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos segn sus totales resumidos. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos, o puede especificar un N Superior o N Inferior. 9 Haga clic en Siguiente para crear una seleccin de registros para su informe. 10 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. Defina su seleccin de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado. 11 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. 12 Haga clic en Siguiente para ingresar un ttulo y una ubicacin para guardar su informe. 13 Elija un mtodo para ver su informe: Vista previa (slo lectura) Editar con Crystal Report Designer Ver despus La opcin Vista previa abre el informe en el visor ActiveX. Puede ver, imprimir y actualizar el informe en el visor.
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La opcin Editar abre el informe en Crystal Reports. Puede ver, imprimir, actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades de Report Designer. La opcin Ver despus guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. Ahora que se ha creado su informe, puede usarlo y modificarlo como lo hara con cualquier otro informe en Crystal Reports.
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Uso de las frmulas
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En este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para comenzar a crear frmulas.
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Informacin general de frmulas

En muchos casos, los datos necesarios para un informe ya existen en campos de tabla de una base de datos. Por ejemplo, para preparar una lista de pedidos Ud. colocara los campos apropiados en el informe. Sin embargo, en ocasiones es necesario colocar en el informe datos que no existen en ninguno de los campos de datos. En estos casos, tendr que crear una frmula. Por ejemplo, para calcular la cantidad de das que se demora el procesamiento de cada pedido, Ud. necesita una frmula que determine la cantidad de das entre la fecha del pedido y la fecha de envo. Crystal Reports le facilita la creacin de dicha frmula.
Novedades en el lenguaje de frmulas

En las versiones recientes de Crystal Reports se han agregado muchas funciones nuevas al lenguaje de frmulas.
Funciones personalizadas
Las funciones personalizadas son procedimientos que se escriben y son independientes del informe en el que se utilizan. Proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas entre informes. Este proceso facilita la creacin de informes tiles y ahorra tiempo a los usuarios. Las funciones personalizadas se pueden escribir en las sintaxis Crystal o Basic. Un informe puede contener funciones personalizadas de ambos tipos de sintaxis. Para utilizar una funcin personalizada en el informe, deber llamarla a partir de una frmula que est utilizando. La sintaxis de la frmula que llama a la funcin personalizada no es relevante al determinar la sintaxis de la funcin personalizada a la que est llamando. Para obtener ms informacin, vea Trabajar con funciones personalizadas, en la Ayuda en lnea.
Funciones personalizadas y Crystal Repository

Las funciones personalizadas se pueden compartir entre informes utilizando Crystal Repository. Puede guardar una funcin personalizada en el repositorio y, a continuacin, copiarla en un informe distinto. Asimismo, puede mantener las funciones personalizadas conectadas al repositorio y actualizar automticamente el informe con la ltima versin despus de modificarlas. Nota: Crystal Repository no est disponible en todas las versiones de Crystal Reports.
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22 Uso de las frmulas
Funciones personalizadas de muestra

Crystal Reports incluye funciones personalizadas de muestra, que pueden encontrarse en el informe de muestra Custom Functions.rpt. Adems, consulte Ejemplos de funciones personalizadas en la ayuda en lnea.
Lmites aumentados
Las frmulas ahora pueden funcionar con campos de memorndum y procesar cadenas con un tamao mximo de 64 K de longitud, como contraposicin al lmite de tamao de cadena de 255 bytes de las versiones anteriores.
Taller de frmulas y mejoras en el Editor de Frmulas

Se ha agregado a Crystal Reports el componente Taller de frmulas. Utilice el Taller de frmulas como ubicacin central a partir de la cual crear, modificar y eliminar frmulas. El Editor de Frmulas tambin se ha mejorado considerablemente. Para obtener ms informacin, consulte Trabajo con el Taller de frmulas en la pgina 386.
Ayuda contextual para funciones y operadores

Si selecciona una funcin o un operador en el rbol correspondiente, o bien selecciona una funcin u operador utilizados en el cuerpo de la frmula, puede hacer clic en F1 para obtener ayuda especfica.
Finalizacin automtica de palabras clave

En el Editor de Frmulas, si utiliza la combinacin de teclas CTRL+Espacio, aparecer una lista de las funciones que probablemente utilice con ms frecuencia.
Pila de llamadas para depurar errores en tiempo de evaluacin

Si encuentra un error en una frmula durante el tiempo de evaluacin (es decir, cuando obtiene una vista previa del informe), aparece el Editor de Frmulas con una pila de llamadas en el rbol del taller que muestra los valores actuales de todas las variables utilizadas en la frmula. Aparece un mensaje de error y el cursor se coloca en la frmula que contiene el error. Para obtener ms informacin, consulte Depuracin de errores en tiempo de evaluacin en la pgina 395.
Arbol del taller

En el Taller de frmulas, hay un rbol, que aparece inicialmente en el lado izquierdo, que muestra todas las frmulas, todas las funciones y todos los campos del informe. El rbol puede cambiarse de ubicacin en el taller.
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Asistente de frmulas
Al crear una frmula de informe nueva, puede utilizar bien el Editor de Frmulas, como haca en versiones anteriores, o bien el Asistente de Frmulas. Este asistente permite utilizar una funcin personalizada existente como plantilla para la creacin de una frmula nueva. La funcin personalizada proporciona la lgica comercial subyacente y el usuario proporciona los campos o las constantes de informe que adaptan la lgica a la situacin del informe concreto. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas en la pgina 389.
Extraer funcin personalizada de la frmula (cuadro de dilogo)

Este cuadro de dilogo permite extraer la lgica de las frmulas de informe de informes antiguos para crear una funcin personalizada nueva. Estas funciones personalizadas se pueden volver a utilizar en una gran variedad de informes y de situaciones. El cuadro de dilogo Extraer funcin personalizada de la frmula es una herramienta de migracin que ayuda a los usuarios a extraer la lgica comercial utilizada en los informes antiguos de forma que se pueda compartir y volver a usar fcilmente. Para obtener ms informacin, vea Usar el cuadro de dilogo Extraer funcin personalizada de la frmula, en la Ayuda en lnea.
Funciones nuevas
Funciones de cadena nuevas
Roman: Toma un nmero y lo devuelve con el formato de nmero romano. ChrW: Toma un nmero Unicode y devuelve el carcter coincidente. AscW: Toma un carcter o una cadena y devuelve el valor Unicode de dicho carcter o la primera letra de la cadena. ProperCase: Toma una cadena y la devuelve con la primera letra de cada palabra en maysculas.
Funciones de rango nuevas

HasLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene lmite inferior o no. HasUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene lmite superior o no. IncludesLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un lmite inferior o no. IncludesUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un lmite superior o no.
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Otras funciones nuevas

Enunciado Option Loop: Cuando el valor predeterminado mximo de 100.000 no basta, esta funcin permite establecer el nmero mximo de evaluaciones de condicin de ciclo por evaluacin de una frmula. Disponible en las sintaxis Crystal y Basic. DrillDownGroupLevel: Devuelve un nmero que indica el nivel de grupo de la vista de profundizacin actual. Se trata de una funcin de estado de impresin disponible en las sintaxis Crystal y Basic.
Funciones financieras nuevas

Existen 42 funciones financieras nuevas en Crystal Reports; vea Funciones Funciones financieras, en la Ayuda en lnea, para obtener una lista completa de las funciones financieras disponibles.
Usos tpicos para frmulas

Existen muchos usos para las frmulas. Si Ud. necesita manipulacin especializada de datos, puede hacerlo con una frmula.
Cmo crear campos calculados para agregarlos a su informe

Para calcular un precio con un descuento del 15%: Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Detalle de pedidos.Precio unitario}*.85

formula = {Detalle de pedidos.Precio unitario}*.85
Cmo dar formato al texto de un informe

Para cambiar a mayscula todos los valores en el campo Nombre de cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
UpperCase ({Cliente.Nombre de cliente})

formula = UCase ({Cliente.Nombre de cliente})
Cmo sacar una porcin o porciones de una cadena de texto

Para extraer la primera letra del nombre del cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]
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Componentes y sintaxis de la frmula

formula = {Cliente.Nombre de cliente} (1)
Cmo extraer partes de una fecha

Para determinar en qu mes se hizo un pedido: Ejemplo de sintaxis Crystal:
Month ({Pedidos.Fecha de pedido})

formula = Month ({Pedidos.Fecha de pedido})
Uso de una funcin personalizada

Para convertir 500 $ estadounidenses en canadienses: Ejemplo de sintaxis Crystal:
cdConvertUSToCanadian (500)

formula = cdConvertUSToCanadian (500)
Componentes y sintaxis de la frmula

Las frmulas contienen dos partes decisivas: los componentes y la sintaxis. Los componentes son las piezas agregadas para crear una frmula, mientras que la sintaxis son las reglas que se deben respetar para organizar los componentes.
Componentes de la frmula
Crear una frmula en Crystal Reports es como crear una en cualquier aplicacin de hoja de clculo. Se puede usar cualquiera de los siguientes componentes en la frmula:
Campos
Ejemplo: {cliente.APELLIDOS DEL CLIENTE}, {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
Nmeros
Ejemplo: 1, 2, 3.1416
Texto
Ejemplo: Cantidad, :, su texto
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Operadores
Ejemplo: + (sumar), / (dividir), -x (negativo) Los operadores son acciones que puede usar en sus frmulas.
Funciones
Ejemplo: Round (x), Trim (x) Las funciones realizan clculos tales como promedio, suma y conteo. Todas las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan segn su uso.
Funciones personalizadas
Ejemplo: cdFirstDayofMonth, cdStatutoryHolidays Las funciones personalizadas proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas. Se pueden almacenar en Crystal Repository y agregarse posteriormente a un informe. Una vez incluidas en el informe, estas funciones se pueden utilizar en el Asistente de frmulas a la hora de crear frmulas.
Estructuras de control
Ejemplo: If y Select, ciclos For
Valores de campo de grupo

Ejemplo: Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, condicin) Los valores de campo de grupo resumen un grupo. Por ejemplo, Ud. podra usar valores de campo de grupo para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo.
Otras frmulas
Ejemplo: {@Beneficios brutos}, {@CUOTA}
Sintaxis de frmulas
Las reglas de sintaxis se usan para crear frmulas correctas. Algunas reglas bsicas son: Incluir cadenas de texto entre comillas. Incluir argumentos entre parntesis (donde sea aplicable). Las frmulas con referencia se identifican por un signo @ situado a la izquierda.
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Especificacin de frmulas
Sintaxis Crystal y Basic

Al crear frmulas, puede utilizar la sintaxis Crystal o Basic. Casi todas las frmulas se pueden escribir con ambas sintaxis. Los informes pueden contener frmulas que utilicen tanto la sintaxis Basic como la sintaxis Crystal. La sintaxis Crystal es el lenguaje de frmulas incluido en todas las versiones de Crystal Reports. Si est familiarizado con Microsoft Visual Basic o con otras versiones de Basic, puede que est acostumbrado a la sintaxis Basic. En general, esta sintaxis se modela en Visual Basic, pero tiene extensiones especficas para controlar la elaboracin de informes. Si Ud. se siente cmodo con la sintaxis Crystal, puede continuar usndola y aprovechar las nuevas funciones, operadores y estructuras de control inspiradas en Visual Basic. Nota: Las frmulas de seleccin de registros y de seleccin de grupos no se pueden escribir en sintaxis Basic. El procesamiento de informes no es ms lento si se utiliza la sintaxis Basic. Los informes que usan frmulas con sintaxis Basic se pueden ejecutar en cualquier equipo con Crystal Reports. Si utiliza las frmulas de sintaxis de Basic, no necesita distribuir archivos adicionales con los informes. Temas relacionados Para obtener informacin sobre la sintaxis Basic, vea Creacin de frmulas con sintaxis Basic en la Ayuda en lnea. Para obtener informacin sobre la sintaxis Crystal, vea Creacin de frmulas con sintaxis Crystal en la Ayuda en lnea.
Hay varios tipos diferentes de frmulas en Crystal Reports: frmulas de informe, de formato, de seleccin, de bsqueda, de condicin de total acumulado y de alerta. La mayora de las frmulas de un informe son de informe y de formatos condicionales.
Frmulas de informe
Las frmulas de informe son frmulas que se crean para permanecer en un informe de forma autnoma. Por ejemplo, una frmula que calcula los das que hay entre la fecha de pedido y la fecha de envo es una frmula de informe.
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Frmulas de formato condicional

Las frmulas de formato cambian el diseo de un informe, as como la apariencia del texto, de los campos de base de datos, de los objetos o de secciones completas de un informe. D formato al texto con el Editor de Formato. Si necesita crear una frmula de formato, obtenga acceso al Taller de frmulas desde el Editor de Formato. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 245. Nota: Si abre el Taller de frmulas desde el Editor de Formato, no podr crear un tipo de frmula diferente, ni modificar ni eliminar las frmulas existentes. Sin embargo, puede ver la frmula como referencia.
Frmulas de seleccin
Las frmulas de seleccin especifican y limitan los registros y los grupos que aparecen en un informe. Puede escribir estas frmulas directamente o especificar la seleccin mediante el Asistente de seleccin. A continuacin, Crystal Reports genera la frmula de seleccin de registros y de seleccin de grupos. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Consulte Seleccin de registros en la pgina 136.
Frmulas de bsqueda
Las frmulas de bsqueda ayudan a encontrar datos en el informe. Al igual que con las de seleccin, estas frmulas no se suelen ingresar directamente, sino especificando criterios de bsqueda mediante el Asistente de bsqueda. Crystal Reports genera la frmula. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Nota: Si ya conoce la sintaxis Basic, slo tendr que aprender una pequea parte de la de Crystal para modificar la mayora de las frmulas de seleccin y de bsqueda.
Frmulas de condicin de total acumulado

Estas frmulas permiten definir la condicin en virtud de la cual se evaluar o restablecer el total acumulado. Consulte Crear totales acumulados condicionales en la pgina 181.
Frmulas de alerta
Las frmulas de alerta ayudan a definir condiciones y mensajes para alertas de informe. Consulte Acerca de las alertas de informe en la pgina 364.
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Trabajo con el Taller de frmulas

Puede crear numerosos tipos de frmulas en el Taller de frmulas. Consta de una barra de herramientas, un rbol que enumera los tipos de frmulas que se pueden crear o modificar, y un rea para definir la frmula propiamente dicha. Nota: Las frmulas de bsqueda y las de condicin de totales acumulados se crean y se mantienen a travs del Asistente de bsqueda y el cuadro de dilogo Crear (o Editar) campo de total acumulado. Esas funciones del programa permiten abrir el Taller de frmulas de modo que se pueda trabajar con su familiar interfaz de usuario; sin embargo, no es posible agregar o mantener ese tipo de frmulas directamente desde el propio Taller de frmulas.
Acceso a Taller de frmulas

El acceso al Taller de frmulas se obtiene de muchas formas. Se abre cuando se agregan campos de frmula nuevos, cuando se definen frmulas de seleccin, cuando se trabaja con funciones personalizadas, etc. Tambin puede abrirse Taller de frmulas por s mismo antes de empezar a agregar tipos concretos de frmulas.
Para obtener acceso al Taller de frmulas

1 En el men Informe, haga clic en Taller de frmulas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Taller de frmulas situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Taller de frmulas. 2 Haga clic en Nueva y seleccione en la lista que aparece el tipo de frmula que desee crear. Sugerencia: Tambin puede seleccionar la carpeta correspondiente en el rbol del taller y hacer clic a continuacin en el botn Nueva. Aparece el cuadro de dilogo o editor apropiado.
rbol del taller

El rbol del taller contiene carpetas para cada uno de los tipos de frmulas que se pueden crear en Crystal Reports. Tambin contiene carpetas para funciones personalizadas y enunciados SQL. Si el taller se muestra como consecuencia de utilizar un comando concreto (por ejemplo, el comando Registro del submen Frmulas de seleccin), se selecciona la carpeta pertinente del rbol y aparece la versin apropiada del Editor de frmulas. Expanda una carpeta del rbol para ver las frmulas existentes. Se pueden agregar frmulas nuevas y editar o eliminar frmulas existentes segn convenga. Sugerencia: El rbol del taller se puede acoplar. De forma predeterminada, aparece acoplado en el lado izquierdo del Taller de frmulas, pero se puede acoplar manualmente en el lado derecho. En modo flotante, se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del taller.
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Trabajo con el Editor de frmulas

El Editor de frmulas es un componente del Taller de frmulas. Se utiliza para crear y modificar el contenido de las frmulas.
Explicacin de las secciones del Editor de frmulas

El Editor de Frmulas consta de cuatro ventanas principales. Ventana Campos del informe Descripcin del contenido Los campos del informe contienen todos los campos de base de datos a los que se puede acceder desde el informe. Tambin contienen cualquier frmula o grupo creados anteriormente para el informe. Las funciones son procedimientos incorporados previamente que devuelven valores. Realizan clculos como la media, la suma, el recuento, el seno, el recorte y la mayscula. En esta ventana tambin se muestra una lista de las funciones personalizadas. Son generalmente los verbos de accin que se utilizan en las frmulas. Describen una operacin o una accin que tiene lugar entre dos o ms valores. Ejemplos de operadores: aadir, restar, menor que y mayor que. rea donde se crea una frmula.
Funciones
Operadores
Texto de frmula
Eleccin de la sintaxis
La Barra de herramientas del Editor de expresiones del Taller de frmulas contiene la lista desplegable donde se elige sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic para la frmula que se va a crear. Nota: Al cambiar la sintaxis Crystal a la de Basic o viceversa, cambiar la lista de funciones de la ventana Funciones, as como la lista de operadores de la ventana Operadores. Las funciones y los operadores son distintos en cada sintaxis. Los campos del informe disponibles no cambian, ya que estn disponibles en cada sintaxis.
Cmo establecer la sintaxis predeterminada

Al abrir el Editor de frmulas, aparece la sintaxis Crystal como sintaxis predeterminada. Si desea cambiar la sintaxis predeterminada, seleccione Opciones en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en la ficha de elaboracin de informes. Seleccione la sintaxis preferida en la lista desplegable Lenguaje de frmulas y haga clic en Aceptar. Cuando acceda al Editor de frmulas, aparecer de manera predeterminada la sintaxis seleccionada.
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Especificacin de componentes de frmulas

Los rboles Campos de informe, Funciones y Operadores de la parte superior del Editor de frmulas contienen los componentes primarios de frmula. Haga doble clic en cualquier componente de estos rboles para agregar ese componente a su frmula. Por ejemplo, si establece la sintaxis Basic y hace doble clic en Operadores >Estructuras de control > Multilnea si en el rbol Operadores, el siguiente texto se transfiere a la ventana de texto de frmulas con el cursor situado entre If y Then:
If | Then ElseIf Then Else End If
El texto anterior le ayuda a organizar las partes necesarias para escribir su frmula.
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Creacin y modificacin de frmulas

Creacin de una frmula e insercin en un informe
1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de frmula y haga clic en Nueva. 3 En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, escriba el nombre con el que desee identificar la frmula. 4 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 5 En el Barra de herramientas del Editor de expresiones, seleccione sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic. Si no sabe cul sintaxis elegir, vea Sintaxis de frmulas en la pgina 383. 6 Ingrese la frmula escribiendo los componentes o seleccionndolos de los rboles de componentes. Sugerencia: Ctrl+espacio mostrar una lista de las funciones disponibles. Si ya ha empezado a escribir, se muestra una lista de las palabras clave que pueden coincidir con lo que ya ha escrito. 7 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 8 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 9 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. 10 Seleccione la frmula en el cuadro de dilogo Explorador de campos y arrstrela hasta donde desee ubicarla en el informe. Nota: Una frmula ubicada en un informe se indica mediante @ (por ejemplo, @Procesamiento) en la ficha Diseo.
Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas

El Asistente de frmulas es un componente del Taller de frmulas. Se utiliza para crear y modificar frmulas basadas en funciones personalizadas. Nota: Para obtener informacin sobre la interfaz de usuario del Asistente de frmulas, vea Asistente de frmulas en la ayuda en lnea.
Para crear una frmula en el Asistente de frmulas

Nota: Antes de empezar este procedimiento, asegrese de que el informe o Crystal Repository contienen una funcin personalizada y tiene acceso a ella.
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1 En el men Informe, haga clic en Taller de frmulas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Taller de frmulas situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 Seleccione Campos de frmula en el rbol del taller y haga clic en Nuevo. 3 En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, escriba el nombre con el que desee identificar la frmula. 4 Haga clic en Usar Asistente. Aparece el Asistente de frmulas.
5 En el rea Lgica proporcionada por la funcin personalizada, elija la funcin personalizada en la que desee basar la frmula. Puede elegir una Funcin personalizada del informe (funcin personalizada que existe en el informe actual) o una Funcin personalizada del repositorio (funcin personalizada que est almacenada en el repositorio). Nota: Si selecciona una Funcin personalizada del repositorio, dicha funcin se agrega al informe actual. Si la funcin personalizada requiere otras funciones personalizadas del repositorio, tambin se pueden agregar. 6 En el rea Argumentos de funcin, especifique un valor para cada argumento en el campo Valor apropiado. Puede especificar valores constantes directamente, o seleccionar valores predefinidos o campos de informe de la lista asociada. 7 Haga clic en Guardar para guardar la frmula en la carpeta Campos de frmula del Taller de frmulas. Ahora ya puede utilizar esta frmula en el informe del mismo modo que utilizara una frmula creada en el Editor de frmulas.
390
Edicin de frmulas
1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea editar y elija Editar. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 3 En el Editor de frmulas, edite la frmula. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 6 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas.
Bsqueda y reemplazo de texto

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea editar y elija Editar. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 3 En la Barra de herramientas del Editor de expresiones, haga clic en Buscar o reemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar. En este cuadro de dilogo, puede buscar y reemplazar texto dentro del cuadro de texto de frmula. Sugerencia: Asegrese de que selecciona el rea que desea buscar en la lista Buscar. 4 Haga clic en el botn Marcar todo para marcar todas las repeticiones del texto de bsqueda. 5 Haga clic en el botn Reemplazar todos para reemplazar todas las repeticiones del texto de bsqueda con el contenido del cuadro de texto Reemplazar con. Tambin puede buscar (pero no reemplazar) dentro de cualquier rbol del Editor de frmulas (use las opciones de bsqueda para especificar qu cuadros de lista est buscando). Se desactivan los botones Marcar todo, Reemplazar y Reemplazar todos cuando se especifica una bsqueda dentro de un cuadro de lista.
391
Copia de frmulas de la ayuda en lnea

Dado que las frmulas desarrolladas mediante el Editor de frmulas son texto, se pueden copiar frmulas en lnea directamente en el Editor de frmulas y modificarlas despus de acuerdo con sus necesidades.
Para copiar frmulas de la Ayuda en lnea

1 En el men Ayuda, haga clic en Ayuda de Crystal Reports. Aparece la Ayuda en lnea de Crystal Reports. 2 Haga clic en la ficha ndice. 3 Escriba frmulas en el campo de palabras clave y haga clic en Mostrar. 4 Desplcese por los temas de frmulas hasta localizar la frmula que desee copiar. 5 Resalte la frmula, haga clic con el botn derecho del mouse y elija Copiar en el men. Windows coloca una copia del texto seleccionado en el Portapapeles. 6 Vuelva a Crystal Reports, elija Ver en el men principal y seleccione Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 7 Seleccione Campos de frmula y haga clic en el botn Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. 8 Escriba el nombre con el que desea identificar la frmula y haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 9 Coloque el punto de insercin donde desee que aparezca el texto en el cuadro de texto Frmula del Editor de frmulas y presione Ctrl+V para pegar el texto del Portapapeles. 10 Modifique la frmula cambiando los campos, frmulas, campos de grupo, enunciados condicionales y cadenas de texto segn sea necesario para usarlos con los datos del nuevo informe. 11 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas.
Copia de frmulas de un informe a otro

Quiz desee copiar una frmula creada en un informe para usarla en otro. Copie la frmula de texto de un informe a otro mediante el Portapapeles.
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Para copiar una frmula de un informe a otro

1 Seleccione el campo de frmula que desea copiar en el informe. 2 En el men Edicin, haga clic en Copiar. 3 Abra el informe en el que desea copiar la frmula. 4 Elija Pegar en el men Edicin. 5 Cuando el programa muestre la trama del objeto, arrastre la frmula a la nueva ubicacin. 6 Para realizar cambios a la frmula, haga clic con el botn derecho del mouse y elija Editar frmula en el men de acceso directo. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 7 Elimine los valores antiguos y escriba los nuevos valores o seleccinelos en los rboles Campos, Funciones u Operadores. 8 Haga clic en Guardar y cerrar, en la barra de herramientas de Taller de frmulas, cuando acabe.
Puntos claves para editar la copia de una frmula

Al realizar cambios, use los siguientes puntos a modo de gua: Todos los campos, frmulas y campos de grupos mencionados en la copia de la frmula deben existir en el nuevo informe. Esto significa que cualquier base de datos mencionada en la frmula original (o una base de datos con la misma estructura, nombres de campo y alias) debe estar activa en el nuevo informe. Si dicha base de datos no est activa, es necesario cambiar las referencias de campo, frmula y campo de grupo en la copia de la frmula para corresponder a los elementos del nuevo informe. Si la frmula contiene elementos condicionales, asegrese de que las condiciones se aplican a los datos del nuevo informe. Por ejemplo, si la frmula en su antiguo informe realizaba una accin cuando la cantidad era "mayor que 100", asegrese de que la condicin "mayor que 100" es aplicable a la nueva frmula. Al modificar una frmula, puede encontrar que "mayor que 10" o "mayor que 2000" tiene ms sentido con los nuevos datos. Si va a usar la frmula con los datos nuevos y si el informe contiene enunciados similares a lo siguiente:
If {archivo.CAMPO} = cadena de texto
Asegrese de que las cadenas de texto usadas en la frmula coinciden con los valores que existen en los datos nuevos.
393
Eliminacin de frmulas
Eliminacin de frmulas
Cuando se crea una frmula y se agrega a un informe, Report Designer: Almacena la especificacin para crear la frmula, usando el nombre que se le asign. Coloca una copia de trabajo de esa frmula en el punto especificado en el informe. Una copia de trabajo es cualquier repeticin de la frmula en el informe. Para eliminar frmulas completamente, es necesario eliminar la especificacin y todas las copias de trabajo de la frmula. Nota: No es posible eliminar la especificacin sin borrar todas las copias de trabajo de la frmula.
Eliminacin de la frmula de trabajo del informe

1 Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea eliminar del informe. 2 Seleccione Eliminar. Nota: Incluso despus de eliminar del informe las copias de trabajo de una frmula, las especificaciones de la frmula permanecen inalteradas. La especificacin se lista en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Queda disponible si desea volver a ingresar la frmula al informe.
Eliminacin de la especificacin de la frmula

1 Elija Ver en el men principal y seleccione Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea eliminar y elija Eliminar. Nota: Aparece un cuadro de dilogo si esta frmula est en uso en un informe. Si elimina esta frmula, eliminar toda referencia a sta en los informes. Haga clic en S para eliminarla.
Depuracin de frmulas
Para obtener informacin sobre la depuracin de frmulas al guardar la frmula, vea el Tutorial de depuracin. Para obtener ayuda sobre la depuracin de los errores en tiempo de evaluacin que llaman a la lista de pilas del Editor de Frmulas y sobre la depuracin asistida, vea Depuracin de errores en tiempo de evaluacin.
394
Depuracin de errores en tiempo de evaluacin

Al mostrarse el Taller de frmulas como resultado de un error en tiempo de evaluacin, el rbol del taller contendr una pila de llamadas. La raz del rbol proporciona una descripcin del error que se ha producido. Los nodos del rbol proporcionan los nombres de las funciones y/o de las frmulas personalizadas que se estaban evaluando cuando se produjo el error. La funcin o frmula personalizada situada en la parte superior de la pila de llamadas es donde se detect el error. La siguiente funcin o frmula personalizada de la pila ha llamado a la funcin o frmula personalizada situada sobre ella en la pila. Si selecciona un nodo de funcin o frmula personalizada del rbol, se mostrar el texto de dicha funcin o frmula en la ventana del editor y se resaltar el texto de la expresin que se estaba evaluando cuando se produjo el error. Si expande un nodo de funcin o frmula personalizada del rbol, se mostrarn las variables que se estn usando en esa funcin o frmula junto con el valor que tenan en el momento en el que se produjo el error.
Ejemplo de un error en tiempo de evaluacin

Utilizando el mismo informe Custom Functions.rpt, cree una frmula nueva que divida 1 por el resultado de la funcin @Calendar Days Between. La apariencia de la funcin sera sta en sintaxis Basic:
formula = 1/{@Calendar Days Between}
Y sta en sintaxis Crystal: 1/{@Calendar Days Between} Inserte esta frmula en la seccin de detalles del informe y obtenga una vista previa de ella. Obtendr un error de divisin por cero y se llamar al Editor de frmulas con la pila de llamadas situada a la izquierda.
Tutorial de depuracin
Siga el ejemplo a continuacin para aprender los pasos necesarios para depurar una frmula. Despus de terminar este ejercicio, use los mismos principios para depurar sus propias frmulas.
Acerca de este tutorial

Este tutorial usa la base de datos de muestra Xtreme_es.mdb. Este tutorial usa sintaxis Crystal. Los errores se verificarn en la siguiente frmula:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi and ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = 6) Or ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1] = 'Ro and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5)
395
CLIENTE PREFERIDO Else NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS
Si est correcta, esta frmula debera seleccionar todos los clientes cuyos nombres comienzan con Bi y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 6, al igual que aquellas compaas cuyos nombres comienzan con Ro y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 5. Al imprimir el campo, aquellas selecciones se vern como CLIENTE PREFERIDO, mientras que el resto se ver como NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS. Ahora va a desglosar la frmula para verificar y ver que cada condicin de la frmula funciona individualmente.
Frmula1
1 Primero debe crear un informe usando la tabla "Cliente" de Xtreme_es.mdb y ubicar los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.ID DEL CLIENTE} {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
Para verificar cada porcin de la frmula, va a colocar un nuevo campo de frmula junto a estos dos campos en el informe. 2 Cree una nueva frmula llamada Frmula1. 3 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi Then TRUE Else FALSE
4 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Falta el ].
5 Corrija la frmula insertando el signo ] que falta despus del 2. 6 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Aparecer el siguiente mensaje:
No se encontraron errores.
7 Haga clic en Guardar y cerrar, en la barra de herramientas de Taller de frmulas. 8 Inserte el campo de frmula corregida a la derecha de los dos campos de datos en la seccin Detalles de su informe. 9 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula1 son correctos.
396
Encontrar TRUE junto a los nombres de clientes que comiencen con Bi y FALSE junto a todos los dems. Ahora va a verificar las otras partes de la frmula. Cree Frmula2, Frmula3 y Frmula4 mediante los pasos 1 al 9, usando las frmulas especificadas a continuacin para cada una de ellas. Inserte cada campo de frmula en la misma lnea de la seccin Detalles para una fcil comparacin. Verifique cada uno de los errores, corrija segn sea necesario y asegrese de que los valores devueltos sean correctos antes de pasar a la Frmula2.
Frmula2
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula2. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = 6 Then TRUE Else FALSE
Este nombre de campo es desconocido.
4 Corrija la frmula cambiando la coma (,) en el nombre de campo por un punto (.). 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula1. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula2 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todos los nmeros de cliente que empiecen por 6 y FALSE junto a todos los nmeros de cliente que no empiecen por 6.
Frmula3
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = 'Ro Then TRUE Else FALSE
Falta el ' para esta cadena.
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4 Corrija la frmula cambiando la comilla simple () antes de Ro por comillas doble (). 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula2. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula3 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todos los nombres de clientes que empiecen por Ro y FALSE junto a todos los nombres de clientes que no empiecen por Ro.
Frmula4
If ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5 TRUE Else FALSE
Falta la palabra 'then'.
4 Para corregir la frmula escriba la palabra Then al final de la primera lnea despus de 5. 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula3. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula4 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todas la identificaciones de cliente que empiecen por 5 y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no empiecen por 5. Ahora que las frmulas ya no tienen errores y los valores de campo devueltos son correctos, va a crear una frmula que vincule los componentes separados. Comenzar vinculando las dos primeras frmulas (@Frmula1 y @Frmula2) y luego agregar @Frmula3 y @Frmula4 para crear la frmula final @FrmulaFinal.
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Frmula1+2
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula1+2. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 6) Then TRUE Else FALSE
3 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula4. Debe aparecer TRUE junto a cada cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificacin comience con 6, y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no cumplan con estos criterios. Si esta frmula funciona correctamente, puede crear una ltima frmula si agrega el cdigo de @Frmula3 y @Frmula4.
FrmulaFinal
1 Cree una nueva frmula llamada FrmulaFinal. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro de texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = CLIENTE PREFERIDO Else NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS; 2 = Bi and 6) or 2 = Ro and 5) Then
3 Coloque la frmula donde quiera que aparezca en la seccin Detalles del informe. Ahora puede borrar todos los dems campos de frmula del informe. Consulte Eliminacin de frmulas en la pgina 394. Puede usar este mismo proceso de prueba condicin por condicin para cualquier frmula y as verificarlas sistemticamente.
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Campos de parmetro
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Este captulo explica qu son campos de parmetro y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se pueda usar para tener acceso a diferentes tipos de datos dependiendo de las necesidades del usuario.
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Informacin general de parmetros

Los parmetros piden al usuario de un informe que introduzca informacin. Piense en un parmetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La informacin que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede existir un parmetro que pida al usuario que elija una regin. El informe devuelve los resultados de la regin especfica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Mediante el uso de campos de parmetro en frmulas, frmulas de seleccin y en el propio informe, puede crear un nico informe que podr modificar siempre que lo necesite. Los campos de parmetro tambin pueden usarse en subinformes.
Consideraciones acerca de campos de parmetro

Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando est trabajando con campos de parmetro. Los campos de parmetro son compatibles con los siguientes tipos de datos: Booleano: Requiere una respuesta s/no o verdadero/falso. Ejemplo: Desea incluir cifras de presupuesto planificado en el resumen? Moneda: Requiere una cantidad en dlares. Ejemplo: Mostrar clientes con ventas superiores a XXXXX. fecha: Requiere una respuesta en formato de fecha. Ejemplo: Ingrese las fechas iniciales y finales del trimestre. FechaHora: Requiere tanto la fecha como la hora. Ejemplo: Mostrar estadsticas del 07/04/1999 entre 13:00-14:00. nmero: Requiere un valor numrico. Ejemplo: Introduzca el nmero de identificacin del cliente. Cadena: Requiere una respuesta en texto. Ejemplo: Introduzca la regin. Hora: requiere una respuesta usando un formato de hora Ejemplo: Mostrar el nmero total de llamadas desde 13:00-14:00. El mensaje que aparece cuando se solicita el valor del parmetro puede contener de 60 a 70 caracteres por lnea con un mximo de dos lneas; dependiendo del ancho del carcter, hasta un mximo de 25 caracteres alfanumricos. El texto de ms de una lnea de longitud se ajustar automticamente a varias lneas. Un campo de parmetro puede contener solamente un valor predeterminado. No necesita colocar un campo de parmetro en el informe para poder usarlo en una frmula de seleccin de grupos o registros. Establezca el campo de parmetro e introdzcalo en su frmula como hara con cualquier otro campo.
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23 Campos de parmetro
Cmo crear un campo de parmetro

Use los siguientes pasos para crear un parmetro que permita al usuario especificar una lista de clientes para un pas especfico. Este procedimiento consta de dos conjuntos de pasos. El primero es la creacin del parmetro y el segundo es usando el Asistente de seleccin para incorporar el parmetro.
Para crear un campo de parmetro

1 Verifique que su informe est abierto en la ficha Diseo. Este procedimiento usa el archivo Group.rpt, un informe de muestra que se incluye con el software de Crystal Reports. 2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Explorador de campos situado en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 4 Especifique un nombre para el parmetro en el campo Nombre (hasta 255 caracteres alfanumricos). En este ejemplo se usa Pas. 5 Ingrese el texto de solicitud deseado en el campo Texto de confirmacin (hasta 255 caracteres alfanumricos). ste es el texto que aparece en el cuadro de dilogo Introduzca el valor del parmetro cuando se actualiza el informe. En este ejemplo se usa Seleccione un pas. 6 Seleccione el Tipo de valor adecuado de la lista. En este ejemplo se usa Cadena.
403
Nota: Cuando cree un parmetro cuyo tipo de valor sea fecha o fechahora, puede cambiar el formato de la fecha para que se ajuste a sus necesidades. Para obtener detalles, vea Cambiar los formatos predeterminados de campo en la pgina 236. 7 Haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 8 Verifique que la opcin Examinar tabla est establecida en Cliente. 9 En la lista desplegable Examinar campo, seleccione Pas. 10 Haga clic en >> para mover todos los pases al rea Valores predeterminados. Este ejemplo permite al usuario elegir cualquiera de los pases. Si desea limitar la seleccin, mueva solamente los pases que desee que elija el usuario.
11 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 12 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos con el parmetro Pas seleccionado. 13 Arrastre y suelte el parmetro Pas en su informe. Nota: Si no desea ver el campo de parmetro que ha soltado en su informe, colquelo en una seccin que pueda suprimir, como un encabezado o pie de pgina.
404
Para incorporar el parmetro a la seleccin

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seleccin en la barra de herramientas Asistentes. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo. 2 Seleccione Pas en la tabla Cliente y luego haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 3 Elija es igual a en la lista desplegable. 4 Elija el parmetro de la lista desplegable adyacente. En este ejemplo se usa {?Pas}.
5 Haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en la ficha Vista previa. El cuadro de dilogo Introduzca el valor de parmetro aparecer en su pantalla. 7 Seleccione la pas sobre el que desea basar el informe. En este ejemplo se usa Brasil.
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8 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Frmula de seleccin de registros cambiada. 9 Haga clic en Actualizar datos. El informe aparece con la informacin de Brasil. Con los campos de parmetro, puede crear un informe que se puede personalizar rpidamente para satisfacer una variedad de necesidades.
Eliminacin de campos de parmetro

Existen varios mtodos para eliminar parmetros de un informe. El tipo de parmetro que va a eliminar determina el mtodo a usar.
Para eliminar un parmetro que no se use en una frmula

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. 2 Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. 3 Haga clic en Eliminar. Aparece un cuadro de dilogo de Crystal Reports confirmando si desea eliminar el parmetro. 4 Haga clic en S. Este parmetro se elimina de la carpeta Campos de parmetro y del informe.
Para eliminar un parmetro usado con el Asistente de seleccin

1 En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seleccin en la barra de herramientas Asistentes. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seleccin. 2 Seleccione la ficha en cuyos criterios de seleccin se utiliza el parmetro que desea eliminar. 3 Haga clic en Eliminar. 4 Haga clic en Aceptar para cerrar el Asistente de seleccin. 5 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 6 Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. 7 Haga clic en Eliminar.
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Para eliminar un parmetro que se use en una frmula

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. 2 En la carpeta Campos de frmula, seleccione la frmula que contiene el parmetro que desea eliminar. 3 Haga clic en Editar y elimine el campo de parmetro de la frmula. Nota: Si el parmetro se usa en ms de una frmula, se debe eliminar en cada una de las frmulas. 4 Cierre el Taller de frmulas. 5 Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. 6 Haga clic en Eliminar.
Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro

Vista previa de un informe por primera vez
Al obtener una vista previa del informe por primera vez, aparece el cuadro de dilogo Ingresar valores de parmetro, solicitndole un valor. Si especific un valor predeterminado al crear el campo de parmetro, el programa usar dicho valor a menos que especifique uno nuevo. Si no especific un valor predeterminado, el programa no actualiza los datos hasta que entrega un valor nuevo. Nota: Si el parmetro es un tipo de valor de cadena, sin un valor predeterminado y no se ingresa nada en el campo de valor discreto, aparece una cadena vaca.
Actualizacin de los datos del informe

Cuando usted actualiza los datos desde la ficha Vista previa, aparece el cuadro de dialogo Actualizar los datos del informe.
Seleccione la opcin Usar los valores de parmetro actuales si desea utilizar el valor de parmetro actual.
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Seleccione la opcin Pedir valores de parmetro nuevos si desea introducir un nuevo valor de parmetro. Si selecciona esta opcin y hace clic en Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro. Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en el campo. Si el campo de parmetro permite valores mltiples, usted puede introducir valores de parmetro adicionales usando el botn Agregar. Introduzca valores booleanos usando el siguiente formato: TRUE o FALSE. Introduzca valores numricos exactamente como aparecen en los campos. Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en el campo. Introduzca valores de fecha usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Fecha (Ao/Mes/Da). Por ejemplo, Fecha (1997/5/21). Para acceder al calendario, clic en la flecha de la lista desplegable. Introduzca valores de hora usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Hora (Horas, Minutos, Segundos AM/ PM). Por ejemplo, Hora (04:32:12 AM). Tambin puede seleccionar la unidad de hora y luego usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los nmeros. Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente formato: Fecha (Ao/ Mes/Da), Hora (Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Fecha (1997, 5, 21), Hora (04:32:12 AM). Tambin es posible ingresar valores de fechahora usando la flecha hacia abajo asociada para acceder al calendario y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por la hora. Nota: La flecha hacia abajo para acceder al calendario para las fechas y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por las horas slo estn disponibles si tiene la versin correcta (4.70 o posterior) de comctl32.dll. Para usar un valor distinto del valor mostrado, escriba un nuevo valor en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar. Para usar el valor actual mostrado, haga clic en Aceptar, o bien, utilice el botn Restablecer valores predeterminados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si el campo de parmetro es limitado por rango, slo puede ingresar valores dentro de un cierto rango. El lmite de rango se especifica en el cuadro de dilogo Establecer valor predeterminado cuando se crea o edita un parmetro. Si el parmetro es un tipo de valor de cadena, puede limitar los valores que el usuario puede ingresar usando la opcin de limitacin de longitud o usando una mscara de edicin para restringir el formato. El programa ahora ejecuta el informe usando los nuevos valores que especific.
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Caractersticas avanzadas de parmetro

Existen varias formas en que se pueden usar los parmetros en un informe. Esta seccin cubre algunos de los mtodos avanzados para usar parmetros: Creacin de un parmetro con varios valores. Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro. Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro. Especificacin de un valor o unos rangos de valores. Incorporacin de un parmetro en una frmula. Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro. Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin.
Creacin de un parmetro con varios valores

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. 3 Especifique un nombre y un texto de solicitud. 4 Seleccione un tipo de valor. 5 Active la casilla de verificacin Permitir valores mltiples para que se pueda introducir ms de un valor en el parmetro. Tanto los valores discretos como los valores de rango se permiten de forma individual o combinada. Nota: Para obtener detalles sobre valores simples o rangos de valores, consulte Especificacin de un valor o unos rangos de valores en la pgina 411. 6 Haga clic en Establecer valores predeterminados para determinar el tipo de entrada que se permite introducir. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 7 En la lista desplegable Examinar tabla, seleccione la tabla correspondiente a los valores predeterminados. 8 En la lista desplegable Examinar campo, seleccione el campo correspondiente a los valores predeterminados. Los valores asociados a esta tabla y este campo aparecen en el rea Seleccionar o introducir valor a agregar. 9 Seleccione los valores listados o cree los propios o muvalos al rea Valores predeterminados usando los botones de flecha. 10 Ajuste la visualizacin, el orden y el lmite de longitud segn se requiera. 11 Haga clic en Aceptar.
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Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro

Los campos de parmetro pueden usarse para crear frmulas de formato condicional. Puede personalizar estas frmulas siempre que actualice los datos del informe. Un uso tpico para este tipo de frmula sera poner indicadores de colores a datos si es que cumplen ciertos requisitos. Por ejemplo: representantes de venta que hayan vendido ms de 10% sobre la cuota, clientes que no hayan ordenado en los tres meses pasados, y productos en el inventario que no se han movido en el ltimo mes. Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos elementos no cambia, no hay necesidad de usar campos de parmetro. Simplemente, puede usar frmulas (para indicadores de texto) o dar formato condicional (para indicadores de color o borde). Pero si usted quiere cambiar las condiciones de informe a informe, puede usar campos de parmetro en frmulas y el formato condicional para hacerlo.
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro

1 Establezca el campo de parmetro del tipo de datos que necesita en la frmula. 2 Origine la frmula y use el campo de parmetro en lugar del valor fijo que normalmente usara. Por ejemplo, para que se soliciten todos los clientes que el ao pasado realizaron ventas superiores a cierto valor y se impriman sus nombres en rojo, seleccione el campo Ventas del ao pasado y haga clic en Formato en la barra de Herramientas del asistente. Aparece el Editor de Formato. 3 Haga clic en el botn Frmula condicional situado al lado de la propiedad Color en la ficha Fuente, y d formato al campo usando una frmula de formato condicional como esta:
If {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} > {?SalesTarget} Then Red Else Black
Ahora cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor lmite (el valor que activa el indicador de color). Seguidamente, elabora el informe y pone indicadores a todos los clientes que el ao pasado hicieron compras mayores que la cantidad lmite. Si lo desea, puede cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa pondr indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes. Para obtener ms informacin, consulte Funciones de formato condicional en la ayuda en lnea.
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Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro

Crystal Reports permite utilizar campos de parmetro para crear un ttulo de informe que se pueda cambiar cada vez que se actualice el informe.
Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de parmetro

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. 2 Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 3 Escriba un nombre para el campo de parmetro en el campo Nombre. 4 Escriba el mensaje que quiere que aparezca en el cuadro de edicin Texto de confirmacin. 5 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor. 6 Haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 7 Para especificar un ttulo predeterminado, escriba el texto deseado en el campo Seleccionar o introducir valor a agregar y haga clic en > para agregar el ttulo al rea Valores predeterminados. Nota: Contine agregando ttulos segn se requieran. 8 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 9 Haga clic en Aceptar. Aparece el Explorador de campos con el nuevo parmetro seleccionado. 10 Si desea que el ttulo del informe aparezca en cada pgina, coloque el campo de parmetro en la seccin Encabezado de Pgina, o si prefiere que el ttulo aparezca nicamente en la primera pgina, colquelo en la seccin Encabezado del informe. Ahora cuando actualice los datos, el programa le pedir un ttulo para el informe. Puede, si quiere, cambiar el ttulo cada vez que elabora el informe.
Especificacin de un valor o unos rangos de valores

Se pueden crear parmetros que requieran que los usuarios especifiquen un nico valor (discreto) o un rango de valores. Si despus incluye estos parmetros en la seleccin de registros del informe, puede ayudar a los usuarios a buscar informacin concreta. Por ejemplo, en el caso de un parmetro de seleccin de registros que utiliza un valor discreto, un usuario puede especificar el nombre de un solo pas para ver las cifras de ventas correspondientes a ese pas. En el caso de
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un parmetro de seleccin de registros que utiliza un rango de valores, un usuario puede especificar un rango de pases (por ejemplo, Canad y Francia) para ver las cifras de ventas correspondientes a todos los pases del rango (en este caso, Chili, China, Dinamarca, Inglaterra, etc.).
Para especificar un valor o un rango de valores

1 Seleccione la opcin Valores discretos o la opcin Rango de valores para especificar si el campo de parmetro aceptar un rango de valores. Si selecciona Valores discretos, el campo de parmetro aceptar valores simples (en vez de rangos de valores). Si selecciona Rango de valores, cuando se soliciten valores de parmetro, puede especificar un valor inicial y un valor final. Por ejemplo, si especifica los valores 5 y 10, el rango es 5 - 10 y el informe que utilice este parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros con valores comprendidos entre 5 y 10. Esto tambin es vlido para los campos de parmetro de cadena. En el caso de un valor inicial de A y un valor final de E, el informe que utilice este parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros incluidos en un rango alfabtico de AE. Nota: Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Valores discretos, el campo de parmetro aceptar varios valores simples. En este caso, puede ingresar ms de un valor, pero estos valores se evalan individualmente y no se interpretan como rango. Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Rango de valores, el campo de parmetro aceptar varios rangos. 2 Si procede, haga clic en Establecer valores predeterminados para activar la casilla de verificacin Lmite de longitud y designar as la longitud del campo. Si selecciona Lmite de longitud: Para un campo de parmetro de moneda o nmero, aparecen las opciones para especificar Valor mnimo y Valor mximo. Para un campo de parmetro de fechahora, aparecen las opciones para especificar Fecha-hora de inicio y Fecha-hora de finalizacin. Para un campo de parmetro de fecha, aparecen las opciones para especificar Fecha de inicio y Fecha de finalizacin. Para un campo de parmetro de hora, aparecen las opciones para especificar Hora de inicio y Hora de finalizacin.
Incorporacin de un parmetro en una frmula

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. 2 Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro.
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3 Establezca un campo de parmetro y gurdelo. 4 Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. 5 Especifique el nombre de la frmula y luego haga clic en Usar Editor. 6 Cree una frmula usando el campo de parmetro tal como hara con cualquier valor constante. Por ejemplo, en vez de crear una frmula que tenga el nombre de pas como categora rgida:
{cliente.PAS} = EE.UU.
Use un campo de parmetro en vez de EE.UU..

{cliente.PAS} = {?Pas}
Para hacer esto, haga doble clic en el campo de base de datos, presione = y luego haga doble clic en el parmetro. Sugerencia: Identifique los campos de parmetro con facilidad buscando (?). 7 Haga clic en Cerrar en el Taller de frmulas. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. El nombre de la frmula que acaba de crear se destaca en el cuadro de lista Frmula. 8 Arrastre y suelte la frmula en el informe. 9 Haga clic en Actualizar para generar el informe. Aparece un cuadro de dilogo solicitando valores.
Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro

Para establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro, necesita crear una frmula que incluya un campo de parmetro para luego ordenar con esa frmula. Por ejemplo, asuma que usted tiene un informe de lista de clientes basado en la tabla Cliente. Para cada cliente, usted muestra el Nombre de Cliente, Ciudad, Regin, Pas y Nmero Telefnico. Usted puede ordenar el informe por Pas, o Regin, o Ciudad dependiendo de sus necesidades en el momento. 1 Cree un campo de parmetro y denomnelo SortField. 2 En el cuadro de edicin Texto solicitado, escriba un mensaje similar a:
Escriba R para ordenar por Regin o C para ordenar por Ciudad, de otra manera los datos sern ordenados por Pas.
3 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor. 4 Si quisiera, podra limitar el nmero de caracteres que el usuario puede introducir a uno. Para ello, haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados.
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5 Active la casilla de verificacin Lmite de longitud y escriba el nmero 1 en los cuadros de texto Longitud mnima y Longitud mxima ; a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora, el campo de parmetro slo aceptar valores de un carcter. El campo aceptar "C" como valor, pero no "Ciudad". 6 Origine una frmula similar a sta y llmela Sort (Ordenar):
If {?SortField} = C Then {cliente.CIUDAD} Else If {?SortField} = "R" Then {cliente.REGIN} Else {cliente.PAIS}
Esta frmula pide un valor para el campo de parmetro {?SortField}. Si usted escribe "C", la frmula retorna el campo Ciudad. Si escribe "R" retorna el campo Regin. Si escribe cualquier otra cosa, o no escribe nada, la frmula retorna el campo Pas. Para obtener ms informacin, consulte Enunciados If en la ayuda en lnea. 7 Coloque la frmula en la seccin Encabezado de informe y active la opcin Suprimir (No profundizar) en el Asistente de seccin para que no se imprima. 8 Haga clic en Ordenar registros. 9 Seleccione la frmula y haga clic en Agregar. 10 Haga clic en Aceptar. Ahora cuando usted elabore el informe, el programa le pedir un campo de ordenamiento, la frmula retornar un valor basado en su seleccin y el procedimiento de ordenamiento usar ese valor como su campo de ordenamiento.
Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin

1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 3 Ingrese el nombre, texto de confirmacin y tipo de valor. 4 Haga clic en Establecer valores predeterminados. En un campo de parmetro de cadena para el que est estableciendo los valores predeterminados, puede elegir especificar una mscara de edicin en el campo Editar mscara, en lugar de especificar un rango. La mscara puede ser cualquier carcter de un conjunto de caracteres de mscara usados para restringir los valores que el usuario puede introducir como valores de parmetro; la mscara de edicin tambin limita los valores que puede introducir como valores solicitados predeterminados.
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Puede introducir cualquiera de los siguientes caracteres (mscara) o cualquier combinacin de ellos: A (permite un carcter alfanumrico y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). a (permite un carcter alfanumrico y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). 0 (permite un dgito [0 a 9] y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). 9 (permite un dgito o un espacio y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). # (permite un dgito, espacio o signo ms o menos y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). L (permite una letra [de la A a la Z] y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). ? (permite una letra y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). & (permite cualquier carcter o espacio y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). C (permite cualquier carcter o espacio y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). . , : ; - / (caracteres separadores). La insercin de caracteres separadores en una mscara de edicin es algo similar a codificar el formato de un campo de parmetro. Cuando el campo se coloca en el informe, el carcter separador aparece en el marco del campo, por ejemplo: LLLL/0000. Este ejemplo muestra una mscara de edicin que necesita cuatro letras seguidas de cuatro nmeros. < (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a minsculas). > (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a maysculas). \ (hace que el carcter siguiente sea mostrado literalmente. Por ejemplo, la mscara de edicin \A mostrar un valor de parmetro de A. Si la mscara de edicin es 00\A00, entonces un valor de parmetro vlido constara de dos dgitos, la letra "A" y luego dos dgitos ms. Contrasea. Si establece la mscara de edicin en Contrasea, puede crear frmulas condicionales especificando que ciertas secciones del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan determinadas contraseas de usuarios. Nota: Algunos de los caracteres de la mscara de edicin requieren que el usuario introduzca un carcter en su lugar (al introducir un valor de parmetro), mientras que otros le permiten dejar un espacio, en caso necesario. Por ejemplo, si la mscara de edicin es 000099, puede introducir un valor de parmetro con cuatro, cinco o seis dgitos, ya que el carcter 9 no requiere la entrada de un carcter. Sin embargo, ya que 0 s requiere tal entrada, no se podra introducir un valor de parmetro con menos de cuatro dgitos.
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5 Introduzca los valores de solicitud predeterminados agregando o seleccionando valores de la lista Seleccionar o introducir valor a agregar y usando los botones > y >> para agregar estos valores a la lista Valores predeterminados. Puede usar los botones < y << para quitar valores de solicitud de la lista. El programa llenar una lista desplegable en el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro con el valor solicitado predeterminado que usted especific. 6 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. Nota: Cuando se tiene ms de un elemento en el cuadro de lista Valores predeterminados, aparece la casilla de verificacin Permitir edicin de valores predeterminados. Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parmetro. Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parmetro. Active o desactive esta casilla de acuerdo a sus necesidades. 7 Haga clic en Aceptar. El Explorador de campos aparece con el parmetro seleccionado. 8 Arrastre y suelte el parmetro en el informe. Arrastre y suelte el parmetro en el informe.
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Subinformes
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Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes.
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Qu son los subinformes

Un subinforme es un informe incluido en otro. Se crea de la misma manera que cualquier otro informe. Un subinforme puede tener la mayora de las caractersticas de un informe, incluidos criterios de seleccin de registros propios. Las nicas diferencias entre un subinforme y un informe principal son, que un subinforme: Est incluido como objeto en un informe principal; no puede estar por s solo (aunque se puede guardar un subinforme como informe principal). Puede colocarse en cualquier seccin del informe y el subinforme completo se imprimir en esa seccin. No puede contener otro subinforme. No tiene las secciones de encabezado de pgina ni de pie de pgina. Hay cuatro casos en los que se suele utilizar un subinforme: Para combinar informes no relacionados en un informe nico. Consulte Combinacin de informes no relacionados usando subinformes en la pgina 426. Para coordinar datos que no se pueden enlazar de otro modo. Consulte Cmo usar subinformes con datos no vinculables en la pgina 427. Para presentar diferentes vistas de los mismos datos en un nico informe. Consulte Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe en la pgina 431. Para realizar una o varias bsquedas desde un campo no indexado en el campo de bsqueda. Para obtener ms informacin, consulte Vnculos de uno a varios en la ayuda en lnea. Nota: Puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden, en lugar de subinformes normales.
Subinformes vinculados y no vinculados

No vinculados
Subinformes no vinculados son independientes; sus datos no estn coordinados de ninguna manera con los datos del informe principal. En los subinformes no vinculados, no se confrontan los registros de un informe con los del otro. Esto no significa que un subinforme no vinculado tenga que usar los mismos datos que el informe principal; puede utilizar el mismo origen de datos o uno diferente. Adems, el subinforme no est limitado a generar informes en una sola tabla. Un subinforme no vinculado puede estar basado en una o en varias tablas. Los informes se tratan como no relacionados, independientemente de los orgenes de datos subyacentes.
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24 Subinformes
Vinculados
Sucede lo contrario con los subinformes vinculados. Sus datos s estn coordinados. El programa coteja los registros en el subinforme con los registros del informe principal. Por ejemplo, si crea un informe principal con informacin de clientes y los vincula a un subinforme con informacin de pedidos, el programa crea un subinforme para cada cliente e incluye en l todos los pedidos de ese cliente.
Funcionamiento de la vinculacin de subinformes

Cuando vincula un subinforme a un informe principal, el programa crea el vnculo por medio de un campo de parmetro. Cuando selecciona un campo de vnculo de subinforme: Un campo de parmetro del subinforme que se usa para recuperar los valores que le pasa el informe principal. Una frmula de seleccin de registros para el subinforme utilizando el campo de parmetro. La frmula de seleccin limita el subinforme a los registros en los que el campo del vnculo es igual al valor del campo de parmetro. Cuando se ejecuta el informe, el programa busca el primer registro del campo principal que necesita y pasa el valor del campo del vnculo al campo del parmetro del subinforme. A continuacin, el programa crea el subinforme con la seleccin de registros basada en el valor del campo de parmetro. Por ejemplo: Puede crear un informe que muestre los datos de clientes y un subinforme que muestre los datos de pedidos, vinculando ambos usando el campo Id. de cliente. Cuando elabora el informe, el programa encuentra el primer registro del cliente que necesita y pasa el valor de Id. de cliente de ese registro al campo de parmetro del subinforme. Luego, el programa elabora el subinforme Pedidos. Como la frmula de seleccin del subinforme selecciona slo los registros en los que el valor de Id. del cliente es igual al valor del campo de parmetro y como este valor es igual al de Id. del cliente en el primer registro del informe principal, el subinforme contiene slo los registros que tienen la misma identificacin del cliente. Es decir, aquellos registros que son pedidos del primer cliente. Cuando el subinforme termina, el programa va al segundo registro que necesita del informe principal, imprime los datos del cliente y despus pasa este nmero de Id del cliente al campo de parmetro. El programa elabora un subinforme incluyendo slo los registros de pedido del segundo cliente. El proceso contina hasta que el informe queda terminado. Toda esta manipulacin del campo de parmetros tiene lugar en segundo plano. El usuario elige los campos que desea utilizar para vincular el informe principal con el subinforme y el programa hace el resto. Los valores se pasan sin que el campo de parmetros le pida ningn valor.
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Nota: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botn Vista previa en la barra de herramientas estndar de la ficha Diseo del subinforme, el programa elabora el informe por su cuenta, sin primero recibir un valor de campo de parmetro del informe principal. En este caso, el programa muestra el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro para el Subinforme, pidindole un valor. El valor que se escribe en el cuadro es el que utiliza el programa para ejecutar el subinforme.
Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios

Cuando dos tablas en su informe tienen una relacin de uno a varios, el programa recupera los datos en diferentes maneras dependiendo de: Origen de datos. Situacin del ndice. Criterios de seleccin de registros. Si est creando un solo informe basado en tablas vinculadas o un informe principal que contiene un subinforme. Cuando est considerando si utilizar tablas vinculadas o un subinforme, necesita entender las implicaciones de ambos. Estas cuestiones se tratan completamente en la seccin Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios en la pgina 441.
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Por lo general, si tiene tablas con ndices, campos indexados vinculados o criterios de seleccin de registros con limitacin de rangos basados en los campos indexados, el programa debe leer el mismo nmero de registros tanto si est vinculando tablas en un solo informe como si utiliza subinformes. Ya que cada subinforme es elaborado como un informe separado, es posible que le lleve menos tiempo elaborar el informe usando tablas vinculadas. Consulte Tablas indexadas en la pgina 438.
Cmo insertar subinformes

1 En el men Insertar, haga clic en Subinforme. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn de insertar subinformes situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Insertar subinforme. 2 Para elegir un subinforme existente, haga clic en Elegir un informe existente y escriba el nombre. Si no conoce el nombre, haga clic en el botn Examinar y bsquelo en el cuadro de dilogo que aparece. Para crear un nuevo subinforme, haga clic en Crear un subinforme con el Asistente de informes y escriba un nombre; a continuacin, haga clic en el botn Asistente de informes. Vea Creacin de un nuevo informe en la pgina 81 para obtener informacin sobre el uso de un asistente para la creacin de informes. 3 Elija Subinforme a pedido para tener la capacidad de recuperar datos del subinforme cuando sea necesario. De lo contrario, todos los datos del subinforme aparecern en el informe. 4 Haga clic en Aceptar. El programa muestra un cuadro de objeto. 5 Mueva el cuadro donde desee que aparezca en el informe y haga clic una vez para colocarlo. El programa crea una ficha Diseo del subinforme etiquetada con el nombre del subinforme. Si desea editarlo, haga clic en la ficha de diseo y efecte las modificaciones pertinentes.
6 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
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Cmo insertar subinformes
7 Si elige la opcin Subinforme a la orden, haga clic en la ficha de vista previa de subinformes para visualizar el suyo. Esta ficha est etiquetada con el nombre del subinforme. Nota: Usar subinformes a la orden aumentar el rendimiento de informes que contienen subinformes. Para obtener informacin sobre cmo se crea un ttulo personalizado para la ficha de vista previa del subinforme, vea Adicin de ttulos a los subinformes a la orden en la pgina 429.
Vista previa de subinformes

Podra ser que algunas veces usted quisiera revisar solamente el subinforme, en lugar de revisarlo como parte del informe principal. Por ejemplo, quizs necesite ver y analizar los datos del subinforme para un conjunto de valores de parmetro especfico.
Para obtener una vista previa de un subinforme

1 Haga clic en la ficha Diseo del subinforme. Esta ficha est etiquetada con el nombre del subinforme. 2 Haga clic en el botn Vista previa en la barra de herramientas estndar. El programa muestra una vista previa del subinforme seleccionado.
Cmo guardar un subinforme como informe principal

Usted podra encontrar de mucha ventaja el guardar un subinforme como informe principal con el propsito de distribuir la informacin a una variedad de audiencias. Por ejemplo, el informe principal que contiene el subinforme puede ser relevante para accionistas que se reunen al final del ao fiscal. Por otro lado, la informacin contenida en el informe puede ser de importancia para el uso diario sus gerentes. En tales casos, es fcil guardar un subinforme como un informe principal.
Para guardar un subinforme como informe principal

1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn derecho dentro del subinforme y elija Guardar el subinforme como en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Guardar. 2 Busque el directorio apropiado en el cuadro de dilogo Guardar como. 3 Escriba un nuevo nombre para el subinforme. 4 Haga clic en Guardar. El programa guarda el subinforme como un informe principal de manera que usted pueda abrirlo separadamente cuando sea necesario.
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Actualizacin de subinformes
Para poder mantener los subinformes actualizados, es preferible volver a importar automticamente un subinforme cuando abra el informe principal. Nota: La reimportacin est disponible slo para subinformes que fueron creados desde un archivo de informe. La reimportacin no slo actualiza los datos, sino tambin el formato, grupo y estructura del subinforme si se han hecho cambios. Si cambia el informe en que originalmente se basaba el subinforme, estos cambios se pueden reflejar en el informe que contiene el subinforme. Puede especificar globalmente que se deben re-importar todos los informes o bien establecer la reimportacin automtica para un subinforme individual.
Para actualizar globalmente subinformes al abrir un informe principal

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Elaborando Informes. 3 Haga clic en Importar subinforme de nuevo al abrir informes. 4 Haga clic en Aceptar. Todo subinforme se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal.
Para actualizar un subinforme especfico al abrir un informe principal

1 En el men Formato, haga clic en Dar formato a subinforme. 2 En el cuadro de dilogo Editor de formato, haga clic en la ficha Subinforme. 3 Haga clic en Volver a importar al abrir. El subinforme actual se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal.
Actualizacin manual de datos del subinforme

Es posible en todo momento actualizar los datos del subinforme. 1 En la ficha Diseo, haga clic con el botn derecho en el subinforme. 2 Haga clic en Volver a importar subinforme en el men contextual. 3 Haga clic en S para actualizar los datos del subinforme.
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Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal

Muchas veces los datos en un subinforme complementan los datos en el informe principal. Usted puede, por ejemplo, tener datos de clientes en un informe principal y utilizar subinformes para mostrar los pedidos de cada cliente. En tales casos, necesitar coordinar los datos en el informe principal y el subinforme para que los pedidos en cada subinforme coincidan con el cliente correspondiente. Para hacer esto, necesita especificar un campo en el subinforme y uno en el informe principal que contengan datos en comn. Con el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme, puede crear un vnculo entre los dos campos comunes. Crystal Reports utiliza el vnculo para coordinar los registros del informe principal con los del subinforme. El vnculo asegura que los datos de "pedidos" del subinforme estn en la misma fila que los datos de "cliente" correspondientes en el informe principal.
Para vincular un subinforme a los datos del informe principal

1 Si va a usar un nuevo subinforme o a importar un informe existente como subinforme, en el men Insertar, haga clic en Subinforme. Elija o cree un informe y haga clic en la ficha Vincular. -oSi ya tiene un subinforme en el informe principal y no cre un vnculo en un principio, puede abrir el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme seleccionando Vnculos del Subinforme en el men Edicin. Aparece el cuadro de dilogo Insertar un subinforme. 2 Elija el subinforme que desea vincular de la lista desplegable Para el subinforme (si an no ha seleccionado ninguno). 3 Seleccione el campo que desee usar como campo de vnculo en el informe principal (que lo contiene) de la lista Campos disponibles. 4 Haga clic en la flecha > . El campo se agrega al cuadro de lista Campos para vincular y estar seleccionado como campo de vnculo. 5 Repita los Pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario para cada vnculo que desea establecer. 6 Use la seccin Vnculo de campo (el cual aparecer solamente si ha seleccionado un campo vinculado) para establecer el vnculo para cada campo de vinculacin: Seleccione el campo que desea vincular al informe principal del Campo de parmetros del subinforme que va a usarse.
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Active la casilla de verificacin Seleccione datos basados en el campo y seleccione un campo de la lista desplegable contigua para organizar los datos del subinforme basndose en un campo especfico (ste es el mtodo rpido que equivale a utilizar el Asistente de Seleccin). Si no hay nada especificado aqu, el subinforme adoptar la organizacin del informe principal. 7 Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando ejecute el informe, el programa coordinar los datos del informe principal y los del subinforme. Nota: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales campos del subinforme sern visibles. Ya que Report Designer lee las fechas ya sea como campos de cadenas, fecha o fecha-hora, usted debe asegurarse que el tipo de campo de parmetro en el subinforme coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en el informe principal para el campo que desea vincular.
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin

Crystal Reports utiliza un mecanismo de campos de parmetro para vincular subinformes a informes principales. Si usted vincula un campo en el informe principal a un campo en el subinforme que no es un campo de parmetro, el programa: Crea automticamente un campo de parmetro para completar la vinculacin. Modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme para seleccionar nicamente los registros en los que el campo del subinforme sea igual al valor del campo de parmetro. La necesidad de un campo de parmetro es implcita, de all que a esta situacin se le denomina Vinculacin Implcita. Podran haber ocasiones en que usted necesite usar un campo de parmetro vinculado en un subinforme pero no quiere que ese campo sea usado como parte de la frmula de seleccin para el subinforme. Por ejemplo, podra necesitar que el informe principal pase un valor de resumen que pueda ser usado en clculos por el subinforme, o quizs necesite que el informe principal pase el ttulo del subinforme. Cuando vincula un campo en el informe principal al campo de parmetro que usted cre en el subinforme, el Asistente de Vnculo Visual: Comprueba el vnculo especificado. No crea ningn campo de parmetro adicional. No modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme. Cuando especifica un vnculo, la situacin se denomina Vnculo Explcito.
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Combinacin de informes no relacionados usando subinformes
Para vincular un subinforme a un informe principal sin modificar la frmula de seleccin

1 Cree un campo de parmetro en el subinforme. 2 Vincule un campo en el informe principal al campo de parmetro.
Combinacin de informes no relacionados usando subinformes

Podran haber ocasiones en que usted desee combinar informes no relacionados en un solo informe. Por ejemplo, podra necesitar un informe que presente: Las ventas agrupadas por agente de ventas. Las ventas agrupadas por producto. An cuando ambos informes tratan con datos de ventas, no hay en realidad una relacin lineal entre los informes. Puede combinar informes no relacionados en un solo informe utilizando subinformes. Si bien los informes podran estar basados en el mismo conjunto de datos, no es necesario que lo estn. Cada uno puede estar basado en conjuntos de datos completamente diferentes. Cada uno de estos informes es autnomo; los datos en ellos no estn vinculados de ninguna forma. Este es el tipo de subinformes ms sencillo de hacer.
Combinacin de dos o ms informes no relacionados

Para combinar dos informes no relacionados
1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. 2 Importe un informe existente u origine uno para utilizarlo como subinforme. 3 Coloque el subinforme en el pie de informe y ste se imprimir inmediatamente despus del informe principal.
Para combinar tres o mas informes no relacionados

1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. 2 Importe u origine cada uno de los otros informes que desea utilizar como subinformes. 3 Usando el Asistente de Seccin, inserte las secciones de Pie de informe necesarias para contener el nmero de subinformes que est utilizando. Por ejemplo, si desea incluir tres subinformes, inserte dos nuevas secciones de Pie de informe para tener un total de tres.
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4 Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente despus del informe principal en el Pie de informe A, l subinforme que desea imprimir despus en el Pie de informe B y as sucesivamente. Despus que se imprima el informe principal, los subinformes se imprimirn en el orden en que los coloc en su informe. Nota: Tambin puede colocar los subinformes lado a lado en la misma seccin de Pie de informe, para que se impriman de esa manera. Se imprimirn uno junto al otro al final del informe. 5 Coloque los subinformes en las secciones de pie de informe y se imprimirn secuencialmente despus del informe principal. Temas relacionados Trabajo con secciones en la pgina 188
Cmo usar subinformes con datos no vinculables

Usted puede vincular tablas en un informe siempre y cuando se cumplan estos cuatro criterios: Los campos de vnculo son ambos campos de base de datos. Los campos de vnculo contienen datos similares. Los campos de vnculo tienen la misma longitud. El campo de vnculo de la tabla Vincular a (de bsqueda) est indexado (slo para bases de datos de PC). Por lo general, vincular tablas de esta manera no es un problema. Sin embargo, hay ciertas circunstancias, donde usted no puede coordinar datos en tablas diferentes porque su situacin no se ajusta al criterio de vinculamiento. Por ejemplo, desea vincular hacia o desde un campo de frmula, o quiere vincular dos tablas no indexadas, no es posible hacerlo en un solo informe. Tiene que utilizar subinformes.
Vinculacin hacia o desde un campo de frmula

Hay situaciones donde podra necesitar vincular hacia o desde un campo de frmula (campo calculado). Por ejemplo, el ID de un empleado podra ser un valor de 11 caracteres que consista de un cdigo de departamento de dos caracteres seguido del nmero de Seguro Social de nueve caracteres (por ejemplo, HR555347487).
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Cmo usar subinformes con datos no vinculables
Usando el lenguaje de frmulas, es muy fcil extraer el nmero de Seguro Social de ese campo:
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [-9 to -1]
-o{empleado.ID DEL EMPLEADO} [3 to 12]
Para el valor HR555347487, cualquiera de las dos frmulas extrae el valor 555347487. Si bien el valor retornado es un nmero de Seguro Social vlido, el hecho de que fue extrado con una frmula le impide utilizar el campo para vincularlo a un campo de nmero de Seguro Social en otra tabla. Sin embargo, usando un subinforme, usted puede generar un informe y coordinar los valores en las dos tablas.
Para vincular a o desde un campo de frmula

1 Cree el informe principal utilizando una tabla que incluya el campo del Nmero de Seguro Social (para este ejemplo, {cliente.No de SS}). 2 Cree o importe un subinforme usando la frmula que extrae el nmero de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este ejemplo, {@EXTRACT}). Consulte Cmo insertar subinformes en la pgina 421. 3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe principal. 4 Vincule el subinforme al informe principal, vinculando el campo No de SS en el informe principal ({empleados.No de SS}) con la frmula que extrae el nmero en el subinforme ({@EXTRACT}). Consulte Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin en la pgina 425.
Vnculos de tablas no indexadas

Cuando utilice bases de datos de PC (no SQL o ODBC), el campo de vnculo en la base de datos de bsqueda necesita ser indexado para crear un vnculo vlido. Cuando dos tablas contienen datos relacionados pero ninguna est indexada en el campo que desea utilizar como campo de vnculo, o si la tabla principal est indexada pero no la tabla de bsqueda, no es posible vincular las tablas en un solo informe. Debe utilizar subinformes si desea coordinar los datos en ambas tablas. Nota: Es importante notar que el proceso para generar informes, vinculando tablas no indexadas, o vinculando desde un tabla principal indexada a una tabla de bsqueda no indexada es un proceso lento. Si el conjunto de datos a utilizar es grande, lo ms probable es que este tipo de informe le lleve mucho tiempo para elaborar. Use esta tcnica como ltima instancia.
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Para vincular tablas no indexadas

1 Cree su informe principal. 2 Cree o importe el subinforme e insrtelo en el informe principal. Consulte Cmo insertar subinformes en la pgina 421. 3 Vincule el subinforme al informe principal utilizando campos no indexados (o el campo indexado en la tabla principal y el campo no indexado en la tabla de bsqueda). Consulte Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal en la pgina 424.
Cmo crear un subinforme a la orden

Los subinformes a la orden pueden ser especialmente tiles si desea elaborar un informe que contiene mltiples informes. En este caso, puede hacer que estos informes aparezcan solamente como marcos de objeto. Los datos reales de la base de datos no se leen hasta que el usuario profundiza en el hipervnculo. De esta manera solamente los datos para los subinformes a la orden que se ven sern los que se recuperarn de la base de datos. Lo que hace que el subinforme sea ms fcil de manipular. Nota: Los datos para un informe a la orden no son guardados a menos que el subinforme est abierto en la ventana de Vista Previa.
Para crear un subinforme a pedido

1 Coloque un subinforme en su informe principal. 2 Haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato. 3 Haga clic en la ficha Subinforme y active la casilla de verificacin Subinforme a la orden. 4 Haga clic en Aceptar.
Adicin de ttulos a los subinformes a la orden

Para organizar ms un informe, se pueden crear ttulos para la ficha de Vista Previa del subinforme y para el marco de ubicacin del subinforme. Los ttulos se escriben mediante frmulas. Los ttulos del marco de ubicacin y los ttulos de la ficha Vista previa del Subinforme pueden incluir nombres de campos del informe principal. Un ttulo de texto de ficha reemplaza el nombre del archivo del subinforme en la ficha Vista previa del Subinforme.
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Cmo crear un subinforme a la orden
Nota: Note que los ttulos del marco de ubicacin son aplicables solamente para los subinformes a la orden, mientras que los ttulos de texto de ficha son aplicables a ambos, subinformes a la orden y subinformes regulares. Ya que los datos de un subinforme regular se ubican y estn visibles en la ficha Vista previa, (mientras que los del subinforme a la orden se representan por el marco de ubicacin), no hay necesidad un ttulo de marco cuando formatea un subinforme regular.
Para agregar un ttulo

1 Seleccione el subinforme y haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato. 2 Haga clic en la ficha Subinforme. 3 Puede introducir un ttulo de subinforme a la orden o un ttulo de ficha de vista previa haciendo clic en el botn Frmula apropiado y abriendo el Taller de frmulas. 4 Escriba su frmula en el cuadro Texto de frmula. Ejemplo de frmula de sintaxis Crystal:
"Ms Informacin Acerca de" + {Cliente.Nombre del Cliente}
Ejemplo de frmula de sintaxis Basic:

formula = Ms informacin acerca de + {Cliente.Nombre del cliente}
Usando la base de datos de muestra Xtreme.mdb, estas frmulas proporcionaran un ttulo como Ms Informacin Acerca de Pathfinders o Ms informacin Acerca de Rockshocks for Jocks. 5 Haga clic en Comprobar para ver si la frmula tiene errores. Si el programa encuentra un error, le mostrar un cuadro de mensajes con los detalles explicando de la naturaleza del error. 6 Despus de corregir los errores, haga clic en Guardar y cerrar. 7 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Nota: Una frmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando se traspasa a un subinforme. Si hace una vista previa de un subinforme separado del informe principal, la frmula no ser evaluada.
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24 Subinformes
Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe

Por medio de subinformes, usted puede presentar los mismos datos de diferentes maneras en un solo informe principal. Por ejemplo, es posible que desee que los valores de resumen se muestren en la parte superior del informe y los detalles en la parte inferior: Esto puede ser llevado a cabo en una variedad de formas. Los dos mtodos ms fciles son: Creando el resumen del informe como el informe principal y el informe de detalles como un subinforme. En este mtodo, los detalles del subinforme estaran ubicados en la seccin de pie del informe. Creando el informe de detalles como el informe principal y el informe de resumen como un subinforme. En este mtodo, el informe de resumen estara ubicado en la seccin de encabezado del informe. Utilice los campos de vnculo apropiados y coordine los datos.
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Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe
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Manipulacin de bases de datos
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Este captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para entender el diseo y la utilizacin de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos).
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Informacin general sobre las bases de datos

Aunque hay cientos de Sistemas de administracin de bases de datos (DBMS) disponibles, Crystal Reports elimina muchas de las diferencias una vez que se conecta a los archivos de base de datos reales. El trabajo con archivos de base de datos, tablas, campos y registros es casi el mismo sin importar la clase de datos usado. Este captulo se consideran varios conceptos y tareas frecuentes al trabajar con archivos de base de datos. La utilizacin de alias de base de datos, la ubicacin de archivos de base de datos movidos o con nombres nuevos, el trabajo con tablas indexadas y la vinculacin de tablas son temas comunes para las personas que disean informes en Crystal Reports. El tema Utilizacin de SQL y bases de datos SQL en la pgina 460 es especialmente importante para los usuarios que tengan acceso a datos de bases de datos SQL y otros formatos de base de datos accesibles a travs de ODBC.
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales

La arquitectura ms popular para archivos de base de datos usado en el mundo corporativo est basada en el modelo relacional. Los programas que le permiten crear bases de datos con el modelo relacional son a veces referidas como Sistemas de Administracin de Bases de Datos Relacionales En una base de datos relacional, los datos son organizados en un sistema de filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. Cada registro contiene una coleccin de datos relacionados, por ejemplo, toda la informacin relacionada a un cliente especfico. Cada campo se refiere a un tipo comn de datos que existe en todos los registros, por ejemplo, los nombres de clientes. Los registros y campos son almacenados en una tabla de base de datos. El siguiente diagrama ilustra el modelo bsico de una base de datos relacional.
Con frecuencia, los datos de dos tablas diferentes pueden estar relacionados por un campo comn. Por ejemplo, una tabla de Clientes tendr una Id. del Cliente para cada cliente y una tabla de Pedidos tendr el Id. del Cliente de cada cliente que coloc un pedido. Esto demuestra una relacin entre las tablas. Las dos tablas se pueden vincular por un campo comn; vea Vinculacin de tablas en la pgina 440.
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25 Manipulacin de bases de datos
Examine el siguiente diagrama para entender cmo dos tablas pueden estar relacionadas:
Alias
Por diversas razones, los nombres y ubicaciones de bases de datos se cambian. Si usted crea un informe y cambia el nombre o ubicacin de una tabla o archivo, Report Designer debe encontrar el nuevo nombre y ubicacin. Esto es especialmente importante cuando usted crea frmulas en su informe que tienen acceso una tabla que tiene un nuevo nombre o que ha sido movida. Corregir la referencia para un solo campo no sera difcil, pero encontrar cada frmula que utiliza se campo podra ser una tarea difcil y tediosa. Para solucionar este problema, Report Designer utiliza alias para referirse a tablas y archivos de base de datos. Los alias son punteros, dispositivos internos que le dicen al programa dnde buscar un campo de base de datos. Ahora, si cambia el nombre y ubicacin de la base de datos, simplemente debe restablecer el puntero. Consulte Ubicacin de archivos en la pgina 436. El nombre del alias no cambia, por lo que sus frmulas quedan iguales. Report Designer busca el alias por la
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ubicacin y el nombre, va a la nueva ubicacin del campo de base de datos y ejecuta la frmula sin ningn problema.
Report Designer asigna automticamente nombres de alias predeterminados a las tablas de la base de datos cuando se selecciona por primera vez la tabla o el archivo. Automticamente, el alias coincide con el nombre original de la tabla. En bases de datos donde la tabla de la base de datos es un archivo diferente (por ejemplo, dBASE), el nombre del archivo es usado sin su respectiva extensin. Por ejemplo, si usted est usando un archivo de dBASE llamado Company.dbf, el programa asignar al archivo el alias Company automticamente. Ustedpuede aceptar este alias predeterminado o asignar uno nuevo a la tabla de la base de datos. Se puede cambiar un alias en cualquier momento utilizando el Asistente de base de datos. Sin embargo, si usted ya ha creado frmulas en su informe usando el nombre original del alias, necesitar editar las frmulas para poder usar el nuevo alias.
Ubicacin de archivos
Si un archivo de base de datos se mueve o recibe un nombre nuevo, Crystal Reports no encontrar los datos la siguiente vez que se imprima el informe. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn almacenados en
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un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En cualquiera de estos casos, necesita verificar la ubicacin de los archivos de base de datos que tienen acceso por el informe y restablecer los punteros del alias a la nueva ubicacin o nombre de la base de datos.
El comando Comprobar base de datos del men Base de datos comprueba los punteros del alias almacenados en un archivo de informe para ver si los archivos de base de datos esperados estn en los directorios indicados. Si las bases de datos no se encuentran en la ubicacin especificada, el programa le indicar las discrepancias. Utilice el comando Establecer ubicacin del origen de datos del men Base de datos para cambiar los punteros de alias almacenados por Crystal Reports. El comando Establecer ubicacin del origen de datos proporciona una manera sencilla de indicar el nombre nuevo o la ubicacin nueva de los archivos de base de datos. Adems, este comando se puede utilizar para convertir automticamente el controlador de base de datos en el origen de datos ODBC elegido. Por ejemplo, se puede convertir automticamente un origen de datos de acceso directo en un origen de datos ODBC usando el comando Establecer ubicacin del origen de datos. Temas relacionados Vea Cambiar el origen de datos al que tiene acceso un informe en la Ayuda en lnea.
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Tablas indexadas
Crear ndices para tablas de bases de datos puede incrementar la velocidad del acceso de datos y reducir el tiempo que le toma al programa evaluar los datos. Algunos programas SABD indexan automticamente sus tablas de base de datos, mientras que otros requieren que usted haga un ndice. Para una elaboracin de informes ms eficiente asegrese de que cada una de las tablas de base de datos tenga el ndice correspondiente. Nota: Algunos programas SABD no admiten tablas indexadas. Refirase a la documentacin de su SABD para averiguar si admite ndices y cmo crearlos. Si su documentacin SABD no menciona las tablas indexadas, puede no admitirlas y debe entonces vincular las tablas basadas en campos en comn. La ficha Vnculos del Asistente de base de datos tambin puede ayudar a determinar si las tablas incluyen ndices. Los ndices organizan los registros en una tabla de base de datos relacional para que los datos puedan ser localizados fcilmente. Por ejemplo, suponga que usted tiene una tabla con los siguientes datos: # de Pedido 10444 10470 10485 10488 10495 10501 10511 10544 10568 10579 Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. Sierra Mountain Mountain Toad SFB Inc. La Bomba de Bicicleta BG Mountain Inc. Sierra Bicycle Group Mountain Tops Inc. Sierra Bicycle Group Cantidad 25141.50 19164.30 8233.50 24580.50 7911.80 1956.20 1683.60 19766.20 29759.55 12763.95
La informacin en esta tabla est organizada de acuerdo al campo # de Pedido. Esto est bien siempre que desee buscar informacin en la tabla basada en nmeros de pedido. Sin embargo, qu tal si desea buscar informacin especfica de un cliente determinado? Digamos que desea buscar todos los pedidos hechos por Sierra Bicycle Group. El procesador de base de datos comienza mirando el primer nmero de pedido en la lista y verifica si el nombre de cliente coincide con el pedido. Si no coincide, va al segundo nmero de pedido y verifica el nombre de ese cliente. Cuando llega a un nmero de pedido que contiene el nombre de cliente correcto, el procesador de base de datos recupera la informacin, luego contina con el siguiente nmero de pedido. Usando esta tcnica, los campos # de Pedido y Cliente deben ser ledos
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para cada uno de los registros en la tabla. Esto toma un largo tiempo y un gran esfuerzo de procesamiento de la computadora para examinar las tablas de base de datos extensas conteniendo miles o incluso millones de registros. En lugar de esto, usted puede crear un ndice para la tabla basada en el campo Cliente. Un ndice como se se vera asi: Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad Mountain Tops Inc. SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Puntero al # de Pedido 10444 10470 10511 10501 10488 10568 10495 10544 10579 10485
En este ndice, la informacin est organizada por clientes, no por nmero de pedido. Adems, note que la segunda columna contiene punteros para nmeros de pedido especficos en la tabla original. Al utilizar este ndice, el procesador de base de datos puede buscar slo la informacin en la columna Cliente hasta que encuentre el cliente de su inters, Sierra Bicycle Group. Para cada entrada correcta de cliente que el procesador encuentra en el ndice, busca el pedido coincidente en la tabla de acuerdo al puntero en la segunda columna del ndice. Solamente son ledos los pedidos para el cliente correcto. Finalmente, como la informacin en el ndice est organizada de acuerdo a los nombres de clientes, el procesador de base de datos no necesita continuar buscando por el ndice o la tabla, una vez que encuentra un nombre que no coincide con el cliente requerido. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. Utilizar ndices acelera la recuperacin de datos y la elaboracin de informes, factores importantes cuando se elaboran informes en archivos grandes de base de datos.
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Vinculacin de tablas
Usted vincula las tablas de manera que los registros de una de ellas coincidan con los registros relacionados de otra. Por ejemplo, si activa una tabla de Pedidos y una de Clientes, vincula las tablas para que cada pedido (de la tabla Pedidos) pueda coincidir con el cliente (de la tabla Clientes) que hizo el pedido. Cuando se establece un vnculo, se utiliza un campo comn a ambas tablas. Crystal Reports utiliza el vnculo para hacer coincidir los registros de una tabla con los de la otra. En este ejemplo, el vnculo asegura que los datos en cada fila del informe se refieran al mismo pedido.
Vincular desde y vincular a

Cuando vincula dos tablas, vincula desde una tabla a otra tabla. La tabla de origen se utiliza como tabla principal, mientras que la tabla de destino acta como tabla de bsqueda donde la tabla principal busca los registros. En un vnculo simple, Report Designer examina el primer registro en la tabla principal y encuentra todos los registros coincidentes en la tabla de comparacin. Una vez que han sido encontradas todas las coincidencias en la tabla de comparacin para el primer registro en la tabla principal, realiza la misma bsqueda para el siguiente registro.
Relaciones de vnculo
Cuando vincula registros de una tabla a otra, tpicamente los registros caern bajo uno de dos tipos de relaciones: Uno a uno Uno a varios
Relaciones de uno a uno

En una relacin de uno a uno entre registros en dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, slo hay un registro que coinciden con otro en la tabla de comparacin (basada en los campos vinculados). Por ejemplo, en la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. Por ejemplo, en la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. La tabla Empleados contiene informacin sobre los empleados de la compaa, la posicin que ocupan, sus sueldos, sus contratos, etc. La tabla Direcciones de empleados contiene las direcciones de los domicilios de cada empleado. Slo hay un registro por empleado en cada una de estas tablas. Por lo tanto, si la tabla Empleados es vinculada a la tabla Direcciones de Empleados, slo un registro ser encontrado en la tabla Direcciones de Empleados por cada registro en la tabla Empleados. Esta es una relacin de uno a uno.
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Relaciones uno a varios

En una relacin de uno a varios entre registros de dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, puede haber ms de un registro coincidente en la tabla de comparacion, basado en los campos vinculados. En la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Cliente puede ser vinculada a la tabla Pedidos basado en el campo Id del Cliente en cada tabla. La tabla Cliente contiene informacin acerca de cada cliente que ha colocado un pedido con la compaa. La tabla Pedidos contiene informacin acerca de los pedidos que los clientes han colocado. Como los clientes pueden colocar ms de un pedido, puede haber ms de un registro en la tabla Pedidos por cada cliente en la tabla Cliente. Esta es una relacin de uno a varios.
Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios

La informacin proporcionada en esta seccin tiene por objeto ayudar a reducir al mnimo el tiempo de procesamiento y el trfico en la red cuando se estn ejecutando informes. Aprender acerca de las mejores formas de utilizar frmulas de seleccin e ndices en situaciones de uno a varios para hacer ms eficiente su elaboracin de informes. Si no utiliza la informacin de esta seccin, los informes pueden terminar procesando docenas o incluso miles de registros que no son necesarios. Cuando existe una situacin de uno a varios entre dos tablas de base de datos y el programa coteja los registros de las tablas, hay varios factores que determinan cuntos registros lee y evala el programa. Las tablas que siguen muestran los efectos de diferentes factores sobre el nmero de registros que el programa tiene que leer. Los grficos estn basadas en las siguientes suposiciones: La Tabla A contiene 25 registros (uno por cada letra en el alfabeto). La Tabla B contiene 2500 registros (100 registros que coinciden con cada registro en la Tabla A). La idea es producir un informe que encuentre dos registros especficos en la Tabla A y los 200 registros (100+100) en la Tabla B que coinciden con aquellos dos registros en la Tabla A. En el mejor de los casos, el programa slo tendra que leer cerca de 200 registros para completar la tarea. En el peor de los casos, el programa tendra que leer cerca de 67,600 registros para completar la misma tarea. Nota: Las consideraciones de rendimiento para los archivos de datos son diferentes de las consideraciones para bases de datos SQL. Un archivo de datos es una base de datos que no es SQL a la que se accede directamente desde Crystal Reports. A efectos de este anlisis, una base de datos SQL es cualquier base de datos con capacidad para aceptar comandos SQL con acceso directo desde Crystal Reports o a travs de ODBC, as como cualquier otro tipo de base de datos con acceso a travs de ODBC. Para comprender mejor la diferencia entre bases de datos de acceso directo y orgenes de datos ODBC, vea Acceso a los orgenes de datos en la Ayuda en lnea.
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Descripciones detalladas de diagrama de columnas

Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas: Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas: Vinculacin o subinforme Est creando un informe a partir de bases de datos vinculadas o est insertando un subinforme y enlazndolo a los datos del informe principal? Frmula de Seleccin Incluye el informe principal una frmula de seleccin de registros que establece lmites de rango en el campo clave (indexado) de la tabla A? Indice A Est indexada la tabla A en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Indice B Est indexada la tabla B en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Leer A Cuntos registros de la tabla A tiene que leer el programa para encontrar los dos registros que est buscando? Por cada A lee en B Cuntos registros de la tabla B tiene que leer el programa para encontrar los 200 registros que est buscando? Total de Registros Leidos Cul es el nmero total de registros que el programa tiene que procesar para completar la tarea? Datos de PC Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Subinforme Frmula de Seleccin No S S No No No Indice A S o No No S No S S Indice B S S S No No S Leer A 26 26 2 26 2 26 Por cada A, lee en B 100 (26*100) 100 (26*100) 100 (2*100) 2600 (26*2600) 2600 (26*2600) 100 (26*100) Total de Registros Leidos 2600 2600 200 67,600 67,600 2600
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Datos de PC Subinforme Subinforme Subinforme S S S No No S No S S 2 26 2 2600 (2*2600) 100 (26*100) 100 (2*100) 5200 2600 200
Datos de SQL Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Frmula de Seleccin No S No S Leer A 26 2 26 2 Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (2*100) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 200 2600 200
Consideraciones acerca de archivos de datos

Cuando est trabajando con archivos de datos, se pueden hacer vnculos de uno a varios cuando vincula tablas en un solo informe o cuando agrega un subinforme a su informe.
Vinculacin de archivos de datos

El proceso que el programa sigue durante la recuperacin de datos desde archivos de datos vinculados en situaciones de uno a muchos es el siguiente: Si hay una frmula de seleccin, el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos. Si hay una frmula de seleccin, el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos. Esto es generalmente informacin del lmite de rango. Por ejemplo, considere la siguiente frmula de seleccin:
{cliente.Regin} in "CA" to "IL" AND Remainder ({cliente.Id del Cliente},2)=0
En esta frmula, la parte anterior al operador and contiene los criterios de seleccin de rangos del campo Regin. La regin debe caer alfabticamente entre CA e IL. El programa pasa este tipo de condicin al DLL de la base de datos (para datos PC) o al servidor (para datos SQL). Consulte Seleccin de registros en la pgina 135. La segunda mitad de la frmula de seleccin, sin embargo, requiere procesamiento que debe ser hecho en el Procesador de Informes. Utiliza una funcin interna para manipular y evaluar un valor de campo y no puede ser
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hecho en el DLL de la base de datos o el servidor. El programa no pasa esta condicin al DLL de la base de datos. Si hay un ndice en la tabla A y la condicin de seleccin del lmite de rango est basada en el campo indexado {cliente.REGION} en este ejemplo, el programa va directamente al registro que est buscando en la tabla A (el primer registro CA) y lo lee. Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa este registro combinado (A+B) de regreso al Report Designer, que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin. Despus lee el segundo registro coincidente y pasa el registro combinado, posteriormente el tercer registro coincidente y asi sucesivamente hasta que lee todos los registros coincidentes. Despus regresa a la tabla A y lee el siguiente registro. No hay necesidad de verificar el registro para ver si cumple la condicin CA; esto es porque el campo est indexado y los registros estn en orden alfabtico. Pero verifica si el registro va ms all de la condicin IL (por ejemplo, puede ser el siguiente registro de Mississippi o Tennessee?). Si el registro est dentro del rango especificado, comienza de nuevo el proceso de cotejar para ese registro. Contina el proceso hasta que ha localizado todos los registros en la tabla A y los registros coincidentes de la tabla B. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 200 registros. Si no hay un ndice en la tabla A o si hay un ndice pero la condicin de seleccin de lmite de rango no est basada en el campo indexado, el programa lee el primer registro que encuentra. Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa el registro combinado (A+B) de regreso al procesador de informe que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin. Despus ubica el segundo registro coincidente en la tabla B y pasa el registro combinado de regreso, despus el tercer registro y asi sucesivamente hasta que haya ubicado, combinado y pasado todos los registros en la tabla B que coinciden con el primer registro en la tabla A. Despus regresa al siguiente registro en la tabla A y empieza de nuevo el proceso de cotejar y combinar. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 2500 registros.
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Subinformes y archivos de datos

Si su informe principal est basado en la tabla A, el subinforme en la tabla B y los registros estn vinculados, sus consideraciones principales son las siguientes: El nmero de subinformes que ejecuta el programa viene determinado por la situacin del ndice y de la frmula de seleccin en el informe principal: Si la tabla A est indexada y si el informe principal tiene una frmula de seleccin que pasa las condiciones del lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 2 subinformes. Si la tabla A no est indexada o si la tabla A est indexada pero la frmula de seleccin no pasa las condiciones de lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 25 subinformes. El nmero de registros ledos para cada subinforme viene determinado por la situacin del ndice en la tabla B. Si tiene un ndice en la tabla B, el programa leer slo los registros coincidentes (100) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme.
Consideraciones acerca de bases de datos SQL

Como los ndices no son indispensables para los datos SQL, la preocupacin principal con ambas tablas vinculadas y con los subinformes debe ser si existe o no una frmula de seleccin en el informe principal que ponga lmites de rango en la tabla A. Vea Vinculacin de archivos de datos en la pgina 443.
Tablas SQL vinculadas

Si hay condiciones de lmite de rango en la frmula de seleccin, el programa pasa esas condiciones al servidor. Si hay una frmula de seleccin que pone lmites de rango en la tabla A, el servidor ubica los registros en la tabla A que cumplan con el criterio de seleccin (2), los coteja con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa los 200 registros combinados al Procesador de Informes. Si no hay frmula de seleccin o si hay una frmula de seleccin que no pone los lmites de rango en la tabla A, el servidor coteja cada registro en la tabla A (25) con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa 2500 registros combinados al Procesador de Informes. En ambos casos, el Procesador de Informes aplica toda la frmula de seleccin a los registros combinados.
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Subinformes y bases de datos SQL

Si est creando un informe principal de la tabla A y un subinforme de la tabla B. El nmero de subinformes que se ejecutan viene determinado por la situacin de la frmula de seleccin en el informe principal: Si hay una frmula de seleccin y pasa los lmites de rango en la tabla A, el programa ejecuta un subinforme slo para los registros que satisfacen las condiciones del lmite de rango (2). Si no hay frmula de seleccin o si la frmula de seleccin no pasa los lmites de rango en la tabla A, el programa ejecuta un subinforme por cada registro en la tabla A (25). El nmero de registros ledos en cada subinforme es el mismo sin importar si existe o no seleccin de lmite de rango en la tabla A. Cada subinforme leer slo los registros en la tabla B que cotejan cada registro ledo en el informe principal (tabla A) (100).
Consideraciones de rendimiento para todos los informes

Consideracin n 1
Con archivos de datos y bases de datos SQL, el programa analiza toda la frmula de seleccin y pasa cualquier parte del critero que puede trasladar, donde sea que lo que encuentre en la frmula. Por lo tanto, si encuentra un criterio que puede pasar, despus un criterio que no puede, luego otro criterio que s, pasa la primera parte, omite la segunda y despus pasa la tercera parte. En el caso de archivos de datos, pasa el criterio que puede a la capa de traslacin de base de datos. En el caso de bases de datos SQL, pasa el criterio que puede al servidor en la forma de una clusula WHERE (DONDE). An cuando hay excepciones, como regla general puede pasar cualquier parte de la frmula de seleccin de registros que compara un campo con una constante. Generalmente, sto significa que puede pasar cualquier tipo de criterio de seleccin de registros que puede ser configurado en el Asistente de Seleccin (igual que, uno de, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, entre, empezando con, o como constante). Hay dos situaciones de frmulas de seleccin especiales que necesitan ser consideradas. En estas situaciones, hay varias condiciones en la frmula de seleccin de registros y algunas pueden ser pasadas mientras que otras no. Situaciones AND (Y)
({cliente.REGION} = "CA" and {cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa ve que puede pasar la condicin antes del operador and pero no la condicin posterior. Como los registros que
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satisfagan la segunda condicin tendrn que satisfacer tambin la primera, pasa la primera condicin, recupera el conjunto de datos que satisfacen la condicin y luego aplica la segunda condicin a los datos recuperados. La regla para situaciones de AND es que el programa pasa las condiciones que puede. Nota: Si todas las condiciones en una situacin AND pueden ser satisfechas en el servidor o DLL de base de datos, el programa las pasa todas. situaciones OR (O)
({cliente.REGION} = CA OR {cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa tambin ve que puede pasar la condicin antes del operador Or pero no la condicin posterior. Como hay registros que pueden satisfacer la segunda condicin sin satisfacer la primera, pasar la primera condicin no tiene sentido porque recuperar un conjunto de datos incompleto. En otras palabras, aunque recupere todos los datos que cumplen la primera condicin, todava habr que recuperar todos los datos de las tablas para poder aplicar la segunda condicin en el Report Designer. Por lo tanto, en lugar de duplicar partes de la recuperacin de datos, el programa no pasa nada. Recupera todos los datos y luego ejecuta ambas pruebas en el Report Designer. La regla en situaciones OR es que el programa pase todas las pruebas o ningna. Nota: Si todas las pruebas en una situacin OR pueden ser realizadas en el servidor o en el DLL de bases de datos, el programa las pasa toda.
Consideracin n 2
Para asegurarse de que el programa puede utilizar el ndice en la tabla A para mejorar el rendimiento, asegrese de que: hay una frmula de seleccin, hay lmites de rango en la frmula de seleccin en el campo clave (indexado) en la tabla A, y la opcin Usar ndices est activada en el cuadro de dilogo Opciones.
Consideracin n 3
Si los campos que est usando de la tabla A no estn indexados, pero hay un campo indexado que puede utilizar en su solicitud de seleccin de registros, utilcelo. Por ejemplo, suponga que tiene tres productos (Producto 1, Producto 2 y Producto 3) y quiere identificar todas las ventas del Producto 2 en EE.UU. No hay ndice en el campo Producto pero hay uno en el campo Fecha de Pedido. Como usted sabe que el Producto 2 no comenz a ser enviado sino desde julio de 1995, utilizando la frmula de seleccin, puede incrementar la velocidad al limitar su informe a pedidos en y despus de julio de 1995. En este caso, el programa utiliza el ndice Fecha de Pedido para recuperar slo los pedidos de julio de 1995 en adelante (un pequeo subconjunto de toda la base de datos) y despus busca las veces que aparece el Producto 2 en ese subconjunto, no en toda la base de datos.
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Ficha Vnculos del Asistente de base de datos

La ficha Vnculos del Asistente de base de datos permite vincular fcilmente dos o ms tablas. Elija la opcin Asistente de base de datos del men Base de datos para que se muestren todas las tablas actuales y, a continuacin, seleccione la ficha Vnculos para que se muestren todos los vnculos actuales. La manera ms fcil de vincular tablas de base de datos es seleccionar Vincular automticamente en la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Esta opcin selecciona automticamente los vnculos de las tablas basndose en los campos comunes de las tablas o en los campos indexados (si la base de datos admite campos indexados).
Vinculacin de tablas indexadas

Cuando se estn vinculando tablas de base de datos de acceso directo, debe establecerse un vnculo entre la tabla principal y un campo de la tabla de bsqueda. El campo vinculado en la tabla principal puede estar indexado, pero no necesita estarlo. El campo de vnculo de la tabla de bsqueda tampoco necesita estar indexado, salvo que no se est utilizando un controlador nativo para la conexin. Adems, los campos usados para vincular dos tablas deben tener el mismo tipo de datos. Por ejemplo, usted puede vincular un campo de cadena de caracteres en una tabla a un campo de cadena de caracteres de otra tabla, o un campo numrico en una tabla a un campo numrico en otra tabla, pero no puede vincular un campo numrico en una tabla a un campo de cadena de caracteres en otra tabla. Nota: Algunos programas SABD le permiten convertir el valor en un campo a otro tipo de datos en el ndice. Por ejemplo, el campo en la tabla puede ser numrico, mientras el ndice convierte el valor del campo a cadena de caracteres. Sin embargo, si utiliza ese campo para vincular otra tabla, debe hacerlo a un campo del tipo de datos original. No puede vincular un valor de cadena de caracteres a un campo numrico que ha sido convertido a cadena de caracteres en el ndice. Si est vinculando tablas de dos tipos diferentes de fuentes de datos ODBC, por ejemplo, MS SQL Server y Oracle, slo puede utilizar campos de cadena de caracteres para vincular las tablas. Los campos de cadena de caracteres son guardados en bases de datos de la misma manera, sin importar la fuente de datos. Sin embargo, es posible que otros tipos de valores no estn almacenados de la misma manera en orgenes de datos diferentes, por lo que el nico medio para vincular orgenes de datos diferentes en Crystal Reports es la utilizacin de valores de cadena. Cuando est vinculando tablas de bases de datos de acceso directo mediante controladores nativos (que no es SQL), el nico tipo de unin disponible es la unin Extrema izquierda.
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Cambiando indices usados en vnculo

Cuando se utiliza la funcin Vnculo inteligente para vincular tablas mediante un campo que es un componente de varios ndices (dos o ms), Crystal Reports selecciona uno de los ndices para el vnculo. Ese ndice puede o no ser el que usted desea usar. Elimine el vnculo creado mediante la funcin Vnculo inteligente y vincule manualmente las tablas. Vea Cmo vincular varias tablas para obtener ms informacin. Nota: No todas las aplicaciones DBMS admiten tablas indexadas. Verifique que su base de datos utilice ndices antes de intentar seleccionar un ndice para vincular. Refirase a su documentacin de SABD para averiguar si su SABD puede usar ndices y cmo crearlos.
Orden de procesamiento de vnculos

Cuando hay varios vnculos, Crystal Reports necesita saber el orden en que debe procesarlos. De forma predeterminada, el orden de procesamiento coincide con el orden en el que aparecen los vnculos en la ficha Vnculos. Utilice los botones de flecha del cuadro de dilogo Orden de vnculos para cambiar el orden predeterminado. Por ejemplo, si ha elegido las tablas Crdito, Cliente, Pedidos y Detalles de pedidos de la base de datos de muestra Xtreme, la ficha de vnculos muestra las tablas vinculadas del siguiente modo.
En este caso, los vnculos se procesarn primero entre las tablas Crdito/Cliente, a continuacin entre Cliente/Pedidos y, finalmente, entre Pedidos/Detalles del pedido. El cuadro de dilogo Orden de vnculos muestra este orden predeterminado y permite cambiar las posiciones en la jerarqua de procesamiento segn se desee. Nota: Distintos pedidos de vnculos pueden tener como resultado conjuntos de datos diferentes devueltos para su uso en el informe. Asimismo, el orden de los vnculos tiene un efecto relevante en el rendimiento.
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Vinculacin de opciones
Crystal Reports permite especificar el tipo de combinacin y el tipo de vnculo que se desea utilizar cuando se vinculan tablas. Tambin puede hacer obligatorio el uso de tablas en las combinaciones. Las combinaciones y los vnculos indican cmo se comparan los campos vinculados de dos tablas cuando se leen los registros. Las opciones de combinacin, imposicin y vinculacin se pueden especificar en el cuadro de dilogo Opciones de vnculo. Al utilizar las diversas opciones para forzar la combinacin se garantiza que las tablas vinculadas se incluyen en la consulta SQL, incluso cuando en el informe no se usa ninguno de los campos de la tabla. Nota: Cuando se vinculan campos utilizando combinaciones, no es necesario que haya campos indexados. Los tipos de unin son: Combinacin interna Combinacin externa izquierda Combinacin externa derecha Combinacin externa completa Las opciones de Forzar unin son: No forzar Forzar desde Forzar a Forzar ambos Los tipos de vnculo son: Vnculo igual que [=] Vnculo Mayor que [>] Vnculo Mayor o igual que [>=] Vnculo Menor que [<] Vnculo Menor o igual que [<=] Vnculo No Igual que [!=]
Combinacin interna
La combinacin interna es el tipo normal de combinacin. El conjunto de resultados de una combinacin interna incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Por ejemplo, se puede utilizar una combinacin interna para ver todos los clientes y los pedidos que han
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realizado. No se obtendr ninguna coincidencia para los clientes que no hayan realizado pedidos. Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
Combinacin externa izquierda

El conjunto de resultados de una unin Extrema Izquierda incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla principal (izquierda) cuyo valor del campo vinculado no tiene coincidencia en la tabla de comparacin. Por ejemplo, podemos utilizar una unin Extrema Izquierda para ver todos los clientes y todos los pedidos que han hecho, pero tambin obtenemos una fila para cada cliente que no ha hecho pedidos. Estos clientes aparecen al final de la lista con espacios en blanco en los campos que mantendran esa informacin: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95
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Tabla Clientes Id. del Cliente 64 54 55
Tabla Clientes Nombre de Cliente Sierra Mountain Bicicletas Aztecas Deely MTB Inc.
Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233.50
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL.
Combinacin externa derecha

El conjunto de resultados de una unin Extrema Derecha incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla de comparacin (derecha) cuyo valor de campo vinculado no coincide con la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin obtiene una lnea por cada pedido hallado que no puede ser vinculado a un cliente. Tericamente, esto no debera suceder, pero si un vendedor sin experiencia se olvid de asignar una Id. del cliente a un pedido, puede localizar rpidamente ese pedido con una unin Extrema Derecha. La tabla resultante deja un espacio en blanco en cualquier campo de Clientes para el pedido sin un cliente: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Pedidos Id. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95
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Tabla Clientes Id. del Cliente 64
Tabla Pedidos Id. del Pedido 14 25
Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233.50 10320.87
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL.
Combinacin externa completa

Una combinacin externa completa es una combinacin externa bidireccional en la que se pueden ver todos los registros de las tablas vinculadas. El conjunto de resultados de una combinacin externa completa incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. Tambin incluye una fila para cada registro de la tabla principal (izquierda) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla de bsqueda y una fila para cada registro de la tabla de bsqueda (derecha) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin se obtiene una fila para cada pedido encontrado que no se pueda vincular a un cliente y una fila para cada cliente para el que no se pueda encontrar un pedido. Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Pedidos Id. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95
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Tabla Clientes Id. del Cliente 64 65 66
Tabla Pedidos Id. del Pedido 14
Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233.50
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10320.87
No forzar
Al seleccionar esta opcin, el vnculo creado slo se usa si lo requiere explcitamente el enunciado Select. Sus usuarios pueden crear informes basados en las tablas seleccionadas sin ninguna restriccin (es decir, sin imposicin basada en otras tablas). Esta es la opcin predeterminada.
Forzar desde
Al seleccionar esta opcin, si se usa el parmetro a tabla para la combinacin, sta se fuerza. Por ejemplo, si crea un vnculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opcin Forzar desde y slo selecciona un campo de la Tabla B, el enunciado Select an incluir la combinacin a la Tabla A, porque se fuerza. Al contrario, si slo selecciona desde la Tabla A mediante la misma condicin de combinacin no se forzar la combinacin con la Tabla B. Nota: Si necesita una explicacin de los parmetros desde y a tabla, vea Vincular desde y vincular a en la pgina 440.
Forzar a
Al seleccionar esta opcin, si se usa el parmetro desde tabla para la combinacin, sta se fuerza. Por ejemplo, si crea un vnculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opcin Forzar a y slo selecciona un campo de la Tabla A, se forzar la combinacin con la Tabla B, y el enunciado Select que se genere incluir ambas tablas. Nota: Si necesita una explicacin de los parmetros desde y a tabla, vea Vincular desde y vincular a en la pgina 440.
Forzar ambos
Al seleccionar esta opcin, si se usan los parmetros desde tabla o a tabla para la combinacin, sta se fuerza.
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Vnculo igual que [=]

El conjunto de resultados de un vnculo Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. En el siguiente ejemplo, la tabla Clientes est vinculada a la tabla Pedidos por el campo Id del Cliente. Cuando una Id del Cliente se encuentra en la tabla Pedidos que coincide con la Id del Cliente de la tabla Clientes, la informacin es mostrada para los registros correspondientes en ambas tablas. SQL usa la siguiente sintaxis para describir un vnculo Igual que:
SELECT Cliente.Id del Cliente, Cliente. Nombre de Cliente, Pedidos. Monto del Pedido FROM Cliente Cliente, Pedidos Pedidos WHERE Cliente.Id del Cliente = Pedidos.Id del Cliente
Este enunciado produce los siguientes datos: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
Vnculo Mayor que [>]

El conjunto de resultados de un vnculo Mayor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal sea mayor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Como un ejemplo, una compaa puede desear comparar los salarios de todos sus agentes de ventas con los salarios de sus gerentes de ventas. Los ejecutivos de la compaa quieren asegurarse de que ningn agente de ventas gane ms que uno de los gerentes.
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Teniendo en cuenta esto, se puede vincular la tabla Agente de Ventas con la tabla Gerente, mediante el campo Sueldo de cada tabla, utilizando un vnculo Mayor que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo FROM Agente de ventas Agente de ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas.Sueldo > Gerente. Sueldo
Este enunciado SQL puede producir datos similares a stos: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $30,000.00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Buchanan Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $45,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $35,000.00 $29,500.00
En esta tabla no se ha establecido una relacin entre los agentes de ventas y los gerentes. Ya que los gerentes estn en un nivel superior al de los agentes de ventas, una compaa quizs encuentre necesario indagar si es que cualquier agente de ventas gana ms que un gerente lo que indicara un problema salarial que debe ser resuelto.
Vnculo Mayor o igual que [>=]

El conjunto de resultados de un vnculo Mayor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es mayor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo de la combinacin Mayor que, aunque utiliza el vnculo Mayor o igual que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo
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FROM Agente de ventas Agente de ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas.Sueldo >= Gerente. Sueldo
Este enunciado puede producir resultados as: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Patterson Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $30,000.00 $30,000.00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Martin Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Brid Buchanan Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $35,000.00 $45,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $35,000.00 $30,000.00 $29,500.00
Vnculo Menor que [<]

El conjunto de resultados de un vnculo Menor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Utilizando el vnculo Menor que, se pueden comparar los sueldos de los agentes de ventas y de los gerentes en una direccin diferente. Una vez ms, el campo Sueldo en cada tabla es usado como campo de vnculo. Sin embargo, el vnculo se establece desde la tabla Gerentes a la tabla Agente de Ventas utilizando un vnculo Menor que en los campos Sueldo vinculados:
SELECT Gerente.Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente.Sueldo < Agente de Ventas. Sueldo
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Este enunciado SQL genera una tabla algo diferente a la que genera el vnculo Mayor que: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Hellstern Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $29,500.00 $29,500.00 $35,000.00 $45,000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00 $30,000.00 $48,300.00 $48,300.00
Vnculo Menor o igual que [<=]

El conjunto de resultados de un vnculo Menor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo del vnculo Menor que, pero utiliza el vnculo Menor o igual que:
SELECT Gerente.Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente.Sueldo <= Agente de Ventas. Sueldo
Este enunciado SQL produce datos como los siguientes: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $30,000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00
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Tabla Gerente Apellido Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Martin Hellstern
Tabla Gerente Sueldo $30,000.00 $29,500.00 $29,500.00 $29,500.00 $35,000.00 $35,000.00 $45,000.00
Tabla Agente de Ventas Apellido Patterson Davolio Dodsworth Patterson Davolio Dodsworth Dodsworth
Tabla Agente de Ventas Sueldo $30,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $30,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $48,300.00
Vnculo No Igual que [!=]

El conjunto de resultados de un vnculo No Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal no es igual al valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Este tipo de vnculo se puede usar para encontrar posibles combinaciones de elementos cuando una tabla se combina consigo misma (autocombinacin). Por ejemplo, una compaa puede tener una tabla que describe todos los productos que vende. Si deciden tener una venta especial, ofreciendo a sus clientes que si compran un artculo podrn llevarse el segundo a mitad de precio, necesitarn tener una lista de todas las posibles combinaciones de dos productos:
SELECT Producto1.Nombre de Producto, Producto2. Nombre de Producto, FROM Producto Producto1 Producto Producto2 WHERE Producto1.Nombre de Producto != Producto2. Nombre de Producto
En este enunciado SQL, la tabla Producto es abierta dos veces. La primera vez, se le da el alias Producto1. La segunda vez, se le da el alias Producto2. Luego, el campo Nombre de Producto es usado para vincular desde la tabla Producto1 a la tabla Producto2. sta es la misma tabla, pero como se ha abierto dos veces utilizando alias diferentes, Crystal Reports la considera como dos tablas independientes. Un vnculo No Igual que se usa para vincular las tablas mediante el campo Nombre de Producto. Como resultado, cada producto es apareado con cada uno de los otros productos, pero no es apareado consigo mismo. Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Producto2 Nombre de Producto Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove
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Utilizacin de SQL y bases de datos SQL
Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle
Producto2 Nombre de Producto Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove
Nota: El smbolo != se utiliza para representar un vnculo No Igual que, si el controlador del origen de datos ODBC de los datos a los que se est teniendo acceso admite este smbolo. En caso contrario, el smbolo predeterminado <> se utiliza para representar un vnculo No Igual que.

Quizs los formatos ms populares y poderosos de bases de datos son los programas SABD basados en el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL, siglas en ingls). Las bases de datos SQL generalmente trabajan en la arquitectura de red cliente/ servidor, proporcionando un Servidor SQL para crear, guardar y manipular los archivos de base de datos, tablas y registros y una interfaz de Cliente SQL permitiendo a los usuarios de estaciones de trabajo no slo disear y trabajar con archivos de base de datos, sino tambin recuperar datos tiles e importantes que les ayudarn con su trabajo de cada da.
Qu es SQL?
SQL es un lenguaje de consulta diseado para organizar, administrar, desarrollar y consultar grandes bases de datos relacionales en redes de computadoras. SQL es un lenguaje comn en la Ciencia de la Informacin y la industria de la Administracin de la Informacin. El lenguaje ha sido estandarizado por el American National Standards Institute (ANSI) y la International Standards Organization (ISO), esto significa que hay caractersticas especficas que deben estar presentes en cualquier versin de SQL producida por una compaa de software para que esa versin sea oficialmente llamada SQL. Muchos distribuidores de software agregan caractersticas ms avanzadas a su versin de
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SQL en un esfuerzo de mejorar el lenguaje y atraer clientes, pero debe, como mnimo, retener los estndares originales establecidos por ANSI e ISO. Usted debe comprender que SQL no es un verdadero lenguaje de computadora. No puede ser utilizado para crear sistemas operativos o programas de computadora que funcionen por si mismos. SQL es referido algunas veces como un sublenguaje que puede ser usado desde otros lenguajes o programas; el propsito del lenguaje SQL es especfico para trabajar con bases de datos relacionales. La sintaxis del lenguaje SQL est construida en un sistema de mandar enunciados SQL al servidor de la base de datos SQL. Cada enunciado es una peticin para realizar una operacin de base de datos como crear un archivo de base de datos, agregar tablas y campos a la base de datos o recuperar datos desde bases de datos. El servidor SQL analiza el enunciado SQL y realiza la operacin requerida. Si el enunciado es una peticin de datos, el servidor rene los datos y los regresa a la estacin de trabajo del cliente para que el usuario pueda verlos.
Una consulta SQL es un enunciado SQL diseado especficamente para solicitar datos de una o ms bases de datos SQL. Algunos programas SQL requieren que usted escriba una consulta SQL directamente utilizando un editor de texto, mientras que otros proporcionan interfaces grficas que guan al usuario a travs del proceso de consultar una base de datos. En este ltimo caso, el programa debe crear un enunciado SQL basada en la informacin que usted proporciona. Este enunciado es la consulta SQL real y es la que se utiliza para solicitar los datos. Crystal Reports pertenece a ambas categoras de aplicaciones compatibles con SQL.
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Arquitectura cliente/servidor
Una de las caractersticas ms poderosas de los programas SQL SABD es su habilidad para usar eficientemente la arquitectura de la red de cliente/servidor.
Una estructura de red simple consta de uno o ms servidores de red que proporcionan una ubicacin comn en la que todos los usuarios de la red pueden obtener datos y programas. Muchos servidores de red tambin proporcionan seguridad de red, servicios automatizados tales como hacer copias de seguridad de datos y recursos de supervisin de red para proporcionar el mejor servicio posible a todas las estaciones de trabajo de la red. Debido a las altas demandas de procesos requeridos por un servidor de red, la computadora utilizada como servidor a menudo es una mquina poderosa y rpida que puede tener varios procesadores, varias unidades de disco duro y varias unidades CD-ROM. Un cliente de red es una estacin de trabajo de una sola computadora usada regularmente por uno o ms empleados de la compaa. Un usuario trabaja en el cliente y tiene acceso a los datos y programas del servidor por medio de la red. Los procesamientos voluminosos que requieren mucho tiempo y recursos son manejados por el servidor y los resultados finales son enviados de regreso al cliente. Esto proporciona a los usuarios una administracin ms eficiente del tiempo porque la estacin de trabajo local ocupa menos tiempo en procesamiento y tiene ms tiempo "libre" disponible para el usuario. Muchos programas computacin de modernos estn basados en la arquitectura operacional cliente/servidor. Un programa cliente/servidor tiene dos partes, un programa basado en servidor que est ubicado en un servidor de red y un programa basado en cliente que est ubicado en la estacin de trabajo del usuario. El programa del servidor maneja procesos complejos que consumen mucho tiempo o requieren mucha capacidad de procesamiento, aprovechando as los recursos y la capacidad de procesamiento del servidor de red, mientras que el programa cliente proporciona una interfaz de usuario fcil de usar, diseada para
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ayudar a realizar el trabajo de forma ms rpida y mejor de lo que se podra hacer de otra manera.
En ocasiones, un programa cliente/servidor estar disponible para un cierto nmero de puestos, dependiendo del coste del programa. Cada puesto representa una nica estacin de trabajo de cliente o un solo usuario de cliente (dependiendo de las especificaciones del distribuidor de software) que se puede conectar al software de cliente/servidor. Muchas veces, los distribuidores de software venden sitios adicionales para sus programas y cada sitio contenie un juego completo de software del programa del cliente. No confunda los programas servidores con una computadora servidora de red. Ambos son referidos frecuentemente como servidores. Sin embargo, un programa servidor reside en el servidor de la red, tomando en cuenta las capacidades del equipo y sistemas operativos del servidor. Un servidor es una mquina fsica a la que los clientes de la red estn conectados por cables o algn otro dispositivo de conexin.
El SABD SQL
Un Sistema de Administracin de Base de Datos (SABD) SQL es un ejemplo comn de un paquete de software cliente/servidor. Un SABD SQL estndar incluir un programa SQL del servidor que controla todo el trabajo real de constrair y trabajar con bases de datos y sus datos. El SABD incluir por lo menos un conjunto de software SQL de cliente (un sitio) que se puede conectar al servidor SQL por medio de la red. El software de cliente SQL generalmente consiste de, al menos un editor de enunciados SQL que puede utilizar para escribir y ejecutar enunciados SQL y una capa subyacente de comunicaciones que trabaja con el programa del servidor SQL en la red.
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Cuando ejecuta un enunciado SQL, el software de cliente pasa el enunciado a la capa de comunicaciones, la cual lo enva por la red al servidor de software. El servidor SQL analiza el enunciado, realiza la operacin requerida y regresa cualquier dato pedido al software de cliente. Si el software de cliente recibe cualquier dato de regreso, muestra los datos al usuario.
Procedimientos almacenados
Adems de los atributos comunes de bases de datos relacionales (tablas, campos, registros, etc.), muchos sistemas DBMS SQL admiten procedimientos almacenados. Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, consistente de uno o ms enunciados SQL. Un procedimiento almacenado puede ser usado para definir una consulta SQL que usted usar en forma repetida. Adems, variables, expresiones condicionales y argumentos de variables pueden ser definidos en procedimientos almacenados de manera tal que usted tenga que proporcionar cierta informacin antes de que el procedimiento sea ejecutado.
Dado que los procedimientos almacenados pueden devolver un conjunto de resultados, pueden proporcionar un conjunto especfico de datos al ejecutarse. De hecho, Crystal Reports permite ejecutar un procedimiento almacenado en una base de datos SQL y usar los datos devueltos para disear un informe. Si el procedimiento almacenado est diseado para solicitar a un usuario la informacin sobre la que se basa la consulta, Crystal Reports solicitar dicha informacin cuando se seleccione el procedimiento almacenado para el informe.
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Cmo utiliza Crystal Reports SQL?

Cuando un usuario se conecta a una base de datos SQL, Crystal Reports acta como aplicacin cliente SQL, conectndose al servidor SQL a travs de la red. Cuando se disea un informe que tiene acceso a datos SQL, Crystal Reports crea una consulta SQL. Esta consulta se puede ver seleccionando la opcin Mostrar consulta SQL del men Base de datos. La consulta SQL es una representacin del enunciado SQL que Crystal Reports enva al servidor SQL. Mediante la interpretacin mxima posible del diseo del informe en una consulta SQL, Crystal Reports puede pasar gran parte del procesamiento al equipo servidor. En lugar de tener que desplazarse por una base de datos completa para encontrar los datos solicitados, Crystal Reports permite que el servidor realice dicha tarea y devuelva un conjunto de datos mucho ms pequeo, reducindose de este modo el tiempo y los recursos que la estacin de trabajo debe utilizar para finalizar el informe.
El lenguaje SQL
Dado que Crystal Reports usa el lenguaje SQL para tener acceso a las bases de datos cliente/servidor a travs de ODBC, se puede comprender mejor el proceso de elaborar informes si se conocen algunas de las clusulas (comandos) SQL que se utilizan:
SELECT
La clusula SELECT indica elementos de datos especficos a recuperar de las tablas de base de datos. El elemento recuperado puede ser el valor en un campo de base de datos (columna) o puede ser el resultado de una operacin de clculo realizada mientras se recuperan los datos. Por ejemplo:
SELECT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO
DISTINCT
La clusula DISTINCT obliga a la consulta a recuperar slo conjuntos de datos nicos (distintos). Una fila de resultados ser recuperada slo una vez. El enunciado SELECT anterior puede ser cambiado para usar la clusula DISTINCT:
SELECT DISTINCT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO
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FROM
La clusula FROM especifica las fuentes de los campos de base de datos indicados en la clusula SELECT. FROM enumera las tablas de base de datos reales que contienen los campos y registros teniendo los datos requeridos. La clusula FROM generada por Crystal Reports antecede al nombre de cada tabla con el alias que usa para identificar la tabla en el informe. Lo que sigue ilustra la clusula FROM con la clusula SELECT:
SELECT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO FROM TABLA A TABLA A
WHERE
La clusula WHERE tienes dos propsitos: Especificar un criterio de seleccin de registros. Mostrar cmo se combinan dos tablas de base de datos. Cuando WHERE es usado para especificar un criterio de seleccin de registros usando una condicin de bsqueda, ste determina qu registros (filas de datos) van a ser recuperados. Por ejemplo:
SELECT MITABLA. VENDEDOR, MITABLA. TOTALVENTAS FROM MITABLA MITABLA WHERE MITABLA. TOTALVENTAS < 10000.00
Si WHERE es usado para especificar la manera en que dos tablas son vinculadas, un operador de unin SQL se interpone entre los dos nombres de las tablas. Consulte Vinculacin de opciones en la pgina 450. El siguiente es un ejemplo de la clusula WHERE uniendo dos tablas:
SELECT CLIENTE. ID DEL CLIENTE, CLIENTE. NOMBRE DEL CLIENTE, PEDIDOS. MONTO DEL PEDIDO FROM CLIENTE CLIENTE, PEDIDOS PEDIDOS WHERE CLIENTE. ID DEL CLIENTE = PEDIDOS. ID DEL CLIENTE
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ORDER BY
La clusula ORDER BY indica que los registros de base de datos recuperados sean ordenados de acuerdo a los valores en un campo especfico. Si la clusula ORDER BY no es usada, los registros son recuperados en el orden en que aparecen en la base de datos original. Si ms de un campo es especificado despus de la clusula ORDER BY, los registros son ordenados de acuerdo a los valores en el primer campo especificado, luego, dentro de ese ordenamiento, son ordenados de acuerdo a los valores en el segundo campo, y as sucesivamente. El siguiente enunciado SQL utiliza la clusula ORDER BY:
SELECT MITABLA. COMPAIA, MITABLA. CIUDAD, MITABLA. ESTADO FROM MITABLA MITABLA ORDER BY MITABLA. ESTADO ASC, MITABLA. CIUDAD ASC
Nota: ASC indica que los valores en el campo son ordenados de manera ascendente en lugar de descendente (DESC). El ascendente ordena las letras de la A a la Z y los nmeros de 0 a 9.
GROUP BY
La clusula GROUP BY recupera un conjunto de datos resumidos. En lugar de recuperar los datos en si, GROUP BY los agrupa y resume cada grupo de acuerdo a una funcin de resumen SQL. El servidor slo devuelve a Crystal Reports la informacin de resumen correspondiente a cada grupo. Por ejemplo:
SELECT MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL, SUM (MITABLA. VENTAS) FROM MITABLA MITABLA GROUP BY MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL
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Procesamiento del lado del servidor
Procesamiento del lado del servidor

El procesamiento del lado del servidor le permite establecer un informe que ejecuta la mayor parte de su procesamiento en el servidor y deja slo los detalles relevantes al PC. El procesamiento del lado del servidor le proporciona muchas ventajas: Menos tiempo de conexin con el servidor. Menos memoria necesaria para procesar el informe en su PC. Menos tiempo de transferencia del servidor al cliente. El procesamiento del lado del servidor trabaja de la siguiente manera: Mediante el uso de tecnologa de paso a travs SQL para enviar un enunciado SQL al servidor de base de datos y recuperar un conjunto inicial de datos, Crystal Reports pasa gran parte del trabajo de recuperacin y ordenamiento de los datos al sistema servidor, liberndose de este modo memoria y recursos locales para tareas ms importantes. Es por eso que el procesamiento del lado del servidor slo funciona para aquellos informes que han sido ordenados y agrupados; si el informe ho ha sido agrupado y ordenado (por ejemplo, si el informe consiste de una lista simple), entonces no hay ningn procesamiento que pasar al servidor. Tambin debe observarse que el procesamiento del lado del servidor trabaja slo para informes basados en orgenes de datos SQL. Nota: Esta descripcin slo es aplicable al proceso de pasar las tareas de agrupamiento y ordenamiento al servidor. Se pueden utilizar grandes cantidades de recursos del servidor para las bases de datos temporales que se requieren cuando se pasa la tarea de agrupamiento al servidor. Recuerde siempre que para ejecutar el agrupamiento en el servidor, su informe debe satisfacer las siguientes condiciones: La opcin Ejecutar agrupamiento en servidor (en el cuadro de dilogo Opciones) debe estar activada. Para obtener ms informacin, consulte Cmo activar el procesamiento del lado del servidor en la pgina 470. El informe debe usar alguna forma de agrupamiento. El informe debe estar al menos parcialmente oculto (por lo menos, la seccin Detalles debe estar oculta). Ya que el servidor procesar aquellas secciones que estn ocultas, cuanto ms grande sea la porcin visible del informe, mayor ser la cantidad de procesamiento que debe ejecutarse en el lado del cliente. Si la seccin de Detalles es visible, no ser posible el procesamiento del lado del servidor. En algunos casos, los campos de frmula deben ser procesados en lado del cliente. Si el agrupamiento se basa en un campo de frmula, o si se usa una frmula en un campo de resumen, entonces todos los registros deben ser transferidos al lado del cliente antes de evaluar la frmula. Esto aumentar el tiempo requerido para ejecutar el informe. Por lo tanto, talvez sera ms
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conveniente para usted usar enunciados SQL como una alternativa para las frmulas. Nota: Las frmulas usadas para la seleccin de registros son una excepcin y se pueden procesar en el servidor. Para que el informe pueda ser procesado en el servidor, todos los totales acumulados que aparecen en el informe deben ser basados en campos de resumen (ya que los datos necesarios para los totales acumulados sern movidos al lado del cliente). Para que el informe sea procesado en el servidor, no debe contener resmenes basados en las funciones Average o Distinct. El informe no debe contener agrupamientos de valores especficos. Nota: Cuando usted traspasa en una seccin oculta de un informe que usa procesamiento del lado del servidor, la conexin al servidor se iniciar automticamente. Si el cliente est desconectado del servidor (por ejemplo, si usted descarga un informe a su laptop y trabaja en l desde una ubicacin remota), el traspasar en los datos producir un error. Si usted guarda un informe que ha sido parcialmente procesado en el servidor usando la opcin Guardar los datos con el informe, el programa guardar solamente aquellos registros que han sido tansferidos al lado del cliente. En otras palabras, si se ha profundizado en una seccin oculta y hay una ficha para esos datos en Crystal Reports (indicando que los datos se han transferido), dichos registros se guardarn con el informe.
Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL

Cuando un informe mueve la mayora del procesamiento al servidor, esto por necesidad altera la consulta SQL. As, cuando la opcin Ejecutar el agrupamiento en el servidor esta activa, algunos aspectos individuales del procesamiento del lado del servidor modificarn el enunciado SQL en diferentes maneras. Si usted activa la opcin Usar ndices en el servidor para rapidez (eh el cuadro de dilogo Opciones del Informe), el programa agregar una clusula ORDER BY al enunciado SQL. Si agrupa en datos de tipo vinculable en el DBMS, el programa agregar una clusula GROUP BY al enunciado SQL. El programa usa la clusula GROUP BY para ejecutar el agrupamiento en el servidor. Si resume en datos de tipo vinculable, el programa agregar un campo de resumen a la clusual SELECT del enunciado SQL. Si traspasa en datos de tipo vinculable, el programa agregar una clusula WHERE al enunciado SQL. Si agrupa en orden descendente en datos de tipo vinculable, el programa agregar una clusula ORDER BY al enunciado SQL.
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Reasignacin de campos de base de datos
El enunciado tambin cambia entre fichas: Si usted est trabajando en la ficha Vista previa, el enunciado incluye la clusual GROUP BY, as como tambin cualquier agregado que el informe est moviendo al servidor. Si est traspasando, el enunciado variar dependiendo de los datos subyacentes y del nivel de traspaso. Con cada accin de traspaso el criterio WHERE cambia. Tambin, si usted traspasa a los detalles, el enunciado no incluir la clusula GROUP BY (ya que no hay ningn grupo en esa ficha de traspaso). Para ver el enunciado SQL actual de la ficha activa, elija el comando Mostrar consulta SQL del men Base de datos. El cuadro de dilogo Mostra Consulta SQL aparecer en su pantalla, mostrando el enunciado correspondiente. Nota: Puede usar el Taller de frmulas para editar expresiones SQL que se procesarn en el servidor.
Cmo activar el procesamiento del lado del servidor

1 En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. 2 Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de dilogo Opciones del informe. Note que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o servidor para rapidez est inactiva. 3 Haga clic en Aceptar. Nota: Usted tambin puede activar o desactivar esta opcin rpidamente poniendo o quitando la marca de verificacin junto al comando Ejecutar agrupamiento en servidor (men Base de datos) de acuerdo a sus necesidades. Si Usar ndices o servidor para rapidez est inactivo en el cuadro de dilogo Opciones del Informe, este comando estar inactivo.

El cuadro de dilogo Asignar Campos le permite vincular los campos del informe a sus campos de base de datos correspondientes cuando usted a efectuado cambios en la estructura de la base de datas, o cuando a creado un informe basad en una base de datos de una plantilla o de otro informe basado en alguna base de datos que tiene la misma estructura de campos y tablas. De esta forma, el cuadro de dilogo le ayuda a asegurar que sus informes se imprimirn con la versin actual de la base de datso activa.
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Cuando crea el informe, ste toma sus campos de la base de datos tal como existen en ese momento. Si usted cambia la estructura de la base de datos despus de haber creado el informe, el programa necesita adaptar el informe a la nueva estructura.
Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos

El cuadro de dilogo Asignar Campos contiene cuatro cuadros: La lista superior izquierda muestra los nombres de todos los campos del informe no asignados (en los cuales el programa detecta un cambio en la base de datos activa). El nombre superior se selecciona predeterminadamente. La lista superior derecha muestra los nombres de los campos de base de datos no asignados (en los cuales el programa ha detectado cambios). Ya que la casilla de verificacin Coincidir tipo esta activa predeterminadamente, esta lista muestra slo los nombres de los campos de base de datos no asignados del mismo tipo de los campos del informe no asignados que usted seleccion en la lista superior izquierda. Para mostrar todos los campos de base de datos, independientemente de su tipo, desactive la casilla de verificacin Coincidir tipo. La lista inferior izquierda muestra los nombres de los campos de informe asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores. La lista inferior derecha mustra los nombres de los campos de base de datos asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores. Por cada campo de base de datos que ha cambiado, seleccione el campo de informe y el campo de base de datos en las secciones superiores y haga clic en Asignar. Los nombres de los campos sern movidos de las listas superiores a las inferiores. Usted no tiene que reasignar cada campo del informe. Por ejemplo, si elimina un campo de base de datos, no es necesario reasignar el campo de informe correspondiente, ya que no tendr tal campo en su informe. Puede hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo sin reasignar cada campo listado en la lista superior izquierda. En algunas ocaciones, tendr que desasignar o desvincular ls campos de informe y de base de datos que ya ha asignado. Por ejemplo, usted podra asignar los campos equivocados o intentar asignar un campo de informe a un campo de base de datos ya asignado. En estos casos, puede seleccionar un campo de informe en las listas inferiores (el programa automticamente selecciona el campo de base de datos) y hacer clic en Desasignar. El nombre del campo ser movido de las listas inferiores a las superiores. Nota: Crystal Reports no actualiza automticamente los datos del informe cuando se cierra el cuadro de dilogo Campos Asignados. Si quiere actualizar sus datos, haga clic en el botn Actualizar de la barra de herramientas estndar.
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Cmo reasignar procesos

Si efecta cambios en los campos de la base de datos activa que hacen necesario reasignar los campos del informe correspondientes, puede activar el cuadro de dilogo Asignar Campos eligiendo uno de los siguientes comandos del men Base de datos: Verificar base de datos Comprobar en la primera actualizacin Establecer ubicacin del origen de datos Nota: Tambin existe una opcin general denominada Comprobar cuando se actualice el controlador de la base de datos (que se establece en la ficha Base de datos del cuadro de dilogo Opciones) que puede abrir el cuadro de dilogo Campos Asignados cuando se actualizan por primera vez los datos de un informe despus de actualizar el controlador de base de datos. Usted puede usar cada uno de estos comandos para una funcin especfica; sin embargo, cualquiera de ellos abrir el cuadro de dilogo Asignar Campos si el programa detecta alguna irregularidad entre los nombres de los campos en la base cde datos y los nombres de los campos en el. Para detectar cualquier inconsistencia posible, el programa verifica cada nombre de campo en el informe con el campo correspondiente en la base de datos. Si hay inconsistencia en alguno de los nombres de campo, el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer automticamente. Nota: Los campos del informe que se dejan sin asignar sern removidos del informe.
Uso del proceso de verificacin de base de datos

Cuando usted elige el comando Verificar base de datos del men Base de datos, el programa verifica las bases de datos e informes activos. Si detecta cambios, el informe debe ser adaptado para evitar errores. El programa muestra el cuadro de dilogo Asignar Campos si detecta alguno de los siguientes tipos de cambios en la base de datos: Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos que se utiliza en el informe. La base de datos se ha convertido de un origen de datos de PC a un origen de datos SQL. Para obtener un tutorial sobre el cuadro de dilogo Campos Asignados, vea Reasignar campos de base de datos alterados en la pgina 473. Crystal Reports adapta automticamente el informe (y no muestra el cuadro de dilogo Campos Asignados) si detecta alguno de estos cambios: Se han agregado campos a la base de datos. Se han eliminado de la base de datos campos que no se usan en el informe.
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Se han cambiado posiciones de campos en la base datos. Se han cambiado tipos de datos en campos de la base de datos.
Utilizacin del proceso Comprobar en la primera actualizacin

Este proceso activa el comando Comprobar base de datos la primera vez que se actualizan los datos del informe en cada sesin: Si la casilla Comprobar en la primera actualizacin tiene una marca de verificacin, la opcin est activa (esta opcin estar activada de forma predeterminada en nuevos informes). Si la marca de verificacin no est presente, el comando est inactivo,
Utilizacin del proceso Establecer ubicacin del origen de datos

Cuando se selecciona el comando Establecer ubicacin del origen de datos del men Base de datos y se especifica una nueva ubicacin para la base datos activa, el programa comprueba si hay cambios en la base de datos. El comando Establecer ubicacin del origen de datos muestra el cuadro de dilogo Campos Asignados si detecta alguno de los cambios siguientes en la estructura de la base de datos: Se ha eliminado un campo de la base de datos. Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos. La base de datos es totalmente nueva. Nota: El programa buscar estos cambios solamente si la base de datos tiene un nombre diferente o si el nombre ha sido cambiado. Si la base de datos tiene el mismo nombre, el cuadro de dilogo Asignar Campos no aparecer, y usted tendr que verificar la base de datos cuando haya terminado de establecer la ubicacin. Para obtener ms informacin, consulte Uso del proceso de verificacin de base de datos en la pgina 472.
Reasignar campos de base de datos alterados

Use el cuadro de dilogo Asignar Campos para reasignar campos del informe existentes a la base de datos activa, si es que han sido alterados.
Para reasignar un campo de base de datos alterado

1 Con el informe activo, en la ficha Diseo, elija Verificar base de datos del men Base de datos. El cuadro de mensaje Verificar Base de Datos aparecer en su pantalla.
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ndices de datos guardados
Si el programa no detecta cambios en la base de datos activa, el cuadro de mensaje mostrar el siguiente mensaje: La base de datos est actualizada. En este caso, simplemente haga clic en Aceptar y vuelva a su trabajo. Si el programa detecta algn cambio en la base de datos activa, el cuadro de mensaje muestra el siguiente mensaje: Se ha modificado el archivo de la base de datos [nombre de tabla]. Prosiga corrigiendo el informe 2 Haga clic en Aceptar. Si el programa detecta que un nombre de campo ha sido alterado en la base de datos activa, el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer en su pantalla. Nota: El programa adapta automticamente el informe a los cambios en los dems datos de la base de datos (nmero de campos, posicin de campos, tipo de datos, etc.). No es necesario reasignar los campos en los cuales se han efectuado estos cambios. 3 En la lista de la parte superior izquierda, resalte el primer campo del informe que quiere reasignar. 4 En la lista de la parte superior derecha, resalte los campos no asignados a los cuales quiere reasignar los campos del informe seleccionados. 5 Haga clic en el botn Asignar. Los campos resaltados del informe y de la base de datos desaparecen de las listas mencionadas y aparecen en las listas correspondientes de la parte inferior. 6 Repita los pasos del 3 al 5 por cada campo no asignado que desee reasignar. Nota: Si el nombre de algn campo del informe permanece en la lista de la parte superior izquierda cuando sale del cuadro de dilogo, el programa lo quita del informe. 7 Haga clic en Aceptar. El programa reasigna los campos del informe a los campos alterados de la base de datos.

Se puede aumentar el rendimiento de un informe de Crystal indexando los datos guardados. Cuando se crea un ndice de datos guardados en un campo concreto, Crystal Reports puede filtrar en dicho campo con ms eficacia. En particular, se conseguirn mejoras considerables de rendimiento, especialmente en informes de mayor envergadura, si se indexan los campos a que hacen referencia las frmulas de seleccin de registros. Nota: Las ventajas de los ndices de datos guardados apenas se aprecian en los informes cuya seleccin de registros devuelve menos de 10.000 registros.
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La opcin ndices de datos guardados resulta especialmente til al programas los informes de Crystal para verlos mediante Crystal Enterprise. Por ejemplo, suponga que desea facilitar a sus usuarios informacin sobre las ventas anuales en Norteamrica, por lo que crea un informe. Tambin desea que los representantes de ventas vean las cifras de sus regiones individuales, pero no quiere que vean las cifras de las otras regiones, de modo que crea una frmula de seleccin para limitar el informe. Despus de programar el informe en Crystal Enterprise y de que los representantes de ventas comprueben sus instancias, slo vern las cifras de sus propias regiones. Si tambin ha creado ndices de datos guardados, los representantes podrn ver sus registros sin tener que esperar a que se carguen todos. En otras palabras, los ndices de datos guardados permiten al usuario obtener acceso a un subconjunto de datos del informe. Los ndices se invocan aplicando una frmula de seleccin en Crystal Enterprise en el momento de su visualizacin (es decir, la frmula de seleccin aplica un filtro a un campo indexado). Estas frmulas de seleccin se pueden aplicar configurndolas mediante un visor de informes, o mediante una extensin de procesamiento de informes. (Para obtener ms informacin sobre las extensiones de procesamiento de informes, vea Crystal Enterprise COM SDK Guide.)
Funcionamiento de la indizacin de informes

En un informe sin indexar, Crystal Reports tiene que analizar todos los registros para encontrar valores que cumplan los criterios especificados. Por ejemplo, cuando un usuario solicita un subconjunto concreto de datos guardados o cuando solicita el informe pero slo tiene derechos de acceso a ciertos registros, Crystal Reports filtra los datos guardados comprobando si cada registro tiene los valores apropiados. Sin embargo, si se han indexado los datos guardados en funcin de uno o ms campos, Crystal Reports ya sabe qu registros contienen valores concretos. Por lo tanto, cuando un usuario obtiene acceso a un subconjunto concreto de los datos guardados del campo indexado, Crystal Reports puede encontrar y aplicar formato a los registros apropiados de forma ms eficaz. Una vez creados los ndices de datos guardados, trabajan siempre en segundo plano. Los usuarios no saben que los datos guardados estn indexados y el agrupamiento, el ordenamiento o el formato del informe no cambian en absoluto. Los ndices slo permiten a Crystal Reports encontrar rpidamente registros concretos, sin pasar por la totalidad de los datos guardados.
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Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados

Existen algunos aspectos que debe considerar antes de utilizar ndices de datos guardados: Los ndices funcionan mejor en los casos en que un informe contiene un conjunto de datos amplio, pero en el que slo se ven a la vez pequeos subconjuntos de estos datos. Los informes grandes y complejos pueden sobrecargar el motor de informes deCrystal Reports. Por ejemplo, probablemente la creacin de un informe grande con una frmula de seleccin que devuelve el 90% de los datos del informe ocupar ms memoria y espacio en disco que un archivo de informe sin ndices. En tal caso, se ralentizar el procesamiento del informe. Los ndices requieren bastante espacio en disco y puede superar el espacio necesario para los propios datos. La rapidez de aplicar frmulas de seleccin compensa el tamao de los archivos de informe. Los servidores de Crystal Page y RAS tienen un lmite en su memoria temporal para los diferentes usuarios cuando se aplican frmulas de seleccin. Por ello, cuando un usuario ve un archivo de informe con una frmula de seleccin y Page Server ocupa cierta cantidad de memoria RAM, si se agregan ms usuarios Page Server podra consumir an ms memoria RAM.
Indizacin de los campos correctos

Estas directrices describen los mejores mtodos para indexar datos guardados y las acciones que se deben evitar a la hora de indexar: Indexar los campos que los usuarios agregan frecuentemente a sus frmulas de seleccin de registros. Indexar los campos a los que hace referencia la frmula de seleccin de registros del informe. No indexar todos los campos del informe. Si se realiza esta accin, puede producirse un incremento de los tiempos de procesamiento. Es preferible indexar nicamente los campos que cumplen los criterios especificados anteriormente. Si todos los campos cumplen estos criterios, se debe establecer una prioridad e indexar slo una parte de los campos. No indexar campos que slo contengan valores nicos. Por ejemplo, no se debe indexar un campo como Ventas del ao pasado, ya que lo ms probable es que sus valores difieran mucho entre s. Si se realiza esta accin, se crea un ndice independiente para todos y cada uno de los valores del campo.
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Para indexar datos guardados

1 Abra el informe en Crystal Reports. 2 En el men Informe, haga clic en ndices de exploracin de informes. 3 En el cuadro de dilogo ndices de datos guardados, seleccione los campos que desee indexar dentro de los datos guardados. 4 Haga clic en Aceptar para volver a Crystal Reports. 5 Si desea crear el ndice inmediatamente, actualice y guarde el informe.
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports

Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversin de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de datos de los usuarios no se ven afectados). La conversin se realiza utilizando el identificador de los datos que no son Unicode y la configuracin regional del equipo (que se encuentra normalmente en el cuadro de dilogo Configuracin regional del Panel de control). Para aprovechar la compatibilidad con Unicode en Crystal Reports, asegrese de que la configuracin local sea correcta en cada uno de los equipos que utilicen Crystal Reports.
Para obtener informacin adicional

Este captulo slo ha cubierto algunos de los aspectos ms importantes de acceso a base de datos, bases de datos relacionales y SQL. Si est interesado en aprender ms acerca de tpicos de bases de datos, consulte la documentacin que se entrega con su solicitud DBMS. Nota: Adems, existen cientos de libros disponibles en el mercado que analizan la teora y diseo de bases de datos de manera profunda. Consulte la seccin relacionada con computadoras en su librera local.
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Para obtener informacin adicional
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Modelo de procesamiento de informes
Este anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe.
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Informacin general
Informacin general
Crystal Reports usa un mtodo de tres pasadas para elaborar los informes. Las siguientes secciones describen lo que sucede durante cada paso de este proceso. Para obtener una representacin visual, consulte el diagrama de flujo al final de este anexo.
Qu es una pasada?
Una pasada es un proceso que Crystal Reports usa cada vez que se leen o se manipulan los datos. Dependiendo de la complejidad del informe, Crystal Reports puede hacer 1, 2 o 3 pasadas sobre los datos. Esta funcin permite complejas tareas de elaboracin de informes y manipulacin de frmulas.
Previa n 1
Al observar una vista previa de un informe, los primeros elementos que se evalan son las frmulas constantes. Las frmulas constantes son aquellas que tienen un valor constante durante todo el informe. Es decir, no cambian de un registro a otro. Por ejemplo, 100* 30 sera una frmula constante. Las frmulas constantes se evalan al comienzo del proceso de generacin de impresin y no se vuelven a evaluar. Este proceso se conoce como BeforeReadingRecords. Si ubicara un campo de frmula constante (es decir, 100*30) en la seccin Detalles, el resultado sera 3.000 para cada registro que se muestre.
Pasada n 1
Despus que se ha producido el proceso BeforeReadingRecords, Crystal Reports comienza a leer los registros de la base de datos. Durante el proceso de lectura de registros, ocurrir lo siguiente: Recuperacin de registros. Donde la posible seleccin y ordenamiento de registros se transfieren a la base de datos en este paso. Evaluacin de frmulas recurrentes. Estas frmulas contienen campos de base de datos, pero no contienen referencias a subtotales o informacin de resumen. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhileReadingRecords. Las frmulas que contienen referencias a subtotales o informacin de resumen se procesan en la segunda pasada. Aplicacin local de la seleccin de registros. Si la seleccin de registros es demasiado compleja para transferirla a la base de datos, Crystal Reports se encarga de aplicarla en este paso. Ordenamiento, agrupamiento y clculo de totales. En este paso, Crystal Reports ordena los registros, los separa en grupos y luego calcula los subtotales y resmenes necesarios para cada grupo.
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A Modelo de procesamiento de informes
Generacin de tablas cruzadas, grficos y mapas. En la Pasada n 1 slo se generarn las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que estn basados totalmente en campos de bases de datos y frmulas recurrentes. Si estos objetos contienen totales acumulados o frmulas PrintTime, se generarn en la Pasada n 2. Almacenamiento de datos guardados. Despus de terminar el proceso de clculo de totales, todos los registros y totales se almacenan en la memoria y en archivos temporales. Crystal Reports no lee la base de datos nuevamente, sino que utiliza los datos guardados durante todo el procesamiento posterior.
Pasada previa n 2
Durante la Pasada previa n 2, Crystal Reports ordena los grupos del informe para lograr un agrupamiento jerrquico o N superiores/inferiores. Los registros no se leen en este proceso, en cambio Crystal Reports slo ve las instancias de grupo de la Pasada 1 y toma los N superiores como apropiados, o bien ordena los grupos segn la configuracin especificada de agrupamiento jerrquico.
Pasada n 2
Crystal Reports realiza la segunda pasada por los datos para dar formato a las pginas. A las pginas se les da formato a la orden. Esto significa que Crystal Reports no dar formato a una pgina hasta que el usuario lo indique o hasta que lo requiera el recuento total de pginas en la Pasada n 3. Durante el proceso de dar formato a las pginas, Crystal Reports realiza lo siguiente: Frmulas de seleccin de grupos. Totales acumulados. Clculo de frmulas marcadas como WhilePrinting Records. Estas frmulas contienen referencias a los subtotales o a la informacin de resumen, tambin conocidas como frmulas PrintTime. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhilePrinting Records. Tablas cruzadas, grficos y mapas. Las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que incluyen totales acumulados o frmulas PrintTime, y los grficos que estn basados en tablas cruzadas se generan en la Pasada n 2. cuadrculas OLAP. Subinformes. Generar pginas a la orden. Nota: Puede que los subtotales, los totales generales y los resmenes parezcan incorrectos si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos. Esto ocurre porque los totales generales y los resmenes se calculan durante la Pasada n 1, pero la frmula de seleccin de grupos vuelve a filtrar los datos en la Pasada n 2.
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Informacin general
Los campos de totales acumulados se pueden utilizar en lugar de los resmenes para obtener el total de datos en informes que contengan una frmula de seleccin de grupos.
Pasada n 3
En la tercera y ltima pasada, se determina el recuento total de pginas. Esto se aplica a los informes que utilizan los campos especiales de nmero total de pginas o Pgina N de M.
Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple
BeforeReadingRecords
Pasada previa 1
Frmulas "constantes"
WhileReadingRecords
Registros de la base de datos Frmulas recurrentes Frmula de seleccin de registros Ordenamiento, agrupamiento, y totalizacin Registros guardados
Pasada 1
Pasada previa 2
Ordenamiento de grupo/ N Superiores
Agrupamiento jerrquico
WhilePrintingRecords
Pasada 2
Seleccin de grupo
Totales acumulados
Frmulas PrintTime
Subinformes, diagramas, y mapas
Tablas cruzadas, cuadrcula OLAP
Pginas a la orden
Pasada 3
Nmero total de pginas
Nota: Aunque los subinformes aparecen en la Pasada n 2 en el diagrama de flujo, se pueden usar subinformes bajo demanda para asegurarse de que el informe principal sigue siendo un informe de una sola pasada. Con los subinformes a la orden, Crystal Reports todava tiene que hacer una segunda pasada sobre los datos; sin embargo, esta segunda pasada no empezar hasta que usted profundice en el subinforme. En consecuencia, puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden.
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Creacin de informes accesibles
Este captulo proporciona recomendaciones de diseo que le ayudarn a crear informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades.
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Accesibilidad
Accesibilidad
Al crear informes Crystal para una audiencia numerosa dentro de la organizacin, y en todo el mundo, debe tener en cuenta las distintas necesidades de dicha audiencia. Los diseadores de informes a menudo los crean para idiomas, pases, tareas o grupos de trabajo especficos, pero tambin es importante pensar en los requisitos de accesibilidad de los usuarios. Los usuarios de los informes puede que tengan limitaciones fsicas, sensoriales o cognitivas que afecten a su capacidad para acceder al Web. Es posible que no puedan ver, or o moverse. Puede que tengan reducida la visin o limitado el movimiento. Algunas personas sufren dislexia, daltonismo o epilepsia; otros tienen dificultades para leer o entender el texto. Puede que tengan una combinacin de discapacidades, con distintos niveles de gravedad. Las personas con discapacidades a menudo usan tecnologas de ayuda: productos o tcnicas que facilitan la realizacin de tareas que, de lo contrario, dichas personas no podran efectuar. Las tecnologas de ayuda incluyen programas de adaptacin como lectores de pantalla (que convierten el texto en sonido), ampliadores de pantalla y software de reconocimiento de voz. Las personas con discapacidades tambin pueden usar exploradores especiales que slo permiten la navegacin mediante texto o voz. stas puede que utilicen dispositivos de ayuda como pantallas Braille actualizables, teclados alternativos que usen interruptores de sorber y soplar o tecnologa de seguimiento de los ojos. Para adaptarse a las necesidades de usuarios discapacitados, los informes deben disearse para que funcionen con el mayor nmero posible de tecnologas de ayuda. A pesar de los numerosos problemas de accesibilidad potenciales, puede usar las tcnicas descritas en este captulo para crear informes que resulten tiles para todo el mundo.
Ventajas de informes accesibles

A medida que ms dirigentes de gobiernos y empresas adoptan nuevos estndares para la divulgacin de contenido Web para personas con discapacidades, la accesibilidad del diseo se convierte en un aspecto vital para la gestin y divulgacin de la informacin. Un diseo accesible proporciona muchas ventajas: Los informes accesibles son ms fciles de usar para todo el mundo. Si se incluyen muchas directrices de accesibilidad se mejora la facilidad de uso. Un informe accesible debe ofrecer una navegacin lgica y coherente. Su contenido debe estar escrito con claridad y debe ser fcil de entender. Los informes accesibles son compatibles con una serie de tecnologas, nuevas y viejas.
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B Creacin de informes accesibles
El contenido accesible es ms sencillo de exportar a formatos simples que son ms compatibles con exploradores de telfonos mviles, asistentes digitales personales (PDA) y otros dispositivos con conexiones de bajo ancho de banda. Algunas personas puede que no tengan teclado ni mouse (ratn). Puede que dispongan de una pantalla slo de texto, una pantalla pequea o una conexin a Internet lenta. Un diseo accesible facilita el acceso a la informacin a los usuarios que tengan una tecnologa limitada. El contenido accesible es ms fcil de reutilizar para otros formatos. En los visores, los informes accesibles se copian o se exportan a otros formatos con mayor exactitud. Los informes accesibles mejoran la eficacia de los servidores. Se puede reducir el nmero de solicitudes HTTP en el servidor, facilitando una navegacin clara para que los usuarios encuentren lo que buscan con mayor rapidez. Si se proporcionan alternativas slo de texto se puede reducir el nmero de grficos, lo cual disminuye el uso del ancho de banda. Iniciativas recientes indican una tendencia mundial que se dirige a proporcionar contenido Web accesible. Muchas compaas estn empezando a considerar la accesibilidad como un requisito necesario para su contenido Web, especialmente en los Estados Unidos, donde el gobierno introdujo la seccin 508 de la Rehabilitation Act (Ley de rehabilitacin). La accesibilidad se est convirtiendo rpidamente en una parte esencial de la divulgacin del contenido Web. Puede que le soliciten legalmente que facilite un contenido accesible. Cada ao, ms pases presentan leyes antidiscriminacin que aseguren la igualdad de oportunidades para las personas con discapacidades. Incluso aunque no le soliciten legalmente que cumpla con unas pautas de accesibilidad, puede que desee hacer negocios con una organizacin que s tenga que cumplirlas. Crear informes accesibles resulta ms fcil que modificar informes existentes para hacerlos accesibles. Si incorpora caractersticas de accesibilidad a sus informes ahora, resultar mucho ms barato que volver a disear los informes existentes ms tarde.
Pautas de accesibilidad
Las pautas de accesibilidad ms completas corresponden a WCAG (Web Content Accessibility Guidelines, Pautas de accesibilidad del contenido Web), desarrolladas por el W3C internacional (World Wide Web Consortium, Consorcio del World Wide Web). Las WCAG se consideran como el conjunto de recomendaciones definitivo para la divulgacin del contenido Web para personas con discapacidades. Las WCAG han influido en el desarrollo de estndares de contenido Web similares en todo el mundo. Organizaciones y gobiernos de todo el mundo estn adoptando las recomendaciones de accesibilidad del W3C. En Australia, la Disability
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Accesibilidad
Discrimination Act (Ley contra la discriminacin de personas con discapacidades) incluye estndares de accesibilidad para sitios Web. Pautas similares se han introducido en el Reino Unido y en toda Europa. Ahora en Canad, todo el contenido Web gubernamental se desarrolla de acuerdo a la iniciativa CLF (Common Look and Feel, Aspecto y funcionamiento comunes), que se basa fundamentalmente en las Pautas de accesibilidad del contenido Web del W3C. Avanzando en la accesibilidad del Web, el gobierno de los Estados Unidos introdujo una legislacin a travs de la seccin 508 de la Rehabilitation Act (Ley de rehabilitacin), que asegura el derecho a disfrutar de un contenido Web gubernamental accesible. Todas estas pautas tienen en comn su preocupacin por proporcionar contenido Web que resulte til para todas las personas, independientemente de su discapacidad o disminucin. Para los informes, el diseo accesible se centra en los mismos conceptos clave: Debe resultar fcil entender el contenido y navegar por l. Se deben incluir equivalentes o alternativas de texto para objetos que no tienen texto. Los objetos se tienen que organizar lgicamente para clarificar las relaciones entre ellos. Los informes no se basan en ningn tipo de hardware especfico, por ejemplo un mouse, un teclado o una pantalla en color. Para obtener ms informacin sobre pautas de accesibilidad especficas, vea Recursos en la pgina 508.
Accesibilidad y productos Crystal

Los productos Crystal le permiten disear informes accesibles y entregarlos a sus usuarios a travs del Web. Si observa las pautas de accesibilidad, puede usar Crystal Reports para crear informes que sean accesibles para usuarios con discapacidades. A continuacin, puede publicar estos informes enCrystal Enterprise, donde las personas con discapacidades puedan verlos en el Web mediante ePortfolio y los visores DHTML. Los informes de este captulo se crearon con Crystal Reports y se probaron con lectores de pantalla (incluido JAWS 4.5). Sin embargo, Crystal Reports en la actualidad no proporciona accesibilidad completa para desarrolladores de informes con discapacidades. Los componentes de gestin de Crystal Enterprise, incluidos Crystal Management Console (CMC) y Soporte tcnico de Crystal Decisions (CCM, Crystal Configuration Manager), actualmente no proporcionan acceso a las personas con discapacidades. Los visores de ActiveX y Java tampoco son accesibles. En ePortfolio, para la mayora de usuarios son accesibles la interfaz de usuario principal para trabajar con informes a travs de Crystal Enterprise y la capacidad
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de conectarse y ver informes. Sin embargo, otras reas, como las de suscripcin de una cuenta nueva y programacin, puede que no estn accesibles. Nota: Aunque puede usar muchas de las mismas pautas de diseo para mejorar la accesibilidad de los informes de Crystal Analysis Professional, las hojas de clculo son difciles de formatear para la accesibilidad. Crystal Reports es la opcin recomendada para divulgar informes para personas con discapacidades.
Mejora de la accesibilidad de los informes

Para comenzar a mejorar la accesibilidad de los informes Crystal, empiece por las pautas de accesibilidad que sean rpidas y fciles de implementar. Un pequeo cambio de las convenciones de diseo o de la plantilla de la compaa puede que tenga un efecto significativo sobre la accesibilidad. Una navegacin simple y un contenido escrito con claridad son aspectos crticos para la accesibilidad, adems son fciles de implementar y tiles para todos los usuarios de informes.
Colocacin de objetos en los informes

Existen algunas pautas generales que conviene tener en cuenta al colocar objetos en un informe.
Organizacin lgica de objetos

Al colocar objetos en informes, asegrese de que su colocacin sea clara y lgica, especialmente cuando tenga que dar a entender una relacin entre dos objetos en un informe. Por ejemplo, si incluye una descripcin textual de un diagrama, procure que est lo suficientemente cerca de l para dejar clara la conexin. Muchas tecnologas de ayuda leen de izquierda a derecha y de arriba abajo; por lo tanto, si incluye una descripcin textual y un ttulo para un diagrama, deber decidir cul de ellos desea que lea primero el usuario. Esto asegurar que los objetos de un informe se lean en el orden correcto.
Colocacin de objetos por orden

Al publicar un informe en Crystal Enterprise, la versin HTML organiza los objetos en el informe de acuerdo al orden consecutivo con el que los agreg en Crystal Reports, no segn dnde se colocaron dentro del informe. El informe aparece del mismo modo en la pantalla, pero el cdigo HTML subyacente enumera los objetos del informe en el orden en que se insertaron. En lugar de leer el informe de izquierda a derecha y de arriba abajo, los lectores de pantalla y otros dispositivos de ayuda puede que sigan el orden especificado por el cdigo HTML. Para hacer accesible un informe, deber agregar objetos a los informes en el orden en que desee que los lean los lectores de pantalla.
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Por ejemplo, puede colocar los campos Trimestre, Ao y Factura en la seccin Detalles y, a continuacin, agregar el ttulo del informe Facturas por trimestre al Encabezado del informe. Al publicar el informe en Crystal Enterprise, parece el mismo que en Crystal Reports, pero el cdigo HTML subyacente muestra primero los encabezados de campo de base de datos, seguido del ttulo. En lugar de leer primero el ttulo del informe, un lector de pantalla lee primero los encabezados: Trimestre, Ao y Factura, Facturas por trimestre. Para evitar esto, inserte primero el ttulo Facturas por trimestre. Antes de agregar la tabla de datos, podra incluir un objeto de texto de presentacin que describa la tabla. Finalmente, agregue los campos a la seccin Detalles. El informe tendr ahora ms sentido en un lector de pantalla, que dir Facturas por trimestre. La tabla siguiente enumera las facturas de cada trimestre. Trimestre, Ao y Factura, seguido de los datos. (Para obtener detalles sobre cmo ofrecer tablas de datos accesibles, vea Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos en la pgina 499.) Por lo tanto, para crear informes accesibles, deber planificar el orden del informe antes de comenzar a trabajar en Crystal Reports. Planifquelo sobre el papel. Asegrese de que sabe qu objetos desea agregar y dnde quiere colocarlos. Incluya en la planificacin todos los clculos, imgenes y diagramas. Cuando cree un nuevo informe basado en su planificacin, puede empezar a agregar objetos desde la esquina superior izquierda y seguir hacia la esquina inferior derecha del informe. Una vez colocados los objetos, puede modificarlos sin afectar su orden. Nota: Si crea una alternativa slo de texto para el informe, agrguela como un subinforme y, lo ms importante, agregue el subinforme antes que ningn otro objeto al informe. Para obtener ms detalles, vea Texto en la pgina 488. Despus de agregar todos los objetos al informe, puede probar su orden de colocacin desplazndose por los objetos mediante la tecla de tabulacin.
Para probar el orden de colocacin de los objetos en un informe

1 Compruebe que no est seleccionado ningn objeto del informe. 2 Presione la tecla de tabulacin. Crystal Reports seleccionar el objeto que se colocase primero en el informe. 3 Desplcese por los objetos restantes. El orden que usa Crystal Reports para desplazarse por los objetos es el mismo que adopta un lector de pantalla que vea la versin publicada del informe.
Texto
El problema de accesibilidad ms comn que encuentran los diseadores de informes es tambin el ms fcil de resolver: facilitar versiones slo de texto de los objetos no de texto. Un objeto no de texto es un objeto que expresa un significado mediante una imagen o un sonido. Los objetos no de texto incluyen imgenes,
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diagramas, botones grficos, representaciones grficas del texto, sonidos, animaciones y clips de vdeo o audio. Las personas que usan tecnologas de ayuda estn acostumbradas a substitutos slo de texto y, por ello, respondern bien a las alternativas slo de texto que les proporcione. Puede usar texto para mejorar substancialmente la accesibilidad de sus informes. Proporcione equivalentes de texto para los objetos de los informes. Proporcione alternativas de texto para los informes. Asegrese de que el texto est escrito y formateado con claridad. El texto es una herramienta til para crear informes accesibles. La mayora de las tecnologas de ayuda requieren la entrada de texto, incluidos los lectores de pantalla, sintetizadores de voz y pantallas Braille. Puede cambiar el tamao del texto y formatearlo con facilidad, el texto es el medio ms flexible para importar y exportar.
Inclusin de equivalentes de texto

Al crear informes, existen muchas oportunidades de usar equivalentes de texto para explicar objetos no de texto. Coloque un objeto de texto descriptivo junto a un objeto no de texto, y asegrese de agregarlos al informe consecutivamente (para obtener ms detalles vea Colocacin de objetos por orden en la pgina 487). Siempre que sea posible, un equivalente de texto debe comunicar la misma informacin que su objeto correspondiente en el informe. Por ejemplo, si un informe muestra datos mediante un diagrama circular, incluya un cuadro de texto junto al diagrama que resuma su contenido. Describa el propsito del objeto no de texto. Por ejemplo, si una imagen realiza una accin al hacer clic sobre ella, describa la accin. Para un botn que abra su sitio Web, ofrezca un cuadro de texto con el mensaje Haga clic para ver nuestro sitio Web. Si un informe contiene vnculos de sonido, incluya una transcripcin de los clips de audio ms significativos. Si un informe enlaza con una presentacin multimedia o de vdeo, ofrezca una transcripcin. Tambin puede proporcionar subttulos para la parte de audio y una descripcin hablada para la parte visual. Los subttulos deben estar sincronizados con el audio.
Inclusin de alternativas slo de texto

Si hay demasiados objetos no de texto en un informe, o si no tiene los recursos para integrar un diseo accesible en todos sus informes, puede incluir alternativas slo de texto completas. Para informes que representen datos usando nicamente diagramas y grficos, por ejemplo, puede ofrecer un vnculo a una alternativa slo de texto que proporcione los mismos datos de las tablas y de los objetos de texto.
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Siempre que sea posible, una alternativa slo de texto debe proporcionar la misma informacin que el informe original. La informacin transmitida mediante imgenes en el informe principal tambin se debe describir usando objetos de texto en el informe alternativo. Nota: Si no puede crear una versin completa slo de texto del informe, an puede mejorar la accesibilidad incluyendo un resumen descriptivo de la informacin principal o conclusiones demostradas mediante el informe. Es una buena practica incluir la alternativa slo de texto en un subinforme, vinculado desde la esquina superior izquierda del informe principal, de modo que el usuario tenga la oportunidad de cambiar a la versin slo de texto cuanto antes. Agregue el subinforme al informe antes que ningn otro objeto para asegurarse de que los lectores de pantalla lo lean primero. Si desea que el vnculo del subinforme slo aparezca para las personas que usen lectores de pantalla o un software similar, puede crear un vnculo de subinforme que tenga el mismo color que el color de fondo. El vnculo aparecer como un pequeo espacio vaco, pero los lectores de pantalla leern el texto del vnculo.
Para agregar una alternativa slo de texto a un subinforme

1 Cree una versin slo de texto del informe y gurdelo. 2 Abra un informe nuevo. 3 En el men Insertar, haga clic en Subinforme. 4 En el cuadro de dilogo Insertar un subinforme, seleccione Elegir informe y haga clic en Examinar para localizar el informe que cre en el paso 1. 5 Haga clic en el subinforme y , a continuacin, seleccione Dar formato a subinforme en el men Formato. 6 En el Editor de formato, en la ficha Subinforme, seleccione Subinforme a la orden. 7 Para ocultar el vnculo del subinforme, en la ficha Fuente, elija el color que coincida con el color de fondo del informe. Nota: En lugar de ocultar el vnculo del subinforme, puede suprimir condicionalmente la seccin que contenga el subinforme. Para obtener detalles, vea Accesibilidad y subinformes en la pgina 498.
Uso de la puntuacin
Para mejorar la secuencia lgica del texto ledo, puede que tenga que agregar puntuacin extra para crear pausas. Sin puntuacin extra, los lectores de pantalla leern varios objetos de texto como una frase continua, dificultando la comprensin del contenido. Por ejemplo, la informacin de las tablas de datos puede que se lea sin ninguna pausa. Para evitar esto, puede dividir la informacin de las tablas de datos insertando puntos entre los campos.
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Algunos signos de puntuacin se leen en voz alta, lo que puede distraer si se usan con demasiada frecuencia. Por ejemplo, cuando un lector de pantalla lee el signo de dos puntos :, puede que lo lea en alto como dos puntos en lugar de como una pausa. Puede variar la cantidad de puntuacin leda en la configuracin del lector de pantalla. Para solucionar problemas de puntuacin del informe, es una buena prctica leer el informe mediante un lector de pantalla. Se agrupan los objetos al leerlos demasiado rpido? O hay demasiadas pausas? Se leen en voz alta los signos de puntuacin? Esto mejora o empeora el uso del informe?
Formato del texto

Despus de crear equivalentes o alternativas de texto para objetos no de texto, asegrese de que el texto est escrito con claridad y resulta fcil leerlo. Observe las siguientes pautas de diseo: Use una fuente grande. Aunque las personas con problemas visuales pueden utilizar la funcin Zoom para aumentar el tamao del informe, no tendr que ampliarlo tanto si el tamao de la fuente es grande. Por ejemplo, las etiquetas o las leyendas de los diagramas puede que aparezcan con una fuente pequea de forma predeterminada. Para mejorar la legibilidad, es una buena prctica usar una fuente mayor de 8 puntos. Para lograr una buena accesibilidad, procure que el texto tenga ms de 11 puntos. Use una fuente sans serif. Las fuente simples como Arial y Helvetica pueden ser ms fciles de leer que fuentes serif como Times o Palatino. Elija la alineacin a la izquierda o la justificacin del texto. El texto alineado a la izquierda o justificado es ms fcil de leer que el texto centrado o alineado a la derecha. Procure que el texto siga las pautas de uso del color. Para obtener detalles, vea Color en la pgina 492. Nota: Puede permitir a los usuarios elegir distintos valores de fuente mediante un parmetro y el formato condicional. Para obtener detalles, vea Accesibilidad y formato condicional en la pgina 496.
Cmo encontrar el equilibrio adecuado entre los objetos de texto y no de texto

Los equivalentes de texto son muy flexibles y a menudo resultan la mejor solucin para la accesibilidad, pero no siempre son necesarios o los preferidos. No todos los objetos no de texto requieren equivalentes de texto. Slo es necesario incluir alternativas de texto para objetos no de texto que proporcionen informacin o para elementos de navegacin que sean imprescindibles para el usuario. Las imgenes que se usen con fines decorativos no necesitan una descripcin de texto.
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Si un informe tiene una marca de agua que acta como fondo de los datos, no hace falta que incluya un equivalente de texto. Si se agregan descripciones de texto para objetos decorativos se crea un desorden innecesario. Las versiones texto de objetos visuales o auditivos en informes se deben usar como complementos del objeto, no como sustitutos. No es necesario eliminar los objetos no de texto. Los objetos visuales en los informes pueden resultar muy tiles, especialmente para las personas con dificultades de aprendizaje, por ejemplo con problemas de atencin, o para personas con deficiencia auditiva. Los usuarios con dificultades de audicin puede que estn acostumbrados a la comunicacin visual, por ejemplo al lenguaje de seales, y puede que encuentren ms tiles las imgenes que el texto. Ningn mtodo de presentacin puede cumplir las necesidades de todos los usuarios. Los clips de audio pueden ser muy tiles para las personas con problemas de visin, pero los usuarios con deficiencias auditivas no podrn utilizarlos. Para ayudar a ambos grupos, ofrezca una combinacin de audio y texto. Las presentaciones multimedia pueden facilitar informacin de audio para personas con problemas visuales, as como informacin de vdeo para usuarios con dificultades de audicin. Las presentaciones multimedia son particularmente eficaces para usuarios con problemas de atencin. Sin embargo, a las personas con ciertos problemas de salud mental puede que le distraigan los objetos visuales o de audio. El mejor modo es comunicar la misma informacin mediante objetos de texto y no de texto. Agregue texto descriptivo para apoyar las imgenes, y agregue imgenes para apoyar el texto. Si los objetos de texto empiezan a sobrecargar el informe, puede que sea conveniente facilitar una versin completa slo de texto en un informe o subinforme independiente. Para obtener detalles, vea Inclusin de alternativas slo de texto en la pgina 489. Para aprender ms estrategias sobre cmo elegir los mtodos de presentacin que cumplan con las necesidades de las distintas audiencias, vea Diseo flexible en la pgina 495.
Color
Los colores que se elijan para los objetos de los informes tienen un efecto significativo sobre la accesibilidad para las personas con problemas visuales, visin reducida o daltnicas. Procure que los informes se puedan entender cuando se vean sin colores.
Colores con contraste

Los usuarios con visin limitada puede que no sean capaces de distinguir los colores. Para probar el contraste del color en el informe, imprima o vea una copia
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en blanco y negro. Debe poder distinguir los valores o campos que se muestran con diferentes colores (en un diagrama circular, por ejemplo). Si no puede distinguir los colores del informe, intente con otros diferentes o use sombreado gris. Si esto no resuelve el problema, puede cambiar otras caractersticas. Para texto, use el Editor de Formato para cambiar la fuente, el tamao o el estilo. Puede agregar subrayado, bordes o sombreado de fondo para diferenciar los objetos de texto entre s. Para los diagramas, use una combinacin de sombreado y patrones. Puede convertir automticamente un diagrama en color en uno en blanco y negro mediante el Asistente de diagramas, o puede seleccionar los valores individualmente y elegir sus propios patrones.
Para convertir un diagrama en blanco y negro

1 Seleccione el diagrama y elijaAsistente de diagramas en el men Formato. 2 En el Asistente de diagramas, haga clic en la ficha Opciones. 3 En el rea Color del diagrama, seleccione Blanco y negro y haga clic en Aceptar. Los colores del diagrama se convertirn en una serie de patrones y rellenos de color de alto contraste.
Para cambiar el relleno de un valor del diagrama

1 Seleccione del diagrama y haga clic en el rea sombreada que desee cambiar. 2 En el men Diagrama, elija Opciones de diagrama y haga clic en Elemento seleccionado. 3 En la ficha Relleno del cuadro de dilogo Formato, elija un color y haga clic en Patrones. 4 En el cuadro de dilogo Elegir un patrn, haga clic en uno y a continuacin en Aceptar. Nota: Tambin puede seleccionar una textura, degradado o imagen como relleno para el valor del diagrama. Consulte la ayuda del diagrama para obtener ms informacin.
Uso del color para transmitir informacin

No use el color como la nica caracterstica de identificacin para la informacin principal del informe. Por ejemplo, un objeto de texto puede indicar a los usuarios que hagan clic en el botn verde para abrir un subinforme. Los usuarios con una visin limitada no podrn distinguir cul es el botn verde. El botn debe ser reconocible por otra caracterstica definitoria aparte de su color. Por ejemplo, puede cambiar el grfico
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del botn por una forma que no se use en otra parte del informe, e indicar a los usuarios que hagan clic en el botn verde con forma de flecha. Esta solucin proporciona informacin de color para las personas que puedan distinguir colores, e informacin extra para las que no puedan. Otras situaciones comunes en las que puede utilizarse el color para indicar informacin importante son: Resalte Para resaltar valores particulares de una tabla, no cambie slo el color del valor. Si resalta las facturas pendientes en rojo, por ejemplo, puede que tengan el mismo aspecto que las facturas pagadas para alguien con problemas de visin. En el cuadro de dilogo Asistente de resaltado, cambie la caracterstica de la fuente por otra que no sea el color, por ejemplo el estilo de la fuente. Hipervnculos Si se usa el color como el nico mtodo para identificar hipervnculos tambin puede causar problemas para los usuarios daltnicos. Al imprimir un informe en blanco y negro, compruebe los hipervnculos para asegurarse de que an son visibles. Identificacin de reas importantes del informe No organice un informe usando un color como fondo o como separador entre diferentes secciones o reas. En lugar de usar un color para identificar secciones, establezca una navegacin clara y coherente para todo el informe.
Navegacin
Al igual que otros aspectos de un diseo accesible, si se ofrecen varios mtodos de navegacin alternativos se pueden cubrir las necesidades de muchas personas en lo referente a los informes. El W3C recomienda incluir varios mtodos de navegacin diferentes. Por otra parte, la simplicidad es vital para lograr una navegacin intuitiva. La Seccin 508 recomienda una navegacin simple que use el menor nmero de vnculos de navegacin posible. Cada mtodo puede resultar eficaz para los informes, siempre que se mantenga la claridad y la coherencia. Puede que desee usar partes del informe para desplazarse por l (o para conectar varios informes). Si incluye una serie de vnculos en el encabezado de una pgina, tenga en cuenta que el software de lectura de pantalla volver a leer la informacin de navegacin cada vez que el usuario actualice la pgina o vea una pgina nueva. En este caso, es preferible la navegacin simple. Para un informe grande, puede incluir una lista de vnculos de navegacin como una tabla de contenido en el encabezado del informe. Unos elementos de navegacin ms abundantes pueden resultar tiles si se tiene un gran volumen de datos. Para permitir que los usuarios pasen por alto esta lista, puede comenzar con un vnculo Saltar la tabla de contenido que pase al encabezado de la primera pgina. En general, para la navegacin por el informe se deben seguir estas pautas:
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Identificar el destino de cada vnculo. Proporcionar informacin al comienzo del informe que describa la estructura y la navegacin. Usar una navegacin coherente. Ofrecer la oportunidad de saltarse vnculos de navegacin repetitivos.
Campos de parmetro
Al incluir campos de parmetro en un informe, procure que sean claros y simples. Aunque los campos de parmetro pueden resultar una herramienta til para lograr un contenido accesible, tambin pueden plantear algunos problemas de accesibilidad. Es importante probar la accesibilidad de todos los campos de parmetro. Para los campos de parmetro se deben seguir estas pautas: Proporcionar una lista de valores predeterminados que el usuario pueda elegir. Evite solicitar al usuario que escriba un valor para un parmetro. Cuando los usuarios proporcionan sus propios valores, deben comprobar que el campo de parmetro reconoce el formato del valor. Una lista de valores predeterminados es ms fcil de usar, y con ella se asegura de que los usuarios eligen valores con formatos vlidos. Intentar evitar campos de parmetro complejos. Un campo de parmetro complejo puede ser ms accesible cuando se divide en varios parmetros. Al probar la accesibilidad de sus campos de parmetro, preste especial atencin a los parmetros que requieran un rango. Puede ser ms fcil de entender si ofrece dos campos de parmetro que soliciten valores discretos para la parte superior e inferior del rango, en lugar de pedir al usuario que elija ambos valores en el mismo campo de parmetro. Para los campos de fecha, no deje que los usuarios elijan sus propios valores. El calendario usado para seleccionar valores de fecha no est accesible actualmente. Proporcione una lista de seleccin de valores de fecha predeterminados. El uso de una lista de valores predeterminados tambin evita los formatos de fecha no vlidos.
Diseo flexible
La flexibilidad es la clave para lograr informes accesibles. Debido a que los diferentes usuarios requieren diferentes niveles de accesibilidad, es una buena prctica ofrecer una serie de estilos y mtodos de presentacin para cubrir las necesidades del mayor nmero de personas posible. Sin embargo, para lograr un informe detallado, es difcil ofrecer muchos estilos de presentacin diferentes sin sobrecargar el informe con objetos extra.
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Diseo flexible
Para solucionar este problema, planifique el grado de integracin de los formatos accesibles en los informes. Puede proporcionar un formato accesible para cada objeto, para cada seccin, o como un subinforme. A continuacin, puede permitir a los usuarios que elijan sus propias opciones de accesibilidad usando un parmetro que les pregunte si desean mostrar o no formatos accesibles. Mediante este campo de parmetro, puede formatear objetos condicionalmente, o suprimir de igual modo secciones que cubran diferentes necesidades de acceso. O puede ofrecer distintas opciones de visualizacin mediante subinformes.
Para crear un campo de parmetro de accesibilidad:

1 En Crystal Reports, en el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 2 En el Explorador de campos, haga clic con el botn derecho en Campos de parmetro y, a continuacin, en Nuevo. 3 En el cuadro de dilogo Campo de parmetro, escriba el nombre del parmetro (Acceso, por ejemplo) y el texto de mensaje (Desea activar el accesible formato para este informe?). 4 Asegrese de que Tipo de valor est definido como Cadena. 5 Haga clic en Establecer valores predeterminados. 6 En el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados, cree los valores S y No y trasldelos al rea Valores predeterminados mediante los botones de flecha. 7 Haga clic en Aceptar. 8 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro.
Accesibilidad y formato condicional

Si usa el campo de parmetro de accesibilidad en frmulas simples, puede ofrecer mltiples formatos para cualquier objeto de un informe. Si un usuario selecciona S cuando le pregunte el parmetro, las frmulas condicionales asegurarn que los objetos se modifiquen con las convenciones de formato accesible. Si un usuario elige No, el informe aparece sin formato accesible, quiz con la plantilla estndar de la compaa. Para conseguir un formato de texto accesible, puede seguir las pautas que sugiere este captulo y el W3C, o puede consultar a los usuarios de su informe para determinar los formatos que funcionan mejor. Despus de determinar las opciones de formato que desea usar, puede crear frmulas condicionales que definan las opciones. Por ejemplo, puede mostrar todos los campos de la base de datos con una fuente Arial grande, con texto blanco sobre un fondo negro, con la opcin Autoextensible activada. El siguiente procedimiento crea una frmula de formato condicional basada en el campo de parmetro ?Access. La frmula aumenta el tamao de la fuente si el
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campo de parmetro ?Access se define como S. Puede usar frmulas similares para cambiar los colores, agregar bordes o activar la opcin Autoextensible. Para obtener instrucciones completas sobre cmo aplicar formato condicional a los campos y el uso del Editor de frmulas de formato, vea la Ayuda en lnea de Crystal Reports. Nota: Si los objetos de texto son demasiado pequeos para albergar la fuente ampliada, puede utilizar una frmula de formato condicional similar para activar la opcin Autoextensible, que aparece en la ficha Comn del Editor de formato.
Para aplicar opciones de accesibilidad para ajustar el tamao de fuente condicionalmente

1 Abra el informe en la ficha Diseo de Crystal Reports. 2 En la seccin Detalles, haga clic con el botn derecho en el campo al que desee aplicar formato condicional, y seleccione Dar formato al campo. 3 En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente. 4 Haga clic en el botn Frmula que corresponda a la lista Tamao. El Editor de Formato abrir una nueva frmula denominada Tamao de la fuente. 5 En la ventana de texto Frmula, escriba esta frmula (que usa sintaxis de Crystal):
if {?Access} = "S" then 20 else 10
Esta frmula asegura que el tamao de la fuente del campo seleccionado se aumente de 10 a 20 puntos cuando el usuario elija mostrar el formato accesible. 6 Haga clic en Guardar y cerrar.
Accesibilidad y supresin de secciones

En lugar de formatear objetos individuales de modo condicional, puede crear secciones independientes para versiones accesibles del contenido del informe y, a continuacin usar el parmetro de accesibilidad para suprimir secciones condicionalmente. Las secciones accesibles y no accesibles se pueden suprimir o mostrar, segn el valor del parmetro que selecciona el usuario. La creacin de secciones independientes para versiones accesibles del contenido del informe puede llevar mucho tiempo, pero hay pocas situaciones en las que la supresin condicional de secciones sea ms prctica que formatear en el nivel del objeto: Si un informe contiene muchos objetos, la supresin de secciones puede que requiera menos frmulas condicionales.
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Diseo flexible
No todas las configuraciones y funciones se pueden formatear condicionalmente. Sin embargo, al suprimir secciones puede realizar todos los cambios de formato que desee. Puede que desee facilitar un tipo de informacin completamente diferente para las personas que vean la versin accesible del informe. Por ejemplo, puede que desee dividir objetos visuales y sonoros en dos secciones diferentes y suprimirlas condicionalmente segn el valor del parmetro que seleccione el usuario.
Para suprimir una seccin accesible

1 Haga clic con el botn derecho en el borde izquierdo de la seccin que desee suprimir condicionalmente, y haga clic en Asistente de Seccin. 2 En el Asistente de Seccin, haga clic en el botn Frmula que corresponde a la opcin Suprimir (No profundizar). El Editor de frmulas de formato abrir una nueva frmula denominada Suprimir (No profundizar). 3 En la ventana de texto Frmula, escriba esta frmula (que usa sintaxis de Crystal):
if {?Access} = "No" then True
Esta frmula selecciona la opcin Suprimir si el usuario elige no ver el contenido accesible del informe. 4 Haga clic en Guardar y cerrar. 5 En el Asistente de seccin, haga clic en Aceptar.
Accesibilidad y subinformes
Un diseo de informe accesible puede hacerse demasiado engorroso si se usan objetos formateados condicionalmente y secciones suprimidas. Dos situaciones en particular pueden resultar problemticas: Para hacer accesible el informe, tiene que cambiar la organizacin general de sus secciones, o incluir objetos diferentes. Si el informe contiene un gran nmero de objetos o secciones, puede que lleve mucho tiempo crear frmulas condicionales para todos ellos. Por ejemplo, si un informe contiene muchos objetos no de texto que se muestran en una serie compleja de grupos y secciones, puede que sea conveniente ofrecer una versin slo de texto que use diferentes objetos y una estructura de grupo simplificada para cumplir con las pautas de accesibilidad. La forma ms sencilla para solventar este problema es crear un subinforme que muestre la versin accesible del informe y colocar el subinforme al comienzo del informe principal. Para obtener detalles sobre cmo crear un subinforme accesible slo de texto, vea Inclusin de alternativas slo de texto en la pgina 489.
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Si desea que slo los lectores de pantalla puedan ver el subinforme, puede ocultarlo aplicando al vnculo del subinforme el mismo color que el fondo. De modo alternativo, puede usar el campo de parmetro ?Access para permitir a los usuarios que elijan si desean que el subinforme aparezca o no en el informe. Coloque el subinforme en su propia seccin y suprima condicionalmente la seccin basada en el campo de parmetro ?Access. Para obtener detalles, vea Accesibilidad y supresin de secciones en la pgina 497.
Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos

Las tablas de datos grandes pueden resultar difciles de interpretar si una persona usa medios no visuales para acceder al Web, como un lector de pantalla. Los usuarios que usan ampliadores de pantalla o la funcin Zoom puede que tambin encuentren complicado desplazarse por las tablas de datos, porque no ven siempre los encabezados de la tabla. Puede resultar difcil asociar el valor que lee un lector de pantalla con la columna y los encabezados de la fila correspondientes. Los usuarios deben ser capaces de entender la posicin del valor de los datos en la tabla y su relacin con otros valores. Para mejorar el desplazamiento por la tabla de datos, puede usar objetos de texto para facilitar informacin contextual con cada valor. Si usa la supresin o el formato condicional, puede crear un informe que slo muestre estos objetos si el usuario decide verlos. Otras pautas de diseo pueden facilitar la comprensin de tablas de datos grandes, por ejemplo incluir prrafos de resumen y encabezados de columna ampliados. Nota: Este captulo usa terminologa que se ajusta a las pautas de accesibilidad del W3C. En estas pautas, el trmino tabla de datos se refiere a valores ordenados en columnas y filas. En Crystal Reports, las tablas de datos adoptan la forma de encabezados de grupo o de pgina combinados con campos de base de datos en la seccin Detalles. No confunda tablas de datos con tablas de base de datos, que son orgenes de datos usados por Crystal Reports.
Objetos de texto y valores de tabla de datos

Puede facilitar la comprensin de las tablas de datos grandes y el desplazamiento por ellas si agrega objetos de texto que proporcionen informacin sobre cada valor de la tabla. Incluya toda la informacin que crea necesaria para definir el significado y el contexto del valor mostrado. Si es apropiado, facilite informacin que describa los encabezados de columna o los campos circundantes. Por ejemplo, si un informe muestra el nombre y el salario de los empleados, puede agregar un objeto de texto antes del campo base de datos Salario que diga el salario de {Last Name} es . El usuario puede determinar el significado y el contexto del valor leyendo el objeto de texto que le acompaa.
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Asegrese de que sus objetos de texto usen una puntuacin que facilite la comprensin del contenido cuando los diga en voz alta un lector de pantalla. Sin una puntuacin orientada a la accesibilidad, las tablas de datos puede que se lean como una frase larga, dificultando su interpretacin y navegacin. Por ejemplo, puede agregar puntos despus de los valores para que el lector de pantalla realice una pausa entre las columnas y las filas. Para obtener detalles, vea Uso de la puntuacin en la pgina 490. Al igual que con todos los objetos de los informes, el orden en el que se colocan los objetos de texto en el informe puede afectar a la accesibilidad. Los lectores de pantalla leen los objetos en el orden en que se agregaron originalmente. (Para obtener detalles, vea Colocacin de objetos por orden en la pgina 487). Un orden de colocacin correcto resulta vital al agregar un objeto de texto que identifique el contenido de una columna particular de una tabla de datos. Si agrega los objetos de texto al final del proceso de diseo, puede que se lean despus de las columnas a las que se refieren. Al agregar objetos de texto que describan valores de un informe, procure colocarlos en el orden en que desee que se lean. Antes de crear una tabla de datos accesible, debe planificar el informe previamente, determinando qu objetos y campos de base de datos desea incluir. Como los objetos debe colocarlos en el orden en que desee que se lean, la planificacin del contenido con vistas a la accesibilidad es esencial. Como parte de esta planificacin, es una buena prctica elegir cmo se utilizarn los objetos de texto para identificar los valores de tabla de datos. Puede simplemente agregar objetos de texto antes de cada campo de base de datos. O puede suprimir condicionalmente objetos de texto o usar frmulas para combinar objetos de texto y valores.
Etiquetado de tablas de datos con objetos de texto

Antes de cada campo, agregue un objeto de texto que describa la posicin del campo dentro de la tabla. En el ejemplo siguiente, el cuadro de texto proporciona informacin sobre el Nmero de identificacin del empleado. Cuando un lector de pantalla lee el informe, cada nmero va precedido de una breve explicacin en el cuadro de texto.
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Si se facilita informacin extra para cada valor, la tabla de datos puede parecer desordenada para las personas con problemas de visin, por lo que conviene ocultar los objetos de texto cambiando el color de la fuente por el color del fondo. El texto extra es invisible, pero an lo detectarn y leern los lectores de pantalla.
Etiquetado condicional de tablas de datos

Aunque la adicin de objetos de texto es relativamente fcil de implementar, no soluciona todos los problemas de accesibilidad. Los lectores de pantalla leen el texto invisible, pero ste no ayuda a las personas con vista limitada. Puede dejar que el usuario decida si desea mostrar o no descripciones de texto en la tabla de datos formateando o suprimiendo objetos de texto de forma condicional. Procure que el informe incluya un campo de parmetro de accesibilidad. Para obtener instrucciones sobre cmo crear el campo de parmetro de accesibilidad ?Access, vea Diseo flexible en la pgina 495. Puede usar el campo de parmetro para suprimir los objetos de texto de forma condicional. Debido a que tiene el mismo efecto que cambiar el color de la fuente por el color del fondo, la supresin condicional de texto tambin permite usar el campo de parmetro para especificar otras opciones de formato como el tamao y el estilo de fuente. Para mostrar objetos de texto nicamente cuando el usuario elija S para el campo de parmetro ?Access, el informe siguiente usa una frmula condicional simple para activar la opcin Suprimir de la ficha Comn del Editor de Formato.
{?Access}="No"
La frmula se debe agregar para cada objeto de texto que desee suprimir.
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Cuando el usuario elige S para el campo de parmetro ?Access, los objetos de texto no se suprimen; la tabla de datos muestra descripciones de texto.
Nota: El informe mostrado tambin usa el campo de parmetro ?Access para activar la opcin Autoextensible (tambin en la ficha Comn del Editor de Formato) y aumentar el tamao de fuente para las personas con problemas visuales. Cuando el usuario elige No para el campo de parmetro ?Access, la frmula condicional suprime los objetos de texto, dejando espacios en el informe en la posicin de los objetos de texto.
Etiquetado de tablas de datos con frmulas

Otro mtodo para agregar texto explicativo a una tabla de datos es crear frmulas que combinen texto, campos de base de datos y formato condicional. Si agrega conjuntamente el texto y los campos de base de datos en una frmula condicional basada en el ?Access parmetro, puede ofrecer texto opcional para los valores de una tabla sin dejar espacios vacos en el informe. El uso de frmulas tambin reduce el nmero de objetos en el informe, facilitando la conservacin del orden de colocacin adecuado. Nota: No use este mtodo si el informe tiene campos de resumen o campos calculados. Aunque las frmulas constituyen el mejor mtodo para mostrar datos, pueden interferir en los clculos porque los datos se convierten en texto. El siguiente informe usa frmulas incluidas en la seccin Detalles que combinan los campos de base de datos y el texto extra. Cuando el usuario elige S para el
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campo de parmetro ?Access, cada frmula crea una cadena que incluye la descripcin y el valor.
Este informe usa las siguientes frmulas: @Employee ID

If {?Access}="S" then "Nmero de identificacin del empleado" + ToText({Employee.Employee ID},0) + ". " else ToText({Employee.Employee ID},0)
@Last Name
If {?Access}="S" then "El apellido del empleado es " + {Employee.Last Name} + "." else {Employee.Last Name}
@Salary
If {?Access}="S" then {Employee.Last Name} + "tiene un salario de " + ToText({Employee.Salary}) + "." else ToText({Employee.Salary})
Observe la puntuacin que se ha agregado. Los puntos al final de cada frmula mejoran la legibilidad para el lector de pantalla al crear una pausa entre los campos. Nota: El informe tambin usa el campo de parmetro ?Access para activar la opcin Autoextensible y aumentar el tamao de la fuente. En @Employee ID, el campo de parmetro ?Access se ha definido como 0 para activar la opcin Autoextensible y aumentar el tamao de la fuente.
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Cuando el usuario elige No para el campo de parmetro ?Access, la frmula slo devuelve los datos. El informe no muestra espacios vacos en lugar de objetos de texto condicionales. Ambas versiones del informe son fciles de leer.
Otras consideraciones sobre el diseo de tablas de datos

Adems de etiquetar valores de datos con objetos de texto, otras tcnicas de diseo de informes pueden ayudar a crear tablas de datos que sean ms fciles de entender y de desplazarse por ellas. Incluya un prrafo introductorio que resuma el contenido de la tabla. El resumen debe ser breve: una o dos frases si es posible. Procure que los encabezados proporcionen suficiente informacin para identificar claramente los valores que definen. Para probar la accesibilidad de una tabla, lea sus encabezados y valores de modo lineal de izquierda a derecha y de arriba abajo. Por ejemplo, si un informe muestra los campos del nombre y el apellido de un cliente, puede que se lea mejor si aparece primero el nombre seguido del apellido. Siempre que sea posible, pruebe el informe mediante tecnologas de ayuda, por ejemplo software de lectura de pantalla.
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El informe accesible final incluye un resumen de la tabla de datos.
Para mostrar el resumen de la tabla de forma condicional, el diseador del informe dividi el Encabezado de pgina en dos secciones. El primer encabezado de pgina se suprime cuando el campo de parmetro ?Access se define como No. El segundo encabezado de pgina se suprime si el usuario selecciona S. Para obtener detalles, vea Accesibilidad y supresin de secciones en la pgina 497.
Accesibilidad y Crystal Enterprise

El diseo de informes accesibles es slo una parte de la solucin. Debe asegurarse de que muestra informes a travs de una interfaz accesible que siga los mismas pautas de diseo. Aunque los componentes administrativos de Crystal Enterprise y la funcionalidad de la programacin de ePortfolio no son accesibles actualmente para todo el mundo, ePortfolio y el visor DHTML permiten ver informes accesibles en el Web. Se han realizado algunas mejoras en Crystal Enterprise afrontar problemas de accesibilidad. Las descripciones de texto ahora se incluyen en etiquetas ALT para los botones de la barra de herramientas y otras imgenes. Las descripciones de los cuadros de texto son ms claras, y el visor DHTML incluye vnculos contextuales para poder desplazarse ms all de la barra de herramientas y el rbol de grupo.
Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise

Para lograr la mayor compatibilidad con la accesibilidad en Crystal Enterprise, debe configurar ciertas preferencias de visualizacin. Para ePortfolio, muestre los objetos en la vista Action. La vista Action es ms accesible porque proporciona una lista de texto de los informes disponibles y no usa mens contextuales para los comandos del informe. Dependiendo de las necesidades de sus usuarios puede que tambin quiera reducir el nmero de informes que se muestran en cada pgina.
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Accesibilidad y personalizacin
Para ver informes, elija el visor DHTML como el predeterminado en sus preferencias. Si administra cuentas de otros usuarios, tambin puede configurar sus preferencias de Crystal Enterprise. Para cambiar las preferencias de otro usuario, use ePortfolio Preferences Manager, situado en el rea Administrator Samples de Crystal Enterprise Launchpad. Nota: Debe tener su propia cuenta en el sistema para configurar las preferencias.
Para definir las preferencias de accesibilidad de Crystal Enterprise

1 Inicie una sesin en ePortfolio. 2 En la barra de ttulo, haga clic en Preferences. 3 En la pgina User Preferences, en el rea "On my desktop, show me", seleccione Action view. 4 Para reducir el nmero de informes que se muestran en cada pgina, escriba un nmero en el cuadro de texto situado al lado de la opcin Action view. 5 En el rea "View my reports using the", seleccione DHTML viewer. 6 Haga clic en Apply.
Accesibilidad y personalizacin
Cuando personalice Crystal reports o ePortfolio, o si incorpora Crystal Enterprise en un sitio Web ya existente, procure que los cambios que realice sigan las pautas de accesibilidad establecidas por U.S. Access Board en la seccin 508, o por Web Accessibility Initiative del W3C. Si personaliza Crystal reports o ePortfolio exhaustivamente, puede que encuentre otras dificultades relacionadas con la accesibilidad. Para obtener recursos en lnea que proporcionen pautas de accesibilidad completas, vea Recursos en la pgina 508. La lista siguiente presenta algunos problemas comunes de accesibilidad que pueden dificultar la personalizacin de Crystal Reports o del contenido de Crystal Enterprise. Marcos Los marcos se deben etiquetar con claridad, para facilitar su identificacin y el desplazamiento por ellos. Incluya texto en la parte superior del marco que describa su propsito. Por ejemplo, si un marco incluye una lista de vnculos a diferentes pases, puede clarificar su funcin agregando texto en el marco, por ejemplo un ttulo (Pases) o unas breves instrucciones (Haga clic en un pas para obtener detalles). Hojas de estilo Si tiene problemas visuales, puede crear una hoja de estilo con preferencias de visualizacin especficas para compensar esta discapacidad. Por ejemplo, podra crear una hoja de estilo que muestre todas las pginas Web con una
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fuente grande con caracteres blancos sobre un fondo negro. Los usuarios no pueden aplicar hojas de estilo personalizadas a los informes de Crystal, pero los visores disponen de un botn Zoom que permite a las personas con problemas visuales aumentar la ampliacin para adaptarse a sus necesidades. Tambin puede permitir que sus usuarios elijan entre opciones de formato diferentes mediante formato condicional. Para obtener detalles, vea Accesibilidad y formato condicional en la pgina 496. Secuencias de comandos Si modifica el contenido de Crystal para incluir una secuencia de comandos que muestre el contenido o un objeto interactivo, procure que dicha secuencia de comandos est identificada mediante un texto que indique su funcin. Asegrese de que las pginas con secuencias de comandos sean an utilizables cuando dichas secuencias se desactiven o no sean compatibles. Para obtener ms informacin sobre secuencias de comandos y accesibilidad, vea Recursos en la pgina 508. Mapas de imgenes Los mapas de imgenes de la parte del servidor identifican regiones activas mediante coordenadas, que no son significativas para los lectores de pantalla. Los mapas de imgenes de la parte del cliente proporcionan mejor accesibilidad porque se puede asignar un vnculo o una direccin URL a cada regin activa dentro del mapa de imagen. Formularios electrnicos Los formularios electrnicos pueden presentar dificultades para los lectores de pantalla, y se deben configurar con cuidado. Cuando se etiqueta un componente en un formulario, procure colocar la etiqueta claramente al lado del componente del formulario. Por ejemplo, para un cuadro Buscar, tenga cuidado de que el ttulo Buscar aparezca junto al cuadro de texto apropiado. Applets y complementos Si un informe necesita un applet, un complemento u otra aplicacin en la mquina cliente para interpretar el contenido de la pgina, el applet o el complemento deber seguir las pautas de accesibilidad. Si adjunta al informe elementos multimedia u otros archivos de recursos adicionales, como archivos PDF o de Real Audio, incluya un vnculo para instalar el complemento o el software necesario, y compruebe que dicho software tambin cumpla los estndares de diseo relativos a la accesibilidad. Parpadeo Las imgenes que parpadean pueden desencadenar ataques en las personas que los sufren. El W3C recomienda evitar el uso de imgenes que parpadean o destellan entre 4 y 59 veces por segundo. Ubicacin en los motores de bsqueda No use texto oculto para mejorar la ubicacin de su sitio Web en los motores de bsqueda. El texto oculto reduce la legibilidad, porque lo leen los lectores de pantalla. A su vez, motores de bsqueda populares como Google desaconsejan activamente el texto oculto, por lo que representa escasas ventajas.
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Recursos
Recursos
Este captulo se centra en el modo de crear y distribuir informes accesibles mediante el software Crystal. Las tcnicas de diseo de informes del captulo se probaron mediante JAWS 4.5. Es una buena prctica probar todos los informes accesibles mediante JAWS y otras tecnologas siempre que sea posible. Para hacer accesibles todas sus comunicaciones Web, consulte las instrucciones detalladas del W3C o del sitio Web de su gobierno local. Web Accessibility Initiative (Iniciativa de accesibilidad Web) del World Wide Web Consortium (Consorcio del World Wide Web):
http://www.w3c.org/WAI/
sitio Web de United States Access Board (Consejo de accesibilidad de los Estados Unidos) referente a la Seccin 508:
http://www.access%2Dboard.gov/sec508/guide/
Gua de Internet del gobierno canadiense:

http://www.cio-dpi.gc.ca/ig-gi/
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Glosario
Active Server Page (Pgina activa del Servidor)

Las pginas Active Server son pginas web que se ejecutan en Microsoft Internet Information Server (IIS) versin 3.0 o posterior. Active Server Pages combina HTML, VBScript o Jscript y controles ActiveX para crear pginas web dinmicas que se pueden ver con los exploradores de web ms populares.
ajuste de lnea
Ajuste de lnea es una propiedad de tipo de procesador de texto que automticamente mueve una palabra a la siguiente lnea cuando la palabra es demasiado larga para ajustarse al espacio disponible en la lnea actual.
alias
Un alias es otro nombre asignado a un origen de datos o a una tabla de base de datos. Si una base de datos se llama CLIENTE.DB, por ejemplo, se puede asignar el alias cliente, empresa, DB1, o algn otro nombre que se ajuste a sus necesidades. Los alias hacen ms fcil usar un informe creado con una base de datos cuyo nombre y/o ubicacin ha cambiado desde que se creo el informe.
ancho de campo
El ancho de campo es el tamao del campo en la base de datos original. Un ancho de campo generalmente es fijo, y los valores en el campo pueden llenar todo o solamente una parte del ancho asignado. El programa incluye funciones Trim (de Ajuste) para quitar el espacio en blanco excesivo de los valores de campo que no llenan sus campos respectivos.
anidar
En Crystal Reports, anidar significa utilizar una expresin -Else dentro de otra. Por ejemplo, si el ttulo del empleado no es doctor, Then (si el empleado es de sexo masculino, use el saludo Estimado seor. Else use el saludo Estimada seora.) Else use el saludo Estimado(a) doctor(a). En este ejemplo, la instruccin If-ThenElse est encerrada entre parntesis. El ejemplo dice: revisar el campo de grado acadmico en el registro de empleado para cerciorarse que el empleado no es doctor. Si esa condicin es verdadera (el empleado no es doctor) entonces se utiliza
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un saludo de carta basado en el sexo indicado en el registro del empleado. (Si es masculino, entonces utiliza un saludo para el gnero masculino. Si no [si es femenino] utiliza un saludo para el gnero femenino). Si no (esto es, si el empleado es un doctor) utiliza un saludo para Dr. Al utilizar este tipo de construccin de frmula, usted puede crear un conjunto ms amplio de condiciones y consecuencias ms fcil de lo que podra hacerlo sin la funcin anidar.
archivo
Un archivo es un grupo de datos relacionados almacenados bajo un solo nombre. En Crystal Reports, cada informe es almacenado como un archivo nico.
archivo de interfaz de conversin

Un archivo de interfaz de conversin (con extensin .cif) es el archivo donde el programa guarda las instrucciones de formato y resalte de la herramienta de Importacin de Documentos. Cuando usted resalta algo en la herramienta de Importacin de Documentos y establece las propiedades de los campos de base de datos, estas propiedades son guardadas en el archivo .cif. Use este archivo para rpidamente dar formato despus al mismo informe sin tener que resaltar.
arrastrar
Arrastrar significa diferentes cosas dependiendo del contexto: Cuando se refiere a mover un campo, arrastrar significa hacer clic en el cuadro del campo y manteniendo el botn apretado, mover el campo a una nueva posicin utilizando el mouse. Suelte el botn del mouse cuando el campo este en la posicin deseada. Cuando se refiere a cambiar de tamao un campo, arrastrar significa hacer clic en uno de los controles de cuadro de campo y, manteniendo el botn apretado, agrandar o achicar el campo utilizando el mouse. Suelte el botn cuando el campo est del tamao deseado. Cuando se refiere a formatear texto, arrastrar significa seleccionar o resaltar el texto de inters moviendo el cursor I sobre el texto mientras aprieta el botn. Suelte el botn cuando ha terminado de seleccionar.
Asistente
Crystal Reports incluye un nmero de asistentes que ayudan a crear informes con instrucciones paso a paso. Los asistentes pueden utilizar un sistema de fichas o de pantallas. Siga simplemente las instrucciones de las fichas o pantallas que aparecen y el asistente le guiar a travs de los procedimientos, en otras circunstancias complejos, con un mnimo de esfuerzo.
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Glosario
Asistente de mapas
El Asistente de mapas es una herramienta poderosa que le permite organizar sus datos con la ubicacin de mapas geogrficos en un informe. Usted puede traspasar en estos mapas para ver los datos subyacentes.
Asistente de resaltado
El Asistente de resaltado se usa ms comnmente para resaltar valores de campo de nmeros o de monedas que de alguna manera se distinguen de los otros valores en el informe. Este Asistente ofrece un amplio rango de formatos condicionales, los cuales incluyen el color de la fuente, color de fondo y estilo de bordes. Usted puede considerar el Asistente de resaltado como un editor de frmulas avanzado que ejecuta la siguiente ecuacin: Si la condicin se cumple, slo entonces aplique estas especificaciones de formato.
atributo
Un atributo es una cualidad aplicada a un objeto (por ejemplo, tamao de fuente, color, etc.).
rea
Una rea es un grupo de secciones similares (por ejemplo, Detalles A y Detalles B) que comparten las mismas caractersticas pero pueden ser formateados en forma diferente.
rea Detalles
Una coleccin de una o ms secciones de detalles, por ejemplo, Detalles A, Detalles B, etc.
argumento
Un argumento es un elemento o uno de un grupo de elementos, que recibe la accin de una funcin. Proporciona la informacin que la funcin necesita para operar. La funcin Truncate (truncar), por ejemplo, no puede operar por s misma. Necesita un argumento que identifique el elemento a ser truncado. Por ejemplo, considere esta frmula escrita en sintaxis de Crystal:
Truncate ({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
Truncar es la funcin y {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} es el argumento, el valor del campo{pedidos.MONTO DEL PEDIDO} es el elemento que se desea truncar.
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barra de herramientas
Es una barra localizada en la parte superior de la ventana de Crystal Reports la cual contiene varios botones sobre los que puede hacer clic para activar los comandos usados con ms frecuencia.
barras de desplazamiento, desplazarse

Algunas veces una ventana muestra solo parte de un documento. En tal caso, la ventana incluye barras de desplazamiento que se usan para moverse a otras partes del documento dentro de la ventana para revisarlo. Las barras de desplazamiento tambin aparecen con listas que son ms largas que la ventana disponible. Las barras de desplazamiento le permiten moverse hacia atrs y hacia adelante en la lista. El proceso de moverse a travs de una lista o documento utilizando barras de desplazamiento se llama desplazamiento. En Crystal Reports, la pantalla se desplaza automticamente siempre que usted mueve el cursor fuera de la ventana presionando y manteniendo el botn.
base de datos
Una base de datos es un banco de datos relacionados. Cada unidad (registro) de la base de datos tpicamente est organizada en un formato fijo que facilita recuperar sectores especficos de datos cuando se necesiten. Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y cada campo de datos puede contener una unidad de datos (conocido como un valor).
base de datos activa

Una base de datos activa es una base de datos que ha sido seleccionada para ser usada en un informe. Las bases de datos se activan por medio del comando Nuevo, en el men Archivo, y el comando Asistente de base de datos del men Base de Datos.
Biblioteca de Vnculo Dinmico (DLL)

Una Biblioteca de Vnculo Dinmico (DLL) es un archivo especial que contiene funciones de Windows. Los programadores usan DLL para aumentar las capacidades de los programas de Windows. La biblioteca es activada cuando un programa u otro DLL llama una funcin de la biblioteca. Las funciones DLL vinculan de inmediato, durante el tiempo de ejecucin, cada vez que se invoca una funcin incluida. Las funciones DLL estn disponibles de acuerdo se necesiten para cualquier programa que pueda trabajar con DLL; no necesitan ser vinculadas al programa por medio del compilador. Programadores pueden llamar a Crystal Report Engine como un DLL para ser usado con los programas que estn desarrollando.
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Glosario
bitmap
Un archivo de grficos que puede ser agregado a un informe.
Booleano
Las frmulas Booleanas son frmulas que devuelven un valor S/No (VERDADERO/FALSO). Por ejemplo, la frmula booleana {detalle de pedidos.CANTIDAD} > 6 compara el valor del campo {detalle de pedidos.CANTIDAD} con 6. Si el valor es mayor que 6, devuelve un S; si es 6 o menos, devuelve un No. Contrasta con una frmula no booleana, como {detalle de pedidos.CANTIDAD} * 6. En este caso, el programa devuelve un nmero, que es el valor de {detalle de pedidos.CANTIDAD} multiplicado por 6. Cualquier frmula de seleccin o frmula de seleccin de grupo debe ser booleana.
cadena
Una cadena es una serie de caracteres conectados (letras, nmeros, smbolos, espacios), almacenados y utilizados como texto. La palabra "hola" es una cadena de texto como lo es la frase "Pedido # 2453" y el nmero de cliente "B30-124-777". Las cadenas son referidas algunas veces como cadenas de texto o cadenas de caracteres.
cadena nula
Una cadena nula es una cadena vaca. No contiene caracteres. Si usted fuera a utilizar la funcin Count (Contar) para contar la cadena, regresara una longitud cero. Se usa "" para designar una cadena nula.
cadena vaca
Una cadena vaca (designada como ) es una cadena que no contiene caracteres. Use una cadena vaca para especificar que nada sea impreso. Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5, Then Cum Laude Else ""
Usted especifica que las palabras Cum Laude se impriman (Then) si el promedio de notas es 3,5 o mayor. Est utilizando la cadena vaca " " para indicar que nada se imprima (Else) si el promedio de notas es menor que 3,5.
campo
Consulte campos de datos.
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campo BLOB
Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes binarios, como grficos en mapa de bits, imgenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertar un campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo hara con otros tipos de datos.
campo de datos calculados

Un campo de datos calculados es un campo que contiene un valor que se origina de un clculo en lugar de venir directamente de una base de datos. Por ejemplo, si la base de datos que usa no tiene un campo de Ganancia Bruta, pero incluye un campo {archivo.VENTAS} y un campo {archivo.COSTO} an puede mostrar la ganancia bruta en el informe por intermedio de un campo de datos calculados. Para crear un campo de datos calculados, usted simplemente crea una frmula que reste {archivo.COSTO} de {archivo.VENTAS}. La frmula calcula un valor de Ganancia Bruta para cada fila y lo imprime en el lugar donde usted ubica la frmula.
campo de ordenamiento
Un campo de ordenamiento es un campo de datos en el que se basa el procedimiento de ordenamiento. Una lista de correo, podra estar ordenada, en orden ascendente en el campo {cliente.CDIGO POSTAL}; esto es, los clientes estaran ordenados de manera que aqullos con los cdigos postales ms bajos (menores) apareceran primero y aqullos con los cdigos postales ms altos (mayores) apareceran al final. El informe tambin podra ser ordenado en orden alfabtico ascendente en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}; esto es, los clientes cuyos apellidos comienzan con A apareceran primero y aquellos cuyos apellidos comienzan con Z apareceran al final.
campo de parmetro
Una clase de campo especial que pide un valor al usuario. Puede utilizar campos de parmetro para ttulos de informe, seleccin de registros, ordenamientos y una variedad de otros usos. Utilizar campos de parmetro le permite crear un informe nico que se puede modificar rpidamente y ajustarse a diferentes necesidades. Nota: El trmino "campo de parmetro" en Crystal Reports es el trmino "parmetros de consultas" en Microsoft Access.
campo resumido
Un campo resumido es un campo que determina la suma de los valores, el valor promedio, el valor mximo, el valor mnimo, o cuenta de valores en un grupo de valores en un campo dado. Al igual que un subtotal, un campo resumido agrupa los datos segn sus especificaciones y luego realiza el clculo o la determinacin requerida.
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Glosario
campos de datos
Un campo de datos (o campo) es el bloque de construccin bsico de un registro. Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y cada campo de datos puede contener una unidad de datos (conocido como un valor). Un registro de clientes en una base de datos de direcciones de clientes tpica podra contener campos de datos similares a estos: Nombre, Direccin, Ciudad, Estado, Cdigo postal, Telfono, Nmero de Fax. Un campo de datos puede estar vaco o contener un valor. Los datos del campo de datos por lo general se muestran o son impresos en columnas en la seccin Detalles de un informe.
campos indexados
Campos en la base de datos ordenados en forma especfica para acelerar la recuperacin de registros especficos. En lugar de buscar en todos los datos de todos los registros, el programa va primero al ndice y encuentra un puntero que lo dirige al registro especfico. Los campos indexados estn marcados con puntas de flechas en el Asistente de seccin.
carta modelo
En Crystal Reports, una carta modelo es una carta que se puede reproducir y personalizar utilizando las excelentes capacidades de los objetos de texto del programa. Las carta modelo generalmente incluyen tanto texto como valores de campo. Usted crea la carta y el programa la ejecuta insertando, cada vez, valores de diferentes registros en la base de datos.
coincidir maysculas y minsculas

Coincidir maysculas y minsculas significa que un programa distingue entre MAYUSCULAS y minsculas cuando evala una cadena de texto. Por tanto, una bsqueda que distingue maysculas de minsculas de la palabra casa devolver slo el valor casa, pero una bsqueda que no las distinga devolver casa, Casa, CASA, CaSa y cadenas con combinaciones similares de maysculas y minsculas. Los operadores de Crystal Reports (Igual, En Cadena, etc.) distinguen maysculas de minsculas.
columna
Una columna es el despliegue de datos de una frmula o un campo. Las columnas van de arriba a abajo en la pgina. Contraste con la definicin de Fila.
comandos
Si la base de datos que utiliza admite un lenguaje de consulta como SQL, puede escribir su propio comando que se representar en Crystal Reports como un objeto Table. Esto permite a los usuarios con ms experiencia en bases de datos obtener un control total sobre el procesamiento de datos que se transmite al servidor de la base de datos.
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comodn
Un comodn es un carcter que representa cualquier carcter (?) o un grupo de caracteres (*) en la cadena de bsqueda. Por ejemplo, si usted est buscando Dan*, la cadena de bsqueda regresar cadenas como Danielito o Daniel.
condiciones
En una frmula If-Then-Else, la condicin es la parte If de la frmula, el conjunto de circunstancias que deben suceder (ser verdad) para pasar a la parte Then (o consecuencia) de la frmula. En la frmula If x<5 Then x Else 5, la expresin x<5 es la condicin.
consecuencia
En una frmula If-Then-Else, la consecuencia es la parte Then de la frmula, la accin realizada si la condicin If se cumple. En la frmula If x<5 Then x Else 5, la expresin Then x es la consecuencia.
constante
Una constante es un valor fijo e invariable, contrario a un valor variable que puede tener valores diferentes dependiendo de las circunstancias. El valor 5 es una constante; el valor del campo Cantidad (que algunas veces puede ser 5, algunas veces puede ser un nmero diferente) es un valor variable. Por ejemplo, en la frmula para convertir libras a onzas Onzas = Libras * 16, 16 es una constante mientras que Onzas y Libras son variables. En la frmula Hoy - 1 de Enero de 1900, 1 de Enero, 1900, es una constante, mientras que Hoy es una variable que cambia siempre que la fecha actual cambia. En Crystal Reports, las constantes pueden ser nmeros, cadenas de texto, fechas, cantidades en dlares, hora, fecha/hora, o el resultado de una frmula que en s misma no contiene variables (por ejemplo, 14-9).
control ActiveX
Control personalizado para Visual Basic que incorpora la tecnologa de Vinculamiento e Incrustacin de Objetos (OLE). Antes conocido como control OLE (OCX).
criterio de ordenamiento
El criterio de ordenamiento es un indicador de la direccin en que se quiere mostrar los datos ordenados. Los datos son impresos, tpicamente, bajo uno de dos criterios de ordenamiento: Ascendente (menor a mayor, ms antiguo a ms reciente, primero a ltimo, de A a Z, etc.) o descendente (de mayor a menor, ms reciente a ms antiguo, ltimo a primero, de Z a A, etc.).
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Glosario
cuadrcula
En Crystal Reports, la cuadrcula es una red de "lneas" subyacentes similares a las lneas de papel de grficos. Se usan estas lneas para alinear campos y grficos. Si usted ha activado la opcin Ajustar a cuadrcula en el cuadro de dilogo Opciones, Crystal Reports alinear automticamente cualquier campo que inserte o cambie de tamao a las coordenadas ms cercanas de la cuadrcula.
depurar
Eliminar errores que ocurren cuando se ejecuta una frmula.
desviacin estndar
La desviacin estndar es la raz cuadrada de la varianza. Es una prueba estadstica de cmo algunos valores en un conjunto de valores se desvan del valor trmino medio o promedio para ese conjunto. Puede utilizar la desviacin estndar, por ejemplo, para evaluar la dificultad relativa de las pruebas realizadas a los estudiantes, para evaluar y proyectar las tendencias de compra de los clientes o para comparar los resultados obtenidos por dos o ms productos en evaluacin (anlisis sanguneos de laboratorio, detectores de humo, detectores de radar, etc.). Los usos son infinitos. La desviacin estndar (a diferencia de la desviacin estndar de poblacin) se usa a menudo para proyectar la desviacin estndar de toda una poblacin (todos los valores) basada slo en el anlisis de una pequea muestra de la poblacin. Por ejemplo, una compaa que produce bateras con un nuevo proceso de fabricacin deseara probar las bateras para determinar cuanto tiempo duran antes que se agoten. Si la compaa probara todas las bateras, no tendra productos para vender. Como una alternativa, la compaa podra probar treinta bateras seleccionadas aleatoriamente y proyectar el tiempo de agotamiento promedio y la desviacin estndar para todas las bateras basados en los resultados obtenidos en esas treinta bateras de prueba. Nota: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N (PopulationStdDev) mientras que otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (StdDev). Ambas formas de desviacin estndar estn en el programa.
desviacin estndar de la poblacin

La desviacin estndar de la poblacin es una prueba estadstica de cmo los valores de toda una poblacin (todos los valores) se desvan de trmino medio o promedio para esa poblacin. La desviacin estndar de poblacin se usa a menudo cuando se evalan todos los valores en lugar de una muestra de esos valores solamente (StdDev). Nota: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N (PopulationStdDev) mientras que otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (StdDev). Ambas formas de desviacin estndar estn en el programa.
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diccionario
Una fuente de datos, rpida y fcil de usar creada para usuarios finales por los profesionales de la computacin en su empresa. El diccionario elimina la necesidad del usuario final, de buscar mltiples bases de datos, lidiar con vnculos, construir frmulas y descodificar nombres de campos crpticos. El usuario slo selecciona los datos que ella o el necesitan del diccionario y, procede a crear el informe.
direccin de ordenamiento
La direccin de ordenamiento describe la manera en que los registros o grupos son impresos en su informe. Se imprimen ya sea en orden ascendente (A a Z, 0 a 9), u orden descendente (Z a A, 9 a 0).
documento contenedor
Un archivo que contiene un objeto OLE vinculado o incrustado.
documento servidor
Archivo que almacena el objeto OLE original.
edicin directa
Capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE en Crystal Reports. Los elementos de men cambian para proporcionar las herramientas de edicin de la aplicacin de servidor, de modo que pueda efectuar los cambios con facilidad.
elemento
La palabra elemento se usa a veces para describir componentes individuales del informe tales como campos de base de datos, frmulas, campos de grupo. La ficha Diseo utiliza cuadros rectangulares para representar campos.
encabezado
Un encabezado es texto que aparece en la parte superior de una pgina de informe, arriba del cuerpo del informe. Mientras que un encabezado puede contener virtualmente cualquier tipo de informacin, suele contener elementos como el ttulo del informe, el nombre de la compaa, la fecha, el rango de fechas incluidas en el informe, etc. Crystal Reports permite imprimir el encabezado en todas las pginas del informe o slo en las que se seleccionen.
encabezado de grupo
Un encabezado de grupo es una seccin creada por el programa cada vez que usted inserta un grupo, un resumen, o un subtotal. La seccin de encabezado de grupo es utilizada tpicamente para desplegar el nombre del grupo o alguna otra informacin de identificacin.
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Glosario
encabezado de informe
La seccin de Encabezado de informe es la primera seccin de su informe en la ficha Diseo. En esta seccin se puede poner un ttulo o cualquier dato que desea que slo aparezca en la primera pgina de su informe.
encabezado de pgina
Una seccin que se imprime en la parte superior de cada pgina. Tpicamente, los encabezados de pgina se usan para ttulos y otra informacin de identificacin.
encabezado dinmico
Un encabezado dinmico es un encabezado que cambia de acuerdo con el contenido de un campo. Si usted agrupa sus datos por regin, por ejemplo, un tpico encabezado de grupo dinmico imprimira el nombre de la regin al inicio de cada grupo.
exportar
Exportar significa distribuir el informe a un archivo de disco o por correo electrnico. Crystal Reports le permite exportar sus informes en muchos formatos populares de hoja de clculos, base de datos, procesador de texto, HTML, e intercambio de datos.
expresiones Booleanas
Una expresin Booleana define una relacin lgica entre dos o ms elementos. Una expresin Booleana es VERDADERA o FALSA. A>5 And B<10 es una expresin Booleana que utiliza el operador Booleano And. Para que la expresin sea VERDADERA, ambas condiciones (unidas por el operador And) deben ser verdaderas. El valor de A debe ser mayor que 5, mientras que el valor de B debe ser menor que 10. Si los valores no pertenecen a esos intervalos, entonces la expresin se evala como FALSE (falsa). Las expresiones Booleanas son tiles en las frmulas If-Then-Else. Por ejemplo:
If A>5 And B<10 Then En rango Else ""
Esta frmula Crystal dice: Si la expresin booleana A>5 y B<10 es TRUE, se imprime En rango; de lo contrario (si la expresin booleana es FALSE) no se imprima nada (como indica la cadena vaca "").
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fecha vaca
Una fecha vaca [designada como Date (0,0,0)] es una fecha que no contiene mes, da, o ao, y por lo tanto no se imprime. Use una fecha vaca en frmulas If-ThenElse que pueden regresar una fecha o no. Por ejemplo, la frmula:
If PageNumber = 1 Then PrintDate Else Date(0,0,0)
Imprime la fecha de impresin en la primera pgina y nada en las dems pginas. Ya que la parte Then de la frmula es una fecha (PrintDate), la parte Else tambin debe ser una fecha, pero una fecha que no se imprime. Para crear una fecha que no se imprime (vaca) utilice la funcin Date y los argumentos (0, 0, 0).
fila
Una fila es el despliegue de datos de un registro nico. Las filas van a lo ancho de la pgina. En este manual, las palabras fila y registro son usadas algunas veces en forma anloga. Contraste con columnas.
formato absoluto
Es el formato que siempre se asigna a un objeto. Vea tambin Formato condicional.
formato condicional
Es la habilidad de poder asignar formato a objetos y secciones slo en ciertas situaciones. Por ejemplo, se puede dar formato condicional a campos numricos de base de datos para que se muestren en rojo cuando son negativos.
frmula
Una frmula es una expresin simblica de las manipulaciones que se realizan sobre ciertos datos antes de que sean impresos en su informe. Por ejemplo, si su informe va a tener un campo {archivo.VENTAS} y un campo {archivo.COSTO}, le convendra crear un campo Ganancia Bruta y definir su valor como {archivo.VENTAS} - {archivo.COSTO}. Es una frmula sencilla que le dice al programa que reste el valor del campo {archivo.COSTO} del valor del campo {archivo.VENTAS} y luego imprima el resultado. Puede utilizar las frmulas para calcular valores numricos, comparar un valor con otro y seleccionar otras acciones basndose en la comparacin, unir varias cadenas de texto en una sola y realizar muchas otras operaciones. Crear una frmula en Crystal Reports es como crear una frmula en su hoja de clculo favorita. Nota: El trmino frmula en Crystal Reports es equivalente al trmino expresin en Microsoft Access.
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Glosario
frmula de seleccin
Una frmula de seleccin es una frmula que especifica los registros o grupos de registros que desea incluir en su informe.
frmulas de formato condicional

Las frmulas de formato condicional son expresiones que asignan atributos especficos a objetos o secciones slo bajo ciertos criterios.
fuente de datos
Una fuente de datos es una base de datos, tabla, consulta, diccionario, Info View, Vista empresarial o conjunto de resultados de procedimientos almacenados que provee los datos para el informe.
funcin
Una funcin es un procedimiento o subrutina integrado, usados para evaluar, hacer clculos, o transformar datos. Cuando usted especifica una funcin, Crystal Reports realiza el conjunto de operaciones construidas en la funcin sin que usted tenga que especificar cada operacin por separado. De esta forma, una funcin es una especie de taquigrafa que hace ms fcil y rpida la creacin de informes. Crystal Reports incluye una ampla gama de funciones, as como herramientas que permiten crear y guardar funciones adicionales.
funcin de agrupamiento
Una operacin que resume datos (suma, calcula un promedio, identifica un valor mximo, etc.). El trmino "funciones de agrupamiento" es frecuentemente asociado con las fuentes de datos SQL.
funcin personalizada
Una funcin personalizada es un procedimiento que se crea en Crystal Reports para evaluar y hacer clculos en datos, o para transformarlos. Cuando se utiliza una funcin personalizada en una frmula, todas las operaciones de su definicin se realizan sin tener que especificarlas individualmente en la propia frmula. De este modo, la funcin personalizada proporciona un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas, con lo que, a su vez, el proceso de creacin de informes resulta ms fcil y rpido para los usuarios.
funcin/frmula de dos pasadas

Una frmula de dos pasadas es aquella que pasa dos veces por los datos. El primer paso realiza algn clculo o seleccin y el segundo paso realiza un clculo o seleccin en la que utiliza el resultado generado en el primer paso.
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Un ejemplo de una frmula de dos pasadas es aquella que calcula las ventas de cada agente como un porcentaje total de las ventas de la empresa. El primer paso suma las ventas de cada agente para llegar al total de las ventas de la empresa. El segundo paso divide las ventas por agente por la venta total de la empresa y as poder calcular el porcentaje de ventas totales.
Galera de Informes
La Galera de Informes es un cuadro de dilogo especial que aparece al hacer clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar o elegir el comando Nuevo del men Archivo. La Galera de Informes sirve como un puerta de acceso a todos los asistentes de creacin de informes de Crystal Reports y a la interfaz grfica para seleccionar el informe y tipo de datos para la creacin de informes personalizados.
grupo
Un grupo es un conjunto de registros que de alguna manera estn relacionados uno con otro. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo podra consistir de todos los pedidos del mismo cliente, o todos los pedidos generados por un agente de ventas especfico. Crystal Reports le ofrece una flexibilidad enorme para agrupar los datos en el informe.
incrustar, objeto incrustado

Un objeto incrustado contiene una presentacin del objeto, todos los datos relativos al objeto e informacin acerca del programa usado para crearlo. Cuando se modifica el objeto original en el documento del servidor, nada sucede con el objeto incrustado a menos que usted actualice especficamente ese objeto.
indicador
Un indicador es un carcter o grupo de caracteres utilizados para resaltar o identificar elementos de inters y llamar la atencin del usuario. Por ejemplo, en un informe de cuentas por cobrar, la palabra vencida podra ser impresa como un indicador al lado de cada cuenta vencida.
ndice
Un ndice es un archivo pequeo que identifica la ubicacin de cada registro en una base de datos. Ya que un pequeo archivo de ndice puede ser buscado u ordenado mucho ms rpido que una base de datos grande, Crystal Reports utiliza archivos de ndice para acelerar el proceso de elaboracin de informes. Por ejemplo, en una bsqueda, Crystal Reports busca en el ndice la ubicacin correcta del campo. Una vez hallado, el programa va directamente al campo de base de datos. Semejante bsqueda soluciona la necesidad de buscar cada campo de cada registro en una base de datos. Una base de datos puede tener varios ndices, cada uno basado en un campo (o campos) especfico(s).
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Glosario
lnea gua
Las lneas gua son lneas que no se imprimen y que son usadas para mover, alinear y cambiar de tamao, con precisin, objetos. Las lneas gua le permiten trabajar en un ambiente de modo libre (sin cuadrcula) y an tener control absoluto sobre la colocacin de objetos en su informe.
marco de objeto
Un marco de objeto es un cursor rectangular que aparece como una ayuda para ubicar campos y frmulas en el informe. Una vez que ha seleccionado un campo o creado una frmula, aparece el marco del objeto. Cuando mueve el marco a la posicin en donde quiere la frmula o campo y hace clic, el programa inserta el elemento en el punto especificado.
matriz
Una matriz es un grupo de valores, separados por comas. Las matrices se usan con una variedad de funcin de Crystal Reports: Average ([matriz]), Maximum ([matriz]), etc. En estas funciones, la matriz es el argumento de la funcin. La funcin trabaja sobre los elementos en la matriz. Los elementos en una matriz pueden ser constantes, campos de datos o resultados de frmulas.
men contextual
Men dinmico disponible en las fichas Diseo y Vista Previa. Puede tener acceso al men contextual seleccionando un objeto y haciendo clic con el botn derecho.
modo libre
Modo libre implica que la ubicacin de objetos no est limitada a cuadrculas (verticales u horizontales).
muestra
Una muestra, como se usa en estadstica, es un subconjunto de una poblacin utilizado para representar toda la poblacin. A menudo, los investigadores no tienen la opcin de analizar toda una poblacin antes de formular conclusiones basadas en sus pruebas. En tales casos, se usa una muestra para representar el todo. Por ejemplo, a menudo, las encuestas polticas preelectorales estn basadas en las preguntas a cuatrocientas o quinientas personas. De las respuestas de esta muestra, se puede hacer predicciones sobre cmo votar toda la nacin.
nulo
Nulo significa que no hay un valor dentro de un campo de base de datos para un registro dado. No significa cero porque cero es un valor.
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numrico
Datos numricos son datos en los que se pueden efectuar operaciones aritmticas. La designacin numrica se refiere a la manera en que los datos son manejados por Crystal Reports y programas de base de datos, no la manera como usted ve los datos. Por ejemplo, un nmero de serie 12345 se ve numrico, esto es, cada carcter es un nmero. Pero un nmero de serie no es la clase de datos sobre los cuales usted puede efectuar operaciones aritmticas as que probablemente almacenara un nmero de serie como texto en lugar de como datos numricos. Numrico es uno de varios tipos de datos. Los programas de base de datos requieren que designe un tipo de datos cuando crea un campo para utilizarlo en una base de datos. El tipo de datos que usted selecciona determina las reglas que sigue el programa cuando trabaja con los valores almacenados en ese campo.
nmero vaco
Un nmero vaco [designado como cero (0)] es un valor de campo impreso por lo general cuando un valor no cumple con una condicin especfica en una frmula If-Then-Else numrica. Use un nmero vaco para especificar que se imprima 0. Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5 Then {archivo.CAMPO} Else 0
Usted est especificando que el promedio de notas numrico sea impreso (Then) si el promedio de notas es 3.5 o mayor. Usted est usando el nmero vaco 0 para indicar que 0 sea impreso (Else) si el promedio de notas es menor que 3.5. Habitualmente, los usuarios darn formato al campo que contiene esta frmula de modo que se elimine si es 0. En estas circunstancias, no se imprime nada en el caso de un valor cero.
objeto
Un objeto es uno de varias clases de elementos de informe que generalmente contiene datos y tiene propiedades especficas que definen su comportamiento o presentacin. El programa utiliza las siguientes clases de objetos: Field Text Tablas cruzadas Grfico Subinforme imgenes OLE Cada uno de estos objetos pueden ser formateados individualmente, movidos, cambiados de tamao, duplicados, etc.
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Glosario
objeto de texto
Un objeto de texto es un objeto especializado que puede contener texto, campos de base de datos y campos de frmula. Contiene su propio mini procesador de palabras que puede ser utilizado en cualquier funcin, desde agregar una etiqueta hasta crear un documento completo.
objeto OLE esttico

Un objeto OLE esttico es la imagen de un objeto que queda almacenada en un documento cuando se guarda. La imagen puede ser mostrada o impresa por un usuario que no tenga el programa en la cual fue creado el objeto original. Sin embargo, el objeto no puede ser editado in situ, sin convertirlo primero a un tipo de objeto editable. Los objetos OLE estticos ofrecen un mejor rendimiento e impresin en lnea que otros bitmaps estndar.
objeto vinculado
Un objeto vinculado contiene una presentacin del objeto y un puntero dirigido a una parte definida del documento en el servidor. Cuando usted modifica el objeto original en el documento servidor, el vnculo asegura que el objeto en su informe es automticamente modificado tambin. Asimismo, si modifica el objeto en el documento contenedor el archivo original del objeto tambin es modificado.
ODBC
ODBC significa Open Database Connectivity (Conectividad Abierta de Base de Datos). Esta es una interfaz que permite a los programas recuperar datos en los sistemas de administracin de datos utilizando SQL para tener acceso a tales datos. La interfaz permite a un programador desarrollar, compilar, y enviar programas sin especificar sistemas especficos de administracin de base de datos. Tambin se la llama interoperabilidad.
OLE
OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculamiento e Incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear informes compuestos, esto es, informes que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados utilizando el programa original.
operador
Operadores son smbolos especiales que describen una operacin o una accin que ocurre entre dos o ms valores. Por ejemplo, el smbolo / es un operador que significa dividir. A / B significa divida A entre B. Crystal Reports lee los operadores en una frmula y realiza las acciones especificadas. Crystal Reports contiene operadores aritmticos, de cadena, de comparacin, Booleanos, de conversin, de fecha, y de rango entre otros.
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orden de precedencia
El orden de precedencia es un conjunto de reglas que determina el orden en el cual se efectan las operaciones aritmticas en una frmula que involucra mltiples operaciones aritmticas. La multiplicacin (*) y divisin (/) se hacen primero (operaciones de primer orden), seguidas por la suma (+) y resta (-) (operaciones de segundo orden). Cuando hay mltiples operaciones incluyendo el mismo orden, el orden de precedencia dicta que las operaciones sean realizadas de izquierda a derecha. Si necesita alterar el orden normal, puede utilizar un parntesis.
ordenar
Ordenar es un mtodo para organizar la ubicacin en el cual aparecen los datos en su informe. Crystal Reports tiene herramientas excepcionales para ordenar los datos de su informe.
ordenar y agrupar por campo

Ordenar y agrupar por campo es un campo que provoca la impresin de un subtotal (o un valor de campo de grupo) cada vez que su propio valor cambia. Por ejemplo, usted puede tener un informe de clientes que contiene los campos {cliente.ID DEL CLIENTE} y {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Si desea subtotalizar por cliente (totalizar los pedidos por cada cliente), haga clic en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} como el campo para subtotalizar y haga clic en el campo {cliente.ID DEL CLIENTE} como ordenar y agrupar por campo. Crystal Reports ordena los datos por cliente, de manera que todos los pedidos del mismo cliente estn agrupados juntos. Entonces, cada vez que cambia el valor en el campo {cliente.ID DEL CLIENTE} (cuando cambia de un cliente a otro diferente), Crystal Reports imprime un subtotal de los valores en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} (un total de pedidos para el cliente individual). Tambin puede ordenar y agrupar por campos para producir resmenes.
Partes del informe

A los objetos de informe que se muestran por s solos en un visor, sin el resto de la pgina del informe, se les denomina Partes del informe.Adems, las partes del informe son definiciones de hipervnculos que sealan de un objeto de informe de origen a un objeto de destino.
pasar a travs de SQL

La capacidad de hacer que el Servidor SQL procese el criterio de recuperacin de datos y as devolver el conjunto de resultados ms pequeo posible a Crystal Reports para su procesamiento final. Cuando el procesamiento puede ser pasado al servidor, la elaboracin de informes se hace ms eficiente y a la vez se minimiza el trfico de red.
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Glosario
pegar
Pegar significa recuperar y ubicar datos desde el Portapapeles, dentro de un informe o frmula. Los datos pueden haberse obtenido del mismo informe o frmula o desde uno diferente.
pie de grupo
La seccin Pie de informe es la ltima seccin de su informe en la ficha Diseo. Usted puede poner un resumen en esta seccin, para que slo aparezca en la ltima pgina de su informe.
pie de pgina (seccin)

Una seccin que se imprime en la parte inferior de cada pgina. Tpicamente, los pies de pgina se utilizan para nmeros de pgina, nombres de captulos y cualquier otra informacin de identificacin.
pie de pgina (texto)

Un pie de pgina es texto que aparece al final de una pgina del informe. El texto del pie de pgina a menudo incluye los nmeros de pgina y algunas veces otra informacin que describe o identifica el informe. Crystal Reports le da la opcin de imprimir el pie de pgina en todas las pginas o slo en pginas seleccionadas de su informe.
pie del informe

La seccin de pie de informe es la ltima seccin de un informe en la ficha Diseo. En esta seccin puede colocar un resumen que desee aparezca solamente en la ltima hoja de un informe.
plantilla
Una plantilla puede ser una copia de un informe que se utiliza como punto de partida para crear un informe nuevo, o puede ser un informe cuyo formato se aplica a un informe nuevo creado en el Asistente para la creacin de informes estndar. Cuando se utiliza un informe como plantilla, no se altera el informe original.
poblacin
Una poblacin es el conjunto total de valores que pudieran ser analizados estadsticamente, en contraste a una muestra que es un subconjunto de la poblacin. Una poblacin no necesariamente se refiere a un grupo de gente; se puede referir al nmero de automviles producidos en una lnea de montaje o al nmero de empresas constructoras licitando un proyecto.
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Por ejemplo, un agente de inmobiliaria podra vender 20 casas en un ao. La poblacin de casas vendidas por esa persona en ese ao es 20.
procesamiento del lado del servidor

El Procesamiento del lado del servidor es una caracterstica con la cual usted puede configurar informes que ejecutan la mayor parte de su procesamiento en el servidor. Estos informes solamente mandan los datos pertinentes a su computadora, ahorrndole as tiempo y memoria.
programa contenedor OLE

Un programa contenedor OLE es un programa que puede contener y procesar objetos OLE creados en cualquier programa (como Paint o Paintbrush, etc.). Crystal Reports es un programa contenedor.
programa servidor OLE

Un programa servidor OLE es un programa que crea y ubica objetos OLE en documentos creados por programas contenedor. Crystal Reports es un programa contenedor; por lo que Microsoft Word y Excel son ejemplos de programas servidor.
propiedad de ajustar
Ajustar es una propiedad "magntica" que atrae objetos cercanos. Crystal Reports usa dos recursos que tienen la propiedad de ajustar: Lneas gua y Cuadrcula. Siempre que un objeto es movido cerca de una lnea gua o una coordenada de cuadrcula, el programa lo ajusta a la posicin para ubicacin y alineacin precisas.
propiedades fijas
Propiedades que siempre sern realizadas en el objeto.
proteccin para divisin por cero

Las computadoras personales no permiten dividir un nmero por cero. Si lo intenta, obtendr un mensaje de error del sistema. Para protegerlo de un error del sistema, el programa rehusa imprimir un informe que contenga una frmula que divida un valor por cero.
punto de insercin
El punto de insercin es una lnea vertical que indica el punto en el que Crystal Reports insertar cualquier texto que se escriba. El punto de insercin se establece moviendo el cursor I a la posicin en la que se desea insertar el texto y haciendo clic en ese punto. Cuando escribe por primera vez en una seccin de la ficha Diseo, el programa fija el punto de insercin a la izquierda de la seccin del texto, sin importar donde haya hecho clic con el cursor I.
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Glosario
propiedades
Propiedades son cualidades que definen la apariencia o accin de un objeto o una seccin. Hay dos clases de propiedades: Activar/Desactivar Propiedad que slo se puede activar o desactivar. Atributo Propiedad para la que hay que proporcionar un valor.
propiedades condicionales
Realizadas en un objeto slo si la expresin de comparacin regresa Verdadera.
rango
Un rango es un conjunto de valores que caen dentro de un cierto lmite e incluyen un lmite superior e inferior definidos. Por ejemplo, el rango 10 a 20 incluye 10, 20, y todos los nmeros que caen entre medio. Tambin, el rango 1ro. de Enero de 1991 al 30 de Enero de 1991, incluye el 1ro. de Enero, el 30 de Enero, y todas las fechas que caen entre stos. En Crystal Reports, un rango puede estar formado de nmeros, cantidades en dlares, o fechas.
registro
En una base de datos, un registro es una unidad completa de informacin relacionada, una carpeta de archivo electrnico que contiene todos los datos sobre una entidad dada. Cada registro contiene uno o ms campos que contienen los datos especficos de inters. En una base de datos de clientes, por ejemplo, un registro almacenara todos los datos sobre un solo cliente. En una base de datos de inventario, un registro almacenara todos los datos sobre un solo artculo de inventario. Los datos de un registro individual son mostrados o impresos como una fila de datos en un informe de columnas.
regla
La regla proporciona una referencia visual para ubicar y cambiar de tamao campos, grficos, lneas, cuadros, y bitmaps. Los incrementos en la regla estn basados en su configuracin de medicin en la seccin Internacional del panel de control de Windows. La regla tambin permite cambiar los mrgenes de pgina mientras que al mismo tiempo, ve el resultado de los cambios introducidos al informe mismo. La regla es visible tanto en la ficha Diseo como en la Ficha Vista Previa cuando sus respectivas casillas de verificacin estn activadas en el cuadro de dilogo Opciones.
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regla integrada
Regla que aparece al editar un objeto de texto. Esta regla le permite definir fichas y ubicar objetos con precisin.
regresar
La palabra "regresar" o "retornar" se refiere al resultado de una funcin, una operacin, o una frmula. Por ejemplo: Cuando usa una funcin, sta realiza un clculo o manipulacin que resulta en un cambio de datos de algn tipo. Los datos que resultan son los que la funcin regresa. Por ejemplo, Average(1, 2, 3, 4, 5) devuelve la media de la matriz 1, 2, 3, 4, 5. Truncate(1.2345) devuelve la parte entera del nmero 1,2345. Cuando utiliza un operador, el resultado de la operacin usando ese operador es lo que regresa la operacin. For example, 5*6 es igual a 30. Se puede decir que la operacin 5*6 devuelve 30. Asimismo, la operacin 100<200 compara los dos valores y devuelve True; 200<100 compara los dos valores y devuelve False. Cuando se utiliza una frmula que contiene funciones u operadores, cada funcin u operacin dentro de la frmula regresa un resultado, pero la frmula total tambin regresa un resultado. Cuando se habla de una frmula, es el resultado de la frmula lo que interesa, no el resultado de las funciones u operaciones individuales. Por ejemplo, en la frmula siguiente:
If {archivo.CANTIDAD} < {archivo.MONTO DE REORDEN} Then Reordenar Else ""
Una operacin interna compara el valor del campo {archivo.CANTIDAD} con el valor del campo {archivo.MONTO DE REORDEN}. Si {archivo.CANTIDAD} es menor que {archivo.MONTO DE REORDEN}, esa operacin individual regresa el valor Verdadero, pero eso no es lo que la frmula en su totalidad regresa. La frmula regresa el indicador "Reordenar" cuando la operacin regresa internamente el valor Verdadero.
repositorio
El Crystal Repository es una ubicacin central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar en el repositorio. Por tanto, estos objetos estn accesibles a los usuarios y los programadores de informes para su utilizacin en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa.
530
Glosario
resumen
Un resumen es el valor generado como resultado de una evaluacin, una cuenta, o un clculo realizado sobre los datos de un solo grupo. En un promedio de grupo, Crystal Reports promedia los valores en un grupo de registros; en una cuenta de grupo, cuenta los valores en un grupo de registros, y as sucesivamente. Los valores de resumen son importantes herramientas para la creacin de informes excepcionales.
seccin
Una seccin es una parte del entorno de diseo del informe. El programa divide el entorno de diseo en varias secciones, cada una de las cuales tiene diferentes caractersticas de impresin. Usted pone objetos en las diversas secciones para construir su informe.
seccin Detalles
La seccin Detalles de un informe es la parte principal del informe. Usted estructura el informe en esta seccin insertando campos de datos, frmulas y otros elementos del informe.
seleccionar
Si se trata de un elemento del informe (campo de datos, frmula, etc.), seleccionar significa sealar el elemento y hacer clic para elegirlo como el objeto de la prxima seleccin de men. Con respecto a texto, seleccionar significa resaltar el texto arrastrando el cursor I sobre ste. Con respecto a registros, seleccionar significa identificar y elegir aquellos registros de inters mientras se descartan otros. Con respecto a grupos, seleccionar significa identificar y elegir aquellos grupos de inters mientras se descartan otros.
sintaxis
Sintaxis es un conjunto de reglas que especifican la manera adecuada para usar las funciones y operadores en las frmulas. Al crear frmulas, tiene la opcin de usar sintaxis Crystal o Basic.
sintaxis de frmula
La sintaxis de frmula es el conjunto de reglas gramaticales que necesita seguir cuando crea frmulas utilizando el lenguaje de frmulas.
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solicitud
Una solicitud es un conjunto de criterios que especifican el subconjunto de datos que desea usar en su informe. Por ejemplo, si desea que su informe slo contenga datos de California, se puede crear una solicitud de seleccin de registros que slo recupere registros de California para su informe. Usted crea solicitudes de seleccin de registros y grupos utilizando el Asistente de seleccin.
SQL
SQL es un acrnimo para Structured Query Language (Lenguaje Estructurado de Consultas); un sistema para administrar, organizar y recuperar datos almacenados en una base de datos de computadora. El Lenguaje Estructurado de Consultas es un lenguaje de computadora que permite interactuar con un tipo especfico de base de datos llamada base de datos relacional.
subcadena
Una subcadena es simplemente una parte de una cadena ms grande. "Columbia" es una subcadena de la cadena "British Columbia," "1040" es una subcadena del nmero de cliente "B-1040-0032456," y "B" es una subcadena de la cadena "Presidente Bill Clinton".
subinforme
Un subinforme es un informe incluido en otro. Tiene todas las caractersticas de un informe con una excepcin: no puede incluir un subinforme. Los subinformes pueden ser de categora libre o pueden estar vinculados a los datos en el informe principal. Crystal Reports le permite insertar tantos informes como desee.
subinforme a la orden
Los subinformes a la orden aparecen slo como hipervnculos en el informe principal. Los datos reales de la base de datos no se leen hasta que el usuario profundiza en el hipervnculo. Slo se recuperarn de la base de datos aquellos datos para el subinforme a la orden que se visualicen. Estos subinformes se denominan a veces informes en tiempo real.
subtotal
Un subtotal es un total parcial, un total de un grupo de datos limitado y especfico en un campo. Por ejemplo, dado los siguientes datos:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
un subtotal despus del 3 produce el valor 6 (1 + 2 + 3). Un segundo subtotal despus del 6 produce el valor 15 (4 + 5 + 6).
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Glosario
Un subtotal es la suma de todos los valores de un campo, de todos los registros en un grupo. En un informe de ventas, por ejemplo, si subtotaliza la cantidad ordenada por representante de ventas, Crystal Reports junta todos los registros que pertenecen a un determinado representante de ventas y totaliza las cantidades ordenadas de todos los registros.
subyacer
Es la capacidad de imprimir un objeto (un mapa de bits, un grfico, etc.) situado por debajo de varias secciones posteriores a la seccin en la que se coloc. Por ejemplo, puede poner un bitmap en una seccin, formatear la seccin para que aparezca en las siguientes secciones y entonces agrandar el bitmap para que aparezca como fondo en toda la pgina de su informe.
suprimir
Si se suprime algo deja de aparecer. En Crystal Reports se pueden suprimir secciones de informes (encabezados, detalles y pies), filas y columnas que no contengan valores, as como valores especficos.
tabla cruzada
Tablas cruzadas son informes que resumen datos y luego presentan los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que facilita el hacer comparaciones e identificar tendencias.
Taller de frmulas
El Taller de frmulas se utiliza para crear y editar numerosos tipos de frmulas en Crystal Reports. Consta de una barra de herramientas, un rbol que enumera los tipos de frmulas que se pueden crear o modificar, y un rea para definir la frmula propiamente dicha. El rea para definir la frmula cambia en funcin del tipo de frmula que se est creando.
tiempo de evaluacin
El tiempo de evaluacin se refiere al tiempo en el proceso de elaboracin de informes en que se evala una frmula. Tres funciones de tiempos de evaluacin son: BeforeReadingRecords WhileReadingRecords WhilePrintingRecords
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tipo de datos
Un tipo de datos es una clasificacin de los datos que aparecen en un campo o frmula. Cada parte de dato utilizado en un informe o frmula viene de uno de los siguientes tipos de datos: texto, moneda, nmero, fecha, fecha/hora, hora o Booleano (VERDADERO/FALSO). Es importante entender los tipos de datos porque cada funcin y operador trabaja slo con un nmero limitado de tipos de datos (a menudo uno solo). Para algunos operadores (+ y - por ejemplo), el programa utiliza un conjunto diferente de reglas de clculo para un tipo de datos de los que utiliza para otro.
total
Un total es una suma de valores. Los Subtotales y Totales generales son diferentes variantes de totales.
total acumulado
Los totales acumulados por lo general son totales mostrados de registro en registro. Totalizan todos los registros (del informe, del grupo, etc.) hasta e incluido el ltimo registro. Por ejemplo, si sus primeros tres registros tienen los valores de 2, 4, y 6, los totales acumulados para cada uno de los tres registros seran 2, 6 y 12, respectivamente.
total general
Un total general es el resumen de todos los valores en una columna para el informe completo.
truncar
Truncar significa cortar o eliminar todos los datos que vienen despus de un punto decimal. De ese modo, si se trunca el nmero 1,2345, se obtiene el valor 1. Si se trunca el valor 1,9999, tambin se obtiene el valor 1. Truncar no redondea los datos, simplemente quita datos no deseados.
uno a varios
Uno a varios se refiere a una situacin que ocurre en bases de datos vinculadas en las cuales un registro en una base de datos puede ser cotejada con muchos registros en otra base de datos. Un ejemplo de un vnculo Uno a varios ocurrira al vincular una tabla de clientes a una tabla de pedidos. En tal caso, para cada cliente en la base de datos principal, habra tpicamente muchos pedidos en la segunda base de datos (de bsqueda).
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Glosario
valor
Un valor es un dato que se encuentra en un campo. En un campo llamado {cliente.NOMBRE DE CONTACTO}, por ejemplo, Juan o Mara podran ser el valor. En un campo llamado {pedidos.MONTO DEL PEDIDO }, 1234.55 o $200 podran ser el valor.
Valor de Campo
Consulte valor.
valor predeterminado
Un valor predeterminado es una respuesta precargada a una peticin de datos del software. Es la respuesta que la computadora acepta automticamente si no ingresa datos diferentes.
variancia
Variancia es el cuadrado de la desviacin estndar. Es una medida de la cantidad por la cual todos los valores dentro de un grupo varan del valor del trmino medio (promedio) dentro de un grupo. Es una prueba estadstica que puede ser utilizada para evaluar la variabilidad dentro de un grupo de valores (por ejemplo, la cantidad presupuestada por cada uno de los postores en un proyecto de construccin). La variancia (en oposicin a Variancia de poblacin) se usa para proyectar la variancia de toda una poblacin (todos los valores) basndose en pequeas muestras de esa poblacin. Por ejemplo, con un nmero limitado de pujas de un proyecto de construccin, se podra proyectar la varianza para todas las pujas a partir de la muestra que ya se tiene. O bien, a partir de las cifras de ventas de los tres primeros meses del ao, se podra proyectar la varianza para los pedidos de todo el ao (incluidos los de los 9 meses que quedan por venir). Nota: Estas comparaciones son simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren clculos basados en valores N (PopulationVariance) mientras que otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa. Para una mejor explicacin sobre como usar la variancia, consulte cualquier texto adecuado de estadstica.
variancia de poblacin
La variancia de poblacin es el cuadrado de la desviacin estndar de la poblacin. Es una medida de la cantidad en que los valores en toda una poblacin varan del valor promedio para esa poblacin. La variancia de poblacin se usa tpicamente cuando todos los valores estn siendo evaluados en lugar de una muestra de esos valores solamente (Variancia).
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Nota: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N (PopulationVariance) mientras otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa.
verificar
En trminos de Crystal Reports verificar no significa reparar y compactar la base de datos (archivo MDB) como en Access. Significa permitir que el informe entienda los cambios hechos a la estructura de la base de datos (campos y tablas, NO registros).
vnculo
Un vnculo es un campo en comn para dos o ms bases de datos y que sirve como punto de conexin entre esas bases de datos. Crystal Reports usa el vnculo para hacer coincidir los registros de una base de datos con los de otra(s). Por ejemplo, si cada una de las bases de datos contiene un campo de nmero de cliente (aunque los campos pudieran tener nombres diferentes), Crystal Reports puede utilizar esos campos para conectar electrnicamente todos los registros en una base de datos con los correspondientes registros en la(s) otra(s). Cuando se crea un solo informe basado en varias bases de datos, el vnculo garantiza que todos los datos de cada fila de ese informe hacen referencia al mismo cliente (transaccin, factura, etc.). Nota: El trmino "vnculo" en Crystal Reports es equivalente al trmino "relacin" en Microsoft Access.
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Indice
A
accesibilidad .......................................................... 484 consideraciones de diseo ............................... 487 pautas .............................................................. 485 recursos ........................................................... 508 ventajas............................................................ 484 y Crystal Enterprise........................................... 505 y Crystal Reports .............................................. 484 accesos directos de teclado ...................................... 10 acoplar exploradores ................................................ 72 Active Server Page, definicin del glosario ............. 509 actualizacin de componentes ................................. 26 actualizar datos campos de parmetro....................................... 402 datos del informe ............................................. 407 acumulados, totales ................................................ 177 agregar clculos a cuadrcula OLAP ............................. 336 filtros a cuadrcula OLAP ................................. 335 agrupar ................................................................... 151 con enunciados SQL ........................................ 132 datos en intervalos ........................................... 158 direccin de ordenamiento original ................. 151 en servidor ....................................................... 131 informes............................................................. 46 orden especificado........................................... 151 por jerarqua .................................................... 161 por la primera letra del nombre........................ 160 rendimiento ..................................................... 131 ajustar tamao campos .............................................................. 36 objetos ............................................................. 196 secciones para agregar espacio en blanco ................... 244 para eliminar espacio en blanco.................. 244 ajuste de lnea, definicin del glosario.................... 509 ajuste de objetos a lneas gua ................................ 222 alertas de informe ................................................... 364 creacin........................................................... 364 edicin............................................................. 366 eliminar ........................................................... 366 hacer referencia en las frmulas....................... 368 visualizacin.................................................... 367 alias........................................................................ 435 definicin del glosario...................................... 509 alineacin, modificacin en celdas......................... 318 alto, modificacin en celdas ................................... 318 ancho de campo, definicin del glosario................ 509 ancho, modificacin en tabla cruzada.................... 318 anidar, definicin del glosario ................................ 509 aplicaciones de SABDR.......................................... 434 aplicaciones, instalacin .......................................... 20 archivo de interfaz de conversin, definicin del glosario ....................................... 510 archivos definicin del glosario ..................................... 510 ubicacin......................................................... 436 archivos de datos, vinculacin ............................... 443 archivos, base de datos ubicacin......................................................... 436 rea Detalles, definicin del glosario...................... 511 reas definicin del glosario ..................................... 511 identificacin..................................................... 76 reas geogrficas en mapas de grfico circular ....... 277 argumento, definicin del glosario ......................... 511 arquitectura cliente/servidor ................................................ 462 modelo relacional............................................ 434 arrastrar, definicin del glosario ............................. 510 asimetra creacin........................................................... 332 restauracin de asimetra ................................. 332 asistencia tcnica ....................................................... 9 Asistente de creacin de informes OLAP .................. 29 Asistente de Crystal Report ............................. 370, 371 crear un informe de Access.............................. 374 crear un informe en Excel ................................ 371 Asistente de frmulas ............................................. 389 Asistente de grficos............................................... 256 modificar grficos con ..................................... 268 Asistente de mapas................................................. 275 definicin del glosario ..................................... 511 editar mapas con ............................................. 285 Asistente de N Superiores/Ordenamiento ............... 165 Asistente de resaltado............................................. 249 definicin del glosario ..................................... 511 establecer prioridades ...................................... 252 formato condicional......................................... 250 Asistente de seleccin .................................... 137, 155 para seleccin de grupos ................................. 155 y Editor de Frmulas ........................................ 139 Asistente de vnculo visual ..................................... 448 Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo ......................................... 29
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Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas ..............................................................29 Asistente para la creacin de informes estndar ........29 asistentes ..................................................................28 correo.................................................................29 crecin de informes............................................28 definicin del glosario ......................................510 estndar..............................................................29 grfico ......................................................257, 268 mapa ................................................................275 N superior/ordenar grupo .................................165 OLAP .................................................................29 resaltado...........................................................249 seleccin ..........................................................137 tablas cruzadas...................................................29 atributo condicional, propiedades...........................246 atributo, definicin del glosario ..............................511 ayuda, asistencia tcnica ............................................9
B
barra de herramientas, definicin del glosario.........512 barras de desplazamiento, desplazarse, definicin del glosario........................................512 base de datos activa, definicin del glosario ...........512 bases de datos.........................................................434 alias..................................................................435 cambio de nombre y de ubicacin ...................435 controladores compatibles con el proceso........122 definicin del glosario ......................................512 muestra ..............................................................28 relacionales ......................................................434 rendimiento......................................................121 seleccionar .........................................................31 bases de datos relacionales .....................................434 ndice ...............................................................438 Basic (sintaxis), crear frmula..................................389 BeforeReadingRecords ............................................480 Biblioteca de Vnculo Dinmico (DLL), definicin del glosario........................................512 bitmap, definicin del glosario................................513 Booleano, definicin del glosario............................513 bordes agregar .............................................................235 cambio para grficos ................................................271 para mapas ..................................................290 botones, convenciones .............................................10
C
cadena nula, definicin del glosario .......................513 cadena vaca, definicin del glosario ......................513 cadena, definicin del glosario ...............................513 cadenas de caracteres, para seleccionar registros ....140 calcular, subtotales de datos agrupados ..................168
cambiar, fuentes condicionales............................... 248 campo BLOB, definicin del glosario ..................... 514 campo de datos calculados, definicin del glosario 514 campo de datos, definicin del glosario.................. 515 campo de ordenamiento......................................... 148 campo de ordenamiento, definicin del glosario .... 514 campos acceso a datos BLOB ......................................... 89 ajustar tamao ................................................... 36 alias ................................................................. 435 aspecto .............................................................. 35 bloquear tamao y posicin ............................. 236 cambiar formatos predeterminados .................. 236 crear de slo lectura......................................... 235 definicin del glosario...................................... 513 eliminar ............................................................. 44 formato individual en tabla cruzada ......................... 319 varios a la vez ............................................. 319 insertar ............................................................... 33 adicionales.................................................... 36 campos especiales......................................... 87 fechas de impresin ...................................... 87 nmero total de pginas ................................ 87 nmeros de grupo ......................................... 87 nmeros de pgina........................................ 87 nmeros de registro....................................... 87 ordenar ............................................................ 148 reordenar cuadrcula OLAP.............................. 333 seleccionar......................................................... 36 valores truncados ............................................. 225 vinculacin hacia o desde campos calculados . 427 campos BLOB........................................................... 89 campos calculados, vinculacin hacia o desde....... 427 campos de base de datos colocar en el informe ......................................... 84 combinacin en un objeto de texto .................... 37 insertar ............................................................... 33 reasignar campos alterados .............................. 473 campos de detalles creacin de grficos ......................................... 261 creacin de mapas sobre.................................. 278 campos de enunciado SQL colocacin en informes ...................................... 85 creacin ............................................................. 85 cundo usarlos ................................................. 130 para Lgica Case .............................................. 133 para rendimiento.............................................. 130 Campos de fecha formato ............................................................ 237 personalizacin................................................ 238 Campos de Fecha/Hora formato ............................................................ 237 personalizacin................................................ 238
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campos de frmula creacin de grficos......................................... 261 insertar .............................................................. 85 vinculacin hacia o desde ............................... 427 campos de hipervnculo, insertar.............................. 90 Campos de hora formato ............................................................ 237 personalizacin ............................................... 238 campos de moneda, formato con el Asistente de resaltado ............... 249 campos de parmetro............................................. 402 creacin .......................................................... 403 ttulo de informe con .................................. 411 definicin del glosario ..................................... 514 eliminar ........................................................... 406 filtrado de datos ............................................... 128 formato condicional con.......................... 410, 496 insertar .............................................................. 86 para establecer el criterio de ordenamiento ..... 413 para rendimiento ............................................. 128 responder a solicitudes .................................... 407 utilizar en seleccin de registros ............................. 128 para vincular subinformes........................... 419 vinculacin con subinformes ........................... 419 y accesibilidad................................................. 495 campos de resumen creacin de grficos......................................... 263 definicin del glosario ..................................... 514 campos de subtotal, creacin de grficos ............... 263 campos especiales, insertar ...................................... 87 campos incrustados, eliminar lneas en blanco....... 218 campos indexados, definicin del glosario ............. 515 caracterstica de subyacer uso con grficos............................................... 272 uso con mapas................................................. 290 caractersticas de zoom .......................................... 270 carpeta de Exchange, exportar a............................. 343 carpetas de Enterprise............................................. 346 abrir informes con ........................................... 347 guardar o publicar informes en ........................ 348 Carpetas Web, trabajo con ..................................... 346 cartas modelo creacin .......................................................... 198 definicin del glosario ..................................... 515 imprimir mensajes condicionales..................... 203 insercin de una fecha..................................... 199 insertar direccin ............................................. 199 saludo.............................................................. 200 usar objetos de texto ........................................ 195 celdas modificacin del ancho/alto ............................ 318 modificar la alineacin .................................... 318 clusula DISTINCT................................................. 465 clusula FROM ...................................................... 466 clusula GROUP BY .............................................. 467
clusula ORDER BY................................................467 clusula SELECT......................................................465 clusula WHERE .....................................................466 clusulas DISTINCT.........................................................465 FROM ..............................................................466 GROUP BY ......................................................467 ORDER BY .......................................................467 SELECT .............................................................465 WHERE ............................................................466 cliente/servidor (arquitectura)..................................462 procesamiento del lado del servidor .................468 servidor ............................................................468 coincidir maysculas y minsculas, definicin del glosario........................................515 colocacin en modo libre activada............................................................227 desactivada ......................................................228 uso de lneas gua.............................................229 colocacin vertical .................................................229 colocar objetos de texto con varias lneas ...............218 color agregar .............................................................235 contraste...........................................................492 y accesibilidad .................................................492 colores de fondo, formato (filas/columnas)..............318 columna, definicin del glosario.............................515 comando Imagen y OLE..........................................298 comando, definicin del glosario............................515 comandos agregar al repositorio........................................105 agregar desde el repositorio..............................107 Imagen .............................................................298 men dinmico OLE.........................................298 OLE ..................................................................298 comandos de men, OLE dinmico ........................298 comandos, convenciones..........................................10 combinaciones de teclas...........................................10 combinar, ordenar y agrupar...................................151 comodn, definicin del glosario.............................516 compatibilidad con Unicode ..................................477 complemento Access ......................................370, 374 complementos ................................................370, 371 Access ..............................................................374 Excel ................................................................370 condicin, definicin del glosario...........................516 condicional, propiedades de atributo......................246 consecuencia, definicin del glosario .....................516 constante, definicin del glosario............................516 constantes (frmulas) ..............................................480 consultas SQL, edicin ...........................................465 Contexto de seccin de informe, casos del usuario .358 contraer miembros de dimensin............................332 contraste, color .......................................................492 control ActiveX, definicin del glosario ..................516
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controladores de bases de datos compatibles con el proceso ...................................................122 controladores de impresora actualizacin....................................................233 incoherencias ...................................................234 convenciones de contabilidad, uso .........................240 Copiar formato, uso ................................................253 criterio de ordenamiento, definicin del glosario ....516 criterio de seleccin..................................................43 criterios de ordenamiento ascendente ...............................................149, 151 descendente .............................................149, 151 especificado .....................................................151 original.............................................................151 usando campos de parmetro...........................413 Crystal (sintaxis), crear frmula ...............................389 Crystal Enterprise ....................................................113 clster ..............................................................114 control de versiones .........................................114 equilibrado de carga.........................................114 escala ...............................................................114 evaluar funciones de fecha ...............................114 gestin..............................................................114 LDAP................................................................114 programacin ...................................................113 seguridad..................................................113, 114 Crystal Reports y accesibilidad................................484 cuadrcula definicin del glosario ......................................517 girar..................................................................333 OLAP ...............................................................332 cuadrcula OLAP adicin de totales .............................................332 agregar clculos ...............................................336 filtrar ................................................................335 formato.............................................................329 girar..................................................................333 ordenar.............................................................334 reordenar campos.............................................333 cuadros formato.............................................................240 insertar .............................................................239 cubo OLAP creacin de grficos .........................................266 creacin de mapas ...........................................283 cuenta igual, en mapa de rangos.............................275
D
datos actualizar informe ............................................407 agrupar.......................................................46, 151 en intervalos ................................................158 por jerarqua................................................161 por la primera letra del nombre ...................160 campos BLOB ....................................................89
campos de ordenamiento ................................. 148 colocar en el informe ......................................... 84 creacin de grupos personalizados .................. 153 dinmicos ........................................................ 116 direccin de ordenamiento original ................. 151 formato para accesibilidad ............................... 499 formato para informes ........................................ 91 guardados ........................................................ 117 minimizacin de transferencias ........................ 111 orden ascendente ..................................... 149, 151 orden descendente ................................... 149, 151 orden especificado ........................................... 151 ordenamiento de registros en grupos ................ 154 resumen de agrupados ..................................... 164 seleccin de registros para informes ................... 91 subtotales agrupados ........................................ 168 tablas cruzadas ................................................ 304 vnculacin ........................................................ 83 datos activos........................................................... 116 datos de muestra....................................................... 28 datos guardados...................................................... 117 datos OLAP filtrar ................................................................ 335 ordenar ............................................................ 334 datos resumidos, profundizar en ............................... 93 DBMS, SQL ............................................................ 463 depurar, definicin del glosario .............................. 517 deshacer/rehacer actividades .................................. 253 desviacin estndar de la poblacin, definicin del glosario ....................................... 517 desviacin estndar, definicin del glosario............ 517 desviacin estndar, mapa de rangos...................... 276 diagrama de Gantt .................................................. 260 diagramas, insertar.............................................. 49, 88 diccionarios, definicin del glosario ....................... 518 dimensiones, mostrar y ocultar miembros............... 332 direccin de ordenamiento, definicin del glosario 518 discapacidades. Vea accesibilidad Diseo (ficha) ajustar el tamao de secciones ........................... 77 comparacin con la ficha Vista previa ............... 79 dividir secciones ................................................ 77 guas horizontales .............................................. 77 guas verticales................................................... 77 secciones ........................................................... 33 diseo de informes ..................................... 56, 58, 235 agregar encabezados de campo................................. 41 resumen de informacin.......................... 39, 96 ttulo ............................................................. 40 ttulos a subinformes ................................... 429 una pgina de ttulo ...................................... 95 ajustar tamao campos ......................................................... 36 de secciones para agregar espacio en blanco ..................................... 244
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de secciones para eliminar espacio en blanco..................................... 244 cambio borde de un grfico..................................... 271 bordes de un mapa ..................................... 290 ttulos de mapas.......................................... 285 caractersticas de impresin ............................... 60 colocar columnas mltiples.......................................... 213 combinacin de secciones relacionadas .......... 190 cmo se representan los objetos OLE............... 297 con la ficha Diseo............................................ 74 creacin de grficos en resmenes de tabla cruzada ................... 265 en un campo de detalles ............................. 261 en un campo de frmula............................. 261 en un campo de resumen............................ 263 en un campo de subtotal............................. 263 en un cubo OLAP ....................................... 266 creacin de prototipos ....................................... 62 decisiones sobre el contenido ............................ 56 dividir y ajustar el tamao de secciones........... 191 eliminar campos ......................................................... 44 secciones .................................................... 189 equilibrar espaciado entre campos .................... 45 espaciado entre objetos basados en texto ........ 219 formato datos............................................................. 91 objetos.......................................................... 40 formato absoluto.............................................. 235 formato condicional ........................................ 245 insertar campos adicionales ...................................... 36 campos de base de datos .............................. 33 campos de hipervnculo................................ 90 campos especiales ........................................ 87 imgenes ...................................................... 88 objetos de texto ............................................ 88 objetos OLE ................................................ 296 secciones .................................................... 188 manipulacin de datos ...................................... 59 modificar el texto de leyenda de un grfico ..... 272 mover secciones .............................................. 189 ocultar objetos de informes.............................. 214 ocultar secciones de informes .......................... 213 organizacin de datos........................................ 92 propiedades condicionales de activar o desactivar ................................... 246 seleccin de registros......................................... 91 seleccionar varios objetos ................................ 226 suprimir secciones para eliminar espacio en blanco .......................................... 245 ubicacin campos de base de datos en ......................... 84 campos de expresiones SQL ......................... 85
campos de frmulas.......................................85 campos de parmetro ....................................86 campos de total acumulado...........................86 campos especiales .........................................87 datos .............................................................84 grficos........................................................260 mapas..........................................................278 objetos de texto .............................................87 utilizar ficha Diseo, reas ........................................75 ficha Vista previa antes de imprimir...............77 mltiples secciones en.................................193 objetos de cuadrcula OLAP ........................322 vincular dos o ms tablas de base de datos.........83 y accesibilidad .................................................487 diseo de informes, estrategias clave ......................113 documento contenedor, definicin del glosario ......518 documento servidor, definicin del glosario ...........518
E
edicin directa, definicin del glosario ...................518 Editor de frmulas...................................................387 definicin del glosario ......................................533 elaboracin de informes dos pasadas ......................................................480 pasada mltiple ................................................480 elemento, definicin del glosario ............................518 eliminar lneas en blanco ...............................................194 secciones..........................................................189 Encabezado de grupo (seccin).................................75 encabezado de grupo, definicin del glosario.........518 Encabezado de informe, seccin...............................75 encabezado de informe Encabezado de informe (definicin del glosario).....519 encabezado de pgina ..............................................94 definicin del glosario ......................................519 Encabezado de pgina (seccin) ...............................75 encabezado dinmico, definicin del glosario ........519 encabezados creacin de grupo estndar ..............................172 definicin del glosario ......................................518 eliminar............................................................175 encabezados de grupos activos ........................172 grupo personalizado, creacin .........................174 profundizacin .................................................175 encabezados de campo, insertar ...............................41 encabezados de grupo activos, basados en una frmula.......................174 creacin ...........................................................171 dinmicos...........................................................47 eliminar............................................................175 encabezados estndar de grupo........................172 personalizados, creacin ..................................174 profundizacin .................................................175
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encabezados de grupos activos .................................47 basados en una frmula....................................174 creacin ...........................................................172 encabezados estndar de grupo, creacin...............172 entorno de diseo de informe caractersticas de la seccin .............................210 colocar objetos de texto con varias lneas.........218 establecer la orientacin de la pgina y el tamao del papel .....................................233 formas preimpresas...........................................212 fuentes TrueType ..............................................231 importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................................219 impresora predeterminada................................232 mrgenes de pgina..........................................231 soluciones de diseo ........................................209 Enunciados SQL (ficha) .............................................85 enviar informes por fax ...........................................338 espaciado entre campos, equilibrar...........................45 espaciado entre caracteres ......................................229 espaciado entre lneas.............................................229 espaciado entre objetos basados en texto................219 sangra de lneas...............................................225 seleccin de la cuadrcula ................................220 uso de la cuadrcula .........................................220 espacio en blanco ...................................................243 agregar a secciones mediante ajuste .................244 borrar suprimiendo una seccin .......................245 eliminar mediante ajuste ..................................244 esquemas grfico ..............................................................256 mapa ................................................................274 esquemas de grficos ..............................................256 Avanzado .................................................257, 261 Grupo.......................................................257, 263 OLAP .......................................................257, 266 Tabla cruzada...........................................257, 265 esquemas de mapa Avanzado .........................................................274 Grupo...............................................................274 OLAP ...............................................................274 Tabla cruzada...................................................274 etiquetas inteligentes...............................................361 Excel, complementos ..............................................371 Excel, exportar a .....................................................341 expandir miembros de dimensin ...........................332 exploracin.............................................................350 configuracin ...................................................350 formatos de contexto de datos ..........................360 Otro objeto de informe.....................................355 Profundizar en parte del informe ......................352 exploracin de Partes del informe ...........................352 exploradores, acoplar ...............................................72
exportar a Excel ............................................................. 341 a fax ................................................................. 338 a Lotus Domino ............................................... 344 a Microsoft Mail ............................................... 345 a un archivo de disco ....................................... 342 a una aplicacin .............................................. 341 a una carpeta de Exchange............................... 343 destinos............................................................ 341 informes ........................................................... 339 tipos de formato de exportacin ....................... 339 exportar, definicin del glosario ............................. 519 expresin booleana, definicin del glosario............ 519
F
fecha vaca, definicin del glosario......................... 520 fechas, para seleccionar registros............................ 141 ficha Diseo ............................................................. 74 reas .................................................................. 75 fichas diferencias entre las fichas Vista previa y Diseo 79 Diseo ............................................................... 74 Enunciados SQL ................................................. 85 filas agregar/quitar espacio en blanco entre ............. 243 definicin del glosario...................................... 520 filtros, agregar a cuadrcula OLAP .......................... 335 formas preimpresas................................................. 212 formas, adicin....................................................... 240 formato................................................................... 206 absoluto ........................................................... 235 agregar formas ......................................................... 240 lneas .......................................................... 238 lneas en blanco de forma condicional........ 194 alineacin de celdas ........................................ 318 ancho/alto de celdas ........................................ 318 bordes, color y sombreado ............................... 235 color de fondo de filas y columnas de una tabla cruzada ...................................... 318 condicional con campos de parmetro ............ 410 condicionalmente con el Asistente de resaltado249 convenciones contables ................................... 240 cuadrcula OLAP.............................................. 329 datos para informes ............................................ 91 de varios campos de tabla cruzada a la vez...... 319 eliminacin de lneas en blanco....................... 194 en campos de tabla cruzada, individualmente . 319 establecer prioridades de resaltado .................. 252 formato condicional ......................................... 245 mediante la herramienta Copiar formato .......... 253 modificacin de lneas ..................................... 238 objetos ............................................................... 40 pginas horizontales ........................................ 242 propiedades ..................................................... 234
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tablas cruzadas ........................................ 304, 317 formato absoluto .................................................... 235 definicin del glosario ..................................... 520 formato condicional ............................................... 245 absoluto........................................................... 235 con campos de parmetro ............................... 410 mediante el Asistente de resaltado ................... 249 para accesibilidad............................................ 496 formato, y accesibilidad ......................................... 491 formatos, cambiar valores predeterminados de campo...... 236 frmulas ................................................................. 378 agregar ............................................................ 389 Asistente de frmulas ....................................... 389 booleanos........................................................ 246 buscar y reemplazar texto ................................ 391 campos de parmetro ...................................... 402 componentes ................................................... 382 especificar .................................................. 388 con campos de parmetro ............................... 402 constante ......................................................... 480 copiar de un informe a otro ................................... 392 desde la ayuda en lnea .............................. 392 creacin .......................................................... 389 campos de parmetro ................................. 403 en el Asistente de Frmulas......................... 389 total acumulado.......................................... 184 cundo evitarlas .............................................. 132 definicin del glosario ..................................... 520 depuracin de errores en tiempo de evaluacin................................ 395 depurar ............................................................ 394 edicin ............................................................ 391 copias de frmulas...................................... 393 Editor de frmulas............................................ 387 eliminar ........................................................... 394 insercin en informes ...................................... 389 novedades ....................................................... 378 plantillas de seleccin de registros ................... 140 procesamiento de la seleccin ......................... 124 seleccin de registros....................................... 136 seleccin mejorada de registros ....................... 124 sintaxis ............................................................ 383 elegir .......................................................... 387 solucin de problemas..................................... 143 taller de frmulas ............................................. 386 tipos ................................................................ 384 frmulas de alerta ....................................... 385 frmulas de bsqueda................................. 385 frmulas de condicin de total acumulado . 385 frmulas de formato condicional ................ 385 frmulas de informe.................................... 384 frmulas de seleccin ................................. 385 usos tpicos...................................................... 381 y resmenes..................................................... 133
y totales acumulados ........................................133 frmulas de formato condicional, definicin del glosario........................................521 frmulas de seleccin campos de parmetro .......................................402 condiciones de lmite de rango.........................445 definicin del glosario ......................................521 plantillas para...................................................140 rendimiento......................................................124 solucin de problemas .....................................143 frmulas de seleccin de grupos creacin ...........................................................156 solucin de problemas .....................................157 frmulas de seleccin de registros avanzadas ........................................................126 creacin ...........................................................156 espacios sobrantes............................................146 estrategias para su escritura ..............................126 maysculas y minsculas, falta de coherencia..145 optimizacin ....................................................145 para rendimiento ..............................................124 plantillas para...................................................140 solucin de problemas .....................................143 trabajo con campos de parmetro ....................402 uso de instrucciones If ......................................146 Forzar a ..................................................................454 Forzar ambos ..........................................................454 Forzar desde ...........................................................454 fuentes condicionales ...................................................248 definir tamaos fraccionarios............................230 fuentes TrueType ....................................................231 funcin/frmula de dos pasadas, definicin del glosario........................................521 funciones, definicin del glosario ...........................521 funciones de agrupamiento, definicin del glosario 521 funciones personalizadas agregar, al repositorio.......................................105 utilizar en el Asistente de frmulas ...................389
G
Galera de Informes, definicin del glosario ............522 girar cuadrculas OLAP ...........................................333 grfico circular........................................................258 grfico de anillo......................................................258 grfico de reas.......................................................258 grfico de ascensin 3D..........................................258 grfico de barras .....................................................257 zoom................................................................270 grfico de burbujas .................................................259 grfico de cotizaciones ...........................................259 grfico de dispersin XY .........................................259 grfico de eje numrico ..........................................260 grfico de embudo..................................................260 grfico de indicador................................................260
543
grfico de lneas......................................................258 zoom................................................................270 grfico de radar.......................................................259 grficos ...................................................................256 cambio del borde .............................................271 caractersticas de zoom ....................................270 creacin ...........................................................261 en campos de detalles .................................261 en campos de frmula .................................261 en campos de resumen ................................263 en campos de subtotal .................................263 en resmenes de tabla cruzada....................265 en un cubo OLAP ........................................266 dispersin XY ...................................................259 especificacin condiciones .................................................261 valor ............................................................262 formato condicional .........................................271 modificacin con comandos de Opciones de grfico........268 con el Asistente de grficos..........................268 texto de leyenda ..........................................272 organizacin automtica ..................................270 profundizacin .................................................261 con leyendas ...............................................261 tipos .................................................................257 anillo ...........................................................258 reas............................................................258 ascensin 3D...............................................258 barras ..........................................................257 barras, zoom................................................270 burbujas ......................................................259 circular ........................................................258 cotizaciones ................................................259 eje numrico ...............................................260 embudo .......................................................260 Gantt ...........................................................260 indicador .....................................................260 lneas...........................................................258 lneas, zoom ................................................270 radar............................................................259 superficie 3D ...............................................259 ubicacin .........................................................260 uso de la caracterstica de subyacer..................272 grupos clculo de un porcentaje ..................................170 creacin personalizada ..............................................153 totales acumulados ......................................180 totales acumulados condicionales ...............181 totales acumulados usando una frmula ......184 definicin del glosario ......................................522 edicin .............................................................163 ordenar registros en ..................................................154 segn valores de resumen............................165
seleccionar con el Asistente de seleccin ......... 155 subtotales ......................................................... 168 Guardar archivo como, cuadro de dilogo ............... 42 Guardar como, cuadro de dilogo ............................ 42 guardar informes....................................................... 42 Guardar, cuadro de dilogo...................................... 42
I
If-Then-Else con Lgica Case .................................. 133 imgenes agregar al repositorio ....................................... 104 insertar ......................................................... 49, 88 desde el repositorio ..................................... 106 importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................................... 219 impresin actualizacin de controladores de impresoras .. 233 caractersticas del rea del informe .................... 60 consideraciones sobre controladores de impresora .................................................. 234 orientacin horizontal ...................................... 233 orientacin vertical .......................................... 233 tablas cruzadas que abarcan mltiples pginas 317 impresora predeterminada ...................................... 232 incongruencias de datos, solucin en mapas .......... 287 incrustados, en relacin con vinculados ................. 300 incrustar, objeto incrustado, definicin del glosario 522 indicador de edad de los datos ................................. 78 indicador, definicin del glosario ........................... 522 ndice, definicin del glosario................................. 522 ndices de datos guardados..................................... 474 consideraciones ............................................... 476 seleccionar campos para indexar ..................... 476 ndices de tablas, para rendimiento ........................ 121 ndices, para rendimiento ....................................... 121 informes actualizar datos ................................................ 407 actualizar objetos de repositorio en.................. 108 agregar resumen de informacin................................ 96 una pgina de ttulo ...................................... 95 agrupar datos ........................................................... 151 registros......................................................... 92 aumento o reduccin de la vista ........................ 93 bsqueda de datos ............................................. 58 cambio bordes de un mapa...................................... 290 nombres de bases de datos.......................... 435 ttulos de mapas .......................................... 285 ubicaciones de bases de datos..................... 435 campos de frmulas en ...................................... 85 campos de parmetro en .................................... 86 campos de total acumulado en .......................... 86 caractersticas del rea de impresin .................. 60
544
combinacin de secciones relacionadas .......... 190 combinar dos informes no relacionados .......... 426 cmo se representan los objetos OLE............... 297 complemento Access ............................... 370, 374 complemento Excel ................................. 370, 371 consideraciones de diseo para rendimiento ... 115 consideraciones de rendimiento ...................... 446 creacin ............................................................ 28 informe OLAP............................................. 323 nuevo ........................................................... 31 nuevos, con Inicio rpido ............................. 50 crear de slo lectura ........................................ 235 decisiones sobre el contenido ............................ 56 diseo bsico..................................................... 56 dividir y ajustar el tamao de secciones........... 191 eliminar secciones ........................................... 189 encabezados y pies de pgina ........................... 94 enviar por fax .................................................. 338 exportar ........................................................... 339 a Lotus Domino .......................................... 344 a Microsoft Mail.......................................... 345 a un archivo de disco.................................. 342 a una aplicacin ......................................... 341 a una carpeta de Exchange ......................... 343 formato con una plantilla......................................... 206 datos............................................................. 91 formato absoluto.............................................. 235 formato condicional ........................................ 245 formular el propsito ......................................... 56 guardar .............................................................. 42 insertar campos de base de datos .............................. 33 campos de hipervnculo................................ 90 campos especiales ........................................ 87 objetos de texto ............................................ 88 objetos OLE ................................................ 296 secciones .................................................... 188 ttulo ............................................................. 40 manipulacin de datos ...................................... 59 mover secciones .............................................. 189 optimizar el rendimiento ................................. 111 ordenar datos con campos de ordenamiento............ 148 registros ........................................................ 92 organizacin...................................................... 57 organizacin de datos........................................ 92 representacin de desbordamiento de campo .. 225 resumen para facilitar su uso ........................... 118 resmenes ......................................................... 92 seleccionar base de datos ................................................ 31 fuente de datos ............................................. 81 subtotales .......................................................... 92 totales ................................................................ 92 ubicacin
campos de base de datos en ..........................84 campos de expresiones SQL ..........................85 campos especiales en ....................................87 datos en.........................................................84 grficos........................................................260 mapas..........................................................278 objetos de texto en ........................................87 utilizar datos OLAP .................................................322 ficha Diseo para crear..................................74 ficha Vista previa antes de imprimir...............77 mltiples secciones en.................................193 objetos de repositorio en .............................106 objetos de texto para crear cartas modelo....195 subinformes para combinar no relacionados426 vinculacin con subinformes............................419 vista rbol de grupos para mostrar .....................79 vista estndar para mostrar .................................78 vista previa por primera vez .............................407 informes de columnas mltiples..............................213 informes de dos pasadas .........................................480 informes de pasada mltiple ...................................480 informes de resumen, para facilitar su uso ..............118 informes para el Web, optimizar el rendimiento .....111 instalacin actualizacin de componentes ...........................26 crear punto de instalacin ..................................22 Crystal Reports ...................................................20 desde una distribucin del producto...................20 desde una red.....................................................22 instalacin personalizada ...................................24 requisitos............................................................20 instrucciones SQL clusula DISTINCT ...........................................465 clusula FROM.................................................466 clusula GROUP BY.........................................467 clusula ORDER BY .........................................467 clusula SELECT ...............................................465 clusula WHERE...............................................466 intervalos, agrupar datos en ....................................158
L
lectores de pantalla.................................................484 lenguaje de frmulas, novedades ............................378 lenguajes, SQL ........................................................465 lneas adicin en blanco de forma condicional ..........194 agregar .............................................................238 modificacin ....................................................238 lneas en blanco, eliminar ...............................194, 218 lneas gua ajustar el tamao de objetos .............................224 ajuste de objetos a............................................222 colocacin de objetos ......................................224 definicin del glosario ......................................523
545
diseo con........................................................221 insertar .............................................................221 visualizacin ....................................................221 Lgica Case ............................................................133 logotipos, insertar ...............................................49, 88 Lotus Domino, exportar a .......................................344
M
mapa de densidad de puntos ..................................276 mapa de graduacin ...............................................276 mapa de grfico circular .........................................277 mapa de grfico de barras .......................................277 mapa de rangos ......................................................275 la cuenta es igual..............................................275 opcin de desviacin estndar .........................276 opcin de interrupcin natural .........................276 opcin de rangos iguales ..................................275 mapas .....................................................................274 aplicacin de zoom..........................................288 cambio bordes .........................................................290 capas ...........................................................286 mapas geogrficos .......................................288 tipo..............................................................285 ttulos ..........................................................285 centrar..............................................................289 creacin sobre campos de detalle con organizacin avanzada.......................278 sobre campos de grupo con organizacin de grupo........................281 sobre un cubo OLAP con organizacin OLAP ............................283 editar con Asistente de mapas ..........................285 incongruencias de datos ...................................287 insertar en tablas cruzadas................................282 panormica ......................................................289 profundizacin .................................................278 tipos .................................................................275 ubicacin .........................................................278 uso de la caracterstica de subyacer..................290 marco de objeto, definicin del glosario .................523 mrgenes de pgina ................................................231 matriz, definicin del glosario.................................523 mensajes condicionales, imprimir en cartas modelo203 men contextual, definicin del glosario ................523 men Insertar comando Imagen..............................................298 objeto OLE .......................................................298 Microsoft Mail, exportar a .......................................345 miembros, presentacin de ttulos o nombres .........332 modo de edicin (objetos de texto) .........................196 modo libre, definicin del glosario .........................523
modos edicin............................................................. 196 mover/ajustar ................................................... 196 mostrar miembros de dimensin............................. 332 muestra, definicin del glosario .............................. 523 mltiples secciones................................................. 188 eliminacin de lneas en blanco....................... 194 uso en informes................................................ 193
N
N Inferior ordenar ............................................................ 481 seleccin de grupos ......................................... 166 seleccin de porcentajes .................................. 166 N Superior ordenar ............................................................ 481 seleccin de grupos ......................................... 166 seleccin de porcentajes .................................. 166 navegacin, y accesibilidad.................................... 494 Navegador de mapa mostrar............................................................. 289 ocultar ............................................................. 289 No forzar ................................................................ 454 nulo, definicin del glosario ................................... 523 numrico, definicin del glosario ........................... 524 nmero vaco, definicin del glosario..................... 524 nmeros en seleccin de registros .................................. 141 formato ............................................................ 240 nmeros de fax, registro.............................................. 8
O
Objeto de campo de plantilla ................................. 208 objeto imagen de mapa de bits, agregar al repositorio ......................................... 104 objeto imagen de mapa de bits, vinculado.............. 301 objeto OLE esttico, definicin del glosario ............ 525 objeto vinculado, definicin del glosario ................ 525 objetos ajuste a lneas gua ........................................... 222 ajuste del tamao mediante lneas gua ............ 224 arrastrar y soltar OLE ........................................ 296 colocacin mediante lneas gua ...................... 224 combinacin de secciones relacionadas .......... 190 cuadrcula OLAP.............................................. 322 definicin del glosario...................................... 524 formato .............................................................. 40 imagen de mapa de bits vinculada ................... 301 incrustados....................................................... 300 longitud variable .............................................. 193 OLE.................................................................. 294 OLE esttico ..................................................... 299 texto, insertar ..................................................... 88 vinculados e incrustados (OLE) ........................ 300 y lneas gua ..................................................... 221
546
objetos basados en texto, utilizacin de lneas gua 221 objetos de cuadrcula OLAP................................... 322 objetos de cuadrcula, OLAP.................................. 322 objetos de informe, y accesibilidad ........................ 487 objetos de longitud variable ................................... 193 objetos de repositorio............................................. 100 actualizar en informes ..................................... 108 eliminar ........................................................... 109 modificacin ................................................... 107 uso en informes ............................................... 106 objetos de texto...................................................... 195 agregar al repositorio ....................................... 104 colocar en el informe................................. 87, 488 combinacin de campos de base de datos ......... 37 definicin del glosario ..................................... 525 formato, para accesibilidad.............................. 491 insertar .............................................................. 88 desde el repositorio..................................... 106 modo de edicin ............................................. 196 modo mover/ajustar ......................................... 196 usar para crear una carta modelo..................... 197 objetos imagen de mapa de bits, insertar desde el repositorio............................... 106 objetos no de texto................................................. 488 objetos OLE arrastrar y soltar ............................................... 296 estticos........................................................... 299 incrustados ...................................................... 300 insercin en informes ...................................... 296 representacin en informes .............................. 297 vinculados e incrustados.................................. 300 ocultar encabezados de grupo ..................................... 175 miembros de dimensin .................................. 332 objetos de informe ........................................... 214 ODBC, definicin del glosario ............................... 525 OLAP actualizar la ubicacin de la base de datos ...... 328 cambiar visualizacin de cuadrcula................ 332 creacin de un informe OLAP ......................... 323 elaboracin de informes .................................. 322 OLE........................................................................ 294 comandos de men dinmicos ........................ 298 definicin del glosario ..................................... 525 funcionalidad .................................................. 295 objetos incrustados .......................................... 300 objetos incrustados en relacin con vinculados 300 y el comando Imagen ...................................... 298 opcin de interrupcin natural, mapa de rangos .... 276 opcin de rangos iguales, mapa de rangos ............. 275 opciones de Forzar unin Forzar a ........................................................... 454 Forzar ambos ................................................... 454 Forzar desde .................................................... 454 No forzar ......................................................... 454 opciones de vinculacin ........................................ 450
operadores, definicin del glosario .........................525 orden, ascendente...................................................149 orden ascendente....................................................151 orden de precedencia, definicin del glosario.........526 orden descendente..........................................149, 151 orden especificado..................................................151 ordenamientos, agregar a cuadrcula OLAP ............334 ordenar campos simples ................................................149 con enunciados SQL ........................................132 cuadrcula OLAP ..............................................334 definicin del glosario ......................................526 grupo................................................................481 grupos segn valores de resumen .....................165 informes .............................................................46 N Inferior..........................................................481 N Superior........................................................481 por registro .......................................................148 registros..............................................................48 en grupos ....................................................154 rendimiento......................................................131 ordenar y agrupar por campo, definicin del glosario........................................526 orgenes de datos definicin del glosario ......................................521
P
pginas horizontales numeracin ......................................................243 repeticin de objetos ........................................242 parmetros, dar formato a los campos de fecha/hora en ........237 partes de un informe ...............................................349 casos de Contexto de seccin de informe .........358 Partes del informe, definicin del glosario ..............526 pasada ....................................................................480 diagramas de flujo de informes de pasada mltiple..........................................482 pasada n 1.......................................................480 pasada n 2.......................................................481 pasada n 3.......................................................482 previa n 1........................................................480 previa n 2........................................................481 pasar a travs de SQL, definicin del glosario .........526 Pautas de accesibilidad del contenido Web ............485 pegar, definicin del glosario..................................527 Pie de grupo (seccin)...............................................75 pie de grupo, definicin del glosario.......................527 Pie de informe definicin del glosario ......................................527 seccin...............................................................75 Pie de pgina definicin del glosario ......................................527 seccin...............................................................75
547
pies de pgina...........................................................94 crear despus de la pgina ...............................248 crear despus de la primera pgina ..................248 definicin del glosario ......................................527 pila de llamadas......................................................395 plantillas .................................................................206 aplicacin ........................................................206 definicin del glosario ......................................527 elegir en el asistente .........................................206 eliminar............................................................207 volver a aplicar.................................................208 poblacin, definicin del glosario ...........................527 procedimientos almacenados..........................123, 464 rendimiento......................................................123 procesamiento del lado del servidor, definicin del glosario........................................528 proceso de lectura de registros ................................480 profundizacin con grficos......................................................261 con leyendas de grfico....................................261 con mapas........................................................278 en datos resumidos.............................................93 programa contenedor OLE, definicin del glosario..528 programa servidor OLE, definicin del glosario.......528 propiedad de ajustar, definicin del glosario...........528 propiedades atributo condicional .........................................246 condicionales activar o desactivar ....................246 propiedades condicionales de activar o desactivar..246 propiedades condicionales, definicin del glosario .529 propiedades de activar o desactivar, condicionales.246 propiedades fijas, definicin del glosario ................528 propiedades, definicin del glosario .......................529 proteccin contra divisin por cero, definicin del glosario........................................528 prototipos de informe, diseo ...................................62 prototipos, desarrollo en papel..................................62 publicacin en Crystal Enterprise. Vea carpetas de Enterprise punto de insercin, definicin del glosario .............528
campos simples........................................... 149 en grupos .................................................... 154 seleccionar con combinaciones de caracteres/fecha/nmeros.......................... 142 con rangos de fecha predeterminados ......... 142 mediante cadenas de caracteres .................. 140 por fecha..................................................... 141 por nmeros................................................ 141 vincular relaciones ........................................... 440 regla integrada, definicin del glosario ................... 530 regla, definicin del glosario................................... 529 regresar, definicin del glosario .............................. 530 Rehabilitation Act, Seccin 508...................... 485, 508 rendimiento con subinformes............................................... 119 consideraciones de diseo ............................... 115 consideraciones para informes ......................... 446 consideraciones para seleccin de registros ............................................. 124, 125 estrategias clave ............................................... 113 opciones de vinculacin de tablas ................... 121 optimizacin .................................................... 111 uso de ndices de tablas ................................... 121 reordenar campos OLAP......................................... 333 repositorio .............................................................. 100 acceso al repositorio ........................................ 102 agregar carpetas ............................................... 103 agregar elementos ............................................ 104 comandos ................................................... 105 funcin personalizada ................................. 105 imagen de mapa de bits .............................. 104 objeto de texto ............................................ 104 definicin del glosario...................................... 530 flujo de trabajo................................................. 101 utilizar la funcin deshacer .............................. 110 resaltar excepciones, y accesibilidad ...................... 493 resumen de datos agrupados................................... 164 resumen de informacin, adicin ............................. 39 resumen, definicin del glosario ............................. 531
R
rango definicin del glosario ......................................529 rangos de fecha, para seleccin de registros............142 redes, cliente/servidor .............................................462 registro nmeros de fax.....................................................8 sitio web...............................................................8 registro del producto, mtodos....................................8 registros configuracin de seleccin...............................136 creacin de totales acumulados........................179 definicin del glosario ......................................529 ordenar.......................................................48, 148
S
Seccin 508, Rehabilitation Act...................... 485, 508 Seccin Detalles ....................................................... 75 definicin del glosario...................................... 531 ocultar ............................................................. 118 secciones................................................................ 210 ajustar para eliminar espacio en blanco ........... 244 ajustar tamao ................................................. 191 combinacin de dos relacionadas .................... 190 definicin del glosario...................................... 531 Detalles.............................................................. 75 dividir .............................................................. 191 eliminar ........................................................... 189 Encabezado de informe...................................... 75
548
Encabezado de pgina ....................................... 75 identificacin..................................................... 76 insertar ............................................................ 188 mover .............................................................. 189 mltiples en informe ........................................ 193 suprimir para borrar espacio en blanco............ 245 secciones de informes .............................................. 33 agregar ............................................................ 188 caractersticas de impresin ............................... 60 combinar ......................................................... 188 Detalles ............................................................. 75 eliminar ........................................................... 188 Encabezado de grupo ........................................ 75 Encabezado de informe ..................................... 75 Encabezado de pgina ....................................... 75 mover .............................................................. 188 Pie de informe ................................................... 75 Pie de pgina ..................................................... 75 Pie de pgina de grupo ...................................... 75 secciones, y accesibilidad ...................................... 497 seleccin de registros ............................................... 43 configuracin .................................................. 136 procesamiento ................................................. 124 sugerencias de rendimiento ............................. 125 uso de las frmulas .......................................... 138 uso del Asistente de seleccin ......................... 137 seleccionar definicin del glosario ..................................... 531 varios objetos .................................................. 226 servidores, agrupamiento en................................... 131 sintaxis, definicin del glosario .............................. 531 sintaxis de frmula, definicin del glosario............. 531 Sistemas de administracin de bases de datos, SQL 463 sitios web consultora........................................................... 9 formacin ............................................................ 9 registro ................................................................ 8 soporte ................................................................ 9 solicitud, definicin del glosario............................. 532 solucin de problemas frmulas de seleccin de grupos ...................... 157 frmulas de seleccin de registros ................... 143 soluciones de diseo .............................................. 209 soporte sitio web .............................................................. 9 tcnico ................................................................ 9 SQL........................................................................ 460 agrupamiento del lado del servidor.................. 469 bases de datos ................................................. 446 utilizar ........................................................ 460 consideraciones acerca de bases de datos al vincular.......................... 445 definicin del glosario ..................................... 532 lenguaje........................................................... 465 procedimientos almacenados .................. 123, 464 SABD............................................................... 463
tipos de unin ..................................................450 uso de enunciados............................................130 y Crystal Reports...............................................465 subcadena, definicin del glosario..........................532 subinformes ............................................................418 actualizacin de informes vinculados...............423 actualizacin manual .......................................423 adicin de ttulos..............................................429 crear a la orden ................................................429 cundo usarlos .................................................418 definicin del glosario ......................................532 diferentes vistas de los mismos datos ................431 guardar como informe principal .......................422 insertar .............................................................421 para rendimiento ..............................................119 precaucin al utilizar........................................119 situaciones de uno a varios frente a vnculos de bases de datos ...........................420 utilizar con datos no vinculables ...........................427 para combinar informes no relacionados .....426 vnculacin ......................................................120 a datos de informes principales....................424 a informe principal sin modificar la frmula de seleccin ........425 vinculados y no vinculados ..............................418 vista previa .......................................................422 volver a importar ..............................................423 y accesibilidad .........................................489, 498 y bases de datos SQL........................................446 subinformes a la orden definicin del glosario ......................................532 para rendimiento ..............................................119 subtotal, definicin del glosario ..............................532 subyacer, definicin del glosario.............................533 superfcie 3D ..........................................................259 suprimir, definicin del glosario..............................533
T
tablas agregar ...............................................................82 alias..................................................................435 Asistente de vnculo visual ...............................448 eliminacin de lneas en blanco .......................194 indexadas .........................................................438 orden de procesamiento de vnculos ................449 SQL vinculadas ................................................445 vnculacin ..............................................440, 448 dos ................................................................83 no indexadas ...............................................428 para rendimiento .........................................121 registros .......................................................440 vincular a .........................................................440 vincular desde ..................................................440
549
tablas cruzadas .......................................................304 campos resumidos abreviar .......................................................314 direccin de presentacin............................320 definicin del glosario ......................................533 eliminar filas y columnas vacas ................................319 subtotales y etiquetas...................................320 totales generales ..........................................320 formato.............................................................317 campos individuales ....................................319 color de fondo de fila/columna....................318 varios campos a la vez.................................319 imprimir tablas cruzadas que abarcan mltiples pginas........................317 insertar grfico..................................................265 insertar mapa....................................................282 modificacin alineacin de celdas ....................................318 ancho/alto de celdas....................................318 personalizar etiquetas de fila y de columna ......315 trabajar con ......................................................314 utilizacin de totales acumulados.....................316 valores como porcentajes .................................314 tablas de bases de datos, ndice ..............................438 tablas indexadas .....................................................438 vnculacin ......................................................448 tablas, y accesibilidad .............................................499 taller de frmulas ....................................................386 rbol del taller .................................................386 teclado, accesos directos ..........................................10 tecnologa de ayuda................................................484 tiempo de evaluacin, definicin del glosario .........533 tipo de datos, definicin del glosario ......................534 tipos de mapas ........................................................274 de graduacin ..................................................276 densidad de puntos ..........................................276 En rangos..........................................................275 grfico circular .................................................277 grfico de barras...............................................277 tipos de vnculo ......................................................450 igualdad ...........................................................455 mayor o igual que ............................................456 mayor que ........................................................455 menor o igual que ............................................458 menor que........................................................457 no igual que .....................................................459 tipos de vnculo SQL...............................................450 ttulos agregar a subinformes.......................................429 agregar una pgina de ttulo ...............................95 insertar ...............................................................40 mapas...............................................................285 total general, definicin del glosario .......................534 total, definicin del glosario....................................534
totales....................................................................... 92 con enunciados SQL ........................................ 132 rendimiento ..................................................... 131 totales acumulados ................................................. 177 creacin ........................................................... 179 mediante una frmula ................................. 184 para un grupo.............................................. 180 definicin del glosario...................................... 534 en relacin de vnculo de uno a varios............. 183 totales acumulados condicionales, creacin para grupos ......................................... 181 transferencia de datos, minimizacin...................... 111 truncar, definicin del glosario ............................... 534
U
unin (tipos) ........................................................... 450 externa completa ............................................. 453 extrema derecha .............................................. 452 extrema izquierda ............................................ 451 interna ............................................................. 450 uno a varios consideraciones de rendimiento....................... 441 procesos........................................................... 443 uno a varios, definicin del glosario ....................... 534
V
valor predeterminado, definicin del glosario......... 535 valores campos de parmetro....................................... 402 creacin de grupos personalizados .................. 153 definicin del glosario...................................... 535 direccin del orden .......................................... 149 moneda, presentacin ...................................... 225 numrico, presentacin.................................... 225 orden ascendente ..................................... 149, 151 orden descendente ................................... 149, 151 ordenamiento de campos simples .................... 149 ordenamiento de grupo resumido .................... 165 valores de campo, definicin del glosario............... 535 valores de grupo resumidos, ordenamiento............. 165 valores de grupo, ordenar valores resumidos .......... 165 valores numricos, uso de convenciones de contabilidad ...................................................... 240 variables globales, cundo evitarlas........................ 133 variancia de poblacin, definicin del glosario....... 535 varianza, definicin del glosario ............................. 535 verificar, definicin del glosario.............................. 536 Vinculacin inteligente........................................... 448 vnculos de tablas con varios ndices ............... 449 vinculado en relacin con incrustados ............................. 300 objeto imagen de mapa de bits ........................ 301 subinformes y rendimiento ............................... 120 tablas SQL........................................................ 445 vncular relaciones ................................................. 440
550
vnculo igual que ................................................... 455 vnculo mayor o igual que...................................... 456 vnculo mayor que ................................................. 455 vnculo menor o igual que ..................................... 458 vnculo menor que ................................................. 457 vnculo no igual que .............................................. 459 vnculo, definicin del glosario .............................. 536 vnculos a tabla ............................................................. 440 a/desde campos calculados ............................. 427 archivos de datos ............................................. 443 Asistente de vnculo visual............................... 448 Consideraciones acerca de bases de datos SQL 445 desde tabla ...................................................... 440 dos o ms tablas de base de datos ..................... 83 hacia o desde un campo de frmula ................ 427 subinforme a informe principal ........................ 424 subinformes ..................................................... 420 tablas ......................................................... 83, 440 tablas indexadas .............................................. 448 tablas no indexadas ......................................... 428 tablas para rendimiento ................................... 121 uno a uno ........................................................ 440 uno a varios............................................. 420, 441 Visor de parte del informe ...................................... 349 Vista previa (ficha).............................................. 37, 77 rbol de grupos.................................................. 79 comparacin con la Diseo (ficha) .................... 79 vista estndar ..................................................... 78 volver a importar subinformes ................................ 423
W
Web Accessibility Initiative .................................... 508
X
Xtreme.mdb ............................................................. 28
551

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Manual del usuario de Crystal Reports 10

Captulo 2: Novedades en Crystal Reports 10

Diseadores de informes ................................................................. 14

Manual del usuario de Crystal Reports

Consumidores de informacin ........................................................ 17

Captulo 3: Instalacin de Crystal Reports

Personalizacin de la instalacin .................................................... 24 Actualizacin de componentes de Crystal Reports ......................... 26

Captulo 4: Inicio rpido

Asistentes para la creacin de informes .......................................... 28

Inicio rpido para usuarios inexpertos ............................................ 30

Inicio rpido para usuarios avanzados ............................................ 50

Captulo 5: Conceptos de diseo de informes

Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62

Captulo 6: Introduccin a la creacin de informes

Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67

Acerca del entorno de diseo de informes ...................................... 74

Creacin de un nuevo informe ........................................................ 81

Manual del usuario de Crystal Reports

Ms all de los informes bsicos ..................................................... 97

Captulo 7: Crystal Repository

Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102

Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106

Manual del usuario de Crystal Reports

Captulo 8: Diseo de informes optimizados en el Web

Seleccionar las opciones de diseo adecuadas .............................. 115

Simplificar el entorno de elaboracin de informes ........................ 121

Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas ................... 124

Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales ................................................................... 131

Manual del usuario de Crystal Reports

Captulo 9: Seleccin de registros

Uso de las plantillas de frmulas ................................................... 140

Captulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin

Agrupar datos ............................................................................... 151

Resumen de datos agrupados ........................................................ 164

Manual del usuario de Crystal Reports

Clculo de subtotales .................................................................... 168

Porcentajes ................................................................................... 170

Encabezados de grupo .................................................................. 171

Captulo 11: Totales acumulados

Creacin de totales acumulados ................................................... 179

Creacin de totales acumulados usando una frmula ................... 184

Captulo 12: Informes de seccin mltiple

Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones ............................. 191

Manual del usuario de Crystal Reports

Ajuste del tamao de una seccin ..................................................................... 191

Uso de las secciones mltiples en un informe ............................... 193

Cartas modelo ............................................................................... 195

Captulo 13: Formato

Uso del entorno de diseo de informes ......................................... 209

Manual del usuario de Crystal Reports

Trabajo con formato condicional .................................................. 245

Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253

Manual del usuario de Crystal Reports

Captulo 14: Creacin de grficos

Creacin de grficos ..................................................................... 261

Trabajo con grficos ..................................................................... 267

Captulo 15: Creacin de mapas

Manual del usuario de Crystal Reports

Creacin de mapas ........................................................................ 278

Trabajo con mapas ........................................................................ 284

Captulo 16: OLE

Manual del usuario de Crystal Reports

OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 298

Captulo 17: Objetos de tablas cruzadas