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10/08/2009

Qu es Inteligencia de Negocios? Parte I

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Edicin

Una definicin de BI dice: Conjunto de tecnologas, aplicaciones y prcticas para la recoleccin, integracin, anlisis y presentacin de informacin de negocios, y algunas veces tambin a la informacin misma. El propsito de la Inteligencia de Negocios es soportar una mejor toma de decisiones[1]

El proceso de Toma de decisiones

De la definicin se puede ver que el proceso de toma de decisiones es uno de los principales elementos. BI est al servicio de este proceso y una estrategia de BI es exitosa en la medida en que apoya el proceso de toma de decisiones. Mejor aun cuando los efectos de las decisiones son positivos para la organizacin. En el siguiente grfico se ilustra un proceso general de toma de decisiones.

En muchos mbitos este proceso puede verse como parte del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Pues una persona u organizacin inicia este proceso ante la eventualidad de un problema u oportunidad. Luego sigue una actividad previa a la planeacin, y es la recoleccin de informacin. En ella, la persona encargada de tomar la decisin procura obtener la informacin necesaria para tomar una decisin. Sin embargo, nunca se sabe cundo se ha obtenido la informacin necesaria para obtener un buen resultado. Es comn encontrar personas que con muy poca

informacin toma muy buenas decisiones y en contraste, hay casos donde se invierte mucho tiempo en la recoleccin de informacin y no necesariamente el resultado de la decisin es positivo. Lo importante es encontrar un buen balance para poder soportar la decisin obteniendo una buena informacin en corto tiempo. Este es un primer punto donde las tecnologas de BI apoyan el proceso. La decisin es un evento puntual que ocurre como una idea en la mente del tomador de decisiones despus de sopesar las diferentes alternativas. Luego viene la comunicacin de la decisin y la planeacin de las actividades para ejecutar la decisin. Hasta aqu se han completado las tareas de planeacin y en este punto es se deben registrar las decisiones y los planes de manera que esta informacin pueda ser usada ms adelante para evaluar los resultados obtenidos. En este punto tambin se requiere de apoyo de herramientas de Inteligencia de Negocios para registrar y estructurar adecuadamente la informacin para su posterior anlisis. Otro de los problemas que debe resolverse en este punto, y quizs uno de los ms importantes, tiene que ver con la comunicacin de las decisiones y de los planes. En este punto es donde pueden incorporarse herramientas de comunicaciones y colaboracin entre los equipos encargados de ejecutar las decisiones. En la medida en que se ejecutan las acciones (Hacer) se debe registrar informacin referente a las actividades desempeadas. En este punto se debe registrar informacin de dos tipos: el primero se refiere a datos sobre las actividades desempeadas y el segundo a informacin tcnica de los procesos de negocios. La primera usualmente es soportada por sistemas de administracin de procesos de negocio (BPM) y el segundo tipo de informacin es soportada por los sistemas operativos con los que cuenta la compaa, incluyendo ERPs, CRM, aplicaciones de produccin y en general aplicaciones de la lnea del negocio. Como resultado de las acciones se pueden producir efectos esperados o inesperados. En diferentes momentos deben realizarse actividades de verificacin y evaluacin de los resultados, totales o parciales. Si la organizacin cuenta con mecanismos de medicin giles, puede detectarse un resultado inesperado de forma temprana. Cuando esto ocurre, mucho mejor si se tiene informacin sobre las causas del resultado inesperado. Esto permite corregir el rumbo y asegurar que se obtengan los

resultados esperados de acuerdo con el plan inicial y la estrategia planteada por los tomadores de decisiones. Hay aqu un punto clave, y es el que se refiere a agilidad en las mediciones. Tan pronto como una organizacin tiene la habilidad de acortar sus ciclos de negocios y medir su estado en cualquier momento, podr obtener informacin con mayor oportunidad. Cada vez es ms frecuente encontrar que las organizaciones necesitan moverse de ciclos largos a ciclos ms cortos. La Inteligencia de Negocios soporta en gran parte estas mediciones a travs del Monitoreo de Actividades de Negocios (BAM). Finalmente, para cerrar el ciclo, toda la informacin generada durante el proceso de toma de decisiones debe ser analizada para generar retroalimentacin sobre los procesos y pasar a una nueva iteracin del ciclo aplicando mejoras sobre el proceso de toma de decisiones y los procesos de negocios que soportan la organizacin. En este punto el apoyo de las herramientas de Inteligencia de Negocios usa todas sus herramientas para apoyar estas actividades.

Tecnologas y Prcticas
Anteriormente se mencion el proceso de toma de decisiones y sus caractersticas ms importantes. Este proceso se soporta en varias tecnologas y prcticas que se usan comnmente dentro del marco de Inteligencia de Negocios. Estas tecnologas y prcticas son:

Datawarehousing: En este bloque de herramientas y prcticas se implementan bodegas de datos, Datamarts, Almacenamientos Operacionales de Datos (ODS Operational Data Store) y procedimientos de ETL.

Tecnologas OLAP: Herramientas para administrar informacin sumarizada y proporcionar agilidad y flexibilidad en la informacin presentada a los usuarios. Usualmente van acompaadas de herramientas de presentacin y anlisis

Minera de Datos: Es un conjunto de tcnicas y herramientas para analizar patrones de comportamiento en los datos con el fin de predecir comportamientos futuros. El anlisis predictivo, la estadstica, las redes neuronales, los algoritmos genticos, entre otros, hacen parte de este tipo de tecnologa.

Anlisis de Informacin: Son herramientas para buscar comportamientos en los datos, entender el funcionamiento de procesos de negocios a travs de sus mltiples variables, hacer anlisis de diferentes tipos de escenarios (What-If), analizar informacin geogrfica, entrega de reportes y notificaciones automticas (alertas de negocios)

Herramientas de presentacin y colaboracin: Son herramientas a travs de las cuales se entrega la informacin de la plataforma de Inteligencia de Negocios a los diferentes tipos de usuarios finales, adems de herramientas de comunicacin y colaboracin.

Arquitectura de Referencia
A continuacin se presenta una arquitectura de referencia, la cual organiza los diferentes componentes presentados como tecnologas y prcticas en un arreglo para identificar y entender las relaciones entre estos elementos.