GESTO DE MATERIAIS A Finalidade dos Estoques

(*) Prof Daniel Gasnier

1. INTRODUO A proposta deste artigo a necessidade de uma abordagem ampliada e atualizada da moderna Gesto de Materiais, que integre as crescentes exigncias e os novos desafios do mercado com as questes prticas levantadas por profissionais praticantes da logstica, consolidando-as com as alternativas e ferramentas oferecidas pelas modernas tecnologias da informao. A partir destas necessidades identificadas, aliadas ao conhecimento adquirido no desenvolvimento de solues logsticas (cases) em conjunto com diversos de nossos parceiros, clientes da diviso de consultoria, pretendemos articular os conceitos e respostas efetivas que possam ser implementados em uma grande abrangncia de empresas, aps naturalmente os devidos ajustes aos seus contextos especficos. 2. DESENVOLVIMENTO a-Definies Como primeiro passo dessa empreitada, julgamos fundamental iniciar pelo esclarecimento daquilo que entendemos por Logstica, haja em vista a grande popularizao do tema sem uma definio mais elaborada e especializada. Ento vejamos a definio que props o Council of Logistics Management: Logstica o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matrias-primas, materiais em elaborao e produtos acabados, bem como as Informaes correlatas, desde o ponto de origem at o ponto de consumo, com o propsito de atender s exigncias dos clientes. Simplificando isso tudo, logstica significa abastecer os clientes, sejam aqueles externos, sejam aqueles internos nossa organizao. E neste contexto que se faz necessrio aperfeioamento de conceitos e tcnicas que asseguram a disponibilidade do produto certo (com qualidade), na quantidade certa, ao preo certo, na hora certa, sem avarias e acompanhado da documentao correta.
* Daniel Gasnier gerente da IMAM Consultoria, empresa especializada na soluo de problemas relacionados logstica e engenharia industrial; movimentao e armazenagem de materiais; tcnicas modernas de administrao da manufatura; e estratgias de produtividade.

Nessa srie focalizaremos a Gesto de Materiais, um dos captulos dentro das competncias da Logstica, que trata especificamente do Planejamento e Controle de Materiais (PCM). Alias, interessante esclarecer que por Planejamento entendemos o processo de determinar diretrizes e aes futuras coordenadas visando aumentar a probabilidade de alcanar os resultados desejados. A partir da, cabe ao Controle acompanhar o progresso destas aes, visando identificar desvios relevantes que acionam medidas corretivas, assegurando assim a implementao do planejamento. Antes do planejamento, no entanto, convm que o leitor realize um reconhecimento ou Diagnstico da situao atual. Para auxili-lo nessa atividade, elaboramos no quadro abaixo uma relao com trinta questes fundamentais que o induziro a refletir sobre sua Gesto de Estoques. Esse diagnstico ser mais eficiente se voc procurar desenvolver respostas narradas por escrito, apresentando e discutindo-as com outras pessoas envolvidas.

Breve Anlise Crtica do Processo de Gesto de Materiais A. PLANEJAMENTO (Plan) 1. Os itens esto sendo bem identificados, de maneira inequvoca? Explique. 2. Existe uma poltica para materiais? Descreva-a. 3. A poltica de materiais sugere tratamento diferenciado para as diferentes categorias de itens? 4. Est definida um nvel de disponibilidades ou uma tolerncia em termos faltas? 5. Os estoques esto sendo criteriosa e estrategicamente dimensionados? 6. Como esta sendo determinado o estoque de segurana e o ponto de pedido? 7. Existe alguma forma dinmica de reviso e ajuste deste ponto de pedido? 8. Como so determinadas as quantidades nos lotes de reposio? 9. Existe algum processo de anlise de riscos e planos de contingncia para itens faltantes? Como realizado? 10.Existem indicadores e metas de desempenho? Quais? 11.Existe um processo de comunicao entre os envolvidos? B. EXECUO (Do) 12.Software de estoques est atendendo as necessidades dos diversos envolvidos? 13.Existe plena visibilidade das informaes para subsdio ao entendimento? 14.A administrao est aplicando o conceito da classificao ABC? Detalhe. 15.Como ativada a reposio de materiais: projeo, ponto de pedido ou sob demanda? C. CONTROLE (Check) 16.Voc sabe quanto representa o capital de giro em estoques? Por grupos? 17.Ocorrem freqentes faltas de materiais necessrios? Tem isso quantificado?

18.O atendimento aos clientes (externos ou internos) est adequado ou comprometido? 19.Os erros ou desvios na projeo da demanda provocam faltas crticas de materiais? 20.O estoque de segurana est protegendo o atendimento dentro da tolerncia? 21.Os tempos de atendimento chegam a comprometer o prazo de entrega ao cliente? 22.O giro e/ou a cobertura dos itens esto sendo continuamente acompanhados? 23.Os saldos indicados no sistema informatizado so confiveis? 24.Existe necessidade de freqentes ajustes de saldo? 25.As causas so identificadas e as medidas corretivas/preventivas implementadas? D. INTERVENO (Act) 26.Da forma como est, a gesto atende e satisfaz os objetivos da organizao? 27.Existe um programa de melhoria da gesto de materiais? 28.Quais foram as mudanas significativas implementadas nos ltimos dois anos? 29.Quais sero os prximos projetos de melhoria? 30.Estes projetos asseguram o sucesso da gesto de materiais?

b.Finalidade dos estoques na cadeia de abastecimento Quando no esto em movimento, isto , em fluxo, os materiais repousam armazenados em estoques. Sim, concordo - caro leitor - que isto bvio, mas em nossa prtica conclumos que muito nos convm repassar alguns princpios fundamentais pois os mesmos nos auxiliam sobremaneira a organizar nossas idias, contribuindo gradativamente para interpretar e entender a complexa realidade da Gesto de Materiais. Desta forma, acompanhe-nos enquanto repassamos as funes primrias dos estoques: Funes primrias dos estoques Pulmo: Como regulador do fluxo logstico, o estoque tem a funo de amortecer (buffer) as influncias da oferta na demanda e vice-versa, dessincronizando as velocidades de entrada e sada dos materiais. Exemplos: O volume armazenado na caixa dgua nas residncias, para fazer frente s variaes diria de abastecimento, bem como o estoque regulador de gros mantido pelo governo federal, buscando minimizar as variaes bruscas de preos decorrentes da sazonalidade anual da agricultura.

Estratgico: Quando existe algum risco de carter extraordinrio, o estoque pode assumir a funo de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da falta de oferta. Exemplo: Estoque estratgico de 15 dias de cobertura, mantido pela Petrobras, para assegurar abastecimento dos servios de emergncia caso ocorra uma interrupo repentina na importao de petrleo. Especulativo: Existem ocasies onde empresas operam como agentes financeiros, deliberadamente adquirindo produtos quando os preos esto em baixa e vendendo-os quando estiverem em alta. Exemplo: Grande lote de barras de alumnio adquiridas por preo de ocasio, a serem comercializadas a mdio prazo, assim que a cotao da commodity exceder 30% desse valor. Em sntese, a finalidade dos estoques amortecer as conseqncias das incertezas. E, de fato, existem muitas incertezas na logstica. Os profissionais de logstica so unnimes em se queixar freqentemente destas incertezas e dos impactos que elas ocasionam no atendimento aos seus clientes. No entanto, como seria aborrecida a vida sem os riscos, no mesmo? Alias, so as incertezas que asseguram a necessidade desses mesmos profissionais, pois nenhum sistema automatizado, por mais elaborado que seja, ou ser capaz de substituir o talento, a criatividade e o raciocnio humanos. Portanto, sempre foram e sempre sero requeridos profissionais de logstica. Neste caso, a postura mais apropriada que nos cabe reconhecermos que as incertezas so intrnsecas logstica (indissociveis), buscando entender e aprender como administr-las. Como veremos adiante, nessa srie, a resposta reside na quantificao das incertezas e no desenvolvimento de uma resposta adequada (dimensionamento dos estoques). c.Tipos de estoques Acima tratamos da finalidade dos estoques. Agora, procurando entender as diversas variveis em jogo na gesto de materiais, vejamos como podemos categorizar a classificao dos itens, em tipos ou grupos de materiais. Como o leitor j deve ter notado, recorremos freqentemente ao termo materiais como uma generalizao das diversas categorias de itens administrados pela logstica. Nas organizaes convencionais de manufatura e servios, as categorias de materiais mais usuais que encontramos so as seguintes: Matrias-primas (MP); Materiais complementares; Componentes; Insumos; Material em elaborao (work-in-process, WIP); Conjuntos (e sub-conjuntos); Material de embalagens;

Produtos acabados (PA); Equipamentos produtivos; Veculos (e peas para veculos); Materiais de manuteno; e Materiais auxiliares. Alias, os itens estocveis podem ser organizados em estruturas mais elaboradas, como veremos adiante na srie, quando abordarmos o Padro Descritivo de Materiais (PDM), mas para efeito de uma identificao preliminar, essas categorias nos sero suficientes.

d.Cadeia de abastecimento Para intervir e melhorar a Logstica das empresas, primeiro preciso descrever e compreend-la. Fazemos isso, freqentemente, com o apoio de um esquema da malha logstica, que consiste em um desenho que representa o fluxo e a armazenagem dos materiais e informaes. Nesse esquema usualmente procuramos incluir todas as informaes relevantes (origens, leadtimes, coberturas, checkpoints, etc), valendo-se de uma simbologia universal (figura 1.1), que ser utilizada na seqncia dessa srie de artigos.

Espera

Operao

Inspeo

Armazenagem Transporte

Figura 1.1 Simbologia padronizada para representao de fluxos logsticos.

Julgamos que o maior benefcio da malha logstica a visibilidade das informaes, base para anlises, debates e modelagem de uma ou mais solues. Se houverem vrias solues, denominamos cada configurao como um cenrio alternativo.

Exportao Exportao

A u t o -s e r v ii o A u t o -s e r v o

Atacado

Fornecedores do F o r n e c e d o r Fornecedor

CD Industria

Transportadora

Loja

Canais

Figura 1.2 Malha Logstica genrica

Consumidor

Fornecedor

Na Gesto de Materiais, a malha logstica contribui na identificao das origens e destinos de cada item que est sendo administrado, de forma que podemos avaliar as posies estratgicas dos estoques, estabelecendo polticas de cobertura e minimizando redundncias, enquanto agilizamos o abastecimento e a distribuio. Podemos, inclusive, realizar um zoom focalizando um depsito qualquer dentro da cadeia de abastecimento, como representado pela figura 1.3:

Estoque
Saldo Entradas
Check - In

Check - Out

Sadas

Figura 1.3 Fluxo genrico do material em um depsito. Visualizando o conjunto da figura 1.3 como um sistema, observamos que todo e qualquer item armazenado em um depsito apresenta transaes de entrada, transaes de sada e saldos resultantes dessas movimentaes. Naturalmente, a denominao genrica entrada depende do contexto, isto , quando nos referimos a uma matria-prima, as entradas so as documentadas por notas fiscais - por exemplo - enquanto para um produto acabado o registro realizado com uma folha de produo ou documento equivalente. Os softwares de gesto de estoques mantm obrigatoriamente os registros de todas as movimentaes atravs de apontamentos nos coletores de dados, confirmaes e/ou digitaes, servindo como base de dados para os levantamentos, anlises e parametrizaes que estaremos propondo nos prximos artigos. e.Envolvidos com a gesto de materiais Enquanto tratvamos da finalidade dos estoques, talvez tenha lhe ocorrido quem, afinal de contas, so as entidades envolvidas com os estoques. De fato, o propsito dos estoques beneficiar algum, sejam pessoas ou organizaes. Recomendamos que o responsvel pela gesto de materiais identifique preliminarmente todos os envolvidos (stakeholders), buscando conhecer suas necessidades e expectativas especficas, para da procurar atend-las adequadamente, sem esquecer de elaborar um plano de comunicao (que informaes distribuir, para quem e quando). A seguir relacionamos as mais usuais entidades envolvidas, independente do seu nvel hierrquico (diretores, gerentes, analistas, consultores ou pessoal operacional):

Acionistas; Matriz; Alta administrao (presidncia, diretoria, entre outros); Clientes e usurios finais; reas de marketing; rea de vendas (vendedores internos e externos, representantes e distribuidores); rea de logstica: planejamento (PCP), materiais, aquisio (compras), operao, distribuio, inventrio, atendimento ao cliente, assistncia ao cliente; rea de produo (ou operaes); rea de manuteno (tcnicos de campo inclusive); rea de sistemas (tecnologia da informao); rea financeira; rea contbil; Auditoria (interna e externa); Consultores; Fornecedores; Parceiros; Fisco; Seguro; Agentes financeiros (bancos, financiadores); Filiais; e Colaboradores.

f.Gestor de materiais Entre os diversos envolvidos com a gesto de materiais, diversos dos quais usurios dos materiais ou das informaes geradas nas suas transaes, nosso destaque aqui ser para o gestor de materiais, aquele que analisa e decide o que e o que no colocar nos estoques da empresa. Usualmente, sua responsabilidade muito grande, pois as verbas mobilizadas so elevadas e limitadas. Da, da mesma forma que empresas estabelecem suas misses, julgamos fundamental que esse profissional conhea e reflita sobre sua prpria misso: Misso do profissional gestor de materiais

Assegurar um satisfatrio padro de qualidade no atendimento das necessidades de seus clientes (externos e internos); Assegurar e elevar a produtividade da empresa, administrando os materiais, recursos e as informaes relacionadas.

3. Dilema da Gesto de Materiais Naturalmente existem boas razes para mantermos e para reduzirmos os estoques: Por um lado, desejamos reduzir os estoques, pois. Crescente diversificao de produtos exige utilizar recursos de forma mais produtiva. Desejamos maior liquidez. Itens parados no estoque no agregam valor para os clientes. Algum sempre paga pelo custo do financiamento do capital de giro investido em materiais. Estoque reduzido agiliza o feedback que melhora a qualidade, e permite resposta rpida na mudana de linha. Reduzimos os custos de manuteno, tais como espao para armazenagem, seguros e perdas por manuseio. Manter estoques provoca tambm perdas por obsolescncia dos materiais. Por outro lado, precisamos manter os estoques, pois Existem restries na cadeia de abastecimento entre a capacidade produtiva instalada e demanda de mercado. Persistem as causas das incertezas e flutuaes na oferta e na demanda. A falta de materiais pode comprometer o atendimento, reduzindo o faturamento e permitindo que o cliente procure alternativas na concorrncia.

Essa situao conhecida como um dilema ou trade-off, isto , uma encruzilhada onde ao optarmos por um caminho temos que abrir mo das vantagens do outro caminho. Estas so as decises dirias que cabem aos gestores de materiais, enquanto procuram executar sua desafiadora misso. Para efetivamente administrar este dilema, necessrio dispor de instrumentos gerenciais, que d emonstrem os acertos e desvios de nossas decises e aes. A seguir, vamos apresentar dois indicadores, crticos para a gesto de materiais:
Capital de Giro Nvel de Servio

10 3

99 98 95

1 90 0,5 [Milhes US$] 75

[%]

Figura 1.4 Dilema da Gesto de Materiais O Indicador gerencial Capital de Giro trata do aspecto econmicofinanceiro envolvido na gesto de materiais (ponto de vista do acionista). Envolve todo o valor monetrio (dinheiro) investido em materiais, sejam estes matriasprimas, produtos em elaborao ou produtos acabados. Os modernos softwares de

gesto empresarial (Enterprise Resources Planning ou ERP) usualmente apuram essas informaes a partir dos critrios contbeis geralmente aceitos, mas algum cuidado deve ser verificado pelo gestor quanto aos critrios de rateio dos custos indiretos. Na medida do possvel, para fins gerenciais, consideramos relevante considerar os custos diretos dos materiais, livre desses rateios, a valor presente e lquido de impostos. J o indicador Nvel de Servio (fill rate) trata do aspecto mercadolgico (ponto de vista do cliente), refletindo as expectativas e exigncias dos clientes, em termos da disponibilidade dos produtos e seus prazos de entrega. Pode ser determinado pela relao entre a quantidade de itens solicitados pelo cliente e a quantidade de itens efetivamente entregues dentro do prazo preestabelecido.
Solicitaes completamente atendidas de imediato Nvel de Servio (NS) = -----------------------------------------------------------------------Total de solicitaes recebidas naquele perodo
O termo Imediato refere-se a um p r a z o preestabelecido entre fornecedor e cliente.

[%]

Dessa forma, o nvel de servio estabelece - enquanto parmetro - ou mostra - enquanto Indicador - o desempenho no atendimento das necessidades dos clientes daquele estoque. Convm esclarecer que o termo nvel de servio ocasionalmente confundido por leigos com aspectos da qualidade do servio, tais como presteza, competncia, habilidade ou educao do atendente, de forma que o leitor deve estar atento com a comunicao desse indicador. Por isso, ressaltamos que o Indicador que est sendo proposto neste caso destina-se exclusivamente a quantificar uma relao estatstica objetiva e muito bem definida, como convencionalmente utilizada na pratica da logstica. 3-CONCLUSO Uma gesto de materiais de sucesso consegue balancear com sabedoria esses dois indicadores respondendo ao dilema (trade-off) entre reduzir custos e melhorar o atendimento aos clientes. Nos artigos seguintes veremos como fazer para equilibrar essas necessidades com objetividade e metodologia. Ento, at o nosso prximo encontro.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
HAMEL, G,; PRAHALAD, C. K.. Competindo pelo Futuro. Ed. Campus, RJ, 1995 HAMPTON, D. R. Administrao: processos administrativos. Makron Books, SP, 1990 (ou edio mais recente) MORGAM, G. Imagens da Organizao. Atlas, SP, 1996 SENGE, M. P. A Quinta disciplina. Ed. Best Seler, SP., 1990 (ou edio mais recente) CHIAVENATTO, I. Introduo 'a reoria geral da administrao. 3 Ed. McGraw -Hill, So Paulo, 1983 (ou edio mais recente) CHIAVENATO, I. Teoria geral da Administrao; Abordagens e explicativas. McGraw -Hill, vol 1 e 2, So Paulo, 1987 (ou edio mais recente) HAMPTON, D. R. Administrao: Comportamento organizacional. McGraw -Hill, So Paulo, 1990 (ou edio mais recente) JUCIUS, M.J. et alli. Introduo administrao. Atlas, So Paulo, 1984 (ou edio mais recente).